Thực đơn
trang chủWindows 7

Chức năng của hệ thống tự động hóa văn phòng hiện đại. Bộ Giáo dục và Khoa học. Hệ thống tự động mang đến cơ hội thực hiện trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả giữa tất cả các khu vực của quy trình sản xuất, cho phép

Khả năng của các công cụ truyền thông và tự động hóa phần cứng và phần mềm hiện đại giúp tạo ra các hệ thống dịch vụ thông tin và truyền thông hiệu quả cao cho nhiều tầng lớp người dùng, những người có hoạt động liên quan trực tiếp đến việc ghi, lưu trữ và kiểm soát việc thực thi tài liệu (luật pháp). , nghị định, nghị quyết, mệnh lệnh, nghị định thư, thư).

Hiện đại hệ thống văn phòng- một tập hợp các công nghệ thông tin tập trung vào việc sử dụng chung và phối hợp các phương pháp “điện tử” để thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền thông tin, bao gồm thông tin quản lý, có thể được trình bày dưới dạng văn bản, hình ảnh, đồ thị, bảng biểu, âm thanh và thông tinvideo.

Chức năng chính của hệ thống văn phòng hiện đại:

Tích hợp các công nghệ quản lý văn phòng vào một quy trình duy nhất:

Chuyển sang sử dụng công nghệ không giấy tờ;

Tự động hóa hoạt động thường lệ về xử lý thông tin;

Lưu trữ thông tin;

Tạo và hỗ trợ ứng dụng;

Đảm bảo tính an toàn, toàn vẹn và tin cậy của thông tin;

Thiết lập các cấp độ truy cập và bảo vệ chống truy cập trái phép vào thông tin;

Bảo vệ tìm kiếm hiệu quả thông tin dựa trên các tiêu chí khác nhau;

Tạo ra một hệ thống linh hoạt để phân chia và phân phối thông tin;

Tổ chức công việc tập thể của người dùng trong các mạng và môi trường thông tin, máy tính địa phương và toàn cầu;

Nhanh chóng và kết nối đáng tin cậy và truyền tải thông tin qua các kênh liên lạc tới người dùng ở xa;

Cung cấp giao diện người dùng thân thiện, thống nhất với tất cả các thành phần hệ thống.

Công nghệ quản lý văn phòng tự động chiếm một vị trí quan trọng trong tự động hóa văn phòng và thực hiện các nhiệm vụ chức năng sau:

Nhập tài liệu cho mục đích xử lý và thực hiện tiếp theo;

Đăng ký, hạch toán các văn bản đến, đi và nội bộ;

Phân phối tài liệu giữa những người thi hành và, nếu cần thiết, phân công thời hạn theo tiêu chuẩn do ban quản lý thiết lập;

Giám sát việc thực hiện văn bản và đưa ra lời nhắc cho người thi hành do ban quản lý thành lập thời hạn;

Lập và cấp giấy chứng nhận cho cơ quan quản lý về tình trạng thực hiện văn bản theo loại, người thi hành và các thông số khác;

Duy trì các bộ sưu tập tài liệu hoạt động và lưu trữ (chuyển dữ liệu kịp thời từ mảng này sang mảng khác, thực hiện các thay đổi và bổ sung);

Tìm kiếm tài liệu theo yêu cầu;

Tìm kiếm thông tin lưu trữ theo yêu cầu;

Soạn thảo các tài liệu cuối cùng và tóm tắt khác nhau;

Trao đổi tài liệu (bên ngoài và nội bộ).

Nền tảng hệ thống con chức năng hệ thống thông tin văn phòng

Đầu vào tài liệu được cung cấp bởi các bộ xử lý văn bản đủ mạnh; một số trong số chúng có bộ chuyển đổi định dạng đặc biệt để làm việc với thông tin được chuẩn bị trong môi trường khác. Bộ xử lý văn bản cho phép bạn nhập và chỉnh sửa các tài liệu có cấu trúc phức tạp; đảm bảo tuân thủ đầy đủ hình ảnh tài liệu trên màn hình với bản sao trên giấy; thực hiện kiểm soát chính tả, ngữ pháp và văn phong của văn bản. Trong một số hệ thống văn phòngà, ngoài đầu vào thủ công, đầu vào quang học của văn bản in hoặc viết tay sử dụng phần mềm nhận dạng ký tự (OCR) cũng được cung cấp. Công nghệ nhận dạng văn bản và đầu vào âm thanh đang được phát triển.

Việc đăng ký và hạch toán tài liệu có thể được thực hiện bằng DBMS. Để làm được điều này, cần xác định danh sách và hình thức trình bày các thông tin đặc trưng của văn bản (loại văn bản, ngày nhận, số đến/đi, tên, tên người gửi/người nhận, bản tóm tắt). Để tìm kiếm thêm, bạn cần xác định tiêu chí và từ tìm kiếm.

Việc phân phối tài liệu giữa những người thi hành và kiểm soát truy cập được thực hiện bằng cách sử dụng hệ thống E-mail hoặc phương tiện đảm bảo công việc tập thể (hệ điều hành, bao gồm mạng hoặc DBMS có quyền truy cập chung). Quản trị viên hệ thống duy trì danh sách những người biểu diễn hợp nhất trong các nhóm làm việc, cho biết địa chỉ của họ trên mạng cục bộ, số điện thoại liên lạc modem, số điện thoại hộp thư trên máy chủ thư. Mỗi người biểu diễn (nhóm) được giao một hoặc nhiều tài liệu, được kết hợp thành các “thư mục”. Mỗi đại diện (nhóm) được ấn định thời hạn nộp hoặc chuẩn bị hồ sơ, được nhập cùng với tên người thực hiện vào cơ sở dữ liệu để đăng ký, hạch toán hồ sơ. Quản trị viên hệ thống chỉ định cấp độ truy cập thông tin (các phần của thông tin) cho từng người biểu diễn và/hoặc nhóm làm việc.

Tài liệu truy cập hạn chế có thể được mã hóa khi nhập và được chuyển giao cho người thực hiện được ủy quyền cùng với mật mã. Theo thông tin do quản trị viên hệ thống nhập vào, thông tin sẽ được định tuyến, chuyển tiếp và truy cập bởi mỗi người dùng được ủy quyền. Một số hệ thống văn phòng sử dụng công nghệ "xuất bản lên web" để cho phép người dùng được ủy quyền xem và chú thích (nhưng không chỉnh sửa) tài liệu (lấy "chú thích phụ").

Việc kiểm soát việc thực hiện, tìm kiếm văn bản được thực hiện trên cơ sở thông tin được nhập trong quá trình đăng ký, ghi chép văn bản vào cơ sở dữ liệu. Bằng cách sử dụng các công cụ DBMS tích hợp, có thể tạo một số truy vấn cố định cho phép thay đổi tiêu chí tìm kiếm hoặc sử dụng trình tạo truy vấn cho phép người dùng thiết kế cấu trúc truy vấn.

Việc lưu trữ thông tin, duy trì quỹ cũng như tìm kiếm tài liệu được thực hiện bằng cách sử dụng DBMS cục bộ cho các mảng thông tin có khối lượng hạn chế hoặc sử dụng cơ sở dữ liệu phân tán mạnh mẽ. Trong trường hợp thứ hai, thông tin được lưu trữ trên đĩa từ hoặc đĩa quang lưu trữ.

Việc tạo và phát hành dữ liệu thống kê được thực hiện trên cơ sở thông tin được nhập trong quá trình đăng ký, kế toán và thực hiện chứng từ trong DBMS hoặc bảng tính. Sử dụng các công cụ DBMS tích hợp hoặc macro bảng tính, các truy vấn được tạo để tìm kiếm thông tin và xử lý thống kê thông tin đó; xuất dữ liệu thống kê nhận được ra màn hình hoặc thiết bị đầu cuối ở định dạng tài liệu đầu ra được thiết kế sẵn bằng DBMS hoặc bảng tính.

Việc chuẩn bị và thực hiện tài liệu được thực hiện bằng trình xử lý văn bản, bảng tính, gói đồ họa và máy tính để bàn hệ thống xuất bản. Tất cả các thành phần được liệt kê, ở mức độ này hay mức độ khác, đều cho phép sử dụng các phần tử thông tin được chuẩn bị trong một mô-đun trong các thành phần khác. Ví dụ, một đồ thị được vẽ trong gói đồ họa, sử dụng dữ liệu thu được từ bảng tính, được đưa vào văn bản do trình xử lý văn bản chuẩn bị.

Việc trao đổi tài liệu với người dùng bên ngoài (từ xa) được thực hiện bằng các mô-đun e-mail có trong các công cụ cộng tác. Hệ thống bưu chính, ngoài việc gửi tài liệu trong hệ thống, còn có thể gửi thông tin đến người dùng các hệ thống e-mail khác.

Phần mềm hệ thống thông tin văn phòng

Ban đầu, các trình soạn thảo văn bản, bảng tính, DBMS, nhiều ngôn ngữ khác nhau yêu cầu của người dùng, công cụ xử lý đồ họa thông tin, công cụ tổ chức công việc của người dùng.

Với sự ra đời của các gói hệ thống văn phòng (OS) tích hợp, khi tất cả các công cụ này được kết hợp thành một tổng thể duy nhất và công việc của chúng được thực hiện dưới một giao diện tiêu chuẩn, mỗi nhân viên có thể truy cập vào tất cả tài nguyên của các hệ thống đó, điều này bắt đầu dùng để hỗ trợ công việc văn phòng.

Cách sử dụng hệ thống phần mềm Hệ thống văn phòng trong lĩnh vực tự động hóa văn phòng mang đến cho người dùng toàn bộ dòngưu điểm, trong đó quan trọng nhất là giao diện chung của các ứng dụng đi kèm, mức độ tích hợp chương trình cao, giá thấp và các yêu cầu ít nghiêm ngặt hơn (do sử dụng các mô-đun chung) cho tài nguyên hệ thống. Theo quy định, các tổ hợp như vậy bao gồm một bộ ứng dụng cơ bản tiêu chuẩn ( xử lý văn bản, bảng tính và DBMS), đôi khi được mở rộng bởi các chương trình trình bày, hệ thống e-mail, được thống nhất bởi một môi trường duy nhất tạo điều kiện thuận lợi cho công việc tập thể của người dùng.

Yêu cầu về thành phần và kiến ​​trúc của hệ thống:

Hệ thống phải dựa trên kiến ​​trúc máy khách-máy chủ để cung cấp tỷ lệ chi phí/hiệu suất tối ưu;

Phần máy chủ của hệ thống phải hoạt động trên UNIX hoặc Windows 2000/NT;

Phần máy khách của hệ thống thường được triển khai trong Windows 98/2000/XP, cung cấp giao diện người dùng thuận tiện với khả năng sửa đổi khi các phiên bản nâng cao hơn của hệ thống này xuất hiện;

Hệ thống phải cung cấp giao diện có nhiều tính năng nhất hệ thống phổ biến thư điện tử (MS Mail, cc:Mail);

Hệ thống phải bao gồm các công cụ phần cứng và phần mềm để xử lý và lưu trữ tài liệu trên nhiều phương tiện khác nhau (công cụ scan tài liệu giấy, đĩa quang, băng từ). Việc thực hiện các cơ chế này là không thể nếu không duy trì các phương tiện lưu trữ (lưu trữ) đặc biệt để ghi chép và bảo quản các tài liệu trung gian và tài liệu đã được phê duyệt.

Trong bảng 1.5 cung cấp thông tin cơ bản về các công cụ phần mềm phổ biến nhất để triển khai hệ thống thông tin văn phòng. Những sản phẩm phần mềm này có thể được sử dụng để triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử cho nhiều mục đích khác nhau tại các doanh nghiệp thuộc bất kỳ hồ sơ nào.

Bảng 1.5

Đặc điểm so sánh của các hệ thống văn phòng chính

Có vẻ thích hợp nhất khi sử dụng chúng trong điều kiện có một lượng lớn các loại tài liệu khác nhau trên nhiều phương tiện khác nhau với số lượng lớn người dùng làm việc đồng thời, bao gồm cả để xử lý và lưu trữ tài liệu kỹ thuật với tỷ lệ lớn chất liệu đồ họa (bản vẽ, phác thảo, hình vẽ).

Cần lưu ý rằng phần mềm Microsoft Office là một tập hợp các thành phần công cụ không liên quan đến nhau về mặt logic, theo quan điểm tự động hóa quản lý tài liệu điện tử. Thông thường nó bao gồm soạn thảo văn bản, hệ thống bảng tính, hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống email và đôi khi là các công cụ trình bày.

Công cụ phần mềm dành cho nhóm làm việc trong lớp học Hương senđại diện cho bước tiếp theo trong sự phát triển của hệ thống văn phòng. Những sản phẩm này giải quyết các vấn đề về tương tác và làm việc đồng thời của nhiều người dùng, giao tiếp giữa họ. Chúng dựa trên các công cụ để tạo tài liệu, định tuyến chúng giữa một số người dùng và thực hiện một số giai đoạn của chu trình công nghệ xử lý tài liệu (ký tài liệu, giám sát việc thực hiện, v.v.). Kiến trúc của hầu hết các sản phẩm trong lớp này bao gồm cơ sở dữ liệu để lưu trữ tài liệu và các mô tả khác nhau liên quan đến chúng.

Giải pháp tối ưuđể tổ chức xử lý điện tử và lưu trữ số lượng lớn tài liệu nhiều loại khác nhau trên nhiều phương tiện truyền thông khác nhau là việc sử dụng các hệ thống tích hợp cung cấp các điều kiện sau:

Sự tuân thủ của các loại tài liệu và công nghệ được đề xuất để xử lý chúng với các yêu cầu và tiêu chuẩn được thiết lập trong tổ chức;

Khả năng mở rộng và cường độ của hệ thống trước những thay đổi yêu cầu của người dùng trong tương lai;

Dựa trên hệ thống dựa trên các giải pháp tiến bộ nhất và được thử nghiệm theo thời gian trong lĩnh vực này phần mềm.

Tổ chức công tác văn phòng

Theo quy định, việc tổ chức công việc văn phòng trong các doanh nghiệp lớn và công ty thương mại thuộc về các dịch vụ đặc biệt (quản lý kinh doanh, văn phòng, ban thư ký, tổng cục). Trách nhiệm của các bộ phận này bao gồm tiếp nhận và đăng ký tài liệu, di chuyển tài liệu giữa các bộ phận, ghi chép các nghị quyết, giám sát việc thực hiện các văn bản (nghị quyết) và phân phối tài liệu cho các đối tác bên ngoài, tức là tổ chức các luồng tài liệu và quản lý các luồng này.

Hãy xem xét cách tổ chức công việc văn phòng truyền thống (Hình 1.8). Một tài liệu nhận được từ bên ngoài ("đến") trước tiên phải được đăng ký (I). Nó được ấn định một số đăng ký duy nhất, số này được nhập vào nhật ký và tủ hồ sơ cùng với thông tin về tài liệu. Sau đó, tài liệu bắt đầu được chuyển qua tổ chức.

Cơm. 1.8. Tổ chức văn phòng truyền thống

Nhân viên văn phòng nộp hồ sơ cho ban quản lý, cơ quan này đưa ra nghị quyết (II) xác định cái gì (danh sách công việc), ai (người chịu trách nhiệm thực hiện) và trong khung thời gian nào phải làm. Tiếp theo, tài liệu được gửi qua văn phòng tới người thi hành có trách nhiệm (thường là người đứng đầu bộ phận), người này có thể phân công công việc trên tài liệu cho những người thi hành và đặt ra thời hạn hoàn thành (III).

Các nghị quyết được các nhà quản lý ở các cấp khác nhau tích lũy và chi tiết hóa cho đến khi văn bản đến tay người thi hành trực tiếp. Người thi hành khi thực hiện các nghị quyết trên văn bản sẽ trả lại cùng với báo cáo (IV) cho người quản lý - tác giả của các nghị quyết, người đánh giá kết quả thực hiện (V, VI) và đưa ra quyết định về số phận tiếp theo của tài liệu. Sau khi hoàn thành công việc trên tài liệu, nó sẽ được xóa và đưa vào kho lưu trữ theo các quy định được doanh nghiệp áp dụng. Việc hình thành các vụ án được thực hiện theo danh pháp tổng hợp của các vụ việc của doanh nghiệp, đó là danh sách các đề mục (tên) của chúng.

Theo quy định, công việc trên một tài liệu kết thúc bằng việc hình thành phản hồi cho tác giả của tài liệu. Văn bản trả lời (văn bản được tạo tại doanh nghiệp) cũng được đăng ký tại cơ quan dưới dạng văn bản “gửi đi” (VI).

Bất kỳ tài liệu nào được tạo ra tại doanh nghiệp đều phải trải qua quá trình đăng ký để có được trạng thái chính thức. Các tài liệu dự định gửi cho các đối tác bên ngoài được đăng ký là “gửi đi” và những tài liệu dành cho công việc nội bộ được ghi là “nội bộ”.

Việc đăng ký tài liệu có thể được coi là giai đoạn ban đầu của việc giám sát việc thực hiện chúng. Khả năng xác minh việc thực hiện phải được tích hợp vào hệ thống quản lý văn phòng. Chức năng đăng ký và kiểm soát có thể được liên kết và thực hiện bằng cách sử dụng cùng một nhật ký. Sau khi có hướng dẫn của người quản lý về việc gửi tài liệu để kiểm soát, thư ký-người giới thiệu sẽ ghi chú về việc này vào sổ nhật ký hoặc thẻ kiểm soát và kiểm toán thích hợp. Từ những thẻ như vậy, một mục lục thẻ của các tài liệu kiểm soát được hình thành. Thời hạn và người thực hiện chịu trách nhiệm được ghi vào nhật ký hoặc thẻ kiểm soát và kiểm toán. Trợ lý thư ký đặt ra thời hạn trung gian cho chính mình và thực hiện công việc kiểm tra sơ bộ và nhận thông tin từ người thi hành về tiến độ, kết quả thực hiện văn bản. Căn cứ vào kết quả kiểm tra, tiến hành phân tích việc thực hiện văn bản, trường hợp có độ trễ đáng kể sẽ báo cáo người đứng đầu doanh nghiệp để có biện pháp xử lý (hoặc xin gia hạn thời hạn thực hiện). Tài liệu được coi là đã được thực hiện và bị người quản lý loại bỏ khỏi sự kiểm soát sau khi nhà thầu thực hiện công việc cụ thể (chuẩn bị phản hồi, soạn thảo hợp đồng, tổ chức một cuộc họp kinh doanh). Kết quả thực hiện được ghi lại ngắn gọn vào nhật ký hoặc thẻ kiểm soát và kiểm toán (“ghi chú về việc thực hiện tài liệu và gửi vào hồ sơ”). Kiểm soát việc thực hiện tài liệu như thành phần công việc văn phòng và kiểm soát thực hiện như một chức năng quản lý được kết hợp trong một số tổ chức.

Công nghệ quản lý văn phòng truyền thống giả định trước sự hiện diện của nhật ký đăng ký và tủ đựng tài liệu kiểm soát, quyền truy cập chỉ dành cho những nhân viên tham gia đăng ký và kiểm soát việc thực hiện. Công nghệ này có những hạn chế cơ bản:

Thông tin về các tài liệu và tiến độ thực hiện chúng được phân phối trên toàn bộ hệ thống tệp của doanh nghiệp và các bộ phận cấu trúc của nó. Việc thu thập thông tin về hoạt động của doanh nghiệp đòi hỏi phải tìm kiếm và xử lý dữ liệu từ các nguồn không đồng nhất và phi tập trung; các tập tin tài liệu thường được tách biệt khỏi những người thi hành. Thông thường, tủ hồ sơ chứa thông tin không đầy đủ và chậm về tình trạng tài liệu;

Ngoài việc sao chép và di chuyển một số lượng lớn tài liệu giấy, nhiều tạp chí phụ trợ và tủ hồ sơ được duy trì, phần lớn là sao chép lẫn nhau. Các vấn đề được liệt kê càng trở nên trầm trọng hơn trong hệ thống quản lý phân tán theo lãnh thổ, khi cần phải điều phối hoạt động của các cơ cấu tổ chức độc lập ở xa nhau.

Doanh nghiệp phải đối mặt với những thách thức liên quan trực tiếp đến khối lượng tài liệu lớn:

Giảm thời gian xử lý hồ sơ, đưa hồ sơ đến người thi hành, phối hợp với người quản lý các cấp;

Giám sát tính toàn vẹn của toàn bộ luồng tài liệu không chỉ ở giai đoạn đăng ký tài liệu đến và đi mà còn trong quá trình “lưu chuyển” tài liệu giữa nhân viên của các bộ phận khác nhau;

Sự sáng tạo mạch tiêu chuẩn chuyển các tài liệu trong tổ chức và các kế hoạch mục tiêu nhằm giải quyết một nhiệm vụ hiện tại cụ thể - phát triển dự án, ký kết một thỏa thuận phức tạp;

Kiểm soát thời hạn thông qua các tài liệu cho từng giai đoạn của một chương trình nhất định.

Trong tình huống như vậy, không thể thực hiện được nếu không có hệ thống được xây dựng phù hợp để ghi lại tài liệu và giám sát việc thực hiện các quyết định. Đương nhiên, hệ thống kế toán chứng từ dưới hình thức này hay hình thức khác đều tồn tại trong mọi tổ chức, nhưng để tăng hiệu quả rõ rệt, cần tạo ra một hệ thống thông tin cho phép bạn phát triển, đăng ký chứng từ, theo dõi sự di chuyển của chứng từ trong tổ chức. , kiểm soát thời hạn, lưu trữ tài liệu và tìm kiếm chúng trong kho lưu trữ. trong đó hệ thống này phải:

Hãy tính đến khả năng tăng số lượng tài liệu được xử lý và khối lượng lưu trữ ngày càng tăng, tức là. có khả năng mở rộng;

Đủ mạnh để đảm bảo công việc đồng thời nhanh chóng của một số lượng lớn người dùng cũng như tìm kiếm tài liệu nhanh chóng bằng cách tham số đã cho trong suốt quá trình lưu trữ tài liệu;

Đảm bảo mức độ bảo mật theo yêu cầu của tổ chức (vì hệ thống kế toán chứng từ vốn là một phần trong cơ cấu phân cấp của tổ chức).

Khi triển khai dự án xây dựng hệ thống ghi chép tài liệu và giám sát việc thực hiện các quyết định, các tính năng sau đây chủ yếu được tính đến:

Một khối lượng lớn tài liệu được lưu hành trong tổ chức;

Nộp hồ sơ cả dưới dạng điện tử và dạng giấy;

Một loạt các định dạng tài liệu được trình bày dưới dạng điện tử;

Sự hiện diện của một số lượng lớn các chương trình đặc biệt để chuyển tài liệu trong tổ chức;

Sự sẵn có của các đơn vị ở xa về mặt địa lý.

Tổ hợp văn phòng LotusGhi chú

Lotus Notes - tổ hợp văn phòng được phát triển bởi Lotus Development, hỗ trợ các loại sau dữ liệu: văn bản, số, ngày/giờ, các trường chính; Các trường RTF để lưu trữ văn bản, bảng biểu, đồ họa, dữ liệu âm thanh và video hoặc các đối tượng OLE.

Hội nhập chương trình máy tính thực hiện thông qua: Clipboard; xuất/nhập tập tin; Cơ chế OLE, trình điều khiển Datalens để truy cập căn cứ bên ngoài dữ liệu INFORMIX, ORACLE, SQL SERVER, v.v. Lotus Notes sử dụng sơ đồ mã hóa RSA Public Key/PrivateKey để bảo vệ thông tin, cung cấp mức bảo mật cao nhất hiện có cho các ứng dụng máy khách-máy chủ. Để xác nhận tính xác thực của các tài liệu được sử dụng chữ ký điện tử. Để bảo vệ đặc biệt Thông tin quan trọng cung cấp Tính năng bổ sung, trong đó:

Lưu trữ các phiên bản trung gian của tài liệu;

Lưu trữ danh sách người dùng đã chỉnh sửa tài liệu;

Mã hóa tất cả dữ liệu được truyền qua mạng;

Mã hóa dữ liệu được lưu trữ, thư;

Truy cập hệ thống mật khẩu.

Việc tìm kiếm thông tin được thực hiện bằng cách sử dụng các trường khóa. Có thể duy trì lưu trữ các tài liệu nội bộ và bên ngoài. Sản phẩm phần mềm đi kèm với một số mẫu như Thảo luận, Dịch vụ khách hàng, Lưu trữ tài liệu, v.v. Tất cả đều có công dụng thực tế và có thể dễ dàng điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể. Cơ sở dữ liệu có thể chứa các tài liệu Ghi chú có nhiều định dạng. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu còn chứa các macro tự động hóa công việc, các biểu mẫu dùng để nhập thông tin vào các tài liệu phức tạp và các báo cáo có thể xem được từ các tài liệu cơ sở dữ liệu.

Gói Lotus Notes bao gồm ba thành phần chính:

Công cụ định tuyến và xử lý;

Phương tiện bảo vệ/kiểm soát;

Kiến trúc cơ sở dữ liệu sản phẩm.

Lotus Notes có các công cụ nâng cao để tạo giao diện. Ngoài ra còn có các công cụ tìm kiếm văn bản cho phép bạn xây dựng danh sách tài liệu phù hợp với tiêu chí tìm kiếm nhất định.

Lotus Notes hỗ trợ cả làm việc nhóm và liên lạc giữa hai người dùng bất kỳ. Điều này cho phép nhiều người dùng truy cập đồng thời nhiều cơ sở dữ liệu. Kiểm soát truy cập được thực hiện ở nhiều cấp độ: cơ sở dữ liệu, biểu mẫu hoặc dạng xem, tài liệu hoặc một phần của tài liệu. Mặt khác, quyền truy cập cũng có thể được kiểm soát ở cấp độ nhóm và người dùng cá nhân. Vì sự hợp tác Với cơ sở dữ liệu nhóm lớn, bạn có thể lưu trữ nó trên máy chủ và chỉ định các cấp độ truy cập khác nhau cho từng người dùng hoặc nhóm. Lotus Notes có bảy cấp độ truy cập.

1. Trình quản lý - có khả năng thực hiện tất cả các hoạt động cơ sở dữ liệu, bao gồm đọc, viết và chỉnh sửa tài liệu và biểu mẫu.

2. Nhà thiết kế - có quyền hạn tương tự như Trình quản lý, nhưng không thể kiểm soát cấp độ truy cập và các tham số sao chép.

3. Biên tập viên - được phép đọc, viết và chỉnh sửa tất cả các tài liệu trong cơ sở dữ liệu, nhưng không được phép sửa đổi các biểu mẫu và báo cáo.

4. Tác giả - có thể tạo tài liệu mới và chỉnh sửa chúng, cũng như đọc (nhưng không thể chỉnh sửa) các tài liệu khác.

5. Người đọc - chỉ có quyền đọc.

6. Người gửi - nhập tài liệu mới nhưng không thể chỉnh sửa tài liệu hiện có.

7. Không có quyền truy cập - người dùng không được phép mở cơ sở dữ liệu hoặc lưu tài liệu.

Ngoài ra, Lotus Notes còn bao gồm một hệ thống nhắn tin - Notes Mail, cho phép bạn gửi thư đến những người dùng hoặc nhóm khác. Nó chứa tất cả các thành phần cần thiết cho việc này: cơ sở dữ liệu phân tán dữ liệu (tài liệu), môi trường phát triển ứng dụng tích hợp và các công cụ nhắn tin. Lotus Notes bao gồm các thành phần phần mềm cộng tác tích hợp: môi trường triển khai và phát triển ứng dụng, lưu trữ đối tượng, sao chép hai chiều, bảo mật và nhắn tin, hỗ trợ đa nền tảng và khả năng mở rộng.

Người dùng có thể truy cập mạng thông qua giao diện đồ họa Windows, Macintosh, OS/2 hoặc Unix. Ghi chú tương thích với các mạng như AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWare, TCP/IP.

Cơ sở dữ liệu hoa senGhi chú

Cơ sở dữ liệu là tập hợp thông tin về các lĩnh vực chủ đề cụ thể có thể chứa nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm nhận xét, báo cáo, đề xuất thương mại, tóm tắt tài chính, thông tin liên hệ, bảng tính, hình ảnh hoặc thông tin video và âm thanh. Mặc dù cơ sở dữ liệu Lotus Notes không mang tính quan hệ nhưng nó có thể tạo ra mối quan hệ giữa các bản ghi.

Dưới đây là một số loại cơ sở dữ liệu thường thấy nhất trong các ứng dụng:

Thư viện tài liệu chứa dữ liệu (báo cáo, bản ghi nhớ, thư từ khách hàng, các biểu mẫu và yêu cầu khác nhau) ở dạng tương ứng với một số biểu diễn bên ngoài và luôn có thể được hiển thị trên màn hình hoặc in trên giấy;

Hội nghị là cơ sở dữ liệu cung cấp cho nhân viên cơ hội tham gia vào các cuộc thảo luận bằng văn bản về các vấn đề hiện tại. Khi cơ sở dữ liệu được tạo, người dùng được ủy quyền có thể thêm tài liệu của riêng họ vào đó. Người bắt đầu hội nghị từ xa sẽ tự động trở thành người điều hành hội nghị, nhận tất cả các quyền truy cập và cũng xác định cấp độ truy cập cho những người dùng khác. Việc truy cập từ xa vào các hội nghị được thực hiện thông qua các kênh điện thoại (thông qua modem) hoặc mạng khu vực.

Dịch vụ thông tin cho phép bạn nhận thông tin cập nhật về một số chủ đề nhất định (ví dụ: dịch vụ tin tức sản xuất mang đến cơ hội tìm hiểu về những phát triển mới nhất trong sản xuất trong ngành hoặc các công ty con ở nước ngoài).

Các lệnh và phương thức giống nhau được sử dụng để truy cập tất cả cơ sở dữ liệu, bất kể chúng chứa loại dữ liệu nào. Lotus Notes lưu trữ cơ sở dữ liệu trong các tệp riêng biệt có phần mở rộng .nsf. Tệp cơ sở dữ liệu nsf chứa các thông tin sau:

Các hình thức;

Các tài liệu thực tế được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu;

Thông tin về quyền truy cập của người dùng vào cơ sở dữ liệu;

Tài liệu tham khảo cơ sở dữ liệu.

Tài liệu là đơn vị lưu trữ cơ bản trong cơ sở dữ liệu Lotus Notes. Nhiều cơ sở dữ liệu chỉ chứa một loại tài liệu với định dạng nhất định (mỗi tài liệu bao gồm một hoặc nhiều trường trong đó hệ thống lưu trữ dữ liệu), nhưng nhìn chung cơ sở dữ liệu có thể chứa nhiều loại tài liệu khác nhau. Tài liệu được chia thành ba loại:

Tài liệu chính;

Phản hồi tài liệu;

Trả lời để trả lời.

Loại tài liệu được xác định khi nó được tạo (biểu mẫu của nó được tạo) trong menu “Thuộc tính biểu mẫu”.

Mẫu tài liệu (biểu mẫu) tương ứng với từng loại tài liệu và là sự kết hợp giữa văn bản tĩnh (văn bản không thay đổi trong biểu mẫu) và các trường (khu vực nơi người dùng nhập dữ liệu).

Có hai loại trường: chung và thông thường. Các trường phổ biến khác nhau ở chỗ dữ liệu đã nhập sẽ được phản ánh trong tất cả các tài liệu được đính kèm với tài liệu chính và sử dụng trường này trong biểu mẫu của chúng. Ngoài ra, theo phương pháp điền trong Lotus Notes, các loại trường sau được phân biệt: có thể chỉnh sửa, tính toán, tính toán cho đầu ra, tính toán trong quá trình biên dịch. Các trường được in nghiêng, các trường thông thường được in đậm.

Loại tài liệu- trình bày tài liệu khi tìm kiếm, xem, in, trong đó xuất hiện các giá trị của trường tài liệu hoặc biểu thức được tính toán trên cơ sở chúng. Khung nhìn cũng chứa các mô tả về mối quan hệ giữa các tài liệu, tiêu chí lựa chọn tài liệu sẽ được hiển thị trên màn hình hoặc được đưa vào báo cáo. Thông thường, số lượng loại vượt quá số lượng biểu mẫu, điều này liên quan đến nhu cầu nhận tài liệu với thứ tự khác nhau và một tập hợp các trường hiển thị. Chế độ xem tương tự như một báo cáo trong DBMS quan hệ, trong đó mỗi tài liệu khi được in hoặc hiển thị trên màn hình sẽ tương ứng với một hoặc một số dòng (khi hiển thị trên màn hình, đôi khi tính năng cuộn ngang được cung cấp) và mỗi cột của báo cáo thường tương ứng với một hoặc nhiều trường của tài liệu (bản ghi) hoặc một biểu thức từ các bản ghi trường và biến hệ thống.

Các hàm và lệnh của LotusGhi chú

Lệnh và hàm là một tập hợp các công cụ được thiết kế để thiết kế giao diện và điều hướng trong cơ sở dữ liệu, được thực hiện bằng cách soạn thảo các công thức và gán chúng Các yếu tố hình ảnh màn hình (các nút, v.v.). Các hàm bắt đầu bằng ký hiệu "@". Các hàm và biểu thức được phân tách với nhau bằng dấu chấm phẩy. Nhiều lệnh tương ứng với các mục menu chính. Để sử dụng chúng trong công thức, hãy sử dụng hàm @Command([tên lệnh]). Một số tính năng và lệnh của Lotus Notes là:

- @Adjust(time-date; năm; tháng; ngày; giờ; phút; giây) điều chỉnh giá trị ngày-giờ đã chỉ định, thay đổi từng đối số tiếp theo theo số lượng tăng dần. Giá trị hiệu chỉnh có thể dương hoặc âm;

- @Contains(string/substring) xác định xem chuỗi con có phải là một phần của chuỗi hay không. Trả về 1 (true) nếu chuỗi con được chứa trong chuỗi; mặt khác trả về 0 (sai);

- @DocNumber trả về một chuỗi tương ứng với số bản ghi ở dạng tài liệu hoặc danh mục;

- @If(điều kiện 1; hành động 1; điều kiện 2; hành động 2; ...; điều kiện 99; hành động 99; hành động ngược lại) đánh giá các điều kiện. Nếu đúng thì hành động được chỉ định ngay sau khi điều kiện được thực hiện. Nếu sai thì điều kiện tiếp theo sẽ được kiểm tra, v.v. Nếu cả hai điều kiện đều không đúng thì "else_action" sẽ được thực hiện;

- @Prompt([style]; "Title"; "text"; "default"; "selection") mở một hộp thoại trong đó thông tin đã nhập làm đối số. Được sử dụng để yêu cầu thông tin từ người dùng và hành động của nhánh tùy thuộc vào thông tin do người dùng nhập vào;

- @Command() - di chuyển tới tài liệu chính tiếp theo trong chế độ xem hiện tại; cơ sở dữ liệu phải được mở ở cấp độ xem hoặc tài liệu có thể được mở ở chế độ đọc hoặc chỉnh sửa;

- @Command() - chuyển sang tài liệu trước ở dạng hiện tại;

- @Command() - chuyển sang tài liệu chính trước đó trong chế độ xem hiện tại.

Ứng dụng hoa senGhi chúvà sự phát triển của họ

Các ứng dụng- đây là những hệ thống làm việc tập thể được phát triển để điều phối hoạt động của mọi người cùng thực hiện một quy trình kinh doanh cụ thể. Các quy trình này có thể liên quan đến giao tiếp chuyên sâu (ví dụ: giữa khách hàng và nhà cung cấp).

Nền tảng khối tiêu chuẩn Các ứng dụng ghi chú bao gồm biểu mẫu, dạng xem và macro. Ngôn ngữ macro Ghi chú cho phép nhà phát triển kiểm soát việc thực thi các ứng dụng Ghi chú và quy trình chương trình chạy trên máy chủ. Các tính năng này giống nhau trên tất cả các nền tảng chạy Notes. Ngoài ra, kiến ​​trúc client/server được triển khai tự động và nhà phát triển chỉ cần thông báo cho máy chủ nhu cầu tạo ứng dụng phân tán.

Notes Help là một cuốn sách tham khảo theo ngữ cảnh có thể được truy cập bằng cách nhấn phím F1:

Chỉ mục chủ đề chứa danh sách tất cả các tài liệu trong cơ sở dữ liệu tham khảo;

Tin nhắn liệt kê tất cả tin nhắn Ghi chú;

Hàm có danh sách tất cả các hàm Ghi chú. Sử dụng nó để tìm hiểu cú pháp và xem các ví dụ về cách sử dụng các tính năng Ghi chú. Các tính năng ghi chú cho phép bạn tự động hóa một số tác vụ nhất định và giúp bạn sử dụng sản phẩm linh hoạt hơn.

dữ liệu được tích lũy dựa trên việc đánh giá các hoạt động do công ty thực hiện;

văn bản quy định(kế hoạch, tiêu chuẩn, ngân sách, v.v.) xác định trạng thái kế hoạch của đối tượng quản lý.

Câu 9. Tự động hóa văn phòng

1. Đặc điểm và mục đích của tự động hóa văn phòng.

2. Các thành phần cơ bản của tự động hóa văn phòng.

Công nghệ thông tin văn phòng tự động – tổ chức và hỗ trợ các quá trình truyền thôngcả trong tổ chức và với môi trường bên ngoài dựa trên mạng máy tính và các phương tiện truyền tải và làm việc với thông tin hiện đại khác.

Tự động hóa văn phòngđược thiết kế để bổ sung cho hệ thống thông tin liên lạc nhân sự truyền thống hiện có (với những cuộc gặp gỡ, những cuộc điện thoại và những mệnh lệnh của cô ấy). Khi được sử dụng cùng nhau, cả hai hệ thống này sẽ cung cấp

tự động hóa hợp lý công việc quản lý và cung cấp thông tin tốt hơn cho nhà quản lý.Văn phòng tự động:

hỗ trợ nội bộtruyền thông nhân sự;

cung cấp các phương tiện giao tiếp mới với môi trường bên ngoài.

Văn phòng công nghệ tự độngđặc biệt hấp dẫn với

giải quyết vấn đề nhóm. Chúng có thể tăng năng suất của các thư ký và nhân viên văn thư và cho phép họ giải quyết khối lượng công việc ngày càng tăng, nhưng lợi ích chỉ là khả năng sử dụng tự động hóa văn phòng như một công cụ giải quyết vấn đề.

Hiện nay đã có vài chục được biết đến sản phẩm phần mềm cho máy tính và thiết bị kỹ thuật phi máy tính, cung cấp công nghệ tự động hóa văn phòng:

xử lý văn bản;

bộ xử lý bảng;

E-mail;

lịch điện tử;

thư âm thanh;

máy tính và hội nghị truyền hình;

văn bản video;

lưu trữ hình ảnh;

chương trình chuyên ngành hoạt động quản lý (lưu trữ tài liệu, giám sát việc thực hiện đơn hàng, v.v.).Các phương tiện không dùng máy tính cũng được sử dụng rộng rãi:

hội nghị âm thanh và video;

liên lạc qua fax;

máy photocopy và các thiết bị văn phòng khác.

Một thành phần bắt buộc của bất kỳ công nghệ nào là cơ sở dữ liệu. Trong một văn phòng tự động, cô tập trung dữ liệu về hệ thống sản xuất của công ty, cũng như trong công nghệ xử lý dữ liệu ở cấp độ vận hành. Thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng có thể đến từ môi trường bên ngoài của công ty.

Thông tin từ cơ sở dữ liệu nhập vào đầu vào của Ứng dụng máy tính (chương trình), chẳng hạn như trình xử lý văn bản, trình xử lý bảng tính, e-mail, hội nghị máy tính, v.v.

Xử lý văn bản là một loại phần mềm ứng dụng được thiết kế để tạo và xử lý tài liệu văn bản. Nó cho phép

thêm hoặc xóa từ, di chuyển câu và đoạn văn, đặt định dạng, thao tác các thành phần và chế độ văn bản v.v ... Việc nhận thư và báo cáo thường xuyên được chuẩn bị bằng trình xử lý văn bản cho phép người quản lý liên tục đánh giá tình hình trong công ty.

E-mail(E-mail), dựa trên việc sử dụng mạng máy tính, cho phép người dùng nhận, lưu trữ và gửi tin nhắn đến các đối tác mạng của bạn. Email có thể cung cấp những trải nghiệm khác nhau cho người dùng tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng. Để thông báo có sẵn cho tất cả người dùng e-mail, nó phải được đăng trên bảng thông báo trên máy tính. Khi một công ty quyết định triển khai email, công ty có hai lựa chọn::

mua phần cứng và phần mềm của riêng bạn và tạo ra phần cứng và phần mềm của riêng bạn mạng nội bộ máy tính thực hiện chức năng email;

mua một dịch vụ làm sẵn để sử dụng e-mail, được cung cấp định kỳ bởi các tổ chức truyền thông chuyên ngành

lệ phí đã trả.

Thư âm thanh. Đây là thư để gửi tin nhắn bằng giọng nói. Nó giống như email, nhưng tin nhắn thay vì gõ bàn phímđược truyền qua điện thoại. Thư âm thanh cũng được thực hiện trực tuyến. Thư âm thanh có thể được sử dụng thành công để giải quyết vấn đề nhóm. Ưu điểm chính của thư thoại qua email là nó dễ dàng hơn - khi sử dụng, bạn không cần nhập dữ liệu từ bàn phím.

bộ xử lý bảng, giống như một trình xử lý văn bản, là một thành phần cơ bản văn hóa thông tin bất kỳ nhân viên nào và công nghệ văn phòng tự động. Nếu không có kiến ​​​​thức về công nghệ cơ bản để làm việc trong đó, bạn không thể sử dụng đầy đủ máy tính cá nhân trong các hoạt động của mình. Chức năng của môi trường phần mềm bộ xử lý bảng hiện đại

cho phép bạn thực hiện nhiều thao tác trên dữ liệu được trình bày trong dạng bảng. Kết hợp các thao tác này đặc điểm chung, chúng ta có thể làm nổi bật

nhóm hoạt động công nghệ được sử dụng nhiều nhất và được sử dụng nhiều nhất:

nhập dữ liệu từ bàn phím và từ cơ sở dữ liệu;

xử lí dữ liệu(sắp xếp, tự động tạo tổng, sao chép và truyền dữ liệu, các nhóm thao tác tính toán khác nhau, tổng hợp dữ liệu, v.v.);

xuất thông tin tới mẫu in, dưới dạng file nhập vào hệ thống khác, đưa thẳng vào cơ sở dữ liệu;

chất lượng thiết kế các dạng bảng Trình bày dữ liệu;

đa năng và chất lượng cao trình bày dữ liệu dưới dạng biểu đồ và đồ thị;

thực hiện các tính toán kỹ thuật, tài chính, thống kê;

thực hiện mô hình hóa toán học và một số thao tác phụ trợ khác.

Bất kỳ môi trường bảng tính hiện đại nào cũng có phương tiện gửi dữ liệu qua mạng.

lịch điện tử cung cấp một cơ hội khác để sử dụng phiên bản mạng của máy tính để lưu trữ và thao tác lịch làm việc của người quản lý và các nhân viên khác của tổ chức. Phần cứng và phần mềm của lịch điện tử hoàn toàn phù hợp với các thành phần tương tự của email, hơn nữa, phần mềm lịch thường là một phần không thể thiếu của phần mềm email.

Hội nghị máy tính sử dụng mạng máy tính để trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm, giải quyết một vấn đề cụ thể.

Vòng tròn những người có quyền truy cập vào công nghệ này bị hạn chế. Số lượng người tham gia hội nghị máy tính có thể lớn hơn nhiều lần so với số lượng người tham gia hội nghị âm thanh và video.

Hội nghị từ xabao gồm ba loại hội nghị:

âm thanh;

băng hình;

máy tính

Văn bản video dựa trên việc sử dụng máy tính để thu được

hiển thị văn bản và dữ liệu đồ họa trên màn hình điều khiển. Đối với người ra quyết định cóba khả năng để có được thông tin dưới dạng văn bản video:

tạo tập tin văn bản video trên máy tính của riêng bạn;

ký kết thỏa thuận với một công ty chuyên biệt để có quyền truy cập vào các tệp văn bản video do công ty đó phát triển;

ký kết thỏa thuận với các công ty khác để có quyền truy cập vào tệp văn bản video của họ.

Trao đổi catalog và bảng giá phổ biến sản phẩm của họ giữa các công ty trong dạng văn bản video.

Lưu trữ hình ảnh. Bất kỳ công ty nào cũng cần lưu trữ một số lượng lớn tài liệu trong một thời gian dài. Việc lưu trữ chúng ngay cả dưới dạng tệp sẽ gây ra các vấn đề nghiêm trọng. Chính vì thế nảy sinh ý tưởng lưu trữ không phải bản thân tài liệu mà là hình ảnh (hình ảnh) của nó, và được lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số.

Lưu trữ hình ảnh (hình ảnh) là một công nghệ văn phòng đầy hứa hẹn dựa trên việc sử dụng một thiết bị đặc biệt - bộ nhận dạng mẫu quang học, cho phép chuyển đổi một tài liệu hoặc hình ảnh phim thành chế độ xem kỹ thuật số Vìlưu trữ thêm TRONG bộ nhớ ngoài máy tính. Đĩa quang có dung lượng lớn được sử dụng để lưu trữ hình ảnh.

Việc tạo ra công nghệ này được tạo điều kiện thuận lợi nhờ sự xuất hiện của một giải pháp kỹ thuật mới - đĩa quang kết hợp với ghi ảnh kỹ thuật số.

Câu 10. Hội nghị truyền hình và âm thanh trong tự động hóa văn phòng

1. Hội nghị âm thanh.

2. Hội nghị truyền hình.

3. Giao tiếp fax.

Hội nghị âm thanhsử dụng giao tiếp âm thanhđể duy trì thông tin liên lạc

giữa xa xôi về mặt địa lý nhân viên và các phòng ban trong công ty. Thông tin liên lạc qua điện thoại được trang bị các thiết bị cho phép tham gia vào một cuộc trò chuyện với nhiều hơn hai người tham gia, – phương tiện kỹ thuật đơn giản nhất để thực hiện một hội nghị âm thanh. Tạo ra những hội nghị như vậy không cần máy tính, nó liên quan đến việc sử dụng giao tiếp âm thanh hai chiều giữa những người tham gia.

Việc sử dụng hội nghị âm thanh tạo điều kiện thuận lợi cho việc ra quyết định, rẻ và thuận tiện. Hiệu quả của hội nghị âm thanh tăng lên khi đáp ứng được các điều kiện sau::

nhân viên tổ chức hội nghị âm thanh trước tiên phải đảm bảo rằng các bên quan tâm có thể tham gia;

số lượng người tham gia không quá lớn để duy trì cuộc thảo luận trong khuôn khổ vấn đề đang thảo luận;

chương trình hội nghị phải được thông báo trước cho người tham gia, ví dụ bằng fax;

Trước khi phát biểu, mỗi người tham gia phải giới thiệu về mình;

phải tổ chức ghi âm hội nghị và lưu trữ;

Bản ghi âm hội nghị phải được in và gửi cho tất cả những người tham gia.

1) Văn phòng tự động hóa công nghệ thông tin- tổ chức và hỗ trợ các quá trình trao đổi thông tin trong nội bộ tổ chức và với môi trường bên ngoài trên cơ sở mạng máy tính và các phương tiện truyền tải và làm việc với thông tin hiện đại khác.

Công nghệ tự động hóa văn phòng được các nhà quản lý, chuyên gia, thư ký và nhân viên văn thư sử dụng và đặc biệt hấp dẫn trong việc giải quyết vấn đề nhóm, có thể tăng năng suất của các thư ký và nhân viên văn thư và giúp họ có thể đáp ứng được khối lượng công việc ngày càng tăng. Tuy nhiên, lợi ích này chỉ là thứ yếu so với khả năng sử dụng tự động hóa văn phòng như một công cụ giải quyết vấn đề. Các quyết định được cải thiện bởi các nhà quản lý nhờ khả năng giao tiếp được cải thiện của họ có thể dẫn đến tăng trưởng kinh tế của công ty.

Hiện nay, có hàng chục sản phẩm phần mềm dành cho máy tính và phần cứng phi máy tính cung cấp công nghệ tự động hóa văn phòng: trình xử lý văn bản, trình xử lý bảng tính, e-mail, lịch điện tử, thư âm thanh, máy tính và hội nghị từ xa, văn bản video, lưu trữ hình ảnh, cũng như các chương trình chuyên biệt phục vụ cho hoạt động quản lý văn bản, kiểm soát việc thực hiện mệnh lệnh... Hội nghị truyền hình và âm thanh không dùng máy tính, fax, máy photocopy và các thiết bị văn phòng khác cũng được sử dụng rộng rãi.

Các thành phần chính của tự động hóa văn phòng được thể hiện trong hình. 6.3.

Cơm. 6.3.

  • 2) Cơ sở dữ liệu. Trong văn phòng tự động, cơ sở dữ liệu tập trung dữ liệu về hệ thống sản xuất của công ty giống như cách xử lý dữ liệu ở cấp độ vận hành. Thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng có thể đến từ môi trường bên ngoài của công ty. Từ cơ sở dữ liệu, thông tin được cung cấp cho đầu vào của các ứng dụng máy tính. Bất kì ứng dụng máy tính Một văn phòng tự động cho phép nhân viên giao tiếp với nhau và với các công ty khác.
  • 3) Xử lý văn bản.Đây là một loại phần mềm ứng dụng được thiết kế để tạo và xử lý tài liệu văn bản. Nó cho phép bạn thêm hoặc xóa từ, di chuyển câu và đoạn văn, đặt định dạng, thao tác các thành phần và chế độ văn bản, v.v. Khi tài liệu đã sẵn sàng, nhân viên sao chép nó vào bộ nhớ ngoài, sau đó in ra và nếu cần, truyền nó qua mạng máy tính.
  • 4) E-mail, dựa trên việc sử dụng mạng của máy tính, cho phép người dùng nhận, lưu trữ và gửi tin nhắn đến các đối tác mạng của họ. Email có thể cung cấp những trải nghiệm khác nhau cho người dùng tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng. Để tin nhắn bạn gửi có thể truy cập được cho tất cả người dùng e-mail, nó phải được đặt trên máy tính bảng thông báo, Nếu muốn, bạn có thể cho biết đây là thư từ riêng tư. Bạn cũng có thể gửi hàng kèm theo thông báo về việc người nhận đã nhận hàng.
  • 5) Thư âm thanh.Đây là thư để gửi tin nhắn bằng giọng nói. Nó tương tự như email, ngoại trừ việc thay vì gõ tin nhắn trên bàn phím máy tính, bạn gửi nó qua điện thoại. Bạn cũng nhận được tin nhắn đã gửi qua điện thoại. Thư âm thanh cũng được thực hiện trực tuyến. Thư âm thanh có thể được sử dụng thành công để giải quyết vấn đề nhóm. Để làm điều này, người gửi tin nhắn phải cho biết thêm danh sách những người mà tin nhắn dự định gửi đến. Hệ thống sẽ gọi định kỳ cho tất cả các nhân viên được chỉ định để gửi tin nhắn cho họ.
  • 6) Bộ xử lý bảng là một thành phần cơ bản của văn hóa thông tin của bất kỳ nhân viên nào và công nghệ văn phòng tự động. Các chức năng của môi trường phần mềm xử lý bảng tính hiện đại cho phép bạn thực hiện nhiều thao tác trên dữ liệu được trình bày dưới dạng bảng. Bất kỳ môi trường bảng tính hiện đại nào cũng có phương tiện gửi dữ liệu qua mạng.
  • 7) Lịch điện tử. Nó cung cấp một cơ hội khác để sử dụng phiên bản mạng của máy tính để lưu trữ và thao tác lịch trình làm việc của người quản lý và các nhân viên khác của tổ chức. Người quản lý đặt ngày và giờ của cuộc họp hoặc sự kiện khác, xem lịch trình kết quả và thực hiện các thay đổi bằng bàn phím. Phần mềm lịch thường được đưa vào như một phần của phần mềm email. Sử dụng lịch điện tử đặc biệt hiệu quả đối với người quản lý cấp độ cao hơn quản lý, những người có ngày làm việc được lên kế hoạch từ lâu.
  • 8) Hội nghị máy tính và hội nghị từ xa. Máy tính hội nghị sử dụng mạng máy tính để trao đổi thông tin giữa các thành viên của một nhóm giải quyết một vấn đề cụ thể. Đương nhiên, số người tiếp cận được công nghệ này còn hạn chế. Số lượng người tham gia hội nghị trên máy tính có thể lớn hơn nhiều lần so với hội nghị âm thanh và video. Hội nghị truyền hình bao gồm ba loại hội nghị: âm thanh, video và máy tính.
  • 9) Văn bản video. Nó dựa trên việc sử dụng máy tính để hiển thị dữ liệu văn bản và đồ họa trên màn hình điều khiển. Việc trao đổi catalog và bảng giá các sản phẩm của mình giữa các công ty dưới dạng văn bản video hiện nay ngày càng trở nên phổ biến. Dịch vụ của các công ty chuyên bán văn bản video đang bắt đầu cạnh tranh với các sản phẩm in như báo và tạp chí. Ở nhiều nước hiện nay có thể đặt mua một tờ báo hoặc tạp chí dưới dạng văn bản video, chưa kể các báo cáo hiện hành về thông tin thị trường chứng khoán.
  • 10) Hội nghị âm thanh. Họ sử dụng liên lạc bằng âm thanh để duy trì liên lạc giữa các nhân viên hoặc bộ phận ở xa về mặt địa lý của công ty. Điều đơn giản nhất phương tiện kỹ thuật thực hiện âm thanh hội nghị là trang bị kết nối điện thoại thiết bị bổ sung, cho phép nhiều hơn hai người tham gia vào một cuộc trò chuyện. Tạo hội nghị âm thanh không cần máy tính mà chỉ liên quan đến việc sử dụng giao tiếp âm thanh hai chiều giữa những người tham gia.
  • 11) Hội nghị truyền hình. Chúng được thiết kế cho các mục đích tương tự như hội nghị âm thanh nhưng sử dụng thiết bị video. Họ cũng không yêu cầu máy tính. Trong hội nghị truyền hình, những người tham gia người bạn ở xa cách nhau một khoảng cách đáng kể, họ có thể nhìn thấy mình và những người tham gia khác trên màn hình tivi. Đồng thời với hình ảnh truyền hình, nó được truyền đi đệm âm thanh. Hội nghị truyền hình cho phép bạn giảm chi phí vận chuyển và đi lại; hầu hết các công ty sử dụng chúng để có cơ hội lôi kéo họ giải quyết vấn đề số tiền tối đa các nhà quản lý ở xa văn phòng chính về mặt địa lý.
  • 12) Giao tiếp fax. Kết nối này dựa trên việc sử dụng máy fax có khả năng đọc tài liệu ở một đầu kênh thông tin liên lạc và tái tạo hình ảnh của nó trên một cái khác

Fax góp phần đưa ra quyết định bằng cách phân phối tài liệu nhanh chóng và dễ dàng cho các thành viên của nhóm giải quyết vấn đề, bất kể vị trí địa lý của họ.

6.4 Hỗ trợ công nghệ thông tin quyết định

Tính năng chính của nó là một phương pháp mới về chất lượng để tổ chức tương tác giữa con người và máy tính. Việc phát triển một giải pháp, vốn là mục tiêu chính của công nghệ này, xảy ra do một quá trình lặp đi lặp lại mà họ tham gia (Hình 6.4):

  • * hệ thống hỗ trợ quyết định như một liên kết điện toán;
  • * người thiết lập dữ liệu đầu vào và đánh giá kết quả.

Cơm. 6.4.

Sự kết thúc của quá trình lặp đi lặp lại xảy ra theo ý muốn của con người. Công nghệ thông tin hỗ trợ quyết định có thể được sử dụng ở mọi cấp quản lý. Chức năng quan trọng công nghệ này là sự phối hợp của những người ra quyết định cả ở cấp độ khác nhau quản lý và ở cùng cấp độ.


Trong những thập kỷ qua, tự động hóa văn phòng là một trong những động lực chính cho sự phát triển của ngành thông tin toàn cầu. Có lẽ, mỗi gã khổng lồ trên thế giới - nhà phát triển phần cứng và phần mềm - đều đã đóng góp vào sự phát triển của phần thị trường công nghệ thông tin này.

Một loạt các giải pháp được cung cấp cho tự động hóa văn phòng bao gồm gói văn phòng, các công cụ tổ chức làm việc nhóm và trao đổi thông tin, các giải pháp tự động hóa quản lý công ty và hơn thế nữa. Nhờ những giải pháp này, bản thân văn phòng và việc tổ chức công việc của nhân viên Gần đâyđã thay đổi đến mức không thể nhận ra.

Khi thành lập một công ty mới ở bất kỳ quy mô nào, các nhà tổ chức của nó không còn phải đối mặt với câu hỏi về nhu cầu tự động hóa hoạt động của các văn phòng hoặc bộ phận của mình - chỉ có vấn đề chọn phương tiện cho việc tự động hóa này trong số nhiều sản phẩm trên thị trường.

Bài viết này thảo luận về một trong những lựa chọn để chọn công cụ tự động hóa các hoạt động văn phòng của một công ty ở mọi quy mô. Về nguyên tắc, tự động hóa các hoạt động của một văn phòng hoặc bộ phận của công ty có liên quan chặt chẽ đến việc tự động hóa toàn bộ công ty, do đó trong bài viết này chúng cũng sẽ được trình bày với mối liên hệ không thể tách rời.

Nhiệm vụ tự động hóa văn phòng

Các nhiệm vụ được giải quyết khi tự động hóa các hoạt động của công ty phần lớn phụ thuộc vào bản chất hoạt động kinh doanh, cơ sở hạ tầng, Cấu trúc hành chính và nhiều yếu tố khác. Tuy nhiên, bất kể đặc điểm cụ thể của từng công ty, có một số yêu câu chungđến các hệ thống tự động hóa văn phòng. Vì vậy, để xác định được những yêu cầu này, cần phải hiểu những điểm chung trong nhiệm vụ tự động hóa hoạt động văn phòng của các công ty khác nhau.

Bảo đảm hoạt động chung

Trước hết, văn phòng là một nhóm người nên phương tiện tổ chức tương tác trong nội bộ công ty được đặt lên hàng đầu. Thành phần cụ thể của các quỹ này, nội dung và nội dung của chúng phần lớn phụ thuộc vào đặc thù hoạt động của công ty. Ví dụ, một tổ chức thương mại cần một hệ thống tự động hóa các hoạt động thương mại (thương mại); một công ty tham gia thực hiện các công việc dự án khác nhau - phát triển các công cụ quản lý nhiệm vụ và dự án. Hầu như mọi công ty đều phải đối mặt với vấn đề tự động hóa văn phòng.

Vì vậy, khi tổ chức các quy trình kinh doanh nội bộ của công ty trong một công ty (và do đó là các văn phòng của công ty), cần phải có sự tự động hóa. nhiều loại khác nhau hoạt động của nhân viên mình. Phổ biến nhất trong số đó là như sau.

Luồng tài liệu

Về nguyên tắc, toàn bộ quy trình tài liệu bắt nguồn từ việc gán số cho tài liệu (đăng ký tài liệu tại văn phòng) và việc thực thi nó, có thể đi kèm với việc kiểm soát. Luồng tài liệu bao gồm tất cả các bộ phận cơ cấu của công ty - từ văn phòng đến quản lý - và được phần quan trọng hệ thống quản lý công ty.

Nếu việc đăng ký tài liệu khá thống nhất đối với tất cả các công ty, thì các quy trình thực hiện và kiểm soát việc thông qua tài liệu đó rất khó chính thức hóa và phần lớn phụ thuộc vào cơ cấu hành chính của tổ chức. Dựa trên điều này, hệ thống quản lý tài liệu phải chứa các phương tiện được phát triển để thích ứng với cơ cấu hành chính của công ty và quy trình làm việc với các tài liệu được áp dụng trong đó.

Hệ thống tự động hóa tài liệu phải hỗ trợ việc phân phối và phê duyệt tài liệu, phản ánh các quy trình làm việc thực tế với giấy tờ ở bất kỳ tổ chức nào. Ngoài ra, khi tự động hóa luồng tài liệu, phải đảm bảo một thao tác điển hình khác khi làm việc với giấy tờ - kiểm soát việc truyền tài liệu. Ngoài ra, hệ thống này phải cung cấp: đầu vào hệ thống văn bản từ có nhiều nguồn: tài liệu giấy, email, fax, tập tin của các chương trình ứng dụng khác nhau.

Tự động hóa hoạt động thương mại (thương mại)

Ngược lại với luồng tài liệu, tất cả các quy trình sản xuất liên quan đến thương mại được chính thức hóa đơn giản hơn nhiều. Mặc dù, như thực tiễn phát triển, bán và triển khai các gói tự động hóa thương mại cho thấy, mỗi công ty đều có những sắc thái riêng, nhưng điều này không ngăn cản sự phổ biến rộng rãi của các hệ thống đó.

Nói chung, một hệ thống tự động hóa doanh nghiệp phải thực hiện các chức năng sau:

  • Đảm bảo kiểm soát hoàn toàn việc nhận và bán hàng hóa. Thương mại liên quan đến việc mua hoặc sản xuất hàng hóa, lưu trữ và bán chúng. Toàn bộ quá trình này đi kèm với nhiều loại giấy tờ khác nhau: hóa đơn, hóa đơn, hóa đơn cần thiết cho việc báo cáo kế toán. Theo đó, hệ thống giao dịch phải tự động hóa mọi hoạt động liên quan đến sự di chuyển của hàng hóa và cung cấp các chứng từ kế toán tương ứng.
  • Tương tác với hệ thống tự động hóa kế toán là cần thiết để tự động hóa hoàn toàn nhất các hoạt động tài chính của công ty. Lý tưởng nhất là chương trình kế toán phải là một phần không thể thiếu của hệ thống tự động hóa thương mại. Trên thực tế, với sự đa dạng của các chương trình kế toán mà các công ty đã sử dụng từ lâu, hệ thống tự động hóa thương mại ít nhất phải đảm bảo rằng thông tin cần thiết được lưu trữ ở định dạng của các chương trình này.
  • Hạn chế quyền truy cập thông tin trong hệ thống tự động hóa doanh nghiệp không chỉ là biện pháp đảm bảo bí mật mà còn giúp phân bổ chức năng rõ ràng hơn giữa các nhân viên.
  • Tự động hóa tối đa các hoạt động giúp tăng hiệu quả của nhân viên và cho phép bạn tránh được nhiều sai sót có thể dẫn đến tổn thất tài chính.
  • Nhà sản xuất cần cập nhật và hỗ trợ hệ thống thường xuyên để đảm bảo hoạt động bền vững của công ty thương mại. Thật vậy, một hệ thống tự động hóa thương mại phải đáp ứng tất cả các yêu cầu kế toán tài chính được chấp nhận trong nước và mọi thực tế thị trường. Một ví dụ nổi bật về điều này là tình hình vào đầu năm 1997, khi yêu cầu bắt buộc xuất hóa đơn được đưa ra. Sau đó, nhiều hệ thống và gói tự động hóa giao dịch được phát triển trong nước, thiếu sự hỗ trợ của nhà phát triển, hóa ra là vô dụng. Một sự kiện khác ảnh hưởng đến số phận của những hệ thống như vậy là mệnh giá của đồng rúp.

Bảo vệ dữ liệu

Thành phần có giá trị nhất của bất kỳ hệ thống thông tin nào, lý do nó tồn tại, là dữ liệu được lưu trữ trong đó. Ngay cả với giải pháp đáng tin cậy nhất, vẫn luôn có nguy cơ mất thông tin quan trọng đối với doanh nghiệp.

Bảo vệ dữ liệu của công ty là một nhiệm vụ phức tạp, các phần trong đó là:

  • Ngăn chặn truy cập trái phép vào dữ liệu. Một mặt, việc tách biệt quyền truy cập thông tin là cần thiết để đảm bảo tính bí mật và bảo vệ thông tin khỏi bị cố ý phá hủy, mặt khác, nó giúp phân định rõ ràng hơn trách nhiệm giữa các nhân viên.
  • Bảo vệ chống virus. Không nên đánh giá thấp sự nguy hiểm của virus xâm nhập vào môi trường thông tin. Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của mạng lưới địa phương và toàn cầu cũng như các công nghệ liên quan đến Internet, một loại virus xâm nhập vào mạng có thể gây ra tổn thất thảm khốc cho một công ty.
  • Sao lưu dữ liệu. Cho dù môi trường thông tin của công ty có đáng tin cậy đến đâu thì vẫn luôn có khả năng bị mất dữ liệu. Trong trường hợp này, một hệ thống dự phòng được phát triển sẽ giúp giảm tổn thất liên quan. Như thực tiễn triển khai hệ thống thông tin cho thấy, hiếm khi người quản lý CNTT không cài đặt hệ thống dự phòng, nhưng đồng thời, không phải lúc nào các công nghệ hiện đại được cung cấp cho các hệ thống này cũng được sử dụng.

Giải pháp

Hãy xem xét một trong những giải pháp tự động hóa hoạt động của một công ty và các văn phòng của công ty đó, có tính đến các yêu cầu nêu trên. Giải pháp đề xuất dựa trên kinh nghiệm nhiều năm triển khai các hệ thống tương tự và theo ý kiến ​​của tác giả, giải pháp này cân bằng về giá cả và đặc điểm người tiêu dùng.

Cốt lõi của giải pháp được đề xuất là máy chủ cộng tác Lotus Domino/Notes của IBM; Chúng ta hãy xem xét nó chi tiết hơn.

Cơ sở của máy chủ Lotus Notes là cơ sở dữ liệu tích hợp có cấu trúc phi quan hệ, không giống như các hệ thống quản lý. Cơ sở dữ liệu quan hệ data (máy chủ SQL), cho phép bạn xây dựng hệ thống lưu trữ tài liệu một cách đơn giản và hiệu quả nhất cho mục đích sử dụng chung. Cần lưu ý rằng, mặc dù cấu trúc phi quan hệ của cơ sở dữ liệu máy chủ Lotus Notes, chúng cũng có thể được truy cập bằng trình điều khiển ODBC.

Các tính năng khác của hệ thống Lotus Notes là:

  • công nghệ máy khách-máy chủ với sự hỗ trợ cho nhiều nền tảng máy chủ và máy khách, đặc biệt: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, nhiều bản sao UNIX khác nhau. Tất cả các ứng dụng được phát triển trên cơ sở hệ thống Lotus Notes, bao gồm cả những ứng dụng sẽ được thảo luận bên dưới, chạy trên tất cả các nền tảng được hệ thống này hỗ trợ mà không có bất kỳ sửa đổi nào;
  • hỗ trợ cơ sở dữ liệu từ xa, đảm bảo đồng bộ hóa giữa chúng. Điều này cho phép bạn tổ chức một mạng công ty toàn cầu, trong đó mỗi văn phòng sẽ làm việc từ xa với máy chủ Lotus trung tâm hoặc duy trì bản sao cập nhật của cơ sở dữ liệu công ty trên máy chủ cục bộ của nó;
  • máy chủ Internet và hệ thống e-mail tích hợp;
  • giao diện với các nguồn dữ liệu khác thông qua ODBC;
  • các công cụ và giao diện phát triển ứng dụng trực quan tiên tiến với các hệ thống phát triển ứng dụng phổ biến.

Như vậy, Lotus không chỉ là một công cụ lưu trữ dữ liệu mà còn là một máy chủ Internet và còn cung cấp chức năng e-mail. Là một hệ thống cộng tác tích hợp, máy chủ Lotus Notes cho phép bạn tổ chức:

  • hệ thống xử lý tài liệu chung trong công ty, bộ phận, nhóm làm việc;
  • tương tác giữa các công ty hoặc văn phòng ở xa;
  • trao đổi thông tin trong một doanh nghiệp ở mọi quy mô;
  • xử lý tập thể dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau: máy chủ quan hệ, tài nguyên Internet, ứng dụng văn phòng.

Hệ thống Lotus Notes được cấu hình dễ dàng cho tất cả các giao thức mạng phổ biến và chứa các công cụ tổ chức nâng cao Truy cập từ xa và tương tác trên các mạng toàn cầu.

Gói Lotus Notes chứa các công cụ bảo mật thông tin nâng cao, sẽ được thảo luận bên dưới.

Tất cả những điều này và nhiều ưu điểm khác làm cho hệ thống Lotus Notes trở thành công cụ phổ biến nhất để xây dựng hệ thống công ty sự hợp tác. Do đó, trong năm 1999, gần 22 triệu giấy phép Notes đã được bán trên toàn thế giới, vượt con số tương tự của năm 1998 là 62%. Đến cuối năm 1999, có khoảng 56 triệu người dùng Lotus Notes trên toàn thế giới.

Trên thực tế, chỉ mua và triển khai hệ thống Lotus Notes mới có thể giải quyết được các vấn đề sau:

  • thực hiện email;
  • tạo ra một máy chủ Internet;
  • hỗ trợ lập kế hoạch sự kiện cá nhân và nhóm.

Nhưng việc sử dụng máy chủ Lotus không chỉ giới hạn ở điều này. Như đã đề cập ở trên, máy chủ Lotus Notes chủ yếu nhằm mục đích tổ chức công việc tập thể trên các tài liệu, được xác định bởi kiến ​​​​trúc cơ sở dữ liệu của nó và các công cụ tích hợp được phát triển để tạo ứng dụng xử lý chúng. Tất nhiên, một công ty sở hữu hệ thống Lotus có thể độc lập phát triển các ứng dụng phù hợp với nhu cầu của mình, nhưng trên thị trường đã có những ứng dụng làm sẵn. Hai trong số đó, nhằm mục đích tổ chức luồng tài liệu và tự động hóa các hoạt động thương mại (thương mại), đã thu hút sự chú ý của độc giả.

ĐẾN công nghệ văn phòng bao gồm: công việc văn phòng, quản lý, kiểm soát quản lý, lập báo cáo, tìm kiếm, nhập và cập nhật thông tin, lập kế hoạch, trao đổi thông tin giữa các bộ phận văn phòng, giữa các văn phòng doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp. Các thủ tục điển hình được thực hiện trong các nhiệm vụ được liệt kê ở trên:

Xử lý thông tin đến và đi (đọc và trả lời thư, viết báo cáo, thông tư và các tài liệu khác, có thể bao gồm các bản vẽ và sơ đồ);

Thu thập và phân tích dữ liệu sau đó (báo cáo trong khoảng thời gian nhất định cho các bộ phận khác nhau theo các tiêu chí lựa chọn khác nhau)

Lưu trữ thông tin nhận được ( truy cập nhanh thông tin và tìm kiếm các dữ liệu cần thiết).

Điều này đòi hỏi phải đáp ứng các điều kiện sau: công việc giữa những người biểu diễn phải có sự phối hợp; luồng tài liệu được tối ưu hóa nhiều nhất có thể; tạo cơ hội giao lưu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và các doanh nghiệp trong hiệp hội.

Một văn phòng tự động hấp dẫn các nhà quản lý ở mọi cấp quản lý trong công ty, không chỉ vì nó cải thiện khả năng giao tiếp nội bộ của nhân viên trong tổ chức mà còn vì nó cung cấp cho họ các phương tiện giao tiếp mới với môi trường bên ngoài.

Công nghệ thông tin của văn phòng tự động là việc tổ chức và hỗ trợ các quá trình giao tiếp trong tổ chức và với môi trường bên ngoài dựa trên mạng máy tính và các phương tiện truyền tải và làm việc với thông tin hiện đại khác.

Các công nghệ tự động hóa văn phòng được các nhà quản lý, chuyên gia, thư ký và nhân viên văn thư sử dụng và đặc biệt hấp dẫn trong việc giải quyết vấn đề nhóm. Chúng có thể tăng năng suất của các thư ký và nhân viên văn phòng và cho phép họ giải quyết khối lượng công việc ngày càng tăng. Tuy nhiên, lợi ích này chỉ là thứ yếu so với khả năng sử dụng tự động hóa văn phòng như một công cụ giải quyết vấn đề. Cải thiện các quyết định của các nhà quản lý nhờ vào sự giao tiếp được cải thiện của họ có thể đảm bảo sự tăng trưởng kinh tế của tổ chức.

Hiện nay, có hàng chục sản phẩm phần mềm dành cho máy tính và phần cứng phi máy tính cung cấp công nghệ tự động hóa văn phòng: trình xử lý văn bản, trình xử lý bảng tính, e-mail, lịch điện tử, thư âm thanh, máy tính và hội nghị từ xa, văn bản video, lưu trữ hình ảnh, cũng như các chương trình quản lý chuyên ngành: lưu trữ tài liệu, giám sát việc thực hiện đơn hàng…

Các thành phần chính của một văn phòng tự động được thể hiện trong hình. 7.1. Việc tự động hóa các hoạt động văn phòng được thực hiện trên cơ sở tổ hợp phần cứng và phần mềm gọi là văn phòng điện tử.

Văn phòng điện tử là tổ hợp phần mềm và phần cứng được thiết kế để xử lý tài liệu và tự động hóa công việc của người dùng trong hệ thống quản lý.

Văn phòng điện tử bao gồm các phần cứng sau: một hoặc nhiều máy tính, có thể được kết nối mạng; thiết bị in ấn; phương tiện sao chép tài liệu; modem (nếu máy tính được kết nối với mạng hoặc PC ở xa về mặt địa lý). Ngoài ra, phần cứng có thể bao gồm các máy quét được sử dụng để đầu vào tự động thông tin văn bản và đồ họa trực tiếp từ tài liệu chính; thiết bị trình chiếu phục vụ thuyết trình.

Hình.7.1. tự động hóa văn phòng

Các sản phẩm phần mềm chính có trong văn phòng là:

Trình soạn thảo văn bản;

Bảng tính;

Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.

Phần mềm văn phòng cũng có thể bao gồm:

Chương trình phân tích và lập kế hoạch

Chương trình thuyết trình;

Biên tập đồ họa;

Chương trình bảo trì modem fax

Các chương trình dịch thuật.

Các sản phẩm phần mềm văn phòng được sử dụng độc lập và như một phần của các gói tích hợp.

Gói tích hợp (IP) dành cho văn phòng bao gồm các sản phẩm phần mềm tương tác với nhau. Gói này dựa trên trình soạn thảo văn bản, bảng tính và DBMS. Ngoài chúng, IP có thể bao gồm các sản phẩm văn phòng khác được liệt kê ở trên. Trang chủ tính năng đặc biệt các chương trình tạo nên IP là giao diện chung user, cho phép bạn sử dụng các kỹ thuật tương tự (hoặc tương tự) để làm việc với các ứng dụng khác nhau của gói. Tương tác chương trình xảy ra ở cấp độ tài liệu. Điều này có nghĩa là một tài liệu được tạo trong một ứng dụng có thể được chèn vào một ứng dụng khác và được sửa đổi nếu cần. Tính phổ biến của giao diện giúp giảm chi phí đào tạo người dùng. Ngoài ra, giá của một bộ gồm ba ứng dụng trở lên được hỗ trợ bởi cùng một nhà sản xuất sẽ thấp hơn đáng kể so với tổng giá (nếu bạn mua riêng).

Ba bộ sản phẩm hiện đang thống trị thị trường sản phẩm văn phòng: Borland Văn phòng cho Windows của Novell, SmartSuite của Lotus Development và Microsoft Office của Microsoft.

Một thành phần bắt buộc của bất kỳ công nghệ nào là cơ sở dữ liệu. Trong văn phòng tự động, cơ sở dữ liệu tập trung dữ liệu về hệ thống sản xuất của công ty giống như cách xử lý dữ liệu ở cấp quản lý vận hành. Thông tin trong cơ sở dữ liệu cũng có thể đến từ môi trường bên ngoài của công ty. Chuyên gia phải thành thạo các thao tác công nghệ cơ bản để làm việc trong môi trường cơ sở dữ liệu.

Thông tin từ cơ sở dữ liệu được đưa vào các ứng dụng (chương trình) máy tính, chẳng hạn như trình xử lý văn bản, trình xử lý bảng tính, e-mail, hội nghị máy tính, v.v. Bất kỳ ứng dụng máy tính văn phòng tự động nào cũng cung cấp cho nhân viên khả năng liên lạc với nhau và với các công ty khác.

Thông tin thu được từ cơ sở dữ liệu cũng có thể được sử dụng trong các phương tiện kỹ thuật phi máy tính để truyền tải, sao chép và lưu trữ.

Ưu điểm của việc sử dụng DBMS trong văn phòng điện tử:

1. Quy trình tạo thông tin không cần giấy tờ (chỉ kết quả cuối cùng trên giấy)

2. Chế độ tương tác, đối thoại để giải quyết vấn đề;

3. Khả năng hợp tác tập thể để đưa ra giải pháp;

4. Khả năng cơ cấu lại và phương thức cung cấp thông tin linh hoạt.

Thông tin thu được từ cơ sở dữ liệu có thể được sử dụng trong cả

công nghệ văn phòng máy tính và phi máy tính và phương tiện kỹ thuật - để truyền tải, nhân rộng, lưu trữ.

Trình soạn thảo văn bản - cho phép bạn nhanh chóng tạo một tài liệu văn bản có độ phức tạp bất kỳ và hoàn thiện nó bằng cách chỉnh sửa, định dạng và đánh vần. Tài liệu đã hoàn thành được lưu trữ trong bộ nhớ ngoài (hoặc trong các thiết bị lưu trữ dung lượng lớn CD, DVD, FLESH), sau đó có thể được in (máy in) hoặc truyền qua mạng máy tính. Vì vậy, người quản lý có một phương tiện giao tiếp bằng văn bản hiệu quả. Thường được sử dụng trong văn phòng gói Microsoft Văn phòng. Đây là một tập hợp các sản phẩm phần mềm, tất cả các thành phần của nó tạo nên một môi trường phần mềm duy nhất. Các thành phần giao diện của các chương trình có trong gói được thống nhất. Gói này bao gồm một trung tâm điều khiển - Microsoft Office Manager. Nó cho phép bạn bắt đầu và thoát khỏi các chương trình riêng lẻ hoặc nhận hướng dẫn chi tiết và trợ giúp trực tuyến. Gói MS Office bao gồm các công cụ tự động hóa văn phòng sau: trình soạn thảo văn bản MS WORD; Bộ xử lý bảng tính MS EXCEL; Chương trình thuyết trình MS PowerPoint; TRUY CẬP DBMS MS.

Bảng tính là một thành phần cơ bản trong văn hóa thông tin và công nghệ văn phòng tự động của bất kỳ nhân viên nào. Các tính năng của môi trường bảng tính cho phép bạn truy cập dữ liệu trong bảng bằng các phép tính phức tạp; thực hiện chuyển đổi các bảng tính toán thành biểu đồ, đồ thị, thực hiện phân tích, mô hình hóa toán học, tối ưu hóa và dự báo dữ liệu bảng. Xử lý dữ liệu cho phép bạn thực hiện sắp xếp, tự động tạo tổng, sao chép và truyền dữ liệu, nhiều loại hoạt động tính toán, tổng hợp dữ liệu, v.v. Nhập dữ liệu có thể từ bàn phím hoặc từ cơ sở dữ liệu. Đầu ra của thông tin có thể ở dạng in, dưới dạng tệp được nhập vào hệ thống khác hoặc trực tiếp vào cơ sở dữ liệu.

Bất kỳ môi trường bảng tính hiện đại nào cũng có phương tiện truyền dữ liệu qua mạng.

Đồ họa máy tính là một tập hợp các phương pháp và công cụ để tự động hóa các quá trình chuẩn bị, nhập, chuyển đổi, lưu trữ và hiển thị thông tin đồ họa bằng máy tính và các thiết bị đồ họa.

Các chương trình thuyết trình - được sử dụng để trình bày (trình diễn) một dự án, tạo cho nó một diện mạo hấp dẫn với các yếu tố quảng cáo. Bài thuyết trình có thể chứa: hình vẽ, ảnh, tài liệu Word, tài liệu làm việc Bảng Excel, biểu đồ, đồ thị và các đối tượng khác.

Hệ thống đa phương tiện là hệ thống máy tính tương tác cung cấp công việc với nhiều môi trường thông tin, video, đồ họa máy tính hoạt hình, văn bản, âm thanh. Các thành phần phần cứng của đa phương tiện là bộ chuyển đổi âm thanh, micrô và loa.

Các phương tiện phi máy tính cũng được sử dụng rộng rãi: hội nghị âm thanh và video, fax, máy photocopy và các thiết bị văn phòng khác.

Ngoài ra, e-mail, hội nghị từ xa và hội nghị máy tính, công nghệ văn bản video, công nghệ lưu trữ hình ảnh, hội nghị âm thanh và video và fax được sử dụng để tổ chức các hoạt động văn phòng.

Thư điện tử (Email), dựa trên việc sử dụng mạng máy tính, cho phép người dùng nhận, lưu trữ và gửi tin nhắn đến các đối tác mạng của họ. Email có thể cung cấp các tính năng cho người dùng tùy thuộc vào phần mềm được sử dụng. Để tất cả người dùng e-mail có thể gửi tin nhắn, nó phải được đặt trên bảng thông báo trên máy tính, nếu muốn, bạn có thể chỉ ra rằng đây là thư từ riêng tư. Bạn cũng có thể gửi các mặt hàng kèm theo thông báo về việc người nhận đã nhận được nó.

Khi một công ty quyết định triển khai email, công ty có hai lựa chọn. Đầu tiên là mua phần cứng và phần mềm của riêng bạn và tạo mạng máy tính cục bộ của riêng bạn để thực hiện chức năng email. Cách thứ hai liên quan đến việc mua dịch vụ e-mail do các tổ chức truyền thông chuyên biệt cung cấp với một khoản phí định kỳ.

Thành phần phần cứng của e-mail là modem - thiết bị trao đổi thông tin giữa các máy tính sử dụng các kênh liên lạc (đường dây điện thoại, kênh chuyên dụng).

Thư âm thanh là thư để gửi tin nhắn bằng giọng nói. Nó tương tự như email, ngoại trừ việc thay vì gõ tin nhắn trên bàn phím máy tính, bạn gửi nó qua điện thoại. Bạn cũng nhận được tin nhắn đã gửi qua điện thoại. Hệ thống này bao gồm một thiết bị đặc biệt để chuyển đổi tín hiệu âm thanh thành mã kỹ thuật số và ngược lại, cũng như một máy tính để lưu trữ tin nhắn âm thanh ở dạng kỹ thuật số. Thư âm thanh cũng được thực hiện trực tuyến. Ưu điểm chính của thư âm thanh so với email là đơn giản hơn - khi sử dụng, bạn không cần nhập dữ liệu từ bàn phím.

Thư âm thanh có thể được sử dụng thành công để giải quyết vấn đề nhóm. Để làm điều này, người gửi tin nhắn phải cho biết thêm danh sách những người mà tin nhắn dự định gửi đến. Hệ thống sẽ gọi định kỳ cho tất cả các nhân viên được chỉ định để gửi tin nhắn cho họ.

Lịch điện tử - cung cấp một cơ hội khác để sử dụng mạng máy tính để lưu trữ và thao tác lịch làm việc của người quản lý và các nhân viên khác của tổ chức. Người quản lý đặt ngày và giờ cho cuộc họp hoặc sự kiện khác, xem xét lịch trình kết quả và thực hiện các thay đổi. Phần cứng và phần mềm của lịch điện tử hoàn toàn phù hợp với các thành phần tương tự của email. Hơn nữa, phần mềm lịch thường là một phần không thể thiếu trong phần mềm email. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép bạn truy cập lịch của những người quản lý khác. Nó có thể tự động phối hợp thời gian họp với lịch trình riêng của họ. Việc sử dụng lịch điện tử tỏ ra đặc biệt hiệu quả đối với các nhà quản lý cấp quản lý cấp cao, những người có lịch làm việc được lên lịch trước từ rất lâu.

Hội nghị máy tính và hội nghị từ xa. Hội nghị máy tính sử dụng mạng máy tính để trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm giải quyết một vấn đề cụ thể. Đương nhiên, số người tiếp cận được công nghệ này còn hạn chế. Số lượng người tham gia hội nghị trên máy tính có thể lớn hơn nhiều lần so với hội nghị âm thanh và video.

Trong tài liệu, bạn thường có thể tìm thấy thuật ngữ hội nghị từ xa. Hội nghị truyền hình bao gồm ba loại hội nghị: âm thanh, video và máy tính.

Hội nghị âm thanh - sử dụng giao tiếp âm thanh để hỗ trợ liên lạc giữa các nhân viên hoặc phòng ban ở xa về mặt địa lý của công ty. Phương tiện kỹ thuật đơn giản nhất để thực hiện hội nghị âm thanh là liên lạc qua điện thoại. Thiết bị điện thoạiđã trang bị quỹ bổ sung, cho phép nhiều hơn hai người tham gia vào một cuộc trò chuyện. Tạo hội nghị âm thanh không cần máy tính mà chỉ liên quan đến việc sử dụng giao tiếp âm thanh hai chiều giữa những người tham gia. Sử dụng hội nghị âm thanh giúp đưa ra quyết định dễ dàng hơn, rẻ hơn và thuận tiện hơn.

Hội nghị truyền hình - Dựa trên cách sử dụng Thiết bị máy tính, cho phép người dùng, bất chấp sự xa xôi về không gian cũng như thời gian, có thể tham gia vào các hoạt động chung, chẳng hạn như tổ chức và quản lý các dự án phức tạp. Để liên lạc giữa những người tham gia, người dùng được cung cấp các thiết bị đầu cuối kết nối với máy tính, camera truyền hình và mạng liên lạc. Hoạt động của hệ thống được điều phối bởi một người điều phối, người có chức năng bao gồm tổ chức công việc của những người tham gia cuộc họp, đảm bảo sự có mặt của họ tại cuộc họp và truyền tải thông tin đến những người tham gia cuộc họp khác.

Hội nghị truyền hình - sử dụng mạng máy tính để trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm và giải quyết một vấn đề cụ thể.

Chúng được thiết kế cho các mục đích tương tự như hội nghị âm thanh nhưng sử dụng thiết bị video. Trong hội nghị truyền hình, những người tham gia ở cách xa nhau một khoảng đáng kể có thể nhìn thấy chính họ và những người tham gia khác trên màn hình. Cùng với hình ảnh video, âm thanh cũng sẽ được truyền đi. Hội nghị truyền hình cho phép bạn giảm chi phí đi lại và đi lại; Ngoài ra, đây là cơ hội để thu hút số lượng tối đa các nhà quản lý và nhân viên khác ở xa trụ sở chính về mặt địa lý trong việc giải quyết vấn đề.

Các thành phần phần cứng là bộ thu sóng TV, máy ảnh Web, máy chiếu video và các thiết bị đa phương tiện.

Văn bản video. Nó dựa trên việc sử dụng máy tính để hiển thị dữ liệu văn bản và đồ họa trên màn hình điều khiển. Có ba tùy chọn để người ra quyết định có được thông tin dưới dạng văn bản video:

1) tạo tệp văn bản video trên máy tính của riêng bạn;

2) ký kết thỏa thuận với một công ty chuyên môn để có quyền truy cập vào các tệp văn bản video do công ty đó phát triển. Các tệp như vậy, đặc biệt dành cho mục đích bán, có thể được lưu trữ trên máy chủ của công ty cung cấp dịch vụ đó hoặc được gửi đến khách hàng trên đĩa từ hoặc đĩa quang;

3) ký kết thỏa thuận với các công ty khác để có quyền truy cập vào tệp văn bản video của họ.

Việc trao đổi catalog và bảng giá (bảng giá) sản phẩm của mình giữa các công ty dưới dạng văn bản video hiện nay ngày càng trở nên phổ biến. Đối với các công ty chuyên bán văn bản video, dịch vụ của họ đang bắt đầu cạnh tranh với các sản phẩm in như báo và tạp chí. Vì vậy, ở nhiều nước hiện nay có thể đặt mua một tờ báo hoặc tạp chí dưới dạng văn bản video, chưa kể các báo cáo hiện hành về thông tin thị trường chứng khoán.

Lưu trữ hình ảnh. Bất kỳ công ty nào cũng cần lưu trữ một số lượng lớn tài liệu trong một thời gian dài. số lượng của chúng có thể lớn đến mức việc lưu trữ chúng ngay cả dưới dạng tệp cũng gây ra những vấn đề nghiêm trọng. Do đó, nảy sinh ý tưởng lưu trữ chính tài liệu và hình ảnh (hình ảnh) của nó và lưu trữ nó ở dạng kỹ thuật số.

Lưu trữ hình ảnh (hình ảnh) là một công nghệ văn phòng đầy hứa hẹn và dựa trên việc sử dụng một thiết bị đặc biệt - bộ nhận dạng mẫu quang học, cho phép bạn chuyển đổi hình ảnh của tài liệu hoặc phim sang dạng kỹ thuật số để lưu trữ thêm vào bộ nhớ ngoài của máy. máy tính. Đã lưu vào định dạng kỹ thuật số hình ảnh có thể được hiển thị trong đó bất cứ lúc nào ở dạng thật tới màn hình hoặc máy in. Đĩa quang có dung lượng lớn được sử dụng để lưu trữ hình ảnh. Có, trên màn hình 5 inch đĩa quang khoảng 200 nghìn trang có thể được ghi lại.

Giao tiếp fax là giao tiếp dựa trên việc sử dụng máy fax có khả năng đọc tài liệu ở một đầu của kênh liên lạc và tái tạo hình ảnh của nó ở đầu kia.

Fax góp phần đưa ra quyết định bằng cách phân phối tài liệu nhanh chóng và dễ dàng cho các thành viên trong nhóm giải quyết một vấn đề cụ thể, bất kể vị trí địa lý của họ.

Quản lý hồ sơ điện tử- được thiết kế để tổ chức và hỗ trợ luồng tài liệu trong tổ chức. Quản lý hồ sơ điện tử sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất của tổ chức. Nó tạo điều kiện và hợp lý hóa công việc của một tổ chức thông thường. Chức năng chính của nó là:

Tự động hóa các quy trình xử lý tài liệu (máy quét, máy in, máy vẽ, máy photocopy)

Hệ thống giám sát việc thực hiện mệnh lệnh, hướng dẫn;

Kế toán, phân tích và kiểm soát các đơn vị kết cấu;

Xử lý thông tin hoạt động trong tổ chức;

Trao đổi thông tin nhanh chóng giữa các bộ phận cơ cấu;

Nâng cao chất lượng chuẩn bị và ra quyết định;

Giám sát quá trình sản xuất dựa trên việc chuẩn bị các báo cáo tự động dưới nhiều hình thức khác nhau;

Tự động hóa quy trình làm việc giúp giảm thiểu cái gọi là “yếu tố con người”. Hệ thống cho phép bạn sử dụng hiệu quả thời gian làm việc, giải quyết các vấn đề kinh doanh bằng video, phương tiện âm thanh; sử dụng hệ thống trực tuyến.

Trong lịch sử, tự động hóa bắt đầu trong sản xuất và sau đó lan sang văn phòng. Lúc đầu, mục tiêu của nó chỉ là tự động hóa công việc thư ký thông thường. Với sự phát triển của công nghệ truyền thông, việc tự động hóa công nghệ văn phòng đã trở thành mối quan tâm của các chuyên gia và nhà quản lý, những người coi đó là cơ hội để tăng năng suất làm việc của họ.

Tự động hóa văn phòng không nhằm mục đích thay thế hệ thống liên lạc nhân sự truyền thống hiện có (với các cuộc họp, cuộc gọi điện thoại và đơn đặt hàng), mà để bổ sung cho nó. Tự động hóa văn phòng tổ chức công việc quản lý hợp lý và cung cấp cho người quản lý thông tin hoạt động kịp thời.

Một văn phòng tự động hấp dẫn các nhà quản lý ở mọi cấp quản lý trong công ty không chỉ vì nó hỗ trợ giao tiếp nội bộ giữa các nhân viên mà còn bởi vì nó mang lại cho họ phương tiện giao tiếp hiện đại với môi trường bên ngoài.

Công nghệ thông tin của một văn phòng tự động là việc tổ chức và hỗ trợ các quá trình giao tiếp cả trong tổ chức và với môi trường bên ngoài. Nó được thực hiện trên cơ sở mạng máy tính và phần cứng và phần mềm hiện đại để truyền và xử lý thông tin.

Các công nghệ tự động hóa văn phòng được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý, chuyên gia, trợ lý và thư ký; chúng đặc biệt hấp dẫn trong việc giải quyết vấn đề nhóm. Những công cụ này cho phép bạn tăng năng suất lao động trong hệ thống quản lý văn phòng và giúp bạn có thể giải quyết khối lượng công việc ngày càng tăng. Tự động hóa văn phòng là một công cụ để giải pháp hiệu quả các vấn đề. Cải thiện các quyết định của các nhà quản lý nhờ khả năng giao tiếp được cải thiện của họ có thể đảm bảo sự tăng trưởng kinh tế của công ty và lợi nhuận của công ty.