Cum să lucrezi cu e-mailul. Reguli pentru lucrul cu e-mailul. Beneficiile e-mailului

Salutare tuturor! Să continuăm să ne aprofundăm în funcționalitatea Yandex mai detaliat. Într-unul dintre articole am discutat deja despre acest lucru. Astăzi vom continua acest subiect și vom analiza mai detaliat cum să folosim e-mailul Yandex. Vom învăța multe posibilități necunoscute anterior. Vă vom dezvălui funcțiile și „trucurile” maxime ale dvs cutie poștală.

Autorizare și pre-configurare

Pentru a vă conecta la e-mail pe Yandex printr-un browser, trebuie doar să accesați pagina yandex.ru, faceți clic pe butonul cu numele corespunzător „Conectați-vă la e-mail” în dreapta colțul de sus pagina și în fereastra care se deschide, introduceți numele și parola contului dvs.

Odată ajuns pe pagina cu litere, ar trebui să personalizați operațiunea de e-mail pentru dvs. Caracteristici de bază Sunt destul de minimaliste, iar setările au o mulțime de lucruri interesante. Pre-setare E-mailul Yandex include multe articole.

Ar trebui să începeți prin a vizita setările contului dvs.: faceți clic pe pictograma dvs. de conectare (în mod implicit, cercul arată primele litere ale prenumelui și prenumelui specificate în timpul înregistrării) în colțul din dreapta sus al paginii și selectați „Gestionarea contului” în meniul derulant.

Aici puteți adăuga o fotografie care va fi văzută de toți cei care primesc scrisori de la dvs. și le răspund, schimbați datele personale, adăugați conturi de rețele sociale pentru autentificare rapidă fără a introduce o parolă Yandex și, de asemenea, îmbunătățiți securitatea contului: configurați autentificare cu doi factori, parolele pentru aplicațiile Yandex sau pentru e-mailul în sine, adăugați o casetă suplimentară de recuperare în cazul în care pierdeți accesul la acest cont.

Pentru a oferi e-mail-ului individualitate, există o personalizare a interfeței de e-mail Yandex - aceasta este o schimbare față de plictisitor tema standard ceva plăcut ochiului.

Pentru a face acest lucru, găsiți pictograma roată în partea dreaptă sus a paginii principale a cutiei poștale. Făcând clic pe el din lista derulantă, selectați „Design” și aplicați orice temă care vă place. Acum va fi mai plăcut să sortați scrisorile.

Cum se utilizează e-mailul pe Yandex

E-mailul înseamnă mai mult decât trimiterea și citirea corespondenței. Puteți face lucrul cu litere convenabil și rapid. Acest lucru este valabil mai ales pentru acei utilizatori care folosesc corespondența Yandex în scopuri de muncă și sunt forțați să sorteze sute de e-mailuri în fiecare zi.

Crearea și trimiterea de scrisori

Pentru a crea o scrisoare nouă, faceți clic pe buton mare„Scrie” în partea de sus a paginii. Veți fi întâmpinat de câmpuri:

De la: Aici puteți edita numele expeditorului sau puteți selecta un alt final pentru adresa căsuței poștale.

„Către” în această linie indicați adresa de e-mail completă a destinatarului cu semnul „@” și domeniul serviciului de e-mail (de exemplu, @yandex.ru).

„Subiect” specificați subiectul scrisorii, astfel încât destinatarul să înțeleagă rapid despre ce este vorba și de la cine.

Mai jos, în fereastra editorului, introduceți textul scrisorii. Panoul de editare vă permite să inserați diferite elemente într-o scrisoare: liste, citate, hyperlinkuri, imagini, precum și să formatați frumos textul.

Pentru a activa funcția de formatare a literelor, trebuie să faceți clic pe butonul „Fără formatare”.

Dacă trebuie să trimiteți o astfel de scrisoare un numar mare oameni, apoi salvați-l ca șablon pentru a nu scrie din nou. Pentru a face acest lucru, înainte de a trimite, la sfârșitul liniei „Subiect”, faceți clic pe cuvântul „Șablon”. Butonul „Trimite” va livra scrisoarea destinatarului.

Dacă trebuie să răspundeți la o scrisoare primită, nu este necesar să utilizați butonul „Scrie”. Puteți oricând să faceți clic pe „Răspundeți” în fereastră scrisoare deschisă pentru a scrie un răspuns.

Cum să trimiteți o fotografie și alte fișiere împreună cu text

Dacă doriți să trimiteți un fișier destinatarului pe lângă text, există trei moduri. În fereastra de introducere a textului scrisorii de pe panoul de editare există trei pictograme - agrafe, disc Yandex și plic.

Făcând clic pe primul, selectați un fișier de pe hard diskul computerului - atunci când trimiteți o scrisoare, aceasta va fi trimisă împreună cu scrisoarea ca atașament.

Puteți atașa o fotografie la o scrisoare în patru clicuri

Dacă fișierul sau fotografia pe care o trimiteți se află pe discul Yandex, faceți clic pe pictograma corespunzătoare. În fereastra care se deschide, selectați fișierul necesarși trimite-l direct de la .

După părerea mea, acesta este cel mai convenabil și varianta rapida trimiterea de fișiere. Această metodă face posibilă trimiterea de fișiere și fotografii folosind un smartphone. Puteți atașa orice număr de fișiere și nu numai fotografii, ci și documente text, fișiere PDF, arhive etc. Destinatarul dvs. va primi o scrisoare cu link-uri către aceste fișiere și le va putea descărca de pe discul Yandex.

Aflați mai multe despre încărcarea fotografiilor în Stocare in cloud Yandex puteți citi în articolul nostru:.

Dacă trebuie să trimiteți un fișier care este în atașamente de e-mail faceți clic pe pictograma plic din panoul de editare, selectați fișierul dorit din e-mail și atașați-l la această scrisoare pentru trimitere. Această metodă funcționează similar cu cea anterioară. Deci, dacă ați trimite un fișier de pe disc Yandex.

Selectând pictograma cu o imagine în panoul de editare, puteți insera o fotografie în textul scrisorii introducând un link direct către această imagine pe Internet.

Lucrul cu agenda de adrese

Agenda de adrese - mod convenabil colectați toți cei mai importanți destinatari într-un singur loc. Puteți deschide lista de contacte făcând clic pe cuvântul „Contacte” din partea de sus a paginii principale de e-mail, în dreapta inscripției „Yandex Mail”.

În secțiunea „Contacte”, puteți adăuga manual un contact completând toate datele acestuia în câmpurile corespunzătoare.

Pentru a vă configura agenda, faceți clic pe butonul familiar roată și selectați „Contacte”.

Puteți să debifați sau să lăsați caseta de selectare de lângă colectarea automată a persoanelor de contact, să încărcați contacte dintr-un fișier sau să salvați contactele existente într-un fișier.

Cum să găsiți scrisoarea necesară?

Dacă aveți nevoie de un anumit e-mail și vă amintiți expresia exactă din el sau alte date, introduceți-le linie goală lângă cuvântul „Găsiți” din partea de sus a paginii. Apare o listă cu cele mai bune potriviri.

Ce sunt etichetele și cum să le folosești?

Etichetele sunt o modalitate de a cataloga scrisorile după importanță, subiect, destinatar (de exemplu: contacte de serviciu, prieteni, rude, servicii). Deschide orice scrisoare și linia de sus după „Răspunde, redirecționează, șterge...” vei vedea un buton „Etichetă”.

În mod implicit, lista de opțiuni este mică, dar puteți selecta Etichetă nouă din meniul derulant. Dați-i un nume și alegeți o culoare confortabilă. Acum o literă marcată în acest fel este mai ușor de găsit în lista generală.

De asemenea, puteți personaliza instalare automată o astfel de etichetă pentru litere similare.

Cum să mutați e-mailurile între dosare?

Lângă butonul Etichetă există o pictogramă Adăugați în dosar. Litera va fi mutată atunci când selectați un dosar. Vă puteți crea propriile dosare, de exemplu „Scrisori de la colegi” sau „Importanță deosebită”.

Accelerează-ți e-mailul folosind tastele rapide

În timp ce porniți pagina principala e-mail, apăsați pe „?” sau doar „7” (nu este nevoie să țineți apăsat Shift). Se va deschide o mini fereastră cu o listă a tuturor tastelor rapide disponibile pentru mai multe munca eficienta cu scrisori și contacte.

Dacă acest truc nu funcționează, dați clic pe roată și selectați „Altele”. Găsiți elementul „Utilizați tastele rapide” - ar trebui să existe o bifă acolo. Pentru a dezactiva comenzile rapide de la tastatură, eliminați-o.

Aplicația mobilă Yandex-mail: cum se utilizează

ÎN Magazin de aplicații pentru iOS și Google Play pentru Android puteți găsi cu ușurință aplicația de e-mail Yandex. Este foarte popular și este o modalitate convenabilă de a citi și trimite e-mailuri de pe un dispozitiv mobil.

După ce îl instalați pe un smartphone sau pe tabletă, prima dată când îl lansați, va trebui să vă conectați folosind datele de conectare și parola. Toate funcțiile și folderele posibile sunt accesate folosind un buton meniul contextualîn colțul din stânga sus al ecranului.

Aplicația dublează capacitățile de bază ale e-mailului bazat pe browser. De exemplu, rețineți: butonul „scrieți o scrisoare” se află în colțul din dreapta sus al ecranului.

Dacă ați uitat parola de e-mail

Există trei moduri de a restabili accesul la căsuța poștală:

prin numărul de mobil conectat;
prin utilizarea cutie suplimentară(dacă este specificat);
răspunsul la întrebarea secretă.

Prin urmare, asigurați-vă în prealabil că, dacă vă pierdeți parola, puteți utiliza oricare dintre aceste opțiuni.

Ștergerea unei căsuțe poștale pe Yandex

Dacă nu mai aveți nevoie de e-mail, vă puteți șterge contul.

Accesați „Gestionarea contului” și derulați până în partea de jos a paginii.

Există o inscripție slabă „Ștergeți contul”.

Rețineți: atunci când vă ștergeți contul, toate serviciile Yandex care erau active pe acesta vor fi șterse, inclusiv discul Yandex cu fișiere, fotografii și albume. În plus, veți pierde pentru totdeauna accesul la portofel. Prin urmare, dacă decideți să vă ștergeți contul Yandex, cântăriți argumentele pro și contra și pregătiți-vă pentru asta în avans.

E-mailul rămâne unul dintre principalele instrumente de comunicare în afaceri (și altele). era digitala. Și, deoarece lucrul cu acesta poate ocupa o parte semnificativă a zilei de lucru, este foarte important să îl organizați eficient. Cum să o facă? Foloseste urmatoarele sfat universal, lustruiți-le pentru a se potrivi sarcinilor dvs. și, sporindu-vă productivitatea.

Explorați funcționalitatea

Majoritatea corespondenței moderne au destul de flexibile și setări detaliate, permițându-vă să treceți dincolo de obișnuitele scrisori de trimitere/primire. Mai precis, ele ajută la utilizarea mult mai convenabilă și la extinderea semnificativă a funcționalității. De exemplu, în Setări Gmail Este posibilă activarea tastelor rapide, ceea ce simplifică munca și economisește timp. Dar mulți nu le folosesc, adesea din ignoranță. Prin urmare, optimizarea activității cu e-mailul ar trebui să înceapă cu familiarizarea cu funcționalitatea serviciului.

Mod de funcționare și frecvență

Creați o rutină individuală pentru lucrul cu poșta și urmați-o. Este mai bine să faceți acest lucru dimineața (și, de asemenea, înainte de sfârșitul zilei de lucru), dar ar trebui să începeți nu prin a verifica e-mailurile, ci prin a finaliza o sarcină prioritară sau. Timpul de lectură și trimiterea de e-mail trebuie să limitezi și să încerci să te ții de aceste limite. După finalizare, închideți clientul și nu reveniți la el, verificând dacă există mesaje noi primite. Când lucrați cu poșta, ocupați-vă numai de ea, nu vă lăsați distras de alte sarcini. De asemenea, amintiți-vă că navigarea pe link-uri din e-mail poate transforma cu ușurință procesul de procesare într-o capcană temporală. Prin urmare, este adesea recomandat să utilizați clienți de e-mail speciali (de exemplu, Outlook) atunci când lucrați cu e-mail.

Utilizați diferite e-mailuri

E mai bine să ai mai multe cutii poştale electroniceîn scopuri diferite. Folosiți mai multe adrese pentru corespondența de lucru și personală, pentru înregistrarea pe site-uri web și abonarea la listele de corespondență cu materialele care vă interesează. Acest lucru este corect din punctul de vedere al securității digitale și va deveni filtrul principal de litere, ceea ce vă va permite să vă concentrați pe corespondența necesară atunci când lucrați.

Ceea ce este, de asemenea, important este că puteți procesa corespondența de la adrese diferite într-un singur serviciu, fără a comuta între diferiți expeditori. De exemplu, Gmail are capacitatea de a configura redirecționarea din alte căsuțe poștale. Etichetează-le corespunzător și procesează-le în timpul alocat pentru fiecare.

Optimizați-vă experiența prin e-mail

Iată pașii specifici:

Filtrați e-mailurile prin creare foldere diferite . Împărțiți căsuța de e-mail în dosare în funcție de scopurile și obiectivele dvs., precum și de acțiunile necesare. Procesați imediat acele e-mailuri la care nu vă va lua mai mult de câteva minute să răspundeți. start folder special pentru scrisorile la care trebuie să li se răspundă mai târziu și să dezvolte un program de lucru cu ea.
Folosiți șabloane. Semnătura cu informații de contact poate fi configurată folosind funcționalitatea cutiei poștale în sine. Dacă trimiteți o mulțime de mesaje de același tip, scrieți șabloane pentru ele și pur și simplu copiați-le în viitor. Există și programe care vă permit să creați și munca in continuare pe computer, utilizați snippets - abrevieri și abrevieri speciale, prin introducerea cărora veți primi textul care le-a fost atribuit anterior. De asemenea, economisesc timp și sporesc confortul.
Sărbători scrisori importante markerii corespunzători. Acest lucru va simplifica navigarea și va face munca mai structurată.
Aplicați regula celor 5 propoziții. Când răspundeți și compuneți scrisori, fiți cât mai scurt și clar posibil. Dacă este posibil, încercați să o păstrați în 5 propoziții.
Utilizați taste rapide. Să revenim la punctul numărul 1. Folosind comenzile rapide de la tastatură, nu este nevoie să fii distras de comenzile mouse-ului. Amintiți-vă de ele și dintr-o perspectivă globală veți economisi o cantitate semnificativă de timp.
Ștergeți și arhivați. Majoritatea utilizatorilor de e-mail îl lasă în căsuța de e-mail după ce citesc un e-mail. Dar pentru cei care lucrează cu o sumă imensă corespondența primită, această abordare nu va fi pe deplin eficientă. Este mai bine să folosiți regula „1 e-mail = 1 acțiune”. Înseamnă că, după ce ați citit scrisoarea, trebuie să reacționați în consecință la ea - răspundeți și arhivați, ștergeți, mutați într-un folder adecvat și răspundeți mai târziu etc.
Utilizați căutarea. Serviciile de corespondență au o căutare încorporată excelentă, datorită căreia puteți găsi cu ușurință scrisoarea care vă interesează folosind criterii precum expeditor, subiect, conținut, etichetare, fișiere atașate. Acest lucru este mult mai ușor decât căutarea manuală a e-mailului necesar.
Nu folosi versiuni mobileși notificări. Nu instalați alerte și aplicații de servicii de e-mail pe smartphone-ul dvs. decât dacă este necesar. Nu merită din nou dacă lucrul cu e-mailul nu este unul dintre instrumentele principale pentru tine, nu este răspândit și nu necesită un răspuns instantaneu. Da și imprimați cu tastatura telefonului mai putin convenabil.

Folosiți organizatori

Când procesați corespondența, păstrați planificatorul săptămânal/Google Calendar/Lista de activități sau orice alt software similar pregătit și cu litere în ele. În acest fel, este mai bine să procesați corespondența cu setarea sarcinilor, precum și informații despre întâlniri și evenimente. Drept urmare, nu vei uita nimic, la fix primiți o notificare și, în plus, scutiți-vă de bătaia de cap de a trebui să vă întoarceți și să o citiți din nou.

Dezvoltați reguli de e-mail împreună cu colegii dvs

Atunci când corespondați, evitați agitația birocratică inutilă. Dacă aveți o întrebare, iar persoana căreia i se adresează se află în biroul alăturat, intrați și clarificați personal răspunsul. Sau suna. În general, este întotdeauna mai bine să determinați gama de probleme a căror soluție necesită trimiterea de e-mail. În alte cazuri, este mai bine să nu abuzați de oportunitate, mai ales în chestiuni minore. Acest lucru va economisi timp și efort atât pentru dvs., cât și pentru cei cu care lucrați.

1:505

Milioane de oameni folosesc e-mailul - este convenabil, rapid și accesibil.

Pentru a trimite e-mailuri aveți nevoie de un computer, de internet și de o cutie poștală electronică. Pentru a înregistra o cutie poștală, trebuie să accesați oricare Serviciu poștal(Mail.ru, Yandex.ru, Gmail.com sau altele) și completați formularul furnizat.

1:1085 1:1095

Deci, ați creat un cont de e-mail, iar acum trebuie să scrieți cuiva. Cum se trimite o scrisoare prin e-mail?

1:1294

2:1799

Să ne uităm la procesul de trimitere a unui e-mail folosind serviciul Mail.ru ca exemplu. După înregistrarea căsuței poștale, veți fi direcționat către o pagină în care vi se vor oferi dosarele „Inbox”, „Outbox”, etc.
Găsiți butonul „Scrie” și faceți clic pe el.
Veți vedea un formular de scrisoare și câmpurile „Către” și „Subiect”.
În câmpul „Către”, introduceți adresa de e-mail a destinatarului, de exemplu, Dacă trebuie să trimiteți o scrisoare către mai mulți destinatari, introduceți adresele destinatarilor separate prin virgule. Pentru a evita completarea manuală a adreselor, puteți utiliza funcția „Agendă”, care se află în linia „Către”. Faceți clic pe cuvântul subliniat „Către” și vi se va deschide o listă de destinatari (dacă i-ați salvat anterior în caiet cutia ta poștală). Punem un bif cu numele corect sau nume și faceți clic pe „Adăugați selectat”.
În cel mai mare câmp scriem textul scrisorii. Puteți schimba culoarea textului, dimensiunea fontului, puteți introduce link-uri sau emoticoane. Pentru a face acest lucru, selectați textul și faceți clic pe unul dintre butoanele situate deasupra câmpului de introducere a mesajului.
După ce ați completat toate câmpurile, faceți clic pe butonul „Trimite”.

2:2114

3:504

Prin e-mail puteți trimite nu numai scrisori, ci și documente text, fișiere audio și video, imagini și fotografii.

3:747 3:757

Cum se trimite o fotografie prin e-mail?

3:846

Introducem e-mailul, facem clic pe fila „scrie”, completăm rândurile „Către” și „Subiect”.
În fereastra care se deschide, selectați folderul cu fotografia pe care doriți să o trimiteți. De exemplu, fotografiile dvs. se află în folderul „Fotografii” de pe unitatea D. Faceți clic pe fila „Computerul meu”, faceți dublu clic pe fila „(D:)” Disc local", apoi de 2 ori în folderul "Foto".
Alege fotografia dorităși faceți clic pe el o dată.
În partea de jos a ferestrei, în linia „Nume fișier”, va fi afișat numele fișierului selectat.
Faceți clic o dată pe butonul „Salvați” și fotografia începe să se încarce pe pagină e-mail.
După descărcarea fișierului ( căpușă verde sub fișier va arăta că descărcarea este completă) faceți clic pe butonul „Trimite”.

3:2248

4:504

Pentru a trimite o fotografie prin e-mail, trebuie să cunoașteți capacitatea cutiei poștale a destinatarului. Dacă volumul este limitat, adaptați, de ex. Reduceți dimensiunea fotografiei. În partea de jos a ferestrei foto, veți vedea inscripția „Fotografia nu va fi adaptată pentru editare pe Internet”. Faceți clic pe butonul „Modificați”. În fereastra care se deschide, selectați funcția „Comprimați fotografii mari” și faceți clic pe „Aplicați”.

4:1201 4:1211

Cum se trimite un document prin e-mail

4:1307

E-mailul vă permite să trimiteți documente diverse formate: Deschideți documentul, Microsoft Word, HTML, PDF, RTF, tabele Birou deschis, Microsoft Excel, Prezentări PowerPoint. Pentru a trimite un document prin e-mail, urmați aceleași reguli pentru trimiterea fotografiilor.
Completați rândurile „Către” și „Subiect”.
Faceți clic pe butonul „Atașați fișierul”.
În fereastra care se deschide, selectați documentul solicitatși faceți clic pe „Salvați”.
Faceți clic pe butonul „Trimiteți”.

4:2112

5:504

Dacă trebuie să ștergeți un document atașat, faceți clic pe crucea roșie situată în colțul din dreapta sus al fișierului.

5:732 5:742

Etica e-mailului - Cum să trimiți corect e-mailurile

5:895

Reguli de etichetă corespondență prin e-mail sau „eticheta” sunt la fel de importante ca regulile conversație telefonică sau întâlnire personală. Trimiterea e-mailului potrivit este ușor dacă știi câteva lucruri reguli simple.
Trimiteți întotdeauna e-mailul cu o linie de Subiect completată. Prezența acestei coloane va ajuta destinatarul să determine semnificația mesajului și va facilita lucrul cu corespondența electronică.
Fi politicos. Amintiți-vă cuvintele de salut și recunoştinţă.
Respectați regulile gramaticale și de punctuație. O abundență de greșeli poate fi confundată cu incompetența și lipsa de respect față de destinatar.
Folosiți majuscule numai atunci când este necesar. În eticheta electronică, text tipărit cu litere mari, este perceput ca un strigăt.
Scrieți mesaje scurte cu o structură logică. Împărțiți-vă textul în paragrafe și folosiți propoziții scurte. Dacă informațiile nu pot fi reduse, formatați-le ca atașamente.
Când răspundeți la o scrisoare, citați porțiuni din mesajul original. Acest lucru va face mai ușor pentru destinatar să-și amintească ceea ce a fost discutat.
Nu trimiteți prin e-mail informații confidențiale, numere de card de credit. Securitatea informațiilor este primordială.
ÎN scrisori de afaceri Nu utilizați emoticoane, fundaluri strălucitoare sau fonturi colorate.
La sfârșitul scrisorii, pune semnătura ta (4-7 rânduri). Acesta va ajuta destinatarul să identifice expeditorul scrisorii și să dea Informații suplimentare(fax telefonic).
După ce ai scris o scrisoare, citește-o, punându-te în locul destinatarului.

5:3514 5:12

Cum se trimite o fotografie prin e-mail

5:103

5:111 5:121

Cum se extrage un fișier atașat dintr-un e-mail

5:241

Dacă primiți mai mult de 50 de e-mailuri pe zi, este dificil să le citiți cu atenție pe fiecare. Unele mesaje rămân fără răspuns, altele dispar în coșul de gunoi nedeschise. Dacă vă curățați e-mailul fără un sistem, există întotdeauna șansa să pierdeți ceva cu adevărat important. Secretul a aflat cum se descurcă antreprenorii și managerii de top cu masa de scrisori primite și a formulat regulile de bază pentru lucrul cu poșta.

Alege-ți timpul și prioritizează

Alexei Gorbunov Director general al companiei de consultanta SQ-Team

Împărțim literele în patru categorii folosind setări: sunt sortate automat, iar după aceea îmi aplic propriile reguli fiecăruia. Petrec o oră pe zi scrisorilor de la angajați și clienți: dacă răspunsul nu durează mai mult de un minut, îl scriu imediat. Dacă aveți nevoie de mai mult de cinci minute sau scrisoarea nu este prima sau a doua pe acest subiect, merg la modul telefon comunicare sau faceți o programare. Sunt scrisori nu de la angajați și clienți, ci de la terți, trimise mie personal. Le aloc 30 de minute pe săptămână și încerc să răspund la sfârșitul zilei curente. Cealaltă jumătate de oră o dedic pe săptămână celei de-a patra categorii de scrisori - corespondență, abonamente, oferte, scrisori de la oameni pe care nu îi cunosc, ies 600–700 de mesaje. Dintre acestea, le-am citit doar pe cele care m-au interesat de titlu.

Ruslan Fazlev Fondator al platformei pentru comerțul electronic Ecwid

Cel mai simplu lucru pe care îl puteți face cu e-mailul este să nu răspundeți. Nu totul în lume necesită o reacție. Dar dacă răspund la e-mail, încerc să o fac în anumit timp zile fără a fi distras de nimic altceva. Folosesc acest truc: atunci când trebuie să șterg o cutie de câteva sute de litere într-o zi, mai întâi o filtrez după contacte obișnuite și răspund la toate scrisorile de la o contraparte la rând. În acest fel, creierul nu schimbă contextul și poți răspunde la toate mult mai repede.

Creați șabloane

Inna Alekseeva Director general al agenției de PR PR-Partner

Am câteva trucuri care vă ajută să economisiți mult timp citind și răspunzând. Dacă văd un holivar de colegi, parteneri, contractori prin poștă, atunci citesc doar ultima scrisoare, nu deschid restul. Pentru răspunsuri la litere standard- CV pe baza de recomandare, cererile inițiale clienți, solicitări de programe de instruire, întrebări despre cumpărarea cărților - folosesc pe scară largă șabloane de scrisori în rusă și engleză, am aproximativ 20 dintre ele. Eu folosesc și trei diferite șabloane semnături în rusă, engleză și germană.

Utilizați aplicații

Alexei Zhebelev Co-fondator al magazinului online de turism Onlinetours.ru

De-a lungul anilor am încercat mai multe clienti de mail: Microsoft Outlook, Liliacul, Mozilla Thunderbird, dar a ajuns înapoi la interfața web Gmail. Clienții nu pot face față arhivei mele de e-mail, care în trei ani de lucru în cont a crescut la 97 GB. Dintre aplicațiile pentru Gmail, aș dori să menționez serviciile ActiveInbox și Boomerang pentru Gmail. Primul m-a învățat să păstrez zero e-mailuri în căsuța de e-mail - acum mă descurc, dar la început este foarte convenabil. Al doilea are mai multe caracteristici interesante: puteți amâna trimiterea unui e-mail de ieșire sau îl puteți elimina pentru un timp mesaj primit din cutie. În Boomerang pentru Gmail, folosesc un memento în cazurile în care contrapartea nu mi-a răspuns într-un anumit interval de timp, deși ar fi trebuit. Micul meu vis este să trimit un memento automat către contrapartidă că este timpul să răspundă, încă nu am găsit o astfel de aplicație.

Conectați-vă e-mailul la jurnalul dvs. electronic sau la CRM

Alexey Bessarabsky Şeful Departamentului de Marketing, compania de telecomunicaţii Mango Telecom

Îmi păstrez căsuța de e-mail goală: șterg unele dintre e-mailuri, răspund la unele imediat dacă nu durează mai mult de câteva minute și transform restul e-mailurilor în sarcini sau materiale de lectură. Pentru a face acest lucru, trebuie să alegeți un program de urmărire a sarcinilor și de colectare a informațiilor: alegerea mea este Asana și Evernote. Pentru a transforma un e-mail într-o sarcină Asana, pur și simplu îl trimit la o adresă specială. Pentru a adăuga o notă la Evernote, folosesc un plugin în Outlook - o notă dintr-o scrisoare poate fi creată cu un singur clic pe butonul corespunzător - sau redirec scrisoarea la o adresă specială dacă nu sunt în Outlook. Nu folosesc sortarea e-mailurilor după proiect prin poștă - acest lucru se face mult mai eficient în managerul de activități, cu priorități, termene și responsabilități stabilite. Am și un folder pentru stocarea temporară a scrisorilor pe care trebuie să-l am la îndemână pentru o perioadă: de obicei le pun memento-uri cu termene limită.

Evitați corespondența prin e-mail cu anumiți destinatari

Mihail Liubaciov Director general al companiei pentru dezvoltarea și producția de articole din piele Liubachev Manufacturing Co

Folosesc în mod constant e-mailul pentru a lucra cu partenerii mei, furnizorii, avocații și contabilul. Principalul dezavantaj al e-mailului este căutarea scrisorilor și a atașamentelor la acestea: pentru a găsi o scrisoare cu un acord sau o factură, trebuie să petreceți mult timp: de exemplu, astfel de scrisori sunt adesea trimise fără antete. Așa că acum câteva luni mi-am transferat toată munca mea de contabil la Staply. Este o aplicație web care organizează automat informațiile și vă permite să evidențiați fișiere sau link-uri într-un fir de mesaje. Testarea se desfășoară de câteva luni și până acum e bine. Acum a devenit mai ușor să găsiți orice document - mergeți la grup și activați filtrul după fișiere. În viitorul apropiat, intenționez să transfer mai mulți parteneri de la e-mail la Staply, dar există și dificultăți - este destul de dificil să convingi oamenii să treacă la sistem nou. Toată lumea este obișnuită să trimită e-mailuri și, în plus, se bazează interfața Staply Limba engleză, și, prin urmare, unii parteneri nu se grăbesc să se înregistreze.

Primul: Nu-ți începe ziua cu e-mail. Acordați-vă cel puțin o oră de lucru la sarcini și abia apoi începeți să scrieți scrisori.

Al doilea: lucrați cu poșta pe oră și obișnuiți-vă să o faceți nu mai mult de două ore pe zi. Imaginează-ți că ai fugit în birou timp de două ore pentru că trebuie să mergi la aeroport și să mergi în vacanță. Ce se va face? Cel mai important! Îi anunță pe toți cei care îmi scriu despre asta cu acest răspuns automat: „Bună ziua! Dacă ai primit această scrisoare, fii 100% sigur că am primit-o pe a ta. Îmi verific e-mailul la 14:00 și 16:00. Dacă mi-ați trimis o factură sau vă grăbiți să raportați ceva urgent, vă rugăm să sunați la telefonul meu mobil. Mulțumesc!"

Al treilea:Împărțiți e-mailul în două părți - inbox și arhivă. Mesajele necitite sunt în inbox, restul sunt în arhivă. Mai multe foldere creează haos: am văzut odată o sută de dosare într-un e-mail. Eu le numesc intern „dosare care sunt create, dar care nu sunt folosite niciodată”. Și este timpul să vă obișnuiți o dată pentru totdeauna: o arhivă frumoasă și îngrijită în e-mail și documente este imposibilă. Pentru a face acest lucru, va trebui să angajați un arhivar separat.

Trimiterea și primirea mesajelor. Mesaj prin e-mail poate fi trimis oricui are o adresă de e-mail. Mesajul ajunge în căsuța de e-mail a destinatarului în câteva secunde sau minute, indiferent de locul în care locuiește acea persoană: în următorul apartament sau în cealaltă parte a lumii. Puteți primi mesaje de la oricine vă cunoaște Adresa de e-mail si apoi citeste-le si raspunde;
Trimiterea și primirea fișierelor. Pe lângă cele obișnuite mesaje text, puteți trimite aproape toate tipurile de fișiere prin e-mail: documente, imagini și muzică. Un fișier trimis prin e-mail se numește atașament;
Trimiterea în bloc de e-mailuri către mai multe persoane. Puteți trimite mesaje de e-mail către mai mulți destinatari în același timp. Destinatarii pot corespunde unui întreg grup, permițând discuții de grup.
Redirecționarea mesajelor. Odată ce primiți un mesaj sau un fișier prin e-mail, îl puteți redirecționa imediat către o altă persoană, fără a fi nevoie să-l reintroduceți.

Principal avantajul e-mailului la telefon și prin poștă obișnuită- comoditatea sa. Puteți trimite un mesaj în orice moment. Dacă destinatarii nu se află pe un computer sau online (adică computerele lor nu sunt conectate la Internet), ei vor vedea un mesaj trimis lor data viitoare când își verifică căsuța de e-mail. Dacă destinatarul este online, puteți obține un răspuns în câteva minute.

În plus, trimiterea de mesaje e-mailul este gratuit. Spre deosebire de trimiterea unei scrisori obișnuite, nu este nevoie să cumpărați o ștampilă sau să plătiți pentru serviciu, indiferent de locul în care locuiește destinatarul. Trebuie să plătiți doar pentru conexiunea la internet sau program special E-mail.

Ce aveți nevoie pentru a utiliza e-mailul

La utilizați e-mailul, sunt necesare trei componente:

conexiune internet. Pentru a vă conecta computerul la Internet, trebuie mai întâi să vă înscrieți la serviciile unui furnizor de internet. Un ISP oferă Internet, de obicei pentru o taxă lunară. Vedeți Ce aveți nevoie pentru a vă conecta la Internet.
Aplicație de e-mail sau serviciu de webmail. Programele de e-mail pot fi descărcate sau cumpărate de la Microsoft sau de la alt furnizor. Programele de e-mail oferă adesea mai multe funcții și sunt mai rapide decât serviciile de webmail. Înainte de a configura un program de e-mail, trebuie să obțineți câteva informații de la furnizorul dvs. de internet: de obicei, o adresă de e-mail, o parolă, numele serverelor de e-mail de intrare și de ieșire și alte detalii.
Dacă nu doriți să descărcați sau să cumpărați un program de e-mail, vă puteți înregistra cu servicii gratuite webmail: Gmail, Windows Live Hotmail, Yahoo! Mail, etc. Aceste servicii vă permit să verificați e-mailul folosind un browser de pe orice computer conectat la Internet, chiar dacă acesta aparține altcuiva sau se află într-o instituție publică (cum ar fi o bibliotecă).
Adresa de e-mail. Puteți obține o adresă de e-mail de la ISP-ul dvs. sau atunci când vă înregistrați pentru un serviciu de webmail. O adresă de e-mail constă din numele dvs. de utilizator (orice porecla, nu neapărat numele dvs. real), simbolul „@” și numele ISP-ului dvs. sau serviciului de webmail (de exemplu, [email protected]).

Creați și trimiteți e-mailuri și fișiere

Mai jos este un tipic o modalitate de a completa o fereastră de mesaj într-un program de e-mail. (Pașii pot varia în funcție de programul sau serviciul de e-mail web pe care îl utilizați.)

În câmpul Către introduceți adresa dvs. de e-mail cel puțin un destinatar. Când trimiteți un mesaj către mai mulți destinatari, separați adresele de e-mail cu punct și virgulă (;).
Puteți introduce adrese de e-mail în câmpul Cc destinatari suplimentari- persoane care ar trebui să citească mesajul, dar nu trebuie să răspundă la el. Ei vor primi același mesaj ca și destinatarii în câmpul Către. Dacă nu există destinatari suplimentari, lăsați acest câmp necompletat. Unele programe de e-mail oferă, de asemenea, un câmp Bcc (PC) - acest lucru vă permite să trimiteți mesaje în timp ce ascundeți anumite nume și adrese de e-mail de la alți destinatari.
În câmpul Subiect, introduceți Subiectul mesajului.
În zona mare goală, tastați Mesaj text.

La atașați fișierul la mesaj, faceți clic pe butonul Atașați fișierul la mesaj pe bara de instrumente (situată direct sub bara de meniu). Găsiți fișierul, selectați-l și faceți clic pe Deschidere. Fișierul apare în câmpul Atașament din antetul mesajului.

Gata! Pentru a trimite un mesaj, faceți clic pe butonul Trimitere. Mesajul va ajunge rapid către destinatari ca un fulger.

Notă: Pentru a schimba stilul, fontul, dimensiunea sau culoarea textului, selectați textul și faceți clic pe butonul sau pe opțiunea de meniu care vă permite să schimbați formatarea.

Citirea e-mailului

Majoritatea programelor de e-mail și a serviciilor online oferă o căsuță de e-mail unde puteți citi mesajele pe care le primiți. Poate fi necesar să faceți clic pe butonul Trimiteți și Primiți sau pe ceva similar pentru a primi mesaje noi.

Pentru a vedea lista mesajelor primite, în lista de foldere a programului dvs. de e-mail, deschideți Mesaje primite. Mesajele de e-mail adresate dvs. ar trebui să apară în lista dvs. de mesaje. De obicei, lista afișează următoarele informații despre mesaj: expeditor, subiect și ora primită.

La Citiți mesajul, faceți clic pe titlul corespunzător din listă. Conținutul mesajului poate fi afișat ca o listă de mesaje în zona de vizualizare. Pentru a vizualiza un mesaj într-o fereastră separată, faceți dublu clic în lista de mesaje.

Pentru a răspunde la un mesaj pe care l-ați citit, faceți clic pe butonul Răspuns.