Cách cập nhật cốt lõi ngữ nghĩa cho quảng cáo theo ngữ cảnh. Thu thập ngữ nghĩa cho quảng cáo theo ngữ cảnh - hướng dẫn của Ilya Iserson. bước y. Xóa các cụm từ không nhắm mục tiêu

Người lập kế hoạch là gì? Bất kỳ ai cũng sẽ trả lời - một cuộc họp sản xuất ngắn về các vấn đề hiện tại. Nhưng đó không chỉ là kế hoạch và thời hạn. Đây là sự giao tiếp trong nhóm, phát triển các phương pháp mới, cơ hội để lay động mọi người và khơi dậy sự nhiệt tình trong họ. Một số nhà quản lý tổ chức các cuộc họp không theo tiêu chuẩn: trò chơi, vụ án, cuộc thi... Chúng tôi muốn vén bức màn bí mật lên một chút và cho bạn xem tin tức mới nhất“ẩm thực” nội tại của Kirov.

Alexander Illarionov, giám đốc nhà hàng Munich:

Cuộc họp lập kế hoạch thực sự rất giai đoạn quan trọng, nơi diễn ra nhiều quá trình khác nhau.

Các cuộc họp lập kế hoạch với các trưởng bộ phận được tổ chức hàng tuần để xây dựng kế hoạch làm việc cho tuần hiện tại. Cuộc họp kéo dài không quá 1 giờ. Các cuộc họp kéo dài năm phút được tổ chức riêng lẻ khi nhận được bất kỳ câu hỏi nào hoặc bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào phát sinh đều được giải quyết.

Các cuộc họp lập kế hoạch với nhân viên hội trường (quản trị viên, nhân viên pha chế, nhân viên phục vụ) và đại diện bếp (đầu bếp, bếp phó) được tổ chức hàng ngày 15 phút trước khi nhà hàng mở cửa.

Tại những cuộc họp như vậy, chúng tôi thường công bố những chương trình khuyến mãi mới sẽ có tại nhà hàng, nói về sự kiện sắp tớiĐi ngang qua nhà hàng, chúng ta phân tích ngày hôm trước, khen ngợi hay mắng mỏ nhân viên vì những hành động, giọng nói của họ mà hôm nay không được bán vì lý do này hay lý do khác.

Những món đồ mới trong nhà bếp, những món đặc biệt cũng được thảo luận. gợi ý từ đầu bếp, cho quầy bar. Các cuộc họp lập kế hoạch như vậy kéo dài không quá 10 phút.

Chúng tôi gặp gỡ đồng nghiệp rất thường xuyên và nói chuyện, vì giao tiếp rất quá trình quan trọng, để duy trì tinh thần, nhờ đó, đồng nghiệp hiểu được tầm quan trọng công việc của họ trong cơ cấu của chúng tôi, từ đó cảm thấy thoải mái và chủ động hơn. Tức là, nếu tôi yêu cầu bạn phát triển và thực hiện một dự án, tôi cố gắng không can thiệp vào công việc mà chỉ thảo luận sau khi thực hiện.

Việc tạo động lực cho nhân viên là rất quan trọng. Có vật chất và có vô hình. Tài liệu được cung cấp để thực hiện bất kỳ hành động nào, để chủ động hiện đại hóa nhà hàng của chúng tôi. Vâng, vô hình là lời khen ngợi. Chúng tôi nêu bật những cá nhân nổi bật tại cuộc họp để mọi người cảm thấy rằng họ được tổ chức này đánh giá cao, yêu thương và cần thiết.

Bạn cần nói nhiều hơn, giao tiếp với mọi người và đưa mọi thứ đi đúng hướng. Thông thường, mọi người cần thoải mái kiềm chế cảm xúc của mình, vứt bỏ chúng và điều quan trọng là người quản lý phải lắng nghe từng nhân viên và cố gắng tạo ra bầu không khí thuận lợi cho anh ta. Chúng tôi cũng tổ chức nhiều khóa đào tạo khác nhau cho người quản lý về tính đoàn kết và công việc trong nhóm, về trách nhiệm, cách phân công quyền hạn hợp lý, vì người quản lý không phải là người tự mình làm việc gì đó mà là người tổ chức quá trình làm việc.

Nhà hàng "Munich":

Bạn có thường xuyên tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch không? Hằng ngày.

Bạn đang tập hợp ai cho cuộc họp lập kế hoạch? Hội trường, nhân viên bếp và quản lý.

Bạn dành bao nhiêu thời gian cho việc lên kế hoạch cho các cuộc họp? Với nhân viên từ 10 đến 15 phút và với người quản lý tối đa là một giờ.

Cuộc họp lập kế hoạch quan trọng như thế nào đối với bạn và nhóm của bạn? Cuộc họp lập kế hoạch thực sự là một giai đoạn rất quan trọng, tại đó diễn ra quá trình tương tác giữa mỗi nhân viên và người quản lý.

Bạn đã bao giờ gặp ví dụ nào về các cuộc họp lập kế hoạch không thành công chưa? Tất nhiên là có, nhưng trong mọi trường hợp, mọi cuộc họp lập kế hoạch đều kết thúc bằng một điều gì đó tốt đẹp, từ đó có thể rút ra kết luận đúng đắn.

Ở Nga, việc tập hợp thành nhóm để bàn bạc công việc không phải là thông lệ. Điều này là do thực tế là mọi người đều vội vàng hoàn thành công việc tại nơi làm việc thay vì ngồi trong cuộc họp và nói về những chủ đề rõ ràng.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu những cuộc họp như vậy hữu ích cho mọi người, chúng được tiến hành một cách hiệu quả và nhanh chóng?

Thế thì sẽ thật ngu ngốc nếu từ chối họ. Vì vậy, chúng tôi đang giới thiệu một sự kiện như “cuộc họp lập kế hoạch” vào công ty của bạn, từ những điều cơ bản đến các mẫu có sẵn.

Có lẽ chúng ta không nên?

Bạn đã bao giờ thử tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch với nhân viên chưa? Nếu có, thì tôi chắc chắn rằng bạn đã từng gặp những câu như “Chúng ta chẳng nói gì nữa” vào cuối sự kiện.

Đây là một tình huống điển hình và nó liên quan đến sự thiếu hiểu biết về cách tiến hành các cuộc họp lập kế hoạch chứ không phải thực tế là nó nói chung là tồi tệ và không hiệu quả.

Và để ngay lập tức đặt tất cả các dấu chấm vào đúng vị trí, chúng ta hãy sửa lại khái niệm về cuộc họp lập kế hoạch là gì.

Và xin lưu ý, tôi không lấy nó từ đầu mà từ bất kỳ từ điển nào thuộc loại: Ozhegov, Efremov, Dal, Tikhonov hoặc Kuznetsov. Tất cả đều cho, cho hoặc nhận, cùng một mô tả.

Cuộc họp lập kế hoạch- họp ngắn để đánh giá, xác định tiến độ thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Từ khóa là một cuộc họp ngắn. Đây là điểm khác biệt giữa cuộc họp lập kế hoạch và cuộc họp.

Và vì mọi thứ trên thế giới đều là tương đối, chúng tôi sẽ xác định giới hạn tối đa cho thời gian một cuộc họp như vậy kéo dài - 60 phút. Mọi thứ khác không phải là một cuộc họp lập kế hoạch mà như chúng tôi đã nói, đó là một cuộc họp.

Các loại cuộc họp lập kế hoạch

Cuộc họp lập kế hoạch thì khác. Thoạt nhìn, chúng đều giống nhau, nhưng trên thực tế, cấu trúc và mục đích của chúng khác nhau. Vì vậy, bạn cần biết loại của chúng và sử dụng chính xác những loại mà nhóm của bạn cần.

Dành thời gian

Chúng ta có thể chia tất cả các cuộc họp lập kế hoạch thành ba lần: hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng.

Thông thường một công ty chỉ có một trong những lựa chọn này, tất cả những lựa chọn khác đều được coi là không cần thiết. Mặc dù tất cả đều mang theo nhiệm vụ khác nhau và được thực hiện theo các kế hoạch khác nhau.

1. Người lập kế hoạch hàng ngày. Cần thiết trong trường hợp công việc tích cực hoặc động lực của nhân viên. Thời lượng của nó không quá 15 phút, mọi thứ đều ngắn gọn và đúng trọng tâm.
2. Người lập kế hoạch hàng tuần. Chúng ta sử dụng nó để tóm tắt tuần vừa qua và lập kế hoạch cho tương lai. Thời lượng của một cuộc họp như vậy lên tới 30 phút.
3. Người lập kế hoạch hàng tháng. Một sự kiện bắt buộc để đánh giá kết quả thu được sau một tháng làm việc, là tổng của tất cả các ngày và tuần. Thời lượng lên tới 1 giờ.

Thường thì cuộc họp lập kế hoạch hàng tháng kéo dài đến 2-3 giờ. Trong trường hợp này, theo quy định của tiếng Nga, đây đã là một cuộc họp.

Nhưng vì điều quan trọng hơn đối với chúng tôi không phải là tên thật mà là mục đích thực sự nên chúng tôi có thể cho phép một cuộc họp như vậy đến 3 giờ. Điều chính là tất cả điều này là chính xác.

Bạn cũng nên tính đến việc có những cuộc họp không mang tính hệ thống để giải quyết các vấn đề cấp bách hoặc cấp bách.

Các cuộc họp lập kế hoạch như vậy được gọi là đột xuất. Chúng được thu thập, thực hiện và hoàn thành khá nhanh chóng. Nhưng chúng tồn tại và bạn không thể thoát khỏi chúng.

Tình huống kỳ lạ...

Sẽ thật tuyệt nếu tất cả, hoặc ít nhất là nhiều công ty đều hoạt động như trong trò đùa trên.

Nhưng than ôi, một kế hoạch như vậy hầu như không bao giờ xảy ra. Vì vậy, chúng ta chuyển sang chủ đề của các cuộc họp lập kế hoạch.

Chủ đề của cuộc họp

Ngoài việc các cuộc họp lập kế hoạch được chia thành các khoảng thời gian, chúng còn được chia thành các chủ đề.

Mặc dù đối với đa số, cuộc họp lập kế hoạch là về các nhiệm vụ đã hoàn thành trong tuần và tổng hợp kết quả đạt được kế hoạch bán hàng. Định dạng này cũng tồn tại, nhưng mọi thứ đều dần dần.

1. Phân phối nhiệm vụ. Mục đích và kết quả của cuộc họp như vậy là khiến nhân viên bị quá tải với nhiệm vụ sắp tới.
2. Một câu hỏi. Thông thường đây là những cuộc họp đột xuất, có chủ đề riêng biệt. câu hỏi thường trực chương trình nghị sự.
3. . Chúng tôi thường có những cuộc gặp ngắn Một phần nhỏ các nhóm đưa ra ý tưởng về một chủ đề nhất định.
4. Thông tin. Cuộc họp lập kế hoạch tương tự mà chúng ta đã quá quen thuộc, nêu lên tình hình thực tế trên khoảnh khắc này thời gian.
5. Động lực. Mọi người cần được tiếp thêm năng lượng, đặc biệt nếu họ có một công việc rất căng thẳng. Thông qua những cuộc gặp gỡ như vậy bạn sẽ có cơ hội thực hiện được điều này, bởi vì nó rất tuyệt vời.
6. Giáo dục.Ít kiến ​​thức trong thời gian ngắn. Nó sẽ không nhàm chán và sẽ hữu ích, đặc biệt nếu bạn làm điều đó thường xuyên.

Trên thực tế, các cuộc họp lập kế hoạch của chúng tôi giống như một quả cầu tuyết với nhiều chủ đề khác nhau. Không tệ. Điều chính là bạn có thể chú ý đầy đủ đến mọi thứ.

Chiến lược “nhảy khắp châu Âu” sẽ không dẫn đến điều gì tốt đẹp, vì ăn cá hay rửa chảo rán sẽ không có tác dụng. Đó là một huyền thoại.

Các thành phần của một cuộc họp lập kế hoạch thành công

Trước khi chuyển sang các mẫu cụ thể cho một cuộc họp lập kế hoạch, hãy xác định những điểm chính của việc tổ chức một cuộc họp như vậy.

Bởi vì điều quan trọng không chỉ là CÁI GÌ mà còn là LÀM THẾ NÀO. Mọi thứ đều dần dần, các đồng nghiệp, hãy dành thời gian.

• Lý do của cuộc họp. Chúng tôi đã giải quyết vấn đề này; mọi cuộc họp đều phải có lý do. Và mọi người nên biết về nó;
• Mọi người. Bạn phải biết trước ai sẽ tham gia cuộc họp lập kế hoạch và thông báo cho những người tham gia về việc này;
• Vị trí. Phòng hội nghị, văn phòng hoặc hành lang - hãy tự quyết định. Tôi chắc chắn rằng nó không khó;
• Dành thời gian. Phải mất một thời gian cụ thể, tốt nhất là luôn luôn như nhau, để hình thành thói quen;
• Quy chế hội họp. Bạn và nhân viên nên biết về các chủ đề phụ và thời gian của cuộc họp này;
• Tài liệu bổ sung. Bảng lật, giấy, bút và các đồ dùng khác phải sẵn sàng trước cuộc họp;
• Người phụ trách. Thông thường người chủ trì cuộc họp lập kế hoạch là ông chủ hoặc một trong những người quản lý, nhưng cũng có thể là nhân viên;
• Thư ký. Người sẽ ghi lại tất cả kết quả của cuộc họp lập kế hoạch, cái gọi là giao thức, để phân phát tiếp.

Nếu bạn tính đến những thành phần này, hiệu quả của cuộc họp lập kế hoạch sẽ cao hơn nhiều, bởi vì bạn sẽ có thể chuẩn bị chu đáo cho nó và sẽ biết chính xác những gì cần nói trong cuộc họp lập kế hoạch.

Một số danh sách là những điều hiển nhiên. Nhưng hãy nghĩ xem mỗi điểm có thể được cải thiện như thế nào so với tình hình hiện tại.

Ví dụ: những người khác ngoài quản lý bán hàng có thể được mời tham dự một cuộc họp. Hoặc nó có thể là một phần của các cuộc họp lập kế hoạch do chính nhân viên tiến hành.

Và một điểm cộng rất đáng kể nữa cho những ai còn nghi ngờ hãy xem video bên dưới.

https://youtu.be/15wqXrlhWLw

Kế hoạch họp kế hoạch thực hiện

Tôi không thực sự thích các mẫu và mẫu vì chúng không tính đến đặc điểm riêng của từng công ty.

Nhưng mọi hoạt động kinh doanh đều có tính chất cụ thể (tôi thường xuyên nghe điều này từ các nhà quản lý).

Nhưng nếu bạn không phải là người nhút nhát thì bạn có thể dễ dàng mẫu này biến nó thành một cuộc họp lập kế hoạch cho công ty của bạn.

Cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần
Thời gian: Thứ Hai hàng tuần lúc 09:00
Thời lượng: tối đa 30 phút

1. Tổng kết tuần;
   1.1 Doanh số bán hàng của công ty;
   1.2 Bán hàng theo bộ phận/ca;
   1.3 Doanh số của từng người quản lý;
   thực hiện 1.3.1KPI;
   1.3.2 Số lượng bán hàng và giao dịch tiềm năng;
   1.3.3 Các chỉ số chính (chuyển đổi, v.v.);
   1.3.4 Lương tại một thời điểm nhất định;
   1.4 Tiếp cận hàng tuần;
   1.5 Tiếp cận kế hoạch bán hàng tháng;
   1.6 Kết quả (tạm thời);
2. Các vấn đề trong tuần;
   2.1 Tại sao họ không bán (doanh số giảm);
   2.2 Cách giải quyết các vấn đề này;
3. Kế hoạch trong tuần;
   3.1 Ý tưởng của nhân viên;
   3.2 ;
   3.3 Mục đích và mục tiêu;
4. Đào tạo nhỏ.

Đây là kế hoạch tiến hành cuộc họp lập kế hoạch ở bộ phận bán hàng mỗi tuần một lần; phiên bản hàng tháng sẽ có vẻ tham vọng hơn và kế hoạch cuộc họp lập kế hoạch hàng ngày sẽ trông khiêm tốn hơn.

Và tất nhiên, kết quả sẽ được tổng hợp trong một tháng hoặc trong một ngày. Nhưng dựa trên điều này, bạn có thể xây dựng kế hoạch của mình, bất kể bạn có gì - bán lẻ, bán buôn hay dịch vụ.

Dành cho người hâm mộ chip hoặc các sắc thái quan trọng

Mọi hành động đều có thể được thực hiện tốt hơn. Vì vậy, khi được yêu cầu đánh giá tính hiệu quả của các cuộc họp lập kế hoạch, chúng ta có thể nhắm mắt lại nói rằng có những lĩnh vực cần cải thiện.

Có nhiều hay ít, và quan trọng nhất là chúng có ấn tượng hay không, đó lại là một câu hỏi khác. Nhưng bạn chắc chắn có thể tìm thấy chúng. Và đây là danh sách những cải tiến phổ biến nhất từ ​​hoạt động của chúng tôi.

Cuộc họp Skype. Nếu nhân viên không thể gặp nhau ngoài đời thì đây không phải là lý do để hủy cuộc họp. Tiến hành nó trên Skype. Bạn cũng có thể kết nối qua Skype những người không thể đến và tiến hành cuộc họp lập kế hoạch đồng thời ngoại tuyến và trực tuyến.

Chỉ tích cực. Tại những cuộc họp như vậy, hãy cố gắng nói về mọi thứ từ góc độ “Làm thế nào để cải thiện nó” và “Điều gì đã được thực hiện tốt”, khi đó cuộc họp của bạn sẽ có động lực và tích cực hơn.

Tiền thưởng cho sự hiện diện. Theo mặc định, bạn có thể phạt ai đó vì vắng mặt hoặc trễ cuộc họp lập kế hoạch hoặc bạn có thể thưởng cho những người không bỏ lỡ dù chỉ một cuộc họp.

Những người đến sau đứng vững. Những người đến muộn không chỉ nhận được những lời khiển trách và rất nhiều ánh mắt khinh thường mà còn phải đứng cả buổi họp lập kế hoạch. Buồn cười? Chắc chắn là dành cho bạn, nhưng không dành nhiều cho người đến sau.

Giữ thời gian. Xác định một khoảng thời gian cụ thể cho mỗi khối và nếu bạn vượt quá khoảng thời gian đó thì chỉ cần kết thúc cuộc trò chuyện. Lúc đầu sẽ tệ, sau đó bạn sẽ học cách hiệu quả hơn.

Ăn nhẹ trước cuộc họp. Bạn chỉ có thể rót cà phê và ăn bánh quy trước cuộc họp. Sau khi bắt đầu áp dụng chế độ - “Ai không có thời gian sẽ bị muộn”.

Quà tặng cho người năng động. Những người tích cực nhất có thể và nên được khuyến khích. Mỗi cuộc họp lập kế hoạch, bạn có thể nêu tên những người tham gia nhiều và tặng một món quà nhỏ cho việc này. Đó là một điều nhỏ, nhưng tốt đẹp.

Kết quả của cuộc họp lập kế hoạch. Khi “thư ký cuộc họp” tóm tắt kết quả, nó phải được phân phát cho mọi người hoặc tốt hơn nữa là đặt ở nơi dễ thấy nhất để dễ tiếp thu hơn.

Nói ngắn gọn về điều chính

Trong toàn bộ nhóm của tôi, 90% mọi người là những người chơi theo nhóm, vì vậy chúng tôi cực kỳ thích tổ chức các cuộc họp nhỏ.

Vì đội ngũ của chúng tôi còn khá trẻ (dưới 35 tuổi) nên chúng tôi rất khó tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch, bởi vì ai cũng cố gắng cười nói “cả đời”. Chúng ta có thể tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch trong 3-4 giờ. Nhưng trước đây nó đã như vậy.

Bây giờ chúng tôi là một nhóm thực sự hiểu được sức mạnh, quy trình lên kế hoạch cho các cuộc họp và mục đích của chúng.

Chúng ta có Quy tắc nội bộ(không có điện thoại, chúng tôi nói ngôn ngữ của các quyết định, không tiêu cực, v.v.), chúng tôi có các quy định sẵn có, có những người chịu trách nhiệm (mỗi lần mới) và nhiều hơn thế nữa. Tất cả điều này giúp chúng tôi làm việc hiệu quả hơn.

Khi đến với các công ty, cuộc họp lập kế hoạch là một trong những công cụ đầu tiên được chúng tôi triển khai.

Và mỗi khi chúng ta thấy “chiếc xe hầu như không di chuyển”. Nhưng mọi thứ đều trôi qua. Và nguyên tắc chính ở đây không chỉ là chất lượng của cuộc họp lập kế hoạch mà còn là tính thường xuyên của nó.

Do đó, ở đây bạn có thể sử dụng một cụm từ nổi tiếng được sửa đổi một chút - “Sau khi thử BẤT LẦN lần, tôi ăn nó ngay bây giờ.” Chúc mừng thực hiện. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, hãy viết trong phần bình luận.

Đạt được sự thống nhất, nhanh chóng và công việc hiệu quảđội - một nhiệm vụ không hề dễ dàngđối với bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Nhiệm vụ của sếp là phát triển chiến lược hành động thống nhất cho từng cấp dưới, giám sát công việc của họ và điều chỉnh. Để đạt được hiệu quả công việc, bạn cần hiểu cách tiến hành các cuộc họp, cách hướng dẫn cấp dưới một cách chính xác trong một khoảng thời gian nhất định.

Họp lập kế hoạch - thảo luận và phân bổ nhiệm vụ công việc đã lên kế hoạch thời gian nhất định. Các cuộc họp như vậy có thể được chia thành nhiều loại tùy thuộc vào loại, thời gian và số lượng.

Loại đầu tiên bao gồm các cuộc họp báo cáo (các cuộc họp này cần được ban quản lý tổ chức để báo cáo về cách thức thực hiện các nhiệm vụ công việc tại thời điểm hiện tại), các cuộc họp thảo luận (khi các đề xuất được xem xét và thảo luận về những thay đổi trong kế hoạch hành động) và các cuộc họp tạo động lực (nơi mọi người nhận được nhiệm vụ riêng của mình trong quá trình giải quyết vấn đề chính).

Tùy theo thời gian, bạn có thể tổ chức các cuộc họp hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.

Nếu lấy yếu tố định lượng làm cơ sở thì các cuộc họp lập kế hoạch có thể được chia thành các cuộc họp chung hoặc đại chúng (khi tất cả nhân viên đều có mặt) và kín (khi cuộc họp được tổ chức). nhóm riêng biệt hoặc bộ phận).

Việc tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch có những ưu điểm nhất định:

• Duy trì kỷ luật và giảm sự chậm trễ.
• Giúp phân công nhiệm vụ cho nhóm một cách rõ ràng và rõ ràng. Kế hoạch ngắn hạn hàng ngày hữu ích và hiệu quả hơn nhiều so với kế hoạch sáu tháng.
• Cho biết chỉ số hiệu suất thực tế. Chất lượng này còn được nâng cao nếu tại cuộc họp lập kế hoạch, nhân viên trình bày báo cáo với cấp trên về những gì họ đã làm.

Đừng quên vai trò mang tính động viên cao của các cuộc họp. Tổ chức một cuộc họp một cách thành thạo có nghĩa là có tác động tích cực đến tâm trạng của nhân viên, đưa ra trách nhiệm để công việc đạt hiệu quả và khuyến khích họ cải thiện hiệu suất. Ngoài ra, tài sản này giúp thiết lập mối quan hệ tích cực giữa nhóm và quản lý.

Mặt khác, tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch cũng có nhược điểm của nó:

• Những cuộc họp kéo dài sẽ lấy đi sức lực và năng lượng của nhân viên.
• Những cuộc họp đột ngột, đột xuất thường không hiệu quả.

Để tránh những yếu tố tiêu cực như vậy, các cuộc họp cần được tiến hành một cách chu đáo.

Ý kiến ​​chuyên gia

Tại cuộc họp lập kế hoạch, nhân viên đề xuất những ý tưởng mới để phát triển kinh doanh và tăng doanh thu

Hasmik Gevorgyan,

Tổng giám đốc và là một trong những chủ sở hữu chuỗi cửa hàng Provocation ở Moscow

Chúng tôi khen thưởng và hỗ trợ nhân viên của mình bằng mọi cách có thể, những người quan tâm đến việc nâng cao nhận thức về thương hiệu. Những người được nhượng quyền của chúng tôi quyết định tổ chức các cuộc họp đặc biệt hai lần một tháng, tại đó nhân viên bày tỏ suy nghĩ và đề xuất của họ để phát triển công ty và tăng doanh số bán hàng. Tác giả của những dự án và ý tưởng thú vị nhất sẽ nhận được tiền thưởng lên tới 15% tiền lương của họ.

Một số thiết kế áo phông đẹp nhất của chúng tôi ban đầu được hình thành và đề xuất bởi các nhân viên. Nhờ có nhân viên của mình, chúng tôi nâng cao tầm nhìn của công ty bằng cách tài trợ cho các sự kiện văn hóa dành cho giới trẻ.

Một ví dụ nổi bật: một trong những nhân viên của chúng tôi ở Tula đã đề nghị tham gia các cuộc thi thể thao của thành phố và các buổi tối ở câu lạc bộ. Sự sáng tạo và quyết tâm của nhân viên này là chìa khóa giúp quảng cáo của chúng tôi xuất hiện ở các quán cà phê nổi tiếng ở thành phố. Cuối cùng, doanh số bán hàng ở thành phố Tula đã tăng gấp đôi. Thu nhập của người nhân viên này cũng tăng lên tương tự – vài tháng sau anh ta trở thành giám đốc cửa hàng.

3 thành phần của cuộc họp lập kế hoạch thành công

1. Thành phần thông tin. Làm cho tài liệu trở nên thú vị và hữu ích cho người nghe. Nếu không thể tránh khỏi những thông tin nhàm chán, hãy cố gắng trình bày nó theo một cách khác thường. Thông tin được trình bày tại cuộc họp lập kế hoạch phải hữu ích và thú vị. Nếu muốn tổ chức các cuộc họp thành công, tốt nhất bạn không nên chia sẻ những thông tin nhạt nhẽo và buồn tẻ.
2. Thành phần cảm xúc. Chất liệu hấp dẫn nhưng giao hàng kém là chất liệu kém. Hãy nhớ lại thời đại học - dành thời gian trong một số lớp học thật nhàm chán, sinh viên thực sự ngủ trong lớp, trong khi ở những lớp khác, mọi người đều muốn đi sâu vào vấn đề và thảo luận.
3. Người lãnh đạo điều hành cuộc họp. Quyền lực của người nói ảnh hưởng trực tiếp đến việc tiếp thu thông tin. Nếu bạn chưa đạt được kỹ năng hùng biện cao, hãy chăm chỉ hơn ở điểm 1 và 2 trước khi chủ trì cuộc họp.

Làm thế nào để tiến hành các cuộc họp lập kế hoạch mà không có sự phản đối của nhân viên

Không có gì bí mật khi nhân viên thường có thái độ tiêu cực đối với việc lập kế hoạch cho các cuộc họp. Cần phải hiểu lý do của nhận thức này.

Trước hết Nguồn gốc ban đầu của những cuộc họp lập kế hoạch như vậy gắn liền với con người với cái thời mà các phương tiện giao tiếp không cho phép điều phối công việc của mọi người và cả nhóm phải tập trung trực tiếp và thảo luận những vấn đề quan trọng trong công việc hàng giờ đồng hồ. Vì không có cách nào khác để tìm hiểu hoặc thảo luận điểm quan trọngđơn giản là không có bất kỳ câu hỏi, nhận xét và mong muốn nào liên quan đến công việc đã tích lũy cho cuộc họp. Vì vậy, cuộc họp phải kéo dài vài giờ.

Thứ hai Nhiều nhân viên văn phòng tỏ ra khó chịu vì các cuộc họp lập kế hoạch chiếm tới 1/5 tổng thời gian làm việc của họ. Đồng thời, không có quá nhiều điều để thảo luận - bài phát biểu của sếp thường chiếm một nửa thời lượng của toàn bộ cuộc họp.

Ngày thứ ba, nếu bạn tổ chức họp hàng ngày thì nhân viên sẽ sớm coi đó như một sự kiện “để trình diễn”. Nhân viên sẽ không cung cấp thông tin chi tiết và thú vị về tiến độ công việc hoặc bất kỳ thay đổi nào, bởi vì đơn giản là chúng có thể không xảy ra trong một khoảng thời gian ngắn như vậy. Mục tiêu chính của bất kỳ công ty nào đều là những kế hoạch dài hạn, vì vậy bạn không nên tước đi thời gian quý báu của nhân viên để lắng nghe “mọi việc vẫn bình thường, chúng tôi đang làm việc”. Chỉ trong những trường hợp nguy cấp, tình huống khẩn cấp, nhiệm vụ cấp bách mới cần tổ chức họp hàng ngày.

Cách tiến hành cuộc họp lập kế hoạch một cách chính xác bằng cách chọn hình thức phù hợp

1. Họp thông tin

Bạn có thể tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch như vậy vào thứ Hai, biến nó thành một sự kiện hàng tuần cho từng bộ phận trong công ty của bạn, cho từng trưởng bộ phận. Mục đích của cuộc họp này là để tìm hiểu những gì đã đạt được trong tuần qua, những gì đã đạt được và những gì được lên kế hoạch cho tuần này. Người quản lý có thể truyền đạt thông tin quan trọng cho cấp dưới và thúc đẩy họ làm việc hiệu quả. Đừng trì hoãn cuộc họp – tốt nhất nên tổ chức cuộc họp trong vòng 30 phút.

2. Phân công nhiệm vụ

Cuộc họp lập kế hoạch ngắn này được tổ chức tốt nhất vào đầu ngày. Người quản lý đưa ra hướng dẫn trong ngày và giải thích chúng cho nhân viên. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc Thông tin quan trọng không, cuộc họp lập kế hoạch như vậy sẽ không chiếm nhiều thời gian làm việc của nhân viên.

3. Họp lập kế hoạch

Cuộc họp lập kế hoạch như vậy nên được tổ chức sau khi tất cả nhân viên đã được thông báo trước bằng văn bản hoặc điện tử. Hãy để họ chuẩn bị về chủ đề, ấn định thời gian họp và thư ký cuộc họp. Đồng thời gửi kết luận và kết quả của cuộc họp cho tất cả những người có mặt hoặc dự kiến ​​có mặt tại cuộc họp lập kế hoạch. Điều quan trọng cần lưu ý là cuộc họp lập kế hoạch như vậy không nên tổ chức quá lâu. Nếu điều này không thể tránh được, hãy nhớ sắp xếp thời gian nghỉ ngơi hoặc ăn nhẹ.

4. Họp lập kế hoạch sáng tạo

Nếu lần này bạn không có gì để cống hiến cho đội, lựa chọn tốt sẽ tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch theo hình thức không chuẩn. Đây có thể là một cuộc cạnh tranh ý tưởng tốt nhất hoặc động não.

5. Họp lập kế hoạch giải quyết xung đột

Đừng quên về nhân tố con người và những hiểu lầm có thể xảy ra trong nhóm.

Vị trí đúng đắn của sếp là nhận diện và giải quyết vấn đề tương tự. Sẽ thích hợp hơn bao giờ hết nếu tổ chức một cuộc họp vì mục đích này. Bạn cần cho mỗi người cơ hội để giải thích quan điểm của họ và nói cho họ biết chính xác điều họ không hài lòng. Hình thức của cuộc họp như vậy không nên khắt khe; hãy để mọi người nói chuyện hoặc tranh luận, đưa ra lý do cho ý kiến ​​của mình. Một khi các bạn đã cùng nhau xác định được những thách thức, các bạn cần phải vượt qua chúng. Bạn không cần phải tự mình giải quyết vấn đề này; các chuyên gia nhân sự và quản lý cấp cao sẽ giúp bạn.

Bạn cần tổ chức một cuộc họp bằng cách chọn chủ đề thú vị cho tất cả mọi người - để mọi người đều muốn lên tiếng và bạn có cơ hội điều chỉnh cuộc trò chuyện và điều chỉnh hướng đi của nó.

Tóm tắt cuộc họp, thu thập những gì người tham gia nói và chia sẻ kết quả với họ.

Không cần thiết phải cảnh báo đồng nghiệp ngay từ đầu rằng cuộc họp lập kế hoạch đang được tổ chức vì mâu thuẫn đã phát sinh. Ngoại lệ là các cuộc họp đặc biệt được tổ chức chỉ để giải quyết những tình huống như vậy.

Làm thế nào để tăng lợi ích của các cuộc họp lập kế hoạch

Các buổi lập kế hoạch, các cuộc họp và cuộc họp được tổ chức kém hoàn toàn vô ích và thậm chí có hại. Bởi vì bản thân chúng không tạo ra giá trị gia tăng nhưng có thể dành một lượng lớn thời gian cho chúng.

Tìm hiểu các quy tắc tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch hiệu quả từ tạp chí Giám đốc Thương mại, điều này sẽ thúc đẩy quá trình làm việc với thời gian sử dụng tối thiểu.

Cách tiến hành các cuộc họp lập kế hoạch hàng ngày: thuật toán từng bước

Bước 1. Xác định mục tiêu của cuộc họp lập kế hoạch buổi sáng

Mọi tổ chức đều phải trình bày và lập kế hoạch về kết quả công việc của mình. Dựa trên mục tiêu của mình, bạn cần lập kế hoạch từng bước để thực hiện chúng.

Chọn các mục tiêu từ danh sách phù hợp với doanh nghiệp của bạn:

• Đặt mục tiêu

Lý do chính để tổ chức các cuộc họp nhóm là lập kế hoạch nhiệm vụ. Kế hoạch hàng ngày nhân viên không nên bao gồm nhiều hơn 3 nhiệm vụ và 1 trọng tâm. Lý tưởng nhất là mỗi nhân viên tự đặt ra nhiệm vụ và trọng tâm trong ngày và báo cáo việc này cho người quản lý.

Để đặt mục tiêu thực tế và có thể đạt được, hãy sử dụng. Tốt nhất là bạn nên lập kế hoạch cho công việc của mình bằng cách sử dụng những con số cụ thể. Trực quan hóa thông tin: tốt hơn là tổ chức sự kiện trong phòng có máy chiếu hoặc bảng để bạn viết ra các nhiệm vụ chính. Đánh dấu trọng tâm của bạn trong ngày bằng bút đánh dấu và nhấn mạnh nó trong cuộc trò chuyện.

Tốt nhất là mỗi nhân viên nên viết ra kế hoạch của mình.

• Phản hồi từ nhân viên

Rất thường xuyên, nhân viên khi gặp phải một vấn đề hoặc một tình huống khó hiểu sẽ không báo cáo vấn đề đó với sếp của họ. Thông thường, điều này được thảo luận giữa các đồng nghiệp và không được coi là đáng báo cáo lên ban quản lý. Cần thiết phải thành lập thường xuyên liên lạc với cấp dưới. Nhân viên nên làm quen với việc nói với người quản lý của mình những điều họ quan tâm và lo lắng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.

Trong trường hợp này, người quản lý cần tổ chức các cuộc họp riêng để lắng nghe từng vấn đề và ứng phó phù hợp, ngay cả khi ông cho rằng tình huống đó không đáng được quan tâm đặc biệt. Ngoài ra, hãy tìm gốc rễ của vấn đề chứ không phải thủ phạm. Giao phó người cụ thể chịu trách nhiệm khắc phục sự cố và đưa ra thời hạn rõ ràng.

• Chuyển giao kinh nghiệm và đào tạo

Hãy là người đầu tiên phát biểu - cho đồng nghiệp biết bạn sẽ tự mình thực hiện nhiệm vụ được giao như thế nào. Bắt đầu một cuộc thảo luận, hỏi nhân viên cách thực hiện việc này hoặc cách kia hiệu quả hơn và hiệu quả hơn. Bạn có thể tiến hành một cuộc họp lập kế hoạch dưới hình thức trò chơi hoặc đưa ra một đề án kinh doanh để mọi người có thể tham gia thảo luận.

Bạn có thể tiến hành đào tạo: kể hoặc lặp lại kịch bản, câu trả lời điển hình, lợi ích sản phẩm, khuyến mãi của công ty, v.v. với đồng nghiệp. Thu hút toàn bộ nhóm vào quá trình này.

Đừng lặp lại chính mình, hãy dạy cho nhân viên của bạn những điều mới mẻ mỗi ngày, hãy phát triển họ!

• Tinh thần đồng đội tăng cao

Nói về công ty như một tập thể gắn bó - sử dụng các từ “chúng tôi”, “nhóm của chúng tôi” trong bài phát biểu của bạn.

Báo cáo điều gì đó mới mẻ và thú vị trong ngày qua: những gì đã xảy ra ngày hôm qua, tin tức của công ty, những thành công của nó (kể cả những thành công nhỏ). Nếu bạn có nội bộ danh sách gửi thư, điều này không có nghĩa là mọi người đều đọc nó. Vì vậy, những điều thú vị và quan trọng nhất có thể được kể lại tại cuộc họp lập kế hoạch. Nếu thông tin không hoàn toàn tích cực, nhân viên sẽ có cơ hội thảo luận về kế hoạch hành động.

Ghi nhớ những ngày quan trọng đối với nhân viên, nói về chúng (sinh nhật của nhân viên, thành viên gia đình họ, con cái, một sự kiện quan trọng của công ty, v.v.).

• Động lực nhóm

Bạn có thể tổ chức một cuộc họp để truyền năng lượng tích cực cho nhóm cho ngày sắp tới. Để làm điều này bạn cần:

• Khen ngợi một trong những nhân viên (bán hàng giỏi nhất, chất lượng tốt, lòng biết ơn của khách hàng, giải pháp cho tình huống khó khăn, v.v.).
• Khi phân công nhiệm vụ, hãy giải thích công việc sẽ ảnh hưởng tích cực đến mục tiêu chung của công ty như thế nào. Hãy để mọi nhân viên biết rằng họ quan trọng.
• Sử dụng các từ và cụm từ tạo động lực: “Hãy làm đi!”, “Hãy thể hiện những gì bạn có thể làm!” và như thế.
• Hãy thể hiện sự tin tưởng vào từng nhân viên, thường xuyên nói những câu như “Chúng ta có thể”, “Chúng ta sẽ thành công”, “Tôi tự tin”, v.v.

Một nguyên tắc quan trọng để tiến hành các cuộc họp hiệu quả là chỉ nói về những điều tích cực, không khiển trách bất kỳ ai trong cuộc họp lập kế hoạch và không la mắng cả nhóm. Buổi sáng bạn chỉ nên nói về những điều tích cực!

Hãy đảm bảo sử dụng tất cả các mục tiêu nêu trên, nhưng không phải tất cả đều cần phải họp cùng một lúc.

Bước 2. Soạn thảo quy định

Sau khi đã chọn được mục tiêu cho cuộc họp buổi sáng, bạn cần quyết định cách thực hiện chúng. Các quy định có thể được in và treo tại văn phòng nơi tổ chức cuộc họp lập kế hoạch.

Quyết định thời gian bạn dự định tổ chức cuộc họp và viết nó ra trong nội quy. Mười lăm phút là đủ cho một cuộc họp hiệu quả. Ngoài ra, hãy lập một kế hoạch cụ thể: bạn sẽ nói về những gì trong cuộc họp. Để làm điều này bạn cần:

Cuộc họp lập kế hoạch nên được tiến hành một cách tích cực. Chào hỏi nhóm, ghi nhận một trong những nhân viên đã hoàn thành công việc và thành công trong ngày qua. Khi kết thúc cuộc họp, bạn có thể chúc mừng nhóm, chúc họ một ngày vui vẻ hoặc động viên họ làm việc hiệu quả.

Khi bắt đầu cuộc họp lập kế hoạch, hãy báo cáo những gì đã làm được trong ngày qua. Đặt nhiệm vụ mới dựa trên những gì đã được thực hiện. Sau này, bạn có thể tiến hành đào tạo hoặc bắt đầu lặp lại.

Nhận phản hồi từ nhóm, liên lạc với họ khi kết thúc cuộc họp để không kéo dài sự kiện. Nếu chủ đề thảo luận quá khó và cần hơn hai phút, hãy đưa nó sang một cuộc họp riêng hoặc giao cho một nhân viên cụ thể.

Bước 3. Chuẩn bị cho cuộc họp lập kế hoạch

Để tiến hành cuộc họp lập kế hoạch một cách chính xác và thành thạo, bạn nên chuẩn bị trước cho cuộc họp đó. Tốt hơn hết bạn nên chuẩn bị cho cuộc họp buổi sáng vào buổi tối và nhớ viết ra mọi thứ.

Mục tiêu hàng ngày phải phù hợp với mục tiêu dài hạn và tính đến những thách thức của ngày hôm trước. Riêng cho từng mục, hãy viết ra những gì bạn sẽ nói: tin tức tích cực, vấn đề, sự kiện gần đây, đào tạo.

Bước 4. Tiến hành cuộc họp lập kế hoạch

Bắt đầu tổ chức cuộc họp bằng kế hoạch của bạn. Xin chào đội. Hãy theo dõi thời gian để cuộc họp không kéo dài quá 15 phút.

Trong cuộc họp, hãy quan sát phản ứng của nhân viên đối với từng giai đoạn của cuộc họp lập kế hoạch. Bằng cách này, bạn có thể xác định điều gì thú vị đối với nhóm và điều gì không. Nếu nhân viên không quan tâm đến một số thông tin, hãy cân nhắc xem bạn có thể loại bỏ nó khỏi kế hoạch hay thay đổi cách trình bày nó hay không.

Bạn có thể hiểu bạn đã tiến hành cuộc họp lập kế hoạch hiệu quả như thế nào bằng cách xem xét chất lượng công việc của nhân viên và mức độ bán hàng. Nếu năng suất tăng lên thì cuộc họp lập kế hoạch đã được tổ chức chính xác.

Ý kiến ​​chuyên gia

Cách tiến hành cuộc họp lập kế hoạch buổi sáng không chuẩn

Dmitry Grishin,

Chủ tịch Hội đồng quản trị và là một trong những người sáng lập Tập đoàn Mail.Ru tại Moscow

Chúng ta không nên tổ chức các cuộc họp định dạng thông thường- chuyện bình thường. Mỗi người trong số họ mất ít hơn nửa giờ. Các cuộc họp lập kế hoạch được mở cho tất cả mọi người; bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tham gia, không chỉ những người liên quan trực tiếp đến chủ đề của cuộc họp lập kế hoạch. Chúng tôi nói chuyện trong khi đứng để tránh xa hình thức làm việc thông thường ở nơi làm việc.

Tìm càng nhiều càng tốt ý tưởng sáng tạođể giải quyết những vấn đề nảy sinh, ngay cả những vấn đề tưởng chừng như hoàn toàn phi thực tế, là mục tiêu chính mà chúng tôi bắt đầu tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch như vậy. Những đề xuất được phê phán nghiêm khắc vào vấn đề, không có cảm xúc, chỉ nói về mặt kỹ thuật của vấn đề.

Mọi thứ do nhóm đề xuất đều được nhập vào cơ sở dữ liệu đặc biệt. Tổ chức các sự kiện theo hình thức này có nghĩa là tạo cơ hội cho nhân viên lắng nghe nhau và không vướng vào một vấn đề không đáng kể. Mọi người đều cảm thấy có liên quan đến một mục đích chung, quan trọng đối với công ty và điều này, giống như không có gì khác, mang lại động lực để làm việc.

Làm thế nào để tiến hành một cuộc họp lập kế hoạch trong một bộ phận đúng cách

Mỗi người trong chúng tôi đều hiểu trưởng bộ phận phải làm bao nhiêu việc. Bên cạnh đó công việc thường xuyên, họ tự mình giải quyết vấn đề và tổ chức chung toàn bộ bộ phận. Hiệu quả của một ông chủ phụ thuộc vào phương pháp và công cụ quản lý mà ông ta sử dụng. Có đáng để dành thời gian và tổ chức các cuộc họp trong trường hợp này không?

Tất cả phụ thuộc vào cách tiếp cận của người quản lý đối với vấn đề lập kế hoạch họp. Trong một trường hợp, các ông chủ tiếp cận các cuộc họp lập kế hoạch một cách rất trang trọng, ngay cả khi nội quy công ty quy định rằng các cuộc họp đó phải được tổ chức. Một nhà lãnh đạo như vậy tin rằng điều quan trọng nhất là nỗ lực nhiều hơn, ít cuộc họp hơn. Các trưởng bộ phận khác quyết định tự mình tổ chức các cuộc họp vì họ biết công cụ này có hiệu quả như thế nào trong việc nâng cao chất lượng làm việc nhóm.

Nếu người cố vấn của cả bộ phận tin rằng các cuộc họp cần được tổ chức đơn giản chỉ vì “họ phải làm vậy”, thì anh ta không nên lãng phí thời gian tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch. Bất kỳ sự kiện nào được tổ chức chỉ để trưng bày đều chỉ có tác động tiêu cực đến công việc. Dựa theo tên gọi, cuộc họp lập kế hoạch là một buổi lên kế hoạch hành động hiệu quả để đạt được các mục tiêu lớn của công ty.

Dựa trên chu trình Deming, cuộc họp lập kế hoạch là cuộc kiểm tra định kỳ (Check) công việc của nhóm nhằm thay đổi hoặc chuyển hướng chuyển động (Akt), nếu cần thiết.

Tần suất tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch trong bộ phận? Các cuộc họp hàng ngày trong bộ phận chỉ cần thiết đối với những nhân viên mới hoặc thiếu kinh nghiệm, những người không thể đương đầu nếu không có sự giám sát và tư vấn liên tục từ cấp trên. Để một nhóm gắn kết và giàu kinh nghiệm hơn, các cuộc họp cần được tổ chức mỗi tuần một lần, vào cùng một ngày, gần giống nhau về thời gian và cấu trúc của cuộc họp lập kế hoạch. Điều này là cần thiết cho mục đích kỷ luật.

Thông thường, người quản lý từ chối tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch vì cho rằng đó là sự lãng phí thời gian. Tương tác với nhóm biến thành một đoạn độc thoại ngắn mà không có phản hồi từ nhân viên. Với cách tiếp cận này, hầu hết các chức năng đều bị mất, có lẽ ngoại trừ chức năng thông tin và một phần là chức năng kỷ luật.

Đối với bất kỳ người quản lý nào, việc tương tác với một nhóm khó khăn hơn nhiều so với việc tương tác với từng nhân viên. Quản lý cả nhóm cùng một lúc là kỹ năng của một ông chủ giỏi và giàu kinh nghiệm. Một người lãnh đạo như vậy biết cách tiến hành một cuộc họp lập kế hoạch một cách chính xác: nhanh chóng và đi vào trọng tâm, đồng thời nhận được sự “trả lời” từ nhóm, thảo luận một số vấn đề với họ và dựa trên đó để điều chỉnh công việc của bộ phận. Tốt nhất nên giữ cuộc họp kéo dài nửa giờ (+- 15 phút). Về mặt sinh lý, một người được lập trình về thời gian như vậy để tập trung chú ý nhiều nhất.

Việc giới thiệu một sự kiện mới - một cuộc họp lập kế hoạch - sẽ cần một khoảng thời gian. Thường thì bạn sẽ cần phải tổ chức nhiều cuộc họp để công cụ đó hoạt động. Nếu trưởng bộ phận bắt đầu lắng nghe phản hồi của nhóm, anh ta sẽ nhận được rất nhiều thông tin mới, điều mà trước đây chưa có ai bày tỏ. Nhưng bây giờ cơ hội đã xuất hiện - chính người lãnh đạo đã hỏi! Cần xác định vai trò cá nhân của nhân viên và mục đích của họ trong công việc của cả nhóm, vượt qua những phản đối và tranh luận về lập trường của họ. cách tốt nhất. Thông thường, các nhà quản lý không hoàn thành việc triển khai một công cụ mới và chỉ còn một vài bước nữa là đạt được kết quả lý tưởng, họ quay trở lại cách quản lý kém hiệu quả hơn, tức là tổ chức các cuộc trò chuyện riêng với từng nhân viên.

10 quy tắc tiến hành cuộc họp buổi sáng ở bộ phận bán hàng

Thông thường, người quản lý bán hàng làm tốt trách nhiệm chính là nói chuyện với mọi người và bán sản phẩm, nhưng đồng thời họ lại không thể hành động theo kế hoạch, phân tích công việc đã thực hiện và làm việc một cách nhất quán. Nếu người quản lý đã nhận được nhiều đơn đặt hàng trong tháng này, anh ta sẽ ngừng làm việc tích cực, thực hiện ít cuộc gọi ngẫu nhiên hơn và không giao dịch với khách hàng thụ động.

Nhận thấy xu hướng như vậy, người quản lý có thể thông báo cho người quản lý về điều này tại cuộc họp lập kế hoạch, nói rằng việc anh ta trốn việc đã được chú ý và đang được theo dõi. Tất nhiên, các nhà quản lý sẽ kiếm cớ để không tham gia cuộc họp với lý do bận. Một cuộc họp có thể được tổ chức nhằm mục đích quản lý hành chính, khi người quản lý có thể tác động đến công việc và cải thiện nó nếu anh ta nhận thấy sự suy giảm hoặc trường hợp khẩn cấp.

Để tiến hành một cuộc họp lập kế hoạch hiệu quả nhất có thể, bạn cần tuân thủ những điều này. quy tắc:

Quy tắc 1. Tần suất

Các cuộc họp buổi sáng nên được tổ chức vào cùng một thời điểm mỗi ngày, bất kể tâm trạng của bạn như thế nào. Theo thời gian, cuộc họp lập kế hoạch sẽ trở thành thói quen và là tín hiệu để các nhà quản lý bắt đầu làm việc. Đã có trường hợp việc vắng mặt một cuộc họp hoặc tổ chức kém đã phá vỡ thói quen thường ngày của các nhà quản lý và làm mất đi tâm trạng tốt và mong muốn làm việc.

Tại cuộc họp lập kế hoạch buổi sáng, các nhà quản lý phải hoàn toàn tỉnh táo, thức dậy và hiểu rõ - đã đến lúc bắt tay vào làm việc!

Điều 2. Kỷ luật

3 chìa khóa để có một cuộc họp lập kế hoạch hiệu quả là tổ chức các cuộc họp có cấu trúc chính xác, mục tiêu cụ thể và cùng thời gian. Nếu các quy tắc được tuân thủ, cuộc họp lập kế hoạch sẽ có tác động tích cực đến công việc của người quản lý; ngược lại, sẽ gây hại cho công việc.

Cuộc họp phải được tổ chức cùng một lúc. Nhân viên phải đến văn phòng sớm và không được muộn. Bạn cần chuẩn bị sẵn sàng cho công việc trước và trong cuộc họp để có thể bắt đầu công việc ngay sau khi cuộc họp kết thúc. Mỗi người quản lý nên chuẩn bị trước cho cuộc họp lập kế hoạch, đặt ra mục tiêu trong ngày và tính toán tất cả các chỉ số, để không làm mất thời gian của toàn đội trong cuộc họp và không bị phân tâm.

Nếu bạn quyết định tổ chức một cuộc họp dựa trên trò chơi, hãy dành khoảng 45 phút cho việc này. Điều này không chỉ là một cuộc họp thông thường mà còn rất hiệu quả cho công việc của nhóm và hiệu quả tài chính của công ty.

Quy tắc 3. Năng lượng

Cuộc họp buổi sáng tạo nên tâm trạng cho nhân viên cả ngày.

Nếu bạn tổ chức một cuộc họp lập kế hoạch nhàm chán và không thú vị thì công việc ngày hôm đó sẽ không có tác dụng tích cực. Cung cấp thông tin rõ ràng và thú vị, không để nhóm lạc chủ đề hoặc hỏi những điều không liên quan công việc chungđội.

Tại cuộc họp lập kế hoạch, bạn chỉ nên nói về những gì áp dụng cho tất cả nhân viên. Một sự kiện như vậy là nỗ lực tập thể chứ không chỉ là lúc để ngồi ngoài.

Quy tắc 4. Đào tạo người quản lý của bạn liên tục

Mỗi khi kết thúc ngày làm việc, hãy hỏi người quản lý xem công việc diễn ra như thế nào - khó khăn nào phát sinh, phản đối nào từ khách hàng không thể vượt qua. Tóm tắt thông tin để bạn có thể dành một phần cuộc họp lập kế hoạch buổi sáng để giải quyết tình huống với nhóm.

Đầu tiên, hãy để người quản lý tự mình mô tả vấn đề đã phát sinh. Sau đó, xem lại ngắn gọn lý thuyết về chủ đề này, chẳng hạn như phần lập luận. Sau đó, hãy động não trong suốt trò chơi: người quản lý đối mặt với sự phức tạp sẽ đảm nhận vai trò của khách hàng và những cấp dưới còn lại của anh ta sẽ đưa ra các phương án để giải quyết vấn đề.

Cuộc thảo luận phải được tiến hành theo cách mà mỗi nhân viên đều tham gia tìm ra giải pháp. Bạn không cần phải giải thích cho mình mỗi khi gặp khó khăn; hãy để nhóm tự tìm ra lối thoát thông qua tương tác với nhau.

Cách tiếp cận này với việc đào tạo hàng ngày sẽ giúp các nhà quản lý không ngừng cải tiến và không ngại đối mặt với vấn đề.

Quy tắc 5. Thường xuyên theo dõi những gì đã lên kế hoạch

Quy tắc này rất rõ ràng ngay từ cái tên. Nếu ngừng theo dõi công việc của người quản lý, bạn sẽ không thấy công việc hiệu quả.

Quy tắc 6. Động lực của nhóm

Khi tiến hành một cuộc họp lập kế hoạch, hãy báo cáo không chỉ kết quả tổng thể của ngày hôm trước mà còn nêu tên những người quản lý có hiệu suất tốt nhất và kém nhất. Điều này sẽ không ảnh hưởng tiêu cực đến công việc của nhân viên mà chỉ tạo động lực để nhân viên làm việc tốt hoặc cải thiện nếu có sự cố xảy ra vào ngày hôm qua.

Điều quan trọng cần lưu ý không chỉ là các chỉ số định lượng mà còn cả chất lượng công việc. Khen ngợi những người quản lý đã giao tiếp với khách hàng tốt hơn những người khác. Bạn có thể tự mình nghe cuộc trò chuyện của nhân viên hoặc liên hệ với bộ phận kiểm soát chất lượng để lấy báo cáo.

Nguyên tắc 7. Tính cụ thể trong kế hoạch

Khi lập kế hoạch cho ngày của mình trong cuộc họp buổi sáng, người quản lý phải quyết định mình sẽ bán được những gì, sẽ gặp ai và sẽ nhận được khoản thanh toán nào. Cần phải làm quen với việc tiến hành một sự kiện theo cách mà người quản lý luôn cung cấp dữ liệu này bằng số lượng và tên cụ thể của các tổ chức. Hãy để người quản lý nêu tên rõ ràng các công ty mà anh ta sẽ gọi điện và ghé thăm, ngay cả khi anh ta không nhận được phản hồi cụ thể từ các khách hàng đã lên kế hoạch cho ngày hôm nay.

Ngoài ra, kế hoạch hàng ngày phải là một phần của mục tiêu hàng tháng. Nói cách khác, nếu kế hoạch bán hàng trong tháng là 500.000 rúp, thì nhân viên bán hàng không thể lập kế hoạch nhận 15.000 rúp mỗi ngày, vì tốc độ như vậy sẽ không dẫn đến việc hoàn thành một nhiệm vụ dài hạn.

Điều bắt buộc là phải chống lại sự phản đối của chính những nhân viên của bạn, những người không muốn đặt cho mình tiêu chuẩn cao, với lý do mê tín hoặc đơn giản là không hài lòng. Đào tạo nhân viên để đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng.

Đừng quên rằng kế hoạch phải thực tế và khả thi chứ không chỉ nói suông. Người quản lý phải hiểu rằng nhiệm vụ đặt ra trong ngày là có thật và cố gắng thực hiện nó.

Quy tắc 8. Kiểm tra sự sẵn sàng của toàn đội

Trước khi gửi cấp dưới của bạn đến nơi của họ, hãy kiểm tra sự sẵn sàng của họ. Đó là về còn các nguồn lực bên ngoài (tài liệu thuyết trình, danh thiếp, cơ sở dữ liệu điện thoại v.v.) và nội bộ, “con người” - liệu mọi người có đang có tâm trạng phù hợp hay bạn cần làm việc riêng với ai đó để thúc đẩy họ thực hiện các hoạt động hiệu quả.

Quy tắc 9. Triệu hồi mạnh mẽ hành động khi kết thúc cuộc họp lập kế hoạch

Để kết thúc cuộc họp lập kế hoạch, hãy nghĩ ra một cụm từ mang tính động viên sáng sủa sẽ dùng làm tín hiệu để bắt đầu công việc - ví dụ: “Bắt đầu làm việc!”, “Tiến lên!” vân vân.

Cụm từ này sẽ đóng vai trò như một mỏ neo giúp tiếp thêm sinh lực cho nhóm.

Quy tắc 10. Trực quan hóa

Để tiến hành lập kế hoạch với hiệu quả cao hơn, bắt buộc phải tạo một bảng để đính kèm kết quả của cuộc họp và đánh giá, để nhân viên có thể thấy thành tích chung, chỉ số của họ và mức độ hoàn thành kế hoạch hàng tháng của họ.

Cách tiến hành cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần

Nếu bạn muốn tiến hành cuộc họp lập kế hoạch của mình một cách hiệu quả, bạn cần xem xét hai điều kiện. Trước hết, thời gian dành cho cuộc họp không dài, khoảng nửa giờ. Thứ hai là những ghi chú trong cuộc họp lập kế hoạch. Các mục tiêu mà người lãnh đạo đưa ra phải được viết ra.

Cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần bao gồm bốn giai đoạn:

Giai đoạn 1. Công bố mục tiêu của công ty

Cách tốt nhất để tiến hành cuộc họp hàng tuần là bắt đầu bằng việc nhắc lại mục tiêu chính hoặc dài hạn của công ty. Ví dụ: “Một công ty thành công với thị trường rộng lớn”. Sau đó, hãy đặt tên cho nhiệm vụ trong khoảng thời gian ngắn hơn - đại loại như “Tăng thu nhập của tổ chức trong năm nay lên gấp 3 lần”.

Giai đoạn 2. Các trưởng bộ phận lần lượt kể lại những gì họ đã làm trong tuần trước để đạt được mục tiêu.

Cần phải tiến hành một cuộc họp lập kế hoạch để tìm hiểu thông tin cụ thể từ người quản lý về công việc đã thực hiện. Bạn không nên cho phép những cụm từ chung chung hoặc lời nói thiếu thông tin, chẳng hạn như “Chúng tôi đã cố gắng tăng hiệu quả của bộ phận lên 10%”. Trong trường hợp như vậy, cần hỏi chính xác những biện pháp nào đã được thực hiện.

Nếu trưởng bộ phận tiếp tục đưa ra thông tin tổng quan, người điều khiển cuộc họp nên ngắt lời anh ta và trực tiếp hỏi xem có thông tin nào đáng được thảo luận tại cuộc họp hay không. Nếu không, bạn cần tiếp tục cuộc họp, chuyển sàn sang bộ phận khác.

Nếu tổ chức các cuộc họp theo hình thức này, bạn có thể thấy rõ kết quả làm việc của từng bộ phận trong công ty. Ngoài ra, bằng cách này, người ta có thể thấy rõ ai trong số những người lãnh đạo đang làm việc chăm chỉ vì lợi ích của tổ chức và ai chỉ đang giả vờ.

Giai đoạn 3. Đặt ra mục tiêu cho tuần tiếp theo cho toàn bộ công ty và người điều phốiđạt đượcsự đồng ý của những người tham gia cho mục đích này

Hãy cho mỗi người quản lý cơ hội để cho biết bộ phận của mình sẽ làm gì trong tuần này, bộ phận đó sẽ thực hiện kế hoạch như thế nào. Viết ra các nhiệm vụ dự định của bạn vào nhật ký.

Ngoài ra, các trưởng bộ phận sẽ có cơ hội tương tác với nhau: yêu cầu bộ phận khác làm điều gì đó nếu cần sự nỗ lực chung. Sau khi thảo luận, những mục tiêu đó cũng nên được viết ra trong nhật ký.

Bước 4: Người điều khiển cuộc họp hỏi xem họ đã sẵn sàng thực sự đạt được mục tiêu trong tuần này chưa và tuyên bố bắt đầu.

Hình thức họp lập kế hoạch này giúp đạt được kết quả tích cực nhất. Trưởng bộ phận bắt đầu làm việc chăm chỉ và đạt được kết quả cao trong bộ phận của mình hoặc bỏ trống các vị trí để có những nhân sự có giá trị hơn. Với sự trợ giúp của những cuộc họp như vậy, bạn có thể hiểu được đồng nghiệp nào của mình đang nỗ lực hết sức và ai chỉ đang thể hiện vẻ bề ngoài.

Ý kiến ​​chuyên gia

Lựa chọn tốt nhất để tiến hành các cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần là họp đa cấp

Vladimir Kiselev,

Tổng Giám đốc, đối tác của Công ty Cổ phần "SHERP Company" tại Moscow

Các cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần là sự kiện bắt buộc đối với mọi công ty, tại đó kết quả công việc được xem xét, thảo luận và đặt ra các mục tiêu cho tuần tiếp theo. Tốt nhất là tổ chức các cuộc họp ở mỗi cấp. Đầu tiên, lãnh đạo các phòng ban và CEO, và sau đó các cuộc họp lập kế hoạch được tổ chức ở mỗi bộ phận với cấp trên trực tiếp của nó. Tại các cuộc họp thứ cấp, người quản lý cũng có thể công bố những thông tin áp dụng cho toàn công ty và từng nhân viên.

Điều quan trọng là phải tiến hành một cuộc họp lập kế hoạch không chỉ trong khuôn khổ chặt chẽ của chủ đề đã nêu mà còn tạo cơ hội cho nhân viên tìm hiểu những thông tin quan tâm và thảo luận về các vấn đề công việc. Vai trò của những cuộc họp như vậy là rất lớn: đây là cách nhóm tìm hiểu về các mục tiêu mới, những thay đổi trong kế hoạch hoặc những tin tức khác. Giám đốc điều hành nên tổ chức các cuộc họp với những nhân viên không tham gia các cuộc họp lập kế hoạch hàng tuần mỗi tháng hoặc mỗi quý một lần.

Cách tiến hành các cuộc họp lập kế hoạch bằng cách sử dụng phương pháp tiếp cận sáng tạo

1. Chọn một địa điểm khác lạ

Các cuộc họp có thể được tổ chức không chỉ trong văn phòng. Hãy tìm một địa điểm đẹp trong thành phố của bạn, một con đường đi dạo, phố đi bộ hoặc quán cà phê. Điều chính là bạn có thể nhanh chóng đến đó và đi làm.

Một nơi mà đồng nghiệp sẽ thích: quán cà phê, bờ kè, khu công viên. Lưu ý duy nhất là địa điểm phải gần văn phòng để mọi người có thể đến đó nhanh chóng.

2. Lên lịch thời gian không chuẩn

Hãy thử tổ chức các cuộc họp không phải vào buổi sáng mà vào bữa trưa (đừng để nhóm không ăn) hoặc 30 phút trước khi kết thúc ngày làm việc (điều này sẽ đẩy nhanh tốc độ làm việc!).

3. Vật liệu sử dụng

Cung cấp văn phòng phẩm không phải cho tất cả người tham gia mà là một bộ giấy và bút cho 2-3 người. Bằng cách này, họ sẽ tự quyết định ai sẽ viết gì.

4. Cất điện thoại của mọi người trước khi cuộc họp bắt đầu.

Một giải pháp tốt là tiến hành cuộc họp mà không bị xao lãng. Lúc đầu, điều này sẽ gây ra một số bối rối và bối rối, nhưng sau đó nó sẽ làm tăng đáng kể sự tập trung và sự tham gia của người tham gia vào việc giải quyết vấn đề.

5. Thay đổi định dạng

Bạn có thể tiến hành cuộc họp lập kế hoạch qua điện thoại hoặc Skype để đa dạng hóa nhịp độ thông thường, khi mọi người đã quen với việc ngồi trong phòng họp.

Ý kiến ​​chuyên gia

Một cuộc họp lập kế hoạch với xì gà, hookah và rượu whisky có thể hiệu quả không?

Nikolay Novoselov,

giám đốc công ty ArtNauka, Moscow

Dựa trên kinh nghiệm cá nhân Tôi có thể nói rằng việc tăng số lượng các cuộc họp lập kế hoạch có tác động tiêu cực đến năng suất của công ty. Chúng tôi đã cố gắng tổ chức một “ngày yên tĩnh ở văn phòng” và tin rằng cách tiếp cận này mang lại kết quả tốt nhất hơn chính cuộc họp lập kế hoạch. Thật không may, phương pháp này không hoàn toàn phù hợp với chúng tôi; chúng tôi không thể dành một ngày mà không họp hàng tuần vì chúng tôi làm việc trong khu vực sự kiện.

Nhân viên sẽ thích tham gia vào các cuộc họp lập kế hoạch hơn nếu họ tổ chức các cuộc họp với một điếu xì gà và uống rượu whisky. Trong bầu không khí gần như thân mật như vậy, đồng nghiệp có thể nói nhiều hơn và bày tỏ ý kiến ​​​​của mình một cách trung thực. Tôi không sợ rằng sự quen thuộc sẽ xuất hiện trong nhóm nếu những cuộc họp lập kế hoạch như vậy được tổ chức. Mối quan hệ giữa các nhân viên không thay đổi, mọi người chỉ bắt đầu cảm thấy thoải mái hơn, bày tỏ ý kiến ​​​​của mình về tình hình và đưa ra lời khuyên thiết thực.

Cách tiến hành các cuộc họp lập kế hoạch bằng kinh nghiệm của các công ty thành công

Tiến hành các cuộc họp với nhóm một cách thành thạo không phải lúc nào cũng có nghĩa là tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch theo hình thức thông thường, khi mọi người tập trung lại và ngồi vào ghế. TRONG công ty hiện đại, trong đó các phương pháp phi tiêu chuẩn đang nhanh chóng bén rễ, ngày càng cố gắng tổ chức các cuộc họp khi đứng. Các cuộc họp “trên đôi chân của bạn” giúp bạn thoát khỏi những cuộc trò chuyện trống rỗng, kéo dài và chỉ nghe những thông tin quan trọng nhất.

Atomic Object, một công ty phát triển phần mềm, từ lâu đã quyết định tổ chức các cuộc họp trên đôi chân của mình. Nhờ hình thức sáng tạo này, việc quản lý đạt được kết quả tối đa: không có những cuộc thảo luận không cần thiết, các câu hỏi được đặt ra rõ ràng và câu trả lời đúng. Thực tế cho thấy rằng các cuộc họp đứng diễn ra không quá 7 phút - nhóm lên kế hoạch trong ngày, lắng nghe hướng dẫn và bắt đầu làm việc ngay lập tức. Nếu tiến hành các cuộc họp lập kế hoạch kiểu này, nhân viên sẽ không có cơ hội thư giãn, họ sẽ phải hành động và phát ngôn tích cực hơn.

Tạp chí Phố Wall báo cáo rằng ngay cả trong Thế chiến thứ nhất, người ta thường tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch ngắn gọn vì sự chậm chạp là không thể chấp nhận được. Sau đó, định dạng này chuyển sang kinh doanh, trong đó cần phải tăng tốc độ tương tác và trao đổi thông tin.

Lợi ích của hình thức họp mới đã được khoa học chứng minh. Nhà nghiên cứu Alain Bluedorn từ Đại học Missouri phát hiện ra rằng tổ chức một cuộc họp khi đứng có nghĩa là nhân viên mất ít thời gian hơn nhưng đạt được, nếu không muốn nói là tốt hơn, thì kết quả hoàn toàn tương tự so với các cuộc họp thông thường.

Theo kết quả khảo sát Phiên bảnMột, được tiến hành vào năm 2011, khoảng 80% trong số 6.000 nhân viên được khảo sát xác nhận rằng công ty của họ thường tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch ngắn hàng ngày.

Ngoài việc tổ chức các cuộc họp “trên chân”, các công ty phương Tây còn đưa ra những cải tiến khác để làm việc hiệu quả hơn.

Ví dụ như ở công ty Facebook quyết định tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch ngắn 15 phút trước giờ nghỉ, từ đó bước đầu ấn định thời lượng của cuộc họp. Nhân viên cho rằng phương pháp này mang lại kết quả tốt: mọi người nói ngắn gọn và chỉ về chủ đề này.

Nếu cần phải chống lại kỷ luật trong công ty, để giảm số lần trì hoãn thì cần phải tổ chức các cuộc họp ngắn. Tốt hơn hết là không nên mời những người đến sau tham gia thảo luận, vì nếu không biết một số thông tin, họ sẽ cản trở cuộc họp và trì hoãn thời gian bằng cách đặt những câu hỏi không cần thiết.

Trong công ty AdobeHệ thống Chúng tôi quyết định tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch, đồng thời giải quyết sự chậm trễ. Họ thậm chí còn quy định hình phạt cho những người đến không đúng thời điểm. Thời gian bị mất do lỗi của người đến sau tương đương với thời gian có thể dành cho việc phát triển chương trình. Vì vậy, hình phạt cho mỗi lần chậm trễ là 1 đô la.

Công ty Vỏ thépđã phát minh ra tính năng riêng của mình - tín hiệu bắt đầu cuộc họp là sáng tác của Elvis Presley - “Cuộc trò chuyện ít hơn một chút” hoặc “Trò chuyện ít hơn”.

Nếu nhân viên của tổ chức không có thời gian để tổ chức không chỉ một cuộc họp thông thường mà còn cả một cuộc họp ngắn, bạn có thể tổ chức một cuộc họp bằng các công cụ giao tiếp. TRONG trường hợp tương tự bạn có thể chọn giao tiếp qua trò chuyện hoặc bằng e-mail công ty chuyển giao chính thông tin cần thiếtđồng nghiệp. Đồng thời, việc tổ chức các cuộc họp “trên đôi chân của mình” vẫn hiệu quả hơn bất kỳ cuộc họp lập kế hoạch nào khác.

Thông tin về các chuyên gia

Hasmik Gevorgyan, tổng giám đốc và đồng sở hữu chuỗi cửa hàng Provokatsiya, Moscow. Công ty TNHH sản xuất khiêu khích. Lĩnh vực hoạt động: sản xuất và bán quần áo, phụ kiện có in hình khiêu khích. Lãnh thổ: trụ sở chính – ở Moscow; sản xuất - ở Tver; các cửa hàng và cửa hàng bán lẻ - tại hơn 100 thành phố của Nga, Belarus, Ukraine và Kazakhstan. Số lượng nhân sự: 55 (tại công ty mẹ).

Dmitry Grishin, Chủ tịch Hội đồng quản trị và đồng sáng lập Tập đoàn Mail.Ru, Moscow. Dmitry Grishin đứng đầu hội đồng quản trị từ tháng 3 năm 2012. Năm 2005, ông trở thành một trong những người đồng sáng lập của Mail.Ru Group, nơi ông giữ chức Giám đốc điều hành của công ty (Nga) từ tháng 11 năm 2010 đến tháng 10 năm 2016. Dmitry đã làm việc tại Mail.Ru từ năm 2000; năm 2001 ông được bổ nhiệm giám đốc kĩ thuật công ty, từ năm 2003 đến năm 2010, ông giữ chức vụ Giám đốc điều hành. Tốt nghiệp khoa Robotics và tự động hóa phức tạp Bang Mátxcơva Đại học kỹ thuật họ. N. E. Bauman. Năm 2012, anh thành lập GrishinRobotics, một công ty đầu tư mạo hiểm để đầu tư vào robot tiêu dùng trên toàn thế giới.

Vladimir Kiselev, Tổng Giám đốc, Đối tác của Công ty Cổ phần "Công ty SHERP", Moscow. Vladimir Kiselev – Tổng Giám đốc và đối tác cấp cao của Công ty tư vấn “SHERP” từ năm 2000. Ông đã làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân sự từ năm 1996 và từ năm 1998, ông đứng đầu bộ phận quản lý nhân sự của một tập đoàn đa ngành lớn. CJSC "Công ty SHERP" đã tồn tại từ năm 2000, tham gia vào việc thành lập đội ngũ quản lý hiệu quả cao và phát triển hoạt động kinh doanh của khách hàng bằng cách sử dụng công nghệ độc quyền sáng tạo.

Nikolay Novoselov, giám đốc công ty ArtNauka, Moscow. IP Novoselova T.A. (ArtNauka). Phạm vi hoạt động: tổ chức các show diễn, xây dựng đội nhóm và thuyết trình dựa trên các thí nghiệm khoa học. Lãnh thổ: trụ sở chính tại Moscow, 8 văn phòng đại diện tại Nga. Số lượng nhân viên: 10. Số buổi diễn mỗi năm: 340.

Cách tổ chức và tiến hành cuộc họp buổi sáng kéo dài 5 phút (cuộc họp điều hành). Quy tắc, lời khuyên, khuyến nghị. (10+)

Lời khuyên để tiến hành một cuộc họp tình huống

Cuộc họp vận hành có thể là một công cụ quản lý rất hiệu quả hoặc có thể trở thành một công cụ tiêu tốn thời gian mạnh mẽ làm giảm đáng kể hiệu quả công việc. Làm thế nào để đảm bảo rằng RAM năm phút mang lại lợi ích và không gây hại?

Lập kế hoạch mục tiêu cuộc họp

Cuộc họp lập kế hoạch nên được tổ chức thường xuyên như thế nào? Nó phụ thuộc vào lý do tại sao chúng ta làm điều đó. Tình hình thay đổi nhanh như thế nào, tần suất cần thiết phải kiểm tra xem kế hoạch làm việc có được thực hiện hay không và điều chỉnh nó.

Quan trọng! Tại cuộc họp vận hành, không thể đưa ra bất kỳ quyết định có trách nhiệm nào đòi hỏi phải thảo luận và soạn thảo kỹ lưỡng. Những quyết định như vậy được đưa ra tại các cuộc họp chi tiết hơn. Việc thực hiện của họ được mô tả trong bài viết được liên kết ở trên. Một cuộc họp lập kế hoạch là cần thiết để:

• hoặc đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch,
• hoặc hiểu rằng có những sai lệch nhỏ có thể được giải quyết theo trình tự hiện tại, thông qua lời khuyên hoặc sự giúp đỡ nào đó đối với những người tụt lại phía sau,
• hoặc xác định cần phải điều chỉnh nghiêm túc hơn hoặc có giải pháp thiết kế mới, chỉ định người chịu trách nhiệm nghiên cứu vấn đề, chuẩn bị và tổ chức cuộc họp toàn thể về vấn đề này.

Kế hoạch, quy chế hoạt động

Dựa vào những điều trên, chúng ta có thể xây dựng các quy tắc cơ bản:

Kế hoạch làm việc. Nó nên như vậy kế hoạch chi tiết công việc. Kế hoạch này phải chi tiết như một cuộc họp kéo dài năm phút. Ví dụ: nếu chúng tôi tổ chức một cuộc họp hoạt động hàng ngày thì kế hoạch phải chi tiết hàng ngày, trước ít nhất vài tuần. Nếu không, sẽ không có gì để thảo luận tại cuộc họp lập kế hoạch. Thật vô nghĩa khi nghe nhân viên báo cáo về công việc đã làm trong ngày nếu không biết anh ta lẽ ra phải làm gì vào ngày hôm đó.

Quy định. Cần dành một khoảng thời gian tối thiểu cho báo cáo của mỗi người tham gia. Thông thường, khoảng năm phút được phân bổ, nhưng bạn có thể làm được với ít thời gian hơn. Có thể có những trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như khi một nhân viên báo cáo tin tức. Anh ấy cần được cho thời gian dựa trên lượng tin tức. Cùng một lượng thời gian được phân bổ cho việc thảo luận như cho báo cáo. Trong quá trình thảo luận, bạn có thể đặt những câu hỏi làm rõ, đưa ra lời khuyên ngắn gọn và thống nhất những gì nhân viên cần làm trước cuộc họp lập kế hoạch tiếp theo. Nếu không thể thảo luận vấn đề trong thời gian quy định trong cuộc họp hoạt động, thì bạn cần lập kế hoạch giải quyết vấn đề sau đó với sự tham gia của chỉ những nhân viên có liên quan đến vấn đề. Điều này sẽ cho phép bạn không làm mất tập trung hoặc lãng phí thời gian của những người không liên quan gì đến vấn đề này.

Giao thức. Tất cả quyết định được đưa ra phải được ghi lại trong giao thức. Sau đó, tại cuộc họp lập kế hoạch tiếp theo, chúng tôi chỉ cần lấy biên bản của cuộc họp trước và kiểm tra xem tất cả những người tham gia có thực hiện đúng kế hoạch trong cuộc họp trước hay không. Nếu một nhân viên không thể hoàn thành nhiệm vụ, bạn cần quyết định cách giúp đỡ nhân viên này. Thật ngu ngốc khi mong đợi rằng không hoàn thành nhiệm vụ trong tuần đầu tiên thì anh ta sẽ làm được nhiệm vụ đó vào tuần tiếp theo. Cần phải tìm hiểu những khó khăn mà nhân viên đã gặp phải và cách khắc phục những khó khăn này thông qua nỗ lực chung.

Cuộc họp vận hành có hữu ích không?

Các buổi học kéo dài 5 phút được tổ chức hợp lý cho phép bạn:

• Tất cả nhân viên phải được thông báo về tiến độ công việc.
• Mỗi nhân viên đều có ý tưởng rõ ràng về những gì mình cần làm ngay bây giờ.
• Chẩn đoán nhanh chóng khi nhân viên gặp khó khăn, kịp thời giúp đỡ, tư vấn, thúc đẩy.

Ví dụ về giao thức cuộc họp

Tôi sẽ tham gia vài phút bảng tính. Trước hết Cột dọc Tôi đã liệt kê tất cả những người tham gia cuộc họp lập kế hoạch. Dòng đầu tiên chứa ngày tháng. Có hai cột cho mỗi ngày. Bản đầu tiên được điền tại cuộc họp lập kế hoạch vào ngày này và bản thứ hai - tại cuộc họp lập kế hoạch tiếp theo dựa trên kết quả của tuần trước, đồng thời với việc điền kế hoạch cho tuần tiếp theo. Cột đầu tiên có thể được cố định và phần còn lại có thể được dịch chuyển dần sang bên trái để bạn chỉ có thể nhìn thấy quá khứ và ngay hiện tại. Và nếu cần, bạn cũng có thể xem ngày trước đó.