Thực đơn
trang chủMicrosoft

14 chức năng chính của hệ thống tự động hóa văn phòng hiện đại. Nhiệm vụ chính của văn phòng. Công nghệ đám mây thông tin cho tự động hóa văn phòng. Bản chất, phương pháp và công cụ

1) Công nghệ thông tin văn phòng tự động- tổ chức và hỗ trợ các quá trình trao đổi thông tin trong nội bộ tổ chức và với môi trường bên ngoài dựa trên mạng máy tính và các mạng khác phương tiện hiện đại truyền tải và làm việc với thông tin.

Văn phòng công nghệ tự độngĐược sử dụng bởi các nhà quản lý, chuyên gia, thư ký và nhân viên văn thư, chúng đặc biệt hấp dẫn trong việc giải quyết vấn đề nhóm. Chúng làm tăng năng suất của các thư ký và nhân viên văn thư và cho phép họ xử lý khối lượng công việc ngày càng tăng. Tuy nhiên, lợi ích này chỉ là thứ yếu so với khả năng sử dụng tự động hóa văn phòng như một công cụ giải quyết vấn đề. Các quyết định được cải thiện bởi các nhà quản lý nhờ khả năng giao tiếp được cải thiện của họ có thể dẫn đến tăng trưởng kinh tế của công ty.

Hiện nay, có hàng chục sản phẩm phần mềm được biết đến cho máy tính và phần cứng phi máy tính cung cấp công nghệ tự động hóa văn phòng. xử lý văn bản, bộ xử lý bảng tính, e-mail, lịch điện tử, thư âm thanh, máy tính và hội nghị từ xa, văn bản video, lưu trữ hình ảnh, cũng như chương trình chuyên ngành hoạt động quản lý - lưu trữ tài liệu, giám sát việc thực hiện đơn hàng, v.v. Hội nghị truyền hình và âm thanh không dùng máy tính, fax, máy photocopy và các thiết bị văn phòng khác cũng được sử dụng rộng rãi.

Các thành phần chính của tự động hóa văn phòng được thể hiện trong hình. 6.3.

Cơm. 6.3.

  • 2) Cơ sở dữ liệu. Trong văn phòng tự động, cơ sở dữ liệu tập trung dữ liệu về hệ thống sản xuất của công ty giống như cách xử lý dữ liệu ở cấp độ vận hành. Thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng có thể đến từ môi trường bên ngoài của công ty. Từ cơ sở dữ liệu, thông tin được cung cấp cho đầu vào của các ứng dụng máy tính. Bất kì ứng dụng máy tính Một văn phòng tự động cho phép nhân viên giao tiếp với nhau và với các công ty khác.
  • 3) Xử lý văn bản.Đây là một loại hình ứng dụng phần mềm, được thiết kế để tạo và xử lý tài liệu văn bản. Nó cho phép bạn thêm hoặc xóa từ, di chuyển câu và đoạn văn, đặt định dạng, thao tác các thành phần và chế độ văn bản, v.v. Khi tài liệu đã sẵn sàng, nhân viên sao chép nó vào bộ nhớ ngoài, sau đó in ra và nếu cần, truyền nó qua mạng máy tính.
  • 4) E-mail, dựa trên sử dụng mạng máy tính, cho phép người dùng nhận, lưu trữ và gửi tin nhắn đến các đối tác mạng của họ. Email có thể cung cấp cho người dùng nhiều khả năng khác nhau tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng. Để tin nhắn bạn gửi có thể truy cập được cho tất cả người dùng e-mail, nó phải được đặt trên máy tính bảng thông báo, Nếu muốn, bạn có thể cho biết đây là thư từ riêng tư. Bạn cũng có thể gửi hàng kèm theo thông báo về việc người nhận đã nhận hàng.
  • 5) Thư âm thanh.Đây là thư để gửi tin nhắn bằng giọng nói. Cô ấy nhắc nhở e-mail, ngoại trừ việc thay vì gõ tin nhắn trên bàn phím máy tính, bạn gửi tin nhắn đó qua điện thoại. Bạn cũng nhận được tin nhắn đã gửi qua điện thoại. Thư âm thanh cũng được thực hiện trực tuyến. Thư âm thanh có thể được sử dụng thành công để giải quyết vấn đề nhóm. Để làm điều này, người gửi tin nhắn phải chỉ ra thêm danh sách những người mà tin nhăn nay dự định. Hệ thống sẽ gọi định kỳ cho tất cả các nhân viên được chỉ định để gửi tin nhắn cho họ.
  • 6) Bộ xử lý bảng là thành phần cơ bản văn hóa thông tin bất kỳ nhân viên nào và công nghệ văn phòng tự động. Chức năng hiện đại môi trường phần mềm bộ xử lý bảng cho phép bạn thực hiện nhiều thao tác trên dữ liệu được trình bày dưới dạng bảng. Bất kỳ môi trường hiện đại bộ xử lý bảng có phương tiện gửi dữ liệu qua mạng.
  • 7) Lịch điện tử. Nó cung cấp một cơ hội khác để sử dụng phiên bản mạng của máy tính để lưu trữ và thao tác lịch làm việc của người quản lý và các nhân viên khác của tổ chức. Người quản lý đặt ngày và giờ của cuộc họp hoặc sự kiện khác, xem lịch trình kết quả và thực hiện các thay đổi bằng bàn phím. Phần mềm lịch thường xuyên một phần không thể thiếu phần mềm thư điện tử. Sử dụng lịch điện tử đặc biệt hiệu quả đối với người quản lý cấp độ cao hơn quản lý, những người có ngày làm việc được lên kế hoạch từ lâu.
  • 8) Hội nghị máy tính và hội nghị từ xa. Máy tính sử dụng hội nghị mạng máy tínhđể trao đổi thông tin giữa các thành viên của một nhóm giải quyết một vấn đề cụ thể. Đương nhiên, số người tiếp cận được công nghệ này còn hạn chế. Số lượng người tham gia hội nghị trên máy tính có thể lớn hơn nhiều lần so với hội nghị âm thanh và video. Hội nghị truyền hình bao gồm ba loại hội nghị: âm thanh, video và máy tính.
  • 9) Văn bản video. Nó dựa trên việc sử dụng máy tính để hiển thị dữ liệu văn bản và đồ họa trên màn hình điều khiển. Việc trao đổi catalog và bảng giá các sản phẩm của mình giữa các công ty dưới dạng văn bản video hiện nay ngày càng trở nên phổ biến. Dịch vụ của các công ty chuyên bán văn bản video đang bắt đầu cạnh tranh với các sản phẩm in như báo và tạp chí. Ở nhiều nước hiện nay có thể đặt mua một tờ báo hoặc tạp chí dưới dạng văn bản video, chưa kể các báo cáo hiện hành về thông tin thị trường chứng khoán.
  • 10) Hội nghị âm thanh. Họ sử dụng liên lạc bằng âm thanh để duy trì liên lạc giữa các nhân viên hoặc bộ phận ở xa về mặt địa lý của công ty. Điều đơn giản nhất phương tiện kỹ thuật việc thực hiện hội nghị âm thanh là thông tin liên lạc qua điện thoại, đã trang bị thiết bị bổ sung, cho phép nhiều hơn hai người tham gia vào một cuộc trò chuyện. Tạo hội nghị âm thanh không cần máy tính mà chỉ liên quan đến việc sử dụng giao tiếp âm thanh hai chiều giữa những người tham gia.
  • 11) Hội nghị truyền hình. Chúng được thiết kế cho các mục đích tương tự như hội nghị âm thanh nhưng sử dụng thiết bị video. Họ cũng không yêu cầu máy tính. Trong hội nghị truyền hình, những người tham gia người bạn ở xa cách nhau một khoảng cách đáng kể, họ có thể nhìn thấy mình và những người tham gia khác trên màn hình tivi. Đồng thời với hình ảnh truyền hình truyền đi đệm âm thanh. Hội nghị truyền hình cho phép bạn giảm chi phí vận chuyển và đi lại; hầu hết các công ty sử dụng chúng để có cơ hội lôi kéo họ giải quyết vấn đề số tiền tối đa các nhà quản lý ở xa văn phòng chính về mặt địa lý.
  • 12) Giao tiếp fax. Kết nối này dựa trên việc sử dụng máy fax có khả năng đọc tài liệu ở một đầu kênh thông tin liên lạc và tái tạo hình ảnh của nó trên một cái khác

Fax góp phần đưa ra quyết định một cách nhanh chóng và gửi thư dễ dàng tài liệu cho các thành viên của nhóm giải quyết một vấn đề cụ thể, bất kể vị trí địa lý của họ.

6.4 Hỗ trợ công nghệ thông tin quyết định

Đặc điểm chính của nó là chất lượng phương pháp mới tổ chức tương tác giữa người và máy tính Phát triển một giải pháp, mục tiêu chính của công nghệ này, xảy ra do một quá trình lặp đi lặp lại mà họ tham gia (Hình 6.4):

  • * hệ thống hỗ trợ quyết định như một liên kết điện toán;
  • * người thiết lập dữ liệu đầu vào và đánh giá kết quả.

Cơm. 6.4.

Sự kết thúc của quá trình lặp đi lặp lại xảy ra theo ý muốn của con người. Công nghệ thông tin hỗ trợ quyết định có thể được sử dụng ở mọi cấp quản lý. Chức năng quan trọng công nghệ này là sự phối hợp của những người ra quyết định cả ở cấp độ khác nhau quản lý và ở cùng cấp độ.

Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp, công cụ sản xuất, công nghệ - phần mềm được kết hợp thành dây chuyền công nghệ đảm bảo cho việc thu thập, lưu trữ, xử lý, xuất và phổ biến thông tin. Mục đích của công nghệ thông tin là tạo ra thông tin để con người phân tích và đưa ra quyết định dựa trên thông tin đó để thực hiện bất kỳ hành động nào.


Chia sẻ công việc của bạn trên mạng xã hội

Nếu công việc này không phù hợp với bạn, có một danh sách ở cuối trang tác phẩm tương tự. Bạn cũng có thể sử dụng nút tìm kiếm


Khái niệm thông tin Thuật ngữ thông tin được sử dụng trong nhiều ngành khoa học và trong nhiều lĩnh vực hoạt động của con người. Sự hình thành thông tin Một người cảm nhận dữ liệu sơ cấp bằng nhiều giác quan khác nhau, chúng ta có năm giác quan: thị giác, thính giác, xúc giác, khứu giác, vị giác và trên cơ sở đó, dữ liệu ngữ nghĩa trừu tượng thứ cấp có thể được xây dựng bởi ý thức. Thuộc tính của thông tin Khái niệm thông tin được nhiều người sử dụng ngành khoa học Nó có một số lượng lớn nhiều thuộc tính khác nhau, nhưng mỗi môn học đều chú ý đến những thuộc tính đó...

TRONG Hướng dẫn thực hànhđang được xem xét vấn đề then chốt tổ chức công tác văn phòng kế toán của doanh nghiệp (tổ chức, cơ quan) thuộc mọi hình thức sở hữu. Tài liệu trong sổ tay được trình bày một cách có hệ thống, dựa trên các tài liệu kỹ thuật theo quy định, phương pháp và quy định hiện hành, bao gồm cả Hướng dẫn làm việc văn phòng. Cuốn sách tập trung tìm hiểu quy trình làm việc với chứng từ kế toán cũng như ghi chép lại các hoạt động của bộ phận kế toán. Phần giới thiệu của cuốn sách được dành để tổ chức các hoạt động của nhóm kế toán từ đầu. Cuốn sách dành cho kế toán trưởng các doanh nghiệp, cán bộ quản lý và chuyên viên các bộ phận, dịch vụ kinh tế tài chính, kế toán viên, chuyên viên tài liệu cũng như dành cho sinh viên các chuyên ngành “Kế toán” và “Quản lý văn phòng” trong các cơ sở giáo dục và các khóa học chuyên ngành. .

Bản chất và tính năng của công việc văn phòng bí mật được tiết lộ. Các vấn đề về tài liệu được đề cập thông tin bí mật, đăng ký các tài liệu bí mật, kế toán của chúng, tổ chức luồng tài liệu bí mật, phân loại và hệ thống hóa các tài liệu bí mật, cung cấp hệ thống cấp phép truy cập và chế độ thông tin bí mật, chuẩn bị các tài liệu bí mật để chuyển đến kho lưu trữ và tiêu hủy. Phân tích các hành vi pháp lý hiện đại trong lĩnh vực thông tin được đưa ra truy cập hạn chế và thông tin tài liệu bí mật: dữ liệu cá nhân; bí mật chính thức, nghề nghiệp, thương mại; bí quyết sản xuất, v.v.. Dành cho sinh viên đại học cơ sở giáo dục, sinh viên các ngành đào tạo 032000 "Khoa học tài liệu và lưu trữ", 080500 "Quản lý", 090100 " Bảo mật thông tin", cũng như chuyên ngành 032001"Tài liệu và hỗ trợ tài liệu quản lý”, 080507 “Quản lý tổ chức”,...

Tự động hóa hoạt động của tổ chức tín dụng trên nền tảng 1C:Enterprise 8 TRONG sách giáo khoa Các nguyên tắc lý thuyết về xây dựng và ứng dụng hệ thống ngân hàng tự động (ABS), sự phát triển và vai trò của chúng trong hoạt động của các tổ chức tín dụng hiện đại được xem xét. Hướng dẫn sử dụng cho thấy các tính năng của máy tính định hướng công nghệ ngân hàng, nguyên tắc tổ chức - kế toán tổng hợp và phân tích trong môi trường ngân hàng lõi, công nghệ quản lý tiền mặt, dịch vụ khách hàng từ xa được tiết lộ nguyên tắc công nghệ tổ chức quản lý và báo cáo văn bản điện tử. Quy định lý thuyết kèm theo các ví dụ thực tế chi tiết về việc triển khai các công nghệ và nguyên tắc được mô tả trong hệ thống thực tự động hóa các hoạt động ngân hàng ABS "Quản lý tổ chức tín dụng" trên nền tảng 1C:Enterprise 8, được phát triển bởi công ty Business IT (1C:Franchisee, Stavropol) (hệ thống được mua riêng với nhà phát triển, nền tảng 1C:Enterprise được mua từ công ty "1C" và các đối tác của nó). Sách hướng dẫn trình bày...

Cuốn sách này dành cho những người đã sử dụng trong hoạt động của mình hệ thống tự động, và dành cho những người đang nghĩ đến việc nâng khả năng kiểm soát lên một tầm cao mới với sự trợ giúp của các công nghệ hiện đại Trinh độ cao. Ấn phẩm nói về công việc văn phòng trong nước đã phát triển như thế nào, các tính năng và đặc điểm cụ thể của nó phụ thuộc vào những gì, các hành vi và quy định lập pháp nào xác định quan hệ kinh doanh hiện đại, cũng như về các quy trình, tiêu chuẩn và quy định tiêu chuẩn, công nghệ hiện đại trong lĩnh vực quản lý văn bản điện tử. Các chương đặc biệt được dành để đánh giá các sản phẩm và giải pháp từ các công ty cung cấp hàng đầu thị trường Nga công nghệ thông tin. Việc lựa chọn giải pháp không thể giới hạn ở chức năng của sản phẩm nên cuốn sách trình bày toàn bộ chuỗi Quy trình công nghệ, bao gồm việc xác định các tiêu chí lựa chọn, phương pháp triển khai và bảo trì hệ thống cũng như phân tích hiệu quả kinh tế. Quản lý tài liệu điện tử- Không đơn giản đâu...

Ấn phẩm này, do các luật sư và nhà kinh tế viết, khác với những ấn phẩm tương tự chủ yếu ở chỗ, ngoài những mẫu hợp đồng kinh doanh hoàn hảo về mặt pháp lý, nó còn chứa đựng những bình luận sâu rộng về pháp lý, trọng tài và thuế. Đối với các hợp đồng riêng lẻ, bút toán kế toán được cung cấp dựa trên Sơ đồ tài khoản mới. Tập đầu tiên của cuốn sách gồm hai tập dành cho thủ tục ký kết hợp đồng, hậu quả của việc tuyên bố hợp đồng vô hiệu, trách nhiệm pháp lý đối với hành vi vi phạm của họ, cũng như luồng tài liệu đảm bảo cho việc ký kết, thực hiện và sửa đổi hợp đồng. Một chương riêng biệt được dành để bảo đảm các nghĩa vụ. Ngoài ra, trong tập này Các hợp đồng được sử dụng trong hoạt động kinh tế của doanh nghiệp được xem xét - hợp đồng mua bán, cung ứng, trao đổi hàng hóa, cung cấp trả phí dịch vụ, thu phí, cho thuê, lưu trữ. Các thỏa thuận và nhiệm vụ của Ủy ban sẽ được thảo luận chi tiết. Mỗi chương, ngoài các hợp đồng mẫu, còn có các bình luận pháp lý,...

Bạn có muốn hiểu luật điều chỉnh mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động, hiểu cách thanh toán có lợi cho người lao động và cách đánh thuế cũng như quy trình quản lý tài liệu không? Bình luận chi tiết về luật lao động và thuế, tác giả sẽ giải thích cách hành động trong các tình huống kinh doanh khác nhau và ghi chép chúng một cách chính xác, cách sử dụng các công thức được đưa ra trong cuốn sách để tính các khoản thanh toán có lợi cho người lao động và lưu giữ hồ sơ thuế, cách bảo vệ quyền lợi của người lao động và người sử dụng lao động mà không vi phạm pháp luật. Ấn phẩm sẽ vô cùng hữu ích đối với các kế toán viên, nhà quản lý và nhân viên thuộc bộ phận nhân sự của các tổ chức. Cuốn sách cũng sẽ trở thành trợ lý không thể thiếu giáo viên và sinh viên đại học cũng như sinh viên các khóa học đặc biệt.

Cuốn sách này sẽ giúp bạn tự động hóa quy trình kế toán và chứng từ bằng cách sử dụng chương trình tiêu chuẩn bưu kiện Microsoft Office 2010 - Excel và Word. Bạn sẽ học cách thực hiện các tính toán tài chính, chuẩn bị biểu mẫu và báo cáo trong Excel, đồng thời có thể tự động hóa việc điền hợp đồng và các tài liệu khác nhiều nhất có thể bằng cách trao đổi dữ liệu giữa Word và Excel.

Cuốn sổ tay này cung cấp các biểu mẫu và chi tiết về các loại tài liệu chính - tài liệu ngân hàng, hợp đồng, nhân sự, vận chuyển và các tài liệu quản lý khác, được sử dụng rộng rãi trong thực tiễn hoạt động tổ chức và hành chính của các tổ chức thương mại. Cuốn sách dành cho các giám đốc điều hành, nhà quản lý và chuyên gia của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Bạn đang có trong tay một ấn phẩm đặc biệt chứa thông tin cơ bản trong bốn lĩnh vực cần thiết cho công việc thành công của một kế toán viên: những kiến ​​thức cơ bản về kế toán, kế toán, thuế, “1C: Kế toán”. Bạn có thể bắt đầu tự chuẩn bị từ đầu vì cuốn sách bao gồm một phần về những kiến ​​thức cơ bản về kế toán với các khái niệm, danh mục và kỹ thuật kế toán chính. Trong phần “Kế toán”, các phương pháp, mục, ví dụ và tình huống điển hình trong tất cả các lĩnh vực kế toán của tổ chức thương mại được trình bày dưới dạng ngắn gọn và dễ tiếp cận. Phần "Thuế" chứa thông tin về người nộp thuế, đối tượng đánh thuế, thuế suất và thủ tục giải quyết đối với tất cả các loại thuế do Bộ luật thuế Liên bang Nga quy định, có tính đến những thay đổi mới nhất. Đối với mỗi loại thuế nhất định ví dụ thực tế phép tính. Phần “1C: Accounting” phiên bản 8.1 cung cấp mô tả các nguyên tắc cơ bản và các thuật toán hành động phổ biến nhất hiện nay dành cho các kế toán viên, nhà quản lý và...

Ba cấu hình của hệ thống 1C:Enterprise 8.1 được mô tả: “Kế toán doanh nghiệp”, “Quản lý thương mại” và “Quản lý tiền lương và nhân sự”. Hoạt động với bằng tiền mặt, kế toán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, kế toán tài sản cố định và tài sản vô hình. Việc tính toán các khoản thanh toán thuế, thông tin kế toán và thuế cuối cùng được trình bày. Dưới góc độ người quản lý, quản lý, thủ kho được thể hiện cách thức lập đơn hàng cho nhà cung cấp và đăng ký nhận hàng, theo dõi tiến độ thanh toán, quản lý giá cả, tổ chức bán lẻ và hạch toán các khoản thanh toán bằng thẻ thanh toán và vay ngân hàng. Dưới góc nhìn của một kế toán viên và chuyên gia nhân sự, nó hướng dẫn cách lập và duy trì lịch làm việc và kỳ nghỉ, làm việc với các tài liệu nhân sự, tạo báo cáo thuế và giải quyết các vấn đề kế toán tiền lương và nhân sự khác. Ấn bản thứ hai phản ánh những thay đổi trong luật thuế, bao gồm phân tích những sai lầm điển hình của người mới sử dụng,...

dữ liệu được tích lũy dựa trên việc đánh giá các hoạt động do công ty thực hiện;

văn bản quy định(kế hoạch, tiêu chuẩn, ngân sách, v.v.) xác định trạng thái kế hoạch của đối tượng quản lý.

Câu 9. Tự động hóa văn phòng

1. Đặc điểm và mục đích của tự động hóa văn phòng.

2. Các thành phần cơ bản của tự động hóa văn phòng.

Công nghệ thông tin văn phòng tự động – tổ chức và hỗ trợ các quá trình truyền thôngcả bên trong tổ chức và với môi trường bên ngoàidựa trên mạng máy tính và các phương tiện truyền tải và làm việc với thông tin hiện đại khác.

Tự động hóa văn phòngđược thiết kế để bổ sung cho hệ thống thông tin liên lạc nhân sự truyền thống hiện có (với những cuộc gặp gỡ của cô ấy, cuộc gọi điện thoại và đặt hàng). Với họ chia sẻ cả hai hệ thống này sẽ cung cấp

tự động hóa hợp lý công việc quản lý Và cung cấp tốt nhất các nhà quản lý thông tin.Văn phòng tự động:

hỗ trợ nội bộtruyền thông nhân sự;

cung cấp các phương tiện giao tiếp mới với môi trường bên ngoài.

Đặc biệt là công nghệ tự động hóa văn phòng hấp dẫn với

giải quyết vấn đề nhóm. Chúng có thể tăng năng suất của các thư ký và nhân viên văn thư và cho phép họ giải quyết khối lượng công việc ngày càng tăng, nhưng lợi ích chỉ là khả năng sử dụng tự động hóa văn phòng như một công cụ giải quyết vấn đề.

Hiện nay đã có vài chục được biết đến sản phẩm phần mềm cho máy tính và thiết bị kỹ thuật phi máy tính, cung cấp công nghệ tự động hóa văn phòng:

xử lý văn bản;

bộ xử lý bảng;

E-mail;

lịch điện tử;

thư âm thanh;

máy tính và hội nghị truyền hình;

văn bản video;

lưu trữ hình ảnh;

các chương trình chuyên biệt phục vụ hoạt động quản lý (lưu trữ hồ sơ, giám sát việc thực hiện đơn hàng…).Các phương tiện không dùng máy tính cũng được sử dụng rộng rãi:

hội nghị âm thanh và video;

liên lạc qua fax;

máy photocopy và các thiết bị văn phòng khác.

Thành phần bắt buộc Mọi công nghệ đều là một cơ sở dữ liệu. Trong một văn phòng tự động, cô tập trung dữ liệu về hệ thống sản xuất của công ty, cũng như trong công nghệ xử lý dữ liệu ở cấp độ vận hành. Thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng có thể đến từ môi trường bên ngoài của công ty.

Thông tin từ cơ sở dữ liệu nhập vào đầu vào của Ứng dụng máy tính (chương trình), chẳng hạn như trình xử lý văn bản, trình xử lý bảng tính, e-mail, hội nghị máy tính, v.v.

Xử lý văn bản là một loại phần mềm ứng dụng được thiết kế để tạo và xử lý tài liệu văn bản. Nó cho phép

thêm hoặc xóa từ, di chuyển câu và đoạn văn, đặt định dạng, thao tác các thành phần và chế độ văn bản v.v ... Việc nhận thư và báo cáo thường xuyên được chuẩn bị bằng trình xử lý văn bản cho phép người quản lý liên tục đánh giá tình hình trong công ty.

E-mail(E-mail), dựa trên việc sử dụng mạng máy tính, cho phép người dùng nhận, lưu trữ và gửi tin nhắn đến các đối tác mạng của bạn. Email có thể cung cấp những trải nghiệm khác nhau cho người dùng tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng. Để thông báo có sẵn cho tất cả người dùng e-mail, nó phải được đăng trên bảng thông báo trên máy tính. Khi một công ty quyết định triển khai email, công ty có hai lựa chọn::

mua phần cứng và phần mềm của riêng bạn và tạo ra phần cứng và phần mềm của riêng bạn mạng nội bộ máy tính thực hiện chức năng email;

mua một dịch vụ làm sẵn để sử dụng e-mail, được cung cấp định kỳ bởi các tổ chức truyền thông chuyên ngành

lệ phí đã trả.

Thư âm thanh. Đây là thư để gửi tin nhắn bằng giọng nói. Nó giống như email, nhưng tin nhắn thay vì gõ bàn phímđược truyền qua điện thoại. Thư âm thanh cũng được thực hiện trực tuyến. Thư âm thanh có thể được sử dụng thành công để giải quyết vấn đề nhóm. Ưu điểm chính của thư thoại qua email là nó dễ dàng hơn - khi sử dụng, bạn không cần nhập dữ liệu từ bàn phím.

bộ xử lý bảng, giống như trình xử lý văn bản, nó là một thành phần cơ bản trong văn hóa thông tin của bất kỳ nhân viên nào và là công nghệ văn phòng tự động. Nếu không biết những điều cơ bản về công nghệ vận hành thì không thể sử dụng hết được. Máy tính cá nhân trong các hoạt động của mình. Chức năng của môi trường phần mềm bộ xử lý bảng hiện đại

cho phép bạn thực hiện nhiều thao tác trên dữ liệu được trình bày dưới dạng bảng. Kết hợp các thao tác này đặc điểm chung, chúng ta có thể làm nổi bật

nhóm hoạt động công nghệ được sử dụng nhiều nhất và được sử dụng nhiều nhất:

nhập dữ liệu từ bàn phím và từ cơ sở dữ liệu;

xử lí dữ liệu(sắp xếp, tự động tạo tổng, sao chép và truyền dữ liệu, các nhóm thao tác tính toán khác nhau, tổng hợp dữ liệu, v.v.);

xuất thông tin tới mẫu in, dưới dạng file nhập vào hệ thống khác, đưa thẳng vào cơ sở dữ liệu;

chất lượng thiết kế nội thất dạng bảng Trình bày dữ liệu;

đa năng và chất lượng cao trình bày dữ liệu dưới dạng biểu đồ và đồ thị;

thực hiện các tính toán kỹ thuật, tài chính, thống kê;

thực hiện mô hình toán học và một số hoạt động phụ trợ khác.

Bất kỳ môi trường bảng tính hiện đại nào cũng có phương tiện gửi dữ liệu qua mạng.

lịch điện tử cung cấp một cơ hội khác để sử dụng phiên bản mạng của máy tính để lưu trữ và thao tác lịch làm việc của người quản lý và các nhân viên khác của tổ chức. Phần cứng và phần mềm của lịch điện tử hoàn toàn phù hợp với các thành phần tương tự của email, hơn nữa, phần mềm lịch thường là một phần không thể thiếu của phần mềm email.

Hội nghị máy tính sử dụng mạng máy tính để trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm, giải quyết một vấn đề cụ thể.

Vòng tròn những người có quyền truy cập vào công nghệ này bị hạn chế. Số lượng người tham gia hội nghị máy tính có thể lớn hơn nhiều lần so với số lượng người tham gia hội nghị âm thanh và video.

Hội nghị từ xabao gồm ba loại hội nghị:

âm thanh;

băng hình;

máy tính

Văn bản video dựa trên việc sử dụng máy tính để thu được

hiển thị văn bản và dữ liệu đồ họa trên màn hình điều khiển. Đối với người ra quyết định cóba khả năng để có được thông tin dưới dạng văn bản video:

tạo tập tin văn bản video trên máy tính của riêng bạn;

ký kết thỏa thuận với một công ty chuyên biệt để có quyền truy cập vào các tệp văn bản video do công ty đó phát triển;

ký kết thỏa thuận với các công ty khác để có quyền truy cập vào tệp văn bản video của họ.

Trao đổi catalog và bảng giá phổ biến sản phẩm của họ giữa các công ty trong dạng văn bản video.

Lưu trữ hình ảnh. Bất kỳ công ty nào cũng cần lưu trữ một số lượng lớn tài liệu trong một thời gian dài. Việc lưu trữ chúng ngay cả dưới dạng tệp sẽ gây ra các vấn đề nghiêm trọng. Chính vì thế nảy sinh ý tưởng lưu trữ không phải bản thân tài liệu mà là hình ảnh (hình ảnh) của nó, và được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số.

Lưu trữ hình ảnh (hình ảnh) là một công nghệ văn phòng đầy hứa hẹn dựa trên việc sử dụng thiết bị đặc biệt– một bộ nhận dạng mẫu quang học cho phép chuyển đổi một tài liệu hoặc hình ảnh phim thành chế độ xem kỹ thuật số Vìlưu trữ thêm TRONG bộ nhớ ngoài máy tính. Đĩa quang có dung lượng lớn được sử dụng để lưu trữ hình ảnh.

Việc tạo ra công nghệ này được tạo điều kiện thuận lợi bởi sự xuất hiện của một công nghệ mới giải pháp kỹ thuật– đĩa quang kết hợp với ghi âm kỹ thuật số Hình ảnh.

Câu 10. Hội nghị truyền hình và âm thanh trong tự động hóa văn phòng

1. Hội nghị âm thanh.

2. Hội nghị truyền hình.

3. Giao tiếp fax.

Hội nghị âm thanhsử dụng giao tiếp âm thanhđể duy trì thông tin liên lạc

giữa xa xôi về mặt địa lý nhân viên và các phòng ban trong công ty. Thông tin liên lạc qua điện thoại được trang bị các thiết bị cho phép tham gia vào một cuộc trò chuyện với nhiều hơn hai người tham gia, – phương tiện kỹ thuật đơn giản nhất để thực hiện hội nghị âm thanh. Tạo ra những hội nghị như vậy không cần máy tính, nó liên quan đến việc sử dụng giao tiếp âm thanh hai chiều giữa những người tham gia.

Việc sử dụng hội nghị âm thanh tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định, rẻ và thuận tiện. Hiệu quả của hội nghị âm thanh tăng lên khi đáp ứng được các điều kiện sau::

nhân viên tổ chức hội nghị âm thanh trước tiên phải đảm bảo rằng các bên quan tâm có thể tham gia;

số lượng người tham gia không quá lớn để duy trì cuộc thảo luận trong khuôn khổ vấn đề đang thảo luận;

chương trình hội nghị phải được thông báo trước cho người tham gia, ví dụ bằng fax;

Trước khi phát biểu, mỗi người tham gia phải giới thiệu về mình;

phải tổ chức ghi âm hội nghị và lưu trữ;

Bản ghi âm hội nghị phải được in và gửi cho tất cả những người tham gia.

Trong lịch sử, tự động hóa bắt đầu trong sản xuất và sau đó lan sang văn phòng, ban đầu chỉ với mục tiêu tự động hóa công việc thư ký thông thường. Với sự phát triển của công nghệ truyền thông, việc tự động hóa công nghệ văn phòng đã trở thành mối quan tâm của các chuyên gia và nhà quản lý, những người coi đó là cơ hội để tăng năng suất làm việc của họ.

Đến văn phòng Các công việc sau bao gồm: công việc văn phòng, quản lý, kiểm soát quản lý, lập báo cáo, tìm kiếm, nhập và cập nhật thông tin, lập kế hoạch, trao đổi thông tin giữa các bộ phận văn phòng, giữa văn phòng doanh nghiệp với doanh nghiệp.

Các thủ tục điển hình được thực hiện trong các nhiệm vụ được liệt kê ở trên:

  • xử lý thông tin đến và đi (đọc và trả lời thư, viết báo cáo, thông tư và các tài liệu khác, có thể bao gồm cả bản vẽ và sơ đồ);
  • thu thập và phân tích dữ liệu sau đó (báo cáo thời kỳ nhất định thời gian cho các phòng ban khác nhau theo các tiêu chí lựa chọn khác nhau);
  • lưu trữ thông tin nhận được ( truy cập nhanh thông tin và tìm kiếm các dữ liệu cần thiết).

Điều này đòi hỏi phải đáp ứng các điều kiện sau: công việc giữa những người biểu diễn phải có sự phối hợp; việc di chuyển tài liệu cần được tối ưu hóa càng nhiều càng tốt; cần tạo cơ hội tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và các doanh nghiệp trong hiệp hội.

Tự động hóa văn phòng (Hình 1.7) không nhằm mục đích thay thế hệ thống liên lạc nhân sự truyền thống hiện có (với các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại và đơn đặt hàng) mà chỉ để bổ sung cho nó. Cả hai hệ thống này kết hợp với nhau sẽ đảm bảo tự động hóa hợp lý công việc quản lý và cung cấp thông tin tốt nhất cho người quản lý.

Một văn phòng tự động hấp dẫn các nhà quản lý ở mọi cấp quản lý trong công ty không chỉ vì nó hỗ trợ giao tiếp nội bộ giữa các nhân viên mà còn bởi vì nó cung cấp cho họ những phương tiện giao tiếp mới với môi trường bên ngoài.

Công nghệ thông tin văn phòng tự động- tổ chức và hỗ trợ các quá trình trao đổi thông tin trong nội bộ tổ chức và với môi trường bên ngoài trên cơ sở mạng máy tính và các phương tiện truyền tải và làm việc với thông tin hiện đại khác.

Công nghệ tự động hóa văn phòng được sử dụng bởi các nhà quản lý, chuyên gia, thư ký và nhân viên văn thư. Chúng cho phép bạn tăng năng suất lao động và có thể đáp ứng được khối lượng công việc ngày càng tăng.

Tuy nhiên, lợi ích này chỉ là thứ yếu so với khả năng sử dụng tự động hóa văn phòng như một công cụ giải quyết vấn đề. Cải thiện các quyết định của các nhà quản lý nhờ khả năng giao tiếp được cải thiện của họ có thể đảm bảo sự tăng trưởng kinh tế của công ty.


Văn phòng điện tử là một tổ hợp phần mềm và phần cứng được thiết kế để xử lý tài liệu và tự động hóa công việc của người dùng trong hệ thống điều khiển.

TRONG thành phần văn phòng điện tử bao gồm phần cứng sau:

  • máy tính, có thể được kết nối với mạng;
  • thiết bị in ấn;
  • phương tiện sao chép tài liệu;
  • modem (nếu máy tính được kết nối với mạng lưới toàn cầu hoặc một máy tính ở xa về mặt địa lý).

Ngoài ra, phần cứng có thể bao gồm

  • máy quét dùng cho đầu vào tự động văn bản và thông tin đồ họa trực tiếp từ các tài liệu chính;
  • bộ truyền phát được thiết kế để tạo các bản lưu trữ trên băng cassette nhỏ trên băng từ;
  • thiết bị trình chiếu phục vụ thuyết trình.

Sản phẩm phần mềm chính cung cấp công nghệ tự động hóa văn phòng , là:

  • soạn thảo văn bản;
  • bảng tính;
  • hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.

TRONG tổng hợp phần mềm văn phòng cũng có thể bao gồm:

  • chương trình phân tích và lập kế hoạch;
  • chương trình thuyết trình;
  • biên tập đồ họa;
  • chương trình bảo trì modem fax;
  • phần mềm mạng: e-mail, máy tính và hội nghị truyền hình, v.v.;
  • chương trình dịch thuật;
  • các chương trình chuyên biệt phục vụ hoạt động quản lý: lưu trữ chứng từ, giám sát việc thực hiện đơn hàng…

Văn phòng sản phẩm phần mềmđược sử dụng cả độc lập và như một phần của các gói tích hợp.

Các phương tiện phi máy tính cũng được sử dụng rộng rãi: hội nghị âm thanh và video, fax, máy photocopy và các thiết bị văn phòng khác.

Cơ sở dữ liệu. Một thành phần bắt buộc của bất kỳ công nghệ nào là cơ sở dữ liệu. Trong một văn phòng tự động, cơ sở dữ liệu tập trung dữ liệu về các hoạt động của công ty. Thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng có thể đến từ môi trường bên ngoài của công ty. Chuyên gia phải thành thạo các thao tác công nghệ cơ bản để làm việc trong môi trường cơ sở dữ liệu.

Ví dụ. Cơ sở dữ liệu thu thập thông tin về doanh số bán hàng hàng ngày được các đại lý bán hàng của công ty truyền tới máy tính chính hoặc thông tin về việc giao nguyên liệu thô hàng tuần.

Thông tin về tỷ giá hối đoái hoặc báo giá chứng khoán, bao gồm cả cổ phiếu của công ty này, được điều chỉnh trong mảng cơ sở dữ liệu tương ứng, có thể được nhận hàng ngày qua e-mail từ sàn giao dịch.

Thông tin từ cơ sở dữ liệu là đầu vào cho các ứng dụng (chương trình) máy tính, chẳng hạn như bộ xử lý văn bản, bộ xử lý bảng tính, e-mail, hội nghị máy tính, v.v. Bất kỳ ứng dụng máy tính văn phòng tự động nào cũng cung cấp cho nhân viên khả năng liên lạc với nhau và với các công ty khác.

Xử lý văn bản.Đây là một loại phần mềm ứng dụng được thiết kế để tạo và xử lý tài liệu văn bản. Khi tài liệu đã sẵn sàng, nhân viên sao chép nó vào bộ nhớ ngoài, sau đó in ra và nếu cần, truyền nó qua mạng máy tính. Vì vậy, người quản lý có toàn quyền sử dụng cái nhìn hiệu quả giao tiếp bằng văn bản. Việc nhận thư và báo cáo thường xuyên được chuẩn bị bằng trình xử lý văn bản cho phép người quản lý liên tục đánh giá tình hình trong công ty.

E-mail. Thư điện tử (E-mail), dựa trên việc sử dụng mạng máy tính, cho phép người dùng nhận,

lưu trữ và gửi tin nhắn đến các đối tác mạng của bạn. Ở đây chỉ có giao tiếp một chiều diễn ra. Theo nhiều nhà nghiên cứu, hạn chế này không quá quan trọng, vì trong 100 trường hợp thì có 50 trường hợp, các cuộc trò chuyện qua điện thoại chính thức chỉ nhằm mục đích thu thập thông tin. Để đảm bảo liên lạc hai chiều, bạn sẽ phải liên tục gửi và nhận tin nhắn qua email hoặc sử dụng phương thức liên lạc khác.

Email có thể cung cấp những trải nghiệm khác nhau cho người dùng tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng. Để tin nhắn đã gửi có sẵn cho tất cả người dùng e-mail, nó phải được đặt trên bảng thông báo trên máy tính, nếu muốn, bạn có thể chỉ ra rằng đây là thư từ riêng tư. Bạn cũng có thể gửi hàng kèm theo thông báo về việc người nhận đã nhận hàng.

Thư âm thanh.Đây là thư để gửi tin nhắn bằng giọng nói. Nó tương tự như email, ngoại trừ việc thay vì gõ tin nhắn trên bàn phím máy tính, bạn gửi nó qua điện thoại. Bạn cũng nhận được tin nhắn đã gửi qua điện thoại.

Hệ thống này bao gồm một thiết bị đặc biệt để chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành mã kỹ thuật số và ngược lại, cũng như một máy tính để lưu trữ các tin nhắn âm thanh ở dạng kỹ thuật số. Thư âm thanh cũng được thực hiện trực tuyến.

Thư âm thanh có thể được sử dụng thành công để giải quyết vấn đề nhóm. Để thực hiện việc này, người gửi tin nhắn phải cho biết thêm danh sách những người mà tin nhắn này dự định gửi đến. Hệ thống sẽ gọi định kỳ cho tất cả các nhân viên được chỉ định để gửi tin nhắn cho họ.

Ưu điểm chính của thư thoại So với điện tử thì đơn giản hơn - khi sử dụng, bạn không cần nhập dữ liệu từ bàn phím.

Bộ xử lý bảng. Nó, giống như trình xử lý văn bản, là một thành phần cơ bản trong văn hóa thông tin của bất kỳ nhân viên nào và công nghệ văn phòng tự động. Nếu không có kiến ​​​​thức về công nghệ cơ bản để làm việc trong đó, bạn không thể sử dụng đầy đủ máy tính cá nhân trong các hoạt động của mình. Các chức năng của môi trường phần mềm xử lý bảng tính hiện đại cho phép bạn thực hiện nhiều thao tác trên dữ liệu được trình bày dưới dạng bảng. Kết hợp các hoạt động này theo các đặc điểm chung, chúng ta có thể xác định được nhiều nhóm hoạt động công nghệ được sử dụng nhiều nhất và được sử dụng nhiều nhất:

nhập dữ liệu từ bàn phím và từ cơ sở dữ liệu;

xử lý dữ liệu (sắp xếp, tự động tạo tổng, sao chép và truyền dữ liệu, các nhóm thao tác tính toán khác nhau, v.v.);

thông tin xuất ra dạng in, dạng file nhập vào hệ thống khác, đưa thẳng vào cơ sở dữ liệu;

thiết kế chất lượng cao của các dạng bảng để trình bày dữ liệu;

trình bày dữ liệu nhiều mặt và chất lượng cao dưới dạng biểu đồ và đồ thị;

thực hiện các tính toán kỹ thuật, tài chính, thống kê;

thực hiện mô hình hóa toán học và một số thao tác phụ trợ khác.

Bất kỳ môi trường bảng tính hiện đại nào cũng có phương tiện gửi dữ liệu qua mạng.

Lịch điện tử. Nó cung cấp một cơ hội khác để sử dụng phiên bản nối mạng của máy tính để lưu trữ và thao tác lịch làm việc. Người quản lý (hoặc thư ký của anh ta) đặt ngày và giờ của cuộc họp hoặc sự kiện khác, xem lịch trình kết quả và thực hiện các thay đổi bằng bàn phím. Phần cứng và phần mềm của lịch điện tử hoàn toàn phù hợp với các thành phần tương tự của email.

Hơn nữa, phần mềm lịch thường là một phần không thể thiếu trong phần mềm email.

Ngoài ra, hệ thống còn cho phép truy cập lịch của những người quản lý khác. Nó có thể tự động phối hợp thời gian họp với lịch trình riêng của họ.

Việc sử dụng lịch điện tử tỏ ra đặc biệt hiệu quả đối với các nhà quản lý cấp quản lý cấp cao, những người có lịch làm việc được lên lịch trước từ rất lâu.

Hội nghị máy tính và hội nghị từ xa. Hội nghị máy tính sử dụng mạng máy tính để trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm giải quyết một vấn đề cụ thể. Số lượng người tham gia hội nghị trên máy tính có thể lớn hơn nhiều lần so với hội nghị âm thanh và video.

Trong tài liệu, bạn thường có thể tìm thấy thuật ngữ hội nghị từ xa. Hội nghị truyền hình bao gồm ba loại hội nghị: âm thanh, video và máy tính.

Lưu trữ hình ảnh. Bất kỳ công ty nào cũng cần lưu trữ một số lượng lớn tài liệu trong một thời gian dài. Số lượng của chúng có thể lớn đến mức việc lưu trữ chúng ngay cả dưới dạng tệp sẽ gây ra các vấn đề nghiêm trọng. Do đó, nảy sinh ý tưởng không phải là lưu trữ tài liệu mà là hình ảnh (hình ảnh) của nó và lưu trữ nó ở dạng kỹ thuật số.

Lưu trữ hình ảnh đầy hứa hẹn Công nghệ văn phòng và dựa trên việc sử dụng một thiết bị đặc biệt - bộ nhận dạng mẫu quang học, cho phép bạn chuyển đổi hình ảnh của tài liệu hoặc phim sang dạng kỹ thuật số để lưu trữ thêm vào bộ nhớ ngoài của máy tính. Đã lưu vào định dạng kỹ thuật số hình ảnh có thể được hiển thị trong đó bất cứ lúc nào ở dạng thật tới màn hình hoặc máy in. Đĩa quang có dung lượng lớn được sử dụng để lưu trữ hình ảnh. Có, trên màn hình 5 inch đĩa quang khoảng 200 nghìn trang có thể được ghi lại.

Hội nghị âm thanh. Họ sử dụng liên lạc bằng âm thanh để duy trì liên lạc giữa các nhân viên hoặc bộ phận ở xa về mặt địa lý của công ty. Phương tiện kỹ thuật đơn giản nhất để thực hiện hội nghị âm thanh là liên lạc qua điện thoại, được trang bị các thiết bị bổ sung cung cấp khả năng tương tác giữa nhiều hơn hai người tham gia. Tạo hội nghị âm thanh không cần máy tính mà chỉ liên quan đến việc sử dụng giao tiếp âm thanh hai chiều giữa những người tham gia.

Hội nghị truyền hình. Chúng được thiết kế cho các mục đích tương tự như hội nghị âm thanh nhưng sử dụng thiết bị video. Họ cũng không yêu cầu máy tính. Trong hội nghị truyền hình, những người tham gia ở khoảng cách xa nhau có thể nhìn thấy chính họ và những người tham gia khác trên màn hình tivi. Âm thanh được truyền đồng thời với hình ảnh tivi.

Mặc dù hội nghị truyền hình có thể giảm chi phí vận chuyển và đi lại nhưng hầu hết các công ty đều sử dụng nó vì những lý do khác. Các công ty này coi đây là cơ hội để thu hút số lượng tối đa các nhà quản lý và nhân viên khác ở xa văn phòng chính về mặt địa lý trong việc giải quyết vấn đề.

Mô phỏng Giao tiếp này dựa trên việc sử dụng máy fax có thể đọc tài liệu ở một đầu của kênh liên lạc và tái tạo hình ảnh của nó ở đầu kia.

Fax góp phần đưa ra quyết định bằng cách phân phối tài liệu nhanh chóng và dễ dàng cho các thành viên của nhóm giải quyết vấn đề, bất kể vị trí địa lý của họ.