Meniul
AcasăMicrosoft

14 funcții principale ale unui sistem modern de automatizare de birou. Principalele sarcini ale biroului. Tehnologii cloud informaționale pentru automatizarea biroului. Esență, metode și instrumente

1) Tehnologia de informație birou automatizat- organizarea si sprijinirea proceselor de comunicare atat in cadrul organizatiei cat si cu Mediul extern bazate pe rețele de calculatoare și altele mijloace moderne transmiterea și lucrul cu informații.

Birou tehnologii automatizate Folosite de manageri, profesioniști, secretari și lucrători de birou, acestea sunt deosebit de atractive pentru rezolvarea problemelor de grup, cresc productivitatea secretarilor și lucrătorilor de birou și le permit să facă față sarcinilor de lucru în creștere. Totuși, acest beneficiu este secundar capacității de a utiliza automatizarea de birou ca instrument de rezolvare a problemelor.Deciziile îmbunătățite luate de manageri ca urmare a comunicării îmbunătățite pot duce la creșterea economică a companiei.

În prezent, câteva zeci de produse software sunt cunoscute pentru computere și hardware-ul non-computer care oferă tehnologie de automatizare de birou procesor de cuvinte, procesor de foi de calcul, e-mail, calendar electronic, poștă audio, computer și teleconferințe, text video, stocare imagini, precum și programe specializate activitati de management - mentinerea documentelor, monitorizarea executarii comenzilor etc. Conferințele audio și video non-computer, fax, copiator și alte echipamente de birou sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă.

Principalele componente ale automatizării de birou sunt prezentate în Fig. 6.3.

Orez. 6.3.

  • 2) Bază de date.Într-un birou automatizat, baza de date concentrează datele despre sistemul de producție al companiei în același mod ca și în tehnologia de prelucrare a datelor la nivel operațional.Informațiile din baza de date pot proveni și din mediul extern al companiei. Din baza de date, informațiile sunt furnizate la intrarea aplicațiilor informatice. Orice program calculator Un birou automatizat permite lucrătorilor să comunice între ei și cu alte companii.
  • 3) Procesor de cuvinte. Acesta este un tip de aplicat software, conceput pentru a crea și procesa documente text. Vă permite să adăugați sau să eliminați cuvinte, să mutați propoziții și paragrafe, să setați format, să manipulați elemente și moduri de text etc. Când documentul este gata, angajatul îl copiază în memoria externă, apoi îl imprimă și, dacă este necesar, îl transmite printr-o rețea de calculatoare.
  • 4) E-mail, bazat pe utilizarea rețelei computere, permite utilizatorului să primească, să stocheze și să trimită mesaje către partenerii lor de rețea. E-mailul poate oferi utilizatorului diverse posibilitati in functie de software-ul folosit. Pentru ca mesajul pe care îl trimiteți să fie disponibil pentru toți utilizatorii de e-mail, acesta ar trebui să fie plasat pe un computer avizier, Dacă doriți, puteți indica că aceasta este corespondență privată. De asemenea, puteți trimite articolul cu notificarea primirii lui de către destinatar.
  • 5) Audiomail. Acesta este e-mail pentru trimiterea de mesaje prin voce. Ea amintește e-mail, cu excepția faptului că, în loc să tastați un mesaj pe tastatura computerului, îl trimiteți prin telefon. Primești și mesaje trimise prin telefon. Poșta audio este implementată și online. Poșta electronică poate fi folosită cu succes pentru rezolvarea problemelor de grup. Pentru a face acest lucru, expeditorul mesajului trebuie să indice suplimentar o listă de persoane cărora acest mesaj destinat. Sistemul va apela periodic toți angajații specificati pentru a le trimite un mesaj.
  • 6) Procesor de masă este o componentă de bază cultura informațională orice angajat și tehnologie de birou automatizată. Funcțiile moderne medii software procesoarele de tabele vă permit să efectuați numeroase operații asupra datelor prezentate sub formă de tabel. Orice mediu modern procesor de masă are mijloace de transmitere a datelor prin rețea.
  • 7) Calendar electronic. Oferă o altă oportunitate de a utiliza o versiune de rețea a unui computer pentru a stoca și manipula programul de lucru al managerilor și al altor angajați ai organizației. Managerul setează data și ora unei întâlniri sau alt eveniment, vede programul rezultat și efectuează modificări folosind tastatura. Software-ul Calendar este adesea parte integrantă software de e-mail. Utilizarea unui calendar electronic este deosebit de eficientă pentru manageri niveluri superioare management, ale cărei zile lucrătoare sunt programate cu mult timp înainte.
  • 8) Conferințe informatice și teleconferințe. Calculator utilizarea conferințelor retele de calculatoare pentru schimbul de informații între membrii unui grup care rezolvă o problemă specifică. Desigur, cercul de oameni cu acces la această tehnologie este limitat. Numărul de participanți la o conferință pe computer poate fi de multe ori mai mare decât la conferințele audio și video. Teleconferința include trei tipuri de conferințe: audio, video și computer.
  • 9) Videotext. Se bazează pe utilizarea unui computer pentru a afișa text și date grafice pe un ecran de monitor. Schimbul de cataloage și liste de prețuri ale produselor lor între companii sub formă de text video devine acum din ce în ce mai popular. Serviciile companiilor specializate în vânzarea de text video încep să concureze cu produsele tipărite precum ziare și reviste. În multe țări, acum este posibil să comandați un ziar sau o revistă sub formă de text video, ca să nu mai vorbim de rapoartele actuale ale informațiilor bursiere.
  • 10) Conferințe audio. Ei folosesc comunicațiile audio pentru a menține comunicațiile între angajații sau departamentele companiei la distanță geografică. Cel mai simplu mijloace tehnice implementarea conferințelor audio este comunicatii telefonice, echipat dispozitive suplimentare, permițând mai mult de doi participanți să participe la o conversație. Crearea conferințelor audio nu necesită un computer, ci implică doar utilizarea unei comunicări audio bidirecționale între participanții săi.
  • 11) Videoconferinta. Sunt destinate acelorași scopuri ca și conferințele audio, dar folosind echipamente video. De asemenea, nu necesită computer. În timpul videoconferinței, participanții săi prieten îndepărtat unul de celălalt, la o distanță considerabilă, se pot vedea pe ei înșiși și pe alți participanți pe ecranul televizorului. În același timp cu imaginea de televiziune transmise acompaniament sonor. Videoconferința vă permite să reduceți costurile de transport și de călătorie; majoritatea companiilor le folosesc pentru oportunitatea de a le implica în rezolvarea problemelor suma maxima manageri îndepărtați geografic de sediul principal.
  • 12) Comunicare prin fax. Această conexiune se bazează pe utilizarea unui aparat de fax capabil să citească un document la un capăt canal de comunicareși să-și reproducă imaginea pe alta

Facsimilul contribuie la luarea deciziilor prin rapid și poștă ușoară documente către membrii unui grup care rezolvă o problemă specifică, indiferent de locația lor geografică.

6.4 Suport pentru tehnologia informației luarea deciziilor

Caracteristica sa principală este calitatea noua metoda organizarea interacțiunii om-calculator Dezvoltarea unei soluții, care este scopul principal al acestei tehnologii, are loc ca urmare a unui proces iterativ la care participă (Fig. 6.4):

  • * sistem suport decizional ca legătură de calcul;
  • * o persoană care stabilește datele de intrare și evaluează rezultatul.

Orez. 6.4.

Sfârșitul procesului de iterație are loc la voința omului. Tehnologia informației de sprijin pentru decizii poate fi utilizată la orice nivel de management. Funcție importantă această tehnologie este coordonarea factorilor de decizie atât la diferite niveluri management şi la acelaşi nivel.

Tehnologia informației este un ansamblu de metode, producție și instrumente software-tehnologice combinate într-un lanț tehnologic care asigură colectarea, stocarea, prelucrarea, producerea și diseminarea informațiilor. Scopul tehnologiei informației este producerea de informații pentru analiza umană și luarea deciziilor pe baza acesteia pentru a efectua orice acțiune.


Distribuiți-vă munca pe rețelele sociale

Dacă acest job nu ți se potrivește, există o listă în partea de jos a paginii lucrări similare. De asemenea, puteți utiliza butonul de căutare


Conceptul de informaţie Termenul de informaţie este folosit în multe ştiinţe şi în multe domenii ale activităţii umane. Formarea informațiilor O persoană percepe date primare cu diverse simțuri, avem cinci dintre ele: viziune, auz, atingere, miros, gust, iar pe baza acestora, datele semantice semantice abstracte secundare pot fi construite de conștiință. Proprietățile informațiilor Conceptul de informație este folosit de mulți discipline științifice Are un numar mare de diverse proprietăți, dar fiecare disciplină acordă atenție acelor proprietăți...

ÎN ghid practic sunt luate în considerare probleme fundamentale organizarea muncii de birou de contabilitate a unei întreprinderi (organizație, instituție) de orice formă de proprietate. Materialul din manual este prezentat sistematic, pe baza documentelor tehnice de reglementare, metodologice și de reglementare actuale, inclusiv Instrucțiunile pentru munca de birou. Cartea se concentrează pe examinarea procedurii de lucru cu documentele contabile, precum și pe documentarea activităților departamentului de contabilitate. Secțiunea introductivă a cărții este dedicată organizării de la zero a activităților grupului de contabilitate. Cartea este destinată contabililor-șefi ai întreprinderilor, personalului de conducere și specialiștilor serviciilor și departamentelor financiare și economice, contabililor, specialiștilor în documente, precum și studenților de la specialitățile „Contabilitate” și „Management de birou” din instituțiile de învățământ și din cursurile de specialitate. .

Esența și caracteristicile muncii de birou confidențiale sunt dezvăluite. Probleme de documentare acoperite informații confidențiale, înregistrarea documentelor confidențiale, contabilitatea acestora, organizarea fluxului de documente confidențiale, clasificarea și sistematizarea documentelor confidențiale, asigurarea unui sistem de autorizare de acces și regim pentru informațiile confidențiale, pregătirea documentelor confidențiale pentru trecerea în arhivă și distrugere. Se face o analiză a actelor juridice moderne de reglementare în domeniul informaţiei acces limitatși informații confidențiale documentate: date personale; secrete oficiale, profesionale, comerciale; secretele producţiei etc. Pentru studenţii din învăţământul superior institutii de invatamant, studenți în domeniile de formare 032000 „Documentare și știință arhivistică”, 080500 „Management”, 090100 „ Securitatea informațiilor„, precum și specialitățile 032001 „Documentare și suport de documentare management", 080507 "Management organizație",...

Automatizarea activităților unei instituții de credit pe platforma 1C:Enterprise 8 ÎN manual Sunt luate în considerare principiile teoretice de construcție și aplicare a sistemelor bancare automatizate (ABS), evoluția și rolul acestora în activitățile organizațiilor moderne de credit. Manualul dezvăluie caracteristicile orientate pe computer tehnologii bancare, sunt dezvăluite principiile de organizare - contabilitate sintetică și analitică în mediul core banking, tehnologia de gestionare a numerarului, serviciul clienți la distanță. principii tehnologice organizarea managementului și raportării documentelor electronice. Prevederi teoretice sunt însoțite de exemple practice detaliate de implementare a tehnologiilor și principiilor descrise în sistem real automatizarea activităților bancare ABS „Credit Institution Management” pe platforma 1C:Enterprise 8, dezvoltată de compania Business IT (1C:Franchisee, Stavropol) (sistemul se achiziționează separat de la dezvoltator, platforma 1C:Enterprise este achiziționată de la compania „1C” și partenerii săi). Manualul prezintă...

Această carte este pentru cei care o folosesc deja în activitățile lor sisteme automatizate, și pentru cei care se gândesc doar să ducă controlul la un nou nivel cu ajutorul tehnologiilor moderne nivel de calitate. Publicația vorbește despre modul în care s-a dezvoltat munca la birou, de ce depind caracteristicile și caracteristicile sale specifice, ce acte legislative și reglementări definesc relațiile de afaceri moderne, precum și despre procesele, standardele și reglementările standard, tehnologii moderneîn domeniul managementului documentelor electronice. Capitole speciale sunt dedicate revizuirii produselor și soluțiilor de la companii furnizori de top piata ruseasca tehnologia Informatiei. Alegerea soluției nu poate fi limitată la funcționalitatea produsului, astfel că cartea prezintă întregul lanț proces tehnologic, inclusiv definirea criteriilor de selecție, metodologia de implementare și întreținere a sistemului, precum și analiza eficiență economică. Gestionarea electronică a documentelor- Nu este simplu...

Această publicație, scrisă de avocați și economiști, diferă de cele similare în primul rând prin faptul că, pe lângă mostrele de contracte de afaceri impecabile din punct de vedere juridic, conține comentarii juridice, de arbitraj și fiscale ample. Pentru contractele individuale, înregistrările contabile sunt furnizate pe baza noului Plan de conturi. Primul volum al cărții în două volume este consacrat procedurii de încheiere a contractelor, consecințelor declarării lor invalide, răspunderii pentru încălcarea acestora, precum și fluxului de documente care asigură încheierea, executarea și modificarea acestora. Un capitol separat este dedicat asigurării obligațiilor. În plus, în acest volum Sunt considerate contracte utilizate în activitățile economice ale întreprinderilor - contracte de cumpărare și vânzare, furnizare, troc, provizion plătit servicii, taxare, inchiriere, depozitare. Acordurile și misiunile comisiilor sunt discutate în detaliu. Fiecare capitol, pe lângă exemplele de contracte, conține comentarii juridice,...

Doriți să înțelegeți legislația care reglementează relația dintre angajat și angajator, să înțelegeți cum funcționează plățile în favoarea angajaților și sunt percepute taxe și fluxul de documente de bază? Comentând în detaliu legislația muncii și fiscală, autorul va explica cum să acționați în diverse situații de afaceri și să le documentați corect, cum să folosiți formulele date în carte pentru a calcula plățile în favoarea angajaților și a ține evidența fiscală, cum să protejați drepturile angajatului si ale angajatorului fara a incalca legea . Publicația va fi extrem de utilă contabililor, managerilor și angajaților departamentelor de resurse umane ale organizațiilor. Cartea va deveni și ea un asistent indispensabil profesori și studenți universitari, precum și studenți ai cursurilor speciale.

Această carte vă va ajuta să vă automatizați contabilitatea și fluxul de documente folosind programe standard pachet Microsoft Office 2010 - Excel și Word. Veți învăța cum să efectuați calcule financiare, să pregătiți formulare și declarații în Excel și să puteți automatiza completarea contractelor și a altor documente cât mai mult posibil prin schimbul de date între Word și Excel.

Manualul furnizează formulare și detalii ale principalelor tipuri de documente - documente bancare, contractuale, de personal, transport maritim și alte documente de gestiune, utilizate pe scară largă în practica activităților organizatorice și administrative ale organizațiilor comerciale. Cartea este destinată directorilor, managerilor și specialiștilor întreprinderilor mici și mijlocii.

Aveți în mâini o publicație neobișnuită care conține informații de bază în patru domenii necesare pentru munca de succes a unui contabil: bazele contabilității, contabilității, fiscalității, „1C: Contabilitate”. Puteți începe auto-pregătirea de la zero, deoarece cartea include o secțiune despre elementele de bază ale contabilității cu concepte cheie, categorii și tehnici de contabilitate. În secțiunea „Contabilitate”, metodele, înregistrările, exemplele și situațiile tipice din toate domeniile contabilității pentru organizațiile comerciale sunt prezentate într-o formă concisă și accesibilă. Secțiunea „Impozite” conține informații despre contribuabili, obiectele de impozitare, ratele de impozitare și procedurile de decontare pentru toate impozitele prevăzute de Codul Fiscal al Federației Ruse, ținând cont ultimele modificari. Pentru fiecare impozit dat exemplu practic calcul. Secțiunea „1C: Contabilitate” versiunea 8.1 oferă o descriere a principiilor de bază și a algoritmilor de acțiune în cei mai populari astăzi pentru contabili, manageri și...

Sunt descrise trei configurații ale sistemului 1C:Enterprise 8.1: „Contabilitatea întreprinderii”, „Gestionarea comerțului” și „Gestionarea salariilor și a personalului”. Operațiuni cu în numerar, contabilitatea bunurilor, produselor, serviciilor, contabilitatea mijloacelor fixe și a imobilizărilor necorporale. Sunt prezentate calculul plăților de impozite, contabilitatea finală și informațiile fiscale. Din perspectiva unui manager, manager, depozitar, se arată cum se formează o comandă pentru un furnizor și se înregistrează primirea mărfurilor, se urmărește progresul plății, se gestionează prețurile, se organizează Comert cu amanuntulși contabilizarea plăților cu carduri de plată și împrumuturi bancare. Din perspectiva unui contabil și specialist în resurse umane, se arată cum să întocmească și să mențină programele de lucru și vacanțe, să lucreze cu documente de personal, să creeze raportare fiscalăși să rezolve alte probleme legate de salarizare și contabilitatea personalului. A doua ediție reflectă schimbările în legislația fiscală, include o analiză a greșelilor tipice ale utilizatorilor începători,...

date acumulate pe baza evaluării operațiunilor efectuate de companie;

documente de reglementare(planuri, standarde, bugete etc.) care determină starea planificată a obiectului de gestiune.

Întrebarea 9. Biromatică

1. Caracteristicile și scopul automatizării de birou.

2. Componentele de bază ale automatizării de birou.

Tehnologia informatiei automate de birou - organizarea si sprijinirea proceselor de comunicareatât în ​​cadrul organizaţiei cât şi cu mediul externbazate pe rețele de calculatoare și alte mijloace moderne de transmitere și lucru cu informații.

Automatizari pentru birou concepute pentru a completa sistemul tradițional de comunicare a personalului existent (cu întâlnirile ei, apeluri telefoniceși comenzi). Cu ei partajarea ambele sisteme vor oferi

automatizarea rațională a muncii manageriale Și cea mai bună prevedere managerii de informatii.Birou automatizat:

suportă interncomunicații cu personalul;

oferă noi mijloace de comunicare cu mediul extern.

Tehnologii de automatizare de birou în special atractiv pentru

rezolvarea problemelor de grup. Acestea pot crește productivitatea secretarelor și a lucrătorilor de birou și le pot face față unei sarcini de lucru în creștere, dar beneficiul este secundar capacității de a utiliza automatizarea biroului ca instrument de rezolvare a problemelor.

În prezent, sunt cunoscute câteva zeci produse software pentru calculatoare și echipamente tehnice non-informatice, furnizarea tehnologiei de automatizare de birou:

procesor de cuvinte;

procesor de masă;

E-mail;

calendar electronic;

audiomail;

computer și teleconferințe;

text video;

stocarea imaginilor;

programe specializate pentru activități de management (întreținerea documentelor, monitorizarea executării comenzilor etc.).Mijloacele non-informatice sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă:

conferințe audio și video;

comunicare prin fax;

fotocopiatoare și alte echipamente de birou.

Componentă necesară Fiecare tehnologie este o bază de date. Într-un birou automatizat, ea se concentrează date despre sistemul de producție al companiei, cât şi în tehnologia de prelucrare a datelor la nivel operaţional. Informațiile din baza de date pot proveni și din mediul extern al companiei.

Informațiile din baza de date intră în intrarea aplicațiilor (programelor) de calculator, cum ar fi un procesor de text, un procesor de foi de calcul, e-mail, conferințe informatice etc.

Procesor de cuvinte este un tip de aplicație software concepută pentru crearea și procesarea documentelor text. Permite

adăugați sau eliminați cuvinte, mutați propoziții și paragrafe, setați format, manipulați elemente și moduri de text etc. Primirea regulată a scrisorilor și rapoartelor întocmite cu ajutorul unui procesor de text permite managerului să evalueze constant situația din companie.

E-mail(E-mail), bazat pe utilizarea în rețea a computerelor, permite utilizatorului primiți, stocați și trimiteți mesaje către partenerii dvs. de rețea. E-mailul poate oferi utilizatorului experiențe diferite, în funcție de software-ul utilizat. Pentru a face mesajul disponibil pentru toți utilizatorii de e-mail, acesta ar trebui să fie postat pe un buletin informatic al computerului. Când o companie decide să implementeze e-mailul, are două opțiuni::

cumpărați-vă propriul hardware și software și creați-vă propriul dvs retea locala calculatoare care implementează funcția de e-mail;

cumpărați un serviciu gata făcut pentru utilizarea e-mailului, care este furnizat periodic de organizații specializate în comunicare

taxa plătită.

Audiomail. Acesta este e-mail pentru trimiterea de mesaje prin voce. Este ca un e-mail, dar mesaj în loc să tastați pe tastatură transmis prin telefon. Poșta audio este implementată și online. Poșta electronică poate fi folosită cu succes pentru rezolvarea problemelor de grup. Principalul avantaj al audiomail față de e-mail este că Mai uşor - când îl utilizați, nu este necesar să introduceți date de la tastatură.

procesor de masă, ca și procesorul de text, este o componentă de bază a culturii informaționale a oricărui angajat și tehnologia de birou automatizată. Fără cunoașterea elementelor de bază ale tehnologiei de operare, este imposibil să o utilizați pe deplin. Calculator personalîn activitățile sale. Funcțiile mediilor software moderne de procesoare de masă

vă permit să efectuați numeroase operații asupra datelor prezentate sub formă de tabel. Combinând aceste operațiuni aspecte comune, putem evidenția

cele mai numeroase şi utilizate grupuri de operaţii tehnologice:

introducerea datelor atât de la tastatură, cât și din baze de date;

procesarea datelor(sortare, generare automată a totalurilor, copiere și transfer de date, diverse grupe de operații de calcul, agregare de date etc.);

ieșiți informații către formă tipărită, sub formă de fișiere importate în alte sisteme, direct în baza de date;

calitate decor forme tabelare prezentarea datelor;

versatil și de înaltă calitate prezentarea datelor sub formă de diagrame și grafice;

efectuarea de calcule inginerești, financiare, statistice;

efectuarea modelare matematicăși o serie de alte operațiuni auxiliare.

Orice mediu modern de foi de calcul are un mijloc de a trimite date prin rețea.

Calendar electronic oferă o altă oportunitate de a utiliza versiunea de rețea a computerului pentru stocarea și manipularea programului de lucru al managerilor și al altor angajați ai organizației. Hardware-ul și software-ul unui calendar electronic sunt pe deplin în concordanță cu componente similare ale e-mailului; în plus, software-ul pentru calendar este adesea o parte integrantă a software-ului de e-mail.

Conferințe pe computer folosirea rețelelor de computere pentru a face schimb de informații între membrii grupului, rezolvarea unei probleme specifice.

Cercul de oameni care au acces la această tehnologie este limitat. Numărul de participanți la o conferință pe computer poate fi de multe ori mai mare decât numărul de participanți la conferințe audio și video.

Teleconferintainclude trei tipuri de conferințe:

audio;

video;

calculator

Textul video se bazează pe utilizarea unui computer pentru a obține

afișarea textului și a datelor grafice pe ecranul monitorului. Pentru factorii de decizie existătrei posibilităţi de obţinere a informaţiilor sub formă de text video:

creați fișiere video text pe propriile computere;

încheie un acord cu o companie specializată pentru a obține acces la fișierele text video dezvoltate de aceasta;

încheie acorduri cu alte companii pentru a avea acces la fișierele lor video text.

Schimbul de cataloage și liste de prețuri este popular a produselor lor între companii în forma text video.

Stocarea imaginilor. Orice companie trebuie să stocheze un număr mare de documente pentru o perioadă lungă de timp. Stocarea lor chiar și sub formă de fișiere provoacă probleme serioase. De aceea a apărut ideea stocați nu documentul în sine, ci imaginea acestuia (imaginea),și stocate în formă digitală.

Stocarea imaginii (imagini) este o tehnologie de birou promițătoare care se bazează pe utilizare dispozitiv special– un detector optic de model care permite converti un document sau o imagine de film în vizualizare digitală Pentrudepozitare ulterioarăîn memorie externa calculator. Pentru stocarea imaginilor se folosesc discuri optice cu capacitati uriase.

Crearea acestei tehnologii a fost facilitată de apariția unei noi solutie tehnica– disc optic în combinație cu înregistrare digitală Imagini.

Întrebarea 10. Conferința audio și video în automatizarea biroului

1. Conferințe audio.

2. Videoconferinta.

3. Comunicare prin fax.

Conferințe audioutilizați comunicarea audio pentru a menține comunicațiile

între îndepărtată geografic angajații și departamentele companiei. Comunicații telefonice echipate cu dispozitive care permit participarea la o conversație cu mai mult de doi participanți, cele mai simple mijloace tehnice de implementare a conferințelor audio. Crearea unor astfel de conferințe nu necesită computer, implică utilizarea unei comunicări audio bidirecționale între participanții săi.

Utilizarea conferințelor audio facilitează luarea deciziilor, este ieftină și convenabilă. Eficacitatea conferinței audio crește atunci când sunt îndeplinite următoarele condiții::

angajatul care organizează conferința audio trebuie mai întâi să se asigure că părțile interesate pot participa la aceasta;

numărul participanților nu trebuie să fie prea mare pentru a menține discuția în cadrul problemei în discuție;

programul conferinței trebuie comunicat în prealabil participanților, de exemplu, prin fax;

Înainte de a vorbi, fiecare participant trebuie să se prezinte;

trebuie organizată înregistrarea conferinței și stocarea acesteia;

Înregistrarea conferinței trebuie să fie tipărită și trimisă tuturor participanților.

Din punct de vedere istoric, automatizarea a început în producție și apoi s-a răspândit la birou, inițial cu scopul doar de a automatiza munca de rutină de secretariat. Odată cu dezvoltarea tehnologiei comunicațiilor, automatizarea tehnologiilor de birou a devenit de interes pentru specialiști și manageri, care au văzut în ea o oportunitate de a crește productivitatea muncii lor.

La birou Următoarele sarcini includ: munca de birou, managementul, controlul managementului, crearea de rapoarte, căutarea, introducerea și actualizarea informațiilor, programarea, schimbul de informații între departamentele de birou, între birourile întreprinderii și întreprinderi.

Proceduri tipice efectuate în sarcinile enumerate mai sus:

  • procesarea informațiilor primite și trimise (citirea și răspunsul la scrisori, redactarea de rapoarte, circulare și alte documente, care pot include și desene și diagrame);
  • colectarea și analiza ulterioară a datelor (raportare anumite perioade timp pentru diferite departamente în conformitate cu diferite criterii de selecție);
  • stocarea informațiilor primite ( acces rapid la informare și căutarea datelor necesare).

Acest lucru necesită îndeplinirea următoarelor condiții: munca între interpreți trebuie să fie coordonată; circulația documentelor ar trebui optimizată pe cât posibil; ar trebui oferită posibilitatea interacțiunii între diviziile din cadrul întreprinderii și întreprinderile din cadrul asociației.

Automatizarea de birou (Fig. 1.7) nu are scopul de a înlocui sistemul tradițional de comunicare cu personalul existent (cu întâlnirile, apelurile telefonice și comenzile sale), ci doar să îl completeze. Ambele sisteme împreună vor asigura automatizarea rațională a muncii de management și cea mai bună furnizare de informații managerilor.

Un birou automatizat este atractiv pentru managerii de la toate nivelurile de management dintr-o companie nu doar pentru ca sustine comunicarea intra-firma intre personal, ci si pentru ca le ofera acestora noi mijloace de comunicare cu mediul extern.

Tehnologia informatică automatizată de birou- organizarea şi susţinerea proceselor de comunicare atât în ​​cadrul organizaţiei, cât şi cu mediul extern pe baza reţelelor de calculatoare şi a altor mijloace moderne de transmitere şi lucru cu informaţia.

Tehnologiile de automatizare de birou sunt folosite de manageri, specialiști, secretare și lucrători de birou. Ele vă permit să creșteți productivitatea muncii și vă permit să faceți față unui volum de muncă în creștere.

Cu toate acestea, acest beneficiu este secundar capacității de a utiliza automatizarea biroului ca instrument de rezolvare a problemelor. Îmbunătățirea deciziilor luate de manageri ca urmare a îmbunătățirii comunicării acestora poate asigura creșterea economică a companiei.


Sediu electronic este un complex software și hardware conceput pentru prelucrarea documentelor și automatizarea muncii utilizatorilor în sistemele de control.

ÎN alcătuirea biroului electronic include următorul hardware:

  • calculatoare, eventual conectate la o rețea;
  • dispozitive de imprimare;
  • mijloace de copiere a documentelor;
  • modem (dacă computerul este conectat la retea globala sau un computer la distanță geografică).

În plus, hardware-ul poate include

  • scanere folosite pentru intrare automată text și informatii grafice direct din documentele primare;
  • streamere concepute pentru a crea arhive pe minicasete pe bandă magnetică;
  • echipamente de proiectie pentru prezentari.

Principalele produse software oferind tehnologie automatizari pentru birou , sunt:

  • editor de text;
  • foaie de calcul;
  • Sistemul de gestionare a bazelor de date.

ÎN compoziție software de birou poate include, de asemenea:

  • program de analiza si programare;
  • program de prezentare;
  • editor grafic;
  • program de întreținere a modemului fax;
  • software de rețea: e-mail, computer și teleconferințe etc.;
  • programe de traducere;
  • programe specializate pentru activitati de management: mentinerea documentelor, monitorizarea executarii comenzilor etc.

Birou produse software utilizat atât independent, cât și ca parte a pachetelor integrate.

Mijloacele non-informatice sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă: conferințe audio și video, fax, copiator și alte echipamente de birou.

Bază de date. O componentă obligatorie a oricărei tehnologii este o bază de date. Într-un birou automatizat, baza de date concentrează datele despre activitățile companiei. Informațiile din baza de date pot proveni și din mediul extern al companiei. Specialiștii trebuie să fie competenți în operațiunile tehnologice de bază pentru a lucra într-un mediu de baze de date.

Exemplu. Baza de date colectează informații despre vânzările zilnice transmise de agenții de vânzări ai companiei către calculatorul principal, sau informații despre livrările săptămânale de materii prime.

Informațiile despre cursurile de schimb sau cotațiile de valori mobiliare, inclusiv acțiunile acestei companii, care sunt ajustate în baza de date corespunzătoare, pot fi primite zilnic prin e-mail de la bursă.

Informațiile din baza de date sunt introduse în aplicații (programe) informatice, cum ar fi procesoare de text, procesoare de foi de calcul, e-mail, conferințe informatice etc. Orice aplicație automată de computer de birou oferă lucrătorilor comunicare între ei și cu alte companii.

Procesor de cuvinte. Acesta este un tip de aplicație software concepută pentru crearea și procesarea documentelor text. Când documentul este gata, angajatul îl copiază în memoria externă, apoi îl imprimă și, dacă este necesar, îl transmite printr-o rețea de calculatoare. Astfel, managerul are la dispoziție aspect eficient comunicare scrisă. Primirea regulată a scrisorilor și rapoartelor întocmite cu ajutorul unui procesor de text permite managerului să evalueze constant situația din companie.

E-mail. Poșta electronică (E-mail), bazată pe utilizarea în rețea a computerelor, permite utilizatorului să primească,

stocați și trimiteți mesaje către partenerii dvs. de rețea. Aici are loc doar comunicarea unidirecțională. Această limitare, potrivit multor cercetători, nu este prea importantă, deoarece în cincizeci de cazuri din o sută, convorbirile telefonice oficiale vizează doar obținerea de informații. Pentru a asigura o comunicare bidirecțională, va trebui să trimiteți și să primiți în mod repetat mesaje prin e-mail sau să utilizați o altă metodă de comunicare.

E-mailul poate oferi utilizatorului experiențe diferite, în funcție de software-ul utilizat. Pentru ca mesajul trimis să fie disponibil pentru toți utilizatorii de e-mail, acesta trebuie plasat pe un buletin informatic al computerului; dacă doriți, puteți indica că aceasta este corespondență privată. De asemenea, puteți trimite articolul cu notificarea primirii lui de către destinatar.

Audiomail. Acesta este e-mail pentru trimiterea de mesaje prin voce. Este similar cu e-mailul, cu excepția faptului că, în loc să tastați un mesaj pe tastatura computerului, îl trimiteți prin telefon. Primești și mesaje trimise prin telefon.

Sistemul include un dispozitiv special pentru conversia semnalelor audio în cod digitalși invers, precum și un computer pentru stocarea mesajelor audio în formă digitală. Poșta audio este implementată și online.

Poșta electronică poate fi folosită cu succes pentru rezolvarea problemelor de grup. Pentru a face acest lucru, expeditorul mesajului trebuie să indice suplimentar lista persoanelor cărora le este destinat mesajul. Sistemul va apela periodic toți angajații specificati pentru a le trimite un mesaj.

Principalul avantaj al audiomail În comparație cu cel electronic, este mai simplu - atunci când îl utilizați, nu trebuie să introduceți date de la tastatură.

Procesor de masă. El, ca și procesorul de text, este o componentă de bază a culturii informaționale a oricărui angajat și tehnologia de birou automatizată. Fără cunoștințe despre tehnologia de bază de lucru în ea, este imposibil să utilizați pe deplin un computer personal în activitățile dvs. Funcțiile mediilor software moderne ale procesorului de foi de calcul vă permit să efectuați numeroase operații asupra datelor prezentate sub formă de tabel. Combinând aceste operații după caracteristici comune, putem identifica cele mai numeroase și utilizate grupuri de operații tehnologice:

introducerea datelor atât de la tastatură, cât și din baze de date;

prelucrarea datelor (sortare, generare automată a totalurilor, copiere și transfer de date, diverse grupe de operații de calcul etc.);

ieșirea informațiilor în formă tipărită, sub formă de fișiere importate în alte sisteme, direct în baza de date;

proiectarea de înaltă calitate a formularelor tabulare pentru prezentarea datelor;

prezentare multifațetă și de înaltă calitate a datelor sub formă de diagrame și grafice;

efectuarea de calcule inginerești, financiare, statistice;

efectuarea modelării matematice și a unui număr de alte operații auxiliare.

Orice mediu modern de foi de calcul are un mijloc de a trimite date prin rețea.

Calendar electronic. Oferă o altă oportunitate de a utiliza o versiune în rețea a unui computer pentru a stoca și a manipula programul de lucru. Managerul (sau secretarul său) stabilește data și ora unei întâlniri sau a unui alt eveniment, vede programul rezultat și face modificări folosind tastatura. Hardware-ul și software-ul calendarului electronic este pe deplin în concordanță cu componentele similare ale e-mailului.

În plus, software-ul de calendar este adesea o parte integrantă a software-ului de e-mail.

În plus, sistemul face posibilă accesarea calendarelor altor manageri. Poate coordona automat orele de întâlnire cu propriile programe.

Utilizarea unui calendar electronic se dovedește a fi deosebit de eficientă pentru managerii de la niveluri de conducere superioară, ale căror zile lucrătoare sunt programate cu mult timp înainte.

Conferințe informatice și teleconferințe. Conferința pe computer utilizează rețele de computere pentru a face schimb de informații între membrii grupului care rezolvă o problemă specifică. Numărul de participanți la o conferință pe computer poate fi de multe ori mai mare decât la conferințele audio și video.

În literatură puteți găsi adesea termenul de teleconferință. Teleconferința include trei tipuri de conferințe: audio, video și computer.

Stocarea imaginilor. Orice companie trebuie să stocheze un număr mare de documente pentru o perioadă lungă de timp. Numărul lor poate fi atât de mare încât stocarea lor chiar și sub formă de fișiere provoacă probleme serioase. Prin urmare, a apărut ideea de a nu stoca documentul în sine, ci imaginea (imaginea) acestuia și de a o stoca în formă digitală.

Stocarea imaginilor este promițătoare tehnologie de birouși se bazează pe utilizarea unui dispozitiv special - un dispozitiv de recunoaștere a modelului optic, care vă permite să convertiți imaginea unui document sau a unui film în formă digitală pentru stocare ulterioară în memoria externă a unui computer. Salvat în format digital imaginea poate fi afișată în ea în orice moment în formă reală pe ecran sau imprimantă. Pentru stocarea imaginilor se folosesc discuri optice cu capacitati uriase. Da, pe un de cinci inci disc optic pot fi înregistrate aproximativ 200 de mii de pagini.

Conferințe audio. Ei folosesc comunicațiile audio pentru a menține comunicațiile între angajații sau departamentele companiei la distanță geografică. Cel mai simplu mijloc tehnic de implementare a conferințelor audio este comunicarea telefonică, echipată cu dispozitive suplimentare care oferă posibilitatea de interacțiune între mai mult de doi participanți. Crearea conferințelor audio nu necesită un computer, ci implică doar utilizarea unei comunicări audio bidirecționale între participanții săi.

Videoconferinta. Sunt destinate acelorași scopuri ca și conferințele audio, dar folosind echipamente video. De asemenea, nu necesită computer. În timpul unei videoconferințe, participanții care se află la o distanță considerabilă unul de celălalt se pot vedea pe ei înșiși și pe alți participanți pe ecranul televizorului. Sunetul este transmis simultan cu imaginea televizorului.

Deși videoconferința poate reduce costurile de transport și de călătorie, majoritatea firmelor o folosesc din alte motive decât acestea. Aceste firme le văd ca pe o oportunitate de a implica un număr maxim de manageri și alți angajați îndepărtați geografic de sediul principal în rezolvarea problemelor.

Facsimil Această comunicare se bazează pe utilizarea unui aparat de fax care poate citi un document la un capăt al canalului de comunicare și poate reproduce imaginea acestuia la celălalt capăt.

Facsimilul contribuie la luarea deciziilor prin distribuirea rapidă și ușoară a documentelor membrilor unei echipe de rezolvare a problemelor, indiferent de locația lor geografică.