Cách tạo nhóm gửi mail Outlook. Tạo danh sách phân phối hoặc nhóm liên hệ trong Outlook cho PC. Cách tạo danh sách gửi thư trong các phiên bản Outlook khác nhau

Hướng dẫn

Khởi chạy Outlook. Nhấp đúp vào biểu tượng ứng dụng trên màn hình của bạn hoặc nhấp vào nút “Bắt đầu” và chọn mục mong muốn từ menu “Tất cả chương trình”. Sau khi tải xuống ứng dụng, chọn menu "Tệp" và tìm dòng "Mới". Khi bạn di chuột qua văn bản này, các mục con hành động sẽ xuất hiện. Tìm mục “Danh sách thư” và nhấp chuột trái vào nó. Một cửa sổ tạo và chỉnh sửa danh sách người nhận thư mới sẽ mở ra.

Nhập tên cho danh sách vào trường Tên. Bằng cách này, bạn có thể tạo một số nhóm người nhận khác nhau cho các nhiệm vụ khác nhau và sau đó nhanh chóng chuyển đổi giữa chúng. Ví dụ: “Khách hàng”, “Nhân viên”, “Bạn bè”, v.v.

Nhấp vào nút có nhãn "Chọn thành viên" để thêm người nhận từ sổ địa chỉ của bạn. Tìm người bạn cần trong danh sách và nhấn OK. Cửa sổ chọn người nhận sẽ đóng và người nhận sẽ xuất hiện trong danh sách gửi thư; lặp lại cho đến khi bạn nhập tất cả các địa chỉ được yêu cầu. Phương pháp này rất phù hợp nếu bạn đã nhập tên và e-mail của những người mà bạn muốn gửi thư vào sổ địa chỉ Outlook của mình. Nếu đây là tên mới, bạn phải sử dụng phương pháp khác để nhập người nhận.

Nhấp chuột trái vào “Thêm”. Một cửa sổ nhỏ sẽ mở ra, trong đó bạn sẽ thấy các trường “Tên viết tắt” và “Địa chỉ email”. Sao chép và dán tên và địa chỉ nếu bạn có email từ người đó hoặc nhập tên và địa chỉ mới theo cách thủ công. Nhấp vào OK (nó sẽ chỉ hoạt động sau khi bạn nhập địa chỉ email của mình). Hộp thoại sẽ đóng lại và một dòng mới sẽ xuất hiện trong danh sách người nhận. Lặp lại bước này nhiều lần nếu cần để thêm tất cả người đăng ký gửi thư.

Nhấp vào nút “Tệp” ở dòng trên cùng của cửa sổ và chọn “Lưu”. Nhấp chuột trái vào nó và trong vài giây, danh sách gửi thư Outlook sẽ được tạo.

Nguồn:

• cách tạo danh sách

Hướng dẫn

Gọi menu hệ thống chính bằng cách nhấp vào nút “Bắt đầu” và đi tới “Tất cả chương trình”. Mở rộng liên kết Microsoft Office và khởi chạy ứng dụng Outlook. Để sử dụng tên của người nhận có trong sổ địa chỉ của ứng dụng, hãy mở rộng menu "Tệp" trong bảng dịch vụ trên cùng của Oulook và chọn lệnh "Tạo".

Chọn tiểu ban Danh sách gửi thư và nhập tên mong muốn của danh sách bạn muốn tạo vào dòng Tên. Chuyển đến tab "Danh sách phân phối" trong hộp thoại mở ra và sử dụng liên kết "Chọn thành viên". Chỉ định sổ địa chỉ chứa các địa chỉ email mong muốn trong thư mục Sổ Địa chỉ. Nhập tên của người nhận đã chọn vào dòng “Tìm kiếm” và đánh dấu tên đã xác định trong thư mục nằm bên dưới dòng tìm kiếm. Nhấp vào liên kết “Người tham gia” và lặp lại tất cả các bước trên cho từng địa chỉ gửi thư mong muốn. Xác nhận hành động đã chọn bằng cách nhấp vào OK.

Nếu bạn gửi email cho một nhóm thường xuyên, bạn cần nhập hoặc chọn địa chỉ email của tất cả các thành viên trong nhóm lần lượt mỗi khi bạn gửi email. May mắn thay, Outlook có tính năng tạo danh sách phân phối bao gồm tất cả địa chỉ email của các thành viên trong nhóm. Bạn chỉ cần chọn một danh sách gửi thư, sau đó địa chỉ email của bạn sẽ được gửi đến tất cả những người nhận được chỉ định trong danh sách gửi thư. Các hướng dẫn sau đây sẽ chỉ cho bạn cách tạo và sử dụng danh sách gửi thư.

Kutools cho Outlook: Hơn 100 công cụ nâng cao mới cho Outlook.
Tab văn phòng: Cho phép chỉnh sửa và duyệt tab trong văn phòng , Giống như Chrome, Firefox, IE 8/9/10.
Thực đơn cổ điển: Đưa các menu và thanh công cụ cũ trở lại dành cho Office 2007, 2010, 2013, 2016 và 2019.

Tạo và sử dụng danh sách phân phối trong Outlook

1. Khởi chạy Outlook 2013 hoặc 2010, nhấp vào trang chủ > Hàng mới. Xem ảnh chụp màn hình:

2. Nhấp vào Các mặt hàng khác > liên hệ Nhóm

3. Bật liên hệ Nhóm băng, nhấp chuột Thêm người tham gia.

4. Chọn Từ sổ địa chỉ trong danh sách thả xuống để thêm người tham gia.

5. trong Chọn người tham gia chọn một trong những người nhận và sau đó nhấp vào Người dùng cộng đồng cái nút. Lặp lại thao tác này cho đến khi danh sách phân phối này bao gồm tất cả địa chỉ email của thành viên nhóm. Sau đó nhấn vào ĐƯỢC RỒI Cái nút.

7. Khi bạn muốn gửi email cho nhóm này, hãy chọn danh sách gửi thư từ Chọn tên hộp thoại, bấm vào ĐẾN rồi bấm vào ĐƯỢC RỒI cái nút. Xem ảnh chụp màn hình:

Kutools for Outlook - Hơn 100 tính năng nâng cao cho Outlook, nâng cao hiệu quả 70% cho bạn

• Các hoạt động phức tạp và lặp đi lặp lại có thể được hoàn thành bằng cách xử lý một lần trong vài giây.
• Chuyển tiếp nhiều email riêng lẻ chỉ bằng một cú nhấp chuột và tự động chuyển tiếp theo quy định.
• Tự động CC/BCC mỗi khi bạn gửi email và dễ dàng thiết lập các quy tắc, cộng với trả lời tự động mà không cần trao đổi máy chủ.
• Bộ lọc thư rác mạnh mẽ, loại bỏ các email trùng lặp, trả lời kèm theo tệp đính kèm, hàng loạt thao tác chỉ bằng một cú nhấp chuột, v.v...
• Dùng thử miễn phí không giới hạn 60 ngày. Đảm bảo hoàn tiền trong 60 ngày. Cập nhật và hỗ trợ miễn phí 2 năm. Mua một lần, sử dụng mãi mãi.

Hướng dẫn từng bước:

Tại tạo một liên hệ mới trong Outlook, việc chỉ định tên liên hệ là đủ (và bắt buộc). Nhưng sẽ cực kỳ thuận tiện khi thêm các thông tin hữu ích khác vào thông tin liên hệ - nơi làm việc, địa chỉ nhà, số điện thoại, v.v. Điều này sẽ giúp bạn tỉnh táo và giữ tất cả thông tin của bạn ở một nơi.

Để thực hiện việc này, bạn chỉ cần làm như sau:

1. Nếu khi mở Outlook, bạn không thấy bất kỳ liên hệ nào, hãy nhấp vào nút Danh bạ có sẵn trong bảng điều hướng (ở phía bên trái của cửa sổ chương trình chính):
2. Bấm vào nút Tạo (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+N)
3. Một cửa sổ để tạo một liên hệ mới trong Outlook 2007 sẽ xuất hiện, trong đó nhập họ và tên của liên hệ và, nếu cần (và trên thực tế, điều này rất thuận tiện), thông tin về nơi làm việc và vị trí:
   
4. Thêm email của liên hệ bạn đang tạo trong Outlook 2007. Tên ngắn có trong thông tin liên hệ sẽ tự động xuất hiện sau khi thêm địa chỉ email. Nếu muốn (hoặc cần thiết), hãy thêm địa chỉ trang web:
   
5. Outlook 2007 cho phép bạn thêm tối đa ba địa chỉ email khác nhau vào thông tin liên hệ của mình. Bằng cách nhấp vào menu thả xuống:
   bạn có thể thêm địa chỉ email liên hệ bổ sung:
   
6. Trong phần "Điện thoại", thêm số điện thoại cơ quan, nhà riêng, di động và fax:
   
7. Trong phần "Địa chỉ", nhập địa chỉ cơ quan của người đó: Trường địa chỉ nhà cũng có sẵn để điền vào:
8. Trong phần ghi chú, bạn có thể viết nhiều ghi chú khác nhau về số liên lạc. Tại đây, bạn có thể đặt nhiều thông tin khác nhau mà bạn không muốn luôn ghi nhớ trong bộ nhớ - ví dụ: loại này:
9. Ở góc trên bên phải cửa sổ (ngay phía trên “Ghi chú”), bạn sẽ thấy thẻ liên hệ dần dần điền dữ liệu bạn nhập:
10. Nếu bạn đã thêm tất cả thông tin cần thiết vào các trường biểu mẫu tạo liên hệ mới trong Outlook 2007, nhấp vào nút “Lưu và thoát” ở phần trên bên trái của cửa sổ:

Kết quả hành động của chúng tôi sẽ là liên hệ được tạo, sẽ xuất hiện trong phần Danh bạ Outlook 2007:

Như chính bạn đã thấy, tạo một liên hệ mới trong Outlook 2007 rất dễ!

Có những tình huống bạn phải gửi tin nhắn cho một nhóm người. Để không thêm những người giống nhau vào danh sách người nhận mọi lúc, Outlook có khả năng tự động hóa quy trình này.

Bây giờ hãy chuyển sang tạo một nhóm liên lạc. Mở Outlook 2010 và chọn chế độ xem " Liên lạc" và nhấp vào " trang chủ" Chọn mục “ Tạo một nhóm liên lạc"(Hình 1)

Trong lĩnh vực " Tên"nhập tên của nhóm mà chúng tôi sẽ áp dụng gửi thư tự động và chọn mục " Thêm người tham gia».

Chọn phương pháp mà chúng tôi sẽ thêm người tham gia Nhóm liên hệ: Từ danh bạ Outlook, từ sổ địa chỉ hiện có, bằng cách tạo một liên hệ mới. Trong ví dụ của chúng tôi, đây là việc thêm liên hệ từ Outlook.

Trong cửa sổ mở ra, chọn liên hệ mà chúng tôi muốn thêm vào Nhóm liên hệ và bấm vào “ Những người tham gia" Sau đó đừng quên nhấp vào “ Lưu và đóng"(Hình 2).

Chúng tôi kiểm tra tính đúng đắn của hành động của chúng tôi. Tạo một tin nhắn mới. Trong lĩnh vực " Với ai…» viết tên của cái chúng tôi đã tạo Nhóm liên hệ. Nếu bạn cần xóa một số liên hệ khỏi danh sách gửi thư, thì trong phần “ Với ai…» tin nhắn, nhấp vào dấu cộng (+) bên cạnh tên danh sách gửi thư để xem nội dung của nó, sau đó xóa tên của những người bạn không muốn gửi tin nhắn đến (Hình 3).

Sử dụng BCC trong Outlook

Khi trao đổi qua e-mail, sẽ thuận tiện để sao chép tất cả những người quan tâm đến việc làm quen với thư từ nhưng không tham gia vào nó. Trong những trường hợp như vậy, người nhận thư sẽ thấy rằng lá thư đã đến tay mình và cũng sẽ nhìn thấy tất cả những người có trong bản sao của bức thư.

Nhưng phải làm gì khi bạn không muốn cho đối tác biết rằng có ai đó không phải anh ta đang nhận được bức thư này? Trong trường hợp này, hãy sử dụng trường Bcc. Tạo một email mới, đi tới " Tùy chọn" và chọn menu " Hiển thị người nhận BCC"(Hình 1).

Nhập địa chỉ và gửi thư cho người nhận.

Thời đại hiện đại đi kèm với cường độ đáng kinh ngạc. Hầu như mỗi ngày bạn phải thực hiện các hành động, tốc độ quyết định hiệu quả của các hoạt động và sau đó, sự thành công trong quá trình phát triển sự nghiệp của bạn cũng có thể phụ thuộc vào.

Thường thì bạn phải gửi đi những thư từ quan trọng. Nếu thư được gửi đến cùng một người dùng, thì câu hỏi cấp bách sẽ đặt ra là làm thế nào để tạo nhóm phân phối trong Outlook, điều này sẽ tiết kiệm đáng kể thời gian, cho phép bạn thực hiện một số thao tác bổ sung.

Thật vậy, ứng dụng email Outlook đi kèm với nhiều chức năng thành công giúp quá trình hoàn thành nhiều tác vụ trở nên dễ dàng hơn.

Nếu nhiệm vụ chuyên môn của bạn bao gồm làm việc với tài nguyên thư, không chỉ đọc và gửi thư mà còn gửi nhiều tài liệu khác nhau cho đối tác trực tiếp của bạn, thì việc nghiên cứu thông tin về cách tạo nhóm gửi thư trong Outlook thực sự hữu ích.

Thành lập một nhóm liên lạc

Nếu bạn quan tâm đến cách tạo danh sách gửi thư trong Outlook, trước hết, bạn nên quyết định xem bạn muốn ai hoặc được yêu cầu chuyển tiếp những bức thư quan trọng theo mô tả công việc của bạn. Trong hầu hết các trường hợp, tất cả những người dùng này đều đã có trong danh sách liên hệ của Outlook, nhưng để tiết kiệm thời gian, cách hữu ích nhất là kết hợp họ thành một nhóm chung.

Đang tạo danh sách

Việc gửi thư tức thì hoàn toàn dễ dàng nếu bạn tạo trước danh sách các đối tác kinh doanh. Vì lý do này, nhiệm vụ ban đầu của bạn là tạo một danh sách liên hệ hữu ích cho bạn và để làm được điều này, hãy nghiên cứu kỹ đề xuất của những người dùng có kinh nghiệm về cách tạo danh sách gửi thư trong Outlook.

Khởi chạy ứng dụng email Outlook, ở cuối cửa sổ bên trái, bạn có thể dễ dàng tìm thấy menu “Danh bạ”, nhấp vào nó.

Bây giờ, trên dải băng menu ngang, hãy tìm và nhấp vào nút “Tạo nhóm liên hệ”.

Ứng dụng thư sẽ nhắc bạn nhập tên của nhóm bạn đang tạo.

Bạn có thể nghĩ ra bất kỳ tên nào, chỉ cần lưu ý rằng nếu bạn có ý định tạo một số nhóm cho các dịp khác nhau, thì tên của mỗi nhóm phải sao cho bạn không nhầm lẫn chúng một cách vội vàng và không gửi thư đến sai địa chỉ .

Khi bạn đã nghĩ ra tên và đã nhập tên đó vào dòng, hãy nhấp vào nút tiếp theo “Thêm người tham gia”.

Ứng dụng thư sẽ ngay lập tức cung cấp cho bạn một số tùy chọn để thêm người dùng, trong đó hãy chọn tùy chọn đầu tiên, tập trung vào việc thêm người nhận thư từ danh bạ của chính ứng dụng Outlook.

Trong cửa sổ mới mở ra, tất cả những gì bạn phải làm là chọn những liên hệ cần thiết, sau đó nhấp vào nút “Người tham gia”. Bằng cách này, bạn có thể tạo danh sách tất cả những người mà bạn nên gửi thư từ nhất định.

Đừng quên nhấp vào “OK” khi hoàn tất việc tạo danh sách liên hệ, nếu không, do bạn quên nên danh sách sẽ không được lưu, bạn sẽ phải thực hiện lại tất cả các thao tác này.

Nếu bạn mới bắt đầu làm việc trong một ứng dụng như vậy, bạn sẽ không có một địa chỉ email nào được liệt kê trong sổ địa chỉ Outlook của mình; bạn sẽ phải nhập các địa chỉ này theo cách thủ công khi tạo danh sách đối tác. Đừng lười biếng và hãy dành thời gian một lần, lần sau bạn sẽ có thể đánh giá cao lợi ích của những thao tác bạn đã thực hiện.

Cách gửi thư từ

Sau khi bạn đã quản lý để tạo danh sách tất cả những người nhận mà bạn phải duy trì liên lạc chặt chẽ hàng ngày thông qua tài nguyên email, tất cả những gì còn lại là hiểu cách gửi bản tin đến một nhóm đã tạo trong Outlook.

Việc này cũng không có gì phức tạp, bạn sẽ học mọi thứ rất nhanh và ghi nhớ ngay lần đầu tiên.

Tạo một tin nhắn mới hoặc mở một lá thư cần gửi đến tất cả các đối tác mà bạn đã chỉ định trước đó. Trong trường "Tới", chỉ cần nhập tên bạn đặt cho nhóm. Tất cả địa chỉ email của tất cả các đối tác sẽ được thêm tự động. Bạn sẽ không nhìn thấy chúng vì chỉ có tên nhóm xuất hiện trên thanh địa chỉ.

Nhập các ký tự đầu tiên của tên - và nhóm sẽ được đề xuất tự động

Để đảm bảo rằng bức thư sẽ đến đích, hãy nhấp vào “Gửi”, tất cả những người tham gia sẽ ngay lập tức nhận được tin nhắn từ bạn.

Có thể xảy ra trường hợp bạn cần chuyển tiếp thư từ cho những người tham gia này, nhưng có một số trường hợp ngoại lệ.

Trong trường hợp này, ban đầu hãy thực hiện mọi thứ như mô tả ở trên và sau khi tên nhóm đã được chỉ định trên thanh địa chỉ, hãy chú ý đến dấu cộng nhỏ gần đó.

Bấm vào dấu cộng này, ngay sau đó toàn bộ danh sách người nhận sẽ mở ra. Nếu bạn cần xóa ai đó vì họ không cần bức thư cụ thể này, hãy xóa họ khỏi danh bạ của người nhận và gửi thư ngay lập tức.

Như bạn có thể thấy, không có gì phức tạp khi tạo danh sách nhóm hoặc khi chuyển hướng trực tiếp thư từ. Outlook là một ứng dụng email tuyệt vời có rất nhiều tính năng tuyệt vời giúp bạn hoàn thành công việc dễ dàng hơn, vì vậy hãy tìm hiểu về ứng dụng này và giúp công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn đồng thời tăng năng suất của bạn.