Thư từ qua email làm bằng chứng. Quy định về thư từ kinh doanh
Chúng tôi gửi hàng chục email mỗi ngày. Đôi khi đây là những tin nhắn rất ngắn, chẳng hạn như: “Chúng ta đi ăn trưa nhé?” Đôi khi - với sự trợ giúp của nó, bạn sẽ trình bày doanh nghiệp hoặc trang web của mình. Khi có nhiều thư và ít thời gian, chúng ta bắt đầu vội vã và mắc lỗi. Thường là chuyện nhỏ, chẳng hạn như lỗi đánh máy, nhưng đôi khi có những điều xảy ra có thể gây tổn hại nghiêm trọng đến danh tiếng của bạn và làm hỏng mối quan hệ của bạn với khách hàng hoặc nhân viên.
Điều này có thể tránh được, bạn chỉ cần thu thập và biết về một số cạm bẫy. Dưới đây là những lỗi thường gặp nhất khi gửi email. Đọc kỹ và nhớ rằng trước tiên bạn cần tạm dừng một chút, kiểm tra xem mọi thứ đã đúng thứ tự chưa và chỉ sau đó nhấp vào nút “Gửi”.
Bạn đang gõ sai địa chỉ
Sai lầm phổ biến nhất và khó chịu nhất. Hãy tưởng tượng bạn muốn gửi những bức ảnh khá cá nhân cho một người bạn nhưng bạn lại tự động nhập địa chỉ của sếp hoặc khách hàng của mình. Và chỉ sau khi lá thư rời đi, bạn mới kinh hoàng nhận ra chuyện gì vừa xảy ra. Nếu có điều gì an ủi thì mỗi chúng ta đều từng rơi vào tình huống này ít nhất một lần trong đời: luật sư gửi tài liệu mật cho bên đối diện, nhà thiết kế gửi nhầm bố cục trang web cho nhầm khách hàng, v.v. Nhưng khi điều này xảy ra với chúng ta, dường như mặt đất biến mất dưới chân chúng ta.
May mắn thay, nhiều dịch vụ email, ví dụ như Gmail, có chức năng này. Hãy bật nó lên và chỉ định một khoảng thời gian lớn - nó yên tĩnh hơn, bạn biết đấy.
Bạn quên mất tệp đính kèm
Bạn đã viết rằng có một tập tin nào đó được đính kèm trong thư nhưng bạn lại quên đính kèm nó. Một lỗi phổ biến khác thường dẫn đến hiểu lầm và xin lỗi. Một mặt, không sao cả, không ai là hoàn hảo, nhưng tốt hơn hết bạn nên kiểm tra mọi thứ trước rồi mới gửi thư. Và để tránh những câu hỏi từ người nhận, chúng tôi khuyên bạn nên liệt kê trực tiếp tất cả các tệp đính kèm trong nội dung của bức thư. Ví dụ như thế này:
Xin chào Maxim! Tôi đang gửi cho bạn một số tập tin, chúng được đính kèm:
Thỏa thuận dịch vụ
GIF với một con mèo
Bạn không nghĩ về thiết kế
Họ chào đón bạn, như bạn nhớ, bằng quần áo của họ. Nếu bạn muốn ngăn email của mình khiến bạn muốn xóa nó ngay lập tức, hãy làm việc trên biểu mẫu của nó. Họ nói rằng bạn cần phải dành nhiều thời gian cho nó cũng như cho nội dung. May mắn thay, hôm nay thật dễ dàng. Để thực hiện việc này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng ứng dụng Wix ShoutOut, chọn mẫu phù hợp và thêm văn bản của bạn vào đó. Không cần kiến thức đặc biệt, chỉ cần đảm bảo mọi thứ trông gọn gàng và đẹp mắt. Nhân tiện, một bản tin tốt có những bí mật và quy tắc riêng, vì vậy chúng tôi khuyên bạn nên đọc giám đốc tiếp thị qua email của chúng tôi. Đừng cảm ơn tôi.
Bạn không nêu rõ chủ đề của bức thư
Chủ đề của bức thư thực hiện vai trò gần giống như tiêu đề của văn bản. Nó xuất hiện bên cạnh tên của bạn, người nhận nhìn thấy và hiểu những gì bạn đã gửi cho họ: hóa đơn, kết quả cuộc họp, lời mời làm việc, bố cục trang web, v.v. Hãy nhớ rằng chủ đề phải được xây dựng rõ ràng để nếu cần, một người sẽ nhanh chóng tìm thấy lá thư của bạn và thuyết phục để anh ta quan tâm, chẳng hạn như nếu chúng ta đang nói về một bản tin. Cách đây không lâu, chúng tôi đã viết về việc nếu bạn quên thì nên đọc lại.
Bạn không lưu bản nháp
Nếu bạn thích viết thư trong trình soạn thảo văn bản thì hãy lưu lại thường xuyên, nếu không bạn sẽ ngồi ngồi viết thư cả ngày, rồi đột nhiên máy tính bị treo và mọi thứ biến mất. Hoặc viết trực tiếp vào dịch vụ email - sau đó tất cả các bản phác thảo của bạn sẽ tự động được lưu vào thư mục “Bản nháp”.
Bạn đang thô lỗ
Sự lịch sự trong thư từ cũng không kém phần quan trọng so với trong cuộc sống. Dưới đây là những quy tắc cơ bản mà mọi người phải tuân theo:
Luôn cảm ơn người gửi bức thư, đặc biệt nếu bạn thấy rằng anh ấy đã làm rất tốt. Bạn có nhớ khi còn nhỏ tất cả chúng ta đều được dạy những từ “ma thuật” không? Đừng quên họ, dù chúng ta đã trưởng thành.
Hãy bình tĩnh, ngay cả khi vấn đề cực kỳ khẩn cấp và quan trọng. Sự lo lắng và trách móc chắc chắn sẽ không dẫn đến điều gì tốt đẹp.
Bắt đầu và kết thúc bức thư của bạn bằng những cụm từ thông dụng. Mức độ trang trọng sẽ phụ thuộc vào việc bạn đang trao đổi thư từ với ai. Nếu đây là sếp của bạn hoặc chỉ là một nhân viên chính thức, đừng sử dụng “Xin chào”, “Tạm biệt” hoặc “Những nụ hôn”. Và ngược lại, nếu bạn đang viết thư cho đồng nghiệp hoặc bạn bè, bạn có thể viết mà không cần dùng từ “Trân trọng” truyền thống.
Bạn không đọc lại văn bản
Lỗi chính tả có thể làm hỏng toàn bộ ấn tượng, vì vậy hãy đọc lại bức thư đã viết một cách cẩn thận, tốt nhất là vài lần. Nếu bạn có bất kỳ nghi ngờ nào về chính tả hoặc cú pháp, hãy truy cập Gramota.ru. Tốt hơn là bạn nên đo bảy lần, tức là kiểm tra, hơn là xin lỗi lỗi chính tả và chứng minh rằng bạn thực sự biết chữ.
Và nhân tiện: nếu bạn sợ vô tình gửi một bức thư còn dang dở, trước tiên hãy viết toàn bộ văn bản và chỉ sau đó nhập địa chỉ người nhận.
Bạn không đưa đúng người vào bản sao của bức thư
Hãy tìm hiểu xem ai thực sự có thể nhận được thư của bạn. Trường Đến là người nhận chính. Trường "Ss" - người sẽ nhận được bản sao. Anh ta không liên quan trực tiếp đến vấn đề đang được thảo luận nhưng muốn hoặc cần phải nhận thức được. Trường "Bcc" là người nhận ẩn. Bạn thêm chúng nhưng người nhận chính không nhìn thấy chúng. Và ở đây bạn cần phải cẩn thận: bạn có thể nhầm lẫn giữa Cc và Bcc, khi đó người nhận sẽ nghĩ rằng mình đang bị theo dõi.
Hãy nhớ rằng điều quan trọng là một số người phải nhận thức được điều gì đang xảy ra. Bạn không muốn nghe những lời trách móc về việc “Sao bạn không thể thêm tôi vào bản sao?!” Tôi đã làm việc cho dự án này trong hai tháng!” Nếu nghi ngờ, hãy thêm tất cả những người có liên quan đến câu hỏi. Có thể không phải ai cũng vui vì bị phân tâm, nhưng sẽ không có lời phàn nàn nào chống lại bạn.
Không có cách nào trong kinh doanh mà không có thư từ kinh doanh. Không quan trọng bạn viết thư thay mặt cho một công ty hay thay mặt chính bạn với tư cách là một doanh nhân cá nhân - thư từ kinh doanh sẽ luôn đóng một vai trò quan trọng. Hay đúng hơn là cách bạn tuân theo các quy tắc của nó. Các đối tác kinh doanh hoặc khách hàng tiềm năng của bạn sẽ đánh giá bạn phần lớn qua cách bạn giao tiếp với họ. Có thể nói, một bức thư kinh doanh là “bộ mặt” của một doanh nhân. Và để không làm mất “thể diện” này, điều quan trọng là phải biết về những quy tắc vàng trong thư từ trong kinh doanh.
Quy tắc trao đổi thư từ trong kinh doanh qua email
Vì e-mail hiện được sử dụng thường xuyên hơn nhiều so với thư thông thường nên chúng tôi quyết định chú ý đến cách tiến hành trao đổi thư từ kinh doanh trực tuyến đúng cách. Dưới đây là một số khuyến nghị mà nếu làm theo sẽ giúp bạn không bị mất mặt trước người đối thoại.
Tên hộp thư
Điều đầu tiên thu hút sự chú ý của chúng ta khi mở một email mới là địa chỉ mà nó được gửi. Nhiều người đánh giá thấp tầm quan trọng của điểm này và gửi thư kinh doanh từ tài khoản email cá nhân của họ. Không có gì sai với điều này miễn là địa chỉ email chỉ chứa tên của bạn ở định dạng mà con người có thể đọc được. Nhưng nếu có nhiều biệt danh khác nhau như “kissa1988” hoặc “pupsik-26”, thì việc gửi thư kinh doanh từ một tài khoản email như vậy đơn giản là không thể chấp nhận được. Hãy tưởng tượng một người sẽ có cảm xúc như thế nào khi nhận được lời đề nghị kinh doanh từ một “em bé” hoặc “người yêu”.
Ngoài ra, các địa chỉ email bắt đầu bằng info@, inbox@ và những thứ tương tự không được hoan nghênh trong thư từ kinh doanh. Những địa chỉ như vậy đơn giản là không được coi trọng và có khả năng cao là bức thư thậm chí sẽ không được mở. Lựa chọn tốt nhất là tiến hành trao đổi thư từ kinh doanh từ hộp thư [email được bảo vệ], trong đó name là họ và tên của bạn, company là tên công ty.
Người nhận
Trong thư từ qua email, có thể gửi thư đến người nhận trực tiếp và sao chép những người nhận khác. Người nhận trong bản sao của bức thư không được phép trả lời nó. Họ giống như những người quan sát được mời. Vì vậy, trước khi gửi thư, hãy xác định trước chính xác người mà bạn muốn nhận câu trả lời cho bức thư và sắp xếp người nhận một cách chính xác. Tuy nhiên, nếu có thể, đừng liệt kê nhiều người là người nhận trực tiếp email của bạn. Một tình huống có thể xảy ra là không ai trong số họ sẽ trả lời bạn nếu mỗi người quyết định “chuyển” trách nhiệm này sang một người nhận khác trong đầu.
Nếu chính bạn thấy mình đang ở trong một bản sao của một bức thư kinh doanh, thì như bạn đã hiểu, người gửi không chờ đợi phản hồi của bạn. Nhưng nếu cần phải trả lời cụ thể cho bạn thì bạn có thể làm điều này, nhưng sẽ lịch sự hơn nếu bạn xin lỗi ở đầu thư vì đã “can thiệp”.
Định dạng một chữ cái
Phong cách kinh doanh chính thức. Tất nhiên, trong thư từ kinh doanh, phong cách viết trang trọng được sử dụng. Phong cách này được đặc trưng bởi sự vắng mặt của tính từ mô tả, trình độ và chi tiết không cần thiết. Chỉ có chi tiết cụ thể, rõ ràng và logic. Sau khi viết một bức thư kinh doanh, sẽ rất hữu ích nếu bạn đọc lại và loại bỏ tất cả các cụm từ không mang bất kỳ ý nghĩa đặc biệt nào và không làm thay đổi bản chất của những gì đã viết. Chỉ khi bạn chắc chắn rằng tất cả các từ và cụm từ như vậy đã bị loại bỏ thì bạn mới có thể nói rằng quy tắc viết thư kinh doanh này đã được tuân thủ.
Trình độ học vấn. Nói rằng một bức thư kinh doanh phải được viết chính xác và không có lỗi cũng giống như nói “người tuyết phải được làm bằng tuyết”. Tuy nhiên, không thể bỏ qua quy tắc này. Biết chữ là một yếu tố cơ bản của bất kỳ bài viết nào. Một người viết thư kinh doanh mắc lỗi chính tả khó có thể được ai coi trọng.
Chủ đề thư.Đó là điều cần thiết để viết nó. Hơn nữa, hãy cố gắng viết nó ngắn gọn nhưng cô đọng - để người nhận chỉ nhìn thoáng qua là có thể hiểu ngay nội dung bức thư. Chủ đề không bao giờ nên bao gồm một từ. “Thông tin”, “Câu hỏi”, v.v. – chủ đề thư kinh doanh không chính xác. “Đề xuất từ Công ty X” là chủ đề phù hợp. Nếu thông tin trong thư của bạn đặc biệt quan trọng, thì bạn có thể đánh dấu nó bằng cờ “tầm quan trọng” đặc biệt, có sẵn ở hầu hết các dịch vụ e-mail.
Nét chữ. Văn bản của bức thư trước hết phải dễ đọc. Do đó, hãy sử dụng phông chữ Arial hoặc Times New Roman, chọn cỡ chữ trung bình (ví dụ: trong mail.ru cỡ chữ tối ưu là 3). Đừng thử nghiệm với phông chữ hoặc màu sắc. Điều này không phù hợp trong thư từ kinh doanh. Không sử dụng Caps Lock, dấu chấm than hoặc bất kỳ ký tự đặc biệt nào (kể cả biểu tượng cảm xúc). Điều duy nhất được phép là đánh dấu một số cụm từ in nghiêng hoặc in đậm. Nhưng hãy cố gắng chỉ sử dụng điều này khi thực sự cần thiết.
Để dễ đọc và truyền đạt ý tưởng tốt hơn, bạn có thể sử dụng các tiêu đề phụ xuyên suốt nội dung của bức thư. Nhưng không nên có quá nhiều - không quá 3-4.
Một đoạn văn không nên dài quá 4 dòng văn bản. Khi chúng ta đọc những đoạn văn rất dài, văn bản sẽ bị mờ đi và ý chính có thể bị mất.
Bất kỳ bảng liệt kê và danh sách nào cũng phải được lập bằng cách sử dụng các điểm đánh dấu đặc biệt.
Mẫu công ty. Sẽ thật tuyệt nếu bạn phát triển một mẫu email mang thương hiệu theo phong cách công ty của mình. Và bạn sẽ chỉ gửi tất cả thư kinh doanh bằng mẫu này. Điều này sẽ cho phép bạn nổi bật so với những người còn lại nhưng vẫn duy trì được tính trang trọng mà một bức thư kinh doanh yêu cầu. Tuy nhiên, bạn không nên lạm dụng việc “xây dựng thương hiệu” - sự sáng tạo quá mức sẽ chỉ gây hại cho bức thư. Tuy nhiên, chúng ta đang nói về giao tiếp kinh doanh chứ không phải giải trí. Cũng đừng quên rằng người nhận có thể đọc email của bạn không chỉ trên máy tính mà còn trên thiết bị di động. Do đó, mẫu phải được tối ưu hóa cho các độ phân giải màn hình khác nhau.
Một lá thư chỉ nên chứa một mục tin tức. Và theo đó, người nhận chỉ nên mong đợi một hành động mục tiêu. Việc đưa nhiều câu hỏi, đề xuất hoặc yêu cầu tới người nhận vào một lá thư cùng một lúc được coi là không đúng.
Bất kỳ thư kinh doanh nào cũng nên được chia thành các phần sau:
- giới thiệu;
- phần chính;
- Phần kết luận.
Trong phần giới thiệu, hãy nêu ngắn gọn mục đích của bức thư và lý do viết nó. Phần chính là bản chất của bức thư. Tóm lại, bạn cần tóm tắt những điều trên - đây có thể là kết luận, yêu cầu, hướng dẫn, đề xuất, v.v. Việc sử dụng bất kỳ “phần tái bút” nào trong thư từ kinh doanh là điều cực kỳ không mong muốn. Bức thư không được chứa những câu cách ngôn, ẩn dụ, tục ngữ, v.v.
Nếu bạn cần gửi hình ảnh đồ họa trong một bức thư, đừng chèn nó vào văn bản của bức thư mà hãy đính kèm nó dưới dạng một tệp riêng biệt. Hình ảnh có thể không hiển thị chính xác trên các thiết bị khác nhau hoặc có thể bị tắt hoàn toàn trong giao diện chương trình email của người nhận. Trong phần nội dung của bức thư, nếu cần, chỉ cần ghi rõ “thông tin có trong tệp đính kèm”. Nếu có một số tệp như vậy, hãy nhớ viết tên của chúng.
Nếu sử dụng từ viết tắt, từ rút gọn thì phải chắc chắn 100% người nhận sẽ hiểu ý bạn. Nói chung, tốt hơn hết là chơi an toàn và không sử dụng những thứ như vậy.
Thiếu cảm xúc. Thư kinh doanh không nên chứa bất kỳ cảm xúc nào. Ở tất cả. Ngay cả khi bạn đang viết đơn khiếu nại và bạn thực sự muốn thể hiện hết sự phẫn nộ của mình, hoặc ngược lại, bạn chân thành cảm ơn đối tác của mình vì một giao dịch thành công. Một lá thư kinh doanh nên được kiềm chế và thậm chí, ở một mức độ nào đó, phải máu lạnh. Mọi người đều coi trọng cá tính của mình, nhưng thư từ trong kinh doanh không phải là cách tốt nhất để thể hiện điều đó. Một lá thư chính thức từ người vui hay người buồn, người gác cổng hay CEO đều phải giống nhau.
Sử dụng từ vựng kinh doanh.Để kết nối các câu trong thư từ kinh doanh, các biểu thức ổn định sau đây được sử dụng:
1) vì lý do đó;
2) trên cơ sở nào;
3) do (cái gì đó);
4) phù hợp với;
5) dựa trên;
6) có tính đến;
7) xem xét;
những gì phục vụ.
Và như thế. Ngoài ra, trong các bức thư kinh doanh, người ta được phép sử dụng các từ viết tắt và các từ viết tắt thường được chấp nhận trong ngành mà bức thư được viết. Nếu bạn nghi ngờ liệu người nhận có hiểu một từ viết tắt cụ thể hay không, thì tốt hơn là bạn nên viết cụm từ đầy đủ.
Lời chào hỏi. Xin đừng bao giờ sử dụng câu nói sáo rỗng "Chúc một ngày tốt lành". Người ta có thể nói đây là hình thức tồi không chỉ đối với thư từ kinh doanh mà còn đối với email nói chung. Tùy chọn lời chào tối ưu là “Xin chào, Tên/Tên đệm”. Nhân tiện, thật tốt khi gọi người nhận thư bằng tên không chỉ trong lời chào mà còn dọc theo văn bản. Nếu bạn đang viết một lá thư cho một người mà bạn không quen biết, ngay từ đầu bạn phải cho biết địa chỉ của người nhận mà bạn lấy được.
Kích cỡ chữ. Một lá thư kinh doanh không phải là một tác phẩm hư cấu hay những suy nghĩ cá nhân của bạn “về một chủ đề”. Bức thư nên càng ngắn càng tốt để truyền tải tất cả thông tin trong đó. Sẽ là tối ưu nếu văn bản của bức thư vừa với một “màn hình”. Đọc thư dài mệt mỏi, nhiều người thấy khó chịu.
Trả lời thư. Khi bạn trả lời email bạn nhận được, hãy luôn nhấp vào nút “Trả lời” thay vì nút “Viết email”. Với tùy chọn đầu tiên, toàn bộ lịch sử thư từ của bạn sẽ tự động được đưa vào phản hồi của bạn. Điều này đúng, bởi vì một người có thể không nhớ ngay bạn là ai và bạn muốn gì ở anh ta nếu anh ta không nhìn thấy lý lịch. Đặc biệt nếu đã hơn 5 ngày trôi qua kể từ lá thư cuối cùng. Bạn hoàn toàn có thể yên tâm trích dẫn lời người đối thoại khi trả lời thư của họ. Điều này sẽ giúp anh ấy có cơ hội nhớ lại những gì đã thảo luận trong bức thư trước.
Luôn cảm ơn người khác khi thích hợp. Ví dụ: bạn có thể viết “Vladimir, cảm ơn vì bức thư của bạn” hoặc “Irina Alekseevna, cảm ơn vì đã phản hồi nhanh như vậy”. Những sắc thái như vậy sẽ thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người đối thoại và làm dịu đi tâm trạng giao tiếp điện tử.
Nếu người đối thoại gửi cho bạn một lá thư trong đó anh ta bày tỏ sự không hài lòng hoặc thậm chí tỏ ra thô lỗ với bạn một cách công khai, hãy cố gắng đừng trả lời anh ta theo cách tương tự, cho dù bạn có muốn thế nào đi chăng nữa. Các tình huống có thể khác nhau nhưng hãy luôn phản ứng một cách lịch sự và kiềm chế.
Tất nhiên, bạn trả lời thư càng sớm thì càng tốt. Thật tuyệt nếu bạn có thể phản hồi trong vòng vài giờ. Khoảng thời gian này là tối ưu. Nhưng giả sử chúng tôi nhận được phản hồi trong vòng vài ngày. Các nhà tâm lý học cho rằng thời gian thoải mái tối đa để một người chờ phản hồi email là 48 giờ, tức là hai ngày. Nếu bạn phải đợi lâu hơn, điều này có thể bị coi là thiếu tôn trọng hoặc thiếu hiểu biết. Nếu câu hỏi nêu ra trong thư đòi hỏi bạn phải có nhiều thời gian hơn để trả lời, thì hãy nhớ viết rằng bạn đã nhận được bức thư, chấp nhận nó để xem xét và sẽ trả lời trong một thời gian nhất định. Bằng cách này, người gửi ít nhất sẽ không cảm thấy bị phớt lờ.
Kết luận của bức thư. Bạn không nên viết những cụm từ ở phần cuối của bức thư có thể bị coi là một nỗ lực thao túng: “Tôi thực sự hy vọng về sự hợp tác có lợi”, “Cảm ơn trước vì câu trả lời của bạn”, v.v. Tốt hơn là nên nói lời tạm biệt trong thư từ kinh doanh điện tử bằng các cụm từ “Với sự tôn trọng”, “Lời chúc chân thành của tôi” và những câu tương tự. Đúng, những cụm từ như vậy thật sáo rỗng, nhưng chúng hoàn toàn phù hợp trong giao tiếp kinh doanh. Trong chữ ký ghi rõ họ, tên, chức vụ và tên công ty. Đồng thời để lại chi tiết liên hệ nơi bạn có thể liên lạc được, ngoài email.
Đã đến lúc gửi thư. Tất nhiên, email không có nghĩa là phải đọc ngay khi nhận được. Tuy nhiên, trong đạo đức sử dụng email trong kinh doanh, việc gửi email vào cuối tuần và ngày lễ, vào buổi tối muộn hoặc ban đêm được coi là không phù hợp. Cố gắng tuân thủ giờ làm việc tiêu chuẩn.
Và tất nhiên, trước khi bạn nhấp vào nút “gửi”, hãy kiểm tra cẩn thận chính tả tên và địa chỉ email của người nhận, đồng thời đọc lại toàn bộ nội dung của bức thư và kiểm tra xem có lỗi chính tả hoặc cụm từ không chính xác không.
Ngày nay, tòa án thường chấp nhận thư điện tử làm bằng chứng bằng văn bản. Tuy nhiên, để làm được điều này thì phải có lực lượng pháp luật. Trong khi đó, các quy tắc và phương pháp rõ ràng, thống nhất để xác định tính hợp pháp của thư tín ảo vẫn chưa được xây dựng, dẫn đến nhiều vấn đề.
Chúng ta hãy xem xét một số cách để làm cho email có hiệu lực pháp lý.
Đã qua lâu rồi cái thời phương tiện liên lạc duy nhất là những lá thư viết trên giấy. Sự phát triển quan hệ kinh tế giữa các thực thể kinh tế không còn có thể tưởng tượng được nếu không sử dụng công nghệ thông tin. Điều này đặc biệt đúng khi các đối tác ở các thành phố khác nhau hoặc thậm chí các quốc gia khác nhau.
Giao tiếp qua giao tiếp điện tử giúp giảm chi phí vật chất, đồng thời cho phép bạn nhanh chóng phát triển quan điểm chung về các vấn đề cụ thể.
Tuy nhiên, sự tiến bộ đó không nên chỉ được nhìn nhận ở mặt tích cực. Nhiều tranh chấp thường nảy sinh giữa các chủ thể trong quan hệ kinh tế; để giải quyết chúng phải đưa ra tòa án. Tòa án đưa ra quyết định dựa trên việc đánh giá các bằng chứng do các bên cung cấp.
Đồng thời, sự liên quan, khả năng chấp nhận, độ tin cậy của từng bằng chứng riêng biệt cũng như tính đầy đủ và mối liên hệ giữa các bằng chứng trong tổng thể của chúng được phân tích. Quy tắc này được quy định cả trong Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga (khoản 2 Điều 71) và Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga (khoản 3 Điều 67). Trong quá trình xác định khả năng được chấp nhận và độ tin cậy của bằng chứng được cung cấp, tòa án thường đặt ra các câu hỏi, việc giải quyết vấn đề này ảnh hưởng đáng kể đến kết quả vụ án.
Việc sử dụng quản lý tài liệu điện tử trong quan hệ giữa các chủ thể kinh doanh được quy định bởi các quy định của Bộ luật Dân sự Liên bang Nga. Đặc biệt, tại khoản 2 của Nghệ thuật. 434 nêu rõ: một thỏa thuận bằng văn bản có thể được ký kết bằng cách trao đổi tài liệu qua liên lạc điện tử, điều này giúp có thể xác định một cách đáng tin cậy rằng tài liệu đó đến từ một bên tham gia thỏa thuận.
Theo khoản 1 của Nghệ thuật. 71 Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga và đoạn 1 của Nghệ thuật. 75 của Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga, bằng chứng bằng văn bản là thư từ kinh doanh chứa thông tin về các tình tiết liên quan đến việc xem xét và giải quyết vụ việc, được lập dưới dạng hồ sơ kỹ thuật số và được nhận qua liên lạc điện tử.
Để sử dụng văn bản điện tử trong tố tụng phải đáp ứng hai điều kiện. Thứ nhất, như đã chỉ ra, họ phải có hiệu lực pháp luật. Thứ hai, tài liệu phải dễ đọc, nghĩa là nó phải chứa thông tin nói chung là dễ hiểu và dễ tiếp cận đối với nhận thức.
Yêu cầu này tuân theo các quy tắc chung của thủ tục tố tụng, trong đó giả định trước nhận thức tức thời của thẩm phán về thông tin từ các nguồn bằng chứng.
Thông thường, tòa án từ chối thừa nhận các tài liệu điện tử làm bằng chứng cho vụ án không đáp ứng các điều kiện trên và sau đó đưa ra quyết định không đáp ứng các yêu cầu pháp lý của bên liên quan.
Hãy xem xét những cách chính để hợp pháp hóa thư từ điện tử trước và sau khi bắt đầu tố tụng.
Làm việc với một công chứng viên
Nếu như thủ tục tố tụng vẫn chưa bắt đầu, thì để có hiệu lực pháp lý đối với thư tín điện tử, bạn cần phải có sự tham gia của công chứng viên. Trong đoạn 1 của Nghệ thuật. Điều 102 của Quy định cơ bản về công chứng viên (Cơ bản) quy định rằng, theo yêu cầu của các bên quan tâm, công chứng viên sẽ cung cấp bằng chứng cần thiết trước tòa hoặc cơ quan hành chính nếu có lý do để tin rằng việc cung cấp bằng chứng sau đó sẽ trở nên không thể hoặc khó khăn. Và trong đoạn 1 của Nghệ thuật. Điều 103 của Nguyên tắc cơ bản quy định rằng để bảo đảm bằng chứng, công chứng viên phải kiểm tra bằng chứng bằng văn bản và vật chất.
Theo khoản 2 của Nghệ thuật. 102 Về cơ bản, công chứng viên không cung cấp bằng chứng trong trường hợp mà tại thời điểm các bên liên quan liên hệ với anh ta, đang được tòa án hoặc cơ quan hành chính xử lý. Nếu không, tòa án sẽ công nhận thư từ điện tử có công chứng là bằng chứng không thể chấp nhận được (Nghị quyết AAS lần thứ 9 ngày 11 tháng 3 năm 2010 số 09AP-656/2010-GK).
Điều đáng nhắc lại là, dựa trên Phần 4 của Nghệ thuật. 103 Nguyên tắc cơ bản, việc cung cấp bằng chứng mà không thông báo cho một trong các bên và các bên liên quan chỉ được thực hiện trong những trường hợp khẩn cấp.
Để kiểm tra bằng chứng, một biên bản được soạn thảo, ngoài mô tả chi tiết về hành động của công chứng viên, còn phải có thông tin về ngày và địa điểm kiểm tra, công chứng viên tiến hành kiểm tra, các bên liên quan tham gia vào việc đó. , đồng thời liệt kê các tình tiết được phát hiện trong quá trình kiểm tra. Bản thân các email được in và lưu giữ theo nghị định thư, có chữ ký của những người tham gia kiểm tra, bởi một công chứng viên và đóng dấu của người đó. Theo Quyết định của Tòa án Trọng tài Tối cao Liên bang Nga ngày 23 tháng 4 năm 2010 số VAS-4481/10, biên bản công chứng cho việc kiểm tra hộp thư điện tử được công nhận là bằng chứng thích hợp.
Hiện nay, không phải công chứng viên nào cũng cung cấp dịch vụ chứng thực email và chi phí khá cao. Ví dụ: một trong những công chứng viên ở Moscow tính phí 2 nghìn rúp cho một trang của phần mô tả của giao thức.
Một người quan tâm đến việc cung cấp bằng chứng sẽ nộp đơn cho một công chứng viên có đơn đăng ký tương ứng. Nó sẽ chỉ ra:
- bằng chứng cần được bảo đảm;
- các trường hợp được hỗ trợ bởi bằng chứng này;
- căn cứ cần có bằng chứng;
- tại thời điểm liên hệ với công chứng viên, vụ việc không được tòa án có thẩm quyền chung, tòa án trọng tài hoặc cơ quan hành chính xử lý.
Công chứng viên kiểm tra nội dung của hộp thư điện tử từ xa, nghĩa là họ sử dụng quyền truy cập từ xa vào máy chủ thư (có thể là máy chủ của nhà cung cấp cung cấp dịch vụ liên lạc điện tử theo hợp đồng; máy chủ thư của nhà đăng ký tên miền hoặc nhà cung cấp dịch vụ thư tín). máy chủ thư Internet miễn phí) hoặc trực tiếp từ máy tính của người quan tâm, trên đó có cài đặt chương trình email (Microsoft Outlook, Netscape Messenger, v.v.).
Trong quá trình kiểm tra từ xa, ngoài ứng dụng, công chứng viên có thể cần có sự cho phép của nhà đăng ký tên miền hoặc nhà cung cấp Internet. Tất cả phụ thuộc vào người hỗ trợ chính xác hoạt động của hộp thư hoặc máy chủ thư điện tử theo hợp đồng.
Chứng nhận từ nhà cung cấp
Nghị quyết của AAS lần thứ 9 ngày 06/04/2009 số 09AP-3703/2009-AK, ngày 27/04/2009 số 09AP-5209/2009, FAS MO ngày 13/05/2010 số KG-A41/4138 -10 quy định rằng tòa án cũng công nhận khả năng chấp nhận thư điện tử, nếu nó được chứng nhận bởi nhà cung cấp dịch vụ Internet hoặc nhà đăng ký tên miền chịu trách nhiệm quản lý máy chủ thư.
Nhà cung cấp hoặc nhà đăng ký tên miền chỉ chứng nhận thư điện tử theo yêu cầu của một bên quan tâm nếu họ quản lý máy chủ thư và quyền đó được quy định trong thỏa thuận dịch vụ.
Tuy nhiên, khối lượng thư từ điện tử có thể khá lớn, do đó có thể làm phức tạp quá trình cung cấp tài liệu giấy. Về vấn đề này, tòa án đôi khi cho phép cung cấp thư từ điện tử trên phương tiện điện tử. Do đó, Tòa trọng tài khu vực Moscow, đưa ra Quyết định ngày 1 tháng 8 năm 2008 trong vụ án số A41-2326/08, đề cập đến khả năng chấp nhận thư từ điện tử được cung cấp cho tòa án trên bốn đĩa CD.
Nhưng khi xem xét vụ việc ở cấp phúc thẩm, AAC lần thứ 10, theo Nghị quyết ngày 09/10/2008 trong vụ án số A41-2326/08, đã công nhận việc dẫn chiếu đến thư từ điện tử là vô căn cứ và hủy bỏ quyết định của tòa án cấp sơ thẩm. Ví dụ, chỉ ra rằng bên quan tâm đã không gửi bất kỳ tài liệu nào được cung cấp bởi thỏa thuận của các bên đã ký kết.
Vì vậy, các email liên quan đến chủ đề tranh chấp phải được nộp cho tòa án bằng văn bản và tất cả các tài liệu khác có thể được gửi trên phương tiện điện tử.
Việc xác nhận nội dung của các bức thư bằng cách đề cập đến chúng trong các văn bản giấy tiếp theo sẽ giúp chứng minh các sự kiện được nêu trong thư từ ảo. Việc sử dụng các chứng cứ bằng văn bản khác được phản ánh tại Nghị quyết AAS lần thứ 9 ngày 20/12/2010 số 09AP-27221/2010-GK. Trong khi đó, tòa án khi xem xét vụ án và đánh giá các chứng cứ do các bên cung cấp có quyền không xem xét các thư từ bằng giấy có đường dẫn đến thư từ điện tử được chấp nhận.
Anh ta chỉ xem xét nó và đưa ra quyết định dựa trên phân tích toàn diện về tất cả các bằng chứng được đưa ra.
Nhận trợ giúp từ chuyên gia
Nếu như quá trình tố tụng đã bắt đầu, thì để thư từ điện tử có hiệu lực pháp lý cần phải thực hiện quyền thu hút chuyên gia. Trong đoạn 1 của Nghệ thuật. Điều 82 của Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga quy định rằng để làm rõ những vấn đề phát sinh trong quá trình xem xét một vụ việc đòi hỏi kiến thức đặc biệt, tòa án trọng tài chỉ định việc giám định theo yêu cầu của một người tham gia vụ án hoặc với sự đồng ý của những người tham gia vào nó.
Nếu việc chỉ định giám định được pháp luật hoặc hợp đồng quy định hoặc được yêu cầu để xác minh đơn yêu cầu làm giả chứng cứ được đưa ra hoặc nếu việc giám định bổ sung hoặc lặp lại là cần thiết thì tòa án trọng tài có thể tự mình chỉ định giám định. Việc chỉ định kiểm tra nhằm mục đích xác minh bằng chứng được đưa ra cũng được quy định tại Điều. 79 Bộ luật tố tụng dân sự của Liên bang Nga.
Trong đơn yêu cầu chỉ định giám định pháp y, cần nêu rõ tổ chức và chuyên gia cụ thể sẽ thực hiện việc giám định cũng như phạm vi vấn đề mà bên liên quan đã quyết định nộp đơn lên tòa án để yêu cầu giám định. Ngoài ra, thông tin về chi phí và thời gian của cuộc kiểm tra đó phải được cung cấp và toàn bộ số tiền phải trả cho việc kiểm tra đó phải được gửi cho tòa án. Chuyên gia liên quan phải đáp ứng các yêu cầu được đặt ra cho anh ta trong Nghệ thuật. Điều 13 của Luật Liên bang “Về hoạt động chuyên gia pháp y nhà nước ở Liên bang Nga”.
Tài liệu đính kèm vụ án làm bằng chứng cho ý kiến của chuyên gia về tính xác thực của thư điện tử được xác nhận bằng thực tiễn tư pháp (Quyết định của Tòa án Trọng tài Moscow ngày 21/08/2009 trong vụ án số A40-13210/09-110-153; Nghị quyết của Cơ quan chống độc quyền liên bang khu vực Moscow ngày 20/01/2010 số KG-A40 /14271-09).
Căn cứ vào hợp đồng
Trong đoạn 3 của Nghệ thuật. 75 của Bộ luật tố tụng trọng tài của Liên bang Nga lưu ý rằng các tài liệu nhận được qua liên lạc điện tử được công nhận là bằng chứng bằng văn bản nếu điều này được nêu rõ trong thỏa thuận giữa các bên. Theo đó, cần chỉ ra rằng các bên công nhận giá trị pháp lý ngang nhau của thư từ và tài liệu nhận được qua fax, Internet và các phương tiện liên lạc điện tử khác là bản gốc. Trong trường hợp này, thỏa thuận phải nêu rõ địa chỉ email mà thư điện tử sẽ được gửi từ đó và thông tin về người được ủy quyền thực hiện việc đó.
Hợp đồng phải quy định rằng địa chỉ email được chỉ định không chỉ được các bên sử dụng để trao đổi công việc mà còn để chuyển kết quả công việc, điều này đã được xác nhận bởi quan điểm của Cơ quan chống độc quyền liên bang khu vực Mátxcơva trong Nghị quyết số KG- A40/12090-08 ngày 12 tháng 1 năm 2009. Nghị định của AAS thứ chín ngày 24 tháng 12 năm 2010 số 09AP-31261/2010-GK nhấn mạnh rằng hợp đồng phải quy định khả năng sử dụng e-mail để phê duyệt các thông số kỹ thuật và đưa ra các tuyên bố về chất lượng dịch vụ được cung cấp và công việc được thực hiện.
Ngoài ra, các bên có thể quy định trong thỏa thuận rằng các thông báo, tin nhắn gửi qua email đều được các bên ghi nhận nhưng phải được xác nhận bổ sung trong một khoảng thời gian nhất định bằng dịch vụ chuyển phát nhanh hoặc thư bảo đảm (Nghị quyết AAC lần thứ 13 ngày 25 tháng 4 năm 2008 số A56 -42419/2007).
Tóm lại, chúng ta có thể nói rằng ngày nay các tòa án có thói quen sử dụng thư từ điện tử làm bằng chứng bằng văn bản. Tuy nhiên, có tính đến các yêu cầu của pháp luật tố tụng liên quan đến khả năng được chấp nhận và độ tin cậy của bằng chứng, thư từ ảo chỉ được tòa án xem xét nếu nó có hiệu lực pháp lý.
Về vấn đề này, có rất nhiều vấn đề nảy sinh do một phương pháp thống nhất để xác định tính hợp pháp của thư từ điện tử vẫn chưa được hình thành. Quyền của bên quan tâm liên hệ với công chứng viên để bảo đảm bằng chứng được quy định, nhưng không có quy định nào của Bộ Tư pháp Liên bang Nga quy định thủ tục cung cấp các dịch vụ đó của công chứng viên. Kết quả là không có một cách tiếp cận duy nhất nào để xác định giá trị của chúng và hình thành một cơ chế rõ ràng để thực hiện quyền này.
Có một số cách để tạo ra hiệu lực pháp lý cho thư từ điện tử nhằm đưa nó làm bằng chứng trước tòa: đảm bảo thư từ điện tử từ công chứng viên, chứng nhận từ nhà cung cấp Internet, bằng cách tham khảo các email trong thư từ trên giấy tiếp theo, cũng như xác nhận tính xác thực của chúng bằng khám nghiệm pháp y.
Một cách tiếp cận phù hợp để cung cấp kịp thời thư từ điện tử làm bằng chứng bằng văn bản sẽ cho phép các chủ thể kinh doanh khôi phục hoàn toàn các quyền đã bị vi phạm khi giải quyết tranh chấp.
Đôi khi, việc tự động chuyển tiếp tất cả các bức thư gửi đến một trong các email của bạn sang một email khác là cần thiết. Để làm cho nó rõ ràng hơn, đây là một ví dụ. Bạn có thư trên Yandex và Google (Gmail). Bạn sử dụng GMail mọi lúc, đây là thư chính của bạn và Yandex thỉnh thoảng. Vì vậy, để không đăng nhập định kỳ vào thư Yandex của mình, bạn có thể đảm bảo rằng các thư từ đó sẽ tự động được gửi đến GMail và sau đó bạn sẽ không cần phải đăng nhập vào tài khoản Yandex của mình để thường xuyên kiểm tra các thư mới.
Trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập chuyển tiếp thư từ thư này sang thư khác bằng ví dụ về các dịch vụ thư khác nhau.
Tất cả điều này hoạt động giống nhau trong tất cả các dịch vụ email, sự khác biệt duy nhất là ở giao diện của chúng, tức là. các cài đặt tương ứng được đặt khác nhau.
Trước đó, trong một loạt bài viết, tôi đã xem xét một cách khác để nhận thư đến email mong muốn từ các tài khoản email khác. Thực tế là bạn không thiết lập tính năng tự động chuyển tiếp thư mà tôi sẽ nói hôm nay mà kết nối hộp thư mong muốn trong cài đặt (chức năng này được gọi là “Bộ sưu tập thư”), chẳng hạn như thông qua giao thức POP3 , và từ đó việc sưu tập liên tục các chữ cái mới bắt đầu. Phương pháp này tương tự, nhưng trong một số trường hợp, việc thiết lập khó hơn so với chuyển khoản thông thường.
Nếu bạn quan tâm đến phương pháp thu thập thư, thì điều này được mô tả trong các bài viết liên quan: thu thập trong GMail, trong Yandex, trong Mail.ru
Dưới đây tôi sẽ trình bày chi tiết cách thiết lập chuyển tiếp thư từ thư Yandex. Và sau đó tôi sẽ chạm nhanh vào 2 dịch vụ thư nữa (GMail và Mail.ru), trên đó mọi thứ đều được thực hiện theo cách tương tự, với điểm khác biệt duy nhất là giao diện.
Thiết lập chuyển tiếp thư từ Yandex sang bất kỳ email nào khác
Chuyển đến cài đặt thư của bạn và chọn “Quy tắc xử lý email”.
Nhấp vào “Tạo quy tắc”.
Bây giờ nhiệm vụ của chúng ta sẽ là tạo một quy tắc theo đó dịch vụ thư sẽ xác định rằng tất cả các bức thư phải được gửi đến một địa chỉ khác mà bạn chỉ định.
Nếu bạn muốn gửi những bức thư được đánh dấu là “Thư rác” thì bạn sẽ phải tạo 2 quy tắc riêng biệt trên Yandex.
Tạo ra quy tắc bắt buộc đầu tiên. Chuyển tiếp tất cả các email ngoại trừ thư rác
Trong cài đặt quy tắc, hãy xóa điều kiện “Nếu” sẽ được thêm ban đầu bằng cách nhấp vào dấu thập bên cạnh. Bởi vì chúng ta không cần đặt điều kiện để chọn bất kỳ chữ cái cụ thể nào. Sau cùng, chúng tôi sẽ chuyển tiếp mọi thứ có trong thư đến “Hộp thư đến”.
Ở trên cùng, nơi bạn có thể định cấu hình những email mà quy tắc đã tạo sẽ được áp dụng, hãy chọn “cho tất cả các email ngoại trừ thư rác” và “có và không có tệp đính kèm”.
Bên dưới, hãy chọn hộp kiểm “Chuyển tiếp tới địa chỉ” và cho biết email của bạn mà bạn muốn chuyển tiếp tất cả thư từ email hiện đang mở. Đồng thời kích hoạt tùy chọn “Lưu bản sao khi chuyển tiếp”.
Nhấp vào nút “Tạo quy tắc”.
Yandex sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu. Nhập mật khẩu cho email hiện tại của bạn và nhấp vào “Xác nhận”.
Quy tắc sẽ được tạo nhưng bạn sẽ thấy thông báo “Đang chờ xác nhận địa chỉ” bên cạnh.
Bây giờ bạn cần truy cập địa chỉ email mà bạn đã chỉ định để gửi thư và xác nhận gửi đến đó. Điều này được thực hiện trong các dịch vụ thư để bạn không thể chuyển tiếp thư đến các địa chỉ ngẫu nhiên mà bạn không có quyền truy cập.
Trong thư đó, tìm một lá thư từ “Yandex.Mail”, mở nó và nhấp vào liên kết từ đó.
Nhấp vào “Xác nhận chuyển tiếp”.
Sẵn sàng! Giờ đây, tất cả các chữ cái kết thúc trong thư thứ hai (Yandex) trong thư mục “Hộp thư đến” sẽ tự động được chuyển tiếp đến thư chính mà bạn đã chỉ định trong quy tắc.
Ghi chú! Theo quy tắc đã tạo ở trên, thư từ thư mục Spam sẽ không được chuyển tiếp! Bởi vì quy tắc nêu rõ “đối với tất cả các email ngoại trừ thư rác” và bạn sẽ không thể đưa ngay “Thư rác” vào quy tắc vì việc chuyển tiếp các email spam không hoạt động và bạn sẽ gặp lỗi “Đối với các email từ thư mục Thư rác , việc chuyển tiếp email bằng bộ lọc là không thể.”
Nhưng bạn có thể chắc chắn rằng thư rác cũng được gửi đi. Để thực hiện việc này, bạn cần tạo một quy tắc khác sẽ tự động chuyển tất cả thư rác vào thư mục Hộp thư đến. Do đó, nếu bạn cũng có nhu cầu gửi thư rác thì hãy xem bên dưới để biết thông tin về cách tạo quy tắc thứ 2.
Đôi khi những bức thư cần thiết lại rơi vào thư rác, vì vậy nếu bạn không định vào và kiểm tra thư thứ hai mà chỉ tính đến tính năng tự động chuyển tiếp thư từ đó, thì tôi khuyên bạn cũng nên thiết lập tính năng chuyển tiếp thư rác. !
Tạo quy tắc thứ 2 Nếu bạn cần chuyển tiếp “Spam”
Hãy tạo một quy tắc khác.
Ở đây chúng tôi cần chỉ ra rằng tất cả các chữ cái được dịch vụ đánh dấu là “Thư rác” phải được chuyển vào hộp thư đến.
Để thực hiện việc này, ở trên cùng, nơi “Áp dụng”, chọn “chỉ gửi thư rác” và “có tệp đính kèm và không có tệp đính kèm”.
Bỏ điều kiện “If” đi, ở đây chúng ta vẫn không cần đến nó.
Chọn “Đặt vào thư mục” và chọn “Hộp thư đến”.
Nhấp vào “Tạo quy tắc”.
Quy tắc đã sẵn sàng!
Sau khi thực hiện tất cả các thao tác, tất cả các thư đến thư thứ hai của bạn (nơi bạn thiết lập chuyển tiếp) sẽ được xử lý theo quy tắc đã tạo. Nghĩa là, nếu bạn nhận được một lá thư trong thư của mình mà dịch vụ xác định là thư rác thì lá thư này sẽ tự động được đưa vào hộp thư đến của bạn, theo quy tắc số 2 đã tạo (nếu bạn quyết định thiết lập nó). Và lần lượt mọi thứ trong thư mục “Hộp thư đến” sẽ được gửi đến địa chỉ email bạn đã chỉ định, theo quy tắc số 1.
Thiết lập chuyển tiếp bằng Mail.ru làm ví dụ
Chuyển đến cài đặt thư của bạn và chọn phần “Quy tắc lọc”.
Chọn “Thêm chuyển tiếp”.
Chỉ định địa chỉ mà các chữ cái sẽ được chuyển tiếp và nhấp vào “Lưu”.
Xác nhận hành động của bạn bằng cách nhập mật khẩu cho email Mail.ru của bạn.
Đi tới địa chỉ email nơi bạn sẽ chuyển tiếp thư, tìm thư từ Mail.ru ở đó và nhấp vào liên kết từ thư (điều này là cần thiết để xác nhận việc chuyển tiếp).
Trong cửa sổ tiếp theo, nhấp vào “Xác nhận” và một thông báo sẽ xuất hiện cho biết việc chuyển tiền đã được xác nhận.
Tại Mail.ru, quay lại phần “Quy tắc lọc” và bật chuyển tiếp:
Nếu bạn cần chuyển tiếp các email được đánh dấu là “Thư rác”, thì bạn cần tạo quy tắc tương tự như trong ví dụ với thư Yandex. Trong phần “Quy tắc lọc”, hãy thêm quy tắc mới, trong đó bạn chỉ định các cài đặt sau.
Theo nhiều nguồn khác nhau, từ 50 đến 95% tổng số email trên thế giới là thư rác từ những kẻ lừa đảo trên mạng. Mục tiêu của việc gửi những bức thư như vậy rất đơn giản: lây nhiễm vi-rút vào máy tính của người nhận, đánh cắp mật khẩu người dùng, buộc một người chuyển tiền “làm từ thiện”, nhập chi tiết thẻ ngân hàng của họ hoặc gửi bản quét tài liệu.
Thư rác thường gây khó chịu ngay từ cái nhìn đầu tiên: bố cục quanh co, văn bản được dịch tự động, các biểu mẫu nhập mật khẩu ngay trong dòng chủ đề. Nhưng có những bức thư ác ý trông có vẻ tử tế, khéo léo đánh vào cảm xúc của một người và không gây nghi ngờ về tính xác thực của chúng.
Bài viết sẽ nói về 4 kiểu thư lừa đảo mà người Nga hay mắc phải nhất.
1. Thư từ “tổ chức chính phủ”
Những kẻ lừa đảo có thể giả danh cơ quan thuế, Quỹ hưu trí, Rospotrebnadzor, trạm vệ sinh và dịch tễ học và các tổ chức chính phủ khác. Để đảm bảo độ tin cậy, hình mờ, bản quét con dấu và biểu tượng trạng thái được chèn vào thư. Thông thường, nhiệm vụ của bọn tội phạm là hù dọa một người và thuyết phục anh ta mở một tập tin có đính kèm virus.
Thông thường, đây là bộ mã hóa hoặc trình chặn Windows giúp vô hiệu hóa máy tính và yêu cầu bạn gửi SMS trả phí để tiếp tục hoạt động. Một tập tin độc hại có thể được ngụy trang dưới dạng lệnh của tòa án hoặc lệnh triệu tập để xuất hiện trước người đứng đầu tổ chức.
Sự sợ hãi và tò mò làm tắt đi ý thức của người dùng. Diễn đàn kế toán mô tả các trường hợp nhân viên của các tổ chức mang các tập tin có vi-rút vào máy tính ở nhà của họ vì họ không thể mở chúng ở văn phòng do phần mềm chống vi-rút.
Đôi khi những kẻ lừa đảo yêu cầu bạn gửi tài liệu để phản hồi một lá thư nhằm thu thập thông tin về công ty, điều này sẽ hữu ích cho các âm mưu lừa đảo khác. Năm ngoái, một nhóm lừa đảo đã lừa được nhiều người bằng thủ thuật đánh lạc hướng "yêu cầu fax giấy tờ".
Kế toán hay quản lý đọc đến đây liền chửi cơ quan thuế: “Mấy con voi ma mút ngồi đó, trời ơi!” và chuyển suy nghĩ của mình từ chính bức thư sang giải quyết các vấn đề kỹ thuật khi gửi đi.
2. Thư từ “ngân hàng”
Các trình chặn Windows và ransomware có thể ẩn náu trong các bức thư giả không chỉ từ các tổ chức chính phủ mà còn từ các ngân hàng. Thông báo “Khoản vay đã được đứng tên bạn, vui lòng đọc đơn kiện” có thể thực sự đáng sợ và khiến bạn muốn mở hồ sơ ra.
Một người cũng có thể bị thuyết phục đăng nhập vào tài khoản cá nhân giả mạo, đề nghị xem tiền thưởng tích lũy hoặc nhận giải thưởng mà anh ta giành được trong Xổ số Sberbank.
Ít thường xuyên hơn, những kẻ lừa đảo gửi hóa đơn thanh toán phí dịch vụ và tiền lãi bổ sung cho khoản vay, với giá 50-200 rúp, điều này dễ trả hơn là dễ hiểu.
3. Thư từ “đồng nghiệp”/“đối tác”
Một số người nhận được hàng chục lá thư kinh doanh kèm theo tài liệu trong ngày làm việc. Với tải trọng như vậy, bạn có thể dễ dàng rơi vào thẻ “Re:” trong chủ đề của bức thư và quên rằng bạn vẫn chưa trao đổi thư từ với người này.
Đặc biệt nếu trường chất độc chỉ ra “Alexander Ivanov”, “Ekaterina Smirnova” hoặc bất kỳ cái tên tiếng Nga đơn giản nào, những cái tên này hoàn toàn không đọng lại trong ký ức của một người thường xuyên làm việc với mọi người.
Nếu mục tiêu của những kẻ lừa đảo không phải là thu các khoản thanh toán SMS để mở khóa Windows mà là gây hại cho một công ty cụ thể, thì những bức thư có vi-rút và liên kết lừa đảo có thể được gửi thay mặt cho nhân viên thực sự. Danh sách nhân viên có thể được thu thập trên mạng xã hội hoặc xem trên trang web của công ty.
Nếu một người nhìn thấy một lá thư trong hộp thư từ một người ở bộ phận lân cận, thì anh ta không xem xét kỹ hơn, thậm chí có thể bỏ qua các cảnh báo chống vi-rút và mở tệp bất kể thế nào.
4. Thư từ “Google/Yandex/Mail”
Google đôi khi gửi email đến chủ sở hữu tài khoản Gmail để thông báo rằng ai đó đã cố đăng nhập vào tài khoản của bạn hoặc Google Drive đã hết dung lượng. Những kẻ lừa đảo sao chép thành công chúng và buộc người dùng nhập mật khẩu trên các trang giả mạo.
Người dùng Yandex.Mail, Mail.ru và các dịch vụ thư khác cũng nhận được thư giả từ “quản trị dịch vụ”. Các chú thích tiêu chuẩn là: “địa chỉ của bạn đã được thêm vào danh sách đen”, “mật khẩu của bạn đã hết hạn”, “tất cả email từ địa chỉ của bạn sẽ được thêm vào thư mục thư rác”, “xem danh sách các email chưa được gửi”. Như ba điểm trước, vũ khí chính của tội phạm là sự sợ hãi và tò mò của người dùng.
Làm thế nào để bảo vệ chính mình?
Cài đặt phần mềm chống vi-rút trên tất cả các thiết bị của bạn để nó tự động chặn các tệp độc hại. Nếu vì lý do nào đó mà bạn không muốn sử dụng nó, thì hãy kiểm tra tất cả các tệp đính kèm email thậm chí hơi đáng ngờ trên virustotal.com
Không bao giờ nhập mật khẩu theo cách thủ công. Sử dụng trình quản lý mật khẩu trên tất cả các thiết bị. Họ sẽ không bao giờ cung cấp cho bạn các tùy chọn mật khẩu để nhập vào các trang web giả mạo. Nếu vì lý do nào đó mà bạn không muốn sử dụng chúng, hãy nhập thủ công URL của trang mà bạn định nhập mật khẩu. Điều này áp dụng cho tất cả các hệ điều hành.
Bất cứ khi nào có thể, hãy bật xác nhận mật khẩu qua SMS hoặc nhận dạng hai yếu tố. Và tất nhiên, cần nhớ rằng bạn không thể gửi bản scan tài liệu, dữ liệu hộ chiếu hoặc chuyển tiền cho người lạ.
Có lẽ nhiều độc giả khi nhìn vào ảnh chụp màn hình của những bức thư đã nghĩ: “Tôi có phải là kẻ ngốc khi mở tập tin từ những bức thư như vậy không? Bạn có thể thấy từ cách xa một km rằng đây là một sự sắp đặt. Tôi sẽ không bận tâm đến trình quản lý mật khẩu và xác thực hai yếu tố. Tôi sẽ chỉ cẩn thận thôi."
Có, hầu hết các email lừa đảo đều có thể được phát hiện bằng mắt. Nhưng điều này không áp dụng cho những trường hợp cuộc tấn công nhắm cụ thể vào bạn.
Thư rác nguy hiểm nhất là thư rác cá nhân
Nếu một người vợ ghen tuông muốn đọc thư của chồng, Google sẽ cung cấp cho cô ấy hàng chục trang web cung cấp dịch vụ “Hack thư và hồ sơ mạng xã hội mà không cần trả trước”.
Kế hoạch công việc của họ rất đơn giản: họ gửi cho một người những bức thư lừa đảo chất lượng cao được soạn cẩn thận, trình bày gọn gàng và có tính đến đặc điểm cá nhân của người đó. Những kẻ lừa đảo như vậy chân thành cố gắng móc nối một nạn nhân cụ thể. Họ tìm hiểu từ khách hàng về mối quan hệ xã hội, sở thích và điểm yếu của cô ấy. Có thể mất một giờ hoặc hơn để phát triển cuộc tấn công vào một người cụ thể, nhưng nỗ lực sẽ được đền đáp.
Nếu nạn nhân bị bắt, họ sẽ gửi cho khách hàng ảnh chụp màn hình hộp thư và yêu cầu họ thanh toán (giá trung bình khoảng 100 USD) cho dịch vụ của họ. Sau khi nhận được tiền, họ sẽ gửi cho bạn mật khẩu hộp thư hoặc kho lưu trữ có tất cả các chữ cái.
Điều thường xảy ra là khi một người nhận được một lá thư có liên kết đến tập tin “Bằng chứng xâm phạm video về Tanya Kotova” (keylogger ẩn) từ anh trai mình, anh ta vô cùng tò mò. Nếu bức thư được cung cấp văn bản chứa các chi tiết mà một nhóm người hạn chế biết được, thì người đó ngay lập tức phủ nhận khả năng anh trai mình có thể đã bị hack hoặc ai đó khác đang giả danh anh ta. Nạn nhân thư giãn và tắt phần mềm diệt virus để mở tập tin.
Không chỉ những người vợ ghen tuông mà cả những đối thủ cạnh tranh vô đạo đức cũng có thể tìm đến những dịch vụ như vậy. Trong những trường hợp như vậy, giá sẽ cao hơn và các phương pháp sẽ tinh tế hơn.
Bạn không nên dựa vào sự chú ý và ý thức chung của mình. Hãy để một trình quản lý mật khẩu và chống virus vô cảm bảo vệ bạn, đề phòng.
tái bút Tại sao những kẻ gửi thư rác lại viết những bức thư “ngu ngốc” như vậy?
Các email lừa đảo được tạo ra một cách cẩn thận là tương đối hiếm. Nếu bạn vào thư mục thư rác, bạn có thể có rất nhiều niềm vui. Những kẻ lừa đảo nghĩ ra loại nhân vật nào để tống tiền: giám đốc FBI, nữ anh hùng của loạt phim “Trò chơi vương quyền”, một nhà thấu thị được các quyền lực cao hơn cử đến gặp bạn và muốn nói cho bạn biết bí mật về tương lai của bạn với giá 15 đô la, một kẻ giết người được lệnh trả nợ cho bạn, nhưng anh ta chân thành đề nghị trả nợ .
Vô số dấu chấm than, nút bấm trong nội dung bức thư, địa chỉ người gửi lạ, lời chào không tên, bản dịch tự động, lỗi nghiêm trọng trong văn bản, sự sáng tạo quá mức rõ ràng - những bức thư trong thư mục thư rác chỉ đơn giản là “hét lên” về bóng tối của chúng nguồn gốc.
Tại sao những kẻ lừa đảo gửi tin nhắn của họ tới hàng triệu người nhận không muốn dành vài giờ để soạn một lá thư gọn gàng và chi 20 đô la cho người dịch để tăng phản hồi của khán giả?
Trong nghiên cứu của Microsoft Tại sao những kẻ lừa đảo người Nigeria lại nói rằng họ đến từ Nigeria? phân tích sâu sắc câu hỏi “Tại sao những kẻ lừa đảo tiếp tục gửi thư thay mặt cho các tỷ phú đến từ Nigeria, khi công chúng đã biết về “những bức thư Nigeria” trong 20 năm”. Theo thống kê, hơn 99,99% người nhận bỏ qua những thư rác như vậy.
Nhưng cứ 10 nghìn thì có một người đang là mục tiêu và người này là nạn nhân lý tưởng, người hoàn toàn xa rời thực tế và không biết sử dụng công cụ tìm kiếm. Có nguy cơ là những người bị bệnh tâm thần và những người nghiện ma túy và nghiện rượu nặng.
Một kẻ gửi thư rác chuyên tống tiền hoàn toàn không cần những người tương đối bình thường để trả lời thư của mình. Họ sẽ không chuyển tiền mà chỉ làm bạn phân tâm bằng những câu hỏi. Anh ta cần liên hệ với những người lập dị tiêu chuẩn, những người sẽ vui lòng gửi cho Daenerys 500 đô la, bởi vì con sóc trong đầu họ chấp thuận điều đó.
Từ những mẫu vật vô giá này, dung môi tốt nhất được lựa chọn và trải qua quá trình xử lý tâm lý cá nhân cẩn thận. Ví dụ: một phụ nữ 50 tuổi ở Lãnh thổ Kamchatka gần đây đã chuyển đến 4,5 triệu rúp với một quân nhân Mỹ đã tìm thấy cô trên Odnoklassniki, yêu, hứa sẽ kết hôn, nhưng sau đó ba tháng
