Cách chạy chương trình Microsoft Excel. Khởi động và tắt Excel. Chạy macro bằng phím nóng

Các nguyên tắc cơ bản để tạo, tải và lưu tài liệu Excel cũng tương tự như nguyên tắc cơ bản đối với tài liệu Word.

Bạn có thể khởi chạy Excel từ Menu chính của Windows bằng lệnh BẮT ĐẦU - Chương trình - Microsoft Excel. Chương trình cũng có thể được khởi chạy bằng bất kỳ phương pháp tiêu chuẩn nào để khởi chạy ứng dụng, bao gồm nhấp đúp vào biểu tượng tài liệu được liên kết với Excel. Khi bạn khởi động Excel mà không chỉ định tên tệp, bộ xử lý mặc định sẽ nhắc bạn bắt đầu tạo tài liệu mới có tên mã Cuốn sách 1.

Các mẫu tài liệu Excel có phần mở rộng *.xlt tiêu chuẩn. Nếu tên mẫu không được chỉ định trong thư mục khởi động, một tài liệu Excel mới (sổ làm việc) sẽ được tạo với cài đặt mặc định.

Theo mặc định, Excel 2000 lưu sổ làm việc ở định dạng file Excel 2000, giống định dạng file Excel 97 nhưng khác với các phiên bản trước. Khi bạn mở và lưu sổ làm việc Excel 2000 trong Excel 97, bạn sẽ mất một số thuộc tính chỉ có ở Excel 2000. Excel 2000 cung cấp khả năng lưu sổ làm việc theo cách đặc biệt. định dạng kép(Microsoft Excel 97 - 2000 & 5.0/95). Trong trường hợp này, sách được lưu trong một tệp, bao gồm định dạng

Excel 2000 mà không mất bất kỳ tính năng nào dành riêng cho phiên bản đó.

Tắt Excel, giống như bất kỳ ứng dụng Windows nào khác, sẽ đóng cửa sổ của nó.

Cửa sổ chương trình

Toàn cảnh cửa sổ chương trình Excel 2000 được thể hiện trong hình. Cửa sổ Excel chứa tất cả các thành phần tiêu chuẩn vốn có trong cửa sổ ứng dụng Windows (Hình 1).

Hình 1

Thanh tiêu đề chứa tên của ứng dụng, tên của tài liệu đang mở, nút menu hệ thống, tiêu chuẩn các nút điều khiển cửa sổ.

Trong cửa sổ Excel, giống như trong cửa sổ của bất kỳ ứng dụng Windows nào khác, có các cửa sổ dọc và ngang. thanh cuộn.

Thanh menu Cửa sổ Excel khác với thanh menu Word ở chỗ chỉ xuất hiện một mục Dữ liệu thay vì một điểm Bàn.Đội DỮ LIỆUđược thiết kế để thao tác nội dung của các ô trong bảng (ví dụ: sắp xếp, lọc, hợp nhất dữ liệu, v.v.).

Thanh công cụ cửa sổ excel 2000 Tiêu chuẩn Và Định dạng theo mặc định được hiển thị trên một dòng ở dạng viết tắt và chứa các nút quan trọng nhất của bảng tương tự trong Word. Trong Excel 2000 sử dụng nút Hủy bỏ Bạn có thể hoàn tác 16 thao tác gần nhất.

Hình 2

Bên dưới thanh công cụ trong cửa sổ Excel nằm Thanh công thức,(Hình 2)

được sử dụng để nhập và chỉnh sửa dữ liệu trong các ô và chứa:

1. Trường tên- một danh sách thả xuống trong đó hiển thị địa chỉ hoặc tên của ô hiện hoạt hoặc khối ô trong bảng.

2. Trường chuỗi để nhập và chỉnh sửa dữ liệu, dùng để xem và chỉnh sửa dữ liệu văn bản. Đặc điểm của dòng (trường)

đầu vào và chỉnh sửa là nó:

yo đầy đủ hiển thị nội dung của ô hiện hoạt, đôi khi không hiển thị được trong chính ô đó;

E cho phép xem công thức hoặc hàm có trong ô hiện tại và không phải kết quả của cô ấy, hiển thị trong chính ô đó;

3. Giữa các trường này, khi nhập dữ liệu sẽ xuất hiện ba nút để điều khiển quá trình nhập:

Ё Thay đổi công thức - [=],

Ё Xác nhận đầu vào - [v],

Ё Hủy đầu vào - [x]

Lĩnh vực làm việc(trang tính) (Hình 3) Cửa sổ Excel bao gồm các ô, tên cột và hàng. Ở đầu trang tính là một hàng tiêu đề cột của bảng.

cơm. 3

Bên trái là số hàng của bảng. Tại giao điểm của chúng có một nút màu xám “trống”, dùng để đánh dấu toàn bộ trang tính.

Bên dưới toàn bộ ô làm việc có dòng ghi nhãn (tên) các sheet có sẵn trong sách. Bên trái các phím tắt là các nút để di chuyển qua trang tính của tài liệu và bên phải là thanh cuộn ngang.

Ở dưới cùng của cửa sổ Excel có thanh trạng thái bộ xử lý bảng (dòng mẹo). Nó được thiết kế để cung cấp thông báo cho người dùng về các hành động có thể thực hiện được của họ vào lúc này. Dòng trạng thái có thể chứa chỉ báo trạng thái bộ xử lý bảng phản ánh chế độ hoạt động của nó (Sẵn sàng, Nhập, Chỉnh sửa, Ghi Macro), mô tả về lệnh menu hiện tại và gợi ý về mục đích của nút được sử dụng. Ngoài ra, trên thanh trạng thái còn có trường tính toán tự động, dùng để tính toán nhanh và xem kết quả trung gian. Excel là một chương trình có thể tái sử dụng, tức là Cho phép bạn mở nhiều tài liệu cùng một lúc. Bạn có thể di chuyển giữa các cửa sổ của tài liệu đang mở bằng cách nhấp vào biểu tượng tài liệu trên Thanh tác vụ hoặc thông qua menu Cửa sổ. Bạn có thể sắp xếp bố cục các cửa sổ tài liệu Excel đang mở bằng lệnh WINDOW - Sắp xếp. Bạn có thể chia cửa sổ tài liệu Excel thành hai hoặc bốn khung và làm việc với các phần khác nhau của cùng một bảng cùng một lúc. Bạn có thể chia các cửa sổ bằng lệnh WINDOW - Split hoặc sử dụng bộ chia cửa sổ - hình chữ nhật màu đen trên thanh cuộn. Bạn có thể đóng cửa sổ bằng lệnh menu WINDOW - Remove Split

Nếu bạn đã cài đặt Microsoft Office 2013 trên máy tính, bạn có thể khởi chạy ngay Microsoft Excel 2013 và bắt đầu nghiên cứu toàn diện về nó. Nếu bạn chỉ định cài đặt nó, hãy tham khảo bài viết cài đặt. Quá trình cài đặt Microsoft Office 2013 được thảo luận chi tiết ở đó. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét việc khởi chạy Microsoft Excel 2013 và các vấn đề cơ bản liên quan đến việc tạo tài liệu.

Nếu máy tính của bạn cài đặt hệ điều hành Windows 8, để khởi chạy Microsoft Excel 2013, bạn cần sử dụng thanh cuộn trên màn hình Bắt đầu để di chuyển sang phải (để xem các ô không vừa màn hình) và nhấp vào biểu tượng Excel (nó có màu xanh lá cây). Một ví dụ về vị trí của biểu tượng này trên màn hình chính được hiển thị trong Hình. 1.1.

Nếu bạn đang sử dụng hệ điều hành Windows 7, hãy nhấp vào nút Bắt đầu, trong menu xuất hiện - trên thư mục Microsoft Office 2013, sau đó trong danh sách thả xuống - trên mục Excel 2013 (Hình 1.2). Kết quả của những hành động này là cửa sổ khởi động Microsoft Excel sẽ mở ra (Hình 1.3).

Ở đây bạn cần làm rõ ngay rằng tài liệu bạn đang làm việc trong Microsoft Excel được gọi là sổ làm việc. Cửa sổ bắt đầu cho phép bạn chọn một cuốn sách bạn đã làm việc trước đây từ danh sách ở bên trái cửa sổ hoặc tạo một cuốn sách mới. Hơn nữa, bạn có thể tạo một cuốn sách trống hoặc bạn có thể tạo một cuốn sách dựa trên mẫu. Vật mẫu- đây là một cuốn sách trống có chữ khắc và các yếu tố khác được thêm vào trước. Mẫu giúp bạn nhanh chóng tạo các tài liệu cùng loại. Nếu đây là lần đầu tiên bạn tạo sách, hãy nhấp vào mục Sách Trống, như trong Hình. 1.3.

Một cửa sổ sẽ mở ra với tiêu đề Cuốn sách 1— Excel và một trang tính trống có lưới ngăn cách các ô trong vùng làm việc của cửa sổ. Bạn có thể bắt đầu làm việc.

Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một ví dụ từng bước có hình ảnh và một đoạn mã VBA làm sẵn đơn giản nhất.

Cách chạy Macro VBA trong Excel

Ví dụ: cách dễ nhất để chạy macro là dễ hiểu nhưng lại khó thực hiện:

Chương trình macro thực hiện các chức năng của nó.

Bây giờ chúng ta có thể chuyển từ đơn giản sang đơn giản hơn nữa) Xét cho cùng, việc chạy macro theo cách này rất bất tiện. Tiếp theo, hãy xem xét các tùy chọn đơn giản hơn.

Lời khuyên hữu ích! Nếu bạn muốn chỉnh sửa macro, hãy chọn macro đó trong danh sách công cụ được mô tả ở trên và nhấp vào nút “Enter” thay vì sử dụng nút “Chỉnh sửa”. Bằng cách sử dụng nút enter, bạn luôn có thể truy cập mã nguồn của macro đã chọn. Trình soạn thảo Visual Basic sẽ tự động mở ở vị trí chính xác nơi viết mã cho macro này. Thật không may, nút “Chỉnh sửa” không hoạt động giống nhau đối với tất cả các macro.

Chú ý! Theo mặc định, macro được tạo trong phần bổ trợ Excel có thể không có sẵn trong danh sách hộp thoại Macro vì mục đích chính sách bảo mật. Xét cho cùng, tên của macro trong phần bổ trợ Excel thường bị ẩn khỏi người dùng bên thứ ba. Nhưng nếu bạn nhập giá trị chính xác vào trường “Tên macro:” thì tất cả các nút trong hộp thoại sẽ hoạt động. Điều này có nghĩa là chúng tôi sẵn sàng làm việc với macro này từ một phần bổ trợ và người dùng là tác giả của phần bổ trợ đó hoặc người được ủy thác.

Chạy macro bằng phím nóng

Với mỗi macro trong Excel, bạn có thể gán tổ hợp phím nóng của riêng mình. Nhờ đó, bạn có thể gọi chương trình macro của mình khi nhấn một tổ hợp phím nhất định trên bàn phím. Điều gì có thể đơn giản hơn?

Để gán tổ hợp phím của riêng bạn cho một macro cụ thể, hãy thực hiện việc này:

Bây giờ hãy nhấn tổ hợp phím nóng để gọi macro đã chọn. Như bạn có thể thấy, macro của bạn hiện đã được gán tổ hợp phím nóng để truy cập nhanh.

Ghi chú! Hộp thoại Tùy chọn Macro cung cấp một trường để nhập mô tả về macro. Mô tả này sẽ có sẵn bên dưới khi bạn chọn macro từ danh sách. Chúng tôi khuyên bạn nên luôn ký macro của mình. Giai điệu tùy chỉnh về đạo đức Excel này sẽ được đánh giá cao khi danh sách được bổ sung hàng tá macro.

Lời khuyên hữu ích! Cố gắng không sử dụng các tổ hợp phím nóng phổ biến để làm việc với Excel: CTRL+S; CTRL+A; CTRL+T; CTRL+C; CTRL+V; CTRL+SHIFT+L, v.v. Rốt cuộc, mục đích của họ sẽ được thay đổi. Trong cửa sổ “Tùy chọn macro” cũng có khả năng sử dụng phím SHIFT trong các tổ hợp phím. Ngay khi bạn đặt tiêu điểm bàn phím vào trường nhập “Phím tắt: CTRL+” và cố gắng nhập chữ in hoa cho tổ hợp, sử dụng phím SHIFT trên bàn phím một cách tự nhiên, tên của trường nhập sẽ ngay lập tức đổi thành “Phím tắt : CTRL+SHIFT+”.

Kết quả sẽ là một sự kết hợp dài hơn một chút, điều này sẽ cho phép có nhiều tùy chọn hơn để bỏ qua các phím nóng thường được sử dụng.

Cách chạy macro trong Thanh công cụ truy cập nhanh

Excel cho phép người dùng chạy macro bằng Thanh công cụ truy cập nhanh. Theo mặc định, bảng này nằm ở đầu cửa sổ chương trình.

Để chạy macro bằng Thanh công cụ truy cập nhanh, bạn cần thực hiện việc này:

Bây giờ có một nút khác trên bảng truy cập nhanh. Chỉ cần nhấp vào nó và macro sẽ chạy ngay lập tức.

Lời khuyên hữu ích! Để thay đổi giao diện của nút cho macro trong cửa sổ “Tùy chọn Excel” - “Thanh công cụ truy cập nhanh”, hãy chọn macro từ danh sách bên phải của mục “Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh” và nhấp vào nút “Thay đổi”. Một bộ sưu tập nhỏ các biểu tượng sẽ được cung cấp cho giao diện mới của nút khởi chạy macro từ thanh công cụ.

Nhược điểm chính của việc đặt nút macro trên thanh công cụ là nút này sẽ luôn khả dụng đối với các tệp khác, ngay cả khi tệp có macro đó bị đóng. Và nếu trong những trường hợp như vậy, bạn nhấp vào nút để chạy macro, thì tệp chứa nó sẽ mở và chỉ khi đó mã VBA mới được thực thi.

Chạy macro bằng nút trên trang tính Excel

Nếu bạn chỉ muốn chạy macro từ sổ làm việc Excel thì macro đó chứa mã nguồn ở đâu? Trong những trường hợp như vậy, giải pháp tuyệt vời là tạo một nút trên trang tính Excel và gán nó để chạy một macro cụ thể. Đối với điều này:

Sau khi tạo nút, bạn có thể tùy chỉnh nút đó bằng cách thay đổi kích thước và vị trí của nút trên trang tính. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào nút một lần nữa, sau đó nhấn phím Esc trên bàn phím để ẩn menu ngữ cảnh. Nút xuất hiện với các điểm đánh dấu có thể được sử dụng để thay đổi kích thước của nó. Di con trỏ chuột lên bất kỳ điểm đánh dấu nào trên các cạnh hoặc góc của nút và giữ nút chuột trái và kéo, do đó thay đổi kích thước của nó. Bây giờ hãy nhấp vào nút bằng nút chuột trái và trong khi giữ nút đó, hãy di chuyển nút trên trang tài liệu Excel đến bất kỳ vị trí nào khác. Để xác nhận tất cả các thay đổi của nút, nhấp chuột trái vào bất kỳ khu vực nào của trang tính (ví dụ: trên bất kỳ ô nào) bên ngoài khu vực nút.

Bây giờ nếu chúng ta nhấp vào nút bằng nút chuột trái, mã VBA được gán cho nó sẽ ngay lập tức được thực thi.