Program de automatizare de birou. Funcționalitatea de bază a DeloPro. Scurtă descriere a produsului

Responsabilitatea pentru păstrarea evidenței revine de obicei secretarului. Această poziție nu necesită educație specială, iar solicitanții cu experiență minimă de muncă sunt adesea acceptați pentru aceasta. Dar gestionarea documentelor este o chestiune responsabilă și importantă funcționarea cu succes a unei întreprinderi depinde în mare măsură de acuratețea și corectitudinea acesteia.

Munca de birou poate fi:

• general - referitor la principal activitatile companiei,
• personal - pentru documentația privind personalul, întreținută departament de resurse umane,
• secret – găsit în unele agentii guvernamentaleși are standarde de conduită,
• electronic - atunci când o parte din informație este transmisă în format digital.

Nu este dificil să stăpânești pe cont propriu elementele de bază ale muncii de birou. Este mai bine să începeți cu cel mai important și fundamental document - lista de cazuri.

Nomenclatorul cazurilor

Acesta este un document cu o listă a tuturor „de făcut” din organizație. Sub „caz” în în acest caz, se referă la o colecție de documente de afaceri de același tip sau focus.

Nomenclatura este un sistem care vă permite să analizați activitățile documentare ale unei întreprinderi. Pentru al compila, trebuie să determinați o listă cu toate tipurile de documente disponibile. Apoi, combinați-le în funcție de instrucțiuni Fiecărui tip i se atribuie un număr - un cod poate consta din mai multe numere sau litere, de exemplu, numărul, anul sau chiar luna publicării, dacă volumul documentelor este semnificativ.

De exemplu: 01/BU/2017, unde 01 este numărul secvenţial, BU este contabilitate, 2017 este anul. Sunt indicate și perioada de păstrare și locul în arhivă în care va fi depus dosarul acolo. Puteți aproba nomenclatorul la anumită perioadă- timp de un an, 3 ani sau 5 ani, dacă nu se preconizează modificări. Înainte de aprobare, conținutul nomenclatorului trebuie verificat de șefii de departamente, în măsura în care se referă la activitatea lor.

O nomenclatură este compilată în scopul arhivării convenabile a lucrărilor, precum și pentru introducerea cazurilor în sistem. Ajută la conturarea pe scurt a elementelor de bază ale muncii de birou, reflectă principalele tipuri de documente de afaceri, ținând cont de caracteristicile întreprinderii. De obicei este întocmit sub forma unui tabel - denumirea cazului, codul (numărul), locul în arhivă, perioada de stocare. Este mai bine să grupați cazurile după tipul și departamentul publicării lor.

Tipuri de documente într-o organizație

Numărul de cazuri și tipurile de documente este direct legat de specificul activităților companiei. Adesea, fluxul de documente este împărțit în blocuri, care sunt efectuate de specialiști în domeniile de lucru. Dar există o listă tipică pentru orice companie, fie ea comercială sau de stat:

Incoming - tot ce intra in organizatie din exterior - tot ce a venit prin posta, cu curieri, livrat personal de reprezentantii altor organizatii.

Outgoing - trimis de la organizație - totul adresat altora entitati legale, și indivizii(răspunsuri, scrisori, decizii).

Intern - nu dincolo de limitele organizației, reglementând activitatea întreprinderii (comenzi, instrucțiuni, reglementări, reglementări etc.).

De regulă, pentru fiecare tip se ține un jurnal de înregistrare separat, în care se înregistrează numărul de serie, data, numele, de unde provine documentul sau unde a fost trimis și numele persoanei responsabile.

Dacă documentele înmânate angajaților sunt înregistrate în jurnal, se lasă un câmp pentru semnare la primire. De asemenea, se poate face notă în jurnalul în care dosar, conform nomenclatorului, se depune un exemplar pentru păstrare.

De asemenea, organizația poate păstra jurnalele călătoriilor interne de afaceri, înregistrările predării cheilor, ora sosirii la la locul de muncăși chiar și apeluri telefonice. Uneori, numărul de registre duce la înființarea unui jurnal de registre. Totul depinde de nevoile și practica curentă la întreprindere.

Magazinele trebuie numerotate, cusate și sigilate, acest lucru se face pentru a elimina posibilitatea înlocuirii unei foi.

Păstrarea înregistrărilor este baza muncii de birou și a fluxului de documente. Numărul de jurnale și fișiere depinde de nevoile companiei și de dorința de a înregistra toate lucrările disponibile.

Reglementări privind fluxul documentelor

După elaborarea unui nomenclator de cazuri și a unei liste de reviste necesare, este rezonabil să se întocmească un Regulament privind fluxul de documente al organizației. Acesta este un regulament care explică regulile de compilare, transmitere și arhivare a tuturor documentelor existente. Acesta descrie procedura pentru fiecare flux de documentație și stabilește termenul limită pentru transferul acestuia de la un departament la altul.

Exemplu de regulamente

Prevederea va ajuta la evitarea confuziei, schimbarea responsabilității și pierderea documentelor de afaceri importante. Pentru fiecare flux, este prescrisă o rută - de exemplu: publicare, aprobare, înregistrare, trimitere către destinatar, depunere într-o arhivă.

Sigilii și ștampile

Adesea, noii veniți, și nu numai ei, nu își pot da seama în ce cazuri este nevoie de sigiliul unei organizații și în ce cazuri nu. Răspunsul este foarte simplu: formularele de ieșire sunt certificate cu sigiliu, deoarece prezenţa unui sigiliu atestă originea scrisorii. Hârtiile interne nu necesită imprimare, deoarece Semnătura conducerii în acest caz este destul de suficientă.

Documentele primite, după înregistrarea lor, sunt transferate managerului pentru luarea unei decizii și numirea unui responsabil cu executarea sau răspunsul. De asemenea, nu au nevoie de ștampilă. Sigiliul și ștampila nu trebuie confundate. Ștampilele pot fi foarte diferite, de la „Numărul primit...” la „Copiarea este corectă” și nu forță juridică ei nu au. E simplu unealtă auxiliară pentru munca de secretara.

Automatizarea muncii de birou și a fluxului de documente își ocupă cu încredere nișa în domeniul sistemelor de automatizare pentru întreprinderi. Dar, înainte de a lua o decizie cu privire la automatizarea de birou, este necesar să înțelegeți corect terminologia. Uneori pentru pur sarcinile de birou apelează la programe care nu sunt destinate acestui scop.

Dacă vorbim despre lucruri care ne deosebesc de restul lumii, primele lucruri care ne vin în minte sunt baletul, vodca, gazul, inul, cânepa și primul satelit. Aproape toate cele de mai sus nu mai sunt doar apanajul Rusiei, doar în domeniul limbii și culturii nimeni nu caută să concureze cu noi. Domeniul de lucru cu documente nu a făcut excepție. Munca de birou in formă modernă născut în Rusia în 1811, a fost și rămâne atât de original încât este foarte posibil să vorbim despre caracteristicile sale naționale.

Care este diferența dintre munca de birou, fluxul de documente și procedurile de afaceri?

De la producători softwareîn domeniul lucrului cu documente, auziți adesea cuvintele „muncă de birou”, „flux de documente”, „ arhiva electronica a documentelor", "proceduri de afaceri", etc. De regulă, ei folosesc toate aceste concepte ca sinonime pentru a-și promova soluțiile și tehnologiile.

Drept urmare, a apărut o diferență semnificativă în opiniile producătorilor și utilizatorilor cu privire la orice, chiar și la cele mai multe întrebări simple. Uneori, pentru sarcini pur clericale, apelează la soluții care nu sunt destinate acestui scop. Acest lucru dăunează cu siguranță pieței, derutează utilizatorii și încetinește dezvoltarea industria rusă munca de birou. Poate că suntem deja pregătiți pentru crearea unui fel de asociație profesională menită să realizeze munca educațională, aducând termeni și definiții la un numitor comun și stabilind standarde pentru automatizarea muncii de birou rusești.

Dar acesta este un subiect pentru o discuție separată și nu îl vom atinge în detaliu mai jos. Scopul acestui articol este de a încerca să clasifice conceptele de bază găsite în interior munca de birou și fluxul de documente la întreprindere, precum și documentația de suport pentru management, oferă definiții de bază și descriu principalele caracteristici ale muncii de birou naționale. De asemenea, ne vom uita foarte pe scurt la unele produse concepute pentru a automatiza lucrul cu documente activate piata ruseasca, și vom încerca să le luăm în considerare din punctul de vedere al acestor definiții și al esenței deciziilor în sine. Acest lucru poate fi util, de exemplu, pentru cei care consideră că sistemul OCR este cea mai importantă componentă în automatizarea fluxului de documente corporative. În concluzie, vom încerca să evaluăm perspectivele de dezvoltare a industriei ruse de automatizare de birou și de gestionare a documentelor.

Pentru început, să ne oprim pe scurt asupra conceptelor, termenilor și viziunii noastre despre locul de muncă de birou în asigurarea managementului întreprinderilor rusești. Să facem imediat o rezervă că aceste definiții sunt componente ale unei științe precum managementul documentelor.

Cum diferă munca de birou de fluxul de documente?

Pentru mulți, aceste două concepte sunt sinonime. În opinia noastră, ele trebuie să fie distinse.

Suport de documentare pentru management (DOU) acoperă probleme de documentare, organizare a lucrului cu documente în procesul de gestionare și sistematizare a depozitării lor arhivistice.

Documentație reprezintă crearea documentelor, adică întocmirea, executarea, aprobarea și producerea acestora.

Munca de birou: un set de măsuri pentru a oferi educație preșcolară pentru o întreprindere sau organizație. Se spune uneori că instituția de învățământ preșcolar este principala funcție a muncii de birou.

Organizarea muncii cu documente- asigurarea deplasarii, cautarii, pastrarii si folosirii documentelor.

Sistematizarea stocării în arhivă a documentelor- determinarea regulilor de stocare a informațiilor create în organizație, regăsirea și utilizarea acesteia pentru a sprijini deciziile de management și procedurile de afaceri.

Fluxul documentelor- deplasarea documentelor în cadrul instituţiei de învăţământ preşcolar.

Procedura de afaceri- o secvență de anumite operațiuni (lucrări, sarcini, proceduri) efectuate de angajații organizațiilor pentru a rezolva orice sarcină sau scop în cadrul activităților unei întreprinderi sau organizații.

Arhiva electronica rezolvă problemele de sistematizare a arhivării documentelor electronice în cadrul instituţiei de învăţământ preşcolar.

Munca de birou este responsabil pentru suportul documentației pentru managementul întreprinderii.

Proceduri de afaceri sunt responsabili pentru desfășurarea activității sau performanța funcție obiectivăși reprezintă o modalitate de implementare a managementului practic al întreprinderilor și instituțiilor.

Ce este o arhivă electronică?

Popularitatea termenului „arhivă electronică” în Rusia este, în opinia noastră, una dintre trăsăturile naționale ale rusului. managementul biroului electronic(precum și triumful ideilor de scanare OCR). În Occident, termenul „depozit de date” este mai popular. La noi, aparent, datele sunt înțelese în principal ca conținutul documentelor și înregistrărilor din baza de date. De aici și popularitatea termenului de lucru de birou „arhivă”.

În munca de birou, arhiva este responsabilă de sistematizarea stocării documentelor și este una dintre cele trei sarcini principale de lucru de birou (crearea, tehnologia de procesare și sistematizarea documentelor). Se aude adesea că un anume „ sistem arhivisticîn mod ideal rezolvă problemele de organizare a fluxului de documente.” Acest lucru, pe baza definițiilor noastre, nu se poate întâmpla în principiu, deoarece de fapt documentele sunt mutate (esența fluxului de documente) ca parte a soluționării tuturor celor trei probleme și nu doar ca parte a sistematizării stocării arhivelor.

Gestionarea înregistrărilor și proceduri de afaceri

Diferența dintre munca de birou și procedurile de afaceri este cel mai ușor ilustrată folosind un exemplu din viata reala. Deci, o procedură simplă de afaceri pentru vânzarea unui produs unui client ar putea arăta astfel:

1. clientul sună compania pentru a plasa o comandă;
2. comanda este înregistrată în baza de date a clienților;
3. se emite o factură pentru mărfuri;
4. factura se trece la departamentul de contabilitate;
5. departamentul de contabilitate primește bani pentru mărfuri, care se înregistrează în sistem de contabilitate;
6. mărfurile sunt expediate din depozit, care este notat în baza de date a depozitului;
7. se emite o factură și un bon de livrare pentru mărfuri;
8. mărfurile sunt expediate către client;
9. factura si bonul de livrare se transfera catre departamentul de contabilitate.

Orez. 1. Diferența dintre munca de birou și procedurile de afaceri

În această procedură de afaceri, punctele 3 (crearea facturii), 4 (transferul facturii), 7 (crearea facturii și a bonului de livrare) și 9 (transmiterea facturii și a bonului de livrare) sunt relevante pentru munca de birou. Dacă vânzările sunt mai complexe, de exemplu, dacă există relații interne formale între departamentul de vânzări, depozit și contabilitate, atunci pot apărea proceduri suplimentare în munca de birou.

Astfel, operațiunile de birou sunt, parcă, țesute în proceduri de afaceri în care trebuie să fie însoțite de documente. În unele cazuri, acest lucru este tipic în special pentru organizațiile guvernamentale, procedurile de afaceri pot consta numai în operațiuni de serviciu. De aici urmează principala diferență dintre munca de birou și procedurile de afaceri, care constă în diferența funcțională a acestora: munca de birou este responsabilă de suportul documentelor pentru managementul întreprinderii; proceduri de afaceri - pentru desfășurarea afacerilor sau îndeplinirea unei funcții țintă și reprezintă o modalitate de implementare a managementului practic al întreprinderilor și instituțiilor.

În toate cazurile, munca de birou include suport de documentare pentru procedurile de afaceri.

O altă caracteristică specifică națională, nu mai puțin importantă, este separarea clară și de lungă durată a conceptelor de „muncă de birou” și „proceduri de afaceri”. Poate că acest lucru se datorează faptului că știința documentelor ca știință care studiază documentele s-a născut la începutul secolului al XIX-lea. în adâncul aparatului de stat rus. În plus, atât atunci, cât și acum avem o legislație mult mai strictă, spre deosebire de majoritatea țărilor occidentale, care impune dovezi documentare clare ale tuturor etapelor în aproape orice domeniu de activitate a întreprinderii. De exemplu, contractele trebuie să aibă un sigiliu, informațiile din bazele de date nu sunt oficiale, documente electronice nu sunt considerate competente din punct de vedere legal etc.

În consecință, o diferență suplimentară între produsele și tehnologiile de automatizare din Occident și din Rusia este că soluțiile pentru întreprinderile rusești ar trebui să țină cont de prezența documentelor pe hârtie în munca de birou într-o măsură mult mai mare și, paradoxal, să ofere o schemă mai puțin rigidă de automatizare. proceduri de afaceri. Această teză necesită probabil o explicație mai detaliată.

Sisteme de automatizare de birou din vest în Rusia

De bază programe de calculator pentru munca de birou și procedurile de afaceri pot fi împărțite în patru categorii principale (fără a include instrumente pentru crearea de documente și depozite de date):

1. sisteme de flux de lucru ( automatizarea procedurilor de afaceri);
2. sisteme de grupare (lucru în echipă);
3. sisteme managementul documentelor(oferă în principal înregistrarea, stocarea și preluarea documentelor);
4. sisteme de e-mail (utilizate pentru schimbul de documente).

Această divizie a apărut pe piață în urmă cu aproximativ trei ani. Acum este destul de condiționat datorită faptului că ultimele versiuni cel mai aplicații populareîncearcă să combine toate acestea și multe alte tehnologii, de exemplu Lotus Domino. În plus, fiecare dintre aceste tehnologii (cu excepția, desigur, a e-mailului, a cărui popularitate în afaceri de la bun început a fost aproximativ aceeași cu cea a instrumentelor de creare de documente), la modă în Occident 2-3 ani în urmă, a cedat locul concept nou colaborare și mesagerie („colaborare și mesagerie”).

Motivele pentru aceasta, în opinia noastră, sunt aproximativ aceleași pentru ei și pentru noi (dacă nu luăm în considerare pur lingvistice, lingvistice și probleme tehnice localizare, suport pentru tabele de coduri, căutare, recunoaștere etc.)

Chestia este că automatizarea procedurilor de afaceri și a muncii în echipă este, în principiu, foarte dificilă. În primul rând, nimeni nu a venit încă cu reguli universale de conduită afacere de succes. Fiecare organizație este complet unică în acest sens. În plus, în cadrul unei proceduri automate, nu este întotdeauna posibil să se răspundă în mod adecvat la situațiile de urgență, de la apariția cărora nimeni nu este, desigur, imun. Uneori, automatizarea dăunează doar afacerii, deseori, un număr de angajați își rezolvă problemele în relațiile informale și cadrul sistem automatizat sunt doar încătuşaţi. In orice caz, contra exemple deloc rare.

Drept urmare, în acest moment, este rezonabil să recunoaștem următoarele ca fiind cea mai rațională modalitate de automatizare a procedurilor de afaceri: „Nu încercați să programați comportamentul angajaților pentru fiecare situație posibilă, ci creați una comună pentru ei”. mediul informațional, în care pot colabora (adică să rezolve în comun probleme de afaceri) și să facă schimb de mesaje.” În opinia noastră, acest lucru pune sub semnul întrebării un viitor fără nori sistemele existente flux de lucru, în care se pune accent pe crearea de lanțuri complete de automatizare a procedurilor de afaceri.

Pe lângă cele enumerate mai sus, există și întreaga linie circumstanțe care până de curând au împiedicat serios implementarea acestor tehnologii în Rusia:

1. lipsa de completat programe rusesti automatizarea fluxului de documente și a muncii de birou;
2. lipsa cererii active de automatizare a procedurilor de afaceri;
3. confuzie în poziționarea programelor de la producătorii occidentali în scopuri de automatizare de birou etc.

Astăzi situația s-a îmbunătățit semnificativ. Au apărut produse rusești complete, iar confuzia în terminologie și poziționare este treptat depășită.

Pentru a crește cererea de programe de management de birouri, trebuie abordate două provocări majore. În primul rând, explicați importanța îmbunătățirii și automatizării suportului de documentare pentru management (lucrul de birou) și, în al doilea rând, îmbunătățirea și automatizarea procedurilor de afaceri.

În timp ce a doua sarcină este mai mult sau mai puțin clară, prima ar trebui discutată mai detaliat.

Trei surse și trei componente ale instituției de învățământ preșcolar

Organizarea muncii cu documente este parte importantă procesele de management și luarea deciziilor de management, ceea ce afectează semnificativ eficiența și calitatea managementului.

Procesul de luare a deciziilor de management include obținerea de informații; prelucrarea acestuia; analiza, pregatirea si luarea deciziilor.

Aceste componente sunt strâns legate de suportul documentației pentru management. Pentru a obține un efect economic este importantă în primul rând calitatea informației, care este determinată nu numai de cantitatea acesteia, ci și de eficiența, gradul de complexitate și costul acesteia. Dacă întreprinderea nu lucrează eficient cu documentele, atunci, ca urmare, managementul în sine se deteriorează, deoarece depinde de calitate și fiabilitate, eficiența primirii și transmiterii informațiilor, organizarea corectă a unui serviciu de referință și informare și claritatea organizarea căutării, stocării și utilizării documentelor.

Se obișnuiește să se distingă trei sarcini principale rezolvate în munca de birou (DOW).

1. Documentare (redactarea, executarea, coordonarea si producerea documentelor).
2. Organizarea muncii cu documente în procesul de gestiune (asigurarea deplasării, controlul execuției, păstrarea și utilizarea documentelor).
3. Sistematizarea arhivei documentelor.

De ce este vital pentru organizații să îmbunătățească educația preșcolară?

Deoarece documentația de management are un impact direct asupra calității luării deciziilor de management. Din păcate, în prezent, suportul de documentare pentru activitățile întreprinderilor rusești se realizează în principal spontan, fără a ține cont de cadrul de reglementare existent și de experiența bogată în îmbunătățirea instituțiilor de învățământ preșcolar acumulată în Rusia în ultimii 175 de ani.

Orez. 2. Componentele managementului întreprinderii

Odată cu creșterea dimensiunii întreprinderii și a numărului de angajați ai acesteia, problema eficienței suportului documentației pentru management devine din ce în ce mai relevantă. Principalele probleme care apar în acest caz arată cam așa.

1. Managementul pierde imaginea holistică a ceea ce se întâmplă.
2. Diviziunile structurale, lipsite de informații despre activitățile celuilalt, încetează să-și desfășoare activitățile într-o manieră coerentă. Calitatea serviciului pentru clienți și capacitatea organizației de a menține contacte externe scad inevitabil.
3. Consecința acestui fapt este o scădere a productivității muncii; există un sentiment de lipsă de resurse: umane, tehnice, de comunicare etc.
4. Trebuie să ne extindem personalul, să investim bani în echipamente pentru noi locuri de muncă, spații, comunicații și formarea angajaților.
5. Pentru întreprinderile de producție, o creștere a personalului poate presupune o schimbare a tehnologiei de producție, care va necesita investiții suplimentare.
6. Într-o situație de creștere nejustificată a personalului, scădere a productivității și nevoia de a investi în producție, este nevoie de creșterea capitalului de lucru, care, la rândul său, poate duce la noi împrumuturi și la reducerea profiturilor planificate.

În cele din urmă extindere în continuareîntreprinderea se produce într-un mod pur extensiv din cauza profiturilor acumulate anterior sau a unei creșteri a deficitului bugetar.

După ce au conștientizat importanța îmbunătățirii sistemului educațional preșcolar, organizațiile fac adesea multe greșeli atunci când încearcă să-l automatizeze, iar factorul determinant în această situație este problema alegerii metodelor de automatizare.

Cea mai comună soluție este automatizarea stațiilor de lucru individuale (AWS): secretar-asistent, manager, contabil sau executiv. Principalele dezavantaje ale acestei abordări, de regulă, sunt: ​​lipsa modalităților de organizare electronică. schimb de informatiiîntre angajați și departamentele întreprinderilor; absenta conexiune funcțională automatizarea procedurilor de aplicare cu automatizare de birou.

După cum am menționat mai sus, una dintre cele mai multe factori importanți dezvoltarea de succes a unei întreprinderi este managementul calității acesteia. Consecința acestui lucru va fi invariabil o creștere a cifrei de afaceri, a profiturilor și a bunăstării angajaților.

Dacă încercați să identificați principalele părți funcționale (componente) în managementul întreprinderilor și organizațiilor, acestea vor arăta astfel.

Un program de automatizare de birou ar trebui să includă instrumente și reguli pentru crearea documentelor și întreținerea acestora arhiva electronica, să susțină fluxul de documente și să se bazeze în același timp pe platformele software și hardware ale întreprinderii. A furniza utilizare eficientă informații, toate celelalte componente de management trebuie să se bazeze pe programul de gestionare a înregistrărilor numai în acest caz pot fi rezolvate problemele cu care se confruntă organizația. Din punct de vedere automatizare complexă activitățile întreprinderilor, sistemele lor informatice aplicate ar trebui să se bazeze pe platforme software și hardware și un program de automatizare a muncii de birou și a fluxului de documente.

Astfel, o întreprindere care urmărește să creeze un mediu eficient de procesare a informațiilor pentru a îmbunătăți calitatea managementului se confruntă cu provocări serioase.

1. Îmbunătățirea tuturor lucrărilor de pregătire și prelucrare a informațiilor documentare prin crearea unui mecanism de suport documentar al întreprinderii (DOU).
2. Alegerea strategiei de automatizare potrivite, inclusiv alegerea produselor potrivite.

Cum să automatizezi munca de birou, procedurile de afaceri și fluxul de documente într-o întreprindere?

Acest lucru poate părea incredibil, dar pentru a automatiza acest lucru, s-ar părea obiect simplu Când lucrați cu documente, trebuie să utilizați cele mai recente progrese tehnologice:

1. sisteme de gestionare a bazelor de date;
2. sisteme de căutare a documentelor și de analiză a textului;
3. sisteme de scanare și recunoaștere a documentelor (tipărite și scrise de mână);
4. mediu client-server;
5. Internet/intranet.

Trebuie remarcat faptul că în lumea modernă Foarte puțini dezvoltatori de soluții folosesc toate aceste tehnologii simultan. Drept urmare, utilizatorii primesc adesea soluții eclectice de la diferiți producători, iar acest lucru crește semnificativ costul de achiziție, implementare și operare și, de asemenea, reduce calitatea sistemului operat. Atunci când alegeți un program de automatizare de birou și proceduri de afaceri, acordați atenție calității și adecvării acestora pentru sarcinile dvs. individual și în ansamblu (adică integrarea). De asemenea, este necesar să se țină cont de poziționarea versiunilor produselor oferite.

Principalele categorii de utilizatori ai sistemelor de automatizare de birou și de gestionare a documentelor

O caracteristică a rusului piata calculatoarelor este împărțirea sa din ce în ce mai clară în două zone mari, dintre care una acoperă utilizatorii casnici și birourile mici (1-25 computere), în timp ce cealaltă - clienti corporativi, companii și instituții medii și mari (25 sau mai multe computere).

Dacă utilizatorii casnici preferă să instaleze cele mai bune mostre software gratuit, apoi companiile mijlocii și mari sunt preocupate în principal de creșterea eficienței utilizării existente sisteme informaticeși sunt dispuși să plătească pentru produse și servicii conexe.

Este clar că o soluție pentru utilizatorii casnici nu ar trebui să fie costisitoare și ar trebui să țină cont de popularitatea tot mai mare a lucrului pe Internet într-o măsură mai mare decât de problemele muncii de birou.

Solutie de birou pt utilizatori corporativi trebuie să se bazeze pe o metodologie modernă pentru păstrarea evidenței în Rusia, tehnologii client-server, Internet/intranet, e-mail, scanarea și recunoașterea documentelor pe hârtie, introducerea în masă și online a documentelor, căutarea și preluarea documentelor, precum și să poată utilizați diferite SGBD-uri și să fie ușor de utilizat și de administrat.

LA sistem corporativ automatizarea procedurilor de afaceri și a fluxului de documente are cerințe similare: trebuie să se bazeze pe conceptul de „colaborare și mesagerie”, să folosească tehnologii de e-mail, client-server, Internet/intranet, programare și înregistrare a evenimentelor, să poată lucra cu diverse SGBD-uri și să fie ușor de utilizat și de administrat.

Perspective pentru industria rusă de automatizări de birou

Odată cu dezvoltarea relațiilor de piață și schimbările în formele de proprietate în Rusia, există o cerere constantă de soluții în domeniul automatizării muncii cu documente și al organizării afacerii. Cererea potențială uriașă pentru programe și servicii de automatizare de birou se datorează mai multor motive.

1. Absolut toate organizațiile lucrează cu documente și un numar mare de indivizii.
2. Aproape fiecare organizație se confruntă cu probleme în munca de birou, chiar dacă nu vorbim de automatizarea acesteia: documentele sunt pierdute, nu sunt controlate, nu sunt executate etc.
3. Prin îmbunătățirea evidenței, întreprinderile și organizațiile au o șansă reală de a îmbunătăți calitatea managementului lor, care este una dintre cele mai presante sarcini ale economiei moderne ruse.
4. Calificările secretarilor și ale persoanelor responsabile cu munca de birou în organizații sunt insuficiente și necesită o creștere a nivelului acestora.
5. Solicitările utilizatorilor pentru îmbunătățirea programelor de automatizare de birou și integrarea acestora cu numeroase stații de lucru automatizate, sisteme informatice și aplicative sunt extrem de mari.

O serie de particularități naționale în evidența, limba și cultura nu permit utilizarea gata făcute occidentale solutii aplicate. Din fericire, totul apare cantitate mare Producători ruși care oferă soluții de înaltă calitate și la preț redus în acest domeniu. Acest lucru dă speranța că perspectivele de dezvoltare a industriei sunt destul de favorabile, iar necesitatea unor evenimente specializate care să vizeze promovarea soluțiilor, dezvoltarea standardelor și crearea asociațiilor profesionale ale subiecților acestei piețe este deja vizibilă.

Descrierea pachetului software „Office Management 3.0”,v.3.2

Pachetul software „Office Management 3.0” este conceput pentru a automatiza procesele standard de lucru de birou la o întreprindere în conformitate cu GOST R 6.30-2003 „Sisteme de documentare unificate. Cerințe pentru pregătirea documentelor", precum și GOST R 51141-98 „Gestionarea biroului și arhivarea”. Programul folosește termeni și definiții conform GOST R51141-98.

Programul rulează pe platforma modernă MS SQL Server 2005 Express Edition și folosește la maximum performanța și scalabilitatea acestuia, implementând astfel de indicatori cheie de performanță precum performanța ridicată și flexibilitatea personalizării pentru a se potrivi specificului întreprinderii.

Tehnologia de dezvoltare pe care am ales-o ne permite să evităm costurile suplimentare pentru achiziționarea de licențe și actualizarea computerelor. PC-ul pe care îl aveți este suficient, de exemplu, cu un procesor Pentium 800 și 256 MB de RAM. Toate procesele de lucru de birou pot fi organizate atât pe o rețea locală, cât și pe computerul unui funcționar.

Complexul este proiectat folosind o interfață intuitivă și nu necesită pregătire specială pentru angajați. Pe baza experienței noastre, utilizatorul mediu, neexperimentat de PC învață muncă independentă cu programul in aproximativ 1 ora.

Toți utilizatorii sunt instalați cu o singură aplicație client în funcție de numărul de licențe client achiziționate. Cumparat pachet de bază Programul include inițial 3 utilizatori, dintre care 1 utilizator are drepturi de funcționar și administrator de baze de date. Drepturile de acces ale utilizatorilor, directoarele și setările sunt determinate de administratorul bazei de date (de obicei funcționarul). Dacă este necesar, puteți achiziționa orice număr de licențe de utilizator.

Alături de funcția principală de evidență, programul oferă oportunități ample de organizare a muncii colective pentru a îndeplini instrucțiunile și ordinele de la conducere și îmbunătățirea disciplinei performanței. Astfel, de la o simplă muncă de birou se poate trece la nivelul de formare și trimitere automată a instrucțiunilor către executanți și se asigură controlul executării acestora.

Componentele aplicației " Șabloane și STP Pachetul software „Office Management 3.0” este conceput pentru a organiza munca executanților cu formulare de documente uniforme aprobate în organizație, precum și pentru a utiliza în activități practice standardele de întreprindere (STP) care determină procedura de organizare și desfășurare a proceselor de producție și management. .

Alături de grefier, programul poate fi utilizat cu succes de către asistenți și directori adjuncți, angajați ai biroului generalului. director și secretariat. Componentă suplimentară „Secretar referent” vă permite să organizați întâlniri, programul directorului, să organizați controlul asupra implementării activităților de întâlnire, să înregistrați sarcinile curente ale secretarului etc.

Structura de procesare și înregistrare a unui document de intrare arată ca o imagine „clasică” + este oferită posibilitatea de a crea un ordin pentru executor:

Toate notificările către Contractori sunt generate în programul Office Work 3.0 și duplicate folosind sistemele de e-mail ale organizației. Dacă Antreprenorul nu are instalată aplicația Office Work 3.0, va primi un memento de către e-mail prin serverul de corespondență LAN al întreprinderii.

După cum se poate vedea din descriere, folosim în mod activ un astfel de formular ca „Comandă”. Acest lucru extinde semnificativ funcționalitatea și eficacitatea programului și oferă managerului și funcționarului funcții de control ample. În general, primim un efect de management atât de important din program ca o creștere a disciplinei executive.

Dacă organizația este mică, atunci menținerea cardurilor „Comandă” nu este necesară. Vă puteți limita doar la înregistrarea corespondenței și a comenzilor.

Obiecte contabile principale „Lucrări de birou” 3.0

Documentele primite

Documente de ieșire

• Comenzi

Suplimentar (componenta „Secretar-referent”)

Întâlniri

Programul managerului

Servicii auxiliare

Imprimare plicuri;

Formarea „Listei trimiterilor poștale”

Scanarea documentelor (în linie)

Șabloane și STP;

În total, sistemul oferă 4 categorii de utilizatori:

Funcționar;

supraveghetor;

Executor testamentar;

Secretar-referent.

Meniul principal al programului

Fig.1

La lansare, programul informează funcționarul despre starea muncii cu documente și despre ziua de naștere a angajaților. Prin deschiderea „Jurnalului documentelor executabile” primim informații mai detaliate despre starea lucrării. Starea documentului ca „nou”, „în execuție” și „expirat” este subliniată în culoarea corespunzătoare. Dacă este necesar, grefierul le poate evidenția pe cele „întârziate” și trimite o notificare executorilor până la e- Poștă.

Fig.2

Înregistrarea documentelor. Document de intrare

Pentru fiecare document se creează un card contabil în care se introduc informații despre document.

Forma cardului „Document primit” este prezentată în Fig. 3

Fig.3

Prezența câmpului „categorie” vă permite să efectuați interogări analitice în cadrul fișierului de nomenclatură „Inbox” și să selectați documente de interes pe tema, de exemplu, „reclamații”, propuneri comerciale etc. Câmpul destinatar indică nu numai adresa expeditorului, ci, dacă este necesar, persoana care a semnat documentul. Programul prevede contabilizarea Antreprenorilor și a persoanelor care au citit documentul. După înregistrarea pe intrarea inițială. document, puteți imprima o ștampilă standard de secretariat (butonul din meniul de sus „tipărește ștampila”). Este posibil să imprimați propriul card de contabilitate „de intrare”. document." Pentru control, documentul primit are 3 stări: „nou”, „în execuție” și „executat”.

Poate fi atașat la un card de cont electronic fisiere electronice orice format (fila „Documente electronice”). Dacă aceste informații despre document nu sunt suficiente pentru dvs., puteți adăuga orice alte câmpuri în fila „Suplimentar”. informații” (câmpurile sunt create în directorul „Setări”). De asemenea, puteți căuta un document folosind câmpuri noi.

Având în vedere că diferite organizații au propriul șablon de număr de înregistrare, vă sugerăm să preconfigurați șablonul Fig. 4:

Fig.4

Numerele documentelor de intrare și de ieșire sunt generate automat sau manual.

Document de ieșire

Forma cardului „Document de ieșire” este prezentată în Fig. 5

Fig.5

Toate documentele legate sunt ușor de urmărit: este posibil să faceți legătura la un link către un document primit, de ex. Luăm în considerare toate răspunsurile la mesajele primite. Pe cardul de înregistrare se înregistrează cine a întocmit și semnat documentul și cui a fost trimis personal documentul.

Comenzi

Forma cardului „Comenzi” este prezentată în Fig. 6

Orez. 6

Cardul conține date privind comenzile și instrucțiunile de la manageri care au dreptul de a emite documente interne de reglementare și administrative.

Nu ne-am limitat doar la înregistrarea unei comenzi, ci ne permitem și să înregistrăm toate instrucțiunile din acest ordin (de regulă, acestea sunt puncte din partea administrativă a comenzii, care indică cine, până la ce dată și ce acțiuni trebuie să fie efectuate). efectuat). Astfel, vă permitem să controlați executarea comenzii. Angajații cărora li s-au dat instrucțiuni primesc notificări corespunzătoare.

Comenzi

Forma cardului „Comenzi” este prezentată în Fig. 5

Orez. 7

Fișa de comandă poate fi completată atât de funcționar, cât și de alți angajați autorizați (asistent director, asistent secretar etc.). Ordinul este înregistrat ca un derivat al instrucțiunilor managerului sub forma unei rezoluții la intrare. document sau partea administrativă a comenzii.

În unele cazuri, datele din Protocoale bazate pe rezultatele întâlnirilor de lucru pot fi introduse în cardul de instrucțiuni. Această metodă va crește eficiența întâlnirilor și disciplina executivă în întreprindere.

Directoare

Directorul „Angajați” are un dublu scop, primul este de atribuire a Antreprenorului în cardul de cont, al doilea este „informațional” deoarece informează angajații companiei despre zilele de naștere ale colegilor, numerele de telefon ale acestora și e: Poștă. De obicei, relevanța și accesibilitatea unor astfel de informații reprezintă întotdeauna o mare problemă.

Aspectul directorului este prezentat în Fig. 8

Orez. 8

Directoarele implementează ieșirea informațiilor „ca atare, în formă tabelară", și exportați în formatexcela. Căutare organizată de date după filtru. Directorul stochează, de asemenea, informații despre angajații disponibilizați.

Mișcarea documentelor

Grefierul este responsabil pentru înregistrarea și circulația documentelor. Faptul că documentul original a fost eliberat executorului responsabil este consemnat pe card. Cardul indică angajații care au primit copii ale documentelor (familiarizate). Procedura de înregistrare a unui document de ieșire are loc numai după ce acesta a fost aprobat și semnat de către manager. În fișele nomenclatorului vedem toate documentele care au fost înregistrate (Fig. 9). În acest caz, puteți vizualiza oricare dintre documentele din dosar, puteți selecta fișierele de nomenclatură pe an, puteți transfera cazul în arhivă și puteți imprima inventarul cazului.

Orez. 9

Lucrări de referință și analitice

Grefierul, secretarul asistent și directorul au acces deplin la baza de date de documente și pot găsi instantaneu toate materialele necesare pentru categoria relevantă. Un sistem de căutare flexibil dezvoltat în conformitate cu standardele rusești de management al biroului vă permite să determinați în mod independent parametrii necesari ai documentelor, iar căutarea poate fi efectuată folosind toate atributele specificate de utilizator, inclusiv in fisierele atasate . Sistemul a introdus un astfel de concept ca „categorie” a unui document. Puteți filtra reclamații, declarații, propuneri comerciale și alte documente pe categorii. Numărul de concepte din directorul „categorie” nu este limitat.

Căutarea unui document se efectuează făcând clic pe butonul „căutare document” Fig. 10

Orez. 10

Reglementarea drepturilor de acces

Drepturile utilizatorului în sistem sunt determinate de administratorul bazei de date (funcționar). În fila „Angajați” este indicat nivelul de acces (2 nivele în total, administrator și utilizator). Utilizatorii au drepturi limitate, pot vizualiza cardurile (și fișierele electronice ale acestora) pentru care sunt Executori, pot introduce rezultatul executării în ele, pot căuta scrisori și ordine aferente acestora, pot vizualiza Jurnalele (se afișează doar scrisorile lor), dar nu pot introduce modificări la carduri (cu excepția „rezultatului execuției”), directoare, setări.

Practic, utilizatorii au posibilitatea de a vizualiza documentele de care sunt legați în calitate de executor, să le vadă starea și să primească notificări despre starea lucrului cu documentul.

Compatibilitatea complexului cu e-mailul vă permite să informați angajații despre evenimentele din sistem.

iar în sistemul „Office Management 3.0”:

Controlul execuției

Sistemul contabil monitorizează progresul execuției documentelor de către toți executanții. La lansarea programului, toți utilizatorii primesc o notificare pe ecran despre starea lucrărilor cu execuția documentelor și comenzilor.

Când începeți programul, sunt furnizate informații despre sosirea termenului limită pentru executarea documentelor (comenzilor). Când faceți clic pe „Da”, se deschide Jurnalul „Documente executabile”, care reflectă acest document A vedea.

La deschiderea jurnalelor corespunzătoare, funcționarul, secretarul-asistent și șeful organizației văd rezultatul muncii cu documente și instrucțiuni. Antreprenorul își vede doar instrucțiunile și documentele. Fig.11

Fig.11

Programul va reaminti angajatului despre termenul limită de răspuns apropiat și va rezuma informații despre progresul și rezultatele lucrului cu documente. Sistemul de căutare (eșantionare) este implementat printr-un filtru. Oferă informații de ieșire în Excel.

Analiza fluxului de documente.

În sistem, este posibil să obțineți un set de formulare standard de raportare care determină volumul fluxului de documente al organizației și progresul execuției documentului. Orez. 9

Rapoarte

Corespondență primită

Corespondență de ieșire

Ordine și instrucțiuni de la conducere

Instrucțiuni de management

Despre starea muncii:

cu intrare documente

la pregătirea ref. documente

pentru a executa comenzile de la conducere

să execute instrucțiunile de la conducere

Fig.9

Aspectul raportului „Registrul corespondenței primite” este prezentat în Fig. 12

Fig.12

Sistemul asigură (Fig. 13) imprimarea cardurilor de toate tipurile de documente
Fig.13

Mentinerea unei arhive electronice

Vă permite să organizați activitatea arhivei în conformitate cu legislația Federației Ruse în materie de arhivă. Grefierul poate vizualiza orice document din dosarul de nomenclator al arhivei. În același timp, programul a creat un mecanism convenabil pentru căutarea documentelor în arhivă. Timpul de căutare pentru documente într-o matrice de 10.000 de unități este de aproximativ 3 secunde.

Utilizarea de către personal a șabloanelor comune și a standardelor întreprinderii

Utilizarea componentei „Șabloane și STP” a pachetului software „Office Management 3.0” este concepută pentru a organiza munca interpreților cu forme uniforme (spaturi) de documente, precum și pentru a utiliza în practică standardele de întreprindere (STP) care determină ordinea organizării și desfășurării proceselor de producție și management.

Componenta „Asistent secretar”

Arhitectura pachetului software:

„Office Management 3.0” este un loc de muncă automatizat (AWP) interconectat: AWP „Clerk”, AWP „Manager”, AWP „Secretar-Referent” și AWP „Executor”. Mai jos sunt principalele lor funcţionalitate:

AWS „PRODUCĂTOR DE CAZ”(cu drepturi de administrator baze de date)

Organizarea si intretinerea sistemului de lucru de birou in totalitate (inregistrare, contabilitate, control, depozitare, analiza statistica);

Formarea afacerilor de nomenclatură;

Mentinerea directoarelor, distribuirea drepturilor de acces;

Copiați\restaurează baza de date.

Generarea de rapoarte din baza de date.

AWP „Secretar-referent”

Creați și mențineți la zi Programul Managerului;

Programați întâlniri. Formulați agenda întâlnirii, numiți participanții și vorbitorii. În același timp, programul trimite automat o invitație și memento-uri participanților.

Păstrați procesele-verbale ale întâlnirii și urmăriți rezultatele deciziilor.

Atribuiți sarcini executanților și urmăriți progresul executării acestora;

Păstrați înregistrări ale propriilor sarcini;

„Manager” AWS

Vizualizare convenabilă a Programului (pe zi, săptămână, lună);

Programează întâlniri;

Monitorizează progresul executării deciziilor și instrucțiunilor;

Dacă este necesar, vizualizați procesele-verbale ale oricărei întâlniri și istoricul acesteia (un card care arată participanții, întrebările, vorbitorii).

Stație de lucru „CONTRACTOR”

Primirea notificărilor de primire a corespondenței sau a instrucțiunilor adresate acestuia;

Vizualizați corespondența și instrucțiunile dvs.;

Completarea cardului de comandă (completarea câmpurilor rezultat execuție, data execuției...)

Generarea de rapoarte asupra documentelor dumneavoastră;

Utilizarea directorului „Angajați” ca agendă telefonică și director cu nume complet, funcție și adrese de email angajati ai intreprinderii.

oportun și acces rapid la informaţie astăzi este o conditie necesara rezolvarea cu succes a întregii game de probleme cu care se confruntă întreprinderile și organizațiile. Prin urmare, factori precum eficiența și calitatea generării documentelor, buna funcționare a serviciului de referință și informare, organizarea clară a stocării, căutării și utilizării documentelor afectează direct calitatea managementului și, în consecință, eficiență economică activităţile întreprinderii în ansamblu.

Una dintre principalele modalități de a crește productivitatea angajaților și eficiența organizațională este reducerea timpului petrecut neproductiv căutând. informatie necesara, pentru executare anumite actiuni ca parte a procesului de procesare a documentelor de afaceri.

Managementul organizațiilor și întreprinderilor se bazează pe următoarele procese:

• Primirea și prelucrarea informațiilor;
• Analiza, pregatirea si luarea deciziilor;
• Implementarea deciziilor;
• Contabilitatea si controlul deciziilor luate.

Lucrările de birou și procesele de flux de documente sunt considerate în primul rând ca reflecție și suport documentar procesele de management. Documentația de management acoperă trei sarcini principale în legătură cu sistemele software de automatizare:

• Documentare (realizarea documentelor care susțin și evidențiază activitățile de management, adică pregătirea, executarea, coordonarea și producerea acestora);
• organizarea fluxului de documente (asigurarea deplasării, căutării, stocării și utilizării documentelor);
• sistematizarea stocării în arhivă a documentelor (definirea regulilor de stocare a informațiilor create în organizație, căutarea și utilizarea acesteia în sprijinul procesului decizional al managementului și al procedurilor de afaceri).

Pentru a rezolva aceste probleme, a fost dezvoltat suport pentru managementul documentației Sistem informatic„DeloPro”. Sistemul DeloPro este conceput pentru a automatiza modelul tradițional de muncă casnică de birou. Ea oferă control pas cu pas deplasarea și executarea întregului set de documente la întreprindere, diviziile structurale și sucursalele acesteia în toate etapele ciclu de viață documente: de la recepție sau creare până la transfer la arhivă sau distrugere.

Sistemul acceptă tehnologia care este complet în concordanță cu tehnologiile de birou stabilite în mod tradițional în întreprinderile rusești. A fost elaborat în conformitate cu „Instrucțiunile standard pentru munca de birou în ministere și departamente” Federația Rusă" și alte acte normative care reglementează aceasta zona Activități. Ca urmare, a fost creat un sistem care, dacă este posibil, a reprodus organizarea și atributele tehnologiei tradiționale casnice și a fost pe deplin conform cerințele de reglementareîn ceea ce privește înregistrarea documentelor, distribuirea, controlul execuției etc.

Sistemul DeloPro folosește cel mai mult tehnologii moderne lucrul cu documente. Construit pe tehnologia client-server, sistemul sprijină organizarea distribuită a fluxului de documente corporative. Sistemul implementează un mecanism de gestionare a progresului muncii pentru a gestiona trecerea documentelor prin organizație și pentru a determina funcțiile de rol ale utilizatorilor atunci când lucrează la documente. Funcțiile de gestionare a documentelor (stocare, căutare etc.) sunt implementate folosind sisteme moderne managementul bazelor de date la scară întreprindere. Sistemul suportă, de asemenea, schimbul de documente prin e-mail, ceea ce face posibilă construirea pe baza sa a unei structuri de gestionare a documentelor distribuite geografic.

Sistemul este gata de utilizare. Punerea în funcțiune a sistemului nu necesită programare. Trebuie doar să-l instalezi rețea de calculatoare, introduceți parametrii care descriu structura organizației și regulile acceptate de muncă de birou și desfășurați instruirea personalului. Astfel, sistemul poate fi considerat ca tehnologie gata munca de birou.

Scurtă descriere a produsului

Obiectul principal de automatizare pentru sistemul DeloPro este fluxul de informații asociate cu funcțiile de înregistrare și control ale muncii de birou. Ca urmare, principala unitate de stocare din baza de date a sistemului este cardul de înregistrare a documentelor - un analog electronic al cardului tradițional de înregistrare și control. Baza de date în sine, care stochează carduri de înregistrare a documentelor, prin analogie cu fluxul tradițional de documente, se numește index de card.

Funcționalitatea sistemului sprijină menținerea unui card de înregistrare în toate etapele de execuție a documentului și prevede următoarea procedură de operare:

• înregistrarea unui document (instituția unui card de înregistrare pentru un document);
• transferul (raportul) documentelor către manager;
• examinarea documentelor de către manager (rezoluție);
• introducerea informațiilor din rezoluție (numele executorilor, termenele de executare) în fișa de înregistrare;
• transferul documentelor către antreprenor;
• controlul executării documentelor;
• executarea documentului;
• anularea documentului pentru utilizare.

Cu toate acestea, concentrarea pe automatizarea funcțiilor de lucru de birou nu înseamnă că sistemul nu poate fi utilizat pentru munca directă cu acte: se poate atașa fiecare fișă de înregistrare suma nelimitata formarea fisierelor versiune electronica document. În acest caz, fișierele pot fi nu numai text, ci și orice alte formate (de exemplu: grafică, audio, video etc.) acceptate de sistemul de operare și create folosind orice aplicație Windows. Când utilizatorul deschide un document, se efectuează un apel integrat către aplicația corespunzătoare.

Mecanisme de formare încorporate în sistem rapoarte standard iar interogările la baza de date de documente permit controlul operațional al execuției documentelor și cautare rapida informatie necesara.

Utilizatorii sistemului DeloPro sunt angajați ai întreprinderii cărora li se acordă dreptul de a lucra cu sistemul. în care utilizatori diferiți pot fi furnizate posibilități diferite. De exemplu, unui utilizator i se poate permite să înregistreze documente, în timp ce altul poate să nu aibă acces la aceste funcții. Acest mecanism pentru delimitarea rolurilor de utilizator funcționale în combinație cu personalizarea pe mai multe niveluri sistem de ajutor vă permite să adaptați în mod flexibil programul la particularitățile de lucru cu documente într-o anumită organizație.

La automatizarea procesului de lucru de birou folosind sistemul DeloPro, pot fi implementate diverse abordări ale distribuției funcții personalizate, care prevăd grade diferite de implicare a angajaților întreprinderii ca utilizatori ai sistemului. Astfel, dacă se are în vedere o procedură în care executanții continuă să lucreze cu documente pe hârtie, iar funcțiile de înregistrare și control sunt supuse automatizării, atunci un număr limitat de angajați pot fi implicați ca utilizatori ai sistemului. Dacă scopul automatizării este trecerea la tehnologia fără hârtie, de ex. interpreții sunt așteptați să lucreze numai cu copii electronice documente, atunci toți participanții la procesul de documentare, inclusiv managerii și executorii, ar trebui să devină utilizatori ai sistemului.

Sistemul de automatizare de birou și flux de documente „DeloPro” aparține unui număr de produse software, dezvoltate ținând cont de specificul intern și cadrul de reglementareși destinat implementării în mod specific la întreprinderile naționale. Subliniază din nou această caracteristică Acest lucru se datorează faptului că regulile tradiționale ale muncii de birou în Rusia și în străinătate diferă semnificativ unele de altele. Și deci occidental sisteme software, care vizează automatizarea muncii de birou, adesea nu pot fi utilizate direct, adică. fără a modifica (ajusta) schema fluxului de lucru și regulile de lucru de birou la standardele occidentale.

Funcționalitatea principală a DeloPro:

• înregistrare și stocare în baza de date tipuri variate documente;
• formarea instrucțiunilor și rezoluțiilor la document;
• generarea unei liste de documente aferente celui curent și căutarea documentelor folosind lista de conectivitate;
• punerea sub control a rezoluțiilor și instrucțiunilor;
• menținerea fișierelor de înregistrare și control cu ​​capacitatea de a seta criterii complexe de căutare a documentelor, creați specie proprie rapoarte etc.;
• distribuirea și primirea documentelor între diviziile organizației (prin retea locala) și către alte organizații (prin e-mail);
• crearea unei arhive de documente la sfârșitul anului calendaristic;
• stabilirea permisiunilor de introducere, editare și alte acțiuni asupra documentelor pentru fiecare utilizator.

Pentru a opera sistemul aveți nevoie de:

• Computer cu procesor i486 sau mai mare, RAM cel puțin 8 MB și spatiu liber cel puțin 4 MB pe hard disk.
• sistem de operare Windows 95/98/Me/NT/2000/XP.
• SQL Server FireBird 1.5.
• Pentru a primi formulare de raportare, trebuie să aveți orice utilizator pe computer editor de text, sprijinind format RTF(Se recomandă MS Word 6.0 sau o versiune ulterioară).