Quy trình công nghệ: “Bưu điện Nga. Nhanh chóng tạo bộ lọc. Tin nhắn cũ được hiển thị phía trên tin nhắn mới trong danh sách

Tự động sắp xếp những bức thư xuất hiện ở Liên Xô vào những năm 60. Sau đó, khoảng 180 máy phân loại thư được đưa vào hoạt động và người dân được dạy viết mục lục trên phong bì. Nhưng vào đầu những năm 90, Nga đã chuyển sang định dạng châu Âu để viết địa chỉ bưu điện mà máy móc không thích ứng được. Kết quả là Post buộc phải quay lại cách sắp xếp thủ công.

Vào tháng 6 năm 2011, Bưu điện Nga đã triển khai một hệ thống tự động Trung tâm phân loại, được thiết kế để xử lý 1,7 triệu thư và bưu kiện mỗi ngày từ bốn vùng phía tây bắc (các vùng St. Petersburg, Leningrad, Novgorod và Pskov). Kết quả là thời gian gửi thư trong khu vực đã giảm đáng kể. Ví dụ, tiêu chuẩn cho St. Petersburg chỉ là 2 ngày.

Thư từ trong một khu vực lần đầu tiên gửi đến trung tâm - việc này nhanh hơn việc phân loại và đăng ký thư tại chỗ. Tất cả các thư từ trên giấy sẽ tự động được chia thành các chữ cái tiêu chuẩn (theo kích thước) và không chuẩn. Sau đó, chúng sẽ tự động được đặt quay mặt về một phía, có tính đến hướng của văn bản trong phần địa chỉ, sau đó máy sẽ đóng dấu lịch cho các chữ cái.

Các chữ cái, được sắp xếp theo kích thước, được đặt trong các thùng chứa và gửi đến máy để mã hóa. Khi bắt đầu quá trình, máy mã hóa chuyển đổi địa chỉ số hoặc chữ cái thành mã tượng trưng được in trên chữ cái. Thông tin được mã hóa thêm về địa chỉ bưu điệnđược quét bằng thiết bị đọc ký tự (thiết bị còn hỗ trợ nhận dạng bảng chữ cái Cyrillic). Nếu không thể nhận ra chỉ mục hoặc địa chỉ, hình ảnh được quét sẽ được gửi đến màn hình cho người vận hành nhập thông tin theo cách thủ công. Sau đó, các chữ cái sẽ tự động được chia thành các ô địa chỉ. Việc loại bỏ các hộp chứa thư đã được sắp xếp và chuẩn bị tài liệu để gửi được thực hiện thủ công.

Khu vực phân loại thư thủ công nhận thư không xử lý được xe tự động, chẳng hạn như do lỗi đóng gói, địa chỉ sai chính tả hoặc phần đính kèm không phù hợp bên trong bức thư (không phải theo quan điểm kiểm duyệt mà vì nó có thể làm hỏng máy hoặc bao bì). Thư từ được sắp xếp theo chỉ mục. Tùy thuộc vào địa chỉ mà người vận hành đặt chúng vào một số ô nhất định.

Khu vực phân loại xử lý khoảng 8 nghìn bưu kiện mỗi giờ. Người vận hành cài đặt chúng trên dây chuyền, sau đó chúng được cân. Nếu trọng lượng chấp nhận được theo tiêu chuẩn (tối đa 20 kg), bưu kiện sẽ được máy quét đọc và ghi vào băng; nếu không, máy sẽ dừng và phải thực hiện lao động thủ công.

Sau khi gói hàng đi qua băng tải sẽ rơi vào tế bào cụ thể, được gán một mã vạch. Điều này được thực hiện để đảm bảo rằng bưu kiện không bị thất lạc trên đường đi. Do đó, tất cả thông tin về lô hàng rơi vào hệ thống thống nhất Bài viết của Nga.

Thư đã được phân loại sẽ được chất lên ô tô và vận chuyển đến các phòng ban. Xe tải đến đây 2 lần một ngày: buổi sáng và buổi tối. Bưu kiện và thư từ được đưa vào các phòng khác nhau và được đăng ký. Tại bộ phận giao thư, thư được đóng dấu thủ công ngày, giờ nhận và tọa độ Bưu điện. Tiếp theo, người điều hành đặt chúng vào các hộp có ghi số nhà ga, từ đó người đưa thư sẽ lấy báo và thư.

Thư đăng ký và các bưu kiện được cân và nhập vào chương trình đặc biệt. Nó cho phép bạn theo dõi trạng thái của bưu kiện (bạn có thể xem nó trên trang web chính thức của Bưu điện Nga, miễn là bạn biết số của mình bưu phẩm). Tiếp theo họ viết ra thông báo bưu chính, và các bưu kiện sẽ được đưa vào kho. Thời hạn sử dụng là một tháng. Nếu không tìm thấy người nhận, chúng sẽ được trả lại cho người nhận.

Khi bạn nhận được nhiều thư từ những người nhận khác nhau qua email, theo thời gian, bạn sẽ khó tìm được những thư bạn cần từ những thư cũ trong số những thư này, nếu cần. Trong trường hợp này, sẽ rất thuận tiện khi sắp xếp các chữ cái theo danh mục (thư mục hoặc nói cách khác là “nhãn”). Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ ra cách thực hiện việc này bằng GMail làm ví dụ.

Như một ví dụ. Bạn thường nhận được thư qua đường bưu điện từ cùng những địa chỉ mà thỉnh thoảng bạn phải liên hệ.

Có, nếu có chuyện gì xảy ra, bạn có thể thử tìm những chữ cái này bằng cách tìm kiếm. Điều này rất dễ thực hiện nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể tìm thấy nó. Sẽ thuận tiện hơn khi các bức thư được sắp xếp ngay lập tức vào các thư mục cần thiết khi nhận được hoặc bạn tự sắp xếp chúng vào các thư mục này theo cách thủ công. Tức là bạn có thể thiết lập bộ lọc thư để các thư từ địa chỉ nhất định ngay lập tức đưa vào các thư mục bên phải.

Điều này rất dễ làm. Hãy xem bên dưới cách tạo lối tắt trong Gmail và cách đính kèm các email cần thiết vào chúng theo cách thủ công và tự động.

Chính xác trong thư Thư mục Gmailđược gọi là “Phím tắt”. Về nguyên tắc, điều này đúng vì tất cả các chữ cái đều được lưu trữ trong phần “Tất cả thư” và chính các thư mục này là liên kết đến các chữ cái cần thiết.

Tạo lối tắt (thư mục) trong Gmail

Để tạo lối tắt, hãy nhấp vào liên kết tương ứng ở cuối danh sách các thư mục (hộp thư đến, đã gửi, thư rác, v.v.) ở bên trái:

Trong cửa sổ mở ra, bạn cần nhập tên của phím tắt trong dòng trên cùng và nhấp vào “Tạo”.

Nếu trước đây bạn đã tạo một số phím tắt, thì bạn có thể chỉ định phím tắt mới mà bạn tạo sẽ nằm ở phím tắt nào trong danh sách bằng cách chọn mục “Đặt phím tắt bên dưới” và chọn phím tắt bạn cần ở đó.

Thế là xong, phím tắt đã được tạo. Ví dụ:

Phân phối email theo nhãn bắt buộc trong GMail

Bạn có thể phân phối các chữ cái đến các nhãn mong muốn trong Gmail theo cách thủ công hoặc định cấu hình chế độ tự động. Tự động sắp xếp các chữ cái theo nhãn đang thiết lập các bộ lọc trong thư của bạn, tức là. Sự sáng tạo điều kiện đặc biệt, tùy thuộc vào hành động bạn cần sẽ được thực hiện với các chữ cái đến.

Phân phối chữ cái theo cách thủ công

Khi bạn cần di chuyển một hoặc nhiều email sang một trong các phím tắt đã tạo, chỉ cần đánh dấu các email này trong hộp thư đến của bạn, sau đó chọn phím tắt cần chuyển bằng cách nhấp vào “Chuyển đến”.

Điều tương tự có thể được thực hiện bằng cách mở thư đầu tiên để đọc.

Tự động phân phối chữ cái

Bạn có thể thiết lập các bộ lọc đặc biệt với các điều kiện để chẳng hạn như những bức thư đến từ một số địa chỉ nhất định gửi đến thư của bạn ngay lập tức được đưa vào thư mục mong muốn. Hãy xem cách thực hiện việc này trong Gmail.

Để thực hiện việc này, trong cài đặt thư có một phần đặc biệt “Bộ lọc và địa chỉ bị chặn”, nơi bạn có thể tạo bộ lọc mới hoặc thay đổi cái cũ. Nhưng bạn không cần phải vào cài đặt khi muốn tạo bộ lọc với điều kiện đơn giản nhất (để các chữ cái từ một số địa chỉ nhất định đến thư mục mong muốn) và để làm được điều này, chúng tôi thực hiện như sau:

Tất cả. Bằng cách này, bằng cách thiết lập các bộ lọc, bạn có thể dễ dàng phân phối các chữ cái đến các nhãn mong muốn mà không cần sự tham gia của bạn.

Thiết lập và xóa phím tắt đã tạo

Bạn luôn có thể thay đổi bất kỳ phím tắt nào đã tạo hoặc xóa chúng.

Để mở cài đặt phím tắt, nhấp vào mũi tên bên phải của nó:

Thông qua sự xuất hiện danh mục Bạn có thể:

Ngoài ra, khả năng tùy chỉnh nhãn (ngoại trừ việc thay đổi màu sắc) có sẵn trong phần “Cài đặt” chung của Gmail, trên tab “Phím tắt”.

Phần kết luận

Đến với bởi Gmail nó thậm chí còn thuận tiện hơn khi làm việc, tôi khuyên bạn nên sử dụng khả năng sắp xếp các chữ cái vào các thư mục (tức là nhãn) trong Gmail và đưa tính năng này vào sử dụng.

Cách chúng tôi tổ chức nơi làm việc Năng suất của chúng tôi phụ thuộc. Sự hỗn loạn trong giấy tờ, thư từ, hồ sơ trên máy tính càng làm tăng thêm sự hỗn loạn trong đầu. Vì vậy, ngay cả nhất nhiệm vụ đơn giản có thể tốn thời gian. Điều gì sẽ xảy ra nếu đột nhiên bạn không tìm thấy mảnh giấy cần thiết trong “đống” thông thường của mình hoặc quên mất các mẫu đơn đặt hàng của năm ngoái trên máy tính ở đâu? Bạn sẽ phải tốn nhiều thời gian tìm kiếm thay vì làm việc trực tiếp.

Ở đây tôi muốn mô tả một cách để tổ chức email. Bởi vì E-mail là một trong những “đống” chính dẫn đến hỗn loạn. Chính nhờ kênh liên lạc này mà hầu hết chúng ta đều nhận được hầu hết các nhiệm vụ hoặc thông báo cho công việc của mình. Cách sắp xếp việc lưu trữ thư của bạn để không bị thất lạc những lá thư quan trọng, đừng quên trả lời nhiệm vụ mới, đừng choáng ngợp trước hàng trăm việc “quan trọng” phải làm?

Nhiều người sắp xếp email của họ theo người gửi. Kết quả là các chữ cái của họ được sắp xếp theo họ và mỗi thư mục chứa thư tương ứng với người cụ thể. Lúc đầu tôi cũng làm như vậy. Nhưng sau này tôi nhận ra rằng cách tiếp cận này không tính đến việc nhiều người có thể tham gia trao đổi thư từ - các bức thư sẽ nằm rải rác ở các góc khác nhau. Cũng không thể xác định chính xác lá thư nào chúng tôi đã trả lời (chúng tôi đã viết thư phản hồi, ra lệnh, đưa ra yêu cầu hoặc điều gì khác). Và nếu một trong những chữ cái có Thông tin quan trọng, điều bạn cần nhớ trên lâu dài? Làm thế nào bạn có thể tìm thấy lá thư này sau đó? Làm thế nào để nhớ ai đã viết nó?

Một vấn đề khác khi sắp xếp theo họ là số lượng lớn các thư mục mà bạn nên cuộn qua để tìm kiếm thư mới. Tôi thực hiện một cách tiếp cận khác. Tất cả thư từ gửi đến của tôi được chia thành 3 nhóm: “đến”, “theo danh mục”, “đã giải quyết”.

Tuyệt đối tất cả các thư đến đều được gửi đến nhóm “hộp thư đến”. Ở đây chúng được lưu trữ cho đến khi tôi đọc chúng và đưa ra phản hồi nhất định cho chúng. Trong khi lá thư treo trong hộp thư đến, tôi có một nhiệm vụ được giao.
Sau khi hoàn thành hành động phản hồi (tùy thuộc vào nội dung được yêu cầu: thư phản hồi, giải quyết vấn đề với chương trình, điền đơn đặt hàng, đưa ra quyết định, v.v.), thư sẽ được chuyển đến thư mục “đã giải quyết”. Nhiệm vụ được yêu cầu đã được hoàn thành.

Nhóm “danh mục” đơn giản có nghĩa là một số thư mục chứa các chữ cái thay vì nhóm “đã giải quyết”. Ví dụ: đối với một số dự án, các bức thư được lưu trữ trong các thư mục riêng biệt, tất cả thư từ ở một nơi. Các thư mục được tạo cho cá nhân dự án chính, đối với các đối tác đặc biệt quan trọng. Trong nhóm này cũng thư mục riêng biệt Các email được gửi tự động sẽ được đánh dấu. Có một thư mục “ghi nhớ” riêng để lưu trữ những thông tin sẽ phải được sử dụng định kỳ.

Ví dụ: cấu trúc email của tôi bây giờ trông như thế này:
Hộp thư đến
-Giải quyết
-Không thú vị
-Nhớ
-Các bên đối tác
-Tự động
-Dự án 1
-Dự án2.

Bằng cách này, tôi không bị lạc trong hàng trăm email gửi đến trong ngày làm việc. Cho mỗi lá thư đang đến phản ứng bắt buộc hoặc phản ứng. Không một lá thư nào bị bỏ sót hoặc bị lãng quên, bởi vì... Trong khi thư ở trong hộp thư đến, nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành. Khi nhiệm vụ được hoàn thành, hộp thư đến sẽ bị xóa và luôn có thể đọc được. Thật tuyệt khi nhìn vào hộp thư đến chỉ có vài email. Điều này có nghĩa là không cần phải vội vàng và bạn có thể làm việc một cách bình tĩnh.

Thông thường, những người không trả lời ngay cả những bức thư đơn giản nhất tại nơi làm việc trong một thời gian rất dài sẽ không sắp xếp chúng hoặc chỉ sắp xếp chúng theo họ. Bạn có thể hỏi họ về điều này.

Tags: email, tổ chức công việc

Hầu hết người dùng máy tính đều có tài khoản email riêng, địa chỉ email, hay như bây giờ nó được gọi là -“ xà bông tắm". Ngày nay, nếu không có điều này xà bông, hư không. Tại sao lại có cái tên lạ như vậy? Có, vì trong tiếng Anh địa chỉ email là “thư điện tử » (e-mail viết tắt), trong tiếng Nga phát âm gần giống như “xà phòng”. Người dân chúng tôi thông minh và có khiếu hài hước nên đã đặt cho nó cái tên này. Vì vậy, đừng ngạc nhiên nếu ai đó hỏi bạn "xà phòng". Điều này có nghĩa là một người cần địa chỉ email của bạn để viết thư cho bạn hoặc gửi cho bạn một số thông tin.

Nhiều người có hộp thư nhưng không nhiều người biết cách sử dụng đúng cách, vì vậy làm việc với thư không phải lúc nào cũng mang lại niềm vui cho một người, thậm chí có khi còn ngược lại. Lấy ví dụ một thao tác đơn giản như sắp xếp chữ cái.

Theo kinh nghiệm của bản thân, tôi biết rằng nhiều người thậm chí không nhận ra rằng các bức thư trong hộp thư điện tử có thể được sắp xếp và đưa vào các thư mục để luôn có thể dễ dàng tìm thấy một hoặc một thư khác.

Nhiều người để thư trong hộp thư chính của họ trong nhiều năm. Đương nhiên, đôi khi đơn giản là không thể tìm thấy chữ cái cần thiết trong đống tài liệu như vậy, hoặc kịch bản hay nhất bạn sẽ dành cả ngày để thực hiện hoạt động này.

Nếu bạn xem qua thư của mình hàng ngày và đặt nó vào các thư mục, thì quá trình làm việc với thư sẽ khiến bạn mất một ít thời gian và thậm chí sẽ trở nên thú vị. Hơn nữa, việc sắp xếp các chữ cái không phải là một thủ tục phức tạp chút nào.

Vì vậy, hãy bắt đầu sắp xếp các chữ cái trong hộp thư điện tử của bạn. Tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng thư Yandex làm ví dụ, nhưng ở những nơi khác hộp thư Tất cả các thủ tục đều rất giống nhau, vì vậy hãy xem và ghi nhớ.

• Chuyển đến thư của bạn trong thư mục “ Hộp thư đến»;
• Chọn chữ bất kỳ, đánh dấu vào trước rồi vào link bên phải góc trên cùng « Di chuyển đến thư mục" Cho đến khi bạn đánh dấu vào ô bên cạnh chữ cái, liên kết này sẽ không hoạt động.

• Một cửa sổ sẽ mở ra với dòng chữ “ Nhập tên thư mục" và cho đến nay chỉ có một thư mục " Hộp thư đến" Trong hộp, nhập tên thư mục mà chữ cái bạn đã chọn sẽ được lưu trữ và nhấn phím ENTER trên bàn phím.
• Tạo bất kỳ thư mục nào theo cách giống hệt nhau và lưu trữ các chữ cái trong đó.

Trong video bên dưới, tôi trình bày chi tiết hơn những gì bạn có thể làm với email của mình và cách xóa hoặc thêm các thư mục nội bộ.

Nếu bạn có