Meniul
AcasăBios

Sortare în Word după valoarea minimă. Sortarea rândurilor în Excel. Listă personalizată sau opțiuni de sortare prestabilite

Despre ce este în procesor de cuvinte Microsoft Word poți crea tabele, aproape toată lumea știe mai mult sau mai puțin utilizatori activi acest program. Da, totul aici nu este implementat la fel de profesional ca în Excel, dar pentru nevoile de zi cu zi este posibil editor de text mai mult decât suficient. Am scris deja destul de multe despre caracteristicile lucrului cu tabele în Word și în acest articol ne vom uita la un alt subiect.

Cum se sortează un tabel alfabetic? Cel mai probabil, aceasta nu este cea mai populară întrebare în rândul utilizatorilor Microsoft, dar nu toată lumea știe răspunsul la ea. În acest articol, vă vom arăta cum să sortați conținutul unui tabel în ordine alfabetică, precum și cum să sortați o anumită coloană.

1. Selectați tabelul cu tot conținutul său: pentru a face acest lucru, poziționați cursorul la stânga acestuia colțul de sus, așteptați să apară semnul de mișcare a mesei (o cruce mică situată într-un pătrat) și faceți clic pe el.

2. Accesați fila „Aspect”(capitol „Lucrul cu mesele”) și faceți clic pe butonul "Triere" situat în grup "Date".

Notă:Înainte de a începe sortarea datelor din tabel, vă recomandăm să tăiați sau să copiați informațiile conținute în antet (primul rând) în altă locație. Acest lucru nu numai că va face sortarea mai ușoară, dar vă va permite și să păstrați antetul tabelului la locul său. Dacă poziția primului rând al tabelului nu este importantă pentru dvs. și ar trebui, de asemenea, sortată alfabetic, selectați-o și pe aceasta. De asemenea, puteți selecta pur și simplu tabelul fără antet.

3. Selectați în fereastra care se deschide parametrii necesari sortarea datelor.

Dacă doriți ca datele să fie sortate în raport cu prima coloană, în secțiunile Sort By, Then By, Then By, setați Coloanele 1.

Dacă fiecare coloană a tabelului trebuie sortată în ordine alfabetică, indiferent de celelalte coloane, trebuie să procedați astfel:

  • "Filtrează după"— „Coloanele 1”;
  • "Apoi prin"— „Coloanele 2”;
  • "Apoi prin"— „Coloanele 3”.

Notă:În exemplul nostru, sortăm doar prima coloană alfabetic.

În cazul datelor text, ca în exemplul nostru, parametrii "Tip"Și "De" pentru fiecare linie trebuie lăsată neschimbată ( "text"Și "paragrafe", respectiv). De fapt, este pur și simplu imposibil să sortați datele numerice alfabetic.

Ultima coloană din fereastră " Triere" este de fapt responsabil pentru tipul de sortare:

  • "Ascendent"— în ordine alfabetică (de la „A” la „Z”);
  • "Descendentă"- în ordine alfabetică inversă (de la „Z” la „A”).

4. După setarea valorilor necesare, faceți clic pe "BINE" pentru a închide fereastra și pentru a vedea modificările.

5. Datele din tabel vor fi sortate alfabetic.

Nu uitați să întoarceți pălăria la locul ei. Faceți clic în prima celulă a tabelului și faceți clic „CTRL+V” sau butonul "Introduce" in grup „Clipboard”(fila "Acasă").

Sortați o singură coloană de tabel în ordine alfabetică

Uneori trebuie să sortați datele în ordine alfabetică dintr-o singură coloană a unui tabel. Mai mult, acest lucru trebuie făcut în așa fel încât informațiile din toate celelalte coloane să rămână la locul lor. Dacă se referă exclusiv la prima coloană, puteți folosi metoda descrisă mai sus, făcând-o exact la fel ca și noi în exemplul nostru. Dacă aceasta nu este prima coloană, procedați în felul următor:

1. Selectați coloana tabelului pe care doriți să o sortați alfabetic.

2. În fila „Aspect”în grupul de instrumente "Date" faceți clic pe butonul "Triere".

3. În fereastra care se deschide, în secțiune „În primul rând” Selectați parametrul initial triere:

  • datele unei anumite celule (în exemplul nostru aceasta este litera „B”);
  • indicați numărul de ordine al coloanei selectate;
  • repeta acțiune similară pentru secțiunile „Apoi de”.

Notă: Ce tip de sortare să alegeți (parametri "Filtrează după"Și "Apoi prin") depinde de datele din celulele coloanei. În exemplul nostru, când celulele celei de-a doua coloane conțin doar litere pentru sortare alfabetică Este suficient doar să indicați în toate secțiunile „Coloanele 2”. În acest caz, nu este nevoie să efectuați manipulările descrise mai jos.

4. În partea de jos a ferestrei, selectați comutatorul de opțiuni "Listă" la pozitia ceruta:

  • „Rând de titlu”;
  • „Fără rând de titlu”.

Notă: Primul parametru „atrage” antetul la sortare, al doilea vă permite să sortați coloana fără a lua în considerare antetul.

5. Faceți clic pe butonul de mai jos "Opțiuni".

6. În secţiune „Opțiuni de sortare” bifați caseta de lângă articol „Numai coloane”.

7. Închiderea ferestrei „Opțiuni de sortare” butonul („OK”), asigurați-vă că caseta de selectare de lângă toate articolele de tip sortare este bifată "Ascendent" (ordinea alfabetului) sau "Descendentă"(ordine alfabetică inversă).

8. Închideți fereastra făcând clic "BINE".

Coloana pe care o selectați va fi sortată alfabetic.

Asta e tot, acum știi cum să sortezi un tabel Word în ordine alfabetică.

Sortarea datelor este una dintre cele mai importante comenzi pentru organizarea unui tabel. Scopul sortării este adesea de a ordona înregistrările pe baza unui criteriu selectat. Sortarea este adesea folosită dacă datele din tabel au fost colectate treptat și fiecare înregistrare a fost pur și simplu făcută cu un rând mai jos. Găsirea informațiilor într-un astfel de tabel este foarte dificilă; utilizarea sortării ajută la organizarea datelor.

Pentru a sorta datele într-un tabel, procedați în felul următor.

1. Selectați coloanele de sortat sau plasați cursorul în tabel dacă doriți să sortați întreaga coloană.

2. Accesați fila Lucrul cu tabele -> Aspect, faceți clic pe butonul Date și faceți clic pe butonul Sortare (Fig. 5.27).

Orez. 5.27. Meniul butonului de date


Notă

Dacă rezoluția ecranului este mai mare de 1024 x 768, grupul de date va fi complet vizibil și puteți face imediat clic pe butonul Sortare (Fig. 5.28).

Orez. 5.28. Grupați date când rezoluția monitorului este mai mare de 1024 x 768


3. În caseta de dialog Sortare (Figura 5.29), selectați coloana după care doriți să sortați tabelul din lista First by. Coloanele de aici sunt listate după nume de la stânga la dreapta.


Orez. 5.29. Sortare fereastră


4. Selectați tipul de sortare a datelor: text, număr sau dată.

5. Setați tipul de sortare: crescător sau descendent.

6. Dacă este necesar, setați opțiunile pentru sortarea secundară pe a doua și a treia coloană.

7. Dacă trebuie să aplicați o sortare care ține cont de majusculele literelor, faceți clic pe butonul Opțiuni și bifați caseta de selectare Potrivire majuscule din zona Opțiuni de sortare (Fig. 5.30).


Orez. 5.30. Fereastra Opțiuni de sortare


8. Faceţi clic pe OK pentru a confirma selecţiile de sortare.

Sfat

Dacă aveți întrebări legate de subiectele abordate în acest capitol, vă rugăm să consultați Secțiunea 11.3 – poate vei găsi răspunsul la întrebarea ta.

Să sortăm un tabel format din 2 coloane folosind formule. Vom sorta după una dintre coloanele tabelului (vom rezolva 2 probleme: sortarea tabelului după cifre și sortarea după coloana text). Să setăm formulele de sortare astfel încât atunci când sunt adăugate date noi la tabelul sursă, tabelul sortat să se schimbe dinamic. Acest lucru vă va permite să aveți întotdeauna un tabel sortat fără intervenția utilizatorului. Vom face și o sortare pe două niveluri: mai întâi după cifre, apoi (pentru numere repetate) după coloana de text.

Să fie un tabel format din 2 coloane. O coloană este text: Lista fructelor; iar al doilea este numeric Volumul vânzărilor(vezi exemplu de fișier).

Problema 1 (sortarea unui tabel după o coloană numerică)

Trebuie să sortați rândurile tabelului după conținutul coloanei numerice (după volumul vânzărilor). Se presupune că utilizatorul completează în mod constant rândurile tabelului, deci este necesar să scrieți formule ținând cont de valorile adăugate.

Pentru claritate, valorile din coloană Volumul vânzărilor evidențiat cu (). Valorile repetate sunt, de asemenea, evidențiate cu galben.

Notă: Problema sortării unei singure coloane (listă) a fost rezolvată în articole și.

Soluția 1

Dacă coloană numerică este garantat că nu conține valori, atunci problema poate fi rezolvată cu ușurință:

  • Sortați coloana numerică folosind funcția LARGE() (vezi articolul);
  • Funcția VLOOKUP() sau o mulțime de funcții INDEX()+Potrivire() selectați valori dintr-o coloană de text după valoarea numerică corespunzătoare.

Cu toate acestea, în problemele reale, o coloană cu numere poate conține repetări, și de atunci Funcția VLOOKUP() în cazul repetărilor, selectează întotdeauna doar prima valoare de mai sus (vezi articolul), atunci această abordare nu este potrivită (numele fructelor vor fi afișate incorect).

Prin urmare, mecanismul de sortare va trebui implementat diferit.

INDEX(Vânzări;
ROUND(REMAT(CEL MAI MARE(
--(COUNTIF(Vânzări;"<"&Продажи)&","&ПОВТОР("0";3-ДЛСТР(СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)))&СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6));
RÂND()-RÂND($E$6));1)*1000;0)
)

Această formulă sortează coloana Volumul vânzărilor(gamă dinamică Vânzări) în ordine descrescătoare. Nu sunt permise goluri în tabelul sursă. Numărul de rânduri din tabelul sursă trebuie să fie mai mic de 1000.

Să ne uităm la formula mai detaliat:

  • Formulă COUNTIF(Vânzări;"<"&Продажи) returnează matricea (4:5:0:2:7:1:3:5). Aceasta înseamnă că numărul 64 (din celulă B7 tabelul original, adică primul număr din interval Vânzări) mai mult de 4 valori din același interval; numărul 74 (din celulă B8 tabelul original, adică al doilea număr din interval Vânzări) mai mult de 5 valori din același interval; următorul număr 23 este cel mai mic (nu este mai mare decât oricine), etc.
  • Acum să transformăm matricea de numere întregi de mai sus într-o matrice de numere cu o parte fracțională, unde partea fracțională va conține numărul de poziție al numărului din matrice: (4,001:5,002:0,003:2,004:7,005:1,006:3,007:5,008 ). Acest lucru este implementat de expresie &","&REPEAT("0";3-LUNGIME(RÂND(Vânzări)-RÂND($E$6)))&ROW(Vânzări)-ROW($E$6))În această parte a formulei există o restricție de cel mult 1000 de rânduri în tabelul sursă (vezi mai sus). Poate fi schimbat cu ușurință dacă se dorește, dar acest lucru este inutil (a se vedea secțiunea despre viteza de calcul de mai jos).
  • Funcția LARGE() sortează tabloul de mai sus.
  • Funcția ROD() returnează partea fracțională a unui număr, care este numere de poziție/1000, cum ar fi 0,005.
  • Funcția ROUND(), după înmulțirea cu 1000, se rotunjește la un număr întreg și returnează numărul poziției. Acum toate numerele de poziție corespund numerelor coloanei volume de vânzări, sortate în ordine descrescătoare.
  • Funcția INDEX(), dat fiind un număr de poziție, returnează numărul corespunzător acestuia.

O formulă similară poate fi scrisă pentru a afișa valori într-o coloană Fructe=INDEX(Fructe,ROUND(...))

În fișierul exemplu, din cauza considerentelor privind viteza de calcul (vezi mai jos), același tip de parte a formulei, de ex. totul din interiorul funcției ROUND() este plasat într-o coloană separată J . Prin urmare, formulele finale din tabelul sortat arată astfel: =INDEX(Fructe,J7)Și =INDEX(Vânzări,J7)

De asemenea, prin schimbarea funcției LARGE() în SMALL() în formula matricei, obținem sortarea în ordine crescătoare.

Pentru claritate, valorile din coloană Volumul vânzărilor evidențiat cu ( Acasă/ Stiluri/ Formatare condiționată/ Histograme). După cum puteți vedea, sortarea funcționează.

Testare

Acum să adăugăm un nou rând la tabelul original. În tabelele sortate dinamic, trebuie să obținem sortarea corespunzătoare.

1. La celulă A15 tabelul sursă introduceți cuvântul Morcov;
2. La celulă B15 introduce Volumul vânzărilor Morcovi = 25;
3. După introducerea valorilor în coloane D Și E va fi afișat automat un tabel sortat în ordine descrescătoare;
4. Într-un tabel sortat, noul rând va fi afișat penultimul.

Viteza de calcul al formulei

Pe un computer „mediu” în ceea ce privește performanța, recalcularea unei perechi de astfel de formule matrice, situat pe 100 de linii, este practic invizibil. Pentru tabele cu 300 de rânduri, timpul de recalculare durează 2-3 secunde, ceea ce este incomod. Sau trebuie să dezactivați recalcularea automată a foii ( Formule/Calcule/Opțiuni de calcul) și apăsați periodic tasta F9, fie abandonați utilizarea formulelor matrice, înlocuindu-le cu coloane cu formule corespunzătoare, fie abandonați complet sortarea dinamică în favoarea utilizării abordărilor standard (vezi secțiunea următoare).

Abordări alternative pentru sortarea tabelelor

Să sortăm rândurile tabelului sursă folosind un filtru standard (selectați anteturile tabelului sursă și faceți clic pe CTRL+SHIFT+L). Selectați sortarea necesară din lista verticală.

Vom obține o versiune a tabelului identică cu a noastră, dar atunci când adăugăm noi valori la tabel, va trebui să aplicăm din nou filtrul.

De asemenea, puteți utiliza instrumentul Sortare ( Date/Sortare și Filtrare/Sortare). Pentru a face acest lucru, trebuie să selectați toate valorile tabelului sursă, fără a include antetul, apelați instrumentul Sortare, selectați coloana după care doriți să sortați și opțiunea de sortare.

Vom obține o versiune a tabelului identică cu a noastră, dar atunci când adăugăm noi valori, va trebui și să aplicăm din nou filtrul.

Ca și în problema anterioară, să presupunem că există repetări în coloana prin care se realizează sortarea (numele de fructe se repetă).

Pentru a sorta tabelul va trebui să creați 2 coloane de servicii (D și E).

=COUNTIF($B$7:$B$14;"<"&$B$7:$B$14)+1

Această formulă este analogă cu valorile text (poziția valorii față de alte valori din listă). O valoare de text mai mică în alfabet are un „rank” mai mare. De exemplu, valoarea Mere corespunde unui „rang” maxim de 7 (inclusiv repetări).

În coloana E, introduceți formula obișnuită:

=COUNTIF($D$6:D6,D7)+D7

Această formulă ia în considerare repetările valorilor textului și ajustează „rangul”. Acum, diferite valori ale Merelor corespund diferitelor „ranguri” - 7 și 8. Acest lucru vă permite să afișați o listă de valori sortate. Pentru a face acest lucru, utilizați formula (coloana G):

=INDEX($B$7:$B$14,PORITARE(RÂND()-RÂND($G$6),$E$7:$E$14,0))

O formulă similară va afișa volumul de vânzări corespunzător (coloana H).

Problema 2.1 (sortare pe două niveluri)

Acum să sortăm din nou tabelul inițial în funcție de volumul vânzărilor. Dar acum, pentru repetarea valorilor (în coloana A sunt trei valori 74), vom afișa valorile corespunzătoare în ordine alfabetică.

Pentru a face acest lucru, vom folosi rezultatele problemei 1.1 și ale problemei 2.

Detalii în fișierul exemplu de pe foaia Task2.

Sortarea datelor în Excel este un instrument de prezentare a informațiilor într-o formă ușor de utilizat.

Valorile numerice pot fi sortate în ordine crescătoare și descrescătoare, valorile textului pot fi sortate alfabetic și în ordine inversă. Sunt disponibile optiuni - dupa culoare si font, in orice ordine, in functie de mai multe conditii. Coloanele și rândurile sunt sortate.

Ordinea de sortare în Excel

Există două moduri de a deschide meniul de sortare:

Metodele de sortare utilizate frecvent sunt prezentate cu un singur buton pe bara de activități:

Sortarea unui tabel după o singură coloană:

Dacă selectați întregul tabel și sortați, prima coloană va fi sortată. Datele din rânduri vor deveni în concordanță cu poziția valorilor din prima coloană.



Sortați după culoarea celulei și font

Excel oferă utilizatorului opțiuni bogate de formatare. Prin urmare, puteți opera cu diferite formate.

Să creăm o coloană „Total” în tabelul de antrenament și să umplem celulele cu valori cu diferite nuanțe. Să sortăm după culoare:


Programul a sortat celulele după accent. Utilizatorul poate alege independent ordinea de sortare a culorilor. Pentru a face acest lucru, selectați „Sortare personalizată” din lista de opțiuni de instrument.

În fereastra care se deschide, introduceți parametrii necesari:


Aici puteți alege ordinea în care sunt prezentate celulele de diferite culori.

Datele sunt sortate după font folosind același principiu.

Sortați după mai multe coloane în Excel

Cum se stabilesc ordinea de sortare secundară în Excel? Pentru a rezolva această problemă, trebuie să setați mai multe condiții de sortare.


Programul vă permite să adăugați mai multe criterii simultan pentru a efectua sortarea într-o ordine specială.

Sortarea rândurilor în Excel

În mod implicit, datele sunt sortate pe coloane. Cum să sortați după rânduri în Excel:

Așa sortați un tabel în Excel în funcție de mai mulți parametri.

Sortare aleatorie în Excel

Opțiunile de sortare încorporate nu vă permit să aranjați aleatoriu datele într-o coloană. Funcția RAND se va ocupa de această sarcină.

De exemplu, trebuie să aranjați un set de anumite numere în ordine aleatorie.

Plasați cursorul în celula adiacentă (stânga sau dreapta, nu contează). Introduceți RAND() în bara de formule. Apasa Enter. Copiem formula în întreaga coloană - obținem un set de numere aleatorii.

Acum să sortăm coloana rezultată în ordine crescătoare/descrescătoare - valorile din intervalul inițial vor fi aranjate automat în ordine aleatorie.

Sortare dinamică a tabelelor în MS Excel

Dacă aplicați sortarea standard unui tabel, aceasta nu va fi relevantă atunci când datele se schimbă. Trebuie să ne asigurăm că valorile sunt sortate automat. Folosim formule.

Dacă trebuie să faceți o sortare dinamică în ordine descrescătoare, utilizați funcția MARE.

Pentru a sorta dinamic valorile text, veți avea nevoie de formule matrice.

Ulterior, atunci când adăugați date în tabel, procesul de sortare va fi efectuat automat.