Cum să măriți dimensiunea în Excel. Excel - pregătire pentru imprimare și opțiuni pentru imprimarea unui document

Știi deja cum să postezi celule Excel date numerice, efectuați calcule și prezentați rezultatele sub formă de diagrame. Tot ce rămâne este să înveți cum să tipăriți documentele primite. Lecția acoperă urmatoarele operatii ajutând la pregătire Foi Excel pentru imprimare:

orientarea paginii;

Configurarea câmpurilor;

Adăugarea antetelor și subsolurilor;

Sortarea datelor;

Filtrare;

Afișează titlurile de rând și coloane pe toate paginile;

Ascunderea celulelor și foilor;

Paginare.

Pentru a imprima rapid o foaie Excel, faceți clic pe butonul Imprimare din bara de instrumente Standard. Cu toate acestea, rezultatul acestei operațiuni cel mai probabil nu vă va mulțumi. Este bun pentru ieșirea schițelor, dar este complet nepotrivit pentru tipărirea documentelor finale, care trebuie să fie bine concepute și să nu tolereze prezența informațiilor inutile. Prin urmare, înainte de a imprima în sfârșit foile Excel, trebuie să ajustați scara și marginile paginilor, să sortați datele din tabel, să selectați intervalul de celule care urmează să fie tipărite, să specificați modul în care vor fi aranjate tabelele și diagramele și să efectuați alte operațiuni.

Aranjament în pagină

În general, setarea opțiunilor de imprimare în Excel este similară cu o operațiune similară în Word. Dar foile Excel au propriile lor specificități. Este convenabil ca datele tabelare ale foii să se potrivească pe o singură pagină, deci este necesară ajustarea scalei de imprimare. Foile largi sunt de obicei afișate în orientare peisaj, iar tabelele lungi în orientare portret. Dacă în Opțiuni pentru cuvinte Paginile, de regulă, sunt atribuite întregului document simultan, dar în Excel sunt configurate separat pentru fiecare foaie.

Exercițiul 1: Orientarea paginii și scara

Să continuăm să lucrăm cu fișierul Spreadsheet.x1s și să imprimăm unele dintre foile acestuia. În acest exercițiu, efectuați prima etapă de pregătire pentru imprimare - setarea orientării paginii și a scalei foii de ieșire.

Deschideți fișierul Spreadsheet.xls.

Extindeți foaia cu formulă făcând clic pe cotorul acesteia.

Tabelul din această foaie de lucru are numai coloane pentru primele șase luni. Să extindem tabelul astfel încât să conțină date pentru toate cele 12 luni ale anului. Acest lucru vă va permite să învățați cum să imprimați tabele largi care nu se potrivesc pe întreaga coală.

Selectați celulele B1:G14 și apăsați Ctrl+C pentru a le copia în clipboard.

Selectați Inserare > Celule copiate pentru a duplica celulele selectate la pasul 3.

În caseta de dialog care se deschide, selectați butonul radio Shift Cells Right, apoi faceți clic pe OK. Celulele selectate la pasul 3 vor fi duplicate cu coloane noi adăugate.

Acum trebuie să ajustați titlurile coloanelor. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe celula B1 și trageți colțul din stânga jos al cadrului spre dreapta, astfel încât cadrul să acopere intervalul B1:M1. Excel va genera automat o secvență de nume de luni.

Au rămas celule goale în coloana G. Pentru a le completa cu formulele corespunzătoare pentru calcularea creșterii vânzărilor, selectați grupul F10:Fl4, copiațifaceți clic pe celula G10 Click dreapta mouse-ul și selectați Paste. Foaia de umbră va arăta ca în fig. 12.1.

Orez. 12.1.Foaie de formule actualizată

Selectați Fișier > Configurare imprimare.

Extindeți fila Pagina din caseta de dialog care se deschide, prezentată în Fig. 12.2.

Orez. 12.2.Setarea orientării paginii și a scalei

Orez. 12.3.Tabel la scară 100%.

Selectați poziția comutatorului Peisaj.

Pentru a vedea poziționarea așteptată a numerelor pe pagină, faceți clic pe butonul Previzualizare imprimare. Dacă este selectat marimea standard Hârtie de dimensiune A4, se dovedește că toate coloanele nu se potrivesc pe pagină (Fig. 12.3).

Apăsați tasta Page Down și veți vedea că celulele din coloana din dreapta sunt mutate pe a doua pagină. Nu este confortabil. Ar trebui să schimbați scara astfel încât toată lățimea coloanelor din tabel să se potrivească pe o singură pagină.

Notă

În tabelul rezultat datele coloanele H-L repeta numerele coloanele B-G. Dacă doriți, modificați valorile în unele celule. În exercițiile acestei lecții specifice valori numerice celulele nu sunt importante.

Faceți clic pe butonul Configurare de pe bara de instrumente pentru a reveni la caseta de dialog Configurare pagină.

Secțiunea Scalare a acestei casete de dialog vă permite să reduceți sau să măriți obiectele imprimate. Folosind contorul Adjust To, puteți selecta orice scară, calculată ca procent din Dimensiunea originală pagini. (Nu uitați să selectați poziția corespunzătoare a comutatorului.) O puteți face diferit. Excel poate ajusta automat dimensiunea tabelului pentru a se potrivi cu zona paginii.

Notă

Contoarele situate în linia Loc... vă permit să spuneți instrumentului de scalare automată câte pagini ar trebui să ocupe tabelul în termeni de lățime și înălțime.

Selectați poziția comutatorului Fit To și lăsați numerele 1 în ambele contoare corespunzătoare acestei poziții.

Faceți clic pe OK. Acum întregul tabel se încadrează pe o singură pagină. Dacă faceți din nou clic pe butonul Pagină, veți vedea contorul setat la 96%. Aceasta este scara care a fost selectată de Excel pentru a tipări foaia cu formule. Îl puteți ajusta dacă este necesar.

Exercițiul 2: Configurarea câmpurilor

Marginile formează un cadru gol în jurul zonei de informații a paginii. Reducându-le, puteți crește ușor dimensiunea tabelului tipărit.

Faceți clic din nou pe butonul Pagină.

În caseta de dialog Configurare pagină, extindeți fila Margini prezentată în Fig. 12.4.

Orez. 12.4. Configurarea câmpurilor

Reduceți valoarea contorului din stânga la 1 cm.

În același mod, la 1 cm, reduceți valoarea contorului din dreapta (Dreapta).

Tabelul din foaia de lucru Formula este mic în înălțime. Să-l tipărim în mijlocul paginii. Pentru a face acest lucru, bifați caseta de selectare Vertical.

Faceți clic pe OK.

Lățimea zonei de imprimare a crescut. Dacă vă uitați din nou la fila Pagina din caseta de dialog Configurare pagină, veți observa că modul setări automate dimensiunile au crescut imediat scara, ajustând masa pentru a se potrivi dimensiune nouă zona de imprimare.

Faceți clic pe butonul Închidere pentru a părăsi modul. previzualizare.

Exercițiul 3: Adăugarea anteturilor și subsolurilor

Anteturile și subsolurile vă permit să adăugați subsoluri și top parte titlurile și descrierile paginilor care sunt duplicate pe toate paginile. Dacă tabelul este lung, este convenabil să îl plasați în subsol, numere de pagină, fișier document și foaia pe care se află tabelul.

Selectați Vizualizare > Antet și subsol. Se va deschide fila Antet/Subsol din caseta de dialog Setări pagină, prezentată în Fig. 12.5. Din listele drop-down Antet și Subsol, puteți selecta una dintre opțiuni standard design antet și subsol.

Orez. 12.5.Configurarea antetelor și subsolurilor

Extindeți lista Antet și selectați Formule; Pagina 1 (Formule; Pagina 1). Această opțiune adaugă o foaie de date sursă și un număr de pagină în partea de sus a fiecărei pagini. Un exemplu de design antet va apărea în partea de sus a filei Antet și Subsol.

Notă

Dacă doriți ca numerotarea paginii să înceapă de la altceva decât unul, introduceți numărul pentru prima pagină în câmpul Numărul primei pagini din fila Pagina din aceeași casetă de dialog.

Dacă circuite standard aspectul anteturilor și subsolurilor nu vi se potrivește, utilizați butoanele situate în partea de mijloc a ferestrei de dialog.

A înscena subsol, faceți clic pe butonul Creați un subsol. Fereastra de dialog care se deschide (Fig. 12.6) are trei liste și mai multe butoane. Folosind aceste butoane puteți plasa diverse obiecteîn liste care specifică conținutul marginii din stânga a subsolului, partea centrală a acestuia și marginea dreaptă.

Faceți clic pe Secțiunea din stânga din listă.

Orez. 12.6.formatarea antetului

Faceți clic pe al patrulea buton din dreapta în partea centrală a ferestrei. Link-ul &[Fișier] (&) va apărea în listă, generând numele fișierelor documentului.

Introduceți textul Nume fișier: în fața acestuia.

Faceți clic în lista secțiunii din dreapta și introduceți textul Ora creată:.

Faceți clic pe butonul calendar, plasând un link către data &[Data] (&) în subsol.

Apăsați pe bara de spațiu și faceți clic pe butonul cadranului ceasului, care adaugă o referință la ora la care a fost tipărit documentul, &[Time] (&).

Închideți fereastra de dialog făcând clic pe butonul OK.

Notă

Înălțimea fundului și antet configurat în fila Margini din dialogul Configurare pagină.

Acum, numele fișierului tabelului va fi afișat în subsol, precum și data și ora la care fișierul a fost tipărit cu semnăturile corespunzătoare. Dacă doriți să vedeți pagina cu anteturile și subsolurile adăugate, selectați Fișier > Previzualizare imprimare.

Sortare și filtrare

Sortarea vă permite să aranjați rândurile unui tabel în ordinea crescătoare sau descrescătoare a datelor într-una sau mai multe coloane ale tabelului. Filtrarea face posibilă eliminarea temporară din tabel linii inutile fara a le sterge.

Exercițiul 4: Sortarea datelor

Trebuie să sortați datele nu numai atunci când imprimați un document. Plasarea rândurilor de tabel în ordine crescătoare a unuia dintre parametri ajută la căutare înregistrările necesare. Imprimarea unei versiuni finale a documentului este momentul potrivitpentru a organiza datele dacă au fost introduse în grabă și au ajuns să nu fie localizate corect. Hai să sortăm clienții masa de sus foaie în ordinea creșterii vânzărilor în luna aprilie.

Faceți clic pe orice celulă din coloana aprilie a tabelului de sus.

Faceți clic pe butonul Sortare ascendentă din bara de instrumente Standard. Dispunerea rândurilor se va modifica astfel încât numerele din coloana aprilie să crească de sus în jos (Fig. 12.7).

Orez. 12.7.Tabelul este ordonat prin creșterea vânzărilor în aprilie

Comparați anteturile de rând ale tabelului de sus cu anteturile tabelului de jos și veți vedea că rânduri întregi au fost rearanjate, și nu doar celulele coloanei aprilie. (Anterior, ordinea titlurilor din cele două tabele era aceeași.) Pentru a sorta tabelul în ordine descrescătoare, faceți clic pe butonul Sortare descendentă.

Volumele de vânzări către clienții RIF și Viking în aprilie sunt aceleași (sunt egale cu 11.000). Dacă există multe astfel de valori de potrivire, trebuie să ordonați suplimentar tabelul conform celui de-al doilea criteriu. De exemplu, lista alfabetica Cumpărătorii ar trebui să fie sortați mai întâi după coloana cu nume de familie și apoi după coloana cu prenume, astfel încât informațiile despre persoanele cu același nume de familie să fie sortate după prenume. Pentru a comanda în continuare tabelul în ordine crescătoare a vânzărilor din mai (presupunând că vânzările din aprilie sunt egale), urmați acești pași:

Selectați comanda Date > Sortare. Se va deschide o casetă de dialog, prezentată în Fig. 12.8. În secțiunea Sortare după, a fost deja introdusă condiția de sortare pentru valorile crescătoare ale coloanei aprilie, care a fost atribuită la pasul 2.

Orez. 12.8.Stabilirea condițiilor de sortare

Din lista derulantă Apoi, selectați coloana Mai.

Lăsați selectată poziția comutatorului ascendent.

Faceți clic pe OK. Acum rândurile clienților Viking și RIF vor schimba locurile, deoarece numerele 4000 și 12000 sunt aranjate în ordine crescătoare.

Notă

Vă rugăm să rețineți că la sortare, numerele rândurilor nu se modifică, adică datele în sine sunt mutate. Prin urmare, o operație de sortare care a fost efectuată nu poate fi dezactivată. Pentru a returna aranjamentul de rând anterior, puteți utiliza numai comanda standard anularea operatiei. Odată ce fișierul este salvat, nu este posibil să returnați ordinea anterioară a rândurilor.

Exercițiul 5: Filtrarea

La imprimare mese mari Poate fi convenabil să le tăiați prin filtrarea rândurilor care vă interesează. Să presupunem că ai nevoie de informații doar despre trei clienți care au avut volume maxime de tranzacții în luna mai. Pentru a selecta rândurile relevante folosind AutoFilter, urmați acești pași.

Faceți clic în orice celulă din tabelul de sus al foii Formule.

Selectați comanda Date > Filter > AutoFilter (Date > Filter > AutoFilter). Butoanele din lista derulantă vor apărea în celulele din primul rând al tabelului, oferind filtrare după oricare dintre coloane (Fig. 12.9).

Faceți clic pe butonul săgeată din celula F1 a coloanei Mai.

Selectați Top 10... din lista derulantă. Se va deschide caseta de dialog pentru setările condițiilor de filtrare, prezentată în Fig. 12.10.

Filtre precum First 10... vă permit să selectați mai multe rânduri cu maximum sau valori minimeîntr-una din coloanele tabelului. Lista din stânga a ferestrei de dialog AutoFilter vă permite să specificați dacă doriți să filtrați maximul sauvalorile minime ale parametrilor. Lista din dreapta specifică unitățile de măsură (rânduri de tabel sau procentaj din totalul rândurilor) pentru contorul situat în mijloc, care specifică numărul sau procentul de rânduri de tabel rămase.

Orez.12.9 . Lista cu filtre automate

Introduceți numărul 3 în contorul casetei de dialog autofiltru.

Faceți clic pe OK.

În tabelul de sus al foii vor rămâne doar trei rânduri care au numerele maxime în coloana Mai. Rețineți că liniile 2 și 5 care au dispărut nu lipsesc. Ele sunt pur și simplu ascunse de pe ecran, așa cum demonstrează absența acestor numere de linie. Excel vă permite să filtrați datele după mai multe coloane simultan. Să evidențiem acei clienți care au fost printre primii trei în ceea ce privește volumul tranzacțiilor atât în mai, cât și în iunie.

Faceți clic pe săgeata derulantă din celula G1 și selectați Top 10....

Introduceți numărul 3 în contorul casetei de dialog care se deschide și faceți clic pe butonul OK. Acum doar doi clienți vor rămâne în tabel - Dialogue și RIF.

Orez. 12.10.Fereastra de dialog AutoFilter

Notă

Pentru a anula filtrarea numai după una dintre coloane, extindeți lista din prima ei celulă și selectați Toate (AN). Elementul Condiție... (Personalizat...) din aceeași listă vă permite să configurați mai multe conditii dificile filtrare. Alte elemente din listă lasă în tabel doar acele rânduri în care se află celula a acestei coloane conține valoarea selectată în această listă de autofiltre.

Săgețile acelor liste de autofiltre în care este atribuită filtrarea sunt evidențiate cu albastru pentru ca utilizatorul să nu uite de condițiile atribuite pentru afișarea rândurilor.

Pentru a anula filtrarea, selectați Date > Filter > Show All. Toate cele cinci rânduri originale ale tabelului vor fi returnate în foaia de lucru.

Pentru a dezactiva filtrul automat, selectați din nou comanda Date > Filter > AutoFilter.

Selectarea obiectelor imprimabile

Pe lângă filtre, există și alte modalități de a reduce zona imprimabilă. Chiar înainte de a imprima foaia de lucru, puteți seta modul de imprimare pentru antetele coloanelor, puteți ascunde rândurile și coloanele inutile, puteți seta intervalul de celule de tipărit și puteți specifica modul în care foaia de lucru Excel este împărțită în pagini.

Exercițiul 6: Paginare

La imprimare cearșafuri mari programul însuși le împarte în pagini. Cu toate acestea, această diviziune automată poate să nu fie potrivită pentru dvs. Foaia de formule conține de fapt două mese separate, care atunci când sunt tipărite sunt situate pe o singură pagină. Să inserăm o linie de separare a paginilor, astfel încât aceste tabele să fie tipărite pe două foi separate hârtie.

Selectați Vizualizare > Previzualizare întrerupere de pagină. Excel va comuta la un alt mod de vizualizare în care liniile albastre arată limitele paginii.

Pentru a putea setări manuale pagini, ar trebui să dezactivați modul automat de scalare a tabelului. Pentru a face acest lucru, selectați comanda Fișier > Configurare pagină și în fila Pagina din caseta de dialog care se deschide, selectați comutatorul Set. Apoi faceți clic pe butonul OK.

Faceți clic pe celula D7.

Selectați Inserare > Pauza de pagină. Două noi linii de paginare vor apărea pe foaia de lucru. Unul este în stânga celulei selectate, iar al doilea este în partea de sus. Foaia se va imprima acum pe patru pagini.

Orez. 12.11.Modul Aspect pagină

Pentru a vizualiza paginarea rezultată, faceți clic pe butonul Previzualizare imprimare din bara de instrumente Standard. Apoi utilizați tastele Page Up și Page Down pentru a naviga prin pagini.

Faceți clic pe butonul Închidere pentru a reveni la modul de aspect al paginii.

Planurile noastre nu includeau o diviziune de patru pagini. Linia albastră verticală este redundantă și trebuie îndepărtată.

Plasați indicatorul peste marginea coloanelor C și D, astfel încât pictograma indicatorului să devină o săgeată cu două capete.”

Faceți clic pe butonul mouse-ului și trageți linia de divizare a paginii spre stânga în afara foii. Tragând marginile în acest fel, nu numai că puteți elimina liniile de despărțire, ci și le puteți muta în jurul foii Excel, modificând configurația paginii.

Acum foaia este împărțită în două pagini orizontal, așa cum se arată în Fig. 12.11. Pentru a evalua împărțirea foii rezultată, utilizați din nou modul de previzualizare.

Notă

Pentru a elimina toate pauzele de pagină care au fost setate, faceți clic dreapta în Sheet Limits și selectați meniul contextual Comanda Reset All Page Breaks.

Utilizați comanda Vizualizare > Normal pentru a reveni la modul normal.

Vă rugăm să rețineți că acum foaia are linii punctate între perechile de linii 6-7 și 14-15. Aceste linii corespund limitelor de pagină configurate

Exercițiul 7. Ascunderea rândurilor și coloanelor

Ascunde celule specifice Este posibil nu numai prin filtrare. Programul vă permite să specificați manual acele coloane și rânduri care trebuie făcute temporar invizibile. Coloanele N și 0 din foaia Formulă nu conțin prea multe Informații importante, nu trebuie tipărite. Ascunzându-le, puteți mări puțin. Rezultat necesar realizat prin urmatoarele operatii.

Trageți mouse-ul peste butoanele coloanei N și 0 pentru a selecta acele coloane.

Selectați Format > Coloană > Ascundere.

Coloanele selectate vor dispărea temporar. În mod similar, puteți ascunde liniile inutile.

Notă

A se intoarce coloane ascunse sau rânduri, executați comenzile Format > Column > Unhide sau respectiv Format ^ Row > Unhide.

Faceți clic pe butonul Previzualizare din bara de instrumente pentru a afișa aspectul așteptat al primei pagini.

Faceți clic pe butonul Pagină. Apoi, în fila Pagină a casetei de dialog care se deschide, selectați valoarea Set counter, astfel încât lățimea coloanelor foii să ocupe întreg spațiul paginii. Se pare că 115% ar fi potrivit.

Exercițiul 8: Titluri de rând și coloane

Când imprimați o foaie de lucru pe mai multe pagini, titlurile de coloană sau rând nu sunt vizibile pe toate. În exemplul nostru, nu există nume de luni pe a doua pagină. Într-o astfel de situație, este util să duplicați titlurile. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași.

Selectați Fișier > Configurare pagină.

Extindeți fila Foaie.

Faceți clic pe butonul din partea dreaptă a câmpului Rânduri de repetat în partea de sus pentru a restrânge caseta de dialog și a deschide accesul la celulele foii de lucru.

Faceți clic pe butonul pentru primul rând al foii pentru a-l selecta.

Faceți clic din nou pe butonul casetei de dialog pentru a-l extinde la dimensiunea anterioară (Fig. 12.12).

Orez. 12.12.Setarea titlurilor cu repetare automată

Câmpul Coloane de repetat la stânga din fila Foaie a aceleiași casete de dialog vă permite să specificați coloanele de titlu care ar trebui repetate în partea stângă a fiecărei pagini. Casetele de selectare din secțiunea Imprimare a acestei file adaugă linii de separare a celulelor, numerotarea celulelor și activează modurile de imprimare alb-negru și ciornă. În secțiunea Ordinea paginilor, puteți specifica modul în care sunt sortate paginile la imprimarea tabelelor cu mai multe pagini.

Faceți clic pe OK. Acum, numele lunilor vor fi afișate pe ambele pagini.

Exercițiul 9: Setarea unui interval de celule

Pentru a imprima doar o parte dintr-un tabel, nu trebuie să îl filtrați sau să ascundeți rândurile și coloanele. Puteți specifica pur și simplu intervalul de celule care ar trebui să fie imprimate. Observați că pe a doua foaie există un spațiu mare între titlurile coloanelor și numerele tabelului. Să-l eliminăm excluzându-l din gama de imprimare linii goale 7-9.

Selectați liniile de la 1 la 6.

Clic Tasta Ctrlși trageți cursorul peste butoanele de pe liniile 10-14 pentru a le adăuga la selecția existentă, așa cum se arată în Fig. 12.13.

Selectați comanda File > Print Area > Set (Fișier > Print Area > Set Print Area). Acum vor fi imprimate doar liniile selectate. Verificați-l în modul de previzualizare.

Orez. 12.13.Setarea intervalului de imprimare

Notă

Dacă, după finalizarea pasului 3, extindeți fila Sheet din caseta de dialog Page Setup, veți vedea în câmpul Print Area un link 1:6;10:14, care corespunde liniilor evidențiate la pașii 1 și 2. este, intervalul de imprimare. De asemenea, puteți seta folosind acest câmp din caseta de dialog Setări pagină. Pentru a reseta intervalul de imprimare setat, selectați pur și simplu comanda Fișier > Zona de imprimare > Ștergeți zona de imprimare.

Operațiile finalizate completează setările pentru imprimarea foii de formule. Dar, pe lângă tabel, trebuie să tipăriți o diagramă care reprezintă datele în formă grafică. În exercițiul următor, veți configura setările foii de lucru Chart și le veți imprima împreună cu un tabel de date sursă.

Exercițiul 10: Personalizarea diagramelor

Foile care sunt ocupate în întregime de diagrame au aceleași opțiuni de imprimare ca și cele standard. Cu toate acestea, fila Foaie din caseta de dialog Configurare pagină pentru aceste foi a fost înlocuită cu fila Diagramă.

Faceți clic pe cotorul foii Chart.

Selectați Fișier > Configurare pagină.

Extindeți fila Diagramă prezentată în Fig. 12.14.

Orez. 12.14.Opțiuni de imprimare diagramă

Pentru a face ca diagrama să ocupe întreaga foaie, selectați comutatorul Scalare la se potrivește paginii.

Notă

Dacă diagrama va fi imprimată imprimanta alb-negru, bifați caseta de lângă Imprimare alb-negru.

Faceți clic pe OK.

Tot ce rămâne este să scoți foile către imprimantă. Pentru a face acest lucru, urmați acești pași:

Apăsați tasta Ctrl și, fără a o elibera, faceți clic pe cotorul foii de formule. Foaia de diagramă va rămâne activă, dar coloana Formulă va deveni albă, indicând starea selectată a foii. Acum puteți imprima două coli simultan folosind o singură operație de imprimare.

Selectați Fișier > Imprimare sau faceți clic pe butonul Imprimare din bara de instrumente în modul Previzualizare. Se va deschide o casetă de dialog, prezentată în Fig. 12.15. Ofera modalități suplimentare setările intervalului de imprimare.

Notă

Pentru a selecta mai multe foi adiacente, faceți clic pe cotorul primei, faceți clic Tasta Shiftși, fără a-l elibera, faceți clic pe coloana vertebrală ultima foaie grup alocat.

Orez. 12.15. Imprimarea foilor

Asigurați-vă că în secțiunea Print Range butonul radio All este selectat.

Dacă doriți să imprimați doar câteva pagini, selectați poziția de comutare a paginii (Pagină(e)) și introduceți numerele necesare în contoarele De la și Până.

Selectați poziția Active Sheets a comutatorului Print What.

În Excel, spre deosebire de Word, foarte des tabelele cu date nu corespund formatului A4. Când pregătiți un document pentru imprimare, ar trebui să anticipați acest moment și să setați corect limitele foilor Excel.

Dezvoltatorii Excel au prevăzut dificultățile care apar la formatarea unui document pentru imprimare. Ele ne oferă 3 moduri de a rezolva această problemă: 1. În setările paginii, puteți defini și seta propriile parametri pentru plasarea documentului pe un anumit număr de coli după imprimare. 2 Aspect de pagină. Vă permite să setați zona de imprimare în Excel. Stabilirea și fixarea limitelor foilor pentru un document. Modul 3 pagini. Vă permite să înghețați zona de imprimare în Excel. ÎN acest mod Puteți controla marginile foilor și le puteți fixa pe document.

Setarea opțiunilor de pagină

Deschideți caseta de dialog Configurare pagină. Selectați fila „Aspect pagină” și faceți clic pe colțul din secțiunea „Setări pagină”.

Aici putem schimba orientarea paginii de la portret la peisaj. De asemenea, puteți reduce sau crește scara de imprimare în Excel, ceea ce vă permite să imprimați un tabel pe o singură coală. Sau imprimați două pagini pe o singură foaie Excel. Dar aici sacrificăm dimensiunile datelor după imprimare. Prin urmare, este mai bine să setați datele în secțiunea „nu mai mult decât pe:”. Și specificați în parametri: „p. lat" și "p. în înălțime” este numărul de pagini pe care se va încadra documentul nostru după tipărire. Puteți seta cantitatea folosind mouse-ul sau tastatura.

Practic, lățimea ar trebui să fie de o pagină, iar înălțimea să fie setată la numărul maxim. Programul nu va face erori; va împărți automat tabelele în părți și le va optimiza pentru restul real de pagini.

În aceeași casetă de dialog, accesați fila „Câmpuri”.

Aici puteți seta locația datelor și a tabelelor de pe pagină. De asemenea, aveți posibilitatea de a controla dimensiunea câmpurilor. De asemenea, puteți elimina marginile când imprimați un tabel Excel.

Vă rugăm să rețineți secțiunea „Centru” de mai jos. Două opțiuni utile: orizontală sau verticală. Este mai bine să alegeți ambele opțiuni.

Acest mica recenzie opțiuni de pre-imprimare documente mari iar în cele mai multe cazuri sunt suficiente mese. Dar, de asemenea, merită să vă familiarizați cu aspectul paginii și cu opțiunile modului pagină. Funcțiile lor sunt foarte flexibile și convenabile pentru pregătirea tipăririi.

Modul Pagină ne permite să stabilim limitele zonei imprimabile a documentului pe toate paginile în același timp. Vă permite să personalizați și să optimizați tabelele pentru a se potrivi cu dimensiunea și orientarea foilor de hârtie.

În plus, acest mod oferă cea mai convenabilă previzualizare înainte de imprimare. La urma urmei, toate paginile din scară optimă, ca miniaturi de dimensiuni medii. Situația este complet sub controlul utilizatorului. Să vedem cum să setați modul de mărire, reducere sau ștergere a zonelor imprimabile.

Cum setați zona de imprimare în Excel?

Pentru a comuta la modul de gestionare a granițelor și a zonelor, trebuie să accesați fila „Vizualizare” și, în secțiunea modul de vizualizare a cărții, selectați instrumentul „Modul paginii”.

A doua opțiune este să faceți clic pe al treilea comutator partea dreapta barele de stare ale ferestrei.

Cum se schimbă zona de imprimare în Excel?

Pentru a seta zona de imprimare, trebuie să setați și să fixați limitele aspectului paginii, care va separa toate zonele. Pentru a face acest lucru, în modul pagină, faceți clic pe linia punctată albastră în timp ce țineți apăsat tasta stângă mouse-ul, mutați linia albastră în poziția dorită.

Dacă tabelul se extinde dincolo de zona albă, atunci tot ceea ce este în zona gri nu va fi imprimat. Dacă în modul pagină toate datele dvs. sunt în zona gri, atunci când imprimați din Excel iese pagină goală. Puteți forța zona de imprimare să dispară prin mutarea limitelor dintre câmpurile gri și alb.

Pentru a seta zona de imprimare, trebuie să setați și să reglați limitele. Cum se adaugă margini? Faceți clic pe celula care se află în locul în care ar trebui să existe o pauză de pagină și selectați opțiunea „Inserați pauză de pagină”.

Cum să adăugați doar o chenar verticală? Faceți clic dreapta pe coloana în care va fi desenat chenarul și selectați aceeași opțiune: „Inserați întrerupere de pagină”. Când introducem o chenar orizontal, procedăm în același mod, doar faceți clic pe antetul rândului.

Notă. Rețineți că există o opțiune „Resetează întreruperile de pagină” în meniul contextual. Vă permite să eliminați toate marginile și să faceți setări implicite. Folosește-l pentru a începe de la capăt.

Cum îmi salvez setările zonei de imprimare?

Toate setările zonei pot fi salvate în șabloane, așa-numitele „Vizualizări”. Acest instrument se află în modul pagină.

Când selectați instrumentul Vizualizări, Managerul de vizualizare se încarcă.

Noile versiuni de Excel din 2007 au mijloace eficiente pentru pregătirea documentelor pentru tipărire. Un document Excel este mai specific în ceea ce privește organizarea datelor pentru tipărire decât document Word. Prin urmare, în Excel, instrumentele pentru configurarea și pregătirea documentelor pentru tipărire au o cantitate mare funcții.

Există multe opțiuni de imprimare Caiete de lucru Excel. Puteți alege ce parte a cărții să imprimați și cum să aranjați informațiile de pe pagină.

În această lecție veți învăța cum să imprimați cearșafuri, cărțiȘi celulele selectate. Veți învăța, de asemenea, cum să pregătiți cărți pentru tipărire, cum ar fi schimbarea orientării paginii, a scării, a marginilor, a tipăririi titlurilor și a întreruperilor de pagină.

Versiunile anterioare de Excel aveau o funcție de previzualizare a registrului de lucru care vă permite să vedeți cum ar arăta registrul de lucru atunci când este imprimat. Este posibil să observați că Excel 2010 nu are această caracteristică. De fapt, nu a dispărut, abia acum este conectat la fereastra Print și formează un singur panou care se află în meniul pop-up File.

Pentru a vedea panoul Print:

Faceți clic pe fila Fișier pentru a deschide un meniu pop-up.
Selectați Imprimare. În stânga vor fi setările de imprimare, iar în dreapta este panoul de previzualizare a documentului.

1) Butonul Imprimare

Când sunteți gata să imprimați cartea, faceți clic pe Print.

2) Imprimanta

Poate fi necesar să alegeți ce imprimantă să utilizați dacă computerul este conectat la mai multe dispozitive de imprimare.

3) Gama de imprimare (personalizare)

Aici puteți alege dacă să imprimați foile active, întregul registru de lucru sau o selecție.

4) Dezasamblați/Nu dezasamblați în copii

Dacă imprimați mai multe copii, puteți alege dacă colațiați foile sau nu.

5) Orientare

Aici puteți selecta Rezervați sau Orientarea peisajului pagini.

6) Dimensiunea hârtiei

Aici puteți selecta dimensiunea hârtiei pe care doriți să o utilizați la imprimare.

7) Câmpuri

Aici puteți personaliza câmpurile. Acest lucru este util dacă o parte a colii este tăiată de imprimantă.

8) Scară

Alegeți cum să vă aranjați foile pe pagina tipărită. Puteți imprima foaia cu dimensiunea reală, o puteți potrivi pe o singură pagină sau puteți potrivi toate rândurile sau coloanele pe o singură pagină.

9) Pagina

Faceți clic pe săgeată pentru a vedea o altă pagină în panoul de previzualizare.

10) Previzualizare

Vă permite să vedeți cum va arăta cartea tipărită.

11) Afișați marginile/Fit to page

Butonul Fit to Page se află în partea dreaptă. Faceți clic pe el pentru a mări și micșora imaginea din panoul de previzualizare.

Butonul Afișare margini este situat în partea stângă a butonului Potrivire la pagină. Faceți clic pe el pentru a configura marginile cărții.

Pentru a imprima foile active:

Dacă cartea dvs. are mai multe foi, atunci va trebui să decideți dacă imprimați întreaga carte sau anumite foi. Excel vă oferă opțiunea de a imprima numai foi active. O foaie este considerată activă dacă este selectată.

Pentru a tipări întreaga carte:

Pentru a imprima o selecție sau a seta zona de imprimare:

Print Selection (uneori numită zonă de imprimare) vă permite să selectați anumite celule pentru a imprima.

De asemenea, puteți seta în avans zona de imprimare din fila Aspect pagină. Acest lucru va face să apară o linie punctată în jurul selecției dvs. În acest fel, puteți vedea ce celule vor fi imprimate în timp ce lucrați. Pentru a face acest lucru, selectați pur și simplu celulele pe care doriți să le imprimați și selectați Zona de imprimare din fila Aspect pagină.

Pentru a schimba orientarea paginii:

Schimbați orientarea la Portret pentru ca pagina să fie verticală sau Peisaj pentru ca pagina să fie orizontală. Orientare portret util atunci când trebuie să încadrezi mai multe rânduri pe o pagină și peisaj când trebuie să încadrezi mai multe coloane.

Pentru a încadra o foaie pe o pagină:

Pentru a personaliza marginile în panoul de previzualizare:

Poate fi necesar să ajustați marginile de pe foaia de lucru pentru a ajuta informațiile să se potrivească mai bine pe pagină. Puteți face acest lucru în panoul de previzualizare.

Faceți clic pe fila Fișier.
Selectați Imprimare pentru a deschide panoul de imprimare.
Faceți clic pe butonul Afișare câmpuri. Vor apărea câmpurile.
Treceți mouse-ul peste indicatorul de câmp; acesta se va transforma într-o săgeată dublă.
Clemă butonul din stanga mouse-ul și trageți câmpul în poziția dorită.
Eliberați butonul mouse-ului. Câmpul a fost schimbat.

Pentru a utiliza titlurile paginilor:

Pentru a insera o întrerupere de pagină:

Salutări tuturor angajaților B&K! Întrebarea mea este aceasta. Excel 2003 avea instrument convenabil Pentru setări vizuale câmpuri înainte de tipărirea tabelului. În loc să specificați dimensiunea câmpurilor din formular în formă numerică, puteți intra în modul de previzualizare, puteți afișa limitele zonei imprimabile și le puteți muta manual folosind mouse-ul. Acesta a fost cel mai vizual mod de a aranja paginile. Din păcate, nu am găsit un astfel de instrument în Excel 2010 și nici nu am găsit comanda de previzualizare în sine. Au eliminat cu adevărat dezvoltatorii o astfel de oportunitate minunată? Spuneți-mi cum pot înlocui instrumentul de setare a marjei în Excel 2010. Vă mulțumesc.

Nikolay Betsenny, contabil, Harkov

RăspunsuriNikolay KARPENKO, Ph.D. tehnologie. Științe, conferențiar al Departamentului de Matematică Aplicată și tehnologia Informatiei Academia Națională de Economie Municipală din Harkov

ÎN program nou Instrumentele de imprimare și previzualizare Excel 2010 sunt unul singur. Dar toate caracteristicile caracteristice versiunilor anterioare ale acestui program rămân, inclusiv mijloacele de ajustare vizuală a lățimii câmpurilor. Sunt doar situate într-un loc diferit. Prin urmare, îmi propun să parcurgem parametrii de printare de bază ai Excel 2010 și, pe parcurs, să aflați cum să folosiți instrumentele de ajustare a lățimii marginilor. Pentru asta avem nevoie de orice document. De exemplu, un formular de factură obișnuit, pe care l-am creat pe baza unei foi de format " A5 " Și acum sarcina noastră este să configuram setările de imprimare pentru acest document. Să o facem.

1. Deschideți documentul, faceți clic pe butonul „ Fişier » meniul principal al programului Excel 2010.

2. Selectați elementul „ Sigiliu " Se va deschide fereastra de setări prezentată în fig. 1.

În centrul ferestrei, lângă lista de elemente de meniu, există o zonă pentru definirea parametrilor de imprimare. În partea dreaptă a ferestrei este afișat forma generala tabel, cum va arăta pe pagină. În esență, acesta este un analog al modului de previzualizare a programului Excel 2003. Vă rugăm să rețineți că, în mod implicit, documentul este afișat fără marje vizuale. Pentru a-l activa, facem asta.

1. În colțul din dreapta jos al ferestrei de setări de imprimare găsim două butoane. Una dintre ele (în stânga) se numește „ Afișați câmpurile ", altul - " Incadrare in pagina».

2. Faceți clic pe butonul „ Afișați câmpurile ", vor apărea linii în jurul perimetrului paginii pentru a ajusta marginile (Fig. 1). Acum, pentru a modifica lățimea marginilor, trebuie să utilizați mouse-ul pentru a muta liniile, astfel încât documentul să se potrivească complet pe pagină. Convenabil și clar.

Și, întrucât vorbim de tipar, îmi propun să vedem ce alte oportunități oferă în acest sens. Excel 2010. Pentru a face acest lucru, să revenim la fereastra din Fig. 1. Majoritatea parametrilor acestei ferestre au fost în versiunea anterioara programe. Deși au existat știri utile. Dar mai întâi lucrurile.

Grupul „Imprimare” „constă din două comenzi. Faceți clic pe butonul Sigiliu » începe tipărirea documentului pe imprimanta curentă (activă). La fereastră " Copii » Puteți specifica numărul de copii ale imprimării.

Click pe lista " Imprimanta » deschide toate imprimantele disponibile acest calculator. Imprimanta în sine nu trebuie să fie prezentă fizic. Principalul lucru este că așa-numitele drivere pentru acest dispozitiv sunt instalate. Apoi documentul va fi formatat ținând cont de caracteristicile unei anumite imprimante.

Sfat Când lucrați cu un document, activați imprimanta pe care se va face imprimarea. In caz contrar aspect documentul de pe ecran poate diferi de ceea ce apare pe hârtie.

Grupul de cel mai mare interes pentru un contabil este „ Setări " Are șase elemente.

Primul parametru al grupului specifică obiectele registrului de lucru care trebuie tipărite.Excel 2010 oferă trei opțiuni: "Imprimați foile active», « Tipăriți întreaga carte" Și " Imprimare selecție„(Fig. 2). Cu asta, cred că totul este clar. Dar pe caseta de selectare „Ignorați zona de imprimare„Te sfătuiesc să fii atent. În practică, foile de calcul contabile sunt adesea însoțite de calcule intermediare. Rezultatele acestor calcule adesea nu trebuie tipărite. Pentru a imprima selectiv datele foii de lucru, este convenabil să utilizați așa-numita zonă de imprimare a documentului curent. ÎN Zona de imprimare Excel 2010 poate fi setată în meniul "Aranjament în pagină„(pictograma „Zona de tipărire” grup „ Opțiuni de pagină"). Dacă la un moment dat trebuie să imprimați documentul împreună cu calcule intermediare, nu va trebui să anulați zona de imprimare. Porniți doar "Ignorați zona de imprimare» și tipăriți documentul. În versiunile anterioareExcel astfel de funcții erau disponibile prin meniu "Fișier → Zona de imprimare → Setare», « Fișier → Zona de imprimare → Eliminare».

În continuare, în grupul „Setări”. " urmat de parametrul " Pagini: " Poate indica numărul primului și ultima pagina care trebuie trimise pentru tipărire.

Parametrul " Dezasamblați în copii» convenabil de utilizat pentru a nu repoziționa hârtia după imprimare. Puteți comanda imprimarea de la prima pagină la ultima sau invers. Alegerea specifică depinde de caracteristicile dispozitivului de imprimare.

Lista de orientare a paginii constă din doi parametri: "Orientare portret" Și " Orientarea peisajului" În plus, acești parametri pot fi setați în setările imprimantei. Nu e nicio diferenta.

Al patrulea parametru din partea de sus a grupului este „ Setări » vă permite să selectați dimensiunea colii imprimate. Ar putea fi " A4", "A5 ", dimensiune personalizată etc. Numărul de opțiuni oferite depinde de modelul imprimantei. In acest sens setări Excel 2003 și Excel 2010 nu sunt diferite.

Și aici este parametrul „ Câmpuri customizate» a apărut doar în versiune noua programe. Făcând clic pe această opțiune, se deschide un meniu cu șase elemente (Figura 3). Primii trei dintre ei sunt valori fixe pentru dimensiunile marginilor paginii (" Obișnuit”, „Lat” sau „Îngust” "). Optiunea "", și este foarte convenabil. Ideea este că dimensiunea câmpului Excel stochează individual pentru fiecare foaie de registru de lucru. Prin urmare, în Excel 2003, setările de marjă trebuiau setate pentru fiecare foaie separat. Acum totul este mai ușor. Dacă în registrul de lucru niste documente identice(de exemplu, rapoarte pentru fiecare lună a anului curent), puteți configura câmpuri pentru o singură foaie. Și pentru restul, selectați opțiunea „Ultima valoare de utilizator».

Faceți clic pe hyperlinkul "Câmpuri customizate..."deschide o fereastră"Setările paginii„imediat pe filă” Câmpuri " În această fereastră puteți seta și valorile câmpurilor, dar sub formă numerică.

Ultimul parametru al grupului " Setări » este conceput pentru a scala automat un document atunci când îl imprimați. Iată programulExcel 2010 oferă mai multe caracteristici utile(Fig. 4):

- "Actual" ", tipărește documentul fără a schimba scara;

— « Așezați foaia pe o pagină„, va selecta automat scara documentului astfel încât să încapă pe o singură pagină;

— « Potriviți toate coloanele pe o singură pagină", selectează scara documentului astfel încât să se potrivească cu lățimea paginii;

— « Potriviți toate liniile pe o singură pagină", scalează documentul pentru a se potrivi înălțimii paginii. Scalare automată a documentelor în funcție de înălțimea și lățimea paginii - funcții noi Excel 2010;

— « Opțiuni de scalare personalizate...", deschide fereastra "Setările paginii", unde puteți configura manual setările de imprimare.

După cum puteți vedea, în ceea ce privește setările de imprimare Excel 2010 a moștenit toate caracteristicile din versiunea anterioară a acestui program, inclusiv instrumente pentru ajustarea vizuală a câmpurilor. În același timp, noile moduri de scalare automată și instrumente îmbunătățite de setare pe teren vor ajuta contabilul să facă față rapid sarcinii de pregătire a rapoartelor pentru tipărire.