Cách đồng bộ lịch Google với Outlook. Những tính năng mới nào sẽ có khi bạn sử dụng tài khoản Gmail trong Thư và Lịch

Một trong những tính năng tiện dụng của Outlook là khả năng chia sẻ lịch của bạn với những người khác trong tổ chức của bạn hoặc người dùng bên ngoài (bên ngoài tổ chức của bạn). Để thực hiện việc này, hộp thư điện tử của bạn phải được đặt trên máy chủ Exchange hoặc trong Office 365 / Exchange Online.

Chia sẻ lịch của bạn trong Outlook 2016

Mỗi người nhận sẽ nhận được lời mời yêu cầu họ thêm lịch của bạn.

Người dùng bên ngoài tổ chức của bạn sẽ nhận được một URL mà họ có thể sử dụng để truy cập vào lịch của bạn. Nếu bạn và người mà bạn đang chia sẻ thuộc các tổ chức có mối quan hệ liên kết thông qua Office 365 hoặc Exchange thì lời mời sẽ bao gồm tùy chọn chia sẻ lịch của bạn.

Khi đó lịch của bạn sẽ hiển thị với người dùng ở phần Lịch chung.

Để xuất bản lịch trên Internet, hãy nhấp vào nút Xuất bản trực tuyến, chỉ định URL của máy chủ WebDAV, chỉ định khoảng thời gian của lịch bạn muốn xuất bản, loại quyền truy cập và các tùy chọn cập nhật lịch trên máy chủ (tự động hoặc chỉ một lần).

Nếu bạn muốn cấp quyền truy cập vào lịch của mình cho tất cả người dùng, hãy nhấp vào nút Quyền của Lịch và cho phép Mặc định chọn cấp độ truy cập (theo mặc định, chỉ cho phép truy cập vào thông tin Thời gian rảnh/bận). Nhóm mặc định tương ứng với bất kỳ người dùng nào (tất cả mọi người). Bạn có thể thay đổi cấp độ truy cập bằng cách chọn các quyền cần thiết từ danh sách thả xuống.

Trên cùng một tab, bạn có thể kiểm soát quyền truy cập vào lịch của mình. Tại đây, bạn có thể thêm người dùng mới hoặc thay đổi cấp độ quyền của người dùng khi truy cập lịch (ví dụ: bạn có thể cho phép một người dùng cụ thể tạo, chỉnh sửa hoặc xóa các mục lịch).

Nếu bạn muốn thu hồi quyền truy cập chung vào lịch, bạn cần chọn tên của người dùng mà bạn muốn thu hồi quyền truy cập trên tab quyền, nhấp vào nút Xóa bỏ Và ĐƯỢC RỒI.

Cách kết nối lịch dùng chung của người khác trong Outlook 2016

Để kết nối lịch của người dùng khác, trong Outlook, hãy bấm vào nút Lịchở dưới cùng của cửa sổ. Nhấp chuột phải vào phần Lịch của tôi -> Thêm lịch -> Từ sổ địa chỉ:

Trong danh sách nhân viên, tìm người dùng có lịch mà bạn muốn kết nối (người dùng hoặc quản trị viên phải cấp cho bạn quyền truy cập vào lịch của họ) và chọn người dùng đó.

Sau đó, lịch mới sẽ xuất hiện trong danh sách lịch được chia sẻ.

Chia sẻ lịch của bạn trong Exchange bằng PowerShell

Trong Exchange 2007 SP1 trở lên, bạn có thể tạo một hộp thư chung có thể được sử dụng làm lịch doanh nghiệp (bộ phận) dùng chung. Bạn có thể tạo hộp thư bằng lệnh PowerShell sau:

Hộp thư mới -alias JuristDep -name "Lịch bộ phận pháp lý" -cơ sở dữ liệu "Mbx1" -org Người dùng -shared -UserPrincipalName [email được bảo vệ]

Sau này, bạn có thể cung cấp quyền truy cập vào lịch của hộp thư mới cho một người dùng cụ thể trong tổ chức (giả sử chúng tôi muốn cung cấp quyền truy cập đầy đủ):

Thêm-MailboxPermission JuristDep -Người dùng:"aapetrov" -AccessRights:FullAccess

Hoặc chỉ đọc:

Thêm-MailboxPermission JuristDep -Người dùng:"JuristUsers" -AccessRights:ReadPermission

Bạn có thể cấp quyền truy cập trực tiếp vào thư mục lịch trong hộp thư Exchange của mình:

Thêm-MailboxFolderPermission -Identity "JuristDep:\Calendar" -User aapetrov -AccessRights Owner

Trong phiên bản tiếng Anh của Exchange, thay vì Calendar, bạn cần chỉ định thư mục Calendar.

Để thay đổi quyền lịch cho người dùng đã được cấp quyền lịch, hãy sử dụng lệnh ghép ngắn Đặt quyền thư mục hộp thư :
Set-MailboxFolderPermission -Identity "JuristDep:\Calendar" -User aapetrov -AccessRights Reviewer

Cách yêu cầu quyền truy cập vào lịch của người khác

Khi kết nối lịch dùng chung từ sổ địa chỉ, yêu cầu cấp quyền sẽ tự động xuất hiện khi kết nối lịch dùng chung nếu không có quyền đối với lịch đó.

Gần đây tôi bắt đầu sử dụng thư Yandex rất nhiều (thư cho một miền hoặc Yandex.Connect). Một điều ngạc nhiên khó chịu là mặc dù thư hoạt động qua imap nhưng Microsoft Outlook không cho phép bạn đồng bộ hóa lịch và danh bạ khi kết nối tài khoản Yandex của bạn.

Vì chỉ có thư không có lịch mới mất đi rất nhiều giá trị, không chỉ đối với tôi, sau khi tìm hiểu và nghiên cứu vấn đề, tôi quyết định mô tả giải pháp tìm ra.

Gốc rễ của vấn đề là gì

Microsoft Outlook sẵn có chỉ có thể hoạt động với lịch trong Exchange Server. Lịch Yandex, cũng như nhiều dịch vụ lịch trực tuyến khác, sử dụng giao thức CalDAV theo mặc định và không hỗ trợ định dạng Exchange.

Những lý do có thể dẫn đến sự khác biệt về tiêu chuẩn này:

• MS Outlook nhắm đến người dùng doanh nghiệp thường có máy chủ thư riêng và thông thường đây là Exchange
• Hầu hết các phần mềm đều hoạt động tốt với CalDAV: iOS, Android, Mozilla Thunderbird (có plugin), v.v.
• Lịch trực tuyến là một dịch vụ ít phổ biến hơn nhiều so với thư và do đó mức độ liên quan của vấn đề tiêu chuẩn hóa thấp hơn

Giải pháp làm việc

Nói chung, giải pháp là cài đặt một plugin trong Outlook để đồng bộ hóa lịch địa phương với lịch trực tuyến.

Trong số nhiều lựa chọn tôi đã thử, tôi thích nhất hai trong số đó:

• Bộ đồng bộ hóa CalDAV
  • Một tiện ích mở rộng đơn giản chỉ đồng bộ hóa lịch
  • Bạn có thể đồng bộ hóa các lịch khác nhau
  • Thiết lập dễ dàng. Bạn có thể chọn cài đặt đơn giản từ danh sách lịch trực tuyến phổ biến, bao gồm Google và Yandex
  • Miễn phí và hoạt động không hạn chế
  • Nguồn mở và hơn 300 sao trên GitHub (đối với những người chưa biết, đây đã là một chỉ số khá phổ biến)
• OpenProtocolsConnector
  • Một tiện ích bổ sung toàn diện hơn cũng cho phép bạn đồng bộ hóa danh bạ
  • Việc thiết lập phức tạp hơn vì Yandex không có trong danh sách các nhà cung cấp CalDAV (bạn cần tự mình đi tìm đường dẫn chính xác đến lịch trực tuyến)
  • Cần có giấy phép để hoạt động. Giấy phép xây nhà cá nhân là miễn phí nhưng yêu cầu gia hạn hàng năm.
  • Có mã nguồn cho thư viện CalDAV nơi tiện ích bổ sung hoạt động
  • Có vẻ ít phổ biến hơn CalDAV Synchronizer

Giải pháp thay thế (không tối ưu)

• Xuất Lịch Google. Trong Lịch Google, có thể cung cấp liên kết công khai cho lịch ở định dạng mà Outlook hiểu được. Nhưng giải pháp này có một số nhược điểm:
  • MS Outlook chỉ kết nối lịch ở chế độ “chỉ đọc”
  • Không có cách nào để định cấu hình quyền; bất kỳ ai có liên kết đều có thể đọc nội dung của lịch
• Cộng tác viên EVO. Nếu bạn google một chủ đề có lịch thì tiện ích mở rộng này sẽ nằm trong kết quả tìm kiếm đầu tiên. Tôi đã thử nó, tôi không thực sự thích nó (có lẽ tôi không hiểu):
  • Thay vì đồng bộ hóa lịch địa phương hiện có với một dịch vụ trực tuyến, tiện ích bổ sung sẽ thêm lịch địa phương mới cho từng dịch vụ và đồng bộ hóa nó
  • Chi phí 28 euro so với các lựa chọn thay thế miễn phí
• Thoát khỏi MS Outlook:
  • Tôi đã không thực sự cân nhắc lựa chọn này, bởi vì ngay cả khi chúng tôi đặt câu hỏi về thói quen và sự tiện lợi sang một bên, câu hỏi về tính di động (không) của các macro và tiện ích bổ sung VBA của chúng tôi vẫn còn (bạn có thể gọi nó là khóa nhà cung cấp)

Phần kết luận

Trên thực tế, nhiệm vụ đồng bộ hóa Outlook và các nhà cung cấp bên ngoài khá đơn giản. Tôi cho rằng có những lựa chọn thay thế thuận tiện khác, nhưng đối với tôi, các tùy chọn được mô tả ở trên là đủ. Nếu bạn biết những cách hoặc giải pháp thuận tiện hơn thì hãy viết bình luận.

Cập nhật: tháng 7 năm 2018

Để nâng cao trải nghiệm Gmail trong Thư và Lịch dành cho Windows 10 và Outlook 2016 dành cho Mac, tính năng đồng bộ hóa Tài khoản Google với Microsoft Cloud hiện đã được hỗ trợ. Điều này sẽ cho phép bạn sử dụng nhiều tính năng trong Thư, Lịch và Outlook 2016 cho Mac mà trước đây chỉ khả dụng cho người dùng có tài khoản Outlook.com, Office 365 và Exchange Server.

Những tính năng mới nào sẽ có khi tôi sử dụng tài khoản Gmail trong Thư và Lịch?

Khi các tính năng mới của Microsoft Cloud được phát hành, chúng sẽ xuất hiện trong tất cả các tài khoản được thêm vào Thư và Lịch.

Làm cách nào để bật các tính năng này trong Thư và Lịch?

Xuất hiện hộp thoại trong Mail and Calendar Cập nhật tài khoản Google của bạn, thao tác này sẽ yêu cầu bạn đồng bộ hóa tài khoản Google của mình với Microsoft Cloud. Nhấn vào nút Đúng và nhập địa chỉ email và mật khẩu Gmail của bạn. Thư và Lịch sẽ lo phần còn lại.

Chúng tôi đang dần dần giới thiệu tính năng mới này. Nếu bạn chưa thấy yêu cầu kích hoạt tính năng này, vui lòng đợi thêm vài tuần nữa.

Google lên đám mây của Microsoft.

Khi bạn bật tính năng này, tài khoản Google của bạn sẽ đồng bộ hóa với Microsoft Cloud. Điều này có nghĩa là các bản sao tin nhắn, lịch và danh bạ của bạn sẽ được đồng bộ hóa giữa các trung tâm dữ liệu của Google và Microsoft. Việc lưu trữ dữ liệu hộp thư của bạn trong Microsoft Cloud cho phép bạn tận dụng các tính năng Thư và Lịch mới trong tài khoản Gmail của mình. Sẽ không có thay đổi nào đối với trải nghiệm của bạn trên Gmail.com hoặc ứng dụng Google.

Làm cách nào để tắt tính năng này trong Thư và Lịch?

Sau khi kích hoạt tính năng này, việc sử dụng Thư và Lịch Windows 10 cũng như dữ liệu từ Gmail.com sẽ được quản lý và

Những tính năng mới nào sẽ có khi tôi sử dụng tài khoản Gmail trong Outlook 2016 for Mac?

Làm cách nào để bật các tính năng này trong Outlook 2016 cho Mac?

Trong Outlook 2016 dành cho Mac, bạn sẽ được nhắc đồng bộ hóa tài khoản Google của mình với Microsoft Cloud. Lựa chọn Tiếp tục và nhập địa chỉ email và mật khẩu Gmail của bạn. Outlook 2016 dành cho Mac sẽ lo phần còn lại.

Để biết danh sách các sự cố đã biết, hãy xem Sự cố đã biết khi đồng bộ hóa tài khoản Google với Microsoft Cloud.

Nếu bạn gặp sự cố khi đồng bộ hóa tài khoản Google của mình với Microsoft Cloud, hãy xem Giải pháp cho các sự cố khi kết nối tài khoản Google của bạn với đám mây Microsoft.

Việc đồng bộ hóa dữ liệu Gmail.com với Microsoft Cloud có ảnh hưởng đến ứng dụng Gmail.com và Google không?

Sẽ không có thay đổi nào đối với trải nghiệm của bạn trên Gmail.com hoặc ứng dụng Google.

Điều gì xảy ra sau khi kích hoạt tính năng này?

Khi bạn bật tính năng này, tài khoản Google của bạn sẽ đồng bộ hóa với Microsoft Cloud. Điều này có nghĩa là các bản sao tin nhắn, lịch và danh bạ của bạn sẽ được đồng bộ hóa giữa các trung tâm dữ liệu của Google và Microsoft. Việc lưu trữ dữ liệu hộp thư của bạn trong Microsoft Cloud cho phép bạn sử dụng các tính năng mới trong Outlook 2016 for Mac trong tài khoản Gmail của mình. Sẽ không có thay đổi nào đối với trải nghiệm của bạn trên Gmail.com hoặc ứng dụng Google.

Làm cách nào để tắt tính năng này trong Outlook 2016 cho Mac?

Để ngừng đồng bộ hóa dữ liệu Gmail.com với Microsoft Cloud trên thiết bị của bạn, bạn phải xóa tài khoản email của mình.

Những điều khoản nào áp dụng cho dữ liệu từ Gmail.com?

Sau khi bạn bật tính năng này, việc bạn sử dụng Outlook 2016 cho Mac và dữ liệu từ Gmail.com sẽ phải tuân theo Thỏa thuận dịch vụ của Microsoft và Điều khoản về quyền riêng tư của Microsoft. Ngoài ra, các điều khoản dịch vụ và tuyên bố về quyền riêng tư của Google sẽ tiếp tục áp dụng cho dữ liệu Gmail.com.

Nếu bạn sử dụng ứng dụng email Outlook, có lẽ bạn đã chú ý đến lịch tích hợp sẵn. Với nó, bạn có thể tạo nhiều lời nhắc, nhiệm vụ, đánh dấu sự kiện và hơn thế nữa. Ngoài ra còn có các dịch vụ khác cung cấp những cơ hội tương tự. Đặc biệt, lịch Google cũng mang đến những cơ hội tương tự.

Nếu đồng nghiệp, người thân hoặc bạn bè của bạn sử dụng lịch Google thì bạn nên thiết lập đồng bộ hóa giữa Google và Outlook. Và chúng ta sẽ xem cách thực hiện điều này trong hướng dẫn này.

Trước khi bắt đầu đồng bộ hóa, bạn nên đưa ra một lưu ý nhỏ. Thực tế là khi thiết lập đồng bộ hóa, nó trở nên phiến diện. Nghĩa là, chỉ các mục lịch Google mới được chuyển sang Outlook; việc chuyển ngược lại không được cung cấp ở đây.

Bây giờ hãy bắt đầu thiết lập đồng bộ hóa.

Trước khi truy cập cài đặt trong Outlook, chúng tôi cần thực hiện một số cài đặt trong Lịch Google.

Để thực hiện việc này, hãy mở lịch mà chúng tôi sẽ đồng bộ hóa với Outlook.

Ở bên phải tên lịch có một nút sẽ mở rộng danh sách hành động. Nhấp vào nó và nhấp vào “Cài đặt”.

Trên trang này, hãy chọn hộp kiểm “Chia sẻ lịch này” và đi tới trang “Dữ liệu lịch”. Trên trang này, bạn phải nhấp vào nút ICAL, nằm trong phần “Địa chỉ lịch riêng”.

Việc này sẽ hoàn tất công việc của bạn với Lịch Google. Bây giờ hãy chuyển sang thiết lập lịch Outlook.

Thiết lập lịch Outlook của bạn

Mở lịch Outlook trong trình duyệt và nhấp vào nút “Thêm lịch”, nằm ở trên cùng và chọn “Từ Internet”.

Bằng cách thiết lập đồng bộ hóa theo cách này, bạn sẽ nhận được thông báo không chỉ ở phiên bản web của lịch Outlook mà còn ở phiên bản máy tính.

Ngoài ra, bạn có thể đồng bộ hóa thư và danh bạ của mình; để thực hiện việc này, bạn chỉ cần thêm tài khoản Google vào ứng dụng email Outlook.

Ngày nay, hầu hết mọi người dùng đều có tài khoản Google vì nó mang lại rất nhiều lợi ích trên Internet, đặc biệt là đối với người dùng trình duyệt Chrome. Đại đa số máy tính đều cài đặt hệ điều hành Windows và phần lớn người dùng sử dụng tiện ích được tích hợp trong Windows để làm việc với danh bạ, thư và lời nhắc - Microsoft Outlook. Một câu hỏi hợp lý được đặt ra: làm thế nào hai dịch vụ này có thể “kết bạn” với nhau? Sẽ rất thuận tiện khi có thể tạo các sự kiện và hoạt động trong lịch của các dịch vụ khác thông qua Outlook. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét kỹ hơn cách đồng bộ hóa Outlook với các lịch khác. Hãy tìm ra nó. Đi!

Outlook có một lịch rất tiện lợi. Nhưng đôi khi bạn có thể cần đồng bộ hóa nó với người khác

Đầu tiên, cần lưu ý rằng việc đồng bộ hóa sẽ là một chiều, tức là các sự kiện từ Outlook sẽ không được đồng bộ hóa với lịch Google.

Bây giờ bạn đã biết cách đồng bộ hóa Microsoft Outlook với Lịch Google và VKontakte. Việc này được thực hiện rất đơn giản và nhanh chóng, đồng thời bạn đơn giản hóa đáng kể cuộc sống của mình. Viết trong phần bình luận xem bài viết này có giúp ích gì cho bạn hay không và hỏi bất kỳ câu hỏi nào của bạn về chủ đề được thảo luận.