Cum să transferați un desen din Excel în Word. Instrucțiuni pentru transferul datelor tabelare Excel în Word

Mulți utilizatorii Microsoft Biroul folosește mese în munca de zi cu zi. În același timp, unii în proces de compilare a anumitor documente preferă să nu deschidă mai multe programe deodată, ci să creeze imediat tabele direct în Program Word. Cu toate acestea, odată cu utilizarea oricărui funcții suplimentare, disponibil numai în programul Excel, pot apărea unele dificultăți, deoarece nu toată lumea știe să transfere corect tabelele între aceste utilități.

Dacă trebuie să mutați informații dintr-un tabel din program Microsoft Wordîn Excel, nu este deloc necesar să rescrieți complet aceste date din nou, ci pur și simplu să copiați informatie necesara. În timpul procesului de copiere a datelor, informațiile care sunt stocate în fiecare celulă individuală vor fi plasate într-o celulă separată și în Excel, după care puteți formatare suplimentarăși efectuarea oricăror ajustări.

În același timp, merită menționat imediat că, după introducerea datelor, uneori trebuie să faceți puțină curățare în ele pentru a putea folosi funcții speciale Calcul în Excel. Astfel, de exemplu, celulele pot conține spații inutile, numerele pot fi inserate ca text în loc de valori numerice care ar putea fi utilizate în anumite calcule sau datele pot să nu fie afișate corect.

Cum se face această copiere?

Pentru a copia un tabel dintr-un program în altul, trebuie să urmați o listă simplă de proceduri:

1. Derulați la document Word toate coloanele și rândurile tabelului care vor fi copiate în noul program.
2. Apăsați combinație Ctrl+C pentru a salva tabelul în clipboard.
3. În Excel, selectați celula din stânga rândul de sus. Cu toate acestea, înainte de a introduce o masă acolo, asigurați-vă că vă asigurați că aceasta zona este gol. Datele din celulele unui tabel creat în Word vor înlocui complet datele care sunt activate acest moment vor fi prezente în celule. Dacă este necesar, înainte de copiere, este recomandat să vizualizați tabelul în Word pentru a verifica dimensiunile acestuia.
4. Uită-te la meniu Acasă, apoi faceți clic pe Clipboardși selectați Introduce. Este de remarcat faptul că, pentru simplitate, puteți utiliza și combinație simplă chei Ctrl+V.
5. Pentru a corecta formatarea originală, faceți clic pe Opțiuni inserează lângă tabelul inserat, apoi faceți clic pe Folosiți formate de celule finale dacă doriți să continuați să lucrați cu Formatare Excel, sau selectați elementul Păstrați formatarea originală să lase masa așa cum este.

După cum sa discutat mai sus, Excel lipește conținutul celulei din Word în fiecare celulă individuală. După introducerea tabelului, puteți distribui datele în celule suplimentare folosind comanda Textul coloanei.

Probleme posibile și soluțiile lor

Unele dificultăți apar pentru utilizatori atunci când s-a petrecut puțin timp creând un tabel sau a fost complet copiat în Word dintr-o altă sursă, drept urmare, atunci când încearcă să-l transfere în Excel, încep să apară tot felul de probleme. caractere suplimentare, celule sau rânduri. Cu alte cuvinte, în Word, un tabel poate conține un numar mare de„gunoi” care ajunge acolo ca urmare a umplere incorectă Mese diverse informatii sau transfer incorect în timpul copierii datelor din orice alte aplicații.

Se întâmplă adesea ca deformarea tabelului să apară din cauza diferitelor semne de sfârșit de paragraf, care încearcă să se încadreze într-un număr mare într-o singură celulă. Acest lucru se întâmplă adesea deoarece utilizatorii fac clic Introduce cheia doar pentru a trece la rândul următor, nu pentru a crea un paragraf suplimentar.

Cum să scapi de personajele inutile?

De fapt, nu este nimic dificil în a elimina tot felul de caractere inutile. Desigur, dacă efectuați toate procedurile manual, acest lucru poate dura destul de mult timp, așa că Word oferă un instrument special care simplifică și accelerează foarte mult această procedură:

1. Selectăm întregul tabel, astfel încât Word să poată lucra numai cu datele sale.
2. Activați fila Acasăși acordați atenție secțiunii Editare.
3. Activați instrumentul A inlocui(puteți folosi o combinație de taste rapide Ctrl+H). Este demn de remarcat faptul că puteți accesa această funcție făcând mai întâi clic pe Paginăîn partea stângă jos a ecranului și în meniul pop-up selectând Înlocuire.
4. apasa butonul Mai multe>>, după care în zonă A inlocui faceți clic pe butonul Special pentru a selecta caractere speciale de înlocuit.
5. După aceasta, se va deschide o fereastră în care va exista lista plina caractere speciale. Aici va trebui să selectați Marca de paragraf(este pe primul loc în listă), după care în teren Găsi va fi instalat simbol la fel de " ^ p».
6. Acum pe teren A inlocui pune doar un spațiu. Dacă paragrafele sunt într-o celulă goală, atunci câmpul va rămâne complet gol, ceea ce va duce la caracterul specificat va fi înlocuit cu un spațiu obișnuit, adică va fi pur și simplu șters.
7. Faceți clic pe butonul Înlocuiește-le pe toate, după care va începe procedura de eliminare a caracterelor speciale din întregul tabel. Practic, programul durează doar câteva secunde pentru a finaliza această procedură, după care utilizatorului i se prezintă o mică fereastră în care se va scrie despre finalizarea procedurii și numărul de înlocuiri efectuate.

Acum puteți închide fereastra de înlocuire și puteți copia calm tabelul în Microsoft Excel. În acest fel, veți scăpa complet de orice caractere străine și veți putea lucra normal cu tabelul după ce îl transferați într-un program nou.

Foile de calcul Excel sunt considerate foarte instrument convenabilși prezentarea diverselor informații tabelare. Dar atunci când organizați documentația de lucru, uneori trebuie să afișați informații în format Word. Cum se convertesc Excel în Word? Adesea este nevoie să traduceți nu numai informațiile în sine, ci și să introduceți formatarea documentului. Există moduri diferite.

Cum se inserează informații dintr-un document Excel în Word?

Exemplul prezentat este unul dintre cele mai bune pentru pregătirea documentelor de lucru, dar nu oferă capacitatea de a gestiona formule, ceea ce va complica semnificativ recalcularea ulterioară.

Dacă este nevoie de traducere în formular Fișier JPEG, va trebui să extindeți fereastra la ecran complet și să maximizați graficul pentru cea mai buna vedere. Prin apăsarea butonului „ Captură de ecran» salvați un instantaneu al imaginii în format JPEG, deschideți programul Paint pe computer, introduceți imaginea în el și salvați-o „în format JPEG”. Deschideți un document Word și în fila Inserare, în grupul Ilustrații, faceți clic pe Desen. Selectați fișierul salvat în Paint și faceți clic pe Inserare.

Instrumentul de îmbinare

Puteți lega în mod eficient datele Excel la Word utilizând instrumentul Îmbinare corespondență.

Un exemplu al modului în care funcționează instrumentul „Merge”: există un grup de acorduri care trebuie semnate și, de fiecare dată când pregătiți un nou acord, trebuie să schimbați unele părți ale acestuia, cum ar fi numărul, prenumele, numele companiei, sume. Pentru editare rapidăși înlocuiți datele, utilizați instrumentul „Imbinare îmbinare”, care se află în Word în fila „Mailouts”, în secțiunea „Începe îmbinare”. În această secțiune, selectați comanda „ Vrăjitor pas cu pas fuziuni.”

După selectarea unei comenzi, se va deschide un câmp special în partea dreaptă a documentului, solicitându-vă să parcurgeți 6 pași. Selectați „Scrisori”, „Documentul curent”, „Folosirea unei liste” - o listă de date care se află în fișierul Excel. Găsim acest fișier, faceți dublu clic pe el și fereastra „Merge Recipients” va afișa toate celulele capturate pe această foaie. În această fereastră puteți activa sau dezactiva celulele. Când faceți clic pe OK, se va crea o legătură între Excel și . După aceasta, va trebui să configurați locurile în care vor fi inserate celulele din Excel. Pentru a face acest lucru, utilizați comanda „Inserați câmpul de îmbinare”, selectați elementele necesare: „nume complet”, „contract”, „sfârșit”, „suma”. După care, în clauzele contractului selectate, se inserează date din tabele Excel. Această metodă simplifică și accelerează fluxul de lucru pentru crearea contractului.

Drept concluzie

Astăzi, există mai multe moduri de a insera și de a converti Excel în Word.

Posibil de convertit Informații Excel in ea format original sau convertiți-l conform Word. Excel poate fi, de asemenea, exportat în format RTF, menținând dimensiunile coloanelor și rândurilor. Informațiile din Excel pot fi salvate ca imagine și apoi importate în Word. Puteți utiliza instrumentul Merge.

Nu este un secret pentru nimeni că Microsoft Excel este cel mai funcțional și aplicație convenabilă pentru lucrul cu mese. Desigur, este mult mai ușor să creezi tabele în Excel decât în ​​Word, care este destinat altor scopuri. Dar uneori un tabel realizat în acest editor de tabel trebuie să fie transferat Document text. Să ne dăm seama cum să transferăm un tabel din Microsoft Excel în Word.

Cel mai simplu mod de a transfera un tabel de la un program Microsoft la altul este să îl copiați și să-l lipiți.

Deci, deschide masa înăuntru programul Microsoft Excel și selectați-l complet. După aceea, apelați meniul contextual Click dreapta mouse-ul și selectați „Copiere”. De asemenea, puteți face clic pe butonul cu același nume de pe panglică. Cum Opțiune alternativă, puteți introduce pur și simplu combinația de taste Ctrl+C pe tastatură.

După ce tabelul a fost copiat, deschideți Microsoft Word. Ar putea fi complet document alb, și un document cu text deja tastat în care ar trebui inserat tabelul. Selectăm un loc de inserat, facem clic dreapta pe locul în care urmează să inserăm tabelul. În meniul contextual care apare, selectați elementul „Păstrați formatarea sursei” din opțiunile de lipire. Dar, ca și în cazul copierii, lipirea se poate face făcând clic pe butonul corespunzător de pe panglică. Acest buton se numește „Insert” și este situat chiar la începutul panglicii. De asemenea, există o modalitate de a lipi un tabel din clipboard prin simpla tastare a comenzii rapide de la tastatură Ctrl+V, sau chiar mai bine, Shift+Insert.

Dezavantaj aceasta metoda este că, dacă masa este prea lată, atunci s-ar putea să nu se încadreze în limitele foii. Prin urmare, această metodă este potrivită numai pentru mesele de dimensiuni adecvate. În același timp, această opțiune este bună, deoarece puteți continua să editați liber tabelul după cum doriți și să-i faceți modificări, chiar și după ce l-ați inserat într-un document Word.

Copiați folosind Paste Special

Un alt mod prin care puteți transfera un tabel din Microsoft Excel în Word este paste special.

Deschidem tabelul în Microsoft Excel și îl copiam folosind una dintre metodele care au fost indicate în opțiunea de transfer anterioară: prin meniul contextual, printr-un buton de pe panglică, sau prin apăsarea comenzii rapide de la tastatură Ctrl+C.

Apoi, deschideți documentul Word în Microsoft Word. Selectați locul în care doriți să introduceți tabelul. Apoi, faceți clic pe pictograma listei derulante de sub butonul „Inserare” de pe panglică. Selectați „Lipire specială” din meniul derulant.

Se deschide o fereastră insert special. Mutăm comutatorul în poziția „Link” și din opțiunile de inserare propuse, selectăm elementul „ Microsoft Sheet Excel (obiect)". Faceți clic pe butonul „OK”.

După aceasta, tabelul este introdus în document Microsoft Cuvântul este ca un desen. Această metodă este bună deoarece, chiar dacă tabelul este lat, este comprimat pentru a se potrivi paginii. Dezavantajele acestei metode includ faptul că nu puteți edita tabelul în Word, deoarece este inserat ca imagine.

Inserarea dintr-un fișier

A treia metodă nu implică deloc deschiderea fișierului în Microsoft Excel. Să începem Word imediat. În primul rând, trebuie să mergeți la fila „Inserare”. Pe panglica din blocul instrument „Text”, faceți clic pe butonul „Obiect”.

Se deschide fereastra Inserare obiect. Accesați fila „Creați din fișier” și faceți clic pe butonul „Răsfoiți”.

Se deschide o fereastră în care trebuie să găsiți acel fișier format Excel, tabelul din care doriți să introduceți. După ce ați găsit fișierul, faceți clic pe el și faceți clic pe butonul „Inserare”.

După aceasta, ne întoarcem din nou la fereastra „Inserare obiect”. După cum puteți vedea, adresa fisierul dorit deja introdus în formularul corespunzător. Tot ce trebuie să facem este să facem clic pe butonul „OK”.

După aceasta, tabelul este afișat într-un document Microsoft Word.

Dar, trebuie să țineți cont de faptul că, ca și în cazul precedent, tabelul este inserat ca imagine. În plus, spre deosebire de opțiunile descrise mai sus, întregul conținut al fișierului este inserat în întregime. Nu există nicio modalitate de a selecta un anumit tabel sau interval. Prin urmare, dacă există ceva în fișierul Excel, în afară de tabel, pe care nu doriți să-l vedeți după ce îl transferați în format Word, trebuie să corectați sau să ștergeți aceste elemente în aplicație Microsoft Excel înainte de a începe conversia tabelului.

Am analizat diferite moduri de a transfera un tabel dintr-un fișier Excel într-un document Word. După cum puteți vedea, sunt destul de multe în diverse moduri, deși nu toate sunt convenabile, în timp ce altele sunt limitate în capacități. Prin urmare, înainte de a alege o anumită opțiune, trebuie să decideți de ce aveți nevoie de tabelul transferat, dacă intenționați să îl editați în Word și alte nuanțe. Dacă doriți doar să imprimați un document cu un tabel inserat, atunci inserarea unei imagini se va descurca bine. Dar, dacă intenționați să modificați datele din tabel deja într-un document Word, atunci în acest caz, cu siguranță trebuie să transferați tabelul într-o formă editabilă.

Procesor de text cu unele capabilități de bază foile de calcul fac o combinație fantastică. Puteți încorpora cu ușurință tabelele Excel într-un document text Microsoft Word obișnuit.

Implementarea foilor de calcul Excel implică practic o copie mică a programului. La editarea unei secțiuni document Excel Ai acces la toate elementele Management Excel, ca și cum ați folosi Excel ca program separat. Puteți adăuga text standard și valori numericeși, în mod esențial, formule care se aplică direct mini-fereastrăi Excel.

Pentru a insera un tabel Excel în Word 2016, faceți clic pe fila Inserare din partea de sus a ferestrei, apoi faceți clic pe butonul Tabel. Faceți clic pe „Tabel Excel” din meniul derulant.

Iată un exemplu. Am completat celulele standard cu valori și am folosit una dintre cele mai comune formule de sumă pentru celulele din ultima coloană. Deci, pentru valoarea „Total” pentru „Produs1” din celula E2, folosesc formula „SUM(B2:D2)” pentru a adăuga toate cele trei valori la rând și pentru a obține automat valoare totală. Puteți folosi orice Formula Excel, care vă place în această versiune încorporată a programului.

Tabelele Excel au practic un număr infinit de rânduri și coloane, dar acest lucru nu este practic atunci când utilizați acele date ca tabel într-un document Word. Pentru a schimba cantitatea linii vizibileși coloane, faceți clic și trageți punctele de ancorare, pătratele negre care apar în fiecare colț și în mijlocul casetei din jurul tabelului Excel.

Când ați terminat de editat aceste valori, puteți face clic pe orice altă parte a documentului Word și formatarea implicită va reveni la tabelul de bază, potrivit pentru imprimare sau distribuire prin formate care pot fi citite, cum ar fi PDF. Aici puteți ajusta lățimea și înălțimea tabelului pentru a se potrivi mai bine cu formatarea documentului Word fără a modifica numărul de coloane sau rânduri vizibile.

Pentru a începe din nou editarea foii de calcul, faceți dublu clic pe ea pentru a readuce controalele Excel.

De asemenea, este posibil să încorporați un existent fisier Excel, ceea ce este convenabil dacă încercați să faceți schimb de date pe care le-ați acumulat deja. În tabelul Inserare, faceți clic pe butonul Obiect (pătratul mic cu chenar albastru din secțiunea Text):

În fereastra care apare, faceți clic pe „Creați din fișier”, apoi faceți clic pe „Răsfoiți” pentru a deschide foaie de calcul Excel pe unitatea computerului dvs. Mai aveți și alte câteva opțiuni. Selectarea opțiunii Link la fișier păstrează tabelul pe care îl vedeți în Word legat de foaia de calcul Excel reală, atâta timp cât sunt stocate în aceleași locații ca atunci când le-ați conectat. Schimbările pe care le faci în orice loc se reflectă în celălalt. De asemenea, puteți selecta opțiunea „Ca pictogramă” pentru a afișa foaia de calcul ca pictogramă simplăîntr-un document Word pe care puteți face clic pentru a deschide foaia de calcul în Excel.

Când ați terminat, faceți clic pe „OK” pentru a introduce tabelul.

Depinzând de Formatarea cuvintelor Poate fi necesar să-l redimensionați sau redimensionați pentru a vă asigura că totul este vizibil.

Dacă doriți să mutați datele din Tabelele de cuvinteîn Excel, puteți evita re-tastarea prin copierea lor direct din Word. Când copiați dintr-un tabel Word într-o foaie de lucru date ExcelÎn fiecare celulă, tabelele Word sunt inserate într-o celulă separată din foaia de lucru.

Important: După lipirea datelor, poate fi necesar să le ștergeți pentru a profita de funcții calcule Excel. De exemplu, pot exista spații inutile în celule, numerele pot fi lipite ca text și nu ca valori numerice care pot fi folosite pentru calcule și este posibil ca datele să nu fie afișate corect. Pentru informații despre formatarea numerelor ca date, monedă, procente și așa mai departe, consultați Formatarea numerelor. Pentru ajutor privind formatarea unui tabel, consultați Formatarea unui tabel Excel.

În documentul Word, selectați rândurile și coloanele din tabel pe care doriți să le copiați în foaia de lucru Excel. Asigurați-vă că nu există retururi de transport inutile în celulele tabelului, altfel acest lucru poate duce la linii suplimentareîn Excel.

Pentru a copia selecția, apăsați CTRL+C.

Pe Foaie Excel evidențiați stânga colțul de sus zona în care doriți să lipiți tabelul Word.

Notă: Asigurați-vă că zona este goală înainte de a lipi. Datele din celulele tabelului Word vor înlocui orice date existente în celulele foii de lucru din zona de inserare. Dacă este necesar, examinați tabelul din Word pentru a verifica dimensiunile acestuia înainte de a copia.

Apăsați CTRL+V.

Pentru a personaliza formatarea, faceți clic Opțiuni de lipire _з0з_ lângă datele lipite, apoi faceți următoarele:

• Pentru a utiliza formatarea aplicată celulelor foii de lucru, selectați opțiunea Folosiți formate de celule finale.

  Pentru a utiliza formatarea tabelului Word, selectați opțiunea Păstrați formatarea originală.

Notă: Excel va lipi conținutul fiecărei celule din tabelul Word într-o celulă separată. După ce ați lipit datele, le puteți extinde în alte celule din coloană (de exemplu, separând numele și prenumele astfel încât acestea să apară în celule separate) folosind comanda Textul coloanei. Informații suplimentare vezi articolul