Giới thiệu các công nghệ tự động hóa trong việc hỗ trợ quản lý tài liệu. Hệ thống Dow tự động Thị trường nội địa của các chương trình tự động hóa Dow chuyên dụng

Một trong những phương tiện triển khai hệ thống quản lý tích hợp cho một tổ chức và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh nội bộ của nó là tự động hóa hỗ trợ tài liệu cho quản lý, giúp xác định đối thủ cạnh tranh khi đưa ra các quyết định về hoạt động và chiến lược. Hiệu quả của việc hỗ trợ tài liệu cho quản lý ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của quy trình quản lý. Do đó, cần phải cải tiến các hình thức và phương pháp làm việc với tài liệu.

Dưới tự động hóa

theo nghĩa rộng, nó được hiểu là việc sử dụng các thiết bị tự động hoạt động theo một chương trình nhất định và thay thế một phần hoặc toàn bộ con người trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào.

Dưới hệ thống tự động hóa quản lý tài liệu

(DOW)

nên được hiểu là bất kỳ hệ thống tự động nào được thiết kế để giải quyết các vấn đề về tài liệu, tổ chức công việc với tài liệu và luồng tài liệu, bất kể đối tượng tự động hóa là cơ quan chính phủ, ngân hàng thương mại, công ty thương mại hay bất kỳ tổ chức nào khác. Điều quan trọng là việc quản lý trong tổ chức này được thực hiện theo yêu cầu của các tài liệu quy định và phương pháp luận.

Có ba chính cách triển khai hệ thống tự động hóa trường mầm non

) phát triển hệ thống tự động hóa ban đầu cho hệ thống giáo dục mầm non;

đ) lắp đặt hệ thống tự động hóa trường mầm non tiêu chuẩn;

) thiết lập các công cụ tự động hóa trường mầm non.

Việc phát triển một hệ thống tự động hóa trường mầm non ban đầu bao gồm sự tham gia của đội ngũ lập trình viên và phát triển một hệ thống tự động hóa “từ đầu” cho một tổ chức cụ thể. Đồng thời, các đặc thù của tổ chức này được tính đến nhiều nhất có thể, giúp hệ thống mới thuận tiện khi sử dụng. Đúng, quá trình lập trình trong trường hợp này có một số nhược điểm. Nó kéo dài và tốn kém, đồng thời có xu hướng mất kiểm soát, đó là lý do tại sao sau khi tốn nhiều thời gian và tiền bạc, bạn có thể phát hiện ra rằng hệ thống đã phát triển không đáp ứng được yêu cầu và bạn cần phải bắt đầu lại từ đầu.

Theo nghĩa này, việc lắp đặt một hệ thống tự động hóa trường mầm non tiêu chuẩn hoàn toàn trái ngược với việc phát triển một hệ thống ban đầu. Các công ty sản xuất hệ thống tự động hóa trường mầm non phát triển các sản phẩm phần mềm tiêu chuẩn có thể được sử dụng trong nhiều tổ chức khác nhau với mức độ thích ứng tối thiểu. Các hệ thống như vậy thực hiện một bộ chức năng chung nhất định để làm việc với tài liệu, không tốn kém và được triển khai trong thời gian ngắn nhất. Nó có vẻ là một cách tiếp cận rất thuận tiện, nhưng nó cũng có những nhược điểm. Thực tế là mặc dù các yêu cầu đối với việc tổ chức các cơ sở giáo dục mầm non trên khắp Cộng hòa Belarus là như nhau nhưng chúng rất thống nhất và phương pháp thực hiện cũng khác nhau đáng kể. Về vấn đề này, cần phải mở rộng tập hợp các chức năng, điều này không dễ và thường không thể thực hiện được trong một hệ thống tiêu chuẩn.

Thiết lập các công cụ tự động hóa trường mầm non là phương án trung gian giữa hai phương pháp giải quyết vấn đề nêu trên. Một mặt, trong khuôn khổ phương pháp này, một hệ thống tiêu chuẩn nhất định được triển khai để thực hiện một bộ chức năng nhất định (như trong trường hợp thứ hai), mặt khác, nó được xây dựng trên cơ sở các công cụ công nghiệp có thể được sử dụng để điều chỉnh nó cho phù hợp với nhu cầu của một tổ chức cụ thể. Sự thích ứng như vậy cho phép tính đến các đặc điểm của một tổ chức cụ thể (như trong trường hợp đầu tiên).

Việc giới thiệu một hệ thống tự động hóa quản lý tài liệu toàn diện có thể được coi là một đổi mới trong quản lý, giúp có thể tính đến các mô hình của quy trình đổi mới và tổ chức nó một cách hiệu quả.

Tùy thuộc vào tiềm năng đổi mới, có hai loại đổi mới chính:

o triệt để (cơ bản), mở ra những cơ hội mới về cơ bản mang lại những thay đổi về chất trong cách thức hoạt động của con người;

o sửa đổi, đảm bảo cải tiến các phương pháp và hình thức làm việc hiện có.

Những đổi mới căn bản và mang tính sửa đổi trong quá trình quản lý phải được kết hợp. Trong thực tế, chúng ta cũng gặp phải những đổi mới giả chỉ liên quan đến các thuộc tính bên ngoài và được quyết định bởi những cân nhắc về uy tín hoặc quảng cáo.

Trong điều kiện hiện đại, việc đưa ra quản lý tài liệu số và sử dụng quản lý tài liệu điện tử có thể được coi là một sự đổi mới căn bản.

Những đổi mới thuộc loại sửa đổi xuất hiện thường xuyên hơn những đổi mới cấp tiến và mang lại sự thích ứng với các điều kiện và nhiệm vụ thay đổi. Ví dụ, bản thân những cải tiến một phần trong việc tổ chức công việc quản lý và luồng tài liệu đã mang lại kết quả tích cực. Nhưng khả năng sửa đổi đổi mới còn hạn chế và ở một giai đoạn nhất định, chúng không còn khả năng bù đắp cho nhu cầu của tổ chức. Và sau đó, sự chậm trễ trong việc phát triển và thực hiện các đổi mới căn bản hoặc quy mô lớn hơn (trong trường hợp của chúng tôi là hệ thống tự động hóa toàn diện cho các cơ sở giáo dục mầm non) có thể dẫn đến trì trệ và giảm hiệu quả quản lý.

“Vòng đời” của hệ thống tự động hóa trường mầm non tích hợp như một đổi mới quản lý bao gồm các giai đoạn sau: nhận thức về nhu cầu đổi mới và sự phát triển của nó; đưa ra quyết định về việc chuyển đổi sang công nghệ mới, sự phát triển của nó; hoạt động ổn định và phát triển. Một sự đổi mới sẽ không hoàn thiện nếu nó dừng lại ở bất kỳ giai đoạn trung gian nào. Vào cuối “vòng đời” của bất kỳ sự đổi mới nào, nhu cầu cải tiến một phần hoặc quy mô lớn hơn lại bộc lộ.

Quá trình đổi mới chủ yếu là kết quả của một giải pháp sáng tạo cho các vấn đề đang nổi lên. Do đó, giai đoạn nhận thức về sự cần thiết của sự đổi mới và sự phát triển của nó đồng thời là một quá trình chuẩn bị và đưa ra các quyết định quản lý, tính hợp lệ và kịp thời mà kết quả của các giai đoạn tiếp theo phụ thuộc phần lớn vào. Đặc biệt, việc thực hiện đổi mới được đề xuất phụ thuộc vào phương pháp nào được sử dụng để thu thập và xử lý thông tin, phân tích tình huống vấn đề, phát triển các phương án và lựa chọn giải pháp. Hơn nữa, hậu quả của sự đổi mới và các đặc điểm của việc thực hiện nó phải được phân tích trong quá trình phát triển và lựa chọn giải pháp. Khi thực hiện các biện pháp cụ thể để giới thiệu những đổi mới quản lý trong lĩnh vực tự động hóa tài liệu, người ta giả định rằng mối tương quan giữa các thành phần chính của quản lý thông tin sẽ được tính đến.

Giai đoạn phát triển đổi mới bao gồm khoảng thời gian cần thiết để loại bỏ những thiếu sót đã được xác định và thực hiện những thay đổi thích hợp. Ở giai đoạn này, việc giám sát hoạt động của nhân viên (ví dụ: việc tuân thủ các yêu cầu về công nghệ làm việc trong hệ thống luồng tài liệu của công ty) có tầm quan trọng rất lớn. Điều quan trọng là công nghệ quản lý tài liệu đang được giới thiệu phải được sử dụng hàng ngày và loại trừ khả năng quay trở lại tổ chức công việc trước đó (ví dụ: duy trì nhật ký viết tay, đăng ký nhiều tài liệu, v.v.). Điều này đòi hỏi phải có sự hướng dẫn hoặc đào tạo nhân viên, chuẩn bị tài liệu về phương pháp luận (sơ đồ quy trình, hướng dẫn sử dụng cho người dùng và quản trị viên hệ thống, v.v.).

Điều quan trọng nữa là phải chú ý đến việc duy trì và cải thiện sự đổi mới. Đôi khi, một thời gian sau khi áp dụng đổi mới, có những nỗ lực quay trở lại cách làm việc trước đây (và hoàn toàn không phải do cách làm mới kém hiệu quả). Thách thức ở giai đoạn này là ngăn chặn điều này, ổn định và hỗ trợ đổi mới, đồng thời quyết định xem một đổi mới này có cần được bổ sung hoặc tăng cường bởi một đổi mới khác hay không.

Vì vậy, ở các giai đoạn triển khai và phát triển hệ thống tự động hóa phức tạp cho các cơ sở giáo dục mầm non, có thể có một giai đoạn tồn tại đồng thời của công nghệ mới và cũ (trong các bộ phận của tổ chức chưa được kết nối với hệ thống). "Ai sẽ thắng?" - kết quả của giai đoạn này phụ thuộc vào việc giải quyết một số vấn đề về tổ chức, bao gồm cả việc hình thành khuôn khổ pháp lý và phương pháp luận cần thiết. Trong những điều kiện này, việc bố trí thay đổi nhân sự, các vấn đề về tổ chức dịch vụ hỗ trợ hệ thống và quản lý nó đều được giải quyết. Quy trình kết nối người dùng và cấp quyền sử dụng hệ thống được xác định, vấn đề bảo mật thông tin được giải quyết.

Ở mỗi giai đoạn của quá trình đổi mới, vòng tròn những người tham gia sẽ mở rộng. Vì vậy, ví dụ, trong một tổ chức lớn, việc triển khai hệ thống tự động hóa toàn diện cho một cơ sở giáo dục mầm non có thể dưới hình thức kết nối theo từng giai đoạn với hệ thống, trước tiên là văn phòng, sau đó là các đơn vị cấu trúc còn lại với một sự gia tăng tương ứng về số lượng người dùng. Rõ ràng là hiệu quả tối đa từ hệ thống tự động bao trùm luồng tài liệu của toàn bộ tổ chức chỉ đạt được khi tất cả các bộ phận theo kế hoạch được kết nối.

Đồng thời, điều quan trọng cần lưu ý là những người tham gia quá trình đổi mới có thể chủ động hỗ trợ đổi mới quản lý (trong trường hợp của chúng tôi là hệ thống tự động hóa tài liệu của công ty) hoặc phản đối sự thành công của nó. Sự ra đời của công nghệ quản lý tài liệu doanh nghiệp, đặt ra các yêu cầu mới đối với nhân viên với tư cách là người sử dụng hệ thống (bao gồm cả trình độ chuyên môn của họ) và cho phép họ đánh giá công việc của mình từ góc độ chung, là một trong những đổi mới và chuyển đổi lớn có thể gây ra những phản ứng khác nhau đối với sự đổi mới.

Vấn đề giới thiệu công nghệ mới không chỉ giới hạn ở cái gọi là “rào cản tâm lý” mà còn bao gồm phạm vi lợi ích của nhân viên trong tổ chức (kinh tế, xã hội). Nếu một nhân viên cho rằng đổi mới được đưa ra sẽ làm giảm hoặc thậm chí khiến một số nhu cầu của anh ta không thể được đáp ứng, thì anh ta sẽ lên tiếng phản đối đổi mới đó. Đôi khi các cá nhân nhân viên có thể cố tình lên tiếng phản đối một sự đổi mới nhằm tăng cường ảnh hưởng của họ đối với những người khác.

Điều này ngụ ý sự cần thiết phải tính đến ảnh hưởng của cả lợi ích tập thể và cá nhân.

Từ quan điểm này, điều quan trọng là nhân viên phải nhận ra rằng lợi ích của họ từ việc áp dụng CSD và những bất lợi khi không chấp nhận đổi mới vượt quá lợi ích từ việc duy trì trật tự công việc trước đó.

Khi giới thiệu CSD, các khía cạnh liên quan đến văn hóa doanh nghiệp cũng xuất hiện. Ví dụ: nếu các thành viên của một tổ chức trong một thời gian dài tập trung vào việc duy trì trật tự công việc hiện có và khả năng tiếp thu sự đổi mới cũng như mong muốn cải thiện kỹ năng của nhân viên không phải là một đặc điểm của văn hóa doanh nghiệp và hệ thống ưu tiên trong quản lý, thì vấn đề quản lý có thể phát sinh khi giới thiệu những đổi mới.

Đặc điểm của một số lý do có thể gây trở ngại cho việc triển khai hệ thống tự động hóa trường mầm non tích hợp được đưa ra trong tác phẩm nổi tiếng của M. Sutton, trong đó bao gồm nhiều loại mâu thuẫn khác nhau: sự không nhất quán, thiếu quyết đoán, không tin tưởng, không chuẩn bị, thiên vị, vô tổ chức, không chắc chắn, không thực hiện chức năng, v.v.

Khi triển khai hệ thống tự động hóa toàn diện cho các cơ sở giáo dục mầm non, điều quan trọng cần lưu ý là thái độ đối với những đổi mới được giới thiệu phần lớn phụ thuộc vào các đặc điểm sau của chúng:

ồ lợi nhuận tương đối(đổi mới được đề xuất mang lại nhiều lợi ích hơn về mặt kinh tế xã hội so với quy trình vận hành hiện tại ở mức độ nào, nó góp phần đạt được các mục tiêu của tổ chức ở mức độ nào);

ồ khả năng tương thích(sự đổi mới này tương thích như thế nào với quan điểm và kinh nghiệm của nhân viên - điều này quyết định việc chấp nhận nó sẽ khó hơn hay dễ hơn);

ồ nỗi khó khăn(mức độ khó để hiểu, sử dụng và thích ứng với đổi mới được đề xuất);

ồ phân kỳ(những đổi mới có thể được thực hiện theo từng giai đoạn hoặc bằng thử nghiệm thử nghiệm sẽ được đón nhận tốt hơn).

Thành công của nó phần lớn phụ thuộc vào việc tổ chức hỗ trợ thông tin, liên lạc chính thức và không chính thức giữa các nhân viên về việc thực hiện đổi mới. Khi triển khai hệ thống, điều quan trọng là phải cung cấp cho nhân viên thông tin về lợi ích của công nghệ mới (đối với tổ chức, bộ phận, cá nhân nhân viên), suy nghĩ thấu đáo về hệ thống đào tạo và vạch ra các giai đoạn triển khai.

Về mặt tâm lý, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc nhanh chóng thích nghi với công nghệ mới, đặc biệt nếu có nhiều thay đổi về cách họ làm việc cùng một lúc. Vì vậy, hệ thống được triển khai càng mới thì càng phải chú ý đến việc thu hút nhân viên tham gia vào quá trình triển khai, giải thích các khả năng mới của hệ thống và vượt qua rào cản tâm lý của một số nhân viên. Cần lập kế hoạch về thời gian cần thiết để người lao động làm quen và sau đó là thời gian làm chủ công nghệ làm việc mới. Sự vội vàng trong việc thực hiện tạo ra khó khăn do nhân viên của tổ chức không thể thích ứng với một số lượng lớn các thay đổi cùng một lúc. Việc trì hoãn quá mức quá trình này có thể làm giảm đáng kể hiệu quả của sự đổi mới và thậm chí gây ra sự thất vọng về nó. Khi tính đến những trường hợp này, điều quan trọng là khi triển khai hệ thống tự động hóa toàn diện cho cơ sở giáo dục mầm non, phải xây dựng và phê duyệt kế hoạch kết nối các bộ phận với người đứng đầu tổ chức.

Sự thành công của việc triển khai hệ thống tự động hóa tài liệu được thiết kế để đảm bảo hoạt động của toàn bộ tổ chức phụ thuộc vào độ sâu của việc xây dựng và tính kịp thời của việc giải quyết các vấn đề của tổ chức ở các cấp quản lý thích hợp. Hỗ trợ ban quản lý của tổ chức triển khai hệ thống (“nguyên tắc người thứ nhất”) đóng một vai trò cơ bản. Nếu không có sự hỗ trợ như vậy, hệ thống khó có thể được triển khai ở tất cả các phòng ban. Để điều chỉnh kịp thời quá trình triển khai hệ thống, có thể cần phải thành lập một cơ quan thường trực (ví dụ: một ủy ban hoặc nhóm công tác gồm đại diện của các bộ phận chịu trách nhiệm về các khía cạnh khác nhau của việc triển khai - tổ chức, công nghệ, phần mềm và phần cứng, nhân sự, cũng như để đảm bảo an toàn thông tin). Nhiệm vụ của dịch vụ giáo dục mầm non bao gồm giải quyết các vấn đề công nghệ cơ bản, điều phối lợi ích của các bộ phận với tư cách là người sử dụng hệ thống, chuẩn bị các tài liệu quy định và phương pháp luận cần thiết, phát triển phân loại tài liệu và duy trì các thư mục hệ thống.

Khi triển khai hệ thống tự động hóa trường mầm non toàn diện và mở rộng số lượng người dùng hệ thống cũng như kết nối các phòng ban mới, các phương pháp sau có thể hữu ích:

o bắt đầu với những nhân viên có trình độ và chuẩn bị tâm lý tốt nhất, sử dụng tấm gương, kinh nghiệm và kỹ năng của họ khi các nhân viên khác làm chủ công nghệ;

o giới thiệu công nghệ mới trước hết ở các phòng ban nơi nhu cầu cấp thiết và hiệu quả triển khai là rõ ràng nhất.

Điều quan trọng cần lưu ý là trong điều kiện hiện đại, khó có thể triển khai ngay một hệ thống tự động đa chức năng cho một tổ chức lớn. Lựa chọn phát triển dần dần của nó có vẻ dễ chấp nhận hơn. Nếu không, quá trình phát triển và triển khai hệ thống có thể mất nhiều thời gian và các yêu cầu ban đầu thậm chí có thể trở nên lỗi thời.

Ở bất kỳ giai đoạn nào trong số này, công việc có thể được thực hiện để cải thiện công nghệ luồng tài liệu (cả truyền thống và tự động), tức là. áp dụng những đổi mới mang tính sửa đổi.

Cả luồng tài liệu truyền thống (giấy) và tự động đều yêu cầu phải thường xuyên chú ý đến các vấn đề tối ưu hóa, có tính đến:

o những thay đổi liên tục trong cơ cấu tổ chức quản lý, nhu cầu kết hợp công nghệ truyền thống và tự động hóa;

o cung cấp hướng dẫn về tổ chức và phương pháp cũng như giám sát việc tuân thủ các quy trình làm việc đã thiết lập;

o phát triển hệ thống và cải tiến các chức năng riêng lẻ của nó, có tính đến các khả năng phần mềm và phần cứng mới.

Vì vậy, vấn đề quản lý thông tin vẫn chưa được giải quyết ngay cả sau khi triển khai hệ thống máy tính tương ứng.

ĐẠI HỌC BANG TOMSK (TSU)

Khoa lịch sử

UDC 005.92

NHẬN ĐƯỢC BẢO VỆ TRONG GAK

Cái đầu phòng lịch sử và

Tài liệu

Bác sĩ là. khoa học, PGS.

N.S.Larkov

"____"___________2010

CÔNG VIỆC SAU ĐẠI HỌC

TỰ ĐỘNG HỖ TRỢ QUẢN LÝ TRONG HÀNH CHÍNH QUẬN TOMSK

Tatyanenko Ekaterina Viktorovna

Giám đốc khoa học

Nghệ thuật. giảng viên, ứng cử viên lịch sử khoa học

E.V.Tatyanenko

Tomsk 2010

Bộ Giáo dục và Khoa học Liên bang Nga

^ ĐẠI HỌC BANG TOMSK (TSU)

Khoa lịch sử

Khoa Lịch sử và Tài liệu

TÔI TÁN THÀNH

Cái đầu phòng lịch sử và tài liệu

Tiến sĩ Lịch sử, Giáo sư

N.S. Larkov

"___"___________ 2010

BÀI TẬP

Về việc chuẩn bị luận án cho sinh viên Tatyanenko Ekaterina Viktorovna

1. Chủ đề của luận án: “Tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non trong Chính quyền Vùng Tomsk”

2. Thời hạn học viên nộp luận văn hoàn thành:

^ 3. Dữ liệu ban đầu cho công việc:

Mục đích của nghiên cứu: phân tích quá trình triển khai các cơ sở giáo dục mầm non tự động trong Chính quyền vùng Tomsk.

Mục tiêu của nghiên cứu: làm quen với gói tài liệu quy định và phương pháp luận của cơ sở giáo dục mầm non thuộc Cơ quan quản lý hành chính quận Tomsk; đánh giá hiện trạng giấy tờ; nghiên cứu nhất quán các giai đoạn tự động hóa của cơ sở giáo dục mầm non và các vấn đề nảy sinh trong quá trình này; để nghiên cứu các cơ hội có được nhờ thực hiện chương trình và triển vọng phát triển hơn nữa của các cơ sở giáo dục mầm non AS trong Cơ quan Quản lý TR.

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống giáo dục mầm non tự động.

Đối tượng nghiên cứu: triển khai tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non, các vấn đề và triển vọng về tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non tại Chính quyền vùng Tomsk.

Phương pháp nghiên cứu: phân tích, tổng hợp, so sánh, khái quát hóa, phân loại, quy nạp, quan sát, khảo sát, đồ họa, thống kê, mô tả, dự báo.

^ 4. Tóm tắt công việc:

Giám sát luận án

Tiến sĩ, giáo viên cao cấp ________________V.V.Mirkin

Nhiệm vụ được chấp nhận thực hiện vào ngày 26 tháng 2 năm 2010 ________________ E.V.

Chú thích

Luận án nghiên cứu chức năng, các giai đoạn và vấn đề đặt ra trong quá trình triển khai hệ thống tài liệu quản lý tự động. Khía cạnh lý thuyết và ứng dụng của tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non đã được nghiên cứu bằng ví dụ của Chính quyền quận Tomsk. Đánh giá chung về kết quả triển khai hệ thống giáo dục mầm non tự động và dự báo phát triển quản lý tài liệu điện tử.

Giới thiệu 6

Chức năng, giai đoạn, vấn đề thực hiện AS DOU 15

1.1 Chức năng của hệ thống tự động hóa tài liệu

hỗ trợ quản lý 15

1.2 Các giai đoạn tự động hóa 21

1.3 Vấn đề tự động hóa cơ sở giáo dục mầm non 28

2 Tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non thuộc Chính quyền Vùng Tomsk 47

2.1 Các giai đoạn tự động hóa của cơ sở giáo dục mầm non.

Nghiên cứu quá trình thực hiện AS DOU 59

2.2 Kết quả của việc triển khai AS “Kodeks” và triển vọng phát triển tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non trong Chính quyền vùng Tomsk 68

Kết luận 73

Danh sách nguồn và tài liệu được sử dụng 77

PHỤ LỤC Danh sách khung pháp lý và quy định đối với cơ sở giáo dục mầm non 86

PHỤ LỤC B Thành phần định lượng của tài liệu 92

PHỤ LỤC B Công văn chính thức về

Câu hỏi tương ứng 96

PHỤ LỤC D Các loại tài liệu 97

PHỤ LỤC E Phụ lục “Khiếu nại của công dân” 98

PHỤ LỤC E Đối chiếu các tài liệu

Trong giai đoạn 2008 và 2009 (từ tháng 1 đến tháng 11) 99

PHỤ LỤC G Bản đồ đường đi

Tài liệu 100

PHỤ LỤC 3 Điều khoản tham chiếu xây dựng phần mềm hệ thống quản lý văn bản, văn bản điện tử 101

GIỚI THIỆU

Hiện nay, thật khó để tưởng tượng hoạt động của bạn, bất kỳ cơ quan, tổ chức nào mà không có công nghệ thông tin (CNTT). Công nghệ thông tin (CNTT) là một nhóm ngành và lĩnh vực hoạt động rộng lớn liên quan đến công nghệ quản lý và xử lý dữ liệu, bao gồm cả việc sử dụng công nghệ máy tính. Gần đây, công nghệ thông tin thường được nhắc đến nhiều nhất là công nghệ máy tính. Cụ thể, CNTT liên quan đến việc sử dụng máy tính và phần mềm để lưu trữ, chuyển đổi, bảo vệ, xử lý, truyền và nhận thông tin1. Nhờ công nghệ máy tính, tải trọng liên quan đến xử lý thông tin đã giảm đáng kể. Tài liệu quản lý cũng không ngoại lệ. Để cải thiện công việc trong lĩnh vực công việc văn phòng, nhiều hệ thống tự động đã được phát triển.

Theo Từ điển minh họa mới, tự động hóa là việc sử dụng máy móc, hệ thống tự động, tự động trong sản xuất, khoa học, quản lý và các lĩnh vực hoạt động khác của con người. Mục tiêu chính của tự động hóa là tăng hiệu quả lao động, tối ưu hóa quản lý, nâng cao chất lượng và loại bỏ con người khỏi làm việc trong những điều kiện nguy hiểm cho sức khỏe 2 .

Ngày nay, thị trường cung cấp rất nhiều từ đồng nghĩa với khái niệm “tự động hóa cơ sở giáo dục mầm non”: hệ thống tự động hóa tài liệu, hệ thống tự động hóa quản lý tài liệu máy tính và công việc văn phòng, hệ thống quản lý văn phòng, hệ thống quản lý tài liệu phân tán, hệ thống lưu chuyển tài liệu, công nghệ tự động hóa văn phòng công nghiệp, hệ thống quản lý tài liệu điện tử, v.v. Các nhà nghiên cứu tại VNIIDAD đề xuất kết hợp tất cả các sản phẩm phần mềm hiện có khác nhau dưới tên mã hệ thống quản lý tài liệu tự động (AS DOU). Theo ý kiến của họ, định nghĩa này phản ánh đầy đủ nhất tình trạng hiện tại 1.

Tự động hóa quy trình làm việc văn phòng là việc tổ chức hợp lý các hoạt động có tính đến các công nghệ mới nhất với thông tin và tài liệu: biên soạn và đăng ký, chuyển giao (giao hàng), kế toán, tạo ra bộ máy thông tin và tham chiếu dựa trên đăng ký, tổ chức kiểm soát việc thực hiện các quyết định được đưa ra, lưu trữ hiện tại, khả năng hủy bỏ (kiểm tra giá trị), tạo và duy trì một kho lưu trữ 2 .

Các hoạt động hiện đại của bất kỳ tổ chức nào đều diễn ra thông qua việc tự động hóa các quy trình nhất định. Vì vậy, chính quyền địa phương cần một nền tảng tin cậy để tổ chức các quá trình quản lý, hợp tác và thực hiện mệnh lệnh của cơ quan hành pháp. Hoạt động của các cơ quan quản lý được thực hiện trên cơ sở các cơ sở giáo dục mầm non. Do đó, cần phải tối ưu hóa khu vực này thông qua các hệ thống tự động. Việc triển khai AS là một công việc phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận tích hợp.

Trong những năm gần đây, ngày càng có nhiều tổ chức có nhu cầu tự động hóa công việc với các tài liệu nói chung. Hoàn cảnh này đã được tạo điều kiện thuận lợi bằng việc áp dụng:

1. Luật Liên bang ngày 10 tháng 1 năm 2002 số 1-FZ “Về chữ ký điện tử kỹ thuật số”. Luật này đã mở rộng đáng kể phạm vi áp dụng văn bản dưới dạng điện tử.

2. Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 28 tháng 1 năm 2002 số 65 “Về chương trình mục tiêu liên bang” Nước Nga điện tử (2002-2010)”, quy định “dịch sang dạng kỹ thuật số điện tử của hầu hết các luồng tài liệu được thực hiện giữa các đơn vị kinh doanh, cơ quan chính phủ và cơ quan chính quyền địa phương" 1 .

Trong tác phẩm này, chúng tôi sẽ nói về việc giới thiệu các phương tiện kỹ thuật hiện đại trong lĩnh vực quản lý tài liệu, cả ở Liên bang Nga và trực tiếp tại Cơ quan quản lý vùng Tomsk.

Bất kỳ công việc nghiên cứu nào cũng liên quan đến việc nghiên cứu tài liệu lý thuyết về một chủ đề nhất định. Các giai đoạn chính của nghiên cứu bao gồm: nghiên cứu tài liệu và các nguồn khác; nghiên cứu các tài liệu quy định và phương pháp trong Cơ quan quản lý, các tài liệu khác được sử dụng trong công việc; nghiên cứu hoạt động văn phòng; nghiên cứu sự tuân thủ của công việc được thực hiện với các quy tắc và tiêu chuẩn; phỏng vấn nhân viên của Văn phòng Nội vụ; nghiên cứu các giai đoạn triển khai hệ thống tự động (AS); phân tích kết quả thực hiện AS; dự báo công việc tiếp theo về sự phát triển của quản lý tài liệu điện tử.

Tuy nhiên, điều đáng chú ý là, mặc dù nhu cầu tài liệu trong nước về vấn đề này rất cao nhưng vẫn thiếu nguồn, thiếu công trình nghiên cứu về tự động hóa văn phòng. Điều này có thể được giải thích bởi tính mới tương đối và sự phát triển cực kỳ nhanh chóng của công nghệ máy tính và thông tin. Do đó, nhiều sách giáo khoa, tác phẩm, bài báo, v.v. nhanh chóng mất đi tính liên quan.

Ngày nay, hầu hết các nguồn đều cung cấp thông tin về cách sử dụng thực tế của một số sản phẩm phần mềm. Các tạp chí như “Thư ký công vụ”, “Quản lý văn phòng”, “Danh mục thư ký và quản lý văn phòng” và những tạp chí khác giúp phân tích và làm quen với các vấn đề có thể xảy ra và các giai đoạn tự động hóa hỗ trợ tài liệu cho quản lý.

Tác giả của các bài báo và các tác phẩm khác là các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý tài liệu và khoa học lưu trữ, giải quyết các vấn đề về tài liệu điện tử, các cơ sở giáo dục mầm non AS, cũng như nhân viên của các tổ chức khác nhau. Trong số đó có thể phân biệt các chuyên gia sau: O.I. Ryskov 1 - nhà nghiên cứu cấp cao tại VNIIDAD, người tham gia các hội nghị khoa học và thực tiễn thường niên; S.L Kuznetsov 2 – Tiến sĩ, Giám đốc Trung tâm Thông tin Khoa học của Quỹ Gorbachev; TRUYỀN HÌNH. Kuznetsova 3, người đứng đầu. Khoa Quản lý Văn bản, IAI RSUH, giáo sư; G.A. Serova 4 - Tiến sĩ.

Serova G. A. tiết lộ trong các bài viết của mình các đối tượng và nguyên tắc chính của tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non. Một đóng góp đáng kể trong việc giải quyết vấn đề tự động hóa đã được thực hiện bởi T.V. Kuznetsova. Trợ giúp tìm hiểu các giai đoạn và chức năng của tự động hóa được cung cấp bởi các bài viết của S.L. Kuznetsov, cũng như của Polina Kochetkova 5 (chuyên gia hàng đầu của Công ty InterTrust CJSC).

Marina Tarasova nhấn mạnh cách tiếp cận thực tế trong việc triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) 6 .

VỀ. Podolina, nhân viên công ty "Inter T rỉ sét" , chuyên gia tư vấn của Trung tâm Dịch vụ Tư vấn và Triển khai kiểm tra vòng đời của tài liệu trong khuôn khổ EDMS và giải thích những điểm quan trọng của công việc văn phòng truyền thống 1 .

Zhuravleva N. trong các bài viết của mình tập trung vào việc quét tài liệu và nhu cầu nhận dạng bằng nhiều công cụ phần mềm khác nhau. Chú trọng đào tạo nhân viên khi làm việc với EDMS và các vấn đề phát sinh trong quá trình lựa chọn, triển khai và vận hành 2 .

Belaya T.R., nhà nghiên cứu bộ phận cơ sở giáo dục mầm non của VNIIDAD, xem xét chi tiết quá trình thành lập và tổ chức thực hiện cơ sở giáo dục mầm non tự động 3 .

Dữ liệu được cung cấp bởi các nhà khoa học, nhà nghiên cứu và chuyên gia trong lĩnh vực công việc văn phòng và tự động hóa quy trình của các cơ sở giáo dục mầm non có thể được chia thành hai loại. Loại công việc đầu tiên thể hiện khuôn khổ pháp lý và phương pháp luận, phân tích các sáng kiến lập pháp. Các tác phẩm thuộc loại thứ hai đưa ra những ví dụ về ứng dụng thực tế, phân tích năng lực của các cơ sở giáo dục mầm non tự động hóa.

Cơ sở nguồn của nghiên cứu bao gồm các đạo luật lập pháp của Liên bang Nga, cũng như các Tiêu chuẩn Nhà nước (GOST), điều lệ của Chính quyền Quận Tomsk, Quy định, Quy định về Dịch vụ của Cơ sở Giáo dục Mầm non, hướng dẫn dành cho các cơ sở giáo dục mầm non, mô tả công việc của các chuyên gia, cũng như các quy định điều chỉnh trực tiếp hoặc gián tiếp các vấn đề về sử dụng, tạo lập AS DOW. Từ tài liệu kế toán và tài liệu tham khảo mà chúng tôi đã sử dụng: cơ sở dữ liệu (DB) của hệ thống tự động "Kodeks", DB của AS "KORD", danh pháp các trường hợp cho năm 2009. Cũng như các biểu mẫu tài liệu và bản thân các tài liệu đó, các hướng dẫn và hướng dẫn dành cho người dùng và quản trị viên cách làm việc với hệ thống Codex tự động.

Trong số các nguồn chính, quan trọng cần lưu ý đến Chương trình mục tiêu liên bang “Nước Nga điện tử”. Chủ tịch Chính phủ Nga V.V. Putin đã ký Nghị quyết của Chính phủ Liên bang Nga số 721 ngày 10 tháng 9 năm 2009 phê duyệt sửa đổi Chương trình mục tiêu liên bang "Nước Nga điện tử (2002-2010)" 1.

Mục tiêu chính của chương trình là tạo điều kiện phát triển dân chủ, nâng cao hiệu quả hoạt động của nền kinh tế, hành chính công và chính quyền địa phương thông qua việc giới thiệu và phổ biến rộng rãi CNTT-TT (công nghệ thông tin và truyền thông), đảm bảo quyền được tự do tìm kiếm, tiếp nhận, truyền tải, sản xuất và phổ biến thông tin, đào tạo mở rộng các chuyên gia CNTT và người dùng có trình độ.

Trong quá trình thực hiện chương trình, một số luật liên bang quan trọng đã được soạn thảo để điều chỉnh trực tiếp lĩnh vực công nghệ thông tin. Vào ngày 27 tháng 7 năm 2006, Luật Liên bang số 149 “Về thông tin, công nghệ thông tin và bảo vệ thông tin” đã được phê duyệt, giới thiệu một cách hiệu quả một hệ thống lưu trữ hồ sơ thống nhất trong các cơ quan nhà nước và chính quyền địa phương 2.

Luật Liên bang “Về dữ liệu cá nhân” đã thiết lập các yêu cầu để bảo vệ cơ sở dữ liệu nhân sự. Luật áp đặt một số hạn chế đối với hệ thống tự động hóa văn phòng. Ví dụ, theo Điều 19, “khi xử lý dữ liệu cá nhân, nhà điều hành có nghĩa vụ thực hiện các biện pháp tổ chức và kỹ thuật cần thiết, bao gồm cả việc sử dụng các phương tiện mã hóa (mật mã), để bảo vệ dữ liệu cá nhân khỏi bị truy cập, phá hủy trái phép hoặc vô tình, sửa đổi, chặn, sao chép, phân phối dữ liệu cá nhân cũng như các hành động trái pháp luật khác” 1.

Một tài liệu gắn bó chặt chẽ với tính xác thực và do đó có hiệu lực pháp lý. Hiện nay, văn bản không chỉ là phương tiện vật chất chứa đựng thông tin mà còn là văn bản điện tử. Để bảo vệ tài liệu điện tử khỏi việc sửa chữa, giả mạo và bổ sung thông tin, Luật “Chữ ký số điện tử” số 2 đã được xây dựng, trong đó đưa ra khái niệm “chữ ký số điện tử” như một điều kiện bắt buộc của tài liệu điện tử để bảo vệ tài liệu khỏi bị giả mạo. .

Các vấn đề về tạo và vận hành hệ thống tự động được quy định bởi GOST 34.601-90 3. GOST xác định tám giai đoạn trong việc tạo ra các hệ thống tự động được sử dụng trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau. Trong lĩnh vực quản lý: hình thành các yêu cầu đối với hệ thống tự động (AS), phát triển các khái niệm AS, thông số kỹ thuật, thiết kế sơ bộ, thiết kế kỹ thuật, tài liệu làm việc, vận hành, hỗ trợ AS. GOST 34.602-89 4 thiết lập thành phần, nội dung, quy tắc soạn thảo tài liệu “Thông số kỹ thuật để tạo ra (phát triển hoặc hiện đại hóa) một hệ thống”, cũng như quy trình phát triển, điều phối và phê duyệt nó. Tiêu chuẩn này lưu ý rằng các yêu cầu trong thông số kỹ thuật phải “không được thua kém các yêu cầu tương tự đối với các sản phẩm tương tự hiện đại nhất trong và ngoài nước”.

Tài liệu được nghiên cứu cho thấy sự thiếu nhất quán của khuôn khổ pháp lý trong lĩnh vực quản lý hoạt động của tài liệu điện tử. Đồng thời, kinh nghiệm xây dựng quy định pháp luật còn chưa nhiều, vấn đề chưa được bộc lộ từ góc độ quản lý văn bản nên có lý do để coi chủ đề của công việc đề xuất là phù hợp.

Đồ án tốt nghiệp này còn có ý nghĩa thực tiễn. Các thông tin được phân tích được trình bày dưới dạng ngắn gọn và thuận tiện để sử dụng trong công việc. Đây là một loại hướng dẫn thực tế dành cho những ai muốn nắm vững những kiến thức cơ bản về tự động hóa của các cơ sở giáo dục mầm non. Phần lý thuyết cho phép bạn hình thành ý tưởng chung về các quy trình tự động hóa và phần thực hành cung cấp sự xác nhận hoặc bác bỏ các khái niệm được chấp nhận. Trong mỗi trường hợp cụ thể, khi nói đến tự động hóa, một vấn đề nan giải nảy sinh - nên chọn hệ thống tự động hóa quản lý tài liệu nào, hướng dẫn lựa chọn, cách lập “kế hoạch hành động”, giới hạn bản thân trong việc giải quyết các vấn đề tự động hóa cấp bách hoặc tạo ra một hệ thống. “để tăng trưởng” 1 .

Đối tượng của nghiên cứu là các nguyên tắc tự động hóa toàn Nga của các cơ sở giáo dục mầm non, tự động hóa dịch vụ Văn phòng Quản lý công việc của cơ sở giáo dục mầm non trong Cơ quan quản lý TR và giới thiệu quản lý tài liệu điện tử trong toàn bộ Cơ quan quản lý.

Chủ đề của nghiên cứu này là các vấn đề có thể phát sinh ở tất cả các giai đoạn làm việc với quá trình tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non, các giai đoạn của quá trình giới thiệu các cơ sở giáo dục mầm non tự động, các vấn đề và triển vọng có thể có về tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non trong Cơ quan quản lý Tomsk vùng đất.

Phương pháp nghiên cứu: phân tích, tổng hợp, so sánh, khái quát hóa, nghiên cứu tài liệu, quan sát trực tiếp, khảo sát, đồ họa, thống kê, dự báo.

Mục đích của nghiên cứu là phân tích quá trình giới thiệu các cơ sở giáo dục mầm non tự động trong Chính quyền vùng Tomsk.

Nhiệm vụ thực hiện mục tiêu của luận án: xem xét chức năng của cơ sở giáo dục mầm non AS; nghiên cứu các khâu tự động hóa và các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai các công cụ tối ưu hóa cho cơ sở giáo dục mầm non; làm quen với gói tài liệu quy định và phương pháp luận dành cho dịch vụ của cơ sở giáo dục mầm non của Cơ quan quản lý chính quyền quận Tomsk; đánh giá hiện trạng giấy tờ; điều tra các vấn đề gặp phải trong quá trình tự động hóa; để nghiên cứu các cơ hội có được nhờ thực hiện chương trình và triển vọng phát triển hơn nữa của các cơ sở giáo dục mầm non AS trong Cơ quan Quản lý TR.

Đồ án tốt nghiệp bao gồm phần giới thiệu, phần chính, bao gồm hai chương, phần kết luận, danh sách các nguồn và tài liệu được sử dụng cũng như phần phụ lục.

^ 1. Chức năng, giai đoạn, vấn đề thực hiện cơ sở giáo dục mầm non tự động

1.1 Chức năng của hệ thống tự động hỗ trợ quản lý văn bản

Khi xem xét các chức năng chính của hệ thống tự động hóa văn phòng, cần làm nổi bật bộ đặc điểm cần thiết mà một cơ sở giáo dục mầm non tự động hóa chính thức phải đáp ứng.

Trước hết, đây là khả năng tạo tài liệu. Tài liệu có thể được tạo độc lập trong trình chỉnh sửa thích hợp (văn bản, đồ họa) hoặc dựa trên các mẫu đã chuẩn bị sẵn.

Chương trình cung cấp đăng ký tài liệu tự động. Đối với mỗi chứng từ kế toán, một thẻ đăng ký và kiểm soát được tạo ra để nhập thông tin về chứng từ. Hệ thống có thể đăng ký cả tài liệu được tạo trực tiếp trong đó và được nhập từ bên ngoài.

AS cho phép bạn làm việc với thư từ. Chức năng này, như một quy luật, được đặc trưng bởi thực tế là phần đầu kết nối của gói tài liệu là người nhận - người gửi, ngay cả khi anh ta viết về các vấn đề khác nhau.

Hệ thống hỗ trợ các công nghệ đăng ký, xử lý và kiểm soát văn bản hành chính.

Các tài liệu được kết hợp theo những đặc điểm nhất định sẽ được tạo thành các thư mục làm việc của người dùng. Hơn nữa, họ thường lưu trữ không phải bản thân tài liệu mà là một liên kết đến nó.

Hệ thống cho phép bạn thực hiện kiểm soát việc thực hiện các tài liệu. Việc kiểm soát việc thực hiện các văn bản được thực hiện, cả ở cấp độ tác giả của nghị quyết và kiểm soát tập trung với khả năng tạo báo cáo về việc thực hiện các văn bản kiểm soát.

Xử lý và lưu trữ tài liệu. Thẻ đăng ký cung cấp khả năng đính kèm các tệp chứa chính tài liệu đó dưới dạng trình bày trên máy tính (ví dụ: tài liệu văn bản, âm thanh hoặc video, v.v.). Hệ thống phải có khả năng hợp nhất các tài liệu, cho phép bạn tập hợp các tệp văn bản và đồ họa riêng biệt để tạo thành một tài liệu hoàn chỉnh.

Làm việc với các tài liệu liên quan đến nhau. Hỗ trợ khả năng thiết lập liên kết giữa các thẻ đăng ký của các tài liệu có liên quan theo chủ đề, hủy bỏ hoặc bổ sung cho nhau, lặp lại, v.v. Khi làm việc với một tài liệu, bạn luôn có thể xem tất cả thư từ về một vấn đề, lịch sử của nó, bản sao các thẻ được gửi đến các bộ phận khác, có quyền truy cập tức thì vào từng thẻ quan tâm.

Di chuyển văn bản, nhập nghị quyết và ý kiến. Cơ chế di chuyển tài liệu đảm bảo việc xử lý và truyền tải tài liệu giữa những người dùng hệ thống. Cơ sở để chuyển tài liệu tự động có thể là việc đưa ra giải pháp. Việc định tuyến di chuyển tài liệu có thể được mã hóa cứng hoặc do người dùng xác định. Đường dẫn của tài liệu từ lúc được chuyển lên đầu để xem xét ban đầu cho đến khi được ghi ra để ghi vào file.

Hỗ trợ cho các hệ thống con lồng nhau. Hệ thống quản lý văn phòng của tổ chức bao gồm các hệ thống con của các phòng ban có chức năng riêng (kế toán, kiểm soát, luân chuyển chứng từ...)

Theo dõi các phiên bản của một tài liệu. Khi nhiều người dùng cùng làm việc trên một tài liệu, vấn đề “phiên bản” và vấn đề “bản sao và bản gốc” chiếm rất nhiều thời gian và công sức.

Đăng ký biển số xe, báo cáo.

Phân phối xử lý, gửi tài liệu qua đường bưu điện. Quy trình xử lý tài liệu phải thống nhất cho tất cả người dùng hệ thống. Để trao đổi thông tin giữa những người dùng, hệ thống cung cấp e-mail, các chức năng của nó bao gồm: thư từ chính thức và cá nhân; tự động gửi tin nhắn và thông báo. Hệ thống cho phép bạn tạo danh sách gửi thư.

Làm việc thông qua Internet. Hệ thống triển khai một máy chủ Web dành cho công việc văn phòng, cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu về tài liệu và chính các tài liệu đó từ bất kỳ máy tính cục bộ hoặc từ xa nào qua Internet. Người dùng có cơ hội tạo yêu cầu tìm kiếm một tài liệu hoặc nhóm tài liệu đã đăng ký trong hệ thống.

Hệ thống tìm kiếm cho phép bạn tìm tài liệu bằng cách sử dụng một số tiêu chí: tên tài liệu, người nhận, người gửi, ngày lập tài liệu, các từ có trong văn bản tài liệu, v.v.

Hệ thống cho phép bạn lưu trữ tài liệu. Sau khi xử lý, các tài liệu đã ký sẽ được đưa vào kho lưu trữ. Máy trạm quản trị kho lưu trữ cho phép bạn định cấu hình các chế độ lưu trữ và khôi phục tài liệu cũng như đặt quyền truy cập vào kho lưu trữ.

Viết ra một tài liệu để sử dụng. Khi một mục nhập tương ứng được thực hiện trong thẻ đăng ký trong hệ thống tự động, tài liệu sẽ được ghi vào tệp.

Duy trì và cập nhật tự động các từ điển, sách tham khảo. Các thư mục hệ thống bao gồm: người dùng, phòng ban, tổ chức, công dân, người đánh giá tài liệu theo chủ đề, văn bản chuẩn, danh pháp trường hợp, dấu truy cập, danh sách gửi thư. Trong một số hệ thống, bạn có thể tự tạo bảng tra cứu mới.

Cung cấp tự động hóa công việc tham khảo và phân tích. Hệ thống tạo ra các báo cáo và biểu đồ tiêu chuẩn (chứng chỉ, tóm tắt, tạp chí, danh mục tài liệu). Cũng có thể tải xuống trình tạo báo cáo và biểu đồ. Trong quá trình vận hành, các thao tác của hệ thống và thao tác của người dùng đều được ghi lại.

Quy định quyền truy cập. Quyền của người dùng trong hệ thống quy định cả quyền truy cập vào tủ hồ sơ và tài liệu theo phân loại của chúng, cũng như tập hợp các chức năng có sẵn cho một người dùng nhất định (đăng ký, chỉnh sửa, lưu trữ tài liệu, xóa quyền kiểm soát, v.v.). Nếu cần thiết, nhân viên của bộ phận chỉ có thể có cơ hội làm việc với các tài liệu của bộ phận mình. Tài liệu từ các bộ phận khác sẽ không thể truy cập được hoặc chỉ có sẵn để xem.

Chuyển nhượng quyền ký tên. Hệ thống cung cấp chữ ký điện tử trên văn bản và nghị quyết trên văn bản. Nếu cần thiết có thể ủy quyền ký một văn bản hoặc thiết lập ủy quyền tự động cho tất cả các văn bản mà người quản lý nhận được để ký.

Bảo vệ dữ liệu. Mỗi nơi làm việc có thể được bảo vệ bằng mật khẩu khỏi các nỗ lực truy cập trái phép vào thông tin và thực hiện các hành động thay mặt cho người dùng. Đồng thời, hệ thống phải tuân thủ thông lệ văn phòng hiện có và hỗ trợ toàn bộ vòng đời của tài liệu trong một tổ chức: từ khi đăng ký ban đầu cho đến khi xóa bỏ. Hệ thống phải được chứng nhận của nhà nước về việc tuân thủ các tiêu chuẩn GOST về quản lý văn phòng.

Việc tạo ra hệ thống quản lý văn phòng cho các tổ chức có yêu cầu đặc biệt về bảo vệ thông tin được thực hiện có tính đến thực tế là cần phải đảm bảo tính tương thích của hệ thống với bất kỳ phương tiện bảo vệ thông tin đặc biệt nào, kể cả các phương tiện được chứng nhận, sẽ cho phép sử dụng nó để được hài hòa với các tiêu chuẩn bảo mật hiện có 1 .

Vì vậy, tổng hợp những điều trên, cần lưu ý những điều sau. Hệ thống giáo dục mầm non tự động phục vụ các chức năng sau: tạo và đăng ký tài liệu, truyền tải thư từ, kiểm soát, nhập cảnh của người thi hành và kiểm soát sau đó đối với việc thực hiện tài liệu, loại bỏ khỏi tầm kiểm soát, xóa sổ, công việc tham khảo và lưu trữ lưu trữ. Cũng như bảo vệ thông tin khỏi việc sử dụng trái phép, sao chép, sửa đổi, chuyển giao và cấp quyền truy cập.

Như vậy, chúng ta có thể xác định được nhiệm vụ chính của cơ sở giáo dục mầm non tự động hóa và các quy trình tự động hóa.

Nhiệm vụ chính của tự động hóa văn phòng là:

Sắp xếp trật tự làm việc với văn bản mà không tăng biên chế;
Giảm nhân sự nếu cần thiết;
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng và quản lý của công ty, doanh nghiệp, tổ chức;
Giảm thời gian xử lý, đăng ký và truyền tải tài liệu;
Loại bỏ sự mất mát tài liệu;
Theo dõi tập trung tiến độ của các quy trình văn phòng;
Cải thiện việc kiểm soát việc thực hiện;
Nâng cao chất lượng xử lý tài liệu;
Đảm bảo lưu trữ tài liệu;
Giảm thời gian cho công việc tham khảo.

Các quy trình sau đây có thể được tự động hóa trong cơ sở giáo dục mầm non:

Tiếp nhận, đăng ký, xử lý và phân phối thư từ đến;
Soạn thảo, ký, đăng ký và phân phối các văn bản gửi đi;
Soạn thảo, ký kết, đăng ký và gửi các văn bản nội bộ, tổ chức, hành chính;
Tạo hướng dẫn, giải pháp cho tất cả các loại tài liệu và khả năng đăng ký phản hồi đối với chúng;
Giám sát việc thực hiện các văn bản, nghị quyết;
Quét một số lượng lớn tài liệu, tạo và duy trì kho lưu trữ tài liệu điện tử.
Thực hiện trao đổi thư từ kinh doanh giữa các tổ chức, cá nhân phòng ban và nhân viên 1.
Hạn chế hoặc mở rộng quyền truy cập vào các nguồn thông tin.

Việc triển khai hệ thống tự động hóa văn phòng là một quá trình phức tạp và có trách nhiệm. Tốt nhất, một hệ thống được lựa chọn không chính xác sẽ dẫn đến những chi phí không cần thiết, và tệ nhất, nó có thể làm phức tạp đáng kể công việc của nhân viên và cuối cùng làm ảnh hưởng đến chính ý tưởng tự động hóa. Trong một số trường hợp, quá trình triển khai một hệ thống tự động kéo dài vài năm dẫn đến việc tổ chức buộc phải từ bỏ gói phần mềm mà đã đầu tư rất nhiều công sức và tiền bạc và tìm kiếm thứ gì đó khác trên thị trường các hệ thống tự động được thiết kế để làm việc với tài liệu.

Ngoài ra, cần phải tính đến việc tự động hóa văn phòng chỉ là sự phản ánh của hệ thống quản lý tài liệu đang vận hành trong một tổ chức (cơ quan, doanh nghiệp, công ty, tổ chức, tập đoàn). Do đó, bất kỳ quá trình tự động hóa nào để đạt được kết quả tốt nhất đều phải bắt đầu bằng việc tối ưu hóa các kế hoạch quản lý tài liệu hiện có trong tổ chức và chỉ trên cơ sở mô hình tối ưu hóa này mới xây dựng được hệ thống làm việc văn phòng tự động. Mặt khác, việc chuyển sang cơ sở máy tính hóa một sơ đồ không hoàn hảo, mâu thuẫn và khó hiểu để làm việc với các tài liệu sẽ dẫn đến việc tạo ra cùng một hệ thống tự động mâu thuẫn và không hoàn hảo. Để tự động hóa thành công các cơ sở giáo dục mầm non, quá trình này cần được chia thành nhiều giai đoạn.

^ 1.2 Các giai đoạn tự động hóa

Giai đoạn đầu tiên Tự động hóa các cơ sở giáo dục mầm non là việc tạo ra một gói các văn bản quy phạm pháp luật, quy phạm và phương pháp mô tả và quy định việc thực hiện công việc văn phòng trong tổ chức 1.

Việc hình thành một gói tài liệu quy định và phương pháp luận nên bắt đầu bằng việc lựa chọn các GOST quy định ngành công việc văn phòng. Gói này cũng phải bao gồm các luật Liên bang khác nhau kiểm soát quá trình làm việc với các tài liệu tùy thuộc vào loại, loại hình doanh nghiệp, tổ chức của tổ chức, các đạo luật điều chỉnh của Tổng thống và Chính phủ Liên bang Nga, các tài liệu của cơ quan hành pháp liên bang. (PHỤ LỤC A (tham khảo))

Tôi cho rằng nên đánh dấu một phần riêng trong gói tài liệu quy phạm và phương pháp luận - sổ tay về công việc văn phòng và các tạp chí định kỳ về các quy trình làm việc văn phòng. Trong số các tài liệu khác, có thể cần phải: Tiêu chuẩn tương tác của các hệ thống tự động hóa để hỗ trợ tài liệu quản lý 2 .

Theo S. Dubrovin, cần có cái nhìn chuyên nghiệp về các hoạt động đang được thực hiện, việc phát triển các phương pháp và phương tiện để đạt được mục tiêu cũng như việc phát triển các yêu cầu phần mềm.

Bước đầu tiên trên con đường này là danh pháp các trường hợp. Thật tốt nếu nó tồn tại; nếu không, nó cần phải được thực hiện. Các khuyến nghị hiện có để làm việc với danh pháp tệp là chung, nhưng chúng không tính đến tất cả các loại tài liệu mà thư ký hoặc văn phòng hiện đại phải làm việc. Chúng bao gồm phim, tài liệu ảnh, bản ghi âm, hình ảnh raster và vector. Một phần đặc biệt chứa các tài liệu nhận được dưới dạng báo cáo từ cơ sở dữ liệu. Tất cả sự đa dạng này phải được xem xét từ quan điểm của luồng tài liệu. Cách dễ nhất để sắp xếp nơi làm việc của bạn là tạo một danh sách các thư mục trên máy tính tương ứng với danh pháp các vụ việc, có đánh số tương ứng trong tên. Trong trường hợp này, thứ tự của các thư mục sẽ không thay đổi khi thêm thư mục mới và hệ điều hành sẽ luôn có cơ hội sắp xếp chúng theo thứ tự số tăng dần. Nhưng đồng thời, cần tạo cơ hội để tính đến các loại tài liệu khác mà theo truyền thống không có trong danh pháp của hồ sơ 1.

^ Giai đoạn thứ hai– chuẩn bị các thông số kỹ thuật bao gồm mô tả chi tiết về nội dung và cách thức tổ chức dự định tự động hóa, những gì sẽ thay đổi sau khi triển khai hệ thống tự động, hệ thống này sẽ hoạt động như thế nào.

Khi bắt đầu tự động hóa, cần phải xây dựng các yêu cầu chi tiết cho hệ thống hay nói cách khác là các thông số kỹ thuật cho tự động hóa. Có tính đến đặc điểm kỹ thuật (TOR) này phối hợp với TÔI T-service của tổ chức sẽ lựa chọn và cấu hình một chương trình để sử dụng trong công việc văn phòng. Sự thành công của việc triển khai các công nghệ hiện đại và sự thuận tiện của nhân viên khi làm việc với gói phần mềm quản lý văn phòng máy tính được cài đặt phần lớn phụ thuộc vào mức độ chi tiết của danh sách các yêu cầu đó. 2 .

Để chuẩn bị các thông số kỹ thuật, các GOST sau có thể hữu ích: GOST 19.201-78 Hệ thống tài liệu chương trình thống nhất. Nhiệm vụ kỹ thuật. Yêu cầu về nội dung và thiết kế , GOST 34.602-89 Công nghệ thông tin. Bộ tiêu chuẩn cho hệ thống tự động. Điều khoản tham chiếu cho việc tạo ra một hệ thống tự động 1 . Ngày nay, đặc điểm kỹ thuật MoReq-2 của Châu Âu có thể được sử dụng ở Nga. Tài liệu trình bày các khuyến nghị chi tiết về việc hình thành các yêu cầu kỹ thuật để xây dựng hệ thống tự động hóa hoàn chỉnh cho các cơ sở giáo dục mầm non. 2

Như vậy, có thể nói rằng bộ tài liệu quy chuẩn và phương pháp phục vụ công việc hiệu quả của nhân viên dịch vụ giáo dục mầm non là khá đầy đủ.

^ Giai đoạn thứ hai là một nghiên cứu về công việc văn phòng hiện tại. Để đưa ra đánh giá khách quan về thực trạng công việc văn phòng, cần phải nghiên cứu nó. Nghiên cứu hệ thống giáo dục mầm non bao gồm hai phần chính:

Nghiên cứu về thành phần và sự di chuyển của tài liệu. Phần này cung cấp mô tả về thành phần định lượng và định tính của tài liệu và lộ trình di chuyển của chúng.
Nghiên cứu các quy trình văn phòng cơ bản.

Nghiên cứu thành phần và sự vận động của tài liệu

Để nghiên cứu đặc điểm thành phần định lượng của tài liệu, thời gian từ 01/01/2009 đến 31/11/2009 được lấy. Tổng số tất cả các nhóm tài liệu được đăng ký trong Cục Quản lý Công vụ (AD) là 11.795.

Toàn bộ bộ tài liệu của Chính quyền quận Tomsk bao gồm 3 nhóm.

Đang đến (đến) – tổng số 4897 1;
Đi (đã gửi) – tổng cộng 2596 2;
Văn bản nội bộ – 4302 3.

Lớp chính bao gồm các tài liệu đến và đi.

Phân tích biểu đồ (PHỤ LỤC B (tham khảo)), có thể nói như sau: số lượng văn bản đầu năm tương đối ít gắn liền với số lượng lớn các ngày nghỉ cuối tuần, ngày lễ. Sự gia tăng khối lượng văn bản nội bộ vào mùa xuân rõ ràng có liên quan đến số lượng lớn các nghị quyết về vấn đề đất đai được thông qua. Có thể giả định rằng chính điều kiện thời tiết đã tạo ra xu hướng này, vì tất cả các công việc xây dựng và đất đai đều diễn ra trong thời kỳ này. Mức giảm chung trong các tháng hè gắn liền với thời gian nghỉ phép, trong đó có kỳ nghỉ của Trưởng phòng TR. Lượng hồ sơ đến cuối năm giảm là do thay đổi về quy định đăng ký hồ sơ trùng lặp. Cho đến tháng 9, tất cả các tài liệu trùng lặp đến đều được đăng ký là bản sao và chương trình đã gán cho chúng một số bổ sung từ đầu đến cuối. Ví dụ: nếu bạn đã có 01-01-2365, thì thêm 01-01-2365/1, 01-01-2365/2, v.v. Tiếp theo, chỉ tài liệu đầu tiên đến mới được đăng ký; nếu tài liệu gốc đến (có đóng dấu màu xanh qua đường bưu điện, do chính bạn mang đến), nó sẽ được đính kèm mà không cần đăng ký vào tài liệu có nghị quyết của Chương.

Cần lưu ý rằng các thư gửi bằng fax và email không được đăng ký lại nhưng báo cáo gửi được giữ lại.

Để mô tả đầy đủ nhất, bạn nên cung cấp bảng và biểu đồ về các vấn đề tương ứng (PHỤ LỤC B (tham khảo)).

Biểu đồ cho thấy số lượng thư từ chính thức đến và đi liên quan đến các hoạt động. Các số trong chú giải tương ứng với dữ liệu trong bảng (mục số).

Biểu đồ hình tròn cho biết những câu hỏi nào thường gặp nhất trong thư từ. Phân khúc lớn nhất được chiếm giữ bởi thư từ về các vấn đề thực thi pháp luật với các tổ chức (bộ nội vụ, văn phòng công tố, tòa án, cơ quan tư pháp). Điều này là do các yêu cầu thường xuyên từ văn phòng công tố, tham gia vào các phiên tòa, v.v. Công văn về vấn đề tài nguyên đất đai và quản lý đất đai – chiếm 11% tổng số văn bản đến và đi. Vị trí quan trọng thứ ba là tỷ lệ phân bổ cho các văn bản của cơ quan công quyền được gửi để lấy thông tin (luật, nghị định, nghị quyết, quyết định, nghị định thư). Công việc của Cơ quan quản lý cũng dựa trên hoạt động tài chính, được xác nhận bằng tỷ lệ 7%.

Sơ đồ theo loại văn bản (PHỤ LỤC D (tham khảo)) thể hiện đầy đủ tên văn bản đăng ký tại Phòng Nội vụ trong hệ thống Mã (đi, đến, nội bộ). Trong số các loại tài liệu như thư, nghị quyết và mệnh lệnh nổi bật trong số đông. Các nhóm này được xác định bởi các hoạt động của tổ chức.

Các yêu cầu của công dân (chỉ thư đến) được đăng ký trong một mô-đun riêng của hệ thống Codex tự động. Thư từ gửi đi theo yêu cầu của công dân được đăng ký theo cách truyền thống vào nhật ký thư gửi đi. Hai nguồn được sử dụng để xây dựng bảng và biểu đồ (PHỤ LỤC E (tham khảo))

Số lượng yêu cầu của người dân không lớn nhưng được đặc biệt quan tâm. Tất cả đều nằm dưới sự kiểm soát của Trưởng phòng Hành chính. Một số lượng lớn khiếu nại, cả bằng lời nói và bằng văn bản, được gửi từ Chính quyền Vùng Tomsk.

Với sự phân tích so sánh khối lượng tài liệu năm 2008 và 2009 theo biểu đồ và bảng (PHỤ LỤC E (tham khảo)), chúng ta có thể thấy sự gia tăng trong các yêu cầu đến, nội bộ và tăng nhẹ trong các yêu cầu của công dân trong năm 2009 so với năm trước. . Số lượng tài liệu gửi đi đã giảm đi đôi chút. Nhờ biểu đồ, có thể giả định rằng khối lượng tài liệu tăng lên hàng năm trong Cơ quan quản lý TR.

^ Tài liệu các tuyến đường di chuyển.

Sơ đồ lộ trình cho các nhóm tài liệu (PHỤ LỤC G (tham khảo)) cho phép bạn xác định và loại bỏ các đoạn tài liệu lặp lại. Điều này tiết kiệm thời gian và nguồn lao động.

Tuyệt đối tất cả các tài liệu đến (thư từ chính thức, khiếu nại của công dân, email, fax, v.v.) đều phải thông qua dịch vụ Văn phòng Quản lý Sự vụ DOU. Tài liệu có thể được nhận qua thư, gửi bằng chuyển phát nhanh hoặc khách đến thăm, nhận bằng fax hoặc email. Khi nhận được tài liệu, trước hết, tính chính xác của việc giao hàng sẽ được kiểm tra. Thư nhận sai sẽ được trả lại cho người gửi hoặc chuyển tiếp cho người nhận. Sau khi mở phong bì, tính chính xác của nội dung và tính toàn vẹn của nó sẽ được kiểm tra, tức là. tính sẵn có của tất cả các trang tài liệu và tất cả các tệp đính kèm. Đối với việc gửi fax, cả tổng số trang nhận được, sự tương ứng của chúng với số được ghi trên trang đầu tiên của bản fax và khả năng đọc của chúng cũng được kiểm tra. Nếu tin nhắn fax được nhận không đầy đủ hoặc chất lượng của từng trang kém, người gửi sẽ được thông báo.

Nếu tài liệu được nhận qua đường bưu điện, tất cả các phong bì đều được mở, ngoại trừ những phong bì được đánh dấu “cá nhân”. Sau khi mở, phong bì sẽ bị hủy, ngoại trừ thư từ công dân, vì địa chỉ gửi lại chỉ có thể được ghi trên phong bì. Phong bì từ các tài liệu nhận được đã quá hạn cũng được lưu lại. Trong trường hợp này, con tem trên phong bì có thể dùng làm bằng chứng về ngày nhận được tài liệu. Các phong bì liên quan đến vấn đề thực thi pháp luật với các tổ chức (bộ nội vụ, cơ quan công tố, tòa án, cơ quan tư pháp) cũng được lưu giữ.

Việc phân loại được thực hiện thành các tài liệu chưa đăng ký - thư quảng cáo và thông tin, thư mời và nhiều tài liệu khác, đơn khiếu nại của công dân - chúng được một nhân viên khác (chuyên gia cấp cao) của Văn phòng Nội vụ đăng ký trong một mô-đun riêng của hệ thống Bộ luật, do đó, trong một máy trạm tự động riêng biệt (AWS). Ngược lại, các chữ cái chưa đăng ký cũng được người thực thi sắp xếp để truyền tiếp theo (đưa vào các ô hoặc thư mục).

Các bức thư chỉ được đăng ký dưới tên của Người đứng đầu và các cấp phó của ông ấy.

Thư cần đăng ký được mở. Nhân viên chịu trách nhiệm đăng ký làm quen với nội dung và sắp xếp chúng thành những việc khẩn cấp (thời gian phản hồi tối đa 3 ngày). Tiếp theo, các tài liệu khẩn cấp được đăng ký trước và một lộ trình được chỉ định cho chúng, sau đó là các tài liệu khác. Lộ trình được thiết lập theo nhiều hướng: thư không đăng ký được chuyển trực tiếp đến người thi hành (ví dụ: đến các trưởng phòng, nếu thư được gửi đến họ), thư đã đăng ký được chuyển đến trưởng phòng Hành chính để xem xét và xử lý. xác minh. Điều này giúp cho công việc của Trưởng phòng Hành chính trở nên dễ dàng hơn. Nếu vấn đề thuộc thẩm quyền của trưởng phòng thì trả lại văn bản kèm theo nghị quyết kiểm soát. Còn lại trình Trưởng phòng xem xét. Văn bản từ người đứng đầu được trả về kèm theo nghị quyết để kiểm soát, chỉ rõ người thi hành. Tiếp theo, tài liệu được chuyển đến người dùng để xem xét và/hoặc thực hiện đơn hàng sau này. Đây là nơi bắt đầu cơ chế gửi tài liệu đi. Sau khi hoàn thành việc thực hiện, tài liệu sẽ được kiểm tra và nếu cần thiết sẽ được giao cho Trưởng phòng xem xét và đích thân loại khỏi tầm kiểm soát. Nếu phản hồi được chuẩn bị trên tiêu đề thư của bất kỳ Bộ phận nào chứ không phải trên tiêu đề thư của Cơ quan quản lý thì chữ ký của người đứng đầu bộ phận liên quan là đủ (ngoại trừ các tài liệu do Trưởng bộ phận đích thân gửi để kiểm soát - chúng yêu cầu chữ ký bắt buộc của Trưởng bộ phận, và phải được chuẩn bị trên tiêu đề thư của Cơ quan quản lý). Các văn bản đã ký xong sẽ được gửi lại cho ĐHĐN để đăng ký và gửi đi. Bước cuối cùng của tài liệu trong chuỗi sự kiện là viết chúng ra và đặt chúng vào khu vực lưu trữ. Tài liệu sau đó có thể được sử dụng sau đó, chuyển vào kho lưu trữ hoặc tiêu hủy.

Việc thông qua các văn bản nội bộ có lộ trình sau. Sau khi chuẩn bị, tài liệu sẽ được phê duyệt, sau đó người quản lý làm quen với nó, ký tên và nộp để đăng ký. Tiếp theo, tài liệu được gửi đến người thi hành và được kiểm soát. Sau khi hoàn thành, nó sẽ bị xóa đi, được sử dụng trong tương lai, chuyển vào kho lưu trữ hoặc tiêu hủy.

Các văn bản gửi đến Trưởng phòng (Trưởng phòng Hành chính) cũng như không nêu cụ thể người, cơ quan Phòng Hành chính thì trước hết do Phó Trưởng phòng Hành chính - Giám đốc Kinh doanh xem xét. Có thể nói rằng việc bổ sung các tài liệu thông qua người đứng đầu bộ phận là hợp lý. Việc xem xét sơ bộ các văn bản được thực hiện nhằm mục đích phân phát các văn bản đã nhận được cho những văn bản cần được Chủ tịch huyện (Trưởng phòng hành chính) bắt buộc xem xét và những văn bản không có yêu cầu và gửi đến các Phó Trưởng phòng hành chính, cũng như những văn bản đó. gửi trực tiếp đến các cơ quan quản lý.

^ Nghiên cứu các hoạt động văn thư cơ bản

Các chuyên gia của dịch vụ cơ sở giáo dục mầm non được quy định bởi các hướng dẫn về công việc văn phòng, các quy định, Luật Liên bang về Khiếu nại Công dân, cũng như mô tả công việc.

Các giai đoạn làm việc văn phòng chính là:

Sự đăng ký;
Tổ chức kiểm soát thực hiện;
Lưu trữ hoạt động và lưu trữ;
Thiết lập công việc tham khảo.

Sự đăng ký

Tất cả các tài liệu mà UD nhận được đều được xử lý bởi một chuyên gia thuộc loại đầu tiên. Theo danh sách trong hướng dẫn tài liệu, các tài liệu chưa đăng ký được đánh dấu:

Các tài liệu sau đây không phải đăng ký:

A) thư chúc mừng, thư mời, thông báo;

B) báo cáo;

D) bảng giá, bản sao;

D) tiêu chuẩn tiêu thụ nguyên liệu;

E) chứng từ kế toán;

G) yêu cầu ẩn danh;

H) báo cáo thống kê, bản tin, bộ sưu tập được gửi để lấy thông tin.

Các tài liệu được liệt kê trong các đoạn: c, d, e, f, h phải được đăng ký đặc biệt tại các cơ quan quản lý có liên quan.

Một đặc điểm quan trọng là thư từ chính thức phải được đăng ký vào ngày nhận và khiếu nại của công dân phải được đăng ký trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận theo Luật Liên bang số 59-FZ ngày 2 tháng 5 năm 2006 “Về thủ tục”. để xem xét kháng cáo của công dân Liên bang Nga” 1

Tất cả việc đăng ký được thực hiện trong hệ thống Mã. Hệ thống này được chia thành nhiều mô-đun. Trong mô-đun “Thư từ Văn phòng”, những nội dung sau được đăng ký: chủ động đến, gửi đi, phản hồi các tài liệu đến. Việc đăng ký được thực hiện bởi một chuyên gia thuộc loại đầu tiên.

Mô-đun “Khiếu nại của Công dân” chỉ được sử dụng để đăng ký các yêu cầu và khiếu nại gửi đến từ công dân. Hệ thống con không có phần đăng ký văn bản gửi đi.

^ Tổ chức kiểm soát việc thực hiện văn bản

Kiểm soát thực thi tài liệu là một tập hợp các hành động đảm bảo thực hiện tài liệu kịp thời.

Việc kiểm soát được thực hiện theo hướng dẫn của công việc văn phòng.

Nhiệm vụ chính của nhóm kiểm soát thực thi (nhân viên thực hiện kiểm soát) là:

Theo dõi tiến độ và ghi chép thực tế thực hiện các văn bản đến, đi, nội bộ đã ghi chỉ đạo từ cấp quản lý;
Tổng hợp các thông tin thu được trong quá trình theo dõi quá trình, kết quả thực hiện, đưa các thông tin này đến quản lý dưới dạng chính thức thuận tiện;
Xây dựng các đề xuất nhằm tăng tốc luồng tài liệu và tăng cường kỷ luật thực hiện

Kiểm soát (theo thời gian) thực hiện tài liệu bao gồm một số giai đoạn liên tiếp:

Nộp tài liệu để kiểm soát;
Xác minh tính kịp thời của việc giao tài liệu cho người thi hành cụ thể;
Kiểm tra sơ bộ và điều chỉnh tiến độ thực hiện;
Loại bỏ tài liệu khỏi tầm kiểm soát;
Kế toán và tổng hợp kết quả kiểm soát việc thực hiện văn bản

Hoạt động quản lý trong bất kỳ tổ chức nào cũng dựa trên việc xử lý thông tin và sản xuất thông tin mới, điều này cho thấy sự hiện diện của công nghệ để chuyển đổi dữ liệu nguồn thành thông tin hiệu quả. Việc trang bị máy tính cho các máy trạm riêng lẻ không mang lại kết quả như mong muốn, mặc dù nó đã đẩy nhanh quá trình tạo và chỉnh sửa tài liệu nháp, giảm số lỗi và cải thiện hình thức tổng thể của bản in trên máy tính so với bản đánh máy.

Ở giai đoạn tin học hóa các cơ sở giáo dục mầm non, tầm quan trọng lớn nhất là phần mềm máy trạm tự động.

Phần mềm của bất kỳ máy tính nào cũng được chia thành hệ thống và ứng dụng.

Phần mềm hệ thống nhằm mục đích đảm bảo hoạt động của các hệ thống máy tính như vậy. Chúng bao gồm:

các chương trình kiểm tra, chẩn đoán và chống vi-rút;
hệ điều hành;
shell tập tin lệnh.

Đây là những công cụ phần mềm có mục đích chung; cần lưu ý rằng có xu hướng mở rộng khả năng của các thế hệ hệ điều hành tiếp theo, bao gồm cả việc tích hợp tất cả các công cụ phần mềm trên vào chúng.

Giữa phần mềm ứng dụng, cần thiết cho việc tin học hóa hỗ trợ tài liệu cho hoạt động quản lý, có thể được phân biệt:

được sử dụng rộng rãi điển hình:

hệ thống chuẩn bị tài liệu văn bản;
hệ thống thông tin cá nhân;
Hệ thống Quản lý Dữ liệu;
chương trình nhận dạng văn bản;
các chương trình xâm nhập vào môi trường bên ngoài;
hệ thống xử lý thông tin tài chính và kinh tế;

những chuyên ngành ít phổ biến hơn đòi hỏi phải đào tạo người dùng đặc biệt:

hệ thống chuẩn bị thuyết trình;
hệ thống quản lý dự án;
hệ thống chuyên gia và hệ thống hỗ trợ quyết định;
hệ thống thiết kế thông minh và cải tiến hệ thống điều khiển.

Hệ thống chuẩn bị tài liệu văn bản nhằm mục đích tổ chức công nghệ sản xuất các tài liệu quản lý và các tài liệu thông tin khác nhau có tính chất văn bản. Theo khả năng của họ, họ được chia thành các trình soạn thảo văn bản; bộ xử lý từ ngữ; hệ thống xuất bản máy tính để bàn.

Trình soạn thảo văn bản cho phép bạn nhập, thay đổi và lưu bất kỳ văn bản tượng trưng nào, nhưng nó chủ yếu nhằm mục đích chuẩn bị các văn bản chương trình không yêu cầu định dạng, tức là. tự động chuyển đổi cách sắp xếp các thành phần văn bản, thay đổi phông chữ, v.v.

Việc sử dụng trình soạn thảo văn bản để chuẩn bị và in tài liệu ở mức chất lượng tương ứng với việc sử dụng máy đánh chữ điện, chỉ hiệu quả hơn do dễ lặp lại, in từ phôi được lưu trong bộ nhớ điện tử và khả năng sửa cả lỗi chính tả và làm lại một phần văn bản bằng cách chèn hoặc loại trừ các đoạn văn bản mới.

Trong số rất nhiều chương trình soạn thảo có sẵn, chúng ta có thể làm nổi bật Norton Editor, Side Kick, Brief, trình soạn thảo đa cửa sổ đa chức năng Multi-Edit, trình soạn thảo hệ thống Turbo.

Một trong những đặc tính quan trọng nhất của trình xử lý văn bản là sự tương ứng hoàn toàn của tài liệu giấy với hình ảnh của bản sao trên màn hình. Vai trò không kém phần quan trọng khi chọn một trình xử lý văn bản là dung lượng bộ nhớ chiếm dụng và khả năng tích hợp với các sản phẩm phần mềm khác. Mỗi người dùng có phong cách làm việc trên tài liệu riêng (điều thuận tiện cho nhóm người dùng này lại là trở ngại cho nhóm người dùng khác). Do đó, điểm hấp dẫn nhất đối với các nhà phát triển tài liệu là những chương trình có thể tùy chỉnh giao diện để phù hợp với sở thích và nhu cầu của bạn.

Bộ xử lý văn bản có các tính năng đặc biệt được thiết kế để giúp nhập văn bản và trình bày dưới dạng in dễ dàng hơn. Thiết lập sơ bộ của trình xử lý văn bản và máy in mà văn bản sẽ được in sẽ cho phép bạn:

hiển thị văn bản cung cấp chế độ xem nhất định của trang trên màn hình, đưa ra ý tưởng về vị trí thực tế của văn bản trên giấy sau khi in;
các tham số được cài đặt sẵn như thụt lề đoạn văn, tiêu đề, loại và kích thước phông chữ cho các thành phần văn bản khác nhau, khoảng cách dòng, số cột văn bản, vị trí và phương pháp đánh số chú thích cuối trang, v.v.;
tự động kiểm tra chính tả và nhận gợi ý khi chọn từ đồng nghĩa;
hiển thị và chỉnh sửa các bảng và công thức;
kết hợp các tài liệu trong quá trình chuẩn bị văn bản để in;
tự động tạo mục lục và tham chiếu theo thứ tự bảng chữ cái.

Nhưng hầu hết tất cả các trình xử lý văn bản (và các phiên bản của chúng) đều có cấu trúc dữ liệu duy nhất để thể hiện văn bản, điều này được giải thích là do nhu cầu đưa thông tin bổ sung vào văn bản mô tả cấu trúc của tài liệu. Do đó, văn bản được soạn thảo bằng một trình xử lý văn bản thường không thể đọc được và do đó được người khác chỉnh sửa và in. Việc in ấn có thể được thực hiện trên bất kỳ loại máy in nào, kể cả máy in ma trận.

Để đảm bảo tính tương thích của tài liệu văn bản khi chuyển chúng từ bộ xử lý văn bản này sang bộ xử lý văn bản khác, cần cài đặt phần mềm đặc biệt - bộ chuyển đổi cung cấp tệp đầu ra ở định dạng trình xử lý văn bản của tài liệu người nhận.

Bộ xử lý văn bản cho phép bạn chuẩn bị và in các tài liệu phức tạp và lớn, bao gồm cả sách, bao gồm: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon, v.v. Tuy nhiên, đối với hầu hết các văn phòng, hệ thống Word và WordPerfect không cần thiết: chúng phức tạp, chứa rất nhiều cơ hội không cần thiết.

Nhóm bộ xử lý văn bản thứ hai có ít khả năng hơn đáng kể nhưng dễ sử dụng hơn, hoạt động nhanh hơn, cần ít bộ nhớ hơn và dễ sử dụng hơn. Chúng bao gồm Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Nhưng tiêu chuẩn thực tế cho các văn phòng ở Nga đã trở thành Microsoft Word, các phiên bản 6.0, 97, 2000, 2002.

Các nhà xuất bản máy tính để bàn chuẩn bị văn bản theo các quy tắc in ấn và chất lượng kiểu chữ. Trên thực tế, xuất bản trên máy tính để bàn là một công cụ của nhà thiết kế bố cục và không nhằm mục đích tạo tài liệu mà để triển khai các loại hiệu ứng in ấn khác nhau. Chúng cho phép bạn dễ dàng thao tác với văn bản, thay đổi định dạng trang, kích thước thụt lề và có thể kết hợp các phông chữ khác nhau. Các văn bản do các nhà xuất bản máy tính để bàn soạn thảo chỉ được in trên máy in laser.

Các hệ thống cấp độ chuyên nghiệp bao gồm QuarkXPress cho Windows, FrameMaker cho Windows, PageMaker cho Windows. Việc thành thạo những “nhà in trên máy tính để bàn” khó sử dụng hầu như không được khuyến khích đối với những người chỉ thỉnh thoảng cần chuẩn bị đẹp mắt một tấm bưu thiếp, thư hoặc thông báo.

Hệ thống Microsoft Publish và Pageplus dành cho Windows không nhằm mục đích sản xuất các sản phẩm in công nghiệp. Chúng được sử dụng không thường xuyên để tái tạo các tài liệu đầy màu sắc trong một công ty nhỏ. Chúng nhắm đến người dùng chỉ dành một phần thời gian làm việc của mình cho việc xuất bản.

Việc phân loại các hệ thống chuẩn bị văn bản được đề xuất phần lớn là tùy ý, vì các phiên bản cải tiến mới xuất hiện làm mờ đi ranh giới giữa các lớp.

Hệ thống thông tin cá nhân dành cho các dịch vụ thông tin tại nơi làm việc của nhân viên quản lý và về bản chất, thực hiện các chức năng của một thư ký hoặc người tổ chức điện tử:

lập kế hoạch thời gian cá nhân ở nhiều mức thời gian khác nhau với khả năng nhắc nhở kịp thời về sự xuất hiện của các sự kiện đã lên kế hoạch;
duy trì các tập tin cá nhân hoặc các tập tin khác với khả năng tự động chọn thông tin cần thiết;
kết nối qua đường dây điện thoại với tính năng ghi lại các cuộc trò chuyện qua điện thoại và thực hiện các chức năng đặc trưng của điện thoại đa chức năng;
duy trì sổ ghi chép thông tin cá nhân để lưu trữ các thông tin cá nhân khác nhau.

Hệ thống Quản lý Dữ liệuđược thiết kế để tạo, lưu trữ và thao tác khối lượng lớn dữ liệu. Các hệ thống khác nhau thuộc lớp này khác nhau ở cách chúng tổ chức lưu trữ dữ liệu và xử lý các yêu cầu tìm kiếm cũng như bản chất của thông tin được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu. Các hệ thống này hoạt động cả trên máy tính cá nhân và khi làm việc trên mạng máy tính.

Hệ thống xử lý thông tin tài chính và kinh tếđược thiết kế để xử lý dữ liệu số mô tả các hiện tượng và đối tượng sản xuất, kinh tế và tài chính khác nhau, đồng thời soạn thảo các tài liệu, thông tin quản lý và tài liệu phân tích có liên quan. Bao gồm các:

bộ xử lý bảng phổ quát;
chương trình kế toán chuyên ngành;
các chương trình chuyên ngành về phân tích và lập kế hoạch tài chính và kinh tế.

Bộ xử lý bảng tính là thành phần bắt buộc của bất kỳ bộ hoặc hệ thống văn phòng tích hợp nào:

Corel Office Professional của Corel;
Word Perfect Suite cho Windows từ Corel;
Hoạt động cho Windows của Microsoft;
MS Office cho MAC của Microsoft;
Office Professional cho Windows của Microsoft;
SmartSuite để giành chiến thắng từ Lotus.

Với sự ra đời của hệ điều hành Windows, các phiên bản bộ xử lý bảng tính được thiết kế để hoạt động trong môi trường này đã được phát triển: Excel, Lotus, Corel Quattro.

Hệ thống chuẩn bị thuyết trìnhđược thiết kế để chuẩn bị các tài liệu đồ họa và văn bản được sử dụng cho mục đích trình diễn tại các buổi thuyết trình, đàm phán kinh doanh và hội nghị. Các công nghệ hiện đại để chuẩn bị bài thuyết trình có đặc điểm là kết nối thông tin video và âm thanh với đồ họa và văn bản truyền thống, cho phép chúng ta nói về việc triển khai các công nghệ hypermedia.

Ngày nay, các chương trình trên hiếm khi được xem xét tách biệt với nhau. Tất cả đều là một phần của bộ ứng dụng văn phòng tích hợp. Ngoài hệ thống chuẩn bị tài liệu văn bản, gói này còn bao gồm bảng tính, chương trình đồ họa trình bày và hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS), công cụ lập kế hoạch cá nhân, v.v.

Ví dụ: trình xử lý văn bản WordPerfect hiện không được bán dưới dạng sản phẩm độc lập mà chỉ là một phần của bộ Corel Office Professional. Thị trường phần mềm ứng dụng bị thống trị bởi ba công ty: Microsoft, Corel và Lotus. Tất cả đều phát triển theo quy luật chung. Trước hết, đây là sự thống nhất hoàn toàn: giao diện người dùng chung và các phương pháp tiếp cận thống nhất để giải quyết các tác vụ điển hình như quản lý tệp, chỉnh sửa, định dạng, in, làm việc với e-mail và tìm kiếm các mẹo hệ thống trợ giúp, tích hợp với Internet toàn cầu.

Các chương trình của tổ hợp ứng dụng được trang bị các công cụ cho công việc tập thể: chúng có các công cụ để chỉnh sửa và lưu các tài liệu thuộc loại cơ bản ở định dạng HTML cho Internet.

Hệ thống xử lý văn bản văn phòng cung cấp các công cụ để đánh dấu, theo dõi và chỉnh sửa các chỉnh sửa, giúp đơn giản hóa đáng kể quá trình xem xét ý kiến của một nhóm tác giả. Để nhận xét về tài liệu mà không thay đổi nó, cần có ghi chú. Để thực hiện các thay đổi trực tiếp đối với văn bản, hãy sử dụng chế độ ghi chỉnh sửa, chế độ này cho phép bạn theo dõi vị trí văn bản hoặc đồ họa đã được thêm, xóa hoặc di chuyển trong tài liệu. Các công cụ cộng tác bao gồm theo dõi phiên bản và cửa sổ bật lên có tên tác giả và ngày sửa đổi.

Khi một máy tính được kết nối với một mạng chung, e-mail và danh sách gửi thư sẽ giúp truyền tải thông tin đến tất cả các đối tác. Cơ sở nhận lại, được tích hợp trong hầu hết các hệ thống thư hiện đại, cho phép bạn theo dõi thời điểm thực sự nhận được thông tin và theo dõi hành động thích hợp đã được thực hiện.

Có thể giới hạn vòng tròn những người có quyền truy cập vào tài liệu và quyền thực hiện thay đổi của mỗi người trong số họ: tài liệu có thể ở chế độ chỉ đọc, bạn có thể cấm lưu tài liệu dưới bất kỳ tên nào khác hoặc thay đổi kiểu của nó, hoặc ngược lại, người dùng có thể được cung cấp toàn quyền truy cập.

Do đó, phiên bản mở rộng của Microsoft Office XP, ngoài bộ xử lý văn bản Microsoft World, còn có:

bộ xử lý bảng tính - Excel;
hệ quản trị cơ sở dữ liệu - Access;
kế hoạch cá nhân - Outlook;
công cụ tạo bài thuyết trình - Power Point;
hệ thống email - Outlook Express;
công cụ tạo trang web - Front Page;
Công cụ xử lý ảnh - Photo Editor.

Hệ thống quản lý dự ánđược thiết kế để lập kế hoạch và quản lý các loại nguồn lực khác nhau (vật chất, kỹ thuật, tài chính, nhân sự, thông tin) khi thực hiện công việc nghiên cứu, thiết kế và xây dựng phức tạp.

Hệ thống chuyên gia và hệ thống hỗ trợ quyết định nhằm mục đích triển khai các công nghệ hỗ trợ thông tin cho quá trình ra quyết định quản lý dựa trên việc sử dụng mô hình toán học và kinh tế cũng như các nguyên tắc của trí tuệ nhân tạo.

Hệ thống quản lý và thiết kế thông minhđược thiết kế để sử dụng cái gọi là công nghệ CASE (Kỹ thuật hệ thống hỗ trợ máy tính), tập trung vào phát triển tự động các giải pháp thiết kế để tạo và cải tiến hệ thống quản lý tổ chức.

Tất cả các gói văn phòng và hệ điều hành hiện đại đều được điều chỉnh để hoạt động trong cấu hình mạng; các máy trạm tự động đã được thay thế bằng công nghệ thông tin.

Công nghệ thông tin là hệ thống các phương pháp, phương pháp thu thập, truyền tải, tích lũy, xử lý, lưu trữ, trình bày và sử dụng thông tin dựa trên việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật.

Mỗi quy trình thông tin cụ thể có thể được thực hiện bằng một công nghệ riêng biệt sử dụng cơ sở kỹ thuật riêng, hệ thống điều khiển các phương tiện kỹ thuật - đối với công nghệ máy tính, đây là các công cụ phần mềm - và hỗ trợ về mặt tổ chức và phương pháp - các quy tắc, hướng dẫn.

Nhưng hoạt động quản lý dựa trên việc triển khai hầu hết các loại công nghệ thông tin được liệt kê theo trình tự và nội dung của các giai đoạn riêng lẻ của quá trình ra quyết định. Do đó, công nghệ thông tin hiện đại để hỗ trợ các hoạt động quản lý dựa trên việc sử dụng tích hợp nhiều loại quy trình thông tin khác nhau trên cơ sở một tổ hợp kỹ thuật duy nhất, nền tảng của nó là công nghệ máy tính. Về vấn đề này, sẽ không hoàn toàn đúng nếu chỉ hiểu công nghệ máy tính là công nghệ thông tin hiện đại hoặc mới.

Hiện tại, chúng ta đang nói về một bộ điều khiển con người-máy có cấu trúc, được tối ưu hóa trong quá trình làm việc: khả năng của máy tính được mở rộng do người dùng cấu trúc các nhiệm vụ cần giải quyết và bổ sung nền tảng kiến thức cũng như khả năng của người dùng - do việc tự động hóa các tác vụ mà trước đây không phù hợp để chuyển sang máy tính vì lý do kinh tế hoặc kỹ thuật.

Công nghệ thông tin văn phòng hiện đại dựa trên cả máy tính cá nhân và doanh nghiệp.

Máy tính cá nhân là hệ thống máy tính, tất cả các tài nguyên của nó hoàn toàn nhằm mục đích hỗ trợ các hoạt động tại một nơi làm việc của nhân viên quản lý. Đây là loại thiết bị máy tính có số lượng nhiều nhất, bao gồm máy tính cá nhân IBM PC và các máy tương thích, cũng như máy tính Macintosh của Apple.

Máy tính công ty là hệ thống máy tính nhiều người dùng có bộ phận trung tâm có sức mạnh tính toán cao với tài nguyên thông tin quan trọng, được kết nối với một số lượng lớn máy trạm với thiết bị tối thiểu: thiết bị đầu cuối video, bàn phím, thiết bị định vị, thiết bị in.

Lĩnh vực sử dụng máy tính doanh nghiệp hiện đại là triển khai công nghệ thông tin để hỗ trợ các hoạt động quản lý trong các tổ chức tài chính và công nghiệp lớn, tổ chức các hệ thống thông tin khác nhau phục vụ số lượng lớn người dùng trong một chức năng: sàn giao dịch chứng khoán và ngân hàng hệ thống đặt và bán vé cung cấp dịch vụ vận tải cho người dân, v.v. P.

Hiện nay, xu hướng phổ biến là kết hợp các máy tính và máy trạm thành các mạng máy tính có quy mô khác nhau, giúp tích hợp các nguồn lực để triển khai công nghệ thông tin một cách hiệu quả nhất, vì máy tính cá nhân cũng có thể được sử dụng làm máy trạm kết nối với thiết bị trung tâm của một tổ chức. máy tính của công ty.

Sự khác biệt cơ bản giữa công nghệ thông tin máy tính và những công nghệ hiện có trước đây không chỉ ở việc tự động hóa các quá trình thay đổi hình thức hoặc vị trí của thông tin mà còn ở việc thay đổi nội dung của nó.

Chúng ta có thể phân biệt hai chiến lược phát triển việc triển khai công nghệ thông tin hiện đại trong hoạt động quản lý.

Đầu tiên là công nghệ thông tin thích ứng với cơ cấu tổ chức ở dạng hiện có và các phương pháp làm việc hiện có được hiện đại hóa:

công việc được hợp lý hóa, chức năng được phân bổ lại giữa công nhân kỹ thuật và chuyên gia theo hướng có lợi cho người sau;

tối ưu hóa chức năng thu thập, xử lý thông tin - luồng vật lý của tài liệu, với chức năng ra quyết định - luồng thông tin;

Vấn đề giao tiếp vẫn đóng vai trò thứ yếu.

Thứ hai, cơ cấu tổ chức được hiện đại hóa sao cho công nghệ thông tin phát huy tác dụng lớn nhất:

chiến lược chính là phát triển tối đa truyền thông và phát triển các mối quan hệ tổ chức mới mà trước đây không khả thi về mặt kinh tế;

các công việc mới được giới thiệu, các vị trí cũ bị loại bỏ và việc phân bổ lại trách nhiệm theo kế hoạch được thực hiện giữa hầu hết tất cả nhân viên của công ty;

Hỗ trợ quy chuẩn và phương pháp luận mới để tổ chức hỗ trợ tài liệu đang được phát triển và nhân viên đang được đào tạo lại liên tục để làm việc với các công nghệ mới;

năng suất của cơ cấu tổ chức tăng lên, bởi vì kho lưu trữ dữ liệu điện tử được phân bổ lại, khối lượng thông tin tài liệu lưu chuyển qua các kênh được giảm bớt nhằm đạt được sự cân bằng giữa từng cấp quản lý và khối lượng công việc cần giải quyết.

Vì vậy, chiến lược đầu tiên tập trung vào cơ cấu hiện có và các mối quan hệ hiện có trong tổ chức, đồng thời giảm thiểu mức độ rủi ro từ việc thực hiện, giảm thiểu chi phí và cơ cấu tổ chức không hợp lý hóa; thứ hai - hướng tới cấu trúc tương lai, trong đó hệ thống được mở rộng theo đúng nhu cầu thông tin, trong các tham số nhất định, nhưng không tính đến yếu tố con người. Trong mọi trường hợp, cách tiếp cận sử dụng công nghệ máy tính đang thay đổi: nó đang trở thành nền tảng để trang bị nơi làm việc. Do tính linh hoạt của phần mềm được sử dụng, sự tích hợp công nghệ, phương pháp và tổ chức của các hệ thống và quy trình thông tin diễn ra.

Việc tạo và triển khai các hệ thống tự động hóa phức tạp để quản lý hỗ trợ tài liệu nhằm đạt được các mục tiêu sau:

Lĩnh vực xử lý tài liệu:

đảm bảo tăng hiệu quả và chất lượng công việc với tài liệu, hợp lý hóa luồng tài liệu, đảm bảo kiểm soát thực thi;
tạo điều kiện chuyển đổi từ quản lý văn bản giấy truyền thống sang công nghệ điện tử không giấy tờ;
tạo điều kiện cần thiết để tăng tỷ trọng công việc sản xuất trí tuệ trong các công việc có ý nghĩa và ngữ nghĩa với các tài liệu và giảm chi phí lao động cho các hoạt động thường ngày;
đảm bảo cải thiện chất lượng của các tài liệu được tạo ra trong tổ chức;
loại bỏ sự trùng lặp trong công việc nhập thông tin về một tài liệu trong các lĩnh vực làm việc với nó;

trong lĩnh vực kiểm soát thực thi:

đảm bảo kiểm soát tự động việc chuyển tài liệu trong các bộ phận của tổ chức từ khi chúng được nhận hoặc tạo cho đến khi hoàn thành việc gửi hoặc đăng ký vụ việc, thông báo kịp thời cho nhân viên và ban quản lý về các tài liệu đã nhận và tạo, loại bỏ việc mất tài liệu;
đảm bảo kiểm soát chủ động tự động đối với việc thực hiện kịp thời các văn bản, hướng dẫn từ các cơ quan quyền lực và hành chính nhà nước cao nhất, các hướng dẫn và hướng dẫn từ ban quản lý của tổ chức, nhận thông tin kịp thời về tình trạng thực hiện và vị trí của bất kỳ tài liệu nào;
giảm thời gian cần thiết cho việc thông qua và thực hiện các tài liệu;

trong lĩnh vực tổ chức tiếp cận thông tin:

đảm bảo lưu trữ tập trung văn bản của các tài liệu được chuẩn bị ở dạng điện tử và hình ảnh đồ họa của chúng, cũng như tất cả các tài liệu liên quan (thẻ đăng ký tài liệu, nghị quyết, tài liệu kèm theo) với khả năng tổ chức liên kết hợp lý các tài liệu liên quan đến một vấn đề và tìm kiếm nhanh chóng ( lựa chọn) các tài liệu theo một bộ chi tiết chuyên đề.

Việc triển khai hệ thống phần mềm tự động hóa trường mầm non cần tạo nền tảng phần cứng và phần mềm cho một hệ thống thống nhất bao trùm tất cả các bộ phận của tổ chức. Dự kiến sẽ đạt được những mục tiêu sau:

một quy trình thống nhất cho công việc cá nhân và chung với các văn bản trong các bộ phận của tổ chức;
kết hợp các luồng văn bản điện tử giữa các đơn vị tổ chức;
việc sử dụng hệ thống đánh số (đánh số) tài liệu chung cho tất cả các tổ chức, sổ tham khảo phân loại chung (như danh sách tổ chức, danh sách vụ việc), mẫu thẻ đăng ký và kiểm soát (RCC) thống nhất của tài liệu, v.v.;
đảm bảo tính thống nhất của các văn bản quản lý và giảm thiểu số lượng hình thức, chủng loại văn bản thống nhất.

Hiện nay, thị trường hệ thống phần mềm trong lĩnh vực tự động hóa văn phòng và luồng tài liệu được đặc trưng bởi các tính năng sau:

Người bán không có thuật ngữ thống nhất và nhiều người không có định vị rõ ràng về sản phẩm của mình.
Các tổ chức thường thiếu hiểu biết về những gì một hệ thống cụ thể có thể và không thể làm, vì rất khó hiểu thông tin trong các tài liệu quảng cáo: có rất ít thông tin kỹ thuật trong các mô tả như vậy và những gì được cung cấp không phải lúc nào cũng làm nổi bật những ưu điểm của hệ thống được quảng cáo. sản phẩm phần mềm.
Doanh nghiệp chưa hiểu rõ cần phải làm gì trong việc tự động hóa tài liệu hỗ trợ quản lý.

Các hệ thống phần mềm triển khai phiên bản đầu tiên của chiến lược không phá vỡ công nghệ của Nga, nhằm mục đích sử dụng trong các cơ quan chính phủ và bảo tồn tất cả các truyền thống và chuẩn mực công việc văn phòng được áp dụng trong một tổ chức cụ thể. Mục đích của các hệ thống như vậy là cung cấp sự hỗ trợ cho luồng tài liệu giấy và giảm cường độ lao động của các hoạt động xử lý tài liệu thông thường. Những hệ thống như vậy có thể mở rộng đáng kể phạm vi công việc văn phòng truyền thống và quy trình quản lý tài liệu bằng cách xử lý tài liệu trên máy tính cá nhân. Các hệ thống trong lĩnh vực này là một dạng “cầu nối” cho quá trình chuyển đổi dần dần từ tài liệu giấy sang tài liệu không giấy. Hệ thống tự động hóa của công nghệ này bao gồm: “Kinh doanh”; "1C: Doanh nghiệp" và những người khác.

Đặc điểm chính của các sản phẩm phần mềm công nghệ phương Tây là mô hình hóa các quy trình xử lý luồng tài liệu và tùy chỉnh hệ thống thông tin theo các mô hình này. Sự phát triển phù hợp với chiến lược này tập trung vào việc sử dụng tối đa các tài liệu và công cụ điện tử cho công việc tập thể của người dùng, loại bỏ các liên kết trung gian trong luồng tài liệu và phát triển các công nghệ mới để làm việc với tài liệu. Các tuyến đường di chuyển tài liệu trong toàn tổ chức, giữa các bộ phận và nhân viên của tổ chức, do người quản trị hệ thống hình thành.

Khi điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với các quy trình cụ thể của tổ chức, chỉ các thành phần chức năng cần thiết mới được cài đặt trên máy tính cá nhân của nhân viên, cho phép họ giải quyết một số nhiệm vụ nhất định phù hợp với vai trò của từng nhân viên trong luồng tài liệu của tổ chức.

Các hệ thống theo hướng này bao gồm:

Phiên bản Nga hóa của các hệ thống phổ biến của phương Tây:

DocsOpen (PC DOCS);

LinkWorks (DEC);

Phần mềm nhân viên (Staffware PLS)

Lotus Notes (Lotus-IBM);

giải pháp phần mềm do các công ty Nga tạo ra dựa trên hệ thống phương Tây:

Hệ thống Office Media (Lotus Notes);

bộ chương trình “Quản lý văn phòng” (Lotus Notes);

Hệ thống Tủ Lọ Lem (Lotus Notes);

giải pháp của công ty cổ phần “Vest” (DocsOpen);

hệ thống Optima (MS Exchange, MS SQL);

sự phát triển riêng của các công ty Nga: hệ thống LanDocs; Văn phòng Hiệu lực; KADO; "Tài liệu2000"; "Cron"; công cụ tìm kiếm "Euphrates".

Hệ thống “Delo” của CTCP “Hệ thống văn phòng điện tử” được thiết kế để tự động hóa các hoạt động công việc văn phòng dựa trên công nghệ truyền thống trong nước và hỗ trợ tài liệu cho hoạt động quản lý của các tổ chức chính phủ.

Hệ thống Delo cung cấp các khả năng sau:

theo dõi tất cả các giai đoạn hoạt động văn phòng và kết quả công việc trên các quy trình chức năng chính của tổ chức, cơ quan;
đăng ký thống nhất tất cả các văn bản đến, kể cả thư, đơn khiếu nại của công dân, bằng cách lập thẻ đăng ký để nhập thông tin văn bản, sau đó gửi văn bản để đơn vị quản lý, kiến trúc xem xét. Cả tài liệu nhận được từ bên ngoài và tài liệu được tạo ra trong các phòng ban đều được đăng ký. Chúng bao gồm các văn bản đến và đi, khiếu nại của công dân;
nhập văn bản nghị quyết, kể cả nghị quyết được lặp đi lặp lại và chỉ định người thi hành;
gửi các nghị quyết, văn bản đến máy trạm của người sử dụng;
chuyển báo cáo của người thi hành văn bản cho người chịu trách nhiệm thi hành và (hoặc) người soạn thảo nghị quyết;
đăng ký luân chuyển tài liệu (luồng tài liệu) trong tổ chức, bao gồm việc luân chuyển bản gốc và bản sao giấy của các văn bản và các nghị quyết liên quan, báo cáo thực hiện, phê duyệt (kiểm tra) văn bản;
giám sát việc thực hiện kịp thời các chỉ thị, yêu cầu của cơ quan, tổ chức, nghị quyết, chỉ đạo của quản lý; kiểm tra tính chính xác, kịp thời của việc thực hiện văn bản;
tổng hợp, phân nhóm các văn bản đăng ký trong hệ thống quản lý văn phòng theo các tiêu chí khác nhau;
thực hiện tra cứu bằng cách sử dụng bộ chi tiết thẻ đăng ký và nghị quyết để thực hiện chức năng giám sát việc thực hiện văn bản, tiến hành công việc tham khảo và phân tích;
nhập thông tin về việc gửi tài liệu đi cho người nhận bằng việc tạo sổ đăng ký phân phối tài liệu;
lấy tài liệu thông tin, tóm tắt, báo cáo để trình bày với quản lý;
nhận và in ấn các chứng chỉ, báo cáo thống kê, thẻ đăng ký đảm bảo tương thích với công nghệ làm việc văn phòng truyền thống;
lưu trữ hình ảnh điện tử của tài liệu;
ghi tài liệu vào hồ sơ theo danh pháp hồ sơ được chấp nhận trong tổ chức và trích xuất chúng ra khỏi hồ sơ nếu cần thiết;
ghi lại công việc của người dùng với hệ thống, bao gồm cả công việc với thẻ đăng ký và nghị quyết.

Hệ thống "BOSS-Người giới thiệu" Công ty IT được phát triển trên nền tảng sản phẩm Lotus Notes của Lotus Development Corporation, là công cụ thiết kế hệ thống hỗ trợ làm việc nhóm và có thể coi là tiêu chuẩn trong lĩnh vực này. Môi trường Lotus Notes và các ứng dụng được tạo trên nền tảng của nó đáp ứng các yêu cầu cơ bản về hệ thống quản lý tài liệu thống nhất cho các tổ chức lớn và đặc biệt là những yêu cầu sau:

xử lý kế toán các loại chứng từ. Cơ sở dữ liệu có thể lưu trữ hầu hết mọi loại thông tin và tổ chức tính toán và kiểm soát việc truyền tài liệu bằng các phương tiện nội bộ. Hệ thống cung cấp việc xây dựng các biểu mẫu khác nhau để đăng ký tài liệu, bao gồm cả chi tiết hình thức và nội dung của tài liệu. Nếu cần, nội dung thực tế của tài liệu có thể được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu riêng biệt, bao gồm cả dưới dạng hình ảnh của tài liệu giấy được quét;

tính duy nhất của số. Hệ thống có khả năng gán các số duy nhất cho các tài liệu, kể cả trong mạng máy tính phân tán;

hỗ trợ làm việc với văn bản tài liệu. Có thể đưa vào tài liệu các tệp được chuẩn bị trong các trình xử lý văn bản khác (Microsoft Word, Word Pro, v.v.) hỗ trợ cơ chế nhúng và liên kết các đối tượng, cũng như trong các gói bảng tính và đồ họa. Ghi chú bao gồm khả năng tìm kiếm toàn văn bản và trình tạo truy vấn mạnh mẽ;

tính mạch lạc của tài liệu. Tài liệu Ghi chú có thể bao gồm số lượng liên kết không giới hạn đến các tài liệu Ghi chú khác, bao gồm cả những liên kết được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu khác;

nhất quán với các hệ thống con khác. Hệ thống Ghi chú, cùng với các công cụ mở rộng của nó, cung cấp khả năng tích hợp với các hệ thống con thông tin khác, đặc biệt là thư, cũng như với các hệ thống hoạt động với cơ sở dữ liệu quan hệ;

luồng tài liệu phân tán. Ghi chú là một hệ thống có quy mô rộng rãi, từ một máy tính cá nhân đến các hệ thống có hàng chục máy chủ, mỗi máy chủ có thể kết nối với hàng trăm người dùng. Mỗi máy chủ có thể lưu trữ nhiều cơ sở dữ liệu. Thông tin cần thiết được phân phối giữa các cơ sở dữ liệu này và thông tin cần thiết cho tất cả người dùng được đồng bộ hóa định kỳ;

Giới hạn truy cập. Bảo vệ dữ liệu được thực hiện ở tất cả các cấp: máy chủ, cơ sở dữ liệu, biểu mẫu, tài liệu, phần tài liệu và trường riêng lẻ. Khi thiết lập phiên giao tiếp, cần phải xác thực người dùng. Chữ ký điện tử và mã hóa dữ liệu được hỗ trợ.

Việc lựa chọn một gói sản phẩm phần mềm (hệ thống) cụ thể để tự động hóa ít nhiều hoàn toàn tài liệu quản lý và cài đặt chúng hiện chưa được quy định. Dựa trên khả năng vật chất, tài chính và các khả năng khác của mình, mỗi tổ chức sẽ tự mua chúng trên thị trường các sản phẩm và dịch vụ phần mềm văn phòng. Nếu không nghiên cứu nghiêm túc và làm quen với mô hình hiện tại, dựa trên mô tả quảng cáo, rất khó tìm ra ưu điểm và nhược điểm của từng hệ thống được liệt kê trong lĩnh vực tổ chức hỗ trợ tài liệu cho quản lý.

Đối với một tổ chức cụ thể, thường không phải toàn bộ tập hợp các đặc tính tiêu dùng của hệ thống là quan trọng mà chỉ một số trong số chúng mới quan trọng. Sự hiện diện hay vắng mặt của thuộc tính cần thiết có thể là tiêu chí chính khi lựa chọn một hệ thống. Mặt khác, các nhà phát triển của tất cả các hệ thống không ngừng làm việc để cải thiện chúng và trong mỗi hệ thống có thể xuất hiện một số tính năng nhất định bị thiếu trong các phiên bản trước.

Kết quả so sánh các sản phẩm phần mềm khác nhau để tự động hóa hỗ trợ tài liệu quản lý là tương đối và không thể chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm tuyệt đối của một hệ thống cụ thể. Vì vậy, khi lựa chọn hệ thống tự động hóa, bạn nên:

đánh giá các hệ thống được quảng cáo từ quan điểm về tính phù hợp của chúng đối với việc tự động hóa tài liệu trong một tổ chức cụ thể, cũng như mức độ tổ chức lại độ sâu mong muốn của các quy trình mầm non hiện có;
đánh giá các công nghệ thông tin cơ bản được sử dụng trong các sản phẩm phần mềm, có tính đến triển vọng sử dụng chúng cũng như dự báo về sự phát triển chung của công nghệ tự động hóa trường mầm non trong tương lai gần;
nghiên cứu và kiểm tra kỹ lưỡng khả năng của hệ thống tự động hóa tài liệu để đảm bảo hoạt động trong khuôn khổ khung pháp lý hiện hành: cung cấp cho tài liệu tính pháp lý, duy trì cơ sở dữ liệu đăng ký trong suốt thời gian lưu trữ tài liệu, xuất kịp thời ra phương tiện tài liệu đáng tin cậy với thời gian lưu trữ lâu dài và lâu dài, v.v.