Tải về các chương trình dành cho thư ký thư ký. Chức năng cơ bản của DeloPro. Triển vọng cho ngành tự động hóa văn phòng của Nga

Kịp thời và truy cập nhanh thông tin ngày nay là một điều kiện cần thiết giải quyết thành công toàn bộ các vấn đề mà doanh nghiệp và tổ chức phải đối mặt. Do đó, các yếu tố như hiệu quả và chất lượng của việc tạo tài liệu, hoạt động trơn tru của dịch vụ tra cứu và thông tin, tổ chức lưu trữ, tìm kiếm và sử dụng tài liệu rõ ràng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý và do đó, hiệu quả kinh tế hoạt động chung của doanh nghiệp.

Một trong những cách chính để tăng năng suất của nhân viên và hiệu quả của tổ chức là giảm thời gian không hiệu quả để tìm kiếm thông tin cần thiết, thực hiện hành động nhất định như một phần của quá trình xử lý tài liệu kinh doanh.

Việc quản lý của tổ chức, doanh nghiệp được thực hiện dựa trên các quy trình sau:

• Tiếp nhận thông tin và xử lý nó;
• Phân tích, chuẩn bị và ra quyết định;
• Việc thực hiện các quyết định;
• Kế toán và kiểm soát các quyết định được đưa ra.

Các quy trình làm việc văn phòng và luồng tài liệu được coi chủ yếu là phản ánh và hỗ trợ tài liệu quy trình quản lý. Tài liệu quản lý bao gồm ba nhiệm vụ chính liên quan đến hệ thống phần mềm tự động hóa:

• Tài liệu (tạo tài liệu hỗ trợ và ghi lại các hoạt động quản lý, tức là chuẩn bị, thực hiện, điều phối và sản xuất);
• tổ chức luồng văn bản (đảm bảo di chuyển, tìm kiếm, lưu trữ và sử dụng văn bản);
• hệ thống hóa việc lưu trữ tài liệu (xác định các quy tắc lưu trữ thông tin được tạo ra trong tổ chức, tìm kiếm và sử dụng nó để hỗ trợ việc ra quyết định quản lý và các thủ tục kinh doanh).

Để giải quyết những vấn đề về quản lý tài liệu này, hệ thống thông tin DeloPro đã được phát triển. Hệ thống DeloPro được thiết kế để tự động hóa mô hình làm việc văn phòng truyền thống tại nhà. Cô ấy cung cấp điều khiển từng bước việc di chuyển và thực hiện toàn bộ bộ văn bản tại doanh nghiệp, các bộ phận, chi nhánh cơ cấu của doanh nghiệp ở tất cả các giai đoạn vòng đời tài liệu: từ tiếp nhận hoặc tạo ra đến chuyển giao cho lưu trữ hoặc tiêu hủy.

Hệ thống hỗ trợ công nghệ hoàn toàn phù hợp với các công nghệ làm việc văn phòng truyền thống được thiết lập ở các doanh nghiệp Nga. Nó được phát triển theo “Hướng dẫn tiêu chuẩn về công việc văn phòng tại các Bộ, ngành của Liên bang Nga” và các văn bản quy định khác quản lý khu vực này các hoạt động. Kết quả là, một hệ thống đã được tạo ra, nếu có thể, tái tạo tổ chức và các thuộc tính của công nghệ nội địa truyền thống và hoàn toàn tuân thủ yêu cầu quy định về mặt đăng ký tài liệu, phân phối, kiểm soát thực thi, v.v.

Hệ thống DeloPro sử dụng nhiều nhất công nghệ hiện đại làm việc với các tài liệu. Được xây dựng trên công nghệ client-server, hệ thống hỗ trợ tổ chức phân tán luồng tài liệu của công ty. Hệ thống thực hiện cơ chế quản lý tiến độ công việc để quản lý việc chuyển văn bản qua tổ chức và xác định chức năng vai trò của người dùng khi làm việc trên tài liệu. Các chức năng quản lý tài liệu (lưu trữ, tìm kiếm, v.v.) được thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống hiện đại quản lý cơ sở dữ liệu quy mô doanh nghiệp. Hệ thống còn hỗ trợ trao đổi tài liệu bằng công cụ E-mail, điều này giúp có thể xây dựng trên cơ sở các cấu trúc quản lý tài liệu được phân bổ theo địa lý.

Hệ thống đã sẵn sàng để sử dụng. Vận hành hệ thống không cần lập trình. Bạn chỉ cần cài đặt nó vào mạng máy tính, nhập các tham số mô tả cơ cấu tổ chức và các quy tắc làm việc văn phòng được chấp nhận và tiến hành đào tạo nhân viên. Vì vậy, hệ thống có thể được coi là công nghệ sẵn sàng công việc văn phòng.

Mô tả sản phẩm ngắn gọn

Đối tượng tự động hóa chính của hệ thống DeloPro là luồng thông tin liên quan đến chức năng đăng ký và kiểm soát công việc văn phòng. Do đó, đơn vị lưu trữ chính trong cơ sở dữ liệu hệ thống là thẻ đăng ký tài liệu - một dạng điện tử tương tự như thẻ đăng ký và kiểm soát truyền thống. Bản thân cơ sở dữ liệu lưu trữ các thẻ đăng ký tài liệu, tương tự như luồng tài liệu truyền thống, được gọi là chỉ mục thẻ.

Chức năng của hệ thống hỗ trợ duy trì thẻ đăng ký ở tất cả các giai đoạn thực hiện tài liệu và cung cấp quy trình vận hành sau:

• đăng ký văn bản (làm thẻ đăng ký văn bản);
• chuyển (báo cáo) hồ sơ cho người quản lý;
• người quản lý xem xét hồ sơ (giải quyết);
• ghi các thông tin về nghị quyết (tên người thi hành, thời hạn thi hành) vào phiếu đăng ký;
• chuyển giao hồ sơ cho nhà thầu;
• kiểm soát việc thực hiện các văn bản;
• thực hiện tài liệu;
• viết ra tài liệu để sử dụng.

Tuy nhiên, việc tập trung vào việc tự động hóa các chức năng làm việc văn phòng không có nghĩa là hệ thống không thể được sử dụng cho làm việc trực tiếp kèm theo hồ sơ: có thể đính kèm từng thẻ đăng ký số lượng không giới hạn các tập tin tạo thành phiên bản điện tử của tài liệu. Trong trường hợp này, các tệp không chỉ có thể là văn bản mà còn có thể là bất kỳ định dạng nào khác (ví dụ: đồ họa, âm thanh, video, v.v.) được hệ điều hành hỗ trợ và được tạo bằng bất kỳ ứng dụng Windows nào. Khi người dùng mở một tài liệu, lệnh gọi tích hợp tới ứng dụng tương ứng sẽ được thực hiện.

Cơ chế hình thành được tích hợp sẵn trong hệ thống báo cáo chuẩn và các truy vấn tới cơ sở dữ liệu tài liệu cho phép kiểm soát hoạt động việc thực hiện các tài liệu và tìm kiếm nhanh thông tin cần thiết.

Người sử dụng hệ thống DeloPro là nhân viên của doanh nghiệp được cấp quyền làm việc với hệ thống. trong đó người dùng khác nhau có thể được cung cấp khả năng khác nhau. Ví dụ: một người dùng có thể được phép đăng ký tài liệu, trong khi người dùng khác có thể không có quyền truy cập vào các chức năng này. Cơ chế phân định vai trò chức năng của người dùng, kết hợp với hệ thống trợ giúp có thể tùy chỉnh nhiều cấp, cho phép bạn điều chỉnh linh hoạt chương trình với đặc thù làm việc với tài liệu trong một tổ chức cụ thể.

Khi tự động hóa quy trình làm việc văn phòng bằng hệ thống DeloPro, có thể thực hiện nhiều cách tiếp cận phân phối khác nhau chức năng tùy chỉnh, cung cấp các mức độ tham gia khác nhau của nhân viên doanh nghiệp với tư cách là người dùng hệ thống. Do đó, nếu một quy trình được dự tính trong đó người thực hiện tiếp tục làm việc với các tài liệu giấy và các chức năng đăng ký và kiểm soát được tự động hóa thì một số lượng nhân viên hạn chế có thể tham gia với tư cách là người dùng hệ thống. Nếu mục tiêu của tự động hóa là chuyển đổi sang công nghệ không cần giấy tờ, tức là. Nếu người thi hành chỉ được phép làm việc với các bản sao điện tử của tài liệu thì tất cả những người tham gia quy trình thủ tục giấy tờ, bao gồm cả người quản lý và người thi hành, phải trở thành người dùng hệ thống.

Hệ thống lưu chuyển tài liệu và tự động hóa văn phòng "DeloPro" thuộc về một số sản phẩm phần mềm, được phát triển có tính đến các đặc điểm cụ thể trong nước và khung pháp lý, đồng thời nhằm mục đích triển khai cụ thể tại các doanh nghiệp trong nước. Nhấn mạnh lại tính năng nàyĐiều này là do các quy tắc làm việc văn phòng truyền thống ở Nga và nước ngoài có sự khác biệt đáng kể với nhau. Và do đó phương Tây hệ thống phần mềm, nhằm mục đích tự động hóa công việc văn phòng, thường không thể sử dụng trực tiếp, tức là. không thay đổi (điều chỉnh) sơ đồ quy trình làm việc và nội quy làm việc văn phòng theo tiêu chuẩn phương Tây.

Chức năng chính của DeloPro:

• đăng ký và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu nhiều loại khác nhau các tài liệu;
• hình thành các hướng dẫn và nghị quyết cho văn bản;
• tạo danh sách tài liệu liên quan đến tài liệu hiện tại và tìm kiếm tài liệu bằng danh sách kết nối;
• kiểm soát các nghị quyết, chỉ thị;
• duy trì các tập tin đăng ký và kiểm soát với khả năng đặt tiêu chí tìm kiếm tài liệu phức tạp, tạo loài riêng báo cáo, v.v.;
• phân phối và tiếp nhận tài liệu giữa các bộ phận trong tổ chức (bằng mạng nội bộ) và tới các tổ chức khác (qua email);
• lập kho lưu trữ văn bản vào cuối năm dương lịch;
• thiết lập quyền nhập, chỉnh sửa và các hành động khác trên tài liệu cho mỗi người dùng.

Để vận hành hệ thống bạn cần:

• Máy tính có bộ xử lý i486 trở lên, ĐẬPít nhất 8 MB và không gian trôngít nhất 4 MB trên ổ cứng của bạn.
• Hệ điều hành Windows 95/98/Me/NT/2000/XP.
• SQL máy chủ FireBird 1.5.
• Để có được các biểu mẫu đầu ra báo cáo, máy tính của người dùng phải có trình soạn thảo văn bản hỗ trợ định dạng RTF(Khuyến nghị MS Word 6.0 trở lên).

Chương trình này dành cho đào tạo thư ký (công việc văn phòng máy tính) trên cơ sở trường trung học cơ sở Taksimov số 1

Các đặc điểm trình độ chuyên môn trong chương trình được biên soạn theo danh mục trình độ chuyên môn của các vị trí quản lý, chuyên gia và nhân viên.

Cơ sở của đào tạo chuyên nghiệp là đào tạo, trong đó cung cấp một lượng tài liệu lý thuyết và thực tiễn nhất định, đảm bảo đào tạo những nhân viên có trình độ trong lĩnh vực hoạt động tổ chức và quản lý, những người có khả năng chuẩn bị, chỉnh sửa, định dạng tài liệu một cách chuyên nghiệp bằng PC; tiến hành trao đổi thư từ kinh doanh; định hướng lựa chọn các thiết bị văn phòng để trang bị cho văn phòng và có khả năng sử dụng, bảo đảm tổ chức lao động hợp lý trong hoạt động sản xuất, quản lý, liên hệ làm ăn với các đối tác kinh tế, thương mại.

Mức độ phát triển hiện nay của các công cụ và công nghệ thông tin mang đến những cơ hội mới cho việc tổ chức công việc thư ký và đặt ra những yêu cầu mới đối với các chuyên gia trong lĩnh vực này - khả năng tổ chức công việc văn phòng trên máy tính. Chương trình này cho phép bạn đào tạo một chuyên gia có trình độ phù hợp với trình độ phát triển hiện đại của công nghệ và công nghệ thông tin.

Chương trình được thiết kế với thời lượng 204 giờ (3 giờ/tuần, đào tạo 2 năm ở lớp 8,9,10,11), kiến ​​thức học sinh Khóa học cơ bản khoa học máy tính và bao gồm các môn học sau:

1) đánh máy (bàn phím tiếng Nga và tiếng Latin);

2) công việc văn phòng;

3) hỗ trợ về mặt tổ chức và kỹ thuật cho văn phòng;

4) văn hóa giao tiếp kinh doanh

Những sinh viên đã hoàn thành chương trình vào cuối năm thứ hai phải vượt qua các kỳ thi tuyển theo cách thức quy định, có bằng thư ký-đánh máy và chứng chỉ thư ký theo mẫu quy định.

Thư ký phải biết:

• quy định và hướng dẫn việc lưu trữ hồ sơ;
• cơ cấu đội ngũ quản lý của doanh nghiệp;
• quy tắc đánh máy, chính tả và chấm câu;
• quy trình phân phát tài liệu khi chuẩn bị tài liệu;
• quy trình tạo tài liệu điện tử và tổ chức lưu trữ và sử dụng tài liệu đó;
• quy tắc sử dụng máy tính, máy ghi âm, máy ghi âm và các thiết bị văn phòng khác;
• quy tắc sử dụng hệ thống liên lạc nội bộ;
• tiêu chuẩn về hệ thống văn bản tổ chức, hành chính thống nhất;
• nội quy lao động, nội quy, quy định về bảo hộ lao động, an toàn, phòng cháy chữa cháy.

Thư ký phải có khả năng:

• thực hiện chức năng kỹ thuậtđể đảm bảo và duy trì công việc của người quản lý hoặc bộ phận của người đó;
• nhận thông tin cần thiết cho người quản lý từ các bộ phận hoặc người thực hiện, gọi điện cho nhân viên theo hướng dẫn của anh ta;
• tổ chức cuộc trò chuyện qua điện thoại quản lý, nhận và truyền tin nhắn điện thoại, thông tin qua thiết bị thu phát sóng, ghi nhận tin nhắn đã nhận và thông báo nội dung cho người quản lý;
• thực hiện công việc chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị do người quản lý tổ chức, lưu giữ và lập biên bản;
• cung cấp cho nơi làm việc của người quản lý các vật dụng văn phòng, thiết bị tổ chức và tạo điều kiện thuận lợi cho người quản lý làm việc hiệu quả;
• in ấn các loại tài liệu theo chỉ đạo của người quản lý: sử dụng các loại trang thiết bị văn phòng hiện đại;
• tiến hành công việc văn phòng; tiếp nhận, hệ thống hóa các thông tin người quản lý nhận được, gửi đi thực hiện, kiểm soát thời hạn;
• tiếp nhận các văn bản có chữ ký của người quản lý và các bản khai cá nhân của người lao động;
• tổ chức đón tiếp du khách, quan tâm, tạo điều kiện xem xét kịp thời các yêu cầu, kiến ​​nghị;
• lập hồ sơ theo danh pháp đã được phê duyệt, bảo đảm an toàn và nộp vào lưu trữ đúng thời hạn đã ấn định.

Đào tạo kỹ năng bàn phím PC 102 giờ

Công việc thư ký 102 giờ

Trách nhiệm lưu giữ hồ sơ thường thuộc về thư ký. Vị trí này không yêu cầu trình độ học vấn đặc biệt và những ứng viên có kinh nghiệm làm việc tối thiểu thường được chấp nhận cho vị trí này. Nhưng quản lý tài liệu là một vấn đề quan trọng và có trách nhiệm, sự hoạt động thành công của doanh nghiệp phần lớn phụ thuộc vào tính chính xác và đúng đắn của nó.

Công việc văn phòng có thể là:

• chung - liên quan đến các hoạt động chính của công ty,
• nhân sự - để có tài liệu về nhân sự, được duy trì Phòng nhân sự,
• bí mật - được tìm thấy trong một số cơ quan chính phủ và có những chuẩn mực ứng xử,
• điện tử - khi một phần thông tin được truyền ở định dạng kỹ thuật số.

Không khó để tự mình nắm vững những kiến ​​thức cơ bản về công việc văn phòng. Tốt hơn là nên bắt đầu với tài liệu cơ bản và quan trọng nhất - danh sách các trường hợp.

Danh pháp các trường hợp

Đây là tài liệu có danh sách tất cả những việc cần làm trong tổ chức. Dưới "trường hợp" trong trong trường hợp nàyđề cập đến một tập hợp các giấy tờ kinh doanh cùng loại hoặc cùng trọng tâm.

Danh pháp là một hệ thống cho phép bạn phân tích các hoạt động tài liệu của doanh nghiệp. Để biên dịch nó, bạn cần xác định danh sách tất cả các loại tài liệu có sẵn. Sau đó kết hợp chúng theo hướng dẫn. Mỗi loại được gán một số - một mã; nó có thể bao gồm một số số hoặc chữ cái, ví dụ: số, năm hoặc thậm chí tháng xuất bản, nếu khối lượng tài liệu lớn.

Ví dụ: 01/BU/2017, trong đó 01 là số thứ tự, BU là số kế toán, 2017 là năm. Thời gian lưu trữ và vị trí trong kho lưu trữ khi tệp sẽ được gửi ở đó cũng được chỉ định. Danh pháp có thể được phê duyệt trong một khoảng thời gian nhất định - trong một năm, 3 năm hoặc 5 năm, nếu không có thay đổi nào được mong đợi. Trước khi phê duyệt, nội dung danh mục phải được thủ trưởng các bộ phận kiểm tra trong phạm vi có liên quan đến công việc của mình.

Danh pháp được biên soạn nhằm mục đích lưu trữ giấy tờ một cách thuận tiện cũng như để đưa các vụ việc vào hệ thống. Nó giúp phác thảo ngắn gọn những nội dung cơ bản của công việc văn phòng, phản ánh các loại giấy tờ kinh doanh chính, có tính đến đặc điểm của doanh nghiệp. Thông thường nó được biên soạn dưới dạng bảng - tên vụ án, mã (số), vị trí trong kho lưu trữ, thời gian lưu trữ. Tốt hơn là nên nhóm các trường hợp theo loại và bộ phận xuất bản của chúng.

Các loại tài liệu trong tổ chức

Số lượng vụ việc và loại tài liệu liên quan trực tiếp đến đặc thù hoạt động của công ty. Thông thường, luồng tài liệu được chia thành các khối, được thực hiện bởi các chuyên gia trong lĩnh vực công việc. Nhưng có một danh sách điển hình cho bất kỳ công ty nào, dù là công ty thương mại hay công ty nhà nước:

Đến - mọi thứ vào tổ chức từ bên ngoài - mọi thứ đến qua đường bưu điện, với người chuyển phát, do đại diện của các tổ chức khác đích thân chuyển đến.

Gửi đi - gửi từ tổ chức - mọi thứ được gửi đến người khác pháp nhân, Và cá nhân(trả lời, thư từ, quyết định).

Nội bộ - không vượt ra ngoài ranh giới của tổ chức, quy định công việc của doanh nghiệp (lệnh, hướng dẫn, quy định, quy định, v.v.).

Theo quy định, mỗi loại sẽ có một nhật ký đăng ký riêng, trong đó ghi số sê-ri, ngày, tên, nơi tài liệu đến hoặc nơi nó được gửi và tên của người chịu trách nhiệm.

Nếu tài liệu giao cho nhân viên được ghi vào nhật ký thì sẽ có một trường để ký khi nhận. Ngoài ra, có thể ghi chú vào nhật ký trong trường hợp đó, theo danh pháp, một bản sao sẽ được lưu trữ.

Tổ chức cũng có thể lưu giữ nhật ký về các chuyến công tác nội bộ, hồ sơ về việc trả lại chìa khóa, thời gian đến nơi làm việc và thậm chí cả các cuộc gọi điện thoại. Đôi khi số lượng sổ cái dẫn đến việc lập nhật ký sổ cái. Tất cả phụ thuộc vào nhu cầu và thực tiễn hiện tại tại doanh nghiệp.

Tạp chí cần được đánh số, khâu và dán kín; việc này được thực hiện để loại bỏ khả năng thay thế một tờ giấy.

Lưu trữ hồ sơ là nền tảng cơ bản của công việc văn phòng và lưu chuyển tài liệu. Số lượng nhật ký và hồ sơ tùy thuộc vào nhu cầu và mong muốn ghi lại tất cả các giấy tờ có sẵn của công ty.

Quy định về luồng văn bản

Sau khi xây dựng danh mục các vụ việc và danh sách các tạp chí cần thiết, việc xây dựng Quy định về luồng tài liệu của tổ chức là điều hợp lý. Đây là quy định giải thích nguyên tắc biên soạn, truyền, lưu trữ tất cả các giấy tờ hiện có. Nó mô tả quy trình cho từng luồng tài liệu và đặt ra thời hạn chuyển tài liệu từ bộ phận này sang bộ phận khác.

Quy định mẫu

Quy định này sẽ giúp tránh nhầm lẫn, chuyển trách nhiệm và thất thoát các giấy tờ kinh doanh quan trọng. Đối với mỗi luồng, một lộ trình được quy định - ví dụ: xuất bản, phê duyệt, đăng ký, gửi cho người nhận, lưu trữ vào kho lưu trữ.

Con dấu và tem

Thông thường, những người mới đến, và không chỉ họ, không thể hiểu được trường hợp nào cần có con dấu của tổ chức và trường hợp nào không. Câu trả lời rất đơn giản: các đơn gửi đi đều được đóng dấu, bởi vì sự hiện diện của một con dấu chứng nhận nguồn gốc của bức thư. Giấy tờ nội bộ không cần in ấn, vì Chữ ký của ban quản lý trong trường hợp này là khá đầy đủ.

Các tài liệu đến, sau khi đăng ký, sẽ được chuyển cho người quản lý để đưa ra quyết định và chỉ định người chịu trách nhiệm thực hiện hoặc phản hồi. Họ cũng không cần tem. Không nên nhầm lẫn con dấu và tem. Tem có thể rất khác nhau, từ “Số đến…” đến “Bản sao là chính xác” và chúng không có hiệu lực pháp lý. Thật đơn giản công cụ phụ trợ cho công việc thư ký.

Vật dụng yêu cầu kinh doanh thành công

Gói phần mềm “Office Management 3.0” được thiết kế để tự động hóa quy trình chuẩn công việc văn phòng tại doanh nghiệp theo GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Yêu cầu chuẩn bị hồ sơ", cũng như GOST R 51141-98 “Công việc văn phòng và lưu trữ”. Chương trình sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa theo GOST R51141-98.

Chương trình chạy trên nền tảng cơ sở dữ liệu MS hiện đại Máy chủ SQL 2005 và tận dụng tối đa hiệu suất và khả năng mở rộng của nó.

Công nghệ phát triển mà chúng tôi đã chọn cho phép chúng tôi tránh được các chi phí bổ sung khi mua giấy phép và nâng cấp máy tính. Ví dụ: PC bạn có là đủ với bộ xử lý Pentium IV và RAM 256 MB. Tất cả các quy trình làm việc văn phòng có thể được tổ chức cả trên mạng cục bộ và trên máy tính của một thư ký.

Khu phức hợp được thiết kế bằng giao diện trực quan và không yêu cầu đào tạo đặc biệt cho nhân viên. Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, người dùng PC trung bình, thiếu kinh nghiệm sẽ học được làm việc độc lập với chương trình trong khoảng 1 giờ.

Cùng với chức năng chính là lưu trữ hồ sơ, chương trình còn cung cấp nhiều cơ hội tổ chức công tác tập thể thực hiện sự chỉ đạo, mệnh lệnh của quản lý và nâng cao kỷ luật điều hành. Như vậy, từ công việc văn phòng đơn giản có thể chuyển sang mức độ hình thành và tự động gửi chỉ thị cho người thi hành và đảm bảo kiểm soát việc thực hiện của họ.

Thành phần ứng dụng "Mẫu và STP" gói phần mềm“Quản lý văn phòng 3.0” được thiết kế để tổ chức công việc của những người thực hiện với các mẫu tài liệu thống nhất được phê duyệt trong tổ chức, cũng như sử dụng các tiêu chuẩn doanh nghiệp (STP) trong hoạt động thực tế nhằm xác định quy trình tổ chức và tiến hành các quy trình sản xuất và quản lý.

Cùng với thư ký, chương trình có thể được sử dụng thành công bởi các trợ lý và trợ lý giám đốc, nhân viên văn phòng tổng hợp. giám đốc và thư ký. Thành phần bổ sung "Thư ký tham khảo" cho phép bạn tổ chức các cuộc họp, lịch trình của giám đốc, tổ chức kiểm soát việc thực hiện các hoạt động họp, ghi lại các công việc hiện tại của thư ký, v.v.

Đối tượng kế toán chính “Office 3.0”

Các đối tượng kế toán chính trong chương trình là:

• Tài liệu đến
• Tài liệu đi
• Đơn đặt hàng
• Đơn đặt hàng

Bổ sung (thành phần “Thư ký-người giới thiệu”)

Các dịch vụ phụ trợ

Có 4 loại người dùng trong hệ thống:

Ưu điểm của gói phần mềm “Office Management 3.0”

• Tự động hóa công việc văn phòng trong thời gian ngắn và với chi phí tối thiểu;
• Có sẵn các thủ tục để tăng cường kỷ luật điều hành và kiểm soát việc thực hiện các hướng dẫn và mệnh lệnh;
• Sự hiện diện trong một gói phần mềm duy nhất có chức năng làm việc văn phòng và quản lý quá trình thực hiện đơn hàng;
• Khả năng lưu trữ khối lượng lớn thẻ và tài liệu lưu trữ hiện tại;
• Tốc độ tìm kiếm tài liệu cao;
• Sự sẵn có của các mẫu báo cáo tiêu chuẩn;
• Chi phí sở hữu thấp, bởi vì khu phức hợp hoạt động trên nền tảng phiên bản miễn phí Cơ sở dữ liệu MS SQL Server 2014.

Cấu trúc của gói phần mềm:

“Quản lý văn phòng 3.0” là hai Nơi làm việc tự động (AWS) được kết nối với nhau: AWP “Thư ký” và AWP “Người thực thi”. Dưới đây là các chức năng chính của chúng:

• Xem thuận tiện Lịch trình (mỗi ngày, tuần, tháng);
• Lên lịch các cuộc họp;
• Giám sát tiến độ thực hiện các quyết định, chỉ thị;
• Nếu cần, hãy xem Biên bản của bất kỳ cuộc họp nào và lịch sử của cuộc họp đó (thẻ hiển thị những người tham gia, câu hỏi, diễn giả);
• Xem thư từ.

Bộ cơ bản bao gồm một phần máy chủ và 3 giấy phép máy khách.

Công việc của gói phần mềm có thể được tổ chức:

• trên mạng cục bộ với vài chục người dùng
• trên một máy tính (ví dụ: nhân viên bán hàng)

Quan trọng:

Các nhà phát triển gói phần mềm được hướng dẫn bởi nguyên tắc “tính thực tế và khả năng tiếp cận”, do đó nó được tạo ra bằng giao diện trực quan và không yêu cầu đào tạo đặc biệt cho nhân viên- dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi, một người dùng PC bình thường thiếu kinh nghiệm sẽ học cách làm việc độc lập với chương trình khoảng trong 1 giờ. Làm việc liên tục" đường dây nóng"cho khách hàng. Ngoài ra, bộ sản phẩm còn bao gồm hướng dẫn sử dụng rõ ràng và toàn diện.

Câu lạc bộ người dùng PC "Quản lý văn phòng 3.0"

• OJSC "Nhà máy sữa Yuzhno-Sakhalinsky"
• Vụ Bộ Tư pháp Liên bang Nga cho Cộng hòa Bashkortostan
• Văn phòng Dịch vụ Giám sát Tài nguyên Thiên nhiên Liên bang (Rosprirodnadzor) cho Vùng Oryol
• Đã đóng Công ty Cổ phần"Cơ giới hóa Urengoy"
• "Năng lượng MUP của Novosibirsk"
• Liên minh Nông nghiệp Nga
• LLC SoyuzMash Nga
• Sở Dịch vụ Việc làm Nhà nước Cộng hòa Adygea
• "Nhà máy đóng tàu Chkalov"
• MU "Sở Tài chính của Chính quyền Thành phố Labytnangi" (75 người dùng)
• OJSC "Nhà máy cơ điện Volzhsky"
• "Quân đoàn thiếu sinh quân biên giới đầu tiên của Cơ quan An ninh Liên bang Liên bang Nga
• FGU "OUMT Viễn Đông và Lực lượng Vũ trang của Bộ Nội vụ Nga"
• UBEP GUVD cho vùng Volgograd.
• StroyAtlant LLC
• Công ty quản lý "Kalmneft"
• "Urangeo"
• Ban thư ký của Hội đồng liên nghị viện các nước thành viên CIS
• Hiệp hội các ngân hàng Nga
• "Trường cao đẳng đa ngành Yamal"
• "Trường Cao đẳng Nông nghiệp Nizhnekamsk"
• Doanh nghiệp thành phố "Doanh nghiệp mạng điện Vsevolozhsk"
• Sở Lao động và bảo trợ xã hội Dân số hành chính đô thị thành phố Salekhard
• FGOU SPO "Trường Cao đẳng Kinh tế và Công nghệ Ekaterinburg"
• Gazpromavia
• Nhóm công ty "Stomus"
• LLC "NTMK-Energo"
• GDOU Mẫu giáo №68
• và những người khác...

Tự động hóa công việc văn phòng và luồng tài liệu tự tin chiếm lĩnh vị trí của mình trong lĩnh vực hệ thống tự động hóa doanh nghiệp. Tuy nhiên, trước khi đưa ra quyết định về tự động hóa văn phòng, cần phải hiểu chính xác thuật ngữ. Đôi khi, đối với các công việc văn phòng thuần túy, họ chuyển sang các chương trình hoàn toàn không dành cho mục đích này.

Nếu chúng ta nói về những thứ khiến chúng ta khác biệt với phần còn lại của thế giới, thì những điều đầu tiên chúng ta nghĩ đến là múa ba lê, rượu vodka, khí đốt, cây lanh, cây gai dầu và vệ tinh đầu tiên. Hầu như tất cả những điều trên không còn là đặc quyền của Nga; chỉ trong lĩnh vực ngôn ngữ và văn hóa, không ai muốn cạnh tranh với chúng tôi. Lĩnh vực làm việc với tài liệu cũng không ngoại lệ. Làm việc văn phòng tại hình thức hiện đại sinh ra ở Nga vào năm 1811, nó đã và vẫn nguyên bản đến mức hoàn toàn có thể nói về đặc điểm dân tộc của nó.

Sự khác biệt giữa công việc văn phòng, luồng tài liệu và thủ tục kinh doanh là gì?

Từ nhà sản xuất phần mềm Trong lĩnh vực làm việc với tài liệu, bạn thường nghe thấy các từ “công việc văn phòng”, “luồng tài liệu”, “lưu trữ tài liệu điện tử”, “thủ tục kinh doanh”, v.v. Theo quy định, họ sử dụng tất cả các khái niệm này làm từ đồng nghĩa để quảng bá giải pháp và công nghệ.

Kết quả là, có sự khác biệt đáng kể trong ý kiến ​​​​của nhà sản xuất và người dùng về mọi thứ, ngay cả những thứ nhất câu hỏi đơn giản. Đôi khi, đối với các nhiệm vụ văn thư thuần túy, họ chuyển sang các giải pháp không nhằm mục đích này. Tất nhiên, điều này gây hại cho thị trường, gây nhầm lẫn cho người dùng và làm chậm sự phát triển của ngành quản lý văn phòng Nga. Có lẽ chúng ta đã chín muồi cho việc thành lập một loại hiệp hội nghề nghiệp nào đó được thiết kế để thực hiện công việc giáo dục, đưa các thuật ngữ và định nghĩa về một mẫu số chung và đặt ra các tiêu chuẩn cho việc tự động hóa công việc văn phòng ở Nga.

Nhưng đây là một chủ đề để thảo luận riêng và chúng tôi sẽ không đề cập chi tiết về nó bên dưới. Mục đích của bài viết này là cố gắng phân loại các khái niệm cơ bản được tìm thấy trong công việc văn phòng và lưu chuyển tài liệu tại doanh nghiệp, cũng như hỗ trợ tài liệu cho công tác quản lý, đưa ra các định nghĩa cơ bản và mô tả các đặc điểm chính của công việc văn phòng quốc gia. Chúng ta cũng sẽ xem xét ngắn gọn một số sản phẩm được thiết kế để tự động hóa công việc với các tài liệu trên thị trường Nga, và chúng tôi sẽ cố gắng xem xét chúng từ quan điểm của những định nghĩa này và bản chất của chính các quyết định. Điều này có thể hữu ích, chẳng hạn, đối với những người coi hệ thống OCR là thành phần quan trọng nhất trong việc tự động hóa luồng tài liệu của công ty. Để kết luận, chúng tôi sẽ cố gắng đánh giá triển vọng phát triển của ngành quản lý tài liệu và tự động hóa văn phòng ở Nga.

Để bắt đầu, chúng ta hãy tìm hiểu ngắn gọn về các khái niệm, thuật ngữ và tầm nhìn của chúng tôi về nơi làm việc trong việc đảm bảo quản lý các doanh nghiệp Nga. Chúng ta hãy ngay lập tức khẳng định rằng những định nghĩa này là thành phần của một ngành khoa học như quản lý tài liệu.

Công việc văn phòng khác với luồng tài liệu như thế nào?

Đối với nhiều người, hai khái niệm này đồng nghĩa với nhau. Theo chúng tôi, chúng cần được phân biệt.

Hỗ trợ tài liệu cho quản lý (DOU)đề cập đến các vấn đề về tài liệu, tổ chức công việc với tài liệu trong quá trình quản lý và hệ thống hóa kho lưu trữ.

Tài liệuđại diện cho việc tạo ra các tài liệu, tức là chuẩn bị, thực hiện, phê duyệt và sản xuất chúng.

Công việc văn phòng: tập hợp các biện pháp cung cấp giáo dục mầm non cho doanh nghiệp, tổ chức. Đôi khi người ta nói rằng cơ sở giáo dục mầm non là chức năng chính của công việc văn phòng.

Tổ chức công việc với tài liệu- Đảm bảo việc di chuyển, tìm kiếm, lưu trữ và sử dụng tài liệu.

Hệ thống hóa việc lưu trữ tài liệu- xác định các quy tắc lưu trữ thông tin được tạo ra trong tổ chức, việc truy xuất và sử dụng thông tin đó để hỗ trợ các quyết định quản lý và quy trình kinh doanh.

Luồng tài liệu- Di chuyển tài liệu trong cơ sở giáo dục mầm non.

Thủ tục kinh doanh- trình tự các hoạt động nhất định (công việc, nhiệm vụ, quy trình) do nhân viên của tổ chức thực hiện để giải quyết bất kỳ nhiệm vụ hoặc mục tiêu nào trong khuôn khổ hoạt động của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Lưu trữ điện tử giải quyết vấn đề hệ thống hóa việc lưu trữ tài liệu điện tử trong cơ sở giáo dục mầm non.

Công việc văn phòng Chịu trách nhiệm hỗ trợ tài liệu quản lý doanh nghiệp.

Thủ tục kinh doanh chịu trách nhiệm về việc tiến hành kinh doanh hoặc thực hiện hàm mục tiêu và là một cách thực hiện quản lý thực tế của các doanh nghiệp và tổ chức.

Kho lưu trữ điện tử là gì?

Theo chúng tôi, sự phổ biến của thuật ngữ “lưu trữ điện tử” ở Nga là một trong những nét đặc trưng quốc gia của nước Nga. quản lý văn phòng điện tử(cũng như sự thành công của ý tưởng quét OCR). Ở phương Tây, thuật ngữ “datawarehouse” phổ biến hơn. Ở nước ta, rõ ràng, dữ liệu chủ yếu được hiểu là nội dung các văn bản, hồ sơ có trong cơ sở dữ liệu. Do đó thuật ngữ “lưu trữ” trong công việc văn phòng trở nên phổ biến.

Trong công tác văn phòng, lưu trữ có nhiệm vụ hệ thống hóa việc lưu trữ tài liệu và là một trong ba nhiệm vụ chính của công việc văn phòng (sáng tạo, công nghệ xử lý và hệ thống hóa tài liệu). Người ta thường nghe nói rằng một “ hệ thống lưu trữ giải quyết một cách lý tưởng các vấn đề về tổ chức luồng tài liệu.” Điều này, dựa trên định nghĩa của chúng tôi, về nguyên tắc không thể xảy ra, vì trên thực tế, tài liệu được di chuyển (bản chất của luồng tài liệu) như một phần của việc giải quyết cả ba vấn đề chứ không chỉ là một phần của việc hệ thống hóa việc lưu trữ lưu trữ.

Lưu giữ hồ sơ và thủ tục kinh doanh

Sự khác biệt giữa công việc văn phòng và thủ tục kinh doanh được minh họa dễ dàng nhất bằng cách sử dụng ví dụ từ đời thực. Vì vậy, một quy trình kinh doanh đơn giản để bán sản phẩm cho khách hàng có thể như sau:

1. khách hàng gọi đến công ty để đặt hàng;
2. đơn hàng được đăng ký trong cơ sở dữ liệu khách hàng;
3. hóa đơn cho hàng hóa được phát hành;
4. hóa đơn được chuyển cho bộ phận kế toán;
5. Bộ phận kế toán nhận tiền hàng, ghi vào sổ hệ thống kế toán;
6. hàng hóa được vận chuyển từ kho được ghi vào cơ sở dữ liệu kho;
7. hóa đơn và phiếu giao hàng cho hàng hóa được phát hành;
8. hàng hóa được chuyển đến khách hàng;
9. hoá đơn và phiếu giao hàng được chuyển cho bộ phận kế toán.

Cơm. 1. Sự khác biệt giữa công việc văn phòng và thủ tục kinh doanh

Trong quy trình kinh doanh này, các mục 3 (tạo hóa đơn), 4 (chuyển hóa đơn), 7 (tạo hóa đơn và phiếu giao hàng) và 9 (chuyển hóa đơn và phiếu giao hàng) đều liên quan đến công việc văn phòng. Ví dụ: nếu việc bán hàng phức tạp hơn, nếu có mối quan hệ nội bộ chính thức giữa bộ phận bán hàng, kho hàng và kế toán, thì các thủ tục bổ sung có thể xuất hiện trong công việc văn phòng.

Do đó, các hoạt động công việc văn phòng dường như được đan xen vào các thủ tục kinh doanh mà chúng cần phải có tài liệu kèm theo. Trong một số trường hợp, điều này đặc biệt phổ biến đối với các tổ chức chính phủ, thủ tục kinh doanh có thể chỉ bao gồm các hoạt động văn thư. Từ đây rút ra sự khác biệt chính giữa công việc văn phòng và thủ tục kinh doanh, trong đó nằm ở sự khác biệt về chức năng của chúng: công việc văn phòng có nhiệm vụ hỗ trợ tài liệu cho quản lý doanh nghiệp; thủ tục kinh doanh - để tiến hành kinh doanh hoặc thực hiện một chức năng mục tiêu và là một cách thực hiện quản lý thực tế của doanh nghiệp và tổ chức.

Trong mọi trường hợp, công việc văn phòng đều bao gồm hỗ trợ tài liệu cho các thủ tục kinh doanh.

Một đặc điểm đặc thù quốc gia không kém phần quan trọng khác là sự tách biệt lâu dài và rõ ràng giữa khái niệm “công việc văn phòng” và “thủ tục kinh doanh”. Có lẽ điều này là do khoa học tài liệu với tư cách là một ngành khoa học nghiên cứu tài liệu đã ra đời vào đầu thế kỷ 19. trong sâu thẳm bộ máy nhà nước Nga. Ngoài ra, cả thời đó và bây giờ chúng ta đều có luật pháp chặt chẽ hơn nhiều, không giống như hầu hết các nước phương Tây, yêu cầu bằng chứng tài liệu rõ ràng về tất cả các bước trong hầu hết mọi lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ: hợp đồng phải có con dấu, thông tin trong cơ sở dữ liệu không chính thức, tài liệu điện tử không được coi là có thẩm quyền về mặt pháp lý, v.v.

Theo đó, một điểm khác biệt nữa giữa các sản phẩm và công nghệ tự động hóa ở phương Tây và ở Nga là các giải pháp dành cho doanh nghiệp Nga nên tính đến sự hiện diện của tài liệu giấy trong công việc văn phòng ở mức độ lớn hơn nhiều và nghịch lý thay, lại đưa ra một kế hoạch tự động hóa ít cứng nhắc hơn. thủ tục kinh doanh. Luận án này có lẽ yêu cầu một lời giải thích chi tiết hơn.

Hệ thống tự động hóa văn phòng phương Tây ở Nga

Nền tảng chương trình máy tínhĐối với công việc văn phòng và thủ tục kinh doanh có thể chia thành 4 loại chính (không bao gồm các công cụ tạo tài liệu, kho dữ liệu):

1. hệ thống quy trình làm việc (tự động hóa các thủ tục kinh doanh);
2. hệ thống phần mềm nhóm (làm việc theo nhóm);
3. hệ thống quản lý tài liệu (chủ yếu cung cấp đăng ký, lưu trữ và truy xuất tài liệu);
4. hệ thống email (được sử dụng để trao đổi tài liệu).

Bộ phận này xuất hiện trên thị trường khoảng ba năm trước. Bây giờ nó khá có điều kiện do thực tế là phiên bản mới nhất hầu hết ứng dụng phổ biếnđang cố gắng kết hợp tất cả những thứ này và nhiều công nghệ khác, chẳng hạn như Lotus Domino. Ngoài ra, mỗi công nghệ này (tất nhiên là ngoại trừ e-mail, mức độ phổ biến của chúng trong kinh doanh ngay từ đầu gần giống như các công cụ tạo tài liệu), đã trở thành mốt ở phương Tây trong 2-3 năm. trước đây đã nhường chỗ cho khái niệm mới cộng tác & nhắn tin (“cộng tác và nhắn tin”).

Theo chúng tôi, lý do cho điều này là gần giống nhau đối với họ và đối với chúng tôi (nếu chúng tôi không tính đến thuần túy ngôn ngữ, ngôn ngữ và vấn đề kỹ thuật bản địa hóa, hỗ trợ bảng mã, tìm kiếm, nhận dạng, v.v.)

Vấn đề là về nguyên tắc, việc tự động hóa các thủ tục kinh doanh và làm việc nhóm là rất khó khăn. Thứ nhất, chưa có ai đưa ra được những quy tắc chung để điều hành một doanh nghiệp thành công. Mỗi tổ chức là hoàn toàn độc đáo về mặt này. Ngoài ra, trong khuôn khổ quy trình tự động, không phải lúc nào cũng có thể ứng phó thỏa đáng với các tình huống khẩn cấp, tất nhiên không ai có thể tránh khỏi những trường hợp xảy ra. Đôi khi tự động hóa chỉ gây hại cho hoạt động kinh doanh; thường thì một số nhân viên giải quyết vấn đề của họ một cách lý tưởng trong các mối quan hệ không chính thức và khuôn khổ của hệ thống tự động chỉ hạn chế họ. Tuy nhiên, ví dụ truy cập không hề hiếm chút nào.

Do đó, tại thời điểm này, thật hợp lý khi nhận ra cách sau đây là cách hợp lý nhất để tự động hóa các quy trình kinh doanh: “Đừng cố gắng lập trình hành vi của nhân viên cho mọi tình huống có thể xảy ra mà thay vào đó hãy tạo ra một hành vi chung cho họ”. môi trường thông tin, trong đó họ có thể cộng tác (tức là cùng nhau giải quyết các vấn đề kinh doanh) và trao đổi tin nhắn.” Theo ý kiến ​​của chúng tôi, điều này đặt ra câu hỏi về một tương lai không mây hệ thống hiện có quy trình làm việc, trong đó nhấn mạnh vào việc tạo ra chuỗi tự động hóa hoàn chỉnh các quy trình kinh doanh.

Ngoài những thứ được liệt kê ở trên, còn có toàn bộ dòng những trường hợp gần đây đã cản trở nghiêm trọng việc triển khai các công nghệ này ở Nga:

1. thiếu hoàn thành chương trình tiếng Nga tự động hóa luồng tài liệu và công việc văn phòng;
2. thiếu nhu cầu tích cực về tự động hóa các thủ tục kinh doanh;
3. nhầm lẫn trong việc định vị các chương trình của các nhà sản xuất phương Tây cho mục đích tự động hóa văn phòng, v.v.

Ngày nay tình hình đã được cải thiện đáng kể. Các sản phẩm hoàn chỉnh của Nga đã xuất hiện, những nhầm lẫn về thuật ngữ và định vị đang dần được khắc phục.

Để tăng nhu cầu về các chương trình quản lý văn phòng, hai thách thức lớn phải được giải quyết. Thứ nhất, giải thích tầm quan trọng của việc cải thiện và tự động hóa hỗ trợ tài liệu cho quản lý (công việc văn phòng), và thứ hai là cải thiện và tự động hóa các thủ tục kinh doanh.

Trong khi nhiệm vụ thứ hai ít nhiều rõ ràng thì nhiệm vụ đầu tiên cần được thảo luận chi tiết hơn.

Ba nguồn và ba thành phần của cơ sở giáo dục mầm non

Tổ chức công việc với văn bản là một phần quan trọng của quy trình quản lý và ra quyết định quản lý, ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả và chất lượng quản lý.

Quá trình ra quyết định quản lý bao gồm việc thu thập thông tin; quá trình xử lý của nó; phân tích, chuẩn bị và ra quyết định.

Các thành phần này có liên quan chặt chẽ đến việc hỗ trợ tài liệu cho quản lý. Để đạt được hiệu quả kinh tế, trước hết, chất lượng thông tin rất quan trọng, chất lượng này không chỉ được quyết định bởi số lượng mà còn bởi tính hiệu quả, mức độ phức tạp và chi phí của nó. Nếu doanh nghiệp không làm việc hiệu quả với các tài liệu thì kết quả là bản thân việc quản lý sẽ kém đi, vì nó phụ thuộc vào chất lượng và độ tin cậy, hiệu quả của việc tiếp nhận và truyền thông tin, việc tổ chức chính xác dịch vụ tham khảo và thông tin cũng như sự rõ ràng. tổ chức tìm kiếm, lưu trữ và sử dụng tài liệu.

Người ta thường phân biệt ba nhiệm vụ chính được giải quyết trong công việc văn phòng (DOW).

1. Tài liệu (soạn thảo, thực hiện, điều phối và sản xuất tài liệu).
2. Tổ chức công việc với văn bản trong quá trình quản lý (đảm bảo di chuyển, kiểm soát việc thực hiện, lưu trữ và sử dụng văn bản).
3. Hệ thống hóa kho lưu trữ tài liệu.

Tại sao việc các tổ chức cải thiện giáo dục mầm non lại quan trọng?

Bởi vì tài liệu quản lý có tác động trực tiếp đến chất lượng của việc ra quyết định quản lý. Thật không may, hiện nay, việc hỗ trợ tài liệu cho hoạt động của các doanh nghiệp Nga chủ yếu được thực hiện một cách tự phát mà không tính đến các quy định hiện có. khung pháp lý và kinh nghiệm phong phú trong việc cải tiến các cơ sở giáo dục mầm non được tích lũy ở Nga trong 175 năm qua.

Cơm. 2. Các thành phần quản lý doanh nghiệp

Với sự phát triển về quy mô của doanh nghiệp và số lượng nhân viên, câu hỏi về tính hiệu quả của việc hỗ trợ tài liệu cho quản lý ngày càng trở nên phù hợp. Các vấn đề chính nảy sinh trong trường hợp này trông giống như thế này.

1. Ban quản lý đánh mất bức tranh tổng thể về những gì đang xảy ra.
2. Các bộ phận mang tính cơ cấu, thiếu thông tin về hoạt động của nhau, không còn thực hiện các hoạt động của mình một cách mạch lạc. Chất lượng dịch vụ khách hàng và khả năng duy trì quan hệ bên ngoài của tổ chức chắc chắn sẽ suy giảm.
3. Hậu quả của việc này là năng suất lao động giảm sút; có cảm giác thiếu nguồn lực: con người, kỹ thuật, truyền thông, v.v.
4. Chúng tôi phải mở rộng đội ngũ nhân viên, đầu tư tiền vào trang thiết bị cho nơi làm việc, cơ sở mới, thông tin liên lạc và đào tạo nhân viên.
5. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, việc tăng biên chế có thể kéo theo sự thay đổi về công nghệ sản xuất, đòi hỏi phải đầu tư thêm.
6. Trong tình trạng tăng trưởng nhân viên không hợp lý, năng suất giảm và nhu cầu đầu tư vào sản xuất, cần phải tăng vốn lưu động, từ đó có thể dẫn đến các khoản vay mới và làm giảm lợi nhuận theo kế hoạch.

Sau cùng mở rộng hơn nữa doanh nghiệp diễn ra hoàn toàn rộng rãi do lợi nhuận tích lũy trước đó hoặc thâm hụt ngân sách tăng lên.

Nhận thức được tầm quan trọng của việc cải tiến hệ thống giáo dục mầm non, các tổ chức thường mắc rất nhiều sai lầm khi cố gắng tự động hóa nó, và yếu tố quyết định trong tình huống này là vấn đề lựa chọn phương pháp tự động hóa.

Giải pháp phổ biến nhất là tự động hóa các máy trạm cá nhân (AWS): trợ lý thư ký, quản lý, kế toán hoặc điều hành. Nhược điểm chính của phương pháp này, theo nguyên tắc, là: thiếu cách tổ chức các hoạt động điện tử. trao đổi thông tin giữa người lao động với các bộ phận trong doanh nghiệp; vắng mặt kết nối chức năng tự động hóa các thủ tục ứng dụng với tự động hóa văn phòng.

Như đã lưu ý ở trên, một trong những yếu tố quan trọng sự phát triển thành công của một doanh nghiệp là quản lý chất lượng của nó. Hậu quả của việc này luôn là sự gia tăng doanh thu, lợi nhuận và phúc lợi của nhân viên.

Nếu bạn cố gắng xác định các bộ phận (bộ phận) chức năng chính trong công tác quản lý của doanh nghiệp, tổ chức thì chúng sẽ trông như thế này.

Chương trình tự động hóa văn phòng phải bao gồm các công cụ và quy tắc để tạo tài liệu, duy trì kho lưu trữ điện tử của chúng, hỗ trợ luồng tài liệu, đồng thời dựa trên nền tảng phần mềm và phần cứng của doanh nghiệp. Cung cấp sử dụng hiệu quả thông tin, tất cả các thành phần quản lý khác phải dựa trên chương trình quản lý hồ sơ; chỉ trong trường hợp này, các vấn đề mà tổ chức đang gặp phải mới có thể được giải quyết. Từ quan điểm tự động hóa phức tạp hoạt động của doanh nghiệp và việc áp dụng chúng Hệ thông thông tin phải dựa vào nền tảng phần mềm và phần cứng cũng như một chương trình tự động hóa công việc văn phòng và luồng tài liệu.

Vì vậy, một doanh nghiệp đang tìm cách tạo ra một môi trường xử lý thông tin hiệu quả để nâng cao chất lượng quản lý sẽ phải đối mặt với những thách thức nghiêm trọng.

1. Cải thiện mọi công việc chuẩn bị và xử lý thông tin chứng từ bằng cách tạo cơ chế hỗ trợ chứng từ của doanh nghiệp (DOU).
2. Lựa chọn chiến lược tự động hóa phù hợp, bao gồm cả việc lựa chọn sản phẩm phù hợp.

Làm thế nào để tự động hóa công việc văn phòng, quy trình kinh doanh và luồng tài liệu trong doanh nghiệp?

Điều này có vẻ khó tin, nhưng để tự động hóa việc này, có vẻ như đối tượng đơn giản Khi làm việc với các tài liệu, bạn phải sử dụng những tiến bộ công nghệ mới nhất:

1. Hệ thống Quản lý Dữ liệu;
2. hệ thống tìm kiếm tài liệu và phân tích văn bản;
3. hệ thống quét và nhận dạng tài liệu (in và viết tay);
4. môi trường máy khách-máy chủ;
5. Internet/mạng nội bộ.

Cần lưu ý rằng trong thế giới hiện đại Rất ít nhà phát triển giải pháp sử dụng tất cả các công nghệ này cùng một lúc. Kết quả là, người dùng thường nhận được các giải pháp chiết trung từ nhà sản xuất khác nhau, và điều này làm tăng đáng kể chi phí mua, triển khai và vận hành, đồng thời cũng làm giảm chất lượng của hệ thống được vận hành. Khi chọn một chương trình tự động hóa văn phòng và các quy trình kinh doanh, hãy chú ý đến chất lượng và sự phù hợp của chúng đối với các nhiệm vụ riêng lẻ và tổng thể của bạn (tức là tích hợp). Cũng cần phải tính đến vị trí của các phiên bản của sản phẩm được cung cấp.

Các nhóm người dùng chính của hệ thống quản lý tài liệu và tự động hóa văn phòng

Một đặc điểm của tiếng Nga thị trường máy tính là sự phân chia ngày càng rõ ràng thành hai khu vực lớn, một trong số đó bao gồm người dùng gia đình và văn phòng nhỏ (1-25 máy tính), trong khi khu vực còn lại - khách hàng doanh nghiệp, các công ty, tổ chức vừa và lớn (25 máy tính trở lên).

Nếu người dùng gia đình thích cài đặt miễn phí phần mềm tốt nhất thì các công ty vừa và lớn chủ yếu quan tâm đến việc tăng hiệu quả sử dụng những phần mềm hiện có. hệ thống máy tính và sẵn sàng chi trả cho các sản phẩm và dịch vụ liên quan.

Rõ ràng là một giải pháp dành cho người dùng gia đình không nên tốn kém và cần tính đến mức độ phổ biến ngày càng tăng của việc làm việc trên Internet ở mức độ lớn hơn các vấn đề về công việc văn phòng.

Giải pháp văn phòng cho người dùng doanh nghiệp phải dựa trên phương pháp hiện đại để lưu trữ hồ sơ ở Nga, công nghệ máy khách-máy chủ, Internet/mạng nội bộ, e-mail, quét và nhận dạng tài liệu giấy, nhập tài liệu hàng loạt và trực tuyến, tìm kiếm và truy xuất tài liệu, cũng như có thể sử dụng nhiều DBMS khác nhau và dễ sử dụng và quản trị.

ĐẾN hệ thống công ty tự động hóa các thủ tục kinh doanh và luồng tài liệu có các yêu cầu tương tự: nó phải dựa trên khái niệm “cộng tác và nhắn tin”, sử dụng công nghệ e-mail, máy khách-máy chủ, Internet/mạng nội bộ, lập kế hoạch và đăng ký sự kiện, có thể làm việc với nhiều loại khác nhau. DBMS và dễ sử dụng và quản trị.

Triển vọng cho ngành tự động hóa văn phòng của Nga

Với sự phát triển của quan hệ thị trường và những thay đổi về hình thức sở hữu ở Nga, nhu cầu về các giải pháp trong lĩnh vực tự động hóa công việc với tài liệu và tổ chức kinh doanh luôn tăng lên. Nhu cầu tiềm năng rất lớn đối với các chương trình và dịch vụ tự động hóa văn phòng là do một số lý do.

1. Tuyệt đối tất cả các tổ chức đều làm việc với các tài liệu và một số lượng lớn cá nhân.
2. Hầu hết mọi tổ chức đều phải đối mặt với các vấn đề trong công việc văn phòng, ngay cả khi chúng ta không nói đến vấn đề tự động hóa của nó: tài liệu bị mất, không được kiểm soát, không được thực thi, v.v.
3. Bằng cách cải thiện việc lưu trữ hồ sơ, các doanh nghiệp và tổ chức có cơ hội thực sự để nâng cao chất lượng quản lý của mình, đây là một trong những nhiệm vụ cấp bách nhất của nền kinh tế Nga hiện đại.
4. Trình độ của các thư ký và người chịu trách nhiệm công tác văn phòng trong các tổ chức còn thiếu và cần phải nâng cao trình độ.
5. Yêu cầu của người dùng về việc cải thiện các chương trình tự động hóa văn phòng và tích hợp chúng với nhiều máy trạm, hệ thống thông tin và ứng dụng tự động là rất cao.

Một số đặc thù quốc gia về lưu trữ hồ sơ, ngôn ngữ và văn hóa không cho phép sử dụng các tài liệu làm sẵn của phương Tây. giải pháp ứng dụng. May mắn thay, ngày càng có nhiều nhà sản xuất Nga cung cấp các giải pháp chất lượng cao, rẻ tiền trong lĩnh vực này. Điều này mang lại hy vọng rằng triển vọng phát triển của ngành khá thuận lợi và nhu cầu tổ chức các sự kiện chuyên biệt nhằm thúc đẩy các giải pháp, xây dựng tiêu chuẩn và thành lập các hiệp hội nghề nghiệp của các đối tượng của thị trường này đã trở nên rõ ràng.