Cấu hình "Tài liệu thông minh". Tạo tài liệu bằng cách sử dụng các mẫu. Chương trình điền biểu mẫu tự động Chương trình tạo biểu mẫu 2.1
Chương trình "Đăng ký tài liệu tổ chức" có khả năng in các tài liệu tùy ý dựa trên các trường của thẻ tài liệu đến, được tạo trong Microsoft Word hoặc với cài đặt thích hợp, trong OpenOffice Writer.
Để tạo mẫu cho một tài liệu tùy ý, bạn có thể tạo tài liệu mới trong MS Word (OO Writer) hoặc mở mẫu của bất kỳ tài liệu hiện có nào, chẳng hạn như thẻ đến, để chỉnh sửa.
Trong Microsoft Word, bạn sẽ cần bật tab Nhà phát triển.
Để thực hiện việc này, hãy chọn mục menu ngữ cảnh "Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh" (nhấp chuột phải vào vòng tròn ở phần trên bên trái của cửa sổ Word).
Phóng to hình ảnh
Cửa sổ Tùy chọn Word sẽ mở ra.
Trong phần Chung, chọn hộp kiểm Hiển thị tab Nhà phát triển trên ruy-băng, sau đó nhấp vào OK.
Trong MS Word 2010 (và cũ hơn) Tab "Nhà phát triển" được bật trong phần "Tùy chỉnh ruy-băng" (menu Tùy chọn tệp-Tùy chọn-Tùy chỉnh ruy-băng).
Phóng to hình ảnh
Phóng to hình ảnh
Tab Nhà phát triển xuất hiện trên dải băng.
Các nút chúng ta cần nằm trong khối “Biểu mẫu của các phiên bản trước”.
Khi làm việc trong Microsoft Word của các phiên bản cũ hơn, bạn cần kích hoạt Thanh công cụ đặc biệt trong MS Word với tên “Biểu mẫu” (Mục menu chính “Chế độ xem” - “Thanh công cụ” - “Biểu mẫu”).
Phóng to hình ảnh
"Trường biểu mẫu" được sử dụng làm đối tượng để chèn vào tài liệu Word.
Nhấp vào biểu tượng "a" trên thanh công cụ Biểu mẫu để bật bóng cho các trường biểu mẫu. Chèn con trỏ đến vị trí mong muốn trong mẫu và nhấp vào biểu tượng ngoài cùng bên trái có chữ “ab” trên thanh công cụ “Biểu mẫu”. Một đối tượng đặc biệt "Trường biểu mẫu" sẽ được chèn vào vị trí hiện tại của mẫu.
Nhấp đúp vào nút chuột trái trên “Trường biểu mẫu” và một cửa sổ bổ sung cho các thuộc tính của đối tượng này sẽ mở ra. Bây giờ chúng ta quan tâm đến thuộc tính “Bookmark” của nó. Đây sẽ là ký hiệu mang tính biểu tượng của đối tượng mà nó có thể được truy cập từ chương trình.
Chỉ định này (đánh dấu) có thể là bất cứ điều gì. Hạn chế duy nhất là nó phải là duy nhất trong toàn bộ mẫu. Tuy nhiên, chính Word sẽ giám sát việc này.
Sự tương ứng của các giá trị dấu trang với các trường chương trình Đăng ký tài liệu tổ chức:
Thư đến
TextField1 - số đến
TextField2 - Ngày đến
TextField3 - Ngày đến ở định dạng HH tháng YYY
TextField4 - Phương tiện
TextField5 - Loại tài liệu
TextField6 - Người gửi
TextField7 - số gửi đi
TextField8 - Ngày gửi đi
TextField9 - Người nhận
TextField10 - Tên tài liệu
TextField11 - Nội dung tóm tắt của tài liệu
TextField12 - Nghệ sĩ
TextField13 - Ngày áp dụng nghị quyết
TextField14 - Độ phân giải
TextField15 - Số gửi đi của chúng tôi
TextField16 - Ngày gửi đi của chúng tôi
TextField17 - Ngày đến hạn
TextField25 - Ngày kiểm soát
TextField18 - Kiểm soát
TextField19 - Dấu hoàn thành
TextField20 - Vị trí (số trường hợp)
TextField21 - Số lượng bản sao
TextField22 - Số tờ
TextField23 - Số trang
TextField24 - Ngày nhà thầu nhận được tài liệu
Thư đi
TextField31 - số gửi đi
TextField32 - Ngày gửi đi
TextField33 - Ngày gửi đi ở định dạng HH tháng YYY
TextField34 - Số đến
TextField35 - Ngày đến
TextField36 - Truyền thông
TextField37 - Loại tài liệu
TextField38 - Người nhận
TextField39 - Người gửi
TextField40 - Nghệ sĩ
TextField41 - Chủ đề gửi đi
TextField42 - Vị trí (số trường hợp)
TextField43 - Ngày kiểm soát
TextField44 - Kiểm soát
TextField45 - Số lượng bản sao
TextField46 - Số tờ
TextField47 - Số trang
TextField48 - Ngày đến hạn
TextField49 - Tên tài liệu
TextField50 - Số người nhận thư đến
TextField51 - Ngày nhận
Tài liệu nội bộ
TextField61 - Tài liệu số.
TextField62 - Ngày lập tài liệu
TextField63 - Ngày tài liệu ở định dạng HH tháng YYY
TextField64 - Số bổ sung
TextField65 - Loại tài liệu
TextField66 - Áp dụng cho
TextField67 - Trình khởi tạo
TextField68 - Nghệ sĩ
TextField69 - Tiêu đề
TextField70 - Nội dung
TextField71 - Vị trí
TextField72 - Ngày kiểm soát
TextField73 - Kiểm soát
TextField74 - Số lượng bản sao
TextField75 - Số tờ
TextField76 - Số trang
TextField77 - Ngày nhà thầu nhận được tài liệu
TextField78 - Ngày đến hạn
TextField79 - Người nhận
TextField100 - Tên tổ chức
Khi làm việc trong OO Writer
Đầu tiên chúng ta tạo một mẫu hợp đồng. Chúng tôi viết văn bản tiêu chuẩn, ở những nơi cần chèn thông tin, chúng tôi sẽ chèn các trường nhập. Điều này được thực hiện như sau:
1) trong menu "Chèn" -> "Trường" -> "Nâng cao..."; (bằng tiếng Anh Chèn-Trường-Khác)
2) trong cửa sổ mở ra, chọn tab “Chức năng”;
3) trên tab, chọn loại trường “Trường đầu vào” từ danh sách;
4) viết vào trường “Gợi ý” tên duy nhất của trường này (Trong phiên bản tiếng Anh, nút Chèn, điền vào trường văn bản).
Lưu tài liệu với phần mở rộng doc. Mẫu đã sẵn sàng.
Đối với OpenOffice Writer bạn có thể sử dụng các mẫu MS Word có đuôi DOT
Phóng to hình ảnh
Chỉnh sửa thẻ, theo thông lệ trong công việc văn phòng của bạn, sau đó lưu mẫu đã sửa đổi vào bất kỳ vị trí nào trên đĩa của bạn (ví dụ: vào thư mục “Tài liệu của tôi”) làm mẫu.
Để thực hiện việc này, hãy chọn mục menu Lưu tệp dưới dạng MS Word (OO Writer), đặt loại tệp thành “Mẫu Word” (đối với OpenOffice Writer, loại tệp là DOC).
Phóng to hình ảnh
Sau đó đóng Microsoft Word (OpenOffice Writer).
Phóng to hình ảnh
Để nhập mẫu đã tạo cho tài liệu đến vào chương trình, trong thẻ tài liệu đến, hãy nhấp vào nút “In mẫu”.
Phần "In mẫu tài liệu" sẽ mở ra, tại đây bạn có thể thêm/xóa/in các mẫu tài liệu tùy ý vào tài liệu đến.
Chương trình dành cho ai?
Chương trình này dành cho các cá nhân và pháp nhân, do tính chất hoạt động của họ, tạo ra một số lượng lớn các tài liệu tương tự. Hầu hết các tài liệu này bằng cách này hay cách khác được tạo bằng mẫu (cá), được thay đổi ở một số nơi và được lưu dưới tên mới. Ví dụ về những công việc như vậy bao gồm hợp đồng mua bán, hợp đồng cho thuê, chứng thư chuyển nhượng, v.v.
Sự khác biệt chính giữa chương trình và các chương trình khác
Theo quy định, các chương trình của bên thứ ba yêu cầu chỉ định dữ liệu cho từng thành phần dữ liệu được chèn vào mẫu; chương trình này thực hiện cơ chế cho các hàm chuyển đổi dữ liệu, cho phép bạn phân biệt một biến với một hàm và theo đó, chỉ yêu cầu chỉ định biến một lần. ; hệ thống sẽ tự tính toán các hàm và thay thế kết quả vào tài liệu.
thông tin thêm
Chương trình này được viết bằng cách sử dụng BSP và các thành phần xích vĩ từ 1C. Bản phát hành này là phiên bản BETA của chương trình và tôi không đảm bảo đầy đủ chức năng và hỗ trợ của nó. Nếu có đủ số lượng người dùng mong muốn sử dụng chương trình này thì một trang web riêng sẽ được tạo để hỗ trợ nó và tôi sẽ tiếp tục phát hành các bản phát hành. Hiện tại, chương trình có thể được sử dụng miễn phí cho mục đích thông tin cá nhân, ngoại trừ mục đích sử dụng thương mại.
Ví dụ về tạo một tài liệu
- Tạo một mẫu tài liệu nếu mẫu này chưa được tạo. Nếu mẫu tài liệu đã được tạo thì hãy chuyển sang bước 2.
- Điền tên và loại của mẫu.
- Lưu mẫu vào cơ sở dữ liệu.
- Chuyển đến tab “Tệp đính kèm” và đính kèm tệp chứa các chức năng chuyển đổi.
- Sau đó quay lại tab chính và chọn “Tệp mẫu” từ danh sách tài liệu đính kèm.
- Nhấp vào nút “Cập nhật chi tiết từ tệp mẫu” và phần dạng bảng của mẫu sẽ chứa danh sách các biến.
- Bây giờ hãy điền vào chế độ xem và loại chi tiết trong phần dạng bảng.
- Quá trình tạo mẫu đã hoàn tất, bây giờ bạn cần lưu và đóng nó lại.
- Bạn có thể tạo tài liệu mới dựa trên mẫu theo 2 cách: nhập tài liệu mới dựa trên mẫu hoặc tạo nó trong nhật ký tài liệu đã tạo. Điểm khác biệt là khi tạo trên cơ sở, một số chi tiết sẽ được điền ngay vào tài liệu mới. Nếu bạn đang tạo tài liệu dựa trên mẫu thì hãy chuyển sang bước 2.c.
- Tạo một tài liệu mới từ lịch sử tài liệu.
- Điền vào mẫu tài liệu, loại tài liệu và phần dạng bảng bằng các biến. Tốt nhất là điền vào phần dạng bảng bằng nút “Cập nhật danh sách các biến”.
- Hoàn thiện tổ chức.
- Điền thông tin chi tiết vào phần bảng.
- Lưu tài liệu vào cơ sở dữ liệu.
- Nhấp vào nút tạo tài liệu. Sau đó, tập tin hoàn thành sẽ được đính kèm vào tài liệu đã tạo. Nếu hộp kiểm mở tệp để xem không được chọn trong cài đặt người dùng (trên tab cài đặt tệp), thì một tệp mới sẽ được mở để chỉnh sửa. Nếu hộp kiểm được chọn, hãy chuyển sang bước 2.h.
- Sau khi làm việc xong với tệp, bạn cần tải nó trở lại cơ sở dữ liệu. Để thực hiện việc này, bạn có thể sử dụng danh sách các tệp có thể chỉnh sửa trên màn hình chương trình hoặc danh sách các tệp đính kèm vào tài liệu đã tạo. Tệp sẽ được tải lên cơ sở dữ liệu bằng nút “Hoàn tất chỉnh sửa”.
- Tài liệu được tạo và đặt trong cơ sở dữ liệu, bạn có thể in, gửi qua thư, v.v.
Trong ảnh bạn có thể xem quá trình này rõ ràng hơn.
Để sử dụng chương trình lần đầu tiên, hãy đọc hướng dẫn bên dưới. Hướng dẫn có thể không chứa mô tả về các chức năng mới.
Bạn hoặc nhân viên của bạn thường xuyên phải điền vào cùng một loại tài liệu. Đó có thể là hợp đồng, đơn đặt hàng, các mẫu văn bản nội bộ. Các tài liệu như vậy về cơ bản chứa các thông tin giống nhau (chi tiết về tổ chức, thông tin về nhân viên, v.v.). Ví dụ: để bán hàng cho tổ chức mới, bạn cần điền vào ba tài liệu khác nhau (Bảng câu hỏi của tổ chức, Hợp đồng mua bán, Giấy chứng nhận chuyển hàng), tất cả các tài liệu này đều giống nhau đối với mỗi khách hàng, chỉ có dữ liệu của khách hàng là thay đổi. Ngoài ra, cả ba tài liệu đều chứa cùng một thông tin nhưng ở những vị trí khác nhau trong tài liệu và bạn cần sao chép và dán các phần thông tin cần thiết từ nơi này sang nơi khác. Chúng tôi đã gặp phải một vấn đề tương tự, đã tham khảo ý kiến của các đối tác và hóa ra vấn đề này cũng liên quan đến họ. Chúng tôi quyết định phát triển một chương trình có thể lấy các mẫu tài liệu (một tài liệu thông thường ở định dạng MS Word, trong đó dữ liệu thay đổi được thay thế bằng các trường để chèn - một từ trong ngoặc vuông - , ) và thay thế các trường này trong tất cả các tài liệu cùng một lúc bằng các trường được yêu cầu dữ liệu. Vì dữ liệu khách hàng của chúng tôi được lặp lại nên để không phải nhập lại dữ liệu này mỗi lần, chúng tôi đã quyết định rằng tất cả chúng sẽ được lưu trữ trong một tệp ở định dạng MS Excel và để tạo tài liệu, dòng bắt buộc sẽ chỉ được chọn từ tệp này. Điều này cho phép điền để giảm đáng kể thời gian chuẩn bị tài liệu. Đầu tiên, bạn không cần phải theo dõi định dạng của văn bản; văn bản có thể được nhập bằng bất kỳ phông chữ, kích thước hoặc màu sắc nào (điều này rất quan trọng khi bạn sao chép dữ liệu từ email hoặc từ trang web công ty của khách hàng, nơi chứa dữ liệu). có định dạng khác nhau) Thứ hai, dữ liệu phải được sao chép hoặc nhập một lần cho tất cả các tài liệu - ngay cả họ của giám đốc hoặc tên công ty của khách hàng, không cần phải nhập nhiều lần (ngay cả khi dữ liệu này xuất hiện ở một số nơi trong một thỏa thuận) Thứ ba, thông tin được lưu, có nghĩa là bạn có thể tạo lại tài liệu bất kỳ lúc nào hoặc sử dụng dữ liệu này để xử lý thêm - phân tích\thống kê, v.v. bằng MS Excel hoặc tải lên phần mềm khác để xử lý. Ngoài ra, các cài đặt đã được thêm vào để làm việc thuận tiện hơn, điều này sẽ đơn giản hóa công việc của bạn với chương trình (chi tiết hơn trong phần mô tả các tính năng mới)
Cài đặt, cấu hình và làm việc với chương trình
Để chương trình "TemplateBB2" hoạt động, bạn phải:- giải nén kho lưu trữ, ví dụ: vào ổ C:\ Có hai thư mục trong thư mục chương trình:
- shablon - các mẫu tài liệu ở định dạng MS Word (*.doc, *.docx) nên được lưu trữ tại đây
- docum - các tài liệu được tạo và hoàn thành sẽ được lưu ở đây. Tên file sẽ tương ứng với tên của các mẫu tài liệu
- tạo mẫu cho tài liệu của bạn. Việc này được thực hiện trong MS Word. Bạn có thể xem ví dụ về một mẫu nhỏ trong thư mục Shablon. Dữ liệu cần chèn vào mẫu chẳng hạn được giới hạn bởi "dấu ngoặc vuông" và chúng ta sẽ gọi chúng là "trường mẫu".
- điền vào tệp thay thế (replace.xls). Có dữ liệu thử nghiệm cho mẫu thử nghiệm. Bạn cần xóa mọi thứ khỏi tệp này và điền vào dòng đầu tiên trước. Nó chứa đầy "trường mẫu" từ tệp mẫu. Ví dụ: có một cột trong mẫu và nó xuất hiện ở đó 6 lần, trong trường hợp này bạn cần thêm cột FIO (không có dấu ngoặc vuông) vào tệp thay thế (replace.xls). Sau khi điền vào tệp tất cả các "trường mẫu", bạn sẽ nhận được một tệp có dòng trên cùng được điền tất cả các "trường mẫu".
- Nhập dữ liệu thay thế vào tập tin thay thế. Nếu bạn có thể cần dữ liệu trước đó thì dữ liệu cho tài liệu mới sẽ được điền vào dòng tiếp theo. Ví dụ: chúng ta sẽ nhận được bảng sau:
- Bây giờ bạn có thể chạy chương trình (ShablonBB.exe)
- Cửa sổ chương trình được chia thành hai phần: danh sách các mẫu và dữ liệu sẽ được thay thế.
- Nhấp vào nút "Tải xuống mẫu". Danh sách các mẫu tìm thấy sẽ xuất hiện
- Nhấp vào nút "Tải dữ liệu". Dữ liệu thay thế từ tệp thay thế xuất hiện.
- Chọn các mẫu cần thiết (theo mặc định, tất cả các mẫu được chọn) và nhấp chuột trái vào dòng mong muốn từ danh sách dữ liệu sẽ được thay thế.
- Nhấp vào nút "Tạo"
- Khi kết thúc chương trình, tài liệu hoàn thành sẽ được lưu vào thư mục Docum.
Phiên bản mới có các tính năng và thay đổi sau:
- Đã xóa thông báo xuất hiện khi tạo tài liệu (01/09/2020)
- Thuật toán tạo tên tệp và thư mục đã được thiết kế lại. (10/12/2019) Bây giờ danh mục luôn được tạo. Tên thư mục được xác định theo cài đặt - theo tên mẫu hoặc cột đã chọn. Tên tệp được hình thành bằng một trong hai thuật toán - mẫu + cột đã chọn hoặc cột đã chọn + mẫu. Số sê-ri của mục nhập cũng được thêm vào cuối tên tệp và thư mục.
- Đã thêm kiểm tra cho các trường giống hệt nhau (08/12/2019) - khi tạo tệp, nó sẽ kiểm tra xem có trùng lặp trong cột được chỉ định hay không, nếu có trùng lặp trong bảng thay thế thì số dòng từ bảng thay thế sẽ được thêm vào tên của cột (thư mục hoặc tập tin), CHÚ Ý! CHO TẤT CẢ CÁC TỆP/THƯ MỤC, KHÔNG CHỈ VỚI NHÂN ĐÔI. Ví dụ: nếu trường "Họ" được chọn và có hai hoặc nhiều họ giống nhau trong bảng thì tên tệp hoặc thư mục sẽ được tạo thành "12_Ivanov.." và "489_Ivanov.."
- Đã thêm thứ tự tạo tên tệp (08/12/2019) - bây giờ bạn có thể chỉ định trong cài đặt cách tạo tên tệp "TemplateFileName-SelectedFieldValue" hoặc "SelectedFieldValue-TemplateFileName"
- Đã sửa lỗi - sau khi lưu dữ liệu file Excel qua chương trình, các số 0 ở đầu văn bản bị xóa và các số dài cũng bị cắt ở cuối (03/12/2019)
- Thay đổi diện mạo chương trình (31/05/2019)
- Việc thay thế đầu trang và chân trang được bao gồm trong cài đặt - nếu bị tắt, đầu trang và chân trang sẽ không thay đổi. Vô hiệu hóa cài đặt - tăng công việc của chương trình lên nhiều lần (31/05/2019)
- Đã thêm khả năng chọn tệp thay thế.xls, cũng như hỗ trợ cho tệp .xlsx (31/05/2019)
- Đã thêm khả năng chọn thư mục mẫu trên bất kỳ đĩa hoặc mạng cục bộ nào (31/05/2019)
- Đã thêm thanh tiến trình (30/05/2019)
- Thứ tự tạo tên file đã được thay đổi (30/05/2019) - bây giờ tên file được tạo thành "TemplateFileName-SelectedFieldValue"
- Đã thêm khả năng lưu tài liệu đã hoàn thành ở định dạng PDF (29/05/2019) - đây là cài đặt một lần trên cửa sổ chính; để lưu cài đặt mặc định, bạn cần vào cài đặt chương trình;
- Cấu trúc tên tệp đã được thay đổi - thay vì dấu “_”, “-” được thêm vào (29.05.2019)
- Đã sửa lỗi công việc với khả năng LẤY TRƯỜNG từ đầu trang và chân trang (29.05.2019)
- Đã sửa lỗi đầu trang và chân trang (05.12.2018)
- Khả năng chọn thư mục có mẫu (05/12/2018)
- Đã thêm khả năng “lấy” từ tệp mẫu tất cả các trường để thay thế (nằm giữa các ký tự. BAO GỒM đầu trang và chân trang) (31 tháng 10 năm 2018)
- Thay đổi diện mạo chương trình (26/10/2018)
- Đã thêm khả năng "lấy" từ tệp mẫu tất cả các trường để thay thế (nằm giữa các ký tự. Ngoại trừ đầu trang và chân trang - đang được phát triển) (26/10/2018)
- Đã thêm khả năng thêm ngay trường “đã lấy” vào bảng để thay thế (26/10/2018)
- Khả năng tạo các tài liệu đã chọn bằng cách sử dụng tất cả dữ liệu trong bảng cùng một lúc (26/10/2018)
- Thay thế dữ liệu ở đầu trang và chân trang!!! (20/05/2018)
- Giao diện của chương trình đã có một chút thay đổi
- Đã thêm khả năng tìm kiếm dữ liệu trong bảng để thay thế. Được sử dụng để tìm chuỗi thay thế mong muốn trong tập dữ liệu lớn
- Đã thêm khả năng tạo tên thư mục cho tài liệu dựa trên cột đã chọn
- Việc hiển thị các mẫu đã được thay đổi (trước đây toàn bộ mục nhập của tệp mẫu đã được hiển thị, do đó không phải lúc nào tên của mẫu cũng hiển thị) thành chỉ hiển thị tên của các tệp mẫu.
- Khả năng chọn các mẫu cần thiết để tạo tài liệu (một hoặc một số, sử dụng phím SHIFT và CTRL)
- Chỉnh sửa dữ liệu thay thế trực tiếp trong cửa sổ chương trình (các nút đã được thêm vào cho việc này - Thêm hàng, thêm cột, xóa hàng, xóa cột và lưu dữ liệu) mà không cần phải chỉnh sửa tệp thay thế.xls
- Khả năng di chuyển các cột, thay đổi vị trí của chúng với nhau (để dễ xem hoặc điền)
- Khả năng thay đổi độ rộng cột bằng chuột (tương tự MS Excel)
- Khả năng lưu tài liệu vào các thư mục riêng biệt bằng cách sử dụng một trong các cột làm mẫu. Ví dụ: trong danh sách thay thế có một cột có số hợp đồng, bạn có thể chọn cột đó trong danh sách để tạo thư mục chứa tài liệu và tạo từng tài liệu cho tất cả khách hàng (nhà cung cấp), cuối cùng là trong "DOCUM" thư mục (nơi tài liệu đã được tạo trước đó và cần phải sao chép chúng trước khi tạo tài liệu mới), một thư mục được tạo với số hợp đồng (ví dụ: 210244) và các tài liệu được tạo đã được lưu vào đó. Tương tự, bạn có thể sử dụng cột có tên đầy đủ của bạn (nếu không lặp lại), tên của pháp nhân. người hoặc TIN.
- Khả năng nhập dữ liệu tham chiếu (trường cá nhân) - ví dụ: tài liệu được tạo bởi một số người quản lý khác nhau. Thông tin phải được đưa vào hợp đồng, tùy thuộc vào người quản lý soạn thảo văn bản. Trong trường hợp này, cần phải nhập cùng một dữ liệu người quản lý vào tệp thay thế.xls cho từng dòng từ khách hàng, chẳng hạn như họ tên, chức vụ, bộ phận, số điện thoại, v.v. Giờ đây, dữ liệu này có thể được nhập một lần vào một cửa sổ riêng và nó sẽ được sử dụng thêm cho tất cả các ứng dụng khách và mẫu tài liệu
- Khả năng tạo trợ giúp cho chương trình. Vì chương trình không có trợ giúp riêng (mô tả ngắn gọn chỉ có trên trang web) nên khả năng tạo trợ giúp của riêng bạn cho chương trình đã được thêm vào. Để thực hiện việc này, hãy chỉnh sửa tệp help.txt và nó sẽ được sử dụng trong chương trình
Thu thập dữ liệu không nhất thiết phải tốn kém. Trên thực tế, nó không tốn một xu. Có nhiều công cụ miễn phí tuyệt vời có thể thực hiện những việc tương tự như các công cụ xây dựng khảo sát và biểu mẫu đắt tiền.
Dưới đây là một số ứng dụng miễn phí tốt nhất để thu thập dữ liệu dưới dạng biểu mẫu hoặc khảo sát.
6 ứng dụng tạo biểu mẫu miễn phí tốt nhất.
Trình tạo biểu mẫu là một số ứng dụng linh hoạt nhất hiện có. Chúng có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu vào các bảng, thanh toán mua hàng trong cửa hàng trực tuyến của bạn hoặc để lập kế hoạch khởi nghiệp. Với sự trợ giúp của những nhà thiết kế như vậy, bạn có thể dễ dàng tạo biểu mẫu liên hệ cho trang web. Chúng giống như Lego kỹ thuật số: thêm các yếu tố cần thiết, tùy chỉnh và tác phẩm của bạn đã sẵn sàng.
1. Google Forms: để tích hợp với Google Sheets.
Nếu bạn đang sử dụng Google Docs, Google Sheets và Gmail thì bạn không nên quên Google Forms, đây là một lựa chọn tuyệt vời để tạo biểu mẫu miễn phí. Ứng dụng này được tích hợp vào Google Apps, rất dễ sử dụng và tự động đồng bộ hóa với Google Trang tính. Những chức năng này khá đủ để tạo ra một biểu mẫu đơn giản.
Google Biểu mẫu cung cấp hơn 10 loại biểu mẫu với khả năng nhập dữ liệu văn bản thuận tiện. Tạo bao nhiêu biểu mẫu tùy thích, thêm nhiều tùy chọn trả lời mà bảng tính của bạn có thể đáp ứng—không có giới hạn. Bạn cũng có thể sử dụng tập lệnh Google Biểu mẫu để thêm thông báo, xác thực, logic hành động, v.v.
Ứng dụng không cho phép bạn tải tệp lên hoặc chấp nhận thanh toán. Các chủ đề biểu mẫu khá đơn giản, sẽ không khó để xác định đây là sản phẩm của Google. Tuy nhiên, nó có tất cả các tính năng cơ bản và hoàn toàn miễn phí.
2. Typeform: dành cho các form có thiết kế hiện đại.
Số lượng biểu mẫu và phản hồi không giới hạn được cung cấp miễn phí. Các tính năng bổ sung như trường thanh toán có thể được truy cập bằng cách cập nhật ứng dụng.
3. Ninja Forms: để tạo biểu mẫu cho WordPress.
Đôi khi các ứng dụng tạo biểu mẫu bị quá tải với các tùy chọn không cần thiết. Nếu bạn không muốn tải tệp lên hoặc nhận phản hồi chi tiết mà chỉ muốn phản hồi nhanh từ khán giả thì cuộc thăm dò ý kiến là cách tuyệt vời để xử lý chức năng này.
Các ứng dụng biểu mẫu và khảo sát rất giống nhau, nhưng những ứng dụng khảo sát này rất lý tưởng để đặt những câu hỏi đơn giản và nhận được câu trả lời đơn giản.
Mô-đun tìm kiếm chưa được cài đặt.
Nadezhda Balovsyak
Những người dùng thường phải dành nhiều thời gian trên Internet, chẳng hạn như đăng ký sản phẩm, gửi tài liệu hoặc mua sắm trực tuyến, sẽ dành nhiều thời gian để điền vào các biểu mẫu web khác nhau. Thông tin đăng nhập, mật khẩu, tên, địa chỉ, chỉ mục và nhiều hơn nữa...
Chờ đợi vô tận để đăng ký hoàn tất sau khi nhập gần như cùng một dữ liệu. Công việc thường ngày này có thể được đơn giản hóa bằng các chương trình đặc biệt được thiết kế để tự động điền vào biểu mẫu.
Có rất nhiều chương trình thuộc loại này trên Internet, nhưng chỉ có một số chương trình tổng quát thực sự trong số đó, vì hầu hết các chương trình này thường có chuyên môn quá hẹp.
Khi lướt Internet, bạn thường phải điền vào nhiều biểu mẫu khác nhau trên các trang web, cho biết cùng một dữ liệu - họ, tên, địa chỉ, ngày sinh và nhiều thông tin khác. Sử dụng các chương trình đặc biệt, bạn có thể lưu dữ liệu này vào cơ sở dữ liệu đặc biệt và nếu cần, hãy thay thế nó thành các biểu mẫu trên trang web.
Trình soạn thảo IE
Trang web của nhà phát triển: www.iescripter.com
Kích thước phân phối: 1,2 MB
Trạng thái: Phần mềm chia sẻ
Sau khi cài đặt, IE Scripter sẽ thêm nút của nó vào thanh công cụ của trình duyệt Internet Explorer. Khi bạn gặp một biểu mẫu trên một trang web, bạn cần nhập dữ liệu và sau đó nhấp vào nút này. Một bảng điều khiển bổ sung sẽ được hiển thị trong cửa sổ trình duyệt, với sự trợ giúp của nó, bạn có thể kiểm soát hoạt động của chương trình. Bạn có thể lưu dữ liệu đã nhập vào biểu mẫu. Đồng thời, chương trình cho phép bạn chọn giá trị nào bạn muốn giữ và giá trị nào cần bỏ qua.
Khi bạn gặp một biểu mẫu trên một trang khác, để sử dụng dữ liệu đã lưu, hãy nhấp vào nút Tải và chương trình sẽ tự động chèn tất cả các giá trị vào các trường bắt buộc. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng không phải lúc nào chương trình cũng hoạt động chính xác, đặc biệt đối với các trường thả xuống. Ngoài ra, không thể sử dụng dữ liệu khác nhau cho một trang được mở trong Internet Explorer, chẳng hạn như bạn không thể sử dụng dữ liệu từ một số hộp thư - chương trình không thể nhớ một số bộ giá trị.
Ngoài phương pháp điền này, bạn có thể lưu một bộ giá trị tiêu chuẩn trong cơ sở dữ liệu IE Scripter mà chương trình sẽ sử dụng khi điền vào các biểu mẫu tìm thấy trên các trang web. Các tham số này phải được đặt trong cửa sổ cài đặt chương trình. Cần lưu ý rằng bộ tham số tiêu chuẩn là không đủ và không phải lúc nào chúng cũng đủ để điền vào các biểu mẫu. Những cài đặt này có thể được tải từ một bộ được lưu trong cài đặt Internet Explorer. Ngoài ra, chương trình không có khả năng chỉnh sửa danh sách từ khóa xác định loại trường trong biểu mẫu web.
Chương trình có cài đặt linh hoạt. Cài đặt có thể được lưu trong một tập tin đặc biệt. Các tính năng bổ sung của chương trình bao gồm công cụ tạo mật khẩu và xem cookie.
iNetFormFiller
Trang web của nhà phát triển: www.inetformfiller.com
Kích thước phân phối: 2,8 MB
Trạng thái: Phần mềm chia sẻ
Sau khi cài đặt và bắt buộc đăng ký chương trình iNetFormFiller, biểu tượng của nó sẽ được đặt trên khay hệ thống.
Cửa sổ chính của chương trình chứa các bảng câu hỏi với thông tin rất chi tiết về người dùng. Có vẻ như các nhà phát triển chương trình đã cung cấp tất cả các tùy chọn có thể có cho các trường nhập liệu, ngay cả những tùy chọn rất hiếm gặp khi điền vào biểu mẫu web. Dữ liệu biểu mẫu được lưu trong một hồ sơ, có thể được tùy chỉnh bằng cách chọn ngẫu nhiên các trường sẽ được đưa vào đó, cũng như tạo các nhóm trường. Ngoài ra, bảng câu hỏi có thể chứa các lĩnh vực hoàn toàn bất kỳ tiêu chuẩn nào. Trong trường hợp này, một số trường có thể được liên kết với nhau. Trong trường hợp này, khi bạn nhập thông tin nhất định vào một trường, những thông tin khác liên quan đến thông tin đó có thể được điền tự động bằng các giá trị được chỉ định. Khi tạo hồ sơ, chương trình hỗ trợ xóa các trường không cần thiết. Và các cấu hình làm sẵn có thể được lưu dưới dạng mẫu và sử dụng sau này khi tạo các cấu hình khác.
Sau khi cài đặt chương trình, một thanh công cụ iNEtFormFiller bổ sung sẽ được tích hợp vào trình duyệt Internet Explorer.
Chương trình này cũng có thể điền vào biểu mẫu theo hai cách - bằng cách thay thế dữ liệu đã lưu vào các trường trên trang web hoặc bằng cách lưu dữ liệu đã được nhập vào biểu mẫu trên trang web. Để điền vào biểu mẫu, chỉ cần nhấp vào nút Điền và tất cả dữ liệu sẽ được lưu vào biểu mẫu.
Tất cả các trang được chương trình điền vào sẽ được lưu trong một phần đặc biệt - danh sách các thẻ biểu mẫu. Nếu bạn chọn một thẻ biểu mẫu trong danh sách, các trường của trang này sẽ được hiển thị bên cạnh nó trong cửa sổ chương trình, có thể chỉnh sửa ngoại tuyến bằng cách chỉ cần nhập các giá trị bắt buộc vào đó. Về cơ bản, thẻ biểu mẫu là cùng một trang web có biểu mẫu nhưng có cấu trúc được giữ nguyên.
Ở chế độ nhập thông tin hàng loạt, chương trình cho phép bạn điền vào các biểu mẫu trực tuyến với dữ liệu tiêu chuẩn và bạn có thể chỉ định dữ liệu nào sẽ được thay thế từ hồ sơ và dữ liệu nào sẽ được nhập thủ công.
Một công cụ thú vị khác có sẵn trong iNetFormFiller cho phép bạn ghi lại mọi hành động của người dùng được thực hiện trong trình duyệt. Trong chế độ hoạt động này, chương trình không chỉ ghi nhớ các trường đã điền mà còn ghi nhớ mỗi lần nhấp vào liên kết hoặc nút. Bạn có thể nhớ hầu hết mọi tập hợp hành động và sau đó chỉ cần sao chép nó theo số lần cần thiết, thay đổi một số tham số nếu cần.
Cần lưu ý rằng chương trình có các tùy chọn tùy chỉnh linh hoạt. Đối với mỗi trang, chương trình cho phép bạn thiết lập cài đặt của riêng mình, bao gồm các tùy chọn lưu và điền khác nhau. Nhờ chức năng xuất, nhập cài đặt và cấu hình đã lưu, cơ sở dữ liệu chương trình có thể được chuyển sang máy tính khác.
biểu mẫu robot
Trang web của nhà phát triển: www.roboform.com
Kích thước phân phối: 1,8 MB
Trạng thái: Phần mềm chia sẻ
Chức năng của RoboForm khiến chương trình này trở nên khác biệt so với các chương trình ngang hàng, khiến nó trở thành một trong những chương trình tốt nhất trong danh mục.
Chương trình này cũng thêm nút riêng vào thanh công cụ của trình duyệt. RoboForm có thể lưu dữ liệu bạn đã nhập vào các trang web. Trong trường hợp này, chương trình lưu trữ dữ liệu này trong các bản ghi đặc biệt gọi là thẻ thông hành. Những thẻ này có thể được sử dụng để điền vào các biểu mẫu. Và nếu bạn nhập một số dữ liệu vào các biểu mẫu trên trang web, chương trình sẽ có thể nhận ra hành động của bạn và đề nghị bạn lưu dữ liệu này.
Bằng cách sử dụng trình chỉnh sửa cá nhân, bạn có thể lưu dữ liệu theo cách thủ công để sử dụng sau này khi điền vào biểu mẫu. Nội dung của cơ sở dữ liệu chương trình, thẻ thông hành, cũng như khả năng thêm các mục mới vào cơ sở dữ liệu chương trình có thể được bảo vệ bằng mật khẩu.
Nếu một số người dùng làm việc với chương trình, mỗi người trong số họ có thể đặt tham số riêng để điền vào biểu mẫu.
Cần lưu ý rằng chương trình có các tùy chọn tùy chỉnh rộng rãi. Ví dụ: RoboForm cho phép bạn tùy chỉnh hoàn toàn thành phần của menu ngữ cảnh Internet Explorer; bạn cũng có thể tùy chỉnh các tổ hợp phím được chương trình sử dụng để điền vào biểu mẫu.
WebM8
Trang web của nhà phát triển: www.m8software.com
Kích thước phân phối: 1,59 MB
Trạng thái: Phần mềm chia sẻ
Chương trình cho phép bạn làm việc với một lượng lớn dữ liệu khác nhau để điền vào các biểu mẫu web. Sự bất tiện chính khi làm việc với chương trình là đối với mỗi biểu mẫu, bạn cần tạo danh sách giá trị trường riêng. Và để điền vào biểu mẫu, bạn nên chọn trong chương trình danh sách các giá trị trường bắt buộc cho nó, đã được chuẩn bị trước. Do đó, khi sử dụng WebM8, việc điền vào các biểu mẫu web khác nhau được tìm thấy trên các trang web khác nhau là khá khó khăn. Nhưng nếu bạn cần điền vào các biểu mẫu tương tự, chương trình sẽ là giải pháp lý tưởng cho bạn.
|
