Arhivarea corespondenței corporative în companiile rusești. Admisibilitatea utilizării corespondenței electronice în instanță

Cine ar fi crezut cu câteva decenii în urmă că va veni momentul când va fi posibil să contactați oricine de oriunde de pe glob în câteva secunde? A venit un astfel de moment, oferind în același timp cetățenilor noi oportunități de a-și apăra drepturile. La urma urmei, acum mesajele SMS certificate de un notar, precum și corespondența folosind Servicii WhatsApp iar Viber poate acționa ca dovezi puternice. Dar pentru ce este asta?

Situațiile pot fi foarte diferite - de la probleme familiale la încălcări grave ale diferitelor obligații. În astfel de cazuri, corespondența electronică poate deveni o bază bună de dovezi care va ajuta la câștigarea cazului.

Din ce motive poate deveni o dovadă corespondența prin e-mail?

Potrivit articolului 55 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse, probele sunt considerate informații obținute în mod legal, care sunt utilizate pentru a examina un caz și a lua o decizie în acest caz. Dar corespondența prin SMS sau chatul WhatsApp poate deveni dovezi?

Ei pot, articolul 71 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse precizează în mod direct acest lucru. Potrivit acesteia, informațiile pentru examinarea unui caz pot include înregistrări digitale obținute prin mijloace comunicatii electronice.

Cum documentezi corespondența folosind SMS-uri, WhatsApp și Viber?

Deși conform legii, corespondența electronică poate deveni dovezi, nu este foarte clar cum se documentează? De fapt, totul este mult mai simplu decât pare.

În primul rând, corespondența este transferată într-o sursă materială și apoi tipărită de bună calitate pe hârtie. Corespondența poate fi furnizată instanței numai în acest formular tipărit. În plus, reclamantul obligatoriu trebuie să indice când, de către cine și în ce circumstanțe au fost făcute înregistrările relevante.

Dar doar înregistrarea corespondenței nu este suficientă, instanța trebuie să confirme autenticitatea acesteia. Acest lucru se poate face în unul dintre cele patru moduri:

Înregistrați corespondența, tipăriți-o, întocmiți un protocol cu prezența obligatorie a martorilor, indicând datele lor personale.
În cazul documentării corespondenței înainte de începerea procesului, procedura este aceeași, doar că în locul martorilor este necesară prezența notarului. Notarul certifică oficial corespondența, care poate fi apoi trimisă instanței.
Dacă examinarea cazului a început deja, corespondența trebuie să fie documentată în conformitate cu articolul 71 din Codul de procedură civilă al Federației Ruse. În acest caz, prin hotărâre judecătorească, se pot solicita materiale, inclusiv de la operatorii de telecomunicații.
O altă metodă necesită o examinare, apoi înregistrarea corespondenței, tipărirea acesteia pe hârtie, precum și o opinie scrisă de expertiză cu privire la conținutul corespondenței.

Unde pot certifica corespondența telefonică?

Mesajele SMS, precum și corespondența pe WhatsApp și Viber pot fi certificate la un birou notarial. Pentru a face acest lucru, sunați la +7 495 767-12-77 și faceți o programare la notar.

Majoritatea companiilor înțeleg importanța creării de copii de rezervă. Dar problema este că nu multe companii au o idee despre ce ar trebui să fie o strategie de backup a datelor. Ca urmare, ei pierd informații, clienți și, prin urmare, bani. În 2014, experții au raportat că companiile pierd aproximativ 1,7 trilioane de dolari pe an din cauza pierderilor irecuperabile de date valoroase care, din anumite motive, nu au fost susținute. Acum, această cifră a crescut, deoarece o oră de oprire forțată a unui centru de date costă operatorul 50.000 - 80.000 USD În urmă cu doi ani, o perioadă de nefuncționare de o oră a implicat pierderi de 40.000 - 60.000 USD.

În fiecare an, această sumă crește pe măsură ce valoarea datelor crește treptat. Și nu este vorba doar despre informații - la urma urmei, timpul de nefuncționare a echipamentului obișnuit din cauza diferitelor tipuri de probleme afectează portofelul atât al companiei care deține infrastructura, cât și al clienților săi.

Numai în prima jumătate a anului 2016, 554 de milioane de înregistrări au fost pierdute sau furate ca urmare a atacurilor cibernetice. Cel mai frecvent scop al hacking-ului este de a fura datele personale ale utilizatorilor. În Statele Unite, zona cea mai atacată a fost asistența medicală. În același timp, organele guvernamentale din prima jumătate a anului 2016 au pierdut cantitate maxima date ( despre care vorbim despre datele pierdute sau furate).

Mai mult, pentru tot anul 2015, 707,5 milioane de înregistrări au fost pierdute sau furate ca urmare a atacurilor cibernetice. Aceasta, însă, este mai mică decât în 2014, când aceeași cifră era de 1,02 miliarde de recorduri.

Printre motivele pierderii de date se numără nepregătirea companiilor pentru evenimente critice (căderi de curent, deteriorare fizică a echipamentelor, hacking și furt de date, dezastre naturale). Dacă nu vă ocupați de copiile de rezervă în avans, va fi chinuitor de dureros mai târziu, mulți au auzit despre asta. Dar, după cum se spune, „șoarecii au plâns, s-au injectat singuri, dar au continuat să mănânce cactusul”. Să vedem ce cazuri neașteptate se întâmplă care duc brusc la oprirea parțială sau completă a activității companiilor de telecomunicații și a diviziilor acestora. Aici nu vorbim despre pierderea datelor și backup, dar aceste situații te fac să te întrebi cât de repede se poate transforma în haos un proces/operație de companie bine stabilită. În ciuda planificării, situațiile neașteptate pot apărea și vor apărea cu siguranță, mai devreme sau mai târziu.

O poveste tristă de jucărie

Una dintre cele mai senzaționale povești anterior a fost pierderea de către angajații Pixar a unei cantități mari de date de pe ToyStory 2. Apoi, unul dintre angajați a șters accidental de pe server o bază de date cu sute de elemente importante ale animației personajelor, codul sursă al personajelor. ei înșiși etc. După ce compania a decis să restaureze datele din backup, s-a dovedit că backupul nu funcționa de mai mult de o lună.

Exista amenințarea că o lună întreagă de muncă (sau chiar mai mult) va fi irosită. Dar apoi s-a dovedit că unul dintre managerii de proiect a trimis în mod regulat toate datele pe computerul său de acasă pentru a putea lucra la proiect acasă. Doar datorită acestui lucru (și, trebuie remarcat, aceasta a fost o încălcare regulile corporative) datele au fost recuperate.

Dacă datele nu ar fi disponibile pe serverul de acasă, atunci calendarul proiectului ar putea fi amânat, iar compania s-ar afla într-o situație foarte neplăcută.

Accident cu un centru de date

Dacă vorbim despre evenimente bruște care au dus la pierderea și deteriorarea datelor, atunci nu putem să nu ne amintim cazul din 2007. Apoi Rackspace (care nu era încă atât de stabilit cum ar fi fost ani mai târziu) a întâlnit o surpriză. Un SUV s-a prăbușit în centrul ei de date. Șoferul acestei mașini suferea de diabet. În timpul călătoriei și-a pierdut cunoștința, piciorul a apăsat pedala de accelerație, iar mașina, zburând de pe carosabil, s-a izbit cu viteză maximă de un obiect în care se afla centrul infrastructurii energetice a centrului de date al companiei.

Sistemul de alimentare auxiliară a început imediat să funcționeze, dar a apărut o problemă - sistemul principal de răcire nu a pornit. Din această cauză, echipamentul s-a supraîncălzit rapid, așa că angajații companiei au decis să oprească totul pentru ca serverele și alte echipamente să nu se defecteze.

Drept urmare, centrul de date a stat inactiv timp de aproximativ cinci ore, timp în care nimic nu a funcționat. Aceste cinci ore au costat compania 3,5 milioane de dolari.

... și încă câteva povești triste de IT

Un eșec în sistem este greu de prezis, ceea ce este logic. Eșecurile apar chiar și în cele mai fiabile sisteme care se bazează pe o infrastructură puternică. Dar frecvența defecțiunilor poate fi redusă, și în mod semnificativ, prin utilizarea redundanței sistemului. Într-o infrastructură fiabilă, orice parte a acesteia poate (și ar trebui, în teorie) să fie redundantă, inclusiv puterea, răcirea etc. Centrele de date de înaltă calitate folosesc scheme N+1 și N+2 pentru a oferi sistem înalt fiabilitate. Cerințele pentru fiabilitatea infrastructurii centrelor de date sunt în creștere, pe măsură ce costul perioadei de nefuncționare forțată crește. Cu toate acestea, probleme încă apar.

De exemplu, în același an din 2013, unul dintre cei mai mari furnizori de găzduire din lume a încetat să mai funcționeze. În centrul de date al companiei situat în Utah, SUA, au apărut probleme ca urmare a unei defecțiuni hardware în timpul lucrărilor de întreținere a serverului. Și acest lucru a dus la o serie de întreruperi ale echipamentelor în întregul centru de date. Drept urmare, un număr mare de servicii web și site-uri au încetat să funcționeze pentru o perioadă. Acest eșec a costat furnizorul de găzduire o sumă considerabilă de bani.

Și imediat după intrarea pe piață consola de jocuri Xbox One sarcina pe serverele companiei a crescut (și foarte semnificativ). Din această cauză, și serviciul cloud a început să eșueze. serviciu Windows Azur. Pe parcursul întregii zile, au existat probleme cu funcționarea Xbox Live - uneori datele nu au fost salvate, alteori nu au fost încărcate, multiplayerul în jocuri nu a funcționat.

În 2015 a avut de suferit firma faimoasa Vtech, care produce jucării și dispozitive electronice pentru copii. Apoi cineva a spart serverele companiei și au fost furate 4,8 milioane de înregistrări din baza de date a clienților. În plus, au fost furate și date despre 200.000 de copii (numele lor a fost indicat de părinți în timpul înscrierii).

După cum sa dovedit, compania nu a urmat principiile cu mare atenție securitatea informatiei. Parole slabe, criptare slabă, număr mic de copii de rezervă - toate acestea au dus la probleme mari. Vtech și-a pierdut într-o oarecare măsură încrederea clienților și investitorilor care sunt nemulțumiți de neglijența angajaților.

Deja anul acesta s-a cunoscut un alt caz de muncă iresponsabilă. Șeful unei mici companii de găzduire care a deservit aproximativ 1.500 de clienți a fost considerat responsabil pentru pierderea datelor. Într-o seară încărcată, Marco Marsala a rulat comanda rm -rf (foo)/(bar) pe toate serverele, iar variabilele (foo)/(bar) nu au fost setate (din greșeală). Ca urmare, toate datele au fost șterse de pe toate serverele.

Printr-o coincidență nefericită, pe servere au fost montate unități cu copii de rezervă. Toate aceste date au fost, de asemenea, șterse. Proprietarul companiei afectate a întrebat alți utilizatori dacă este posibil să recupereze informații după rularea comenzii rm -rf (foo)/(bar). Este clar că alți utilizatori nu i-au spus nimic bun. Drept urmare, neatenția a dus la faptul că afacerea a trebuit să fie închisă (asta a fost raportat de aceeași Marsala). Deci, nu este suficient să faci copii de rezervă, de asemenea, trebuie să fie depozitate într-un loc sigur. În comentarii, utilizatorii au indicat că „Dacă aveți o singură copie de rezervă, nu aveți o copie de rezervă”, ceea ce, de fapt, este adevărat în majoritatea cazurilor.

Și nu doar companiile mici au probleme. De exemplu, una dintre cele mai mari bănci din lume, Barclays, a fost amendată cu câteva milioane de dolari SUA în urmă cu câțiva ani. Motiv: pierdere parțială corespondență de afaceri peste 10 (!) ani. Compania a pierdut date din cauza sistemelor imperfecte de stocare a datelor. Defecțiune tehnică- iar scrisorile s-au pierdut.

Și ar fi bine dacă doar băncile ar pierde scrisori - la urma urmei, companiile financiare, deși trebuie să aibă o infrastructură de telecomunicații perfectă, nu sunt creatorii de servicii de e-mail, cum ar fi, de exemplu, Google. Da, da, această companie este departe de a fi ideală și în ceea ce privește stocarea informațiilor despre utilizatori. În 2011, Gmail serviciul postal de la Google, i-a făcut să se îngrijoreze mii de utilizatori.

Unii dintre ei, după ce s-au conectat la contul lor, nu au văzut nicio scrisoare sau contacte. A fost apoi afectat de conform Google, „doar 0,08%” din numărul total utilizatorii serviciilor. Dar la acel moment, 193 de milioane de oameni foloseau Gmail și chiar și sutimi de procent din acest număr reprezintă populația orăşel mic. Unul dintre clienții serviciului s-a plâns apoi de pierderea a 17.000 de scrisori - aceasta a fost toată activitatea lui pentru tot timpul.

Cele mai multe dintre datele companiei au fost returnate deoarece Google plasează backupul datelor în fruntea tuturor activităților companiei. Dar unii utilizatori au rămas în continuare cu conturi problematice, plus reputația Gmail a avut de suferit.

Motive pentru pierderea datelor și backup-uri în companii

Printre cele mai multe motive comune care duc la pierderi de date și copii de siguranță ale datelor, evidențiem cinci puncte principale. Aceasta este o defecțiune a transportatorului, un factor uman, eroare software, eroare hardware și probleme cu echipamentele de rețea.

Eșec media

Acesta este unul dintre cele mai frecvente motive pentru pierderea datelor. Cel mai adesea, această problemă apare dacă mediile nu sunt monitorizate și starea unui astfel de echipament nu este verificată în mod regulat. Nerespectarea instrucțiunilor producătorului sau manipularea neglijentă a suportului poate cauza o defecțiune.

Factorul uman

Acesta este al doilea cel mai frecvent motiv pentru defecțiunea sistemelor de backup a datelor, în urma căruia informațiile fie nu sunt deloc copiate de rezervă, fie backup-urile în sine sunt șterse. Pentru a evita probleme similare, personalul trebuie să fie calificat, sunt necesare instrucțiuni clare și planuri care trebuie respectate.

Defecțiune software

Aceasta este, de asemenea, una dintre cele mai frecvente probleme. Actualizare software, înlocuirea unui program cu altul, adăugarea modul softwareîn sistemul de rezervă - există multe motive pentru eșec. Și cu cât un astfel de sistem este mai complex, cu atât este mai mare probabilitatea de eșec.

Defecțiune hardware

De asemenea problema anterioară, echipamentul se poate defecta la înlocuirea unora modul hardware, din cauza învechirii fizice a sistemelor hardware sau fără un motiv aparent.

Eșecul rețelei

Script incorect, eșec echipamente de rețea, unele probleme de compatibilitate cu protocolul sau zeci de alte motive pot afecta progresul copierii de rezervă a datelor.

Persoanele fizice nu fac nimic companii mai bune(sau poate chiar mai rău) în ceea ce privește salvarea datelor. În 2015, Backblaze a efectuat un sondaj pentru utilizatori, care a constatat că doar 39% dintre utilizatori își fac chiar și copii de rezervă complet pentru datele în fiecare an. Doar 8% dintre respondenți fac asta în fiecare zi.

Ca o concluzie

Infrastructura proprie de telecomunicații a unei companii este complexă, costisitoare și consumatoare de timp. Desigur, există momente în care pur și simplu nu te poți descurca fără propriul tău centru de date. Dar, în marea majoritate a cazurilor, este mai ușor pentru o companie să folosească infrastructura gata făcută, inclusiv sisteme de backup, decât să implementeze propriul sistem.

În orice caz, în orice scop aveți nevoie de semnificativ putere de calcul, avem un serviciu"

Considerăm backup-ul și crearea de backup-uri din punctul de vedere al organizării procesului de lucru

S-au spus deja multe despre mijloacele tehnice de salvare și restaurare a informațiilor, așa că în acest articol ne vom uita mai mult la crearea de copii de rezervă din punctul de vedere al organizării acestui proces. Sisteme eficiente Backup-ul informațiilor presupune, în primul rând, o strategie competentă, decizii organizaționale și politici de conservare a datelor.

Vedem principalele tendințe pentru 2017-2019 următoarele tipuri backup:

copierea de pe orice dispozitiv pe bază de „abonament” pentru fiecare gigabyte de date utilizat servicii cloud, care, printr-un agent preinstalat în sistem, „încarcă” copii în cloud. Un exemplu în acest sens este
copierea în cloud folosind Veaam și produse similare (Acronis/Symantec/HP Data Protector). Necesită pregătirea furnizorului, configurarea unui conector între cloud-ul furnizorului și mediul virtual „sol”.
copiere „internă” folosind soluții software de la producătorii de sisteme NAS sau stocare dedicată în sectorul corporativ
backup distribuit folosind sistemul de operare încorporat Windows Server solutii

Sarcini de backup într-o organizație

Copierea de rezervă a informațiilor servește cel mai adesea două scopuri:

salvați datele pentru o recuperare cât mai rapidă (recuperare în caz de dezastru), dacă are loc un accident cu sistemul IT al companiei, acesta a fost atacat de un virus etc. Astfel de backup-uri au o perioadă de stocare relativ scurtă (de obicei o zi sau două, apoi sunt suprascrise cu altele mai noi), iar datele pot fi accesate foarte rapid. Sunt copiate datele utilizatorului și ale companiei, precum și setările sistemului de operare, software-ul aplicației și toate informațiile necesare pentru a restabili funcționalitatea sistemului
creați o arhivă pe termen lung de informații despre activitățile companiei, care poate fi accesată dacă este necesar pentru a obține date pentru perioadele trecute. Astfel de arhive sunt stocate pentru o perioadă lungă de timp (luni și ani), viteza de acces la ele nu este deosebit de importantă - de obicei nu este o problemă dacă primirea datelor durează câteva zile. Sunt stocate doar datele de afaceri și ale utilizatorilor, nu este nevoie să stocați informații despre sistem.

De exemplu, în copia pentru recuperare rapidă sistem puteți accesa doar cel mai recent, versiunea curentă orice document, iar arhiva poate stoca toate versiunile anterioare.

Este foarte posibil să combinați aceste două obiective: mențineți o arhivă pe termen lung și faceți „transformari” ale sistemului pentru recuperare în caz de dezastru, mai ales dacă există puține date și compania este simplă. Dar ar trebui să distingeți clar între ceea ce faceți și în ce scopuri, ce resurse folosiți pentru fiecare sarcină, unde și pentru cât timp vor fi stocate aceste copii de rezervă, în funcție de cerințele afacerii.

În cazul unui accident, puteți restabili sistemul la „metal gol”, adică. rezervați și apoi ridicați de la copie de rezervă OS cu toate setările, aplicații personalizateși date. Cu toate acestea, astfel de copii sunt mai greu de creat, necesită mai mult spațiu de stocare, iar în unele cazuri configurația hardware trebuie să fie complet identică cu cea din care a fost făcută copia, altfel o astfel de recuperare nu va funcționa. Prin urmare, uneori este mai convenabil să reinstalați sistemul de operare din nou și apoi să restaurați datele aplicației de afaceri. Atunci când alegeți politici pentru realizarea, stocarea copiilor și restaurarea datelor din acestea, merită să luați în considerare caracteristicile de operare și resursele disponibile ale fiecărei companii specifice;

Backup VS Overbooking

Pentru ca echipamentul să continue să funcționeze chiar dacă unele componentă separată eșuează, este introdusă o anumită redundanță - componente „suplimentare” sau resurse de calcul care pot părea inutile în modul normal de funcționare.

Exemplu de redundanță:

arhitectura cluster, unde atunci când un nod eșuează, funcțiile sale sunt preluate de alte noduri
O matrice RAID în care defecțiunea unuia dintre discuri nu este critică pentru întregul sistem, informațiile vor fi păstrate
un server „oglindă” la care datele sunt replicate în mod constant de pe cel principal și la care serviciile companiei sunt comutate dacă serverul principalși-a pierdut capacitatea de a munci.

Această redundanță îmbunătățește fiabilitatea sistemului, dar nu este un înlocuitor pentru backup. Nici clusterul nu va proteja în vreun fel datele de un virus, ștergere din cauza unei erori sau încălcări ale utilizatorului sistem de fișiere, deoarece datele vor fi afectate în întregul sistem, nu va mai rămâne o copie intactă de restaurat. În plus, niciunul dintre instrumentele de mai sus nu va rezolva pe deplin problema menținerii unei arhive pe termen lung a datelor companiei.

Rutina de backup

Procesul de backup în sine încarcă semnificativ serverul de pe care sunt copiate informațiile, până la eșecul anumitor servicii și inaccesibilitatea utilizatorilor. În plus, este foarte de dorit ca datele să nu fie aduse modificări în momentul în care acestea sunt copiate - acest lucru poate provoca diverse coliziuni.

Este mai bine să nu copiați datele „din mers”, ci să creați copii de rezervă atunci când nimeni nu folosește sistemul sau încărcarea este minimă. Pentru companiile cu program standard de lucru, este logic să faceți copii de rezervă noaptea sau în weekend pentru serviciile de 24 de ore, merită să alegeți un moment în care activitatea utilizatorului este minimă;

Tipuri de backup într-o organizație

Sunt tehnologii diferite copii de rezervă, care diferă ca cost și timp:

backup complet– datele selectate sunt copiate în întregime. Cel mai fiabil mod, dar necesită cel mai mare număr resurse, spațiu de stocare a datelor și timpul de copiere, deci în formă pură folosit rar, de obicei combinat cu alte tipuri (de exemplu, prima dată când o copie completă este preluată din sistem și apoi numai modificările efectuate). Vă permite să restaurați datele pierdute de la zero mai rapid decât toate celelalte tipuri de copiere
copie incrementală– sunt înregistrate numai datele care au fost modificate de la ultima copie de rezervă. Astfel de copii necesită mult mai puțină memorie decât o copie completă și sunt realizate mult mai rapid. Desigur, cu această abordare este necesar să se facă periodic o copie de rezervă completă în cazul oricărui accident, sistemul este restaurat dintr-o astfel de copie și apoi toate cele ulterioare sunt transferate pe acesta. copii incrementaleîn ordine cronologică. Punct important: restaurări incrementale de copiere fișiere șterse si asta-i tot versiunile anterioare fișierele care s-au schimbat, așa că atunci când restaurați ar trebui să furnizați suplimentar spațiu pe discîn acest caz,
backup diferenţial– similar cu incremental, i.e. Sunt copiate numai modificările efectuate de la ultima copie completă. Diferența este că fiecare copie ulterioară reține modificările față de cea anterioară și adaugă altele noi. Se pare că pentru a vă recupera după un dezastru, aveți nevoie doar de o copie completă și de ultima dintre cele diferențiale, ceea ce reduce semnificativ timpul de recuperare. Dezavantaje comparativ cu copiere incrementală, sunt un volum mare de copii (uneori comparabil cu copiere integrală) și timpi mai mari de copiere.

Pentru a alege tipul de copiere care este potrivit pentru fiecare caz specific, trebuie să evaluați mai întâi, cel puțin, cât spațiu este disponibil pentru stocarea copiilor de rezervă și cât timp poate fi alocat pentru „fereastră de backup” fără a compromite procesele de afaceri. .

Topologie de rezervă

Schemele de backup diferă și prin topologia lor.

Schema descentralizata. Esența sa este că pe fiecare server și statie de lucru poate avea propriul software de backup care funcționează independent de alte noduri din rețea. Toate datele sunt încărcate în unele comune resursă de rețea, de unde sunt apoi arhivate sau restaurate, dacă este necesar. Avantajele schemei sunt că este extrem de simplă, ușor de implementat și, de obicei, nu necesită software suplimentar; mijloace regulate sistem de operare sau DBMS. Există și dezavantaje - este dificil să stabiliți o politică generală de backup și protecție a informațiilor, un program de backup este comun pentru toate programele, va trebui să configurați și să monitorizați separat activitățile fiecărui program, ceea ce complică administrarea. Prin urmare, o schemă de backup descentralizată este potrivită fie pentru mici, fie pentru rețea simplă, sau pentru cazurile în care o schemă centralizată nu poate fi organizată din cauza unor restricții
Schema centralizata– implementarea lui necesită software specializat client-server. Partea de server este instalată pe serverul de rezervă și gestionează central agenții software instalați pe utilizatori, care colectează, copiază informații despre sistem sau le restaurează dintr-o copie. În această opțiune, este ușor să configurați politici generale de backup și programe de backup, toți participanții pot lucra în conformitate cu instrucțiunile generale ale companiei pentru backupul informațiilor
Schemă de backup centralizată fără programe agent– o versiune simplificată a schemei anterioare, atunci când partea server folosește numai serviciile existenteși servicii (de exemplu, colectează date de la special desemnate foldere partajate Windows). Circuitul nu este foarte fiabil, conține problemă cunoscută, când fișierele deschise în prezent pentru editare nu sunt incluse în copia de rezervă și se pot pierde dacă sistemul nu reușește. Prin urmare, ar trebui să fie folosit numai rețele miciși supus unei discipline ridicate de utilizator
Schema mixta– o combinație de centralizat și descentralizat. Programele agent sunt instalate numai pe unele servere de rețea; alte dispozitive trimit date către aceste servere programe locale, fiecare cu mijloacele lui. Și de pe aceste servere, informațiile acumulate vor fi colectate central de către programele de agenți, procesate și trimise la o stocare comună.

Locație de stocare de rezervă

Pentru a proteja în continuare informațiile de o posibilă pierdere, este recomandabil să stocați fizic copii de rezervă separat de echipamentul principal pe care sistem de lucru. În același timp, este necesar să se asigure posibilitatea de a obține rapid aceste copii dacă apare un astfel de caz când datele trebuie restaurate.

Cea mai populară metodă este de a stoca copii de rezervă în cloud într-un centru de date (al tău sau închiriat de la un furnizor), trimițând datele acolo și primindu-le înapoi printr-un tunel VPN securizat. În acest caz, viteza de transfer de date este limitată debitului canal, dar cantități mari de date pot fi comprimate folosind algoritmi de compresie sau deduplicare.

De asemenea, puteți înregistra date pe suporturi fizice amovibile care vor fi stocate în afara clădirii biroului sau a companiei. Plus această abordare este simplitatea sa, dezavantajele sunt nevoia de a organiza logistica mișcării medii fizice pentru suprascrierea copiilor, pentru restaurarea datelor dintr-o copie și, de asemenea depozitare în siguranță date (criptarea datelor, acorduri de nedivulgare cu angajații).

Aspecte organizaționale și factor uman

Cu excepția pură puncte tehnice, în organizarea backup-ului informațiilor este important și aspectul organizatoric. Este necesar să se elaboreze un regulament privind copierea de rezervă a informațiilor și să se asigure implementarea acestuia de către toți angajații implicați. În special, o astfel de prevedere ar trebui să includă următoarele:

regularitatea backup-urilor, backup-urilor programate și înainte de modificări importante în sistem
verificarea dublă a copiilor de rezervă - este necesar să se verifice periodic dacă este într-adevăr posibil să restaurați o bază de date sau un sistem funcțional dintr-o copie de rezervă
documentarea procedurilor de recuperare în cazul în care un alt administrator trebuie să restaureze sistemul. Desigur, accesul la astfel de documente ar trebui limitat
determinarea condițiilor în care sistemul este considerat inoperant și este necesară începerea procedurii de recuperare

Sub arhivare sau copiere paralelă a tuturor companiilor de intrare și de ieșire e-mail subînțeles crearea automată copii ale fiecărui mesaj care sosesc de la/la adresă, indiferent de acțiunile destinatarului/expeditorului. Copierea se face de obicei într-o cutie poștală separată domeniul corporativ, în timp ce anteturile De la, Către și corpul mesajului rămân aceleași. Dacă este necesar, este posibilă separarea fluxurilor de arhivă în funcție de anumite criterii, de exemplu, copierea e-mailurilor de la angajații diferitelor departamente la adrese diferite.

În ce scopuri poate o întreprindere să solicite arhivarea întregii corespondențe în corespondența corporativă?

Controlul asupra acțiunilor angajaților

Cea mai populară funcție de arhivare a e-mailurilor. Având acces la copii ale întregii corespondențe ale subordonaților, managerul poate oricând să restabilească, de exemplu, istoricul corespondenței cu un client și să se asigure cu cât de responsabil își îndeplinește angajatul îndatoririle. responsabilități de serviciu. A fost trimis un răspuns la scrisoarea clientului? Răspunsul a fost prompt (copiile păstrează data și ora inițială a mesajului)? E-mailul angajatului a fost la obiect și complet? În cele din urmă, a fost pur și simplu politicos cu contractantul/clientul?

Proprietate deosebit de utilă copiere umbră este imposibilitatea angajatului însuși de a influența ce scrisori vor ajunge în arhivă și care nu - totul este copiat indiferent de dorințele sau acțiunile sale. Adică, el poate șterge un mesaj „incomod” din căsuța poștală și poate goli coșul de gunoi și chiar să formateze hard disk computerul dvs., dar mesajul din arhivă va rămâne inviolabil.

Controlul asupra corespondenței corporative a angajaților poate fi exercitat fie de către însuși manager, de către un specialist din cadrul serviciului de securitate al companiei (dacă există), fie de orice altă persoană responsabilă, în funcție de caz.

Abilitatea de a restabili corespondența

Dacă accesul la e-mail se realizează prin protocolul POP3 și mesajele sunt stocate pe computerele utilizatorului, este foarte probabil ca toată corespondența să se piardă în cazul unei erori hard disk sau infecție cu un virus. În acest caz, restaurarea dintr-o arhivă va asigura o recuperare rapidă corespondenta de munca, baza de clienti, procesul de afaceri în ansamblu.

Arhivarea corespondenței din punct de vedere juridic

Pentru a evita conflictele juridice și eventualele revendicări din partea angajaților, este recomandabil să documentați dreptul angajatorului de a arhiva, copia și procesa în continuare orice mesaj în corespondența corporativă a angajatului. Acest lucru se poate face prin adăugarea unei clauze corespunzătoare la contractul de muncă sau, dacă compania practică semnarea unui contract/obligație/acord de confidențialitate suplimentar secret comercial, apoi în acest document. În acest fel, procesul de creare și salvare a unei copii a oricărui mesaj din corespondența unui angajat va dobândi un statut semnificativ din punct de vedere juridic.

Implementarea tehnică a copierii corespondenței

Cel mai simplu și într-un mod convenabil arhivarea poate fi implementată de pe site-ul de găzduire a serviciului mail corporative. Clientul formulează condițiile în care ar trebui creată o copie a anumitor (sau a tuturor) mesajelor anumitor (sau a tuturor) angajaților, iar furnizorul de servicii, furnizorul de găzduire a e-mailurilor, își configurează echipamentul corespunzător. Pentru a accesa arhiva de corespondență, cea mai universală modalitate este de a copia mesajele într-o cutie poștală special desemnată.

Dacă angajatul responsabil are acces la această cutie poștală prin Protocolul IMAP, puteți sorta copiile mesajelor în dosare. De exemplu, o structură ierarhică:

angajat 1
- sosit
- ieșitor

angajat 2
- sosit
- ieșitor

angajat 3
- sosit
- ieșitor

În cele mai multe cazuri, acest lucru este mai mult decât suficient. Utilizatorul casetei de copiere trebuie doar să se asigure că nu depășește și că limitele de cotă pentru volum maxim ocupate de mesaje sau de numărul maxim al acestora.

Concluzie

Controlul e-mailului corporativ prin arhivare (shadow copying) este un mijloc puternic de protecție împotriva scurgerilor de secrete comerciale, un mijloc de monitorizare și evaluare a performanței angajaților, precum și crearea unei copii de rezervă în cazul defecțiunilor echipamentelor sau software-ului. Este dificil de supraestimat importanța corespondenței corporative în procesele de afaceri companie modernă, arhivarea oferă managerului un mijloc puternic de monitorizare a fluxului său.

Un furnizor profesionist de găzduire de site-uri web de e-mail corporative din 2006, oferind clienților săi cele mai multe oportunități ample pentru a controla fluxurile de corespondență.

La republicarea unui articol, este necesară instalarea unui hyperlink activ indexat către site-ul sursă - site!

Astăzi, instanțele acceptă adesea corespondența electronică ca probe scrise. Cu toate acestea, pentru asta trebuie să aibă forță juridică. Între timp, reguli și metode clare și uniforme pentru determinarea legitimității corespondenței virtuale nu au fost încă dezvoltate, ceea ce duce la un număr mare de probleme.

Să ne uităm la câteva moduri de a face e-mailurile să arate forță juridică.

Au trecut de mult vremurile în care singurele mijloace de comunicare erau scrisorile scrise pe hârtie. Dezvoltarea relațiilor economice între entitățile economice nu mai este de conceput fără utilizarea tehnologia de informație. Acest lucru este valabil mai ales atunci când contrapărțile sunt situate în orașe sau chiar țări diferite.

Comunicarea prin intermediul comunicațiilor electronice ajută la reducerea costurilor materiale și, de asemenea, vă permite să dezvoltați rapid o poziție comună asupra unor probleme specifice.

Cu toate acestea, un astfel de progres nu ar trebui luat în considerare numai în termeni de latura pozitiva. Adesea, între subiecții relațiilor economice apar diverse dispute, se adresează instanțelor de judecată. Instanța se pronunță pe baza aprecierii probelor furnizate de părți.

Totodată, se analizează relevanța, admisibilitatea, fiabilitatea fiecărei probe în parte, precum și suficiența și interconectarea probelor în totalitatea lor. Această regulă consacrat atât în Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse (clauza 2 din articolul 71), cât și în Codul de procedură civilă al Federației Ruse (clauza 3 din articolul 67). În procesul de determinare a admisibilității și a fiabilității probelor furnizate, instanța pune adesea întrebări, a căror soluție afectează în mod semnificativ soluția cauzei.

Utilizare managementul documentelor electroniceîn relațiile dintre entitățile economice este reglementată de normele Codului civil al Federației Ruse. În special, la paragraful 2 al art. 434 indicat: acord în în scris poate fi încheiat prin schimbul de documente prin comunicare electronică, ceea ce face posibilă stabilirea în mod fiabil că documentul provine de la o parte la contract.

În conformitate cu paragraful 1 al art. 71 Codul de procedură civilă al Federației Ruse și paragraful 1 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse, dovada scrisă este corespondența comercială care conține informații despre circumstanțe relevante pentru examinarea și soluționarea cazului, executată în forma înregistrare digitalăși primite prin comunicare electronică.

Pentru a folosi documente electroniceÎn procedurile judiciare, trebuie îndeplinite două condiții. În primul rând, după cum sa indicat deja, ele trebuie să aibă forță juridică. În al doilea rând, documentul trebuie să fie lizibil, adică să conțină informații care sunt în general înțelese și accesibile percepției.

Această cerință decurge din reguli generale proceduri judiciare, care presupun percepția imediată de către judecători a informațiilor din sursele de probă.

Adesea, instanța refuză să o includă ca probă în materialele cauzei. corespondență prin e-mail, care nu îndeplinește condițiile de mai sus, iar ulterior ia o decizie care nu întrunește cerințele legitime ale părții interesate.

Să luăm în considerare principalele modalități de legitimare a corespondenței electronice înainte și după începerea procedurilor.

Lucrul cu un notar

Dacă procedurile nu au început încă, apoi pentru a da forță juridică corespondenței electronice, trebuie să implicați un notar. La paragraful 1 al art. 102 din Fundamentele Legislației Notariale (Fundamentele) precizează că, la cererea părților interesate, notarul furnizează probele necesare în instanță sau organ administrativ dacă există motive să se creadă că, ulterior, furnizarea probelor va deveni imposibilă sau dificilă. Iar la paragraful 1 al art. 103 din Fundamentele prevede că, pentru asigurarea probelor, notarul verifică probele scrise și materiale.

Potrivit paragrafului 2 al art. 102 În esență, un notar nu face probe într-o cauză care, în momentul în care părțile interesate îl contactează, este în curs de soluționare de către o instanță sau un organ administrativ. În caz contrar, instanțele recunosc corespondența electronică legalizată drept probă inacceptabilă (Rezoluția A IX-a AAS din 11 martie 2010 nr. 09AP-656/2010-GK).

Merită amintit că, în baza părții 4 a art. 103 Fundamentele, furnizarea probelor fără notificarea uneia dintre părți și părțile interesate se efectuează numai în cazuri urgente.

În vederea examinării probelor se întocmește un proces-verbal, în care, pe lângă descriere detaliată Acțiunile notarului trebuie să conțină, de asemenea, informații despre data și locul inspecției, notarul care efectuează controlul, părțile interesate care participă la aceasta, precum și să enumere circumstanțele descoperite în timpul controlului. Sami e-mailuri sunt tipărite și depuse cu protocolul, care este semnat de persoanele care participă la control, de către notar și sigilat cu sigiliul acestuia. În virtutea Deciziei Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 23 aprilie 2010 Nr. VAS-4481/10, protocolul notarizat pentru inspecția unei căsuțe poștale electronice este recunoscut ca probă adecvată.

În prezent, nu toți notarii oferă servicii de certificare a e-mailurilor, iar costul acestora este destul de mare. De exemplu: unul dintre notarii din Moscova percepe 2 mii de ruble pentru o pagină a părții descriptive a protocolului.

O persoană interesată să furnizeze dovezi se adresează unui notar cu o cerere corespunzătoare. Ar trebui să indice:

dovezi care trebuie asigurate;
circumstanțele care sunt susținute de aceste probe;
motivele pentru care sunt necesare probe;
absența unui caz în procedurile judiciare la momentul contactării unui notar jurisdicție generală, instanță de arbitraj sau organ administrativ.

Având în vedere proces tehnic transmiterea e-mailurilor, locurile în care este detectat e-mail-ul pot fi computerul destinatarului, serverul de corespondență expeditor, serverul de corespondență destinatar, computerul persoanei căreia i se adresează corespondența electronică.

Notarii inspectează conținutul caseta de e-mail sau de la distanță, adică folosesc acces la distanță către un server de e-mail (acesta poate fi serverul unui furnizor care furnizează un serviciu de comunicații electronice în baza unui contract; un server de e-mail al unui registrator de nume de domeniu sau un server de e-mail gratuit) sau direct de pe computerul părții interesate pe care o programul de e-mail este instalat ( Microsoft Outlook, Netscape Messenger etc.).

În timpul unei inspecții de la distanță, pe lângă cerere, notarul poate avea nevoie de permisiunea registratorului de nume de domeniu sau a furnizorului de internet. Totul depinde de cine susține exact lucrarea. cutiile poştale sau server de poștă electronică sub contract.

Certificare de la furnizor

Hotărârile A IX-a AAS din 06.04.2009 Nr. 09AP-3703/2009-AK, din 27.04.2009 Nr. 09AP-5209/2009, FAS MO din 13.05.2010 Nr. KG-A41/4 -10 prevăd că instanțele de judecată recunosc și admisibilitatea corespondenței electronice, în cazul în care aceasta este certificată de furnizorul de servicii de internet sau de registratorul numelor de domenii care sunt responsabil cu gestionarea server de mail.

Furnizorul sau registratorul de nume de domeniu certifică corespondența electronică la solicitarea părții interesate numai dacă administrează serverul de e-mail și acest drept este specificat în contractul de servicii.

Cu toate acestea, volumul corespondenței electronice poate fi destul de mare, ceea ce, la rândul său, poate complica procesul de furnizare a documentelor pe hârtie. În acest sens, instanța permite uneori furnizarea de corespondență electronică pe medii electronice. Astfel, Curtea de Arbitraj din Regiunea Moscova, pronunțând o Hotărâre din 1 august 2008 în dosarul nr. A41-2326/08, s-a referit la admisibilitatea corespondenței electronice furnizate instanței pe patru CD-uri.

Însă la examinarea cauzei în instanța de apel, a X-a AAC, prin Hotărârea sa din 10.09.2008 în dosarul nr. A41-2326/08, a recunoscut ca neîntemeiată trimiterea la corespondența electronică și a anulat hotărârea instanței de fond. de exemplu, cu precizarea că partea interesată nu a depus niciun document prevăzut de contractul încheiat între părți.

Astfel, e-mailurile referitoare la subiectul litigiului trebuie depuse instanței în scris, iar toate celelalte documente pot fi depuse pe suport electronic.

Confirmarea conținutului scrisorilor prin trimiterea la ele în corespondența de hârtie ulterioară va ajuta la dovedirea faptelor menționate în corespondența virtuală. Utilizarea altor probe scrise este reflectată în Rezoluția celui de-al nouălea AAS din 20 decembrie 2010 nr. 09AP-27221/2010-GK. Între timp, instanța, la examinarea cauzei și la aprecierea probelor furnizate de părți, are dreptul să nu considere admisibilă corespondența pe hârtie cu legături către corespondența electronică.

El ia doar în considerare și ia o decizie pe baza unei analize cuprinzătoare a tuturor probelor prezentate.

Obțineți ajutor de la un expert

Dacă procedurile au început deja, atunci pentru a da forță juridică corespondenței electronice este necesară exercitarea dreptului de atragere a unui expert. La paragraful 1 al art. 82 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse prevede că, pentru a clarifica problemele care apar în timpul examinării unui caz care necesită cunoștințe speciale, instanța de arbitraj desemnează o examinare la cererea unei persoane care participă la caz sau cu consimțământul persoanelor care participă la acesta.

Dacă numirea unei examinări este prevăzută de lege sau de un contract, sau este necesară pentru verificarea unei cereri de falsificare a probelor prezentate sau dacă este necesară o examinare suplimentară sau repetată, instanța de arbitraj poate desemna o examinare din proprie inițiativă. Numirea unei examinări în scopul verificării probelor prezentate este prevăzută și la art. 79 Codul de procedură civilă al Federației Ruse.

În cererea de numire criminalistica este necesar să se indice organizația și experții specifici care o vor desfășura, precum și gama de probleme pentru care cel interesat a decis să se adreseze instanței de judecată pentru a dispune o examinare. În plus, informațiile despre costul și momentul unei astfel de examinări ar trebui furnizate și depuse la instanță suma intreaga să plătească pentru asta. Expertul implicat trebuie să îndeplinească cerințele stabilite pentru el la art. 13 Legea federală„Despre activitatea criminalistică de stat în Federația Rusă.”

Atașarea la materialele cauzei ca dovadă a concluziei unui expert cu privire la autenticitatea corespondenței electronice este confirmată de practica judiciară (Decizia Curții de Arbitraj din Moscova din 21.08.2009 în dosarul nr. A40-13210/09-110-153; Rezoluție al Serviciului Federal Antimonopol al Regiunii Moscova din 20.01.2010 Nr. KG-A40 /14271-09).

Pe baza contractului

La paragraful 3 al art. 75 din Codul de procedură de arbitraj al Federației Ruse notează că documentele primite prin comunicare electronică sunt recunoscute ca probe scrise dacă acest lucru este specificat în acordul dintre părți. În consecință, este necesar să se precizeze că părțile recunosc forța juridică egală a corespondenței și documentelor primite prin fax, internet și alte mijloace ca originalele. metode electronice comunicatii. În acest caz, acordul trebuie să specifice adresa de e-mail de la care va fi trimisă corespondența electronică și informații despre confident autorizat să o conducă.

Contractul trebuie să stipuleze că adresa de e-mail desemnată este utilizată de părți nu numai pentru corespondența de lucru, ci și pentru transferul rezultatelor lucrărilor, ceea ce este confirmat de poziția Serviciului Federal Antimonopol din Regiunea Moscova în Rezoluția nr. KG-A40. /12090-08 din 12 ianuarie 2009. Decretul al IX-lea AAS din 24 decembrie 2010 nr. 09AP-31261/2010-GK subliniază că contractul trebuie să prevadă posibilitatea utilizării e-mail-ului pentru aprobare. termenii de referințăși formularea de pretenții cu privire la calitatea serviciilor prestate și a lucrărilor efectuate.

În plus, părțile pot prevedea în acord că notificările și mesajele trimise prin e-mail sunt recunoscute de acestea, dar trebuie confirmate suplimentar într-o anumită perioadă prin curier sau prin scrisoare recomandată(Rezoluția celui de-al Treisprezecelea AAS din 25 aprilie 2008 Nr. A56-42419/2007).

Pentru a rezuma, putem spune că astăzi există o practică ca instanțele să folosească corespondența electronică ca probe scrise. Cu toate acestea, ținând cont de cerințele legislației procesuale privind admisibilitatea și fiabilitatea probelor, corespondență virtuală este luată în considerare de instanță numai dacă are forță juridică.

În acest sens, apare număr mare probleme, întrucât încă nu s-a format o metodologie unificată pentru determinarea legitimității corespondenței electronice. Dreptul unei părți interesate de a contacta un notar pentru a obține dovezi este consacrat, dar nu există un act normativ al Ministerului Justiției al Federației Ruse care să reglementeze procedura de furnizare a unor astfel de servicii de către notari. Ca urmare, nu există o abordare unică pentru determinarea valorii acestora și formarea unui mecanism clar pentru implementarea acestui drept.

Există mai multe modalități de a da corespondenței electronice forță juridică pentru a o prezenta ca probă în instanță: asigurarea corespondenței electronice de la un notar, certificarea de la un furnizor de internet, prin trimiterea la e-mailuri în corespondența pe hârtie ulterioară, precum și confirmarea autenticității acestora prin expertiză criminalistică. examinare.

O abordare competentă a furnizării în timp util a corespondenței electronice ca dovezi scrise va permite entităților comerciale să își restabilească pe deplin drepturile încălcate atunci când rezolvă litigiile.