Thực đơn
trang chủLỗi

Hệ thống pos hay máy tính tốt hơn là gì. Tự làm: chọn cấu hình thiết bị đầu cuối POS. Kết nối các thiết bị ngoại vi cụ thể

Khi thực hiện một chức năng bình thường Máy tính tiền POS hoạt động hiệu quả hơn nhiều. Đã tạo thiết bị đầu cuối POS là để tự động hóa nơi làm việc nhân viên thu ngân, có nghĩa là làm cho dịch vụ nhanh hơn và thuận tiện hơn cho cả nhân viên và khách hàng. Hãy chuyển sang câu hỏi chính: cách chọn hệ thống POS ?

Lựa chọn hệ thống pos

Nếu doanh nghiệp của bạn liên quan đến việc chấp nhận nhiều thanh toán từ khách hàng, thì sớm hay muộn bạn cũng sẽ phải đối mặt với một khái niệm như “hệ thống POS” hoặc “thiết bị đầu cuối POS”. Vậy hệ thống POS là gì và làm thế nào để chọn một hệ thống? (Dịch theo nghĩa đen của từ viết tắt Point-Of-Sal e là “điểm bán hàng”) Nói một cách đơn giản, đây là tập hợp các máy tính chuyên dụng và máy tính tiền. Toàn bộ khu phức hợp được điều khiển bằng phần mềm đặc biệt.

Điều chính về hệ thống POS

Khi chọn các thành phần của hệ thống POS mà bạn định mua, bạn phải tính đến phạm vi ứng dụng của nó. Thông số kỹ thuật các thiết bị đầu cuối phục vụ khách đến nhà hàng trong một trường hợp và khách hàng tại cửa hàng bán lẻ trong trường hợp khác sẽ khác nhau. Để phát triển kinh doanh đúng đắn và thành công, bạn phải lựa chọn đúng đắn Tổ hợp POS, đó chính xác là những gì bạn cần. Vì vậy, việc lựa chọn hệ thống phải được tiếp cận với tất cả trách nhiệm.

Lập danh sách tính năng đặc trưng lĩnh vực kinh doanh của bạn. Suy cho cùng, mỗi doanh nghiệp đều là một loại hình. Đây sẽ là bước đầu tiên của bạn trong lựa chọn khó khăn trợ lý tương lai.

  1. Bạn cung cấp những sản phẩm và/hoặc dịch vụ nào? Bán lẻ hay bán buôn? B2B hay B2C? (doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp với khách hàng)
  2. Số lượng hoạt động theo kế hoạch mỗi ngày?
  3. Tín dụng hoặc thẻ ghi nợ họ sẽ được phục vụ?
  4. Số lượng bàn thu ngân và chúng có được kết nối với nhau bằng mạng không?
  5. Một cửa hàng bán lẻ hay một chuỗi cửa hàng, liệu chúng có được kết nối với nhau không?
  6. Bạn có cần liên lạc với một chương trình kế toán hoặc kiểm kê không?

Các thành phần hoặc thành phần của hệ thống POS

hệ thống POSĐó là lý do tại sao nó được gọi là một hệ thống, vì nó không phải là một thiết bị mà là cả một tổ hợp. Nó chứa:

  • Chương trình tiền mặt– bộ não của thiết kế POS của bạn. Một kỹ thuật viên chọn nó cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp bạn. Ngoài ra còn có các ứng dụng phần mềm với nhiều cấu hình khác nhau - Cơ bản, Doanh nghiệp và Chuyên nghiệp. Mỗi cái đều có khả năng và tính năng riêng.

Để không bị nhầm lẫn về sự đa dạng và quyết định loại nào phù hợp với mình, bạn cần lưu ý rằng tất cả các chương trình đều hoạt động giao dịch tiền mặt tiêu chuẩn nhưng bên cạnh đó còn có một số tùy chọn bổ sung. Đây là những điều cần được nghiên cứu kỹ lưỡng. Xét cho cùng, nếu bạn có một cửa hàng tạp hóa, bạn khó có thể cần những chức năng cụ thể máy tính tiền thẩm mỹ viện. Nhưng cũng có những tính năng có thể được yêu cầu khi doanh nghiệp của bạn phát triển hoặc mở rộng hơn nữa. Để rõ ràng, chúng tôi đưa ra một ví dụ dưới dạng một danh sách cụ thể. Bạn có thể:

  • tạo báo cáo– khả năng hiệu quả và hữu ích của hệ thống trong việc thu thập dữ liệu, đánh giá doanh thu và mức độ bán hàng của công ty. Tất cả các báo cáo chính đều được đưa vào đây và một số dạng báo cáo có thể được điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp của bạn để có bức tranh đầy đủ và khách quan về hoạt động của bạn;
  • quản lý tồn kho– dữ liệu kho của bạn sẽ luôn được cập nhật, bạn sẽ luôn biết số lượng và chủng loại hàng hóa cần bổ sung. Điều này có nghĩa là việc kinh doanh của bạn sẽ không nhàn rỗi, bạn sẽ có thể đáp ứng ngay lập tức nhu cầu của khách hàng, điều này sẽ có tác động tích cực đến danh tiếng doanh nghiệp của bạn.
  • thực hiện mua hàng tự động- như một sự tiếp nối đến vị trí trước đó. Có những chương trình “thông minh” sẽ tạo đơn đặt hàng cho nhà cung cấp của bạn một cách độc lập, có tính đến các mặt hàng còn thiếu, giống như một kế toán viên giỏi sẽ chuẩn bị các lệnh thanh toán nếu hệ thống của bạn được kết nối với chương trình kế toán.
  • đánh giá mối quan hệ khách hàng– là chủ doanh nghiệp, bạn quan tâm đến việc tăng số lượng bán hàng. Phần mềm phù hợp giúp bạn dễ dàng sử dụng hệ thống khác nhau giảm giá (nếu cần, ở các lần thanh toán khác nhau), bán hàng bằng thẻ giảm giá, đồng thời cũng sẽ khiến nhân viên không thể thao túng giảm giá và đánh lừa chủ hàng.
  • thực hiện trả lại chính xác– những thủ tục như vậy không phải là hiếm trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào. Chương trình sẽ thực hiện mọi thứ một cách nhanh chóng, giúp bạn và người truy cập tiết kiệm thời gian cũng như thần kinh.
  • giám sát nhân sự– mỗi nhân viên chịu trách nhiệm tài chính được ủy quyền khi thanh toán bằng mật khẩu hoặc thẻ. Vì vậy, sẽ không khó để “tìm ra” thủ phạm thực sự của tình trạng thiếu hụt, chênh lệch và gian lận.
  • đừng lo lắng về sự an toàn– miễn là hệ thống POS của bạn và chương trình được cài đặt trên đó tuân thủ tất cả các tiêu chuẩn bảo mật hiện đại.

Nghiên cứu phần mềm được cung cấp, khả năng, chức năng cơ bản và bổ sung của nó. Trong mọi trường hợp, bạn không nên bỏ qua chương trình. Điều này sẽ cứu bạn khỏi những vấn đề tiếp theo. Rốt cuộc, một người keo kiệt, như bạn biết, phải trả giá gấp đôi. Và thời gian quý hơn vàng.

Thiết bị

Một máy tính chuyên dụng là người đứng đầu hệ thống, mà tất cả các thành phần khác của nó được kết nối. Chấp thuận sử dụng máy tính tiêu chuẩn, miễn là chúng phù hợp với tất cả yêu cầu kỹ thuật phần mềm. Nhưng các chuyên gia vẫn khuyên bạn nên làm việc với các máy tính POS đặc biệt.

Đầu tiên, bạn có thể chọn phiên bản monoblock. Nó được phân biệt bởi công thái học và chức năng. Sự lựa chọn này là không thể thiếu đối với các chủ cửa hàng bán lẻ nhỏ. Hay những tiệm và nhà hàng có “bộ mặt” riêng và nội thất nghiêm ngặt. Thứ hai, bạn sẽ không thể sử dụng PC tiêu chuẩn 24/7, đơn giản là chúng không được thiết kế cho việc đó. Thứ ba, máy tính chuyên dụng tiêu thụ ít năng lượng hơn và có vỏ kín.

Cơ quan đăng ký tài chính– đây là một thiết bị lưu giữ hồ sơ chính xác và đầy đủ về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán và in cả biên lai. Bạn sẽ tìm thấy nhà đăng ký bạn cần nếu bạn tự trả lời các câu hỏi sau: cửa hàng bán lẻ của bạn có quy mô như thế nào và công suất của nó là bao nhiêu? Trong trường hợp này, các thông số quan trọng sẽ là hiệu quả sử dụng chi phí và kích thước biên nhận nhỏ.

Nếu doanh nghiệp của bạn rất được người dân yêu thích thì điều quan trọng nhất là hiệu suất cao kiểm tra hoạt động in ấn và hiệu quả Quân nhu. Và, ví dụ, đối với các tiệm, quán cà phê và nhà hàng, việc kiểm tra vẻ ngoài chỉnh tề là rất quan trọng. Cũng lưu ý rằng máy ghi có chức năng in nhiệt sẽ êm hơn và nhanh hơn so với máy ghi ma trận.

Nhưng băng kiểm soát và biên lai in lần cuối được lưu trữ khá lâu, không giống như giấy nhiệt. Chỉ cần quyết định những gì quan trọng hơn với bạn. Hộp tiền, có lẽ, không cần phải suy nghĩ nghiêm túc và lựa chọn đau đớn như vậy. Chỉ cần biết kích thước mong muốn, số phần bạn muốn có để đặt tiền giấy và đảm bảo rằng khóa và chân vịt chắc chắn và đáng tin cậy là đủ. Hộp được kết nối với nhà đăng ký và tự động mở ra với mỗi giao dịch tiền tệ.

POS – thiết bị đầu cuối hoặc đầu đọc thẻ. Gần 80% cư dân thành phố thanh toán dịch vụ bằng cách sử dụng thẻ ngân hàng – ghi nợ hoặc tín dụng. Vì vậy, bạn chỉ cần một thiết bị đầu cuối thanh toán; Tính năng chính của nó phải là tốc độ đọc và xử lý dữ liệu thẻ ngân hàng và tất nhiên là độ tin cậy.

Máy quét mã vạchđọc nhãn sản phẩm (mã vạch), giải mã nó và truyền dữ liệu tới hệ thống POS. Có thể thấy một mô hình ở đây: máy quét càng đắt tiền thì chất lượng của phần tử quét càng tốt, càng có thể đọc được nhiều loại mã vạch, điều này sẽ giúp bạn tránh khỏi nhu cầu bài hướng dẫn dữ liệu. Ngoài ra, hầu hết các máy quét hiện đại đều được bảo vệ khỏi va đập và rơi, điều này không thể tránh khỏi trong quá trình sử dụng. lâu dài hoạt động.

Nếu bạn có một doanh nghiệp bán lẻ, bạn có nhiều hơn loại phù hợp Máy quét "rảnh tay" - máy quét mã vạch đa mặt phẳng. Nó đọc mã theo bất kỳ hướng nào. Điều này tiết kiệm thời gian.

Các loại hệ thống POS

Đã hiểu được đặc điểm chính của các thành phần Hệ thống POS, bạn có thể mạnh dạn lựa chọn cái phù hợp với mình. Sự lựa chọn phụ thuộc vào định dạng doanh nghiệp của bạn, chuyên môn, băng thông và khả năng xuyên quốc gia. Suy cho cùng, hệ thống sẽ tăng năng suất và hiệu quả của tổ chức của bạn.

Dành cho bán lẻ

Cách chọn POS– một hệ thống cho các cửa hàng bán lẻ? Các cửa hàng bán lẻ dành cho hệ thống POS chủ yếu là bán hàng và nhiều loại hàng hóa, hủy và trả lại, hệ thống giảm giá cho một sản phẩm hoặc toàn bộ biên lai và tạo báo cáo bán hàng. Nghĩa là, hệ thống POS bán lẻ yêu cầu một số lượng lớn các chức năng rất linh hoạt.

Về phần mềm, “1C: Retail” đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên. Bắt buộc thiết bị ngoại vi- Máy quét mã vạch, cơ quan đăng ký tài chính Và thiết bị đầu cuối đọc thẻ. Một máy quét có tính năng tìm kiếm sản phẩm trực quan sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn ở đây, đặc biệt nếu sản phẩm khó đánh dấu bằng mã. Thiết bị được lựa chọn phù hợp sẽ giúp dân chúng khỏi phải xếp hàng, hiểu lầm và sẽ có thêm khách hàng thường xuyên cho bạn.

Dành cho nhà hàng, khách sạn

Cách chọn POS– một hệ thống cho nhà hàng và khách sạn? Nó khác nhau chủ yếu ở phần mềm. Nhiều trong số chúng dựa trên cùng một hệ thống kế toán 1C, nhưng các hình thức kế toán sản xuất mới đã được thêm vào.

Một chương trình như vậy có thể tạo một đơn đặt hàng và "hoãn" nó cho đến khi thanh toán đầy đủ. Phần mềm có thể làm gì khác? Tính đến chi phí thực tế và kế hoạch của các nguyên liệu, ghi chúng bằng thẻ chi phí, xử lý quà tặng và tiền thưởng miễn phí, in biên lai trước, gắn logo trên biên lai, in địa chỉ và số điện thoại của khách hàng để giao hàng trên biên lai. Và đây không phải là danh sách đầy đủ các khả năng; Nhân tiện, ở đây tốt hơn là nên sử dụng thanh kẹo có màn hình cảm ứng.

Hệ thống POS di động

Thiết kế này có chức năng tương tự như trên. Sự khác biệt chính của nó là nó hoàn toàn di động và có thể vận chuyển được.

Chương trình tiền mặtđược cài đặt trên một thiết bị di động đặc biệt, bạn có thể sử dụng Máy tính bảng. Đây là một giải pháp tuyệt vời cho hoạt động buôn bán du lịch, chẳng hạn như tại quầy bar của quán cà phê, nơi thường thiếu không gian. Trong bộ sản phẩm, bạn có thể mua cả máy in di động và đầu đọc thẻ di động. Hầu hết các thiết bị này đều có máy quét trên tàu. Nhu cầu về một hệ thống di động như vậy được chứng minh bằng việc các mẫu có chức năng tích hợp đang bắt đầu xuất hiện trên thị trường. cơ quan đăng ký tài chính và một đầu đọc thẻ.

Bất kỳ hoạt động kinh doanh nào liên quan đến việc chấp nhận thanh toán sẽ yêu cầu mua thiết bị máy tính tiền. Trong số các thiết bị hiện đại, lựa chọn phổ biến nhất là hệ thống POS. Chúng có thể khác nhau, vì vậy bạn cần phải lựa chọn cẩn thận thiết bị, tùy thuộc vào đặc điểm của cửa hàng bán lẻ hoặc cơ sở khác mà nó dự định sử dụng.

Hệ thống POS là gì và tại sao cần thiết?

Trong tên thiết bị, tiền tố POS cho biết đây là thiết bị dành cho điểm bán hàng. Mặc dù điều này không có nghĩa là hệ thống chỉ có thể được sử dụng trong các cửa hàng - công nghệ như vậy được sử dụng ở bất cứ nơi nào có nhu cầu chấp nhận thanh toán - trong khách sạn, nhà hàng, nhiều tiệm khác nhau. Hệ thống POS thực hiện các chức năng tương tự như thiết bị máy tính tiền, nhưng nó có nhiều khả năng hơn và cho phép bạn tự động hóa các giao dịch thanh toán.

Hệ thống POS khác với thiết bị đầu cuối POS ở chỗ nó là một tập hợp nhiều thiết bị khác nhau được kết nối với một đơn vị hệ thống chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ bộ thiết bị. Thiết bị đầu cuối là một khối đơn, nghĩa là tất cả các thành phần được đặt trong một vỏ. Sự phân chia như vậy không tồn tại ở tất cả các quốc gia và ở nước ngoài, cả hai loại thiết bị thường được gọi là một định nghĩa - máy POS. Điều này đáng để biết nếu bạn có kế hoạch hợp tác với các đối tác nước ngoài.

Các thành phần của hệ thống POS

Một trong những thành phần quan trọng nhất của hệ thống là chương trình tiền mặt. Đây là phần mềm được lựa chọn riêng cho một lĩnh vực kinh doanh nhất định, có tính đến một số nhu cầu và tính năng cụ thể. Không có chương trình, thiết bị sẽ không hoạt động. Ngoài khác nhau tính năng đặc biệt, cũng có những tiêu chuẩn vốn có trong hầu hết các chương trình:

  1. Phần mềm máy tính tiền có thể tạo báo cáo bằng cách thu thập thông tin về số lượng và mức độ bán hàng, đánh giá và phân tích chúng. Chương trình đã có sẵn các mẫu báo cáo cơ bản, nhưng bạn có thể tùy chỉnh phần này theo ý mình bằng cách thêm một số mục cần thiết.
  2. Sử dụng chương trình, bạn có thể quản lý hàng tồn kho; nó sẽ cho bạn biết có bao nhiêu đơn vị sản phẩm trong kho và liệu đã đến lúc bổ sung số lượng của chúng hay chưa. Điều này giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh của bạn và sắp xếp việc giao hàng đúng thời hạn để loại bỏ các sự chậm trễ và thời gian ngừng hoạt động khác nhau.
  3. Chương trình có thể tự lo việc mua sắm. Nếu bạn cấu hình cho phù hợp thì khi số lượng hàng hóa trong kho giảm đi, nó sẽ tự tạo yêu cầu cho nhà cung cấp và lập lệnh thanh toán nếu thiết bị được liên kết với chương trình kế toán.
  4. Bạn có thể thực hiện giảm giá và trao nhiều phần thưởng khác nhau cho khách hàng. Điều này giúp loại bỏ mọi sự lừa dối từ phía người bán, họ sẽ không thể thao túng việc giảm giá.
  5. Mỗi nhân viên làm việc tại máy tính tiền được ủy quyền vào hệ thống bằng thẻ đặc biệt và mật khẩu của riêng bạn, điều này sẽ loại bỏ các hành vi gian lận khác nhau từ phía nhân viên.
  6. Bạn có thể nhanh chóng hoàn trả nếu khách hàng không hài lòng với sản phẩm. Thủ tục sẽ không mất nhiều thời gian, điều này sẽ tránh gây khó chịu cho khách truy cập hơn nữa.
  7. Các hệ thống hiện đại có mức độ bảo mật đủ để bạn không phải lo lắng về sự an toàn của tất cả dữ liệu của mình.

Để vận hành chương trình và thiết lập toàn bộ hệ thống, bạn sẽ cần một máy tính chuyên dụng. Được phép sử dụng thiết bị thông thường nếu nó tuân thủ yêu cầu cần thiết, nhưng tốt hơn hết là đừng làm điều này - máy tính người dùng không được thiết kế để hoạt động với thiết bị tính tiền; chúng sẽ nhanh chóng bị hỏng và bắt đầu gặp trục trặc. Ngoài ra, một máy tính chuyên dụng tiêu thụ ít năng lượng hơn.

Cơ quan đăng ký tài chính là cần thiết để lưu giữ hồ sơ về hàng hóa hoặc dịch vụ cũng như in biên lai. Đối với những cơ sở bình dân có lượng khách lớn thì tốc độ của thiết bị rất quan trọng. Và các thẩm mỹ viện hay nhà hàng thường chú ý đến thiết kế thẩm mỹ của tờ hóa đơn. Vì vậy, bạn cần chọn một nhà đăng ký tùy thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp bạn. Điều đáng chú ý là máy in nhiệt không ồn ào như máy ma trận.

Việc lựa chọn ngăn kéo đựng tiền không quá khó, bạn chỉ cần quyết định kích thước, số lượng ngăn cần thiết, đồng thời kiểm tra độ tin cậy của khóa và tất cả các bộ phận bên trong. Khi lắp ráp hệ thống, hộp được kết nối với nhà đăng ký và tự động mở khi mua hàng hoặc thanh toán dịch vụ.

Cần có thiết bị đầu cuối hoặc đầu đọc thẻ để hoạt động với thẻ ngân hàng. Nhiều người thanh toán bằng chúng khi mua hàng, vì vậy không thể thực hiện được nếu không có thiết bị như vậy. Đối với thiết bị, điều quan trọng là phải thực hiện các thao tác nhanh chóng, cũng như an toàn.

Lựa chọn hệ thống POS cho các lĩnh vực kinh doanh khác nhau

Làm thế nào để chọn hệ thống POS phù hợp? Nó phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động của tổ chức, số lượng khách truy cập và các sắc thái khác:

  1. Các cửa hàng bán lẻ yêu cầu khá nhiều chức năng, vì những cửa hàng như vậy bán một số lượng lớn các mặt hàng khác nhau, có giảm giá, cần phải trả lại hàng và bạn cũng sẽ cần phải tạo báo cáo. Thiết bị bạn phải có là máy quét mã vạch, thiết bị đầu cuối thẻ và máy ghi tài chính. Tốt hơn hết bạn nên chọn một máy quét có tính năng tìm kiếm hàng hóa trực quan - điều này sẽ giúp công việc của nhân viên thu ngân trở nên dễ dàng hơn.
  2. Ở các nhà hàng hay khách sạn, phần mềm sẽ khác. Phần mềm phải có chức năng tạo đơn hàng và thêm vào danh sách chờ cho đến khi thực hiện thanh toán. Ngoài ra, trong nhà hàng, cần phải tính đến chi phí dự kiến ​​và thực tế của nguyên liệu món ăn. Chương trình sẽ hoạt động với nhiều quà tặng và tiền thưởng khác nhau và séc có thể yêu cầu gửi tiền thông tin thêm kèm theo địa chỉ của khách hàng nếu nhà hàng có dịch vụ giao hàng.
  3. Nếu như Chúng ta đang nói về về một quán cà phê hoặc quán bar nhỏ, nơi có ít không gian phía sau quầy thì hệ thống POS nên được sử dụng loại di động, và cả với bảo vệ chống thấm nước, vì đồ uống có thể vô tình đổ lên đó. Hệ thống di động cũng thích hợp để tổ chức giao thương ra nước ngoài.

Khi chọn một hệ thống, bạn cũng cần quyết định các câu hỏi sau:

  1. Hãy tính đến các đặc điểm của hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp, cho dù giao dịch đó là bán buôn hay bán lẻ. Định dạng của hoạt động cũng rất quan trọng - doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B) hoặc doanh nghiệp với khách hàng (B2C).
  2. Số lượng hoạt động theo kế hoạch mỗi ngày quyết định năng suất cần thiết.
  3. Cần phải tính toán tổng số máy tính tiền và liệu chúng có được kết nối thành một hệ thống hay không.
  4. Sẽ có một cửa hàng bán lẻ hay dự định mở một chuỗi cơ sở?
  5. Có cần kết nối với các chương trình khác - kế toán hay kế toán hàng hóa không?

Nhà sản xuất phổ biến

Nhiều công ty sản xuất thiết bị POS vì thiết bị đó đang có nhu cầu. Trong số nổi tiếng và phổ biến nhất là một số công ty:

  1. Công ty Atol khá nổi tiếng trên thị trường. Nó sản xuất cả công nghệ và thiết bị cũng như phần mềm cho hệ thống giao dịch. Tổ chức này đã trở thành một trong những nhà cung cấp CNTT lớn nhất cho ngành bán lẻ.
  2. Công ty Mercata sản xuất hệ thống POS dành cho các cửa hàng bán lẻ bán thực phẩm và phi thực phẩm, bán lẻ chuyên dụng, v.v.

Sử dụng hệ thống POS là giải pháp tạm thời Vì nhiều lĩnh vực khác nhau kinh doanh, điều này sẽ giúp tối ưu hóa hoạt động của một cửa hàng hoặc cơ sở bán lẻ. Thiết bị hiện đại hỗ trợ rất nhiều cho công việc của nhân viên thu ngân, cho phép bạn giải quyết nhanh chóng các vấn đề khác nhau khi phục vụ khách hàng, đồng thời loại bỏ các vấn đề và sự thiếu chính xác khác nhau. Một hệ thống POS toàn diện có thể được lắp ráp riêng lẻ để phù hợp với nhu cầu của bất kỳ doanh nghiệp nào.

02/2018

Khi đối mặt với nhiệm vụ lựa chọn thiết bị cửa hàng, chủ cửa hàng (và CIO) của cửa hàng và chuỗi bán lẻ hỏi: cái gì hệ thống máy tính sử dụng cho nơi làm việc của nhân viên thu ngân?
Thiết bị đầu tiên mà bất kỳ người quản lý nào nghĩ đến là một thiết bị truyền thống. Máy tính cá nhân hoặc máy tính xách tay. Giải pháp này rõ ràng, tương đối rẻ và khá chấp nhận được đối với một cửa hàng có vài chục khách mỗi ngày.

Nhưng khi chúng ta đang nói về một cửa hàng (hiệu thuốc, quán cà phê, v.v.) với lượng khách hàng lớn hoặc một chuỗi bán lẻ, tình hình sẽ thay đổi đáng kể. Nhìn về phía trước, chúng tôi sẽ nói rằng, theo quy định, chúng tôi khuyên khách hàng của mình nên sử dụng hệ thống POS chuyên nghiệp, không phải vì mua chúng đắt hơn :), mà vì điều đó đúng: cuối cùng, chi phí sở hữu của họ thấp hơn và chúng tương ứng nhiều hơn với mô hình sử dụng diễn ra trong thương mại.

Đây là loại mô hình sử dụng gì và nó khác với việc sử dụng máy tính ở nhà hoặc văn phòng như thế nào?

Cửa hàng có những nhu cầu và giờ hoạt động đặc biệt riêng - và do đó có những yêu cầu đặc biệt đối với thiết bị.


1. Chịu được cường độ sử dụng cao

Trong một cửa hàng thuộc mọi quy mô - từ siêu thị nhỏ đến đại siêu thị - máy tính tiền phải hoạt động không ngừng nghỉ trong suốt thời gian cửa hàng mở cửa. Hãy nhớ nhà của bạn hoặc máy tính văn phòng: tần suất nó “đóng băng” theo thời gian, đó là lý do tại sao bạn phải khởi động lại, đợi vài phút cho đến khi tất cả các chương trình mở lại... Bạn nghĩ người mua sẽ làm gì nếu phải đợi máy tính tiền đến khởi động lại? Và năm người đang đứng xếp hàng phía sau anh ta...? Không cần phải nói về mức độ hài lòng của khách hàng.

Hệ thống POS chuyên nghiệp được thiết kế để sử dụng 24/24 và hoạt động ổn định ngay cả trong Điều kiện khó khăn. Nhiều hệ thống POS thậm chí có thể được sử dụng làm PC điều khiển cho Digital Signage và được đặt ở những nơi khó tiếp cận, nơi không ai chạm vào trong nhiều tháng... mà vẫn hoạt động ổn định. Một số mẫu hệ thống POS có bảo vệ bổ sung khỏi bụi và hơi ẩm, điều này cũng bảo vệ chúng khỏi sự cố và hỏng hóc. Vì vậy, hệ thống POS hoạt động ổn định hơn. Nó được thiết kế với mục đích này.

2.Không có tiếng ồn và bụi

Bạn đã bao giờ nghe cách bật quạt bên trong trên máy tính xách tay hoặc máy tính, đặc biệt là những chiếc không còn mới chưa? Phân tán lớp dầu đặc lại, nó cố gắng quay tròn, kéo theo bụi phía sau. Bụi xuất hiện và tích tụ trên quạt do tĩnh điện. Trong hệ thống POS, về nguyên tắc, điều này là không thể: chúng sử dụng hệ thống làm mát không quạt và do đó hoạt động im lặng và không thu hút bụi bẩn.

3. Tiêu thụ điện năng thấp

Ở nhà hoặc ở văn phòng, ít người quan tâm đến lượng điện tiêu thụ của máy tính cá nhân (mặc dù ai biết được, có lẽ mức thuế mới sẽ thay đổi điều này). Nhưng ở quy mô cửa hàng hoặc chuỗi, thiết bị hoạt động suốt ngày đêm cho nơi làm việc của nhân viên thu ngân 5-10-20 “tăng” rất nhiều kW. Bạn có thể tưởng tượng những chi phí này hàng tháng là bao nhiêu không? Thế còn năm thì sao? ... So với PC, mức tiêu thụ điện năng thấp của hệ thống POS có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền điện.

4. Kết nối các thiết bị ngoại vi cụ thể

Hệ thống POS có một bộ cổng được điều chỉnh tối đa để kết nối các thiết bị thương mại: máy quét, máy in hóa đơn, cân và bàn phím cấp công nghiệp. Vỏ PC tiêu chuẩn không cung cấp các khả năng như vậy: để kết nối thiết bị, bạn sẽ phải sử dụng bộ điều hợp và cáp bổ sung, điều này sẽ không tăng thêm độ ổn định cho thiết kế.

5. Yếu tố hình thức và phương pháp bố trí

Vỏ của máy tính cá nhân khá lớn (bao gồm cả do nhu cầu thông gió) và khá khó để đặt nó ở nơi làm việc của nhân viên thu ngân một cách thuận tiện, đặc biệt là những nơi nhỏ gọn. Một hệ thống POS chuyên nghiệp được điều chỉnh để phù hợp với vị trí trong khu vực máy tính tiền. Có những mẫu tất cả trong một, trong đó một bộ phận hệ thống nhỏ gọn được gắn trực tiếp vào màn hình. Có những đơn vị hệ thống nhỏ gọn có thể được đặt dưới bề mặt làm việc và thậm chí trên tường. Nói tóm lại, khi sử dụng hệ thống POS chuyên dụng sẽ có ít hạn chế hơn về vị trí.

6. Tốc độ phục vụ khách hàng

Màn hình cảm ứng. Nếu quy trình kinh doanh của cửa hàng yêu cầu nhân viên thu ngân làm việc mà không có nơi làm việc có chỗ ngồi (trong HoReCa) hoặc tốc độ phục vụ chỉ đơn giản là cần thiết, thì bạn có thể cài đặt hệ thống POS với màn hình liên lạc, có thể được điều khiển bằng cách chạm ngón tay hoặc bút cảm ứng ( màn hình điện dung) hoặc bất kỳ vật tiện lợi nào - ngón tay, thẻ người phục vụ, v.v. (màn hình điện trở). Màn hình liên lạc giúp đơn giản hóa và tăng tốc đáng kể công việc của nhân viên thu ngân, và do đó, tăng tốc độ dịch vụ khách hàng.

7. Duy trì kho linh kiện

Thiết bị CNTT tiêu dùng là một trong những thị trường thay đổi nhanh nhất. Chỉ sáu tháng trước, bạn đã mua một chiếc máy tính hoặc điện thoại hoàn toàn mới cùng các loại bộ xử lý, bộ nhớ, ổ cứng v.v. Và sau 1-2 năm, việc tìm kiếm thẻ nhớ giống như đã lắp trên PC của bạn có thể khó khăn, thậm chí là không thể. Bạn có thể mua mô hình thế hệ mới cho một cửa hàng mới, nhưng mô hình khác nhauở các cửa hàng khác nhau - điều này đã làm phức tạp thêm công việc của bộ phận CNTT, kho phụ tùng thay thế quá tải, v.v. Dòng thiết bị kinh doanh như hệ thống POS thay đổi chậm hơn nhiều: khách hàng doanh nghiệp không cần theo đuổi sự đổi mới, anh ta cần thiết bị để thực hiện nhiệm vụ của mình một cách nhất quán. Ngoài ra, các nhà sản xuất thiết bị POS chuyên nghiệp hiểu rằng thiết bị được sử dụng trong 5 hoặc 10 năm nên duy trì một kho phụ tùng thay thế trong suốt thời gian này. Nhờ đó, cửa hàng có cơ hội thống nhất đội thiết bị của mình.

8. Chi phí sở hữu và bảo hộ đầu tư

Tuổi thọ trung bình của thiết bị làm việc thu ngân là 7-10 năm. Trong thời gian này, chi phí của thiết bị được cộng thêm dịch vụ, giá của thời gian ngừng hoạt động tại nơi làm việc (và việc mua thiết bị thay thế), tiền lương của nhân viên hoặc nhà thầu bảo trì thiết bị và loại bỏ các hư hỏng và sự cố kỹ thuật, v.v. Nếu bạn tính toán tất cả các chi phí này và chia chúng cho toàn bộ thời gian hoạt động, thì việc sử dụng hệ thống POS chuyên nghiệp sẽ khiến công ty tốn ít chi phí hơn.

Trường hợp thực tế từ thực tế. Cho đến gần đây, một mạng lưới khá lớn đã sử dụng PC tại các quầy thu ngân. “Đúng, PC hỏng thường xuyên hơn - nhưng chúng tôi sẽ mua nhiều hơn và giữ đồ thay thế trong cửa hàng và nhanh chóng thay thế nếu cần thiết” - đây là những gì các nhà quản lý CNTT nghĩ.

Nhưng sau một vài năm, hóa ra việc thay đổi PC liên tục không còn thú vị nữa và điều này đòi hỏi phải duy trì đủ nhân viên dịch vụ CNTT; rằng khi các cửa hàng mới mở, việc mua những chiếc PC giống nhau sẽ trở nên khó khăn vì các thành phần đã thay đổi trong thời gian này và mọi nhà quản lý CNTT đều biết rằng việc duy trì một “vườn thú” máy tính cấu hình khác nhauđắt hơn nhiều so với thiết bị tiêu chuẩn. Hóa ra các đơn vị hệ thống dưới bàn làm phức tạp đáng kể việc bố trí các máy tính tiền và đưa ra những hạn chế trong cách bố trí cửa hàng. Và quan trọng nhất, sau khi tính toán tất cả những rắc rối và chi phí, hóa ra việc sử dụng hệ thống POS sẽ mang lại nhiều lợi nhuận hơn về lâu dài. Do đó, công ty quyết định chuyển sang hệ thống POS NCR Realpos chuyên nghiệp.

9. An ninh (còn về việc tổ chức nơi làm việc của nhân viên thu ngân)

Nhân tiện, ngoài PC và hệ thống POS chuyên dụng, còn có một giải pháp thú vị khác: sử dụng khách hàng mỏng, hoặc thiết bị đầu cuối. Việc sử dụng giải pháp thiết bị đầu cuối là một trong những chủ đề phổ biến trong tự động hóa nơi làm việc trong doanh nghiệp. Với kiểu tổ chức tự động hóa này, tất cả dữ liệu và phần mềm đều được đặt trên máy chủ và chỉ các thiết bị đầu cuối được cài đặt tại nơi làm việc cung cấp quyền truy cập vào phần mềm trên máy chủ. Điều này tạo ra tiết kiệm bổ sung khi mua thiết bị, hạn chế rủi ro khi người dùng can thiệp vào hoạt động của máy tính, đồng thời cũng tăng tính bảo mật: sau cùng, nếu cần, máy chủ chứa tất cả dữ liệu và phần mềm sẽ bị ngắt kết nối khỏi thiết bị đầu cuối.

Với tất cả sự hấp dẫn của chúng, các giải pháp đầu cuối trước đây tại nơi làm việc của nhân viên thu ngân trong siêu thị không phải lúc nào cũng có thể được sử dụng do nhu cầu in kiểm tra tài chính(và theo đó điều khiển máy in từ nơi làm việc). Nhưng hiện nay một số mẫu PPO, chẳng hạn như Datecs FP-T88, đã triển khai khả năng sử dụng chế độ đầu cuối. Để thực hiện việc này, chỉ cần tải xuống từ trang web của nhà sản xuất và cài đặt một bộ trình điều khiển cho chế độ đầu cuối.

10. Dễ dàng hỗ trợ cơ sở hạ tầng CNTT

Và cuối cùng, một điểm kinh doanh quan trọng. Ngày nay, khi sự cạnh tranh về giá và khủng hoảng gây áp lực lên các cửa hàng bán lẻ thì việc tối ưu hóa chi phí cơ sở hạ tầng cố định đang trở thành nguồn lực để tăng hiệu quả kinh doanh và đơn giản là điều cần thiết. Thiết bị càng tạo ra ít vấn đề thì càng cần ít nhân sự và chi phí để bảo trì thiết bị.

Mỗi chuyên gia CNTT, ngay cả với mức lương tối thiểu 5 nghìn UAH, vẫn khiến doanh nghiệp tốn khoảng. 100-150 nghìn UAH mỗi năm (tiền lương, nơi làm việc, tiền thuê văn phòng, v.v.). Và để phục vụ mạng lưới lớn Cần rất nhiều chuyên gia, và con số này còn cộng thêm các chuyến công tác, chi phí vận chuyển, v.v. Khó ước tính chi phí hỏng hóc và thời gian ngừng hoạt động là bao nhiêu, nhưng đây luôn là lỗ lãi hoặc lỗ trực tiếp.

Về vấn đề này, một hệ thống POS hoạt động đáng tin cậy sẽ giúp tối ưu hóa việc này.

Nhân tiện, nhiều chuỗi bán lẻ lớn ngày nay đang cố gắng giảm thiểu nhu cầu về nhân sự CNTT bằng cách mua thiết bị và phần mềm chuyên nghiệp chất lượng cao hoặc thuê ngoài để bảo trì cơ sở hạ tầng của các cửa hàng và văn phòng.

Điều quan trọng là phải hiểu rằng Đối tác dịch vụ không chỉ là nhân viên của nhà thầu có mặt khi có vấn đề về thiết bị hoặc phần mềm. Ngược lại, đối tác dịch vụ quan tâm đến việc giảm thiểu các chuyến đi khẩn cấp và chú trọng vào việc tổ chức vận hành thiết bị đúng cách, phòng ngừa và bảo trì kịp thời. Kết quả là, khả năng xảy ra lỗi giảm đi, toàn bộ cửa hàng hoạt động đáng tin cậy hơn và thiết bị tồn tại lâu hơn.

Nếu bạn đang mở cửa hàng đầu tiên của mình, thì máy rút tiền “tự chế” là lựa chọn tốt nhất để bắt đầu. Ưu điểm rõ ràng của hệ thống như vậy là chi phí thấp. Nhưng các thiết bị đầu cuối tự lắp ráp thường bị hỏng và có nguy cơ không tương thích thành phần cao. Cần tiền sửa chữa, do máy tính tiền bị hỏng nên cửa hàng không hoạt động và thua lỗ. Những gì có thể và không thể được lưu khi lắp ráp thiết bị đầu cuối POS? Những phần nào của nó dễ bị tổn thương nhất? Hãy tìm hiểu trong bài viết của chúng tôi.

Thiết bị đầu cuối POS hoặc hệ thống POS bao gồm những gì?

Hệ thống POS là một máy tính có máy in biên lai (hoặc máy ghi tài chính) được kết nối, bàn phím, màn hình hiển thị của khách hàng, ngăn đựng tiền, màn hình thu ngân và máy quét mã vạch. Nếu doanh thu của cửa hàng trên 60 triệu rúp mỗi năm, thì bạn cũng cần kết nối thiết bị đầu cuối ngân hàng để thanh toán không dùng tiền mặt.

Để tiết kiệm tiền thay vì đặc biệt đơn vị hệ thống Họ sử dụng PC thông thường, thay thế bàn phím máy tính tiền chuyên nghiệp bằng bàn phím QWERTY và thay thế màn hình thu ngân bằng màn hình văn phòng tiêu chuẩn. Nhưng những khoản tiết kiệm như vậy không phải lúc nào cũng hợp lý. Chi phí sở hữu một hệ thống tự lắp ráp cao hơn đáng kể so với hệ thống chuyên nghiệp.

Trước khi lắp ráp cần tính toán chi phí gần đúng bảo trì thiết bị đầu cuối của bạn trong một tháng, sáu tháng hoặc một năm. So sánh số tiền này với chi phí của chính hệ thống. Hãy nhớ rằng bo mạch chủ máy tính bị hỏng sẽ dẫn đến chi phí không thể kiểm soát được. Rất có thể, bạn sẽ phải thay toàn bộ phần trám. Đơn vị hệ thống là bộ phận quan trọng nhất của thiết bị đầu cuối POS và dễ bị tổn thương nhất.

“Bạn muốn cắt tóc và đến tiệm làm tóc. Và bạn sẽ rất ngạc nhiên nếu anh ấy quyết định sử dụng kéo làm vườn cho công việc này. Và tại sao tất cả? Bởi vì mọi thứ nên được sử dụng cho mục đích dự định của họ.

Tương tự như vậy, các thiết bị đầu cuối POS chuyên dụng được thiết kế để sử dụng trong “điều kiện chiến đấu” và máy tính gia đình được thiết kế để sử dụng tại nhà. Bạn không nên lấy thứ gì đó được thiết kế dành cho gia đình đi sản xuất và sau đó ngạc nhiên trước sự hỏng hóc và thất bại nhanh chóng vào thời điểm không thích hợp nhất, cũng như bạn không nên ngạc nhiên trước một kiểu cắt tóc khủng khiếp bằng kéo làm vườn.”

Igor Chechulin, trưởng phòng SCO tại Crystal Service

Lựa chọn đơn vị hệ thống

Dựa trên phương pháp làm mát, tất cả các đơn vị hệ thống có thể được chia thành hai loại chính:

  • máy thở Chúng thổi không khí nóng ra ngoài và hút không khí mát hơn từ không gian xung quanh vào. Tuy nhiên, cùng với không khí, chúng tích cực thu hút bụi bẩn. Giải pháp quạt rẻ hơn nhưng khó bảo trì - bạn phải liên tục làm sạch máy tính khỏi bụi bẩn.
  • không quạt. Thiết bị đầu cuối POS có bộ phận hệ thống không quạt rất bền và dễ bảo trì vì bụi bẩn không bị hút vào thiết bị. Hệ thống làm mát thụ động thay thế quạt. Các đơn vị hệ thống không quạt rất lý tưởng cho các cửa hàng.

Thiết bị ngoại vi của máy tính tiền (máy quét, ngăn kéo đựng tiền, v.v.) là những thiết bị có tính chuyên môn cao và đang phát triển chậm hơn. Thiết bị máy tính tiền hoạt động thông qua giao diện RS-232 và Powered USB lỗi thời hoặc hiếm. Vì vậy, khi tự lắp ráp hệ thống POS, hãy chọn bo mạch chủ có các đầu nối cần thiết.

Bộ đầu nối tối thiểu: 4 cổng COM RS-232, 6 cổng USB. Với rất nhiều cổng, bạn có thể kết nối tất cả các thiết bị ngoại vi cần thiết.

Sức mạnh của thiết bị hệ thống phụ thuộc vào phần mềm bạn sử dụng và phần mềm chạy trên hệ điều hành nào. Ví dụ: nếu chương trình tính tiền yêu cầu Windows thì hoạt động ổn định Hệ thống sẽ yêu cầu ít nhất 2 GB RAM.

Phần mềm càng “phổ quát” thì yêu cầu càng cao. Các chương trình tính tiền chuyên nghiệp đòi hỏi ít nguồn lực.

Yêu cầu hệ thống tối thiểu cho chương trình Set Retail:

  • Bộ xử lý 566 MHz;
  • RAM 512MB;
  • 8 GB không gian trông trên ổ cứng;
  • Hệ điều hành TinyCore Linux 3.0 (có trong gói);

Như bạn có thể thấy, việc tự mình lắp ráp một đơn vị hệ thống là một nhiệm vụ lớn. Nó đòi hỏi kiến ​​thức tuyệt vời về các chi tiết cụ thể của thiết bị máy tính tiền ngoại vi. Một sai lầm bây giờ sẽ dẫn đến rất nhiều vấn đề sau này.

Các đơn vị hệ thống thông thường có rất nhiều vấn đề. Chúng rất khó để duy trì. Chúng không được thiết kế để hoạt động không ngừng nghỉ 24/7. Trong trường hợp có sự cố, việc sửa chữa sẽ tốn một khoản tiền khá lớn. Đơn giản là bạn có thể không tìm thấy một phần cứng của cùng một mẫu - nhiều bo mạch đã ngừng sản xuất và số lượng phát hành luôn bị hạn chế.

Và nhất vấn đề chính Vấn đề là không có gì đảm bảo rằng phần mềm thông thường của bạn sẽ hoạt động trên phần cứng mới. Ngoài ra, ngày càng có nhiều nhà sản xuất bo mạch chủ từ chối cổng COM. Chẳng bao lâu nữa chúng sẽ chỉ còn trên các hệ thống đặc biệt.

Lựa chọn màn hình

Màn hình đóng vai trò là màn hình của nhân viên thu ngân. Màn hình càng lớn thì càng chiếm nhiều không gian trên máy tính để bàn của bạn. Phần mềm máy tính tiền chuyên dụng không yêu cầu đường chéo màn hình lớn. Đường chéo tối ưu dành cho phần mềm chuyên nghiệp - 8, 10 hoặc 12 inch.

Các nhà sản xuất màn hình gia đình làm cho màn hình của họ có độ tương phản rất cao và sáng. Với một màn hình như vậy, mắt nhân viên thu ngân sẽ nhanh chóng mỏi và bắt đầu mắc sai lầm. Không cần phải tiết kiệm tiền cho màn hình - tốt hơn là cung cấp cho nhân viên thu ngân những điều kiện thoải mái nhất có thể. Các chuyên gia (chẳng hạn như nhà thiết kế) thường chọn độ sáng 200 cd/m2.

Các nhà sản xuất màn hình máy tính tiền đặt trước các cài đặt tối ưu.

Lựa chọn ngăn đựng tiền

đầu tiên hộp tiền phải bền. Các ngăn kéo được lựa chọn dựa trên số lượng ngăn đựng tiền và vị trí (mặt lật hoặc có thể thu vào). Có hộp đựng băng cassette có thể tháo rời. Các nhà sản xuất lắp đặt cảm biến mở ở một số ngăn kéo - đây là một điểm cộng lớn. Ngăn kéo có mở lâu hơn dự kiến ​​không? Bạn sẽ nhận được một tín hiệu về điều này. Nguy cơ bạn bị cướp càng thấp.

Chúng tôi chọn các thiết bị ngoại vi còn lại

Nếu cửa hàng có một máy tính tiền thì độ tin cậy là cực kỳ quan trọng đối với máy in hóa đơn (hoặc máy ghi tài chính). Nếu máy tính tiền duy nhất dừng lại, cửa hàng sẽ không hoạt động. Các nhà bán lẻ chuyên nghiệp chú ý đến giới hạn an toàn của dao và tuổi thọ của bản in. Thà mua một lần một thiết bị đáng tin cậy, dùng được nhiều năm và có thể in được vài triệu biên lai còn hơn là bỏ tiền ra sửa chữa.

Việc trưng bày của khách hàng được coi là một yếu tố ít quan trọng hơn. Nó rất thường được đặt "để trưng bày", vì sự hiện diện của nó là bắt buộc theo luật pháp. Màn hình của khách hàng là huỳnh quang chân không - chúng có thể hiển thị ít thông tin (20 ký tự trên 2 dòng), nhưng có thể nhìn thấy hình ảnh từ mọi góc độ.

Ngoài ra còn có giải pháp OLED. Hình ảnh cũng có thể nhìn thấy được. Bạn có thể hiển thị nhiều thông tin trên màn hình (256 x 32 chấm) và đảm bảo thu hút sự chú ý của người mua. Khách hàng chắc chắn sẽ nhìn thấy tin nhắn của bạn và biết họ đã trả bao nhiêu và những gì. Điều này sẽ làm tăng mức độ tin cậy vào cửa hàng của bạn.

Chúng tôi đã kết hợp màn hình của người mua với ngăn đựng tiền xu - bằng cách này, người mua sẽ nhìn và đọc thông tin trên màn hình một cách chính xác và bản thân màn hình sẽ không chiếm nhiều không gian.

Bắt đầu từ năm 2016, việc bán rượu sẽ yêu cầu kết nối với Hệ thống thông tin tự động của Nhà nước thống nhất. Để bán rượu, bạn cần có máy quét 2D. Các thông số chính của máy quét 2D: tốc độ đọc mã vạch và mức độ bảo vệ khỏi các tác động bên ngoài. Máy quét hoạt động càng nhanh và chính xác thì tốc độ dịch vụ càng cao.

Lựa chọn bàn phím. Mục đích của bạn - tiết kiệm tối đa? Sau đó, bạn có thể sử dụng định dạng QWERTY. Nhưng trong lĩnh vực bán lẻ có tỷ lệ luân chuyển nhân viên cao và bạn sẽ phải liên tục đào tạo nhân viên mới. Bàn phím chuyên nghiệp có số lượng nút tối thiểu; bạn có thể làm việc với chúng một cách tự động mà không cần phải suy nghĩ thêm. Bố trí thuận tiệnđẩy nhanh quá trình bán hàng. Bàn phím chuyên dụng bền hơn nhiều và được thiết kế để chịu được hàng chục triệu lần nhấn phím. Không thể cài đặt các tùy chọn quan trọng như đầu đọc thẻ hoặc khóa vào bàn phím thông thường.

Cái gì tiếp theo?

Đảm bảo tất cả thiết bị đều tương thích với phần mềm POS của bạn. Thông tin về các kết nối có sẵn trên trang web của nhà sản xuất. Có thể bạn sẽ phải tự sửa đổi phần mềm. Điều này sẽ phải chịu thêm chi phí.

Cơ quan đăng ký tài chính phải được phục vụ tại một trung tâm dịch vụ được công nhận. Trước đây chúng tôi đã viết về cách chọn trung tâm dịch vụ kỹ thuật phù hợp. Quyết định trước xem bạn sẽ tự mình chuẩn bị hồ sơ cho cơ quan thuế hay liên hệ với các chuyên gia.

Một vài điểm quan trọng

Tiết kiệm chỉ có giá trị nếu bạn có thể dự báo chính xác tải. Nếu không, bạn sẽ có những nhân viên không cần thiết, bạn sẽ phải liên tục mua phần cứng mới và trả tiền cho việc tích hợp phần mềm.

Bộ phận hệ thống và bàn phím bị hỏng nhanh nhất. Bàn phím có tuổi thọ khoảng một năm, bộ phận hệ thống dành cho hai người, nếu bạn may mắn.

Bằng cách chi ít tiền hơn cho thiết bị, bạn sẽ chi nhiều hơn cho việc bảo trì và sửa chữa. Bạn đã sẵn sàng duy trì đội ngũ quản trị hệ thống chưa?

Thiết bị đầu cuối POS chuyên nghiệp được mua khi chúng muốn đáp ứng nhu cầu về máy tính tiền và tự động hóa. Việc mua phần mềm chuyên nghiệp chắc chắn sẽ khiến bạn gặp nhiều rắc rối và chi phí không đáng có.

(Point Of Sale - “điểm bán hàng”) là phần mềm và phần cứng được tích hợp với nhau để tự động hóa nơi làm việc của nhân viên thu ngân bằng cách sử dụng máy ghi tài chính hoặc máy in hóa đơn thay thế chúng.

Hệ thống POSĐược dùng trong nhiều loại khác nhau kinh doanh, đó là lý do tại sao chúng được cung cấp với số lượng lớn các lựa chọn khác nhau và cấu hình. Các yêu cầu của một cửa hàng bán lẻ và một nhà hàng khác nhau đến mức không có giải pháp duy nhất nào có thể phù hợp với mọi ứng dụng. Hệ thống POS là sự kết hợp giữa các thành phần phần mềm và phần cứng. Trong quá trình phát triển của mình, họ đã đi một chặng đường dài từ đơn giản máy tính Và cơ quan đăng ký tài chính. Lựa chọn các thành phần hệ thống POS phù hợp là chìa khóa để quản lý doanh nghiệp của bạn đúng cách, duy trì sự hài lòng của khách hàng và đây chính là con đường dẫn đến thành công. Hệ thống POS tốt nhất một công cụ sẽ giúp bạn tổ chức công việc kinh doanh của mình chính xác theo cách bạn cần.


Mỗi doanh nghiệp đều có nhu cầu và thiết kế quy trình riêng, nhưng có một quy trình được thiết kế tốt hệ thống POS có thể thực hiện công việc của mình trong bất kỳ loại hình kinh doanh nào. Bước đầu tiên để lựa chọn Hệ thống POS sẽ xác định yêu cầu cá nhân của bạn.

  • Loại hình kinh doanh của bạn (sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp, phân khúc thị trường, B2B B2C ...)? Giải pháp có cần phải di động không?
  • Có bao nhiêu hoạt động được lên kế hoạch thực hiện mỗi ngày?
  • Bạn sẽ làm việc với thẻ ghi nợ hay thẻ tín dụng?
  • Bạn sẽ cần bao nhiêu địa điểm thanh toán? Bạn có mạng lưới giữa các máy trạm không?
  • Hệ thống đặt chỗ có cần thiết không?
  • Bạn có nhu cầu kết nối chuỗi cửa hàng?
  • Có cần liên hệ không chương trình của bên thứ ba(như kế toán, kế toán hàng hóa)?

Thông tin về cách bạn sẽ sử dụng và những tính năng bạn cần trong hệ thống POS sẽ giúp bạn xác định sự kết hợp tốt nhất giữa phần mềm và phần cứng phù hợp với doanh nghiệp cụ thể của bạn.

Khái niệm cơ bản về hệ thống POS

Mỗi hệ thống POS bao gồm phần mềm và một bộ các thành phần phần cứng cơ bản. Trước khi đi sâu vào chi tiết cụ thể của một doanh nghiệp cụ thể, chúng ta hãy xem xét một hệ thống POS cơ bản.

Chương trình

– đây là trung tâm của bất kỳ hệ thống nào; nó xác định rõ ràng những gì và cách thức bạn có thể làm khi thanh toán. Việc lựa chọn chương trình sẽ phụ thuộc vào chức năng bạn cần và điều kiện sử dụng. Nhiều chương trình POS rất linh hoạt và phù hợp với nhiều loại hình kinh doanh nhưng cũng có những giải pháp chuyên biệt, ví dụ như hệ thống cho nhà hàng hoặc điểm di động việc bán hàng Ngoài ra, nhiều ứng dụng còn có các phiên bản Cơ bản, Chuyên nghiệp và Doanh nghiệp với các tính năng khác nhau.

Vậy làm thế nào bạn có thể xác định chương trình tính tiền nào phù hợp với mình? Kinh doanh của bạn?

Điều tốt nhất nên làm trước tiên là quyết định những tính năng nào quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn. Tất cả các chương trình đều có thể xử lý các hoạt động giao dịch cơ bản, nhưng có một danh sách dài chức năng bổ sung, mà bạn có thể cần hoặc không. Có một số chức năng cụ thể cần thiết trong tiệm dịch vụ nhưng không cần thiết trong cửa hàng và một số chức năng có thể cần thiết sau này trong quy trình. Dưới đây là một số trong nhiều khả năng cần xem xét:

  • Quản lý hàng tồn kho– mọi doanh nghiệp đều cần quản lý hàng tồn kho của mình và hầu hết các chương trình tính tiền sẽ giúp bạn theo dõi số dư dựa trên mỗi lần bán hàng. Dữ liệu được cập nhật từng phút sẽ giúp bạn nhanh chóng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
  • Báo cáo- một trong lợi ích tuyệt vời, đây là những gì nó có thể cho bạn biết về thói quen mua hàng và bán hàng của bạn. Hầu hết các chương trình đều có tất cả các báo cáo cơ bản và một số thậm chí còn có khả năng tùy chỉnh các báo cáo bổ sung để cung cấp cho bạn bức tranh đầy đủ nhất về những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của bạn.
  • Mua sắm tự động– bằng cách theo dõi số dư trong chương trình, bạn sẽ luôn biết khi nào hàng hết trong kho, cửa hàng. Ngoài ra, một số chương trình tính tiền có thể chuẩn bị đơn đặt hàng cho nhà cung cấp cho những mặt hàng còn thiếu và thậm chí chuẩn bị lệnh thanh toán trong chương trình kế toán. Bạn sẽ không bao giờ rơi vào tình huống khách hàng đến mua một sản phẩm không có trong cửa hàng của bạn.
  • Mối quan hệ với khách hàng– các chương trình khách hàng thân thiết, khuyến mãi, phiếu giảm giá và đặt chỗ đều có thể thực hiện được với phần mềm phù hợp. Đạt được dịch vụ tôt hơn khách hàng và họ sẽ liên hệ lại với bạn!
  • Bảo mật kỹ thuật số– ngày càng có nhiều giao dịch mua hàng được thực hiện bằng thẻ ngân hàng. Để thông tin thanh toán của khách hàng được bảo mật, hệ thống POS và phần mềm trên đó phải đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật.
  • Thủ tục hoàn trả– Việc trả lại và trao đổi hàng hóa xảy ra trong bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Chương trình máy tính tiền sẽ giúp bạn thực hiện các thao tác này một cách dễ dàng cho bạn và khách hàng của bạn.
  • Kiểm soát nhân viên– kiểm soát việc nhân viên đi làm và bán hàng diễn ra do sự ủy quyền của họ khi thanh toán. Tất cả thông tin này có sẵn ở dạng báo cáo hoặc tải lên chương trình kế toánđể tính lương.

Đây chỉ là một số tính năng phổ biến nhất của phần mềm máy tính tiền, nhưng việc biết chính xác nhu cầu kinh doanh của bạn sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn phần mềm phù hợp. Đang chuẩn bị máy tính tiền Có mong muốn tiết kiệm phần mềm nhưng việc từ bỏ nhiều chức năng có thể tốn rất nhiều thời gian và đau đầu về sau.

Thiết bị

Bất kì hệ thống POS bao gồm một số thành phần để chạy chương trình, lưu trữ khoản thanh toán và in biên lai cho người mua. Lựa chọn của bạn cuối cùng sẽ phụ thuộc vào ứng dụng và ứng dụng của bạn, nhưng hầu hết các hoạt động tự động hóa đều cần có các thành phần sau.

Thiết bị đầu cuối/PC (máy tính cá nhân)– tất cả các thành phần của hệ thống POS được kết nối với nó. Nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng PC tiêu chuẩn phù hợp yêu cầu hệ thống dành cho chương trình tính tiền và có đủ cổng USB và COM để kết nối tất cả các thiết bị. Nhưng tốt hơn hết bạn nên sử dụng những máy tính POS đặc biệt được sản xuất trong hộp kín với mức tiêu thụ điện năng thấp, cũng có những lựa chọn tất cả trong một (monoblocks) với màn hình cảm ứng và đầu đọc thẻ tích hợp để chiếm ít không gian hơn. Nếu như cửa hàng tạp hóa vẫn có thể sử dụng PC tiêu chuẩn, khi đó một nhà hàng hoặc cửa hàng rất có thể sẽ phải tiết kiệm không gian hoặc tuân thủ một thiết kế nội thất nghiêm ngặt, trong trường hợp đó, tùy chọn tất cả trong một sẽ thích hợp hơn. Hơn nữa, chất lượng có thể máy tính di động, điều này sẽ cho phép bạn tạo ra một giải pháp hoàn toàn di động. Trong mọi trường hợp, thiết bị đầu cuối POS hoặc PC phải chịu được tải trọng lớn hàng ngày và thiết bị chuyên dụng sẽ phù hợp hơn nhiều cho việc này.

– mỗi thao tác khi thanh toán kết thúc bằng việc in biên lai cho khách hàng. Máy ghi tài chính là một trong những thiết bị được tải nhiều nhất, vì vậy hãy đảm bảo rằng nó có thể xử lý khối lượng bán hàng của bạn và dễ sử dụng. Hầu hết các máy ghi tài chính hiện đại đều sử dụng phương pháp in nhiệt và không cần phải thay hộp mực nữa. Chỉ cần sạc giấy và bạn có thể làm việc trở lại! Bất kể quy mô hoặc loại séc, bạn sẽ tìm thấy một công ty đăng ký phù hợp với mình.

Hộp tiền– Ngăn đựng tiền là một trong những thành phần đơn giản nhất của bất kỳ hệ thống POS nào, tuy nhiên điều rất quan trọng là phải có một nơi an toàn để cất giữ tiền mặt, séc và phiếu ngân hàng trong ngày giao dịch. Thông thường, hộp được kết nối với máy ghi tài chính và được mở với mỗi giao dịch tiền mặt trong hộp. Lựa chọn hộp an toàn, kết nối với hệ thống của bạn và nó sẽ tồn tại rất lâu.

Đầu đọc thẻ/thiết bị đầu cuối thanh toán– thanh toán bằng thẻ thanh toán ngày nay cũng tự nhiên như thanh toán bằng tiền mặt nên mọi hệ thống POS đều phải có khả năng đọc và xử lý thẻ ngân hàng nhanh chóng. Tùy thuộc vào khả năng của chương trình máy tính tiền, bạn sẽ chỉ cần một đầu đọc thẻ hoặc một thiết bị đầu cuối thanh toán chính thức riêng biệt, nhưng trong cả hai trường hợp, bạn sẽ có thể thực hiện các giao dịch bằng thẻ khách hàng.

– máy quét là một phần quan trọng của nhiều hệ thống POS; với sự trợ giúp của nó, bạn có thể nhập hàng nhanh hơn, điều này tất nhiên sẽ đẩy nhanh đáng kể quá trình bán hàng. Máy quét laser tiêu chuẩn đọc tất cả mã vạch UPC trên sản phẩm, nhưng máy quét 2D ngày càng được sử dụng để làm việc với phiếu giảm giá và thẻ khách hàng thân thiết. Nhiều máy quét ở dạng cầm tay, nhưng đối với hệ thống POS, lựa chọn tốt hơn là máy quét đa mặt phẳng, nội tuyến, rảnh tay và cung cấp nhiều tính năng hơn. quét nhanh và kết quả là có ít hàng đợi hơn!

Các loại hệ thống POS

Bây giờ bạn đã có kiến ​​thức cơ bản về hệ thống POS, bạn có thể bắt đầu hiểu các loại hệ thống để chọn hệ thống bạn cần. Tất cả các hệ thống POS đều có cùng bộ cơ bản chức năng, nhưng vẫn còn nhiều sắc thái phụ thuộc vào việc lựa chọn phần mềm và phần cứng để hệ thống POS của bạn hoạt động phù hợp với nhiệm vụ của doanh nghiệp bạn.

Bán lẻ

Hệ thống POS bán lẻ tập trung chủ yếu vào giao dịch “bán hàng” và theo dõi tất cả thông tin liên quan đến nó. Hầu hết các chức năng cơ bản của chương trình tính tiền, chẳng hạn như kiểm soát hàng tồn kho, báo cáo bán hàng, thủ tục trả lại sản phẩm và hệ thống khách hàng thân thiết, đều cần thiết trong bán lẻ. Mặc dù bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần báo cáo, nhưng hoạt động bán lẻ lại đặc biệt quan trọng. báo cáo chi tiếtở cấp độ từng sản phẩm, nhóm sản phẩm. Yêu cầu từ bên ngoài bán lẻ là những chương trình mở rộng nhất nhưng hầu hết các chương trình tính tiền như thế này đều tính đến tất cả các nhu cầu bán lẻ.

Đối với thiết bị, tất nhiên bạn sẽ cần một chiếc máy quét mã vạch để đơn giản hóa việc nhập thông tin về sản phẩm và đẩy nhanh quá trình xử lý bán hàng. Bởi vì Hầu hết dữ liệu được nhập bằng máy quét, sau đó, chẳng hạn như máy tính tất cả trong một có màn hình cảm ứng, tất nhiên là hữu ích nhưng không quá cần thiết trong giao dịch. Bởi vì Rất có thể, bạn sẽ thực hiện nhiều giao dịch tại máy tính tiền mỗi ngày, khi đó bạn nên nhờ đến một cơ quan đăng ký tài chính đáng tin cậy, chẳng hạn như. Một máy quét và ghi chép tài chính đáng tin cậy sẽ đảm bảo không phải xếp hàng và tăng lòng trung thành của khách hàng.

Nhà hàng-khách sạn

Sự khác biệt lớn giữa hệ thống POS bán lẻ thông thường và hệ thống được sử dụng trong các nhà hàng và khách sạn là do sự khác biệt trong quy trình bán hàng. Trong giao dịch, mọi thông tin bán hàng và thanh toán đều được nhập ngay lập tức. Trong nhà hàng hoặc khách sạn, đơn hàng được cố định và chỉ thanh toán sau khi hoàn thành đầy đủ. Một hệ thống POS thích hợp có khả năng trì hoãn đơn hàng cho đến khi đơn hàng được hoàn thành và thanh toán được chấp nhận. Ngoài ra, cô ấy phải có khả năng ghi lại mong muốn của khách hàng, lên lịch đặt phòng và giám sát các bàn/phòng còn trống. Giao diện của chương trình tính tiền như vậy sẽ rất khác. Trong bán lẻ, bạn chủ yếu nhập thông tin bằng máy quét mã vạch, nhưng trong nhà hàng hoặc khách sạn, việc sử dụng màn hình cảm ứng sẽ thuận tiện hơn nhiều. Vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho việc nhập đơn hàng, điều quan trọng là giao diện chương trình phải được điều chỉnh cho phù hợp. màn hình cảm ứng ví dụ như thế này Frontol:Nhà hàng.

Từ quan điểm phần cứng, sự khác biệt lớn từ hệ thống POS dành cho bán lẻ về tầm quan trọng của máy quét mã vạch. Mặc dù đôi khi bạn sẽ sử dụng máy quét trong nhà hàng hoặc khách sạn nhưng hầu hết các giao dịch đều được nhập thủ công vào chính chương trình máy tính tiền bằng màn hình cảm ứng. Đây là lúc màn hình cảm ứng thực sự có thể giúp công việc của bạn dễ dàng hơn. Hơn nữa, kể từ khi không gian làm việc Thường bị hạn chế và nhiều dây rối gây nhiều bất tiện thì một thanh kẹo có màn hình cảm ứng sẽ thích hợp hơn nhiều. Máy in hóa đơn rất quan trọng trong bất kỳ hệ thống POS nào, nhưng khi bạn cần gửi đơn đặt hàng đến nhà bếp hoặc những nơi khác có nhiệt độ hoạt động cao thì nên sử dụng máy in tiếp xúc chẳng hạn. Epson TMU 220D hơn máy in nhiệt, loại máy in này tốt cho việc in biên lai của khách hàng.

Điện thoại di động

Hệ thống POS di động không khác biệt về chức năng so với những cái thông thường. Quy trình bán hàng, theo dõi số dư và in biên lai đều giống nhau ở mọi nơi. Hệ thống POS di động cũng dễ dàng hỗ trợ xử lý thẻ ngân hàng, miễn là có quyền truy cập Internet. Chương trình tính tiền cho hệ thống POS di động, đối với tất cả các hệ thống, sẽ khác nhau tùy thuộc vào chức năng được hỗ trợ, có thể là kiểm soát số dư hoặc một số loại báo cáo. Một số chương trình giống như trên hệ thống thông thường, trong khi những thứ khác chỉ nhằm mục đích lưu các giao dịch và sau đó đồng bộ hóa chúng với máy tính tiền thông thường. Việc lựa chọn phần mềm phụ thuộc rất nhiều vào việc hệ thống POS di động sẽ hoàn toàn độc lập hay chỉ là một phần bổ sung cho hệ thống chính.

Vì mục tiêu chính của hệ thống POS di động là loại bỏ điểm bán hàng cố định nên phần cứng bị ảnh hưởng rất nhiều. Thay vì máy tính desktop bạn sẽ chạy chương trình tiền mặt TRÊN thiết bị di động, chẳng hạn hoặc thậm chí trên máy tính bảng. Hầu hết các thiết bị này đều có cả máy quét và màn hình cảm ứng, cung cấp mọi tùy chọn để nhập thông tin. Thứ duy nhất còn thiếu là cơ quan đăng ký tài chính và đầu đọc thẻ (mặc dù các mẫu có chức năng này đã bắt đầu xuất hiện). Nếu bạn có Hệ thống thuế UNDV, thì bạn có thể sử dụng máy in di động như Ngựa Vằn MZ320. Đầu đọc thẻ di động cũng có rất nhiều trên thị trường, vì vậy bạn có thể dễ dàng thêm chức năng thẻ vào bất kỳ giải pháp di động nào. Tương tự như với hệ thống POS thông thường, khi chọn đúng giải pháp di động Bạn có thể bán hàng ở bất cứ đâu.

Chọn hệ thống POS phù hợp

Một hệ thống POS đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp là công cụ quan trọng trong quản lý doanh nghiệp. Ngoài ra, nó sẽ cho phép bạn tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cho dù bạn có cửa hàng bán lẻ hay nhà hàng, hãy quyết định cách bạn sẽ sử dụng hệ thống POS và điều này sẽ giúp ích sự lựa chọn đúng đắn phần mềm và phần cứng. Nếu bạn vẫn cảm thấy khó khăn trong việc lựa chọn hoặc có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ với các chuyên gia hệ thống POS của chúng tôi. Chúng tôi rất sẵn lòng trợ giúp!