Kế toán kho vật tư trên Excel. Lắp đặt và giao hàng. Thu nhập từ nhà cung cấp

Hôm nay có sự lựa chọn lớn dụng cụ chuyên dụng để bảo trì kế toán kho: từ những cái đơn giản chương trình miễn phíđến các hệ thống WMS đầy đủ tính năng đắt tiền. Mặc dù vậy, nhiều doanh nhân ở giai đoạn đầu đã chọn bảng excelđể lưu trữ hồ sơ kho. Lúc đầu, đây có vẻ là một giải pháp tiện lợi và hợp lý, nhưng khi số lượng đơn hàng trong tổ chức tăng lên, việc sử dụng Excel để hạch toán kho sẽ gặp nhiều vấn đề. Không gian kho càng rộng, càng nhiều mặt hàng thì khả năng xuất hiện của chúng càng cao. Người dùng gặp khó khăn gì khi làm việc với Excel?

Lỗi khi nhập dữ liệu. Do một lỗi đầu vào duy nhất, cần phải kiểm tra kỹ tất cả dữ liệu trong bảng.
Bất tiện sự hợp tác. Một tình huống thường xảy ra khi người dùng này chỉnh sửa dữ liệu thì bị người khác ghi đè. Vì vậy, việc hạch toán trên Excel có thể không chính xác.
Thực hiện nhiều thao tác thủ công. chương trình excel Không tạo ra giải pháp kế toán kho, chương trình kết hợp nhiều chức năng cơ bản, và do đó bạn sẽ thường xuyên phải tốn thời gian cho những công việc lao động chân tay đơn điệu.
Khó khăn trong việc xác minh tính chính xác của dữ liệu. Tại sử dụng Excel rất nhiều nỗ lực để kiểm tra tính chính xác của dữ liệu đã nhập và đưa thông tin vào cái nhìn phù hợp. Nếu bạn có một nhà kho lớn, tốt hơn Excel tải xuống để thực hiện các tác vụ khác và duy trì hồ sơ kho hàng bằng các chương trình nâng cao hơn.

Những vấn đề này có thể không xảy ra thường xuyên nhưng chúng vẫn chiếm rất nhiều thời gian làm việc. Chương trình kho hàng trong Excel Sửa lỗi và lỗi đánh máy, xác minh kéo dài tính chính xác của dữ liệu trên số dư và việc buộc lao động thủ công khi làm việc với Excel là những lý do chính khiến các doanh nhân cuối cùng chuyển sang sử dụng các giải pháp chuyên dụng để duy trì hồ sơ kho hàng. Ngay cả những chuyên gia giàu kinh nghiệm biết cách duy trì hồ sơ hàng tồn kho trong Excel vẫn đưa ra lựa chọn ủng hộ các chương trình dựa trên Excel khác hoặc các giải pháp hoàn toàn mới.

Làm thế nào để lưu giữ hồ sơ hàng tồn kho trong Excel?

Bất kể bạn chọn bảng tính Excel, dịch vụ MyWarehouse hay giải pháp giao dịch chuyên dụng khác, bạn đều phải tuân theo một số nguyên tắc cơ bản. Nếu bạn tải xuống chương trình và không sử dụng các quy tắc đặc biệt, theo thời gian, công việc kế toán sẽ trở nên phức tạp hơn nhiều:

Thiết kế đúng sách tham khảo. Một danh mục hàng hóa không có nhãn hiệu tạo ra vấn đề đảm bảo có tính đến sự bất tiện trong công việc của người bán và những khó khăn trong việc lập báo cáo. Khi nhập dữ liệu hãy điền càng nhiều càng tốt. thêm thông tin vào các ô khác nhau (ví dụ: mã, mặt hàng, giá cả, VAT). Nếu việc hạch toán hàng bán tại kho được thực hiện bằng dịch vụ MyWarehouse thì mọi dữ liệu cần thiết về hàng hóa sẽ tự động được đưa vào chứng từ, giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi xử lý đơn hàng.
Tổ chức số dư ban đầu về mặt số lượng và tổng thể. Dữ liệu chính xác khi bắt đầu công việc sẽ cung cấp các báo cáo đầy đủ trong quá trình làm việc và những báo cáo chuẩn bị bán hàng với “ đá phiến sạch“Bạn không nên tin tưởng vào điều này.
Duy trì trình tự thời gian trong việc chuẩn bị tài liệu. Việc hàng hóa đến kho từ nhà cung cấp phải được đăng ký nghiêm ngặt trước khi vận chuyển cho người mua. Nếu không, chi phí sẽ tăng lên và bạn sẽ không thể tính toán chính xác số tiền mình kiếm được. Trong MyWarehouse, bạn có thể chỉ định ngày tùy ý cho mỗi lần mua bán hàng hóa.
Lưu trữ có cấu trúc các thông tin bổ sung. Khi duy trì hồ sơ kho hàng, điều quan trọng là phải thu thập Thông tin thêm về doanh số bán hàng (ví dụ: phương thức giao hàng và thanh toán, ngày giao hàng, tên khách hàng, tên người quản lý) trong các trường riêng. Tất cả dữ liệu này sẽ hữu ích trong tương lai để lập bảng lộ trình cho người chuyển phát, tính lương cho người quản lý và phân tích số liệu thống kê. Trong MySklad bạn có thể dễ dàng và không cần lập trình để tạo khối lượng bắt buộc các trường miễn phí để sử dụng trong các thư mục và tài liệu.

Người dùng dịch vụ Internet MoySklad có quyền truy cập vào hỗ trợ miễn phí qua điện thoại và e-mail. Nhân viên hỗ trợ không chỉ hỗ trợ làm việc với chương trình mà còn chia sẻ các mẹo về kế toán kho tối ưu và thiết lập các quy trình kinh doanh cơ bản. Tải xuống phiên bản miễn phí, hãy thử các giải pháp mới của chúng tôi.

Công ty trưng bày rượu vang

HLV Kirichenko D. Sản phẩm:

Wine Gallery là dự án bán lẻ đầu tiên của nhóm chúng tôi. Chúng tôi là nhà phân phối nội địa sản phẩm có cồnỞ Việt Nam. chính của chúng tôi các đối tượng mục tiêu– đây là những du khách đến nghỉ dưỡng tại Việt Nam.

Khi khởi động dự án này, chúng tôi hiểu rõ rằng kế toán và phân tích hàng hóa và dòng tiền là nền tảng hoạt động kinh doanh của chúng tôi. Theo lời khuyên của bạn bè, chúng tôi đã chọn chương trình USU ( Hệ thống phổ quát Kế toán).

Chúng tôi đã chuẩn bị cho một chặng đường dài học tập vì đây là trải nghiệm đầu tiên của chúng tôi với loại chương trình này. Nhưng chương trình hóa ra lại đơn giản và trực quan. Ngay ngày hôm sau sau khi mua lại, chúng tôi đã áp dụng nó vào thực tế và mỗi ngày chúng tôi đều phát hiện ra những cơ hội mới giúp chúng tôi ghi lại và phân tích một luồng thông tin khổng lồ mà không gặp bất kỳ khó khăn nào.

Chương trình này chắc chắn sẽ giúp ích trong công việc hàng ngày của chúng tôi, nhưng với sự phát triển và gia tăng hoạt động kinh doanh của chúng tôi, nhiều khách hàng thường xuyên, và chúng tôi có cách tiếp cận riêng cho từng người trong số họ. Vì vậy, điều quan trọng đối với chúng tôi là có thể thu được dữ liệu bán hàng ở mức rất nhanh. danh mục khác nhau hàng hóa cho từng đối tác. Chúng tôi đã nhờ đến các chuyên gia USU để giải quyết vấn đề này. Họ đã nhanh chóng sửa đổi chương trình cho phù hợp với nhu cầu của chúng tôi, điều này đã cải thiện và đơn giản hóa đáng kể sự tương tác của chúng tôi với khách hàng.

Chúng tôi rất vui vì đã chọn công ty USU để triển khai hệ thống kế toán cho hoạt động kinh doanh đầu tiên của mình và tiếp tục hợp tác với các bạn trên cơ sở các dự án khác.

Trân trọng, Giám đốc “Phòng trưng bày rượu vang” Kirichenko D.S.

Chúng tôi bán giày chỉnh hình cho trẻ em, thiết bị phục hồi chức năng cho trẻ em và các sản phẩm chỉnh hình khác nhau. Mỗi năm phạm vi sản phẩm và số lượng khách hàng tăng lên. Để quản lý hiệu quả hơn, tự động hóa kế toán là cần thiết. Chính sự tự động hóa giúp cho bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể chuyển sang cấp độ mới phát triển!

Việc lựa chọn chương trình mất nhiều thời gian và cẩn thận. Nhiệm vụ là tìm chương trình phổ quát Qua giá cả phải chăng, sẽ kết hợp tất cả các chức năng cùng một lúc: vừa là vị trí của nhân viên thu ngân vừa là người bán hàng, và khi đăng nhập bằng mật khẩu khác, nó sẽ đóng vai trò như một chương trình phân tích tuyệt vời cho người quản lý cửa hàng. Và thế là chúng tôi tìm thấy USU. Chỉ là một ơn trời cho một doanh nhân cá nhân!

Chỉ có một điều khiến tôi bận tâm... việc thiếu sự đại diện trong thành phố của chúng tôi, và sau đó, hóa ra là ở toàn bộ nước Nga. Chúng tôi không thể tưởng tượng được làm thế nào chúng tôi có thể cộng tác thành công khi ở những nơi khác nhau trên thế giới.

Nhưng nhờ vào sự chuyên nghiệp và thái độ chu đáo của ekip USU, chúng tôi đã quyết định.

Ngày nay chúng tôi có một chương trình tự động hóa bán hàng dễ sử dụng. Kế toán số dư hàng tồn kho, phân tích doanh thu theo nhóm sản phẩm, duy trì cơ sở khách hàng và nhiều hơn nữa. Có thể lập mô hình một chương trình cụ thể cho loại hoạt động của chúng tôi.

Hỗ trợ kỹ thuật là tuyệt vời. Các chuyên gia nhanh chóng trả lời mọi câu hỏi và trợ giúp với mọi yêu cầu.

Trân trọng, Trưởng cửa hàng OrthoBots A.A.

Chúng tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến toàn bộ đội ngũ của Hệ thống Kế toán Toàn cầu. Với tư cách là chủ cửa hàng ký gửi trẻ em, chúng tôi biết tầm quan trọng của việc hệ thống hóa dữ liệu về người gửi hàng và hàng hóa đến để bán. Theo đề xuất của các đối tác, chúng tôi quyết định dùng thử USU cho một cửa hàng ký gửi và sau khi sử dụng phiên bản demo, chúng tôi rất vui với những gì bạn có thể làm trong chương trình này. Kế toán việc nhận hàng từ người gửi hàng, nhà cung cấp, mã vạch hàng hóa, kế toán chi phí, số dư kho hàng, tồn kho, thanh toán cho người gửi hàng, trả hàng cho người gửi hàng và nhiều việc khác.

Các nhà phát triển thật tuyệt vời, họ đã lắng nghe mong muốn của chúng tôi và thêm một thỏa thuận, khoản khấu trừ cho việc lưu trữ hàng hóa và tỷ lệ phần trăm của chúng tôi đối với phí đại lý. Mặc dù khóa đào tạo diễn ra từ xa nhưng nhân viên USU rất dễ tiếp cận và giải thích nhanh chóng cách làm việc trong chương trình. Nói chung, làm việc với một chương trình như vậy là một niềm vui.

Giám đốc cửa hàng ký gửi trẻ em "Baby to Baby" Finagin M.Yu.

Liên bang Nga, Vùng Leningrad, thành phố Vsevolozhsk

IP Bogubaeva Dinara

Sharipov Darkhan Sản phẩm:

Cửa hàng áo cưới Malinelli (IP Bogubaeva Dinara) bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến công ty IP Akulov N.N. để cài đặt chương trình tại doanh nghiệp của chúng tôi Hệ thống kế toán phổ thông.

Nhờ có chương trình này mà chúng tôi đã quên mất việc lưu giữ hồ sơ vào sổ ghi chép và Excel. Tất cả thông tin của chúng tôi được lưu trữ trên máy tính và được xử lý trong vòng vài giây.

Giao diện chương trình rất đơn giản. Tất cả người bán đều thành thạo cách làm việc trong hệ thống rất nhanh.

Với tư cách là người quản lý, tôi có thể xem kết quả công việc trong ngày bất cứ lúc nào từ nơi làm việc hoặc ở nhà.

Chúng tôi đã thiết lập một hệ thống thăm viếng. Bây giờ chúng ta có thể biết nhân viên nào đang đi nghỉ hoặc bị ốm. Việc tính toán ngày nghỉ phép và nghỉ ốm đã trở nên rất thuận tiện.

Kế toán hiện nhìn thấy bức tranh toàn cảnh về sự chuyển động của hàng hóa và dòng tiền, đồng thời có thể phản ánh các khoản thanh toán bằng cả tiền mặt và thẻ hoặc sử dụng các hệ thống thanh toán khác nhau.

Việc bảo trì được thực hiện rất kịp thời và ở mức độ chuyên nghiệp cao. Các bạn kiên nhẫn trả lời tất cả các câu hỏi của chúng tôi và hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Trân trọng, Sharipov Darkhan

IP "Buranbayev"

Đạo diễn Buranbaev U.A. Sản phẩm:

Đánh giá: 5/5

Sản phẩm: Chương trình thương mại và kho bãi.

Công ty chúng tôi bán phụ tùng ô tô.

Ban quản lý và nhóm IP "Buranbaev" bày tỏ lòng biết ơn vì sự hỗ trợ của bạn dịch vụ chất lượng Và Cách tiếp cận chuyên nghiệpđể được hỗ trợ và bảo trì chương trình USU - hệ thống kế toán phổ quát.

Dựa trên kinh nghiệm làm việc với chương trình được phát triển cho chúng tôi, chúng tôi có thể ghi nhận tính hiệu quả và ổn định phần mềm. Chương trình được cung cấp đáp ứng đầy đủ các thông số được yêu cầu. Các chuyên gia của công ty bạn đã thể hiện tính chuyên nghiệp cao, cài đặt chương trình một cách hiệu quả và đào tạo nhân viên sử dụng nó.

Chúng tôi cảm ơn các nhân viên của công ty bạn vì sự phục vụ chuyên nghiệp của họ và mong muốn được hợp tác hơn nữa.

Giám đốc IP "Buranbaev" Buranbaev U.A.

IP Kurakova O.N.

Doanh nhân cá nhân Kurkova Olga Nikolaevna Sản phẩm:

Thư cảm ơn.

Chúng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới IP Akulov N.N. và nhóm của anh ấy để được hỗ trợ trong việc tổ chức kinh doanh, cụ thể là điều chỉnh chương trình USU Vì bán lẻ quần áo.

Hiện nay trên thị trường có đủ phần mềm một số lượng lớn các tùy chọn hỗ trợ kinh doanh, nhưng tất cả chúng đều có giá cao hoặc không có chức năng cần thiết và yêu cầu cải tiến bổ sung, điều này cũng ảnh hưởng đến giá cuối cùng và thời gian khởi động dự án.

Sự lựa chọn của chúng tôi rơi vào USU vì một số lý do, cụ thể là:

1) giá cả hợp lý.

2) tính minh bạch của tính toán.

3) cơ hội dùng thử phiên bản demo của sản phẩm.

4) tốc độ cao khởi động một dự án theo các giai đoạn từ lựa chọn sản phẩm đến ra mắt đầy đủ dự án (ít hơn 5 ngày.)

Không giống như nhiều sản phẩm phần mềm, được giới thiệu trên thị trường, phần mềm này khá linh hoạt theo yêu cầu của người dùng và cho phép bạn tùy chỉnh hầu hết mọi khía cạnh theo đặc điểm doanh nghiệp của bạn. Một ưu điểm khác là không có yêu cầu sử dụng thiết bị đặc biệt. Riêng biệt, tôi muốn nói lời cảm ơn vì phản ứng nhanh như chớp của những người đó. hỗ trợ cho các truy vấn.

Chúng tôi chúc đội ngũ của bạn thịnh vượng và thành công trong sự nghiệp mới!!

Trân trọng,

Doanh nhân cá nhân Olga Nikolaevna Kurkova.

Viện Dinh dưỡng Hợp lý, Keith LLP

Đạo diễn Koishegarina A.N. Sản phẩm:

Doanh nhân cá nhân "Hệ thống kế toán phổ quát" quản lý việc tổ chức xây dựng và triển khai hệ thống phần mềm cho Viện một cách nhanh chóng và hiệu quả. Dinh dưỡng hợp lýở Astana, nhờ đó công ty đã hệ thống hóa công việc hiện tại của một số bộ phận, tối ưu hóa ở mức tối thiểu, nhưng đồng thời mẫu báo cáo vẫn đầy đủ, chi tiết và minh bạch.

Chúng tôi muốn lưu ý rằng các nhân viên đã hoàn thành mọi công việc lắp đặt đúng thời hạn, thực hiện các điều chỉnh và thay đổi của chúng tôi theo đúng các điều khoản của Thỏa thuận. Sau khi hoàn thành công việc, các nhân viên đã nhanh chóng cấp Giấy chứng nhận hoàn thành cho phần việc của mình.

Người quản lý và lập trình viên rất đúng giờ và lịch sự.

Nói chung, chương trình rất đơn giản và dễ sử dụng.

Đạo diễn Koishegarina A.N.

01/06/2017

Công ty "ECOSTIL"

Đạo diễn Arkaev N.E. Sản phẩm:

Dựa trên kinh nghiệm của chúng tôi với chương trình được phát triển cho chúng tôi, chúng tôi có thể ghi nhận tính hiệu quả và tính ổn định của phần mềm. Khi công ty chúng tôi đặt mua chương trình kế toán kho, việc phát triển phần mềm đã được hoàn thành đúng thời hạn. Chương trình được trình bày đáp ứng đầy đủ các thông số yêu cầu; các chuyên gia của công ty thể hiện tính chuyên nghiệp cao, thực hiện cài đặt chất lượng cao, thiết lập chương trình và đào tạo nhân viên sử dụng nó.

Nhờ đó công cụ phần mềm quản lý để tối ưu hóa đầy đủ nhất tất cả các quy trình quản lý và kiểm soát kế toán kho.

Tổ chức kinh doanh “Cửa hàng có giá trị”

Đạo diễn Seitkazieva M.M. Sản phẩm:

Tôi bắt đầu công việc kinh doanh từ căn bếp nhỏ của mình. Bó hoa đầu tiên. Sự phấn khích đầu tiên. Mẹ đang nghỉ thai sản. Truyện chuẩn. Đã đến lúc khối lượng tăng lên. Cơ sở khách hàng đang tăng lên. Lúc đầu, tôi cố gắng giữ mọi thứ trong đầu. Rồi Excel đến. Nhân tiện, hóa ra nó không dễ dẫn đến vậy. Vì tất cả các công thức, tên, dòng, mọi thứ đều phải được nghĩ ra một cách độc lập. Sau khi từ bỏ Excel, thậm chí còn nhận được khối lượng lớn hơn, các hóa đơn đã xuất hiện để thay thế nó. Dường như đó là niềm hạnh phúc. Nhưng hóa ra. Cũng không hề. Các con số khác nhau. Xác định sự có mặt của dư lượng số lượng lớn thời gian. Và rồi ý tưởng tự động hóa nảy ra trong đầu. Việc phân tích và kêu gọi bắt đầu. Và tôi đã chọn usu. Điều mà tôi không mong muốn cho đến ngày nay. Tôi đã sử dụng nó được hơn một tháng rưỡi. Cụ thể hơn: vui nhất là làm báo cáo. Số dư được rút ngay lập tức, có thể giảm giá, thêm tiền thưởng và xem bất kỳ biểu đồ nào. Hôm nay tôi không thể thực hiện được một bước nào nếu không có chương trình này. Nếu có chuyện gì xảy ra với máy tính xách tay của tôi, tôi sẽ bị co giật.

Khó khăn gì. 1. Hãy sẵn sàng nếu bạn là Plyushkins như tôi. Sau đó, bạn sẽ phải nhập hàng nghìn thứ nhỏ nhặt vào cơ sở dữ liệu và suy nghĩ kỹ về chúng. Nhưng đây là vấn đề của 3-4 ngày làm việc chăm chỉ. Trong thời gian này, bạn trở nên quen thuộc hơn với chương trình và bắt đầu cảm nhận được nó. Tôi biết ơn Irina, người ban đầu đã đứng vững trước sự tấn công của các cuộc gọi: cái gì, như thế nào, ở đâu, cái gì mang lại. Sau đó là những người lập trình viên. Nhân tiện, những người có sự kiên nhẫn vàng và bộ não tốt :-). Vì vậy, trải nghiệm của tôi khi sử dụng chương trình là tích cực. Mặt khác, tôi trở nên phụ thuộc phần nào vào nó và yêu thích các báo cáo. Vâng, tất nhiên, bây giờ tôi cùng với trông thông minh Tôi nhận báo cáo và tổ chức các cuộc họp). Usu là một cấp độ mới đối với tôi. Điều đó cho thấy sự trưởng thành của tôi. Hiệu quả. Không có gì không được tính đến. Mỗi đồng xu, mỗi sản phẩm đều biết vị trí của nó. Usu đã giúp tôi phát triển như một doanh nhân. Ai biết được: ồ, tôi sẽ không tính. Được rồi, tôi sẽ đưa nó cho bạn. Giai đoạn bình tĩnh đang trôi qua. Giai đoạn phát triển và tôn trọng công việc của chính mình bắt đầu. Tôi rất biết ơn. Tôi biết ơn mọi nhân viên đã dẫn dắt tôi đến chiến thắng nhỏ của cá nhân mình.

2) Có thể chụp ảnh sản phẩm, người bán có thể thấy mình đang bán gì khi bán hàng. Điều này thật tuyệt - việc chấm điểm lại ít hơn nhiều.

3) Có thể xuất biên lai 2 loại và bán hàng mà không cần biên lai - mọi trường hợp đều bị xóa sổ.

4) Phân tích hiệu suất tuyệt vời. Bạn có thể xem kết quả bằng đồ họa (rõ ràng hơn) câu hỏi được hỏi. Và theo lợi nhuận, theo sản phẩm, theo doanh số của từng người bán, v.v.

5) Nhân viên công ty có trách nhiệm và có năng lực, điều này rất dễ chịu. Họ nhanh chóng đến ứng cứu và giúp giải quyết vấn đề.

Tôi nghĩ tôi đã lựa chọn đúng.

Công cụ kế toán tuyệt vời! Chương trình thuận tiện, đơn giản, dễ hiểu và dễ hiểu.

Cảm ơn những người sáng tạo ra nó đã giúp công việc kế toán trở nên dễ dàng hơn.

Doanh nhân cá nhân Samarina T.V.

Tuy nhiên, khi điền chứng từ thu hoặc chi, bạn vẫn sẽ phải nhập một số giá trị bằng tay.

Bao gồm các:

ngày lập tài liệu;
Số lượng hàng hoá;
Số văn bản;
các thông số thường xuyên thay đổi khác.

Sử dụng các công cụ được tích hợp trong Excel, bạn có thể đạt được tự động điền một số cột dựa trên dữ liệu thư mục. Tuy nhiên, bạn khó có thể tự mình cấu hình chức năng này nếu không có kiến thức chuyên sâu về chương trình.

Bạn có thể tự thêm các công thức cơ bản, chẳng hạn như chỉ ra một cột có tổng giá thành sản phẩm, nhân số lượng với giá.

Theo cách trên, các bảng “Incoming” và “Chi phí” cũng được tạo ra. Giữ chúng riêng biệt sẽ thuận tiện cho việc sau này tìm kiếm nhanh tài liệu cần thiết.

Lập bảng doanh thu

Bạn có thể tự lập bảng doanh thu nhưng bạn sẽ phải hiểu một số chức năng của trình soạn thảo bảng. Không có kỹ năng lập trình được yêu cầu ở đây.

TRÊN tờ riêng Bạn có thể lấy thông tin về số dư hàng tồn kho để hiểu nhu cầu mua một mặt hàng cụ thể.

Theo dõi số dư quan trọng

Việc lưu giữ hồ sơ hàng hóa trong cửa hàng bằng Excel có thể được cấu hình sao cho bảng cân đối sản phẩm hiển thị thông tin về nhu cầu mua một mặt hàng cụ thể trong danh mục. Tiếp theo chúng ta sẽ xem xét ví dụ đơn giản nhất, cách sắp xếp điều này trong trình soạn thảo bảng.

Trong ví dụ được đề xuất, có ba vị trí lưu trữ hàng hóa, cho biết số dư ở mỗi vị trí đó. Sử dụng hàm IF (OR...) bạn có thể định cấu hình kiểm tra tự động tuân thủ tiêu chuẩn tồn kho của từng kho. Công thức cuối cùng sẽ trông như thế này:

IF(HOẶC(C3<3;D3<3;E3<3);«Необходимо пополнение склада»;«Товара достаточно»).

Do đó, nếu số dư ở bất kỳ vị trí lưu trữ nào giảm xuống dưới ba đơn vị, người dùng sẽ thấy thông báo về nhu cầu mua hoặc di chuyển hàng hóa nội bộ. Theo cách tương tự, bạn có thể theo dõi quá trình ngược lại - đóng gói một mặt hàng nhất định. Công thức được sử dụng rất đơn giản và luôn có thể được thêm vào bảng làm sẵn.

Phương pháp giám sát giá trị này không chỉ áp dụng cho số dư kho. Các chỉ số sau đây có thể được phân tích tương tự:

khối lượng công việc được thực hiện hoặc doanh số bán hàng của nhân viên;
tăng doanh thu hoặc lợi nhuận gộp;
xác định sự suy giảm thương mại đối với một số nhóm hàng hóa và các chỉ số khác.

Excel có thể cung cấp cho các doanh nhân nhiều công cụ phân tích khi hạch toán doanh số bán lẻ. Một trong những khó khăn của nó nằm ở số lượng nhỏ tài liệu đào tạo chuyên môn và nhu cầu soạn thảo tất cả các công thức một cách độc lập.

Ưu điểm của việc hạch toán hàng hóa tại cửa hàng bằng Excel

Dùng thử miễn phí tất cả các tính năng của nền tảng ECAM

Thỏa thuận quyền riêng tư

và xử lý dữ liệu cá nhân

1. Quy định chung

1.1 Thỏa thuận này về bảo mật và xử lý dữ liệu cá nhân (sau đây gọi là Thỏa thuận) được chấp nhận một cách tự do và theo ý muốn của riêng mình, đồng thời áp dụng cho tất cả thông tin mà Insale Rus LLC và/hoặc các chi nhánh của nó, bao gồm tất cả những người có trong Thỏa thuận. cùng nhóm với LLC "Insails Rus" (bao gồm LLC "Dịch vụ EKAM") có thể lấy thông tin về Người dùng khi sử dụng bất kỳ trang web, dịch vụ, dịch vụ, chương trình máy tính, sản phẩm hoặc dịch vụ nào của LLC "Insails Rus" (sau đây gọi là Dịch vụ) và trong quá trình thực hiện Insale Rus LLC mọi thỏa thuận và hợp đồng với Người dùng. Sự đồng ý của Người dùng đối với Thỏa thuận, được thể hiện trong khuôn khổ mối quan hệ với một trong những người được liệt kê, áp dụng cho tất cả những người được liệt kê khác.

1.2.Việc sử dụng Dịch vụ có nghĩa là Người dùng đồng ý với Thỏa thuận này cũng như các điều khoản và điều kiện được quy định trong đó; trong trường hợp không đồng ý với các điều khoản này, Người dùng phải ngừng sử dụng Dịch vụ.

"Bán hàng"- Công ty trách nhiệm hữu hạn "Insails Rus", OGRN 1117746506514, INN 7714843760, KPP 771401001, đăng ký tại địa chỉ: 125319, Moscow, Akademika Ilyushina St., 4, tòa nhà 1, văn phòng 11 (sau đây gọi tắt là "Insails"), ngày một tay và

"Người dùng" -

hoặc cá nhân có năng lực hành vi dân sự và được công nhận là chủ thể tham gia quan hệ pháp luật dân sự theo quy định của pháp luật Liên bang Nga;

hoặc một pháp nhân được đăng ký theo luật pháp của bang nơi người đó cư trú;

hoặc một doanh nhân cá nhân đã đăng ký theo luật pháp của tiểu bang nơi người đó cư trú;

đã chấp nhận các điều khoản của Thỏa thuận này.

1.4 Vì mục đích của Thỏa thuận này, Các Bên đã xác định rằng thông tin bí mật là thông tin thuộc bất kỳ bản chất nào (sản xuất, kỹ thuật, kinh tế, tổ chức và các thông tin khác), bao gồm kết quả hoạt động trí tuệ, cũng như thông tin về các phương pháp thực hiện. hoạt động chuyên môn (bao gồm nhưng không giới hạn: thông tin về sản phẩm, công trình và dịch vụ; thông tin về hệ thống kỹ thuật và thiết bị, bao gồm dự báo kinh doanh và thông tin về đề xuất mua hàng; thông tin về các đối tác cụ thể và đối tác tiềm năng; liên quan đến sở hữu trí tuệ, cũng như kế hoạch và công nghệ liên quan đến tất cả những điều trên) được một bên truyền đạt cho bên kia dưới dạng văn bản và/hoặc điện tử, được Bên chỉ định rõ ràng là thông tin bí mật của mình.

1.5 Mục đích của Thỏa thuận này là để bảo vệ thông tin bí mật mà các Bên sẽ trao đổi trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện nghĩa vụ, cũng như mọi tương tác khác (bao gồm nhưng không giới hạn ở việc tư vấn, yêu cầu và cung cấp thông tin cũng như thực hiện các hoạt động khác. hướng dẫn).

2. Trách nhiệm của các bên

2.1 Các Bên đồng ý giữ bí mật tất cả thông tin bí mật mà một Bên nhận được từ Bên kia trong quá trình tương tác giữa các Bên, không tiết lộ, tiết lộ, công khai hoặc cung cấp thông tin đó cho bất kỳ bên thứ ba nào mà không có sự cho phép trước bằng văn bản của Bên đó. Bên kia, ngoại trừ các trường hợp được quy định trong pháp luật hiện hành, khi việc cung cấp thông tin đó là trách nhiệm của các Bên.

2.2.Mỗi Bên sẽ thực hiện mọi biện pháp cần thiết để bảo vệ thông tin bí mật bằng cách sử dụng ít nhất các biện pháp tương tự mà Bên đó sử dụng để bảo vệ thông tin bí mật của chính mình. Quyền truy cập vào thông tin bí mật chỉ được cung cấp cho những nhân viên của mỗi Bên có nhu cầu hợp lý để thực hiện nhiệm vụ chính thức của họ theo Thỏa thuận này.

2.3 Nghĩa vụ giữ bí mật thông tin có hiệu lực trong thời hạn hiệu lực của Thỏa thuận này, thỏa thuận cấp phép cho các chương trình máy tính ngày 1 tháng 12 năm 2016, thỏa thuận tham gia thỏa thuận cấp phép cho các chương trình máy tính, đại lý và các thỏa thuận khác và trong 5 năm. sau khi chấm dứt hành động của mình, trừ khi các Bên có thỏa thuận riêng khác.

(a) nếu thông tin được cung cấp được công khai mà không vi phạm nghĩa vụ của một trong các Bên;

(b) nếu thông tin được cung cấp được một Bên biết đến do kết quả nghiên cứu, quan sát có hệ thống hoặc các hoạt động khác được thực hiện mà không sử dụng thông tin bí mật nhận được từ Bên kia;

(c) nếu thông tin được cung cấp được nhận hợp pháp từ bên thứ ba mà không có nghĩa vụ giữ bí mật cho đến khi được một trong các Bên cung cấp;

(d) nếu thông tin được cung cấp theo yêu cầu bằng văn bản của một cơ quan chính phủ, cơ quan chính phủ khác hoặc cơ quan chính quyền địa phương để thực hiện chức năng của họ và việc tiết lộ thông tin đó cho các cơ quan này là bắt buộc đối với một Bên. Trong trường hợp này, Bên phải thông báo ngay cho Bên kia về yêu cầu đã nhận được;

(e) nếu thông tin được cung cấp cho bên thứ ba với sự đồng ý của Bên mà thông tin được chuyển giao.

2.5.Insale không xác minh tính chính xác của thông tin do Người dùng cung cấp và không có khả năng đánh giá năng lực pháp lý của Người dùng.

2.6 Thông tin mà Người dùng cung cấp cho Insale khi đăng ký Dịch vụ không phải là dữ liệu cá nhân, như được định nghĩa trong Luật Liên bang Nga số 152-FZ ngày 27 tháng 7 năm 2006. “Về dữ liệu cá nhân.”

2.7.Insale có quyền thực hiện các thay đổi đối với Thỏa thuận này. Khi có thay đổi đối với phiên bản hiện tại, ngày cập nhật cuối cùng sẽ được chỉ định. Phiên bản mới của Thỏa thuận có hiệu lực kể từ thời điểm được đăng, trừ khi phiên bản mới của Thỏa thuận có quy định khác.

2.8 Khi chấp nhận Thỏa thuận này, Người dùng hiểu và đồng ý rằng Insale có thể gửi cho Người dùng các tin nhắn và thông tin được cá nhân hóa (bao gồm nhưng không giới hạn) để cải thiện chất lượng Dịch vụ, phát triển sản phẩm mới, tạo và gửi các ưu đãi cá nhân tới. Người dùng, để thông báo cho Người dùng về những thay đổi trong gói cước và cập nhật Biểu giá, gửi cho Người dùng tài liệu tiếp thị về chủ đề Dịch vụ, để bảo vệ Dịch vụ và Người dùng cũng như cho các mục đích khác.

Người dùng có quyền từ chối nhận những thông tin trên bằng cách thông báo bằng văn bản tới địa chỉ email Insale -.

2.9 Khi chấp nhận Thỏa thuận này, Người dùng hiểu và đồng ý rằng Dịch vụ Insale có thể sử dụng cookie, bộ đếm và các công nghệ khác để đảm bảo chức năng của Dịch vụ nói chung hoặc các chức năng riêng lẻ của chúng nói riêng và Người dùng không có khiếu nại nào đối với Insale liên quan. Với cái này.

2.10. Người dùng hiểu rằng thiết bị và phần mềm mà họ sử dụng để truy cập các trang web trên Internet có thể có chức năng cấm hoạt động với cookie (đối với bất kỳ trang web nào hoặc đối với một số trang web nhất định), cũng như xóa các cookie đã nhận trước đó.

Insale có quyền xác định rằng việc cung cấp một Dịch vụ nhất định chỉ có thể thực hiện được với điều kiện Người dùng cho phép chấp nhận và nhận cookie.

2.11 Người dùng chịu trách nhiệm độc lập về tính bảo mật của các phương tiện mình đã chọn để truy cập vào tài khoản của mình và cũng độc lập đảm bảo tính bảo mật của chúng. Người dùng hoàn toàn chịu trách nhiệm về mọi hành động (cũng như hậu quả của chúng) trong hoặc sử dụng Dịch vụ bằng tài khoản của Người dùng, bao gồm cả trường hợp Người dùng tự nguyện chuyển dữ liệu để truy cập tài khoản của Người dùng cho bên thứ ba theo bất kỳ điều kiện nào (kể cả theo hợp đồng). hoặc thỏa thuận). Trong trường hợp này, mọi hành động trong hoặc sử dụng Dịch vụ bằng tài khoản của Người dùng được coi là do Người dùng tự thực hiện, ngoại trừ trường hợp Người dùng đã thông báo cho Insale về việc truy cập trái phép vào Dịch vụ bằng tài khoản của Người dùng và/hoặc có bất kỳ hành vi vi phạm nào. (nghi ngờ vi phạm) tính bảo mật của phương tiện truy cập vào tài khoản của bạn.

2.12 Người dùng có nghĩa vụ thông báo ngay cho Insale về mọi trường hợp truy cập trái phép (không được Người dùng ủy quyền) vào Dịch vụ bằng tài khoản của Người dùng và/hoặc về bất kỳ vi phạm nào (nghi ngờ vi phạm) về tính bảo mật của phương tiện truy cập của họ. tài khoản. Vì mục đích bảo mật, Người dùng có nghĩa vụ tắt công việc trong tài khoản của mình một cách an toàn một cách độc lập vào cuối mỗi phiên làm việc với Dịch vụ. Insale không chịu trách nhiệm về những mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu có thể xảy ra, cũng như các hậu quả khác thuộc bất kỳ loại nào có thể xảy ra do Người dùng vi phạm các quy định trong phần này của Thỏa thuận.

3. Trách nhiệm của các bên

3.1. Bên vi phạm các nghĩa vụ do Thỏa thuận quy định về bảo vệ thông tin bí mật được chuyển giao theo Thỏa thuận có nghĩa vụ bồi thường thiệt hại thực tế do vi phạm các điều khoản của Thỏa thuận đó gây ra, theo yêu cầu của Bên bị thiệt hại. phù hợp với pháp luật hiện hành của Liên bang Nga.

3.2. Việc bồi thường thiệt hại không chấm dứt nghĩa vụ của Bên vi phạm trong việc thực hiện đúng nghĩa vụ của mình theo Hợp đồng.

4.Các quy định khác

4.1 Tất cả các thông báo, yêu cầu, yêu cầu và thư từ khác theo Thỏa thuận này, bao gồm cả những thông tin bao gồm thông tin bí mật, phải bằng văn bản và được gửi trực tiếp hoặc qua chuyển phát nhanh hoặc gửi qua email đến các địa chỉ được chỉ định trong thỏa thuận cấp phép cho các chương trình máy tính ngày 12/12. 01/2016, thỏa thuận gia nhập thỏa thuận cấp phép cho các chương trình máy tính và trong Thỏa thuận này hoặc các địa chỉ khác mà sau đó có thể được Bên quy định bằng văn bản.

4.2 Nếu một hoặc nhiều điều khoản (điều kiện) của Thỏa thuận này không còn hiệu lực thì điều này không thể là lý do để chấm dứt các điều khoản (điều kiện) khác.

4.3. Thỏa thuận này và mối quan hệ giữa Người dùng và Bán hàng phát sinh liên quan đến việc áp dụng Thỏa thuận phải tuân theo luật pháp của Liên bang Nga.

4.3 Người dùng có quyền gửi mọi đề xuất hoặc câu hỏi liên quan đến Thỏa thuận này tới Dịch vụ hỗ trợ người dùng Insale hoặc tới địa chỉ bưu điện: 107078, Moscow, st. Novoryazanskaya, 18 tuổi, tòa nhà 11-12 BC “Stendhal” LLC “Insale Rus”.

Ngày xuất bản: 01/12/2016

Tên đầy đủ bằng tiếng Nga:

Công ty trách nhiệm hữu hạn "Insale Rus"

Tên viết tắt bằng tiếng Nga:

LLC "Bán hàng Rus"

Tên bằng tiếng Anh:

Công ty trách nhiệm hữu hạn InSales Rus (InSales Rus LLC)

Địa chỉ pháp lý:

125319, Mátxcơva, st. Akademika Ilyushina, 4, tòa nhà 1, văn phòng 11

Địa chỉ gửi thư:

107078, Mátxcơva, St. Novoryazanskaya, 18 tuổi, tòa nhà 11-12, BC “Stendhal”

Nhà trọ: 7714843760 Điểm kiểm tra: 771401001

Thông tin chi tiết ngân hàng:

Quản lý hàng tồn kho- một trong những thành phần quan trọng nhất khi điều hành một doanh nghiệp. Chất lượng và sự thành công của tổ chức phụ thuộc vào tình hình tại cơ sở lưu trữ. Đó là lý do tại sao các doanh nhân có nghĩa vụ phải quan tâm đầy đủ đến cách tổ chức hợp lý hệ thống quản lý hàng tồn kho trong kho và kiểm soát nó trong tương lai.

Do tầm quan trọng của vấn đề này, chúng tôi đã nhiều lần đề cập đến chủ đề này trong các bài viết và.

Bây giờ chúng ta hãy xem xét chi tiết hơn mức độ thuận tiện của việc theo dõi sự di chuyển của hàng tồn kho bằng chương trình MS Excel đơn giản nhất.

Hầu hết các tổ chức bán một sản phẩm cụ thể đều có kho để lưu trữ. Điều này dẫn đến nhu cầu chính đáng về việc lưu giữ hồ sơ. Việc sử dụng các chương trình đặc biệt cho việc này giúp các tổ chức thực hiện công việc hiệu quả hơn, đồng thời giảm chi phí và tăng lợi nhuận. MS Excel rất phù hợp cho các cửa hàng nhỏ và các tổ chức nhỏ khác.

Khả năngbệnh đa xơ cứngExcel:

Hiển thị số lượng hàng tồn kho trong kho
Cấu trúc và phân tích dữ liệu về tài sản hiện có
Báo cáo bán hàng theo thời gian

Kế toán hàng hóa tạibệnh đa xơ cứngExcel: lợi ích

MS Excel chính xác là chương trình có thể đơn giản hóa việc kế toán kho và có một số chức năng để theo dõi quá trình di chuyển của hàng hóa.

Kế toán hàng hóa trên MS Excel: nhược điểm

Điều quan trọng cần lưu ý là Excel cũng có nhiều nhược điểm. Ví dụ, một chuỗi hoạt động phức tạp đòi hỏi kỹ năng và trình độ làm việc cũng như các nguồn lực tạm thời lớn mà chúng ta thường thiếu. Do đôi khi xảy ra lỗi trong chương trình nên có thể mất toàn bộ dữ liệu hiện có.

Hàm excel quản lý hàng tồn kho

Sản phẩm bao gồm các bảng chứa đầy dữ liệu. Bạn có thể chọn từng sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm. Với công cụ phần mềm này, có thể thực hiện các chức năng và thao tác phân tích bằng cách sử dụng các công thức. Chương trình yêu cầu kiến thức cần thiết để làm việc với nó. Cố gắng tận dụng tối đa mọi tính năng của chương trình máy tính. Bạn biết càng nhiều chức năng và biết cách xử lý chúng thì khả năng duy trì hồ sơ hàng tồn kho của bạn càng cao.

Sử dụng Excel có thể theo dõi việc nhập và xuất sản phẩm. Bạn cũng có thể tính toán dữ liệu liên quan đến các hành động được thực hiện trong kho, chẳng hạn như tìm số lượng số dư của một loại giày dép cụ thể hoặc một số sản phẩm. Để giảm thiểu lượng thức ăn thừa, hãy tìm hiểu xem thương hiệu giày nào được mua nhiều nhất. Làm quen với các khuyến nghị trong lĩnh vực bán giày trẻ em.

Giả sử rằng tiêu đề bảng cần được kéo dài trên hai dòng trở lên. Để thực hiện việc này, hãy kích hoạt trước chức năng ngắt dòng trực tiếp trong ô và sau đó bạn sẽ không gặp bất kỳ khó khăn nào. Bàn của bạn sẽ trông gọn gàng.

Chương trình cho phép bạn chèn nhiều phông chữ khác nhau, rất thuận tiện để sử dụng khi làm nổi bật một số sản phẩm hoặc danh mục riêng lẻ dựa trên thông số của chúng.

Tốt nhất nên làm nổi bật các nhóm sản phẩm quan trọng hơn bằng cách định dạng ô, cột hoặc hàng. Những kỹ thuật này sẽ đảm bảo dễ dàng nhận biết thông tin trong bảng.

Đề xuất quản lý hàng tồn kho bằng cách sử dụngExcel

Việc cung cấp dịch vụ kế toán hàng hóa trong kho được giải thích là do nhu cầu theo dõi, kiểm soát tài sản của cửa hàng và lập báo cáo trong kỳ bán hàng. Việc này được khuyến nghị rằng một chuyên gia có năng lực, biết những điều cơ bản về MS Excel và biết cách áp dụng chúng vào thực tế sẽ chịu trách nhiệm về việc này.

Dưới đây là ví dụ rõ ràng về cách bắt đầu quản lý hàng tồn kho trong MS Excel (tất cả các giá trị đều mang tính gần đúng):

Ở đầu bảng bạn nên nhập mức tiêu thụ:

Bảng kế toán sản phẩm MS Excel

Xuống vài trăm ô tạo bảng biên nhận, ví dụ 3 ô: 1 sản phẩm, 2 số lượng, 3 giá mua.

Bảng biên nhận hàng hóa trong MS Excel

Mỗi sản phẩm vừa về kho cần được gán giá, việc này rất dễ thực hiện trong chương trình. Điền vào bảng, ví dụ: giày, dép, giày thể thao, giày thể thao, bốt và những thứ khác. Đây là những tên tổng quát; trong thực tế, bạn sẽ điền vào cột sản phẩm những tên khác. Ví dụ: đặt hàng các sản phẩm được đối tượng người mua ưa chuộng cho cửa hàng của bạn. Danh sách này là riêng cho mỗi cửa hàng.

Quan trọng! Sao cho tên sản phẩm trong bảng tiêu thụ trùng với tên ghi trên hóa đơn. Vì vậy, trong bảng cần ghi đầy đủ tên, không viết tắt. Bạn có thể cung cấp thông tin về kích cỡ và màu sắc của đôi giày. Thông tin càng cụ thể thì càng thuận tiện.

Số lượng và giá mua. Các cột này được điền vào khi cần thiết.

Việc thêm sản phẩm mới vào danh sách của bạn thật dễ dàng chỉ với hai cú nhấp chuột. Cũng ngay lập tức thiết lập giá, số lượng và các thông số khác.

Nhiều công ty sử dụng Microsoft Excel để theo dõi chi phí cho một bộ phận hoặc toàn bộ công ty. Hiện tại, Excel có thể được sử dụng trên tất cả các PC chạy hệ điều hành Windows. Vì lý do này, bạn có thể theo dõi chi phí của mình nếu chương trình này được cài đặt trên PC ở nhà của bạn. Có một số lượng lớn các mẫu theo dõi chi phí từ Microsoft và các trang web khác, đồng thời các phiên bản Excel gần đây bao gồm một mẫu dựng sẵn làm mẫu đặt trước. Bạn cũng có thể tạo bảng động của riêng mình trong Excel để theo dõi chi phí. Trong cả hai trường hợp, hãy làm theo hướng dẫn bên dưới.

bước

Làm việc với mẫu Excel

Chọn một mẫu đặt trước. Các phiên bản mới nhất của chương trình bao gồm mẫu để theo dõi chi phí cá nhân cũng như các mẫu để theo dõi chi phí kinh doanh. Bạn có thể truy cập các mẫu này và theo dõi chi phí của mình bằng cách sử dụng chúng.

Trong Excel 2003, chọn Mới từ menu Tệp. Trong thanh tác vụ Trên máy tính của tôi, chọn Sổ làm việc mới để xem các mẫu trong hộp thoại mới.
Trong Excel 2007, từ menu Tệp, chọn Mới. Hộp thoại Sách mới sau đó sẽ xuất hiện. Chọn "Mẫu đã cài đặt" từ menu "Mẫu" ở menu bên trái. Chọn “Ngân sách cá nhân hàng tháng” từ “Mẫu đã cài đặt” trong menu trung tâm và nhấp vào “Tạo”.
Trong Excel 2010, từ menu Tệp, chọn Mới. Chọn Mẫu mẫu ở đầu bảng Mẫu có sẵn, sau đó chọn Ngân sách cá nhân hàng tháng từ tất cả các mẫu mẫu và nhấp vào Tạo.

Chọn một mẫu trực tuyến. Nếu các mẫu cài sẵn không phù hợp để theo dõi chi phí của bạn, bạn có thể chọn mẫu trực tuyến. Bạn có thể tải xuống từ bất kỳ trang web nào hoặc bằng cách kết nối qua Excel với Microsoft Office Online.
- Đối với Excel 2003, bạn có thể chọn mẫu phù hợp từ thư viện trực tuyến Microsoft Office tại https://templates.office.com/ru-ru. (Bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu được thiết kế cho các phiên bản Excel mới hơn ở đó.)
- Trong Excel 2007, chọn tab Ngân sách trong phần Internet của hộp thoại Sổ làm việc Mới. Để kết nối với thư viện mẫu trực tuyến dành cho Office, bạn phải bật Internet.
- Trong Excel 2010, chọn Ngân sách từ phần Office.com của ngăn Mẫu có sẵn. Để kết nối, bạn phải bật Internet.
Nhập thông tin cần thiết vào các trường thích hợp. Thông tin phụ thuộc vào mẫu bảng động cụ thể mà bạn đã sử dụng.

Bạn có thể sử dụng tên gợi ý cho bảng động hoặc đổi tên. Chỉ cần cho biết tên của bạn và năm hiện tại trong tên tệp là đủ.

Tạo bảng chi phí động của riêng bạn
1. Mở Excel.
  
  Nhập tiêu đề cột. Tên và thứ tự được đề xuất: Ngày, Danh mục chi phí, Ghi chú, Chi phí, Thu nhập và Số dư. Điền vào các ô từ A2 đến G2 bằng các tiêu đề này. Bạn có thể cần phải làm cho các cột rộng hơn để chứa tiêu đề hoặc giá trị.
  - Sau khi đã chuẩn bị sẵn các tiêu đề cột và bảng động, bạn có thể sử dụng tính năng Freeze Pane để hiển thị vĩnh viễn các tiêu đề trong khi cuộn xuống các giá trị. Tính năng Freeze Pane được tìm thấy trên menu View trong Excel 2003 và các phiên bản cũ hơn cũng như trên menu View, tab Window trong Excel 2007 và 2010.
2. Nhập thông tin về loại chi phí đầu tiên vào ô hàng thứ ba.
  
  Nhập công thức cân bằng vào ô G3. Vì đây là lần đầu tiên bạn nhập số dư nên số dư sẽ được xác định là chênh lệch giữa chi phí và thu nhập. Cách bạn viết điều này phụ thuộc vào việc bạn muốn hiển thị chi phí hay số tiền khả dụng.
  - Nếu bạn muốn bảng tính hiển thị chi phí trước tiên thì công thức của bảng cân đối kế toán phải là =E3-F3, trong đó E3 hiển thị chi phí và F3 hiển thị thu nhập. Với cài đặt này, công thức sẽ hiển thị chi phí dưới dạng số dương, giúp bạn dễ hiểu số tiền chi phí hơn.
  - Nếu bạn muốn bảng hiển thị chủ yếu số tiền bạn có, công thức số dư phải là = F3-E3. Với thiết lập này, bảng sẽ hiển thị số dư dương nếu thu nhập của bạn cao hơn chi phí và số dư âm nếu xảy ra tình huống ngược lại.
3. Nhập thông tin về loại chi phí thứ hai vào ô hàng thứ tư.
  
  Nhập công thức cân bằng vào ô G4. Giá trị thứ hai và các giá trị tiếp theo sẽ tiếp tục hiển thị số dư, vì vậy bạn cần cộng chênh lệch giữa chi phí và thu nhập vào giá trị số dư của mục nhập trước đó.
  - Nếu bạn xem chi phí trước tiên, công thức của bảng cân đối kế toán sẽ là =G3+(E4-F4), trong đó G3 là ô hiển thị số dư trước đó, E4 hiển thị chi phí và F4 hiển thị thu nhập.
  - Nếu bạn đang duy trì một bảng tính để hiển thị tiền mặt, công thức số dư sẽ là =G3+(F4-E4).
  - Dấu ngoặc quanh các ô hiển thị sự khác biệt giữa chi phí và thu nhập là tùy chọn. Chúng chỉ được sử dụng để làm cho công thức rõ ràng hơn.
  - Nếu bạn muốn số dư để trống cho đến khi nhập một mục, bạn có thể sử dụng giá trị IF trong công thức để nếu ngày chưa được nhập, ô sẽ không hiển thị giá trị. Công thức cho mục nhập như vậy sẽ là =IF(A4="","",G3+(E4-F4)), nếu bảng này là cần thiết để duy trì chi phí và =IF(A4="","", G3+( F4-E4) ), nếu bảng cần hiển thị tiền mặt (bạn không phải sử dụng dấu ngoặc quanh ô hiển thị chi phí và thu nhập mà cần sử dụng dấu ngoặc ngoài).
4. Sao chép công thức cân bằng sang các ô khác trong cột G (cột cân bằng). Bấm chuột phải vào ô G3, chọn Sao chép. Sau đó chọn các ô bên dưới trong cột. Bấm chuột phải vào các ô đã chọn và chọn Dán để chèn công thức vào các ô đã chọn (trong Excel 2010 chọn Dán hoặc Dán Công thức từ menu). Công thức sẽ tự động cập nhật các ô để hiển thị chi phí, thu nhập và ngày (nếu được sử dụng) từ chuỗi hiện tại và số dư từ chuỗi phía trên chuỗi hiện tại.
5. Lưu bảng động.Đặt cho nó một cái tên có ý nghĩa, ví dụ: “Expense Accounting.xls” hoặc “Personal Budget.xls”. Cũng như tên của các mẫu, bạn có thể đưa tên và năm của mình vào tên tệp (lưu ý, dấu ngoặc kép chỉ mang tính chất ví dụ, bạn không nên sử dụng chúng trong tên. Phần mở rộng của tệp cũng không cần chỉ định , Excel sẽ tự thực hiện việc này).
  - Excel 2003 và các phiên bản cũ hơn lưu bảng động ở định dạng ".xls" cũ hơn, trong khi Excel 2007 và 2010 lưu bảng ở định dạng ".xlsx" dựa trên XML mới hơn, nhưng bạn có thể đọc và lưu bảng động ở định dạng ". xls" nữa. Nếu bạn có nhiều PC và muốn lưu trữ bảng tính trên mỗi PC, hãy sử dụng định dạng cũ hơn nếu bất kỳ PC nào của bạn có Excel 2003 trở lên hoặc định dạng mới nếu tất cả các máy tính đều cài đặt ít nhất Excel 2007.
- Sử dụng Tự động điền trong các danh mục chi phí và thu nhập để đảm bảo thông tin bạn nhập khớp.
- Để phân biệt các hóa đơn đã thanh toán với những chi phí vừa được lên kế hoạch, hãy in đậm phông chữ và làm nổi bật văn bản hoặc ô.
- Để ngăn những thay đổi ngẫu nhiên đối với công thức hoặc tiêu đề cột, các ô có thể được bảo vệ khỏi sửa đổi. Chọn các ô mà bạn có thể cần thay đổi sau này (ngày, danh mục, chi phí, thu nhập, ghi chú) và mở khóa chúng. Sau đó, bạn có thể khóa phần còn lại của bảng khỏi những thay đổi.