Không thể xuất danh bạ từ Outlook. Chuyển danh bạ từ Outlook sang Outlook

Danh bạ, như bạn biết, có thể được chuyển từ một hộp thư với người khác, cũng như giữa Tài khoản Windows. Chúng cũng có thể được nhập và xuất từ ứng dụng thư. Điều này sẽ cho phép bạn sau này chuyển chúng sang máy tính khác hoặc thậm chí một ứng dụng khác (chẳng hạn như Excel hoặc Notepad). Hôm nay chúng ta sẽ nói về cách chuyển danh bạ từ Outlook hoặc nhập chúng vào chương trình này.

Nhập và xuất danh bạ từ Outlook 2016, 2013

Trong hai điều có liên quan nhất khoảnh khắc này Trong các bản phát hành ứng dụng thư khách, quy trình chuyển danh bạ rất giống nhau. Trước tiên, hãy nói về cách hoạt động của việc nhập danh bạ trong hai bản dựng Outlook này.

Nhập danh bạ vào Outlook 2016, 2013

Xuất danh bạ từ Outlook 2016, 2013

Bây giờ hãy nói về cách thức hoạt động của quy trình xuất danh bạ.

Nhập và xuất danh bạ từ Outlook 2010, 2007, 2003

Bây giờ hãy xem cách nhập danh bạ hoạt động trong phiên bản 2010 và 2007 của ứng dụng email.

Nhập danh bạ vào Outlook 2010, 2007, 2003

Xuất danh bạ từ Outlook 2010, 2007, 2003

Đó là tất cả về quy trình chuyển dữ liệu đến và từ Outlook. Tất cả đều hoạt động rất thuận tiện nhờ các công cụ như lọc dữ liệu và hỗ trợ một số định dạng của đối tượng được xuất và nhập.

May mắn thay, Microsoft Outlook và Excel là những đối tác tuyệt vời. Trước đây, chúng tôi đã bắt đầu tạo danh sách liên hệ. Bây giờ chúng ta đã có thông tin về các thành viên mới trong nhóm, chúng ta có thể thêm thông tin liên quan vào danh sách của mình và nhập dữ liệu này vào Danh bạ Outlook một cách liền mạch ( Danh bạ Outlook). Trong bộ lễ phục. Hình 1 hiển thị danh sách các liên hệ mà chúng ta đã bắt đầu tạo.

Dòng đầu tiên là dòng tiêu đề được sử dụng trong danh bạ chương trình Outlook. (Chúng tôi đã xuất danh sách liên hệ từ Outlook sang định dạng Excelđể bạn có thể xác định tên chính xác của tiêu đề cột mà Outlook mong muốn phát hiện.) Như đã nêu, điều quan trọng là bạn không thay đổi bất kỳ tên nào của tiêu đề cột (nếu không quá trình nhập sẽ không hoạt động). Ngoài ra, chúng tôi đã ẩn một số cột - ví dụ: cột C(Tên đệm) - tuy nhiên, điều này sẽ không ảnh hưởng đến việc nhập khẩu. Khi Outlook nhập danh sách liên hệ của bạn, nó sẽ kiểm tra dữ liệu trong các cột bên dưới mỗi tiêu đề và chèn dữ liệu được phát hiện vào hồ sơ của liên hệ mới.

Địa chỉ liên hệ nên được thêm vào bảng tính nối tiếp nhau không rời dòng trống giữa họ. Một điều nữa lưu ý quan trọng: Nếu bạn thêm Grant St. Di chuyển đến cột danh mục cho từng bên liên quan và thành viên nhóm, sau khi nhập thông tin này vào Danh bạ Outlook, bạn có thể lọc trong Outlook theo danh mục, được gọi là Grant St. Di chuyển để tìm tất cả địa chỉ liên hệ được liên kết với dự án này. Nếu bạn có danh sách liên hệ của nhân viên trang web popraktike.ru thì quy trình nhập sẽ tương tự.

Giả sử chúng tôi muốn nhập vào danh sách liên hệ của mình thông tin liên lạc của Steve Green, tiền bối của chúng tôi quản trị mạng và Aimee Owen, cấp phó của anh ta. Chúng tôi đã nhập thông tin chúng tôi biết vào từng cột, bắt đầu bằng Tiêu đề(Tên), Tên đầu tiên(Tên), Họ(Họ), v.v. Tiếp theo chúng ta vào Outlook chọn lệnh Tệp → lmport và Xuất(Tệp → Nhập và Xuất). Sau khi thực hiện, trên màn hình sẽ xuất hiện một hộp thoại Trình hướng dẫn nhập và xuất(Bậc thầy). Như thể hiện trong hình. 2, chọn một mục từ danh sách Nhập từ chương trình hoặc tệp khác(Nhập từ chương trình hoặc tệp khác) và nhấp vào nút Kế tiếp(Hơn nữa).

Trong hộp thoại hướng dẫn tiếp theo, chọn mục Microsoft Excel 97-2003 để cho chương trình biết loại tệp mà bạn muốn nhập dữ liệu. Nhấn vào nút Kế tiếp. Trong hộp thoại tiếp theo của trình hướng dẫn, nhập đường dẫn và tên của tệp chứa dữ liệu đã nhập. Trong nhóm Tùy chọn(Tùy chọn) Chọn một trong các nút radio sau: Thay thế các mục trùng lặp bằng các mục đã nhập(Thay thế bài viết tương tự), Cho phép tạo bản sao(Tạo bản sao của các mục tương tự) hoặc Không nhập các mục trùng lặp(Không nhập các mục tương tự). Nhấn vào nút Kế tiếp(Hơn nữa).

Trong hộp thoại trình hướng dẫn tiếp theo, hãy chọn thư mục Outlook mà bạn muốn lưu các liên hệ đã nhập vào. Tất nhiên, rất có thể bạn sẽ chọn thư mục Danh bạ. Nhấn vào nút Kế tiếp, sau đó trên nút Hoàn thành(Sẵn sàng). Nếu bạn đã chuẩn bị đúng cách tệp của mình để nhập, dữ liệu mới sẽ xuất hiện trong thư mục Danh bạ.

Giờ đây, các thành viên trong nhóm của chúng tôi đã được thêm vào danh sách liên hệ và được nhập chính xác vào Danh sách liên hệ Outlook, chúng tôi sẽ xem xét thiết bị và vật liệu mà chúng tôi có thể cần để hoàn thành dự án của mình.

Khi xuất danh bạ từ Outlook bản sao của họđược lưu dưới dạng CSV hoặc loại tệp khác, nội dung của chúng sau đó có thể được nhập vào ứng dụng khác.

Mở máy tính Outlook và đi tới tab Tài liệu.

Nếu không có phần tử nào trên ribbon Tài liệuở góc trên cùng bên trái, bạn không có Outlook trên máy tính. Trong trường hợp này, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn xuất cho Phiên bản Outlook trong bài viết Tôi có phiên bản Outlook nào?

Chọn đội Mở và xuất > Nhập khẩu và xuất khẩu.

Chọn một mục Xuất sang tập tin.

Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy.

HÀNH ĐỘNG NÀY LÀ QUAN TRỌNG NHẤT, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng máy tính của một người bạn. Cuộn danh sách nếu cần thiết Chọn thư mục để xuất lên và chọn thư mục trong phần tài khoản của bạn Liên lạc. Nhấn vào nút Hơn nữa.

Nhấn vào nút Ôn tập, đặt tên cho tệp và nhấp vào nút ĐƯỢC RỒI.

Kiểm tra thư mục nào các tập tin sẽ được lưu vào và nhấp vào nút Hơn nữa.

Sẵn sàng Nhập khẩu và xuất khẩu biến mất.

Xác định vị trí tệp .csv mới trên máy tính của bạn và mở tệp đó trong Excel để xác minh rằng danh bạ của bạn đã được xuất. Nhiều khả năng sẽ có rất nhiều ô trống. Điều này ổn.

Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên máy tính của một người bạn, bây giờ bạn có thể xóa tài khoản từ phiên bản Outlook của anh ấy. Đây là cách để làm điều đó.

Trong Outlook trên máy tính của bạn, hãy chọn Lệnh Tài liệu > Thiết lập tài khoản > Thiết lập tài khoản.

Chọn tài khoản bạn muốn xóa và nhấp vào nút Xóa bỏ.

Nhấn vào nút Đóng.

Giờ đây, bạn có thể nhập danh bạ được sao chép vào tệp CSV sang một máy tính khác chạy Outlook for Windows hoặc sang một dịch vụ khác E-mail.

Chọn phiên bản

Các hướng dẫn sẽ hơi khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng phiên bản cổ điển hay phiên bản mới của Outlook trên web. Chọn phiên bản Outlook trên web của bạn để xem hướng dẫn thích hợp.

Ghi chú: Nếu tổ chức đã đặt logo trên thanh công cụ, giao diện có thể khác với giao diện trên.

Hướng dẫn về phiên bản mới của Outlook trên web

Hướng dẫn về Outlook cổ điển trên web

Ở đầu dải băng Outlook 2010, hãy mở Tài liệu.

Nếu không có phần tử nào trên ribbon Tài liệu, bạn không có Outlook 2010. Trong trường hợp này, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của mình trong bài viết Tôi có phiên bản Outlook nào?

Tùy chọn.

Trong cửa sổ Tùy chọn Outlook, hãy chọn Ngoài ra.

Trong chuong Xuất khẩu lựa chọn Xuất khẩu.

Trong cửa sổ Trình hướng dẫn nhập và xuất lựa chọn Xuất sang tập tin và hãy nhấn Hơn nữa.

Lựa chọn loại mong muốn xuất khẩu vào lĩnh vực này Tạo tập tin loại tiếp theo . Định dạng được sử dụng phổ biến nhất Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Windows), còn được gọi là tệp CSV. Sau đó bấm vào nút Hơn nữa.

Nếu bạn định sử dụng danh bạ đã xuất ở một nơi khác bản sao của Outlook, lựa chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst).

Trong chuong Chọn thư mục để xuấtcuộn lên danh sách, nếu được yêu cầu, sau đó chọn thư mục chứa danh bạ bạn muốn xuất. Sau khi hoàn tất, nhấp vào nút Hơn nữa.

Ghi chú: Nếu không chọn xuất sang tệp dữ liệu Outlook (tệp .pst), bạn chỉ có thể xuất một thư mục mỗi lần.

Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI.

Trong hộp thoại Xuất sang tập tin nhấn vào nút Hơn nữa.

Để bắt đầu xuất danh bạ, hãy nhấp vào nút Sẵn sàng. Khi hoàn thành Xuất Outlook không hiển thị thông báo, nhưng trường Nhập khẩu và xuất khẩu biến mất.

Khi quá trình xuất hoàn tất, hãy nhấp vào nút ĐƯỢC RỒIđể đóng cửa sổ Tùy chọn Outlook.

Mở thư mục nơi bạn đã lưu danh sách liên hệ của mình (ví dụ: thư mục Tài liệu).

Nếu bạn đã xuất danh bạ của mình sang tệp .csv, hãy xem tệp đó trong Excel để biết nội dung nào được xuất từ Outlook. Nhiều khả năng sẽ có rất nhiều ô trống. Điều này ổn.

Thông thường nên đóng tệp mà không lưu các thay đổi. Nếu không, định dạng tệp có thể bị hỏng và bạn sẽ không thể sử dụng tệp đó để nhập. Nếu điều này xảy ra, bạn luôn có thể xuất lại và tạo tệp mới.

Bạn có thể sử dụng Excel để cập nhật dữ liệu trong tệp CSV.Để biết các mẹo làm việc với danh sách liên hệ của bạn trong Excel, hãy xem Tạo và chỉnh sửa tệp CSV.

Để biết thông tin về cách nhập liên hệ vào Outlook 2016, hãy xem

Trình hướng dẫn Nhập và Xuất Outlook giúp bạn dễ dàng nhập danh bạ từ tệp CSV.

Trong Outlook 2013 hoặc Outlook 2016, ở đầu dải băng, hãy chọn tab Tài liệu.

Nếu không có phần tử nào trên ribbon Tài liệu, bạn không có Outlook 2016 hoặc Outlook 2013. Trong trường hợp này, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của mình trong bài viết Tôi có phiên bản Outlook nào?

Lựa chọn Mở và xuất > Nhập khẩu và xuất khẩu. Trình hướng dẫn Nhập và Xuất sẽ khởi chạy.

Lựa chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác và nhấn nút Hơn nữa.

Chọn một tùy chọn Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy và nhấn nút Hơn nữa.

Trong hộp thoại Nhập tệp Xác định vị trí tệp danh bạ và bấm đúp vào nó.

Chọn một trong các tùy chọn sau để chỉ định cách Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp:

Thay thế các bản sao khi nhập. Nếu liên hệ nằm trong Outlook và trong tệp của bạn, Outlook sẽ loại bỏ thông tin liên hệ đó và sử dụng thông tin trong tệp. Bạn nên chọn giá trị này nếu thông tin liên hệ trong tệp đầy đủ hơn hoặc cập nhật hơn trong Outlook.

Cho phép tạo bản sao.Đối với các liên hệ có trong cả Outlook và tệp, Outlook sẽ tạo các bản sao: một bản gốc Dữ liệu Outlook và cái còn lại có dữ liệu được nhập từ một tệp. Sau này bạn có thể hợp nhất thông tin này và loại bỏ các thông tin trùng lặp. Tùy chọn này là mặc định.

Không nhập trùng lặp. Nếu liên hệ nằm trong Outlook và trong một tệp, Outlook sẽ lưu thông tin liên hệ và loại bỏ dữ liệu khỏi tệp. Tùy chọn này sẽ được chọn nếu thông tin liên hệ trong Outlook đầy đủ hơn hoặc cập nhật hơn thông tin trong tệp.

Cuộn danh sách nếu cần thiết Lựa chọn thư mục lên, chọn thư mục Liên lạc và nhấn nút Hơn nữa. Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản email, hãy chọn thư mục Danh bạ bên dưới tài khoản bạn muốn.

Nhấn vào nút Hoàn thành(Sẵn sàng).

Outlook sẽ ngay lập tức bắt đầu nhập danh bạ của bạn. Khi thanh tiến trình nhập biến mất nghĩa là quá trình nhập đã hoàn tất.

Để xem danh sách liên hệ của bạn, ở cuối Outlook, hãy nhấp vào biểu tượng.

Để nhập danh bạ vào tài khoản của bạn Mục nhập triển vọng trên web, hãy sử dụng tệp dữ liệu có giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV).

Khuyên bảo:Để có được kết quả tốt nhất sử dụng tệp CSV được mã hóa UTF-8. Mã hóa này phù hợp với mọi ngôn ngữ và bảng chữ cái.

Chọn phiên bản

Ghi chú: Nếu tổ chức đã đặt logo trên thanh công cụ, giao diện có thể khác với giao diện trên.

Hướng dẫn về phiên bản mới của Outlook trên web

Hướng dẫn về Outlook cổ điển trên web

Tại sao tôi nên quan tâm đến mã hóa UTF-8?

Thông thường, khi nhập danh bạ, không cần phải đi sâu vào các kỹ thuật lưu trữ văn bản trong tệp CSV. Tuy nhiên, nếu thông tin liên hệ của bạn chứa các ký tự không có trong bảng chữ cái tiếng Anh, chẳng hạn như tiếng Hy Lạp, Cyrillic, tiếng Ả Rập hoặc tiếng Nhật, bạn có thể gặp sự cố khi nhập danh bạ của mình. Do đó, khi xuất, danh bạ phải được lưu trong tệp có mã hóa UTF-8, nếu tùy chọn này khả dụng.

Nếu danh bạ của bạn không thể xuất sang mã hóa UTF-8, bạn có thể chuyển đổi tệp CSV đã xuất từ sử dụng Excel hoặc ứng dụng bên thứ ba. Hướng dẫn sẽ khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng và phiên bản của nó.

Chuyển đổi tệp CSV sang mã hóa UTF-8 bằng sử dụng Microsoft Excel 2016

Trong Excel, tạo một cái mới tài liệu trống(sách).

Trên thực đơn Dữ liệu chọn mục Từ tệp văn bản/CSV. Chọn tệp CSV đã xuất (bạn có thể cần chọn loại tệp để xem tệp đó Tệp văn bản(....csv)). Nhấn vào nút Nhập khẩu.

Trong hộp thoại mở ra, trong trường Mã hóa tập tin chọn một mã hóa sẽ cung cấp hiển thị chính xác văn bản chẳng hạn Chữ Cyrillic (Windows 1251), và nhấn nút Tải xuống.

Đảm bảo rằng các ký hiệu được hiển thị chính xác trong Excel.

Trên tab Tài liệu chọn mục Lưu thành. Nhập tên tệp và chọn loại tệp CSV UTF-8 (được phân cách bằng dấu phẩy) (*.csv).

Kinh doanh và cá nhân thư điện tử là một phần không thể thiếu trong cuộc sống người đàn ông hiện đại. Gửi nhanh tin nhắn thư cho phép bạn giải quyết hiệu quả nhiều vấn đề và theo kịp mọi sự kiện quan trọng.

Trong cửa sổ xuất hiện, bạn có thể dễ dàng tìm thấy tùy chọn “Nhập danh bạ”. Tất cả những gì còn lại là tuân thủ tất cả các yêu cầu mà ứng dụng sẽ đưa ra.

Đầu tiên bạn cần xác định vị trí lưu file tiện ích mở rộng csv, sau đó chỉ cần nhấp vào nút “Mở” xuất hiện. Sau đó, một quá trình tự động sẽ bắt đầu, tải thành công tất cả danh bạ về iPhone của bạn. Việc này hoàn tất quá trình nhập tất cả địa chỉ liên hệ quan trọng đối với bạn.

Nhờ những hành động như vậy bạn có thể có địa chỉ liên lạc quan trọng luôn ở bên bạn, của riêng bạn tiện ích di động. Lưu trữ đồng thời địa chỉ email trên máy tính và thiêt bị di động cho phép bạn chắc chắn rằng việc mất dữ liệu không thể khắc phục được sẽ được loại trừ.