Ứng dụng công việc văn phòng dưới dạng điện tử. Cách định dạng ứng dụng trong bài tập theo GOST: một số quy tắc quan trọng. Các tình huống không chuẩn để chuẩn bị tệp đính kèm cho thư xin việc
Đánh dấu sự hiện diện của ứng dụng– chi tiết chứa thông tin về (các) tài liệu đính kèm bổ sung. 1
Đánh dấu sự hiện diện của ứng dụng(chi tiết 21), có tên trong nội dung bức thư, được định dạng như sau: 2
Nếu thư có tệp đính kèm không có tên trong văn bản thì ghi rõ tên, số tờ và số bản sao; Nếu có một số ứng dụng, chúng được đánh số. 3
Cơm. 1.
Một ví dụ về chi tiết “Lưu ý về sự hiện diện của ứng dụng” trong một bức thư
Nếu các ứng dụng bị ràng buộc thì số lượng tờ sẽ không được chỉ định. 4
Nếu một tài liệu khác được đính kèm với tài liệu cũng có tệp đính kèm, một ghi chú cho biết sự hiện diện của tệp đính kèm sẽ được lập như sau: 5
lá thư của Rosarkhiv ngày 05/06/2003 số 02-6/172 và phần đính kèm chỉ có 3 trang.
Nếu ứng dụng không được gửi đến tất cả các địa chỉ được chỉ định trong tài liệu, thì một ghi chú về tính khả dụng của nó sẽ được đưa ra như sau: 6
Ứng dụng: cho 3 l. thành 5 bản. chỉ đến địa chỉ đầu tiên.
Trong phần phụ lục của văn bản hành chính (nghị định, mệnh lệnh, mệnh lệnh, quy tắc, hướng dẫn, quy định, quyết định), trên trang đầu tiên ở góc trên bên phải ghi “Phụ lục số.” con số. 7
Nếu chỉ có một ứng dụng, số sê-ri sẽ không được chỉ định. số 8
Được phép in cụm từ “PHỤ LỤC SỐ.” bằng chữ in hoa và cũng có thể căn giữa biểu thức này, tên của tài liệu, ngày của nó và số đăng ký so với dòng dài nhất. 9
Chi tiết “Ghi chú về sự hiện diện của ứng dụng” được tạo ra từ trường mà không có thụt lề đoạn văn. Nếu tên ứng dụng kéo dài nhiều dòng, nó sẽ được in với khoảng cách một dòng. Nếu có nhiều ứng dụng, các tên ứng dụng cách nhau 1,5-2 dòng. 10
Bố cục của thuộc tính “Dấu hiệu sẵn có của ứng dụng” được hiển thị trong Hình 2.
__________
1 GOST R 7.0.8-2013. Hệ thống tiêu chuẩn về thông tin, thư viện và xuất bản. Ghi chép và lưu trữ. Điều khoản và định nghĩa. - Đi vào. 2014-03-01. - M.: FSUE "Thông tin tiêu chuẩn", 2014. - Mục 68.
2 GOST R 6.30-2003. Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống thống nhất của tài liệu tổ chức và hành chính. Yêu cầu về tài liệu. - Đi vào. 2003-07-01. – M.: Gosstandart của Nga: Nhà xuất bản Tiêu chuẩn, 2003. – Đoạn 3.21.
3-7 Như trên. – Điều 3.21.
8 Tài liệu tổ chức và hành chính. Yêu cầu chuẩn bị tài liệu: Hướng dẫn thực hiện GOST R 6.30-2003. / Rosarkhiv; VNIIDAD; Thành phần: M.L. Gavlin, A.S. Krasavin, L.V. Kuznetsov và những người khác; Tổng quan biên tập. MV Larin, A.N. Sokova. – M., 2003. – 90 tr.
9 GOST R 6.30-2003. – Điều 3.21.
10 Kuznetsov S.L. Các công nghệ hiện đại để hỗ trợ tài liệu về quản lý: tái bản lần thứ 2, sửa đổi và mở rộng. – M.: Nhà xuất bản “TERMIKA”, 2014 – 288 tr.
Thông tin thêm:
Cách gửi tệp đính kèm vào tài liệu
Khi tạo một tài liệu, chúng ta thường phải đối mặt với nhu cầu đính kèm một tài liệu khác vào đó. Tất nhiên, chúng tôi đính kèm vào thư xin việc mọi thứ mà chúng tôi liệt kê trong đó. Nhưng cũng có đơn đặt hàng cho các hoạt động cốt lõi, hợp đồng và nhiều tài liệu khác. Làm cách nào để chuẩn bị tệp đính kèm cho thư xin việc, kể cả trên phương tiện điện tử? Làm cách nào để điền vào tệp đính kèm vào đơn đặt hàng và cách tạo dấu ấn trên tệp đính kèm? Tìm câu trả lời cho những câu hỏi này trong bài viết.
Định dạng tệp đính kèm cho thư xin việc
Như bạn đã biết, thông lệ là gửi tài liệu cho người nhận cùng với thư xin việc, đây là một loại đảm bảo rằng thông tin gửi đã được nhận đầy đủ. Hãy nói về cách soạn thảo các tệp đính kèm cho thư xin việc một cách chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy tắc của công việc văn phòng.
“Một ghi chú về sự hiện diện của tệp đính kèm có tên trong nội dung bức thư được soạn thảo như sau:
Nếu thư có tệp đính kèm không có tên trong văn bản thì ghi rõ tên, số tờ và số bản sao; Nếu có nhiều ứng dụng, chúng sẽ được đánh số, ví dụ:
Nếu các ứng dụng bị ràng buộc thì số lượng tờ sẽ không được chỉ định.
Phụ lục: lá thư của Rosarkhiv ngày 05/06/2003 N 02-6/172 và một phụ lục kèm theo, chỉ có 3 trang.
Ứng dụng: cho 3 l. thành 5 bản. chỉ đến địa chỉ đầu tiên."
Nếu chúng ta đang nói về việc áp dụng các tài liệu, thì thông tin được cung cấp đơn giản là đầy đủ. Nếu bạn đính kèm thông tin trên phương tiện điện tử thì sao? Không cần phải phát minh ra bất cứ điều gì, chúng tôi hành động hoàn toàn theo GOST:
Phụ lục: Quy định của Phòng cho vay khu vực trên thẻ flash 1 bản.
Như bạn có thể thấy, chúng tôi không cho biết số lượng tờ đăng ký vì không có nguy cơ một vài tờ trong số đó sẽ bị thất lạc. Nó là đủ để chỉ ra số lượng phương tiện lưu trữ.
Cuối cùng, nếu bạn gửi thông tin cả trên giấy và điện tử, thông thường bạn nên viết nó như thế này:
2. Tương tự trên thẻ flash trong 1 bản.
Vì vậy, thư xin việc và các tài liệu đính kèm là các tài liệu độc lập, mỗi tài liệu đều có dữ liệu đăng ký riêng. Trong nội dung thư xin việc, chúng tôi viết: “Chúng tôi gửi cho bạn một hợp đồng ngày 03/05/2013 số 45,” sau đó lá thư nhận được chỉ mục riêng - một số gửi đi. Bức thư và những phần đính kèm của nó có thể tồn tại mà không cần đến nhau.
Chuẩn bị các tệp đính kèm với các tài liệu khác
Chúng ta đang nói về các phụ lục của hợp đồng, đơn đặt hàng cho các hoạt động cốt lõi, hướng dẫn, v.v. Chúng được thiết kế hơi khác so với những gì được thảo luận ở trên.
Nếu tài liệu yêu cầu có phụ lục thì các tham chiếu đến nó phải có trong văn bản của lệnh, thỏa thuận hoặc hướng dẫn.
Ví dụ: đề cập đến ứng dụng trong hướng dẫn công việc văn phòng:
Hồ sơ được đăng ký vào Sổ đăng ký hồ sơ đến (Phụ lục 10).
hoặc theo thứ tự cho hoạt động chính:
2. Tổ công tác thu thập thông tin theo Mẫu số 1 (Phụ lục 1 kèm theo Lệnh này).
hoặc trong hợp đồng:
3.2. Danh mục vật liệu, thiết bị do Khách hàng cung cấp để thực hiện công việc được nêu tại Phụ lục số 1, là một phần không thể tách rời của Hợp đồng này.
Vì vậy, nếu bạn dự định đính kèm nội dung nào đó vào tài liệu thì phần đính kèm này phải được tham chiếu trong tài liệu. Các tệp đính kèm và tài liệu (ngược lại với thư xin việc) ở đây là một. Nếu không có ứng dụng, sẽ không ai có thể làm việc theo đơn đặt hàng và không ai cần chính các ứng dụng đó nếu không có đơn đặt hàng.
Bản thân ứng dụng không nhận được bất kỳ điểm nào nếu được gửi đến người nhận cùng với thư xin việc.
Trong trường hợp thứ hai, khi tài liệu và phần đính kèm của nó không thể tách rời nhau thì các phần đính kèm sẽ nhận được điểm.
GOST R 6.30-2003 sẽ lại cho chúng ta biết cách thực hiện việc này:
“Trong phần phụ lục của văn bản hành chính (nghị định, mệnh lệnh, hướng dẫn, quy tắc, hướng dẫn, quy định, quyết định), trên tờ đầu tiên ở góc trên bên phải viết “Phụ lục N” cho biết tên của văn bản hành chính, ngày tháng và đăng ký số, ví dụ:
theo lệnh của Rosarkhiv
ngày 05/06/2003 N 319
Được phép in biểu thức “PHỤ LỤC N” bằng chữ in hoa và cũng có thể căn giữa biểu thức này, tên của tài liệu, ngày của nó và số đăng ký so với dòng dài nhất, ví dụ:
thebestsecretary.ru
Một số sự tinh tế của thiết kế ứng dụng
- Thuộc tính "Dấu sẵn có của Phụ lục" nên được đặt chính xác ở đâu trong tài liệu?
- Có phải luôn luôn phải viết “Phụ lục” trên trang đầu tiên của đơn đăng ký ở góc trên bên phải, cho biết tài liệu, ngày tháng và số đăng ký không?
- Các ứng dụng Luôn luôn được phát hành trên những tờ giấy tiêu chuẩn, không phải trên những tài liệu có tiêu đề thư.
- Vì các ứng dụng không được đăng ký riêng nên chúng không được chứa thông tin chi tiết “Ngày lập tài liệu” và “Số đăng ký tài liệu”. Cuối cùng, ngày và số đăng ký của tài liệu liên quan đến đơn đăng ký có thể được nhìn thấy ở góc trên bên phải trên trang đầu tiên của đơn đăng ký với dòng chữ “Phụ lục…” (xem Ví dụ 5) hoặc trong chi tiết “ Dấu phê duyệt tài liệu” (xem Ví dụ 9).
Câu trả lời cho những câu hỏi này có thể được tìm thấy nhưng trong các tài liệu khác. Chúng ta hãy cố gắng làm điều này cùng nhau.
Tôi nên đặt thuộc tính “Dấu hiệu khả dụng của ứng dụng” ở đâu?
Như bạn đã biết, Phụ lục A của GOST R 6.30–2003 chứa sơ đồ bố cục chi tiết của các tài liệu tổ chức và hành chính. Nếu bạn nhìn vào chúng, bạn có thể đi đến kết luận rằng 21 thuộc tính “Dấu hiệu sự hiện diện của ứng dụng” phải nằm trong phạm vi 60–40 mm tính từ đường viền của trường dưới cùng(Xem Hình 1). Trên thực tế, điều này là không đúng sự thật. Các ranh giới được đánh dấu bằng các đường chấm trong các sơ đồ này có thể được di chuyển lên và xuống. Hơn nữa, có trường hợp khi đăng ký đạo cụ « Đánh dấu sự hiện diện của ứng dụng» trong phạm vi 60–40 mm tính từ đường viền của trường phía dưới có thể dẫn đến hậu quả tai hại (xem Ví dụ 1).
Hãy tưởng tượng một tình huống trong đó một lá thư thông báo về một hội nghị triển lãm được soạn thảo, bao gồm hai trang và văn bản trên trang thứ hai chiếm không quá 1/4 tổng diện tích của tờ giấy. Theo đó, nếu đạo cụ « Đánh dấu sự hiện diện của ứng dụng» được đặt trong khoảng 60–40 mm tính từ đường viền của trường bên dưới, khi đó có rất nhiều khoảng trống giữa giá đỡ này và văn bản (xem Hình trên). Chính trong không gian trống này, những “thợ thủ công xảo quyệt”, cả về phía tổ chức - tác giả của tài liệu và về phía tổ chức người nhận, sau khi đào tạo, có thể thêm bất kỳ văn bản nào cho phép họ nhận được lợi ích của mình . Đồng thời, ban quản lý của cả hai tổ chức thậm chí có thể không biết rằng nội dung của bức thư đã có bất kỳ bổ sung nào. So sánh hai phiên bản của cùng một chữ cái được hiển thị trên trải bài này.
Vì vậy, để ngăn chặn bất kỳ ai thêm bất kỳ văn bản mới nào vào tài liệu đã được ký, Nó không nên được đặt gần đường viền của lề dưới mà nằm sau văn bản của tài liệu. Hơn nữa, khoảng cách thụt lề phải là 2–4 dòng, kích thước của vết lõm được cố định trong Khuyến nghị về phương pháp thực hiện GOST R 6.30–2003 1, được xuất bản bởi nhà phát triển GOST - Viện nghiên cứu khoa học toàn Nga Cục Tài liệu và Lưu trữ (VNIIDAD). 2
Nếu nhìn lại cách bố trí chi tiết của các văn bản tổ chức và hành chính (xem Hình 1), bạn có thể nhận thấy rằng điều khoản 21 - “Dấu hiệu của sự hiện diện của đơn đăng ký” và điều khoản 22 - “Chữ ký” nằm trên cùng một cấp độ. Tuy nhiên, chữ ký phải được đặt dưới điều kiện tiên quyết “Dấu hiệu của sự hiện diện của ứng dụng” cách nhau 2-4 lần. Điều này phải được thực hiện để không ai có thể thêm tệp đính kèm khác vào tài liệu sau khi ký vào tài liệu.
Nói về vị trí Yêu cầu về "Dấu khả dụng của ứng dụng", đáng lưu ý một số điểm khác. Nếu bạn nhìn vào đoạn GOST R 6.30–2003, được xuất bản ở đầu bài viết, bạn sẽ thấy GOST cung cấp các ví dụ về thiết kế, trong đó có thể thấy rõ rằng các đạo cụ mà chúng tôi đang xem xét nằm ở viền bên trái lề có dấu thụt lề . Tuy nhiên, không có dấu hiệu rõ ràng nào về điều này trong văn bản GOST. Nhưng chúng nằm trong Khuyến nghị về phương pháp luận để thực hiện GOST R 6.30–2003, và đây là những gì được viết trong đó:
Vì vậy, chúng ta có thể kết luận rằng cách sắp xếp mà chúng ta đã chứng minh ở Ví dụ 2 là đúng.
Thuộc tính “Dấu hiện diện của ứng dụng” có thể được sử dụng trong các tài liệu tổ chức và hành chính nào?
Văn bản của GOST R 6.30–2003 nêu rõ rằng Yêu cầu về "Dấu khả dụng của ứng dụng" có thể được phát hành bằng thư (xem đoạn 3.21 ở đầu bài viết). Nghĩa là, nếu bức thư có chứa bất kỳ ứng dụng, thì chi tiết này phải được chính thức hóa. Hơn nữa, trong thư xin việc, mục đích chính là gửi tài liệu không có phần địa chỉ, Yêu cầu về "Dấu khả dụng của ứng dụng" phải luôn được hoàn thành (xem Ví dụ 2).
Cũng đạo cụ « Dấu hiệu sẵn có của ứng dụng", nếu cần, có thể có trong các loại thông tin và tài liệu tham khảo sau: chứng chỉ, bản ghi nhớ, ghi chú giải thích, bản ghi nhớ.
Nhưng có những loại văn bản về tổ chức và hành chính trong đó đạo cụ « Đánh dấu sự hiện diện của ứng dụng» không được ban hành vì thông tin về các ứng dụng được chỉ định trực tiếp trong văn bản. Điều này được nêu trong Khuyến nghị về phương pháp luận để thực hiện GOST R 6.30–2003 và trong Hướng dẫn tiêu chuẩn về công việc văn phòng trong các Cơ quan hành pháp liên bang. Ví dụ, những tài liệu như vậy bao gồm một giao thức.
đạo cụ « Đánh dấu sự hiện diện của ứng dụng“không được chính thức hóa trong các văn bản hành chính: mệnh lệnh, chỉ thị, hướng dẫn, nghị quyết, quyết định.
Thông thường, nếu một tài liệu hành chính có các phụ lục tham khảo hoặc phân tích (đồ thị, sơ đồ, bảng, danh sách), thì trong văn bản ở các đoạn liên quan của phần hành chính có các liên kết: “(Phụ lục 1)”, “(Phụ lục 2)” hoặc “theo Phụ lục 1”, “theo Phụ lục 2”. Nếu phụ lục của văn bản hành chính là văn bản đã được phê duyệt (quy định, nội quy, hướng dẫn, v.v.) thì đánh dấu sau vào đoạn tương ứng của phần hành chính: “(đính kèm)” (xem Ví dụ 3).
Có nhất thiết phải viết “Phụ lục” trên trang đầu tiên của đơn đăng ký không?
Có phải luôn luôn cần thiết phải làm trên trang đầu tiên của ứng dụng ở góc trên bên phải không dòng chữ « Ứng dụng» 3 cho biết tài liệu, ngày tháng và số đăng ký? Thoạt nhìn có vẻ như có. Nhưng điều đó không đúng. Vì vậy, nhiều người đã mắc sai lầm khi dán nhãn này lên tất cả các ứng dụng một cách bừa bãi.
Hãy xét các trường hợp khi dòng chữ "Ứng dụng" không được ghi rõ ngày và số đăng ký của tài liệu.
Thứ nhất, sẽ không phù hợp khi bạn gửi bất kỳ một tài liệu độc lập không có phần địa chỉ, cùng với thư xin việc .
Bạn cần gửi dự thảo thỏa thuận để ký kết. Hợp đồng không quy định phần địa chỉ và để nhanh chóng đến tay viên chức được yêu cầu trong tổ chức đại lý, một thư xin việc sẽ được chuẩn bị, trong đó nêu rõ nhân viên người nhận cụ thể (xem Ví dụ 2). Tuy nhiên, hợp đồng được gửi đi là một tài liệu độc lập, thậm chí có thể nói, còn quan trọng hơn cả thư xin việc. Nghĩa là, thỏa thuận không thể là một tài liệu đính kèm với bức thư. Vì vậy, trong trường hợp này, việc viết ở góc trên bên phải trang đầu tiên của hợp đồng là sai lầm và ngu ngốc:
Tuy nhiên, nếu đó không phải là thư xin việc được gửi mà chẳng hạn như thư thông báo hoặc thư mời và tệp đính kèm bao gồm các tài liệu bổ sung được chuẩn bị đặc biệt cho bức thư này thì phải đặt dòng chữ trên vào tệp đính kèm. .
Thư mời tham dự cuộc họp của “Câu lạc bộ Kiểm toán viên” đang được chuẩn bị (ngày 18 tháng 9 năm 2006 số 857–03/06), và phụ lục của thư cung cấp sơ đồ hoặc chương trình của cuộc họp. Trong trường hợp này, một dòng chữ thông tin phải được đặt trên tệp đính kèm cho biết tệp đính kèm này liên quan đến chữ cái nào.
Thứ hai, bạn không nên làm điều đó dòng chữ « Ứng dụng"trên một văn bản được phê duyệt bởi một văn bản hành chính. Khi thiết kế những ứng dụng như vậy, lỗi thường xảy ra nhất. Và hãy xem điều gì sẽ xảy ra: có những lựa chọn khi thiếu thông tin cần thiết (Ví dụ 6) hoặc khi thông tin đó bị trùng lặp (Ví dụ 7 và 8).
Các tùy chọn có thể có cho việc đăng ký không chính xác không bị giới hạn ở điều này. Tuy nhiên, các quy tắc soạn thảo các phụ lục cho văn bản hành chính được quy định bằng cách sử dụng ví dụ về các nghị định và mệnh lệnh của Tổng thống Liên bang Nga trong Hướng dẫn tiêu chuẩn về công việc văn phòng trong các Cơ quan hành pháp liên bang.
Từ những điều trên, chúng tôi kết luận rằng các tài liệu đã được phê duyệt phải chứa “Tuyên bố phê duyệt tài liệu” cần thiết, được soạn thảo theo GOST R 6.30–2003 chứ không phải dòng chữ “Phụ lục số” với dữ liệu của tài liệu hành chính. Nhưng nếu đơn đăng ký có tính chất tham khảo hoặc phân tích (tức là không được phê duyệt), thì ở góc trên bên phải của nó phải viết dòng chữ “Phụ lục số.” cho biết tài liệu liên quan, ngày và số đăng ký.
Ứng dụng nên được thiết kế như thế nào?
Tại thiết kế ứng dụng Cần tuân thủ 4 quy tắc đơn giản sau:
Tiêu đề của văn bản ứng dụng được in ở giữa; không có dấu chấm ở cuối tiêu đề. Tên của loại ứng dụng (từ đầu tiên của tiêu đề ứng dụng) được đánh dấu bằng chữ in hoa và có thể được in trong khoảng trắng (POSITION, LIST, LIST, v.v.). Khoảng cách dòng giữa dòng đầu tiên của tiêu đề và các dòng tiếp theo có thể tăng thêm 6 pt.
Tiêu đề của ứng dụng nằm dưới dòng chữ “Phụ lục…” hoặc thuộc tính “Dấu phê duyệt tài liệu” và được phân tách với chúng bằng khoảng cách từ hai đến bốn dòng.
Dưới đây là một ví dụ về thiết kế đúng của trang đầu tiên của Quy định về đơn vị kết cấu, là phụ lục của văn bản hành chính (xem Ví dụ 9).
Kết thúc bài viết, tôi muốn lưu ý rằng nếu có câu hỏi liên quan đến việc chuẩn bị tài liệu hoặc tổ chức làm việc với chúng, tốt hơn hết bạn nên tìm kiếm câu trả lời trong nhiều tài liệu hoặc nguồn quy định cùng một lúc, thay vì dừng lại ở một. Đây là cách duy nhất để có được câu trả lời đầy đủ nhất cho câu hỏi của bạn.
1 Văn bản tổ chức và hành chính. Yêu cầu chuẩn bị tài liệu: Hướng dẫn thực hiện GOST R 6.30–2003. - VNIIDAD. - 2003.
2 Vị trí của một số chi tiết, chỉ nên được ban hành ở các khu vực cụ thể của trang tài liệu, được chỉ ra trực tiếp trong văn bản GOST R 6.30–2003 và các Khuyến nghị về Phương pháp nêu trên. Các chi tiết đó bao gồm: “Thị thực phê duyệt tài liệu”, “Lưu ý về việc thực hiện tài liệu và gửi vào hồ sơ”, “Lưu ý về việc tổ chức nhận tài liệu”, “Mã định danh bản sao điện tử của tài liệu”.
3 Nếu có nhiều ứng dụng, chúng sẽ được đánh số, tức là. trong dòng chữ “Phụ lục” phải có ký hiệu “Không” và số đơn (xem Ví dụ 5).
4 Trường hợp ngoại lệ là các tài liệu độc lập không có phần địa chỉ, được gửi kèm theo thư xin việc đến tổ chức bên thứ ba (xem Ví dụ 4) và được nêu trong thư dưới dạng tệp đính kèm. Những tài liệu này được chuẩn bị theo cách tiêu chuẩn, tức là. theo các quy định áp dụng cho một số loại văn bản nhất định.
www.delo-press.ru
Đính kèm tài liệu
Đăng ký chi tiết “Dấu hiệu sự hiện diện của ứng dụng”
Khi chuẩn bị tệp đính kèm vào tài liệu, thuộc tính “Dấu vào sự hiện diện của tệp đính kèm” được sử dụng. Các yêu cầu cho việc chuẩn bị chi tiết này được thiết lập bởi GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống thống nhất các văn bản tổ chức và hành chính. Yêu cầu về tài liệu."
Ghi chú cho biết sự hiện diện của tệp đính kèm có tên trong nội dung bức thư được định dạng như sau:
Ứng dụng: cho 5 l. thành 2 bản.
Phụ lục: 1. Quy định của Vụ Cho vay khu vực gồm 5 trang. trong 1 bản.
2. Quy định về việc lập và thực hiện các văn bản của Cục Cho vay khu vực gồm 7 trang. thành 2 bản.
Nếu các ứng dụng bị ràng buộc thì số lượng tờ sẽ không được chỉ định.
Nếu một tài liệu khác được đính kèm với tài liệu cũng có tệp đính kèm, một ghi chú cho biết sự hiện diện của tệp đính kèm sẽ được soạn thảo như sau:
Phụ lục: lá thư của Rosarkhiv ngày 05/06/2003 số 02-6/172 và một phụ lục kèm theo, chỉ có 3 trang.
Nếu ứng dụng không được gửi đến tất cả các địa chỉ được chỉ định trong tài liệu, thì một ghi chú về tính khả dụng của nó sẽ được đưa ra như sau:
Trong phần phụ lục của văn bản hành chính (nghị định, mệnh lệnh, hướng dẫn, quy tắc, hướng dẫn, quy định, quyết định), trên trang đầu tiên ở góc trên bên phải có ghi “Phụ lục số.” số đăng ký, ví dụ:
ngày 05/06/2003 số 319
Được phép in biểu thức “PHỤ LỤC Số.” bằng chữ in hoa và cũng có thể căn giữa biểu thức này, tên của tài liệu, ngày của nó và số đăng ký liên quan đến dòng dài nhất, ví dụ:
theo lệnh của Bộ Y tế Nga
ngày 05/06/2003 số 251
Một số vấn đề về thiết kế ứng dụng
Tiêu chuẩn của tiểu bang quy định các yêu cầu đối với việc chuẩn bị các tệp đính kèm trong thư xin việc và các văn bản hành chính, nhưng các tệp đính kèm cũng được chuẩn bị trong các tài liệu khác, ngoài ra, khi chuẩn bị các tài liệu thường phát sinh các vấn đề không được phản ánh trong tiêu chuẩn; Chúng ta hãy nhìn vào một số trong số họ.
Khi soạn thảo các tài liệu hành chính, một liên kết đến ứng dụng phải được thực hiện trong đoạn thích hợp của phần hành chính của tài liệu. Nó được định dạng như sau:
- nếu chỉ có một ứng dụng:
Theo Nghị định của Chính phủ Mátxcơva ngày 21 tháng 1 năm 2003 số 18-PP “Về cơ cấu cơ quan hành pháp của thành phố Mátxcơva”, Chính phủ Mátxcơva quyết định:
1. Phê duyệt Quy chế của Ủy ban Quan hệ với các tổ chức tôn giáo Thành phố Mátxcơva (Phụ lục).
- nếu có một số ứng dụng:
Liên quan đến việc thành lập Văn phòng Chính phủ Mátxcơva theo Luật Thành phố Mátxcơva ngày 21 tháng 11 năm 2001 số 63 “Về việc sửa đổi, bổ sung Luật Thành phố Mátxcơva ngày 26 tháng 2 năm 1997 số 5 “Về Chính quyền Mátxcơva” ” Chính phủ Mátxcơva quyết định:
1. Phê duyệt Quy chế:
— về Vụ Tổ chức và Phân tích của Chính phủ Mátxcơva (Phụ lục 1);
— về Vụ Pháp chế của Chính phủ Mátxcơva (Phụ lục 2);
— về Cục tổ chức công tác với các văn bản của Chính phủ Matxcơva (Phụ lục 3);
- về Vụ Lễ tân Chính phủ Matxcơva (Phụ lục 4);
Trên mỗi đơn đều có ghi chú về đơn theo mẫu quy định:
đến nghị quyết của Chính phủ
Các phụ lục của hợp đồng, đạo luật, kế hoạch, báo cáo và các tài liệu khác (không phải thư xin việc) cũng được soạn thảo theo cách tương tự. Trong văn bản của tài liệu, trong phần tương ứng của văn bản, một liên kết đến ứng dụng được tạo và trên ứng dụng có ghi chú về ứng dụng:
đến hợp đồng mua bán
Khi đánh dấu sự hiện diện của tệp đính kèm trong thư xin việc, từ “Đính kèm” được in ngay bên dưới văn bản, không có dòng màu đỏ và không được phân tách khỏi văn bản bằng khoảng cách dòng bổ sung:
Chúng tôi đang gửi để xem xét Chương trình đào tạo dành cho các chuyên gia quản lý khủng hoảng, cũng như Thỏa thuận hợp tác đào tạo các chuyên gia này.
Phụ lục: 1. Chương trình đào tạo chuyên gia quản lý khủng hoảng 8 năm. trong 1 bản.
2. Thỏa thuận hợp tác gồm 3 trang. thành 2 bản.
Khi chuẩn bị hồ sơ tham chiếu đến các tài liệu hành chính, quy hoạch, báo cáo và các tài liệu khác, hồ sơ phải được soạn thảo dưới dạng tài liệu đầy đủ, nghĩa là phải có tên của loại tài liệu (chứng chỉ, lịch trình, tóm tắt, danh sách, danh sách, kế hoạch, v.v.), tiêu đề cho văn bản của tài liệu, Ví dụ:
Giấy xác nhận số tiền khấu trừ thuế
Giấy xác nhận số nợ của doanh nghiệp
Danh sách thành viên Hội đồng định giá tài sản doanh nghiệp
Lịch làm việc theo hợp đồng
Kế hoạch hành động thực hiện Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày... số... “Ngày…” và vân vân.
Các ứng dụng được xác nhận bởi các quan chức chịu trách nhiệm chuẩn bị của họ.
Định dạng tệp đính kèm cho chữ cái: tất cả sự tinh tế và sắc thái
Bài viết về chủ đề
Cần phải soạn thảo các tệp đính kèm cho bức thư nếu cần gửi thêm tài liệu kèm theo. Điều này là cần thiết để người nhận nhận được đầy đủ tất cả thông tin được gửi cho mình và nếu cần sẽ nhanh chóng phản hồi.
Tệp đính kèm bao gồm nhiều tài liệu quản lý và tất nhiên là thư xin việc. Hơn nữa, ứng dụng có thể là một tài liệu riêng biệt hoặc một phần của nó. Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi sẽ xem xét các quy tắc thiết kế phần đính kèm vào các chữ cái, bởi vì nó không đơn giản như người ta tưởng.
Từ bài viết này bạn sẽ học được:
Các quy tắc cơ bản để định dạng tệp đính kèm thành chữ cái
- Đây là trách nhiệm trực tiếp của thư ký giám đốc, thanh tra nhân sự hoặc thư ký. Kinh nghiệm, kỹ năng và tính chuyên nghiệp của họ đảm bảo trao đổi thông tin nhanh chóng và chất lượng cao cả trong công ty và với các đối tác hoặc cơ quan quản lý.
Ngày nay, GOST R.6.30-2003, có hiệu lực ở nước ta và Hướng dẫn tiêu chuẩn cho công việc văn phòng cung cấp hai tùy chọn cho việc đăng ký đó, đó là:
Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi sẽ xem xét các tình huống có thư xin việc, vì các quy tắc chuẩn bị chúng có nhiều sắc thái mà mọi thư ký hành nghề cần phải biết.
Soạn thảo các tệp đính kèm cho một bức thư yêu cầu chuyển tiếp qua đường bưu điện
Đặc biệt quan trọng là phải định dạng đúng nếu cần gửi thư xin việc qua đường bưu điện. Tính đúng đắn của hành động của thư ký không chỉ đảm bảo rằng bức thư sẽ đến tay người nhận mà còn được tính đến và nhận được phản hồi. Thực tế là, theo quy định, các tài liệu được thực hiện đầy đủ hoặc bản nháp của chúng đều phải được chuyển tiếp qua đường bưu điện, vì vậy bạn không thể đánh dấu chúng. Vì vậy, cần có một lá thư xin việc, trong đó sẽ có những chi tiết bắt buộc này đối với loại lô hàng này. Các quy tắc thiết kế của chúng được quy định bởi GOST R.6.30-2003. Phần tiếp theo của chúng tôi sẽ được dành cho họ.
Định dạng tệp đính kèm vào chữ cái theo GOST R.6.30-2003
GOST R.6.30-2003" cung cấp một số tùy chọn để định dạng tài liệu kèm theo thư:
1. Bản sao Điều lệ công ty, 6 trang. trong 1 bản;
2. Giấy chứng nhận đăng ký nhà nước của doanh nghiệp 1 lít in 1 bản.”
Chúng tôi đã liệt kê các tùy chọn khác nhau cho quy trình chuẩn bị các tài liệu đính kèm vào thư, có giá trị trong các tình huống tiêu chuẩn. Phần tiếp theo của chúng tôi sẽ cho bạn biết nhân viên bán hàng nên hành động như thế nào trong những tình huống không chuẩn mực.
Chúng tôi đã nói nhiều lần trong các bài viết của mình về tầm quan trọng của việc viết luận văn ở trình độ khoa học tốt.
Ứng dụng là một phần không thể thiếu của luận án, mặc dù tất nhiên không phải lúc nào cũng bắt buộc. Có một số ngành và chủ đề khoa học nhất định trong luận án mà không cần phải đăng ký hoặc đơn giản là không có tài liệu nào có thể được nộp ở đó (ví dụ: trong nhiều ngành và chủ đề pháp lý). Đồng thời, còn có nhiều tình huống bắt buộc phải chuẩn bị các phụ lục cho luận văn và hầu như tất cả các khuyến nghị về phương pháp luận của các trường đại học để viết luận văn tốt nghiệp (bằng cấp cuối cùng) đều có hướng dẫn cách thực hiện việc này. Chúng tôi sẽ không lặp lại những gì đã được viết trong các khuyến nghị về phương pháp luận của các trường đại học của bạn, đặc biệt vì những khuyến nghị này liên quan đến các ngành khoa học cụ thể và theo quy định, được viết bởi mỗi khoa phù hợp với đặc thù của chủ đề hoạt động khoa học của mình. Chúng tôi sẽ chỉ giới hạn ở một số lời khuyên chung mà tôi hy vọng sẽ giúp bạn xây dựng tài liệu ứng tuyển một cách chính xác và tự chuẩn bị ứng dụng cho luận án của mình.
Theo nguyên tắc chung, các phụ lục chứa những tài liệu của luận án rất quan trọng để hiểu nội dung của nó và mọi hành động của tác giả, nhưng lại rất đồ sộ đối với văn bản và hình thức trình bày. Thông thường thế này:
Tất cả những tài liệu này giải thích, trình bày chi tiết các điều khoản riêng lẻ trong luận án của bạn, cho phép bạn hiểu chính xác cách bạn đưa ra các kết luận riêng lẻ, bạn dựa vào tài liệu nào, thuật toán hành động của bạn là gì, v.v. Tất nhiên, theo nghĩa này, ứng dụng là một phần không thể thiếu và rất quan trọng của luận án. Chúng được bao gồm trong các công cụ khoa học mà bạn đã sử dụng và cho biết mức độ bạn, với tư cách là một chuyên gia, sở hữu những công cụ này trong khuôn khổ nghề nghiệp của mình. Tất nhiên, tình huống này sẽ có ý nghĩa quan trọng đối với các thành viên của ủy ban chứng nhận và sẽ ảnh hưởng đến kết quả đánh giá luận án của bạn.
Trong khi đó, có một quan điểm khá phổ biến trong giới sinh viên là càng áp dụng nhiều luận văn thì càng tốt, mặc dù câu châm ngôn này không phải lúc nào cũng đúng. Chẳng hạn, sự hiện diện của hơn 12-15 phụ lục cho một luận án rõ ràng sẽ làm phức tạp cấu trúc của nó và làm mất tập trung sự chú ý của những người sẽ đọc nó (người giám sát, người đánh giá, thành viên ủy ban chứng nhận). Ngoài ra, rất nhiều ứng dụng thường chứa “rác”, tức là những tài liệu ngẫu nhiên không tương ứng đầy đủ với nội dung của luận án. Do đó, việc tạo tài liệu cho các ứng dụng phải được thực hiện một cách có trách nhiệm, đặc biệt là vì con mắt của một giáo viên giàu kinh nghiệm, một chuyên gia, như người ta nói, “tận mắt”, có thể xác định “chất lượng” của từng ứng dụng.
Vì vậy, đây là một số mẹo chung sẽ giúp bạn, những sinh viên tốt nghiệp thân mến, xây dựng đơn đăng ký luận văn một cách chính xác, bất kể chủ đề của chúng là gì:
- Mỗi ứng dụng phải được liên kết chặt chẽ với văn bản của luận án. Vì mục đích này, văn bản của tác phẩm phải bao gồm liên kết đến ứng dụng tương ứng.
Ví dụ: “Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Horizon LLC được trình bày tại Phụ lục 3.” Theo đó, Phụ lục 3 phải có tiêu đề: “Cơ cấu tổ chức của Horizon LLC.” Vì các sơ đồ tổ chức thường rất đồ sộ nên tất nhiên sẽ tốt hơn nếu đưa chúng vào các ứng dụng, kể cả ở định dạng ngang. Điều này vừa trực quan hơn vừa cho phép bạn trình bày chi tiết tất cả các bộ phận cấu trúc của tổ chức.
Một ví dụ khác: “Quyền hạn của các chuyên gia bộ phận tiếp thị được quy định trong Quy định về Bộ phận Tiếp thị của công ty Veles (xem Phụ lục 5). Một văn bản nội bộ đồ sộ như quy định về phân chia cơ cấu tổ chức phải được đưa vào phần phụ lục. Không thể trình bày nó trong văn bản của luận án, và sự hiện diện của quy định như vậy trong các phụ lục sẽ cho phép tác giả không đưa ra những mô tả không cần thiết trong chính tác phẩm, bởi vì từ phụ lục có thể thấy cực kỳ rõ ràng chuyên gia nào thực hiện quyền hạn nào. . - Tất cả các đơn đăng ký phải được định dạng thống nhất, nghĩa là từ “đơn đăng ký” phải được viết theo cùng một cách trong tất cả các đơn đăng ký - như được nêu trong hướng dẫn của trường đại học của bạn (Phụ lục 1; Phụ lục 1; Phụ lục số 1; Phụ lục số 1). 1; PHỤ LỤC 1; PHỤ LỤC số 1, v.v.). Tiêu đề của đơn cũng phải được thiết kế theo kiểu tương tự (Cơ cấu tổ chức của LLC...; CƠ CẤU TỔ CHỨC của LLC; Cơ cấu tổ chức của LLC..., v.v.). Có nhiều lựa chọn khác nhau, nhưng nếu bạn chọn một trong số chúng, bạn phải tuân theo nó trong tất cả các ứng dụng có sẵn trong luận án của bạn. Nhưng trong mọi trường hợp, từ “ứng dụng” được viết ở góc bên phải của tờ trên cùng mà không có dấu chấm.
- Nếu ứng dụng bao gồm nhiều trang tính, đừng quên định dạng chính xác, cụ thể là:
- nếu đơn gồm hai tờ thì trên tờ thứ hai bạn phải viết: Kết thúc đơn 1; Cuối Phụ lục số 1, v.v. (tùy thuộc vào mô hình thiết kế ứng dụng đã chọn);
- nếu đơn đăng ký bao gồm nhiều hơn hai tờ, thì trên tờ thứ hai và các tờ tiếp theo, bạn cần viết “Tiếp tục đơn đăng ký…” (có tính đến những điều trên) và chỉ trên tờ cuối cùng của đơn đăng ký này, bạn mới viết “ Kết thúc ứng dụng…” (một lần nữa, có tính đến những điều trên).
Trong mục lục của luận án (tùy chọn: ở nội dung, sơ đồ) phải ghi rõ có các phụ lục. Nó được đặt sau khi chỉ ra danh sách tài liệu tham khảo (tùy chọn: thư mục, danh sách nguồn, v.v.).
Thông thường, các ứng dụng không được đánh số trong văn bản của luận án, nghĩa là chúng có cách đánh số riêng. Tuy nhiên, cũng có thể có những lựa chọn khi hướng dẫn của trường đại học yêu cầu đánh số các phụ lục trong toàn bộ tác phẩm, tức là sau danh sách tài liệu tham khảo, việc đánh số liên tục các phụ lục vẫn tiếp tục. Theo đó, các tờ đơn có thể được đánh số (65, 77, 102, v.v.). Nhưng đồng thời, chính dòng chữ “Phụ lục số 1”, v.v. vẫn được lưu, nghĩa là có cách đánh số kép - cả trang chứa ứng dụng và bản thân ứng dụng. Vì vậy hãy chú ý đến điều này. - Các ứng dụng thường được đính kèm với luận án trong một tệp duy nhất, thường là trong một thư mục riêng. Nhưng vẫn có thể có các lựa chọn khi các ứng dụng được đan xen với nội dung của luận án. Tuy nhiên, theo quy định, trước các phụ lục luôn có một tờ giấy trắng, trên đó có viết ở giữa hoặc theo cách khác: “Phụ lục”.
- Đừng cố tạo càng nhiều phụ lục càng tốt cho luận án của bạn. Điều chính ở đây không phải là số lượng mà là mức độ mà ứng dụng “giúp” tiết lộ những điểm riêng lẻ do bạn đưa ra trong văn bản tác phẩm, cho phép bạn hiểu thuật toán hành động của mình, v.v.
Hãy luôn nhớ rằng việc sắp xếp hợp lý các phụ lục cho luận án của bạn phản ánh mức độ thông thạo các công cụ khoa học của bạn, khả năng xác định cái chính và cái phụ trong một tài liệu văn học và thực tiễn lớn cũng như khả năng làm việc với tài liệu này. Hãy tin tôi, các thành viên của ủy ban chứng nhận sẽ đánh giá cao điều này.
Đính kèm tài liệu
Đăng ký chi tiết “Dấu hiệu sự hiện diện của ứng dụng”
Khi chuẩn bị tệp đính kèm vào tài liệu, thuộc tính “Dấu vào sự hiện diện của tệp đính kèm” được sử dụng. Các yêu cầu cho việc chuẩn bị chi tiết này được thiết lập bởi GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống thống nhất các văn bản tổ chức và hành chính. Yêu cầu về tài liệu."
Ghi chú cho biết sự hiện diện của tệp đính kèm có tên trong nội dung bức thư được định dạng như sau:
Ứng dụng: cho 5 l. thành 2 bản.
2. Quy định về việc lập và thực hiện các văn bản của Cục Cho vay khu vực gồm 7 trang. thành 2 bản.
Nếu các ứng dụng bị ràng buộc thì số lượng tờ sẽ không được chỉ định.
Phụ lục: lá thư của Rosarkhiv ngày 05/06/2003 số 02-6/172 và một phụ lục kèm theo, chỉ có 3 trang.
Ứng dụng: cho 3 l. thành 5 bản. chỉ đến địa chỉ đầu tiên.
Trong phần phụ lục của văn bản hành chính (nghị định, mệnh lệnh, hướng dẫn, quy tắc, hướng dẫn, quy định, quyết định), trên trang đầu tiên ở góc trên bên phải có ghi “Phụ lục số.” số đăng ký, ví dụ:
ngày 05/06/2003 số 319
Được phép in biểu thức “PHỤ LỤC Số.” bằng chữ in hoa và cũng có thể căn giữa biểu thức này, tên của tài liệu, ngày của nó và số đăng ký liên quan đến dòng dài nhất, ví dụ:
theo lệnh của Bộ Y tế Nga
ngày 05/06/2003 số 251
Một số vấn đề về thiết kế ứng dụng
Tiêu chuẩn của tiểu bang quy định các yêu cầu đối với việc chuẩn bị các tệp đính kèm trong thư xin việc và các văn bản hành chính, nhưng các tệp đính kèm cũng được chuẩn bị trong các tài liệu khác, ngoài ra, khi chuẩn bị các tài liệu thường phát sinh các vấn đề không được phản ánh trong tiêu chuẩn; Chúng ta hãy nhìn vào một số trong số họ.
Khi soạn thảo các tài liệu hành chính, một liên kết đến ứng dụng phải được thực hiện trong đoạn thích hợp của phần hành chính của tài liệu. Nó được định dạng như sau:
- nếu chỉ có một ứng dụng:
Theo Nghị định của Chính phủ Mátxcơva ngày 21 tháng 1 năm 2003 số 18-PP “Về cơ cấu cơ quan hành pháp của thành phố Mátxcơva”, Chính phủ Mátxcơva quyết định:
1. Phê duyệt Quy chế của Ủy ban Quan hệ với các tổ chức tôn giáo Thành phố Mátxcơva (Phụ lục).
- nếu có một số ứng dụng:
Liên quan đến việc thành lập Văn phòng Chính phủ Mátxcơva theo Luật Thành phố Mátxcơva ngày 21 tháng 11 năm 2001 số 63 “Về việc sửa đổi, bổ sung Luật Thành phố Mátxcơva ngày 26 tháng 2 năm 1997 số 5 “Về Chính quyền Mátxcơva” ” Chính phủ Mátxcơva quyết định:
1. Phê duyệt Quy chế:
— về Vụ Tổ chức và Phân tích của Chính phủ Mátxcơva (Phụ lục 1);
— về Vụ Pháp chế của Chính phủ Mátxcơva (Phụ lục 2);
— về Cục tổ chức công tác với các văn bản của Chính phủ Matxcơva (Phụ lục 3);
- về Vụ Lễ tân Chính phủ Matxcơva (Phụ lục 4);
Trên mỗi đơn đều có ghi chú về đơn theo mẫu quy định:
đến nghị quyết của Chính phủ
Các phụ lục của hợp đồng, đạo luật, kế hoạch, báo cáo và các tài liệu khác (không phải thư xin việc) cũng được soạn thảo theo cách tương tự. Trong văn bản của tài liệu, trong phần tương ứng của văn bản, một liên kết đến ứng dụng được tạo và trên ứng dụng có ghi chú về ứng dụng:
đến hợp đồng mua bán
Khi đánh dấu sự hiện diện của tệp đính kèm trong thư xin việc, từ “Đính kèm” được in ngay bên dưới văn bản, không có dòng màu đỏ và không được phân tách khỏi văn bản bằng khoảng cách dòng bổ sung:
Chúng tôi đang gửi để xem xét Chương trình đào tạo dành cho các chuyên gia quản lý khủng hoảng, cũng như Thỏa thuận hợp tác đào tạo các chuyên gia này.
Phụ lục: 1. Chương trình đào tạo chuyên gia quản lý khủng hoảng 8 năm. trong 1 bản.
2. Thỏa thuận hợp tác gồm 3 trang. thành 2 bản.
Khi chuẩn bị hồ sơ tham chiếu đến các tài liệu hành chính, quy hoạch, báo cáo và các tài liệu khác, hồ sơ phải được soạn thảo dưới dạng tài liệu đầy đủ, nghĩa là phải có tên của loại tài liệu (chứng chỉ, lịch trình, tóm tắt, danh sách, danh sách, kế hoạch, v.v.), tiêu đề cho văn bản của tài liệu, Ví dụ:
Giấy xác nhận số tiền khấu trừ thuế
Giấy xác nhận số nợ của doanh nghiệp
Danh sách thành viên Hội đồng định giá tài sản doanh nghiệp
Lịch làm việc theo hợp đồng
Kế hoạch hành động thực hiện Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày... số... “Ngày…” và vân vân.
Các ứng dụng được xác nhận bởi các quan chức chịu trách nhiệm chuẩn bị của họ.
Thiết kế ứng dụng
Bài viết về chủ đề
Nhiều văn bản quản lý có phụ lục. Phụ lục của văn bản có thể là văn bản độc lập, hoàn chỉnh, hợp lệ hoặc là văn bản dự thảo hoặc một phần văn bản giải thích, bộc lộ nội dung từng quy định riêng của văn bản chính. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách chuẩn bị phụ lục cho một tài liệu.
Tệp đính kèm tài liệu có thể là tài liệu độc lập, hoàn chỉnh và hợp lệ (ví dụ: bản sao điều lệ của tổ chức, bản sao bảng nhân sự của tổ chức, bản sao thỏa thuận đã ký và đăng ký gửi cho đối tác, v.v.), hoặc dự thảo văn bản (ví dụ: dự thảo nghị quyết, dự thảo lệnh) hoặc một phần văn bản giải thích hoặc tiết lộ nội dung các điều khoản riêng lẻ của văn bản chính (ví dụ: danh sách các thành viên ủy ban được lập theo lệnh của người đứng đầu ủy ban, là phụ lục của lệnh này, hoặc một kế hoạch hành động, cũng được lệnh phê duyệt).
Chuẩn bị các tài liệu đính kèm theo tất cả các quy tắc
Có hai loại kết nối giữa tài liệu chính và các tệp đính kèm của nó: tài liệu chính và tệp đính kèm được kết nối theo nhu cầu gửi tài liệu, tức là luồng tài liệu, ví dụ:
- thư xin việc và tài liệu đính kèm;
- Tài liệu chính và phụ lục có liên quan với nhau bởi nội dung sau:
- hợp đồng và các phụ lục của nó dưới dạng dự toán, kế hoạch lịch hoặc tài liệu khác;
- lệnh và kế hoạch hành động hoặc danh sách các thành viên ủy ban tiết lộ nội dung của các đoạn liên quan trong phần hành chính của lệnh;
- lệnh và các quy định được phê duyệt bởi lệnh này, là phụ lục của lệnh.
Trong trường hợp đầu tiên, thư xin việc và hồ sơ đăng ký tạo thành một bộ tài liệu duy nhất; trong trường hợp thứ hai, tài liệu chính và hồ sơ đăng ký là các bộ phận của một tài liệu.
Tùy thuộc vào cách kết nối tài liệu chính và tệp đính kèm, dấu đính kèm được định dạng khác nhau.
Cách chuẩn bị hồ sơ khi tài liệu chính và hồ sơ được kết nối do cần chuyển tiếp
Hãy xem xét phương án đầu tiên, khi tài liệu chính và các phụ lục được kết hợp chủ yếu để đảm bảo gửi đến người nhận các tài liệu có tính chất độc lập và không liên quan gì đến nhau về nội dung. Vì các tài liệu có tính chất độc lập được gửi cùng với thư xin việc, có thể là tài liệu đã hoàn thiện hoặc tài liệu dự thảo đã chuẩn bị sẵn nên bạn không thể ghi chú bổ sung hoặc đưa thêm chi tiết vào các tài liệu này. Về vấn đề này, một điều kiện tiên quyết đặc biệt - một dấu hiệu về sự hiện diện của các ứng dụng, chứa thông tin về các ứng dụng, được dán vào thư xin việc.
Các quy tắc cấp nhãn hiệu cho sự hiện diện của ứng dụng được thiết lập bởi GOST R 6.30-2003 “Hệ thống tài liệu thống nhất. Hệ thống thống nhất của tài liệu tổ chức và hành chính. Yêu cầu về việc chuẩn bị hồ sơ” (sau đây gọi là Tiêu chuẩn). Và mặc dù Tiêu chuẩn cung cấp một số tùy chọn cho thiết kế nhãn hiệu, nhưng trên thực tế, có những tình huống không được tiêu chuẩn quy định. Về vấn đề này, sẽ hợp lý khi xem xét tất cả các tình huống, cả được cung cấp và không được cung cấp bởi Tiêu chuẩn.
Các tình huống thiết kế ứng dụng được cung cấp bởi Tiêu chuẩn
- Nếu tài liệu ứng dụng được đặt tên trong văn bản, sự hiện diện của ứng dụng được ghi chú như sau:
Nếu bức thư có tệp đính kèm không có tên trong văn bản, thì trong ghi chú về sự hiện diện của tệp đính kèm cho biết tên của nó, số tờ và số bản sao, và nếu có một số tệp đính kèm, chúng sẽ được đánh số, vì ví dụ:
www.secretariat.ru
Cách gửi tệp đính kèm vào tài liệu
Khi tạo một tài liệu, chúng ta thường phải đối mặt với nhu cầu đính kèm một tài liệu khác vào đó. Tất nhiên, chúng tôi đính kèm vào thư xin việc mọi thứ mà chúng tôi liệt kê trong đó. Nhưng cũng có đơn đặt hàng cho các hoạt động cốt lõi, hợp đồng và nhiều tài liệu khác. Làm cách nào để chuẩn bị tệp đính kèm cho thư xin việc, kể cả trên phương tiện điện tử? Làm cách nào để điền vào tệp đính kèm vào đơn đặt hàng và cách tạo dấu ấn trên tệp đính kèm? Tìm câu trả lời cho những câu hỏi này trong bài viết.
Định dạng tệp đính kèm cho thư xin việc
Như bạn đã biết, thông lệ là gửi tài liệu cho người nhận cùng với thư xin việc, đây là một loại đảm bảo rằng thông tin gửi đã được nhận đầy đủ. Hãy nói về cách soạn thảo các tệp đính kèm cho thư xin việc một cách chính xác và tuân thủ đầy đủ các quy tắc của công việc văn phòng.
“Một ghi chú về sự hiện diện của tệp đính kèm có tên trong nội dung bức thư được soạn thảo như sau:
Nếu thư có tệp đính kèm không có tên trong văn bản thì ghi rõ tên, số tờ và số bản sao; Nếu có nhiều ứng dụng, chúng sẽ được đánh số, ví dụ:
Nếu các ứng dụng bị ràng buộc thì số lượng tờ sẽ không được chỉ định.
Nếu một tài liệu khác được đính kèm với tài liệu cũng có tệp đính kèm, một ghi chú cho biết sự hiện diện của tệp đính kèm sẽ được soạn thảo như sau:
Phụ lục: lá thư của Rosarkhiv ngày 05/06/2003 N 02-6/172 và một phụ lục kèm theo, chỉ có 3 trang.
Nếu ứng dụng không được gửi đến tất cả các địa chỉ được chỉ định trong tài liệu, thì một ghi chú về tính khả dụng của nó sẽ được đưa ra như sau:
Ứng dụng: cho 3 l. thành 5 bản. chỉ đến địa chỉ đầu tiên."
Nếu chúng ta đang nói về việc áp dụng các tài liệu, thì thông tin được cung cấp đơn giản là đầy đủ. Nếu bạn đính kèm thông tin trên phương tiện điện tử thì sao? Không cần phải phát minh ra bất cứ điều gì, chúng tôi hành động hoàn toàn theo GOST:
Phụ lục: Quy định của Phòng cho vay khu vực trên thẻ flash 1 bản.
Như bạn có thể thấy, chúng tôi không cho biết số lượng tờ đăng ký vì không có nguy cơ một vài tờ trong số đó sẽ bị thất lạc. Nó là đủ để chỉ ra số lượng phương tiện lưu trữ.
Cuối cùng, nếu bạn gửi thông tin cả trên giấy và điện tử, thông thường bạn nên viết nó như thế này:
Phụ lục: 1. Quy định của Vụ Cho vay khu vực gồm 5 trang. trong 1 bản.
2. Tương tự trên thẻ flash trong 1 bản.
Vì vậy, thư xin việc và các tài liệu đính kèm là các tài liệu độc lập, mỗi tài liệu đều có dữ liệu đăng ký riêng. Trong nội dung thư xin việc, chúng tôi viết: “Chúng tôi gửi cho bạn một hợp đồng ngày 03/05/2013 số 45,” sau đó lá thư nhận được chỉ mục riêng - một số gửi đi. Bức thư và những phần đính kèm của nó có thể tồn tại mà không cần đến nhau.
Chuẩn bị các tệp đính kèm với các tài liệu khác
Chúng ta đang nói về các phụ lục của hợp đồng, đơn đặt hàng cho các hoạt động cốt lõi, hướng dẫn, v.v. Chúng được thiết kế hơi khác so với những gì được thảo luận ở trên.
Nếu tài liệu yêu cầu có phụ lục thì các tham chiếu đến nó phải có trong văn bản của lệnh, thỏa thuận hoặc hướng dẫn.
Ví dụ: đề cập đến ứng dụng trong hướng dẫn công việc văn phòng:
Hồ sơ được đăng ký vào Sổ đăng ký hồ sơ đến (Phụ lục 10).
hoặc theo thứ tự cho hoạt động chính:
2. Tổ công tác thu thập thông tin theo Mẫu số 1 (Phụ lục 1 kèm theo Lệnh này).
hoặc trong hợp đồng:
3.2. Danh mục vật liệu, thiết bị do Khách hàng cung cấp để thực hiện công việc được nêu tại Phụ lục số 1, là một phần không thể tách rời của Hợp đồng này.
Vì vậy, nếu bạn dự định đính kèm nội dung nào đó vào tài liệu thì phần đính kèm này phải được tham chiếu trong tài liệu. Các tệp đính kèm và tài liệu (ngược lại với thư xin việc) ở đây là một. Nếu không có ứng dụng, sẽ không ai có thể làm việc theo đơn đặt hàng và không ai cần chính các ứng dụng đó nếu không có đơn đặt hàng.
Bản thân ứng dụng không nhận được bất kỳ điểm nào nếu được gửi đến người nhận cùng với thư xin việc.
Trong trường hợp thứ hai, khi tài liệu và phần đính kèm của nó không thể tách rời nhau thì các phần đính kèm sẽ nhận được điểm.
GOST R 6.30-2003 sẽ lại cho chúng ta biết cách thực hiện việc này:
“Trong phần phụ lục của văn bản hành chính (nghị định, mệnh lệnh, hướng dẫn, quy tắc, hướng dẫn, quy định, quyết định), trên tờ đầu tiên ở góc trên bên phải viết “Phụ lục N” cho biết tên của văn bản hành chính, ngày tháng và đăng ký số, ví dụ:
theo lệnh của Rosarkhiv
ngày 05/06/2003 N 319
Được phép in biểu thức “PHỤ LỤC N” bằng chữ in hoa và cũng có thể căn giữa biểu thức này, tên của tài liệu, ngày của nó và số đăng ký so với dòng dài nhất, ví dụ:
thebestsecretary.ru
Cách chuẩn bị hồ sơ tham gia khóa học theo GOST: một số quy tắc quan trọng
Tôi có thể lấy giấy thải ở đâu?
Bạn có muốn biết làm thế nào để vượt qua bài tập của mình mà không gặp vấn đề gì không? Chỉ cần hoàn thành thiết kế có thẩm quyền của ứng dụng trong khóa học là đủ. Cho dù bạn quyết định đặt mua một khóa học hay tự mình hoàn thành nó, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số mẹo về thiết kế chính xác của các bản vẽ, bảng, đồ thị và các tài liệu khác có trong đơn đăng ký sẽ trông như thế nào.
Thiết kế ứng dụng trong bài giảng
Các quy tắc chuẩn bị bài tập và luận văn phần lớn giống nhau. Ví dụ: bạn sẽ phải tuân theo các khuyến nghị GOST tương tự.
Quy tắc thiết kế nhiều ứng dụng
Nếu một số ứng dụng được lên kế hoạch (biểu đồ, hình vẽ, bảng biểu, hình ảnh đồ họa), thì mỗi ứng dụng đó phải được đặt trên một trang riêng.
Hơn nữa, thứ tự trình bày các phụ lục trong tác phẩm phải nhất quán: mỗi trang mới có phụ lục xuất hiện theo thứ tự được tham chiếu trong nội dung chính của tác phẩm.
Quy tắc tiêu đề
Mỗi tờ mới có một ứng dụng phải có tiêu đề riêng. Từ “Phụ lục” được viết ở giữa trên cùng của trang, sau đó là đánh số (theo thứ tự sử dụng trong văn bản).
Quy tắc đánh số ứng dụng
Các ứng dụng được đánh số không phải bằng chữ số Ả Rập mà bằng chữ in hoa của bảng chữ cái tiếng Nga (ví dụ: PHỤ LỤC A). Bạn cũng có thể sử dụng bảng chữ cái Latinh trong tên ứng dụng.
Trong trường hợp này, các chữ cái I không được phép sử dụng. Bất kỳ chữ cái nào trong bảng chữ cái tiếng Nga đều có thể được sử dụng làm số, ngoại trừ: Ё, З, И, О, Ш, ь, ы, Ъ.
Nếu có quá nhiều ứng dụng mà tất cả các chữ cái trong bảng chữ cái (tiếng Nga hoặc tiếng Latin) đã được sử dụng thì việc đánh số có thể được tiếp tục bằng chữ số Ả Rập.
Nhân tiện! Đối với độc giả của chúng tôi hiện có giảm giá 10% cho bất kỳ loại công việc
Quy tắc thiết kế một và nhiều tờ đơn
Nếu hồ sơ chỉ có 1 tài liệu (tờ) thì được ký hiệu như sau: Phụ lục A.
Nếu một ứng dụng có ý định chia thông tin thành các khối thì các phần cấu thành của tài liệu có thể được chia. Việc phân chia xảy ra bằng cách thêm chỉ số Số vào tên (ví dụ: Phụ lục A số 1, v.v.).
Nếu có nhiều ứng dụng trong khóa học thì mỗi trang phải được đánh số riêng (từ đầu đến cuối).
Luôn chú ý đến các hướng dẫn. Chúng sẽ chỉ ra các đặc điểm thiết kế của ứng dụng dành riêng cho trường đại học của bạn. Ví dụ, một số cơ sở giáo dục đại học khuyến nghị định dạng hồ sơ như sau: Phụ lục 1, Phụ lục 2...Phụ lục 7.
Quy tắc định dạng liên kết đến ứng dụng trong bài tập
Khi viết phần văn bản chính vào cuối cụm từ mà ứng dụng sẽ giải thích, cần đánh dấu nơi cần tìm lời giải thích cho nội dung trên. Ví dụ:
Mẫu 1
Mẫu 2
Bây giờ bạn đã biết cách định dạng một ứng dụng trong khóa học của mình. Nói chung, nếu bạn không muốn hiểu biển thông tin, hãy tìm đến các chuyên gia. Và nếu không, chỉ cần làm theo các quy tắc trên và bạn sẽ hạnh phúc.
Đối với hầu hết các ngành khoa học, ứng dụng là một thành phần quan trọng của các bài nghiên cứu, đặc biệt là các luận văn, dự án. Chúng thể hiện rõ ràng chất lượng của nghiên cứu được thực hiện và cho phép bạn đánh giá mức độ chuẩn bị của bạn về chủ đề nghiên cứu. Vì vậy, việc lựa chọn tài liệu cho phần ứng tuyển phải được tiến hành cẩn thận và cẩn thận, vì việc đánh giá tác phẩm của bạn phụ thuộc vào điều này. Ngoài ra, sau khi chọn dữ liệu và tài liệu cần thiết, chúng cần được định dạng chính xác. Khi chuẩn bị bổ sung bằng tốt nghiệp, bạn nên dựa vào GOST 7.32-2001, cũng như các khuyến nghị về phương pháp luận của trường đại học hoặc khoa, vì chúng có thể khác nhau do đặc thù của ngành khoa học.
Ứng dụng: bao gồm những gì?
Phần này phải chứa thông tin chi tiết và làm rõ các phần, tiểu mục của luận án, giải thích các thuật toán hoặc phương pháp nghiên cứu của tác giả. Nhưng thông tin này không thể đưa vào văn bản chính vì nhiều lý do (khối lượng lớn, định dạng trình bày không chuẩn). Dưới đây là danh sách các vật liệu thường được sử dụng làm ứng dụng:
- Bảng (hơn 2/3 trang A4)
- Đồ thị và biểu đồ
- Tính toán và công thức
- Mô tả dụng cụ và thiết bị thí nghiệm
- Phương pháp và hướng dẫn do tác giả xây dựng
- Tài liệu minh họa có tính chất phụ trợ (bản vẽ, sơ đồ, sơ đồ, bản đồ, ảnh)
- Tài liệu tham khảo (mẫu tài liệu doanh nghiệp, báo cáo tài chính,…)
Nguyên tắc thiết kế cơ bản:
1) Đơn đăng ký thường là phần tiếp theo của luận án, nhưng có thể được ban hành dưới dạng tài liệu độc lập.
3) Có mối quan hệ giữa đơn đăng ký và văn bản của bằng tốt nghiệp, mối quan hệ này có thể được thể hiện dưới dạng liên kết đến các tài liệu đăng ký. Các ứng dụng được đặt như chúng được đề cập trong văn bản.
Ví dụ: Trong cơ cấu ngân sách tổng hợp, ngân sách cộng hòa chiếm khoảng một nửa (xem Phụ lục A).
4) Nếu đơn đăng ký là phần tiếp theo của bằng tốt nghiệp thì cần tách biệt phần văn bản chính và tài liệu đồ họa. Để thực hiện việc này, trước phần ứng dụng, hãy đặt một tờ giấy có viết từ Ứng dụng (vị trí trên trang tính có thể khác nhau, cũng như cách viết: Ứng dụng hoặc PHỤ LỤC).
5) Đánh số các phụ lục: có thể đánh số riêng hoặc đánh số liên tục xuyên suốt toàn bộ nội dung của tác phẩm, kể cả phần phụ lục.
6) Mỗi ứng dụng tương ứng với một trang riêng biệt, trên đó có chữ Ứng dụng được viết ở trên cùng ở giữa, cũng như số của nó. Ngoài ra, dưới từ Phụ lục, tiêu đề viết bằng chữ in hoa được chỉ định trên một dòng mới.
Ví dụ:
Phụ lục A
Cơ cấu thu ngân sách vùng Simferopol (2012)
Lời khuyên: hãy nghiên cứu kỹ các khuyến nghị về phương pháp luận của bộ phận của bạn, vì thiết kế có thể khác nhau. Vị trí của từ Ứng dụng trên trang (ở góc trên bên phải hoặc ở giữa), chính tả - Ứng dụng hoặc PHỤ LỤC, ký hiệu chữ và số của ứng dụng.
7) Theo GOST, chữ in hoa của bảng chữ cái tiếng Nga được sử dụng để chỉ định các ứng dụng, nhưng vẫn có những trường hợp ngoại lệ: E, Z, I, O, CH, L, Y, Ъ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các chữ cái trong bảng chữ cái Latinh (ngoại trừ I và O). Nếu bạn đã sử dụng hết nguồn cung cấp chữ cái, bạn có thể chỉ định các ứng dụng bằng chữ số Ả Rập.
Mẹo: Trong phần ứng dụng, bạn không nên hướng dẫn theo nguyên tắc càng nhiều càng tốt. Tốt hơn là chọn những thông tin thực sự cần thiết tiết lộ bản chất nghiên cứu của bạn. Nên đưa 8-10 phụ lục vào bằng tốt nghiệp của bạn.
8) Một ứng dụng trong văn bản được chỉ định là Phụ lục A
9) Nếu văn bản của ứng dụng rất đồ sộ thì có thể chia nó thành các phần nhỏ hơn (phần, tiểu mục, đoạn, tiểu đoạn). Trong mỗi ứng dụng, chúng được đánh số. Ký hiệu chữ cái được đặt trước số.
Ví dụ: Phụ lục B 1.1
10) Một đơn có thể gồm nhiều tờ, sau đó bạn phải cho biết:
A) nếu có 2 tờ thì ở tờ thứ hai ghi phần cuối của Phụ lục B;
B) nếu có nhiều hơn 2 tờ thì ở tờ thứ hai trở đi bạn phải ghi Phần tiếp theo của Phụ lục B, còn ở tờ cuối cùng đừng quên ghi Phần cuối của Phụ lục B.
Xin chào các bạn! Hôm nay chúng ta sẽ nói về việc thiết kế đơn xin cấp bằng tốt nghiệp theo GOST. Cụ thể, chúng ta sẽ xem xét các câu hỏi như:
- Bổ sung bằng tốt nghiệp là gì?
- Làm thế nào để sắp xếp nó theo GOST?
- Nó nằm ở đâu và như thế nào?
Chúng tôi cũng sẽ xem xét các câu hỏi khác sẽ giúp bạn vượt qua rào cản bảo vệ. Trước tiên, chúng ta hãy xem câu hỏi sau đây....
Bổ sung bằng tốt nghiệp là gì?
Phụ lục là một phần của dự án luận án bao gồm tài liệu không vừa với nội dung chính của văn bản vì nó quá lớn.
Nó cũng là một bổ sung tuyệt vời cho dự án luận án của bạn. Thông thường học sinh tự nghĩ xem nó sẽ bao gồm những điểm gì. Nhưng tôi vẫn khuyên bạn nên phối hợp chúng với người giám sát của bạn.
Nó bao gồm các vật liệu sau:
- Tính toán thể tích và bảng
- Đồ họa - bản vẽ, sơ đồ, mô hình, v.v.
- Nguồn thông tin - báo cáo, đơn đặt hàng, mã, v.v.
- Các tài liệu bổ sung được sử dụng trong quá trình nghiên cứu - câu trả lời, bảng câu hỏi, bảng câu hỏi, v.v.
Tôi nghĩ mọi thứ đều rõ ràng ở đây. Nói chung, ứng dụng bao gồm tất cả các tài liệu lớn không vừa trên một tờ giấy A4.
Cần đặc biệt chú ý vì điều này đóng một vai trò lớn trong bằng tốt nghiệp, khiến nó trở nên dễ hiểu hơn.
Quy định đăng ký
- Và như vậy, việc áp dụng vào cấu trúc của văn bằng được đưa ra sau nguồn tài liệu. Trong hầu hết các trường hợp, nó không được nộp cùng với bằng tốt nghiệp mà được đặt trong một cặp riêng, nhưng nếu được phép nộp thì hãy tách nó ra khỏi bằng tốt nghiệp bằng một tờ giấy trắng.
- Nếu tài liệu không phù hợp với định dạng trang A4 tiêu chuẩn thì quy tắc GOST cho phép sử dụng các định dạng khác - A3, A1.
- Số trang được đặt ở góc trên bên phải. Mỗi ứng dụng bắt đầu trên một trang mới. Ở giữa có ghi “ỨNG DỤNG”. Nếu một trang không vừa với trang đầu tiên, thì nó sẽ được chuyển sang trang thứ hai và được thêm vào - “TIẾP TỤC PHỤ LỤC”, và trên trang cuối cùng - “PHỤ LỤC KẾT THÚC”.
- Nếu nên đặt nhiều tài liệu đồ họa thành một thì chúng phải được đánh số sao cho mỗi hình minh họa đều riêng biệt.
- Các ứng dụng và nội dung của dự án văn bằng được liên kết bằng chữ in hoa của bảng chữ cái tiếng Nga. Trong những trường hợp cực kỳ hiếm hoi, nó được phép sử dụng chữ số Latinh và Ả Rập.
Các chữ cái ngoại lệ của bảng chữ cái tiếng Nga: Ъ; b; Y; Này; VỀ; Z; J và Ch
Các chữ cái ngoại lệ Latin: I và O
- Văn bản có thể được chia thành các đoạn văn và tiểu đoạn.
- Các tiêu đề được thiết kế theo cùng một phong cách.
- Làm cho nó dễ đọc và dễ hiểu.
- Giải mã tất cả các ký hiệu cho bảng, hình và sơ đồ.
- Đừng quên và ghi rõ trong nội dung bằng tốt nghiệp
- Không đổ nước, chỉ đổ những vật liệu cần thiết nhất.
- Bám sát một định dạng. Hãy hỏi khoa đại học của bạn.
Ví dụ: cách thiết kế bản vẽ, sơ đồ, bảng biểu đúng cách
"Phụ lục A"
Sau đó, từ một dòng mới, từ một đoạn văn - “Bảng A.1 - kết quả của kế hoạch sản xuất đã hoàn thành của nhà máy ShZMK LLC cho năm 2016 -2017.” Hãy tưởng tượng rằng cái bàn không vừa. Phải làm gì? Chúng tôi chuyển nó sang một trang khác và gắn nhãn “Tiếp tục Bảng A.1”. Chúng tôi hoàn thành nó và đánh dấu trang cuối cùng là “Cuối Bảng A.1”
Ứng dụng cũng có thể chứa các bản vẽ; chúng sẽ được ký hiệu là “Hình A.2”
Đăng ký vào mục lục của bằng tốt nghiệp
Định dạng liên kết
Chà, có vẻ như vậy là hết rồi. Hẹn sớm gặp lại!
Trân trọng, Alexey!
Một yếu tố quan trọng của đồ án tốt nghiệp là các ứng dụng thể hiện rõ ràng nghiên cứu được thực hiện bởi sinh viên. Ứng dụng củng cố ấn tượng tích cực của giáo viên về mức độ chuẩn bị của tác giả và chất lượng của tác phẩm. Ngoài nội dung của ứng dụng, điều cực kỳ quan trọng là phải định dạng chúng chính xác và phù hợp với các quy tắc GOST. Các quy tắc chính để thiết kế ứng dụng được mô tả dưới đây.
Phụ lục văn bằng, nó là gì và tại sao sinh viên cần nó?
Phụ lục là một phần riêng biệt chứa các tài liệu bổ sung, thường trực quan, về các phương pháp và thuật toán nghiên cứu do tác giả phát triển. Nó chứa những thông tin không thể định dạng theo tiêu chuẩn của toàn bộ tác phẩm, chẳng hạn như bản vẽ hoặc hình ảnh không vừa với định dạng trang A4.
Phần này là một bổ sung tuyệt vời giúp cải thiện chất lượng công việc và ấn tượng chung về nó. Mặc dù thực tế là nội dung của ứng dụng có thể không được định dạng theo tiêu chuẩn, nhưng điều quan trọng là phải định dạng chính xác thông tin về ứng dụng này, với sự tham khảo ý kiến của giáo viên và được hướng dẫn theo các yêu cầu trong sách hướng dẫn (GOST).
Những gì được bao gồm trong phần bổ sung bằng tốt nghiệp
Chúng chứa bất kỳ thông tin bổ sung nào về dự án bằng tốt nghiệp. Cả tài liệu đồ họa và tài liệu phát tay, ví dụ về các công cụ được sử dụng để tiến hành nghiên cứu, tính toán chi tiết hơn, v.v. đều được chấp nhận.
Thông thường, phần “Ứng dụng” bao gồm:
- Đồ thị và biểu đồ;
- Bàn quá lớn;
- Tính toán chi tiết bằng công thức;
- Tính toán trung gian;
- Thông tin về dụng cụ, thiết bị sử dụng trong nghiên cứu;
- Kết luận có tính chất đo lường;
- Mô tả chi tiết về phương pháp nghiên cứu hoặc giải pháp của tác giả đối với các vấn đề đặt ra;
- Thông tin đồ họa hỗ trợ bổ sung dưới dạng bản đồ, ảnh, bản vẽ, v.v.;
- Bản sao các tài liệu tham khảo (báo cáo thống kê của doanh nghiệp,…)
Tất cả các tài liệu được trình bày trong ứng dụng làm cho luận án trở nên chi tiết và chi tiết hơn. Họ đưa ra ý tưởng về quá trình suy nghĩ của học sinh khi tiến hành nghiên cứu. Hội đồng cấp bằng thường đánh giá mức độ chính xác và khéo léo của sinh viên trong việc sử dụng đơn đăng ký khi bảo vệ bằng tốt nghiệp, điều này ảnh hưởng đến điểm số.
Cách hoàn thành phần bổ sung bằng tốt nghiệp theo các quy tắc và yêu cầu của GOST
Mặc dù thực tế là các ứng dụng thường được soạn thảo theo yêu cầu GOST nhưng chúng hoàn toàn không phức tạp. Nguyên tắc chính là tuân thủ các yêu cầu cơ bản.
GOST 2.301 quy định rằng định dạng trang tính khi soạn thảo ứng dụng có thể là A4, A3, A1, v.v. Nhưng các định dạng trang tính không chuẩn chỉ có thể được sử dụng nếu thông tin thực sự không thể nằm trên khổ A4 tiêu chuẩn. Số lượng phụ lục có thể là bất kỳ, nhưng đủ để trình bày đầy đủ chủ đề của luận án (GOST 2.109).
Nói chung, bạn cần tuân thủ các quy tắc sau:
1. Đơn đăng ký không cần phải nộp cùng với phần chính của luận án. Chúng nên được đặt trong một thư mục riêng biệt.
2. Mỗi đơn là một tờ mới có chữ “PHỤ LỤC” được viết ở giữa (bằng chữ in hoa).
3. Các ứng dụng không được đánh số mà được đánh dấu bằng các chữ cái theo thứ tự bảng chữ cái ngoại trừ ё, з, й, о, х, ь, ъ, ы (GOST 2.109).
4. Để chỉ định, bạn có thể sử dụng bảng chữ cái Latinh, ngoại trừ các chữ cái i, o.
5. Trong những trường hợp đặc biệt, khi không có đủ bảng chữ cái, việc sử dụng chữ số Ả Rập có thể chấp nhận được nhưng không khuyến khích.
6. Ngay cả khi chỉ có một ứng dụng, nó vẫn cần được chỉ định bằng chữ A.
7. Trong ứng dụng, bạn có thể chia văn bản thành các đoạn văn.
8. Cần duy trì cùng một kiểu tiêu đề cho tất cả các ứng dụng.
9. Nếu đơn được làm thành nhiều tờ thì mỗi tờ tiếp theo sẽ được ghi là “Tiếp theo Phụ lục B” và “Cuối Phụ lục B”.
Hãy nhớ rằng, thiết kế ứng dụng phù hợp có thể ảnh hưởng đáng kể đến điểm tốt nghiệp của bạn.
Ví dụ thiết kế:
Định dạng phụ lục vào mục lục bằng tốt nghiệp
Cấu trúc của bằng tốt nghiệp được phản ánh trong mục lục của nó, trong đó cũng cần phải chỉ ra sự hiện diện của các đơn đăng ký. Tất cả các tài liệu bổ sung trong phần phụ lục được liệt kê cuối cùng sau danh sách tài liệu tham khảo. Điều rất quan trọng là liệt kê tất cả các ứng dụng, cho biết số và tên của chúng. Ví dụ: nếu bạn có ứng dụng A, B, C, D và E thì tất cả chúng cần được liệt kê theo một trình tự rõ ràng trong nội dung. Sau chữ cái chỉ định ứng dụng (A, B, C, v.v.), tên của nó được viết, tức là. tiêu đề được chỉ định trong ứng dụng.
Ví dụ thiết kế:
Đăng ký các liên kết đến ứng dụng bằng tốt nghiệp
Văn bản của bằng tốt nghiệp phải chứa các liên kết đến tất cả các ứng dụng. Việc này được thực hiện như sau: “có thể xem thông tin chi tiết hơn về bảng cân đối kế toán trong Phụ lục A.” Bản thân Phụ lục A phải có bảng cân đối kế toán chi tiết này.
Quan trọng! Trình tự của các ứng dụng được xác định bởi trình tự xuất hiện của các liên kết đến chúng trong văn bản.
Ví dụ thiết kế:
Hướng dẫn chi tiết cách điền phụ lục bằng tốt nghiệp
- Khi điền vào mặt trước, bạn phải ghi đầy đủ họ, tên và họ hàng trong trường hợp chỉ định.
- Cần có ngày sinh đầy đủ của học sinh. Việc này được thực hiện theo một thứ tự xác định chặt chẽ: ngày sinh được viết dưới dạng số đầy đủ (10), tháng được biểu thị bằng chữ (Tháng 12) và năm được biểu thị đúng ở định dạng bốn chữ số, sau mà từ “năm” trong từ là bắt buộc - 1991.
- Có một cột riêng để ghi hồ sơ hoàn thành, trên cơ sở đó có lệnh ghi danh học sinh vào cơ sở giáo dục phù hợp - “Tài liệu trước đây về giáo dục”. Trong dòng này, bạn cần chỉ ra và ghi lại tên đầy đủ của nơi học trước đó, cũng như năm hoàn thành. Đó có thể là: giấy chứng nhận hoàn thành công việc của một cơ sở giáo dục - trường học.
- Trong một số trường hợp, các kỳ thi tuyển sinh phù hợp được cung cấp cho một danh sách các lĩnh vực học tập cụ thể. Cột này có thể để trống vì không phải tất cả các chuyên ngành đều yêu cầu bài kiểm tra đầu vào. Theo thông tin trên, cột này được điền hoặc bỏ qua khi điền.
- Có một dòng riêng cho biết năm nhập học và năm tốt nghiệp của cơ sở giáo dục đại học tương ứng. Tất cả những ngày này được biểu thị bằng định dạng số gồm bốn chữ số, theo năm nhập học và tốt nghiệp của sinh viên tương ứng.
- Có một cột riêng ghi rõ thời gian học tại cơ sở giáo dục liên quan. Tùy theo hình thức đào tạo, thời gian đào tạo có thể kéo dài từ 4 đến 5 năm.
- Cột “Định hướng” được điền dựa trên hướng học tập mà sinh viên tốt nghiệp hoàn thành tại cơ sở giáo dục đại học liên quan.
- Cột “Chuyên ngành” được điền độc quyền bởi các học viên thạc sĩ và những người đã hoàn thành chương trình đào tạo chuyên ngành (5 năm). Cử nhân điền vào dòng này với từ “không được cung cấp”. Nghiêm cấm viết mã chuyên môn vào cột này.
- Có một cột riêng dành cho các khóa học đã hoàn thành trong toàn bộ thời gian học. Tất cả các tác phẩm phải được liệt kê ở đây, cho biết tên và xếp hạng tương ứng, luôn ở dạng viết hoa.
- “Thực hành” - tất cả các bài thực hành đều được chỉ định, cũng như các loại bài thực hành mà học sinh đã hoàn thành trong quá trình học tập, cũng như thời gian thực hiện và các đánh giá tương ứng.
- Có một cột riêng cho các bài kiểm tra cuối cấp của tiểu bang, trong đó tất cả các tiêu đề bài kiểm tra có liên quan đều được chỉ định, cũng như điểm tương ứng cho mỗi bài kiểm tra, luôn ở dạng viết hoa.
- Có một cột riêng liên quan đến thời gian viết tác phẩm đủ tiêu chuẩn; ở đây cần ghi rõ thời gian thực hiện văn bản này. Ngày mà tác phẩm cuối cùng được bảo vệ, tên đầy đủ của tác phẩm cũng như cấp bậc, ở dạng viết hoa, cũng được ghi rõ.
- Trong cột thích hợp, bạn phải chỉ ra tất cả các môn kiểm tra dựa trên sổ điểm và đánh dấu chúng.
ghi chú
Cần phải nêu rõ tất cả các chỉ định cần nêu khi điền, có thể là tên chuyên ngành hoặc tên môn học - nói theo cách thông thường là cần thiết không có dấu ngoặc kép.
Nếu trong quá trình học của bạn, một số lượng lớn các khóa học đã được hoàn thành, do đó không thể đưa vào các cột nhất định, thì chúng có thể được ghi ở mặt sau của phần bổ sung bằng tốt nghiệp sau danh sách các ngành tín chỉ.
Sau khi điền vào mẫu đơn này, bạn cần xem lại và kiểm tra lại một lần nữa để tránh xảy ra sự cố.
Phần kết luận
Vì vậy, việc chuẩn bị hồ sơ cho luận án của bạn không hề khó khăn chút nào. Cái chính là chúng có ý nghĩa, chất lượng cao và đều có sự liên kết trong nội dung tác phẩm.
