Meniul
AcasăWindows 7

Funcțiile unui sistem modern de automatizare de birou. Ministerul Educației și Științei. Sistemul automatizat oferă posibilitatea de a efectua un schimb prompt și eficient de informații între toate domeniile procesului de producție, permite

Capacitățile instrumentelor moderne de automatizare și comunicații software și hardware fac posibilă crearea unor sisteme de servicii de informare și comunicații extrem de eficiente pentru o clasă largă de utilizatori, ale căror activități sunt direct legate de înregistrarea, stocarea și controlul executării documentelor (legi , decrete, rezoluții, ordine, protocoale, scrisori).

Modern sistem de birou- un set de tehnologii informaționale concentrate pe utilizarea în comun și coordonat a metodelor „electronice” de colectare, prelucrare, stocare și transmitere a informațiilor, inclusiv a informațiilor de management, care pot fi prezentate sub formă de texte, imagini, grafice, tabele, audio și informații video.

Principalele funcții ale unui sistem de birou modern:

Integrarea tehnologiilor de management de birou într-un singur proces:

Trecerea la utilizarea tehnologiei fără hârtie;

Automatizare operațiuni de rutină privind prelucrarea informațiilor;

Arhivarea informațiilor;

Crearea și suportul aplicațiilor;

Asigurarea securității, integrității și fiabilității informațiilor;

Stabilirea nivelurilor de acces și protejarea împotriva accesului neautorizat la informații;

Securitate căutare eficientă informații bazate pe diverse criterii;

Crearea unui sistem flexibil de împărțire și distribuire a informațiilor;

Organizarea muncii colective a utilizatorilor în rețele și medii informatice și informatice locale și globale;

Rapid și conexiune de încredereși transferul de informații prin canale de comunicare către utilizatori la distanță;

Furnizarea unei interfețe de utilizator prietenoasă și unificată cu toate componentele sistemului.

Tehnologiile automate de management de birou ocupă un loc major în automatizari pentru birouși implementați următoarele sarcini funcționale:

Introducerea documentelor în scopul prelucrării și executării lor ulterioare;

Inregistrarea si contabilizarea documentelor de intrare, iesire si interne;

Distribuirea documentelor între executori și, dacă este cazul, atribuirea termenelor conform standardelor stabilite de conducere;

Monitorizarea executiei documentelor cu emiterea de mementouri catre executori stabilit de conducere termenele limită;

Formarea si eliberarea certificatelor catre conducere cu privire la starea de executie a documentelor dupa tipurile acestora, executori si alti parametri;

Menținerea colecțiilor operaționale și de arhivă de documente (transferul la timp al datelor de la o matrice la alta, efectuarea de modificări și completări);

Cautare documente la cerere;

Căutarea informațiilor de arhivă la cerere;

Întocmirea diverselor documente finale și rezumative;

Schimb de documente (externe și interne).

De bază subsisteme funcționale sisteme informatice de birou

Introducerea documentelor este asigurată de procesoare de text care sunt suficient de puternice; unele dintre ele au convertoare de format speciale pentru a lucra cu informații pregătite într-un alt mediu. Procesoarele de text vă permit să introduceți și să editați documente cu structură complexă; să asigure conformitatea deplină a imaginii documentului de pe ecran cu copierea acesteia pe hârtie; efectuează controlul ortografic, gramatical și stilistic al textului. În unele sisteme de birou ah, pe lângă introducerea manuală, este oferită introducerea optică a textelor tipărite sau scrise de mână folosind software-ul de recunoaștere a caracterelor (OCR). Tehnologiile de introducere acustică și de recunoaștere a textului sunt în curs de dezvoltare.

Înregistrarea și contabilizarea documentelor pot fi implementate folosind SGBD. Pentru aceasta, este necesar să se stabilească lista și formatul de prezentare a informațiilor care caracterizează documentul (tipul documentului, data primirii, numărul de intrare/ieșire, numele, numele expeditorului/destinatarului, rezumat). Pentru căutări suplimentare, trebuie să definiți criteriile și cuvintele de căutare.

Distribuirea documentelor între executori și controlul accesului se realizează fie prin intermediul sistemelor E-mail sau mijloace de asigurare a muncii colective (sisteme de operare, inclusiv rețea sau SGBD cu acces colectiv). Administratorul de sistem menține liste cu interpreți uniți în grupuri de lucru, indicând adresele acestora în rețeaua locală, numere de telefon pentru comunicare prin modem, numere de telefon cutii poştale pe serverul de mail. Fiecărui interpret (grup) i se atribuie unul sau mai multe documente, combinate în „dosare”. Fiecărui reprezentant (grup) i se atribuie un termen limită pentru depunerea sau pregătirea unui document, care este introdus împreună cu numele executantului în baza de date pentru înregistrarea și contabilizarea documentelor. Administratorul de sistem atribuie niveluri de acces la informații (părți ale acestora) fiecărui interpret și/sau grup de lucru.

Documentație acces limitat pot fi criptate atunci când sunt introduse și sunt transferate interpretului autorizat împreună cu cifrul. Conform informațiilor introduse de administratorul de sistem, informațiile sunt direcționate, redirecționate și accesate de fiecare utilizator autorizat. Unele sisteme de birou utilizează tehnologia „publicare pe web” pentru a permite utilizatorilor autorizați să vizualizeze și să adnoteze (dar nu să editeze) un document (să ia „note secundare”).

Controlul executării și căutarea documentelor se efectuează pe baza informațiilor introduse în timpul procesului de înregistrare și înregistrare a documentelor în baza de date. Folosind instrumentele DBMS încorporate, este posibil să se creeze un număr de interogări fixe care să permită modificări ale criteriilor de căutare sau să se utilizeze un generator de interogări care să permită utilizatorului să proiecteze structura de interogări.

Arhivarea informațiilor, menținerea fondurilor, precum și căutarea documentelor se efectuează fie folosind DBMS local pentru matrice de informații cu volum limitat, fie folosind baze de date puternic distribuite. În al doilea caz, informațiile sunt stocate pe discuri magnetice sau optice de arhivă.

Generarea și emiterea datelor statistice se realizează pe baza informațiilor introduse în procesul de înregistrare, contabilizare și execuție a documentelor într-un SGBD sau foi de calcul. Folosind instrumente DBMS încorporate sau macrocomenzi pentru foi de calcul, interogările sunt create pentru a căuta informații și a le procesa statistic; ieșirea datelor statistice primite pe ecran sau terminal în formate de documente de ieșire pre-proiectate folosind DBMS sau foi de calcul.

Pregătirea și execuția documentelor se realizează folosind procesoare de text, foi de calcul, pachete grafice și desktop sisteme de publicare. Toate componentele enumerate, într-o măsură sau alta, permit utilizarea elementelor de informații pregătite într-un modul în alte componente. De exemplu, un grafic desenat pachet grafic, folosind date obținute dintr-o foaie de calcul, este inclusă în textul pregătit de un procesor de text.

Schimbul de documente cu utilizatori externi (la distanță) se realizează prin module de e-mail incluse în instrumentele de colaborare. Sisteme poștale, pe lângă trimiterea de documente în cadrul sistemului, fac posibilă trimiterea de informații către utilizatorii altor sisteme de e-mail.

Software sisteme informatice de birou

Inițial, editori de text, foi de calcul, SGBD, diverse limbi solicitări ale utilizatorilor, instrumente prelucrare grafică informații, instrumente pentru organizarea muncii utilizatorului.

Odată cu apariția pachetelor de sistem integrat de birou (OS), când toate aceste instrumente au fost combinate într-un singur întreg și munca lor a fost efectuată sub o interfață standard, fiecare lucrător a putut avea acces la toate resursele unor astfel de sisteme, care au început pentru a fi folosit pentru a sprijini munca de birou.

Utilizare sisteme software sisteme de birou din domeniul automatizării de birou oferă utilizatorilor întreaga linie avantaje, dintre care cele mai semnificative sunt interfața comună a aplicațiilor incluse, un grad ridicat de integrare a programelor, prețul scăzut și cerințele mai puțin stricte (datorită utilizării modulelor comune) pentru resursele sistemului. De regulă, astfel de complexe includ un set de bază standard de aplicații ( procesor de cuvinte, tabelar și DBMS), extins uneori prin programe de prezentare, sisteme de e-mail, care sunt unite printr-un singur mediu care facilitează munca colectivă a utilizatorilor.

Cerințe pentru compoziția și arhitectura sistemului:

Sistemul ar trebui să se bazeze pe o arhitectură client-server care să ofere un raport optim cost/performanță;

Partea de server a sistemului trebuie să funcționeze sub UNIX sau Windows 2000/NT;

Partea client a sistemului este de obicei implementată sub Windows 98/2000/XP, care oferă o interfață de utilizator convenabilă cu posibilitatea modificării acesteia pe măsură ce apar versiuni mai avansate ale acestui sistem;

Sistemul trebuie să ofere o interfață cu cele mai multe sisteme populare e-mail (MS Mail, cc:Mail);

Sistemul trebuie să includă instrumente hardware și software pentru procesarea și stocarea documentelor pe diverse medii (instrumente pentru scanarea documentelor pe hârtie, discuri optice, benzi magnetice). Implementarea acestor mecanisme este imposibilă fără menținerea unor spații speciale de depozitare (arhive) pentru înregistrarea și menținerea documentelor intermediare și aprobate.

În tabel 1.5 oferă informații de bază despre cele mai comune instrumente software pentru implementarea sistemelor informatice de birou. Aceste produse software pot fi utilizate pentru implementarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor în diverse scopuri la întreprinderi de orice profil.

Tabelul 1.5

Caracteristici comparative ale principalelor sisteme de birou

Pare cel mai potrivit să le folosiți în condițiile unui flux masiv de diferite tipuri de documente pe diverse medii cu un număr mare de utilizatori care lucrează simultan, inclusiv pentru procesare și arhivare documentatie tehnica cu o mare proportie de material grafic (desene, schite, desene).

De remarcat că software-ul Microsoft Office este un set de componente instrumentale care nu au legătură logic între ele, din punct de vedere al automatizării gestiunii electronice a documentelor. Cel mai adesea include editor de text, sisteme de foi de calcul, sisteme de gestionare a bazelor de date, sisteme de e-mail și uneori instrumente de prezentare.

Instrumente software pentru grupurile de lucru din clasă notite Lotus reprezintă următorul pas în dezvoltarea sistemelor de birou. Aceste produse rezolvă problemele de interacțiune și muncă simultană a multor utilizatori, comunicare între ei. Acestea se bazează pe instrumente de generare a documentelor, dirijarea acestora între mai mulți utilizatori, și implementarea unor etape ale ciclului tehnologic de prelucrare a documentelor (semnarea documentelor, monitorizarea execuției etc.). Arhitectura majorității produselor din această clasă include o bază de date pentru stocarea documentelor și diverse descrieri asociate acestora.

Soluția optimă pentru organizarea prelucrării și stocării electronice a unor cantități mari de documente tipuri variate pe o varietate de medii este utilizarea sistemelor integrate care asigură următoarele condiții:

Conformitatea tipurilor de documente și a tehnologiei propuse pentru prelucrarea acestora cu cerințele și standardele stabilite în organizație;

Scalabilitate și intensitate a sistemului la cerințele în schimbare ale utilizatorilor în viitor;

Bazarea sistemului pe cele mai progresive și testate soluții din domeniu software.

Organizarea muncii de birou

Organizarea muncii de birou în întreprinderi mari și companii comerciale, de regulă, cade pe servicii speciale (managementul afacerilor, birou, secretariat, departament general). Responsabilitățile acestor departamente includ primirea și înregistrarea documentelor, mutarea documentelor între departamente, înregistrarea rezoluțiilor, monitorizarea execuției documentelor (rezoluții) și distribuirea documentelor către partenerii externi, adică organizarea fluxurilor de documente și gestionarea acestor fluxuri.

Să luăm în considerare organizarea tradițională a muncii de birou (Fig. 1.8). Un document primit din exterior („incoming”) trebuie mai întâi înregistrat (I). I se atribuie un număr unic de înregistrare, care este introdus în jurnal și în cabinetul de dosare împreună cu informații despre document. După aceasta, documentul începe să se deplaseze prin organizație.

Orez. 1.8. Organizarea tradițională a biroului

Angajatul de birou depune documentul conducerii, care impune o rezoluție (II) prin care se definește ce (lista lucrărilor), cine (executor responsabil) și în ce interval de timp trebuie făcut. În continuare, documentul este trimis prin birou către executorul responsabil (cel mai adesea șeful departamentului), care, la rândul său, poate distribui lucrările asupra documentului între executori și poate stabili termene pentru finalizarea acestuia (III).

Rezoluțiile sunt acumulate și detaliate de către manageri la diferite niveluri până când documentul ajunge la executorii imediati. Executorii, pe măsură ce implementează hotărârile pe document, îl returnează împreună cu raportul (IV) managerilor - autorii rezoluțiilor, care evaluează rezultatul implementării (V, VI) și iau o decizie cu privire la soarta ulterioară. a documentului. După finalizarea lucrărilor la document, acesta este anulat și introdus în arhivă în conformitate cu regulile adoptate de întreprindere. Formarea cazurilor se realizează în conformitate cu nomenclatura compilată a cazurilor întreprinderii, care este o listă a titlurilor (numelor) acestora.

De regulă, munca la un document se termină cu formarea unui răspuns către autorul documentului. Răspunsul (un document creat la întreprindere) este, de asemenea, înregistrat în birou ca document „de ieșire” (VI).

Orice document creat la întreprindere este supus înregistrării pentru a-i conferi statut oficial. Documentele destinate a fi trimise partenerilor externi sunt înregistrate ca „ieșire”, iar cele destinate muncii interne sunt înregistrate ca „interne”.

Înregistrarea documentelor poate fi considerată ca etapa inițială a monitorizării executării acestora. Capacitatea de a verifica execuția ar trebui să fie integrată în sistemul de management al biroului. Funcțiile de înregistrare și control pot fi legate și efectuate folosind aceleași jurnale. După instrucțiunile managerului de a depune un document pentru control, secretarul adjunct notează acest lucru în jurnalul sau cardul de control și audit corespunzător. Din astfel de carduri se formează un index de card al documentelor de control. Termenul limită și executorul responsabil sunt notate în jurnal sau fișa de control și audit. Secretarul adjunct își stabilește termene intermediare și efectuează verificări preliminareși primește informații de la executanți despre progresul și rezultatele execuției documentelor. Pe baza rezultatelor inspecțiilor, se efectuează o analiză a execuției documentelor și în caz de întârziere semnificativă se face un raport șefului întreprinderii pentru acțiune (sau pentru prelungirea termenelor de execuție). Documentul este considerat executat și este scos de sub control de către manager după ce a fost efectuată o anumită lucrare de către antreprenor (pregătirea unui răspuns, întocmirea unui contract, organizarea unei întâlniri de afaceri). Rezultatele executării sunt înregistrate pe scurt într-un jurnal sau într-un card de control și audit („o notă privind execuția documentului și trimiterea acestuia la dosar”). Controlul executării documentelor ca componentă munca de birou și controlul execuției ca funcție de management sunt combinate într-un număr de organizații.

Tehnologia tradițională de management de birou presupune prezența jurnalelor de înregistrare și a dosarelor documentelor de control, la care accesul este disponibil doar angajaților implicați în înregistrarea și controlul execuției. Această tehnologie are limitări fundamentale:

Informațiile despre documente și progresul executării acestora sunt distribuite în sistemul de fișiere al întreprinderii și al diviziilor sale structurale. Obținerea de informații despre activitățile unei întreprinderi necesită căutarea și prelucrarea datelor din surse eterogene și descentralizate; dosarele documentelor sunt de obicei separate de executori. Adesea, dulapurile de dosare conțin informații incomplete și lente despre starea documentelor;

Pe lângă reproducerea și deplasarea unui număr mare de documente pe hârtie, se mențin numeroase jurnale auxiliare și dulapuri de dosare, duplicându-se în mare parte. Problemele enumerate se agravează și mai mult într-un sistem de management repartizat teritorial, atunci când este necesară coordonarea activităților unor structuri independente organizatoric îndepărtate unele de altele.

Întreprinderile se confruntă cu provocări legate direct de volume mari de flux de documente:

Reducerea timpului necesar procesării documentației, aducerea acesteia la executanți, coordonarea cu managerii la diferite niveluri;

Monitorizarea integrității întregului flux de documente nu numai în etapa de înregistrare a documentației de intrare și de ieșire, ci și în procesul de „circulație” a documentelor între angajații diferitelor departamente;

Creare circuite standard transmiterea documentelor în cadrul organizației și scheme țintă care vizează rezolvarea unei sarcini curente specifice - elaborarea unui proiect, semnarea unui acord complex;

Controlul termenelor de trecere a documentelor pentru fiecare etapă a unei scheme date.

Într-o astfel de situație, este imposibil să faci fără un sistem construit corespunzător pentru înregistrarea documentelor și monitorizarea executării deciziilor. Desigur, în fiecare organizație există un sistem de contabilitate a documentelor într-o formă sau alta, dar pentru a-i crește semnificativ eficiența, este necesar să creați un sistem informațional care să vă permită să dezvoltați, să înregistrați documente, să urmăriți mișcarea documentelor în cadrul organizației. , controlați termenele, arhivați documentele și căutați-le în arhivă. în care acest sistem trebuie sa:

Luați în considerare posibila creștere a numărului de documente prelucrate și creșterea volumului arhivei, i.e. să fie scalabil;

Fiți suficient de puternic pentru a asigura o muncă rapidă simultană a unui număr mare de utilizatori, precum și căutarea rapidă a documentelor parametrii dați pe tot parcursul stocării documentelor;

Asigurați nivelul de confidențialitate cerut de organizație (deoarece sistemul de contabilitate a documentelor este în mod inerent o secțiune transversală a structurii ierarhice a organizației).

La implementarea proiectului de construire a unui sistem de înregistrare a documentelor și monitorizare a executării deciziilor, au fost luate în considerare în primul rând următoarele caracteristici:

Un volum mare de documente care circulă în cadrul organizației;

Depunerea documentelor atât electronic, cât și pe hârtie;

O varietate de formate de documente prezentate în formă electronică;

Prezența unui număr mare de scheme speciale de transmitere a documentelor în cadrul organizației;

Disponibilitatea unităților îndepărtate geografic.

Complex de birouri LotusNote

Lotus Notes - un complex de birouri dezvoltat de Lotus Development, suportă următoarele tipuri date: text, numeric, dată/ora, câmpuri cheie; Câmpuri RTF pentru stocarea de text, tabele, grafice, date audio și video sau obiecte OLE.

Integrare programe de calculator realizat prin: Clipboard; export/import fisiere; Mecanism OLE, drivere Datalens pentru accesare baze exterioare date INFORMIX, ORACLE, SQL SERVER etc. Lotus Notes utilizează schema de criptare RSA Public Key/PrivateKey pentru a proteja informațiile, oferind cel mai înalt nivel de securitate disponibil aplicațiilor client-server. Pentru a confirma autenticitatea documentelor sunt utilizate semnături electronice. Pentru protectie speciala Informații importante furnizate caracteristici suplimentare, printre care:

Stocarea versiunilor intermediare ale documentelor;

Stocarea unei liste de utilizatori care au editat documentul;

Criptarea tuturor datelor transmise prin rețea;

Criptarea datelor stocate, mail;

Sistem de parole de acces.

Căutarea informațiilor se realizează folosind câmpuri cheie. Este posibilă menținerea arhivelor documentelor interne și externe. Produsul software vine cu o serie de șabloane, cum ar fi Discuții, Serviciu Clienți, Stocare documente etc. Toate au uz practicși poate fi adaptat cu ușurință la nevoi specifice. Baza de date poate conține documente Notes multiformate. În plus, bazele de date conțin macrocomenzi care automatizează munca, formulare utilizate pentru a introduce informații în documente complexe și rapoarte care pot fi vizualizate din documentele bazei de date.

Pachetul Lotus Notes constă din trei elemente principale:

Instrumente de rutare și procesare;

Mijloace de protecție/control;

Arhitectura bazei de date de produse.

Lotus Notes are instrumente avansate pentru crearea de interfețe. Există, de asemenea, instrumente de căutare text care vă permit să construiți o listă de documente care corespund unui anumit criteriu de căutare.

Lotus Notes acceptă atât lucrul în grup, cât și comunicațiile între oricare doi utilizatori. Acest lucru permite mai multor utilizatori să acceseze simultan mai multe baze de date. Controlul accesului se realizează la mai multe niveluri: bază de date, formular sau vizualizare, document sau parte dintr-un document. Pe de altă parte, accesul poate fi controlat și la nivel de grup și utilizatori individuali. Pentru colaborare Cu o bază de date de echipă mare, o puteți găzdui pe un server și puteți atribui diferite niveluri de acces utilizatorilor individuali sau grupurilor. Lotus Notes are șapte niveluri de acces.

1. Manager - capabil să efectueze toate operațiunile bazei de date, inclusiv citirea, scrierea și editarea documentelor și formularelor.

2. Designer - are aceleași puteri ca Managerul, dar nu poate controla nivelul de acces și parametrii de replicare.

3. Editor – este autorizat să citească, să scrie și să editeze toate documentele din baza de date, dar nu are voie să modifice formulare și rapoarte.

4. Autor – poate crea documente noi și le poate edita, precum și poate citi (dar nu edita) alte documente.

5. Cititor – are dreptul de numai citire.

6. Depozitar - introduce documente noi, dar nu le poate edita pe cele existente.

7. Fără acces - utilizatorul nu are voie să deschidă baze de date sau să salveze documente.

În plus, Lotus Notes include un sistem de mesagerie - Notes Mail, care vă permite să trimiteți corespondență altor utilizatori sau grupuri. Conține toate componentele necesare pentru aceasta: baza de date distribuita date (documente), mediu integrat de dezvoltare a aplicațiilor și instrumente de mesagerie. Lotus Notes include componente software de colaborare integrate: un mediu de dezvoltare și implementare a aplicațiilor, stocare de obiecte, replicare bidirecțională, securitate și mesagerie, suport și scalabilitate pe mai multe platforme.

Utilizatorii pot accesa rețeaua prin interfețe grafice Windows, Macintosh, OS/2 sau Unix. Notes este compatibil cu rețele precum AppleTalk, PATHWORKS, Novell NetWare, TCP/IP.

Baza de date LotusNote

O bază de date este o colecție de informații despre domenii specifice, care poate conține documente de diferite tipuri, inclusiv comentarii, rapoarte, propuneri comerciale, rezumate financiare, informații de contact, foi de calcul, imagini sau informații video și audio. Deși baza de date Lotus Notes nu este relațională, poate crea relații între înregistrări.

Iată câteva dintre tipurile de baze de date care se găsesc cel mai des în aplicații:

Biblioteca de documente contine date (rapoarte, memorii, corespondenta clienti, diverse formulare si solicitari) intr-o forma care corespunde unor reprezentari externe, si care poate fi oricand afisata pe ecran sau tiparita pe hartie;

Conferințele sunt baze de date care oferă angajaților posibilitatea de a participa la discuții scrise despre probleme actuale. Odată creată baza de date, utilizatorii autorizați își pot adăuga propriile documente la ea. Persoana care a inițiat teleconferința devine automat liderul acesteia, primește toate drepturile de acces și, de asemenea, determină nivelurile de acces pentru alți utilizatori. Accesul de la distanță la conferințe se realizează prin canale telefonice (prin modem) sau rețele regionale.

Serviciile de informare vă permit să primiți informații actualizate pe anumite subiecte (de exemplu, un serviciu de știri despre producție oferă posibilitatea de a afla despre cele mai recente evoluții în producție din industrie sau filiale situate în străinătate).

Aceleași comenzi și metode sunt folosite pentru a accesa toate bazele de date, indiferent de tipul de date pe care le conțin. Lotus Notes stochează bazele de date în fișiere separate cu extensia .nsf. Fișierul bazei de date nsf conține următoarea informație:

Formulare;

Documentele efective stocate în baza de date;

Informații despre accesul utilizatorului la baza de date;

Documentația de referință a bazei de date.

Un document este unitatea de bază de stocare într-o bază de date Lotus Notes. Multe baze de date conțin un singur tip de document cu un format dat (fiecare document este format din unul sau mai multe câmpuri în care sistemul stochează date), dar în general bazele de date pot conține documente de diferite tipuri. Documentele sunt împărțite în trei categorii:

document principal;

Răspuns la document;

Răspuns la răspuns.

Tipul documentului este determinat atunci când este creat (forma sa este creată) în meniul „Atribute formular”.

Un șablon de document (formular) corespunde fiecărui tip de document și este o combinație de text static (text neschimbat într-un formular) și câmpuri (zone în care utilizatorii introduc date).

Există două tipuri de domenii: general și obișnuit. Câmpurile comune diferă prin faptul că datele introduse vor fi reflectate în toate documentele atașate documentului principal și folosind acest câmp în forma lor. În plus, conform metodei de completare a Lotus Notes, se disting următoarele tipuri de câmpuri: editabile, calculate, calculate pentru ieșire, calculate în timpul compilării. Câmpurile sunt scrise cu caractere cursive, câmpurile comune sunt cu caractere aldine.

Tipul documentului- prezentarea unui document la căutare, vizualizare, tipărire, în care apar valorile câmpurilor de document sau expresii calculate pe baza acestora. Vizualizarea conține și descrieri ale relațiilor dintre documente, criterii de selectare a documentelor care urmează să fie afișate pe ecran sau incluse într-un raport. De obicei, numărul de tipuri depășește numărul de formulare, ceea ce este asociat cu necesitatea de a primi documente cu ordine diferită și un set de câmpuri de afișare. Vizualizarea este similară cu un raport dintr-un SGBD relațional, în care fiecare document, atunci când este tipărit sau afișat pe ecran, corespunde uneia sau mai multor linii (când este afișat pe ecran, uneori este prevăzută derulare orizontală) și fiecare coloană a raportului de obicei corespunde unuia sau mai multor câmpuri ale documentului (înregistrării) sau unei expresii din câmpurile înregistrări și variabile de sistem.

Funcții și comenzi LotusNote

Comenzile și funcțiile sunt un set de instrumente concepute pentru proiectarea interfețelor și navigarea în baza de date, care sunt realizate prin alcătuirea formulelor și alocarea acestora elemente vizuale ecran (butoane etc.). Funcțiile încep cu simbolul „@”. Funcțiile și expresiile sunt separate între ele prin punct și virgulă. Multe comenzi corespund elementelor din meniul principal. Pentru a le folosi în formule, utilizați funcția @Command([Numele comenzii]). Unele dintre funcțiile și comenzile Lotus Notes sunt:

- @Adjust(oră-data; an; lună; zi; oră; minut; secundă) ajustează valoarea specificată oră-date, schimbând fiecare argument ulterior cu o sumă incrementală. Valoarea de corecție poate fi pozitivă sau negativă;

- @Contains(șir/subșir) determină dacă subșirul face parte dintr-un șir. Returnează 1 (adevărat) dacă subșirul este conținut în șir; în caz contrar, returnează 0 (fals);

- @DocNumber returnează un șir corespunzător numărului de înregistrare sub forma unui document sau categorie;

- @If(condiția 1; acțiunea 1; condiția 2; acțiunea 2; ...; condiția 99; acțiunea 99; altfel_ acțiune) evaluează condițiile. Dacă este adevărat, atunci acțiunea specificată imediat după îndeplinirea condiției. Dacă este fals, atunci următoarea condiție este verificată etc. Dacă nicio condiție nu este adevărată, se execută „else_action”;

- @Prompt([stil]; „Titlu”; „text”; „implicit”; „selectare”) deschide o casetă de dialog în care informațiile introduse servesc ca argument. Folosit pentru a solicita informații de la utilizator și acțiuni de ramură în funcție de informațiile introduse de utilizator;

- @Command() - trece la următorul document principal din vizualizarea curentă; baza de date trebuie deschisă la nivel de vizualizare sau documentul poate fi deschis în modul citire sau editare;

- @Command() - trecerea la documentul anterior în forma curentă;

- @Command() - tranziție la documentul principal anterior în vizualizarea curentă.

Aplicații LotusNotesi dezvoltarea lor

Aplicații- sunt sisteme de lucru colectiv care sunt dezvoltate pentru a coordona activitățile oamenilor care implementează în comun un anumit proces de afaceri. Aceste procese pot implica comunicări intense (de exemplu, între clienți și furnizori).

De bază blocuri standard Aplicațiile Notes includ formulare, vizualizări și macrocomenzi. Limbajul macro Notes permite dezvoltatorilor să controleze execuția aplicațiilor Notes și a proceselor programelor care rulează pe server. Aceste caracteristici sunt aceleași pe toate platformele pe care rulează Notes. În plus, arhitectura client/server este implementată automat și dezvoltatorul trebuie doar să indice serverului necesitatea de a crea aplicație distribuită.

Notes Help este o carte de referință sensibilă la context, care poate fi accesată apăsând tasta F1:

Indexul de subiecte conține o listă a tuturor documentelor din baza de date de referință;

Mesaje listează toate mesajele Notes;

Functions are o listă cu toate funcțiile Notes. Folosiți-l pentru a învăța sintaxa și pentru a vedea exemple de utilizare a funcțiilor Notes. Caracteristicile Notes vă permit să automatizați anumite operațiuni și să faceți utilizarea produsului mai flexibilă.

date acumulate pe baza evaluării operațiunilor efectuate de companie;

documente de reglementare(planuri, standarde, bugete etc.) care determină starea planificată a obiectului de gestiune.

Întrebarea 9. Biromatică

1. Caracteristicile și scopul automatizării de birou.

2. Componentele de bază ale automatizării de birou.

Tehnologia informatiei automate de birou - organizarea si sprijinirea proceselor de comunicareatât în ​​cadrul organizaţiei cât şi cu Mediul extern bazate pe rețele de calculatoare și alte mijloace moderne de transmitere și lucru cu informații.

Automatizari pentru birou concepute pentru a completa sistemul tradițional de comunicare a personalului existent (cu întâlnirile ei, telefoanele și comenzile). Când sunt utilizate împreună, ambele sisteme vor oferi

automatizarea rațională a muncii manageriale și o mai bună furnizare de informații managerilor.Birou automatizat:

suportă interncomunicații cu personalul;

oferă noi mijloace de comunicare cu mediul extern.

Birou tehnologii automatizate in mod deosebit atractiv pentru

rezolvarea problemelor de grup. Acestea pot crește productivitatea secretarelor și a lucrătorilor de birou și le pot face față unei sarcini de lucru în creștere, dar beneficiul este secundar capacității de a utiliza automatizarea biroului ca instrument de rezolvare a problemelor.

În prezent, sunt cunoscute câteva zeci produse software pentru calculatoare și echipamente tehnice non-informatice, furnizarea tehnologiei de automatizare de birou:

procesor de cuvinte;

procesor de masă;

E-mail;

calendar electronic;

audiomail;

computer și teleconferințe;

text video;

stocarea imaginilor;

programe specializate activități de management (întreținerea documentelor, monitorizarea executării comenzilor etc.).Mijloacele non-informatice sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă:

conferințe audio și video;

comunicare prin fax;

fotocopiatoare și alte echipamente de birou.

O componentă obligatorie a oricărei tehnologii este o bază de date. Într-un birou automatizat, ea se concentrează date despre sistemul de producție al companiei, cât şi în tehnologia de prelucrare a datelor la nivel operaţional. Informațiile din baza de date pot proveni și din mediul extern al companiei.

Informațiile din baza de date intră în intrarea aplicațiilor (programelor) de calculator, cum ar fi un procesor de text, un procesor de foi de calcul, e-mail, conferințe informatice etc.

Procesor de cuvinte este un tip de aplicație software concepută pentru crearea și procesarea documentelor text. Permite

adăugați sau eliminați cuvinte, mutați propoziții și paragrafe, setați format, manipulați elemente și moduri de text etc. Primirea regulată a scrisorilor și rapoartelor întocmite cu ajutorul unui procesor de text permite managerului să evalueze constant situația din companie.

E-mail(E-mail), bazat pe utilizarea în rețea a computerelor, permite utilizatorului primiți, stocați și trimiteți mesaje către partenerii dvs. de rețea. E-mailul poate oferi utilizatorului experiențe diferite, în funcție de software-ul utilizat. Pentru a face mesajul disponibil pentru toți utilizatorii de e-mail, acesta ar trebui să fie postat pe un buletin informatic al computerului. Când o companie decide să implementeze e-mailul, are două opțiuni::

cumpărați-vă propriul hardware și software și creați-vă propriul dvs retea locala calculatoare care implementează funcția de e-mail;

cumpărați un serviciu gata făcut pentru utilizarea e-mailului, care este furnizat periodic de organizații specializate în comunicare

taxa plătită.

Audiomail. Acesta este e-mail pentru trimiterea de mesaje prin voce. Este ca un e-mail, dar mesaj în loc să tastați pe tastatură transmis prin telefon. Poșta audio este implementată și online. Poșta electronică poate fi folosită cu succes pentru rezolvarea problemelor de grup. Principalul avantaj al audiomail față de e-mail este că Mai uşor - când îl utilizați, nu este necesar să introduceți date de la tastatură.

procesor de masă, ca un procesor de text, este o componentă de bază cultura informațională orice angajat și tehnologie de birou automatizată. Fără cunoștințe despre tehnologia de bază de lucru în ea, este imposibil să utilizați pe deplin un computer personal în activitățile dvs. Funcțiile mediilor software moderne de procesoare de masă

vă permit să efectuați numeroase operații asupra datelor prezentate în formă tabelară. Combinând aceste operațiuni aspecte comune, putem evidenția

cele mai numeroase şi utilizate grupuri de operaţii tehnologice:

introducerea datelor atât de la tastatură, cât și din baze de date;

procesarea datelor(sortare, generare automată a totalurilor, copiere și transfer de date, diverse grupe de operații de calcul, agregare de date etc.);

ieșiți informații către formă tipărită, sub formă de fișiere importate în alte sisteme, direct în baza de date;

calitate proiectarea formelor tabelare prezentarea datelor;

versatil și de înaltă calitate prezentarea datelor sub formă de diagrame și grafice;

efectuarea de calcule inginerești, financiare, statistice;

efectuarea modelării matematice și a unui număr de alte operații auxiliare.

Orice mediu modern de foi de calcul are un mijloc de a trimite date prin rețea.

Calendar electronic oferă o altă oportunitate de a utiliza versiunea de rețea a computerului pentru stocarea și manipularea programului de lucru al managerilor și al altor angajați ai organizației. Hardware-ul și software-ul unui calendar electronic sunt pe deplin în concordanță cu componente similare ale e-mailului; în plus, software-ul pentru calendar este adesea o parte integrantă a software-ului de e-mail.

Conferințe pe computer folosirea rețelelor de computere pentru a face schimb de informații între membrii grupului, rezolvarea unei probleme specifice.

Cercul de oameni care au acces la această tehnologie este limitat. Numărul de participanți la o conferință pe computer poate fi de multe ori mai mare decât numărul de participanți la conferințe audio și video.

Teleconferintainclude trei tipuri de conferințe:

audio;

video;

calculator

Textul video se bazează pe utilizarea unui computer pentru a obține

afișarea textului și a datelor grafice pe ecranul monitorului. Pentru factorii de decizie existătrei posibilităţi de obţinere a informaţiilor sub formă de text video:

creați fișiere video text pe propriile computere;

încheie un acord cu o companie specializată pentru a obține acces la fișierele text video dezvoltate de aceasta;

încheie acorduri cu alte companii pentru a avea acces la fișierele lor video text.

Schimbul de cataloage și liste de prețuri este popular a produselor lor între companii în forma text video.

Stocarea imaginilor. Orice companie trebuie să stocheze un număr mare de documente pentru o perioadă lungă de timp. Stocarea lor chiar și sub formă de fișiere provoacă probleme serioase. De aceea a apărut ideea stocați nu documentul în sine, ci imaginea acestuia (imaginea),și stocate în formă digitală.

Stocarea imaginii (imagini) este o tehnologie de birou promițătoare care se bazează pe utilizarea unui dispozitiv special - un recunoaștere optic de model, care permite converti un document sau o imagine de film în vizualizare digitală Pentrudepozitare ulterioarăîn memorie externa calculator. Pentru stocarea imaginilor se folosesc discuri optice cu capacitati uriase.

Crearea acestei tehnologii a fost facilitată de apariția unei noi soluții tehnice - un disc optic în combinație cu înregistrarea digitală a imaginilor.

Întrebarea 10. Conferința audio și video în automatizarea biroului

1. Conferințe audio.

2. Videoconferinta.

3. Comunicare prin fax.

Conferințe audioutilizați comunicarea audio pentru a menține comunicațiile

între îndepărtată geografic angajații și departamentele companiei. Comunicații telefonice echipate cu dispozitive care permit participarea la o conversație cu mai mult de doi participanți, cele mai simple mijloace tehnice de implementare a conferințelor audio. Crearea unor astfel de conferințe nu necesită computer, implică utilizarea unei comunicări audio bidirecționale între participanții săi.

Utilizarea conferințelor audio facilitează luarea deciziilor, este ieftină și convenabilă. Eficacitatea conferinței audio crește atunci când sunt îndeplinite următoarele condiții::

angajatul care organizează conferința audio trebuie mai întâi să se asigure că părțile interesate pot participa la aceasta;

numărul participanților nu trebuie să fie prea mare pentru a menține discuția în cadrul problemei în discuție;

programul conferinței trebuie comunicat în prealabil participanților, de exemplu, prin fax;

Înainte de a vorbi, fiecare participant trebuie să se prezinte;

trebuie organizată înregistrarea conferinței și stocarea acesteia;

Înregistrarea conferinței trebuie să fie tipărită și trimisă tuturor participanților.

1) Birou automatizat pentru tehnologia informației- organizarea şi susţinerea proceselor de comunicare atât în ​​cadrul organizaţiei, cât şi cu mediul extern pe baza reţelelor de calculatoare şi a altor mijloace moderne de transmitere şi lucru cu informaţia.

Tehnologiile de automatizare de birou sunt folosite de manageri, specialiști, secretare și lucrători de birou și sunt deosebit de atractive pentru rezolvarea problemelor de grup.Ele pot crește productivitatea secretarilor și lucrătorilor de birou și le permit să facă față sarcinilor de lucru în creștere. Totuși, acest beneficiu este secundar capacității de a utiliza automatizarea de birou ca instrument de rezolvare a problemelor.Deciziile îmbunătățite luate de manageri ca urmare a comunicării îmbunătățite pot duce la creșterea economică a companiei.

În prezent, există câteva zeci de produse software pentru computere și hardware non-computer care oferă tehnologie de automatizare de birou: procesor de text, procesor de foi de calcul, e-mail, calendar electronic, poștă audio, computer și teleconferințe, text video, stocare imagini, precum și programe specializate pentru activitati de management.documente, control asupra executarii comenzilor etc. Conferințele audio și video non-computer, fax, copiator și alte echipamente de birou sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă.

Principalele componente ale automatizării de birou sunt prezentate în Fig. 6.3.

Orez. 6.3.

  • 2) Bază de date.Într-un birou automatizat, baza de date concentrează datele despre sistemul de producție al companiei în același mod ca și în tehnologia de prelucrare a datelor la nivel operațional.Informațiile din baza de date pot proveni și din mediul extern al companiei. Din baza de date, informațiile sunt furnizate la intrarea aplicațiilor informatice. Orice program calculator Un birou automatizat permite lucrătorilor să comunice între ei și cu alte companii.
  • 3) Procesor de cuvinte. Acesta este un tip de aplicație software concepută pentru crearea și procesarea documentelor text. Vă permite să adăugați sau să eliminați cuvinte, să mutați propoziții și paragrafe, să setați format, să manipulați elemente și moduri de text etc. Când documentul este gata, angajatul îl copiază în memoria externă, apoi îl imprimă și, dacă este necesar, îl transmite printr-o rețea de calculatoare.
  • 4) E-mail, pe baza utilizării în rețea a computerelor, permite utilizatorului să primească, să stocheze și să trimită mesaje către partenerii lor de rețea. E-mailul poate oferi utilizatorului experiențe diferite, în funcție de software-ul utilizat. Pentru ca mesajul pe care îl trimiteți să fie disponibil pentru toți utilizatorii de e-mail, acesta ar trebui să fie plasat pe un computer avizier, Dacă doriți, puteți indica că aceasta este corespondență privată. De asemenea, puteți trimite articolul cu notificarea primirii lui de către destinatar.
  • 5) Audiomail. Acesta este e-mail pentru trimiterea de mesaje prin voce. Este similar cu e-mailul, cu excepția faptului că, în loc să tastați un mesaj pe tastatura computerului, îl trimiteți prin telefon. Primești și mesaje trimise prin telefon. Poșta audio este implementată și online. Poșta electronică poate fi folosită cu succes pentru rezolvarea problemelor de grup. Pentru a face acest lucru, expeditorul mesajului trebuie să indice suplimentar lista persoanelor cărora le este destinat mesajul. Sistemul va apela periodic toți angajații specificati pentru a le trimite un mesaj.
  • 6) Procesor de masă este o componentă de bază a culturii informaționale a oricărui angajat și tehnologia de birou automatizată. Funcțiile mediilor software moderne ale procesorului de foi de calcul vă permit să efectuați numeroase operații asupra datelor prezentate sub formă de tabel. Orice mediu modern de foi de calcul are un mijloc de a trimite date prin rețea.
  • 7) Calendar electronic. Oferă o altă oportunitate de a utiliza o versiune de rețea a unui computer pentru a stoca și manipula programul de lucru al managerilor și al altor angajați ai organizației. Managerul setează data și ora unei întâlniri sau alt eveniment, vede programul rezultat și efectuează modificări folosind tastatura. Software-ul Calendar este adesea inclus ca parte a software-ului de e-mail. Utilizarea unui calendar electronic este deosebit de eficientă pentru manageri niveluri superioare management, ale cărei zile lucrătoare sunt programate cu mult timp înainte.
  • 8) Conferințe informatice și teleconferințe. Calculator conferințele folosesc rețelele de calculatoare pentru a face schimb de informații între membrii unui grup care rezolvă o anumită problemă. Desigur, cercul de oameni cu acces la această tehnologie este limitat. Numărul de participanți la o conferință pe computer poate fi de multe ori mai mare decât la conferințele audio și video. Teleconferința include trei tipuri de conferințe: audio, video și computer.
  • 9) Videotext. Se bazează pe utilizarea unui computer pentru a afișa text și date grafice pe un ecran de monitor. Schimbul de cataloage și liste de prețuri ale produselor lor între companii sub formă de text video devine acum din ce în ce mai popular. Serviciile companiilor specializate în vânzarea de text video încep să concureze cu produsele tipărite precum ziare și reviste. În multe țări, acum este posibil să comandați un ziar sau o revistă sub formă de text video, ca să nu mai vorbim de rapoartele actuale ale informațiilor bursiere.
  • 10) Conferințe audio. Ei folosesc comunicațiile audio pentru a menține comunicațiile între angajații sau departamentele companiei la distanță geografică. Cel mai simplu mijloace tehnice implementarea conferințelor audio este o conexiune telefonică echipată dispozitive suplimentare, permițând mai mult de doi participanți să participe la o conversație. Crearea conferințelor audio nu necesită un computer, ci implică doar utilizarea unei comunicări audio bidirecționale între participanții săi.
  • 11) Videoconferinta. Sunt destinate acelorași scopuri ca și conferințele audio, dar folosind echipamente video. De asemenea, nu necesită computer. În timpul videoconferinței, participanții săi prieten îndepărtat unul de celălalt, la o distanță considerabilă, se pot vedea pe ei înșiși și pe alți participanți pe ecranul televizorului. Concomitent cu imaginea de televiziune, aceasta este transmisă acompaniament sonor. Videoconferința vă permite să reduceți costurile de transport și de călătorie; majoritatea companiilor le folosesc pentru oportunitatea de a le implica în rezolvarea problemelor suma maxima manageri îndepărtați geografic de sediul principal.
  • 12) Comunicare prin fax. Această conexiune se bazează pe utilizarea unui aparat de fax capabil să citească un document la un capăt canal de comunicareși să-și reproducă imaginea pe alta

Facsimilul contribuie la luarea deciziilor prin distribuirea rapidă și ușoară a documentelor membrilor unei echipe de rezolvare a problemelor, indiferent de locația lor geografică.

6.4 Suport pentru tehnologia informației luarea deciziilor

Caracteristica sa principală este o nouă metodă calitativ de organizare a interacțiunii dintre o persoană și un computer Dezvoltarea unei soluții, care este scopul principal al acestei tehnologii, are loc ca urmare a unui proces iterativ la care participă (Fig. 6.4):

  • * sistem suport decizional ca legătură de calcul;
  • * o persoană care stabilește datele de intrare și evaluează rezultatul.

Orez. 6.4.

Sfârșitul procesului de iterație are loc la voința omului. Tehnologia informației de sprijin pentru decizii poate fi utilizată la orice nivel de management. Funcție importantă această tehnologie este coordonarea factorilor de decizie atât la diferite niveluri management şi la acelaşi nivel.


De-a lungul ultimelor decenii, automatizarea biroului a fost unul dintre principalii factori pentru dezvoltarea industriei informaționale globale. Poate că fiecare dintre giganții mondiali - dezvoltatorii de hardware și software - și-a adus contribuția la dezvoltarea acestei părți a pieței tehnologiei informației.

Gama de solutii oferite pentru automatizarea birourilor include pachete de birou, instrumente de organizare a muncii în echipă și schimb de informații, soluții pentru automatizarea managementului companiei și multe altele. Datorită acestor soluții, biroul în sine și organizarea muncii angajaților săi În ultima vreme schimbat dincolo de recunoaștere.

Atunci când creează o nouă companie de orice dimensiune, organizatorii acesteia nu se mai confruntă cu problema necesității de a automatiza activitățile birourilor sau diviziilor sale - se pune doar problema alegerii mijloacelor pentru această automatizare dintre varietatea de produse de pe piață.

Acest articol discută una dintre opțiunile de alegere a instrumentelor pentru automatizarea activităților de birou ale unei companii de orice dimensiune. În principiu, automatizarea activităților unui birou sau divizie a unei companii este strâns legată de automatizarea întregii companii, prin urmare în acest articol vor fi prezentate și în legătură inextricabilă.

Sarcini de automatizare de birou

Sarcinile rezolvate la automatizarea activităților unei companii depind în mare măsură de natura afacerii acesteia, infrastructură, structura administrativăși mulți alți factori. Dar, indiferent de specificul fiecărei companii individuale, există o serie de Cerințe generale la sistemele de automatizare de birou. Prin urmare, pentru a determina aceste cerințe, este necesar să înțelegem ce este comun în sarcinile de automatizare a activităților birourilor diferitelor companii.

Asigurarea activităților comune

În primul rând, un birou este un grup de oameni, așa că mijloacele de organizare a interacțiunii intra-corporate ies în prim-plan. Compoziția specifică a acestor fonduri, conținutul și conținutul acestora depind în mare măsură de specificul activităților companiei. De exemplu, o organizație comercială are nevoie de un sistem de automatizare a activităților comerciale (comerț); o companie angajată în realizarea diferitelor lucrări de proiect - a dezvoltat instrumente de management al proiectelor și sarcinilor. Aproape fiecare companie se confruntă cu problema automatizării biroului.

Astfel, atunci când se organizează procese interne de afaceri corporative în cadrul unei companii (și, prin urmare, al birourilor acesteia), este nevoie de automatizare. tipuri variate activitățile angajaților săi. Cele mai comune dintre ele sunt următoarele.

Fluxul documentelor

În principiu, întregul flux de documente se rezumă la atribuirea unui număr unui document (înregistrarea documentului în birou) și executarea acestuia, eventual însoțită de control. Fluxul de documente acoperă toate diviziile structurale ale companiei - de la birou până la management - și este parte importantă sisteme de management al companiei.

Dacă înregistrarea unui document este destul de uniformă pentru toate companiile, atunci procesele de execuție și control asupra trecerii acestuia sunt dificil de oficializat și depind în mare măsură de structura administrativă a organizației. Pe baza acesteia, sistemul de management al documentelor trebuie sa contina mijloace dezvoltate de adaptare la structura administrativa a societatii si procedura de lucru cu documentele adoptate in aceasta.

Sistemul de automatizare a documentelor trebuie să sprijine distribuirea și aprobarea documentelor, ceea ce este o reflectare a proceselor reale de lucru cu documentele din orice organizație. De asemenea, la automatizarea fluxului de documente, trebuie asigurată o altă operațiune tipică atunci când se lucrează cu hârtie - controlul asupra trecerii documentelor. În plus, acest sistem trebuie să asigure: intrarea în sistem a documentelor din diverse surse: documentație pe hârtie, e-mailuri, faxuri, fișiere ale diverselor programe de aplicație.

Automatizarea activităților comerciale (comerț)

Spre deosebire de fluxul de documente, toate procesele de producție asociate comerțului sunt formalizate mult mai simplu. Deși, așa cum arată practica de dezvoltare, vânzare și implementare a pachetelor de automatizare comercială, fiecare companie are propriile sale nuanțe, dar acest lucru nu împiedică răspândirea pe scară largă a unor astfel de sisteme.

În general, un sistem de automatizare a afacerii ar trebui să îndeplinească următoarele funcții:

  • Asigurarea controlului deplin asupra recepției și vânzării mărfurilor. Comerțul presupune cumpărarea sau producția de mărfuri, depozitarea și vânzarea acestora. Tot acest proces este însoțit de diverse hârtii: facturi, facturi, facturi, care sunt necesare pentru raportarea contabilă. În consecință, sistemul de tranzacționare trebuie să automatizeze toate operațiunile legate de circulația mărfurilor și să furnizeze documentele contabile corespunzătoare.
  • Interacțiunea cu un sistem de automatizare contabilă este necesară pentru cea mai completă automatizare a activităților financiare ale companiei. În mod ideal, un program de contabilitate ar trebui să fie o parte integrantă a unui sistem de automatizare a comerțului. De fapt, având în vedere varietatea de programe de contabilitate pe care companiile le folosesc de mult timp, un sistem de automatizare a comerțului ar trebui, cel puțin, să asigure stocarea informațiilor necesare în formatele acestor programe.
  • Restricționarea accesului la informații într-un sistem de automatizare a afacerii nu este doar o măsură de asigurare a secretului, ci servește și la distribuirea mai clară a funcțiilor între angajați.
  • Automatizarea maximă a operațiunilor servește la creșterea eficienței angajaților și vă permite să evitați multe greșeli, care pot duce la pierderi financiare.
  • Actualizarea și suportul regulat al sistemului de către producător este necesară pentru a asigura funcționarea durabilă a companiei comerciale. Într-adevăr, un sistem de automatizare a comerțului trebuie să îndeplinească toate cerințele contabile financiare acceptate în țară și toate realitățile pieței. Un exemplu izbitor în acest sens este situația de la începutul anului 1997, când a fost introdusă cerința emiterii obligatorii a facturilor. După aceasta, multe sisteme și pachete de automatizare a tranzacționării produse în casă, fără suport pentru dezvoltatori, s-au dovedit pur și simplu inutile. Un alt eveniment care a influențat soarta unor astfel de sisteme a fost denumirea rublei.

Protejarea datelor

Cea mai valoroasă componentă a oricărui sistem informațional, motivul pentru care există, sunt datele stocate în acesta. Chiar și cu cea mai fiabilă soluție, există întotdeauna riscul de a pierde informații vitale pentru întreprindere.

Protejarea datelor corporative este o sarcină complexă, ale cărei părți sunt:

  • Prevenirea accesului neautorizat la date. Separarea accesului la informație, pe de o parte, este necesară pentru a asigura secretul și protejarea acesteia împotriva distrugerii deliberate, iar pe de altă parte, servește la delimitarea mai clară a responsabilităților dintre angajați.
  • Protecție antivirus. Nu trebuie subestimat pericolul ca virușii să intre în mediul informațional. În contextul dezvoltării rapide a rețelelor locale și globale și a tehnologiilor legate de internet, un virus care intră în rețea poate aduce pierderi catastrofale unei companii.
  • Copia de rezerva a datelor. Indiferent cât de fiabil este mediul informațional al unei companii, există întotdeauna posibilitatea pierderii datelor. În acest caz, un sistem de rezervă dezvoltat va ajuta la reducerea pierderilor asociate. După cum arată practica de implementare a sistemelor informaționale, este rar ca un manager IT să nu instaleze un sistem de rezervă, dar, în același timp, tehnologiile moderne oferite pentru aceste sisteme nu sunt întotdeauna folosite.

Soluţie

Să luăm în considerare una dintre soluțiile de automatizare a activităților unei companii și a birourilor acesteia, ținând cont de cerințele enunțate mai sus. Soluția propusă se bazează pe mulți ani de experiență în implementarea unor sisteme similare și, în opinia autorului, este echilibrată în ceea ce privește prețul și caracteristicile consumatorului.

Nucleul soluției propuse este serverul de colaborare Lotus Domino/Notes de la IBM; Să ne uităm la asta mai detaliat.

Baza serverului Lotus Notes este o bază de date încorporată care are o structură non-relațională, care, spre deosebire de sistemele de management baze de date relaționale date (servere SQL), vă permite să construiți cel mai simplu și eficient sisteme de stocare a documentelor în scopul utilizării lor colective. Trebuie remarcat faptul că, în ciuda structurii non-relaționale a bazelor de date server Lotus Notes, acestea pot fi accesate și folosind driverul ODBC.

Alte caracteristici ale sistemului Lotus Notes sunt:

  • tehnologie client-server cu suport pentru o gamă largă de platforme server și client, în special: Windows 2000, Windows NT, Macintosh, AS/400, Windows 95/98/3.x, OS/2, diverse clone UNIX. Toate aplicațiile dezvoltate pe baza sistemului Lotus Notes, inclusiv cele despre care vor fi discutate mai jos, rulează pe toate platformele suportate de acesta fără nicio modificare;
  • suport pentru baze de date la distanță, asigurând sincronizarea între ele. Acest lucru vă permite să organizați o rețea corporativă globală, în care fiecare birou fie va lucra cu serverul central Lotus de la distanță, fie va menține o copie actualizată a bazelor de date corporative pe serverul său local;
  • server de internet încorporat și sistem de e-mail;
  • interfață cu alte surse de date prin ODBC;
  • instrumente avansate de dezvoltare a aplicațiilor vizuale și interfață cu sistemele populare de dezvoltare a aplicațiilor.

Astfel, Lotus nu este doar un instrument de stocare a datelor, ci și un server de Internet și oferă și funcționalitate de e-mail. Ca sistem de colaborare integrat, serverul Lotus Notes vă permite să organizați:

  • sistem comun de prelucrare a documentelor în cadrul unei companii, departament, grup de lucru;
  • interacțiunea între companii sau birouri la distanță;
  • schimbul de informații în cadrul unei întreprinderi de orice dimensiune;
  • prelucrarea colectivă a datelor din diverse surse: servere relaționale, resurse Internet, aplicații de birou.

Sistemul Lotus Notes este ușor de configurat pentru toate protocoalele de rețea populare și conține instrumente avansate de organizare acces de la distanțăși interacțiuni prin rețele globale.

Pachetul Lotus Notes conține instrumente avansate de securitate a informațiilor, care vor fi discutate mai jos.

Toate acestea și multe alte avantaje fac din sistemul Lotus Notes cel mai popular instrument de construcție sisteme corporative colaborare. Astfel, în cursul anului 1999, la nivel mondial au fost vândute aproape 22 de milioane de licențe Note, care au depășit cu 62% aceeași cifră din 1998. Până la sfârșitul anului 1999, erau aproximativ 56 de milioane de utilizatori Lotus Notes în întreaga lume.

De fapt, doar achiziționarea și implementarea unui sistem Lotus Notes vă permite să rezolvați următoarele probleme:

  • implementarea e-mailului;
  • crearea unui server de internet;
  • sprijin pentru planificarea evenimentelor individuale și de grup.

Dar utilizarea serverului Lotus nu se limitează la asta. După cum s-a menționat mai sus, serverul Lotus Notes este destinat în primul rând organizării muncii colective asupra documentelor, care este determinată de arhitectura bazelor de date și a dezvoltat instrumente încorporate pentru crearea de aplicații pentru procesarea acestora. Desigur, o companie care deține un sistem Lotus poate dezvolta independent aplicații care să se potrivească nevoilor sale, dar există deja pe piață unele gata făcute. Două dintre acestea, destinate organizării fluxului de documente și automatizării activităților comerciale (comerț), sunt aduse în atenția cititorilor.

LA tehnologii de birou includ: munca de birou, managementul, controlul managementului, crearea de rapoarte, căutarea, introducerea și actualizarea informațiilor, programarea, schimbul de informații între departamentele de birou, între birourile întreprinderii și între întreprinderi. Proceduri tipice efectuate în sarcinile enumerate mai sus:

Prelucrarea informațiilor primite și trimise (citirea și răspunsul la scrisori, scrierea de rapoarte, circulare și alte documente, care pot include, de asemenea, desene și diagrame);

Colectarea și analiza ulterioară a datelor (raportare pentru anumite perioade de timp pentru diferite departamente în conformitate cu diverse criterii de selecție)

Stocarea informațiilor primite ( acces rapid la informare și căutarea datelor necesare).

Acest lucru necesită îndeplinirea următoarelor condiții: munca între artiști trebuie să fie coordonată; fluxul documentelor este optimizat pe cât posibil; a oferit ocazia interacţiunii între diviziile din cadrul întreprinderii şi întreprinderile din cadrul asociaţiei.

Un birou automatizat este atractiv pentru managerii de la toate nivelurile de management dintr-o companie, nu numai pentru că îmbunătățește comunicarea internă a personalului organizației, ci și pentru că le oferă noi mijloace de comunicare cu mediul extern.

Tehnologia informației unui birou automatizat reprezintă organizarea și sprijinirea proceselor de comunicare atât în ​​cadrul organizației, cât și cu mediul extern bazate pe rețele de calculatoare și alte mijloace moderne de transmitere și lucru cu informații.

Tehnologiile de automatizare de birou sunt folosite de manageri, specialiști, secretare și lucrători de birou și sunt deosebit de atractive pentru rezolvarea problemelor de grup. Acestea pot crește productivitatea secretarelor și angajaților de birou și le pot permite să facă față unui volum de muncă în creștere. Cu toate acestea, acest beneficiu este secundar capacității de a utiliza automatizarea biroului ca instrument de rezolvare a problemelor. Îmbunătățirea deciziilor luate de manageri ca urmare a comunicării îmbunătățite a acestora poate asigura creșterea economică a organizației.

În prezent, există câteva zeci de produse software pentru computere și hardware non-computer care oferă tehnologie de automatizare de birou: procesor de text, procesor de foi de calcul, e-mail, calendar electronic, poștă audio, computer și teleconferințe, text video, stocare imagini, precum și programe de management specializate: mentinerea documentelor, monitorizarea executarii comenzilor etc.

Principalele componente ale unui birou automatizat sunt prezentate în Fig. 7.1. Automatizarea activităților de birou se realizează pe baza unui complex hardware și software numit birou electronic.

Biroul electronic este un complex software și hardware conceput pentru prelucrarea documentelor și automatizarea muncii utilizatorilor în sistemele de management.

Sediul electronic include următorul hardware: unul sau mai multe calculatoare, eventual conectate la o rețea; dispozitive de imprimare; mijloace de copiere a documentelor; modem (dacă computerele sunt conectate la o rețea sau la un computer la distanță geografică). În plus, hardware-ul poate include scanere utilizate pentru intrare automată text și informații grafice direct din documente primare; echipamente de proiectie pentru prezentari.

Fig.7.1. automatizari pentru birou

Principalele produse software incluse în birou sunt:

Editor de text;

Foaie de calcul;

Sistemul de gestionare a bazelor de date.

Software-ul de birou poate include, de asemenea:

Program de analiza si programare

Program de prezentare;

Editor grafic;

Program de întreținere a modemului fax

Programe de traducere.

Produsele software de birou sunt utilizate atât independent, cât și ca parte a pachetelor integrate.

Pachetul integrat (IP) pentru birou include produse software care interacționează între ele. Pachetul se bazează pe un editor de text, o foaie de calcul și un SGBD. În plus față de acestea, IP-ul poate include și alte produse de birou enumerate mai sus. Acasă trăsătură distinctivă programele care alcătuiesc IP-ul este interfata comuna utilizator, care vă permite să utilizați aceleași tehnici (sau similare) pentru a lucra cu diferite aplicații ale pachetului. Interacțiunea cu programul are loc la nivel de document. Aceasta înseamnă că un document creat într-o aplicație poate fi inserat într-o altă aplicație și modificat dacă este necesar. Caracterul comun al interfeței reduce costul instruirii utilizatorilor. În plus, prețul unui set de trei sau mai multe aplicații susținute de același producător este semnificativ mai mic decât prețul total (dacă le cumpărați separat).

Trei apartamente domină în prezent piața produselor de birou: Borland Birou pentru Windows de la Novell, SmartSuite de la Lotus Development și Microsoft Office de la Microsoft.

O componentă obligatorie a oricărei tehnologii este o bază de date. Într-un birou automatizat, baza de date concentrează datele despre sistemul de producție al companiei în același mod ca în tehnologia de prelucrare a datelor la nivel operațional de management. Informațiile din baza de date pot proveni și din mediul extern al companiei. Specialiștii trebuie să fie competenți în operațiunile tehnologice de bază pentru a lucra într-un mediu de baze de date.

Informațiile din baza de date sunt introduse în aplicații (programe) informatice, cum ar fi un procesor de text, un procesor de foi de calcul, e-mail, conferințe informatice etc. Orice aplicație automată de computer de birou oferă lucrătorilor comunicare între ei și cu alte companii.

Informațiile obținute din bazele de date pot fi, de asemenea, utilizate în mijloace tehnice non-informatice pentru transmitere, replicare și stocare.

Avantajele utilizării unui SGBD într-un sediu electronic:

1. Proces fără hârtie de generare a informațiilor (numai rezultat final pe hârtie)

2. Mod interactiv, dialog pentru rezolvarea problemelor;

3. Posibilitatea de cooperare colectivă în pregătirea unei soluții;

4. Posibilitatea de restructurare flexibilă și modalitatea de furnizare a informațiilor.

Informațiile obținute din bazele de date pot fi utilizate în ambele

tehnologii de birou informatice și non-informatice și mijloace tehnice - pentru transmitere, replicare, stocare.

Editor de text - vă permite să creați rapid un document text de orice complexitate și să îl aduceți la perfecțiune folosind editare, formatare și ortografie. Documentul finit este stocat în memorie externă (sau în dispozitive de stocare de mare capacitate CD, DVD, FLESH), iar ulterior poate fi tipărit (imprimantă) sau transmis printr-o rețea de calculatoare. Astfel, managerul dispune de un mijloc eficient de comunicare scrisă. Folosit de obicei în birouri Pachetul Microsoft Birou. Acesta este un set de produse software, toate componentele cărora creează un singur mediu software. Elementele de interfață ale programelor incluse în pachet sunt unificate. Pachetul include un centru de control - Microsoft Office Manager. Vă permite să porniți și să părăsiți programe individuale sau să primiți instrucțiuni detaliate și ajutor online. Pachetul MS Office include următoarele instrumente de automatizare de birou: editor de text MS WORD; Procesor pentru foi de calcul MS EXCEL; Program de prezentare MS PowerPoint; ACCES MS DBMS.

Foile de calcul sunt o componentă de bază a culturii informaționale a oricărui angajat și a tehnologiei de birou automatizate. Caracteristicile mediului tabelar vă permit să accesați datele din tabele folosind calcule complexe; efectuează transformări ale tabelelor de calcul în diagrame și grafice, efectuează analize, modelări matematice, optimizare și prognoză a datelor din tabel. Procesarea datelor vă permite să efectuați sortarea, generarea automată a totalurilor, copierea și transferul datelor, diferite tipuri de operații de calcul, agregare de date etc. Introducerea datelor poate fi fie de la tastatură, fie din baze de date. Ieșirea informațiilor poate fi în formă tipărită, sub formă de fișiere importate în alte sisteme sau direct în baza de date.

Orice mediu modern de foi de calcul are un mijloc de transmitere a datelor printr-o rețea.

Grafica computerizată este un set de metode și instrumente pentru automatizarea proceselor de pregătire, introducere, conversie, stocare și afișare a informațiilor grafice folosind un computer și dispozitive grafice.

Programe de prezentare – folosite pentru a prezenta (demonstra) un proiect, oferindu-i un aspect atractiv cu elemente de publicitate. Prezentarea poate conține: desene, fotografii, documente Word, lucru Foi Excel, diagrame, grafice și alte obiecte.

Sistemele multimedia sunt sisteme informatice interactive care oferă multă muncă medii informaționale, video, grafică pe computer animată, text, sunet. Componentele hardware ale multimedia sunt un adaptor acustic, un microfon și difuzoare.

Mijloacele non-informatice sunt, de asemenea, utilizate pe scară largă: conferințe audio și video, fax, copiator și alte echipamente de birou.

În plus, e-mail-ul, teleconferințe și conferințe pe computer, tehnologia text video, tehnologii de stocare a imaginilor, conferințe audio și video și fax sunt folosite pentru organizarea activităților de birou.

Poșta electronică (e-mail), bazată pe utilizarea computerelor în rețea, permite utilizatorului să primească, să stocheze și să trimită mesaje către partenerii lor de rețea. E-mailul poate oferi utilizatorului funcții în funcție de software-ul utilizat. Pentru ca un mesaj trimis să fie disponibil pentru toți utilizatorii de e-mail, acesta trebuie plasat pe un buletin informatic al computerului; dacă doriți, puteți indica că aceasta este corespondență privată. De asemenea, puteți trimite articole cu notificarea primirii de către destinatar.

Când o companie decide să implementeze e-mailul, are două opțiuni. Primul este să vă cumpărați propriul hardware și software și să vă creați propria rețea locală de computere care implementează funcția de e-mail. A doua modalitate este asociată cu achiziționarea unui serviciu de e-mail, furnizat de organizații specializate de comunicații contra unei taxe periodice.

Componenta hardware a e-mailului este un modem - un dispozitiv pentru schimbul de informații între computere folosind canale de comunicare (linii telefonice, canale dedicate).

Poșta audio este e-mail pentru trimiterea de mesaje prin voce. Este similar cu e-mailul, cu excepția faptului că, în loc să tastați un mesaj pe tastatura computerului, îl trimiteți prin telefon. Primești și mesaje trimise prin telefon. Sistemul include un dispozitiv special pentru conversia semnalelor audio în cod digital și înapoi, precum și un computer pentru stocarea mesajelor audio în formă digitală. Poșta audio este implementată și online. Principalul avantaj al corespondenței audio în comparație cu e-mailul este că este mai simplu - atunci când îl utilizați, nu este nevoie să introduceți date de la tastatură.

Poșta electronică poate fi folosită cu succes pentru rezolvarea problemelor de grup. Pentru a face acest lucru, expeditorul mesajului trebuie să indice suplimentar lista persoanelor cărora le este destinat mesajul. Sistemul va apela periodic toți angajații specificati pentru a le trimite un mesaj.

Calendar electronic - oferă o altă oportunitate de a utiliza o rețea de calculatoare pentru a stoca și manipula programul de lucru al managerilor și al altor angajați ai organizației. Managerul stabilește data și ora pentru o întâlnire sau alt eveniment, revizuiește programul rezultat și face modificări. Hardware-ul și software-ul calendarului electronic este pe deplin în concordanță cu componentele similare ale e-mailului. În plus, software-ul de calendar este adesea o parte integrantă a software-ului de e-mail. În plus, sistemul vă permite să accesați calendarele altor manageri. Poate coordona automat orele de întâlnire cu propriile programe. Utilizarea unui calendar electronic se dovedește a fi deosebit de eficientă pentru managerii de la niveluri de conducere superioară, ale căror zile lucrătoare sunt programate cu mult timp înainte.

Conferințe informatice și teleconferințe. Conferința pe computer utilizează rețele de computere pentru a face schimb de informații între membrii grupului care rezolvă o problemă specifică. Desigur, cercul de oameni cu acces la această tehnologie este limitat. Numărul de participanți la o conferință pe computer poate fi de multe ori mai mare decât la conferințele audio și video.

În literatură puteți găsi adesea termenul de teleconferință. Teleconferința include trei tipuri de conferințe: audio, video și computer.

Conferinta audio - foloseste comunicarea audio pentru a sprijini comunicatiile intre angajatii sau departamentele companiei aflate la distanta geografica. Cel mai simplu mijloc tehnic de implementare a unei conferințe audio este comunicarea telefonică. Dispozitiv telefonic echipat fonduri suplimentare, care permit mai mult de doi participanți să participe la o conversație. Crearea unei conferințe audio nu necesită un computer, ci implică doar utilizarea unei comunicări audio bidirecționale între participanții săi. Utilizarea conferințelor audio face deciziile mai ușoare, ieftine și convenabile.

Teleconferințe - bazate pe utilizare echipamente informatice, permițând utilizatorilor, în ciuda distanței reciproce în spațiu, precum și în timp, să participe la activități comune, cum ar fi organizarea și gestionarea proiectelor complexe. Pentru comunicarea între participanți, utilizatorilor li se oferă terminale conectate la un computer, camere de televiziune și o rețea de comunicații. Funcționarea sistemului este reglementată de un coordonator, ale cărui funcții includ organizarea activității participanților la întâlnire, asigurarea prezenței acestora la întâlnire și transmiterea informațiilor celorlalți participanți la întâlnire.

Conferinta video – foloseste retelele de calculatoare pentru a face schimb de informatii intre membrii grupului si pentru a rezolva o problema specifica.

Sunt destinate acelorași scopuri ca și conferințele audio, dar folosind echipamente video. În timpul unei conferințe video, participanții aflați la o distanță considerabilă unul de celălalt se pot vedea pe ei înșiși și pe alți participanți pe ecran. Odată cu imaginea video, va fi transmis și audio. Videoconferința vă permite să reduceți costurile de transport și deplasare; în plus, reprezintă o oportunitate de a implica numărul maxim de manageri și alți angajați îndepărtați geografic de sediul central în rezolvarea problemelor.

Componentele hardware sunt un tuner TV, o cameră Web, un videoproiector și dispozitive multimedia.

Videotext. Se bazează pe utilizarea unui computer pentru a afișa text și date grafice pe un ecran de monitor. Există trei opțiuni pentru factorii de decizie pentru a obține informații sub formă de text video:

1) creați fișiere video text pe propriile computere;

2) încheie un acord cu o companie specializată pentru a obține acces la fișierele text video dezvoltate de aceasta. Astfel de fișiere, destinate în mod special vânzării, pot fi stocate pe serverele companiei care furnizează astfel de servicii sau livrate clientului pe discuri magnetice sau optice;

3) încheie acorduri cu alte companii pentru a avea acces la fișierele lor video text.

Schimbul de cataloage și etichete de preț (liste de prețuri) ale produselor lor între companii sub formă de text video devine acum din ce în ce mai popular. În ceea ce privește companiile specializate în vânzarea de text video, serviciile lor încep să concureze cu produsele tipărite precum ziare și reviste. Astfel, în multe țări este acum posibil să comandați un ziar sau o revistă sub formă de text video, ca să nu mai vorbim de rapoartele actuale ale informațiilor bursiere.

Stocarea imaginilor. Orice companie trebuie să stocheze un număr mare de documente pentru o perioadă lungă de timp. numărul lor poate fi atât de mare încât stocarea lor chiar și sub formă de fișiere provoacă probleme serioase. Prin urmare, a apărut ideea de a stoca documentul în sine, și imaginea (imaginea) acestuia și de a-l stoca în formă digitală.

Stocarea imaginilor (imaging) este o tehnologie de birou promițătoare și se bazează pe utilizarea unui dispozitiv special - un dispozitiv de recunoaștere a modelului optic, care vă permite să convertiți imaginea unui document sau a unui film în formă digitală pentru stocare ulterioară în memoria externă a calculator. Salvat în format digital imaginea poate fi afișată în ea în orice moment în formă reală pe ecran sau imprimantă. Pentru stocarea imaginilor se folosesc discuri optice cu capacitati uriase. Da, pe un de cinci inci disc optic pot fi înregistrate aproximativ 200 de mii de pagini.

Comunicarea prin fax este o comunicare bazată pe utilizarea unui aparat de fax capabil să citească un document la un capăt al canalului de comunicație și să reproducă imaginea acestuia la celălalt.

Facsimilul contribuie la luarea deciziilor prin distribuirea rapidă și ușoară a documentelor membrilor echipei care rezolvă o problemă specifică, indiferent de locația lor geografică.

Gestionarea înregistrărilor electronice- conceput pentru a organiza și susține fluxul de documente în organizație. Managementul electronic al înregistrărilor utilizează o singură bază de date a organizației. Facilitează și simplifică activitatea unei organizații convenționale. Principalele sale funcții sunt:

Automatizarea proceselor fluxului de documente (scaner, imprimantă, plotter, copiator)

Sistem de monitorizare a implementarii comenzilor si instructiunilor;

Contabilitatea, analiza si controlul unitatilor structurale;

Prelucrarea informațiilor operaționale în cadrul organizației;

Schimb prompt de informații între diviziile structurale;

Îmbunătățirea calității pregătirii și luării deciziilor;

Monitorizarea procesului de producție pe baza întocmirii de rapoarte automatizate de diferite forme;

Automatizarea procesului de lucru ajută la reducerea așa-numitului „factor uman” la minimum. Sistemul vă permite să utilizați eficient timpul de lucru, să rezolvați problemele de afaceri folosind video, media audio; utilizați sistemul on-line.

Din punct de vedere istoric, automatizarea a început în producție și apoi s-a răspândit la birou. La început, scopul său a fost doar automatizarea activității de secretariat de rutină. Odată cu dezvoltarea tehnologiei comunicațiilor, automatizarea tehnologiilor de birou a devenit de interes pentru specialiști și manageri, care au văzut în ea o oportunitate de a crește productivitatea muncii lor.

Biromatica nu este menită să înlocuiască sistemul tradițional de comunicare a personalului existent (cu întâlnirile, apelurile telefonice și comenzile sale), ci să-l completeze. Automatizarea de birou organizează munca de management rațional și oferă managerilor informații operaționale în timp util.

Un birou automatizat este atractiv pentru managerii de la toate nivelurile de management dintr-o companie nu numai pentru că sprijină comunicarea intra-companii între personal, ci și pentru că le oferă acestora mijloace moderne de comunicare cu mediul extern.

Tehnologia informației unui birou automatizat este organizarea și sprijinirea proceselor de comunicare atât în ​​cadrul organizației, cât și cu mediul extern. Se desfășoară pe baza rețelelor de calculatoare și a hardware-ului și software-ului modern pentru transmiterea și prelucrarea informațiilor.

Tehnologiile automatizate de birou sunt utilizate pe scară largă de către manageri, specialiști, asistenți și secretare; sunt deosebit de atractive pentru rezolvarea problemelor de grup. Aceste instrumente vă permit să creșteți productivitatea muncii în sistemul de management al biroului și vă permit să faceți față unui volum de muncă în creștere. Automatizarea de birou este un instrument pentru solutie eficienta Probleme. Îmbunătățirea deciziilor luate de manageri ca urmare a unei comunicări îmbunătățite a acestora poate asigura creșterea economică a companiei și profitabilitatea acesteia.