Cách đặt mật khẩu bảo vệ việc xem và chỉnh sửa tài liệu Word. Việc bảo vệ tài liệu Microsoft Office và PDF bằng mật khẩu có ý nghĩa gì?

Nếu bạn đang tích cực làm việc với tài liệu văn bản, có thể bạn đang thắc mắc làm cách nào để bảo vệ tài liệu Word. Nhà phát triển đồng phục công sở Microsoft Office Năm 2010 đã cung cấp một số chức năng để giải quyết vấn đề này.

Chúng tôi sử dụng các tính năng tiêu chuẩn của MS Office

Để tận dụng các tùy chọn bảo vệ tài liệu Word, hãy khởi chạy menu tệp ở góc trên bên trái của cửa sổ chương trình. Trong cửa sổ mở ra, chọn “Thông tin” và nhấp vào nút “Bảo vệ tài liệu”.

Một menu thả xuống sẽ mở ra trước mặt bạn với các mục sau:

• Đánh dấu là cuối cùng. Đánh dấu tài liệu là cuối cùng và không thể chỉnh sửa.
  
• Mã hóa bằng mật khẩu. Yêu cầu mật khẩu khi mở tài liệu.
  
• Hạn chế chỉnh sửa. Kiểm soát các loại thay đổi mà người dùng được phép thực hiện đối với tài liệu này.
  
• Thêm chữ ký số. Đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu bằng cách thêm vô hình chữ ký số.
  

Chúng ta hãy xem xét tất cả các loại bảo vệ tài liệu này theo thứ tự.

Đánh dấu là cuối cùng. Khi sử dụng chức năng này, tài liệu sẽ bị khóa để chỉnh sửa. Khi bạn mở nó, một thông báo cho biết việc chỉnh sửa bị cấm sẽ xuất hiện ở đầu cửa sổ. Tuy nhiên, lệnh cấm chỉnh sửa tài liệu như vậy có thể được gỡ bỏ bất cứ lúc nào mà không cần phải nhập mật khẩu.

Mã hóa bằng mật khẩu. sử dụng phương pháp nàyđể bảo vệ tài liệu Word, người dùng sẽ được nhắc nhập mật khẩu để . Khi bạn cố mở một tài liệu được mã hóa, chương trình sẽ yêu cầu đầu vào.

Hạn chế chỉnh sửa. Chế độ này Bảo vệ Tài liệu cho phép bạn đặt các hạn chế về định dạng hoặc chỉnh sửa tài liệu.

Thêm chữ ký số. Chức năng này cho phép người dùng bảo vệ tài liệu của họ bằng chữ ký số. Phương thức bảo mật này cho phép bạn xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu.

Chúng tôi sử dụng các chương trình khác

Một tài liệu Word, giống như bất kỳ tập tin nào khác, có thể được mã hóa bằng cách sử dụng chương trình của bên thứ ba. Sự lựa chọn tốt nhất sẽ . Các kho lưu trữ như vậy được hỗ trợ hệ điều hành Các cửa sổ. Điều này có nghĩa là chúng có thể được mở ngay cả khi không cài đặt chương trình lưu trữ.

Có lẽ, . Do đó, chúng ta hãy xem quá trình tạo một kho lưu trữ được mã hóa bằng ví dụ của cô ấy.

Mở danh mụcđối với tài liệu bạn muốn mã hóa và chọn 7-Zip – Thêm vào kho lưu trữ.

Trong cửa sổ mở ra bạn cần. Sau đó, chương trình sẽ tạo một kho lưu trữ được mã hóa và lưu nó vào cùng thư mục chứa tài liệu gốc.

Microsoft Office cho phép bạn mã hóa tài liệu văn phòng và tệp PDF, ngăn không cho bất kỳ ai xem tệp mà không biết mật khẩu. Phiên bản hiện đại Office sử dụng an toàn nên bạn có thể tin cậy vào sự bảo vệ được cung cấp mật khẩu mạnh.

Các hướng dẫn bảo vệ sau đây áp dụng cho Phần mềm soạn thảo văn bản, PowerPoint, Excel và Access 2016, quy trình này nhìn chung giống như các phiên bản khác phiên bản mới nhất Văn phòng.

Bảo vệ bằng mật khẩu trong Microsoft Office mạnh đến mức nào?

Tính năng bảo vệ bằng mật khẩu trong Microsoft Office trước đây đã có tiếng xấu . Từ Office 95 đến Office 2003, sơ đồ mã hóa rất yếu. Nếu bạn có tài liệu được bảo vệ trong Office 2003 hoặc phiên bản cũ hơn, mật khẩu có thể bị bỏ qua dễ dàng và nhanh chóng bằng phần mềm bẻ khóa mật khẩu phổ biến rộng rãi.

Với Office 2007, Microsoft bắt đầu coi trọng vấn đề bảo mật hơn. Office 2007 chuyển sang Mã hóa nâng cao Tiêu chuẩn (AES) với khóa 128 bit. Nó được coi là an toàn, nghĩa là Office hiện sử dụng mã hóa thực sự mạnh mẽ để bảo vệ tài liệu khi mật khẩu được đặt. PDF trong Office 2016 cũng dựa trên mã hóa AES 128-bit.

Có hai điểm quan trọng, điều cần ghi nhớ. Thứ nhất, chỉ những tài liệu không thể mở được nếu không có mật khẩu mới được bảo vệ một cách đáng tin cậy. Office cho phép bạn đặt mật khẩu cho một tùy chọn Hạn chế chỉnh sửa, cho phép người dùng xem tệp nhưng không thể chỉnh sửa tệp nếu không có mật khẩu. Loại mật khẩu này có thể dễ dàng bị hack và xóa, cho phép sửa đổi tệp.

Thứ hai, mã hóa hoạt động tốt nếu bạn lưu tệp ở các định dạng hiện đại như .docx. Khi lưu ở các định dạng cũ hơn như .doc tương thích với Office 2003 trở về trước Phiên bản văn phòng, phiên bản mã hóa cũ, yếu hơn sẽ được sử dụng.

Nhưng nếu bạn lưu tập tin theo cách hiện đại Định dạng văn phòng và sử dụng tùy chọn thay vì Hạn chế chỉnh sửa, tài liệu phải được an toàn.

Làm cách nào để bảo vệ mật khẩu tài liệu Office?

Để bảo vệ mật khẩu Tài liệu văn phòng, trước tiên bạn phải mở nó trong Word, Excel, PowerPoint hoặc Access. Chọn thực đơn Tài liệuở góc trên bên trái của màn hình. Trên bảng điều khiển Sự thông minh nhấp chuột Bảo vệ tài liệu và chọn Mã hóa bằng mật khẩu.

Cái nút Bảo vệ tài liệu gọi đây là trong Microsoft Word, trong các ứng dụng khác nó sẽ là Bảo vệ sách(Microsoft Excel) Bảo vệ bài thuyết trình của bạn(Microsoft PowerPoint), v.v.

Ghi chú: Nếu bạn muốn giới hạn khả năng chỉnh sửa tài liệu, hãy chọn ở đây Hạn chế chỉnh sửa, nhưng như đã nói, nó không an toàn lắm và khả năng bảo vệ có thể dễ dàng bị vượt qua. Luôn luôn tốt hơn nếu mã hóa toàn bộ tài liệu.

Nhập mật khẩu bạn mong muốn. Chọn mật khẩu mạnh. Mật khẩu yếu có thể dễ dàng bị bẻ khóa bằng phần mềm thích hợp.

Chú ý: Bạn sẽ mất quyền truy cập vào tài liệu nếu bạn quên mật khẩu! Microsoft khuyên bạn nên viết tên tài liệu và mật khẩu của nó rồi lưu trữ ở nơi an toàn.

Khi tài liệu được mã hóa, bạn sẽ thấy trong menu Tài liệu Trong chuong Sự thông minh tin nhắn Yêu cầu mật khẩu để mở của tài liệu này .

Lần tiếp theo bạn mở một tập tin, một thông báo sẽ xuất hiện Nhập mật khẩu để mở file. Nếu bạn không nhập đúng mật khẩu, bạn sẽ không thể xem được tài liệu nào cả.

Để loại bỏ mật khẩu bảo vệ khỏi tài liệu, hãy bấm vào Bảo vệ tài liệu và nhấn lại Mã hóa bằng mật khẩu. Xóa các trường mật khẩu và nhấp vào nút ĐƯỢC RỒI. Mật khẩu sẽ bị xóa khỏi tài liệu.

Làm cách nào để tạo tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu?

Bạn cũng có thể xuất tài liệu Office sang file PDF và đã có mật khẩu bảo vệ tệp PDF này. Điều này có thể được thực hiện trong Microsoft Word, Excel và PowerPoint.

Để thực hiện việc này, hãy mở tài liệu, nhấp vào nút menu Tài liệu và chọn Xuất khẩu. Nhấn vào nút Tạo PDF/XPSđể xuất tài liệu sang PDF.

Nhấn nút Tùy chọnở cuối hộp thoại mở ra. Ở cuối cửa sổ cài đặt, bạn cần bật Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu và nhấn nút ĐƯỢC RỒI.

Đi vào mật khẩu bắt buộc, nhấn ĐƯỢC RỒI.

Sau đó nhập tên cho tệp PDF và nhấp vào Công bố. Office xuất tài liệu sang tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu.

Chú ý: Bạn sẽ không thể xem tệp PDF nếu bạn quên mật khẩu.

Theo đó, khi mở file PDF này bằng bất kỳ chương trình nào Trình xem PDF Bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu.

Nhìn chung, tính năng mã hóa tài liệu sẽ giúp bảo vệ những tài liệu đặc biệt quan trọng, đặc biệt nếu chúng được lưu trữ trên ổ đĩa USB hoặc trong dịch vụ.

Microsoft Word là trình soạn thảo văn bản phổ biến nhất trên thế giới. Thành công này được giải thích bởi chức năng to lớn của trình soạn thảo này và sự dễ dàng thực hiện của nó. Trình soạn thảo này cũng có hệ thống bảo mật riêng mà chúng ta sẽ nói đến trong bài viết này.

Bảo vệ tài liệu Microsoft Word

Trình chỉnh sửa cho phép bạn đặt chữ ký điện tử của mình và Mật khẩu bảo vệ thành hai loại tài liệu:

• Mật khẩu sửa đổi tài liệu
• Mật khẩu để mở tài liệu

Bức tranh 1

Microsoft Word cho phép mật khẩu tối đa 15 ký tự. Cả hai mật khẩu đều được yêu cầu khi mở tài liệu. Nếu bạn từ chối nhập mật khẩu để sửa đổi tài liệu, tài liệu sẽ mở ở chế độ đọc. Mật khẩu để mở tài liệu là cơ sở để tạo khóa mã hóa, khóa này được mã hóa bằng thuật toán RC4. Bạn cũng có thể cài đặt bằng cấp bổ sung bảo vệ tài liệu:

• Ghi lại các sửa đổi và mục nhập. Tất cả các sửa chữa đều được ghi lại và ghi chú, sau đó chúng có thể được tác giả hoặc người biên tập tài liệu chấp nhận hoặc từ chối.
• Cấm thay đổi, ngoại trừ ý kiến. Khi xem tài liệu, bạn chỉ có thể thêm nhận xét.
• Việc thay đổi tài liệu bị cấm nhưng bạn được phép nhập dữ liệu vào các biểu mẫu đã chọn.

Bảo vệ các mô-đun VBA

Ngôn ngữ lập trình VMA tích hợp bổ sung thêm khả năng... sự lựa chọn vĩ đại chức năng trong các định dạng tài liệu của Microsoft. Macro VBA thực tế là không giới hạn, vì các hàm có thể được gọi từ macro thư viện động, cho phép truy cập vào máy tính trong phạm vi quyền của một người dùng cụ thể. Việc bảo vệ nội dung của các chương trình VBA là cần thiết, ví dụ:

• để bảo vệ tài sản trí tuệ mà chương trình VBA có
• để bảo vệ tính toàn vẹn của chương trình này khỏi những sửa đổi

Bảo vệ các mô-đun VBA

Ngôn ngữ VBA cho phép bạn tạo nhiều hành động khác nhau khi một số sự kiện nhất định xảy ra bằng macro. Đối với Microsoft Word đó là:

• AutoOpen - được gọi khi tài liệu được mở
• AutoClose – được gọi khi đóng tài liệu
• AutoExec – được gọi khi Microsoft ra mắt Từ
• AutoExit – được gọi khi đóng Microsoft Word
• AutoNew – được gọi khi một tài liệu mới được tạo

Ví dụ: nếu một tài liệu chứa virus macro AutoOpen thì khi tài liệu này được mở, mã macro AutoOpen sẽ được tự động thực thi. Một macro như vậy có thể được tìm thấy trong một mẫu. Các macro như vậy thực thi mã của chúng mà người dùng không hề hay biết. Nguyên tắc này được virus macro lợi dụng để lây lan và kích hoạt. Ví dụ: hãy xem xét một virus macro cổ điển:

• Macrovirus được chứa trong macro AutoOpen của một tài liệu nhất định Doc.xdoc
• Khi người dùng mở một tài liệu, virus macro sẽ thực hiện các chức năng đồng thời tự sao chép vào các macro AutoOpen, AutoNew của mẫu Doc.xdoc
• Khi mở một tài liệu không bị nhiễm virus, macro sẽ tự sao chép sang tài liệu mới

Microsoft Word cung cấp chứng chỉ kỹ thuật số để bảo vệ chống lại vi-rút macro. Việc triển khai chứng chỉ kỹ thuật số dựa trên thực tế là khi mở tài liệu có chứa mô-đun VBA, việc kiểm tra sẽ được thực hiện Chữ ký điện tử mô-đun VBA. Macro bị chặn vì chữ ký của chúng sẽ không chính xác.

Vấn đề bảo mật tài liệu Microsoft Word

Hệ thống con bảo mật của Microsoft Word có một số thiếu sót. Bắt đầu bằng mật khẩu, bất kỳ biện pháp bảo vệ mật khẩu nào so với mật khẩu được tạo dựa trên khóa mật mã đều có một số nhược điểm:

• Người dùng có thể bất cẩn về mật khẩu và nhập các cụm từ phổ biến.
• Thường được sử dụng mật khẩu ngắn, cho phép tấn công vũ phu nhanh hơn.

Vấn đề bảo mật cũng trở nên trầm trọng hơn bởi các khía cạnh sau:

• Mã hóa RC4, được sử dụng để mã hóa tài liệu, có độ dài khóa lên tới 128 bit. Microsoft Word giới hạn mật khẩu ở 15 ký tự, nghĩa là mật khẩu dài 9 byte. Do đó, độ dài khóa hiệu dụng nhỏ hơn 2 lần so với độ dài khóa được cung cấp bởi thuật toán RC4.
• Mật khẩu một ký tự có thể được sử dụng
• Có những tiện ích lựa chọn tự động mật khẩu cho Microsoft Word.

Thiếu sự bảo vệ thực sự cho các mô-đun VBA

Để phân tích khả năng bảo vệ của các mô-đun VBA, có thể tạo macro trong tài liệu đặt ngôn ngữ tiếng Nga cho đoạn đã chọn:

• Macro phụ()
• Lựa chọn.LanguageID = wdTiếng Nga
• Lựa chọn.NoProofing = Sai
• Application.CheckLanguage = True
• Kết thúc phụ

Sau đó, mật khẩu đã được đặt cho tài liệu này để xem nội dung. Sau đó, tài liệu này được xem trong trình chỉnh sửa DOS và hiển thị hình ảnh sau:

• SelectionZo0 A ©Ä LanguageIDis0 A ©Ä wdNga=W0 A ©Ä NoProofing^]0 ÆA ©Ä Applicatione*0 A ©Ä CheckLanguage ¯0 ¨

Rõ ràng là thiếu bảo vệ thực sự Macro VBA từ việc xem. Lời khuyên là các macro VBA được đặt càng nhiều càng tốt trong các tệp DLL bên ngoài.

Nhỏ nhưng vô cùng lựa chọn hữu ích Các phương pháp bảo vệ tài liệu đã biết và thường được sử dụng soạn thảo văn bản Phần mềm soạn thảo văn bản.

Đọc nhiều hội nghị bằng tiếng Nga khác nhau bằng cách này hay cách khác liên quan đến các chủ đề “văn phòng”, tôi thường gặp những câu hỏi tương tự từ người dùng về cách bảo vệ những gì họ đã tạo. Tài liệu Word. Mặc dù thực tế là câu trả lời cho họ không có gì bí mật nhưng các câu hỏi vẫn được hỏi đi hỏi lại.

Trong bài viết này, tôi sẽ mô tả các phương pháp phổ biến và được sử dụng thường xuyên để bảo vệ tài liệu Word.

Cách dễ nhất để bảo vệ tài liệu của bạn là đặt mật khẩu để mở tệp và/hoặc thay đổi nó. Chuyển đến menu "Công cụ" và chọn lệnh "Tùy chọn". Một hộp thoại sẽ mở ra trong đó bạn nên chuyển đến tab "Bảo mật".

Nếu bạn đặt mật khẩu để mở tài liệu thì khi bạn cố mở tài liệu này, một cửa sổ yêu cầu mật khẩu sẽ được hiển thị. Cửa sổ tương tự sẽ được hiển thị nếu bạn đã đặt mật khẩu để thực hiện các thay đổi đối với tệp, mặc dù có một điểm khác biệt - bạn vẫn có thể mở tài liệu nhưng chỉ ở chế độ chỉ đọc.

Rõ ràng phải nói về điều gì bảo vệ đáng tin cậy dữ liệu của bạn không cần thiết trong những trường hợp này. Một số chương trình chuyên dụng có thể đoán được mật khẩu và tệp được mở ở chế độ chỉ đọc có thể được lưu dưới một tên khác. Tuy nhiên, tất cả phụ thuộc vào mục tiêu của người dùng có kế hoạch bảo vệ tài liệu của mình.

Điểm thứ hai mà bạn nên chú ý khi bảo vệ tài liệu đó là mật khẩu. Tất nhiên, bạn có thể nghĩ ra một mật khẩu rất dài chứa tất cả các ký tự đã biết. Bạn cũng có thể dùng chương trình đặc biệt-máy tạo mật khẩu.

Bạn có biết mật khẩu yêu thích của các nhà phát triển Microsoft là gì không? Mật khẩu! Vâng, đó chính xác là từ đó. Nhưng họ viết nó theo cách mà hầu như không thể làm sáng tỏ hoặc lựa chọn bằng cách tìm kiếm. Hãy để tôi đặt chỗ ngay rằng tôi đang kể truyền thuyết này từ những người lạ, vì vậy tôi không thể đảm bảo tính xác thực của nó. Nhưng nguyên tắc tạo mật khẩu như vậy đáng được quan tâm. Vì vậy, các lập trình viên viết mật khẩu từ như thế này: p@$$w0rd. Bạn có đoán được sẽ mã hóa một từ như thế này không?

Bạn có thể khiến nhiệm vụ này trở nên khó khăn hơn đối với kẻ tấn công tiềm năng bằng cách tăng cường bảo vệ tài liệu bằng mã hóa mật khẩu. Thuật toán mã hóa mặc định rất đơn giản. Nhưng bạn có thể chọn loại mã hóa phức tạp và nâng cao hơn nếu trên cùng tab “Bảo mật” của cửa sổ Tùy chọn Tài liệu, bạn nhấp vào nút “Nâng cao”.

Một cách khác, rất giống nhau để bảo vệ dữ liệu tài liệu là cấm mọi thay đổi đối với tài liệu, ngoại trừ việc sửa tài liệu, chèn ghi chú hoặc nhập dữ liệu vào các trường biểu mẫu. Trong menu "Công cụ", chọn lệnh "Cài đặt bảo vệ". Hộp thoại hiển thị trong ảnh chụp màn hình sau sẽ mở ra (đây là giao diện trong Word 2002):

Trong cửa sổ này, bạn có thể đặt lệnh cấm đối với tất cả các thay đổi đối với tài liệu, ngoại trừ các hành động trên.

TRONG Phiên bản từ Khả năng bảo vệ tài liệu năm 2003 đã được mở rộng và cải thiện. Thay vì hộp thoại "Bảo vệ tài liệu", ngăn tác vụ "Bảo vệ tài liệu" sẽ được hiển thị ở bên phải cửa sổ làm việc của trình soạn thảo. Với sự giúp đỡ Tùy chọn có sẵn trong vùng tác vụ, bạn có thể hạn chế người dùng cố gắng thay đổi định dạng của tài liệu, chỉnh sửa tài liệu. Để lệnh cấm của bạn có hiệu lực, bạn phải nhấp vào nút “Bật tính năng bảo vệ” trong vùng nhiệm vụ. Bạn sẽ được nhắc nhập mật khẩu của bạn. Và bất cứ khi nào người dùng cố gắng tắt tính năng bảo vệ tài liệu, mật khẩu đã cho sẽ được yêu cầu.

Khác cơ hội thú vị liên quan đến dữ liệu cá nhân của bạn. Không có gì bí mật khi tài liệu được tạo ra, họ lưu trữ tên của tác giả hoặc người biên tập tài liệu, thông tin về làm việc cùng nhau, một số thông tin khác ẩn trong tài liệu. Bằng phương tiện tiêu chuẩn Word chỉ có thể loại bỏ thông tin cá nhân được lưu trữ trong thuộc tính tệp. Các dữ liệu khác trong tài liệu không thay đổi.

Đối với những trường hợp như vậy, Microsoft đã phát triển một chương trình đặc biệt, có tên là “Phần bổ trợ Office 2003/XP: Công cụ xóa dữ liệu ẩn”. Computerra-Online đã nói về tiện ích này vào tháng 3 năm 2005. Bạn có thể tải xuống chương trình này từ trang web chính thức của Microsoft.

Cách bảo vệ dữ liệu trong các biểu mẫu mẫu khỏi những thay đổi không mong muốn cũng đã được Nadezhda Balovsyak thảo luận rất chi tiết trong tài liệu.

Khi nói về việc bảo vệ tài liệu và dữ liệu Word, chúng ta cũng nên nói về phương pháp hiện cóđạt được quyền truy cập vào chúng. Và những phương pháp này không phải lúc nào cũng bất hợp pháp. Có những tình huống người tạo ra một tài liệu quá quan tâm đến việc bảo vệ nó đến nỗi bản thân anh ta không còn nhớ mật khẩu mình đã đặt cho tài liệu đó nữa. Trong những trường hợp như vậy, các chương trình chuyên biệt sẽ ra tay giải cứu.

Nổi tiếng nhất trong lĩnh vực này được coi là Chương trình nâng cao Văn phòng Khôi phục mật khẩu(AOPR), được phát triển bởi công ty nổi tiếng Elcomsoft. Chương trình này được sử dụng để khôi phục mất mật khẩu sang các tài liệu Microsoft Office 95/97/2000/XP/2003.

Khác chương trình tương tự- Advanced Office Pass Breaker - được các nhà phát triển định vị là một chương trình cung cấp “khả năng mở tài liệu được đảm bảo bất kể độ phức tạp và độ dài của mật khẩu”. Một tuyên bố táo bạo, đặc biệt khi xét đến chi phí của các chương trình này - từ 700 rúp.

Trong mọi trường hợp, việc tìm lại mật khẩu bị quên có thể mất khá nhiều thời gian. lâu dài: từ một giờ đến vài tuần. Và nếu bạn cũng có một chiếc máy tính không phải là mới nhất thì bạn cần phải có lý do chính đáng để mở tài liệu được bảo vệ bằng mật khẩu thời gian đó sẽ không có vai trò gì đối với bạn. Điều mà tôi rất nghi ngờ.

Kết luận: nếu bạn đã cài đặt bảo vệ bằng mật khẩu trên tài liệu của mình thì hãy ghi lại mật khẩu hoặc lưu nó vào chương trình chuyên ngành, để sau này trong trường hợp lỗi bộ nhớ, bạn sẽ không phải đau buồn về việc mất dữ liệu của mình.

Bạn thường xuyên sử dụng các tài liệu Word có chứa thông tin cá nhân, bí mật hoặc thông tin thương mại? Làm thế nào để trốn tránh những con mắt tò mò những gì chỉ có bạn mới được nhìn thấy và biết? Cho bạn và không ai khác!

Máy tính ở nhà của bạn bất cứ lúc nào cũng có thể trở thành nền tảng để các thành viên trong gia đình khám phá những bí mật sâu kín nhất được lưu trữ trên ổ cứng. Và thậm chí đừng nói về một chiếc máy tính làm việc mà bất kỳ nhân viên nào của công ty đều có quyền truy cập - đây không phải là chiếc máy tính tốt nhất nơi tốt nhấtđể lưu trữ các tài liệu Word quan trọng.

Tốt, công ty Microsoft- người tạo ra gói phần mềm Office - đã quan tâm đến việc bảo vệ chống lại đôi mắt tò mò tài liệu Word của bạn. Cách đặt mật khẩu trên tài liệu Word và cách xóa mật khẩu đó - chúng tôi sẽ xem xét những câu hỏi này chi tiết hơn bên dưới.

Bản chất của ý tưởng cực kỳ đơn giản: khi tạo một tài liệu Word, tác giả muốn không ai khác có thể xem tài liệu này nên bảo vệ nó bằng mật khẩu. Khi bạn mở thêm ứng dụng Microsoft Word (cũng như bất kỳ ứng dụng nào khác Ứng dụng văn phòng(LibreOffice, Kingsoft Office, dịch vụ Internet Google Tài liệu,Văn phòng Ứng dụng web) sẽ yêu cầu bạn nhập cùng một mật khẩu. Và nếu không có mật khẩu thì tài liệu Word này sẽ không mở được.

Tôi nên đặt mật khẩu nào cho tài liệu Word?

Trước khi tiến hành trực tiếp đến hướng dẫn đặt mật khẩu trên tài liệu Word, hãy nói đôi lời về việc tự tạo mật khẩu. Độ phức tạp của mật khẩu được xác định bởi tầm quan trọng của dữ liệu có trong tài liệu Word mà bạn muốn bảo vệ khỏi những con mắt tò mò, cũng như mức độ sử dụng máy tính của những người mà bạn đặt mật khẩu. Khi bảo vệ tài liệu Word khỏi trẻ em trong nhà, bạn có thể đặt mật khẩu đơn giản và dễ nhớ, chẳng hạn chỉ bao gồm một bộ số. Nhưng nếu bạn có ý định ẩn nội dung của tài liệu Word khi làm việc trong một công ty có chuyên gia CNTT, hãy nghĩ ra một mật khẩu phức tạp hơn sử dụng số và cả chữ thường và chữ in hoa.

Quá nhiều mật khẩu đơn giản có thể dễ dàng giải mã bằng các chương trình đặc biệt được thiết kế để bẻ khóa mật khẩu. Sẽ luôn giúp bạn trong vấn đề tạo mật khẩu mạnh loại đặc biệt chương trình - quản lý mật khẩu. Các chương trình như vậy, theo quy luật, có chức năng tạo mật khẩu có độ phức tạp khác nhau.

Làm cách nào để đặt mật khẩu cho tài liệu Word?

Trong Microsoft Word 2007, để đặt mật khẩu cho tài liệu, hãy chọn menu “Microsoft Office” (thông thường “Tệp”), sau đó chọn mục menu “Chuẩn bị”, sau đó chọn “Mã hóa tài liệu”. Trong cửa sổ mã hóa tài liệu xuất hiện, hãy nhập mật khẩu bạn đã tạo và nhấp vào “OK”. Trong cửa sổ “Xác nhận mật khẩu”, nhập lại mật khẩu và nhấp lại vào “OK”. Thế là xong – mật khẩu cho tài liệu Word đã được đặt.

Đóng tài liệu của bạn và mở lại - bây giờ bạn sẽ cần nhập mật khẩu của mình để xem nó. Nếu không, tài liệu Word sẽ không mở được.

Thực hiện quy trình tương tự trong ứng dụng Microsoft Word 2003 có thể được truy cập thông qua menu “Công cụ”, sau đó là “Tùy chọn”, sau đó là “Bảo mật”.

Đối với Microsoft Word 2010, đường dẫn như sau: nút “Microsoft Office”, sau đó “Bảo vệ tài liệu”, rồi “Mã hóa bằng mật khẩu”.

Làm cách nào để xóa mật khẩu đã đặt trước đó trên tài liệu Word?

Trong Microsoft Word 2007, hãy mở tài liệu Word mà bạn đã đặt mật khẩu trước đó. Sau đó, làm theo đường dẫn tương tự như để đặt mật khẩu - hãy nhớ menu “Microsoft Office”, sau đó là mục menu “Chuẩn bị”, sau đó là “Tài liệu mã hóa”. Trong cửa sổ mã hóa tài liệu xuất hiện, hãy xóa mật khẩu bạn đã nhập trước đó và nhấp vào “OK”. Sau khi đóng tài liệu Word của bạn, bạn sẽ thấy tin nhắn chương trình về những thay đổi được thực hiện đối với tài liệu. Nhấp vào "Có". Thế là xong - tài liệu Word không còn nữa mật khẩu được bảo vệ. Nó có thể được mở tự do bởi bất kỳ người dùng nào trên máy tính.

Bạn có thể thực hiện quy trình tương tự trong Microsoft Word 2003 thông qua menu “Công cụ”, sau đó đến “Tùy chọn”, rồi đến “Bảo mật”, trong đó trước đây đặt mật khẩu phải được xóa khỏi trường “Mật khẩu để mở tệp”.

Đối với Microsoft Word 2010, đường dẫn như sau: nút “Microsoft Office”, sau đó là “Bảo vệ tài liệu”, sau đó “Mã hóa bằng mật khẩu”, trong đó phải xóa mật khẩu đã đặt trước đó khỏi cửa sổ mã hóa tài liệu.

Làm cách nào để bảo vệ tài liệu Word khỏi những thay đổi?

Tình huống của bạn có thể không yêu cầu điều này. quyết định hồng y, giống như việc đặt mật khẩu để mở tài liệu Word. Ví dụ: bạn không cần phải ẩn nội dung của nó khỏi những con mắt tò mò, nhưng bạn muốn ngăn những thay đổi đối với nó - chỉnh sửa và định dạng.

Trong Microsoft Word 2007, hãy chuyển đến tab “Đánh giá”, sau đó nhấp vào chức năng “Bảo vệ tài liệu”. Trong menu xuất hiện ở thanh bên, bạn có thể chọn các loại hạn chế cho tài liệu Word của mình - hạn chế về định dạng cũng như hạn chế chỉnh sửa. Để áp dụng các hạn chế, hãy nhấp vào lệnh “Bật bảo vệ”, sau đó trong cửa sổ xuất hiện, nhập mật khẩu bạn đã tạo và lặp lại mật khẩu đó. Nhấp vào “OK” - thế là xong, tài liệu Word của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu khỏi định dạng và chỉnh sửa.

Kể từ bây giờ, bất kể người dùng khác muốn thực hiện các thay đổi đối với tài liệu Word của bạn đến mức nào - thêm nội dung nào đó, xóa nội dung nào đó, thay đổi phông chữ hoặc màu sắc, tài liệu của bạn sẽ phản hồi rằng để thực hiện việc này, trước tiên bạn phải tắt tính năng bảo vệ của nó.

Rất dễ dàng để vô hiệu hóa tính năng bảo vệ tài liệu khỏi những thay đổi. Tại đây, trong tab “Đánh giá”, hãy mở lại chức năng “Bảo vệ tài liệu” và nhấp vào lệnh “Tắt bảo vệ”. Nhập mật khẩu của bạn và thế là xong – tất cả các hạn chế đối với tài liệu Word của bạn sẽ bị xóa.

Bạn có thể thực hiện quy trình tương tự trong Microsoft Word 2003 thông qua menu “Công cụ”, sau đó “Bảo vệ tài liệu”.

Đối với Microsoft Word 2010, đường dẫn như sau: nút “Microsoft Office”, sau đó là “Chi tiết” rồi đến “Giới hạn chỉnh sửa”.

Tóm lại...

Như bạn có thể thấy, đặt mật khẩu cho tài liệu Word là một quá trình khá đơn giản có thể được thực hiện chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Microsoft Word có một tính năng khá nghiêm ngặt trong việc đặt mật khẩu - không thể khôi phục được quên mật khẩu. Thật không may, nếu bạn quên mật khẩu tài liệu của mình, Microsoft Word sẽ không gửi mật khẩu cho bạn. e-mail, nhắn tin tới điện thoại di động, ngay cả tên thời con gái của mẹ bạn cũng không giúp ích được gì... Vì vậy, hãy hết sức cẩn thận. Và để đề phòng, hãy giữ mật khẩu của tài liệu Word được ghi ở đâu đó.

Để tổ chức một cách đáng tin cậy hơn bảo vệ toàn diện dữ liệu của bạn trên máy tính mà bạn có quyền truy cập người dùng khác nhau– các thành viên trong gia đình, đặc biệt là trẻ em, nhân viên tại nơi làm việc, sử dụng tài khoản cá nhân (tất nhiên được bảo vệ bằng mật khẩu) của bạn Mục nhập Windows. Giới hạn dữ liệu cho cá nhân của bạn tài khoản ngăn người dùng xem các tài khoản hệ điều hành khác.