Cách tính tổng trong excel. Cách tính toán trong Microsoft Excel

là một bộ xử lý bảng có thể hoạt động với cơ sở dữ liệu khổng lồ. Một trong những tính năng chính của nó cũng là chức năng rộng rãi để làm việc với dữ liệu số. Tất cả các phép tính toán học trong Excel đều được thực hiện bằng công thức. Công thức là bất kỳ phép tính nào trong Excel. Khi soạn công thức, người dùng tự xác định thứ tự thực hiện các hành động.

Các phép tính đơn giản trong Excel

Vì vậy, đây là bất kỳ tính toán nào. Tất cả các công thức phải bắt đầu bằng dấu bằng. Ví dụ, để cộng 2 số, bạn cần viết: =10+12. Chương trình sẽ cho ra kết quả ngay lập tức. Nếu bạn bỏ qua dấu bằng, ô sẽ chỉ hiển thị 10+12.

Thông thường không ai thực hiện những thao tác đơn giản như vậy vì việc tính toán trong Excel có thể được thực hiện theo cách thực tế hơn. Thực tế là chương trình không chỉ có thể đếm các số cụ thể mà còn cả các ô (tức là các giá trị trong đó). - đây là thành phần chính của bảng tính Excel nơi nhập thông tin (tức là một ô). Chương trình có thể thực hiện nhiều thao tác khác nhau với dữ liệu được ghi trong các ô này (kiểu dữ liệu phải giống nhau). Ví dụ: ở trường A3 có số 5 và ở trường B3 có 6. Để nhân chúng, bạn cần thực hiện như sau:

• chọn bất kỳ ô trống nào và nhập dấu bằng;
• bấm vào trường A1 và viết dấu nhân;
• Bấm vào ô B1 và ​​nhấn “Enter”.

Nếu bạn bấm vào trường nơi kết quả được hiển thị và nhìn vào thanh công thức (nó nằm ngay bên dưới thanh công cụ), bạn sẽ thấy như sau: =A3*B3. Nghĩa là, trong trường hợp này, chương trình không đếm các số cụ thể mà đếm các giá trị trong các ô này. Ví dụ: nếu bạn viết số 3 vào ô A3 thì kết quả sẽ thay đổi ngay.

Làm thế nào để tính tổng các số?

Một thao tác phổ biến khác trong Excel là . Vậy làm thế nào để tính toán số tiền? Đầu tiên, bạn cần điền số vào 1 cột (một vài ô). Có một số cách để tính số tiền:

• bằng tay;
• sử dụng một chức năng.

Việc tính tổng theo cách thủ công diễn ra giống hệt như phép cộng hoặc phép nhân thông thường. Nghĩa là, bạn cần viết một dấu bằng, sau đó dùng chuột chọn các trường bắt buộc, không quên đặt dấu cộng giữa chúng. Bằng cách này, bạn có thể cộng các giá trị trong tất cả các ô hoặc chỉ trong các ô đã chọn.

Để thêm số theo cách thứ hai, bạn cần chọn “Chèn - Chức năng” trên thanh menu. Trong cửa sổ mở ra, trong trường “Tìm kiếm”, bạn cần tìm hàm “SUM”. Tại đây, bạn cũng có thể tính tổng tất cả các ô riêng lẻ hoặc bạn có thể chọn tất cả chúng cùng một lúc. Trong cả hai trường hợp, chương trình sẽ tạo ra kết quả như nhau.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng một nút đặc biệt trên thanh công cụ (nó trông giống chữ E trong tiếng Hy Lạp). Đây là cách nhanh hơn để mở cửa sổ làm việc của cùng chức năng.

Một lựa chọn khác là đăng ký chức năng này theo cách thủ công. Để thực hiện việc này, hãy nhập dấu bằng vào bất kỳ trường trống nào, sau đó viết từ “tổng” và mở dấu ngoặc đơn. Sau đó, bạn cần chọn các trường riêng lẻ hoặc một phạm vi trường sẽ được tính tổng và đóng dấu ngoặc.

Sao chép một công thức

Một tính năng thú vị khác của chương trình là sao chép từ một ô. Ví dụ: có hai cột chứa đầy số. Trong cột đầu tiên, tổng của tất cả các giá trị đã được tính toán và bây giờ chúng ta cần thực hiện tương tự cho cột thứ hai. Để tránh phải thực hiện lại toàn bộ quy trình, bạn chỉ cần “kéo” công thức. Tất nhiên, bạn có thể chỉ cần sao chép và dán công thức này, nhưng điều này sẽ không hoàn toàn thực tế. Có một tùy chọn khác - bạn cần chọn trường tính số tiền và “kéo” nó sang một bên. Khi bạn chọn một ô, nó sẽ được đánh dấu bằng đường viền màu đen và ở góc dưới bên phải của trường này sẽ có một hình vuông nhỏ. Bạn cần giữ hình vuông này bằng chuột và “kéo” con trỏ sang phải - bây giờ số tiền sẽ được tính ở cột thứ hai.

Đây là những thủ thuật nhỏ sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác đơn giản với số trong Excel. Bây giờ bạn đã biết cách đếm trong Excel, những phép tính đơn giản sẽ khá đơn giản. Mặc dù khả năng của chương trình cho phép bạn giải quyết các vấn đề phức tạp hơn. Phép cộng, phép nhân và phép tính tổng chỉ là những bông hoa.

Công thức là một biểu thức toán học được tạo ra để tính toán kết quả và có thể phụ thuộc vào nội dung của các ô khác. Công thức trong một ô có thể chứa dữ liệu, liên kết đến các ô khác và cũng là dấu hiệu cho thấy các hành động cần được thực hiện.

Việc sử dụng tham chiếu ô cho phép tính toán lại kết quả của công thức khi nội dung của các ô có trong công thức thay đổi.

Trong Excel, công thức bắt đầu bằng dấu =. Dấu ngoặc đơn () có thể được sử dụng để xác định thứ tự của các phép toán.

Excel hỗ trợ các toán tử sau:

• Các phép tính toán học:
  • phép cộng (+);
  • phép nhân (*);
  • tìm phần trăm (%);
  • phép trừ(-);
  • phân công(/);
  • số mũ (^).
• Toán tử so sánh:
  • = bằng nhau;
  • < меньше;
  • > hơn nữa;
  • <= меньше или равно;
  • >= lớn hơn hoặc bằng;
  • <>không công bằng.
• Các nhà khai thác viễn thông:
  • : phạm vi;
  • ; Liên hiệp;
  • & toán tử để nối văn bản.

Bảng 22. Ví dụ về công thức

Bài tập

Chèn công thức -25-A1+AZ

Nhập trước bất kỳ số nào vào ô A1 và A3.

1. Chọn ô cần thiết, ví dụ B1.
2. Bắt đầu nhập công thức bằng dấu =.
3. Nhập số 25 rồi đến toán tử (dấu -).
4. Nhập tham chiếu đến toán hạng đầu tiên, ví dụ bằng cách nhấp vào ô A1 mong muốn.
5. Nhập toán tử sau (+).
6. Bấm vào ô là toán hạng thứ hai trong công thức.
7. Hoàn thành công thức bằng cách nhấn phím Đi vào. Tại ô B1 bạn sẽ nhận được kết quả.

Tự động tính tổng

Cái nút Tự động tính tổng- ∑ có thể dùng để tự động tạo công thức tính tổng diện tích các ô liền kề bên trái trong dòng này và trực tiếp cao hơn trong cột này.

1. Chọn ô mà bạn muốn đặt kết quả tính tổng.
2. Nhấn nút AutoSum - ∑ hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+=. Excel sẽ quyết định vùng nào sẽ được đưa vào phạm vi tổng và sẽ đánh dấu vùng đó bằng khung chuyển động có chấm chấm được gọi là đường viền.
3. Nhấp chuột Đi vàođể chấp nhận vùng mà Excel đã chọn hoặc dùng chuột chọn vùng mới rồi nhấn Enter.

Hàm AutoSum tự động chuyển đổi khi các ô được thêm hoặc xóa trong một vùng.

Bài tập

Tạo bảng và tính toán bằng công thức

1. Nhập dữ liệu số vào các ô như trong bảng. 23.

Bảng 23. Bảng dữ liệu gốc

1. Chọn ô B7 để tính tổng theo chiều dọc.
2. Nhấp vào nút Tự tính tổng - ∑ hoặc nhấp vào Alt+=.
3. Lặp lại bước 2 và 3 cho ô C7 và D7.

Tính số lượng nhân viên không có trình độ học vấn cao hơn (sử dụng công thức B7-VZ).

1. Chọn ô B8 và gõ dấu (=).
2. Bấm vào ô B7, đây là toán hạng đầu tiên trong công thức.
3. Nhập dấu (-) trên bàn phím và nhấp vào ô V3, đây là toán hạng thứ hai trong công thức (công thức sẽ được nhập).
4. Nhấp chuột Đi vào(kết quả sẽ được tính ở ô B8).
5. Lặp lại các bước 5-8 để tính toán bằng cách sử dụng các công thức thích hợp trong ô C8 và 08.
6. Lưu file với tên Education_employees.x1s.

Bảng 24.Kết quả tính toán

Công thức trùng lặp bằng cách sử dụng dấu điền

Diện tích ô (ô) có thể được nhân lên bằng cách sử dụng điền vào điểm đánh dấu. Như được hiển thị trong phần trước, núm điều khiển điền là điểm điều khiển ở góc dưới bên phải của ô đã chọn.

Thường cần phải sao chép không chỉ dữ liệu mà còn cả các công thức chứa các liên kết địa chỉ. Quá trình sao chép công thức bằng cách sử dụng núm điều khiển điền cho phép bạn sao chép công thức đồng thời thay đổi các tham chiếu địa chỉ trong công thức.

1. Chọn ô chứa công thức để sao chép.
2. Lôi kéo đánh dấu điềnđi đúng hướng. Công thức sẽ được sao chép trong tất cả các ô.

Quá trình này thường được sử dụng khi sao chép công thức trong các hàng hoặc cột chứa cùng loại dữ liệu. Khi sao chép công thức bằng cách sử dụng điểm đánh dấu điền, cái gọi là địa chỉ tương đối của các ô trong công thức sẽ thay đổi (các liên kết tương đối và tuyệt đối sẽ được mô tả chi tiết bên dưới).

Bài tập

Sao chép công thức

1.Mở file Staff_Education.x1s.

1. Nhập công thức tính tổng ô tự động =SUM(VZ:03) vào ô E3.
2. Sao chép công thức bằng cách kéo chốt điền vào các ô E4:E8.
3. Hãy xem địa chỉ tương đối của các ô thay đổi như thế nào trong công thức kết quả (Bảng 25) và lưu tệp.

Bảng 25. Thay đổi địa chỉ ô khi sao chép công thức

Tham chiếu tương đối và tuyệt đối

Các công thức thực hiện các phép tính trong bảng sử dụng cái gọi là tham chiếu để đánh địa chỉ các ô. Tham chiếu ô có thể là liên quan đến hoặc tuyệt đối.

Sử dụng tham chiếu tương đối cũng tương tự như chỉ hướng di chuyển trên đường - "đi ba dãy nhà về phía bắc, sau đó hai dãy nhà về phía tây". Làm theo những hướng dẫn này từ những nơi xuất phát khác nhau sẽ dẫn đến những điểm đến khác nhau.

Ví dụ: công thức tính tổng các số trong một cột hoặc hàng thường được sao chép cho các số hàng hoặc cột khác. Những công thức như vậy sử dụng tham chiếu tương đối (xem ví dụ trước trong Bảng 25).

Tham chiếu tuyệt đối đến một ô. hoặc vùng ô sẽ luôn tham chiếu đến cùng một địa chỉ hàng và cột. Khi so sánh với chỉ đường trên đường phố, nó sẽ giống như thế này: “Đi tới giao lộ Arbat và Boulevard Ring”. Bất kể bạn bắt đầu từ đâu, nó sẽ dẫn đến cùng một nơi. Nếu công thức yêu cầu địa chỉ ô không thay đổi khi sao chép thì phải sử dụng tham chiếu tuyệt đối (định dạng bản ghi $A$1). Ví dụ: khi công thức tính các phân số của tổng số tiền, tham chiếu đến ô chứa tổng số tiền sẽ không thay đổi khi sao chép.

Ký hiệu đô la ($) sẽ xuất hiện trước cả tham chiếu cột và tham chiếu hàng (ví dụ: $C$2). Nhấn F4 liên tiếp sẽ thêm hoặc xóa ký hiệu trước số cột hoặc hàng trong tham chiếu (C$2 hoặc $C2 - cái gọi là liên kết hỗn hợp).

1. Tạo một bảng tương tự như bảng dưới đây.

Bảng 26. Tính lương

1. Trong ô СЗ nhập công thức tính lương của Ivanov =В1*ВЗ.

Khi sao chép công thức của ví dụ này bằng tham chiếu tương đối, thông báo lỗi (#VALUE!) sẽ xuất hiện trong ô C4, vì địa chỉ tương đối của ô B1 sẽ thay đổi và công thức =B2*B4 sẽ được sao chép sang ô C4;

1. Đặt tham chiếu tuyệt đối cho ô B1 bằng cách đặt con trỏ vào thanh công thức trên B1 và ​​nhấn phím F4. Công thức trong ô C3 sẽ có dạng =$B$1*B3.
2. Sao chép công thức vào ô C4 và C5.
3. Lưu tệp (Bảng 27) dưới tên Lương.xls.

Bảng 27. Kết quả tính lương

Tên trong công thức

Tên trong công thức dễ nhớ hơn địa chỉ ô, vì vậy bạn có thể sử dụng phạm vi được đặt tên (một hoặc nhiều ô) thay vì tham chiếu tuyệt đối. Các quy tắc sau phải được tuân theo khi tạo tên:

• tên có thể chứa không quá 255 ký tự;
• tên phải bắt đầu bằng một chữ cái và có thể chứa bất kỳ ký tự nào ngoại trừ dấu cách;
• tên không được giống với tài liệu tham khảo, chẳng hạn như VZ, C4;
• tên không nên sử dụng các chức năng Excel như TỔNG NẾU và như thế.

Trên thực đơn Điền tên Có hai lệnh khác nhau để tạo các vùng được đặt tên: Tạo và Gán.

Đội Tạo cho phép bạn chỉ định (nhập) tên được yêu cầu ( chỉ một), Gán lệnh sử dụng các nhãn được đặt trên trang tính làm tên vùng (cho phép bạn tạo nhiều tên cùng một lúc).

Tạo tên

1. Chọn ô B1 (Bảng 26).
2. Chọn từ trình đơn Lệnh Insert, Name (Chèn, Tên) Gán (Xác định).
3. Nhập tên của bạn Đánh giá theo giờ và nhấn OK.
4. Chọn ô B1 và ​​đảm bảo rằng trường tên cho biết Tỷ lệ hàng giờ.

Tạo nhiều tên

1. Chọn ô VZ:C5 (Bảng 27).
2. Chọn từ trình đơn Lệnh Insert, Name (Chèn, Tên) Tạo (Create), một hộp thoại sẽ xuất hiện Tạo tên(Hình 88).
3. Đảm bảo nút radio ở cột bên trái được chọn và nhấp vào ĐƯỢC RỒI.
4. Chọn các ô VZ:NZ và đảm bảo rằng trường tên có nội dung Ivanov.

Cơm. 88. Hộp thoại Tạo tên

Bạn có thể chèn tên vào công thức thay vì liên kết tuyệt đối.

1. Trong thanh công thức, đặt con trỏ vào nơi bạn muốn thêm tên.
2. Chọn từ trình đơn Lệnh Insert, Name (Chèn, Tên) Dán (Paste), Hộp thoại Chèn Tên xuất hiện.

1. Chọn tên mong muốn từ danh sách và nhấp vào OK.

Lỗi trong công thức

Nếu xảy ra lỗi khi nhập công thức hoặc dữ liệu, thông báo lỗi sẽ xuất hiện trong ô kết quả. Ký tự đầu tiên của tất cả các giá trị lỗi là ký tự #. Các giá trị lỗi phụ thuộc vào loại lỗi được tạo ra.

Excel không thể nhận ra tất cả các lỗi, nhưng những lỗi được phát hiện thì phải sửa được.

Lỗi # # # # xuất hiện khi số đã nhập không vừa trong ô. Trong trường hợp này, bạn nên tăng chiều rộng cột.

Lỗi #DIV/0! xuất hiện khi một công thức cố gắng chia cho 0. Điều này thường xảy ra nhất khi số chia là tham chiếu ô chứa giá trị null hoặc giá trị trống.

Lỗi #N/A! là viết tắt của thuật ngữ "dữ liệu không xác định". Lỗi này cho biết rằng công thức đang sử dụng tham chiếu ô trống.

Lỗi #NAME? xuất hiện khi tên được sử dụng trong công thức đã bị xóa hoặc chưa được xác định trước đó. Để sửa, xác định hoặc sửa tên vùng dữ liệu, tên hàm, v.v.

Lỗi #EMPTY! xuất hiện khi có sự giao nhau giữa hai vùng không thực sự có các ô chung. Thông thường, lỗi chỉ ra rằng đã xảy ra lỗi khi nhập tham chiếu đến phạm vi ô.

Số lỗi! xuất hiện khi một hàm có đối số là số sử dụng định dạng hoặc giá trị đối số không chính xác.

Lỗi #VALUE! xuất hiện khi một công thức sử dụng đối số hoặc loại toán hạng không hợp lệ. Ví dụ: văn bản được nhập thay vì giá trị số hoặc logic cho toán tử hoặc hàm.

Ngoài các lỗi được liệt kê, một liên kết tròn có thể xuất hiện khi nhập công thức.

Tham chiếu vòng xảy ra khi một công thức trực tiếp hoặc gián tiếp bao gồm các tham chiếu đến ô riêng của nó. Tham chiếu vòng có thể gây ra biến dạng trong tính toán bảng tính và do đó được coi là lỗi trong hầu hết các ứng dụng. Khi bạn nhập tham chiếu vòng, một thông báo cảnh báo sẽ xuất hiện (Hình 89).

Để sửa lỗi, xóa ô gây ra tham chiếu vòng, chỉnh sửa hoặc nhập lại công thức.

Các hàm trong Excel

Các phép tính phức tạp hơn trong bảng Excel được thực hiện bằng các hàm đặc biệt (Hình 90). Một danh sách các loại chức năng có sẵn khi bạn chọn một lệnh Chức năng trong menu Chèn (Chèn, Chức năng).

Các chức năng tài chính thực hiện các phép tính như tính toán số tiền thanh toán cho khoản vay, số tiền thanh toán lợi nhuận cho các khoản đầu tư, v.v.

Hàm Ngày và Giờ cho phép bạn làm việc với các giá trị ngày và giờ trong công thức. Ví dụ: bạn có thể sử dụng ngày hiện tại trong công thức bằng hàm HÔM NAY.

Cơm. 90. Trình hướng dẫn chức năng

Các hàm toán học thực hiện đơn giản và các phép tính toán học phức tạp như tính tổng của một phạm vi ô, giá trị tuyệt đối của một số, làm tròn số, v.v.

Hàm thống kê cho phép bạn thực hiện phân tích dữ liệu thống kê. Ví dụ: bạn có thể xác định giá trị trung bình và phương sai của mẫu và hơn thế nữa.

Các hàm cơ sở dữ liệu có thể được sử dụng để thực hiện các phép tính và chọn bản ghi dựa trên các điều kiện.

Hàm văn bản cung cấp cho người dùng khả năng xử lý văn bản. Ví dụ: bạn có thể nối nhiều chuỗi bằng hàm KẾT NỐI.

Các hàm logic được thiết kế để kiểm tra một hoặc nhiều điều kiện. Ví dụ: hàm IF cho phép bạn xác định xem một điều kiện đã chỉ định có đúng hay không và trả về một giá trị nếu điều kiện đó đúng và giá trị khác nếu điều kiện đó sai.

Chức năng Kiểm tra thuộc tính và giá trị nhằm mục đích xác định dữ liệu được lưu trữ trong một ô. Các hàm này kiểm tra giá trị trong một ô theo điều kiện và trả về giá trị tùy theo kết quả Đúng hay sai.

Để thực hiện tính toán bảng bằng các hàm dựng sẵn, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng Trình hướng dẫn hàm. Hộp thoại Function Wizard xuất hiện khi bạn chọn lệnh Chức năng trong menu Chèn hoặc nhấn nút , trên thanh công cụ chuẩn. Trong quá trình đối thoại với trình hướng dẫn, bạn cần chỉ định các đối số của hàm đã chọn, để thực hiện việc này, bạn cần điền vào các trường trong hộp thoại các giá trị hoặc địa chỉ tương ứng của các ô trong bảng.

Bài tập

Tính giá trị trung bình mỗi dòng trong file Education.xls.

1. Chọn ô F3 và nhấp vào nút Thuật sĩ chức năng.
2. Trong cửa sổ đầu tiên của hộp thoại Thuật sĩ Hàm, từ danh mục Thống kê, chọn hàm TRUNG BÌNH, nhấn nút Hơn nữa.
3. Hộp thoại thứ hai của Function Wizard phải cung cấp các đối số. Con trỏ đầu vào nằm trong trường đầu vào của đối số đầu tiên. Trong trường này là một số đối số! nhập địa chỉ phạm vi B3:D3 (Hình 91).
4. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI.
5. Sao chép công thức kết quả vào các ô F4:F6 và lưu tệp (Bảng 28).

Cơm. 91. Nhập một đối số trong trình hướng dẫn hàm

Bảng 28. Bảng kết quả tính toán sử dụng hàm Wizard

Để nhập một phạm vi ô vào cửa sổ Trình hướng dẫn Chức năng, bạn có thể sử dụng chuột để khoanh tròn phạm vi này trên bảng tính (trong ví dụ: B3:D3). Nếu cửa sổ Function Wizard bao phủ các ô mong muốn, bạn có thể di chuyển hộp thoại. Sau khi chọn một phạm vi ô (B3:D3), một khung chấm đang chạy sẽ xuất hiện xung quanh nó và địa chỉ của phạm vi ô đã chọn sẽ tự động xuất hiện trong trường đối số.

Nhiều người mới sử dụng thường thắc mắc làm thế nào để tính nhanh tỷ lệ phần trăm trong Excel hoặc sử dụng công thức nào tốt nhất khi thực hiện các phép tính.

Điều này thường cần thiết ngay cả đối với những phép tính đơn giản nhất, từ nhu cầu hàng ngày để tính mức giảm giá trong cửa hàng và kết thúc bằng một số phép tính kế toán, chẳng hạn như xác định số tiền phải trả cho các tiện ích.

Nội dung:

Tính lãi

Cần bắt đầu với thực tế là công thức tính lãi khác với công thức toán học mà chúng ta quen thuộc. Nó trông như thế này:

Một phần/Toàn bộ = Tỷ lệ phần trăm

Người dùng chú ý sẽ nhận thấy ngay rằng thiếu phép nhân với 100 và đây sẽ là một nhận xét đúng. TRONG

chỉ trong chương trình, điều này là không cần thiết nếu bạn đặt ô "Định dạng phần trăm", chương trình sẽ tự nhân lên. Bây giờ hãy xem tất cả các bước cần thiết bằng cách sử dụng một ví dụ.

Giả sử rằng chúng ta có một danh sách các sản phẩm (cột A) và có dữ liệu về chúng - số lượng đã được mua trước (cột B) và số lượng trong số chúng đã được bán sau đó (cột C).

Điều quan trọng là chúng ta phải biết bao nhiêu phần trăm hàng mua được bán ra (cột D). Để làm điều này chúng ta làm như sau:

• Chúng ta nhập công thức =C2/B2 vào ô D2 và để không thực hiện điều này với tất cả các hàng, chỉ cần chọn điểm đánh dấu tự động điền và sao chép nó xuống nếu cần.

Excel rất cần thiết khi bạn cần sắp xếp, xử lý và lưu trữ nhiều thông tin. Nó sẽ giúp tự động hóa các phép tính, làm cho chúng dễ dàng và đáng tin cậy hơn. Các công thức trong Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính phức tạp tùy ý và nhận được kết quả ngay lập tức.

Cách viết công thức trong Excel

Trước khi tìm hiểu điều này, có một vài nguyên tắc cơ bản cần hiểu.

1. Mỗi cái bắt đầu bằng dấu “=”.
2. Các giá trị và hàm của ô có thể tham gia tính toán.
3. Toán tử được sử dụng như những ký hiệu toán học quen thuộc cho các phép toán.
4. Khi bạn chèn một bản ghi, ô sẽ hiển thị kết quả tính toán theo mặc định.
5. Bạn có thể xem thiết kế ở dòng phía trên bảng.

Mỗi ô trong Excel là một đơn vị không thể chia được, có mã định danh (địa chỉ) riêng, được biểu thị bằng một chữ cái (số cột) và một số (số hàng). Địa chỉ được hiển thị trong trường phía trên bảng.

Vậy làm thế nào để tạo và dán công thức trong Excel? Tiến hành theo thuật toán sau:

Ý nghĩa chỉ định

Phép cộng
- Phép trừ
/ Phân công
* Phép nhân

Nếu bạn cần chỉ định một số thay vì địa chỉ ô, hãy nhập số đó từ bàn phím. Để chỉ định dấu âm trong công thức Excel, hãy nhấp vào "-".

Cách nhập và sao chép công thức trong Excel

Chúng luôn được nhập sau khi nhấp vào “=”. Nhưng phải làm gì nếu có nhiều phép tính tương tự? Trong trường hợp này, bạn có thể chỉ định một và sau đó chỉ cần sao chép nó. Để làm điều này, hãy nhập công thức và sau đó “kéo dài” nó theo hướng mong muốn để nhân nó.
Đặt con trỏ lên ô cần sao chép và di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải (trên hình vuông). Nó phải có dạng hình chữ thập đơn giản với các cạnh bằng nhau.


Nhấn nút bên trái và kéo.


Nhả ra khi bạn cần ngừng sao chép. Lúc này kết quả tính toán sẽ hiện ra.


Bạn cũng có thể kéo dài nó sang bên phải.
Di chuyển con trỏ đến ô liền kề. Bạn sẽ thấy cùng một mục nhưng có địa chỉ khác nhau.


Khi sao chép theo cách này, số hàng sẽ tăng nếu dịch chuyển xuống dưới hoặc số cột tăng nếu dịch chuyển sang phải. Đây được gọi là địa chỉ tương đối.
Hãy nhập giá trị VAT vào bảng và tính giá đã bao gồm thuế.


Giá đã bao gồm VAT được tính như giá*(1+VAT). Hãy nhập chuỗi vào ô đầu tiên.


Hãy thử sao chép mục này.


Kết quả thật kỳ lạ.


Hãy kiểm tra nội dung trong ô thứ hai.


Như bạn có thể thấy, khi sao chép, không chỉ giá mà cả VAT cũng thay đổi. Và chúng ta cần tế bào này được cố định. Hãy neo nó bằng một liên kết tuyệt đối. Để thực hiện việc này, hãy di chuyển con trỏ đến ô đầu tiên và nhấp vào địa chỉ B2 trong thanh công thức.


Nhấn F4. Địa chỉ sẽ được gắn thêm ký hiệu “$”. Đây là dấu hiệu của một ô tuyệt đối.


Bây giờ sau khi sao chép địa chỉ B2 sẽ không thay đổi.
Nếu bạn vô tình nhập dữ liệu vào sai ô, bạn chỉ cần di chuyển nó. Để thực hiện việc này, hãy di chuyển con trỏ chuột qua bất kỳ đường viền nào, đợi cho đến khi con chuột trông giống hình chữ thập có mũi tên, nhấn nút trái và kéo. Tại vị trí mong muốn, chỉ cần thả tay thao tác ra.

Sử dụng các hàm để tính toán

Excel cung cấp một số lượng lớn các hàm, được chia thành các danh mục. Bạn có thể xem danh sách đầy đủ bằng cách nhấp vào nút Fx bên cạnh dòng công thức hoặc mở phần “Công thức” trên thanh công cụ.


Hãy nói về một số chức năng.

Cách đặt công thức "If" trong Excel

Hàm này cho phép bạn đặt điều kiện và thực hiện phép tính tùy thuộc vào tính đúng hay sai của nó. Ví dụ: nếu số lượng hàng bán nhiều hơn 4 gói thì bạn nên mua thêm.
Để chèn kết quả tùy vào điều kiện chúng ta sẽ thêm một cột khác vào bảng.


Trong ô đầu tiên bên dưới tiêu đề của cột này, đặt con trỏ và nhấp vào mục “Boolean” trên thanh công cụ. Hãy chọn chức năng "Nếu".


Giống như việc chèn bất kỳ hàm nào, một cửa sổ sẽ mở ra để bạn điền các đối số.


Hãy cho biết điều kiện. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào hàng đầu tiên và chọn ô đầu tiên “Đã bán”. Tiếp theo, đặt dấu “>” và chỉ ra số 4.


Ở dòng thứ hai chúng ta sẽ viết “Mua hàng”. Thông báo này sẽ xuất hiện cho những mặt hàng đã được bán hết. Dòng cuối cùng có thể để trống vì chúng ta không có hành động gì nếu điều kiện sai.


Bấm OK và sao chép mục nhập cho toàn bộ cột.


Để ngăn “FALSE” hiển thị trong ô, hãy mở lại hàm và sửa nó. Đặt con trỏ vào ô đầu tiên và nhấn Fx bên cạnh thanh công thức. Chèn con trỏ vào dòng thứ ba và đặt khoảng trắng giữa các dấu ngoặc kép.


Sau đó OK và sao chép lại.


Bây giờ chúng ta xem nên mua sản phẩm nào.

Văn bản công thức trong Excel

Hàm này cho phép bạn áp dụng định dạng cho nội dung của một ô. Trong trường hợp này, mọi loại dữ liệu đều được chuyển đổi thành văn bản, có nghĩa là nó không thể được sử dụng để tính toán thêm. Hãy thêm một cột để định dạng tổng số.


Trong ô đầu tiên, hãy nhập một hàm (nút “Văn bản” trong phần “Công thức”).


Trong cửa sổ đối số, chúng tôi sẽ chỉ ra một liên kết đến ô tổng số tiền và đặt định dạng thành “#rub”.


Nhấn OK và sao chép.


Nếu chúng tôi cố gắng sử dụng số tiền này trong tính toán, chúng tôi sẽ nhận được thông báo lỗi.

"VALUE" chỉ ra rằng phép tính không thể thực hiện được.
Bạn có thể xem ví dụ về các định dạng trong ảnh chụp màn hình.

Công thức ngày tháng trong Excel

Excel cung cấp nhiều tùy chọn để làm việc với ngày tháng. Một trong số đó, DATE, cho phép bạn tạo một ngày từ ba số. Điều này thuận tiện nếu bạn có ba cột khác nhau - ngày, tháng, năm.

Đặt con trỏ vào ô đầu tiên của cột thứ tư và chọn một hàm từ danh sách Ngày và Giờ.

Sắp xếp địa chỉ ô cho phù hợp và nhấn OK.


Sao chép mục nhập.

Tự động tính tổng trong Excel

Trong trường hợp bạn cần cộng một số lượng lớn dữ liệu, Excel cung cấp hàm SUM. Ví dụ: hãy tính số lượng hàng hóa đã bán.
Đặt con trỏ vào ô F12. Nó sẽ tính tổng.


Đi tới bảng Công thức và nhấp vào Tự động tính tổng.


Excel sẽ tự động đánh dấu dãy số gần nhất.


Bạn có thể chọn một phạm vi khác. Trong ví dụ này, Excel đã làm mọi thứ một cách chính xác. Bấm vào đồng ý. Hãy chú ý đến nội dung của ô. Hàm SUM được thay thế tự động.


Khi chèn một phạm vi, địa chỉ ô đầu tiên, dấu hai chấm và địa chỉ ô cuối cùng sẽ được chỉ định. => có nghĩa là "Lấy tất cả các ô giữa ô đầu tiên và ô cuối cùng. Nếu bạn cần liệt kê nhiều ô, hãy phân tách địa chỉ của chúng bằng dấu chấm phẩy:
TỔNG (F5;F8;F11)

Làm việc trong Excel với các công thức: ví dụ

Chúng tôi đã hướng dẫn bạn cách tạo một công thức trong Excel. Đây là kiến ​​thức có thể hữu ích ngay cả trong cuộc sống hàng ngày. Bạn có thể quản lý ngân sách cá nhân và kiểm soát chi phí.


Ảnh chụp màn hình hiển thị các công thức được nhập để tính số tiền thu nhập và chi phí, cũng như tính số dư cuối tháng. Thêm trang tính vào sổ làm việc mỗi tháng nếu bạn không muốn tất cả các trang tính nằm trên một. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp vào dấu “+” ở cuối cửa sổ.

Để đổi tên một trang tính, hãy bấm đúp vào trang tính đó và nhập tên.

Bảng có thể được thực hiện chi tiết hơn.
Excel là một chương trình rất hữu ích và các phép tính của nó cung cấp khả năng gần như không giới hạn.

Có một ngày tuyệt vời!

Bạn chưa biết cách cộng giá trị nhiều ô trong Excel? Bạn muốn tìm hiểu cách thực hiện phép tính tổng phức tạp hoặc muốn có một giải pháp thay thế cho máy tính? Với sự trợ giúp của Excel, bạn sẽ tìm hiểu tất cả sự tinh tế của phép tính tổng

Nếu bạn thường xuyên làm việc với các giá trị số và liên tục cần tính tổng của chúng, bạn có thể sử dụng phương pháp cũ đã được chứng minh cho những phép tính như vậy - máy tính. Nhưng những người làm việc với máy tính, không chỉ với giấy tờ, có thể sử dụng một phương pháp khác - tóm tắt bằng Excel.

Tại sao ứng dụng văn phòng lại tốt hơn máy tính?

1. Trên máy đánh chữ điện tử, trước tiên bạn tính toán số tiền, sau đó bạn cần viết nó ra dưới dạng điện tử. Nếu tất cả các số để đếm đều được đặt giống nhau trên máy tính, thì việc sử dụng máy tính đơn giản là ngu ngốc, vì có nhiều phương pháp hiệu quả hơn.
2. Nếu bạn mắc lỗi khi cộng trên máy tính, bạn sẽ không thể tìm ra lỗi mà bạn sẽ phải đếm lại mọi thứ. Khi làm việc trong Excel, việc tìm ra lỗi sẽ dễ dàng hơn nhiều. Đôi khi chỉ cần kiểm tra xem phần tử nào của bảng đang được tính tổng là đủ (có thể có lỗi ở một số ô nhất định hoặc không phải tất cả các ô đều được tính). Ngoài ra, trong Excel, việc quay lại từng bước rất dễ dàng, chỉ cần nhấn “Ctrl+Z”, và nếu cần, bạn có thể quay lại kết quả thu được bằng cách nhấn phím “nóng” “Ctrl+Y”.

Tùy chọn tóm tắt trong Excel

Tính số tiền bằng Excel rất đơn giản. Ứng dụng văn phòng này có một số cách để thực hiện việc này. Nếu bạn hiểu chúng chi tiết hơn, bạn có thể chọn tùy chọn phù hợp nhất và sau đó chỉ sử dụng tùy chọn đó.

1. Cách dễ nhất để tính tổng trong Excel là sử dụng công thức “=X+Y+Z”, trong đó thay vì nhập các biến, các tham số của ô mong muốn sẽ được nhập. Bạn có thể chỉ định giá trị ô theo cách thủ công, mặc dù thực hiện việc này bằng nút chuột trái sẽ dễ dàng hơn nhiều.
2. Một phương pháp khác là sử dụng công thức phức tạp hơn "=sum(X;Y;Z)" hoặc "=sum(X:Z)". Trong công thức đầu tiên, các số ô được liệt kê lần lượt, trong công thức thứ hai, khoảng thời gian mà tất cả các ô sẽ được đếm sẽ được chỉ định;
3. Nhưng cách dễ nhất để tính tổng trong Excel là sử dụng nút “AutoSum”. Hãy nói về nó chi tiết hơn.

Sử dụng Tự động tính tổng

Nút cho chức năng này nằm trên tab “Công thức”. Để áp dụng nó, bạn chỉ cần chọn các ô có giá trị cần tính toán. Và nhấp vào biểu tượng autosum.

Kết quả của phép cộng sẽ được ghi vào ô bên cạnh. Nút tự động tính tổng trông giống chữ “Sigma” (chữ “M” ở bên cạnh).

Bạn có thể sử dụng autosum theo cách khác:

1. Giả sử các số cần tính tổng nằm trong một cột. Bấm chuột trái vào ô ngay sau cột có giá trị số;
2. Sau đó chèn hàm SUM. Bạn có thể kích hoạt nó theo nhiều cách khác nhau, ví dụ:
   • Sử dụng nút "Menu" trên thanh tác vụ của chương trình. Nhấp vào biểu tượng "Chèn chức năng" ở đó;
   • Hoặc sử dụng tổ hợp phím nóng “Shift+F3”.
3. Một cửa sổ Thuật sĩ Chức năng mới sẽ mở ra. Chọn phần “Toán học” trong đó, sau đó nhấp vào biểu tượng “SUM” và nhấp vào “OK”;
4. Cửa sổ Đối số hàm sẽ mở ra. Vì bạn đã nhấp vào ô bên dưới cột có giá trị số nên phạm vi tính tổng sẽ được đánh dấu. Nhấp vào “OK” - tổng số ô được thêm sẽ xuất hiện trong ô trống.

Nhưng phương pháp này quá dài vì biểu tượng tính tổng tự động đã được đặt trên thanh tác vụ.

Tổng hợp phức tạp

Các phương pháp được liệt kê là để tính tổng của một cột ô trong các phiên bản đơn giản nhất. Chúng được dạy theo nghĩa đen trong những bài học khoa học máy tính đầu tiên và nhiều người biết cách sử dụng các chức năng này. Ngoài ra, trong Excel bạn có thể tính số tiền ở những phiên bản phức tạp hơn, ví dụ:

• Khi bạn chỉ cần thêm các ô có màu nền nhất định;
• Khi bạn cần tính số lượng trong các ô nằm trong các phạm vi hoàn toàn khác nhau.

Phương pháp sau đây sẽ hoạt động cho cả hai mục đích:

• Đặt con trỏ vào ô sẽ tính kết quả và đặt dấu “=”;
• Nhấp chuột trái vào ô trong đó thông tin số sẽ được tóm tắt với phần còn lại. Bạn sẽ thấy giá trị của ô này xuất hiện như thế nào trong ô có dấu “bằng” (ví dụ: A5);
• Theo sau giá trị này bằng dấu “+”. Sử dụng bàn phím số cho việc này;
• Tiếp tục đánh dấu các ô cần thiết theo cách tương tự (nghĩa là chọn – đặt “cộng” – đánh dấu – đặt “dấu cộng”, v.v.);
• Khi bạn đã chỉ định tất cả các ô, chỉ cần nhấn "Enter". Trong ô được chỉ định, bạn sẽ thấy kết quả phép cộng.

"Tổng hợp nhanh"

Nếu bạn chọn một số ô có dữ liệu số, kết quả tính tổng của chúng sẽ được hiển thị trong cửa sổ chương trình ở dưới cùng bên phải, nơi có nội dung “Xong”. Đây là những kết quả trung gian. Chúng rất tiện lợi khi bạn không cần viết ra kết quả mà muốn biết số tiền gần đúng. Bằng cách sử dụng máy tính tích hợp, Excel sẽ tự động thực hiện việc này.

Để kích hoạt chức năng “Tổng nhanh”, hãy nhấp vào biểu tượng “Xong” và chọn tùy chọn “Tổng” từ cửa sổ mở ra. Giờ đây, bạn có thể chọn bất kỳ phạm vi nào trong khi đồng thời giữ phím “Ctrl” trên bàn phím - và kết quả tính tổng của chúng sẽ ngay lập tức được hiển thị ở dưới cùng bên phải. Hơn nữa, bây giờ nó sẽ không chỉ ra dòng chữ “Sẵn sàng” mà là “Số tiền =”.

Nhiều chuyên gia và những người thường xuyên làm việc với Excel và những người cần tính toán sử dụng hàm tích hợp này thay vì máy tính.

Sử dụng công thức

Nếu bạn đặt ngay công thức tính tổng vào một số ô nhất định, thì bạn sẽ không cần sử dụng chuột: mọi thứ sẽ được tính toán tự động. Bạn sẽ chỉ cần nhập các giá trị số ban đầu.

Làm thế nào để nhập công thức như vậy? Đầu tiên, hãy nhìn vào những gì nằm ngay bên dưới thanh công cụ trong chương trình. Có một dòng dài có biểu tượng “Fx” và tất cả các tham số công thức được nhập vào đó.

• Nhấp vào dòng dài có biểu tượng “Fx”;
• Nhập dấu “=” vào đó và viết ra các ô chứa các giá trị số được yêu cầu, sau mỗi ô đó đặt dấu “+”;
• Sau đó nhấp vào "Nhập".

Tổng số phép cộng sẽ xuất hiện trong ô được chỉ định cho kết quả.

Excel là một chương trình tuyệt vời để làm việc linh hoạt với các bảng và tính toán nhiều giá trị khác nhau. Bạn có thể tính tổng và ngoài ra, trong Excel, bạn có thể sử dụng các công thức phức tạp hơn với phép nhân, chia và các tham số khác. Xét về những khả năng này, chương trình chắc chắn vượt trội hơn khả năng của một chiếc máy tính.