Meniul
AcasăiOS

Șablon de diagramă combinată. Șabloane cheie pentru managementul proiectelor în Excel

2 decembrie 2016 la 21:33

Șablon de program de vacanță (sau program de antrenament sau alt program) în fișierul MS Excel

  • Managementul personalului

Lucrez ca un mic manager și sunt responsabil cu întocmirea și menținerea unui program de vacanță actualizat pentru departamentul meu. Acest grafic este întocmit la sfârșitul anului pentru anul următor și înaintat departamentului de resurse umane al organizației. În același timp, departamentul de HR solicită ca acesta să fie furnizat într-un format de listă tabel, dar pentru munca mea am nevoie de un format de diagramă vizuală. În plus, din cauza amânării constante a concediilor angajaților acest program trebuie ținută la curent.

Nu de făcut muncă inutilăși tot ceea ce poate fi automatizat este un principiu de viață pentru mine. În acest articol, aș dori să împărtășesc experiența mea de a crea un fișier de diagramă MS EXCEL. Poate că șablonul rezultat sau această experiență vă va fi de folos și vouă.

Pentru cei care au nevoie de acest șablon și care nu vor să se deranjeze prea mult cu modul în care funcționează, iată linkul pentru vizualizare și descărcare.

Pentru cei interesați de design, următoarea descriere.

Apariția unei probleme

Asa de. Formatul cerut de ofițerii de resurse umane este prezentat în imaginea de mai jos (toate numele și funcțiile sunt fictive):

Caracteristicile acestui format:

1. Perioadele individuale de vacanță sunt incluse în tabel ca rânduri separate
2. Tabelul indică datele de începere a vacanței și durata
3. Lista este ordonată alfabetic după numele angajatului și data de începere crescătoare

Un grafic este un grafic

De asemenea, am nevoie de un program de vacanță pentru angajații mei, dar aș dori să îl am sub forma unui grafic calendaristic vizual (diagramă), în care perioadele de concediu ale angajaților sunt reflectate de-a lungul axei timpului. Și până la urmă am făcut așa:

Cum se face

Pentru a crea o diagramă cu acest formular, am folosit designerul de diagrame încorporat în MS EXCEL și tipul de diagramă „Stacked Bar”.


Pentru ca axa orizontală a diagramei să arate ca o scară de timp, sunt necesare următoarele setări:


Maximul și minimul corespund valori numerice datele de început și de sfârșit ale anului. Pentru ca grila de șapte zile să coincidă cu săptămânile reale pentru data de început a anului, este mai bine să luați nu 01/01, ci luni cea mai apropiată de această dată.

Ca initiala formatie data grafic, se folosește un tabel situat deasupra graficului. Zona de imprimare a paginii este setată să nu se imprime.


De fapt, diagrama reflectă nu numai perioadele de vacanță, ci și decalajele dintre ele (setările sunt folosite pentru a afișa vacanțele verde umplere, și rupe - fără umplutură, adică transparent).

Primul rand

Aceasta este o perioadă transparentă de la începutul timpului până la data de începere a primei sărbători a anului. Se utilizează valoarea din coloana Start1.

Al doilea rând

Aceasta este prima plecare afișată în verde. Se folosește valoarea din coloana „Zilele 1” - durata primei perioade de vacanță:


Coloana mea „Zilele 1” este calculată folosind formula:


Plus o zi pentru că data de încheiere a vacanței este ultima ei zi, și nu prima zi lucrătoare.

Al treilea rând

Aceasta este o perioadă transparentă de la sfârșitul primei vacanțe până la începutul celei de-a doua.


De asemenea, este considerată o formulă și, deoarece această valoare nu are valoare de utilizator, coloana din tabel este restrânsă cât mai mult posibil.

Rândurile următoare

Aici vreau doar să spun „bine, și așa mai departe...”, în general, perioadele verzi de vacanță sunt construite similar cu rândul 2, iar decalajele transparente dintre ele sunt similare cu rândul 3. Pentru sarcina mea, au fost 5 perioade. suficient - aceasta este limitarea actuală a șablonului, care poate fi depășită, continuând tabelul în lățime (în măsura în care aveți răbdare).

Dar ofițerii de personal?

Vor doar o listă!?

A nu păstra aceleași date în 2 locuri, a nu crea posibilitatea divergenței lor, este o chestiune de onoare pentru mine. Chiar dacă a trebuit să petreci timp, este mai bine să introduci formule o dată decât să editezi datele de fiecare dată. Nu există dificultăți aici - doar linkuri din foaia care conține formularul pentru ofițerii de personal către celulele din același tabel original.


Celulele B până la E sunt completate cu astfel de legături în fiecare rând Pentru fiecare rând din tabelul sursă (fiecare angajat), în acest tabel au fost create 5 rânduri în funcție de numărul posibilelor perioade de vacanță. De exemplu, câmpul E „Număr de calendare. zile”, pentru primul angajat completat:
Prima linie - „=Graph!G5”
A doua linie - „=Graph!K5”
A treia linie - „=Graph!O5”
A patra linie - „=Graph!S5”
A cincea linie - „=Grafic!W5”

Pentru următorul angajat, linkurile vor fi către aceleași coloane și către rândul următor(Acest lucru a fost destul de laborios de completat din cauza faptului că formularul este transpus și nu mi-am dat seama cum să copiez formule cu transpunere).

Vă rugăm să rețineți că coloana E are un filtru. Este necesar să se afișeze doar perioadele de vacanță completate (este configurat să nu afișeze 0).

Rămâne de automatizat numerotarea rândurilor (prima coloană). În prima linie pun numărul „1” cu mâna, în rest folosesc formula „=A6+IF(E7=0;0;1)” (folosind exemplul liniei a 2-a).

Asta e tot. Vă mulțumesc pentru atenție

Notă: Capturile de ecran din această secțiune sunt realizate în Excel, dar aplică și procedurile descrise în această secțiune pentru Outlook, PowerPoint sau Word.

Notă: .

Dacă doriți să creați diagrame similare pe baza diagramei pe care ați creat-o, îl puteți salva ca șablon.

Notă: Un șablon de diagramă conține formatarea diagramei și culorile care au fost folosite când a fost salvat. O diagramă care este creată într-un alt registru de lucru dintr-un șablon utilizează culorile din șablon, mai degrabă decât culorile temei documentului aplicate registrului de lucru. Pentru a utiliza culorile temei documentului în loc de culorile șablonului, faceți clic dreapta pe zona diagramei și selectați Eliminați formatarea care lipsește dintr-un stil.

Pentru a reutiliza o diagramă care a fost personalizată, o puteți salva ca șablon de diagramă (*.crtx).

    Faceți clic dreapta pe diagramă și selectați Salvați ca șablon.

    În caseta de dialog Salvarea unui șablon de diagramăîn caseta de dialog Salvează ca introduceți un nume pentru șablon.

Aplicați un șablon de diagramă unei diagrame noi sau existente

    Pentru a aplica un șablon personalizat la o nouă diagramă, selectați un interval din foaia de lucru și faceți clic pe butonul de meniu Introduce > Diagramă > Șabloane > șablon personalizat.

    Pentru a aplica un șablon personalizat unei diagrame existente, faceți clic pe diagramă și deschideți fila Creator de diagrame pe panglică > faceți clic pe butonul Schimbați tipul diagramei> faceți clic pe link Șabloane, apoi selectați un șablon personalizat.

Notă: Este posibil ca o parte din conținutul acestei secțiuni să nu se aplice anumitor limbi.

Notă: Site-ul Microsoft




Dacă doriți să reutilizați o diagramă creată de dvs., o puteți salva ca șablon în Excel și apoi aplicați șablonul unei diagrame noi sau existente în Word, PowerPoint sau Excel. Șablonul de diagramă creat reprezintă de fapt tip nou diagrame care pot fi folosite la fel ca orice alte tipuri.

Notă: Pentru a salva un șablon de diagramă, trebuie să aveți aplicație Excel. Puteți utiliza site-ul web Microsoft pentru a vă organiza copia de Excel.

FĂ una din urmĂtoarele:

Creați un șablon de diagramă în Excel


Aplicați un șablon de diagramă unei diagrame noi

După ce creați un șablon de diagramă, puteți aplica acest tip personalizat unei diagrame noi în Word, PowerPoint sau Excel.


Aplicați un șablon de diagramă unei diagrame existente

După ce creați un șablon de diagramă, puteți aplica acest nou tip personalizat unei diagrame existente în Word, PowerPoint sau Excel.


Dacă doriți să reutilizați o diagramă creată de dvs., o puteți salva ca șablon în Excel și apoi aplicați acel șablon la o diagramă nouă sau existentă în Word, PowerPoint sau Excel. Șablonul de diagramă pe care îl creați este de fapt un nou tip de diagramă care poate fi utilizat la fel ca orice alt tip de diagramă.

FĂ una din urmĂtoarele:

Creați un șablon de diagramă în Excel


Aplicați un șablon de diagramă unei diagrame noi

După ce creați un șablon de diagramă, puteți aplica acest tip personalizat unei diagrame noi în Word, PowerPoint sau Excel.


Aplicați un șablon de diagramă unei diagrame existente

După ce creați un șablon de diagramă, puteți aplica acest nou tip personalizat unei diagrame existente în Word, PowerPoint sau Excel.


Șablonul meu de diagramă nu este listat

În mod implicit, șabloanele de diagramă sunt salvate automat în folderul /Utilizatori/ Nume de utilizator/Library/Application Support/Microsoft/Office/Chart Templates to tipuri personalizate diagramele erau disponibile în listă Șabloane pe filă Diagrame. Dacă tipul dvs. de diagramă nu este listat ȘabloaneÎn Finder, găsiți fișierul CRTX și mutați-l în folderul /Utilizatori/ Nume de utilizator/Library/Application Support/Microsoft/Office/Chart Templates. În Mac OS X 7 (Lion), folderul Bibliotecă este ascuns în mod implicit. A afișa Dosarul biblioteciiîn Finder, faceți clic pe meniu Merge, apoi apăsați și mențineți apăsată tasta OPȚIUNE.

Este îmbucurător că Microsoft Corporation face tot posibilul pentru a ne întâlni la jumătatea drumului, oferind absolut acces liber la produsele dvs. de birou pt dispozitive mobile. Prin urmare, puteți utiliza destul de confortabil instrumentele puternice Excel pe iPhone-ul înalt, iPad-ul și gadgeturile Android de dimensiuni mari.

Nu uitați că șabloanele propuse pot fi modificate în funcție de dorințele dumneavoastră și pot fi, de asemenea, tipărite dacă preferați hârtie decât ecranul. Dar înainte de a începe să faceți ajustări, citiți despre și lucrați în Excel. Cu o asemenea bogatie de cunostinte, nu iti este frica de acest monstru puternic!

1. Lista sarcinilor

Chiar și cel mai strălucitor cap cu o minte limpede și o memorie puternică va eșua într-o zi și vei uita ceva. Este bine dacă cumpărați mâncare de pește, vă felicitați soacra de Ziua Mamei sau udați violeta celuilalt semnificativ. Vor gâlgâi, șuieră și cron, dar conștiința ta va rămâne curată. Dar ce se întâmplă dacă nu plătiți pentru un articol esențial - Internetul? Îți va fi rușine să te privești în oglindă. Și în acea zi fatidică, te vei destrăma și vei promite că vei face liste de lucruri de făcut. Între timp, vei fi chinuit alegând dintre, încearcă să începi cu unul simplu.

Atribuiți sarcini, stabiliți-le prioritatea, stabiliți un termen limită, selectați o persoană responsabilă, monitorizați progresul și lăsați note fără a părăsi Excel. Șablonul este deja configurat pentru sortare rapida după dată, importanță, stare și alți parametri.

2. Bugetul de călătorie

Teoretic, chiar și cea mai nerealistă (și în același timp cu drepturi depline) călătorie poate fi făcută fără nicio investiție financiară din partea ta. Pentru a face acest lucru, trebuie să obțineți asistență pe, găsiți locuri libere a vizita si a lucra putin pentru . Asemenea succese vin doar călătorilor experimentați și cu mult noroc. Deși, să fiu sincer, chiar și ei trebuie să caute câteva monede pentru un apel pentru a-și raporta mamei despre starea lor de sănătate. Prin urmare, orice mutare în afara granițelor locului de reședință este însoțită de planificare și bugetare preliminară. Și pentru a nu fi nevoit să pătați foile de hârtie și să răsuciți și să întoarceți la nesfârșit numerele, vă sugerăm să apelați pentru ajutor.

În plus față de calculul în sine, șablonul poate afișa cheltuielile așteptate sub forma unui grafic circular. Împărțirea banilor în categorii în termeni procentuali va face clar care element de cheltuieli este cel mai vorace.

3. Lista de inventar

Ce unește un incendiu, o inundație, un furt și sosirea rudelor să stea „o săptămână”? Așa e, există o mare probabilitate de a pierde integritatea proprietății tale.

Așa este natura umană, încât broasca se sugrumă nu din cauza faptului că a pierdut șosetele bunicii, ci pentru că, în general, nu-ți amintești toate bunurile acumulate. În astfel de situații nefavorabile, vă va ajuta. Și în plus, nu ar strica să faci o fotografie a conacului tău cu tot conținutul său.

Glume deoparte, pot recomanda șablonul acelor persoane care închiriază locuințe. Acceptarea oaspeților pe termen lung check-in, nu uitați să-i familiarizați cu raportul de inventar împotriva semnăturii. Vă va fi de folos atunci când evacuați chiriașii.

4. Lista de contacte

Oricât de mult s-ar strădui progresul tehnic, este incapabil să-i învingă pe „dinozaurii” care nu vor să știe despre existență. instrumente convenabile organizarea contactelor dvs. Jurnalele, caieteși doar bucăți de hârtie - asta-i tot. De obicei, în astfel de cazuri se spune că mormântul îl va repara pe cocoșat (bună, soție!). Dar să nu renunțăm și să găsim o opțiune de compromis - .

Foaie electronică Lista ta de întâlniri este bună din cel puțin două motive: este ușor de partajat și ușor de sortat folosind Excel. Prin urmare, nu ar fi o idee rea să aveți o opțiune de rezervă chiar și pentru cei care au încredere totală.

5. Diagrama Gantt

Buna tradiție rusă de a strânge mâna, de a sări peste avans, de a se relaxa și de a lucra cu o seară înainte de ziua raportării este o tehnică de afaceri destul de riscantă care afectează semnificativ calitatea. Doar planificarea, împărțirea sarcinilor în etape și respectarea strictă a programului vă pot salva reputația.

O diagramă Gantt este un tip popular de diagramă cu bare (diagramă cu bare) care este utilizat pentru a ilustra un plan sau un program de lucru pentru un proiect.

Desigur, puterea Excel vă permite să le creați la fel. Punctul lor forte este vizibilitatea și accesibilitatea.

Și chiar dacă nu aveți propria afacere, încercați să planificați renovarea apartamentelor, să vă pregătiți pentru admitere sau să utilizați metoda Gantt. Veți aprecia puterea instrumentului.

6. Arborele genealogic

Încoronarea sărbătorii nunții - lupta - va merge conform scenariului corect numai dacă împărțiți clar părțile în conflict în „noi” și „străini”. Și nu numai alcoolul, ci și banala ignoranță a rudelor tale te pot împiedica să înțelegi situația.

Desigur, motivul ales pentru crearea sa nu este cel mai bun acolo; Dacă șablonul este confuz, treceți la foaia Exemplu, care arată arborele genealogic Kennedy.

7. Program de serviciu

„Lapsele de memorie” au însoțit omenirea de când a apărut împărțirea responsabilităților. Boala este caracteristică în special copilăriei. Cei mici sunt cei care, mai des decât mamele și tații lor, uită să spele vasele, să pună deoparte jucăriile și să scoată gunoiul. Boala poate fi tratată fără utilizarea de medicamente: trebuie doar să tipăriți săptămânalul și să scrieți sub el măsurile punitive așteptate.

Introduceți numele membrilor gospodăriei în celulele șablonului, repartizând munca în funcție de ziua săptămânii înainte și după amiază. Și nu uitați să agățați imprimarea în cel mai popular loc din apartament - frigider. Acum nimeni nu va pleda pentru uitarea lor.

8. Jurnal de întreținere

Într-o zi, după mulți ani de utilizare a mașinii, s-ar putea să ai impresia că nu a mai rămas nicio piesă originală în mașină. Cu excepția portarului, desigur, el este sfânt și inviolabil. Este într-adevăr? Răspunsul poate fi obținut doar dacă ți-ai făcut obișnuința să notezi fiecare act al acestuia. întreținere in special. În plus, șablonul oferă posibilitatea de a calcula valoare totală cheltuieli legate de reparațiile vehiculelor.

9. Jurnalul de kilometraj

Dacă Elon Musk s-ar fi născut în vastitatea Uniunii Sovietice, tu și cu mine am fi condus deja mașini electrice cu nivel scăzut cheltuieli de calatorie. Deși cu cine glumesc, asta nu s-ar fi întâmplat. Elon și-ar fi zdrobit fruntea de zidul birocrației și s-ar fi băut de mult.

Prin urmare, proprietarii de mașini, la modă veche, derulează prin dolarii care curg din fața ochilor lor, în timp ce cifrele de la benzinărie clipesc. Dar natura umană tinde să uite rapid toate lucrurile rele, protejându-te de gândurile de săpun și frânghie. Desigur, exagerez, dar de ce să nu aflați câți bani cheltuiți pentru realimentarea constantă? Și acest lucru este ușor de făcut cu ajutorul .

Introduceți citirile contorului de parcurs, numărul de litri umpluți și costul acestora în formular și veți estima costul unui kilometru parcurs. O funcționalitate similară este implementată în aplicatii mobile, de exemplu pentru Android.

10. Jurnal

Numai pentru membrii societății care trăiesc după principiul „bea dimineața - ziua liberă”, lista sarcinilor se încheie cu deschiderea unui magazin din apropiere. Restul trebuie uneori să se învârtească mai rău decât o veveriță într-o roată, păstrându-se cu încăpățânare într-un interval de timp limitat. Și pentru a nu-și uita lista de planuri în tumult, oamenii preferă să o înregistreze. Șablonul propus este bun pentru că vă permite să împărțiți fiecare oră de lucru în segmente de 15 minute.

Dacă utilizați des aceleași setări de diagramă, puteți crea un șablon și puteți economisi timp. Mulți utilizatori nu le place să folosească această funcție, deoarece o consideră prea complicată. Cu toate acestea, crearea unui șablon de diagramă este destul de simplă. În fig. Figura 1 prezintă o diagramă cu multe setări care vor fi salvate ca șablon pentru a fi utilizate la crearea unor diagrame noi.

Descărcați nota în sau format, exemple în format

Creați un șablon

Urmați acești pași:

  1. Creați o diagramă care va servi ca bază pentru șablonul dvs. Nu contează ce date folosiți, ci pentru a obține cel mai bun rezultat, este mai bine să completați șablonul cu informații care se potrivesc bine cu diagrama de care aveți nevoie.
  2. Completează totul setările necesareși formatare. În această etapă, se stabilește cum vor arăta diagramele bazate pe acest șablon.
  3. Faceți graficul activ, apoi faceți clic pe ea și selectați din meniul contextual paragraf Salvați ca șablon. (Nu există nicio comandă pe panglica Excel 2013 pentru a crea un șablon de diagramă.) Apare o casetă de dialog Salvarea unui șablon de diagramă.
  4. Furnizați un nume pentru șablon și faceți clic Salvați.

Șabloanele de diagrame sunt salvate ca fișiere cu extensia *.ctrx. Puteți crea orice număr de șabloane de diagramă.

Folosind un șablon

Pentru a crea o diagramă bazată pe un șablon pe care l-ați creat, procedați în felul următor.

  1. Selectați datele care vor fi prezentate în diagramă.
  2. Rulați comanda Introduce –> Diagrame –> Recomandatediagrame. Se va deschide o casetă de dialog Inserarea unei diagrame.
  3. În această fereastră, accesați fila Toate diagramele.
  4. Selectați din lista din stânga Șabloane. Excel va afișa imaginea pentru previzualizare(pe baza datelor selectate) pentru fiecare șablon de utilizator creat în sistem (Fig. 2).
  5. Faceți clic pe imaginea corespunzătoare șablonului dorit și faceți clic pe Ok. Excel va crea o diagramă pe baza șablonului pe care îl alegeți.

De asemenea, puteți aplica șablonul unei diagrame existente. Selectați diagrama și executați comanda Lucrul cu diagrame –> Constructor –> Schimbaretipdiagrame. Se va deschide o casetă de dialog care arată exact ca aceea Introducediagrame. Accesați fila Toatediagrameși selectați elementul din lista din stânga Șabloane.

Orez. 2. Alegerea unui șablon de diagramă

Creați o diagramă combinată

O diagramă combinată combină două tipuri de diagrame într-o singură imagine. De exemplu, o diagramă combinată poate folosi o a doua axă de coordonate verticale (auxiliară). În trecut, crearea de diagrame combinate în Excel nu era atât de ușoară, iar unii dintre pași ar putea părea contraintuitivi. În Excel 2013, situația s-a îmbunătățit: acum crearea unor astfel de diagrame este mai ușoară ca niciodată.

În fig. Figura 3 prezintă o histogramă cu două serii de date - Temperatura și Precipitația. Răspândirea valorilor pentru acești doi indicatori este radical diferită, astfel încât coloanele care reflectă cantitatea de precipitații sunt abia vizibile în diagramă. În acest caz, este convenabil să utilizați o diagramă combinată.

Orez. 3. Scalurile celor două serii de date din această diagramă sunt semnificativ diferite.

Inserarea unei diagrame combinate preconfigurate

  1. Selectați intervalul A1:C13.
  2. Rulați comanda Introduce –> Diagrame –> Inserați diagramă combinată. Veți vedea trei pictograme (Fig. 4). Treceți mouse-ul peste oricare dintre ele și vedeți o previzualizare.
  3. Selectați a doua pictogramă Histogramă cu grupare și grafic pe axa auxiliară. Excel va crea o diagramă combinată (Figura 5).

Orez. 4. Excel oferă trei opțiuni de diagrame combinate preconfigurate

Orez. 5. Este nevoie de doar câteva clicuri pentru a crea o diagramă combinată ca aceasta în Excel.

Graficul arată clar ambele serii de date. Axa principală (din stânga) afișează indicatori temperatura medie(coloane). Axa secundară (dreapta) descrie datele de precipitații medii (linii). Poate fi util să adăugați nume de axe pentru a le face mai ușor de distins.

Creați o diagramă combinată personalizată

În unele cazuri, niciuna dintre diagramele combinate pre-configurate nu este potrivită. Cu toate acestea, crearea propriei diagrame combinate (personalizate) nu este deloc dificilă.

Rulați comanda Introduce –> Diagrame –> Introducecombinatediagramă –> Creapersonalizabilcombinatediagramă. Se va deschide o casetă de dialog Introducediagrame Cu secțiune deschisă Combinate(Fig. 6).

Utilizați comenzile din partea de jos a ferestrei pentru a specifica tipul de diagramă pentru fiecare serie de date. Utilizând casetele de selectare (dacă doriți), puteți specifica ce date vor fi reprezentate de-a lungul axei secundare.

Orez. 6. Utilizați comenzile din partea de jos a acestei ferestre pentru a configura diagramă de combinație

Personalizându-vă propriile diagrame combinate, puteți controla multe dintre componentele acestora. Cu toate acestea, doar pentru că Excel vă permite să creați diagrame combinate nu înseamnă că această caracteristică ar trebui abuzată. În fig. Figura 7 prezintă o diagramă personalizată care utilizează atât linii, cât și coloane. După cum puteți vedea, nu este foarte eficient.

Orez. 7. Exemplu de diagramă combinată eșuată creată de utilizator

Bazat pe materiale din cartea lui John Walkenbach. Excel 2013. . – Sankt Petersburg: Peter, 2014. – p. 249–254.

Simplificați procesul de urmărire a proiectelor dvs. cu șabloane de management de proiect gata de utilizat în Excel. Valoarea oricărui șablon este că este punctul tău de plecare și poate fi folosit din nou și din nou. Nu trebuie să creați un cadru de la zero de fiecare dată când trebuie să trimiteți un raport părților interesate, să comunicați o schimbare de stare sau să urmăriți sarcinile. Baza va fi deja creată și va trebui doar să adăugați date de proiect.

În acest articol veți găsi o descriere a principalelor șabloane pentru managementul proiectelor în Excel, pe care le puteți descărca gratuit. Ne vom uita si la Tipuri variateșabloane și vă spun când este mai bine să utilizați fiecare dintre ele. În plus, veți învăța cum să creați un șablon de tablou de bord pentru managementul proiectelor în Excel de la zero.

De asemenea, vă vom arăta cum să utilizați șabloanele de management de proiect în Smartsheet, un instrument pentru gestionarea întregii lucrări cu o interfață asemănătoare unei foi de calcul. Smartsheet vă oferă mai multă colaborare decât Excel și ușurează urmărirea proiectelor dvs.

Șablon de diagramă Gantt pentru proiect

Șablonul de diagramă Gantt de proiect este unul dintre cele mai populare șabloane utilizate de managerii de proiect. O diagramă Gantt preia datele pe care le aveți despre titlurile sarcinilor, datele de începere, termenele limită și durata sarcinilor și le transformă într-o diagramă cu bare orizontale în cascadă. În acest fel, puteți vizualiza rapid ordinea în care sarcinile trebuie finalizate, precum și modul în care sarcinile depind unele de altele. Diagrama Gantt este eficientă în special atunci când gestionați proiecte complexe cu dependențe.

Capacitățile interactive de diagramă Gantt ale Smartsheet facilitează vizualizarea proiectului. Vă puteți personaliza diagrama cu diferite culori și simboluri pentru a indica starea sau puteți utiliza formatarea condiționată pentru a evidenția sarcinile atribuite anumitor membri ai echipei. Activați caracteristica cale critică pentru a identifica dependențele dintre sarcini și pentru a afla care sarcini afectează în mod direct data de finalizare a proiectului. Distribuiți diagrama Gantt cu echipa sau clienții dvs., astfel încât să rămână la curent cu ceea ce se întâmplă.

Șablon de urmărire a proiectelor

Adunați toate datele despre proiect, astfel încât oricine asociat cu proiectul dvs. să știe întotdeauna unde să găsească informații importante. Folosind șablonul de urmărire a proiectului, puteți adăuga sarcini, modifica starea și prioritatea, specifica rezultate finale, termenele limită, costul, timpul petrecut și alte date importante pentru proiectul dvs. Daca ai proiect major, un șablon de urmărire a proiectelor vă va ajuta să mențineți totul organizat.

Folosirea Smartsheet facilitează colaborarea echipei dumneavoastră în timp real și rămâne la curent cu progresul proiectului. Puteți face modificări în proiect, puteți atribui persoane noi sarcini, puteți schimba datele și puteți efectua alte acțiuni datorită interfeței intuitive și clare.

Șablon de plan de proiect agil

Un plan de proiect agil se bazează pe funcționalitate. Planul estimează cât timp va dura implementarea fiecărei caracteristici, dar nu conține informatii detaliate despre modul în care fiecare funcționalitate va fi implementată. Deoarece planurile de proiect se concentrează pe caracteristici, puteți grupa caracteristici similare în sprinturi.

Planul de proiect agil este în continuă schimbare. Odată dezvoltat planul, echipa de proiect ar trebui să-l monitorizeze și să actualizeze starea și termenele după cum este necesar.

Acest șablon (cunoscut și ca program de proiect Agile) vă permite să vă adăugați sarcinile, să atribuiți responsabilitatea, datele de începere și scadență și starea. Durata fiecărei sarcini va fi calculată automat. Acest șablon conține și o diagramă Gantt ( reprezentare vizuala cronologia proiectului) care se modifică automat pe măsură ce adăugați datele în tabel.

Smartsheet oferă un șablon de proiect conceput pentru proiecte agile de bază. Planificați și gestionați sprinturile, caracteristicile produsului și sarcinile și utilizați diagrama Gantt încorporată pentru a vă vizualiza proiectul ca o cronologie. Echipa ta poate să actualizeze progresul, să urmărească livrabile, să stocheze fișiere și să stabilească alerte, totul într-o singură foaie de calcul partajată.

Șablon de buget de proiect

Rămâneți întotdeauna la curent cu modul în care proiectul dvs. respectă bugetul urmărind costurile forței de muncă, costurile materialelor, prețurile fixe și costurile reale. Un șablon de buget vă oferă posibilitatea de a urmări îndeaproape cheltuielile dvs. și permite celorlalți membri ai echipei să vadă dacă rămâneți în limita bugetului sau peste buget. Acest șablon poate fi folosit pentru orice proiect, indiferent de dimensiunea acestuia.

Urmăriți progresul proiectului și utilizarea bugetului într-un singur loc în Smartsheet. Acest șablon de proiect include un rezumat al stării proiectului, variația bugetului și programul și o diagramă Gantt cu dependențe. Puteți compara cu ușurință forța de muncă, materialele și alte costuri estimate și reale.

Șablon de listă de activități

Deoarece există atât de multe componente care se schimbă constant în orice proiect, o listă de sarcini vă permite să vă concentrați pe cele mai importante sarcini. Puteți schimba datele scadente în fiecare zi sau chiar în fiecare oră și puteți vizualiza sarcinile cu cea mai mare prioritate pentru săptămâna următoare. Utilizați un șablon de listă de activități atunci când trebuie să organizați sarcini individuale.

Creați o modalitate centralizată de a vă vizualiza toate responsabilitățile în mai multe proiecte simultan cu această listă de activități din Smartsheet. Partajați foaia de calcul cu echipa dvs. pentru a crea nivelul de transparență de care aveți nevoie, urmăriți starea sarcinii cu simboluri personalizate și marcați elementele cu prioritate ridicată ca să nu rateze nimic.

Șablon de cronologie a proiectului

O cronologie vă ajută să vizualizați informații complexe într-un mod convenabil și ușor de înțeles. Puteți urmări progresul, identifica potențialele întârzieri, puteți monitoriza timpul real rămas pentru a finaliza fiecare sarcină a proiectului și multe altele. O cronologie este excelentă pentru un proiect de orice dimensiune, mai ales dacă trebuie să comunicați modificările de stare colaboratorilor externi sau părților interesate.

Smartsheet oferă un șablon de cronologie conceput pentru planuri simple proiect cu sarcini, subsarcini și cronologie în vizualizarea diagramă Gantt. Echipa ta poate actualiza cu ușurință progresul, poate urmări livrabile și poate verifica starea oricând și oriunde.

Șablon de urmărire a problemelor

De multe ori probleme potentialeîn proiecte pot trece cu ușurință neobservate de ceva timp. Cu toate acestea, dacă nu sunt rezolvate, aceste probleme pot întârzia în cele din urmă finalizarea întregului proiect și pot avea un impact negativ asupra rezultatelor finale. În scopul urmăririi proiectelor, utilizarea unui șablon de urmărire a problemelor vă poate ajuta să identificați rapid problemele și să desemnați cine este responsabil pentru rezolvarea acestora, astfel încât să puteți remedia problemele pe măsură ce apar. Utilizați acest șablon dacă aveți un proiect mediu spre mare o cantitate mare schimbarea datelor.

Urmăriți problemele și erorile folosind șablonul Smartsheet Issue and Error Tracker. Creați un formular web personalizat pentru personalul de întreținere, testeri sau clienți pentru a înregistra problemele și a gestiona istoricul erorilor într-o singură locație centrală. Apoi prioritizează și închide cererile.

Șablon de foaie de timp pentru proiect

Obțineți un instantaneu rapid al alocării resurselor cu un șablon de foaie de pontaj care permite tuturor membrilor echipei, precum și părților interesate, să vadă nivelul de angajament al fiecărui membru al echipei față de proiect. Urmăriți disponibilitatea resurselor pentru săptămâna următoare, astfel încât să știți întotdeauna cine le deține timp liber să lucreze la un proiect și care sunt foarte ocupați. Foaia de pontaj - metoda eficienta gestionarea unui număr mare de resurse într-un proiect mare.

Gestionați-vă forța de muncă în timp real cu un șablon proiect simplu pentru a gestiona resursele Smartsheet. Atribuiți anumite sarcini și identificați cu ușurință lipsurile sau excesele de resurse de muncă.

Urmărirea riscurilor de proiect

Prin natura lor, proiectele sunt pline de riscuri ascunse. Motivele apariției riscurilor sunt diferite: sfera muncii este determinată incorect, dependențele sunt stabilite incorect etc. Cheia este identificarea unor astfel de riscuri în fazele incipiente ale proiectului, înainte ca acestea să aibă timp să afecteze costul și momentul finalizării. Project Risk Tracker colectează toate riscurile potențiale într-un singur tabel, ceea ce îl face benefic pentru orice manager de proiect mediu până la mare.

Tabloul de bord pentru managementul proiectelor

Puteți crea un tablou de bord pentru a vă gestiona proiectul în Smartsheet folosind tablourile de bord Smartsheet Sights. Tablourile de bord oferă echipelor o vizibilitate fără precedent asupra activității desfășurate prin concentrarea datelor din tabelele cheie ale proiectelor. Partajați tabloul de bord Smartsheet cu angajații companiei dvs. sau partajați-l cu părțile interesate externe, oferindu-le un nivel suplimentar de perspectivă atunci când vizualizează valorile și stările cheie.

Cum se creează un tablou de bord pentru managementul proiectelor în Excel

Iată cum să creați un tablou de bord pentru managementul proiectelor în Excel.

Creați foaia de calcul Excel

Tabloul de bord pentru managementul proiectelor include în principal imagini grafice, dar, în același timp, datele complete pe care sunt create aceste imagini ar trebui să fie și ele stocate undeva în dvs fisier Excel. Pentru a face acest lucru, trebuie să lucrați simultan în două file ale dvs tabele Excel. O filă va conține imaginile grafice, în timp ce a doua filă va conține toate datele din care vor fi create aceste imagini. O filă va conține imaginile grafice, în timp ce a doua filă va conține toate datele din care vor fi create aceste imagini.

  1. În partea de jos a fișierului, faceți dublu clic pe filă „Foaie 1” pentru a redenumi tabelul. Vă recomandăm să schimbați numele în „Tabloul de bord al proiectului”.
  2. Apoi faceți clic pe pictograma semnul plus (+) din dreapta filei pentru a adăuga o altă filă.
  3. Faceți dublu clic pe filă „Foaie 2”și redenumiți tabelul în „Note”.

Adăugați detaliile de design

Acum puteți adăuga datele de design (toate „numerele”) la fila Note. Aceste date vor fi folosite pentru a crea grafice, pe care apoi le puteți muta în fila Tabloul de bord al proiectului.

Creați un tabel de sarcini de proiect și o diagramă Gantt

  1. În fila Note, creați un tabel de activități. Adăugați antete de coloană „Sarcini”, „Executor”, „Data de începere”, „Datorită finalizării”, „Număr de zile”Și "Stare".
  2. Adăugați datele de proiectare în tabel. Enumerați toate sarcinile din proiectul dvs., persoana responsabilă pentru finalizarea lor, data de începere, data scadentă, numărul de zile alocate pentru a finaliza fiecare sarcină și starea (utilizați opțiunile „Finalizat”, „În întârziere”, „În curs”Și "Nu a început").


  1. Apoi utilizați aceste date pentru a crea o diagramă Gantt.
  2. După ce ați creat o diagramă Gantt, faceți clic dreapta pe diagramă și selectați "Elimina". Accesați fila Project Dashboard, faceți clic dreapta și selectați "Introduce". De asemenea, puteți tăia și lipi anumite părți ale numelui sarcinii dvs. dacă doriți să le afișați pe tabloul de bord.

Notă. Am adăugat o coloană la tabelul de sarcini "O prioritate"și a folosit simboluri stea pentru a indica importanța îndeplinirii sarcinilor. Pentru a adăuga simboluri, faceți clic pe celulă și în partea dreaptă a filei "Introduce" Selectați "Simboluri".

Adăugați diagrame pentru starea sarcinii, bugetul proiectului și articolele în așteptare.

Acum gândiți-vă ce alte informații ați dori să puneți în tabloul de bord al proiectului. În exemplul nostru, vom adăuga un grafic pentru starea generală a sarcinilor, bugetului și articolelor în așteptare.

  1. Accesați fila Note și creați un mini-tabel pentru fiecare set de date pe care doriți să îl vizualizați. De exemplu, am vrut să afișăm câte sarcini au starea „Finalizat”, „În întârziere”, „În curs” și „Neînceput”. Am plasat aceste stări într-o coloană și una lângă alta. Am indicat, de asemenea, câte proiecte sunt în acest statut ca procent sau cotă. Pe graficul bugetului am arătat câți bani au fost bugetați și cât au fost cheltuiți efectiv.
  1. Apoi, după ce ați adăugat datele, selectați tabelul și accesați fila "Introduce". In grup "Diagrame" selectați tipurile de diagrame pe care doriți să le utilizați ( diagrame circulare, histograme, diagrame cu bule etc.).


  1. Repeta pașii anteriori pentru toate celelalte seturi de date.
  2. După ce ați creat diagrame pentru toate seturile de date, tăiați și lipiți-le în fila Tabloul de bord al proiectului.

Configurați tabloul de bord al proiectului

  1. Pentru a schimba culoarea de fundal a tabelului de sarcini, faceți clic pe celulă și în filă "Acasă"În capitolul „Font” Faceți clic pe pictograma găleții de vopsea pentru a selecta culoarea de care aveți nevoie.
  2. Pentru a schimba culorile diagramei Gantt, faceți dublu clic pe bara de activități și selectați opțiunea „Format zona diagramei”. Faceți clic pe pictograma găleată de vopsea, selectați "Completati"și apoi în partea de jos a ferestrei selectați culoarea de care aveți nevoie.
  3. Pentru a schimba culoarea graficelor dvs., faceți dublu clic pe întregul grafic sau pe orice parte a acestuia. O fereastră va apărea în lateral „Format serie de date”. Faceți clic pe pictograma găleată de vopsea și selectați opțiunea "Completati", iar apoi în partea de jos a ferestrei, faceți clic din nou pe pictograma găleții de vopsea pentru a selecta culoarea dorită.

Luați decizii mai bune cu tablourile de bord Smartsheet Sights

Tabloul de bord Smartsheet Sight vă ajută să vizualizați, să rezumați și să vă distribuiți aspecte importante munca, cum ar fi starea proiectului sau progresul sarcinii, folosind indicatori cheie de performanță (KPI). Tabloul de bord Sight va ajuta, de asemenea, echipele să rămână organizate, oferindu-le un loc central pentru resurse, cum ar fi colecții de tabele sau rapoarte.

  • Tablourile de bord oferă vizibilitate informatie cheie din tabele de proiect în timp real.
  • Interfață personalizabilă, potrivită pentru utilizare în orice departament al organizației dumneavoastră
  • Widgeturile simple vă ajută să începeți rapid.

Tablourile de bord Sights oferă vizibilitate îmbunătățită pentru orice număr de proiecte, activități și informații din întreaga organizație. Prin centralizarea informațiilor despre fluxul de lucru în tablourile de bord Sights, utilizatorii obțin informații suplimentare procese complexe, poate anticipa mai bine lacunele dintr-un proiect și poate obține mai rapid informații importante.

Utilizați Smartsheet pentru a gestiona detaliile proiectelor individuale, apoi accesați tablourile de bord Sights pentru a obține o vedere la nivel înalt a stării portofoliului dvs. de proiecte și pentru a oferi colegilor și managerilor o vizibilitate fără precedent asupra lucrărilor în curs. Contactați echipa Smartsheet pentru a afla cum pot beneficia organizația dvs. tablourile de bord Sights.

Șabloane Excel pentru managementul proiectelor: pentru proiecte mari și mici

Un șablon de management de proiect este un instrument eficient pentru gestionarea oricărui proiect: mare sau mic, simplu sau complex. Există o concepție greșită comună că un proiect trebuie să fie mare și foarte detaliat pentru a utiliza șabloane. De fapt, șablonul poate fi la fel de util pentru proiecte mai mici. Chiar dacă livrabilele sunt de dimensiuni mici și nu necesită foarte multă muncă, va trebui totuși să estimați cât timp va dura fiecare sarcină, să determinați resursele necesareși atribuiți sarcini fiecărui membru al echipei.

Smartsheet este un instrument bazat pe foi de calcul pentru a vă gestiona munca cu funcții puternice de comunicare și colaborare. Cu o gamă largă de vizualizări inteligente — Grilă, Calendar, Gantt, Obiective și Carduri — Smartsheet funcționează așa cum doriți. Aflați cum să creați cu ușurință un șablon de management de proiect. Încercați Smartsheet gratuit timp de 30 de zile.

Ați dori să aflați mai multe despre cele mai bune practiciși recomandări de bază pentru managementul proiectelor? Accesați-ne pentru a accesa cele mai recente articole, șabloane, videoclipuri și multe altele.

Aflați mai multe despre soluțiile premium de gestionare a proiectelor Smartsheet

Gestionați sute de proiecte? Soluția premium de gestionare a portofoliului de proiecte Smartsheet ajută companiile și departamentele orientate spre proiect să crească debitului proiecte, crește vizibilitatea în timp real și reduce riscul proiectului.

Utilizați soluția de portofoliu de proiecte Smartsheet pentru a:

  • Economisiți timp automatizând configurarea unui nou proiect.
  • Aliniați performanța managementului de proiect cu obiectivele și obiectivele dvs. de afaceri.
  • Asigurați politici coerente de management de proiect.
  • Îmbunătățiți vizibilitatea în timp real asupra performanței portofoliului de proiecte.
  • Efectuați o analiză aprofundată a portofoliului de proiecte cu folosind Microsoft Power BI.

Managerii de proiect pot folosi soluția de gestionare a portofoliului de proiecte Smartsheet pentru a ușor și primire rapidă set standard tabele, rapoarte și tablouri de bord Sights pentru noile dvs. proiecte. Fiecare proiect nouÎn mod implicit, moștenește drepturile de acces preexistente stabilite de managerul de management de proiect pentru a asigura vizibilitatea tuturor proiectelor din portofoliul lor. În cele din urmă, soluția restrânge automat metadatele proiectului în un singur dosar date care pot fi accesate folosind tabloul de bord Smartsheet Sights sau Microsoft Power BI pentru raportarea la nivelul întregului portofoliu.