Chương trình tự động hóa văn phòng. Chức năng cơ bản của DeloPro. Mô tả sản phẩm ngắn gọn

Trách nhiệm lưu giữ hồ sơ thường thuộc về thư ký. Vị trí này không yêu cầu trình độ học vấn đặc biệt và những ứng viên có kinh nghiệm làm việc tối thiểu thường được chấp nhận cho vị trí này. Nhưng quản lý tài liệu là một vấn đề có trách nhiệm và quan trọng, sự hoạt động thành công của doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào tính chính xác và đúng đắn của nó.

Công việc văn phòng có thể là:

• chung - liên quan đến chính Hoạt động công ty,
• nhân sự - để có tài liệu về nhân sự, được duy trì Phòng nhân sự,
• bí mật - được tìm thấy trong một số cơ quan chính phủ và có những chuẩn mực ứng xử,
• điện tử - khi một phần thông tin được truyền ở định dạng kỹ thuật số.

Không khó để tự mình nắm vững những kiến ​​thức cơ bản về công việc văn phòng. Tốt hơn là nên bắt đầu với tài liệu cơ bản và quan trọng nhất - danh sách các trường hợp.

Danh pháp các trường hợp

Đây là tài liệu có danh sách tất cả những việc cần làm trong tổ chức. Dưới "trường hợp" trong trong trường hợp nàyđề cập đến một tập hợp các giấy tờ kinh doanh cùng loại hoặc cùng trọng tâm.

Danh pháp là một hệ thống cho phép bạn phân tích các hoạt động tài liệu của doanh nghiệp. Để biên dịch nó, bạn cần xác định danh sách tất cả các loại tài liệu có sẵn. Sau đó tổng hợp theo hướng dẫn, mỗi loại được gán một số - một mã, có thể gồm nhiều số hoặc nhiều chữ cái, ví dụ số, năm, thậm chí tháng xuất bản nếu số lượng tài liệu lớn.

Ví dụ: 01/BU/2017, trong đó 01 là số thứ tự, BU là số kế toán, 2017 là năm. Thời gian lưu trữ và vị trí trong kho lưu trữ khi tệp sẽ được gửi ở đó cũng được chỉ định. Bạn có thể phê duyệt danh pháp tại Thời kỳ nhất định- trong một năm, 3 năm hoặc 5 năm, nếu không có thay đổi nào được mong đợi. Trước khi phê duyệt, nội dung danh mục phải được thủ trưởng các bộ phận kiểm tra trong phạm vi có liên quan đến công việc của mình.

Danh pháp được biên soạn nhằm mục đích lưu trữ giấy tờ một cách thuận tiện cũng như để đưa các vụ việc vào hệ thống. Nó giúp phác thảo ngắn gọn những nội dung cơ bản của công việc văn phòng, phản ánh các loại giấy tờ kinh doanh chính, có tính đến đặc điểm của doanh nghiệp. Thông thường nó được biên soạn dưới dạng bảng - tên vụ án, mã (số), vị trí trong kho lưu trữ, thời gian lưu trữ. Tốt hơn là nên nhóm các trường hợp theo loại và bộ phận xuất bản của chúng.

Các loại tài liệu trong tổ chức

Số lượng vụ việc và loại tài liệu liên quan trực tiếp đến đặc thù hoạt động của công ty. Thông thường, luồng tài liệu được chia thành các khối, được thực hiện bởi các chuyên gia trong lĩnh vực công việc. Nhưng có một danh sách điển hình cho bất kỳ công ty nào, dù là công ty thương mại hay công ty nhà nước:

Đến - mọi thứ vào tổ chức từ bên ngoài - mọi thứ đến qua đường bưu điện, với người chuyển phát, do đại diện của các tổ chức khác đích thân chuyển đến.

Gửi đi - gửi từ tổ chức - mọi thứ được gửi đến người khác pháp nhân, Và cá nhân(trả lời, thư từ, quyết định).

Nội bộ - không vượt ra ngoài ranh giới của tổ chức, quy định công việc của doanh nghiệp (lệnh, hướng dẫn, quy định, quy định, v.v.).

Theo quy định, mỗi loại sẽ có một nhật ký đăng ký riêng, trong đó ghi số sê-ri, ngày, tên, nơi tài liệu đến hoặc nơi nó được gửi và tên của người chịu trách nhiệm.

Nếu tài liệu giao cho nhân viên được ghi vào nhật ký thì sẽ có một trường để ký khi nhận. Ngoài ra, có thể ghi chú vào nhật ký về tệp nào, theo danh pháp, một bản sao được lưu trữ để lưu trữ.

Tổ chức cũng có thể lưu giữ nhật ký về các chuyến công tác nội bộ, hồ sơ về việc giao chìa khóa, thời gian đến nơi. nơi làm việc và thậm chí cả những cuộc gọi điện thoại. Đôi khi số lượng sổ cái dẫn đến việc lập nhật ký sổ cái. Tất cả phụ thuộc vào nhu cầu và thực tiễn hiện tại tại doanh nghiệp.

Tạp chí cần được đánh số, khâu và dán kín, việc này được thực hiện để loại bỏ khả năng thay thế một tờ tạp chí.

Lưu trữ hồ sơ là nền tảng cơ bản của công việc văn phòng và lưu chuyển tài liệu. Số lượng nhật ký và hồ sơ tùy thuộc vào nhu cầu và mong muốn ghi lại tất cả các giấy tờ có sẵn của công ty.

Quy định về luồng văn bản

Sau khi xây dựng danh mục các vụ việc và danh sách các tạp chí cần thiết, việc xây dựng Quy định về luồng tài liệu của tổ chức là điều hợp lý. Đây là quy định giải thích nguyên tắc biên soạn, truyền, lưu trữ tất cả các giấy tờ hiện có. Nó mô tả quy trình cho từng luồng tài liệu và đặt ra thời hạn chuyển tài liệu từ bộ phận này sang bộ phận khác.

Quy định mẫu

Quy định này sẽ giúp tránh nhầm lẫn, chuyển trách nhiệm và thất thoát các giấy tờ kinh doanh quan trọng. Đối với mỗi luồng, một lộ trình được quy định - ví dụ: xuất bản, phê duyệt, đăng ký, gửi cho người nhận, lưu trữ vào kho lưu trữ.

Con dấu và tem

Thông thường, những người mới đến, và không chỉ họ, không thể hiểu được trường hợp nào cần có con dấu của tổ chức và trường hợp nào không. Câu trả lời rất đơn giản: các đơn gửi đi đều được đóng dấu, bởi vì sự hiện diện của một con dấu chứng nhận nguồn gốc của bức thư. Giấy tờ nội bộ không cần in ấn, vì Chữ ký của ban quản lý trong trường hợp này là khá đầy đủ.

Các tài liệu đến, sau khi đăng ký, sẽ được chuyển cho người quản lý để đưa ra quyết định và chỉ định người chịu trách nhiệm thực hiện hoặc phản hồi. Họ cũng không cần tem. Không nên nhầm lẫn con dấu và tem. Tem có thể rất khác nhau, từ “Số đến…” đến “Bản sao đúng” và không hiệu lực pháp luật họ không có. Thật đơn giản công cụ phụ trợ cho công việc thư ký.

Tự động hóa công việc văn phòng và luồng tài liệu tự tin chiếm lĩnh vị trí của mình trong lĩnh vực hệ thống tự động hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi đưa ra quyết định về tự động hóa văn phòng, cần phải hiểu chính xác thuật ngữ. Đôi khi vì thuần túy nhiệm vụ văn thư họ chuyển sang các chương trình không dành cho mục đích này.

Nếu chúng ta nói về những thứ khiến chúng ta khác biệt với phần còn lại của thế giới, thì những điều đầu tiên chúng ta nghĩ đến là múa ba lê, rượu vodka, khí đốt, cây lanh, cây gai dầu và vệ tinh đầu tiên. Hầu như tất cả những điều trên không còn là đặc quyền của Nga nữa, chỉ trong lĩnh vực ngôn ngữ và văn hóa là không ai tìm cách cạnh tranh với chúng tôi. Lĩnh vực làm việc với tài liệu cũng không ngoại lệ. Làm việc văn phòng tại hình thức hiện đại sinh ra ở Nga vào năm 1811, nó đã và vẫn nguyên bản đến mức hoàn toàn có thể nói về đặc điểm dân tộc của nó.

Sự khác biệt giữa công việc văn phòng, luồng tài liệu và thủ tục kinh doanh là gì?

Từ nhà sản xuất phần mềm Trong lĩnh vực làm việc với tài liệu, bạn thường nghe thấy những từ “công việc văn phòng”, “luồng tài liệu”, “ lưu trữ tài liệu điện tử", "quy trình kinh doanh", v.v. Theo quy định, họ sử dụng tất cả các khái niệm này làm từ đồng nghĩa để quảng bá các giải pháp và công nghệ của mình.

Kết quả là, có sự khác biệt đáng kể trong ý kiến ​​​​của nhà sản xuất và người dùng về mọi thứ, ngay cả những thứ nhất câu hỏi đơn giản. Đôi khi, đối với các nhiệm vụ văn thư thuần túy, họ chuyển sang các giải pháp không nhằm mục đích này. Điều này chắc chắn gây hại cho thị trường, gây nhầm lẫn cho người dùng và làm chậm sự phát triển công nghiệp Nga công việc văn phòng. Có lẽ chúng ta đã chín muồi cho việc thành lập một loại hiệp hội nghề nghiệp nào đó được thiết kế để thực hiện công tác giáo dục, đưa các thuật ngữ và định nghĩa về một mẫu số chung và đặt ra các tiêu chuẩn cho việc tự động hóa công việc văn phòng ở Nga.

Nhưng đây là một chủ đề để thảo luận riêng và chúng tôi sẽ không đề cập chi tiết về nó bên dưới. Mục đích của bài viết này là cố gắng phân loại các khái niệm cơ bản được tìm thấy trong công việc văn phòng và lưu chuyển tài liệu tại doanh nghiệp, cũng như hỗ trợ tài liệu cho công tác quản lý, đưa ra các định nghĩa cơ bản và mô tả các đặc điểm chính của công việc văn phòng quốc gia. Chúng ta cũng sẽ xem xét ngắn gọn một số sản phẩm được thiết kế để tự động hóa công việc với các tài liệu trên thị trường Nga, và chúng tôi sẽ cố gắng xem xét chúng từ quan điểm của những định nghĩa này và bản chất của chính các quyết định. Điều này có thể hữu ích, ví dụ, đối với những người coi hệ thống OCR là thành phần quan trọng nhất trong tự động hóa luồng tài liệu của công ty. Để kết luận, chúng tôi sẽ cố gắng đánh giá triển vọng phát triển của ngành quản lý tài liệu và tự động hóa văn phòng ở Nga.

Để bắt đầu, chúng ta hãy tìm hiểu ngắn gọn về các khái niệm, thuật ngữ và tầm nhìn của chúng tôi về nơi làm việc trong việc đảm bảo quản lý các doanh nghiệp Nga. Chúng ta hãy ngay lập tức khẳng định rằng những định nghĩa này là thành phần của một ngành khoa học như quản lý tài liệu.

Công việc văn phòng khác với luồng tài liệu như thế nào?

Đối với nhiều người, hai khái niệm này đồng nghĩa với nhau. Theo chúng tôi, chúng cần được phân biệt.

Hỗ trợ tài liệu cho quản lý (DOU)đề cập đến các vấn đề về tài liệu, tổ chức công việc với tài liệu trong quá trình quản lý và hệ thống hóa kho lưu trữ.

Tài liệuđại diện cho việc tạo ra các tài liệu, tức là chuẩn bị, thực hiện, phê duyệt và sản xuất chúng.

Công việc văn phòng: tập hợp các biện pháp cung cấp giáo dục mầm non cho doanh nghiệp, tổ chức. Đôi khi người ta nói rằng cơ sở giáo dục mầm non là chức năng chính của công việc văn phòng.

Tổ chức công việc với tài liệu- Đảm bảo việc di chuyển, tìm kiếm, lưu trữ và sử dụng tài liệu.

Hệ thống hóa việc lưu trữ tài liệu- xác định các quy tắc lưu trữ thông tin được tạo ra trong tổ chức, việc truy xuất và sử dụng thông tin đó để hỗ trợ các quyết định quản lý và quy trình kinh doanh.

Luồng tài liệu- Di chuyển tài liệu trong cơ sở giáo dục mầm non.

Thủ tục kinh doanh- trình tự các hoạt động nhất định (công việc, nhiệm vụ, quy trình) do nhân viên của tổ chức thực hiện để giải quyết bất kỳ nhiệm vụ hoặc mục tiêu nào trong khuôn khổ hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Lưu trữ điện tử giải quyết vấn đề hệ thống hóa việc lưu trữ tài liệu điện tử trong cơ sở giáo dục mầm non.

Công việc văn phòng chịu trách nhiệm hỗ trợ tài liệu cho quản lý doanh nghiệp.

Thủ tục kinh doanh chịu trách nhiệm về việc tiến hành kinh doanh hoặc thực hiện hàm mục tiêu và là một cách thực hiện quản lý thực tế của doanh nghiệp và tổ chức.

Kho lưu trữ điện tử là gì?

Theo chúng tôi, sự phổ biến của thuật ngữ “lưu trữ điện tử” ở Nga là một trong những nét đặc trưng quốc gia của nước Nga. quản lý văn phòng điện tử(cũng như sự thành công của ý tưởng quét OCR). Ở phương Tây, thuật ngữ “datawarehouse” phổ biến hơn. Ở nước ta, rõ ràng, dữ liệu chủ yếu được hiểu là nội dung các văn bản, hồ sơ có trong cơ sở dữ liệu. Do đó thuật ngữ “lưu trữ” trong công việc văn phòng trở nên phổ biến.

Trong công tác văn phòng, lưu trữ có nhiệm vụ hệ thống hóa việc lưu trữ tài liệu và là một trong ba nhiệm vụ chính của công việc văn phòng (sáng tạo, công nghệ xử lý và hệ thống hóa tài liệu). Người ta thường nghe nói rằng một “ hệ thống lưu trữ giải quyết một cách lý tưởng các vấn đề về tổ chức luồng tài liệu.” Điều này, dựa trên định nghĩa của chúng tôi, về nguyên tắc không thể xảy ra, vì trên thực tế, tài liệu được di chuyển (bản chất của luồng tài liệu) như một phần của việc giải quyết cả ba vấn đề chứ không chỉ là một phần của việc hệ thống hóa việc lưu trữ lưu trữ.

Lưu trữ hồ sơ và thủ tục kinh doanh

Sự khác biệt giữa công việc văn phòng và thủ tục kinh doanh được minh họa dễ dàng nhất bằng cách sử dụng ví dụ từ đời thực. Vì vậy, một quy trình kinh doanh đơn giản để bán sản phẩm cho khách hàng có thể như sau:

1. khách hàng gọi đến công ty để đặt hàng;
2. đơn hàng được đăng ký trong cơ sở dữ liệu khách hàng;
3. hóa đơn cho hàng hóa được phát hành;
4. hóa đơn được chuyển cho bộ phận kế toán;
5. Phòng kế toán nhận tiền hàng, ghi vào sổ hệ thống kế toán;
6. hàng hóa được vận chuyển từ kho được ghi vào cơ sở dữ liệu kho;
7. hóa đơn và phiếu giao hàng cho hàng hóa được phát hành;
8. hàng hóa được chuyển đến khách hàng;
9. hoá đơn và phiếu giao hàng được chuyển cho bộ phận kế toán.

Cơm. 1. Sự khác biệt giữa công việc văn phòng và thủ tục kinh doanh

Trong quy trình kinh doanh này, các mục 3 (tạo hóa đơn), 4 (chuyển hóa đơn), 7 (tạo hóa đơn và phiếu giao hàng) và 9 (chuyển hóa đơn và phiếu giao hàng) đều liên quan đến công việc văn phòng. Ví dụ: nếu việc bán hàng phức tạp hơn, nếu có mối quan hệ nội bộ chính thức giữa bộ phận bán hàng, kho hàng và kế toán thì các thủ tục bổ sung có thể xuất hiện trong công việc văn phòng.

Do đó, các hoạt động công việc văn phòng dường như được đan xen vào các thủ tục kinh doanh mà chúng cần phải có tài liệu kèm theo. Trong một số trường hợp, điều này đặc biệt phổ biến đối với các tổ chức chính phủ, thủ tục kinh doanh có thể chỉ bao gồm các hoạt động văn thư. Từ đây rút ra sự khác biệt chính giữa công việc văn phòng và thủ tục kinh doanh, trong đó nằm ở sự khác biệt về chức năng của chúng: công việc văn phòng có nhiệm vụ hỗ trợ tài liệu cho quản lý doanh nghiệp; thủ tục kinh doanh - để tiến hành kinh doanh hoặc thực hiện một chức năng mục tiêu và là một cách thực hiện quản lý thực tế của doanh nghiệp và tổ chức.

Trong mọi trường hợp, công việc văn phòng đều bao gồm hỗ trợ tài liệu cho các thủ tục kinh doanh.

Một đặc điểm đặc thù quốc gia không kém phần quan trọng khác là sự tách biệt lâu dài và rõ ràng giữa khái niệm “công việc văn phòng” và “thủ tục kinh doanh”. Có lẽ điều này là do khoa học tài liệu với tư cách là một ngành khoa học nghiên cứu tài liệu đã ra đời vào đầu thế kỷ 19. trong sâu thẳm bộ máy nhà nước Nga. Ngoài ra, cả thời đó và hiện nay chúng ta đều có luật pháp chặt chẽ hơn nhiều, không giống như hầu hết các nước phương Tây, yêu cầu bằng chứng tài liệu rõ ràng về tất cả các bước trong hầu hết mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: hợp đồng phải có con dấu, thông tin trong cơ sở dữ liệu không chính thức, tài liệu điện tử không được coi là có thẩm quyền về mặt pháp lý, v.v.

Theo đó, một điểm khác biệt nữa giữa các sản phẩm và công nghệ tự động hóa ở phương Tây và ở Nga là các giải pháp dành cho doanh nghiệp Nga nên tính đến sự hiện diện của tài liệu giấy trong công việc văn phòng ở mức độ lớn hơn nhiều và nghịch lý thay, lại đưa ra một kế hoạch tự động hóa ít cứng nhắc hơn. thủ tục kinh doanh. Luận án này có lẽ yêu cầu một lời giải thích chi tiết hơn.

Hệ thống tự động hóa văn phòng phương Tây ở Nga

Nền tảng chương trình máy tínhĐối với công việc văn phòng và thủ tục kinh doanh có thể chia thành 4 loại chính (không bao gồm các công cụ tạo tài liệu, kho dữ liệu):

1. hệ thống quy trình công việc ( tự động hóa các thủ tục kinh doanh);
2. hệ thống phần mềm nhóm (làm việc theo nhóm);
3. hệ thống quản lý tài liệu(chủ yếu cung cấp dịch vụ đăng ký, lưu trữ và truy xuất tài liệu);
4. hệ thống email (được sử dụng để trao đổi tài liệu).

Bộ phận này xuất hiện trên thị trường khoảng ba năm trước. Bây giờ nó khá có điều kiện do thực tế là phiên bản mới nhất hầu hết ứng dụng phổ biếnđang cố gắng kết hợp tất cả những thứ này và nhiều công nghệ khác, chẳng hạn như Lotus Domino. Ngoài ra, mỗi công nghệ này (tất nhiên là ngoại trừ e-mail, mức độ phổ biến của chúng trong kinh doanh ngay từ đầu gần giống như các công cụ tạo tài liệu), đã trở thành mốt ở phương Tây trong 2-3 năm. trước đây đã nhường chỗ cho khái niệm mới cộng tác & nhắn tin (“cộng tác và nhắn tin”).

Theo chúng tôi, lý do cho điều này là gần giống nhau đối với họ và đối với chúng tôi (nếu chúng tôi không tính đến thuần túy ngôn ngữ, ngôn ngữ và vấn đề kỹ thuật bản địa hóa, hỗ trợ bảng mã, tìm kiếm, nhận dạng, v.v.)

Vấn đề là về nguyên tắc, việc tự động hóa các thủ tục kinh doanh và làm việc nhóm là rất khó khăn. Thứ nhất, chưa có ai đưa ra được những quy tắc ứng xử phổ quát kinh doanh thành công. Mỗi tổ chức là hoàn toàn độc đáo về mặt này. Ngoài ra, trong khuôn khổ quy trình tự động, không phải lúc nào cũng có thể ứng phó thỏa đáng với các tình huống khẩn cấp, tất nhiên không ai có thể tránh khỏi những trường hợp xảy ra. Đôi khi tự động hóa chỉ gây hại cho doanh nghiệp; thường một số nhân viên giải quyết vấn đề của họ một cách lý tưởng trong các mối quan hệ không chính thức và khuôn khổ hệ thống tự động họ chỉ bị xiềng xích. Tuy nhiên, ví dụ truy cập không hề hiếm chút nào.

Do đó, tại thời điểm này, thật hợp lý khi nhận ra cách sau đây là cách hợp lý nhất để tự động hóa các quy trình kinh doanh: “Đừng cố gắng lập trình hành vi của nhân viên cho mọi tình huống có thể xảy ra mà thay vào đó hãy tạo ra một hành vi chung cho họ”. môi trường thông tin, trong đó họ có thể cộng tác (tức là cùng nhau giải quyết các vấn đề kinh doanh) và trao đổi tin nhắn.” Theo ý kiến ​​của chúng tôi, điều này đặt ra câu hỏi về một tương lai không mây hệ thống hiện có quy trình làm việc, trong đó nhấn mạnh vào việc tạo ra chuỗi tự động hóa hoàn chỉnh các quy trình kinh doanh.

Ngoài những thứ được liệt kê ở trên, còn có toàn bộ dòng những trường hợp gần đây đã cản trở nghiêm trọng việc triển khai các công nghệ này ở Nga:

1. thiếu hoàn thành chương trình tiếng Nga tự động hóa luồng tài liệu và công việc văn phòng;
2. thiếu nhu cầu tích cực về tự động hóa các thủ tục kinh doanh;
3. nhầm lẫn trong việc định vị các chương trình của các nhà sản xuất phương Tây cho mục đích tự động hóa văn phòng, v.v.

Ngày nay tình hình đã được cải thiện đáng kể. Các sản phẩm hoàn chỉnh của Nga đã xuất hiện và sự nhầm lẫn về thuật ngữ cũng như định vị đang dần được khắc phục.

Để tăng nhu cầu về các chương trình quản lý văn phòng, hai thách thức lớn phải được giải quyết. Thứ nhất, giải thích tầm quan trọng của việc cải thiện và tự động hóa hỗ trợ tài liệu cho quản lý (công việc văn phòng), và thứ hai là cải thiện và tự động hóa các thủ tục kinh doanh.

Trong khi nhiệm vụ thứ hai ít nhiều rõ ràng thì nhiệm vụ đầu tiên cần được thảo luận chi tiết hơn.

Ba nguồn và ba thành phần của cơ sở giáo dục mầm non

Tổ chức công việc với các tài liệu là phần quan trọng trình quản lý và ra quyết định quản lý, điều này ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả và chất lượng quản lý.

Quá trình ra quyết định quản lý bao gồm việc thu thập thông tin; quá trình xử lý của nó; phân tích, chuẩn bị và ra quyết định.

Các thành phần này có liên quan chặt chẽ đến việc hỗ trợ tài liệu cho quản lý. Để đạt được hiệu quả kinh tế, trước hết, chất lượng thông tin rất quan trọng, chất lượng này không chỉ được quyết định bởi số lượng mà còn bởi tính hiệu quả, mức độ phức tạp và chi phí của nó. Nếu doanh nghiệp không làm việc hiệu quả với các tài liệu thì kết quả là bản thân việc quản lý sẽ kém đi, vì nó phụ thuộc vào chất lượng và độ tin cậy, hiệu quả của việc tiếp nhận và truyền thông tin, việc tổ chức chính xác dịch vụ tham khảo và thông tin cũng như sự rõ ràng. tổ chức tìm kiếm, lưu trữ và sử dụng tài liệu.

Người ta thường phân biệt ba nhiệm vụ chính được giải quyết trong công việc văn phòng (DOW).

1. Tài liệu (soạn thảo, thực hiện, điều phối và sản xuất tài liệu).
2. Tổ chức công việc với văn bản trong quá trình quản lý (đảm bảo di chuyển, kiểm soát việc thực hiện, lưu trữ và sử dụng văn bản).
3. Hệ thống hóa kho lưu trữ tài liệu.

Tại sao việc các tổ chức cải thiện giáo dục mầm non lại quan trọng?

Bởi vì tài liệu quản lý có tác động trực tiếp đến chất lượng của việc ra quyết định quản lý. Thật không may, hiện tại, việc hỗ trợ tài liệu cho hoạt động của các doanh nghiệp Nga chủ yếu được thực hiện một cách tự phát mà không tính đến khung pháp lý hiện hành và kinh nghiệm phong phú trong việc cải thiện các cơ sở giáo dục mầm non được tích lũy ở Nga trong 175 năm qua.

Cơm. 2. Các thành phần quản lý doanh nghiệp

Với sự phát triển về quy mô của doanh nghiệp và số lượng nhân viên, câu hỏi về tính hiệu quả của việc hỗ trợ tài liệu cho việc quản lý ngày càng trở nên phù hợp. Các vấn đề chính nảy sinh trong trường hợp này trông giống như thế này.

1. Ban quản lý đánh mất bức tranh tổng thể về những gì đang xảy ra.
2. Các bộ phận mang tính cơ cấu, thiếu thông tin về hoạt động của nhau, không còn thực hiện các hoạt động của mình một cách mạch lạc. Chất lượng dịch vụ khách hàng và khả năng duy trì quan hệ bên ngoài của tổ chức chắc chắn sẽ suy giảm.
3. Hậu quả của việc này là năng suất lao động giảm sút; có cảm giác thiếu nguồn lực: con người, kỹ thuật, truyền thông, v.v.
4. Chúng tôi phải mở rộng đội ngũ nhân viên, đầu tư tiền vào trang thiết bị cho nơi làm việc, cơ sở mới, thông tin liên lạc và đào tạo nhân viên.
5. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc tăng biên chế có thể kéo theo sự thay đổi về công nghệ sản xuất, đòi hỏi phải đầu tư thêm.
6. Trong tình trạng tăng trưởng nhân viên không hợp lý, năng suất giảm và nhu cầu đầu tư vào sản xuất, cần phải tăng vốn lưu động, từ đó có thể dẫn đến các khoản vay mới và làm giảm lợi nhuận theo kế hoạch.

Sau cùng mở rộng hơn nữa doanh nghiệp diễn ra hoàn toàn rộng rãi do lợi nhuận tích lũy trước đó hoặc thâm hụt ngân sách tăng lên.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc cải tiến hệ thống giáo dục mầm non, các tổ chức thường mắc rất nhiều sai lầm khi cố gắng tự động hóa nó, và yếu tố quyết định trong tình huống này là vấn đề lựa chọn phương pháp tự động hóa.

Giải pháp phổ biến nhất là tự động hóa các máy trạm cá nhân (AWS): trợ lý thư ký, quản lý, kế toán hoặc điều hành. Nhược điểm chính của phương pháp này, theo nguyên tắc, là: thiếu cách tổ chức các hoạt động điện tử. trao đổi thông tin giữa người lao động với các bộ phận trong doanh nghiệp; vắng mặt kết nối chức năng tự động hóa các thủ tục ứng dụng với tự động hóa văn phòng.

Như đã lưu ý ở trên, một trong những yếu tố quan trọng sự phát triển thành công của một doanh nghiệp là quản lý chất lượng của nó. Hậu quả của việc này luôn là sự gia tăng doanh thu, lợi nhuận và phúc lợi của nhân viên.

Nếu bạn cố gắng xác định các bộ phận (bộ phận) chức năng chính trong công tác quản lý của doanh nghiệp, tổ chức thì chúng sẽ trông như thế này.

Một chương trình tự động hóa văn phòng nên bao gồm các công cụ và quy tắc để tạo và duy trì tài liệu lưu trữ điện tử, hỗ trợ luồng tài liệu, đồng thời dựa trên nền tảng phần mềm và phần cứng của doanh nghiệp. Cung cấp sử dụng hiệu quả thông tin, tất cả các thành phần quản lý khác phải dựa trên chương trình quản lý hồ sơ; chỉ trong trường hợp này, các vấn đề mà tổ chức gặp phải mới có thể được giải quyết. Từ quan điểm tự động hóa phức tạp hoạt động của doanh nghiệp, hệ thống thông tin ứng dụng của doanh nghiệp phải dựa trên nền tảng phần mềm, phần cứng và chương trình tự động hóa công việc văn phòng và luồng tài liệu.

Vì vậy, một doanh nghiệp đang tìm cách tạo ra một môi trường xử lý thông tin hiệu quả để nâng cao chất lượng quản lý sẽ phải đối mặt với những thách thức nghiêm trọng.

1. Cải thiện mọi công việc chuẩn bị và xử lý thông tin chứng từ bằng cách tạo cơ chế hỗ trợ chứng từ của doanh nghiệp (DOU).
2. Lựa chọn chiến lược tự động hóa phù hợp, bao gồm cả việc lựa chọn sản phẩm phù hợp.

Làm thế nào để tự động hóa công việc văn phòng, quy trình kinh doanh và luồng tài liệu trong doanh nghiệp?

Điều này có vẻ khó tin, nhưng để tự động hóa việc này, có vẻ như đối tượng đơn giản Khi làm việc với các tài liệu, bạn phải sử dụng những tiến bộ công nghệ mới nhất:

1. Hệ thống Quản lý Dữ liệu;
2. hệ thống tìm kiếm tài liệu và phân tích văn bản;
3. hệ thống quét và nhận dạng tài liệu (in và viết tay);
4. môi trường máy khách-máy chủ;
5. Internet/mạng nội bộ.

Cần lưu ý rằng trong thế giới hiện đại Rất ít nhà phát triển giải pháp sử dụng tất cả các công nghệ này cùng một lúc. Kết quả là, người dùng thường nhận được các giải pháp chiết trung từ nhà sản xuất khác nhau, và điều này làm tăng đáng kể chi phí mua, triển khai và vận hành, đồng thời cũng làm giảm chất lượng của hệ thống được vận hành. Khi chọn một chương trình tự động hóa văn phòng và các quy trình kinh doanh, hãy chú ý đến chất lượng và sự phù hợp của chúng đối với các nhiệm vụ riêng lẻ và tổng thể của bạn (tức là tích hợp). Cũng cần phải tính đến vị trí của các phiên bản của sản phẩm được cung cấp.

Các nhóm người dùng chính của hệ thống quản lý tài liệu và tự động hóa văn phòng

Một đặc điểm của tiếng Nga thị trường máy tính là sự phân chia ngày càng rõ ràng thành hai khu vực lớn, một trong số đó bao gồm người dùng gia đình và văn phòng nhỏ (1-25 máy tính), trong khi khu vực còn lại - khách hàng doanh nghiệp, các công ty, tổ chức vừa và lớn (25 máy tính trở lên).

Nếu người dùng gia đình thích cài đặt mẫu tốt nhất phần mềm miễn phí thì các công ty vừa và lớn chủ yếu quan tâm đến việc tăng hiệu quả sử dụng hệ thống máy tính và sẵn sàng chi trả cho các sản phẩm và dịch vụ liên quan.

Rõ ràng là một giải pháp dành cho người dùng gia đình không nên tốn kém và phải tính đến mức độ phổ biến ngày càng tăng của việc làm việc trên Internet ở mức độ lớn hơn các vấn đề của công việc văn phòng.

Giải pháp văn phòng cho người dùng doanh nghiệp phải dựa trên phương pháp hiện đại để lưu trữ hồ sơ ở Nga, công nghệ máy khách-máy chủ, Internet/mạng nội bộ, e-mail, quét và nhận dạng tài liệu giấy, nhập tài liệu hàng loạt và trực tuyến, tìm kiếm và truy xuất tài liệu, cũng như có thể sử dụng nhiều DBMS khác nhau và dễ sử dụng và quản trị.

ĐẾN hệ thống công ty tự động hóa các thủ tục kinh doanh và luồng tài liệu có các yêu cầu tương tự: nó phải dựa trên khái niệm “cộng tác và nhắn tin”, sử dụng công nghệ e-mail, máy khách-máy chủ, Internet/mạng nội bộ, lập kế hoạch và đăng ký sự kiện, có thể làm việc với nhiều nền tảng khác nhau. DBMS và dễ sử dụng và quản trị.

Triển vọng cho ngành tự động hóa văn phòng của Nga

Với sự phát triển của quan hệ thị trường và những thay đổi về hình thức sở hữu ở Nga, nhu cầu về các giải pháp trong lĩnh vực tự động hóa công việc với tài liệu và tổ chức kinh doanh luôn tăng lên. Nhu cầu tiềm năng rất lớn đối với các chương trình và dịch vụ tự động hóa văn phòng là do một số lý do.

1. Tuyệt đối tất cả các tổ chức đều làm việc với các tài liệu và một số lượng lớn cá nhân.
2. Hầu hết mọi tổ chức đều phải đối mặt với các vấn đề trong công việc văn phòng, ngay cả khi chúng ta không nói đến vấn đề tự động hóa của nó: tài liệu bị mất, không được kiểm soát, không được thực thi, v.v.
3. Bằng cách cải thiện việc lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp và tổ chức có cơ hội thực sự để nâng cao chất lượng quản lý của mình, đây là một trong những nhiệm vụ cấp bách nhất của nền kinh tế Nga hiện đại.
4. Trình độ của các thư ký và người chịu trách nhiệm công tác văn phòng trong các tổ chức còn thiếu và cần phải nâng cao trình độ.
5. Yêu cầu của người dùng về việc cải tiến các chương trình tự động hóa văn phòng và tích hợp chúng với nhiều máy trạm, hệ thống thông tin và ứng dụng tự động là rất cao.

Một số đặc thù quốc gia về lưu trữ hồ sơ, ngôn ngữ và văn hóa không cho phép sử dụng các tài liệu làm sẵn của phương Tây. giải pháp ứng dụng. May mắn thay, mọi thứ xuất hiện số lượng lớn Các nhà sản xuất Nga cung cấp các giải pháp chi phí thấp, chất lượng cao trong lĩnh vực này. Điều này mang lại hy vọng rằng triển vọng phát triển của ngành khá thuận lợi và nhu cầu tổ chức các sự kiện chuyên biệt nhằm thúc đẩy các giải pháp, xây dựng tiêu chuẩn và thành lập các hiệp hội nghề nghiệp của các đối tượng của thị trường này đã trở nên rõ ràng.

Mô tả gói phần mềm “Office Management 3.0”,v.3.2

Gói phần mềm “Office Management 3.0” được thiết kế để tự động hóa các quy trình làm việc văn phòng tiêu chuẩn tại doanh nghiệp theo GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Yêu cầu chuẩn bị hồ sơ", cũng như GOST R 51141-98 "Quản lý và lưu trữ văn phòng". Chương trình sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa theo GOST R51141-98.

Chương trình chạy trên nền tảng MS SQL Server 2005 Express Edition hiện đại và tận dụng tối đa hiệu suất cũng như khả năng mở rộng của nó, triển khai các chỉ số hiệu suất chính như hiệu suất cao và khả năng tùy chỉnh linh hoạt cho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp.

Công nghệ phát triển mà chúng tôi đã chọn cho phép chúng tôi tránh được các chi phí bổ sung khi mua giấy phép và nâng cấp máy tính. Ví dụ: PC bạn có là đủ với bộ xử lý Pentium 800 và RAM 256 MB. Tất cả các quy trình làm việc văn phòng có thể được tổ chức cả trên mạng cục bộ và trên máy tính của một thư ký.

Khu phức hợp được thiết kế bằng giao diện trực quan và không yêu cầu đào tạo đặc biệt cho nhân viên. Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, người dùng PC trung bình, thiếu kinh nghiệm sẽ học được làm việc độc lập với chương trình trong khoảng 1 giờ.

Tất cả người dùng được cài đặt một ứng dụng khách dựa trên số lượng giấy phép khách hàng đã mua. Đã mua gói cơ bản Chương trình ban đầu bao gồm 3 người dùng, trong đó 1 người dùng có quyền nhân viên bán hàng và quản trị viên cơ sở dữ liệu. Quyền truy cập, thư mục và cài đặt của người dùng được xác định bởi quản trị viên cơ sở dữ liệu (thường là thư ký). Nếu cần, bạn có thể mua bất kỳ số lượng giấy phép người dùng nào.

Cùng với chức năng chính là lưu trữ hồ sơ, chương trình mang đến nhiều cơ hội để tổ chức công việc tập thể nhằm thực hiện các hướng dẫn, mệnh lệnh từ ban quản lý và nâng cao kỷ luật thực hiện. Như vậy, từ công việc văn phòng đơn giản có thể chuyển sang mức độ hình thành và tự động gửi chỉ thị cho người thi hành và đảm bảo kiểm soát việc thực hiện của họ.

Thành phần ứng dụng" Mẫu và STP Gói phần mềm “Quản lý văn phòng 3.0” được thiết kế để tổ chức công việc của người thực hiện với các mẫu tài liệu thống nhất được phê duyệt trong tổ chức, cũng như sử dụng trong các hoạt động thực tế các tiêu chuẩn doanh nghiệp (STP) xác định quy trình tổ chức và tiến hành các quy trình quản lý và sản xuất .

Cùng với thư ký, chương trình có thể được sử dụng thành công bởi các trợ lý và trợ lý giám đốc, nhân viên văn phòng tổng hợp. giám đốc và thư ký. Thành phần bổ sung "Thư ký tham khảo" cho phép bạn tổ chức các cuộc họp, lịch trình của giám đốc, tổ chức kiểm soát việc thực hiện các hoạt động họp, ghi lại các công việc hiện tại của thư ký, v.v.

Cấu trúc xử lý và đăng ký văn bản đến trông giống như một hình ảnh “cổ điển” + có thể tạo Lệnh cho người thực thi:

Tất cả thông báo cho Nhà thầu được tạo trong chương trình Office Work 3.0 và được sao chép bằng hệ thống thư của tổ chức. Nếu Nhà thầu chưa cài đặt ứng dụng Office Work 3.0 sẽ nhận được lời nhắc bằng e-mail thông qua máy chủ thư mạng LAN của doanh nghiệp.

Như có thể thấy từ mô tả, chúng tôi tích cực sử dụng một hình thức như “Đặt hàng”. Điều này mở rộng đáng kể chức năng và hiệu quả của chương trình, đồng thời cung cấp cho người quản lý và thư ký các chức năng kiểm soát rộng rãi. Nhìn chung, chúng tôi nhận được hiệu quả quản lý quan trọng từ chương trình đó là sự gia tăng kỷ luật điều hành.

Nếu tổ chức có quy mô nhỏ thì việc duy trì thẻ “Đặt hàng” là không cần thiết. Bạn có thể giới hạn bản thân chỉ đăng ký thư từ và đơn đặt hàng.

Đối tượng kế toán chính “Công việc văn phòng” 3.0

Tài liệu đến

Tài liệu đi

• Đơn đặt hàng

Bổ sung (thành phần “Thư ký-người giới thiệu”)

Cuộc họp

Lịch trình của người quản lý

Các dịch vụ phụ trợ

In phong bì;

Lập “Danh mục bưu gửi”

Quét tài liệu (nội tuyến)

Mẫu và STP;

Tổng cộng, hệ thống cung cấp 4 loại người dùng:

Nhân viên văn phòng;

Người giám sát;

Người thi hành;

Thư ký-người giới thiệu.

Menu chính của chương trình

Hình 1

Khi khởi chạy, chương trình sẽ thông báo cho nhân viên bán hàng về tình trạng công việc với các tài liệu và ngày sinh nhật của nhân viên. Bằng cách mở “Nhật ký tài liệu thực thi”, chúng tôi nhận được thông tin chi tiết hơn về trạng thái công việc. Trạng thái của tài liệu là “mới”, “đang thực thi” và “đã hết hạn” được gạch chân bằng màu thích hợp. Nếu cần, thư ký có thể đánh dấu những nội dung “quá hạn” và gửi thông báo cho Chấp hành viên bằng cách e- thư.

Hình 2

Đăng ký tài liệu. Tài liệu đến

Đối với mỗi tài liệu, một thẻ kế toán được tạo ra để nhập thông tin về tài liệu.

Mẫu thẻ “Văn bản đến” được thể hiện ở Hình 3

Hình 3

Sự hiện diện của trường “danh mục” cho phép bạn thực hiện các truy vấn phân tích trong tệp danh pháp “Hộp thư đến” và chọn tài liệu quan tâm theo chủ đề, ví dụ: “khiếu nại”, đề xuất thương mại, v.v. Trường người nhận không chỉ cho biết địa chỉ của người gửi mà còn cho biết cả người đã ký tài liệu nếu cần. Chương trình cung cấp tính năng ghi âm của Nhà thầu và những người đã đọc tài liệu. Sau khi đăng ký vào mục gốc. tài liệu, bạn có thể in tem thư ký tiêu chuẩn (nút menu trên cùng “in tem”). Có thể tự in thẻ kế toán “đầu vào”. tài liệu." Để kiểm soát, tài liệu đến có 3 trạng thái: “mới”, “đang thực thi” và “đã thực thi”.

Có thể gắn vào thẻ tài khoản điện tử tập tin điện tử bất kỳ định dạng nào (tab “Tài liệu điện tử”). Nếu thông tin này về tài liệu không đủ đối với bạn, bạn có thể thêm bất kỳ trường nào khác vào tab “Bổ sung”. thông tin" (các trường được tạo trong thư mục "Cài đặt"). Bạn cũng có thể tìm kiếm tài liệu bằng các trường mới.

Xem xét rằng các tổ chức khác nhau có mẫu số đăng ký riêng, chúng tôi khuyên bạn nên định cấu hình trước mẫu Hình 4:

Hình 4

Số tài liệu đến và đi được tạo tự động hoặc thủ công.

Tài liệu đi

Mẫu thẻ “Tài liệu đi” như Hình 5

Hình 5

Tất cả các tài liệu được liên kết đều được theo dõi dễ dàng: có thể liên kết đến một liên kết đến tài liệu đến, tức là. Chúng tôi tính đến tất cả các phản hồi cho tin nhắn đến. Thẻ đăng ký ghi lại người đã chuẩn bị và ký vào tài liệu và người mà tài liệu được gửi trực tiếp.

Đơn đặt hàng

Hình thức của thẻ “Đơn hàng” được thể hiện ở Hình 6

Cơm. 6

Thẻ chứa dữ liệu về các mệnh lệnh, chỉ thị của người quản lý có thẩm quyền ban hành các văn bản quy định, hành chính nội bộ.

Chúng tôi không giới hạn chỉ đăng ký đơn hàng mà còn cho phép chúng tôi ghi lại tất cả các hướng dẫn theo đơn đặt hàng này (theo quy định, đây là những điểm trong phần hành chính của đơn đặt hàng, cho biết ai, vào ngày nào và hành động nào phải được thực hiện thực hiện). Vì vậy, chúng tôi cho phép bạn kiểm soát việc thực hiện lệnh. Nhân viên được hướng dẫn sẽ nhận được thông báo thích hợp.

Đơn đặt hàng

Hình thức của thẻ “Đơn hàng” được thể hiện ở Hình 5

Cơm. 7

Thẻ đặt hàng có thể được điền bởi cả thư ký và nhân viên được ủy quyền khác (trợ lý giám đốc, trợ lý thư ký, v.v.). Lệnh được ghi lại dưới dạng bắt nguồn từ hướng dẫn của người quản lý dưới dạng độ phân giải trên đầu vào. tài liệu hoặc phần hành chính của lệnh.

Trong một số trường hợp, dữ liệu từ Giao thức dựa trên kết quả của các cuộc họp làm việc có thể được nhập vào thẻ Hướng dẫn. Phương pháp này sẽ làm tăng hiệu quả của các cuộc họp và kỷ luật điều hành trong doanh nghiệp.

Thư mục

Danh mục “Nhân viên” có mục đích kép, đầu tiên là để chỉ định Nhà thầu trong thẻ tài khoản, thứ hai là “thông tin” vì thông báo cho nhân viên công ty về ngày sinh nhật của đồng nghiệp, số điện thoại của họ và e: thư. Thông thường, mức độ liên quan và khả năng tiếp cận những thông tin đó luôn là một vấn đề lớn.

Giao diện của thư mục được hiển thị trong Hình 8

Cơm. số 8

Các thư mục thực hiện việc xuất thông tin “như hiện tại, trong dạng bảng", và xuất sang định dạngExcel. Tổ chức tìm kiếm dữ liệu theo bộ lọc. Thư mục cũng lưu trữ thông tin về nhân viên bị sa thải.

Di chuyển tài liệu

Thư ký có trách nhiệm đăng ký và di chuyển tài liệu. Việc văn bản gốc được cấp cho người thi hành có trách nhiệm được ghi trên thẻ. Thẻ ghi rõ nhân viên đã nhận bản sao tài liệu (quen thuộc). Thủ tục đăng ký văn bản gửi đi chỉ được thực hiện sau khi đã được người quản lý phê duyệt và ký. Trong các tệp danh pháp, chúng ta thấy tất cả các tài liệu đã được đăng ký (Hình 9). Đồng thời, bạn có thể xem bất kỳ tài liệu nào trong vụ án, chọn tệp danh pháp theo năm, chuyển vụ án vào kho lưu trữ và in ra bản kiểm kê của vụ án.

Cơm. 9

Công tác tham khảo và phân tích

Thư ký, trợ lý thư ký và giám đốc có toàn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu tài liệu và có thể tìm thấy ngay tất cả các tài liệu cần thiết trong danh mục tương ứng. Hệ thống tìm kiếm linh hoạt được phát triển theo tiêu chuẩn quản lý văn phòng của Nga cho phép bạn xác định độc lập các tham số cần thiết của tài liệu và việc tìm kiếm có thể được thực hiện bằng cách sử dụng tất cả các thuộc tính do người dùng chỉ định, kể cả trong file đính kèm . Hệ thống đã đưa ra một khái niệm như “danh mục” của tài liệu. Bạn có thể lọc các khiếu nại, tuyên bố, đề xuất thương mại và các tài liệu khác theo danh mục. Số lượng khái niệm trong thư mục “danh mục” không bị giới hạn.

Việc tìm kiếm tài liệu được thực hiện bằng cách nhấp vào nút “tìm kiếm tài liệu” Hình 10

Cơm. 10

Quy định quyền truy cập

Quyền của người dùng trong hệ thống được xác định bởi người quản trị cơ sở dữ liệu (thư ký). Trong tab “Nhân viên”, cấp truy cập được chỉ định (tổng cộng 2 cấp, quản trị viên và người dùng). Người dùng có các quyền hạn chế, họ có thể xem các thẻ (và các tệp điện tử cho chúng) mà họ là Người thực thi, nhập kết quả thực thi vào chúng, tìm kiếm các chữ cái và lệnh liên quan đến chúng, xem Nhật ký (chỉ các chữ cái của họ được hiển thị), nhưng không thể nhập các thay đổi vào thẻ (ngoại trừ “kết quả thực hiện”), thư mục, cài đặt.

Về cơ bản, người dùng có cơ hội xem các tài liệu mà họ có liên quan với tư cách là người thực thi, xem trạng thái của chúng và nhận thông báo về trạng thái làm việc với tài liệu.

Khả năng tương thích của tổ hợp với e-mail cho phép bạn thông báo cho nhân viên về các sự kiện trong hệ thống.

và trong hệ thống “Quản lý văn phòng 3.0”:

Kiểm soát thực thi

Hệ thống kế toán giám sát tiến độ thực hiện văn bản của tất cả người thi hành. Khi chương trình được khởi chạy, tất cả người dùng sẽ nhận được thông báo trên màn hình về trạng thái công việc với việc thực hiện các tài liệu và đơn đặt hàng.

Khi bạn bắt đầu chương trình, thông tin sẽ được cung cấp về thời hạn thực hiện các tài liệu (lệnh) sắp đến. Khi bạn nhấp vào “Có”, Nhật ký “Tài liệu có thể thực thi” sẽ mở ra, phản ánh tài liệu này xem.

Khi mở Nhật ký tương ứng, thư ký, trợ lý thư ký và người đứng đầu tổ chức sẽ xem kết quả công việc kèm theo các tài liệu và hướng dẫn. Nhà thầu chỉ nhìn thấy hướng dẫn và tài liệu của mình. Hình 11

Hình 11

Chương trình sẽ nhắc nhở nhân viên về thời hạn phản hồi đang đến gần và tóm tắt thông tin về tiến độ cũng như kết quả làm việc với tài liệu. Hệ thống tìm kiếm (lấy mẫu) được triển khai thông qua bộ lọc. Cung cấp thông tin đầu ra trong Excel.

Phân tích luồng tài liệu.

Trong hệ thống, có thể có được một bộ biểu mẫu báo cáo tiêu chuẩn xác định khối lượng luồng tài liệu của tổ chức và tiến độ thực hiện tài liệu. Cơm. 9

Báo cáo

Thư đến

Thư từ gửi đi

Lệnh và hướng dẫn từ quản lý

Hướng dẫn quản lý

Về hiện trạng công việc:

với đầu vào các tài liệu

về việc chuẩn bị ref. các tài liệu

thực hiện mệnh lệnh từ quản lý

thực hiện chỉ đạo của quản lý

Hình 9

Giao diện của báo cáo “Đăng ký thư đến” được hiển thị trong Hình 12

Hình 12

Hệ thống cung cấp (Hình 13) in thẻ của tất cả các loại tài liệu
Hình 13

Duy trì một kho lưu trữ điện tử

Cho phép bạn tổ chức công việc lưu trữ theo quy định của pháp luật Liên bang Nga về các vấn đề lưu trữ. Thư ký có thể xem bất kỳ tài liệu nào từ tệp danh pháp của kho lưu trữ. Đồng thời, chương trình đã tạo cơ chế thuận tiện cho việc tìm kiếm tài liệu trong kho lưu trữ. Thời gian tìm kiếm tài liệu trong mảng 10.000 đơn vị là khoảng 3 giây.

Sử dụng mẫu đồng phục và tiêu chuẩn doanh nghiệp của nhân viên

Việc sử dụng thành phần “Mẫu và STP” của gói phần mềm “Quản lý văn phòng 3.0” được thiết kế để tổ chức công việc của người biểu diễn với các dạng tài liệu thống nhất (khoảng trống), cũng như sử dụng trong thực tế các tiêu chuẩn doanh nghiệp (STP) xác định trình tự tổ chức và tiến hành các quá trình sản xuất, quản lý.

Hợp phần “Thư ký trợ lý”

Cấu trúc của gói phần mềm:

“Quản lý văn phòng 3.0” là Nơi làm việc tự động (AWP) được kết nối với nhau: AWP “Thư ký”, AWP “Người quản lý”, AWP “Thư ký-Người giới thiệu” và AWP “Người điều hành”. Dưới đây là chính của họ chức năng:

"Nhà sản xuất trường hợp" AWS(có quyền quản trị viên cơ sở dữ liệu)

Tổ chức và duy trì hệ thống quản lý văn phòng đầy đủ (đăng ký, kế toán, kiểm soát, lưu trữ, phân tích thống kê);

Sự hình thành các vấn đề danh pháp;

Duy trì thư mục, phân phối quyền truy cập;

Sao chép\khôi phục cơ sở dữ liệu.

Tạo báo cáo từ cơ sở dữ liệu.

AWP "Thư ký-người giới thiệu"

Tạo và cập nhật Lịch trình của Người quản lý;

Lên lịch các cuộc họp. Xây dựng chương trình họp, cử người tham dự và diễn giả. Đồng thời, chương trình tự động gửi lời mời và nhắc nhở tới người tham gia.

Ghi biên bản cuộc họp và theo dõi kết quả của các quyết định.

Phân công nhiệm vụ cho người thực hiện và theo dõi tiến độ thực hiện của họ;

Lưu giữ hồ sơ về nhiệm vụ của riêng bạn;

"Người quản lý" AWS

Xem thuận tiện Lịch trình (mỗi ngày, tuần, tháng);

Lên lịch các cuộc họp;

Giám sát tiến độ thực hiện các quyết định, chỉ thị;

Nếu cần, hãy xem Biên bản của bất kỳ cuộc họp nào và lịch sử của cuộc họp đó (thẻ hiển thị những người tham gia, câu hỏi, diễn giả).

Trạm làm việc "NHÀ THẦU"

Nhận thông báo về việc nhận thư từ hoặc hướng dẫn gửi cho anh ta;

Xem thư từ và hướng dẫn của bạn;

Điền vào thẻ Lệnh (điền các trường kết quả thực hiện, ngày thực hiện...)

Tạo báo cáo về tài liệu của bạn;

Sử dụng danh bạ “Nhân viên” làm danh bạ điện thoại và danh bạ họ tên, chức vụ và địa chỉ email nhân viên của doanh nghiệp.

Kịp thời và truy cập nhanh thông tin ngày nay là một điều kiện cần thiết giải quyết thành công toàn bộ các vấn đề mà doanh nghiệp và tổ chức phải đối mặt. Do đó, các yếu tố như hiệu quả và chất lượng của việc tạo tài liệu, hoạt động trơn tru của dịch vụ tra cứu và thông tin, tổ chức lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng tài liệu rõ ràng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý và do đó, hiệu quả kinh tế hoạt động chung của doanh nghiệp.

Một trong những cách chính để tăng năng suất của nhân viên và hiệu quả tổ chức là giảm thời gian tìm kiếm không hiệu quả. thông tin cần thiết, để thực hiện hành động nhất định như một phần của quá trình xử lý tài liệu kinh doanh.

Việc quản lý của tổ chức, doanh nghiệp được thực hiện dựa trên các quy trình sau:

• Tiếp nhận thông tin và xử lý nó;
• Phân tích, chuẩn bị và ra quyết định;
• Việc thực hiện các quyết định;
• Kế toán và kiểm soát các quyết định được đưa ra.

Các quy trình xử lý tài liệu và công việc văn phòng được coi chủ yếu là phản ánh và hỗ trợ tài liệu quy trình quản lý. Tài liệu quản lý bao gồm ba nhiệm vụ chính liên quan đến hệ thống phần mềm tự động hóa:

• Tài liệu (tạo tài liệu hỗ trợ và ghi lại các hoạt động quản lý, tức là chuẩn bị, thực hiện, điều phối và sản xuất);
• tổ chức luồng văn bản (đảm bảo di chuyển, tìm kiếm, lưu trữ và sử dụng văn bản);
• hệ thống hóa việc lưu trữ tài liệu (xác định các quy tắc lưu trữ thông tin được tạo ra trong tổ chức, tìm kiếm và sử dụng nó để hỗ trợ việc ra quyết định quản lý và các thủ tục kinh doanh).

Để giải quyết những vấn đề này, hỗ trợ quản lý tài liệu đã được phát triển Hệ thống thông tin"DeloPro". Hệ thống DeloPro được thiết kế để tự động hóa mô hình làm việc văn phòng gia đình truyền thống. Cô ấy cung cấp điều khiển từng bước việc di chuyển và thực hiện toàn bộ bộ văn bản tại doanh nghiệp, các bộ phận, chi nhánh cơ cấu của doanh nghiệp ở tất cả các giai đoạn vòng đời tài liệu: từ tiếp nhận hoặc tạo ra đến chuyển giao cho lưu trữ hoặc tiêu hủy.

Hệ thống hỗ trợ công nghệ hoàn toàn phù hợp với các công nghệ làm việc văn phòng truyền thống được thiết lập ở các doanh nghiệp Nga. Nó được xây dựng theo “Hướng dẫn chuẩn về công tác văn phòng tại các Bộ, ngành” Liên Bang Nga"và các văn bản quy định khác quy định khu vực này các hoạt động. Kết quả là, một hệ thống đã được tạo ra, nếu có thể, tái tạo tổ chức và các thuộc tính của công nghệ nội địa truyền thống và hoàn toàn tuân thủ yêu cầu quy định về mặt đăng ký tài liệu, phân phối, kiểm soát thực thi, v.v.

Hệ thống DeloPro sử dụng nhiều nhất công nghệ hiện đại làm việc với các tài liệu. Được xây dựng trên công nghệ client-server, hệ thống hỗ trợ tổ chức phân tán luồng tài liệu của công ty. Hệ thống thực hiện cơ chế quản lý tiến độ công việc để quản lý việc chuyển văn bản qua tổ chức và xác định chức năng vai trò của người dùng khi làm việc trên tài liệu. Các chức năng quản lý tài liệu (lưu trữ, tìm kiếm, v.v.) được thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống hiện đại quản lý cơ sở dữ liệu quy mô doanh nghiệp. Hệ thống này cũng hỗ trợ trao đổi tài liệu bằng e-mail, giúp xây dựng trên cơ sở cấu trúc quản lý tài liệu được phân bổ theo địa lý.

Hệ thống đã sẵn sàng để sử dụng. Vận hành hệ thống không cần lập trình. Bạn chỉ cần cài đặt nó vào mạng máy tính, nhập các tham số mô tả cơ cấu tổ chức và các quy tắc làm việc văn phòng được chấp nhận và tiến hành đào tạo nhân viên. Vì vậy, hệ thống có thể được coi là công nghệ sẵn sàng công việc văn phòng.

Mô tả sản phẩm ngắn gọn

Đối tượng tự động hóa chính của hệ thống DeloPro là luồng thông tin liên quan đến chức năng đăng ký và kiểm soát công việc văn phòng. Do đó, đơn vị lưu trữ chính trong cơ sở dữ liệu hệ thống là thẻ đăng ký tài liệu - một dạng điện tử tương tự như thẻ đăng ký và kiểm soát truyền thống. Bản thân cơ sở dữ liệu lưu trữ các thẻ đăng ký tài liệu, tương tự như luồng tài liệu truyền thống, được gọi là chỉ mục thẻ.

Chức năng của hệ thống hỗ trợ duy trì thẻ đăng ký ở tất cả các giai đoạn thực hiện tài liệu và cung cấp quy trình vận hành sau:

• đăng ký văn bản (làm thẻ đăng ký văn bản);
• chuyển (báo cáo) hồ sơ cho người quản lý;
• người quản lý xem xét hồ sơ (giải quyết);
• ghi các thông tin về nghị quyết (tên người thi hành, thời hạn thi hành) vào phiếu đăng ký;
• chuyển giao hồ sơ cho nhà thầu;
• kiểm soát việc thực hiện các văn bản;
• thực hiện tài liệu;
• viết ra tài liệu để sử dụng.

Tuy nhiên, việc tập trung vào việc tự động hóa các chức năng làm việc văn phòng không có nghĩa là hệ thống không thể được sử dụng cho làm việc trực tiếp kèm theo hồ sơ: có thể đính kèm từng thẻ đăng ký số lượng không giới hạn tập tin hình thành phiên bản điện tử tài liệu. Trong trường hợp này, các tệp không chỉ có thể là văn bản mà còn có thể là bất kỳ định dạng nào khác (ví dụ: đồ họa, âm thanh, video, v.v.) được hệ điều hành hỗ trợ và được tạo bằng bất kỳ ứng dụng Windows nào. Khi người dùng mở một tài liệu, lệnh gọi tích hợp tới ứng dụng tương ứng sẽ được thực hiện.

Cơ chế hình thành được tích hợp sẵn trong hệ thống báo cáo chuẩn và các truy vấn tới cơ sở dữ liệu tài liệu cho phép kiểm soát hoạt động việc thực hiện các tài liệu và tìm kiếm nhanh thông tin cần thiết.

Người sử dụng hệ thống DeloPro là nhân viên của doanh nghiệp được cấp quyền làm việc với hệ thống. trong đó người dùng khác nhau có thể được cung cấp khả năng khác nhau. Ví dụ: một người dùng có thể được phép đăng ký tài liệu, trong khi người dùng khác có thể không có quyền truy cập vào các chức năng này. Cơ chế này để phân định vai trò chức năng của người dùng kết hợp với khả năng tùy chỉnh đa cấp hệ thống trợ giúp cho phép bạn điều chỉnh linh hoạt chương trình theo đặc thù làm việc với các tài liệu trong một tổ chức cụ thể.

Khi tự động hóa quy trình làm việc văn phòng bằng hệ thống DeloPro, có thể thực hiện nhiều cách tiếp cận phân phối khác nhau chức năng tùy chỉnh, cung cấp các mức độ tham gia khác nhau của nhân viên doanh nghiệp với tư cách là người dùng hệ thống. Do đó, nếu một quy trình được dự tính trong đó người thực hiện tiếp tục làm việc với các tài liệu giấy và các chức năng đăng ký và kiểm soát được tự động hóa thì một số lượng nhân viên hạn chế có thể tham gia với tư cách là người dùng hệ thống. Nếu mục tiêu của tự động hóa là chuyển đổi sang công nghệ không cần giấy tờ, tức là. người biểu diễn được mong đợi chỉ làm việc với bản sao điện tử tài liệu, khi đó tất cả những người tham gia vào quá trình thủ tục giấy tờ, bao gồm cả người quản lý và người điều hành, sẽ trở thành người sử dụng hệ thống.

Hệ thống lưu chuyển tài liệu và tự động hóa văn phòng "DeloPro" thuộc về một số sản phẩm phần mềm, được phát triển có tính đến các chi tiết cụ thể trong nước và khung pháp lý, và dành riêng cho việc triển khai tại các doanh nghiệp trong nước. Nhấn mạnh lại tính năng nàyĐiều này là do các quy tắc làm việc văn phòng truyền thống ở Nga và nước ngoài có sự khác biệt đáng kể với nhau. Và do đó phương Tây hệ thống phần mềm, nhằm mục đích tự động hóa công việc văn phòng, thường không thể sử dụng trực tiếp, tức là. không thay đổi (điều chỉnh) sơ đồ quy trình làm việc và nội quy làm việc văn phòng theo tiêu chuẩn phương Tây.

Chức năng chính của DeloPro:

• đăng ký và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nhiều loại khác nhau các tài liệu;
• hình thành các hướng dẫn và nghị quyết cho văn bản;
• tạo danh sách tài liệu liên quan đến tài liệu hiện tại và tìm kiếm tài liệu bằng danh sách kết nối;
• kiểm soát các nghị quyết, chỉ thị;
• duy trì các tập tin đăng ký và kiểm soát với khả năng đặt tiêu chí tìm kiếm tài liệu phức tạp, tạo loài riêng báo cáo, v.v.;
• phân phối và tiếp nhận tài liệu giữa các bộ phận trong tổ chức (bằng mạng nội bộ) và tới các tổ chức khác (qua email);
• lập kho lưu trữ văn bản vào cuối năm dương lịch;
• thiết lập quyền nhập, chỉnh sửa và các hành động khác trên tài liệu cho mỗi người dùng.

Để vận hành hệ thống bạn cần:

• Máy tính có bộ xử lý i486 trở lên, ĐẬPít nhất 8 MB và không gian trôngít nhất 4 MB trên ổ cứng của bạn.
• hệ điều hành Windows 95/98/Me/NT/2000/XP.
• máy chủ SQL FireBird 1.5.
• Để nhận được các biểu mẫu đầu ra báo cáo, bạn phải có bất kỳ người dùng nào trên máy tính soạn thảo văn bản, hỗ trợ định dạng RTF(Khuyến nghị MS Word 6.0 trở lên).