Tạo bảng tính trong Excel

Chương trình Microsoft Excelđược thiết kế để làm việc với các bảng dữ liệu, chủ yếu là số. Khi tạo bảng, bạn nhập, chỉnh sửa và định dạng dữ liệu văn bản và số cũng như các công thức. Sự hiện diện của các công cụ tự động hóa tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động này. Bảng đã tạo có thể được in.

Khái niệm cơ bản về bảng tính
Một tài liệu Excel được gọi là sổ làm việc. Sổ làm việc là một tập hợp các trang tính, mỗi trang tính có cấu trúc dạng bảng và có thể chứa một hoặc nhiều bảng. Trong cửa sổ tài liệu trong Excel, chỉ hiển thị trang tính hiện tại mà bạn đang làm việc (Hình 12.2). Mỗi bảng tính có một tiêu đề được hiển thị trên đó. tab trang tính hiển thị ở cuối trang tính. Bằng cách sử dụng các phím tắt, bạn có thể chuyển sang các trang tính khác có trong cùng một sổ làm việc. Để đổi tên một bảng tính, hãy bấm đúp vào tab của nó.
Trang tính bao gồm các hàng và cột. Các cột được viết hoa bằng chữ Latinh và xa hơn nữa là sự kết hợp hai chữ cái. Tổng cộng, bảng tính có thể chứa tối đa 256 cột, được đánh số từ A đến IV. Các dòng được đánh số tuần tự, từ 1 đến 65.536 (số dòng tối đa được phép).
Các tế bào và địa chỉ của chúng Các ô trong bảng được hình thành tại giao điểm của các cột và hàng. Chúng là những yếu tố tối thiểu để lưu trữ dữ liệu. Việc chỉ định một ô riêng lẻ kết hợp số cột và số hàng (theo thứ tự đó) tại giao điểm của ô đó, ví dụ: A1 hoặc DE234. Ký hiệu ô (số của nó) đóng vai trò là địa chỉ của nó. Địa chỉ ô được sử dụng khi viết công thức xác định mối quan hệ giữa các giá trị nằm trong các ô khác nhau.
Một trong các ô luôn hoạt động và được đánh dấu bằng khung ô hiện hoạt. Khung này đóng vai trò con trỏ trong Excel. Các thao tác nhập và chỉnh sửa luôn được thực hiện trong ô hiện hoạt. Bạn có thể di chuyển khung của ô hiện hoạt bằng phím con trỏ hoặc con trỏ chuột.

Cơm. 12.2. Bảng tính bảng tính Excel

Phạm vi của các tế bào. Dữ liệu nằm trong các ô liền kề có thể được tham chiếu trong công thức dưới dạng một đơn vị. Nhóm ô này được gọi là một phạm vi. Được sử dụng phổ biến nhất là các phạm vi hình chữ nhật, được hình thành tại giao điểm của một nhóm các hàng liên tiếp và một nhóm các cột liên tiếp. Phạm vi ô được biểu thị bằng cách cho biết qua dấu hai chấm số ô nằm ở các góc đối diện của hình chữ nhật, ví dụ: A1; C15.
Nếu bạn muốn chọn một phạm vi ô hình chữ nhật, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách kéo con trỏ từ ô ở góc này sang ô đối diện theo đường chéo. Khung của ô hiện tại mở rộng để bao phủ toàn bộ phạm vi đã chọn. Để chọn toàn bộ cột hoặc hàng, hãy nhấp vào tiêu đề cột (hàng). Bằng cách kéo con trỏ qua các tiêu đề, bạn có thể chọn nhiều cột hoặc hàng liên tiếp.
Nhập, chỉnh sửa và định dạng dữ liệu
Một ô có thể chứa dữ liệu thuộc một trong ba loại; văn bản, số hoặc công thức - và cũng vẫn trống. Excel khi lưu sách bài tập chỉ ghi vào tập tin vùng hình chữ nhật của các bảng tính liền kề bên trái góc trên cùng(ô A1) và chứa tất cả các ô đã điền.
Loại dữ liệu được đặt trong ô được xác định tự động khi bạn nhập nó. Nếu dữ liệu này có thể được hiểu là một con số, chương trình Excel làm như vậy. Nếu không, dữ liệu sẽ được coi là văn bản. Việc nhập công thức luôn bắt đầu bằng ký hiệu “=” (dấu bằng).
Nhập văn bản và số. Dữ liệu được nhập trực tiếp vào ô hiện tại hoặc vào thanh công thức nằm ở đầu cửa sổ chương trình, ngay bên dưới thanh công cụ (xem Hình 12.2). Vị trí đầu vào được đánh dấu bằng con trỏ văn bản. Nếu bạn bắt đầu nhập bằng cách nhấn các phím chữ và số, dữ liệu trong ô hiện tại sẽ được thay thế bằng văn bản bạn nhập. Nếu bạn bấm vào thanh công thức hoặc bấm đúp vào ô hiện tại, nội dung cũ của ô sẽ không bị xóa và bạn có thể chỉnh sửa nó. Trong mọi trường hợp, dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị cả trong ô và thanh công thức.
Để hoàn thành việc nhập và lưu dữ liệu đã nhập, hãy sử dụng nút Enter trên thanh công thức hoặc phím ENTER. Để hủy bỏ những thay đổi đã làm và khôi phục giá trị trước đó của ô, hãy sử dụng nút Hủy trong thanh công thức hoặc phím ESC. Cách dễ nhất để xóa ô hiện tại hoặc phạm vi đã chọn là sử dụng phím DELETE.
Định dạng nội dung ô. Theo mặc định, dữ liệu văn bản được căn chỉnh về cạnh trái của ô và các số được căn chỉnh về bên phải. Để thay đổi định dạng hiển thị của dữ liệu trong ô hiện tại hoặc phạm vi đã chọn, hãy sử dụng lệnh Định dạng > Ô. Các tab của hộp thoại này cho phép bạn chọn định dạng ghi dữ liệu (số vị trí thập phân, cho biết đơn vị tiền tệ, cách viết ngày, v.v.), đặt hướng của văn bản và phương pháp căn chỉnh của nó, xác định phông chữ và kiểu ký tự, kiểm soát cách hiển thị và hình thức của khung cũng như đặt màu nền.

Tính toán bảng tính
Công thức. Các phép tính trong bảng Excel được thực hiện bằng các công thức. Một công thức có thể chứa các hằng số, tham chiếu ô và Hàm Excel, được kết nối bằng ký hiệu của các phép toán. Dấu ngoặc đơn cho phép bạn thay đổi thứ tự tiêu chuẩn thực hiện các hành động. Nếu một ô chứa công thức thì trang tính sẽ hiển thị kết quả hiện tại của công thức đó. Nếu bạn tạo một ô hiện tại, công thức đó sẽ được hiển thị trên thanh công thức.
Quy tắc sử dụng công thức trong Excel là nếu giá trị của một ô thực sự phụ thuộc vào các ô khác trong bảng, bạn phải luôn sử dụng công thức, ngay cả khi thao tác có thể dễ dàng thực hiện trong đầu. Điều này đảm bảo rằng việc chỉnh sửa bảng sau này sẽ không vi phạm tính toàn vẹn của nó và tính chính xác của các phép tính được thực hiện trong đó.
Tham chiếu ô. Công thức có thể chứa các liên kết, tức là địa chỉ của các ô có nội dung được sử dụng trong tính toán. Điều này có nghĩa là kết quả của công thức phụ thuộc vào số ở ô khác. Do đó, ô chứa công thức là ô phụ thuộc. Giá trị hiển thị trong ô công thức được tính toán lại khi giá trị của ô được tham chiếu thay đổi.
Bạn có thể đặt tham chiếu ô những cách khác. Đầu tiên, địa chỉ ô có thể được nhập bằng tay. Một cách khác là nhấp vào ô mong muốn hoặc chọn phạm vi có địa chỉ bạn muốn nhập. Ô hoặc phạm vi được đánh dấu bằng khung chấm.
Tất cả những hộp thoại Các chương trình Excel yêu cầu bạn chỉ định số hoặc phạm vi ô chứa các nút được gắn vào các trường tương ứng. Khi click vào nút này, hộp thoại sẽ được thu nhỏ kích thước có thể, giúp dễ dàng chọn ô (phạm vi) mong muốn bằng cách nhấp hoặc kéo (Hình 12.3).

Cơm. Hộp thoại được mở rộng và thu gọn

Để chỉnh sửa công thức, nhấp đúp vào ô tương ứng. Trong trường hợp này, các ô (phạm vi) mà giá trị của công thức phụ thuộc vào sẽ được tô sáng trên trang tính bằng các khung màu và bản thân các liên kết được hiển thị trong ô và trong thanh công thức có cùng màu. Điều này giúp việc chỉnh sửa và kiểm tra tính chính xác của công thức trở nên dễ dàng hơn.
Tuyệt đối và liên kết tương đối. Theo mặc định, tham chiếu ô trong công thức được coi là tương đối. Điều này có nghĩa là khi bạn sao chép một công thức, các địa chỉ trong tham chiếu sẽ tự động thay đổi theo vị trí tương đối của ô ban đầu và bản sao được tạo.
Ví dụ: giả sử ô B2 chứa liên kết đến ô A3. Ở dạng xem tương đối, chúng ta có thể nói rằng tham chiếu trỏ đến một ô nằm ở một cột ở bên trái và một hàng bên dưới ô đã cho. Nếu công thức được sao chép sang ô khác thì dấu hiệu tham chiếu tương đối này sẽ vẫn còn. Ví dụ: khi bạn sao chép công thức vào ô EA27, liên kết sẽ tiếp tục trỏ đến ô bên trái và bên dưới, trong trong trường hợp này mỗi ô DZ28.
Với địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tham chiếu không thay đổi khi sao chép, do đó ô được tham chiếu được coi là ô không phải dạng bảng. Để thay đổi phương pháp đánh địa chỉ khi chỉnh sửa công thức, hãy chọn tham chiếu ô và nhấn F4. Các phần tử số ô sử dụng địa chỉ tuyệt đối được đặt trước ký tự $. Ví dụ: khi bạn nhấn liên tiếp phím F4, số ô A1 sẽ được ghi là A1, $A$ 1, A$ 1 và $A1. Trong hai trường hợp cuối, một trong các thành phần của số ô được coi là tuyệt đối và thành phần còn lại là tương đối.

Sao chép nội dung ô
Việc sao chép và di chuyển các ô trong Excel có thể được thực hiện bằng phương pháp kéo và thả hoặc qua bảng nhớ tạm. Khi làm việc với một số lượng ô nhỏ, sẽ thuận tiện khi sử dụng phương pháp đầu tiên, khi làm việc với phạm vi lớn, sẽ thuận tiện hơn khi sử dụng phương pháp thứ hai.
Phương pháp kéo và thả. Để sử dụng tính năng kéo và thả để sao chép hoặc di chuyển ô hiện tại (phạm vi đã chọn) cùng với nội dung của nó, hãy di chuyển con trỏ chuột qua khung của ô hiện tại (nó sẽ xuất hiện dưới dạng mũi tên). Bây giờ, ô có thể được kéo đến bất kỳ đâu trên trang tính (điểm chèn được đánh dấu bằng chú giải công cụ).
Để chọn phương pháp thực hiện thao tác này cũng như để kiểm soát nó đáng tin cậy hơn, bạn nên sử dụng tính năng kéo và thả đặc biệt bằng cách sử dụng nút bên phải chuột. Trong trường hợp này, khi bạn thả nút chuột, menu đặc biệt, nơi bạn có thể chọn thao tác cụ thể để thực hiện.
Sử dụng bảng nhớ tạm. Truyền thông tin qua clipboard được bao gồm trong chương trình Excel cụ thể các tính năng liên quan đến sự phức tạp của việc kiểm soát hoạt động này. Trước tiên, bạn cần chọn phạm vi cần sao chép (cắt) và ra lệnh đặt nó vào bảng tạm: Chỉnh sửa > Sao chép hoặc Chỉnh sửa > Cắt. Chỉ có thể dán dữ liệu vào bảng tính ngay sau khi dữ liệu được đặt vào bảng tạm. Cố gắng thực hiện bất kỳ thao tác nào khác sẽ hủy quá trình sao chép hoặc di chuyển đang diễn ra. Tuy nhiên, không có hiện tượng mất dữ liệu vì dữ liệu cắt chỉ bị xóa khỏi vị trí ban đầu khi quá trình chèn xảy ra.
Vị trí chèn được xác định bằng cách chọn một ô tương ứng với góc trên bên trái của phạm vi được đặt trên bảng nhớ tạm hoặc bằng cách chọn một phạm vi có cùng kích thước với phạm vi được sao chép (di chuyển). Việc chèn được thực hiện bằng lệnh Chỉnh sửa > Dán. Bạn có thể sử dụng lệnh Chỉnh sửa > để kiểm soát cách bạn dán. Chèn đặc biệt. Trong trường hợp này, quy tắc chèn dữ liệu từ bảng ghi tạm được đặt trong hộp thoại mở ra.

Tự động hóa đầu vào
Vì các bảng thường chứa dữ liệu lặp lại hoặc tương tự nhau nên Excel chứa các công cụ tự động hóa đầu vào. Các tính năng bao gồm Tự động điền, Tự động điền số và Tự động điền công thức.
Tự động hoàn thành. Để tự động nhập dữ liệu văn bản, phương pháp tự động hoàn thành được sử dụng. Nó được sử dụng khi nhập các ô vào một cột của bảng tính. chuỗi văn bản, trong số đó có những cái lặp lại. Khi bạn nhập dữ liệu văn bản vào ô tiếp theo, Excel sẽ kiểm tra xem các ký tự đã nhập có khớp với các chuỗi trong cột ở trên hay không. Nếu tìm thấy kết quả khớp rõ ràng, văn bản đã nhập sẽ tự động được hoàn thành. Nhấn phím ENTER xác nhận thao tác tự động hoàn thành, nếu không bạn có thể tiếp tục nhập mà không cần chú ý đến tùy chọn được đề xuất.
Bạn có thể làm gián đoạn tính năng Tự động hoàn tất bằng cách để lại một ô trống trong một cột. Ngược lại, để sử dụng tính năng Tự động hoàn tất, các ô được điền phải liên tiếp nhau, không có khoảng trống giữa chúng.
Tự động điền bằng số. Khi làm việc với các con số, phương pháp tự động hoàn thành được sử dụng. Ở góc dưới bên phải của khung ô hiện tại có một hình vuông màu đen - dấu điền. Khi bạn di chuột qua nó, con trỏ chuột (thường trông giống như một chữ thập dày màu trắng) có dạng một chữ thập mỏng màu đen. Kéo một ô điều khiển điền được coi là một thao tác để "nhân" nội dung của một ô theo chiều ngang hoặc chiều dọc.
Nếu một ô chứa một số (bao gồm ngày tháng, số tiền), thì việc kéo điểm đánh dấu sẽ sao chép các ô đó hoặc điền vào chúng một cấp số cộng. Để chọn phương thức tự động điền, bạn phải thực hiện thao tác kéo và thả đặc biệt bằng nút chuột phải.
Ví dụ: để ô A1 chứa số 1. Di chuột qua núm điều khiển điền, nhấp chuột phải và kéo núm điều khiển điền để khung bao phủ các ô A1, B1 và C1, rồi nhả nút chuột. Nếu bây giờ bạn chọn mục Sao chép ô trong menu mở ra, tất cả các ô sẽ chứa số 1. Nếu bạn chọn mục Điền thì các ô sẽ chứa các số 1, 2 và 3.
Để xây dựng chính xác các điều kiện điền vào ô, bạn nên đưa ra lệnh Chỉnh sửa > Điền > Tiến trình. Trong hộp thoại Tiến trình mở ra, chọn loại tiến trình, kích thước bước và giá trị giới hạn. Sau khi nhấp vào nút OK, Excel sẽ tự động điền vào các ô theo quy tắc đã chỉ định.
Công thức tự động điền. Thao tác này được thực hiện tương tự như cách tự động điền số. Điểm đặc biệt của nó là nhu cầu sao chép các tham chiếu đến các ô khác. Trong quá trình tự động hoàn thành, bản chất của các liên kết trong công thức sẽ được tính đến: các liên kết tương đối thay đổi theo vị trí tương đối của bản sao và các liên kết gốc, tuyệt đối không thay đổi.
Ví dụ: giả sử các giá trị trong cột thứ ba của bảng tính (cột C) được tính bằng tổng các giá trị trong các ô tương ứng của cột A và B. Nhập công thức =A1 +B1 vào ô C1 . Bây giờ hãy sao chép công thức này bằng phương pháp tự động điền vào tất cả các ô của cột thứ ba của bảng. Địa chỉ tương đối cho phép công thức đúng cho tất cả các ô trong một cột nhất định.
Bảng 12.1 hiển thị các quy tắc cập nhật liên kết khi tự động hoàn thành dọc theo một hàng hoặc dọc theo một cột.
Bảng 12.1.
Quy tắc cập nhật liên kết trong quá trình tự động hoàn thành

Liên kết trong ô nguồn	Liên kết ở ô tiếp theo
	Khi điền vào bên phải	Khi điền vào
A1 (tương đối)	B1	A2
$A1 (tuyệt đối theo cột)	$A1	$A2
A$1 (tuyệt đối theo dòng)	$1	1$
$A$1 (tuyệt đối)	$A$1	$A$1

Sử dụng các tính năng tiêu chuẩn
Các hàm tiêu chuẩn chỉ được sử dụng trong Excel trong các công thức. Việc gọi hàm bao gồm việc chỉ định tên của hàm trong công thức, theo sau là danh sách các tham số trong ngoặc đơn. Thông số riêngđược phân tách trong danh sách bằng dấu chấm phẩy. Tham số có thể là một số, một địa chỉ ô hoặc một biểu thức tùy ý, cũng có thể được tính bằng các hàm.
Bảng công thức. Nếu bạn bắt đầu nhập công thức bằng cách nhấp vào nút Thay đổi công thức trong thanh công thức, một bảng công thức sẽ xuất hiện bên dưới thanh công thức, bảng này có các thuộc tính của hộp thoại (Hình 12.4). Nó chứa giá trị sẽ nhận được nếu bạn nhập ngay công thức. Danh sách các hàm thả xuống hiện xuất hiện ở phía bên trái của thanh công thức, nơi từng đặt số ô hiện tại. Nó chứa mười hàm được sử dụng gần đây nhất cũng như các Hàm khác.
Sử dụng Trình hướng dẫn Chức năng. Việc chọn Thêm Chức năng sẽ khởi chạy Trình hướng dẫn Chức năng để thực hiện lựa chọn dễ dàng hơn. chức năng cần thiết. Trong danh sách Danh mục, chọn danh mục mà chức năng thuộc về (nếu khó xác định danh mục, hãy sử dụng mục Danh sách đầy đủ theo thứ tự bảng chữ cái) và trong danh sách Chức năng, chọn một chức năng cụ thể của danh mục này. Sau khi nhấp vào nút OK, tên hàm được nhập vào thanh công thức cùng với dấu ngoặc đơn giới hạn danh sách tham số. Con trỏ văn bản được đặt giữa các dấu ngoặc này.

Cơm. 12.4. Thanh công thức và bảng công thức

Nhập tham số chức năng. Khi bạn nhập các tham số hàm, bảng công thức sẽ thay đổi diện mạo. Nó hiển thị các trường để nhập tham số. Nếu tên tham số được in đậm thì tham số đó là bắt buộc và phải điền vào trường tương ứng. Các tham số được đặt tên phông chữ bình thường, có thể được bỏ qua. Ở dưới cùng của bảng màu được đưa ra Mô tả ngắn chức năng cũng như mục đích của tham số được thay đổi.
Các tham số có thể được nhập trực tiếp vào thanh công thức hoặc vào các trường trong bảng công thức hoặc, nếu chúng là các liên kết, hãy chọn trên trang tính. Nếu một tham số được chỉ định, bảng Công thức sẽ hiển thị giá trị của nó và đối với các tham số bị bỏ qua, sẽ hiển thị các giá trị mặc định. Tại đây bạn cũng có thể thấy giá trị của hàm được tính bằng giá trị đã cho các thông số (xem hình 12.4).
Quy tắc tính công thức chứa hàm không khác quy tắc tính toán thêm công thức đơn giản. Tham chiếu ô được sử dụng làm tham số hàm cũng có thể là tương đối hoặc tuyệt đối, điều này được tính đến khi sao chép công thức bằng phương pháp Tự động hoàn tất.

In tài liệu Excel
Bản trình bày trên màn hình của bảng tính trong Excel khác biệt đáng kể so với khi dữ liệu được in. Điều này là do thực tế là một bảng tính duy nhất phải được chia thành các đoạn, kích thước của chúng được xác định bởi định dạng của trang in. Ngoài ra, các thành phần thiết kế cửa sổ làm việc của chương trình: số hàng và số cột, ranh giới ô quy ước - thường không được hiển thị khi in.
Xem trước. Trước khi in bảng tính, bạn phải chuyển sang xem trước(Bật nút xem trước bảng tiêu chuẩn dụng cụ). Chế độ xem trước (Hình 12.5) không cho phép chỉnh sửa tài liệu nhưng cho phép bạn xem tài liệu trên màn hình chính xác như khi nó được in. Ngoài ra, chế độ Preview cho phép bạn thay đổi thuộc tính trang in và cài đặt in.

Cơm. 12.5. Xem trước tài liệu của bạn trước khi in

Chế độ xem trước được điều khiển bằng các nút nằm dọc theo cạnh trên của cửa sổ. Nút Trang mở ra hộp thoại Thiết lập Trang, dùng để đặt các tham số trang: hướng trang, tỷ lệ trang (việc thay đổi tỷ lệ cho phép bạn kiểm soát số trang in cần thiết cho tài liệu), kích thước lề tài liệu. Tại đây bạn có thể đặt phần trên cùng và chân trang cho trang. Tab Trang tính cho phép hoặc vô hiệu hóa việc in số lưới, số hàng và cột, đồng thời chọn trình tự phân trang cho trang tính lớn hơn trang in cả về chiều dài và chiều rộng.
Bạn cũng có thể thay đổi kích thước lề trang cũng như độ rộng của ô khi in, trực tiếp ở chế độ xem trước, bằng cách sử dụng nút Lề. Khi bạn bấm vào nút này, các điểm đánh dấu sẽ xuất hiện trên trang để biểu thị lề trang và ranh giới ô. Bạn có thể thay đổi vị trí của các đường viền này bằng cách kéo.
Có ba cách để thoát khỏi chế độ Xem trước, tùy thuộc vào việc bạn định làm tiếp theo. Nhấp vào nút Đóng cho phép bạn quay lại chỉnh sửa tài liệu. Việc bấm vào nút Bố cục Trang sẽ đưa bạn trở lại chỉnh sửa tài liệu nhưng ở chế độ bố cục trang. Ở chế độ này, tài liệu được hiển thị theo cách thuận tiện nhất không phải hiển thị nội dung của các ô trong bảng mà là vùng in và đường viền của các trang tài liệu. Chuyển đổi giữa chế độ đánh dấu và chế độ bình thường cũng có thể được thực hiện thông qua menu Xem (các lệnh Xem > Bình thường và Xem > Bố cục trang). Cách thứ ba là bắt đầu in tài liệu.
In tài liệu. Nhấp vào nút In sẽ mở hộp thoại In, được sử dụng để in tài liệu (bạn cũng có thể mở tài liệu mà không cần xem trước bằng lệnh Tệp > In). Cửa sổ này chứa phương tiện chuẩnđiều khiển được sử dụng để in tài liệu trong bất kỳ ứng dụng nào.
Lựa chọn vùng in. Vùng in là phần của trang tính cần được in. Theo mặc định, vùng in trùng với phần đã điền của bảng tính và là một hình chữ nhật nằm cạnh góc trên bên trái của bảng tính và bao phủ tất cả các ô đã điền. Nếu một số dữ liệu không được in trên giấy, vùng in có thể được đặt thủ công. Để thực hiện việc này, hãy chọn các ô sẽ có trong vùng in và đưa ra lệnh Tệp > Vùng in > Đặt. Nếu chỉ có một ô hiện tại, chương trình sẽ giả định rằng vùng có thể in chưa được chọn và hiển thị thông báo cảnh báo.
Nếu vùng in được chỉ định, chương trình sẽ hiển thị nó ở chế độ xem trước và chỉ in vùng đó. Ranh giới của khu vực có thể in được đánh dấu trên trang tính bằng một đường chấm lớn (đường liền nét ở chế độ đánh dấu). Để thay đổi vùng in, bạn có thể đặt khu vực mới hoặc sử dụng lệnh Tệp > Vùng in > Xóa để quay lại cài đặt mặc định.
Ranh giới của các trang in riêng lẻ được hiển thị trên bảng tính dưới dạng các đường chấm nhỏ. Trong một số trường hợp bắt buộc phải như vậy tế bào cụ thểđược đặt cùng nhau trên cùng một trang in hoặc ngược lại, việc tách các trang in xảy ra ở một vị trí nhất định trên bảng tính. Tính năng này đạt được bằng cách thiết lập thủ công ranh giới của các trang in. Để chèn ngắt trang, bạn cần tạo ô hiện tại, ô này sẽ nằm ở góc trên bên trái của trang được in và đưa ra lệnh Chèn > Ngắt trang. Excel sẽ chèn buộc phải nghỉ giải lao các trang trước hàng và cột chứa nó ô này. Nếu ô đã chọn nằm ở hàng hoặc cột đầu tiên A thì ngắt trang chỉ được đặt theo một hướng.

Hãy coi khu vực bảng tính là một cơ sở dữ liệu. Các cột được gọi là trường và các hàng được gọi là bản ghi. Các cột được đặt tên sẽ được sử dụng làm tên trường bản ghi.

Có một số hạn chế được áp đặt đối với cấu trúc cơ sở dữ liệu:

hàng đầu tiên của cơ sở dữ liệu phải chứa tên trường không lặp lại và nằm trên một dòng;
Đối với tên trường, bạn nên sử dụng phông chữ, kiểu dữ liệu, định dạng, khung khác với phông chữ, kiểu dữ liệu, định dạng, khung khác với dữ liệu trong bản ghi;
bảng phải được tách biệt khỏi dữ liệu bảng tính khác cột trống và một chuỗi rỗng;
thông tin trên các trường phải đồng nhất, tức là chỉ có số hoặc chỉ có văn bản.

Làm việc với bất kỳ cơ sở dữ liệu nào đều liên quan đến việc tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí nhất định, tập hợp lại và xử lý thông tin.

Việc sắp xếp dữ liệu trong bảng được thực hiện bằng lệnh Dữ liệu > Sắp xếp hoặc các nút trên thanh công cụ Sắp xếp chuẩn tăng dần Và Sắp xếp theo thứ tự giảm dần(Hình 44).

Ví dụ: sắp xếp một bảng chứa họ và giới tính sao cho tất cả họ nữ xuất hiện đầu tiên theo thứ tự bảng chữ cái, sau đó là họ nam.

Hãy chọn bảng có dữ liệu. Dữ liệu > Sắp xếp. Trong cửa sổ Sắp xếp theo chọn sàn nhà(đây là tiêu đề bảng), trong cửa sổ Sau đó bởi chọn họ(Hình 45). Hãy đi lấy gạo. 46.

Sử dụng lệnh Dữ liệu > Bộ lọc > Bộ lọc tự động dữ liệu được chọn theo tiêu chí. Đồng thời, các nút (mũi tên) xuất hiện trong các ô chứa tiêu đề. Khi bạn nhấp vào chúng, một menu sẽ xuất hiện với các điều kiện lựa chọn bộ lọc tự động (Hình 47).

Sau khi làm việc với danh sách đã chọn, bạn cần trả về toàn bộ cột dữ liệu cho công việc tiếp theo với anh ấy.

Khi chạy lệnh Dữ liệu > Bộ lọc > Bộ lọc tiêu chuẩn Có thể chọn các hàng thỏa mãn các điều kiện đã chỉ định (Hình 48).

Chuẩn bị tài liệu để in

Tài liệu đã tạo có thể được in dưới dạng một trang tính hoặc toàn bộ cuốn sách, cũng như một đoạn trang tính đã chọn và vùng in (một đoạn trang tính được cố định theo cách đặc biệt). Nếu vùng in được chỉ định thì chỉ vùng đó sẽ được in. Khi bạn lưu tài liệu, vùng có thể in cũng được lưu. Để xác định vùng in, bạn cần chọn một đoạn của trang tính (một trong các phương pháp chọn ô), sau đó Định dạng > Phạm vi in > Xác định. Như vậy, đoạn được chọn đã được chuyển đổi thành vùng có thể in được. Để thay đổi khu vực này, hãy chọn Định dạng > Phạm vi in > Thêm vùng in hoặc Định dạng > Phạm vi in > Chỉnh sửa. Trong hộp thoại hiện ra, thay đổi vùng như sau:

Trong lĩnh vực Những trang được in Bấm vào biểu tượng (Thu gọn) để thu nhỏ hộp thoại về kích thước của trường nhập. Sau này, việc đánh dấu liên kết mong muốn trên trang tính sẽ dễ dàng hơn. Sau đó biểu tượng tự động chuyển thành biểu tượng (Mở rộng), nhấp vào biểu tượng đó để khôi phục kích thước ban đầu hộp thoại. Hộp thoại sẽ tự động được thu nhỏ nếu bạn nhấp vào bên trong trang tính. Khi bạn nhả nút chuột, hộp thoại sẽ được khôi phục và phạm vi liên kết được xác định bằng chuột sẽ được đánh dấu trong tài liệu bằng đường viền màu xanh lam.
Lặp lại dòng. Các dòng lặp lại được xác định bằng chuột nếu con trỏ nằm trong trường Lặp lại dòng hộp thoại. Chọn một hoặc nhiều dòng để in. Danh sách hiển thị giá trị "do người dùng xác định". Chọn "không" từ danh sách để hủy việc lặp lại các dòng đã đặt.
Cột lặp lại. Chọn một hoặc nhiều cột để in trên mỗi trang và tham chiếu cột như "$A" hoặc "$C:$E" xuất hiện trong hộp văn bản bên phải. Danh sách hiển thị giá trị "đã xác định người dùng". Chọn từ danh sách "KHÔNG"để hủy các cột lặp lại đã đặt.

Nếu vùng in không cần thiết, hãy xóa nó theo cách tương tự.

Để in, bạn cũng cần định cấu hình cài đặt trang, tức là khổ giấy, hướng trang, đầu trang và chân trang, hướng in, v.v. Hãy thực hiện điều này thông qua mục menu Định dạng > Trang và trên các tab của hộp thoại, trang được cấu hình (Hình 49, 50, 51). Xem trước cho phép bạn xem tài liệu của bạn trông như thế nào trên giấy.

Để xem khu vực trang, hãy sử dụng mục menu Xem > Bố cục trang(Hình 52). Bằng cách di chuyển các đường viền (màu xanh) của trang, chúng tôi thay đổi khu vực của trang để in bằng cách thay đổi tỷ lệ mà chúng tôi sẽ thấy qua Định dạng > Trang > Trang tính > Tỷ lệ.

Bạn có thể tiết kiệm thời gian khi tạo danh sách SharePoint bằng cách nhập tệp bảng tính. Khi bạn tạo danh sách từ bảng tính, tiêu đề cột của nó sẽ trở thành danh sách và dữ liệu còn lại được nhập dưới dạng mục danh sách. Nhập bảng tính cũng là một cách để tạo danh sách không có tiêu đề cột mặc định.

Quan trọng:

Quan trọng: Nếu bạn nhận được thông báo rằng bảng tính bạn muốn nhập không hợp lệ hoặc không chứa dữ liệu, hãy thêm trang SharePoint mà bạn đang sử dụng vào danh sách tab Trang web đáng tin cậy.

Tạo danh sách từ bảng tính trong SharePoint Online, 2016 và 2013

Trên site nơi bạn muốn thêm danh sách, hãy bấm Tùy chọn và chọn Thêm ứng dụng.

Trong lĩnh vực Tìm một ứng dụng Nhập "bảng tính" và nhấp vào biểu tượng tìm kiếm.

Trên trang kết quả tìm kiếm, nhấp vào Nhập bảng tính.
Trên trang Ứng dụng mớiđi vào Tên danh sách.
Đi vào Sự miêu tả(không cần thiết).

Mô tả xuất hiện bên dưới tên trong hầu hết các chế độ xem. Mô tả của danh sách có thể được thay đổi trong các tham số của nó.

Nhấn vào nút Ôn tậpđể tìm bảng tính hoặc nhập đường dẫn đến bảng tính đó vào trường Vị trí tập tin. Khi hoàn tất, hãy nhấn nút Nhập khẩu.

Bảng tính mở trong Excel và một cửa sổ xuất hiện.

Trong cửa sổ Nhập vào Danh sách Windows Dịch vụ SharePoint chọn mục Phạm vi bảng, Phạm vi ô hoặc Dải ô được đặt tên. Nếu bạn muốn chỉ định phạm vi theo cách thủ công, hãy chọn Phạm vi ô và nhấp vào Chọn phạm vi. Trong bảng tính, hãy nhấp vào ô trên cùng bên trái, nhấn và giữ Phím Shift và chọn ô dưới cùng bên phải của phạm vi.

Phạm vi sẽ được chỉ định trong trường Chọn phạm vi. Nhấn vào nút Nhập khẩu.

Danh sách hoặc nhấp vào nút Tùy chọn và nhấp vào Tùy chọn danh sách.

Dữ liệu bảng sẽ xuất hiện dưới dạng danh sách trong SharePoint.

Tạo danh sách từ bảng tính trong SharePoint 2010 hoặc SharePoint 2007

Trên thực đơn Hành động trên trang web chọn đội Xem tất cả nội dung trang web và nhấn nút Tạo nên .

Ghi chú: Các trang SharePoint có thể trông khác. Nếu bạn không thể tìm thấy một thành phần, chẳng hạn như lệnh, nút hoặc liên kết, hãy liên hệ với quản trị viên của bạn.

Trong SharePoint 2010, bên dưới Tất cả danh mục nhấp chuột Trống và có thể tùy chỉnh, chọn và nhấn nút Tạo nên.

Trong SharePoint 2007, bên dưới Danh sách tùy chỉnh lựa chọn Nhập bảng tính và nhấn nút Tạo nên.
Nhập tên cho danh sách vào trường Tên. Cánh đồng Tên là bắt buộc.

Tên xuất hiện ở đầu danh sách trong hầu hết các chế độ xem, trở thành một phần địa chỉ web của trang danh sách và xuất hiện trong các thành phần điều hướng để giúp tìm thấy dễ dàng hơn. Tên danh sách có thể thay đổi nhưng địa chỉ web vẫn giữ nguyên.

Nhập mô tả của danh sách vào trường Sự miêu tả. Cánh đồng Sự miêu tả Là tùy chọn.

Mô tả xuất hiện bên dưới tên trong hầu hết các chế độ xem. Mô tả danh sách có thể được thay đổi.
Nhấn vào nút Ôn tậpđể chọn bảng tính hoặc nhập đường dẫn của nó vào trường Vị trí tập tin và sau đó nhấp vào nút Nhập khẩu.

Trong hộp thoại Nhập vào danh sách Windows SharePoint Services lựa chọn Loại phạm vi và sau đó trong phần Chọn phạm vi chỉ định phạm vi trong bảng tính mà bạn muốn sử dụng để tạo danh sách.

Ghi chú: Một số trình chỉnh sửa bảng tính cho phép bạn chọn phạm vi ô bạn muốn ngay trong bảng tính. Phạm vi bảng và phạm vi được đặt tên phải được xác định sẵn trong bảng được chọn trong hộp thoại Nhập vào danh sách Windows SharePoint Services.

Nhấn vào nút Nhập khẩu.

Sau khi nhập bảng tính, hãy kiểm tra các cột danh sách để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác. Ví dụ: bạn có thể muốn chỉ định rằng một cột chứa giá trị tiền tệ thay vì số. Để xem hoặc thay đổi các tham số danh sách, hãy mở nó, chuyển đến tab Danh sách hoặc nhấp vào nút Tùy chọn và nhấp vào Tùy chọn danh sách.

Các loại cột được tạo cho danh sách dựa trên các loại dữ liệu trong các cột của bảng tính. Ví dụ: cột bảng tính chứa ngày thường trở thành cột ngày trong danh sách SharePoint. Hình ảnh bên dưới hiển thị danh sách SharePoint được tạo bằng cách nhập bảng tính ở trên.

Tất cả các phiên bản SharePoint đều hỗ trợ nhập bảng tính nhưng các bước liên quan hơi khác một chút. Excel đã được sử dụng trong các ví dụ này, nhưng các ví dụ khác cũng sẽ hoạt động trình soạn thảo tương thích. Nếu định dạng trình chỉnh sửa bảng tính không được hỗ trợ, hãy xuất dữ liệu sang tệp có giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV) và nhập tệp.

Để biết các liên kết tới bài viết về cách thiết lập danh sách đã nhập và thêm danh sách đó vào một trang hoặc trang, hãy xem Tổng quan về danh sách.

Ghi chú: Thông thường, các cột trong trang SharePoint được đặt cấu hình dựa trên loại dữ liệu chứa trong đó. Tuy nhiên, sau khi bạn nhập danh sách, hãy kiểm tra các cột và dữ liệu để đảm bảo rằng quá trình nhập đã hoàn tất chính xác. Ví dụ: bạn có thể muốn chỉ định rằng một cột chứa giá trị tiền tệ thay vì số. Để xem hoặc thay đổi các tùy chọn cho một danh sách, hãy mở danh sách đó rồi bấm vào Tùy chọn danh sách trên thực đơn Tùy chọn.

Thêm một trang vào vùng trang tin cậy

Mở Trình duyệt Internet Nhà thám hiểm, nhấp vào nút Dịch vụ và chọn Tùy chọn Internet.

Chuyển đến tab Sự an toàn, nhấp vào biểu tượng Các nút đáng tin cậy và nhấn nút điểm giao.

Bạn đang ở trên trang web sẽ được hiển thị trong Thêm trang web này vào khu vực: trường, nhấp vào nút Thêm vào.

Nhấn vào nút Đóng, và sau đó - ĐƯỢC RỒI.

Để lại một bình luận

Bài viết này hữu ích không? Nếu có, vui lòng để lại đánh giá của bạn ở cuối trang. Nếu không, hãy chia sẻ ý kiến của bạn - những gì cần bổ sung hoặc làm rõ hơn. Vui lòng cung cấp phiên bản SharePoint, hệ điều hành và trình duyệt của bạn. Chúng tôi sẽ đọc đánh giá của bạn, kiểm tra kỹ thông tin và nếu cần, sẽ bổ sung và cập nhật bài viết này.

Ghi chú: Tuyên bố miễn trừ trách nhiệm liên quan đến dịch máy. Bài viết này đã được dịch bằng cách sử dụng hệ thống máy tính không có sự can thiệp của con người. Microsoft cung cấp các bản dịch máy này để giúp những người dùng chưa biết bằng tiếng Anh, đọc tài liệu về các sản phẩm, dịch vụ và công nghệ của Microsoft. Vì bài viết được dịch bằng máy dịch nên có thể có lỗi từ vựng, cú pháp và ngữ pháp.

Bảng tính trong Microsoft Excel

1. Giới thiệu

2. Sáng tạo điện tử Bảng Microsoft Excel

3. Khái niệm cơ bản về bảng tính

4. Nhập, chỉnh sửa và định dạng dữ liệu

5. Tính toán trong bảng tính

6. Sao chép nội dung ô

7. Xây dựng biểu đồ, đồ thị

Bảng được sử dụng để trình bày dữ liệu ở dạng thuận tiện. Máy tính cho phép bạn thể hiện chúng trong Dạng điện tử và điều này giúp nó không chỉ có thể hiển thị mà còn có thể xử lý dữ liệu. Lớp chương trình được sử dụng cho mục đích này được gọi là bảng tính.

Tính năng đặc biệt của bảng tính là khả năng sử dụng công thức để mô tả mối quan hệ giữa giá trị của các ô khác nhau. Tính toán bằng công thức đã chođược thực hiện tự động. Việc thay đổi nội dung của một ô dẫn đến việc tính toán lại giá trị của tất cả các ô được kết nối với nó bằng quan hệ công thức và do đó, cập nhật toàn bộ bảng theo dữ liệu đã thay đổi.

Việc sử dụng bảng tính giúp đơn giản hóa việc làm việc với dữ liệu và cho phép bạn thu được kết quả mà không cần tính toán thủ công hoặc lập trình đặc biệt. Việc sử dụng bảng tính rộng rãi nhất là trong tính toán kinh tế và kế toán, nhưng cũng trong các nhiệm vụ khoa học và kỹ thuật, bảng tính có thể được sử dụng một cách hiệu quả, ví dụ:

· Thực hiện các phép tính tương tự bộ lớn dữ liệu;

· tự động hóa các tính toán cuối cùng;

· Giải quyết vấn đề bằng cách chọn giá trị tham số và lập bảng công thức;

· xử lý kết quả thí nghiệm;

· tìm kiếm các giá trị tham số tối ưu;

· sự chuẩn bị tài liệu bảng tính;

· xây dựng biểu đồ, đồ thị dựa trên dữ liệu có sẵn.

Một trong những phương tiện phổ biến nhất để làm việc với các tài liệu có cấu trúc dạng bảng là chương trình Microsoft Excel.

Tạo bảng tính Microsoft Excel

Microsoft Excel được thiết kế để làm việc với các bảng dữ liệu, chủ yếu là các bảng số. Khi tạo bảng, bạn nhập, chỉnh sửa và định dạng dữ liệu văn bản và số cũng như các công thức. Sự hiện diện của các công cụ tự động hóa tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động này. Bảng đã tạo có thể được in.

Khái niệm cơ bản về bảng tính

Một tài liệu Excel được gọi là sổ làm việc. Sổ làm việc là một tập hợp các trang tính, mỗi trang tính có cấu trúc dạng bảng và có thể chứa một hoặc nhiều bảng. Trong cửa sổ tài liệu trong Excel, chỉ có bảng tính hiện tại mà bạn đang làm việc được hiển thị. Mỗi trang tính có một tiêu đề xuất hiện trên nhãn trang tính xuất hiện ở cuối trang tính. Bằng cách sử dụng các phím tắt, bạn có thể chuyển sang các trang tính khác có trong cùng một sổ làm việc. Để đổi tên một bảng tính, hãy bấm đúp vào tab của nó.

Trang tính bao gồm các hàng và cột. Các cột có tiêu đề bằng các chữ cái Latinh viết hoa và hơn nữa là sự kết hợp của hai chữ cái. Tổng cộng, bảng tính có thể chứa tối đa 256 cột, được đánh số từ A đến IV. Các dòng được đánh số tuần tự, từ 1 đến 65.536 (số dòng tối đa được phép).

Các tế bào và địa chỉ của chúng Các ô trong bảng được hình thành tại giao điểm của các cột và hàng. Chúng là những yếu tố tối thiểu để lưu trữ dữ liệu. Việc chỉ định một ô riêng lẻ kết hợp số cột và số hàng (theo thứ tự đó) tại giao điểm của ô đó, ví dụ: A1 hoặc DE234. Ký hiệu ô (số của nó) đóng vai trò là địa chỉ của nó. Địa chỉ ô được sử dụng khi viết công thức xác định mối quan hệ giữa các giá trị nằm trong các ô khác nhau.

Một trong các ô luôn hoạt động và được đánh dấu bằng khung ô hiện hoạt. Khung này đóng vai trò con trỏ trong Excel. Các thao tác nhập và chỉnh sửa luôn được thực hiện trong ô hiện hoạt. Bạn có thể di chuyển khung của ô hiện hoạt bằng phím con trỏ hoặc con trỏ chuột.

Nếu bạn muốn chọn một phạm vi ô hình chữ nhật, bạn có thể thực hiện việc này bằng cách kéo con trỏ từ ô ở góc này sang ô đối diện theo đường chéo. Khung của ô hiện tại mở rộng để bao phủ toàn bộ phạm vi đã chọn. Để chọn toàn bộ cột hoặc hàng, hãy nhấp vào tiêu đề cột (hàng). Bằng cách kéo con trỏ qua các tiêu đề, bạn có thể chọn nhiều cột hoặc hàng liên tiếp.

Nhập, chỉnh sửa và định dạng dữ liệu

Một ô có thể chứa một trong ba loại dữ liệu: văn bản, số hoặc công thức hoặc để trống. Khi lưu sổ làm việc, Excel chỉ ghi vào tệp vùng hình chữ nhật của trang tính liền kề với góc trên bên trái (ô A1) và chứa tất cả các ô đã điền.

Loại dữ liệu được đặt trong ô được xác định tự động khi bạn nhập nó. Nếu dữ liệu có thể được hiểu dưới dạng số, Excel sẽ làm như vậy. Nếu không, dữ liệu sẽ được coi là văn bản. Việc nhập công thức luôn bắt đầu bằng ký hiệu “=” (dấu bằng).

Nhập văn bản và số. Dữ liệu được nhập trực tiếp vào ô hiện tại hoặc vào thanh công thức nằm ở đầu cửa sổ chương trình, ngay bên dưới thanh công cụ. Vị trí đầu vào được đánh dấu bằng con trỏ văn bản. Nếu bạn bắt đầu nhập bằng cách nhấn các phím chữ và số, dữ liệu trong ô hiện tại sẽ được thay thế bằng văn bản bạn nhập. Nếu bạn bấm vào thanh công thức hoặc bấm đúp vào ô hiện tại, nội dung cũ của ô sẽ không bị xóa và bạn có thể chỉnh sửa nó. Dữ liệu đã nhập sẽ được hiển thị trong mọi trường hợp: cả trong ô và trong thanh công thức.

Để hoàn thành việc nhập, lưu dữ liệu đã nhập, hãy sử dụng nút Enter trên thanh công thức hoặc Nhập phím. Để hủy các thay đổi đã thực hiện và khôi phục ô về giá trị trước đó, hãy sử dụng nút Hủy trong thanh công thức hoặc phím Esc. Cách dễ nhất để xóa ô hiện tại hoặc phạm vi đã chọn là sử dụng phím Xóa.

Định dạng nội dung ô. Theo mặc định, dữ liệu văn bản được căn chỉnh về cạnh trái của ô và các số được căn chỉnh về bên phải. Để thay đổi định dạng hiển thị của dữ liệu trong ô hiện tại hoặc phạm vi đã chọn, hãy sử dụng lệnh Định dạng > Ô. Các tab của hộp thoại này cho phép bạn chọn định dạng ghi dữ liệu (số vị trí thập phân, cho biết đơn vị tiền tệ, cách viết ngày, v.v.), đặt hướng của văn bản và phương pháp căn chỉnh của nó, xác định phông chữ và kiểu ký tự, kiểm soát cách hiển thị và hình thức của khung cũng như đặt màu nền.

Tính toán bảng tính

Công thức. Các phép tính trong bảng Excel được thực hiện bằng các công thức. Một công thức có thể chứa các hằng số, tham chiếu ô và các hàm Excel được kết nối bằng các ký hiệu toán học. Dấu ngoặc đơn cho phép bạn thay đổi thứ tự hành động tiêu chuẩn. Nếu một ô chứa công thức thì trang tính sẽ hiển thị kết quả hiện tại của công thức đó. Nếu bạn tạo một ô hiện tại, công thức đó sẽ được hiển thị trên thanh công thức.

Quy tắc sử dụng công thức trong Excel là nếu giá trị của một ô thực sự phụ thuộc vào các ô khác trong bảng, bạn phải luôn sử dụng công thức, ngay cả khi thao tác có thể dễ dàng thực hiện trong đầu. Điều này đảm bảo rằng việc chỉnh sửa bảng sau này sẽ không vi phạm tính toàn vẹn của nó và tính chính xác của các phép tính được thực hiện trong đó.

Tham chiếu ô. Công thức có thể chứa các liên kết, tức là địa chỉ của các ô có nội dung được sử dụng trong tính toán. Điều này có nghĩa là kết quả của công thức phụ thuộc vào số ở ô khác. Do đó, ô chứa công thức là ô phụ thuộc. Giá trị hiển thị trong ô công thức được tính toán lại khi giá trị của ô được tham chiếu thay đổi.

Một tham chiếu ô có thể được chỉ định theo nhiều cách khác nhau. Đầu tiên, địa chỉ ô có thể được nhập bằng tay. Một cách khác là nhấp vào ô mong muốn hoặc chọn phạm vi có địa chỉ bạn muốn nhập. Ô hoặc phạm vi được đánh dấu bằng khung chấm.

Tất cả các hộp thoại Excel yêu cầu bạn chỉ định số hoặc phạm vi ô đều chứa các nút được gắn vào các trường tương ứng. Khi bạn nhấp vào nút này, hộp thoại sẽ được thu nhỏ đến kích thước nhỏ nhất có thể, giúp bạn dễ dàng chọn ô (phạm vi) mong muốn bằng cách nhấp hoặc kéo.

Liên kết tuyệt đối và tương đối. Theo mặc định, tham chiếu ô trong công thức được coi là tương đối. Điều này có nghĩa là khi bạn sao chép một công thức, các địa chỉ trong tham chiếu sẽ tự động thay đổi theo vị trí tương đối của ô ban đầu và bản sao được tạo.

Ví dụ, trong ô B2 có một liên kết đến ô AZ. Ở dạng xem tương đối, chúng ta có thể nói rằng tham chiếu trỏ đến một ô nằm ở một cột ở bên trái và một hàng bên dưới ô đã cho. Nếu công thức được sao chép sang ô khác thì dấu hiệu tham chiếu tương đối này sẽ vẫn còn. Ví dụ: khi bạn sao chép công thức vào ô EA27, liên kết sẽ tiếp tục trỏ đến ô bên trái và bên dưới, trong trường hợp này là ô DZ28.

Với địa chỉ tuyệt đối, địa chỉ tham chiếu không thay đổi khi sao chép, do đó ô được tham chiếu được coi là ô không phải dạng bảng. Để thay đổi phương pháp đánh địa chỉ khi chỉnh sửa công thức, hãy chọn tham chiếu ô và nhấn F4. Các phần tử số ô sử dụng địa chỉ tuyệt đối được đặt trước ký tự $. Ví dụ: khi nhấn liên tiếp phím F4, số ô A1 sẽ được ghi là A1, $A$1, A$1 và $A1. Trong hai trường hợp cuối, một trong các thành phần của số ô được coi là tuyệt đối và cái kia là người thân.

Sao chép nội dung ô

Việc sao chép và di chuyển các ô trong Excel có thể được thực hiện bằng phương pháp kéo và thả hoặc qua bảng nhớ tạm. Khi làm việc với một số lượng ô nhỏ, sẽ thuận tiện khi sử dụng phương pháp đầu tiên, khi làm việc với phạm vi lớn, sẽ thuận tiện hơn khi sử dụng phương pháp thứ hai.

Phương pháp kéo và thả. Để sử dụng tính năng kéo và thả để sao chép hoặc di chuyển ô hiện tại (phạm vi đã chọn) cùng với nội dung của nó, hãy di chuyển con trỏ chuột qua khung của ô hiện tại (nó sẽ xuất hiện dưới dạng mũi tên). Bây giờ, ô có thể được kéo đến bất kỳ đâu trên trang tính (điểm chèn được đánh dấu bằng chú giải công cụ).

Để chọn phương pháp thực hiện thao tác này cũng như để kiểm soát nó đáng tin cậy hơn, bạn nên sử dụng tính năng kéo và thả đặc biệt bằng nút chuột phải. Trong trường hợp này, khi bạn nhả nút chuột, một menu đặc biệt sẽ xuất hiện trong đó bạn có thể chọn thao tác cụ thể sẽ thực hiện.

Sử dụng bảng nhớ tạm. Việc truyền thông tin qua clipboard có một số tính năng nhất định trong Excel liên quan đến độ phức tạp của việc kiểm soát thao tác này. Trước tiên, bạn cần chọn phạm vi cần sao chép (cắt) và ra lệnh đặt nó vào bảng tạm: Chỉnh sửa > Sao chép hoặc Chỉnh sửa > Cắt. Chỉ có thể dán dữ liệu vào bảng tính ngay sau khi dữ liệu được đặt vào bảng tạm. Cố gắng thực hiện bất kỳ thao tác nào khác sẽ hủy quá trình sao chép hoặc di chuyển đang diễn ra. Tuy nhiên, không có hiện tượng mất dữ liệu vì dữ liệu “cắt” chỉ bị xóa khỏi vị trí ban đầu khi quá trình chèn diễn ra.

Tìm một giải pháp. Tiện ích bổ sung này được sử dụng để giải quyết các vấn đề tối ưu hóa. Các ô mà chúng được chọn giá trị tối ưu và các hạn chế được đặt và chọn trong hộp thoại Tìm kiếm Giải pháp, hộp thoại này được mở bằng lệnh Công cụ > Tìm kiếm Giải pháp.

Trình hướng dẫn mẫu thu thập dữ liệu. Tiện ích bổ sung này được thiết kế để tạo các mẫu dùng làm biểu mẫu để nhập bản ghi vào cơ sở dữ liệu. Khi một sổ làm việc được tạo từ một mẫu, dữ liệu được nhập vào đó sẽ tự động được sao chép vào cơ sở dữ liệu được liên kết với mẫu đó. Trình hướng dẫn được khởi chạy bằng lệnh Dữ liệu > Trình hướng dẫn Mẫu.

Trình hướng dẫn biểu mẫu web. Tiện ích bổ sung Được thiết kế để tạo một biểu mẫu được đặt trên một trang Web. Biểu mẫu được tổ chức theo cách dữ liệu do khách truy cập nhập sẽ tự động được thêm vào cơ sở dữ liệu được liên kết với biểu mẫu. Biểu mẫu Excel để thu thập dữ liệu phải được tạo trước trên bảng tính. Việc thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu được tổ chức bằng cách sử dụng trình hướng dẫn, được khởi chạy bằng lệnh Công cụ > Trình hướng dẫn > Biểu mẫu web.

Xây dựng biểu đồ và đồ thị

Trong Excel, thuật ngữ biểu đồ được dùng để chỉ tất cả các loại biểu diễn đồ họa dữ liệu số. Sự thi công hình ảnh đồ họađược thực hiện trên cơ sở một chuỗi dữ liệu. Đây là tên được đặt cho một nhóm ô có dữ liệu trong một hàng hoặc cột. Bạn có thể hiển thị nhiều chuỗi dữ liệu trên một biểu đồ.

Sơ đồ là một đối tượng chèn được nhúng trên một trong các trang của sổ làm việc. Nó có thể được đặt trên cùng một trang tính chứa dữ liệu hoặc trên bất kỳ trang tính nào khác (thường một biểu đồ được đặt sang một bên để hiển thị tờ riêng). Biểu đồ vẫn được kết nối với dữ liệu làm cơ sở cho biểu đồ và khi dữ liệu đó được cập nhật, biểu đồ sẽ ngay lập tức thay đổi diện mạo.

Để tạo biểu đồ, bạn thường sử dụng Chart Wizard, được khởi chạy bằng cách nhấp vào nút Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn. Việc chọn trước khu vực chứa dữ liệu sẽ được hiển thị trong biểu đồ thường rất thuận tiện, nhưng bạn cũng có thể chỉ định thông tin này như một phần của trình hướng dẫn.

Loại biểu đồ. Ở giai đoạn đầu tiên của công việc, trình hướng dẫn sẽ chọn hình dạng của sơ đồ. Các biểu mẫu có sẵn được liệt kê trong danh sách Loại trên tab Tiêu chuẩn. Đối với loại biểu đồ đã chọn, một số tùy chọn trình bày dữ liệu được chỉ định ở bên phải (Bảng xem), từ đó bạn nên chọn tùy chọn phù hợp nhất. Tab Tùy chỉnh hiển thị một tập hợp các loại biểu đồ được định dạng đầy đủ với định dạng được tạo sẵn. Sau khi xác định hình dạng của sơ đồ, nhấp vào nút Tiếp theo.

Lựa chọn dữ liệu. Giai đoạn thứ hai của trình hướng dẫn được sử dụng để chọn dữ liệu làm biểu đồ sẽ được xây dựng. Nếu phạm vi dữ liệu đã được chọn trước, biểu diễn gần đúng của biểu đồ trong tương lai sẽ xuất hiện trong khu vực xem trước ở đầu cửa sổ trình hướng dẫn. Nếu dữ liệu tạo thành một phạm vi hình chữ nhật thì sẽ thuận tiện hơn khi chọn chúng bằng tab

Phạm vi dữ liệu. Nếu dữ liệu không tạo thành một nhóm riêng lẻ thì thông tin để vẽ chuỗi dữ liệu riêng lẻ sẽ được đặt trên tab Chuỗi. Bản xem trước biểu đồ tự động cập nhật khi tập dữ liệu được hiển thị thay đổi.

Thiết kế sơ đồ. Giai đoạn thứ ba của trình hướng dẫn (sau khi nhấp vào nút Tiếp theo) là chọn thiết kế sơ đồ. Trên các tab của cửa sổ thuật sĩ, bạn có thể đặt:

· Tiêu đề biểu đồ, nhãn trục (tab Tiêu đề);

· hiển thị và đánh dấu các trục tọa độ (tab Trục);

· hiển thị một lưới các đường thẳng song song với các trục tọa độ (tab Đường lưới);

· mô tả các đồ thị được xây dựng (tab Chú giải);

· Hiển thị các nhãn tương ứng với các thành phần dữ liệu riêng lẻ trên biểu đồ (tab Data Labels);

· trình bày dữ liệu được sử dụng để xây dựng biểu đồ dưới dạng bảng (tab Bảng dữ liệu).

Tùy thuộc vào loại biểu đồ, một số tab được liệt kê có thể không có sẵn.

Vị trí biểu đồ. TRÊN giai đoạn cuối Trình hướng dẫn (sau khi nhấp vào nút Tiếp theo) cho biết nên sử dụng trang tính mới hay một trong những trang tính hiện có để đặt sơ đồ. Thông thường, lựa chọn này chỉ quan trọng cho việc in tài liệu chứa sơ đồ sau này. Sau khi nhấp vào nút Hoàn tất, sơ đồ sẽ được tạo tự động và chèn vào bảng tính đã chỉ định.

Chỉnh sửa sơ đồ. Sơ đồ sẵn sàng có thể thay đổi. Nó bao gồm một tập hợp các phần tử riêng lẻ, chẳng hạn như chính các biểu đồ (chuỗi dữ liệu), trục tọa độ, tiêu đề biểu đồ, vùng vẽ, v.v. Khi bạn nhấp vào một thành phần biểu đồ, thành phần đó sẽ được đánh dấu bằng điểm đánh dấu và khi bạn di con trỏ chuột lên thành phần đó, thành phần đó sẽ được mô tả bằng chú giải công cụ. Bạn có thể mở hộp thoại để định dạng thành phần biểu đồ thông qua menu Định dạng (đối với thành phần được chọn) hoặc thông qua danh mục(Lệnh định dạng). Các tab khác nhau trong hộp thoại mở ra cho phép bạn thay đổi các tùy chọn hiển thị cho mục dữ liệu đã chọn.

Nếu bạn cần thực hiện những thay đổi quan trọng đối với biểu đồ, bạn nên sử dụng lại Chart Wizard. Để thực hiện việc này, hãy mở trang tính có biểu đồ hoặc chọn biểu đồ được nhúng trong trang tính dữ liệu. Bằng cách khởi chạy Trình hướng dẫn biểu đồ, bạn có thể thay đổi thông số hiện tại, được coi là mặc định trong cửa sổ thuật sĩ.

Để xóa biểu đồ, bạn có thể xóa trang tính chứa biểu đồ đó (Chỉnh sửa > Xóa trang tính) hoặc chọn biểu đồ được nhúng trong trang tính chứa dữ liệu và nhấn Xóa.

Giới thiệu.

Bảng tính là một chương trình xử lý dữ liệu số, lưu trữ và xử lý dữ liệu trong các bảng hình chữ nhật.

Excel chứa nhiều toán học và hàm thống kê, nhờ đó học sinh và sinh viên có thể sử dụng nó để tính toán các môn học, công việc trong phòng thí nghiệm. Excel được sử dụng nhiều trong kế toán - ở nhiều công ty, nó là công cụ chính để chuẩn bị tài liệu, tính toán và tạo biểu đồ. Đương nhiên, nó có chức năng tương ứng. Excel thậm chí có thể hoạt động như một cơ sở dữ liệu.

Nếu bạn biết cách chạy ít nhất một chương trình Windows thì bạn cũng biết cách chạy bất kỳ chương trình nào. chương trình cửa sổ. Việc bạn đang sử dụng Windows 95 hay Windows 98 hay Windows khác không thành vấn đề.

Hầu hết các chương trình đều được khởi chạy theo cùng một cách - thông qua menu Bắt đầu. Để khởi chạy Excel, hãy làm như sau:

1. Nhấp vào nút Bắt đầu trên thanh tác vụ

2. Nhấp vào nút Chương trình để mở menu Chương trình

3. Chọn Microsoft Office/Microsoft Office - Microsoft Excel

4. Chọn Microsoft Office /Microsoft Office - Microsoft Excel

Biểu diễn số trên máy tính.

Trong máy tính, tất cả các số được biểu diễn dưới dạng nhị phân, nghĩa là dưới dạng kết hợp của số 0 và số 1.

Nếu bạn phân bổ 2 bit để biểu thị một số trong máy tính thì bạn chỉ có thể biểu thị bốn số khác nhau: 00, 01, 10 và 11. Nếu bạn phân bổ 3 bit để biểu thị một số, bạn có thể biểu thị 8 số khác nhau: 000, 001, 010, 011, 100, 101, 110, 111. Nếu bạn chọn N bit để biểu thị một số thì bạn có thể biểu thị 2n số khác nhau.

Hãy sử dụng 1 byte (8 bit) để biểu diễn một số. Khi đó bạn có thể tưởng tượng: 28 = 256 số khác nhau: từ 0000 0000 đến 1111 1111. Nếu bạn dịch những số này sang hệ thống thập phân, hóa ra: 000000002=010, 111111112=25510. Điều này có nghĩa là khi sử dụng 1 byte để biểu thị một số, bạn có thể biểu thị các số từ 0 đến 255. Nhưng đây là trường hợp tất cả các số đều được coi là dương. Tuy nhiên, nó cũng cần thiết để có thể biểu diễn các số âm.

Để máy tính biểu diễn cả số dương và số âm, người ta sử dụng các quy tắc sau:

1. Bit có ý nghĩa nhất (trái) của số được ký. Nếu bit này bằng 0 thì số đó là dương. Nếu bằng 1 thì số đó là số âm.

2. Các số được lưu trữ dưới dạng phần bù hai. Đối với số dương mã bổ sung phù hợp với biểu diễn nhị phân. Vì số âm Mã bổ sung thu được từ biểu diễn nhị phân như sau:

Tất cả số 0 được thay thế bằng số 1 và tất cả số 1 được thay thế bằng số 0

Một được thêm vào số kết quả

Các quy tắc này được sử dụng khi cần xác định cách biểu diễn một số cụ thể trong bộ nhớ máy tính hoặc khi biết cách biểu diễn một số trong bộ nhớ máy tính nhưng cần xác định đó là số nào.

Tạo một bảng tính

1. Để tạo bảng, hãy chạy lệnh Tệp / Mới và nhấp vào biểu tượng Sổ làm việc Trống trong vùng tác vụ.

2. Đầu tiên bạn cần đánh dấu bảng. Ví dụ: bảng Kế toán hàng hóa có bảy cột, chúng ta sẽ gán cho các cột từ A đến G. Tiếp theo, chúng ta cần tạo tiêu đề cho bảng. Sau đó bạn cần phải nhập tiêu đề chung bảng và sau đó là tên trường. Họ phải ở trên cùng một dòng và theo dõi nhau. Tiêu đề có thể được đặt thành một hoặc hai dòng, căn chỉnh theo tâm, phải, trái, dưới hoặc trên của ô.

3. Để nhập tiêu đề bảng bạn đặt con trỏ chuột vào ô A2 và nhập tên bảng “Hàng còn trong kho”

4. Chọn các ô A2:G2 và thực hiện lệnh Định dạng/Ô, trên tab Căn chỉnh, chọn phương pháp căn giữa và chọn hộp kiểm hợp nhất các ô. Bấm vào đồng ý.

5. Tạo tiêu đề bảng. Nhập tên trường, ví dụ: Số kho, Nhà cung cấp, v.v.

6. Để sắp xếp văn bản trong các ô “tiêu đề” thành hai dòng, bạn cần chọn ô này và chạy lệnh Format / Cells, trên tab Alignment, chọn hộp kiểm Wrap by word.

7. Chèn nhiều phông chữ khác nhau. Chọn văn bản và chọn lệnh Định dạng/Ô, tab Phông chữ. Đặt kiểu chữ phông chữ, ví dụ: Times New Roman, kích thước (điểm) và kiểu phông chữ.

8. Căn chỉnh văn bản trong tiêu đề bảng (chọn văn bản và nhấp vào nút Giữa trên thanh công cụ định dạng).

9. Nếu cần, hãy thay đổi độ rộng của các cột bằng lệnh Định dạng / Cột / Chiều rộng.

10. Bạn có thể thay đổi chiều cao của dòng bằng lệnh Format/Line/Height.

11. Bạn có thể thêm đường viền và tô màu cho các ô bằng cách sử dụng lệnh Định dạng / Ô trên tab Viền và Xem tương ứng. Chọn một ô hoặc các ô và trên tab Viền, chọn loại đường và sử dụng chuột để chỉ định phần nào của phạm vi đã chọn. Trên tab Xem, chọn màu tô cho các ô đã chọn.

12. Trước khi nhập dữ liệu vào bảng, bạn có thể định dạng các ô cột bên dưới tiêu đề bảng bằng lệnh Format/Cells, tab Number. Ví dụ, làm nổi bật khối dọc trong ô Warehouse # và chọn Format/Cells trên tab Number, tô sáng Numeric và nhấp OK

các sản phẩm đã không phát hiện ra chúng. Microsoft đã thực hiện các bước muộn màng để giảm thiểu rủi ro bằng cách thêm khả năng tắt hoàn toàn macro và bật macro khi mở tài liệu.

Các khái niệm cơ bản.

Một bảng tính bao gồm các cột và hàng. Tiêu đề cột được chỉ định bằng các chữ cái hoặc tổ hợp (FB, Kl, v.v.), tiêu đề hàng theo số.

Tế bào - giao điểm của cột và hàng.

Mỗi ô có cái riêng địa chỉ riêng, được tạo thành từ một tiêu đề cột và một hàng (A1, H3, v.v.). Ô mà các hành động được thực hiện trên đó được đánh dấu bằng một khung và được gọi là đang hoạt động.

Trong Excel, bảng được gọi là trang tính, được tạo thành từ các ô. TRÊN bảng tính Excel Cũng có thể có các tiêu đề, chú thích và các ô dữ liệu bổ sung có văn bản giải thích.

Bảng tính- loại tài liệu chính được sử dụng để lưu trữ và xử lý dữ liệu. Trong khi làm việc, bạn có thể nhập và thay đổi dữ liệu trên nhiều trang tính cùng lúc, được đặt tên mặc định là Sheet1, Sheet2, v.v.

Mỗi tệp bảng tính là một sổ làm việc bao gồm nhiều trang tính. Trong phiên bản Excel 5.0/7.0, sổ làm việc có 16 trang tính và ở dạng Các phiên bản Excel 97 và Excel 2000 chỉ chứa 3. Số lượng trang tính trong sổ làm việc có thể thay đổi được.

Một cách để sắp xếp công việc với dữ liệu trong Excel là sử dụng phạm vi. Phạm vi ô là một nhóm các ô có liên quan (hoặc thậm chí một ô có liên quan) có thể bao gồm các cột, hàng, sự kết hợp của các cột và hàng hoặc thậm chí toàn bộ trang tính.

Phạm vi được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề khác nhau, chẳng hạn như:

1. Bạn có thể chọn một phạm vi ô và định dạng tất cả chúng cùng một lúc

2. Sử dụng một phạm vi để chỉ in nhóm ô đã chọn

3. Chọn dãy để sao chép hoặc di chuyển dữ liệu vào nhóm

4. Nhưng nó đặc biệt thuận tiện khi sử dụng phạm vi trong công thức. Thay vì tham chiếu đến từng ô riêng lẻ, bạn có thể chỉ định phạm vi ô bạn muốn thực hiện phép tính.

Công cụ cơ bản.

Cái nút	Sự miêu tả	Cái nút	Sự miêu tả
	Mở ra sách mới		Mở hộp thoại Mở Tài liệu
	Lưu tập tin		Gửi một tập tin hoặc trang tính hiện tại qua e-mail
	In một tập tin		Hiển thị tập tin ở chế độ xem trước
	Chạy trình kiểm tra chính tả		Cắt dữ liệu đã chọn vào Clipboard
	Sao chép dữ liệu đã chọn vào Clipboard		Dán dữ liệu đã cắt hoặc sao chép từ Clipboard
	Chọn công cụ Format Painter		Chèn một siêu liên kết
	Hàm tự động tính tổng		Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tăng dần
	Sắp xếp dữ liệu theo thứ tự giảm dần		Khởi chạy Trình hướng dẫn biểu đồ
	Mở công cụ vẽ		Thay đổi tỷ lệ hình ảnh trên trang tính của bạn
	Thay đổi kích thước phông chữ		Làm đậm dữ liệu
	In nghiêng dữ liệu		Nhấn mạnh dữ liệu
	Căn chỉnh dữ liệu trái, giữa và phải		Căn giữa dữ liệu trong các ô đã chọn
	Áp dụng định dạng tiền tệ		Áp dụng định dạng phần trăm
	Áp dụng định dạng dấu phẩy		Tăng số sau dấu thập phân
	Giảm số lượng vị trí thập phân		Thêm đường viền
	Sơn nền với màu đã chọn		Thay đổi kiểu phông chữ
	Thay đổi màu văn bản

Các kiểu dữ liệu và định dạng.

Các kiểu dữ liệu cơ bản.

Khi làm việc với bảng tính, có ba loại dữ liệu chính: con số, chữ Và công thức.

số trong điện tử bảng excel có thể được viết ở định dạng số hoặc hàm mũ thông thường, chẳng hạn như 195,2 hoặc 1,952E+02. Theo mặc định, các số được căn chỉnh về bên phải trong một ô. Điều này được giải thích là do khi xếp các số chồng lên nhau sẽ thuận tiện khi căn chỉnh theo chữ số (đơn vị dưới đơn vị, hàng chục dưới hàng chục, v.v...)

Bằng văn bản là một dãy ký tự bao gồm các chữ cái, số và dấu cách, ví dụ mục “45 bit” là văn bản. Theo mặc định, văn bản được căn trái trong một ô.

Công thức phải bắt đầu bằng dấu bằng và có thể bao gồm số, tên ô, hàm và dấu hiệu phép toán. Nhưng công thức không thể bao gồm văn bản. Ví dụ: công thức =A1+B1 cung cấp phép cộng các số được lưu trữ trong các ô A1 và B1, đồng thời công thức =C3*9 nhân số được lưu trữ trong các ô C3 với 9.

Ví dụ: =A1+B2. Khi bạn nhập một công thức vào một ô, nó không phải là công thức đó được hiển thị mà là kết quả của các phép tính sử dụng công thức này. Nếu các giá trị ban đầu có trong công thức thay đổi, kết quả sẽ được tính lại ngay lập tức.

Định dạng dữ liệu.

Có nhu cầu áp dụng định dạng khác nhau Trình bày dữ liệu.

Mặc định là định dạng số hiển thị hai chữ số thập phân.

Định dạng hàm mũ được sử dụng khi một số chứa một số lượng lớn các chữ số không vừa trong ô (ví dụ: 3500000000 thì nó sẽ được viết bằng 5,00E+09).

Vì Excel được thiết kế để xử lý các con số nên nó đóng một vai trò quan trọng cài đặt đúngđịnh dạng của họ. Đối với con người, số 10 chỉ đơn giản là một và số không. Theo quan điểm của Excel, hai con số này hoàn toàn có thể thông tin khác nhau tùy thuộc vào việc nó biểu thị số lượng nhân viên của công ty, giá trị tiền tệ, tỷ lệ phần trăm của toàn bộ hay một phần của danh hiệu "10 công ty hàng đầu". Trong cả bốn tình huống, con số này sẽ được hiển thị và xử lý khác nhau. Excel hỗ trợ định dạng sau:

Chung - được chỉ định tự động nếu định dạng không được chỉ định cụ thể.

Số - cách phổ biến nhất để biểu diễn số

Tiền tệ - giá trị tiền tệ

Tài chính (Kế toán) - các giá trị tiền tệ được căn chỉnh bằng dấu phân cách của số nguyên và phần phân đoạn

Ngày - ngày hoặc ngày và giờ

Thời gian - thời gian hoặc ngày và giờ

Tỷ lệ phần trăm - giá trị ô nhân với 100 với ký hiệu % ở cuối

Phân số - phân số hữu tỉ có tử số và mẫu số

Hàm mũ (Khoa học) - thập phân số phân số

Văn bản - dữ liệu văn bản được hiển thị giống như cách nhập và xử lý chuỗi, bất kể nội dung của chúng là gì

Bổ sung (Đặc biệt) - các định dạng để làm việc với cơ sở dữ liệu và danh sách địa chỉ

Tùy chỉnh - định dạng do người dùng định cấu hình

Chọn định dạng dữ liệu

1. Nhập lệnh Format-Cell

2. Trong hộp thoại Định dạng Ô, chọn tab Số.

3. Trong danh sách Number Formats: chọn định dạng phù hợp nhất.

Tab Căn chỉnh được xác định:

1. Căn chỉnh - một cách căn chỉnh dữ liệu trong một ô theo chiều ngang (dọc theo cạnh trái hoặc phải, theo giá trị, theo tâm vùng chọn, theo tâm, theo chiều rộng, có điền) hoặc theo chiều dọc (theo cạnh dưới hoặc trên cùng) ,

trung tâm hoặc chiều cao);

2. Hiển thị - xác định xem văn bản có thể được chuyển trong một ô hay không, theo từ, cho phép hoặc cấm việc hợp nhất các ô, đặt tự động lựa chọn độ rộng ô.

3. Hướng văn bản

Tab phông chữ - thay đổi phông chữ, kiểu, kích thước, màu sắc, gạch chân và hiệu ứng văn bản trong các ô đã chọn;

Tab viền - tạo khung (khung) xung quanh khối ô đã chọn;

Tab Xem - cho phép bạn đặt bóng cho ô (màu sắc và kiểu dáng);

Tab bảo vệ - kiểm soát việc ẩn công thức và khóa ô (cấm chỉnh sửa dữ liệu ô). Bạn có thể đặt bảo vệ bất kỳ lúc nào, nhưng nó sẽ chỉ có hiệu lực khi trang tính hoặc sổ làm việc đã được bảo vệ bằng lệnh Công cụ/Trang tính bảo vệ.

Nhập công thức

Bạn có thể nhập công thức theo hai cách. Bạn có thể nhập công thức trực tiếp vào ô hoặc sử dụng thanh công thức. Để nhập công thức vào một ô, hãy thực hiện những hành động sau:

1. Chọn ô nơi bạn muốn nhập công thức và bắt đầu viết bằng dấu “=”. Điều này cho Excel biết rằng bạn sắp nhập một công thức.

2. Chọn ô hoặc dải ô đầu tiên bạn muốn đưa vào công thức. Địa chỉ của ô bạn tham chiếu sẽ xuất hiện trong ô hiện hoạt và trong thanh công thức.

3. Nhập toán tử, chẳng hạn như dấu "+".

4. Nhấp vào ô hoặc dải ô tiếp theo mà bạn muốn đưa vào công thức. Tiếp tục nhập toán tử và chọn ô cho đến khi hoàn thành công thức.

5. Khi nhập xong công thức, hãy nhấp vào nút Enter trên thanh công thức hoặc nhấn Enter trên bàn phím.

6. Bây giờ ô hiển thị kết quả tính toán. Để xem công thức, hãy chọn lại ô. Công thức xuất hiện trên thanh công thức.

Một cách khác để nhập công thức là sử dụng Thanh Công thức. Đầu tiên, chọn ô mà bạn muốn nhập công thức, sau đó nhấp vào nút Chỉnh sửa công thức (nút có dấu bằng) trong thanh công thức. Cửa sổ Thanh công thức sẽ xuất hiện. Dấu bằng sẽ được tự động nhập vào trước công thức. Bắt đầu nhập các ô bạn muốn sử dụng trong công thức và các toán tử cần thiết để thực hiện phép tính. Sau khi bạn nhập toàn bộ công thức, nhấp vào nút OK. Công thức sẽ xuất hiện trên thanh công thức và kết quả tính toán sẽ xuất hiện trong ô của bảng tính.

Thông thường bạn cần sử dụng Function Wizard để tạo công thức.

Các hàm có thể được nhập theo cách thủ công, nhưng Excel cung cấp một trình hướng dẫn hàm cho phép bạn nhập chúng một cách bán tự động và hầu như không có lỗi. Để gọi Trình hướng dẫn Chức năng, hãy nhấp vào nút Chèn Chức năng trên thanh công cụ chuẩn, thực hiện lệnh Chèn/Chức năng hoặc sử dụng phím tắt. Hộp thoại Function Wizard sau đó sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn chức năng mong muốn.

Cửa sổ bao gồm hai danh sách được kết nối với nhau: Danh mục và Chức năng. Khi bạn chọn một trong các thành phần của danh sách Danh mục trong danh sách Chức năng, danh sách chức năng tương ứng sẽ xuất hiện.

Khi bạn chọn một chức năng, một mô tả ngắn gọn về chức năng đó sẽ xuất hiện ở cuối hộp thoại. Khi bạn nhấp vào nút ok, bạn sẽ đi đến bước tiếp theo. Bước 2.

Các hàm trong Excel

Để tăng tốc và đơn giản hóa việc tính toán công việc Excel cung cấp cho người dùng một bộ máy mạnh mẽ gồm các chức năng bảng tính cho phép thực hiện hầu hết các phép tính có thể.

Tổng cộng, MS Excel chứa hơn 400 hàm trang tính (hàm tích hợp sẵn). Tất cả chúng, theo mục đích của chúng, được chia thành 11 nhóm (loại):

1. chức năng tài chính;

2. chức năng ngày và giờ;

3. các hàm số học và lượng giác (toán học);

4. chức năng thống kê;

5. chức năng liên kết và thay thế;

6. chức năng cơ sở dữ liệu (phân tích danh sách);

7. chức năng văn bản;

8. hàm logic;

9. chức năng thông tin(kiểm tra thuộc tính và giá trị);

10. chức năng kỹ thuật;

11. chức năng bên ngoài.