Thực đơn
trang chủLỗi

Các loại luồng thông tin chính trong một tổ chức Môn học: Luồng thông tin và luồng tài liệu trong doanh nghiệp. Quản lý doanh nghiệp: Chế độ xem hệ thống

Quản lý thông tin đề cập đến việc tổ chức và sử dụng các hệ thống hỗ trợ thông tin cho các quy trình sản xuất và kinh tế tại doanh nghiệp. Nó dựa trên cách tiếp cận hệ thống bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến quy trình lập kế hoạch và quản lý nhằm cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin liên quan. Mỗi doanh nghiệp phải có chiến lược tích hợp thông tin hỗ trợ ra quyết định riêng, được xác định bởi dữ liệu hộ chiếu của sản phẩm, vòng đời và công nghệ sản xuất, phương pháp xử lý dữ liệu đã chọn, phương tiện truyền thông tin đến khách hàng và đối tác cũng như các yếu tố khác.

Tầm quan trọng của việc hỗ trợ thông tin cho quá trình logistics là vô cùng quan trọng. Nhấn mạnh tầm quan trọng độc lập của việc quản lý các luồng thông tin và nguồn lực để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, nhiều chuyên gia nhấn mạnh đến hậu cần thông tin đặc biệt.

Thật vậy, ở trung tâm của luồng nguyên liệu được quản lý hiệu quả phải có luồng thông tin được quản lý hiệu quả. Có ba lựa chọn cho sự tương tác giữa các luồng vật chất và thông tin, khi thông tin đi trước, đi kèm và giải thích luồng vật chất sau khi nó đi qua.

Luôn cập nhật luồng thông tin trước tài liệu nhằm mục đích loại bỏ các tắc nghẽn trong quá trình sản xuất. Luồng thông tin chuyển tiếp theo hướng ngược lại thường chứa thông tin về lệnh; Luồng thông tin nâng cao theo hướng chuyển tiếp là những thông điệp sơ bộ về việc hàng hóa sắp đến.

Kèm theo đó, khi đồng thời với luồng nguyên liệu có thông tin về các thông số định lượng và định tính của luồng nguyên liệu, nó cho phép bạn xác định nhanh chóng và chính xác các mặt hàng tồn kho và hướng chúng đến đích.

Việc truyền một luồng thông tin có độ trễ so với luồng thông tin thường chỉ được phép để đánh giá luồng thông tin sau. Theo dòng nguyên liệu theo hướng ngược lại, thông tin có thể chuyển tiếp kết quả chấp nhận hàng hóa về số lượng và chất lượng, các khiếu nại, xác nhận, thông tin về giải quyết chung, v.v.

Mục đích của hỗ trợ thông tin trong logistics là có thể quản lý, kiểm soát và lập kế hoạch toàn diện cho việc di chuyển nguyên vật liệu và sản phẩm. Điều này đòi hỏi phải kiểm soát hoàn toàn toàn bộ khối lượng thông tin được tạo ra và truyền đi. Vấn đề ghi chép liên tục kết quả hoạt động của hệ thống ngày càng trở nên cấp bách, tạo điều kiện cho những thay đổi kịp thời trong cả việc xây dựng, thực hiện quy trình sản xuất và phân phối sản phẩm. Ngày nay, những công ty thành công là những công ty có khả năng thu thập và xử lý nhanh chóng thông tin đáng tin cậy (về tình hình tài chính và kho bãi, sự biến động của nguyên vật liệu, giá cả của đối thủ cạnh tranh, v.v.) và sau khi phân tích, đưa ra một quyết định hoặc cái khác - để không bị tụt lại phía sau và vượt lên dẫn trước.

Việc chuyển đổi các tham số và dữ liệu thành thông tin điều khiển tuân theo các nguyên tắc nhất định. Nguyên tắc chính là nguyên tắc về lượng thông tin yêu cầu tối thiểu, dựa trên các nguyên tắc phổ cập và chi tiết thông tin tối ưu. Không kém phần quan trọng là nguyên tắc về độ tin cậy của thông tin được thu thập. Mức độ ngẫu nhiên cao của các sự kiện mới nổi thường dẫn đến các chỉ số không ổn định mang tính chất tạm thời, có thể có tác động đáng kể, mặc dù là tạm thời, đến giá trị của các chỉ số khác. Động lực và sự biến đổi ngẫu nhiên của sản xuất hiện đại đòi hỏi phải tuân thủ nguyên tắc thu thập thông tin sản xuất và thương mại liên tục.

Quản lý luồng thông tin liên quan đến việc thực hiện các chức năng cơ bản điển hình sau:

Lọc luồng, tức là xử lý có chọn lọc một số thông tin, tài liệu và từ chối những thông tin, tài liệu khác;
- tích lũy thông tin và lưu trữ dữ liệu trong một mảng thông tin;
- kết hợp và tách các luồng thông tin trong cấu trúc của hệ thống thông tin và trong mạng truyền thông;
- vận chuyển các luồng thông tin;
- các biến đổi thông tin cơ bản khác nhau;
- xử lý thông tin nhằm thu thập dữ liệu liên quan đến việc thực hiện các hoạt động hậu cần.

Dịch vụ thông tin của hệ thống logistics phải đáp ứng những yêu cầu nhất định của tổ chức.

Những cái chính bao gồm:

A) dịch vụ có hệ thống, được thể hiện:
- tính phức tạp của các loại dịch vụ thông tin, có tính đến bản chất hoạt động của người tiêu dùng và nhiệm vụ họ giải quyết trong quy trình hậu cần;
- đáp ứng toàn diện nhu cầu thông tin nảy sinh của người lao động trong hệ thống hậu cần;
b) độ tin cậy của dịch vụ, bao gồm việc cung cấp thông tin khi ở mỗi giai đoạn của công việc, người tiêu dùng nhận được tất cả thông tin họ cần vào đúng thời điểm và dưới hình thức thuận tiện nhất cho họ;
c) tính đầy đủ của dịch vụ, bao hàm:
- bao quát đầy đủ công việc do người tiêu dùng thực hiện;
- việc cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho người tiêu dùng cụ thể được chọn từ luồng thông tin;
d) sự khác biệt của dịch vụ, bao gồm thực tế là mỗi người tiêu dùng được cung cấp riêng thông tin giúp giải quyết các nhiệm vụ được giao trong quy trình hậu cần.

Các thành phần chính của thành phần thông tin hậu cần là các hệ thống xử lý thông tin và truyền dữ liệu hậu cần. Việc đưa ra quyết định quản lý không chỉ đòi hỏi sự sẵn có của công nghệ thông thường để tạo, thu thập và xử lý dữ liệu mà còn phải tạo ra cơ sở hạ tầng thông tin, tức là tạo ra hệ thống thu thập và xử lý dữ liệu tại các điểm định trước trong chuỗi cung ứng, trao đổi thông tin giữa các điểm và chuyển thông tin đến các cấp quản lý khác nhau.

Sự đa dạng và khối lượng lớn của dữ liệu được thu thập cũng đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống để xử lý chúng. Trên thế giới, cứ sau 2-3 năm, khối lượng thông tin đa dạng được truyền qua cơ sở hạ tầng thông tin và viễn thông tăng gấp đôi. Vấn đề “quá tải thông tin” ngày nay đang được giải quyết bằng cách trích xuất từ ​​toàn bộ mảng dữ liệu những thông tin cần thiết cho nhu cầu của người dùng thông qua việc sử dụng các phương tiện lưu thông tiên tiến, xử lý sâu hơn và cập nhật thông tin kịp thời. Công nghệ hiện đại giúp giải quyết các vấn đề về nén thông tin bên trong và bên ngoài, sử dụng các giao diện khả thi về mặt thương mại và chuyển giao kiến ​​thức chung giữa các đơn vị tổ chức và các đối tác hợp tác.

Sự phát triển nhanh chóng của mạng lưới các hệ thống địa phương với cấu trúc siêu khu vực và thậm chí quốc tế dẫn đến việc từ bỏ các lĩnh vực khoa học máy tính cổ điển và sử dụng rộng rãi viễn thông. Tuy nhiên, việc tạo ra và vận hành một cấu trúc giao tiếp phù hợp là một trong những nhiệm vụ của quản lý thông tin, trái ngược với cách hiểu được chấp nhận chung về quản lý thông tin, trong hậu cần thông tin, các luồng thông tin giữa các hành động (hoạt động) để phối hợp nội bộ và giữa các công ty là ở phía trước.

Xử lý thông tin hậu cần

Trong hệ thống logistics, toàn bộ quá trình chuẩn bị và ra quyết định phần lớn là quá trình xử lý luồng thông tin. Việc xử lý thông tin đầy đủ và kịp thời phải đảm bảo liên lạc ổn định giữa các quy trình cung ứng, tính toán nhu cầu sản xuất và đáp ứng các đơn đặt hàng hiện có. Trong những điều kiện này, lỗ hổng thông tin hoặc việc tiếp nhận thông tin kịp thời có thể dẫn đến gián đoạn việc cung cấp một loại nguồn lực nhất định cho doanh nghiệp, gián đoạn quá trình sản xuất và giảm chất lượng dịch vụ khách hàng.

Không thể quản lý hiệu quả các luồng nguyên vật liệu nếu không có hệ thống thông tin mạnh mẽ cung cấp cho các nhà quản lý ở các cấp khác nhau những thông tin cần thiết và đáng tin cậy để lập kế hoạch và giám sát hoạt động của hệ thống hậu cần. Việc đưa ra quyết định quản lý là điều không thể tưởng tượng được nếu không có sự trao đổi thông tin thích hợp giữa các cấp quản lý khác nhau, không có sự hiện diện của cấu trúc thông tin được xác định bởi hệ thống luồng thông tin giữa nguồn và người nhận từ trên xuống dưới (quản lý quy trình), từ dưới lên trên (quy trình). soát) và giữa các phòng ban song song với các mục đích chức năng khác nhau.

Lý tưởng nhất là hệ thống thông tin đóng vai trò như một “hệ thống thần kinh trung ương”, liên kết kế hoạch sản xuất, hậu cần và bán hàng với nhau, đồng thời cung cấp khả năng quản lý tích hợp các luồng nguyên liệu và thông tin lưu thông trong hệ thống hậu cần.

Hệ thống thông tin doanh nghiệp ngày nay đảm bảo quản lý tối ưu hoạt động sản xuất, tồn kho, phương tiện vận chuyển, chất lượng sản phẩm, phân loại và đóng gói, loại bỏ thời gian ngừng hoạt động, bảo trì sản xuất, v.v. Cô không chỉ lập kế hoạch sản xuất bằng phương pháp cải tiến, giám sát việc thực hiện kế hoạch công việc, lập bản đồ công nghệ, quản lý tài chính và nguồn lao động mà còn thực hiện một số chức năng “phi sản xuất”. Chúng bao gồm kiểm soát dịch vụ sau bán hàng, phân phối thành phẩm và tiếp thị.

Cần phải nhớ rằng việc tạo ra một hệ thống thông tin doanh nghiệp đòi hỏi chi phí đáng kể, việc biện minh cho điều này phụ thuộc vào việc xác định rõ ràng nhu cầu thông tin của hậu cần.

Quá trình xác định nhu cầu thông tin có thể được thể hiện dưới dạng “sự đánh đổi” giữa chi phí để có được thông tin liên quan và lợi ích từ việc giảm thiểu rủi ro do tính sẵn có của thông tin này mang lại. Các câu hỏi về lượng thông tin được lưu trữ trong hệ thống thông tin, tốc độ truyền tải, xử lý, v.v., đều được giải quyết theo cách tương tự.

Đồng thời, khi xây dựng hệ thống thông tin cần tính đến nhu cầu về số lượng và chất lượng thông tin ở các cấp độ khác nhau trong cơ cấu phân cấp quản lý là không giống nhau. Điều này có nghĩa là hệ thống thông tin phải cung cấp cho mỗi cấp độ phân cấp thông tin cần thiết để đưa ra quyết định ở cấp độ cụ thể đó.

Hệ thống thông tin hiện đại về cơ bản là kết quả của sự phát triển tiến hóa của hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động. Điều kiện kinh tế mới đã dẫn đến những thay đổi trong nhiệm vụ quản lý doanh nghiệp. Kết quả là, các yêu cầu mới đối với hệ thống thông tin tự động đã nảy sinh.

Hệ thống thông tin hiện đại được sử dụng để quản lý sản xuất và hậu cần tích hợp, đảm bảo quy trình kinh doanh hợp lý.

Công nghệ thông tin hiện đại mang lại ba lợi ích. Đây là việc giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa các quy trình kinh doanh, bao gồm cả việc “nén” kịp thời, đảm bảo hoàn thành đơn hàng với số lượng và thời gian yêu cầu, đảm bảo chất lượng sản phẩm thông qua chất lượng công nghệ sản xuất và quản lý.

Việc giới thiệu hệ thống quản lý doanh nghiệp tự động cho phép bạn tăng doanh số bán hàng ít nhất 15% và hiệu quả kinh tế từ việc giảm lỗ sẽ bù đắp mọi chi phí của hệ thống trong vòng 1-2 quý sau khi bắt đầu hoạt động hoàn toàn. Đồng thời, tổn thất hoạt động hoặc lợi nhuận bị mất giảm 80-90% và tổn thất chiến lược giảm 60-90%.

Ví dụ, các nghiên cứu cho thấy hiệu quả tổng thể của việc triển khai hệ thống bằng cách giảm tổn thất trong quá trình bán hàng là ít nhất 2% doanh thu. Điều này chủ yếu là do giảm thiểu tổn thất do gián đoạn trong việc giao sản phẩm do thất bại và sai sót trong kế hoạch cung ứng, thông tin không đầy đủ hoặc bị mất, do tốc độ xử lý ứng dụng thấp, tính linh hoạt thấp trong việc tính đến nhu cầu của khách hàng, v.v. . Con số gần như tương tự thu được khi tính toán hiệu quả kinh tế của việc giảm tổn thất trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho. Hệ thống cho phép bạn nhận, ở chế độ giám sát, thông tin về trạng thái của một nguồn nguyên liệu cụ thể ở bất kỳ vị trí lưu trữ nào theo tất cả các tài liệu bên ngoài và nội bộ về chuyển động của nó, cho phép bạn đảm bảo chế độ kiểm kê liên tục.

Hệ thống thông tin phải đảm bảo ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ thông tin cần thiết cho việc ra quyết định quản lý.

1. Đối tượng của công việc hậu cần thông tin là luồng thông tin.

Luồng thông tin - Cái này toàn bộ lưu thông trong hệ thống logistics, giữa nó và môi trường bên ngoài tin nhắn, cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát các hoạt động logistics.

Tổ chức các luồng thông tin là một công việc tốn kém. Số tiền lớn được chi cho việc hình thành, truyền tải, tiếp nhận, lưu trữ và phân tích.

Các luồng thông tin chảy trong không gian thông tin. Nó rộng lớn và thực tế bao phủ toàn bộ địa cầu và phần không gian được khám phá. Việc sử dụng không gian này không phải là vấn đề đơn giản, nó đòi hỏi phải có các quyết định liên bang về việc sử dụng thông tin liên lạc trên lãnh thổ của mỗi quốc gia - các tuyến giao thông (đường sắt, đường thủy, đường hàng không), thông tin liên lạc không gian, các đường dây điện báo và chuyển tiếp vô tuyến, v.v. những thông tin liên lạc này (ví dụ, gửi thư đến Pháp qua lãnh thổ Litva, Ba Lan và Đức) là một công việc tốn kém.

Việc tạo ra và duy trì cơ sở vật chất và kỹ thuật ở điều kiện phù hợp để đảm bảo sự di chuyển của các luồng thông tin là một quá trình tốn nhiều vốn và lâu dài.

Tin nhắn. các thành phần của dòng thông tin được thực hiện trên các phương tiện truyền thông khác nhau.

→ văn bản giấy truyền thống;

→ tài liệu điện tử (băng từ và giấy - đục lỗ, thẻ đục lỗ);

→ miệng:,

→ Điện thoại;

→ lời nói (giao tiếp không cần điện thoại).

Trong hậu cần, những điều sau đây được phân biệt: các loại luồng thông tin tùy thuộc vào:

→ tùy thuộc vào loại hệ thống được kết nối bởi dòng chảy:

nằm ngang(luồng thông tin bao gồm các thông điệp giữa các đối tác trong quan hệ kinh tế một cấp quản lý: doanh nghiệp-nhà cung cấp và doanh nghiệp-người tiêu dùng nguyên vật liệu hoặc giữa họ với người trung gian trong quá trình lưu thông hàng hóa);

thẳng đứng(luồng thông tin bao gồm tin nhắn đến từ phía trên từ cơ quan quản lý đến các đơn vị trong hệ thống logistics trực thuộc: từ tổng công ty mẹ đến các công ty con...);

→ những nơi đi qua:

bên ngoài(các luồng thông tin chảy vào môi trường, bên ngoài liên quan đến ĐẾN hệ thống hậu cần. Do đó, các luồng thông tin theo chiều ngang của các thông điệp từ các doanh nghiệp đối tác (các hệ thống hậu cần khác) là bên ngoài liên quan đến ĐẾN cho đối tác mà chúng được gửi đến và ai sẽ nhận chúng);

Nội địa(luồng thông tin - tin nhắn, tuần hoàn trong một hệ thống hậu cần(doanh nghiệp, trung tâm bán buôn, v.v.). Đối với các hệ thống con hậu cần, các luồng tin nhắn trong hệ thống con là nội bộ, các tin nhắn còn lại dành cho biệt danh là bên ngoài);


→ định hướng liên quan đến hệ thống logistics:

đầu vào(các luồng thông tin được tin nhắn đến vào hệ thống hậu cần hoặc một trong các hệ thống con của nó);

ngày nghỉ(luồng thông tin - tin nhắn sắp ra vượt ra ngoài ranh giới của một hệ thống hậu cần hoặc một trong các hệ thống con của nó);

→ khẩn cấp

bình thường;

khẩn cấp (dấu tương ứng “khẩn cấp” được biểu thị trên phương tiện lưu trữ và đóng vai trò là chỉ báo về mức độ khẩn cấp của tin nhắn);

rất khẩn cấp - “sét” (dấu tương ứng “khẩn cấp”, “sét” được biểu thị trên vật mang thông tin và đóng vai trò là dấu hiệu cho thấy mức độ khẩn cấp của tin nhắn);

→ bí mật (bí mật):

bình thường;

→ ý nghĩa đối với luồng thông tin của tin nhắn bưu chính

đơn giản;

đã đăng ký (được chấp nhận bằng đăng ký, với việc cấp biên nhận cho người gửi về việc chấp nhận của họ, giao cho người nhận dựa trên chữ ký. Các tổ chức truyền thông giám sát tính kịp thời của việc gửi chúng đầy đủ hơn các tin nhắn đơn giản);

có giá trị (có giá bồi thường, trong trường hợp bị mất, các tổ chức truyền thông sẽ trả cho người gửi tin nhắn);

→ tốc độ truyền:

truyền thống (tin nhắn thư);

nhanh chóng (fax, e-mail, điện báo, teletype, điện thoại);

→ phạm vi (tùy thuộc vào điều này, phương thức gửi tin nhắn, chi phí gửi chúng, thứ tự thực hiện, ngôn ngữ của tin nhắn và các tính năng khác của việc chuẩn bị và gửi tin nhắn sẽ khác nhau):

địa phương;

không thường trú;

xa xôi;

quốc tế.

Một vai trò quan trọng trong các luồng thông tin được thực hiện bởi các thông điệp có tính chất tài liệu, thường được soạn thảo trên giấy theo một hình thức nhất định, điền theo cách thức quy định và được xác nhận bằng chữ ký và con dấu của người gửi tin nhắn. Những tin nhắn như vậy được gọi là tài liệu.

2 Luồng thông tin được đặc trưng bởi các chỉ số sau. Làm sao:

→ nguồn gốc xuất xứ;

→ Hướng dòng chảy;

→ tốc độ truyền và nhận;

→ cường độ dòng chảy, v.v.

Các luồng thông tin được đặc trưng bằng cách sử dụng các đánh giá sau.

→ theo nguồn xảy ra;

→ phương hướng;

→ âm lượng;

→ tính định kỳ;

→ thủ tục phê duyệt;

→ thủ tục phê duyệt;

→ thời hạn hiệu lực;

→ thứ tự lưu trữ, v.v.

Nguồn gốc thông điệp có thể khác nhau giữa những người tham gia chuỗi cung ứng và các tổ chức liên quan, những thông điệp của họ ảnh hưởng đến sự di chuyển, tổ chức và sự chấp nhận các dòng chảy. Ví dụ, đây là những báo cáo từ ủy ban lũ lụt về sự cố và sự phá hủy của cây cầu, khiến người ta không thể đi qua nó và phải di chuyển dọc theo một tuyến đường khác.

Đối với Các luồng thông tin có thể theo chiều ngang (qua lại) và theo chiều dọc (từ trên xuống dưới và ngược lại). Theo chiều ngang đề cập đến sự giao tiếp giữa những người tham gia vào quá trình hậu cần cùng cấp - các đối tác bình đẳng. Các luồng thông tin theo chiều dọc chảy giữa các cấp quản lý khác nhau: cấp trên - quản lý và cấp dưới - cấp dưới. Ví dụ: đây là những tin nhắn từ ban quản lý doanh nghiệp đến người quản lý cửa hàng và phản hồi cho họ.

Hướng của luồng thông tin cũng được hiểu theo cách khác: trực tiếp và gián tiếp. Gửi trực tiếp cho đối tác (người quản lý) hoặc người nhận khác - để đáp ứng các yêu cầu có trong tin nhắn. Hướng gián tiếp của luồng thông tin - gửi bản sao tin nhắn để biết thông tin, làm quen với vấn đề này mà không tham gia vào giải pháp của nó.

Có một lựa chọn thứ ba để xác định khái niệm hướng của luồng thông tin - có tính đến người nhận địa lý hoặc lãnh thổ của điểm đến: đến Viễn Bắc, Viễn Đông, Ukraine và các quốc gia khác, hoặc một khu vực (rìa), thành phố hoặc đích đến của tin nhắn.

Khối lượng luồng thông tinđược tính đến theo nhiều cách. Một trong số đó là tính đến quy mô của luồng theo số lượng: tài liệu; tờ trong một dòng; các trang trong một luồng; đống tài liệu. Phương pháp này được sử dụng để xác định khối lượng của các luồng thông tin lớn.

Phương pháp tính toán khối lượng luồng thông tin thứ hai được sử dụng cho các luồng nhỏ. Với nó, âm lượng của luồng được xác định bởi số dòng trong tài liệu - dòng tài liệu hoặc số từ trong tin nhắn - điện tín.

Phương pháp thứ ba - có tính đến số lượng ký tự trong tin nhắn - được ước tính trong hệ thống máy tính theo các đơn vị đo lường đặc biệt để tính đến nhu cầu về phương tiện từ tính, vị trí trong bộ nhớ PC và trong các trường hợp khác.

Tần suất của luồng thông tinđặc trưng cho tần suất hình thành của chúng. Trong logistics, nhiều luồng thông tin chỉ diễn ra một lần, không lặp lại và được tạo một lần cho mỗi luồng nguyên liệu, song song với nó, sớm hơn hoặc muộn hơn một chút. Nhưng một số luồng thông tin trong logistics được xử lý mỗi tháng một lần, hàng quý và với các tần suất khác. Ví dụ, đây là báo cáo về sự di chuyển của các nguồn tài nguyên vật chất.

Các luồng thông tin có tính chất tài liệu đi qua một phạm vi nhất định thủ tục phê duyệt. Vì vậy, các thông điệp dự kiến ​​tại doanh nghiệp đều được phối hợp với quản lý cửa hàng và các thành viên trong ban lãnh đạo doanh nghiệp. Đối với mỗi tài liệu, các quy tắc nhất định thường được thiết lập để thống nhất về nội dung dự kiến ​​của nó.

Mỗi thông điệp tài liệu của luồng thông tin tán thành (đã ký) bởi một số người: tổng giám đốc, giám đốc điều hành, cấp phó của họ, v.v. Nếu không có chữ ký thích hợp, văn bản không có hiệu lực.

Một số tài liệu có hiệu lực, vượt quá giới hạn đó chúng trở nên vô hiệu. Đó là giấy phép, hạn ngạch, quyền ngồi trên xe, một số thông báo ồ khả năng đặt hàng, quyền yêu cầu hàng hóa bị đánh cắp, v.v. Những tài liệu như vậy chỉ có thể được sử dụng trong thời hạn hiệu lực của chúng.

Nhưng hầu hết các luồng thông tin không áp dụng cho các tài liệu đó và thể hiện các thông điệp thông báo cần thiết để quản lý các luồng vật chất: chúng tiết lộ đặc điểm của các luồng này và trạng thái di chuyển của chúng đến một địa điểm giao hàng nhất định.

Khác nhau và lệnh lưu trữ thông điệp được gửi trong luồng thông tin. Một số tin nhắn được thu thập thành các gói riêng biệt, một số khác được lưu trữ trên phương tiện từ tính và dưới các dạng khác.

Thời gian lưu trữ thông tin khác nhau: một, hai năm, năm năm, vĩnh viễn (mãi mãi), v.v.

3. Bạn có thể kiểm soát luồng thông tin 1.

→ thay đổi hướng dòng chảy;

→ giới hạn tốc độ truyền ở tốc độ thu tương ứng;

→ giới hạn lưu lượng ở mức dung lượng của một nút hoặc một đoạn đường riêng lẻ.

4. Các luồng thông tin trong logistics được hình thành theo dòng vật chất. Người ta tin rằng mỗi luồng vật chất tương ứng với một luồng thông tin. Sự tương ứng như vậy không phải lúc nào cũng đẳng cấu (hoàn chỉnh).

Thông thường các luồng thông tin và vật chất xảy ra trong những khoảng thời gian khác nhau. Do đó, luồng nguyên liệu có thể đến một địa điểm nhất định nhưng tài liệu cho luồng đó có thể chưa được chuyển đến đây. Sau đó, dòng vật liệu được xem xét giao hàng không có hóa đơn, được người nhận chấp nhận để lưu giữ an toàn và chỉ khi đó, sau khi tài liệu đến, tài liệu được gửi đến mới được kiểm tra sự phù hợp với các tài liệu này.

Cũng có thể ngược lại: tài liệu cho hàng hóa đã đến đích nhưng dòng nguyên liệu vẫn đang trên đường đi. Những chứng từ như vậy được ghi lại làm cơ sở để hạch toán “hàng tồn kho đang quá cảnh” và sau khi hàng hóa đến, chúng sẽ được xác minh thành phần và khối lượng của nó.

Lựa chọn ưu tiên là thúc đẩy các luồng thông tin so với sự chuyển động của các luồng vật chất.Điều này cho phép bạn chuẩn bị tốt hơn. ĐẾN chấp nhận hàng hóa. Trên thực tế, các luồng thông tin không phải lúc nào cũng đi trước.

Các luồng thông tin phải phù hợp với các luồng vật chất xét về đặc điểm của các luồng này. Nhưng những thư từ như vậy không phải lúc nào cũng tồn tại: trong một số trường hợp, các tài liệu được soạn thảo chung cho một số người tiêu dùng nhận và sau đó chúng phản ánh thông tin, một số thông tin trong số đó là dư thừa đối với mỗi cá nhân người nhận các tài nguyên này.

Luồng thông tin là một tập hợp các thông điệp lưu chuyển trong hệ thống tổ chức cần thiết cho việc quản lý và kiểm soát. Luồng thông tin có thể tồn tại dưới dạng văn bản giấy và văn bản điện tử.

Các loại luồng thông tin

Một doanh nghiệp hiện đại được thấm nhuần triệt để các dòng nguyên liệu, tức là sự di chuyển của các nguồn nguyên liệu, công việc đang tiến triển và thành phẩm.

Các luồng thông tin trong một doanh nghiệp hiện đại được tạo ra bởi các luồng vật chất và thể hiện các luồng thông điệp bằng lời nói, tài liệu và các hình thức khác giữa các liên kết trong cơ cấu tổ chức của công ty và giữa công ty với môi trường bên ngoài. Ở dạng tổng quát nhất, chúng ta có thể phân biệt:

1. Khối hậu cần.

2. Khối chiến lược.

3. Khối tài chính.

Hãy xem xét nội dung gần đúng của các luồng thông tin. Đầu tiên, hãy chỉ định mô hình thông tin của một trong những lĩnh vực quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp - khối hậu cần (Hình 2.4).

Hình 2.4 - Mô hình thông tin của quy trình quản lý đấu thầu

Theo nghiên cứu hiện đại, mô hình thông tin của quy trình quản lý mua sắm được coi là bao gồm một số thành phần.

Khối đầu tiên- Thông tin đến:

1. "Dữ liệu tồn kho" - cơ sở dữ liệu về lượng dự trữ sẵn có.

2. “Yêu cầu của doanh nghiệp” - nộp yêu cầu cung cấp vật tư.

3. “Dự kiến ​​khối lượng sản xuất, dịch vụ” - chương trình sản xuất.

4. “Thông tin về nguồn cung cấp” - danh mục, cơ sở dữ liệu và các nguồn thông tin khác về nhà cung cấp.

5. “Thông tin về tiến độ thực hiện đơn hàng, hợp đồng” - thông tin cung cấp về tiến độ thực hiện các hợp đồng cung cấp sản phẩm đã ký kết.

6. “Sản phẩm được cung cấp” - sản phẩm được cung cấp theo hợp đồng.

Khối thứ hai- Thông tin đầu ra:

1. “Đơn bị từ chối” - đơn của các bộ phận bị từ chối vì nhiều lý do khác nhau (không có căn cứ, không thể thực hiện, từ chối của nhà cung cấp, v.v.).

2. “Hợp đồng, thỏa thuận” - hợp đồng cung cấp đã ký kết.

3. “Chứng từ tài chính” - chứng từ tài chính cho hợp đồng đã ký kết (hóa đơn tạm ứng, hóa đơn phải trả).

4. “Hàng về kho” - nhận hàng đã qua kiểm soát nhập kho vào kho.

5. “Trả hàng” - trả lại hàng kém chất lượng hoặc không đúng hợp đồng cho nhà cung cấp.

6. “Cập nhật số liệu về trữ lượng” - thông tin cập nhật về trữ lượng vào cơ sở dữ liệu.

Khối điều khiển bao gồm:

1. “Tiêu chuẩn cung cấp” - tiêu chuẩn được thiết lập cho việc tiêu thụ tài liệu (sách tham khảo, sách hướng dẫn, v.v.).

2. “Điều kiện mua sắm được chấp nhận” - điều kiện giao hàng được chấp nhận (chi phí, thời gian, v.v.).

3. “Thỏa thuận dài hạn” - các thỏa thuận dài hạn, quan hệ đối tác và các điều kiện cung cấp đã được thiết lập khác.

4. “Tiêu chuẩn chất lượng” - tiêu chuẩn chất lượng được thiết lập.

Các bộ phận làm việc với các luồng thông tin này cũng được thể hiện trong Hình 2.5. Đó là các “Phòng Hậu cần”, “Phòng Kế hoạch kinh tế” (“Phòng Kế hoạch”), “Phòng Kế toán” và “Kho”; ngoài ra, các đơn vị đặt hàng gửi yêu cầu cung cấp (“Sản xuất” và các đơn vị khác).

Luồng thông tin là tập hợp các thông điệp phản ánh khách quan sự phát triển của các quy trình nghiệp vụ được truyền tải qua các kênh truyền thông phục vụ quản lý. Các luồng có thể được thẳng(từ hệ thống con điều khiển đến hệ thống con được điều khiển) và đảo ngược(từ hệ thống con điều khiển đến hệ thống con điều khiển).

Giá trị của thông tin được xác định bởi một chỉ báo xác suất phức tạp trong thời gian P(t) là hàm của xác suất nhận được thông tin kịp thời P c, tính đầy đủ của nó P p và độ tin cậy P:

Vì vậy, cần đảm bảo nhận kịp thời thông tin hữu ích với số lượng đủ. Điều này sẽ đảm bảo việc đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả.

Tình thế tiến thoái lưỡng nan trong việc ra quyết định theo truyền thống bao gồm hai hạn chế.

Một mặt, thông tin được thu thập nhanh chóng với số lượng không đủ sẽ dẫn đến việc đưa ra quyết định không hợp lý, thậm chí sai lầm.

Mặt khác, việc thu thập thông tin quá lâu có thể dẫn đến giảm mức độ liên quan của chính thực tế đưa ra quyết định (đến mức mất hoàn toàn mức độ liên quan).

Điều quan trọng nhất là tính hữu ích (mức độ liên quan) của các luồng thông tin được chia sẻ bởi các tính năng chính được trình bày trong Hình. 22.1.


Cơm. 22.1. Phân loại luồng thông tin

Việc tăng khối lượng luồng thông tin đóng một vai trò trái ngược nhau. Một mặt, khối lượng thông tin càng lớn thì khả năng tìm thấy một phần hữu ích của thông tin đó để đưa ra quyết định càng lớn. Mặt khác, theo các nghiên cứu thống kê, khối lượng thông tin tăng gấp đôi (tức là tăng 100%) đi kèm với sự gia tăng phần hữu ích của nó không quá 20%. Điều này có nghĩa là 80% thông tin bổ sung là không hữu ích. Trong những điều kiện này, việc tìm kiếm các thuật toán hiệu quả để tách phần thông tin hữu ích khỏi luồng thông tin chung nhằm đưa ra các quyết định quản lý hợp lý là rất quan trọng.

Một doanh nghiệp sản xuất, nếu xét từ góc độ quản lý, bao gồm hai hệ thống con, người quản lý và người được quản lý, hoặc chủ thể và đối tượng quản lý, được kết nối với nhau bằng các kênh truyền tải thông tin. Đối tượng điều khiển có thể được coi là một hệ thống biến đổi các nguồn lực, đầu vào là nguyên liệu, vật liệu, lao động, v.v. và đầu ra là sản phẩm sản xuất. Kết nối thông tin của hệ thống sản xuất với môi trường bên ngoài có thể được thể hiện bằng hai kênh đầu vào và một kênh đầu ra.

Một trong những kênh thông tin đầu vào nhận thông tin từ các cơ cấu bên ngoài để xác định điều kiện hoạt động của doanh nghiệp, có tính đến các kế hoạch sản xuất và hoạt động kinh tế cũng như các tiêu chuẩn sử dụng nguồn lực. Tổng số thông tin này xác định các điều kiện và ảnh hưởng đến công nghệ để đạt được mục tiêu của tổ chức.

Thông tin đầu vào thứ hai thể hiện những ảnh hưởng đáng lo ngại đến từ môi trường bên ngoài. Một ví dụ về các yếu tố đáng lo ngại là vi phạm thời gian giao nguyên liệu, vật tư, giảm chất lượng, thay đổi điều kiện mua bán sản phẩm, vi phạm nghĩa vụ hợp đồng của các doanh nghiệp liên quan, v.v. từ môi trường bên ngoài doanh nghiệp, những ảnh hưởng đáng lo ngại tương tự có thể nảy sinh bên trong chính doanh nghiệp. Ví dụ: sự cố thiết bị, vô tình vi phạm điều kiện công nghệ, bệnh tật của nhân viên doanh nghiệp, v.v.

Thông tin đầu ra của hệ thống sản xuất là kênh truyền thông tin đến các tổ chức bên ngoài, ví dụ như hiệp hội hoặc bộ, bao gồm một doanh nghiệp hoặc cơ quan thuế nhất định, v.v. Trong bất kỳ hệ thống quản lý nào, chủ thể và đối tượng quản lý được kết nối với nhau bởi các kênh thông tin qua đó điều khiển các hành động và thông tin về trạng thái của đối tượng điều khiển.

Cơ quan quản lý doanh nghiệp trong phiên bản ba cấp cổ điển bao gồm ba lớp. Các luồng thông tin luân chuyển bên trong và bên ngoài các lớp này. Từ trên xuống dưới - các hành động kiểm soát, từ dưới lên trên - thông tin phản hồi, theo chiều ngang - trao đổi thông tin giữa các đối tượng bên trong cùng cấp, cũng như giữa các đối tượng bên trong và bên ngoài.

Bản thân cơ chế quản lý bao gồm nhân sự quản lý, mạng máy tính, tài chính, thông tin và các nguồn lực khác. Nhiệm vụ của quản lý sản xuất phụ thuộc vào việc quản lý hợp lý các dòng tài nguyên (vật chất, năng lượng, tài chính, thông tin, v.v.).

Các điều kiện hiện đại được đặc trưng bởi sự gia tăng đáng kể số lượng luồng thông tin trong một tổ chức do cấu trúc của chúng không ngừng mở rộng và phức tạp. Việc nâng cao hiệu quả quản lý các luồng thông tin trong một tổ chức trong điều kiện kinh tế hiện đại là rất quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất của cả nhân viên và toàn bộ tổ chức.

Một số lượng lớn các thông tin liên lạc riêng lẻ cụ thể đang được thực hiện được kết hợp và tạo ra các luồng thông tin của tổ chức. Luồng thông tin đề cập đến sự di chuyển trực tiếp của dữ liệu từ các nguồn đến người tiêu dùng. Quy định dữ liệu trong luồng thông tin nhằm mục đích loại bỏ sự lặp lại dữ liệu, giảm đường dẫn dữ liệu, áp dụng cấu hình truyền phù hợp và đảm bảo trao đổi dữ liệu tối ưu trong tổ chức.

Cơ sở cho các luồng dữ liệu chất lượng cao được coi là việc thực hiện các điều kiện để lựa chọn hình thức truyền dữ liệu phù hợp và lựa chọn quy trình công nghệ phù hợp để truyền thông tin. Quản lý hiệu quả các luồng thông tin trong thực tế có thể được coi là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công trong việc đạt được các mục tiêu quan trọng đối với tổ chức. Nhưng tại thời điểm này không có cách tiếp cận chung nào để điều tiết các luồng thông tin.

Các loại luồng thông tin sau đây có thể được hình thành:

1 Theo tốc độ mã hóa và truyền thông báo:

nhanh;

b) chậm;

2 Theo mục đích

a) công khai;

b) đặc biệt;

c) bí mật;

3 Theo giá trị

a) đầy đủ;

b) hữu ích;

c) có liên quan;

d) lỗi thời;

a) một chiều;

c) phân nhánh;

5 Tùy thuộc vào phía xuất xứ

a) các luồng được tạo bởi người gửi thông tin;

b) các luồng phát sinh do người nhận thông tin phải trả;

6 Theo khu chức năng

nhà kho;

b) tài chính;

c) nhân sự;

d) tiếp thị;

e) công nghệ;

e) hành chính

Một vai trò đặc biệt trong hệ thống quản lý của một tổ chức được tạo ra bởi các “rào cản” đối với việc hình thành và ứng dụng hiệu quả các luồng thông tin.

“Rào cản” đối với việc hình thành và ứng dụng các luồng thông tin là một trở ngại ngăn cản luồng thông tin tốt nhất (thu thập, xử lý, tích lũy, lưu trữ, tìm kiếm, phân phối và phổ biến dữ liệu) trong một tổ chức. Đặc điểm của các “rào cản” được trình bày trong Hình 1. Có một số “rào cản” đối với sự di chuyển của các luồng thông tin cản trở đáng kể luồng dữ liệu quan trọng đến người đứng đầu tổ chức. Những “rào cản” như vậy hoàn toàn là đặc trưng của các tổ chức sản xuất.

Hình 1. Đặc điểm của “rào cản”

1 Sự không hoàn hảo về phối hợp-cấu trúc

4 Phương pháp xử lý luồng thông tin

5 cách quản lý cổ điển hiệu quả cho nhân viên của mình

6 Sự phản đối từ cấp trung

Nhưng xét đến đặc thù của môi trường kinh tế hiện đại, vai trò của công nghệ thông tin và truyền thông, sự phát triển của nền kinh tế số... Cũng cần nêu rõ những rào cản cụ thể và đáng kể sau đây:

1 Rào cản cơ sở hạ tầng nằm ở chức năng mâu thuẫn của mạng thông tin cung cấp cho người ra quyết định quản lý thông tin mới về tình hình công việc trong tổ chức;

2 Mất cân bằng giữa lợi ích của cấp quản lý và lợi ích của người lao động trong quá trình thực hiện các quyết định quản lý;

3 Rào cản kỹ thuật - mất mát và bóp méo thông tin kinh doanh do lỗi hoặc sử dụng không đủ các thiết bị cần thiết;

4 Rào cản công nghệ - mất mát và bóp méo thông tin kinh doanh do không sử dụng các công nghệ xử lý thông tin cần thiết.

Hình 2 cho thấy vị trí của các “rào cản” trong tổ chức.

Hình 2. Các loại luồng thông tin và “rào cản” liên quan đến sự hình thành của chúng

Trong Hình 2, sự mất cân bằng về lợi ích có thể xảy ra giữa CEO và đội ngũ bán hàng. Những hiểu lầm có thể nảy sinh giữa bộ phận kế toán và ngân hàng, bộ phận bán hàng và kho hàng. Rào cản kỹ thuật có thể phát sinh ở bất kỳ bộ phận nào của tổ chức. Để vượt qua “rào cản” kỹ thuật, bạn có thể sử dụng các công cụ như đào tạo bổ sung cho nhân viên cách làm việc với các công nghệ thông tin hiện có (nếu phần mềm có sẵn không được sử dụng hết mức); Thực hiện bảo trì phòng ngừa bổ sung cho thiết bị để tránh các lỗi vận hành. Sự mất cân bằng giữa lợi ích của ban quản lý và lợi ích của nhân viên có thể được giải quyết bằng cách tổ chức thêm các buổi hội thảo, đào tạo của công ty; làm việc với nhà tâm lý học doanh nghiệp cũng có thể giúp giải quyết những hiểu lầm giữa các bên. Các nhà quản lý cấp cao phải có khả năng truyền đạt chính xác cho nhân viên những gì họ yêu cầu, những mục tiêu mà tổ chức theo đuổi khi đưa ra quyết định về một vấn đề cụ thể.

Những “rào cản” trên phần lớn liên quan đến công tác quản lý của tổ chức và thuộc về hoàn cảnh nội bộ. Vì vậy, có thể nhấn mạnh rằng kết quả thuận lợi trong hoạt động của người quản lý phụ thuộc vào dữ liệu được cung cấp kịp thời mà người đó sử dụng cho mục đích lập kế hoạch, phân tích, kiểm soát và thực hiện quản lý cũng như đưa ra các quyết định quản lý kịp thời.

Một trong những cách chính và hiệu quả để phát triển tổ chức là tạo ra một hệ thống thông tin khá thuận tiện, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đưa ra các quyết định quản lý nhanh chóng và đáng tin cậy. Một thành phần của sự phát triển như vậy hoàn toàn có thể là việc xác định các “rào cản” thông tin, cũng như giải quyết chúng để giảm tác động của chúng đến chất lượng hoạt động của tổ chức. Về vấn đề này, một thành phần quan trọng của việc chuyển đổi hệ thống quản lý của tổ chức có thể được coi là việc tái cấu trúc và hình thành cơ chế quản lý điện tử. Tái cấu trúc hệ thống quản lý của tổ chức là sự thay đổi hệ thống quản lý của tổ chức bằng cách sử dụng các công nghệ thông tin mới nhất nhằm tăng năng suất của các luồng thông tin. Mục tiêu cơ bản của việc tái cơ cấu hệ thống quản lý là hình thành hệ thống quản trị điện tử của tổ chức. Lý thuyết văn phòng điện tử đóng một vai trò quan trọng trong các công trình hiện đại về tin học kinh tế. Nó dựa trên ý tưởng tích hợp linh hoạt các công nghệ xử lý tiên tiến vào hoạt động của các văn phòng cổ điển (cơ quan quản lý tổ chức). Mục tiêu cuối cùng của việc triển khai khái niệm văn phòng điện tử là giảm đến mức tối thiểu lượng tổn thất trong nội bộ tổ chức trong quá trình quản lý thông qua việc chuyển đổi từ việc nộp tài liệu (giấy) cổ điển sang đối tác điện tử của họ.

Vì vậy, trong quá trình sử dụng các công nghệ thông tin mới nhất để hình thành văn phòng điện tử của một tổ chức, cần tập trung giải quyết hai vấn đề: di chuyển các luồng thông tin trong hệ thống quản lý của tổ chức, lựa chọn và vượt qua các “rào cản” tiêu chuẩn đối với tổ chức. phát triển và ứng dụng có hiệu quả trong hệ thống quản lý của tổ chức. Bằng cách chú ý đến các đặc điểm chính của luồng thông tin, người quản lý có thể tin tưởng vào việc tăng năng suất truyền dữ liệu trong tổ chức. Trong trường hợp này, các luồng thông tin có được khả năng hình thành hệ thống. Bất kỳ nhiệm vụ cục bộ nào nhằm cải thiện hiệu suất truyền dữ liệu, khi được giải quyết, sẽ tương xứng với công việc ở môi trường bên ngoài.

Phần quan trọng nhất trong hoạt động của tổ chức là phát triển hệ thống các phương pháp (công cụ) để quản lý hoặc khắc phục (loại bỏ) các “rào cản” liên quan đến việc hình thành và quản lý các luồng thông tin, vì việc loại bỏ các “rào cản” hoặc quản lý hiệu quả của chúng ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định quản lý, từ đó ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của tổ chức.

Thư mục:

  1. Panasyuk A.Yu. Giao tiếp quản lý. Lời khuyên thiết thực. / A. Yu Panasyuk. – M.: Kinh tế, 2014. – 112 tr.
  2. Plotnikov M.V. Truyền thông hiệu quả trong tổ chức. [Tài nguyên điện tử] – URL: http://www.elitarium.ru/2008/11/26/kommunikacii_organizacija.html (ngày truy cập 20/04/2018).
  3. Pugachev V.P. Quản lý nhân sự của một tổ chức: sách giáo khoa. cho các trường đại học / V. P. Pugachev. – M.: Aspect Press, 2015. – 279 tr.
  4. Rozhdestvenskaya N. Truyền thông quản lý / N. Rozhdestvenskaya // Giáo dục công cộng. – 2016. - Số 1. – Trang 94-105.