Thực đơn
trang chủMạng xã hội

Chúng tôi sử dụng bộ lọc Gmail để tự động hóa thư đến. Bỏ qua tin nhắn đến. Bạn có mệt mỏi với thiết kế email tiêu chuẩn?

Một trong những điều nhất công cụ mạnh mẽ Gmail là hệ thống lọc của nó. Điều kỳ lạ là có vẻ như rất ít người sử dụng email phổ biến dịch vụ của Google sử dụng bộ lọc để cải thiện hiệu suất E-mail. Bộ lọc có thể giúp tự động hóa nhiều tác vụ bạn thực hiện hàng ngày và tối ưu hóa Hộp thư theo cách chỉ hiển thị những email bạn muốn nhận và xóa những email bạn không muốn.

Đúng là Google đã cung cấp một số tính năng lọc email theo mặc định với các danh mục và tab hộp thư đến, tự động đánh dấu các email "quan trọng" và tất nhiên là lọc thư rác. Nhưng việc tạo bộ lọc của riêng bạn sẽ giúp cải thiện cách tổ chức hộp thư của bạn. cấp độ mới và sẽ cho phép bạn dành ít thời gian hơn để sắp xếp email của mình.

Lọc cơ bản

Tính năng lọc được định cấu hình trong Gmail trong tab “Bộ lọc và địa chỉ bị chặn” trong menu cài đặt. Để truy cập tùy chọn này, bạn cần mở phiên bản web của Gmail trên máy tính vì hiện tại không có cách nào để thiết lập bộ lọc từ ứng dụng di động Gmail.

Có hai phần phụ trong phần cài đặt này: một phần để lọc thư email và phần còn lại để chặn thư. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn về lọc email, mặc dù chúng ta có thể dễ dàng thêm địa chỉ email vào danh sách bị chặn bằng tùy chọn thích hợp.

Bước đầu tiên trong việc thiết lập bộ lọc là tạo thông số nhất định tìm kiếm. Các tùy chọn này sẽ được áp dụng cho email của bạn trước khi chúng đến hộp thư đến của bạn, vì vậy điều quan trọng là các điều khoản của bạn càng cụ thể càng tốt.

Tại đây Gmail cung cấp cho bạn một số trường để bạn chọn nhằm tạo những trường bạn cần. truy vấn tìm kiếm, bạn có thể điền vào bao nhiêu trường tùy thích.

Ví dụ: giả sử bạn muốn lọc tất cả email từ người quản lý của mình liên quan đến một dự án kinh doanh quan trọng có mức đầu tư lớn. Bạn có thể thiết lập tìm kiếm với các điều kiện sau:

  • địa chỉ email của người quản lý của bạn trong trường "từ";
  • tên của dự án kinh doanh hoặc một phần của dự án đó trong trường “chứa các từ”;
  • Tích vào ô "có file đính kèm"
  • Trong trường cuối cùng, cho biết kích thước của tệp đính kèm, chẳng hạn như lớn hơn 5 MB.

Bước tiếp theo là thiết lập những gì bạn muốn bộ lọc thực hiện. Có rất nhiều tùy chọn tiện lợi có sẵn ở đây, từ gắn thẻ email tự động đến xóa tự động. Như trong bước trước, bạn có thể kết hợp nhiều tùy chọn vào một bộ lọc.

Sử dụng ví dụ trước, giả sử bạn muốn đánh dấu những email này là "PDF" và đảm bảo chúng hiển thị rõ ràng nhất có thể trong hộp thư đến của bạn. Trong trường hợp này, đáng để thiết lập, ví dụ: những hành động sau lọc:

  1. Đánh dấu các tin nhắn đã chọn bằng một ngôi sao;
  2. áp dụng phím tắt "PDF";
  3. không bao giờ gửi thư rác;
  4. luôn đánh dấu là quan trọng.

Nhấp vào "Tạo bộ lọc" và nó sẽ hoạt động trong lý lịch và tối ưu hóa công việc với các thư đến đáp ứng các điều kiện được chỉ định.

Bây giờ bạn đã biết hệ thống lọc là gì và nó hoạt động như thế nào, chúng tôi sẽ trình bày một số lời khuyên hữu ích về tối ưu hóa thư. Một số trong số chúng thực sự đã giúp chúng tôi tự động hóa hộp thư đến của mình, giảm bớt thư rác. email và phân loại các tin nhắn đến để có thể dễ dàng nhận thấy.

Thêm nhãn vào email công việc và cá nhân. Nếu bạn sử dụng cùng một hộp thư đến cho công việc và thư từ cá nhân, bạn có thể tự động áp dụng nhãn cho các email có liên quan bằng hệ thống lọc. Khi đó email công việc của bạn sẽ nổi bật trong hộp thư đến của bạn.

Đánh dấu các email liên quan đến dự án hoặc sự kiện. Vì lựa chọn tự động hầu hết tin nhắn quan trọng Trong hộp thư của bạn, hãy sử dụng nhãn, dấu sao và phân loại thư trong hệ thống lọc.

Loại bỏ thư rác một lần và mãi mãi. Điều xảy ra là chúng tôi nhận được rất nhiều email từ cùng một nhóm địa chỉ email và cho dù chúng tôi đánh dấu chúng là thư rác bao nhiêu lần thì chúng vẫn tiếp tục đến. Bằng cách thiết lập bộ lọc thích hợp, bạn có thể tự động đặt thư đến từ những địa chỉ này vào Thư rác hoặc Thùng rác.

Tự động chuyển tiếp email. Tất nhiên, thật dễ dàng để chuyển tiếp email theo cách thủ công, nhưng đôi khi bạn nên áp dụng cách tiếp cận và sử dụng tinh tế hơn. chuyển tiếp tự động một số tin nhắn. Hệ thống lọc mang đến cho bạn cơ hội này.

Lưu trữ email. Mẹ của bạn có gửi email cho bạn những meme lỗi thời và không đặc biệt hài hước không? Bằng cách sử dụng hệ thống lọc, bạn có thể đánh dấu những email này là đã đọc và lưu trữ chúng tự động khi nhận được.

Tất nhiên, có nhiều việc khác bạn có thể làm với hệ thống lọc điện tử. Gmail, vì vậy nếu bạn đang tìm cách hợp lý hóa hộp thư đến của mình và tự động hóa một số tác vụ cơ bản thì bạn nên khám phá tất cả các tính năng của nó.

Khi bạn nhận được nhiều thư từ những người nhận khác nhau qua email, theo thời gian, bạn sẽ khó tìm được những thư bạn cần từ những thư cũ trong số những thư này, nếu cần. Trong trường hợp này, sẽ rất thuận tiện khi sắp xếp các chữ cái theo danh mục (thư mục hoặc nói cách khác là “nhãn”). Trong bài viết này, tôi sẽ chỉ ra cách thực hiện việc này bằng cách sử dụng GMail làm ví dụ.

Như một ví dụ. Bạn thường nhận được thư qua đường bưu điện từ cùng những địa chỉ mà thỉnh thoảng bạn phải liên hệ.

Có, nếu có chuyện gì xảy ra, bạn có thể thử tìm những chữ cái này bằng cách tìm kiếm. Điều này rất dễ thực hiện nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể tìm thấy nó. Sẽ thuận tiện hơn khi các bức thư được sắp xếp ngay lập tức vào các thư mục cần thiết khi nhận được hoặc bạn tự sắp xếp chúng vào các thư mục này theo cách thủ công. Tức là bạn có thể thiết lập bộ lọc thư để các thư từ địa chỉ nhất định ngay lập tức đưa vào các thư mục bên phải.

Điều này rất dễ làm. Hãy xem bên dưới cách tạo lối tắt trong Gmail và cách đính kèm các email cần thiết vào chúng theo cách thủ công và tự động.

Chính xác trong thư Thư mục Gmailđược gọi là “Phím tắt”. Về nguyên tắc, điều này đúng vì tất cả các chữ cái đều được lưu trữ trong phần “Tất cả thư” và chính các thư mục này là liên kết đến các chữ cái cần thiết.

Tạo lối tắt (thư mục) trong Gmail

Để tạo lối tắt, hãy nhấp vào liên kết tương ứng ở cuối danh sách các thư mục (hộp thư đến, đã gửi, thư rác, v.v.) ở bên trái:

Trong cửa sổ mở ra, bạn cần nhập tên của phím tắt trong dòng trên cùng và nhấp vào “Tạo”.

Nếu trước đây bạn đã tạo một số phím tắt, thì bạn có thể chỉ định phím tắt mới mà bạn tạo sẽ nằm ở phím tắt nào trong danh sách bằng cách chọn mục “Đặt phím tắt bên dưới” và chọn phím tắt bạn cần ở đó.

Thế là xong, phím tắt đã được tạo. Ví dụ:

Phân phối email theo nhãn bắt buộc trong GMail

Bạn có thể phân phối các chữ cái đến các nhãn mong muốn trong Gmail theo cách thủ công hoặc định cấu hình chế độ tự động. Tự động sắp xếp các chữ cái theo nhãn - đây là việc thiết lập các bộ lọc trong thư của bạn, tức là. Sự sáng tạo điều kiện đặc biệt, tùy thuộc vào hành động bạn cần sẽ được thực hiện với các chữ cái đến.

Phân phối chữ cái theo cách thủ công

Khi bạn cần di chuyển một hoặc nhiều email sang một trong các phím tắt đã tạo, chỉ cần đánh dấu các email này trong hộp thư đến của bạn, sau đó chọn phím tắt cần chuyển bằng cách nhấp vào “Chuyển đến”.

Điều tương tự có thể được thực hiện bằng cách mở thư đầu tiên để đọc.

Tự động phân phối chữ cái

Bạn có thể thiết lập các bộ lọc đặc biệt với các điều kiện để chẳng hạn như những bức thư đến từ một số địa chỉ nhất định gửi đến thư của bạn ngay lập tức được đưa vào thư mục mong muốn. Hãy xem cách thực hiện việc này trong Gmail.

Để thực hiện việc này, trong cài đặt thư có một phần đặc biệt “Bộ lọc và địa chỉ bị chặn”, nơi bạn có thể tạo bộ lọc mới hoặc thay đổi cái cũ. Nhưng bạn không cần phải vào cài đặt khi muốn tạo bộ lọc với điều kiện đơn giản nhất (để các chữ cái từ một số địa chỉ nhất định đến thư mục mong muốn) và để làm được điều này, chúng tôi thực hiện như sau:


Tất cả. Bằng cách này, bằng cách thiết lập bộ lọc, bạn có thể dễ dàng phân phối các chữ cái đến các nhãn mong muốn mà không cần sự tham gia của bạn.

Thiết lập và xóa phím tắt đã tạo

Bạn luôn có thể thay đổi bất kỳ phím tắt nào đã tạo hoặc xóa chúng.

Để mở cài đặt phím tắt, nhấp vào mũi tên bên phải của nó:

Thông qua sự xuất hiện danh mục Bạn có thể:

Ngoài ra, khả năng tùy chỉnh nhãn (ngoại trừ việc thay đổi màu sắc) có sẵn trong phần “Cài đặt” chung của Gmail, trên tab “Phím tắt”.

Phần kết luận

Để làm việc với Gmail thuận tiện hơn nữa, tôi khuyên bạn nên sử dụng khả năng sắp xếp email theo thư mục (tức là nhãn) trong Gmail và tính đến điều này.

Đó là mùa dọn dẹp mùa xuân. Google dọn dẹp sản phẩm của Google. Và tôi dọn dẹp các sản phẩm của Google. Rác tích tụ trong Drive, dấu thời gian trên bản đồ và quan trọng nhất - thư. Không hề tự nhận mình là giải pháp duy nhất, tôi chỉ muốn cho bạn biết cách tôi sắp xếp thư của mình. Trong trường hợp ai đó thấy nó hữu ích hoặc cho họ ý tưởng. Hoặc có thể bạn đã tìm thấy Quyết định tốt nhất và cho chúng tôi biết về nó.

Gmail tốt. Tôi có bốn lý do chính để sử dụng nó chứ không phải thư Yandex:

  1. Bộ lọc thư rác mạnh mẽ. Ngày xửa ngày xưa, tôi đã viết nội dung máy chủ của riêng mình cho netscape, sau đó tôi điều chỉnh sát thủ thư rác, nhưng ngay khi gmail có đà phát triển, tôi đã từ bỏ mọi thứ. Nó chỉ là không cần thiết.
  2. Phù hợp với hệ sinh thái Google. Tất nhiên, đây là vấn đề sở thích cá nhân. Thật thuận tiện cho tôi khi danh bạ, lịch và đám mây của tôi đều ở cùng một nơi. Tìm kiếm ngay cả qua thư cũng giống như Google: nhanh chóng, chính xác. Nói chung, tôi hài lòng với quyết định của Google.
  3. Không cần phải giữ thư ở Liên Xô. Bởi vì SORM, hoạt động thực thi pháp luật, Anh cả nghe Skype và đọc thư của bạn. Tôi có một người anh trai ở Mỹ nhưng anh ấy ít quan tâm đến tôi hơn người hàng xóm của tôi. Vì vậy, chúng ta có thể khái quát hóa: “Bạn không nên giữ thư của mình trên máy chủ của một quốc gia có thể quan tâm đến cuộc sống cá nhân của bạn hơn những quốc gia khác”.
  4. Bộ lọc tùy chỉnh. Cho phép bạn phân tán thuận tiện dòng chảy đến.

Cách đây vài ngày, tôi quyết định thay đổi khái niệm giao tiếp bằng email. Trước đây, một kho lưu trữ được lưu trữ trên gmail, giờ đây chỉ hoạt động các chủ đề về các chủ đề hiện tại. Không lưu trữ Thông tin mấu chốt trong thư và thậm chí nhiều hơn thế trong các tệp đính kèm. Mọi thứ đều được chuyển lên đám mây hoặc vào các thư mục dự án tương ứng trên đĩa. Gửi thư ngay - kênh đến và giao tiếp. Vì vậy, 93K tin nhắn cũ đã bị lãng quên kỹ thuật số và cùng với đó là hầu hết cấu trúc thư mục cũ.

Tôi muốn gì từ thư? Trước hết, hãy hiểu sự liên quan: Bạn có cần trả lời thư gấp không?Để làm được điều này, thật tuyệt khi biết ngay nó thuộc danh mục nào. Ví dụ, thư kinh doanh rõ ràng là một ưu tiên. Nhưng các bản tin được đọc một cách thường xuyên. Mọi người đều có chủ đề riêng và ưu tiên riêng của họ. Đối với tôi, việc tạo các thư mục sau có vẻ thuận tiện:

Một số người có thể thấy không cần thiết phải tách riêng các trang ảnh và nhật ký. Đối với một số người, điều quan trọng là phải tách biệt các thông báo khỏi ngân hàng và eBay. Một số người sẽ muốn tạo các thư mục con trong “bạn bè” với những người bạn thân nhất của họ, trong khi những người khác lại muốn tạo các thư mục cho các công ty hoặc dự án riêng lẻ trong kinh doanh. Điều chính là khái niệm chính nó. Khi xem các thư mục này trong bất kỳ ứng dụng thư Nó sẽ được nhìn thấy ngay lập tức: Tôi đang đọc nó ngay lập tức và nó đang chờ đợi.

Chúng sẽ giúp phân chia luồng đến bộ lọc. Tôi đã từng sử dụng bộ lọc Thunderbird nhưng bây giờ tôi quyết định chuyển hoàn toàn sang bộ lọc Gmail. Lý do rất đơn giản: Tôi muốn thư được lọc bất kể tôi có bật máy tính làm việc của mình bằng Thunderbird hay không.

Bộ lọc có thể sử dụng ngôn ngữ truy vấn của riêng mình với các toán tử hữu ích. Tôi sẽ không mô tả cách tạo bộ lọc, điều này sẽ được thảo luận chi tiết. Tôi sẽ chỉ đề cập đến sơ đồ chung Và tôi sẽ kể cho bạn nghe về những điều không rõ ràng nhất.

  • Bạn không cần phải thực hiện tất cả các bộ lọc cùng một lúc. Trên thực tế, bạn có thể tạo chúng dần dần. Một lá thư đến, nhấp vào “Thêm:: Lọc các chữ cái tương tự”, thực hiện một bộ lọc.
  • Trong các bộ lọc sắp xếp các chữ cái vào các thư mục, ngoài “Áp dụng phím tắt”, hãy chọn "Bỏ qua hộp thư đến (lưu trữ)"(“Bỏ qua Hộp thư đến (Lưu trữ nó)”). Gmain hoạt động như thế này: tất cả các chữ cái sẽ được đưa vào thư mục “Tất cả thư” và vẫn ở đó cho đến khi bạn xóa chúng khỏi đó. Mọi thứ khác, tất cả các thư mục, chỉ là “lối tắt” cho những chữ cái này. Bao gồm cả "Hộp thư đến". Một thư có thể có một số nhãn hoặc có thể không có nhãn nào cả - trong trường hợp sau, nó sẽ chỉ hiển thị trong thư mục “Tất cả thư”. Nghĩa là, nếu bạn áp dụng nhãn “Doanh nghiệp” cho một lá thư gửi đến cho bạn, lá thư đó sẽ hiển thị trong thư mục “Hộp thư đến”, thư mục “Doanh nghiệp” và thư mục “Tất cả thư”. Và nếu bạn loại bỏ nó, nó cũng sẽ biến mất ở mọi nơi. Đó là lý do tại sao tôi khuyên bạn nên chọn hộp “Bỏ qua hộp thư đến” để chỉ gán một nhãn cho chữ cái và không bị trùng lặp. Sau đó, chữ cái đã lọc sẽ chỉ hiển thị trong thư mục mong muốn và nó sẽ biến mất khỏi Hộp thư đến. (Tất nhiên, nó sẽ nằm trong “All Mail” trong mọi trường hợp, đây là kho lưu trữ tất cả các chữ cái mà bạn có). Nhân tiện, nếu bạn nhấp vào nút “Lưu trữ” trên một email, Gmail sẽ chỉ xóa tất cả các nhãn, bao gồm cả nhãn “Hộp thư đến” và email sẽ chỉ hiển thị trong “Tất cả thư”.
  • Thật hợp lý khi chọn hộp cho tất cả các email đã lọc "Không bao giờ đánh dấu là thư rác". Vì bạn đang tạo một bộ lọc, điều đó có nghĩa là bạn có thể tin tưởng vào nguồn này bằng cách nào đó. Tốt hơn là bạn chỉ cần hủy đăng ký nhận những thư không mong muốn và đánh dấu thư rác thông thường là thư rác và ban đầu Google sẽ không cho phép những bức thư như vậy.
  • Nói về thư rác. GMail lưu trữ các thư được bộ lọc thư rác lọc trong một thư mục “Thư rác” đặc biệt. Giữ trong một thời gian dài. Và đánh dấu nó là chưa đọc, điều này ảnh hưởng đến bộ đếm tổng thể của các chữ cái chưa đọc - ví dụ: trong khách hàng di động. Điều này gây bất tiện cho tôi nên tôi đã thực hiện hai bộ lọc để khắc phục tình trạng này. Đầu tiên: trong phần “chứa các từ” hãy chỉ ra “trong:spam” và ở bước tiếp theo hãy chọn hộp “đánh dấu là đã đọc”. Tất cả thư rác bây giờ sẽ được tự động đánh dấu là đã đọc. Bộ lọc thứ hai: trong trường “chứa các từ”, chỉ định “nhãn:spam old_than:30d” và chọn hộp “xóa”. Thư rác quá 30 ngày sẽ tự động bị xóa khỏi thùng rác. Nếu bạn cực kỳ sợ bỏ lỡ điều gì đó (và vì lý do nào đó bạn quá lười xem thư rác mỗi tháng một lần), bạn có thể sắp xếp để các thư rác cũ được chuyển tiếp đến một số email lưu trữ rác.
  • Thông báo sự kiện lịch Theo quy định, chúng không liên quan vào ngày hôm sau. Do đó "chứa các từ" = "nhãn:lịch old_than:1d", hãy xóa.
  • Thư quảng cáo Bạn có thể ngay lập tức đánh dấu chúng là đã đọc. Và nhìn vào thư mục mỗi tuần một lần, xem danh sách để tìm điều gì đó thú vị. Nếu điều gì đó thú vị không xuất hiện lặp đi lặp lại thì việc hủy đăng ký là điều hợp lý.
  • Về nguyên tắc, bạn có thể đánh dấu là đã đọc và các chữ cái trong "Bản nháp". Lời kỳ diệu: "nhãn:bản nháp". Tuy nhiên, vì lý do nào đó mà tôi không biết, Thunderbird phản ứng với dấu hiệu này và giao diện web của Gmail, mặc dù hiển thị chữ cái là đã đọc nhưng vẫn để lại một bộ đếm các chữ cái chưa đọc bên cạnh tên thư mục (“Bản nháp (1)”).
  • Và điều đó chắc chắn là có thể xóa các bản nháp cũ hơn sáu tháng.
  • Nếu muốn, bạn có thể tạo bộ lọc, nhóm tất cả các chữ cái có tệp đính kèm vào một thư mục, và bên trong nó có các thư mục con với các tệp đính kèm theo loại (mp3, hình ảnh, tài liệu, bản trình bày). Ví dụ: trong bộ lọc dành cho tệp đính kèm hình ảnh, trong phần “chứa các từ”, hãy chỉ định “tên tệp:(jpg|png|tif|gif)” và chọn hộp “chứa tệp đính kèm”. Tôi cảnh báo bạn: trong trường hợp này, số lượng tin nhắn chưa đọc sẽ tăng lên do các thư mục này, điều này có thể gây bất tiện.
  • Nếu bạn không muốn xem thư mục đính kèm tin nhắn bạn đã gửi, thêm "-in: đã gửi". Đối với tệp đính kèm của bạn, bạn có thể tạo thư mục riêng. Theo đó, bộ lọc sẽ chứa dòng chữ “in:sent has:attachment”.
  • Đầu tư rất lớn Bạn cũng có thể lọc: “larger:3m -in:sent has:attachment”.
  • Để hộp thư đến của bạn không bị lộn xộn, bạn cũng có thể gửi thư chưa được sắp xếp cũ hơn một khoảng thời gian nhất định tới kho lưu trữ. Các từ “in:inbox old_than:30d”, “Bỏ qua hộp thư đến” và đặt vào thư mục “Lưu trữ hộp thư đến”. Bạn có thể làm tương tự với các bức thư đã gửi.

Đây là sơ đồ. Chia sẻ ý tưởng và cảm hứng.


Bộ lọc trong email phổ biến Dịch vụ Gmail cách tuyệt vời sắp xếp công việc bằng email, đặt quy tắc cho tin nhắn đến và đi, đồng thời nói chung giúp bạn thoát khỏi công việc thường ngày bằng cách giao phó mọi thứ cho các tập lệnh. Trước đây chúng tôi đã viết về cơ hội thú vị tùy chỉnh cài đặt người gửi thư cho chính bạn và hôm nay chúng ta sẽ tiếp tục chủ đề này.

1. Chuyển tiếp tất cả các email đến và lưu trữ chúng

Nếu bạn có nhiều tài khoản Gmail nhưng thực tế bạn chỉ sử dụng một hồ sơ thì có một bộ lọc tốt, có khả năng chuyển hướng tất cả các chữ cái từ tất cả các tài khoản sang một tài khoản chính. Bạn cũng có thể đánh dấu chúng là đã đọc và lưu trữ để chúng không xuất hiện trong hộp thư đến chính của bạn.

Để đạt được điều mình muốn, bạn cần tạo bộ lọc mới và chèn biểu tượng con chó - @ vào trường “Từ”. Bạn cũng có thể chỉ cần đặt dấu hoa thị - *.

Bước tiếp theo bạn có thể chọn nơi gửi thư, đánh dấu chúng là đã đọc hoặc gửi chúng đến Kho lưu trữ.

2. Trả lời tự động cho email bằng cách sử dụng câu trả lời soạn trước

Nếu bạn có chuỗi email yêu cầu phản hồi đơn điệu, chẳng hạn: “Tôi đã nhận được tin nhắn, mọi thứ đều ổn. Tôi sẽ cho bạn biết khi tôi sẵn sàng." hoặc điều gì đó tương tự, thì bạn có thể tạo thư trả lời tự động cho những cuộc đối thoại như vậy, thư này sẽ gửi tin nhắn được chuẩn bị trước để bạn trả lời người dùng. Nếu bạn có nhiều đoạn hội thoại tương tự, thì phương pháp này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian.

3. Sắp xếp thư theo kích thước và loại tệp đính kèm

Bộ lọc Gmail tiêu chuẩn cho phép bạn lọc các thư có tệp đính kèm. Hóa ra bộ lọc này có thể được cải thiện đáng kể bằng cách chỉ định kích thước của tệp đính kèm. Ví dụ: bạn muốn tạo lối tắt " Tệp lớn» dành cho email có tệp đính kèm lớn hơn 10 MB. Để làm điều này chúng ta sẽ làm như sau:

Trong thanh tìm kiếm ở trên cùng mở cửa sổ Gmail nhập giá trị sau:

Kích thước: 10m

Sau đó, nhấp vào mũi tên xuống ở cuối thanh tìm kiếm. Một cửa sổ bật lên để tạo bộ lọc tìm kiếm sẽ mở ra trước mặt bạn. Trong cùng một cửa sổ, bạn có thể tạo quy tắc bổ sungđể sắp xếp các chữ cái hiệu quả hơn. Tiếp theo, nhấp vào liên kết “tạo bộ lọc tìm kiếm” ở góc dưới bên phải. Sau đó, bạn có thể tạo lối tắt cho bộ lọc này.

Ngoài việc sắp xếp theo kích thước của tệp đính kèm, bạn có thể đặt bộ lọc để nhận dạng các loại tài liệu. Ví dụ:

Có:tệp đính kèm .jpg | .jpeg | .png | .gif | .tiff | .tif

Có:tệp đính kèm.pdf | .doc | .docx | .xls | .xlsx

Do đó, nguyên tắc tương tự có thể được sử dụng để sắp xếp các loại tệp khác, ví dụ như zip, rar, iso. Ngoài ra để đơn giản hóa công việc thường ngày, bạn có thể gửi những bức thư này đến các thư mục thích hợp hoặc gắn thẻ chúng bằng nhãn cụ thể (Tài liệu, Kho lưu trữ, Ảnh, v.v.).

4. Thiết lập các tab cho email đến

Giao diện thư Gmail mới cho phép bạn sắp xếp thư đến theo tab hoặc danh mục đồ họa. Nếu bạn không hài lòng cài đặt tiêu chuẩn nhà phát triển Google, thì bạn có thể tạo quy tắc của riêng mình để thay đổi các cài đặt này. Ví dụ, những lá thư từ Dịch vụ Twitter theo mặc định, chúng có nhãn “Xã hội” và nếu điều này không phù hợp với bạn thì bạn có thể thay đổi quy tắc.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên trong dòng Tìm kiếm Gmail và nhập thông tin sau vào trường TỪ: twitter.com. Tiếp theo, theo ý của bạn, hãy thực hiện các cài đặt do bộ lọc tiêu chuẩn cung cấp.

5. Áp dụng bộ lọc cho tất cả các chữ cái được lưu trữ trong thư

Khi bạn tạo bộ lọc mới, bộ lọc này chỉ được áp dụng cho những tin nhắn sẽ đến với bạn trong tương lai. Nếu bạn có số lượng lớn email cũ và bạn muốn áp dụng bộ lọc mới cho chúng, bạn có thể thực hiện những thay đổi đó.

Tạo bộ lọc và nhập tất cả các quy tắc bạn muốn áp dụng, nhưng trước khi nhấp vào nút "Tạo bộ lọc", hãy chọn hộp bên cạnh "Áp dụng bộ lọc cho các chuỗi sau bức thư." Bây giờ bộ lọc sẽ được áp dụng cho tất cả email của bạn, cả cũ và mới.

6. Xuất/Nhập bộ lọc cho các tài khoản khác nhau Các mục Gmail

Nếu bạn có nhiều tài khoản Gmail đang hoạt động và muốn mỗi tài khoản đó có bộ lọc riêng, bạn có thể tránh được rắc rối khi tạo bộ lọc cho hồ sơ khác nhau. Thay vào đó, bạn có thể chỉ cần thiết lập các bộ lọc ở cấu hình dưới cùng và chỉ cần xuất cài đặt sang phần còn lại. Chúng tôi sẽ cho bạn biết làm thế nào để làm điều này.

Chuyển đến tài khoản nơi tất cả các bộ lọc đã được định cấu hình. Tiếp theo đi đến cài đặt Gmail và chuyển đến tab "Bộ lọc". Bên dưới danh sách các bộ lọc, bạn sẽ tìm thấy nút “Tất cả”, bằng cách nhấp vào nút đó, bạn sẽ chọn tất cả các bộ lọc đã tạo trước đó. Nút “Xuất” sẽ xuất hiện trước mặt bạn. Bây giờ chỉ cần nhấp vào nó và bạn sẽ tải xuống tập tin XML, chứa các quy tắc cho tất cả cài đặt của bạn. Nếu bạn không cần một số bộ lọc cho cái khác tài khoản, chỉ cần bỏ chọn hộp bên cạnh nó.

Để tạo bộ lọc cho tài khoản mới, chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của bạn và đi tới cài đặt bộ lọc. Sau đó tìm nút "Nhập" và chọn tệp XML đã tải xuống trước đó để tải lên. Bây giờ tất cả các bộ lọc đều có sẵn trong hồ sơ mới.

7. Gửi cho mình danh sách việc cần làm kèm theo ghi chú cụ thể

Nếu bạn tự gửi email có danh sách việc cần làm, bạn có thể tạo bộ lọc đặc biệt cho việc này bằng tính năng gắn thẻ tự động. Để thực hiện việc này, hãy tạo bộ lọc và nhập địa chỉ email và trong chủ đề chỉ ra “Danh sách việc cần làm”. Bây giờ bạn có thể áp dụng bất kỳ phím tắt nào cho bộ lọc này hoặc tạo một phím tắt mới.

8. Sử dụng Gmail như Trình đọc RSS

Sau khi đóng cửa dịch vụ của Google RSS Reader, nhiều người bắt đầu tìm kiếm một giải pháp thay thế cho phép họ theo dõi một cách thuận tiện. tin tức hiện tại. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng, cho phép bạn chuyển đổi định dạng tin tức RSS trong tin nhắn email và gửi chúng đến hộp thư đến của bạn. Sau đó, bạn chỉ cần tạo nhãn RSS và áp dụng nó cho những email đó.

9. Tạo địa chỉ email dùng một lần

Thực ra nó là cách cũ tạo địa chỉ dùng một lần bằng địa chỉ chính. Bạn có thể thêm dấu + vào địa chỉ email của mình; mọi nội dung sau dấu + sẽ bị Gmail bỏ qua. Điều này có nghĩa là bạn sẽ có thể tạo địa chỉ dùng một lần email để đăng ký trên các trang web yêu cầu nó, nhưng bạn sẽ không muốn cung cấp cho họ dữ liệu thực.

Để phương pháp này hoạt động bình thường, bạn cần phải đăng ký, ví dụ như với email sau: [email được bảo vệ]. Bạn sẽ nhận được một email xác nhận. Sau khi bạn đăng ký xong, hãy tạo bộ lọc:

Gửi ai: [email được bảo vệ] Hành động: Xóa nó

Bây giờ bạn có thể chắc chắn rằng thư rác từ trang này sẽ không đến được với bạn.

Phần kết luận

Tin được tài trợ bởi hệ thống Yota: Đối tác chính thức Yota để tăng cường tín hiệu 4G Lte. Không có vấn đề gì khi kết nối với thế giới bên ngoài Những người đã kết nối dịch vụ hiện tại này thì không. Nhưng những người trong khu vực vẫn được trang bị khả năng tiếp cận mạng toàn cầu, bạn cần suy nghĩ về cách kết nối Internet với ngôi nhà của mình. Những lợi thế của Internet di động không dây 4G trong nước là rõ ràng! Đây cũng là niềm vui cho cả gia đình trong thời tiết khắc nghiệt. Cái này và truy cập đáng tin cậy lên Internet để doanh nhân khi bạn cần liên hệ ngay với khách hàng hoặc đồng nghiệp. Điều này bao gồm việc giao tiếp với bạn bè và gia đình, những người không thể đồng hành cùng bạn một cách tự nhiên.

Nơi để bắt đầu?

Trước khi tối ưu hóa, hộp thư của tôi trông giống như thế này:


Chúng ta hãy đi ngay đến cài đặt(Cài đặt), tiểu đoạn " Phím tắt"(Nhãn) để loại bỏ một loạt các phím tắt “thư mục” không cần thiết - Tôi là người theo chủ nghĩa tối giản.

Tôi có hai phím tắt bổ sung: Đặt mua(đăng ký) nhận bản tin và Thông báo(thông báo) cho, đột nhiên, thông báo từ các trang web khác nhau. Những thứ kia. Đây là những bức thư được gửi bởi robot và kém thú vị hơn. Bạn có thể đặt màu riêng cho nhãn để phân biệt ngay với nhau ở chế độ hiển thị tất cả thư (Tất cả thư).

Sau đó, đối diện với phím tắt, chọn mục “ Trốn(Trốn)" hoặc " Hiển thị nếu có chưa đọc (Hiển thị nếu chưa đọc)" - Sau đó thư mục bổ sung không có chữ cái mới thì chúng sẽ không chướng mắt. Nếu cần, bạn luôn có thể tìm thấy chúng bằng cách mở rộng danh sách.
Lưu các thay đổi của bạn và xem danh sách bên trái rộng rãi hơn bao nhiêu!

Bộ lọc

Bây giờ điều quan trọng nhất: bộ lọc! Đây là chủ đề yêu thích của tôi.
Trước đây, tôi đã xóa thông báo khỏi hộp thư đến của mình để những email quan trọng không bị lạc vào thùng rác, tôi không tin tưởng vào trình sắp xếp “thông minh” của Google, giống như chế độ thay thế hiển thị hộp thư đến). Bây giờ mọi thứ đã ở đúng vị trí của nó.

Trước tiên, hãy mở một số lá thư từ hộp thư đến mà robot đã gửi cho chúng ta, trong ví dụ - từ lifehacker.ru .

Bạn có thể sao chép địa chỉ hoặc chỉ tên miền với con chó, tùy theo tình huống. Sau đó vào cài đặt, phần “ bộ lọc" Ở phía dưới cùng có một liên kết để tạo bộ lọc mới.

Một cửa sổ sẽ mở ra trước mặt bạn. Chúng tôi điền vào các trường thích hợp (trong trường hợp của tôi, trường “Từ:” là đủ) và nhấp vào liên kết “ Tạo bộ lọc» ( Tạo bộ lọc với tìm kiếm này).

Bây giờ đến phần thú vị. Ở đây bạn cần đánh dấu vào ô " Bỏ qua hộp thư đến» ( Bỏ qua hộp thư đến), để chữ không bị chướng mắt; " Áp dụng phím tắt» ( Áp dụng nhãn) - hãy chọn thứ bạn cần, đối với tôi đó là Thông báo; " Đừng gửi vào thư rác» ( Không bao giờ gửi nó vào thư rác) - và có một cái lỗ trên người bà già; " Không đánh dấu là quan trọng» ( Không bao giờ đánh dấu nó là quan trọng) - hiếm khi những chữ cái như vậy đặc biệt quan trọng, nhưng Google vẫn liên tục đánh dấu chúng như vậy; " Áp dụng cho các email khác» ( Đồng thời áp dụng bộ lọc cho các cuộc hội thoại phù hợp %count%) - thao tác này sẽ đặt vào “thư mục” mong muốn tất cả các chữ cái khác từ hộp thư đến đáp ứng các điều kiện lọc, do đó giải phóng hộp thư đến khỏi những thứ rác rưởi đó.

Đối với một số người, việc sắp xếp các chữ cái theo cách thủ công có vẻ là một công việc nặng nhọc, nhưng nó có thực sự tệ đến thế không? Chúng tôi nhận được thông báo và gửi thư thường xuyên. Đủ để chi tiêu 40 giây tới một lá thư đến, và nó chưa bao giờ sẽ không làm xao lãng sự chú ý khỏi những thông điệp thực sự quan trọng. Tôi mất khoảng một tuần để dần dần điền vào danh sách - chính xác là khoảng thời gian mà mỗi dịch vụ tôi sử dụng đều có ít nhất một lá thư được gửi đến.
Ngoài ra, các bộ lọc rất linh hoạt. Nhìn vào ảnh chụp màn hình:

Bạn có thể thiết lập bộ lọc cho cả hộp thư cụ thể và cho toàn bộ hộp thư miền thư, hoặc tại cụm từ khoá về chủ đề. Trong ảnh chụp màn hình, tôi thậm chí còn thiết lập một số bộ lọc cho các email spam liên tục bò vào hộp thư đến của mình.

Ngoài ra

Cuối cùng, một vài lời khuyên ít quan trọng hơn.


1. Như người dịch bài viết trước đã nói, cần loại bỏ Bộ sưu tập web (Đoạn web) trong cài đặt vì chúng rất giống với quảng cáo đơn giản.
2. Trong phần cài đặt " Hộp thư đến» ( Hộp thư đến) bạn có thể tắt các điểm đánh dấu, chúng chỉ tạo thêm các biểu tượng gần như vô nghĩa trong các thư mục.
3. Rất hữu ích để buộc thu thập thư từ các hộp thư khác trong Gmail: Bạn không chỉ có thể quản lý mọi thứ thông qua một giao diện mà thậm chí bạn còn có thể gửi email từ các hộp thư khác trực tiếp từ Gmail.
4. Hãy vào phần " Phòng thí nghiệm» ( Phòng thí nghiệm), nơi có nhiều điều thú vị: một quầy Tin nhắn chưa đọc trên biểu tượng trình duyệt, cái nút« đánh dấu là đã đọc", nút buộc cập nhật bị ràng buộc bởi NHẠC POP-giao thức hộp Vân vân và vân vân.
5. Sẽ không có hại gì nếu bao gồm nhãn văn bản cho các nút: Tôi thường bị nhầm lẫn bởi các biểu tượng đơn giản.
6. Cuối cùng, Chủ đề màu xám mềm Tôi thích nó hơn Độ tương phản cao - đường nét ít sắc nét hơn, không có gì thừa.