buletin de plată prin e-mail. Se pot trimite borderourile de salariu prin posta? Poate fi accesat folosind un program special

Buna ziua! Până acum, le-am dat angajaților fișe de salariu pe hârtie. Mă gândesc cum să trec la fișele de salariu electronice, iar mulți angajați sunt în favoarea. Adevărat, încă nu ne-am hotărât cum exact. Dar unii oameni vor să-și primească fișele de salariu în mod vechi. Cum pot iesi din aceasta situatie? Nu pot forța pe nimeni.

Opinia expertului

Codul Muncii obligă angajatorul să informeze angajatul în scris (Partea 1 a articolului 136 din Codul Muncii al Federației Ruse):

asupra componentelor salariilor și altor taxe;
suma și motivele deducerilor din salariu;
suma de platit in mana.

Partea a 2-a a articolului 136 din Codul Muncii stabilește și forma de notificare a salariilor - fișă de plată. Să vă reamintim că trebuie să aveți o reglementare locală care să aprobe forma fișei de salariu.

Dacă un contabil nu emite fișe de plată angajaților atunci când plătește salariul, inspectoratul de muncă va amendă compania cu până la 50.000 de ruble. Și directorul are dreptul de a încasa suma amenzii de la contabil - acest lucru este prevăzut la articolul 238 din Codul muncii.

Codul Muncii nu stabilește modalitatea de predare a bonului de salariu unui angajat. Aveți dreptul să îl tipăriți pe hârtie sau să îl furnizați electronic.

Pentru a emite un document pe hârtie, trebuie să îl tipăriți și să invitați un angajat la departamentul de contabilitate pentru a-l primi.

În cazul în care angajatul nu depune o astfel de cerere și nu este de acord cu prelucrarea datelor cu caracter personal, acesta primește un talon de plată de la departamentul de contabilitate al angajatorului pe hârtie. Acesta este următorul punct.

Precizați și perioada de păstrare a bonurilor de salariu nerevendicate. Este de cinci ani (clauza 412 din Listă, aprobată prin Ordinul Ministerului Culturii al Rusiei din 25 august 2010 nr. 558).

Puteți utiliza o fișă de plată în formă electronică:

Trimis prin posta electronica;
deschide într-un program special;
postați-l în contul dvs. personal sau pe pagina personală a angajatului de pe Internet.

Adică, mai întâi trebuie să înțelegeți software-ul.

Compania are dreptul de a stabili că angajații vor primi prin e-mail bonuri de salariu. Poate fi trimis fie la adresa corporativă a angajatului, fie la adresa de e-mail personală a acestuia (la care e-mail ar trebui să fie înregistrat). Angajatorul are dreptul de a oferi salariatului posibilitatea de a vizualiza pe internet bonul de salariu electronic și de a-l tipări. Pentru a face acest lucru, compania pune la dispoziție fiecărui angajat un login și o parolă personală pentru a accesa programul în care sunt generate fișele de salariu. Fiecare angajat ar trebui să aibă acces doar la datele sale personale. De aici își poate tipări fișa de salariu.

Notă

Dacă un contabil nu emite fișe de plată angajaților atunci când plătește salariul, inspectoratul de muncă va impune companiei o amendă de până la 50.000 de ruble. Și directorul are dreptul de a încasa suma amenzii de la contabil - acest lucru este prevăzut la articolul 238 din Codul muncii.

De asemenea, fișa de plată poate fi plasată în contul personal sau pe pagina personală a angajatului din banca de internet, dacă condiția pentru aceasta este prevăzută în regulamentul de salarizare al companiei. Fiecare angajat are acces doar la propria sa fișă de salariu, asigurând astfel siguranța datelor personale.

Forma fișei de salariu nu este aprobată normativ. Aveți dreptul să vă dezvoltați propriul dvs. sau să utilizați unul care este disponibil în programul dvs. de contabilitate. Nu uitați să aprobați formularul utilizat la comandă.

Iată un exemplu de formă de fișă de plată:

Articolul a fost publicat în revista „Soluții de personal” nr. 6 iunie 2017.
Toate drepturile rezervate. Reproducerea, distribuția ulterioară, difuzarea sau difuzarea prin cablu și punerea la dispoziția publicului a articolelor de pe site sunt permise de deținătorul drepturilor de autor numai cu un link obligatoriu către mass-media tipărită care indică numele, numărul și anul emiterii acestuia.

NU POȚI FĂCĂ FĂRĂ O Foaie DE PLATĂ

În conformitate cu partea 1 a art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse, atunci când plătește salariul, angajatorul este obligat să notifice fiecare angajat în scris:

Cu privire la componentele salariilor care i se cuvin pentru perioada în cauză;

Cu privire la valoarea altor sume acumulate angajatului, inclusiv compensarea bănească pentru încălcarea de către angajator a termenului stabilit pentru plata salariilor, indemnizații de concediu, plăți de concediere etc.;

Despre sumele și motivele deducerilor efectuate;

Despre suma totală de bani care trebuie plătită.

Informațiile despre componentele salariului trebuie aduse la cunoștința salariatului prin furnizarea acestuia a unei fișe de salariu. Forma acestui document este elaborată de angajator în mod independent (ținând cont de cerințele părții 1 a articolului 136 din Codul Muncii al Federației Ruse) și este aprobată ținând cont de opinia corpului reprezentativ al angajaților (dacă există) (Partea 2 a articolului 136 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Forma fișei de salariu poate fi aprobată prin ordin al angajatorului sau poate fi o anexă la un act de reglementare local care stabilește sistemul de salarizare în organizație (de exemplu, la reglementările privind salarizarea angajaților).

Angajatorul este obligat să furnizeze angajaților fișe de salariu pentru a se asigura că aceștia pot obține informații fiabile despre salariile lor. Scopul este de a monitoriza respectarea de către angajator a condițiilor de muncă prevăzute în contractul de muncă.

CUM SE EMITĂ FIȘA DE PLATĂ?

Poate fi trimis prin email

Procedura de eliberare a fișelor de plată salariaților la plata salariilor nu este stabilită de legislația muncii. Prin urmare, angajatorul trebuie să o determine în mod independent și să o consolideze în documentele sale interne.

De exemplu, o astfel de procedură poate fi stabilită într-un act de reglementare local care determină forma fișei de plată. Acest lucru confirmă și specialiștii Rostrud în explicațiile lor.

Dacă toți angajații organizației au propriile lor adrese de e-mail de serviciu (corporate), atunci li se pot trimite fișe de salariu pentru revizuire.

Specialiștii de la Ministerul Muncii din Rusia consideră că acest lucru este posibil. În opinia lor, procedura de notificare a angajaților cu privire la componentele salariilor trebuie să fie stabilită:

1) într-un contract de muncă;

2) contract colectiv;

3) actul de reglementare local al angajatorului (de exemplu, în ordinul șefului organizației, regulamentul privind eliberarea bonurilor de salariu angajaților).

În cazul în care procedura stabilită prevede trimiterea prin e-mail a bonurilor de plată angajaților, aceasta nu încalcă prevederile art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse (exemplul 1).

Practica judiciară confirmă și legalitatea utilizării acestei metode de sesizare a angajaților cu privire la componentele salariului lor. Judecătorii nu văd nicio încălcare în trimiterea prin e-mail a fișelor de plată.

Procedura de eliberare a fișelor de plată către angajați poate fi specificată într-un regulament local sau contract colectiv mai detaliat.

O situație este posibilă atunci când organizația angajează lucrători care nu sunt implicați în munca la calculator (de exemplu, personal de service - reparatori, curățenți de producție și birouri etc.). În acest caz, puteți furniza diferite metode de emitere a bonurilor de plată (exemplul 2).

Angajații trebuie să fie familiarizați cu actul de reglementare local, contractul colectiv de stabilire a procedurii de eliberare a fișelor de plată împotriva semnării (partea 2 a articolului 22, partea 3 a articolului 68 din Codul Muncii al Federației Ruse).

Poate fi accesat folosind un program special

Datorită faptului că legislația muncii nu reglementează procedura de sesizare a salariaților cu privire la componentele salariale, angajatorii pot folosi diverse metode de prezentare a bonurilor de salariu angajaților.

O organizație poate folosi următoarele opțiuni pentru familiarizarea angajaților cu fișele de salariu:

a) asigurarea accesului la un program special, pentru care fiecărui angajat i se oferă un login și o parolă;

b) asigurarea accesului la contul personal de serviciu al angajatului pe internet.

De asemenea, instanțele nu au recunoscut ca încălcare afișarea bonurilor de salariu în formă electronică:

În contul personal de muncă al salariatului de pe internet (hotărârea de recurs a Curții Supreme a Republicii Komi din 18 februarie 2013 în dosarul nr. 33-1073/2013);

Pe pagina personală a angajatului din banca de internet (hotărârea de recurs a Tribunalului Regional Novosibirsk din 06.05.2014 în cazul nr. 33-4700/2014).

Instanțele au constatat că aceste metode de sesizare a angajaților respectă cerințele legislației muncii.

" № 6/2017

Comentariu la Scrisoarea Ministerului Muncii al Federației Ruse din 21 februarie 2017 Nr. 14-1/OOG-1560.

Prin scrisoarea din 21 februarie 2017 Nr. 14-1/OOG-1560, Ministerul Muncii a confirmat dreptul angajatorului de a emite salariaților nu bonuri de salariu pe hârtie, ci cele electronice.

Cu privire la eliberarea bonurilor electronice de salariu.

Reamintim că neemiterea unui talon de salariu constituie o încălcare a legislației muncii, care atrage răspunderea conform art. 5.27 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse sub forma unui avertisment sau a unei amenzi:

pentru funcționari - în valoare de la 1.000 la 5.000 de ruble;

pentru persoanele juridice - de la 30.000 la 50.000 de ruble.

Anterior, se credea că o fișă de plată ar trebui să fie un document scris în formă de hârtie, iar trimiterea unei fișe de plată prin e-mail nu îndeplinea cerințele legale. Această concluzie, în special, a fost cuprinsă în Decizia de Apel a Tribunalului Regional Tyumen din 30 iulie 2012 Nr. 33-3246/2012.

Totuși, în scrisoarea comentată, Ministerul Muncii a atras atenția asupra faptului că Codul Muncii nu reglementează procedura de sesizare a unui angajat despre componentele salariului (fișa de salariu). În consecință, angajatorul are dreptul de a determina el însuși sub ce formă va transfera informațiile relevante angajatului. În acest caz, o condiție obligatorie este stabilirea unei proceduri de notificare a angajatului cu privire la componentele salariului (tașa de plată) prin e-mail într-un contract de muncă, contract colectiv sau act de reglementare local.

Forma fișei de salariu se aprobă de către angajator, ținând cont de opinia organului de reprezentare a salariaților în modul stabilit de art. 372 din Codul Muncii al Federației Ruse pentru adoptarea reglementărilor locale.

Notă:

Utilizarea unei forme neaprobate de fișă de plată este o încălcare a legislației muncii (Rezoluția Forțelor Armate ale Federației Ruse din 23 decembrie 2010 nr. 75-AD10-3).

Reținem că în conformitate cu art. 136 din Codul Muncii al Federației Ruse, angajatorul este obligat să emită o fișă de plată la plata salariului. Conform regulilor din partea 6 a acestui articol, salariile trebuie plătite angajaților cel puțin o dată la jumătate de lună. Cu toate acestea, nu este nevoie să emiteți o fișă de plată de două ori pe lună.

În Scrisoarea nr. 5277-6-1 din 24 decembrie 2007, Rostrud a explicat: la calcularea și plata celei de-a doua părți a salariului către angajați (de obicei la sfârșitul lunii), tuturor acestora trebuie să li se înmâneze fișe de plată. Astfel, potrivit lui Rostrud, angajatorul ar trebui să genereze fișe de salariu și să le elibereze angajaților o dată pe lună (la momentul plății finale).

Cert este că la sfârșitul lunii sunt cunoscute toate componentele remunerației și se poate face o concluzie fără ambiguitate cu privire la valoarea deducerilor din salariul angajatului.

Ministerul de Finanțe aderă la o poziție similară. În Scrisoarea nr. 03-04-06/20406 din 04.10.2015, finanțatorii au reținut că sumele impozitului pe venitul persoanelor fizice pe venit sub formă de salariu trebuie calculate în ultima zi a lunii pentru care contribuabilul a acumulat acest venit. . Înainte de sfârșitul lunii, veniturile sub formă de salariu nu pot fi considerate primite de către angajat; prin urmare, înainte de sfârșitul lunii agentul nu poate fi calculat.

Un angajator poate fi obligat să elibereze o fișă de salariu unui angajat la mijlocul lunii în situația în care salariatul este concediat. Acest lucru se datorează faptului că în ziua încetării contractului de muncă cu salariatul, angajatorul este obligat să efectueze o decontare cu acesta, și anume să plătească toate sumele care i se cuvin (art. 84.1, 140 din Codul muncii al Federația Rusă). În cazul în care salariatul nu a lucrat în ziua concedierii, sumele corespunzătoare trebuie plătite acestuia cel târziu în ziua următoare după ce salariatul concediat depune cererea de plată. O parte din suma specificată nu este primită de angajat în ziua concedierii, ceea ce înseamnă că este necesar să-i elibereze și o fișă de plată.

Un alt punct important pe care trebuie să-l rețineți atunci când lucrați cu foi de calcul: conform paragrafului 1 al art. 3 din Legea federală din 27 iulie 2006 nr. 152-FZ „Cu privire la datele cu caracter personal”, veniturile unei persoane sunt clasificate drept date personale. Terții care au acces la datele cu caracter personal trebuie să asigure confidențialitatea acestor date (articolul 7 din legea menționată).

Lista cerințelor pentru angajator la transferul datelor cu caracter personal ale salariatului este cuprinsă în art. 88 Codul Muncii al Federației Ruse. În special, angajatorul este obligat să permită accesul la datele personale ale angajaților doar persoanelor special autorizate. În acest caz, aceste persoane trebuie să aibă dreptul de a primi doar acele date personale ale angajatului care sunt necesare pentru îndeplinirea unor funcții specifice.

Persoanele care primesc datele personale ale angajatului sunt obligate să respecte un regim de secret (confidențialitate). Aceasta înseamnă că fiecare organizație trebuie să adopte o politică privind confidențialitatea datelor cu caracter personal. Această prevedere este un document de stabilire a regulilor de bază pentru protecția informațiilor care constituie datele cu caracter personal ale angajaților, care sunt obligatorii pentru conformitate. Necesitatea punerii în aplicare a acestui document se datorează cerințelor capitolului. 14 Codul Muncii al Federației Ruse.

Potrivit paragrafului 7 al art. 86 din Codul Muncii al Federației Ruse, protecția datelor cu caracter personal ale angajaților organizației împotriva utilizării sau pierderii ilegale trebuie să fie asigurată de angajator pe cheltuiala acestuia, în modul stabilit de codul desemnat și de alte legi federale. Alineatul 8 al acestui articol stabilește că salariații și reprezentanții acestora trebuie să fie familiarizați, la semnare, cu documentele angajatorului care stabilesc procedura de prelucrare a datelor cu caracter personal ale salariaților, precum și cu drepturile și obligațiile acestora în acest domeniu.

La încredințarea unor persoane responsabile cu emiterea bonurilor de salariu (transmiterea acestora prin e-mail), acestea trebuie avertizate (sub semnătură) despre necesitatea păstrării secretului (confidențialitatea). Eliberarea de borderouri de salariu de către persoane care nu au fost avertizate cu privire la necesitatea păstrării secretului (confidențialității) este o încălcare a cerințelor Codului Muncii al Federației Ruse și înseamnă că angajatorul nu a asigurat protecția datelor personale ale angajatului de utilizare ilegală sau pierdere.

Potrivit regulilor art. 90 din Codul Muncii al Federației Ruse, persoanele vinovate de încălcarea prevederilor legislației Federației Ruse în domeniul datelor cu caracter personal la prelucrarea datelor cu caracter personal ale unui angajat sunt supuse răspunderii disciplinare și financiare în modul stabilit de Codul Muncii. ale Federației Ruse și alte legi federale, precum și răspunderii civile, administrative și penale în modul stabilit de legile federale. Încălcarea procedurii stabilite de lege pentru colectarea, stocarea, utilizarea sau difuzarea informațiilor despre cetățeni (date cu caracter personal) în temeiul art. 13.11 din Codul contravențiilor administrative al Federației Ruse implică un avertisment sau impunerea unei amenzi administrative:

pentru cetățeni - în valoare de 300 până la 500 de ruble;

pentru funcționari - de la 500 la 1.000 de ruble;

pentru persoanele juridice - de la 5.000 la 10.000 de ruble.

Această procesare folosește funcționalitatea de corespondență standard, dar face posibilă determinarea listei de destinatari folosind butonul de completare.

Conectăm procesarea ca extern sau o folosim prin „File-Open”.

Accesați fila „Setări”.

Completați următoarele câmpuri:

nume - text liber
pregătit - V
trimite - propriul raport pentru fiecare destinatar
adăugați raportul „Fila de plată” la tabelul „Rapoarte”.
În fila „Livrare (e-mail)” indicați contul din care vor fi trimise bonurile de plată. Dacă este necesar, configurați subiectul și textul scrisorii.
În fila „Avansat”, specificați formatul pentru salvarea rapoartelor (de exemplu, pdf)
în tabelul „Setări raport”:
- setați steagul pe linia „Organizație” și tipul de comparație „Egal”
- setați steag pe linia „Angajat” și faceți clic pe butonul „Specificați destinatarul de corespondență”. „[Destinatar] ar trebui să apară în valoarea setării

Notați și selectați în câmpul de procesare „Element de e-mail”

În câmpul „Adresă de e-mail”, indicați tipul informațiilor de contact: Email (din folderul „Informații de contact din directorul „Persoane fizice””). În cazul tău, poate avea un alt sens.

Când faceți clic pe butonul „Completare”, cererea primește de la „Salarii de plătit” înregistrează toate persoanele fizice pentru organizația specificată pentru perioada selectată și completează partea tabelară a procesării (câmpurile destinatar și e-mail).

Făcând clic pe butonul „Trimite”, lista destinatarilor din această procesare, setările perioadei, organizarea este transferată la setarea specificată în câmpul „Element de distribuție”, iar fișele de plată sunt trimise prin mecanisme standard.

Programul vă permite să generați fișe de salariu individuale pentru angajați și să le trimiteți la adrese de e-mail.

Foile sunt generate folosind raportul standard „Fișe de calcul”. Pentru fiecare angajat, foaia este salvată într-un fișier Excel separat.

Utilizatorul poate specifica perioada, organizarea și, dacă este necesar, poate limita lista de angajați la un singur departament.

Adresa de e-mail a angajatului este stocată pe cardul individului. Înainte de a utiliza programul, trebuie să completați adresele de e-mail ale persoanelor fizice, fie manual, fie prin încărcare automată dintr-un fișier Excel extern.

Toate setările programului sunt salvate și sunt valabile pentru toți utilizatorii bazei de date.

Angajatul va primi acest e-mail:

Cum se utilizează programul:

Deschideți procesarea de pe disc
Configurați setările serverului de e-mail. Specificați numele de utilizator, parola, adresa serverului, portul și metoda de autorizare.
Indicați perioada pentru care vor fi generate fișele de salariu, precum și organizația. Dacă este necesar să se genereze foi pentru o singură diviziune, atunci este indicată diviziunea.
Specificați directorul de pe disc în care vor fi salvate arhiva fișierelor fișelor de plată și protocolul de distribuire a scrisorilor.
Completați lista de angajați fie manual, fie automat făcând clic pe butonul „Umpleți”.
Adresele de e-mail ale angajaților vor fi descărcate din datele de contact ale persoanelor fizice. Dacă adresa lipsește, o puteți specifica manual.
După ce lista de angajați este completată, trebuie să faceți clic pe butonul „Generează fișiere de salariu”. După ceva timp, va fi generat un set de fișiere pentru distribuire.
Faceți clic pe butonul „Trimiteți corespondență” și completați șablonul de scrisoare.
Faceți clic pe butonul „Trimiteți corespondența” și așteptați până când programul trimite scrisorile.
După finalizarea expedierii, protocolul de corespondență va fi înregistrat în folderul cu fișierele arhivate.

Programul oferă suport tehnic gratuit timp de 1 lună.

Codul de procesare este închis pentru modificări.

Avantaje

1. Cu un singur clic puteți trimite pliante tuturor angajaților unei organizații sau ai unui departament;

2. Foile sunt salvate într-o arhivă de fișiere pe disc;

3. Puteți crea un șablon de scrisoare;

Banii inapoi garantat

Infostart LLC vă garantează o rambursare de 100% dacă programul nu corespunde funcționalității declarate din descriere. Banii pot fi returnați integral dacă solicitați acest lucru în termen de 14 zile de la data primirii banilor în contul nostru.

Programul a fost atât de dovedit că funcționează, încât putem oferi o astfel de garanție cu deplină încredere. Ne dorim ca toți clienții noștri să fie mulțumiți de achiziția lor.