Tipuri de e-mail. Organizarea serviciului de e-mail pe internet
Sub mesaje textîn sens restrâns, mesajele sunt înțelese ca fiind formate din linii de lungime limitată, fiecare linie constând din caractere alfanumerice ale bazei set ASCIIși semnele de punctuație (astfel de mesaje se mai numesc și pe 7 biți). Caracterele cu coduri de 8 biți (de exemplu, chirilice) nu sunt incluse în acest set.
Adresa de e-mail arată ca
Acest Adresa de e-mail protejat de roboții de spam. Pentru a-l vizualiza, trebuie să aveți JavaScript activat
unde mail.domain este ceva Numele domeniului, iar mail_box este identificatorul de nume al corespondentului. O cutie poștală poate corespunde unei persoane, unui grup de persoane, unei adrese poștale oficiale, unei mașini automate de procesare etc. - forma adresei nu depinde de aceasta. În continuare, în acest paragraf vom presupune că cutiile poștale sunt personale. Un domeniu de e-mail este un nume de domeniu pentru care există o înregistrare de tip MX în sistemul DNS (vezi subiectul „DNS”) sau o înregistrare de tip A dacă nu există MX.
Computerul către care indică înregistrarea MX este serverul de e-mail pentru acel domeniu de e-mail. Toate e-mailurile trimise la adresele din aceasta domeniul de mail, ajunge la acest server, care ia o decizie cu privire la ce să facă în continuare cu acest e-mail, vezi mai jos.
Rolul principal în sistemul de e-mail este jucat de trei tipuri de programe:
Agenti de transport (MTA - Agent de transport postal),
Agenți de livrare (MDA - Agent de livrare a corespondenței),
Agenți utilizatori (MUA - Mail User Agent).
Interacțiunea acestor programe și funcționarea sistemului de e-mail sunt prezentate în Figura 2 (vezi Anexa)
Agentul de transport rulează de obicei pe serverul de e-mail. Agentul de transport funcționează ca un router pentru mesajele de e-mail. Funcțiile sale sunt următoarele:
1. analiza și conversia adreselor și antetelor mesajelor de e-mail, inclusiv:
Conversia adreselor într-un alt format sistem postal dacă MTA funcționează ca o poartă între două sisteme de poștă (de exemplu, între Internet Mail și Sprint Mail);
Conversia numelui de domeniu de e-mail al expeditorului (masquerade);
Setarea antetelor serviciului într-un mesaj, reflectând ruta și procesul de procesare a acestuia;
2. Sondaj DNS pentru numele și adresa serverului de e-mail al destinatarului mesajului;
3. determinarea agentului de livrare pentru fiecare mesaj și transferul mesajului către agentul de livrare selectat;
4. gestionarea cozii de mesaje, amânarea și reluarea agenților de livrare dacă livrarea imediată a mesajelor este imposibilă;
5. returnarea mesajelor care din anumite motive nu pot fi livrate la destinație.
Agentul de livrare transmite mesajul într-un fel specific. Sunt câteva tipuri standard agenti de livrare:
Local - scrisoarea este trimisă la o cutie poștală situată pe același computer; livrarea se face, de exemplu, prin adăugarea conținutului mesajului la fisier specific(pe Unix acesta este fișierul /var/mail/mailbox).
SMTP - scrisoarea este trimisă la o cutie poștală dintr-un alt domeniu de e-mail; livrarea se face prin legatura cu agentul de transport la server la distanta folosind protocolul SMTP.
Prog - scrisoarea trebuie procesată de un program; livrarea se efectuează prin apelarea acestui program, a cărui introducere este conținutul scrisorii.
În general, metodele de livrare (și, în consecință, agenții) pot fi variate: de exemplu, salvarea unei scrisori într-o bază de date; transmiterea unei scrisori prin fax etc. Alegerea agentului de livrare pentru fiecare scrisoare specifică se face de către agentul de transport în conformitate cu configurație dată agent de transport și adresa de destinație a scrisorii.
Agentul utilizator este un shell de utilizator pentru lucrul cu e-mailul, funcțiile sale:
Primirea mesajelor de la serverul de mail;
Prezentarea, stocarea, eliminarea și catalogarea mesajelor poștale;
Crearea unui mesaj nou și transferarea acestuia către agentul de transport pentru procesare și livrare ulterioară.
Agenți de corespondență în diferite sisteme de operare
e-mail computer de internet
În sistemul de operare Unix, agentul de transport este programul sendmail, care a devenit de facto standardul MTA. În plus, sendmail include un agent de livrare SMTP. Agent de livrare local - program de mail cu comutatorul „-d”. Mail, pine, diverse MailTools pentru X-Windows și alte programe pot fi folosite ca MUA. Programul qpopper poate fi folosit ca server POP. Toate programele de mai sus sunt distribuite gratuit sau fac parte din sistemul de operare.
MUA cu client POP încorporat (Unix, Windows) - Netscape, Eudora, Liliacul si etc.
Serverele de e-mail precum Netscape Messaging Server și Microsoft Exchange rulează sub sistemul de operare Windows. Acestea sunt administrate printr-o interfață web cu ferestre, în care toate functii necesare: agentul de transport propriu-zis, serverul POP3, sistemul de administrare a cutiilor poștale ale utilizatorilor, alias-uri, grupuri și liste de corespondență. Totuși, în comparație cu sendmail, astfel de servere sunt greoaie, nesigure, mai puțin transparente și nu au gradul de flexibilitate și versatilitate pe care îl are sendmail.
· Serviciul de e-mail al furnizorului
Adresa furnizorului, după cum puteți ghici cu ușurință din nume, este alocată de furnizor - organizația care oferă utilizatorului acces la Internet.
Termenii și condițiile specifice variază foarte mult de la furnizor la furnizor. O cutie poștală de la un furnizor poate fi furnizată gratuit sau contra cost; condițiile individuale determină dimensiunea cutiei poștale și lista de posibile servicii suplimentare.
· Serviciu de corespondență corporativă
Adresa corporativă se obține la locul de muncă. În acest caz, serverul de e-mail aparține organizației, cutiile poștale sunt alocate angajaților.
· Serviciu poștal comercial
Serviciile poștale comerciale oferă cutii poștale contra cost. Ei percep bani special pentru creare și sprijin. cutie poștală.
Serviciu postal gratuit
Serviciile gratuite oferă pur și simplu posibilitatea de a folosi poșta pentru toată lumea.
Lista de servere
1. „Mail.ru” - portal de comunicare rusesc
Gratuit Serviciu poștal cu dimensiune nelimitată a cutiei poștale, protecție împotriva spam-ului și virușilor. Rețea socială, gazduire foto si video, sistem de căutareși alte servicii de comunicare și divertisment.
2. „I.ua” – serviciu de poștă gratuit
E-mail cu căsuță poștală nelimitată. Scanare anti-spam și antivirus, filtre și sortare, redirecționare.
Protecție împotriva spamului și a virușilor, dimensiunea nelimitată a cutiei poștale, posibilitatea de a obține o adresă scurtă (@ya.ru), verificarea ortografică, traducerea literelor. Colecție de teme de design de e-mail.
4. „Rambler-Pochta” – serviciu poștal gratuit
Posibilitatea de a înregistra gratuit o cutie poștală electronică de 1 gigabyte. Sfaturi pentru lucrul cu e-mailul și configurarea clienților de e-mail.
5. „Gmail” – serviciul de e-mail gratuit de la Google
Capacitate cutie poștală de 7 GB și mai mare, conexiune printr-un canal criptat folosind protocoale SMTP/POP3/IMAP, marcarea literelor folosind comenzi rapide, chat încorporat, instrument social„Caseta live”.
6. „NextMail.ru” - e-mail
E-mail gratuit, Stocarea fișierelor, abilitatea de a redirecționa corespondența către un telefon mobil.
7. „Rost.vladivostok.com” - e-mail
Căsuță poștală gratuită, chat, bloguri, albume foto etc.
8. „Freemail” - e-mail ucrainean
Sistem de e-mail gratuit cu posibilitatea de a trimite fișiere de până la 1,5 GB, protecție antivirus și anti-spam pentru scrisori.
freemail.ukr.net
9. „[email protected]” - serviciu de e-mail gratuit
Dimensiunea cutiei poștale nu este limitată. Acces prin IMAP/POP/SMTP, interfață web și wap. Spam și filtrare de viruși. Demon gazduire platita cu o adresă cu același nume cu adresa căsuței poștale.
10. „Mail.ua” - serviciu poștal ucrainean
E-mail gratuit. Reguli de înregistrare la serviciu.
11. „Webmail.meta.ua” - căsuță poștală electronică
12. „Gmail.ru” - poștă gratuită
Posibilitatea de a trimite litere mari și de a mări dimensiunea cutiei poștale; suport pentru clienții de e-mail care utilizează protocoale POP3/SMTP etc.
13. Decodor automat de corespondență
Decriptarea automată a literelor în limba rusă care nu pot fi citite. Decodorul acceptă codificări: MAC, KOI, WIN, DOS, ISO.
www.artlebedev.ru/tools/decoder
14. „Mail.tut.by” – serviciu de poștă gratuit
Dimensiune nelimitată a cutiei poștale. Suportă POP3, IMAP4, SMTP, WAP și protocoale Web. Scanare antivirus filtrul de e-mail și spam.
15. „Rin.ru” - poștă gratuită
Posibilitatea de a primi o cutie poștală de 15 megaocteți.
16. „E-mail.ru” - serviciu de poștă gratuit
Servicii gratuite gazduire mail. Sfaturi pentru configurarea și operarea sistemului. O selecție de știri.
17. „Antispam pe Rin.ru”
Materiale despre tipurile de spam și modalități de combatere a acestuia. Știri. Revizuirea programelor anti-spam. Sfaturi și lecții. Lista spammerilor.
18. „S-Mail” - e-mail securizat
Căsuță poștală gratuită cu mesaje criptate PGP.
19. „Liveinternet.ru” - serviciu poștal
E-mail gratuit cu o interfață web (conexiune prin protocoale POP3 și IMAP).
20. „Zap zone” – server de e-mail gratuit
Oportunitatea de a primi gratuit o cutie poștală [email protected]. www.zzn.com
21. „Poștă în imagine”
Descrierea serviciului de creare a unei adrese de e-mail într-o imagine, lista de domenii acceptate, răspunsuri la întrebări.
www.mailonpix.ru
22. „E-mail.ua” - e-mail
E-mail gratuit cu o cutie poștală nelimitată, protecție anti-spam și antivirus, acces de pe un telefon mobil și alte funcții.
23. „Biblioteca de e-mail”
O gamă largă de materiale despre e-mail (articole despre e-mail, spam, mailing-uri, clienti de mail si etc.). Forum.
24. „AllBat.info” - site-ul web neoficial al lui The Bat!
Colecții de diverse plugin-uri, distribuții, fișiere de ajutor. Secretele programului. Forum.
25. „Sibmail.com” – serviciu de e-mail gratuit
Server de mail cu acces prin protocoale POP3, SMTP, IMAP. Întrebări frecvente, servicii pentru utilizatori.
26. „Ekaterinburg” - portal regional
Știri din lume și regiune, arhiva de știri pentru luna. Poștă gratuită [email protected].
27. „Această adresă de e-mail este protejată de spamboți. Pentru a o vizualiza, trebuie să aveți JavaScript activat” - serviciu de e-mail gratuit
Cutie poștală de 50 MB, acces prin interfață web și POP3, filtrare spam și protecție antivirus.
28. „Scrisoare științifică” – program de corespondență
Descrierea programului pentru crearea de litere cu expresii matematice complexe: cerinte tehnice, interfață, capabilități editor de formule.
www.sciletter.ru
29. „@NetMan.RU” - serviciu de e-mail gratuit
Descrierea proprietăților sistemului de corespondență. Formular de înregistrare.
30. „Tyt.in.ua” – serviciu poștal gratuit
Servicii: cutie poștală de 50 MB, filtrare de spam și viruși, notificare prin SMS și ICQ despre sosirea de e-mailuri noi.
31. "Microsoft Outlook" - blog despre programul de e-mail
www.potolook.ru/blog
32. „Mail commandant” – client de corespondență
Posibilitatea de a descărca un program de procesare e-mail. Descrierea posibilităților, condițiilor de cumpărare.
www.isoftware.ru
33. „Mail.open.by” – serviciu de poștă gratuit
Acces la e-mail prin Protocoale IMAP, POP3/SMTP și Web. Sistem de protecție împotriva mesajelor spam și a virușilor.
34. „Mail.Nur.kz” – serviciu de poștă gratuit
Dimensiune nelimitată a cutiei poștale. Verificarea atașamentelor program antivirusși filtru antispam. Accesibil de pe orice dispozitiv mobil.
35. „BusinessMail” – trimiterea e-mailurilor conform programului
Posibilitatea traducerii on-line a textului rusesc în transliterare și invers.
www.businessmail.ru
36. „Gmail” – comunitate
Comunitate pentru a discuta despre activitatea Gmail.
community.livejournal.com/ru_gmail
37. „Server de e-mail gratuit Nizhny Novgorod”
www.nnov.org/mail
38. „Bazarov.net!” - serviciu postal gratuit
Informații despre capacitățile sistemului de poștă (10 Mb, filtre, colectare e-mail de la alte servere, agendă de adrese). Formular de înregistrare.
39. „@ROL mail” – serviciu de poștă gratuit
Descrierea regulilor de lucru cu sistemul. Formular pentru înregistrarea unui e-mail gratuit.
40. „Ovi Mail Setup Wizard” - program de e-mail
store.ovi.com/content/23073
41. „WapAlta” - serviciu de e-mail mobil
www.hpc.ru/soft/software.phtml?id=21825
42. „ProfiMail” - client de e-mail
www.hpc.ru/soft/software.phtml?id=10911
43. „Yandex.Mail” - e-mail gratuit
Protecție împotriva spamului și a virușilor, dimensiune nelimitată a cutiei poștale, verificare ortografică, traducere a scrisorilor. Colecție de teme de design de e-mail. În turcă. limba.
mail.yandex.com.tr
44. „Chat.ru” – servicii gratuite de găzduire
Plasarea paginilor de pornire, cutii poștale, chat-uri, cărți de oaspeți. Înregistrare, asistență pentru utilizatori.
45. „Tripod” – găzduiește pagini web și e-mail
Oportunitatea de a obține loc liber pentru site-ul web și căsuța poștală. Termenii serviciului. Instrumente pentru crearea unui site web (generator de pagini web, scripturi etc.). În limba engleză.
www.tripod.lycos.com
46. "Reg.ru" - găzduire și e-mail plătite pentru site-uri web
Descrierea caracteristicilor: protecție e-mail împotriva spamului, găzduire și panou de control pentru e-mail, backup de date etc. Planuri tarifare. Modalitati de plata, suport tehnic.
www.reg.ru/hosting
47. „Trend” – găzduire e-mail corporativă
Gazduire corporativa servere de mail cu capacitate nelimitată de cutie poștală, protecție împotriva spam-ului și virușilor, criptarea protocoalelor POP/IMAP/SMTP/HTTP în timpul transmiterii e-mailului. www.tendence.ru
Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos
Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.
Documente similare
Sistem mondial pentru trimiterea și primirea e-mailurilor. Nivel scăzut securitatea e-mailului în comparație cu alte mijloace. Recomandări pentru efectuarea corespondenței electronice. Organizare la locul de muncă, e-mail, Outlook Express.
teză, adăugată 12.05.2010
Caracteristici generaleși standardele de e-mail. Programe de poștă, înregistrare a cutiei poștale, etichetă, securitate și tehnologie de poștă electronică. Primirea și trimiterea mesajelor, agenda de adrese și procedura de lucru cu atașamentele.
lucrare de curs, adăugată 26.08.2010
Sisteme de e-mail. Transport și agenți adiționali pentru utilizatori. Adresarea în sistemul de e-mail. Format mesaj e-mail, transmiterea de mesaje fax. Aliasuri de e-mail, modalități de a le determina de către administratorul de sistem.
rezumat, adăugat 24.11.2009
Conceptul și scopul e-mailului, evaluarea capacităților sale și caracteristici funcționale. Programele de e-mail, caracteristicile lor distinctive și operațiunile efectuate. Analiza funcționării și fiabilității Outlook Express. Lucrul cu mesaje.
test, adaugat 21.10.2010
Caracteristici comparative operarea programelor Outlook Express și Outlook. Caracteristici de creare a unui mesaj fax. Lucreaza cu carte de adrese. Crearea și trimiterea unui mesaj nou, lucrul cu e-mailul în www. Avantajele utilizării e-mailului.
rezumat, adăugat 11.10.2009
Esența conceptului de e-mail, capacitățile sale în rețea modernă Internet. Principalele amenințări care interferează cu funcționarea acestei forme de comunicare electronică. Caracteristicile metodelor securitatea informatiei, principii de utilizare corectă a e-mailului.
test, adaugat 28.12.2012
Istoria apariției e-mailului ca tehnologie și serviciu de transmitere a mesajelor electronice între utilizatori rețea de calculatoare. Sistem de organizare adrese postale. Cum funcționează e-mailul, principalele sale avantaje și dezavantaje.
prezentare, adaugat 10.03.2016
Definiția, avantajele și dezavantajele e-mailului. Istoria și cronologia dezvoltării sale. Arhitectura moderna(SMTP). Cea mai simplă schemă de redirecționare a mesajelor. Procedura de rutare a corespondenței între servere, standardele sale de criptare. Scopul trimiterii de spam.
prezentare, adaugat 19.04.2016
Introducere.
În zilele noastre sistemul de e-mail devine din ce în ce mai popular. Ce este, cum poate fi folosit, cum să înțelegeți adresele de e-mail?
Știm ce este poșta. Acestea sunt mijloace tradiționale de comunicare care permit a cel puțin doi abonați să facă schimb de informații. Pentru ca acest schimb să aibă loc, este necesar să scrieți un mesaj și, indicând adresa, să o puneți în cutia poștală, de unde inevitabil va ajunge scrisoarea oficiu poștal. Dacă adresa specificată îndeplinește standardele general acceptate, atunci după ceva timp poștașul o va pune în cutia poștală a destinatarului. În continuare, abonatul va deschide mesajul, iar schimbul de informații a avut loc. Pentru a accelera procesul, ridicați telefonul, formați număr de telefon iar dacă se întâmplă conexiune corectă, atunci abonatul tău va auzi ce vrei să-i transmiți. Dacă abonatul nu răspunde sau numărul lui este ocupat, va trebui să repeți procedura din nou, regretând că îți pierzi timpul prețios cu asta.
Aceste două tipuri de comunicare - poștală și telefonică - au devenit tradiționale pentru noi și le cunoaștem deja bine avantajele și dezavantajele. Ce este e-mailul? E-mail - schimb de mesaje de e-mail cu orice abonat rețele de internet. Este posibil să trimiteți atât fișiere text, cât și fișiere binare. Dimensiunea unui mesaj de e-mail pe Internet este supusă următoarea limitare- dimensiunea mesajului e-mail nu trebuie să depășească 64 de kiloocteți.
Vă permite să redirecționați mesaje de la aproape orice mașină la orice mașină, deoarece majoritatea mașini celebre, a lucra in sisteme diferite, ei o susțin.
E-mailul este similar cu poșta obișnuită în multe privințe. Cu ajutorul ei, o scrisoare - un text echipat cu un antet standard (plic) - este livrat de adresa specificată, care identifică locația aparatului și numele destinatarului și este plasat într-un fișier numit căsuța poștală a destinatarului, astfel încât destinatarul să îl poată prelua și să îl citească la un moment convenabil. În același timp, între programele de e-mail pornit mașini diferite Există un acord cu privire la modul de a scrie o adresă, astfel încât toată lumea să o înțeleagă.
E-mailul s-a dovedit a fi în multe privințe mai convenabil decât poșta obișnuită, „de hârtie”. Ca să nu mai vorbim de faptul că nu trebuie să te ridici de pe computer și să mergi la căsuța poștală pentru a primi sau a trimite o scrisoare,
În cele mai multe cazuri, un mesaj este livrat prin e-mail mult mai rapid decât prin poștă obișnuită;
Costă mai puțin;
Pentru a trimite o scrisoare către mai mulți destinatari, nu trebuie să o tipăriți în mai multe copii, trebuie doar să introduceți textul în computer o dată;
Mai convenabil de depozitat un numar mare de litere într-un fișier de pe un disc decât într-un sertar de birou; este mai ușor să cauți în fișier;
Și în sfârșit, hârtia este salvată.
Fiabilitatea e-mailului depinde în mare măsură de e-mailurile folosite. posta, cât de departe sunt expeditorul și destinatarul scrisorii unul de celălalt și mai ales dacă sunt în aceeași rețea sau pe altele diferite. În condițiile noastre, este poate mai bine să ne bazăm pe e-mail decât pe poșta obișnuită. Dacă scrisoarea este încă pierdută, puteți afla despre ea destul de curând și puteți trimite una nouă.
Aceasta este cea mai populară utilizare a internetului în țara noastră astăzi. Estimările spun că există peste 50 de milioane de utilizatori de e-mail în lume. În general, traficul de e-mail la nivel mondial ( protocolul smtp) ocupă doar 3,7% din întreaga rețea. Popularitatea sa se explică atât prin cerințele de presare, cât și prin faptul că majoritatea conexiunilor sunt conexiuni de clasă „acces la apel” (de la un modem), iar în Rusia, în general, în marea majoritate a cazurilor, se folosește accesul UUCP. E-mailul este disponibil cu orice tip de acces la Internet.
E-mail (Poștă electronică) - poștă electronică (colocvială - un analog electronic al poștei obișnuite. Cu ajutorul acesteia puteți trimite mesaje, le puteți primi în căsuța dvs. poștală electronică, puteți răspunde automat la scrisorile corespondenților dvs., folosind adresele acestora, pe baza lor scrisori , trimiteți copii ale scrisorii dvs. către mai mulți destinatari simultan, trimiteți o scrisoare primită la o altă adresă, utilizați nume logice în loc de adrese (numerice sau nume de domenii), creați mai multe subsecțiuni de cutie poștală pentru diferite tipuri de corespondență, includeți în scrisori fișiere text, utilizați sistemul „mail reflector” pentru a conduce discuții cu un grup de corespondenți etc. De pe Internet, puteți trimite e-mail către rețelele adiacente dacă cunoașteți adresa gateway-ului corespunzător, formatul solicitărilor sale și adresa din acea rețea.
Folosind e-mailul, puteți utiliza ftp asincron. Există multe servere care acceptă astfel de servicii. Trimiteți un e-mail la adresa unui astfel de serviciu care conține o comandă din acest sistem, de exemplu, oferiți o listă unui anumit director sau vă trimiteți un astfel de fișier și primiți automat un răspuns prin e-mail cu această listă sau fișierul necesar. În acest mod, este posibil să utilizați aproape întregul set de comenzi ftp obișnuit. Există servere care vă permit să primiți fișiere prin FTP nu numai de la ei înșiși, ci de la orice server FTP pe care îl specificați în e-mail.
E-mailul face posibilă desfășurarea teleconferințelor și discuțiilor. În acest scop, se folosesc reflectoare de corespondență instalate pe unele mașini de lucru cu noduri. Trimiți acolo un mesaj cu instrucțiuni pentru a vă abona la un astfel de reflector (discuție, conferință etc.) și începeți să primiți copii ale mesajelor pe care participanții la discuție le trimit acolo. Poștă reflector doar la primire e-mailuri trimite copii ale acestora tuturor abonaților.
E-mailul face posibilă utilizarea în modul asincron nu numai ftp, ci și a altor servicii care au servere similare care oferă astfel de servicii. De exemplu, știri de rețea, Archie, Whois.
Puteți trimite fișiere binare prin e-mail, nu doar prin text. În UNIX, de exemplu, programele UUENCODE și UUDECODE sunt folosite pentru aceasta.
Când utilizați e-mailul, datorită eficienței sale, este posibil să aveți senzația comunicare telefonică, dar trebuie să fiți întotdeauna conștienți de faptul că aceasta este încă e-mail. Toate mesajele sunt scrise, deci sunt aproape documentate. Respectați eticheta obișnuită în corespondență. În plus, rețineți că e-mailul nu are același grad de confidențialitate ca și poșta obișnuită, nu scrieți niciodată nimic în mesajele de e-mail pe care nu ați dori să le vedeți afișat pentru ca toată lumea să-l vadă. Este exclus și anonimatul: sursa poate fi urmărită fără dificultate. Nu merită folosit caracteristici tehnice terminalul dvs.
Când ARPANET a intrat pentru prima dată în arenă, proiectanții săi se așteptau ca traficul predominant (adică cantitatea de informații transferate între noduri) să fie de la proces la proces. Ei nu au avut dreptate. Spre marea lor surpriză, volumul de e-mail între oameni a copleșit volumul de comunicare între procese. În timp ce zăpada, ploaia, căldura s-ar putea opri curieri postali, capacitatea ARPANET de a livra mesaje de pe Coasta de Vest a Statelor Unite către Coasta de Est în câteva secunde a început să revoluționeze mijloacele
mesaje.
Principala atracție a e-mailului este viteza acestuia. Cu toate acestea, există și alte beneficii care nu sunt atât de cunoscute. Telefonul oferă și acces aproape instantaneu, dar studiile au arătat că aproximativ 75% apeluri telefonice se încheie fără succes („Îmi pare foarte rău, dar domnul Smith este într-o întâlnire/a plecat într-o călătorie de afaceri/a părăsit camera”). E-mailul are aceeași viteză de acces ca și telefonul, dar nu necesită ca ambii abonați să fie prezenți în același timp la capete diferite. linie telefonică. În plus, ea lasă o copie scrisă a mesajului, care poate fi salvată sau transmisă mai departe. Mai mult, o scrisoare poate fi trimisă mai multor abonați în același timp.
Să presupunem că ești norocos și devii mândru proprietar al unui computer personal. Ați compus un mesaj pentru abonatul dvs. - ați introdus textul în computer, ați pregătit un fișier care conține un program sau, de exemplu, date grafice pentru transmitere, ați indicat adresa și, după ce ați ridicat telefonul, ați trimis scrisoarea dvs. linie telefonică. Abonatul nu este acasă? Nicio problemă: scrisoarea îi va ajunge imediat ce pornește computerul. Telefonul lui este ocupat? De asemenea, nu este înfricoșător: de îndată ce linia este liberă, el va putea primi mesajul tău, chiar dacă ai închis telefonul cu mult timp în urmă. Există o singură exagerare în această poveste aparent fantastică. Ridicați receptorul și formați numărul de telefon
Prelucrarea și trimiterea documentelor de ieșire, precum și primirea și procesarea celor primite, se efectuează centralizat fie de către un secretar, fie într-o expediție (expedició). : prezența unei semnături; prezența unei date (dacă nu este pe documentul trimis, se ștampilă); prezența unui antet; prezența unui semn despre interpret; corectitudinea adresei; dacă documentul este destinat unui corespondent unic, prezența unei adrese; prezența tuturor paginilor din document și a tuturor atașamentelor specificate.
Aceste elemente de design sunt necesare la trimiterea unui document fie prin poștă, fie prin fax. Dacă documentul este formatat incorect sau nu este prezentat în întregime, acesta este returnat antreprenorului pentru revizuire.
Când trimiteți un document prin poștă, acesta este convertit. Documentele trimise la aceeași adresă sunt puse împreună într-un singur plic. Plicurile sunt adresate și marcate. Pentru corespondenții obișnuiți, plicurile sunt pregătite în avans. Toată pregătirea documentelor destinate înregistrare poștală, se efectuează în strictă conformitate cu cerințele Regulilor Poștale.
Cu toate acestea, în anul trecut Odată cu dezvoltarea transmiterii documentelor prin canale de comunicare telefonică (fax, e-mail), cantitatea de corespondență trimisă prin corespondență tradițională este în continuă scădere.
Transmiterea documentelor prin e-mail reduce semnificativ timpul necesar transferului de informații și crește fiabilitatea livrării.
În același timp, nu trebuie să uităm că transmiterea documentelor prin e-mail pune problema verificării autenticității semnăturii (autorizarea documentului), adică utilizarea program special "semnatura electronica„Și încheierea unui acord de autorizare specială cu fiecare corespondent.
Sistemele de e-mail sunt împărțite în două tipuri- global și corporativ (departamental). Dacă un utilizator se conectează la un serviciu de e-mail global (cum ar fi Relcom), aceasta înseamnă conectarea la un serviciu deja reteaua existenta transmisie de date care acoperă teritorii vaste, ale căror noduri sunt echipate cu echipamente puternice care asigură trecerea unor volume mari de mesaje informaționale. În plus, unii utilizatori ai unuia sistem global e-mailul poate face schimb de informații nu numai în cadrul rețelei sale, ci și cu abonații altora rețele globale. Sisteme de întreprindere email - departamentale - sunt create pentru a asigura fluxul de documente intern, care este deosebit de eficient dacă organizația are număr mare structuri subordonate, inclusiv ramuri. E-mailul corporativ folosește mai multe calculatoare personale, combinat într-un local rețea de calculatoare(LAN). Cel mai computer puternic Rețeaua îndeplinește o funcție de management și se numește server de fișiere. Alte PC-uri conectate la rețea se numesc stații de lucru. Deci totul resurse partajate rețele (baze de date, software, dispozitive periferice) pot fi accesibile fiecărui utilizator. Multe sisteme de e-mail corporative au fost deja create: Microsoft Mail; cc:Mail; 1C: E-mail, etc. Deci, cu folosind Microsoft Poșta poate fi efectuată urmatoarele operatii: primiți și trimiteți e-mailuri; transferați fișiere create în alte programe MS Office; stocați mesajele în mod special dosare electronice; realiza cautare rapida mesajele necesare; tipăriți mesajele.
39. Concepte: „caz”, „formare de cazuri”, „nomenclator cazuri”. Importanța nomenclatorului cazurilor pentru clasificarea documentelor unei organizații.
Caz- un set de documente sau un document legat de o problemă sau domeniu de activitate, plasat într-o copertă separată.
Formarea cazurilor- gruparea documentelor executate într-o cauză în conformitate cu nomenclatorul cauzelor și sistematizarea documentelor în cadrul cauzei.
Nomenclatorul cazurilor- o listă sistematică a denumirilor dosarelor deschise în organizație, cu indicarea perioadelor de păstrare a acestora, întocmită în în modul prescris. Acesta este un document foarte util în munca de birou, deoarece vă permite să organizați rațional munca cu documente: grupați documentele în cazuri în funcție de sistem specific– asigură, dacă este necesar, eficiența căutării și siguranței acestora; utilizat în procesul de înregistrare a documentului – atribuit număr de înregistrare conform clasificării și indicilor de cazuri elaborate; utilizat ca document principal în procesul de selectare a cazurilor pentru depunerea lor la arhivă, selectarea cazurilor cu termene expirate pentru distrugerea ulterioară a acestora; folosit ca document contabil pentru dosarele cu perioade de depozitare temporara (nu se pot intocmi inventare suplimentare); in afacerile arhivistice serveste drept baza pentru intocmirea inventarelor dosarelor de pastrare permanenta si pe termen lung, inclusiv pentru personal, acte pentru distrugerea documentelor. Nomenclatorul cazurilor este un document multifuncțional și, din punct de vedere practic, fiecare organizație are nevoie de el pentru a eficientiza actele curente. Pentru agentii guvernamentaleși instituții municipale care transferă documente către arhivele statului sau municipale, precum și pt societățile pe acțiuni, notarii etc. întocmirea unei liste de cazuri este o cerinţă reglementară.
Cerințe de bază pentru organizarea stocării prompte a documentelor executate în munca de birou. Responsabilitatea pentru securitatea documentelor. Stocarea documentelor în formular electronic.
Etapa finală a procesului de documentare este pregătirea documentelor executate pentru depozitare și utilizare. Scopul principal al organizării și stocării documentelor executate este de a crea condiții pentru utilizarea lor în activitatea de referință a instituțiilor și de a completa Fondul arhivistic de stat.
Depozitarea documentelor executate din anul curent se realizează în dosare-registre speciale. Documentele completate prin munca de birou sunt predate arhivelor organizatiei la sfarsitul anului.
Pregătirea transferului de cazuri în arhivă include următorii pași:
1. efectuarea unei examinări a valorii documentelor în cauze;
2. sistematizarea documentelor în dosare;
3. înregistrarea cazurilor;
4. întocmirea unui inventar al treburilor unei unităţi structurale.
Lucrările enumerate sunt efectuate de angajați ai unităților structurale responsabile cu menținerea documentației sub îndrumarea metodologică a șefului arhivei.
Inainte de proiectare tehnică cazurile efectuează sistematizare suplimentară a documentelor în cazuri. Pentru a face acest lucru, documentele sunt eliminate din dosare și plasate în ordine cronologică, adică. V ordine inversă. Cel mai vechi document este plasat la începutul cazului (în partea de sus), iar cel mai recent la sfârșit.
Nomenclatorul dosarelor este o listă aprobată, sistematizată, a dosarelor deschise într-o instituție, indicând perioadele de păstrare a acestora în modul prescris. Nomenclatorul dosarelor este utilizat ca schemă de distribuire și grupare a documentelor executate în dosare (schema de clasificare), index pentru indexarea documentelor și cazurilor, perioadele de păstrare a acestora, precum și ca schemă de construire a unui dosar de referință al documentelor neexecutate. În plus, este un document contabil în gestiunea evidenței și arhivele instituției pentru depozitare temporară (până la 10 ani inclusiv).
Nomenclatorul cazurilor este necesar pentru căutarea rapidă a documentelor după conținut și tipuri. Eficiența lucrului cu documente și siguranța acestora depind de cât de bine este compilat. Prezența unei liste de cazuri în fiecare instituție, organizație și întreprindere este obligatorie.
La alcătuirea unui nomenclator de cazuri, întreprinderile trebuie să țină cont de cerințele pentru nomenclatorul de cazuri cuprinse în sistem de stat suport de documentare management, Reguli de bază pentru funcționarea arhivelor departamentale, o listă de documente care indică perioadele de păstrare. Nomenclatorul afacerilor întreprinderii este elaborat de un specialist responsabil cu organizarea muncii cu documente și aprobat de șeful întreprinderii.
Nomenclatura cazurilor poate fi specifică, aproximativă și tipică. În plus, există o distincție între nomenclatoarele de afaceri ale unei unități structurale și ale unei instituții.
Nomenclatura specifică reflectă documentele unei anumite instituții sau unități structurale.
Nomenclatoarele de cazuri aproximative și standard reflectă documente ale unei anumite categorii de instituții cu același tip de activitate și componență a documentației. În plus, nomenclatura standard stabilește o indexare unificată a cazurilor pentru instituțiile relevante ale sistemului (departamentul) și este obligatorie. Nomenclatorul aproximativ al cazurilor este consultativ.
Responsabilitatea generală pentru organizarea depozitării și asigurarea siguranței documentelor revine șefului organizației.
Odată cu trecerea muncii de birou la tehnologiile computerizate, se pune problema eficientizării și organizării stocării documentelor create în formă electronică.
Documentele în formă electronică pot fi create de către angajații organizației pe computere, primite prin e-mail sau convertite în formă electronică (prin scanare) din formularul tradițional de hârtie. Documentul creat sau primit trebuie să fie salvat în memoria computerului - scris ca fișier pe HDD. Documentele pot fi stocate pe hard diskul unui computer sau pe un computer special dedicat (server de fișiere). suporturi amovibile.
În primul rând, folderele (directoarele) sunt create pe hard disk în care vor fi plasate documentele. Așa cum documentele de hârtie sunt puse în fișiere, la fel și fișierele sunt puse în foldere. Fiecare folder poate avea subdosare în el, care, la rândul lor, pot avea propriile subfoldere. Fiecărui folder i se atribuie un „nume”. „Numele” ar trebui să înceapă cu tipul de documente (comenzi, acte, rapoarte etc.), de ce conținutul documentelor este clarificat cu informații despre paternitatea, problematica, corespondentul, perioada pentru care sunt grupate documentele (dosarele). .
Fișierele curente de birou sunt stocate pe hard diskul computerului. Când lucrează într-o rețea, utilizatorul poate avea acces la discuri sau directoare de pe alte computere. În acest caz, acestea vor avea numere de litere de serie și pot fi lucrate ca dispozitive amplasate pe propriul calculator. Pentru a face acest lucru, pe un computer care conține resursele necesare permisiunea este stabilită pentru partajarea la acesta sau acel dosar. Accesul poate fi limitat fie prin utilizarea unei parole pentru acces completși acces numai în citire sau restricționarea accesului numai la anumiți utilizatori. Puteți introduce o parolă pentru a restricționa accesul la folder. Organizațiile cu un volum mare de documente partajate folosesc computere dedicate, foarte fiabile - servere de fișiere - concepute pentru funcționare continuă și oferind acces simultan la date de la unități la zeci, sute și chiar mii de utilizatori.
Toate documentele primite pentru circulație în birou trebuie să fie depozitate în foldere partajate, creat în conformitate cu nomenclatorul de afaceri al diviziei (organizația în ansamblu) pe baza clasificatoarelor standard.
Una dintre principalele probleme care determină utilizarea cu succes a tehnologiei informatice la birou este fiabilitatea stocării documentelor în formă electronică. Securitatea documentelor constă în:
- alimentare durabilă cu energie electrică;
- Rezervă copie;
- protectie antivirus;
- utilizarea de prevenire și diagnosticare utilitati speciale (programe de sprijin).
Particularitatea stocării electronice este trimiterea documentelor într-o arhivă electronică imediat după finalizarea lucrului cu acestea în munca de birou. Acest lucru vă permite să asigurați siguranța documentelor, stocarea centralizată a acestora, căutarea rapidă și accesul distribuit la documente folosind ambele retea locala, și folosind acces de la distanță(prin telefon și prin internet).
O bază de date de documente se formează în timpul procesului de înregistrare a acestora.
Datele despre documentele din ultimul an sunt stocate separat chiar și după ce toate documentele din ultimul an au fost executate. Baza de date este folosită doar pentru lucrare de referintași poate fi rescris la medii externe informație. În funcție de cantitatea de informații, poate fi o dischetă, bandă magnetică, CD-ROM sau alte medii de arhivă.
Documentele cu perioade de stocare permanente și pe termen lung sunt de obicei înregistrate pe CD-ROM, iar documentele cu o perioadă de stocare temporară sunt de obicei înregistrate pe suporturi care pot fi șterse și rescrise la expirarea perioadei de stocare.
Perioadele de păstrare a documentelor nu depind de forma lor de existență – hârtie sau electronică – și sunt determinate de directoare speciale – liste de documente care indică perioadele de păstrare.
Documentele de arhivă sunt de obicei folosite ca loc de stocare a documentelor. unitate logică sau mai multe foldere de computer. Dacă există programe precum „ Arhiva electronica” contabilitatea și copierea se realizează automat. În caz contrar, acest lucru se face manual: documentele sunt împărțite pe perioada de stocare, se creează foldere corespunzătoare secțiunilor anuale ale inventarelor. Dacă există un număr semnificativ de documente în stocare permanentă, acestea se află în interiorul secțiunii anuale, în dosarele departamentelor relevante.
