Thực đơn
trang chủLỗi

Cách chuyển bản vẽ từ excel sang word. Hướng dẫn chuyển dữ liệu dạng bảng Excel sang Word

Nhiều Người dùng Microsoft Office sử dụng bảng trong công việc hàng ngày. Đồng thời, một số người trong quá trình biên soạn một số tài liệu nhất định không muốn mở nhiều chương trình cùng một lúc mà tạo ngay các bảng trực tiếp trong chương trình Word. Tuy nhiên, một khi việc sử dụng bất kỳ chức năng bổ sung, chỉ có ở chương trình Excel, một số khó khăn có thể nảy sinh vì không phải ai cũng biết cách chuyển bảng chính xác giữa các tiện ích này.

Nếu bạn cần di chuyển thông tin từ một bảng trong chương trình Phần mềm soạn thảo văn bản trong Excel, không cần thiết phải viết lại hoàn toàn dữ liệu này mà chỉ cần sao chép thông tin cần thiết. Trong quá trình sao chép dữ liệu, thông tin được lưu trữ trong từng ô riêng lẻ sẽ được đặt trong một ô riêng biệt và trong Excel, sau đó bạn có thể định dạng bổ sung và thực hiện bất kỳ điều chỉnh nào.

Đồng thời, điều đáng nói ngay là sau khi chèn dữ liệu, đôi khi bạn cần phải dọn dẹp một chút mới có thể sử dụng được. Chức năng đặc biệt Tính toán trong Excel. Do đó, ví dụ: các ô có thể chứa các khoảng trắng không cần thiết, các số có thể được chèn dưới dạng văn bản thay vì các giá trị số có thể được sử dụng trong một số phép tính nhất định hoặc ngày có thể không hiển thị chính xác.

Việc sao chép này được thực hiện như thế nào?

Để sao chép một bảng từ chương trình này sang chương trình khác, bạn cần thực hiện theo một danh sách quy trình đơn giản:

  1. Cuộn đến Tài liệu văn bản tất cả các cột và hàng của bảng sẽ được sao chép vào chương trình mới.
  2. Nhấn tổ hợp Ctrl+Cđể lưu bảng vào clipboard.
  3. Trong Excel, chọn ô ngoài cùng bên trái trong hàng đầu. Tuy nhiên, trước khi chèn bảng vào đó, hãy đảm bảo rằng khu vực này trống rỗng. Dữ liệu từ các ô của bảng tạo trên Word sẽ thay thế hoàn toàn dữ liệu trên khoảnh khắc này sẽ có mặt trong tế bào. Nếu cần, trước khi sao chép, nên xem bảng trong Word để kiểm tra kích thước của nó.
  4. Nhìn vào thực đơn trang chủ, sau đó bấm vào Bảng nhớ tạm và chọn Chèn. Điều đáng chú ý là để đơn giản, bạn cũng có thể sử dụng sự kết hợp đơn giản phím Ctrl+V..
  5. Để sửa định dạng ban đầu, hãy nhấp vào Tùy chọn chèn bên cạnh bảng được chèn, sau đó bấm vào Sử dụng định dạng ô ở cuối nếu bạn muốn tiếp tục làm việc với Định dạng Excel, hoặc chọn mục Giữ nguyên định dạng ban đầu rời khỏi bàn như cũ.

Như đã thảo luận ở trên, Excel sẽ dán nội dung ô từ Word vào từng ô riêng lẻ. Sau khi chèn bảng, bạn có thể phân phối dữ liệu vào các ô bổ sung bằng lệnh Văn bản cột.

Các vấn đề có thể xảy ra và giải pháp của họ

Một số khó khăn nảy sinh đối với người dùng khi mất một ít thời gian để tạo bảng hoặc nó được sao chép hoàn toàn vào Word từ một số nguồn khác, do đó, khi cố gắng chuyển nó sang Excel, đủ loại vấn đề bắt đầu xuất hiện. ký tự phụ, ô hoặc hàng. Nói cách khác, trong Word, một bảng có thể chứa một số lượng lớn"rác" kết thúc ở đó là kết quả của điền sai những cái bàn thông tin khác nhau hoặc truyền sai trong quá trình sao chép dữ liệu từ bất kỳ ứng dụng nào khác.

Điều thường xảy ra là sự biến dạng của bảng xảy ra do các dấu cuối đoạn khác nhau cố gắng khớp một số lượng lớn trong một ô. Điều này thường xảy ra do người dùng nhấp vào Nhập phím chỉ để chuyển sang dòng tiếp theo, không tạo thêm đoạn văn.

Làm thế nào để loại bỏ các ký tự không cần thiết?

Trên thực tế, không có gì khó khăn trong việc loại bỏ mọi loại ký tự không cần thiết. Tất nhiên, nếu bạn thực hiện tất cả các quy trình theo cách thủ công, việc này có thể mất khá nhiều thời gian, vì vậy Word cung cấp một công cụ đặc biệt giúp đơn giản hóa và tăng tốc đáng kể quy trình này:

  1. Chúng ta chọn toàn bộ bảng để Word chỉ làm việc với dữ liệu của nó.
  2. Kích hoạt tab trang chủ và chú ý đến phần Chỉnh sửa.
  3. Kích hoạt công cụ Thay thế(bạn có thể sử dụng tổ hợp phím nóng Ctrl+H). Điều đáng chú ý là bạn cũng có thể truy cập tính năng này bằng cách nhấp chuột đầu tiên vào Trangở phần dưới bên trái của màn hình và trong menu bật lên, hãy chọn Thay thế.
  4. Nhấn nút Thêm>>, sau đó trong khu vực Thay thế nhấn nút Đặc biệtđể chọn các ký tự đặc biệt để thay thế.
  5. Sau đó, một cửa sổ sẽ mở ra trong đó sẽ có danh sách đầy đủ ký tự đặc biệt. Tại đây bạn sẽ cần chọn Dấu đoạn(nó đứng đầu trong danh sách), sau đó trong trường Tìm thấy nó sẽ được cài đặt biểu tượng BẰNG " ^ P».
  6. Bây giờ trên cánh đồng Thay thế chỉ cần đặt một khoảng trống. Nếu các đoạn văn nằm trong một ô trống thì trường đó sẽ hoàn toàn trống, điều này sẽ dẫn đến ký tự được chỉ định sẽ được thay thế bằng một khoảng trắng thông thường, nghĩa là nó sẽ bị xóa.
  7. Nhấn nút Thay thế tất cả, sau đó quy trình xóa các ký tự đặc biệt trong toàn bộ bảng sẽ bắt đầu. Về cơ bản, chương trình chỉ mất vài giây để hoàn thành quy trình này, sau đó người dùng sẽ thấy một cửa sổ nhỏ trong đó sẽ ghi về việc hoàn thành quy trình và số lần thay thế được thực hiện.

Bây giờ bạn có thể đóng cửa sổ thay thế và bình tĩnh sao chép bảng vào Microsoft Excel. Bằng cách này, bạn sẽ loại bỏ hoàn toàn mọi ký tự không liên quan và có thể làm việc bình thường với bảng sau khi chuyển nó sang chương trình mới.

Bảng tính Excel được coi là rất công cụ tiện lợi và trình bày các thông tin dạng bảng khác nhau. Nhưng khi sắp xếp tài liệu làm việc, đôi khi bạn phải thể hiện thông tin dưới dạng Word. Làm cách nào để chuyển Excel sang Word? Thông thường, không chỉ cần dịch thông tin mà còn chèn định dạng tài liệu. Có nhiều cách khác nhau.

Làm cách nào để chèn thông tin từ tài liệu Excel vào Word?

Ví dụ được hiển thị là một trong những ví dụ tốt nhất để chuẩn bị tài liệu làm việc, nhưng nó không cung cấp khả năng quản lý các công thức, điều này sẽ làm phức tạp đáng kể việc tính toán lại sau này.

Nếu có nhu cầu dịch theo mẫu tập tin JPEG, bạn sẽ cần mở rộng cửa sổ ra toàn màn hình và tối đa hóa biểu đồ cho Quang cảnh đẹp nhất. Bằng cách nhấn nút " In màn hình» lưu ảnh chụp nhanh của hình ảnh vào định dạng JPEG, mở chương trình Paint trên máy tính của bạn, chèn ảnh vào đó và lưu “ở định dạng JPEG”. Mở tài liệu Word và trên tab Chèn, trong nhóm Minh họa, bấm Vẽ. Chọn tệp đã lưu trong Paint và nhấp vào Insert.

Công cụ hợp nhất

Bạn có thể liên kết dữ liệu Excel với Word một cách hiệu quả bằng công cụ Mail Merge.

Một ví dụ về cách hoạt động của công cụ “Hợp nhất”: có một nhóm thỏa thuận cần được ký và mỗi khi chuẩn bị một thỏa thuận mới, bạn phải thay đổi một số phần của thỏa thuận đó, chẳng hạn như số, họ, tên công ty, lượng. Vì chỉnh sửa nhanh và thay thế dữ liệu, hãy sử dụng công cụ “Hợp nhất Hợp nhất”, nằm trong Word trên tab “Gửi thư”, trong phần “Bắt đầu Hợp nhất”. Trong phần này chọn lệnh “ Trình hướng dẫn từng bước sáp nhập."

Sau khi chọn lệnh, một trường đặc biệt sẽ mở ra ở phía bên phải của tài liệu, yêu cầu bạn thực hiện 6 bước. Chọn “Chữ cái”, “Tài liệu hiện tại”, “Sử dụng danh sách” - danh sách dữ liệu nằm trong tệp Excel. Chúng ta tìm thấy tập tin này, nhấp đúp vào nó và cửa sổ “Hợp nhất người nhận” sẽ hiển thị tất cả các ô được ghi trên tờ giấy này. Trong cửa sổ này, bạn có thể bật hoặc tắt các ô. Khi bạn bấm OK, một liên kết sẽ được tạo giữa Excel và . Sau này, bạn sẽ cần định cấu hình các vị trí sẽ chèn các ô từ Excel. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng lệnh “Chèn trường hợp nhất”, chọn các mục cần thiết: “tên đầy đủ”, “hợp đồng”, “kết thúc”, “số tiền”. Sau đó, trong các điều khoản đã chọn của hợp đồng, dữ liệu được chèn từ bảng excel. Phương pháp này đơn giản hóa và tăng tốc quy trình tạo hợp đồng.

Là một kết luận

Ngày nay, có một số cách để chèn và chuyển đổi Excel sang Word.

Có thể chuyển đổi Thông tin Excel trong cô ấy định dạng gốc hoặc chuyển đổi nó theo Word. Excel cũng có thể được xuất sang định dạng RTF, duy trì kích thước của cột và hàng. Thông tin trong Excel có thể được lưu dưới dạng ảnh rồi nhập vào Word. Bạn có thể sử dụng công cụ Hợp nhất.

Không có gì bí mật rằng Microsoft Excel là ứng dụng có nhiều chức năng nhất và ứng dụng tiện lợiđể làm việc với bảng. Tất nhiên, việc tạo bảng trong Excel sẽ dễ dàng hơn nhiều so với trong Word, vốn dành cho các mục đích khác. Nhưng đôi khi một bảng được tạo trong trình soạn thảo bảng này cần được chuyển sang Dữ liệu văn bản. Hãy cùng tìm hiểu cách chuyển bảng từ Microsoft Excel sang Word.

Cách dễ nhất để chuyển bảng từ chương trình Microsoft này sang chương trình khác là chỉ cần sao chép và dán bảng đó.

Vì vậy, hãy mở bảng trong chương trình Microsoft Excel và chọn nó hoàn toàn. Sau đó, gọi menu ngữ cảnh click chuột phải chuột và chọn “Sao chép”. Bạn cũng có thể nhấp vào nút có cùng tên trên dải băng. Làm sao Lựa chọn thay thế, bạn chỉ cần gõ tổ hợp phím Ctrl+C trên bàn phím.

Sau khi sao chép bảng xong, hãy mở Microsoft Word. Nó có thể hoàn toàn tài liệu trống và một tài liệu có văn bản đã được nhập vào mà bảng sẽ được chèn vào. Chúng ta chọn nơi để chèn, nhấp chuột phải vào nơi chúng ta sẽ chèn bảng. Trong menu ngữ cảnh xuất hiện, chọn mục “Giữ định dạng nguồn” trong tùy chọn dán. Tuy nhiên, cũng như việc sao chép, việc dán có thể được thực hiện bằng cách nhấp vào nút tương ứng trên dải băng. Nút này được gọi là “Chèn” và nằm ở đầu dải băng. Ngoài ra, có một cách để dán bảng từ bảng ghi tạm bằng cách chỉ cần gõ phím tắt Ctrl+V hoặc thậm chí tốt hơn là Shift+Insert.

Điều bất lợi phương pháp này là nếu bảng quá rộng, nó có thể không vừa với ranh giới của trang tính. Vì vậy, phương pháp này chỉ phù hợp với những bảng có kích thước phù hợp. Đồng thời, tùy chọn này rất tốt vì bạn có thể tiếp tục tự do chỉnh sửa bảng theo ý muốn và thực hiện các thay đổi đối với bảng, ngay cả sau khi chèn bảng vào tài liệu Word.

Sao chép bằng Dán Đặc biệt

Một cách khác để bạn có thể chuyển bảng từ Microsoft Excel sang Word là dán bảng đặc biệt.

Chúng tôi mở bảng trong Microsoft Excel và sao chép bảng bằng một trong các phương pháp đã được chỉ ra trong tùy chọn chuyển trước đó: thông qua menu ngữ cảnh, thông qua nút trên dải băng hoặc bằng cách nhấn phím tắt Ctrl+C.

Sau đó, mở tài liệu Word trong Microsoft Word. Chọn nơi bạn muốn chèn bảng. Sau đó, nhấp vào biểu tượng danh sách thả xuống bên dưới nút “Chèn” trên dải băng. Chọn “Dán đặc biệt” từ menu thả xuống.

Một cửa sổ mở ra chèn đặc biệt. Chúng tôi di chuyển công tắc sang vị trí “Liên kết” và từ các tùy chọn chèn được đề xuất, hãy chọn mục “ Trang tính Microsoft Excel (đối tượng)". Bấm vào nút “OK”.

Sau đó, bảng được chèn vào tài liệu Microsoft Word giống như một bản vẽ. Phương pháp này tốt vì ngay cả khi bảng rộng, nó vẫn được nén để vừa với trang. Nhược điểm của phương pháp này bao gồm thực tế là bạn không thể chỉnh sửa bảng trong Word vì nó được chèn dưới dạng hình ảnh.

Chèn từ một tập tin

Phương pháp thứ ba hoàn toàn không liên quan đến việc mở tệp trong Microsoft Excel. Hãy bắt đầu Word ngay lập tức. Trước hết, bạn cần chuyển đến tab “Chèn”. Trên dải băng trong khối công cụ “Văn bản”, nhấp vào nút “Đối tượng”.

Cửa sổ Chèn đối tượng sẽ mở ra. Chuyển đến tab “Tạo từ tệp” và nhấp vào nút “Duyệt”.

Một cửa sổ mở ra nơi bạn cần tìm tập tin đó trong định dạng excel, bảng mà bạn muốn chèn. Sau khi bạn đã tìm thấy tệp, hãy nhấp vào tệp đó và nhấp vào nút “Chèn”.

Sau đó, chúng ta quay lại cửa sổ “Chèn đối tượng” một lần nữa. Như bạn có thể thấy, địa chỉ tập tin mong muốnđã được nhập vào biểu mẫu thích hợp. Tất cả những gì chúng ta phải làm là nhấp vào nút “OK”.

Sau đó, bảng được hiển thị trong tài liệu Microsoft Word.

Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng, như trong trường hợp trước, bảng được chèn dưới dạng hình ảnh. Ngoài ra, không giống như các tùy chọn được mô tả ở trên, toàn bộ nội dung của tệp được chèn toàn bộ. Không có cách nào để chọn một bảng hoặc phạm vi cụ thể. Do đó, nếu có nội dung nào đó trong tệp Excel, ngoài bảng, mà bạn không muốn thấy sau khi chuyển sang định dạng Word, bạn cần sửa lại những thành phần này hoặc xóa chúng trong ứng dụng Microsoft Excel trước khi bạn bắt đầu chuyển đổi bảng.

Chúng tôi đã xem xét nhiều cách khác nhau để chuyển bảng từ tệp Excel sang tài liệu Word. Như bạn có thể thấy, có khá nhiều theo nhiều cách khác nhau, mặc dù không phải tất cả chúng đều thuận tiện, trong khi một số khác lại bị hạn chế về khả năng. Do đó, trước khi chọn một tùy chọn cụ thể, bạn cần quyết định lý do tại sao bạn cần bảng được chuyển, liệu bạn có định chỉnh sửa nó trong Word hay không và các sắc thái khác. Nếu bạn chỉ muốn in một tài liệu có chèn một bảng thì việc chèn một hình ảnh là đủ. Tuy nhiên, nếu bạn dự định thay đổi dữ liệu trong bảng đã có trong tài liệu Word, thì trong trường hợp này, bạn chắc chắn cần phải chuyển bảng ở dạng có thể chỉnh sửa được.

Trình xử lý văn bản với một số khả năng cơ bản bảng tính tạo nên một sự kết hợp tuyệt vời. Bạn có thể dễ dàng nhúng các bảng Excel vào tài liệu văn bản Microsoft Word thông thường.

Việc triển khai bảng tính Excel về cơ bản bao gồm một bản sao nhỏ của chương trình. Khi chỉnh sửa một phần tài liệu Excel Bạn có quyền truy cập vào tất cả các yếu tố quản lý Excel như thể bạn đang sử dụng Excel như chương trình riêng biệt. Bạn có thể thêm văn bản tiêu chuẩn và giá trị số và quan trọng nhất là các công thức áp dụng trực tiếp cho cửa sổ nhỏ Excel.

Để chèn bảng Excel trong Word 2016, hãy nhấp vào tab Insert ở đầu cửa sổ, sau đó nhấp vào nút Table. Nhấp vào "Bảng Excel" từ menu thả xuống.

Đây là một ví dụ. Tôi điền các giá trị vào các ô tiêu chuẩn và sử dụng một trong những công thức tính tổng phổ biến nhất cho các ô ở cột cuối cùng. Vì vậy, đối với giá trị "Tổng" cho "Sản phẩm1" trong ô E2, tôi sử dụng công thức "SUM(B2:D2)" để cộng cả ba giá trị vào hàng và tự động lấy tổng cộng. Bạn có thể sử dụng bất kỳ công thức Excel, mà bạn thích trong phiên bản tích hợp sẵn của chương trình này.

Các bảng Excel về cơ bản có số lượng hàng và cột vô hạn, nhưng điều này không thực tế khi bạn sử dụng dữ liệu đó làm bảng trong tài liệu Word. Để thay đổi số lượng dòng có thể nhìn thấy và cột, hãy nhấp và kéo các điểm neo, các ô vuông màu đen xuất hiện ở mỗi góc và ở giữa hộp xung quanh bảng Excel.

Khi chỉnh sửa xong các giá trị này, bạn có thể nhấp vào bất kỳ phần nào khác của tài liệu Word và định dạng mặc định sẽ trở lại bảng cơ sở, phù hợp để in hoặc phân phối thông qua các định dạng có thể đọc được như PDF. Tại đây, bạn có thể điều chỉnh chiều rộng và chiều cao của bảng để phù hợp hơn với định dạng tài liệu Word của mình mà không thay đổi số lượng cột hoặc hàng hiển thị.

Để bắt đầu chỉnh sửa lại bảng tính, hãy nhấp đúp vào bảng tính đó để đưa các điều khiển Excel trở lại.

Cũng có thể nhúng một tài liệu hiện có tập tin Excel, điều này thuận tiện nếu bạn đang cố gắng trao đổi dữ liệu mà bạn đã tích lũy được. Trong bảng Chèn, bấm vào nút Đối tượng (hình vuông nhỏ có viền màu xanh lam trong phần Văn bản):

Trong cửa sổ xuất hiện, nhấp vào "Tạo từ tệp", sau đó nhấp vào "Duyệt" để đi và mở bảng tính Excel trên ổ đĩa máy tính của bạn. Bạn cũng có một vài lựa chọn khác. Việc chọn tùy chọn Liên kết tới Tệp sẽ giữ cho bảng bạn nhìn thấy trong Word được liên kết với bảng tính Excel thực tế, miễn là chúng được lưu trữ ở cùng vị trí như khi bạn liên kết chúng. Những thay đổi bạn thực hiện ở bất kỳ nơi nào sẽ được phản ánh ở nơi khác. Bạn cũng có thể chọn tùy chọn "As Icon" để hiển thị bảng tính dưới dạng biểu tượng đơn giản trong tài liệu Word mà bạn có thể bấm vào để mở bảng tính trong Excel.

Khi bạn hoàn tất, chỉ cần nhấp vào "OK" để chèn bảng.

Tùy thuộc vào Định dạng từ Bạn có thể cần thay đổi kích thước hoặc thay đổi kích thước của nó để đảm bảo mọi thứ đều hiển thị.

Nếu bạn muốn di chuyển dữ liệu từ Bảng từ trong Excel, bạn có thể tránh phải gõ lại bằng cách sao chép chúng trực tiếp từ Word. Khi sao chép từ bảng Word sang bảng tính Dữ liệu Excel Trong mỗi ô, bảng Word được chèn vào một ô riêng biệt trên trang tính.

Quan trọng: Sau khi dán dữ liệu, bạn có thể cần xóa dữ liệu đó để tận dụng các tính năng tính toán excel. Ví dụ: có thể có các khoảng trắng không cần thiết trong các ô, các số có thể được dán dưới dạng văn bản thay vì dưới dạng giá trị số có thể được sử dụng để tính toán và ngày tháng có thể không hiển thị chính xác. Để biết thông tin về cách định dạng số dưới dạng ngày, tiền tệ, tỷ lệ phần trăm, v.v., hãy xem Định dạng số. Để được trợ giúp về định dạng bảng, hãy xem Định dạng bảng Excel.

    Trong tài liệu Word của bạn, hãy chọn các hàng và cột của bảng mà bạn muốn sao chép vào trang tính Excel. Đảm bảo rằng không có dấu xuống dòng không cần thiết trong các ô của bảng, nếu không điều này có thể dẫn đến dòng bổ sung trong Excel.

    Để sao chép vùng chọn, nhấn CTRL+C.

    TRÊN bảng tính Excelđánh dấu bên trái góc trên cùng khu vực mà bạn muốn dán bảng Word.

    Ghi chú: Hãy chắc chắn rằng khu vực này trống trước khi dán. Dữ liệu từ các ô trong bảng Word sẽ thay thế mọi dữ liệu hiện có trong các ô trang tính nằm trong vùng chèn. Nếu cần, hãy xem lại bảng trong Word để kiểm tra kích thước của nó trước khi sao chép.

    Nhấn CTRL+V.

    Để tùy chỉnh định dạng, hãy nhấp vào Tùy chọn dán _z0z_ bên cạnh dữ liệu đã dán, rồi thực hiện các thao tác sau:

    • Để sử dụng định dạng được áp dụng cho các ô trong trang tính, hãy chọn tùy chọn Sử dụng định dạng ô ở cuối.

      Để sử dụng định dạng bảng Word, hãy chọn tùy chọn Giữ nguyên định dạng ban đầu.

Ghi chú: Excel sẽ dán nội dung từng ô trong bảng Word vào một ô riêng. Sau khi dán dữ liệu xong, bạn có thể dàn trải dữ liệu ra các ô khác trong cột (ví dụ bằng cách tách họ và tên để chúng xuất hiện ở các ô riêng biệt) bằng lệnh Văn bản cột. thông tin thêm xem bài viết