Introducerea tehnologiilor automatizate în documentația suport de management. Sisteme dow automatizate Piața internă a programelor specializate de automatizare dow
Unul dintre mijloacele de implementare a unui sistem de management integrat pentru o organizație și de optimizare a proceselor interne de afaceri a acesteia este automatizarea suportului de documentare pentru management, ceea ce face posibilă identificarea concurenților atunci când se iau decizii atât operaționale, cât și strategice. Eficacitatea suportului de documentare pentru management afectează în mod semnificativ succesul proceselor de management. Ca urmare, este nevoie de îmbunătățirea formelor și metodelor de lucru cu documentele.
Sub automatizare
în sens larg, este înțeleasă ca utilizarea dispozitivelor automate care funcționează conform unui program dat și înlocuiesc parțial sau complet o persoană în orice domeniu de activitate.
Sub sistem de automatizare a managementului documentelor
(DOW)
trebuie înțeles ca orice sistem automatizat menit să rezolve problemele de documentare, organizarea muncii cu documente și fluxul documentelor, indiferent de obiectul automatizării, fie că este vorba despre o agenție guvernamentală, o bancă comercială, o societate comercială sau orice altă organizație. Este important ca managementul în această organizație să fie efectuat în conformitate cu cerințele documentelor de reglementare și metodologice.
Sunt trei principale modalitate de implementare a unui sistem de automatizare preșcolară
) dezvoltarea unui sistem original de automatizare pentru sistemul de învăţământ preşcolar;
) instalarea unui sistem standard de automatizare preșcolară;
) înființarea instrumentelor de automatizare preșcolară.
Dezvoltarea unui sistem original de automatizare preșcolară presupune implicarea unui staff de programatori și dezvoltarea unui sistem automatizat „de la zero” pentru o anumită organizație. În același timp, particularitățile acestei organizații sunt luate în considerare cât mai mult posibil, ceea ce face ca noul sistem să fie convenabil de utilizat. Adevărat, procesul de programare în acest caz are o serie de dezavantaje. Este lung și costisitor și, de asemenea, are tendința de a pierde controlul, motiv pentru care, după ce ați cheltuit mult timp și bani, puteți afla că sistemul dezvoltat nu îndeplinește cerințele și trebuie să o luați de la capăt.
Instalarea unui sistem standard de automatizare preșcolară este în acest sens complet opusul dezvoltării unui sistem original. Companiile care produc sisteme de automatizare preșcolare dezvoltă produse software standard care pot fi utilizate în diverse organizații cu o adaptare minimă. Astfel de sisteme implementează un anumit set general de funcții pentru lucrul cu documente, sunt ieftine și sunt implementate în cel mai scurt timp posibil. S-ar părea a fi o abordare foarte convenabilă, dar are și dezavantajele ei. Cert este că, deși cerințele pentru organizarea instituțiilor de învățământ preșcolar din întreaga Republică Belarus sunt aceleași, acestea sunt foarte consolidate, iar metodele de implementare variază semnificativ. În acest sens, este nevoie de extinderea setului de funcții, ceea ce nu este ușor și adesea imposibil de realizat într-un sistem standard.
Configurarea instrumentelor de automatizare preșcolară este o opțiune intermediară între cele două metode de rezolvare a problemei menționate mai sus. Pe de o parte, în cadrul acestei metode, este implementat un anumit sistem standard care implementează un anumit set de funcții (ca în al doilea caz), iar pe de altă parte, este construit pe baza unor instrumente industriale care pot să fie folosit pentru a o adapta la nevoile unei anumite organizații. O astfel de adaptare permite luarea în considerare a caracteristicilor unei anumite organizații (ca și în primul caz).
Introducerea unui sistem cuprinzător de automatizare a managementului documentelor poate fi considerată o inovație de management, care face posibilă luarea în considerare a tiparelor procesului de inovare și organizarea lui eficientă.
În funcție de potențialul inovator, există două tipuri principale de inovații:
o radical (de bază), deschizând oportunități fundamental noi care introduc schimbări calitative în metodele activității umane;
o modificarea, asigurarea imbunatatirii metodelor si formelor de lucru existente.
Inovațiile radicale și modificatoare în procesul de management trebuie combinate. În practică, întâlnim și pseudoinovații care se referă doar la atribute externe și sunt dictate de considerente de prestigiu sau de publicitate.
În condiții moderne, introducerea managementului documentelor digitale și utilizarea managementului electronic al documentelor pot fi considerate o inovație radicală.
Inovațiile de tip modificator apar mai des decât cele radicale și asigură adaptarea la condițiile și sarcinile în schimbare. De exemplu, îmbunătățirile parțiale în organizarea muncii manageriale și a fluxului de documente în sine produc rezultate pozitive. Dar posibilitățile de modificare a inovațiilor sunt limitate și la o anumită etapă nu mai sunt capabile să compenseze nevoile organizației. Și apoi o întârziere în dezvoltarea și implementarea inovațiilor la scară mai mare sau radicale (în cazul nostru, un sistem cuprinzător de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar) poate duce la stagnare și o scădere a eficienței managementului.
„Cicul de viață” al unui sistem integrat de automatizare preșcolară ca inovație de management include următoarele etape: conștientizarea necesității de inovare și dezvoltarea acesteia; luarea unei decizii privind trecerea la o nouă tehnologie, dezvoltarea acesteia; funcționare și dezvoltare stabilă. O inovație nu va fi completă dacă se oprește în orice etapă intermediară. La sfârșitul „ciclului de viață” al oricărei inovații, este din nou dezvăluită necesitatea unor îmbunătățiri parțiale sau la scară mai mare.
Procesul de inovare este în primul rând rezultatul unei soluții creative la problemele emergente. Prin urmare, etapa de conștientizare a necesității unei inovații și de dezvoltare a acesteia este în același timp un proces de pregătire și luare a deciziilor de management, de validitatea și actualitatea cărora depind în mare măsură rezultatele etapelor ulterioare. Implementarea inovației propuse depinde, în special, de metodele utilizate pentru colectarea și procesarea informațiilor, analiza situației problemei, dezvoltarea opțiunilor și selectarea unei soluții. În plus, consecințele inovației și caracteristicile implementării acesteia ar trebui analizate în timpul dezvoltării și selecției unei soluții. La implementarea măsurilor specifice de introducere a inovaţiilor de management în domeniul automatizării documentelor se presupune că se vor lua în considerare interrelaţiile dintre principalele componente ale managementului informaţiei.
Etapa de dezvoltare a inovației acoperă perioada de timp necesară pentru a elimina deficiențele identificate și pentru a face modificările corespunzătoare. În această etapă, monitorizarea activităților angajaților (de exemplu, respectarea cerințelor pentru tehnologia de lucru în sistemul de flux de documente corporative) este de mare importanță. Este important ca tehnologia de gestionare a documentelor introdusă să fie utilizată zilnic și să fie exclusă posibilitatea revenirii la organizarea anterioară a muncii (de exemplu, menținerea jurnalelor de bord scrise de mână, înregistrarea multiplă a documentelor etc.). Aceasta necesită instruirea sau instruirea angajaților, pregătirea materialelor metodologice (diagrame de proces, manuale pentru utilizatori și administratorii de sistem etc.).
De asemenea, este important să acordați atenție menținerii și îmbunătățirii inovației. Uneori, la ceva timp după introducerea unei inovații, există încercări de revenire la modalitățile anterioare de lucru (și deloc din cauza ineficienței celei noi). Provocarea în această etapă este de a preveni acest lucru, de a stabiliza și de a sprijini inovațiile și de a decide dacă o inovație trebuie completată sau consolidată de alta.
Astfel, în etapele de implementare și dezvoltare a unui sistem complex de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar, poate exista o perioadă de coexistență simultană a tehnologiilor noi și vechi (în acele departamente ale organizației care nu sunt încă conectate la sistem). "Cine va castiga?" - rezultatul acestei etape depinde de soluționarea unui număr de probleme organizatorice, inclusiv de formarea cadrului normativ și metodologic necesar. În aceste condiții, se rezolvă modificările de plasare a personalului, problemele de organizare a serviciului de suport al sistemului și administrarea acestuia. Se stabilește procedura de conectare a utilizatorilor și acordarea acestora de drepturi de utilizare a sistemului, iar problemele de securitate a informațiilor sunt rezolvate.
În fiecare etapă a procesului de inovare, cercul participanților săi se extinde. Deci, de exemplu, într-o organizație mare, implementarea unui sistem cuprinzător de automatizare preșcolară poate lua forma unei conexiuni în faze la sistem, mai întâi a biroului și apoi a restului unităților structurale, cu o creștere corespunzătoare a număr de utilizatori. Este clar că efectul maxim al unui sistem automatizat care acoperă fluxul de documente al întregii organizații este atins numai atunci când toate departamentele planificate sunt conectate.
În același timp, este important de reținut că participanții la procesul de inovare pot fie să ia inițiativa de a sprijini o inovație de management (în cazul nostru, un sistem de automatizare a documentelor corporative), fie să se opună succesului acesteia. Introducerea tehnologiei de management al documentelor corporative, care impune angajaților noi cerințe în calitate de utilizatori ai sistemului (inclusiv calificările acestora) și le permite să își evalueze munca dintr-o perspectivă generală, este una dintre acele inovații și transformări majore care pot provoca reacții diferite la inovația.
Problemele introducerii noilor tehnologii nu se limitează la așa-numita „barieră psihologică” și acoperă sfera de interese a angajaților organizației (economice, sociale). Dacă un angajat presupune că inovația care este introdusă va reduce sau chiar va face imposibilă satisfacerea unora dintre nevoile sale, atunci va vorbi împotriva inovației. Uneori, angajații individuali pot vorbi în mod deliberat împotriva unei inovații pentru a-și crește influența asupra celorlalți.
Aceasta implică necesitatea de a lua în considerare influența atât a intereselor colective, cât și a celor individuale.
Din acest punct de vedere, este important ca angajații să realizeze că beneficiile lor din introducerea CSD și dezavantajele din neacceptarea inovației depășesc beneficiile din menținerea ordinii de muncă anterioare.
La introducerea CSD apar și aspecte legate de cultura corporativă. De exemplu, dacă membrii unei organizații pentru o lungă perioadă de timp s-au concentrat pe menținerea ordinii de lucru existente, iar receptivitatea la inovare și dorința angajaților de a-și îmbunătăți abilitățile nu erau o caracteristică a culturii corporative și a sistemului de priorități în management, atunci pot apărea probleme de management la introducerea inovaţiilor.
Caracteristicile unui număr de motive posibile pentru obstacolele în calea implementării unui sistem integrat de automatizare preșcolară sunt date în binecunoscuta lucrare a lui M. Sutton, care include diferite tipuri de inconsecvențe: inconsecvență, nehotărâre, neîncredere, nepregătire, părtinire, dezorganizare, incertitudine, eșec în îndeplinirea funcțiilor etc.
La implementarea unui sistem cuprinzător de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar, este important să se țină seama de faptul că atitudinea față de inovațiile introduse depinde în mare măsură de următoarele caracteristici ale acestora:
o profitabilitate relativă(în ce măsură inovația propusă este mai benefică din punct de vedere socio-economic decât procedura de operare existentă, în ce măsură contribuie la atingerea obiectivelor organizației);
o compatibilitate(cât de compatibilă este această inovație cu opiniile și experiența angajaților - aceasta determină dacă va fi mai dificil sau mai ușor de acceptat);
o dificultăți(cât de greu este să înțelegi, să folosești și să te adaptezi la inovația propusă);
o treptarea(inovațiile care pot fi implementate în etape sau cu testare experimentală vor fi mai bine primite) .
Succesul acestuia depinde în mare măsură de organizarea suportului informațional, de comunicări formale și informale între angajați privind implementarea unei inovații. La implementarea sistemului, este important să oferiți angajaților informații despre beneficiile noii tehnologii (pentru organizație, departament, angajat individual), să gândiți sistemul de instruire și să schițați etapele implementării.
Poate fi dificil din punct de vedere psihologic pentru angajați să se adapteze rapid la noile tehnologii, mai ales dacă există un număr mare de schimbări în modul în care lucrează în același timp. Prin urmare, cu cât sistemul implementat este mai nou, cu atât trebuie să fim mai atenți la implicarea personalului în procesul de implementare a acestuia, la explicarea noilor capacități ale sistemului și la depășirea barierei psihologice a unor angajați. Este necesar să planificați timpul necesar pentru familiarizarea lucrătorilor și apoi durata de stăpânire a noii tehnologii de lucru. Graba în implementare creează dificultăți din cauza faptului că angajații organizației nu se pot adapta la un număr mare de schimbări simultan. Întârzierea excesivă a acestui proces poate reduce semnificativ efectul inovației și chiar poate provoca dezamăgire. Luând în considerare aceste circumstanțe, este important ca, atunci când se implementează un sistem cuprinzător de automatizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar, să se elaboreze și să se aprobe un program de conectare a departamentelor cu șeful organizației.
Succesul implementării unui sistem de automatizare a documentelor menit să asigure funcționarea organizației în ansamblu depinde de profunzimea elaborării și de promptitudinea rezolvării problemelor organizaționale la nivelurile adecvate de management. Sprijinul pentru implementarea sistemului de către conducerea organizației („principiul persoanei întâi”) joacă un rol fundamental. În absența unui astfel de sprijin, este puțin probabil ca sistemul să fie implementat în toate departamentele. Pentru a reglementa prompt procesul de implementare a sistemului, poate fi necesară crearea unui organism permanent (de exemplu, o comisie sau un grup de lucru format din reprezentanți ai departamentelor responsabile cu diferite aspecte ale implementării - organizatorice, tehnologice, software și hardware, personal, precum și pentru securitatea informațiilor). Sarcinile serviciului de învățământ preșcolar includ rezolvarea problemelor tehnologice fundamentale, coordonarea intereselor departamentelor în calitate de utilizatori ai sistemului, pregătirea documentelor normative și metodologice necesare, elaborarea unei clasificări a documentelor și menținerea directoarelor de sistem.
Atunci când implementați un sistem cuprinzător de automatizare preșcolară și extindeți numărul de utilizatori ai sistemului și conectați noi departamente, următoarele abordări pot fi utile:
o începeți cu cei mai pregătiți și calificați din punct de vedere psihologic angajații, folosindu-și exemplul, experiența și abilitățile atunci când stăpânesc tehnologia de către alți angajați;
o introducerea de noi tehnologii în primul rând în departamentele în care nevoia urgentă și efectul implementării sunt cele mai evidente.
Este important de remarcat faptul că, în condiții moderne, este greu de implementat imediat un sistem automatizat multifuncțional pentru o organizație mare. Opțiunea dezvoltării sale treptate pare mai acceptabilă. În caz contrar, dezvoltarea și implementarea sistemului poate dura mult timp, iar cerințele originale pot deveni chiar depășite.
În oricare dintre aceste etape, se poate lucra pentru a îmbunătăți tehnologia fluxului de documente (atât tradițional, cât și automatizat), adică. aplica inovatii modificatoare.
Atât fluxul de documente tradițional (de hârtie) cât și cel automatizat necesită o atenție constantă la problemele de optimizare a acestuia, ținând cont de:
o schimbări continue în structura organizatorică a managementului, necesitatea de a combina tehnologiile tradiționale și automate;
o furnizarea de îndrumări organizatorice și metodologice și monitorizarea respectării procedurilor de lucru stabilite;
o dezvoltarea sistemului și rafinarea funcțiilor sale individuale, ținând cont de noile capabilități software și hardware.
Prin urmare, problemele managementului informației nu sunt epuizate nici după implementarea sistemului informatic corespunzător.
UNIVERSITATEA DE STAT TOMSK (TSU)
Departamentul de istorie
UDC 005.92
ADMITERE LA PROTECȚIE ÎN GAK
Cap departament istorie și
Documentație
Doctor ist. științe, prof.
N.S.Larkov
„____”___________2010
MUNCĂ DE LICENȚĂ
AUTOMATIZAREA DOCUMENTĂRII SUPPORTUL MANAGEMENTULUI ÎN ADMINISTRAREA DISTRICTULUI TOMSK
Tatyanenko Ekaterina Viktorovna
Director stiintific
Artă. lector, candidat de istorie stiinte
E.V.Tatyanenko
Tomsk 2010
Ministerul Educației și Științei al Federației Ruse
^ UNIVERSITATEA DE STAT TOMSK (TSU)
Departamentul de istorie
Departamentul de Istorie și Documentare
AM APROBAT
Cap departament istorie și documentare
Doctor în Științe Istorice, Profesor
N.S. Larkov
"___"___________ 2010
EXERCIȚIU
Cu privire la pregătirea tezei pentru studentul Tatyanenko Ekaterina Viktorovna
1. Tema tezei: „Automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar din administrația regiunii Tomsk”
2. Termenul limită pentru depunerea de către student a tezei finalizate:
^ 3. Date inițiale pentru muncă:
Scopul studiului: analiza procesului de implementare a instituțiilor de învățământ preșcolar automatizat în Administrația regiunii Tomsk.
Obiectivele studiului: familiarizați-vă cu pachetul normativ și metodologic de documente al serviciului instituției de învățământ preșcolar al Administrației Administrației Districtului Tomsk; evaluează starea documentelor curente; studiază în mod constant etapele de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar și problemele care apar în timpul acesteia; să studieze oportunitățile dobândite ca urmare a implementării programului și perspectivele ulterioare de dezvoltare a instituțiilor de învățământ preșcolar AS din Administrația TR.
Subiectul cercetării: implementarea instituțiilor de învățământ preșcolar automatizate, probleme și perspective de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar din Administrația regiunii Tomsk.
Metode de cercetare: analiză, sinteză, comparare, generalizare, clasificare, inducere, observare, anchetă, grafică, statistică, descriere, prognoză.
^ 4. Rezumatul lucrării:
Conducător de teză
dr., profesor superior ________________V.V.Mirkin
Sarcina a fost acceptată pentru execuție la 26 februarie 2010 ________________ E.V. Tatyanenko
ADNOTARE
Teza examinează funcțiile, etapele și problemele în implementarea sistemelor automate de documentare de management. Aspectul teoretic și aplicat al automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar a fost studiat folosind exemplul Administrației Districtului Tomsk. Se face o evaluare generală a rezultatelor implementării sistemului automatizat de învățământ preșcolar și se face o prognoză pentru dezvoltarea managementului electronic al documentelor.
Introducere 6
Funcții, etape, probleme de implementare a AS DOU 15
suport managerial 15
1.2 Etapele automatizării 21
1.3 Probleme de automatizare a instituției de învățământ preșcolar 28
2 Automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar din Administrația regiunii Tomsk 47
2.1 Etape de automatizare a instituţiilor de învăţământ preşcolar.
Studiul procesului de implementare a AS DOU 59
2.2 Rezultatul implementării AS „Kodeks” și perspectivele de dezvoltare a automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar din Administrația regiunii Tomsk 68
Concluzia 73
Lista surselor și literaturii utilizate 77
ANEXA A Lista cadrului legislativ și de reglementare pentru instituția de învățământ preșcolar 86
ANEXA B Compoziția cantitativă a documentelor 92
ANEXA B Corespondența oficială privind
Întrebări prin corespondență 96
ANEXA D Tipuri de documente 97
ANEXA E Programul „Apeluri ale cetățenilor” 98
ANEXA E Corelarea documentelor
Pentru perioada 2008 și 2009 (din ianuarie până în noiembrie) 99
ANEXA G Harta rutei
Documente 100
ANEXA 3 Termeni de referință pentru dezvoltarea de software pentru un sistem electronic de gestionare a documentelor și de management de birou 101
INTRODUCERE
În prezent, este dificil să-ți imaginezi activitățile tale, orice instituție sau organizație fără tehnologia informației (IT). Tehnologia informației (IT) este o clasă largă de discipline și domenii de activitate legate de tehnologiile de gestionare și prelucrare a datelor, inclusiv utilizarea tehnologiei informatice. Recent, tehnologia informației este cel mai adesea înțeleasă ca tehnologie informatică. Mai exact, IT se ocupă de utilizarea computerelor și a software-ului pentru a stoca, transforma, proteja, procesa, transmite și primi informații 1 . Datorită tehnologiei informatice, sarcina asociată procesării informațiilor a scăzut semnificativ. Documentația de management nu face excepție. Pentru a îmbunătăți munca în domeniul muncii de birou, au fost dezvoltate multe sisteme automatizate.
Conform Noului Dicționar Ilustrat, automatizarea este utilizarea mașinilor, a sistemelor automate și automatizate în producție, științific, management și alte domenii ale activității umane. Scopul principal al automatizării este de a crește eficiența muncii, de a optimiza managementul, de a îmbunătăți calitatea și de a elimina oamenii de la lucru în condiții periculoase pentru sănătate 2 .
Astăzi, piața oferă o mulțime de sinonime pentru conceptul de „automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar”: sistem de automatizare a documentelor, sistem de gestionare a documentelor pe computer și sistem de automatizare a muncii de birou, sistem de management al biroului, sistem de gestionare a documentelor distribuite, sistem de flux de documente, tehnologie de automatizare industrială de birou, sistem electronic de gestionare a documentelor etc. Cercetătorii de la VNIIDAD propun să combine toate diferitele produse software disponibile sub numele de cod sisteme automate de gestionare a documentelor (AS DOU). În opinia lor, această definiție reflectă cel mai pe deplin starea actuală a lucrurilor 1 .
Automatizarea proceselor de lucru de birou este organizarea rațională a operațiunilor ținând cont de cele mai noi tehnologii cu informații și documente: compilare și înregistrare, transfer (livrare), contabilitate, crearea unui aparat de informare și referință bazat pe înregistrare, organizarea controlului asupra implementării. a deciziilor luate, stocarea curentă, posibilitatea distrugerii (examinarea valorii), crearea și întreținerea unei arhive 2 .
Activitățile moderne ale oricărei organizații apar prin automatizarea anumitor procese. Deci, la rândul lor, administrațiile locale au nevoie de o bază de încredere pentru organizarea proceselor de management, cooperare și îndeplinirea ordinelor puterii executive. Activitățile Administrațiilor se desfășoară pe baza instituțiilor de învățământ preșcolar. În consecință, este nevoie de optimizarea acestui domeniu prin sisteme automate. Implementarea AS este o muncă complexă care necesită o abordare integrată.
În ultimii ani, tot mai multe organizații au ajuns la nevoia de a automatiza munca cu documente în general. Această împrejurare a fost facilitată de adoptarea:
1. Legea federală din 10 ianuarie 2002 nr. 1-FZ „Cu privire la semnătura digitală electronică”. Această lege a extins semnificativ domeniul de aplicare a documentelor în formă electronică.
2. Decretul Guvernului Federației Ruse din 28 ianuarie 2002 nr. 65 „Cu privire la programul țintă federal „Rusia electronică (2002-2010)”, care prevede „traducerea în formă electronică digitală a majorității fluxului de documente efectuat între entitățile comerciale, organismele guvernamentale și organismele administrației publice locale” 1 .
În această lucrare vom vorbi despre introducerea mijloacelor tehnice moderne în domeniul managementului documentației, atât în Federația Rusă, cât și direct în Administrația regiunii Tomsk.
Orice activitate de cercetare presupune studierea materialului teoretic pe o anumită temă. Principalele etape ale cercetării includ: studierea literaturii și a altor surse; studiul documentației normative și metodologice în Administrație, alte documente utilizate în lucrare; cercetare operațională de birou; studierea conformității muncii efectuate cu reguli și standarde; intervievarea angajaților Oficiului pentru Afaceri; studiul etapelor de implementare a unui sistem automatizat (AS); analiza rezultatelor implementării AS; previzionarea lucrărilor ulterioare privind dezvoltarea managementului electronic al documentelor.
Cu toate acestea, este de remarcat faptul că, în ciuda cererii mari de literatură autohtonă pe această temă, există încă o lipsă de surse, o lipsă de muncă care vizează studierea automatizării de birou. Acest lucru poate fi explicat prin noutatea relativă și dezvoltarea extrem de rapidă a tehnologiilor informatice și informatice. În consecință, multe manuale, lucrări, articole etc. își pierd rapid din relevanță.
Astăzi, majoritatea surselor oferă informații despre utilizarea practică a anumitor produse software. Reviste precum „Afaceri secretar”, „Management de birou”, „Directorul secretarului și managerului de birou” și altele ajută la analiza și familiarizarea cu posibilele probleme și etapele de automatizare a suportului documentației pentru management.
Autorii de articole și alte lucrări sunt specialiști în domeniul managementului documentelor și al științei arhivistice, care se ocupă de problemele documentelor electronice, AS instituții de învățământ preșcolar, precum și angajați ai diverselor organizații. Dintre aceștia se pot distinge următorii specialiști: O.I. Ryskov 1 - cercetător senior la VNIIDAD, participant la conferințe anuale științifice și practice; S.L.Kuznetsov 2 – dr., șeful Centrului de informare științifică al Fundației Gorbaciov; TELEVIZOR. Kuznetsova 3, cap. Departamentul de Management al Documentelor, IAI RSUH, profesor; G.A. Serova 4 - dr.
Serova G. A. dezvăluie în articolele sale principalele obiecte și principii ale automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar. O contribuție semnificativă la rezolvarea problemei automatizării a avut-o T.V. Kuznetsova. Ajutor în cunoașterea etapelor și funcțiilor automatizării a fost oferit de articolele S.L. Kuznetsov, precum și de Polina Kochetkova 5 (specialist principal al InterTrust Company CJSC).
Marina Tarasova subliniaza o abordare practica a implementarii sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS) 6 .
DESPRE. Podolina, angajat al companiei "Inter rugină" , consultant al Centrului pentru Servicii de Consultanță și Implementări revizuiește ciclurile de viață ale documentelor în cadrul EDMS și explică diferențele semnificative față de munca tradițională de birou 1 .
Zhuravleva N. în articolele sale se concentrează pe scanarea documentelor și nevoia de recunoaștere folosind diverse instrumente software. Acordă atenție pregătirii angajaților atunci când lucrează cu EDMS și problemelor apărute în timpul selecției, implementării și exploatării 2 .
Belaya T.R., cercetător la departamentul de instituții de învățământ preșcolar al VNIIDAD, examinează în detaliu procesul de creare și organizare a implementării instituțiilor de învățământ preșcolar automatizat. 3 .
Datele furnizate de oameni de știință, cercetători și specialiști în domeniul muncii de birou și al automatizării proceselor din instituțiile de învățământ preșcolar pot fi împărțite în două tipuri. Primul tip de muncă reprezintă un cadru normativ și metodologic, o analiză a inițiativelor legislative. Lucrările de al doilea tip oferă exemple de aplicare practică, analiză a capacităților instituțiilor de învățământ preșcolar automatizate.
Baza sursă a studiului a constat din actele legislative ale Federației Ruse, precum și din Standardele de stat (GOST), statutul administrației districtului Tomsk, regulamentele, regulamentele privind serviciul instituțiilor de învățământ preșcolar, instrucțiunile pentru instituțiile de învățământ preșcolar, fișele postului. de specialiști, precum și reguli care reglementează direct sau indirect problemele de utilizare, crearea AS DOW. Din documentația contabilă și de referință am folosit: baza de date (DB) a sistemului automatizat „Kodeks”, DB AS „KORD”, nomenclatorul cauzelor pentru anul 2009. Precum și formularele de documente și documentele în sine, instrucțiuni și ghiduri pentru utilizatori și administratori cu privire la lucrul cu sistemul automat Codex.
Printre sursele importante, principale, trebuie menționat Programul țintă federal „Rusia electronică”. Președintele Guvernului Rusiei V.V. Putin a semnat Rezoluția Guvernului Federației Ruse nr. 721 din 10 septembrie 2009, care a aprobat modificări la Programul țintă federal „Rusia electronică (2002-2010)” 1.
Principalele obiective ale programului sunt crearea condițiilor pentru dezvoltarea democrației, creșterea eficienței funcționării economiei, administrației publice și autonomiei locale prin introducerea și distribuirea în masă a TIC (tehnologiile informației și comunicațiilor), asigurând drepturi de căutare, primire, transmitere, producere și difuzare gratuită a informațiilor, extinderea formării specialiștilor TIC și a utilizatorilor calificați.
Pe parcursul programului, au fost elaborate mai multe legi federale importante care reglementează direct domeniul tehnologiei informației. La 27 iulie 2006, a fost aprobată Legea federală nr. 149 „Cu privire la informații, tehnologii informaționale și protecția informațiilor”, introducând efectiv un sistem unificat de evidență în organele de stat și administrațiile locale 2.
Legea federală „Cu privire la datele cu caracter personal” a stabilit cerințe pentru protecția bazelor de date cu personal. Legea impune o serie de restricții asupra sistemelor de automatizare de birou. De exemplu, în conformitate cu articolul 19, „la prelucrarea datelor cu caracter personal, operatorul este obligat să ia măsurile organizatorice și tehnice necesare, inclusiv utilizarea mijloacelor de criptare (criptografice), pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva accesului, distrugerii, neautorizate sau accidentale, modificarea, blocarea, copierea, distribuirea datelor cu caracter personal, precum și din alte acțiuni ilegale” 1.
Un document este indisolubil asociat cu autenticitatea și, prin urmare, cu forța juridică. În prezent, un document nu este doar un suport material care conține informații, ci și documente electronice. Pentru a proteja un document electronic de corectări, falsificare și adăugare de informații, a fost elaborată Legea „Cu privire la semnătura digitală electronică” 2, care introduce conceptul de „semnătură digitală electronică” ca o cerință a unui document electronic pentru a-l proteja de fals. .
Problemele de creare și funcționare a sistemelor automate sunt reglementate de GOST 34.601-90 3. GOST identifică opt etape în crearea sistemelor automatizate utilizate în diverse domenii de activitate. În domeniul managementului: formarea cerințelor pentru sisteme automate (AS), dezvoltarea conceptelor AS, specificații tehnice, proiectare preliminară, proiectare tehnică, documentație de lucru, punere în funcțiune, suport AS. GOST 34.602-89 4 stabilește compoziția, conținutul, regulile de întocmire a documentului „Specificații tehnice pentru crearea (dezvoltarea sau modernizarea) unui sistem”, precum și procedura de dezvoltare, coordonare și aprobare a acestuia. Acest standard notează că cerințele incluse în specificațiile tehnice trebuie să „nu fie inferioare cerințelor similare pentru cei mai buni analogi interni și străini moderni”.
Materialul studiat demonstrează inconsecvența cadrului legislativ în domeniul reglementării activității documentației electronice. În același timp, experiența reglementării legislative nu este mare, iar problema nu a fost dezvăluită din punct de vedere al managementului documentelor, motiv pentru care există motive să se considere relevantă tema lucrării propuse.
Acest proiect de teză are și o semnificație practică. Informațiile analizate sunt prezentate într-o formă concisă și convenabilă pentru utilizare în muncă. Acesta este un fel de ghid practic pentru oricine dorește să stăpânească elementele de bază ale automatizării instituțiilor de învățământ preșcolar. Partea teoretică vă permite să vă formați o idee generală despre procesele de automatizare, iar partea practică oferă confirmarea sau respingerea conceptelor acceptate. În fiecare caz specific, când vine vorba de automatizare, apare o dilemă - ce sistem de automatizare a managementului documentelor să alegeți, ce să ghidați alegerea, cum să întocmiți un „plan de acțiune”, să vă limitați la rezolvarea problemelor stringente de automatizare sau să creați un sistem „pentru creștere” 1 .
Obiectul studiului îl constituie principiile integral rusești de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar, automatizarea serviciului de management al afacerilor din cadrul instituției de învățământ preșcolar din Administrația TR și introducerea managementului documentelor electronice în administrație în ansamblu.
Subiectul acestui studiu îl reprezintă problemele care pot apărea la toate etapele de lucru cu automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar, etapele procesului de introducere a instituțiilor de învățământ preșcolar automatizate, problemele și posibilele perspective de automatizare a instituțiilor de învățământ preșcolar în Administrația Tomsk. regiune.
Metode de cercetare: analiza, sinteza, compararea, generalizarea, studiul documentelor, observarea directa, sondajul, grafica, statistica, prognoza.
Scopul studiului este de a analiza procesul de introducere a instituțiilor de învățământ preșcolar automatizat în Administrația regiunii Tomsk.
Sarcini care realizează scopul tezei: luarea în considerare a funcțiilor instituției de învățământ preșcolar AS; studiază etapele de automatizare și problemele apărute în timpul implementării instrumentelor de optimizare pentru instituțiile de învățământ preșcolar; familiarizați-vă cu pachetul normativ și metodologic de documente pentru serviciul instituției de învățământ preșcolar al Administrației Administrației Districtului Tomsk; evaluează starea documentelor curente; investiga problemele întâlnite în timpul procesului de automatizare; să studieze oportunitățile dobândite ca urmare a implementării programului și perspectivele ulterioare de dezvoltare a instituțiilor de învățământ preșcolar AS din Administrația TR.
Proiectul de diplomă constă dintr-o introducere, o parte principală, care include două capitole, o concluzie, o listă a surselor și literaturii utilizate și o anexă.
^ 1. Funcții, etape, probleme de implementare a instituțiilor de învățământ preșcolar automatizat
1.1 Funcțiile sistemelor de automatizare pentru suportul managementului documentelor
Atunci când se examinează principalele funcții ale sistemelor de automatizare de birou, este necesar să se evidențieze setul necesar de caracteristici pe care trebuie să le îndeplinească o instituție de învățământ preșcolară automatizată cu drepturi depline.
În primul rând, aceasta este capacitatea de a crea un document. Documentul poate fi creat fie independent în editorul corespunzător (text, grafic), fie pe baza șabloanelor pregătite.
Programul oferă înregistrarea automată a documentelor. Pentru fiecare document contabil se genereaza un card de inregistrare si control, in care se introduc informatii despre document. Sistemul poate înregistra atât documente create direct în el, cât și importate din exterior.
AS vă permite să lucrați cu corespondență. Această funcție, de regulă, se caracterizează prin faptul că începutul de legătură al pachetului de documente este destinatarul - expeditorul, chiar dacă acesta scrie pe diferite probleme.
Sistemul suportă tehnologii pentru înregistrarea, procesarea și controlul documentelor administrative.
Documentele combinate în funcție de anumite caracteristici sunt formate în folderele de lucru ale utilizatorului. Mai mult decât atât, adesea acestea stochează nu documentul în sine, ci un link către acesta.
Sistemul vă permite să implementați controlul asupra execuției documentelor. Se efectuează controlul execuției documentelor, atât la nivelul autorului rezoluției, cât și control centralizat cu capacitatea de a genera rapoarte privind execuția documentelor de control.
Prelucrarea și păstrarea documentelor. Fișa de înregistrare oferă posibilitatea de a atașa fișiere care conțin documentul în sine în reprezentare computerizată (de exemplu, material text, audio sau video etc.). Sistemul trebuie să aibă capacitatea de a îmbina documente, permițându-vă să reuniți fișiere text și grafice separate pentru a forma un document complet.
Lucrul cu documente interconectate. Este susținută capacitatea de a stabili legături între cărțile de înregistrare ale documentelor care sunt legate tematic, se anulează sau se completează reciproc, se repetă etc. Când lucrați cu un document, puteți oricând să vizualizați toată corespondența cu privire la o problemă, istoricul acesteia, copiile cardurilor trimise altor departamente, având acces instantaneu la fiecare card de interes.
Deplasarea documentelor, introducerea rezoluțiilor și comentariilor. Mecanismul de mișcare a documentelor asigură procesarea și transmiterea documentelor între utilizatorii sistemului. Baza transferului automat de documente poate fi introducerea unei rezoluții. Dirijarea mișcării documentelor poate fi codificată sau definită de utilizator. Calea documentului din momentul în care este transferat în cap pentru examinare inițială până când este anulat pentru dosar este înregistrată.
Suport pentru subsisteme imbricate. Sistemul de management al biroului organizației include subsisteme de departamente cu funcții proprii (contabilitatea, controlul, circulația documentelor etc.)
Urmăriți versiunile unui document. Când mai mulți utilizatori lucrează împreună la un document, problema „versiunilor” și problema „copiilor și originalelor” necesită mult timp și efort.
Înregistrarea plăcuțelor de înmatriculare, raportare.
Prelucrare distribuita, trimitere documente prin posta. Procesul de procesare a documentelor trebuie să fie uniform pentru toți utilizatorii sistemului. Pentru schimbul de informații între utilizatori, sistemul oferă e-mail, ale cărei funcții includ: corespondență oficială și personală; trimiterea automată de mesaje și notificări. Sistemul vă permite să creați liste de corespondență.
Lucrați prin internet. Sistemul implementează un Web-server pentru munca de birou, care oferă acces la date despre documente și documentele în sine de pe orice computer local sau la distanță prin Internet. Utilizatorului i se oferă posibilitatea de a crea o cerere de căutare pentru un document sau un grup de documente înregistrat în sistem.
Sistemul de căutare vă permite să găsiți un document folosind mai multe criterii: numele documentului, destinatarul, expeditorul, data documentului, cuvintele conținute în textul documentului etc.
Sistemul vă permite să arhivați documente. După procesare, documentele semnate sunt plasate în arhivă. Stația de lucru pentru administrarea arhivelor vă permite să configurați moduri de arhivare și restaurare a documentelor și să setați drepturi de acces la arhive.
Ștergerea documentului pentru utilizare. Când se face o înscriere corespunzătoare în fișa de înregistrare în sistemul automatizat, documentul este anulat pentru dosar.
Menținerea și actualizarea automată a dicționarelor și cărților de referință. Directoarele de sistem includ: utilizatori, departamente, organizații, cetățeni, rubricatori de documente tematice, texte standard, nomenclaturi de caz, mărci de acces, liste de corespondență. În unele sisteme, puteți crea singur noi tabele de căutare.
Furnizarea automatizării lucrărilor de referință și analitice. Sistemul generează rapoarte și diagrame standard (certificate, rezumate, jurnale, liste de documente). De asemenea, este posibil să descărcați un generator de rapoarte și grafice. În timpul funcționării, acțiunile sistemului și acțiunile utilizatorului sunt înregistrate.
Reglementarea drepturilor de acces. Drepturile de utilizator din sistem reglementează atât drepturile de acces la dulapuri și documente în conformitate cu clasificările acestora, cât și setul de funcții de care dispune un anumit utilizator (înregistrare, editare, depunere a unui document, eliminarea controlului etc.). Dacă este necesar, angajaților departamentului li se poate oferi posibilitatea de a lucra numai cu documente ale departamentului lor. Documentele din alte departamente le vor fi deloc inaccesibile sau vor fi disponibile doar pentru vizualizare.
Delegarea dreptului de semnătură. Sistemul prevede semnătura electronică a documentelor și rezoluțiile asupra documentelor. Dacă este necesar, este posibil să se delege dreptul de a semna un document sau să se stabilească delegarea automată pentru toate documentele primite spre semnare de către manager.
Protejarea datelor. Fiecare loc de muncă poate fi protejat cu o parolă împotriva încercărilor de acces neautorizat la informații și a acțiunilor efectuate în numele utilizatorului. În același timp, sistemul trebuie să respecte practicile existente de birou și să susțină întregul ciclu de viață al unui document într-o organizație: de la înregistrarea inițială până la anulare. Sistemul trebuie să fie supus unei certificări de stat pentru conformitatea cu standardele GOST pentru managementul biroului.
Crearea sistemelor de management al înregistrărilor pentru organizațiile cu cerințe speciale de securitate a informațiilor se realizează ținând cont de faptul că este necesar să se asigure compatibilitatea sistemului cu orice instrumente speciale de securitate a informațiilor, inclusiv cu cele certificate, care să permită utilizarea acestuia. armonizat cu standardele de securitate existente 1 .
Deci, rezumând cele de mai sus, trebuie remarcate următoarele. Sistemele educaționale automatizate preșcolare îndeplinesc următoarele funcții: crearea și înregistrarea documentelor, transmiterea corespondenței, controlul, intrarea executorilor și controlul ulterior asupra executării documentelor, scoaterea de sub control, radierea, lucrarea de referință și depozitarea arhivei. Pe lângă protejarea informațiilor împotriva utilizării, copierii, modificării, transferului și acordării de drepturi de acces neautorizate.
Astfel, putem identifica principalele sarcini ale instituției de învățământ preșcolar automatizat și procesele automatizate.
Sarcinile principale ale automatizării de birou sunt:
Organizarea ordinii in lucrul cu documente fara cresterea personalului;
Reducerea personalului dacă este necesar;
Îmbunătățirea serviciului clienți și managementului companiei, întreprinderii, organizației;
Reducerea timpului de procesare, înregistrare și transmitere a documentelor;
Eliminarea pierderii documentelor;
Urmărirea centralizată a progresului proceselor de birou;
Îmbunătățirea controlului asupra execuției;
Îmbunătățirea calității procesării documentelor;
Asigurarea stocarii documentelor;
Reducerea timpului pentru lucrări de referință.
Recepția, înregistrarea, procesarea și distribuirea corespondenței primite;
Pregătirea, semnarea, înregistrarea și distribuirea corespondenței trimise;
Intocmirea, semnarea, inregistrarea si transmiterea documentelor interne si organizatorice si administrative;
Crearea de instrucțiuni, rezoluții pentru toate tipurile de documente și capacitatea de a înregistra răspunsuri la acestea;
Monitorizarea executării actelor și rezoluțiilor;
Scanarea unui număr mare de documente, crearea și menținerea arhivelor electronice de documente.
Efectuarea corespondenței de afaceri între organizații, departamente individuale și angajați 1.
Restricționarea sau extinderea accesului la sursele de informații.
În plus, este necesar să se țină cont de faptul că automatizarea de birou este doar o reflectare a sistemului de management al documentelor care funcționează într-o organizație (instituție, întreprindere, firmă, holding, corporație). Prin urmare, orice automatizare pentru a obține cele mai bune rezultate ar trebui să înceapă cu optimizarea schemelor de gestionare a documentelor existente în organizație și doar pe baza acestui model optimizat ar trebui construit un sistem de lucru automatizat de birou. În caz contrar, trecerea pe o bază computerizată a unei scheme imperfecte, contradictorii și confuze de lucru cu documente va duce la crearea aceluiași sistem automatizat contradictoriu și imperfect. Pentru automatizarea cu succes a instituțiilor de învățământ preșcolar, acest proces ar trebui împărțit în mai multe etape.
^ 1.2 Etapele automatizării
Prima etapă Automatizarea instituțiilor de învățământ preșcolar reprezintă crearea unui pachet de documente legislative, normative și metodologice care descriu și reglementează desfășurarea muncii de birou în organizație 1.
Formarea unui pachet normativ și metodologic de documente ar trebui să înceapă cu o selecție de GOST-uri care reglementează industria muncii de birou. Acest pachet ar trebui să includă, de asemenea, diverse legi federale care controlează procesele de lucru cu documente în funcție de tipul, tipul de întreprindere, organizarea instituției, actele de reglementare ale președintelui și guvernului Federației Ruse, documentele autorităților executive federale. (ANEXA A (referință))
Consider că este indicat să evidențiem o secțiune separată în cadrul pachetului de documente normative și metodologice - manuale privind munca de birou și periodice care examinează procesele muncii de birou. Printre alte documente, poate fi necesar să: Standard pentru interacțiunea sistemelor de automatizare pentru suportul documentației de management 2 .
Potrivit lui Dubrovin S., este necesară o viziune profesională asupra activităților desfășurate, dezvoltarea metodelor și mijloacelor pentru atingerea scopului, precum și dezvoltarea cerințelor software.
Primul pas pe această cale este nomenclatura cazurilor. Este bine dacă există; dacă nu există, trebuie făcut. Recomandările existente pentru lucrul cu nomenclatorul dosarelor sunt generale, dar nu iau în considerare toate tipurile de documente cu care trebuie să lucreze un secretar sau un birou modern. Acestea includ filme, documente fotografice, înregistrări audio, imagini raster și vectoriale. O secțiune specială este ocupată de documentele primite sub forma unui raport din baze de date. Toată această diversitate trebuie luată în considerare din punct de vedere al fluxului de documente. Cel mai simplu mod de a-ți organiza locul de muncă este să creezi pe computer o listă de foldere care să corespundă nomenclatorului cazurilor, cu numerotarea corespunzătoare în nume. În acest caz, ordinea folderelor nu se va modifica atunci când sunt adăugate altele noi, iar sistemul de operare va oferi întotdeauna posibilitatea de a le sorta în ordine crescătoare a numerelor. Dar, în același timp, este necesar să se creeze oportunitatea de a lua în considerare și alte tipuri de documente care în mod tradițional nu sunt incluse în nomenclatorul fișierelor 1.
^ Etapa a doua– pregătirea specificațiilor tehnice care să conțină o descriere detaliată a ce și cum planifică organizația să automatizeze, ce ar trebui să se schimbe după implementarea sistemului automatizat, cum ar trebui să funcționeze acest sistem.
La pornirea automatizării, este necesar să se formuleze cerințe detaliate pentru sistem sau, cu alte cuvinte, specificații tehnice pentru automatizare. Luând în considerare această specificație tehnică (TOR) în cooperare cu eu Serviciul T al organizației va selecta și configura un program pentru utilizare în munca de birou. Succesul implementării tehnologiilor moderne și comoditatea angajaților care lucrează cu pachetul software de gestionare a biroului computerului instalat depind în mare măsură de cât de detaliată este formulată o astfel de listă de cerințe. 2 .
Pentru a pregăti specificațiile tehnice, pot fi utile următoarele GOST: GOST 19.201-78 Sistem unificat de documentare a programului. Sarcina tehnică. Cerințe pentru conținut și design , GOST 34.602-89 Tehnologia informației. Set de standarde pentru sisteme automate. Termeni de referință pentru crearea unui sistem automatizat 1 . Astăzi, specificația europeană MoReq-2 poate fi utilizată în Rusia. Documentul prezintă recomandări detaliate privind formarea cerințelor tehnice pentru construirea de sisteme de automatizare cu drepturi depline pentru instituțiile de învățământ preșcolar. 2
Astfel, putem spune că pachetul de documentație normativă și metodologică pentru munca eficientă a angajaților serviciului de învățământ preșcolar este destul de complet.
^ Etapa a doua este un studiu al muncii curente de birou. Pentru a oferi o evaluare obiectivă a stării muncii de birou, este necesară studierea acesteia. Studiul sistemului de învățământ preșcolar cuprinde două părți principale:
Studiul compoziției și mișcării documentației. Această secțiune oferă o descriere a compoziției cantitative și calitative a documentelor și a rutelor lor de circulație.
Studiul proceselor de bază ale biroului.
Pentru studierea caracteristicilor compoziției cantitative a documentelor s-a luat perioada de la 01.01.2009 la 31.11.2009. Numărul total al tuturor grupelor de documente înregistrate în Administrația Afacerilor (AD) a fost de 11.795.
Întregul set de documente din Administrația Districtului Tomsk este format din 3 grupuri.
Incoming (incoming) – total 4897 1;
Ieșiri (trimise) – total 2596 2;
Documente interne – 4302 3.
Analizând graficul (ANEXA B (referință)), putem spune următoarele: numărul relativ mic de documente de la începutul anului este asociat cu un număr mare de weekenduri și sărbători. Creșterea masei documentelor interne în primăvară este aparent asociată cu un număr mare de aprobări de rezoluții pe probleme funciare. Se poate presupune că condițiile meteorologice sunt cele care stabilesc această tendință, deoarece toate lucrările de construcții și terenuri au loc în această perioadă. Scăderea generală în lunile de vară este asociată cu perioada de vacanță, inclusiv vacanța șefului TR. Scăderea documentației primite la sfârșitul anului se datorează modificărilor aduse regulilor de înregistrare a documentelor duplicate. Până în septembrie, toate documentele duplicate primite au fost înregistrate ca duplicate, iar programul le-a atribuit un număr suplimentar de la capăt la capăt. De exemplu, dacă aveți deja 01-01-2365, suplimentar 01-01-2365/1, 01-01-2365/2 etc. În continuare, a fost înregistrat doar primul document sosit; dacă a sosit documentul original (cu ștampilă albastră prin poștă, adus cu mâna dumneavoastră), acesta a fost atașat fără înregistrare la documentul cu hotărârea Capitolului.
Trebuie menționat că scrisorile trimise prin fax și e-mail nu sunt reînregistrate, dar rapoartele de livrare sunt păstrate.
Pentru cea mai completă descriere, ar trebui să furnizați un tabel și un grafic despre problemele de corespondență (ANEXA B (referință)).
Diagrama prezintă sumele de corespondență oficială primită și ieșită cu privire la activități. Numerele din legendă corespund datelor din tabel (nr. articol).
Diagrama circulară arată care întrebări sunt cel mai des întâlnite în corespondență. Cel mai mare segment este ocupat de corespondența pe probleme de aplicare a legii cu organizațiile (departamentul afaceri interne, parchet, instanțe, justiție). Acest lucru se datorează solicitărilor frecvente din partea parchetului, participării la procese etc. Corespondență pe probleme de resurse funciare și managementul terenurilor – segment 11% din numărul total de documente primite și ieșite. Al treilea loc ca importanță îl ocupă cota alocată documentelor autorităților publice transmise spre informare (legi, decrete, rezoluții, decizii, protocoale). Activitatea Administrației se bazează și pe activități financiare, ceea ce este confirmat de diviziunea de 7%.
Diagrama pe tipuri de documente (ANEXA D (referință)) demonstrează toate denumirile documentelor înregistrate în Oficiul pentru Afaceri în sistemul Codului (ieșire, primite, interne). Dintre masa generală, se evidențiază tipuri de documente precum scrisorile, rezoluțiile și ordinele. Aceste grupuri sunt determinate de activitățile organizației.
Solicitările cetățenilor (doar scrisorile primite) sunt înregistrate într-un modul separat al sistemului automat Codex. Corespondența de ieșire cu privire la cererile cetățenilor este înregistrată în mod tradițional în jurnalul scrisorilor de ieșire. Pentru a construi tabelul și graficul, s-au folosit două surse (ANEXA E (referință))
Numărul de solicitări din partea cetățenilor nu este mare, dar li se acordă o atenție deosebită. Toate sunt sub controlul șefului de administrație. Un număr mare de contestații, atât orale, cât și scrise, sunt trimise de la Administrația Regiunii Tomsk.
Cu o analiză comparativă a volumului de documente pentru 2008 și 2009 conform graficului și tabelului (ANEXA E (referință)), se poate observa o creștere a cererilor primite, interne și o mică creștere a cererilor cetățenilor în 2009 față de anul precedent. . Numărul documentației trimise a scăzut ușor. Datorită histogramei, se poate presupune că volumul documentelor crește în fiecare an în Administrația TR.
^ Documentați rutele de mișcare.
Diagrama de traseu pentru grupuri de documente (ANEXA G (referință)) vă permite să identificați și să eliminați pasaje repetate ale documentației. Acest lucru economisește timp și resurse de muncă.
Absolut toată documentația primită (corespondență oficială, contestații ale cetățenilor, e-mailuri, faxuri etc.) trece prin serviciul DOU Office of Affairs Management. Documentele pot fi primite prin poștă, livrate prin curier sau vizitator, primite prin fax sau e-mail. La primirea documentelor, în primul rând, se verifică corectitudinea livrării acestora. Corespondența primită în mod eronat este returnată expeditorului sau transmisă destinatarului. După deschiderea plicurilor, se verifică corectitudinea conținutului și integritatea acestuia, adică. disponibilitatea tuturor paginilor documentului și a tuturor atașamentelor. Pentru trimiterea prin fax se verifică atât numărul total de pagini primite, corespondența acestora cu numărul indicat pe prima coală a faxului, cât și lizibilitatea acestora. Dacă un mesaj de fax este primit incomplet sau calitatea paginilor individuale este slabă, expeditorul va fi anunțat.
Dacă documentele sunt primite prin poștă, toate plicurile sunt deschise, cu excepția celor marcate „personal”. Odată deschise, plicurile sunt distruse, cu excepția scrisorilor de la cetățeni particulari, deoarece adresa de retur poate fi indicată doar pe plic. Se salvează și plicurile din documentele primite deja întârziate. În acest caz, ștampila de pe plic poate servi drept dovadă a zilei în care a fost primit documentul. De asemenea, se păstrează plicurile privind problemele de aplicare a legii cu organizațiile (compartimentul afaceri interne, parchet, instanțe, justiție).
Sortarea se realizează în documente neînregistrate - scrisori publicitare și de informare, invitații și multe altele, contestații ale cetățenilor - acestea sunt înregistrate de un alt angajat (specialist superior) al Oficiului pentru Afaceri într-un modul separat al sistemului Cod, prin urmare, într-o stație de lucru automatizată separată (AWS). Scrisorile neînregistrate, la rândul lor, sunt sortate și după executant pentru transmiterea ulterioară (puse în celule sau foldere).
Scrisorile sunt înregistrate numai pe numele șefului și al adjuncților săi.
Scrisorile supuse înregistrării sunt deschise. Angajatul responsabil cu înregistrarea se familiarizează cu conținutul și le sortează în unele urgente (perioada de răspuns de până la 3 zile). În continuare, documentele urgente sunt înregistrate mai întâi și le este atribuită o rută, apoi altele. Traseul este stabilit în mai multe direcții: scrisorile fără înregistrare sunt transferate direct executorilor (de exemplu, șefilor de departamente, dacă scrisoarea le este adresată acestora), scrisorile recomandate sunt transferate șefului Direcției Administrație pentru revizuire și verificare. Acest lucru facilitează munca șefului de administrație. În cazul în care problema este de competența șefului compartimentului, documentul se returnează cu rezoluție de control. Altele sunt înaintate șefului spre examinare. Se restituie actele de la sef cu rezolutie de control, cu indicarea executorilor. În continuare, documentul este transferat utilizatorului pentru revizuire și/sau executare ulterioară a comenzii. De aici pornește mecanismul de ieșire a documentelor. La finalizarea execuției, documentul este verificat și, dacă este necesar, dat șefului pentru revizuire și scos personal de sub control. Dacă răspunsul este întocmit pe antetul oricărui Departament, și nu pe antetul Administrației, semnătura șefului departamentului relevant este suficientă (excepție fac documentele prezentate personal de către șef pentru control - acestea necesită semnătură obligatorie din partea șefului, și trebuie întocmit pe antetul Administrației). Documentele completate și semnate se returnează la UD pentru înregistrare și expediere. Ultimul pas al documentelor din lanțul de evenimente este anularea acestora și plasarea lor în spații de depozitare. Documentul poate fi apoi utilizat ulterior, apoi transferat în arhivă sau distrus.
Trecerea documentelor interne are următorul traseu. După pregătire, documentul merge spre aprobare, apoi managerul se familiarizează cu acesta, îl semnează și îl depune spre înregistrare. În continuare, documentul este trimis executorilor și pus sub control. Odată finalizat, acesta este anulat, folosit în viitor, transferat în arhivă sau distrus.
Documentele adresate Șefului de raion (Șeful Administrației), precum și fără a se specifica o anumită persoană sau organ al Administrației, sunt luate în considerare mai întâi de către Șeful adjunct al Administrației - Manager de afaceri. Putem spune că trecerea suplimentară a documentelor prin șeful secției este justificată. Se efectuează o examinare preliminară a documentelor cu scopul de a distribui documentele primite în cele care necesită luarea în considerare obligatorie de către șeful raionului (șeful administrației) și cele care nu necesită și trimise adjuncților șefilor de administrație, precum și cele transmis direct organelor de Administratie.
^ Cercetarea operaţiilor de bază de birou
Specialiștii serviciului instituției de învățământ preșcolar sunt reglementați de instrucțiuni pentru munca de birou, regulamente, Legea federală privind apelurile cetățenilor, precum și fișele postului.
Principalele etape de lucru la birou sunt:
Înregistrare;
Organizarea controlului executiei;
Depozitare operațională și arhivă;
Crearea lucrării de referință.
Toate documentele primite de către UD sunt prelucrate de un specialist de prima categorie. Conform listei din instrucțiunile de documentare, sunt evidențiate documentele neînregistrate:
Următoarele documente nu fac obiectul înregistrării:
A) scrisori de felicitări, invitații, înștiințări;
B) rapoarte;
D) liste de prețuri, copii ale acestora;
D) standarde de consum de materiale;
E) documente contabile;
G) cereri anonime;
H) rapoarte statistice, buletine, culegeri trimise spre informare.
Documentele enumerate la paragrafele: c, d, e, f, h sunt supuse înregistrării speciale la autoritățile competente ale Administrației.
O caracteristică importantă este că corespondența oficială trebuie înregistrată în ziua primirii, iar contestațiile cetățenilor trebuie înregistrate în termen de 3 zile de la data primirii, în conformitate cu Legea federală nr. 59-FZ din 2 mai 2006 „Cu privire la procedura pentru examinarea contestațiilor din partea cetățenilor Federației Ruse” 1
Toate înregistrările se efectuează în sistemul Cod. Acest sistem este împărțit în mai multe module. În modulul „Corespondente la birou” sunt înregistrate următoarele: inițiative de intrare, de ieșire, răspunsuri la documentele primite. Înregistrarea se face de către un specialist din prima categorie.
Modulul „Apeluri pentru cetățeni” este utilizat pentru a înregistra doar cererile și reclamațiile primite din partea cetățenilor. Subsistemul nu are o secțiune pentru înregistrarea documentelor de ieșire.
^ Organizarea controlului asupra executării documentelor
Controlul execuției documentelor este un set de acțiuni care asigură executarea la timp a documentelor.
Controlul se efectuează în conformitate cu instrucțiunile pentru munca de birou.
Principalele sarcini ale grupului de control al execuției (salariatul care exercită controlul) sunt:
Urmărirea progresului și înregistrarea execuției efective a documentelor de intrare, ieșire și interne care au consemnat instrucțiuni de la conducere;
Rezumarea informațiilor obținute în timpul monitorizării procesului și a rezultatelor execuției, aducerea acestor informații la conducere într-o formă formalizată convenabilă;
Elaborarea de propuneri pentru accelerarea fluxurilor de documente și consolidarea disciplinei de performanță
Depunerea documentelor pentru control;
Verificarea punctualității de livrare a documentelor către executorii specifici;
Verificare prealabilă și reglementare a progresului execuției;
Scoaterea documentelor de sub control;
Contabilitatea si sinteza rezultatelor controlului asupra executiei documentelor
Activitățile de management din orice organizație se bazează, de asemenea, pe procesarea informațiilor și producerea de noi informații, ceea ce sugerează prezența tehnologiei pentru transformarea datelor sursă în informații eficiente. Echiparea stațiilor de lucru individuale cu calculatoare nu a adus rezultatele dorite, deși a accelerat procesele de creare și editare a proiectelor de documente, a redus numărul de erori și a îmbunătățit aspectul general al tipăririlor de computer în comparație cu cele dactilografiate.
În această etapă de informatizare a instituţiilor de învăţământ preşcolar, cea mai mare importanţă este software pentru stații de lucru automate.
Software-ul oricărui computer este împărțit în sistem și aplicație.
Programul sistemului sunt destinate să asigure funcționarea sistemelor informatice ca atare. Ei includ:
- programe de testare, diagnosticare și antivirus;
- OS;
- shell-uri de fișiere de comandă.
Acestea sunt instrumente software de uz general; trebuie remarcat faptul că există tendința de a extinde capacitățile următoarelor generații de sisteme de operare, inclusiv prin integrarea tuturor instrumentelor software de mai sus în ele.
Printre software de aplicație, necesare informatizării documentației suport pentru activitățile de management, se pot distinge:
tipic utilizat pe scară largă:
- sisteme de pregătire a documentelor text;
- sisteme de informații personale;
- sisteme de gestionare a bazelor de date;
- programe de recunoaștere a textului;
- programe de intrare în mediul extern;
- sisteme de prelucrare a informaţiilor financiare şi economice;
cele mai puțin obișnuite, specializate, care necesită instruire specială a utilizatorilor:
- sisteme de pregătire a prezentărilor;
- sisteme de management de proiect;
- sisteme expert și sisteme de sprijinire a deciziilor;
- sisteme pentru proiectarea inteligentă și îmbunătățirea sistemelor de control.
Sisteme de pregătire a documentelor text sunt destinate organizării tehnologiei pentru producerea documentelor de gestiune și a diverselor materiale informaționale cu caracter text. În funcție de capacitățile lor, acestea sunt împărțite în editori de text; procesoare de cuvinte; sisteme de publicare desktop.
Editorul de text vă permite să introduceți, să modificați și să salvați orice text simbolic, dar este destinat în principal pregătirii textelor de program care nu necesită formatare, adică. conversia automată a aranjamentului elementelor de text, schimbarea fontului etc.
Folosirea unui editor de text pentru a pregăti și tipări un document la nivel calitativ corespunde folosirii unei mașini de scris electric, doar mai productivă datorită ușurinței repetarii, a tipăririi dintr-o piesă de prelucrat stocată în memoria electronică și a posibilității de a corecta atât greșelile de scriere. și reelaborarea parțială a textului prin inserarea sau excluderea unor fragmente noi.
Printre numeroasele programe de editor disponibile, putem evidenția Norton Editor, Side Kick, Brief, editor multifuncțional cu ferestre multiple Multi-Edit, editori de sistem Turbo.
Una dintre cele mai importante proprietăți ale procesoarelor de text este corespondența completă a documentului de hârtie cu imaginea copiei de pe ecran. Nu cel mai puțin important rol în alegerea unui procesor de text este jucat de cantitatea de memorie ocupată și de integrarea cu alte produse software. Fiecare utilizator are propriul stil de lucru la un document (ceea ce este convenabil pentru un grup de utilizatori este o piedică pentru altul). Prin urmare, cele mai atractive pentru dezvoltatorii de documente sunt acele programe în care este posibil să personalizați interfața pentru a se potrivi gusturilor și nevoilor dumneavoastră.
Procesoarele de text au caracteristici speciale care sunt concepute pentru a facilita introducerea textului și prezentarea acestuia în formă tipărită. Configurarea preliminară a procesorului de text și a imprimantei pe care ar trebui să fie tipărit textul vă va permite să:
- afișarea textului care oferă o vedere dată a paginii pe ecran, dând o idee despre locația reală a textului pe hârtie după imprimare;
- parametri prestabiliți, cum ar fi indentări de paragraf, titluri, tipul și dimensiunea fontului pentru diferite elemente de text, spațierea între rânduri, numărul de coloane de text, locația și metoda de numerotare a notelor de subsol etc.;
- verificați automat ortografia și primiți indicii atunci când alegeți sinonime;
- afișați și editați tabele și formule;
- combinați documentele în procesul de pregătire a textului pentru tipărire;
- creați automat un cuprins și o referință alfabetică.
Dar aproape toate procesoarele de text (și versiunile lor) au o structură de date unică pentru reprezentarea textului, ceea ce se explică prin necesitatea de a include informații suplimentare în textul care descrie structura documentului. Prin urmare, textul pregătit folosind un singur procesor de text nu poate fi deseori citit și, prin urmare, editat și tipărit de către alții. Imprimarea se poate face pe orice tip de imprimantă, inclusiv pe o imprimantă matrice.
Pentru a asigura compatibilitatea documentelor text la transferul lor de la un procesor de text la altul, este necesar să instalați un software special - convertoare care oferă un fișier de ieșire în formatul procesorului de text al documentului destinatar.
Procesoarele de text care vă permit să pregătiți și să imprimați documente complexe și mari, inclusiv cărți, includ: Microsoft Word, WordPerfect, WordStar 2000, Lexicon etc. Cu toate acestea, pentru majoritatea birourilor, sistemele Word și WordPerfect nu sunt necesare: sunt complexe, conțin o mulțime de oportunități inutile.
Al doilea grup de procesoare de text are capacități semnificativ mai puține, dar este mai ușor de utilizat, funcționează mai rapid, necesită mai puțină memorie și este mai ușor de utilizat. Acestea includ Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Jus, Write, DacEasy Word. Dar standardul de facto pentru birourile rusești a devenit Microsoft Word, versiunile 6.0, 97, 2000, 2002.
Edițiile desktop pregătesc texte după reguli de tipărire și cu calitate tipografică. Desktop publishing, de fapt, este instrumentul unui designer de layout și este destinat nu atât pentru crearea de documente, cât pentru implementarea diferitelor tipuri de efecte de imprimare. Acestea vă permit să manipulați cu ușurință textul, să schimbați formatele paginilor, dimensiunile indentărilor și să faceți posibilă combinarea diferitelor fonturi. Textele pregătite de casele de edituri desktop sunt tipărite numai pe imprimante laser.
Sistemele la nivel profesional includ QuarkXPress pentru Windows, FrameMaker pentru Windows, PageMaker pentru Windows. Stăpânirea „tipografiilor de birou” greu de utilizat este deloc recomandabilă pentru cei care au nevoie doar ocazional să pregătească frumos o carte poștală, o scrisoare sau un anunț.
Microsoft Publisher și Pageplus pentru sistemele Windows nu sunt destinate producției de produse imprimate industriale. Sunt folosite sporadic, pentru reproducerea documentelor colorate într-o companie mică. Acestea sunt destinate utilizatorului care își dedică doar o parte din timpul său de lucru publicării.
Clasificarea propusă a sistemelor de pregătire a textului este în mare măsură arbitrară, deoarece apar noi versiuni îmbunătățite, care estompează granițele dintre clase.
Sisteme de informații personale sunt destinate serviciilor de informare la locul de muncă al unui angajat de conducere și, în esență, îndeplinesc funcțiile de secretar sau organizator electronic:
- planificarea timpului personal la diferite niveluri de timp, cu posibilitatea de a aminti în timp util despre apariția evenimentelor planificate;
- menținerea fișierelor personale sau de altă natură cu posibilitatea de a selecta automat informațiile necesare;
- conectare prin linii telefonice cu înregistrarea convorbirilor telefonice și efectuarea funcțiilor caracteristice telefoanelor multifuncționale;
- mentinerea caietelor cu informatii personale pentru stocarea diverselor informatii personale.
Sisteme de gestionare a bazelor de date conceput pentru crearea, stocarea și manipularea unor volume mari de date. Diferite sisteme din această clasă diferă prin modul în care organizează stocarea datelor și procesează cererile de căutare, precum și natura informațiilor stocate în baza de date. Aceste sisteme funcționează atât pe un computer personal, cât și atunci când lucrează într-o rețea de calculatoare.
Sisteme de prelucrare a informatiilor financiare si economice sunt destinate prelucrării datelor numerice care caracterizează diverse fenomene și obiecte de producție, economice și financiare, precum și întocmirea documentelor de management și materialelor informative și analitice relevante. Acestea includ:
- procesoare de masă universale;
- programe de contabilitate specializate;
- programe specializate de analiză și planificare financiară și economică.
Un procesor de foi de calcul este o componentă obligatorie a oricărei suite sau sistem de birou integrat:
- Corel Office Professional de la Corel;
- Word Perfect Suite pentru Windows de la Corel;
- Funcționează pentru Windows de la Microsoft;
- MS Office pentru MAC de la Microsoft;
- Office Professional pentru Windows de la Microsoft;
- SmartSuite pentru Win de la Lotus.
Odată cu apariția sistemului de operare Windows, au fost dezvoltate versiuni de procesoare de foi de calcul concepute pentru a funcționa în acest mediu: Excel, Lotus, Corel Quattro.
Sisteme de pregătire a prezentărilor sunt destinate pregătirii materialelor grafice și text utilizate în scopuri demonstrative la prezentări, negocieri de afaceri și conferințe. Tehnologiile moderne de pregătire a prezentărilor se caracterizează prin conectarea informațiilor video și audio la grafica și textul tradițional, ceea ce ne permite să vorbim despre implementarea tehnologiilor hipermedia.
Astăzi, programele de mai sus sunt rareori considerate izolat unele de altele. Toate fac parte din suitele de birou integrate. Pe lângă sistemul de pregătire a documentelor text, pachetul include o foaie de calcul, un program de grafică de prezentare și un sistem de gestionare a bazelor de date (DBMS), un planificator personal etc.
De exemplu, procesorul de text WordPerfect nu este vândut în prezent ca produs independent, ci doar ca parte a suitei Corel Office Professional. Piața de aplicații software este dominată de trei companii: Microsoft, Corel și Lotus. Toate se dezvoltă conform legilor generale. În primul rând, aceasta este o unificare completă: o interfață de utilizator comună și abordări uniforme pentru rezolvarea unor sarcini tipice precum gestionarea fișierelor, editarea, formatarea, imprimarea, lucrul cu e-mailul și căutarea de sfaturi pentru sistemul de ajutor, integrarea cu Internetul global.
Programele complexe de aplicații sunt echipate cu instrumente pentru lucrul colectiv: au instrumente pentru editarea și salvarea documentelor de tipuri de bază în format HTML pentru Internet.
Sistemele de procesare a textului de birou oferă instrumente pentru marcarea, urmărirea și editarea corecțiilor, ceea ce simplifică foarte mult procesul de luare în considerare a opiniilor unei echipe de autori. Pentru a comenta documentul fără a-l schimba, există note. Pentru a face modificări direct textului, utilizați modul de înregistrare a corecției, care vă permite să urmăriți locul în care textul sau graficele au fost adăugate, șterse sau mutate în document. Instrumentele de colaborare includ urmărirea versiunilor și ferestre pop-up cu numele autorului și data modificării.
Când un computer este conectat la o rețea comună, e-mailul și o listă de corespondență fac posibilă transmiterea informațiilor către toți corespondenții. Facilitatea de primire a retur, care este încorporată în majoritatea sistemelor de poștă moderne, vă permite să monitorizați când au fost primite efectiv informațiile și să urmăriți măsurile adecvate care au fost luate.
Este posibil să se limiteze cercul de persoane care au acces la document și drepturile fiecăruia dintre ei de a face modificări: documentul poate fi doar în citire, puteți interzice salvarea documentului sub orice alt nume sau modificarea stilurilor acestuia sau , invers, utilizatorului i se pot asigura drepturi de acces complete.
Astfel, ediția extinsă a Microsoft Office XP, pe lângă procesorul de text Microsoft World, conține:
- procesor de foi de calcul - Excel;
- sistem de gestionare a bazelor de date - Access;
- planificator personal - Outlook;
- instrument de creare a prezentărilor - Power Point;
- sistem de e-mail - Outlook Express;
- instrument de creare a paginilor web - Prima pagină;
- instrument de procesare a fotografiilor - Photo Editor.
Sisteme de management de proiect sunt destinate planificării și gestionării resurselor de diferite tipuri (materiale, tehnice, financiare, de personal, informaționale) la implementarea lucrărilor complexe de cercetare și proiectare și construcție.
Sisteme experte și sisteme de sprijinire a deciziilor sunt destinate implementării tehnologiilor de suport informațional al proceselor de luare a deciziilor manageriale bazate pe utilizarea modelării economice și matematice și a principiilor inteligenței artificiale.
Sisteme inteligente de proiectare și management sunt destinate utilizării așa-numitelor tehnologii CASE (Computer Aid System Engineering), axate pe dezvoltarea automată a soluțiilor de proiectare pentru crearea și îmbunătățirea sistemelor de management organizațional.
Toate pachetele de birou și sistemele de operare moderne sunt adaptate pentru a funcționa într-o configurație de rețea; stațiile de lucru automate au fost înlocuite cu tehnologia informației.
Tehnologia de informație este un sistem de metode și metode de colectare, transmitere, acumulare, prelucrare, stocare, prezentare și utilizare a informațiilor bazate pe utilizarea mijloacelor tehnice.
Fiecare proces informațional specific poate fi implementat printr-o tehnologie separată folosind propria bază tehnică, un sistem de control al mijloacelor tehnice - pentru tehnologia informatică acestea sunt instrumente software - și suport organizatoric și metodologic - reguli, instrucțiuni.
Dar activitățile de management se bazează pe implementarea aproape tuturor tipurilor de tehnologii informaționale enumerate, în conformitate cu succesiunea și conținutul etapelor individuale ale procesului de luare a deciziilor. Prin urmare, tehnologiile informaționale moderne pentru susținerea activităților de management se bazează pe utilizarea integrată a diferitelor tipuri de procese informaționale pe baza unui singur complex tehnic, a cărui bază este tehnologia informatică. În acest sens, nu este în întregime corect să înțelegem doar tehnologiile informatice ca tehnologii informaționale moderne sau noi.
În prezent, vorbim despre o unitate de control structurală om-mașină, care este optimizată în procesul de lucru: capacitățile computerelor sunt extinse datorită structurării de către utilizator a sarcinilor care urmează să fie rezolvate și reumplerii bazei de cunoștințe ale utilizatorului, iar capacitățile utilizatorului - din cauza automatizării acelor sarcini care anterior erau nepotrivite pentru a fi transferate pe computer din motive economice sau tehnice.
Tehnologiile moderne de informare de birou se bazează atât pe computere personale, cât și pe computere corporative.
Calculatoarele personale sunt sisteme de calcul, ale căror resurse sunt complet orientate spre sprijinirea activităților unui loc de muncă al unui angajat managerial. Aceasta este cea mai numeroasă clasă de echipamente informatice, care include computerele personale IBM PC și cele compatibile, precum și computerele Macintosh de la Apple.
Calculatoarele corporative sunt sisteme de calcul multi-utilizator care au o unitate centrală de putere de calcul mare cu resurse informaționale semnificative, la care sunt conectate un număr mare de stații de lucru cu echipamente minime: un terminal video, o tastatură, un dispozitiv de poziționare, un dispozitiv de imprimare.
Zona modernă de utilizare a calculatoarelor corporative este implementarea tehnologiilor informaționale pentru a sprijini activitățile de management în marile organizații financiare și industriale, organizarea diverselor sisteme informaționale care deservesc un număr mare de utilizatori într-o singură funcție: bursă și bancar. sisteme, rezervarea și vânzarea biletelor pentru prestarea serviciilor de transport către populație etc. P.
În prezent, tendința predominantă este aceea de a combina calculatoare și stații de lucru în rețele de calculatoare de diferite dimensiuni, ceea ce face posibilă integrarea resurselor pentru implementarea cât mai eficientă a tehnologiei informației, deoarece calculatoarele personale pot fi folosite și ca stații de lucru conectate la unitatea centrală a unui computer corporativ.
Diferența fundamentală dintre tehnologiile informaționale computerizate și cele existente anterior nu constă doar în automatizarea proceselor de modificare a formei sau locației informațiilor, ci și în modificarea conținutului acesteia.
Putem distinge două strategii de dezvoltare a implementării tehnologiilor informaţionale moderne în activităţile de management.
Primul este că tehnologia informației se adaptează structurii organizaționale în forma sa existentă, iar metodele de lucru existente sunt modernizate:
locurile de muncă sunt raționalizate, funcțiile sunt redistribuite între lucrătorii tehnici și specialiști în favoarea acestora din urmă;
sunt optimizate functiile de colectare si prelucrare a informatiilor - fluxul fizic al documentelor, cu functia de decizie - fluxul de informatii;
Problemele de comunicare joacă încă un rol secundar.
În al doilea rând, structura organizațională este modernizată în așa fel încât tehnologia informației să dea cel mai mare efect:
strategia principală este dezvoltarea maximă a comunicațiilor și dezvoltarea de noi relații organizaționale care anterior nu erau fezabile din punct de vedere economic;
sunt introduse noi locuri de muncă, vechile posturi sunt eliminate și se realizează o redistribuire planificată a responsabilităților între aproape toți angajații companiei;
Se dezvoltă un nou suport normativ și metodologic pentru organizarea suportului de documentare, iar angajații sunt în curs de recalificare continuă în lucrul cu noile tehnologii;
productivitatea structurii organizatorice crește, deoarece arhivele de date electronice sunt redistribuite, volumul de informații documentare care circulă prin canale este redus pentru a realiza un echilibru între fiecare nivel de management și volumul sarcinilor de rezolvat.
Deci, prima strategie se concentrează pe structura existentă și relațiile existente în organizație, în timp ce gradul de risc din implementare este minimizat, costurile sunt minime și structura organizațională nu este raționalizată; al doilea - la structura viitoare, în care sistemul este extins strict în conformitate cu nevoile de informare, în limitele parametrilor dați, dar fără a ține cont de factorul uman. În orice caz, abordarea utilizării tehnologiei informatice se schimbă: aceasta devine baza pentru echiparea locurilor de muncă. Datorită versatilității software-ului utilizat, are loc integrarea tehnologică, metodologică și organizațională a sistemelor și proceselor informaționale.
Crearea și implementarea sistemelor complexe de automatizare pentru managementul suportului documentelor urmărește atingerea următoarelor obiective:
în domeniul prelucrării documentelor:
- asigurarea eficienței și calității sporite a lucrului cu documentele, eficientizarea fluxului documentelor, asigurarea controlului execuției;
- crearea condițiilor pentru tranziția de la gestionarea tradițională a documentelor pe hârtie la tehnologia electronică fără hârtie;
- crearea condițiilor necesare pentru creșterea ponderii muncii intelectuale productive pe munca semnificativă și semantică cu documente și reducerea costurilor cu forța de muncă pentru operațiunile de rutină;
- asigurarea calității îmbunătățite a documentelor create în organizație;
- eliminarea dublării lucrărilor la introducerea de informații despre un document în diferite domenii de lucru cu acesta;
in domeniul controlului executiei:
- asigurarea controlului automat al trecerii documentelor în diviziile organizației din momentul în care acestea sunt primite sau create și până la finalizarea trimiterii sau înregistrării în caz, informarea în timp util a angajaților și conducerii despre documentele primite și create, eliminând pierderea documentelor;
- asigurarea controlului automat proactiv asupra executării la timp a documentelor, instrucțiunilor de la cele mai înalte organe ale puterii și administrației de stat, instrucțiunilor și instrucțiunilor conducerii organizației, primirii prompte a informațiilor despre stadiul execuției și locația oricărui document;
- reducerea timpului necesar pentru trecerea și executarea documentelor;
în domeniul organizării accesului la informație:
- asigurarea stocării centralizate a textelor documentelor întocmite în formă electronică și a imaginilor grafice ale acestora, precum și a tuturor materialelor aferente (fișe de înregistrare a documentelor, rezoluții, documente însoțitoare) cu capacitatea de a organiza legături logice a documentelor legate de o singură problemă și căutare promptă ( selecţia) documentelor după un set tematic de detalii.
Implementarea unui sistem software de automatizare preșcolară ar trebui să creeze o bază hardware și software pentru un sistem unificat care să acopere toate diviziile organizației. Următoarele obiective sunt de așteptat a fi atinse:
- o procedură unificată pentru lucrul individual și în comun cu documente din diviziile organizației;
- combinarea fluxurilor de documente electronice între unitățile organizaționale;
- utilizarea unui sistem comun de indexare (numerotare) a documentelor pentru toate organizațiile, cărți de referință ale clasificatorului general (cum ar fi o listă de organizații, o listă de cazuri), o formă unificată de înregistrare și card de control (RCC) a documentelor etc.;
- asigurarea unificării documentaţiei de gestiune şi reducerea numărului de formulare şi tipuri de documente uniforme.
În prezent, piața sistemelor software în domeniul automatizării de birou și al fluxului de documente se caracterizează prin următoarele caracteristici:
- Vânzătorii nu au o terminologie uniformă și mulți nu au o poziționare clară a produselor lor.
- Organizațiile nu înțeleg adesea ceea ce poate și nu poate face un anumit sistem, deoarece este dificil de înțeles informațiile conținute în broșurile publicitare: există puține informații tehnice în astfel de descrieri, iar ceea ce este furnizat nu evidențiază întotdeauna avantajele celor promovate. produs software.
- Întreprinderile nu au o înțelegere clară a ceea ce trebuie făcut în ceea ce privește automatizarea suportului de documentare pentru management.
Sistemele software care implementează prima versiune a strategiei nu încalcă tehnologia rusă, sunt destinate utilizării în agențiile guvernamentale și păstrează toate tradițiile și normele de lucru de birou adoptate într-o anumită organizație. Scopul acestor sisteme este de a oferi suport pentru fluxul de documente pe hârtie și de a reduce intensitatea forței de muncă a operațiunilor de rutină de procesare a documentelor. Astfel de sisteme pot extinde în mod semnificativ domeniul de aplicare al muncii tradiționale de birou și al proceselor de gestionare a documentelor prin procesarea documentelor pe un computer personal. Sistemele din acest domeniu sunt un fel de „punte” pentru trecerea treptată de la documentele pe hârtie la documentele fără hârtie. Sistemele de automatizare ale acestei tehnologii includ: „Afaceri”; „1C: Enterprise” și altele.
Principala caracteristică a produselor software de tehnologie occidentală este modelarea proceselor de flux de documente și personalizarea sistemelor informaționale la aceste modele. Evoluțiile în conformitate cu această strategie se concentrează pe utilizarea cât mai deplină a documentelor și instrumentelor electronice pentru munca colectivă a utilizatorilor, eliminarea legăturilor intermediare în fluxul de documente și dezvoltarea de noi tehnologii pentru lucrul cu documente. Rutele de deplasare a documentelor în întreaga organizație, între diviziile și angajații acesteia, sunt formate de administratorul de sistem.
La adaptarea sistemului la procesele specifice ale organizației, pe computerele personale ale angajaților sunt instalate doar componentele funcționale necesare, permițându-le acestora să rezolve o anumită gamă de sarcini în conformitate cu rolul fiecărui angajat în fluxul de documente al organizației.
Sistemele din acest domeniu includ:
Versiuni rusificate ale sistemelor occidentale populare:
DocsOpen (PC DOCS);
LinkWorks (DEC);
Staffware (Staffware PLS)
Lotus Notes (Lotus-IBM);
soluții software create de companii rusești bazate pe sisteme occidentale:
Sistem Office Media (Lotus Notes);
un set de programe „Office Management” (Lotus Notes);
Sistem „Cenuşăreasa-Cabinet” (Lotus Notes);
soluții ale companiei SA „Vest” (DocsOpen);
Sistem Optima (MS Exchange, MS SQL);
dezvoltări proprii ale companiilor rusești: sistemul LanDocs; Biroul efect; KADO; „Document2000”; "Cron" motorul de căutare „Eufrat”.
Sistemul „Delo” al SA „Electronic Office Systems” este conceput pentru a automatiza activitățile de birou bazate pe tehnologiile casnice tradiționale și suportul documentelor pentru activitățile de management ale organizațiilor guvernamentale.
Sistemul Delo oferă următoarele capabilități:
- urmărirea tuturor etapelor operațiunilor de birou și a rezultatelor lucrărilor pe principalele procese funcționale ale organizațiilor și instituțiilor;
- înregistrarea unificată a întregii corespondențe primite, inclusiv scrisorile și apelurile de la cetățeni, prin crearea unui card de înregistrare în care sunt introduse informații despre document, urmată de trimiterea corespondenței spre considerare către unitățile de conducere și structurale. Sunt înregistrate atât documentele primite din exterior, cât și documentele create în cadrul departamentelor. Acestea includ documentele primite și trimise, apelurile cetățenilor;
- introducerea textelor de hotărâri, inclusiv a celor repetate, și numirea executorilor pentru acestea;
- trimiterea rezoluțiilor și documentelor către stațiile de lucru ale utilizatorilor performanți;
- transmiterea rapoartelor executorilor pe document către executorii responsabili și (sau) autorilor de hotărâri;
- înregistrarea mișcării documentelor (fluxul documentelor) în cadrul organizației, inclusiv mișcarea originalelor pe hârtie și a copiilor pe hârtie ale documentelor și rezoluțiilor relevante, rapoarte de execuție, aprobarea (vizualizarea) documentelor;
- monitorizarea executării la timp a instrucțiunilor, solicitărilor din partea instituțiilor, organizațiilor, rezoluțiilor și instrucțiunilor conducerii; verificarea corectitudinii și promptitudinea executării documentelor;
- combinarea si gruparea documentelor inregistrate in sistemul de management al biroului dupa diverse criterii;
- efectuarea unei căutări folosind un set de detalii de fișe de înregistrare și rezoluții pentru a îndeplini funcțiile de monitorizare a execuției documentelor, efectuarea lucrărilor de referință și analitică;
- introducerea de informații despre trimiterea documentelor de ieșire către destinatari cu crearea registrelor de distribuție a documentelor;
- obtinerea de materiale informative, rezumate, rapoarte pentru prezentare catre conducere;
- primirea și tipărirea certificatelor și rapoartelor statistice, precum și a cardurilor de înregistrare pentru a asigura compatibilitatea cu tehnologia tradițională de birou;
- stocarea imaginilor electronice ale documentelor;
- stergerea documentelor la dosar conform nomenclatorului dosarelor acceptate in organizatie si, daca este cazul, extragerea acestora din dosar;
- înregistrarea lucrărilor utilizatorului cu sistemul, inclusiv lucrul cu cardurile de înregistrare și rezoluțiile.
Sistem „BOSS-Referent” Compania IT este dezvoltată pe baza produsului Lotus Notes de la Lotus Development Corporation, care este un instrument de proiectare a sistemelor care să susțină munca în grup și poate fi considerat ca un standard în acest domeniu. Mediul Lotus Notes și aplicațiile create pe baza acestuia îndeplinesc cerințele de bază pentru un sistem unificat de gestionare a documentelor pentru organizații mari și, în special, următoarele:
prelucrarea contabilă a tuturor tipurilor de documente. Bazele de date pot stoca informații de aproape orice tip și pot organiza contabilitatea și controlul trecerii documentelor folosind mijloace interne. Sistemul asigură construirea diferitelor formulare pentru înregistrarea documentelor, incluzând atât detalii formale, cât și conținutul documentelor în sine. Dacă este necesar, conținutul real al documentului poate fi stocat într-o bază de date separată, inclusiv ca imagine a unui document de hârtie scanat;
unicitatea numărului. Sistemul are capacitatea de a atribui numere unice documentelor, inclusiv într-o rețea de calculatoare distribuită;
suport pentru lucrul cu textul documentului. Este posibil să se includă în documente fișiere pregătite în alte procesoare de text (Microsoft Word, Word Pro etc.) care suportă mecanismul de încorporare și legare a obiectelor, precum și în foi de calcul și pachete grafice. Notes include capabilități de căutare full-text și un puternic generator de interogări;
coerența documentelor. Un document Notes poate include un număr nelimitat de link-uri către alte documente Notes, inclusiv cele stocate în alte baze de date;
coerența cu alte subsisteme. Sistemul Notes, împreună cu instrumentele sale de extensie, oferă posibilitatea de a se integra cu alte subsisteme informaționale, în special mail, precum și cu sisteme care funcționează cu baze de date relaționale;
fluxul de documente distribuit. Notes este un sistem care se extinde pe scară largă, de la un singur computer personal la sisteme cu zeci de servere, fiecare dintre acestea putând fi conectat la câteva sute de utilizatori. Fiecare server poate găzdui mai multe baze de date. Informațiile necesare sunt distribuite între aceste baze de date, iar informațiile necesare tuturor utilizatorilor sunt sincronizate periodic;
Limitarea accesului. Protecția datelor este implementată la toate nivelurile: server, bază de date, formular, document, secțiune document și câmp individual. La stabilirea unei sesiuni de comunicare, este necesară autentificarea utilizatorului. Semnătura electronică și criptarea datelor sunt acceptate.
Alegerea unui pachet specific de produse (sisteme) software pentru automatizarea mai mult sau mai puțin completă a documentației de management și instalarea acestora nu sunt în prezent reglementate. Pe baza capacităților sale materiale, financiare și de altă natură, fiecare organizație le achiziționează ea însăși pe piața produselor și serviciilor software de birou. Fără un studiu serios și familiarizare cu modelul actual, bazat pe descrierile publicitare, avantajele și dezavantajele fiecăruia dintre sistemele enumerate în domeniul organizării suportului documentației pentru management sunt greu de aflat.
Pentru o anumită organizație, adesea nu întregul set de proprietăți ale consumatorilor ale sistemelor este important, ci doar unele dintre ele. Prezența sau absența proprietății necesare poate fi principalul criteriu la alegerea unui sistem. Pe de altă parte, dezvoltatorii tuturor sistemelor lucrează constant pentru a le îmbunătăți, iar în fiecare dintre ele pot apărea anumite caracteristici care lipseau în versiunile anterioare.
Rezultatele comparării diferitelor produse software pentru automatizarea suportului pentru documentația de management sunt relative și nu pot indica avantajele și dezavantajele absolute ale unui anumit sistem. Prin urmare, atunci când alegeți un sistem de automatizare, ar trebui să:
- evaluarea sistemelor promovate din punctul de vedere al adecvării lor pentru automatizarea documentelor într-o anumită organizație, precum și profunzimea dorită de reorganizare a proceselor preșcolare existente;
- evaluarea tehnologiilor informaționale de bază utilizate în produsele software, ținând cont de perspectivele utilizării acestora, precum și de prognoza dezvoltării generale a tehnologiilor de automatizare preșcolară în viitorul apropiat;
- studiu amănunțit și testare a capacităților sistemului de automatizare a managementului documentelor pentru a asigura funcționarea în cadrul actualului cadru de reglementare: conferirea forței legale a documentelor, menținerea bazelor de date de înregistrare în timpul perioadelor de stocare a documentelor în sine, livrarea la timp pe un mediu de încredere de documente cu perioade lungi și permanente de păstrare etc.
