Principalele tipuri de fluxuri de informații într-o organizație. Lucrări de curs: fluxuri de informații și flux de documente în întreprindere. Managementul întreprinderii: Vizualizare sistem
Managementul informației se referă la organizarea și utilizarea sistemelor de suport informațional pentru procesele de producție și economice la o întreprindere. Se bazează pe o abordare sistemică care acoperă toate activitățile legate de planificarea și gestionarea proceselor menite să ofere întreprinderii informații relevante. Fiecare întreprindere trebuie să aibă propria strategie de integrare a suportului informațional pentru luarea deciziilor, determinată de datele pașapoartelor produsului, ciclul său de viață și tehnologia de fabricație, metoda aleasă de prelucrare a datelor, mijloacele de transmitere a informațiilor către clienți și parteneri și alți factori.
Importanța suportului informațional pentru procesul logistic este extrem de importantă. Subliniind importanța independentă a gestionării fluxurilor de informații și a resurselor pentru funcționarea eficientă a unei întreprinderi, mulți experți evidențiază logistica informațională specială.
Într-adevăr, în centrul unui flux de materiale gestionat eficient trebuie să existe un flux de informații gestionat eficient. Există trei opțiuni pentru interacțiunea fluxurilor materiale și informaționale, când informația precede, însoțește și explică fluxul material după trecerea acestuia.
Menținerea fluxului de informații înaintea materialului are ca scop eliminarea blocajelor din procesul de producție. Fluxul de informații înainte în sens opus conține, de regulă, informații despre ordin; fluxul de informații avansat în direcția înainte este mesaje preliminare despre sosirea viitoare a mărfurilor.
Însoțit, atunci când simultan cu fluxul de materiale există informații despre parametrii cantitativi și calitativi ai fluxului de materiale, vă permite să identificați rapid și corect articolele de inventar și să le direcționați către destinația lor.
Trecerea unui flux de informații cu un decalaj în urma celui material este de obicei permisă doar pentru evaluarea acestuia din urmă. Urmărind fluxul de materiale în sens invers, informațiile pot transmite rezultatele acceptării mărfurilor în ceea ce privește cantitatea și calitatea, diverse pretenții, confirmări, informații despre decontări reciproce etc.
Scopul suportului informațional în logistică este de a putea gestiona, controla și planifica în mod cuprinzător mișcarea materialelor și produselor. Acest lucru necesită un control complet al întregii mase de informații create și transmise. Problema înregistrării continue a rezultatelor funcționării sistemului devine din ce în ce mai presantă, ceea ce facilitează schimbări prompte atât în construcția, cât și în implementarea proceselor de producție și în distribuția produselor. Astăzi, acele companii care au succes sunt cele care sunt capabile să colecteze și să proceseze rapid informații fiabile (despre starea finanțelor și a depozitelor, mișcarea materialelor, prețurile concurenților etc.) și, după ce le analizează, să ia o singură decizie sau alta - pentru a nu rămâne în urmă și a juca înainte.
Transformarea parametrilor și a datelor în informații de control urmează anumite principii. Principalul este principiul cantității minime de informații necesare, care se bazează pe principiile universalizării și detalierii optime a informațiilor. Nu mai puțin important este principiul fiabilității informațiilor colectate. Gradul ridicat de aleatorie a evenimentelor emergente duce adesea la indicatori instabili cu caracter temporar, care pot avea, deși temporar, un impact semnificativ asupra valorii altor indicatori. Dinamica și variabilitatea aleatorie a producției moderne necesită respectarea principiului colectării constante a informațiilor de producție și comerciale.
Managementul fluxului de informații implică implementarea următoarelor funcții tipice de bază:
Filtrarea fluxului, de ex. prelucrarea selectivă a unor informații și documente și respingerea altora;
- acumularea de informații și stocarea datelor într-o matrice de informații;
- combinarea si separarea fluxurilor de informatii in structura sistemului informatic si in retelele de comunicatii;
- transportul fluxurilor de informatii;
- diverse transformări informaţionale elementare;
- prelucrarea informatiilor care vizeaza obtinerea de date legate de implementarea operatiunilor logistice.
Serviciile informaționale ale sistemului logistic trebuie să satisfacă anumite cerințe organizaționale.
Principalele includ următoarele:
A) serviciul sistematic, care se manifestă:
- în complexitatea tipurilor de servicii de informare, ținând cont de natura activităților consumatorilor și de sarcinile pe care le rezolvă în procesele logistice;
- în satisfacerea cuprinzătoare a nevoilor de informare care apar în rândul angajaților din sistemul logistic;
b) fiabilitatea serviciului, care presupune o astfel de furnizare de informații atunci când, în fiecare etapă a lucrării, consumatorul primește toate informațiile de care are nevoie la momentul potrivit și în forma cea mai convenabilă pentru el;
c) integralitatea serviciului, ceea ce presupune:
- acoperirea completă a lucrărilor efectuate de consumator;
- caracterul complet al livrării către un anumit consumator a informațiilor necesare selectate pentru acesta din fluxul de informații;
d) diferențierea serviciului, constând în faptul că fiecărui consumator i se furnizează individual informații care ajută la rezolvarea sarcinilor care îi sunt atribuite în procesul logistic.
Principalele componente ale componentei informaționale a logisticii sunt sistemele de prelucrare a informațiilor și transmiterea datelor logistice. Luarea deciziilor de management necesită nu numai disponibilitatea tehnologiei convenționale pentru generarea, colectarea și prelucrarea datelor, ci și crearea unei infrastructuri informaționale, de ex. crearea unui sistem de colectare și procesare a datelor în puncte predeterminate din lanțul de aprovizionare, schimb de informații între puncte și transfer de informații la diferite niveluri de management.
Varietatea și volumul mare de date colectate necesită, de asemenea, o abordare sistematică a procesării acestora. În lume, volumul unei largi varietati de informații transmise prin infrastructura informațională și de telecomunicații se dublează la fiecare 2-3 ani. Problema „supraîncărcării informaționale” se rezolvă astăzi prin extragerea din întreaga matrice de date a informațiilor necesare nevoilor utilizatorului prin utilizarea mijloacelor avansate de circulație, prelucrarea ulterioară și actualizarea în timp util a informațiilor. Tehnologiile moderne fac posibilă rezolvarea problemelor de comprimare a informațiilor interne și externe, utilizarea interfețelor viabile din punct de vedere comercial și transferul de cunoștințe partajate între unitățile organizaționale și partenerii de cooperare.
Dezvoltarea rapidă a rețelelor de sisteme locale cu o structură super regională și chiar internațională duce la abandonarea domeniilor clasice de lucru ale informaticii și la utilizarea pe scară largă a telecomunicațiilor. Crearea și funcționarea unei structuri de comunicare adecvate se numără printre sarcinile managementului informației, totuși, spre deosebire de înțelegerea general acceptată a managementului informației, în logistica informațională, fluxurile de informații între acțiuni (operațiuni) pentru coordonarea intra și inter-companie sunt în prim-plan.
Procesarea informațiilor logistice
Într-un sistem logistic, întregul proces de pregătire și de luare a deciziilor este în mare măsură un proces de procesare a fluxului de informații. Prelucrarea completă și la timp a informațiilor ar trebui să asigure o comunicare stabilă între procesele de aprovizionare, contabilizarea nevoilor de producție și satisfacerea comenzilor existente pentru. În aceste condiții, o lipsă de informare sau primirea promptă a acesteia poate duce la o întrerupere a furnizării unui anumit tip de resursă către o întreprindere, la întreruperi în procesul de producție și la scăderea calității serviciului clienți.
Gestionarea eficientă a fluxurilor de materiale este imposibilă în absența unui sistem informațional puternic care să ofere managerilor de la diferite niveluri informațiile necesare și fiabile pentru planificarea și monitorizarea funcționării sistemului logistic. Luarea deciziilor de management este de neconceput fără un schimb adecvat de informații între diversele niveluri de management, fără prezența unei structuri informaționale determinate de un sistem de fluxuri de informații atât între surse, cât și destinatari de sus în jos (managementul proceselor), de jos în sus (procesul). control) și între departamente paralele cu diferite scopuri funcționale.
În mod ideal, sistemul informațional joacă rolul unui „sistem nervos central”, care leagă între ele planul de producție, logistica și planul de vânzări și asigură managementul integrat al fluxurilor de materiale și informații care circulă în sistemul logistic.
Sistemul informatic corporativ de astăzi asigură managementul optim al producției, inventarului, vehiculelor, calității produselor, sortării și ambalării, eliminarea timpilor de nefuncționare, întreținerea producției etc. Ea nu numai că planifică producția folosind metode îmbunătățite, monitorizează implementarea planului de lucru, întocmește hărți tehnologice, gestionează finanțele și resursele de muncă, dar realizează și o serie de funcții „non-producție”. Acestea includ controlul serviciului post-vânzare, distribuția produselor finite și marketingul.
Trebuie avut în vedere faptul că realizarea unui sistem informațional corporativ presupune costuri semnificative, a căror justificare depinde de o identificare clară a nevoilor de informații ale logisticii.
Procesul de identificare a nevoilor de informații poate fi reprezentat ca un „compromis” între costurile de obținere a informațiilor relevante și beneficiul din reducerea riscului care este oferit de disponibilitatea acestor informații. Întrebările despre cantitatea de informații stocate într-un sistem informațional, viteza de transmitere, procesare etc. se rezolvă în mod similar.
În același timp, la crearea unui sistem informațional, trebuie să se țină cont de faptul că nevoia de cantitate și calitate a informațiilor la diferite niveluri ale structurii ierarhice de management nu este aceeași. Aceasta înseamnă că sistemul informațional trebuie să furnizeze fiecărui nivel ierarhic informațiile necesare pentru a lua o decizie la acel nivel particular.
Sistemele informatice moderne sunt în esență rezultatul dezvoltării evolutive a sistemelor automate de management al întreprinderii. Noile condiții economice au dus la schimbări în sarcinile managementului întreprinderii. Ca urmare, au apărut noi cerințe pentru sistemele informatice automatizate.
Un sistem informatic modern este utilizat pentru logistica integrată și managementul producției, asigurând procese de afaceri raționale.
Tehnologiile informaționale moderne oferă trei avantaje. Aceasta este o reducere a costurilor prin optimizarea proceselor de afaceri, inclusiv „comprimarea” acestora în timp, onorarea garantată a comenzilor în volumul necesar și la timp, asigurarea calității produsului prin calitatea tehnologiilor de producție și management.
Introducerea unui sistem automat de management al întreprinderii vă permite să creșteți vânzările cu cel puțin 15%, iar efectul economic al reducerii pierderilor plătește toate costurile sistemului în 1-2 trimestre de la începerea funcționării complete. În același timp, pierderile operaționale sau pierderile de profit sunt reduse cu 80-90%, iar pierderile strategice cu 60-90%.
De exemplu, studiile arată că efectul global al implementării sistemului prin reducerea pierderilor în procesul de vânzare este de cel puțin 2% din vânzări. Acest lucru se datorează în primul rând minimizării pierderilor care sunt cauzate de întreruperile livrărilor de produse din cauza eșecurilor și erorilor în planificarea aprovizionării, informații incomplete sau pierdute, din cauza vitezei reduse de procesare a aplicațiilor, flexibilității reduse în luarea în considerare a nevoilor clienților etc. . Aproape aceeași cifră se obține la calcularea efectului economic al reducerii pierderilor în domeniul gestiunii stocurilor. Sistemul vă permite să primiți, în modul de monitorizare, informații despre starea unei anumite resurse materiale în orice locație de depozitare în conformitate cu toate documentele externe și interne privind deplasarea acesteia, ceea ce vă permite să asigurați un mod continuu de inventariere.
Sistemul informatic trebuie sa asigure inregistrarea, stocarea si prelucrarea tuturor informatiilor esentiale pentru luarea deciziilor de management.
1. Obiectul de lucru al logisticii informaționale este fluxul de informații.
Fluxul de informații - Acest totalitate care circulă în cadrul sistemului logistic, între acesta și mediul extern mesaje, necesare conducerii si controlului operatiunilor logistice.
Organizarea fluxurilor de informații este o afacere costisitoare. Sunt cheltuite sume mari de bani pentru formarea, transmiterea, recepția, stocarea și analiza acestora.
Fluxurile de informații circulă în spațiul informațional. Este vast și acoperă practic întregul glob și partea explorată a spațiului. Utilizarea acestui spațiu nu este o chestiune simplă, ea necesită decizii interstatale privind utilizarea comunicațiilor de comunicații pe teritoriul fiecărei țări - rute de transport (cai ferate, apă, aer), comunicații spațiale, linii telegrafice și radioreleu etc. aceste comunicări (de exemplu, livrarea corespondenței către Franța prin teritoriul Lituaniei, Poloniei și Germaniei) este o afacere costisitoare.
Crearea și menținerea în stare corespunzătoare a bazei materiale și tehnice care asigură circulația fluxurilor informaționale este un proces intensiv și îndelungat de capital.
Mesaje. componente ale fluxurilor informaţionale. efectuate pe diferite medii.
→ documente tradiționale pe hârtie;
→ documente electronice (magnetice și hârtie - bandă perforată, carduri perforate);
→ oral:,
→ telefon;
→ vorbire (comunicare fără telefon).
În logistică se disting următoarele: tipuri de fluxuri de informații în funcție de:
→ în funcție de tipul de sisteme conectate prin flux:
orizontală(fluxuri de informații care acoperă mesajele între partenerii în relațiile economice un nivel de management:întreprinderi-furnizori și întreprinderi-consumatori de resurse materiale sau între aceștia și intermediarii acestora în procesul de circulație a mărfurilor);
vertical(fluxurile de informații care acoperă mesaje care vin de sus de la autoritățile de management până la unitățile din sistemul logistic subordonate acestora: de la holding până la filiale etc.);
→ locuri de trecere:
extern(informația curge înăuntru mediu, externîn raport cu La sistem logistic. Astfel, fluxurile orizontale de informații ale mesajelor de la întreprinderile partenere (alte sisteme logistice) sunt externe în raport cu La partenerului căruia îi sunt trimise și care le va primi);
interior(fluxuri de informații - mesaje, circuland într-un singur sistem logistic(întreprinderi, centre angro etc.). Pentru subsistemele logistice, fluxurile de mesaje din cadrul subsistemului sunt interne, mesajele rămase pentru porecle sunt externe);
→ directii in legatura cu sistemul logistic:
intrare(fluxurile de informații sunt mesajele primiteîn sistemul logistic sau în unul dintre subsistemele acestuia);
zi libera(fluxuri de informații - mesajele care ies dincolo de limitele unui sistem logistic sau ale unuia dintre subsistemele acestuia);
→ urgenţă
comun;
urgent (marca corespunzătoare „urgent” este indicată pe suportul de stocare și servește ca indicator al urgenței mesajului);
foarte urgent - „fulger” (marca corespunzătoare „urgent”, „fulger” este indicată pe suportul de informații și servește ca un indicator al urgenței mesajului);
→ confidențialitate (secret):
comun;
→ importanță pentru fluxurile de informații ale mesajelor poștale
simplu;
înregistrat (acceptat cu înregistrarea, cu eliberarea unei chitanțe către expeditor despre acceptarea lor, predat destinatarului împotriva semnăturii. Organizațiile de comunicare monitorizează oportunitatea livrării lor mai pe deplin decât simplele mesaje);
valoroase (au un preț de compensare, pe care, în cazul pierderii lor, organizațiile de comunicare îl plătesc expeditorului mesajului);
→ viteze de transmisie:
tradiționale (mesaje poștale);
rapid (fax, e-mail, telegraf, teletip, telefon);
→ domeniul de aplicare (în funcție de aceasta, metoda de trimitere a mesajelor, costurile de trimitere a acestora, ordinea de execuție, limba mesajului și alte caracteristici de pregătire și trimitere a mesajelor variază):
local;
non rezident;
îndepărtat;
internaţional.
Un rol important în rândul fluxurilor de informații îl joacă mesajele cu caracter documentar, care sunt cel mai adesea întocmite pe hârtie într-o anumită formă, completate în modul prescris și certificate de semnăturile și sigiliul expeditorului mesajului. Astfel de mesaje se numesc documentare.
2 Fluxul de informații este caracterizat de următorii indicatori. Cum:
→ sursa de origine;
→ direcția curgerii;
→ viteza de transmisie si receptie;
→ intensitatea fluxului etc.
Fluxurile de informații sunt caracterizate folosind următoarele evaluări.
→ după sursa de apariție;
→ direcţie;
→ volum;
→ periodicitate;
→ procedura de aprobare;
→ procedura de aprobare;
→ perioade de valabilitate;
→ ordine de depozitare etc.
Originile mesajele pot varia de la participanții din lanțurile de aprovizionare și organizațiile conexe, ale căror mesaje afectează mișcarea, organizarea și acceptarea fluxurilor. Acestea sunt rapoartele, de exemplu, de la comisia de inundații despre eșecul podului și distrugerea acestuia, care a făcut imposibilă trecerea peste el și a impus deplasarea pe o altă rută.
Către fluxurile de informații pot fi orizontale (înainte și înapoi) și verticale (de sus în jos și înapoi). Orizontală se referă la comunicările dintre participanții la procesul logistic de același nivel - parteneri egali. Fluxurile verticale de informații circulă între diferite niveluri de conducere: superior - management și inferior - subordonat. Acestea sunt, de exemplu, mesajele de la conducerea întreprinderii către managerii de magazine și răspunsurile la acestea.
Direcția fluxului de informații este interpretată și în alt mod: direct și indirect. Trimitere directă către un partener (manager) sau alt destinatar - pentru a îndeplini cerințele conținute în mesaj. Direcția indirectă a fluxului de informații - trimiterea de copii ale mesajelor pentru informare, familiarizarea cu această problemă, fără a participa la soluționarea acesteia.
Există o a treia opțiune pentru definirea conceptului de direcție a fluxului de informații - luând în considerare destinatarul geografic sau teritorial al destinației sale: spre Nordul Îndepărtat, Orientul Îndepărtat, Ucraina și alte țări, sau o regiune (margine), oraș sau destinația populată a mesajului.
Volumul fluxurilor de informații luate în considerare în mai multe moduri. Una dintre ele este luarea în considerare a mărimii fluxului prin numărul de: documente; foi într-un flux; pagini într-un flux; teancuri de documente. Această metodă este utilizată pentru a determina volumul fluxurilor mari de informații.
A doua metodă de contabilizare a volumului fluxurilor de informații este utilizată pentru fluxurile mici. Cu acesta, volumul fluxului este determinat de numărul de linii din document - linii de document sau de numărul de cuvinte din mesaj - telegrame.
A treia metodă - ținând cont de numărul de caractere dintr-un mesaj - este estimată în sistemele informatice în unități speciale de măsură pentru a ține cont de nevoia de medii magnetice, de plasare în memorie PC și in alte cazuri.
Frecvența fluxurilor de informații caracterizează frecvenţa formării lor. În logistică, multe fluxuri de informații sunt o singură dată, nu se repetă și sunt create o dată pentru fiecare flux de material, în paralel cu acesta, puțin mai devreme sau puțin mai târziu. Dar unele fluxuri de informații din logistică sunt procesate o dată pe lună, trimestrial și cu alte frecvențe. Aceasta este, de exemplu, raportarea asupra mișcării resurselor materiale.
Fluxurile informaţionale cu caracter documentar trec printr-un anumit procedura de aprobare. Astfel, mesajele planificate la întreprinderi sunt coordonate cu managerii de magazine și membrii conducerii întreprinderii. Pentru fiecare document, se stabilesc, de obicei, anumite reguli pentru a conveni asupra conținutului său proiectat.
Fiecare mesaj documentar al fluxului de informații aprobat (semnat) de anumite persoane: director general, director executiv, adjuncții acestora etc. Fără semnătura corespunzătoare, documentul nu are vigoare.
Unele documente au valabilitate, dincolo de care devin invalide. Acestea sunt licențe, cote, dreptul la un loc într-un vehicul, niște avizuri O posibilitatea de a comanda, dreptul de a revendica marfa furata, etc. Astfel de documente pot fi folosite doar in perioada de valabilitate a acestora.
Dar majoritatea fluxurilor de informații nu se aplică unor astfel de documente și reprezintă mesaje de notificare necesare pentru gestionarea fluxurilor de materiale: ele dezvăluie caracteristicile acestor fluxuri și starea deplasării lor către o anumită locație de livrare.
Diverse și ordinea de depozitare mesajele transmise în fluxuri de informații. Unele mesaje sunt colectate în pachete separate, altele sunt stocate pe suport magnetic și sub alte forme.
Perioada de stocare a informațiilor variază: unul, doi ani, cinci ani, permanent (pentru totdeauna), etc.
3. Puteți controla fluxul de informații 1.
→ schimbarea direcției de curgere;
→ limitarea vitezei de transmisie la viteza de recepție corespunzătoare;
→ limitarea volumului debitului la capacitatea unui nod individual sau a unei secțiuni de cale.
4. Fluxurile de informații în logistică se formează în conformitate cu fluxurile de materiale. Se crede că fiecărui flux de material îi corespunde un flux de informații. O astfel de corespondență nu este întotdeauna izomorfă (completă).
Adesea, fluxurile de informații și materiale au loc în intervale de timp diferite. Astfel, un flux de materiale poate ajunge într-o anumită locație, dar documentele pentru acesta pot să nu fie încă livrate aici. Apoi se ia în considerare fluxul de material livrari nefacturate, este acceptat de destinatar pentru păstrare și abia apoi, după sosirea documentelor, se verifică conformitatea materialelor sosite cu aceste documente.
Poate fi și invers: documentele pentru marfă au ajuns la destinație, dar fluxul de materiale este încă pe drum. Astfel de documente sunt înregistrate ca bază pentru contabilizarea „stocurilor în tranzit” și după sosirea mărfii sunt verificate cu compoziția și volumul acesteia.
Opțiunea preferată este de a avansa fluxurile de informații în comparație cu mișcarea fluxurilor de materiale. Acest lucru vă permite să fiți mai bine pregătiți. La acceptarea mărfurilor. De fapt, fluxurile de informații nu sunt întotdeauna înainte.
Fluxurile de informații trebuie să fie adecvate fluxurilor de materiale în ceea ce privește caracteristicile acestor fluxuri. Dar o astfel de corespondență nu există întotdeauna: în unele cazuri se întocmesc documente care sunt comune mai multor consumatori destinatari, iar apoi reflectă informații, dintre care unele sunt redundante pentru fiecare destinatar individual al acestor resurse.
Fluxul de informații este un ansamblu de mesaje care circulă în sistemul organizaţiei necesare managementului şi controlului. Fluxul de informații poate exista sub formă de documente pe hârtie și electronice.
Tipuri de fluxuri de informații
O întreprindere modernă este pătrunsă în întregime de fluxuri de materiale, adică mișcarea resurselor materiale, lucrări în curs și produse finite.
Fluxurile de informații într-o întreprindere modernă sunt generate de fluxuri materiale și reprezintă fluxuri de mesaje sub formă verbală, documentată și alte forme între legăturile structurii organizaționale a companiei și între companie și mediul extern. În forma cea mai generală putem distinge:
1. Bloc logistic.
2. Bloc strategic.
3. Bloc financiar.
Să luăm în considerare conținutul aproximativ al fluxurilor de informații. În primul rând, să desemnăm modelul informațional al uneia dintre domeniile importante ale activității întreprinderii - blocul logistic (Figura 2.4).
Figura 2.4 - Modelul informațional al procesului de management al achizițiilor
Conform cercetărilor moderne, modelul informațional al procesului de management al achizițiilor este considerat a fi format din mai multe componente.
Primul bloc- informatii primite:
1. „Date de inventar” - o bază de date a rezervelor disponibile.
2. „Solicitari de la întreprinderi” - cereri de aprovizionare depuse.
3. „Volum planificat de producție, servicii” - program de producție.
4. „Informații despre sursele de aprovizionare” - directoare, baze de date și alte surse de informații despre furnizori.
5. „Informații privind evoluția executării unei comenzi, contract” - informații furnizate privind evoluția executării contractelor încheiate de furnizare de produse.
6. „Produse furnizate” - produse furnizate conform contractului.
Al doilea bloc- informații de ieșire:
1. „Cereri respinse” - cereri ale departamentelor respinse din diverse motive (nefondate, imposibilitate de implementare, refuzul furnizorilor etc.).
2. „Contracte, acorduri” - contracte de furnizare încheiate.
3. „Documente financiare” - documentație financiară pentru contractele încheiate (facturi în avans, facturi de plătit).
4. „Marfa către depozit” - primirea mărfurilor care au trecut controlul de intrare în depozit.
5. „Retur de mărfuri” - returnarea bunurilor de calitate scăzută sau a bunurilor care nu sunt conforme cu contractul către furnizor.
6. „Date actualizate despre rezerve” - informații actualizate despre rezerve din baza de date.
Bloc de control include:
1. „Standarde de aprovizionare” - standarde stabilite pentru consumul de materiale (cărți de referință, manuale etc.).
2. „Condiții de achiziție acceptabile” - condiții de livrare acceptabile (cost, timp etc.).
3. „Acorduri pe termen lung” - acorduri pe termen lung stabilite, parteneriate și alte condiții de furnizare stabilite.
4. „Standarde de calitate” - standarde de calitate stabilite.
Diviziile care lucrează cu aceste fluxuri de informații sunt, de asemenea, prezentate în Figura 2.5. Acestea sunt „Departamentul Logistică”, „Departamentul de planificare și economie” („Departamentul de planificare”), „Contabilitatea” și „Depozitul”; în plus, unitățile de comandă care depun cereri de aprovizionare („Producție” și altele).
Fluxurile de informații sunt un set de mesaje care reflectă în mod obiectiv dezvoltarea proceselor de afaceri care sunt transmise prin canalele de comunicare pentru management. Fluxurile pot fi Drept(de la subsistemul de control la subsistemul controlat) și verso(de la subsistem de control la subsistem de control).
Valoarea informației este determinată de un indicator probabilistic complex în timpul P(t) în funcție de probabilitățile de primire la timp a informațiilor P c, de caracterul complet P p și de fiabilitatea P:
Astfel, este necesar să se asigure primirea la timp a informațiilor utile în volum suficient. Acest lucru va asigura luarea rapidă și eficientă a deciziilor.
Dilema de luare a deciziilor implică în mod tradițional două constrângeri.
Pe de o parte, informațiile culese rapid în cantități insuficiente duce la luarea unei decizii care este departe de a fi rațională, chiar eronată.
Pe de altă parte, colectarea informațiilor pentru prea mult timp poate duce la o scădere a relevanței însuși faptului de a lua o decizie (până la o pierdere completă a relevanței).
De o importanță cheie este utilitatea (relevanța) fluxurilor de informații partajate de caracteristicile cheie prezentate în Fig. 22.1.
Orez. 22.1. Clasificarea fluxurilor de informații
Creșterea volumelor de fluxuri de informații joacă un rol contradictoriu. Pe de o parte, cu cât volumul de informații este mai mare, cu atât este mai mare posibilitatea de a găsi o parte utilă a acesteia pentru luarea unei decizii. Pe de altă parte, conform studiilor statistice, o creștere de două ori a volumului de informații (adică o creștere de 100%) este însoțită de o creștere a părții sale utile cu cel mult 20%. Aceasta înseamnă că 80% din informațiile suplimentare nu sunt utile. În aceste condiții, căutarea unor algoritmi eficienți pentru izolarea părții utile a informațiilor din fluxul general de informații pentru luarea deciziilor raționale de management este de mare importanță.
O întreprindere de producție, dacă o considerăm din punct de vedere al managementului, este formată din două subsisteme, managerul și gestionat, sau subiectul și obiectul managementului, interconectate prin canale de transmitere a informațiilor. Un obiect de control poate fi considerat convențional ca un sistem care transformă resurse, a căror intrare este materiile prime, materialele, forța de muncă etc., iar rezultatul este produsele de producție. Conexiunile informaționale ale sistemului de producție cu mediul extern pot fi reprezentate prin două canale de intrare și unul de ieșire.
Unul dintre canalele de informare de intrare primește informații de la structuri externe care determină condițiile de funcționare ale întreprinderii, luând în considerare planurile de producție și activitatea economică, precum și standardele de utilizare a resurselor. Totalitatea acestor informații determină condițiile și influențează tehnologia pentru atingerea scopurilor organizației.
A doua informație de intrare reprezintă influențe perturbatoare venite din mediul extern. Un exemplu de factori deranjanți sunt încălcările termenului de livrare a materiilor prime și bunurilor, scăderea calității acestora, modificările condițiilor de vânzare a produselor, încălcarea obligațiilor contractuale de către întreprinderile afiliate etc. Pe lângă factorii de perturbare indicați vin din mediul extern întreprinderii pot apărea influenţe perturbatoare similare în cadrul întreprinderii însăşi.sisteme de producţie. De exemplu, defecțiuni ale echipamentelor, încălcări accidentale ale condițiilor tehnologice, îmbolnăviri ale angajaților întreprinderii etc.
Ieșirea informațională a unui sistem de producție este un canal de transmitere a informațiilor către organizații externe, de exemplu, o asociație sau un minister, care include o întreprindere dată sau autorități fiscale etc. În orice sistem de management, subiectul și obiectul managementului sunt conectate prin canale de informare prin care acțiunile de control și informații despre starea obiectului de control.
Organismul de management al întreprinderii în versiunea clasică cu trei niveluri este format din trei straturi. Fluxurile de informații circulă în interiorul și în afara acestor straturi. De sus în jos - acțiuni de control, de jos în sus - informații de feedback, orizontal - schimb de informații între obiecte interne de același nivel, precum și între obiecte interne și externe.
Mecanismul de management în sine include personal de management, rețele de calculatoare, resurse financiare, informaționale și alte resurse. Sarcina managementului producției se rezumă la gestionarea rațională a fluxurilor de resurse (materiale, energetice, financiare, informaționale etc.).
Condițiile moderne se caracterizează printr-o creștere semnificativă a numărului de fluxuri de informații în cadrul unei organizații datorită expansiunii și complexității constante a structurii acestora. Creșterea eficienței gestionării fluxurilor de informații într-o organizație în condiții economice moderne este foarte importantă, deoarece afectează direct productivitatea atât a angajaților, cât și a organizației în ansamblu.
Un număr mare de comunicări individuale specifice implementate sunt combinate și creează fluxuri de informații ale organizației. Fluxul de informații se referă la mișcarea direcționată a datelor de la surse până la consumatori. Reglementarea datelor în fluxurile informaționale urmărește eliminarea repetarea datelor, reducerea căilor de date, aplicarea configurațiilor de transmisie adecvate și garantarea unui schimb optim de date în organizație.
Baza pentru fluxurile de date de înaltă calitate este considerată a fi implementarea condițiilor pentru selectarea unei forme adecvate de transmitere a datelor și selectarea proceselor tehnologice adecvate pentru transmiterea informațiilor. Managementul eficient al fluxurilor de informații în practică poate fi considerat un factor important pentru succesul în atingerea obiectivelor importante pentru organizații. Dar în acest moment nu există o abordare generală a reglementării fluxurilor de informații.
Se poate forma următoarea tipologie de fluxuri de informații:
1 În funcție de viteza de codificare și transmitere a notificării:
a) rapid;
b) lent;
2 După scop
a) public;
b) speciale;
c) secret;
3 După valoare
un plin;
b) util;
c) relevante;
d) învechit;
a) unidirecțional;
c) ramificat;
5 În funcție de partea de origine
a) fluxurile create de expeditorul de informații;
b) fluxuri aparute pe cheltuiala destinatarului informatiilor;
6 După zona funcțională
a) depozit;
b) financiar;
c) personalul;
d) marketing;
e) tehnologice;
e) administrativ
Un rol deosebit în sistemul de management al unei organizații îl au „barierele” în calea formării și aplicării efective a fluxurilor de informații.
„Barierele” în calea formării și aplicării fluxurilor de informații reprezintă un obstacol care împiedică cel mai bun flux al proceselor informaționale (colectare, prelucrare, acumulare, stocare, căutare, distribuire și diseminare a datelor) într-o organizație. Caracteristicile „barierelor” sunt prezentate în Figura 1. Există o serie de „bariere” în calea circulației fluxurilor de informații care împiedică în mod semnificativ fluxul de date semnificative către șeful organizației. Astfel de „bariere” sunt pe deplin caracteristice organizațiilor de producție.
Figura 1. Caracteristicile „barierelor”
1 Coordonare-imperfecțiune structurală
4 Metode de prelucrare a fluxurilor de informații
5 Setări clasice eficiente ale administrației pentru angajații săi
6 Opoziție de la nivelul mijlociu
Dar luând în considerare particularitățile mediului economic modern, rolul tehnologiilor informației și comunicațiilor, dezvoltarea economiei digitale etc. De asemenea, este necesar să se evidențieze următoarele bariere specifice și semnificative:
1 Bariera infrastructurală constă în funcționarea contradictorie a rețelei informaționale care furnizează factorilor de decizie de management noi informații despre starea de fapt în organizație;
2 Dezechilibru între interesele conducerii și interesele angajaților în procesul de implementare a deciziilor managementului;
3 Bariera tehnică - pierderea și denaturarea informațiilor comerciale din cauza defecțiunilor sau utilizării insuficiente a echipamentelor necesare;
4 Bariera tehnologică - pierderea și denaturarea informațiilor de afaceri din cauza neutilizarii tehnologiilor necesare de procesare a informațiilor.
Figura 2 arată locația „barierelor” în organizație.
Figura 2. Tipuri de fluxuri de informații și „bariere” asociate formării acestora
În Figura 2, poate apărea un dezechilibru de interese între CEO și echipa de vânzări. Pot apărea neînțelegeri între departamentul de contabilitate și bancă, departamentul de vânzări și depozit. Bariere tehnice pot apărea în orice departament al unei organizații. Pentru a depăși „bariera” tehnică, puteți utiliza instrumente precum instruirea suplimentară pentru angajați pentru a lucra cu tehnologiile informaționale existente (dacă software-ul disponibil nu este utilizat în întregime); Efectuați întreținerea preventivă suplimentară a echipamentelor pentru a evita defecțiunile operaționale. Dezechilibrul dintre interesele managementului și interesele angajaților poate fi rezolvat prin desfășurarea de seminarii corporative suplimentare, traininguri; lucrul cu un psiholog corporativ poate ajuta, de asemenea, la rezolvarea neînțelegerilor dintre părți. Managerii superiori trebuie să fie capabili să transmită corect angajaților ceea ce li se cere, ce obiective urmărește organizația atunci când iau decizii cu privire la o anumită problemă.
„Barierele” de mai sus sunt legate în mare măsură de managementul organizației și aparțin circumstanțelor interne. Astfel, este posibil să evidențiem că rezultatul favorabil al activităților managerului depinde de datele furnizate la timp, pe care le utilizează în scopul planificării, analizei, controlului și implementării managementului și adoptării la timp a deciziilor de management.
Una dintre modalitățile principale și eficiente de a dezvolta o organizație este crearea unui sistem informațional destul de convenabil care să faciliteze adoptarea unor decizii de management prompte și de încredere. O componentă a unei astfel de dezvoltări poate fi pe deplin identificarea „barierelor” informaționale, precum și lucrul asupra acestora, pentru a reduce impactul acestora asupra calității activităților organizației. În acest sens, o componentă semnificativă a transformării sistemului de management al organizației poate fi considerată restructurarea acestuia și formarea administrației electronice. Restructurarea sistemului de management al unei organizații este o schimbare a sistemului de management al organizației folosind cele mai noi tehnologii informaționale pentru a crește productivitatea fluxurilor de informații. Scopul fundamental al restructurării sistemului de management este formarea administrării electronice a organizației. Teoria biroului electronic joacă un rol semnificativ în lucrările moderne de informatică economică. Se bazează pe ideile de integrare flexibilă a tehnologiilor avansate de procesare în activitățile birourilor clasice (organisme de conducere organizațională). Scopul final al implementării conceptului de birou electronic este reducerea la minimum a pierderilor intra-organizaționale în procesul de management prin trecerea de la depunerea documentelor clasice (pe hârtie) la omologii lor electronici.
Astfel, în cursul utilizării celor mai noi tehnologii informaționale pentru a forma un sediu electronic al unei organizații, este necesar să ne concentrăm pe rezolvarea a două probleme: mutarea fluxurilor de informații în sistemul de management al organizației, selectarea și depășirea „barierelor” standard în calea acestora. dezvoltarea și aplicarea eficientă în sistemul de management al organizației. Acordând atenție principalelor caracteristici ale fluxurilor de informații, managerul poate conta pe creșterea productivității transmiterii datelor în organizație. În acest caz, fluxurile de informații dobândesc abilități de formare a sistemului. Orice sarcină locală de îmbunătățire a performanței transmisiei de date, pe măsură ce este rezolvată, va fi proporțională cu munca în mediul extern.
Cea mai importantă parte a activităților organizației este dezvoltarea unui sistem de metode (instrumente) pentru gestionarea sau depășirea (eliminarea) „barierelor” asociate cu formarea și gestionarea fluxurilor de informații, de la eliminarea „barierelor” sau gestionarea eficientă a acestora. afectează direct luarea deciziilor de management, care la rândul său influențează competitivitatea și performanța organizației.
Bibliografie:
- Panasyuk A.Yu. Comunicarea managementului. Sfaturi practice. / A. Yu. Panasyuk. – M.: Economie, 2014. – 112 p.
- Plotnikov M.V. Comunicații eficiente în organizații. [Resursa electronica] – URL: http://www.elitarium.ru/2008/11/26/kommunikacii_organizacija.html (data acces 20.04.2018).
- Pugachev V.P. Managementul personalului unei organizații: manual. pentru universități / V. P. Pugaciov. – M.: Aspect Press, 2015. – 279 p.
- Rozhdestvenskaya N. Comunicare de management / N. Rozhdestvenskaya // Educație publică. – 2016. - Nr 1. – P. 94-105.
