Cách chèn menu thả xuống trong excel. Excel: Chọn từ danh sách. Danh sách thả xuống trong một ô trang tính

Nếu bạn cần danh sách các giá trị có thể mở khi nhấp vào một trong các ô trong tài liệu bảng tính Excel thì bạn đã đến đúng nơi. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cho bạn biết về những cách phổ biến và phổ biến nhất để làm điều này. Nó không mất nhiều thời gian. Bạn không cần bất kỳ kiến ​​thức hoặc kỹ năng đặc biệt nào. Chỉ mong muốn, sự quan tâm và thực hiện đúng theo hướng dẫn bằng văn bản. Vì vậy, chúng ta hãy đi!

Cách 1. Tiêu chuẩn.

Trước tiên, bạn cần đặt phạm vi giá trị mà bạn muốn thấy trong danh sách thả xuống của mình. Ví dụ, hãy nói về tế bào "chương trình". Hãy tạo một danh sách sẽ rơi ra khỏi ô.

Nhập giá trị cho danh sách thả xuống

Nếu bạn có Excel 2003 thì bạn cần làm theo các bước sau. Đứng trên ô muốn làm danh sách thả xuống, chọn menu Dữ liệu – Xác minh.

Chọn ô danh sách trong tương lai

Trong Excel 2007 trở lên, cửa sổ này được gọi thông qua nút “ Dữ liệu» -> « Kiểm tra dữ liệu».

Danh sách trong một ô trong MS Excel 2010

Bạn sẽ thấy hộp thoại xác minh nơi bạn cần nhập phạm vi giá trị.

Chỉ định phạm vi ô có giá trị danh sách

Chúng tôi đặt một loại giá trị đầu vào cụ thể, trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi xem xét phần tử "Danh sách".

Để chỉ định các giá trị của danh sách thả xuống, có một trường cụ thể - "nguồn". Tại đây bạn chỉ định phạm vi ô mà từ đó các giá trị cho danh sách thả xuống sẽ được lấy. Điều này được thực hiện bằng cách nhấp vào biểu tượng ở cuối dòng. Tiếp theo, chọn một phạm vi ô và nhấn Enter.

Đây là kết quả cuối cùng.

Ô sẵn sàng với danh sách thả xuống

Để trong lĩnh vực này " Nguồn"Đừng liên tục đặt một phạm vi giá trị. Bạn có thể kết hợp các giá trị này thành một danh mục, đặt tên cho nó và viết tên này vào cột này.

Chúng tôi chỉ ra một danh sách cụ thể các giá trị sẽ xuất hiện. Hãy bắt đầu và thực hiện các bước sau.

1. Bước 1 – chọn menu – "Chèn";
2. Bước 2 - vào menu "Tên";
3. Bước 3 - mở hộp thoại "Giao phó".

Tạo một hằng số với các giá trị danh sách

Nếu có bản tiếng Anh thì like cái này

1. Chèn;
2. Tên;
3. Định nghĩa.

Nếu bạn đang làm việc với phiên bản Office thứ bảy trở lên của Excel 2007. Tab này sẽ giúp bạn "Công thức" - "Trình quản lý tên" (Têngiám đốc) và chọn tạo. Việc lựa chọn tên không bị giới hạn dưới bất kỳ hình thức nào. Bạn có thể viết, ví dụ "Ôn tập".

Tạo tên phạm vi giá trị trong Excel 2010

Chỉ định tên của phạm vi đã tạo

Hãy chú ý đến thời điểm này. Nguồn dữ liệu có thể là bất kỳ phạm vi dữ liệu được đặt tên nào, ví dụ: bảng giá.

Trong trường hợp này, khi các mặt hàng mới được thêm vào danh mục giá, chúng sẽ tự động được hiển thị trong menu thả xuống. Ngoài ra, một điểm quan trọng đối với các danh sách như vậy là việc tạo các phần tử thả xuống có liên quan. Trong trường hợp này. Khi nội dung thay đổi ở một phần tử, cấu trúc sẽ tự động thay đổi và cập nhật ở phần tử kia.

Cách 2 – Phần tử điều khiển.

Phương pháp này xem xét tùy chọn thêm một đối tượng mới và liên kết nó với một phạm vi cụ thể trong Excel. Những bước cần phải được thực hiện:

Nếu bạn có phiên bản Excel từ 2007 trở lên, hãy chọn menu Nhà phát triển. Nếu phiên bản sớm thì Xem - Thanh công cụ - Biểu mẫu.

Mở bảng thành phần

Trong hộp thoại điều khiển ActiveX xuất hiện, tìm biểu tượng danh sách "Hộp tổ hợp"Đặt phần tử trên trang tài liệu.

Định dạng phần tử danh sách

Trong menu này, nhập một phạm vi giá trị và liên kết dữ liệu vào ô.

Nếu bạn phải làm việc với sổ làm việc Excel trong đó cùng một danh sách dữ liệu liên tục xuất hiện hoặc có thể bạn không muốn sử dụng hành động này nhiều lần Sao chép > Chèn, khi đó sẽ rất thuận tiện nếu có một danh sách được cấu hình sẵn và lưu lại để Excel có thể hỗ trợ bạn trong công việc. Sử dụng danh sách tùy chỉnh là một giải pháp tốt cho tình huống này. Tiếp theo, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo danh sách tùy chỉnh trong Excel.

Tạo danh sách tùy chỉnh trong Excel

Tôi sẽ chứng minh điều này bằng cách sử dụng danh sách các câu lạc bộ của trường. Tôi cần theo dõi số tiền trên bảng cân đối kế toán của từng người trong số họ, cũng như lập kế hoạch ngân sách hàng ngày. Tôi bắt đầu bằng cách nhập tên của các câu lạc bộ - đây là thông tin mà tôi sẽ cần liên tục.

Tại thời điểm này, tôi cũng sẽ chạy kiểm tra chính tả, việc này được thực hiện bằng cách nhấp vào F7.

Sau đó tôi chọn khu vực này, nhấp vào nút Văn phòng và ở cuối menu mở ra, nhấp vào Tùy chọn Excel(Tùy chọn Excel).

Trong chuong Phổ biến(Chung) Bạn sẽ tìm thấy mục Tạo danh sách để sử dụng trong việc sắp xếp và điền vào trình tự(Tạo danh sách để sắp xếp và điền) – bấm vào Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh(Thay đổi danh sách).

Nếu bạn đang làm việc trong Excel 2010 thì bạn cần một lộ trình khác. Mở tab Tài liệu(Tệp) và nhấp vào Tùy chọn(Tùy chọn). Sau đó kéo xuống tìm nút Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh(Thay đổi danh sách).

Tiếp theo, một hộp thoại sẽ mở ra trong đó bạn có thể thêm thông tin mà bạn định sử dụng nhiều lần. Nếu bạn nhìn vào các danh sách đã được Microsoft chuẩn bị sẵn, bạn sẽ thấy trong số đó có những danh sách mà mọi người thường xuyên sử dụng. Chúng không thể được thay đổi hoặc xóa. Tuy nhiên, nếu bạn muốn xóa hoặc thay đổi danh sách mình đã tạo, bạn có thể thực hiện việc này bất kỳ lúc nào. Để làm điều này, hãy nhấp vào danh sách của bạn và làm bất cứ điều gì bạn muốn với nó.

Tạo danh sách từ đầu

Tôi có hai cách để tạo danh sách tùy chỉnh. Tôi có thể tạo thủ công bằng cách nhập từng giá trị vào trường Liệt kê các mục(Danh sách các mục) và nhấp vào Thêm vào(Thêm vào). Nếu chọn con đường này, bạn sẽ gặp phải một số hạn chế. Cánh đồng Liệt kê các mục(List Items) cho phép bạn nhập tối đa 255 ký tự. Hãy cẩn thận về số lượng ký tự mà mỗi mục của bạn bao gồm!

Manh mối: Nếu bạn định nhập danh sách vào một trường Liệt kê các mục(Liệt kê các phần tử) theo cách thủ công, không đặt thêm dấu cách giữa các phần tử. Nếu có khoảng trắng trước hoặc sau một phần tử thì đơn giản là Microsoft sẽ không tính đến chúng, nhưng nếu giữa các từ của một phần tử thì tất cả chúng sẽ được lưu lại.

Tạo danh sách từ phạm vi dữ liệu hiện có

Một cách khác để thêm các mục vào danh sách tùy chỉnh là nhập dữ liệu. Nếu bạn chọn chúng trước khi mở cửa sổ menu, phạm vi đã chọn sẽ tự động được chèn vào trường tương ứng. Tất cả những gì bạn phải làm là nhấp vào Nhập khẩu(Nhập) và Excel sẽ tạo danh sách từ văn bản có trong ô. Nếu bạn chưa chọn trước văn bản, hãy đặt con trỏ vào trường bên cạnh nút Nhập khẩu(Nhập) và chọn các ô dữ liệu cho danh sách mới.

Hãy nhớ rằng chúng tôi có giới hạn về số lượng ký tự có thể nhập vào trường Liệt kê các mục(Danh sách sản phẩm)? Không phải khi nhập khẩu! Bây giờ kích thước danh sách tối đa là khoảng 2000 ký tự! Nhấp chuột ĐƯỢC RỒIđể đóng cửa sổ với các tham số danh sách, và một lần nữa ĐƯỢC RỒIđể đóng cửa sổ Tùy chọn Excel.

Đối với danh sách tùy chỉnh, bạn chỉ có thể nhập giá trị văn bản. Nếu bạn cần tạo một danh sách tùy chỉnh với ngày hoặc số theo lịch, bạn sẽ phải sử dụng trường Liệt kê các mục(Liệt kê các phần tử).

Dưới đây là một số điều bạn nên biết về danh sách tùy chỉnh... Tất cả các danh sách đều được liên kết với máy tính của bạn. Cài đặt của chúng được lưu trên máy tính bạn đang làm việc. Nếu bạn lấy một tệp từ máy tính ở cơ quan để làm việc với nó ở nhà, bạn sẽ phải tạo lại danh sách tùy chỉnh tương tự trên máy tính ở nhà. Nếu bạn sử dụng danh sách tùy chỉnh để sắp xếp, các phần tử của nó sẽ vẫn còn trong các ô Excel nhưng sẽ không được hiển thị trong danh sách.

Sử dụng danh sách tùy chỉnh trong Excel

Bây giờ danh sách tùy chỉnh của chúng tôi đã sẵn sàng để sử dụng. Chọn một ô và nhập bất kỳ phần tử nào trong danh sách này bằng bàn phím. Nhấp vào điểm đánh dấu tự động điền (hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô) và kéo nó để tiếp tục trình tự. Bên phải một chút tôi nhập “Thứ Hai”, sau đó bấm vào điểm đánh dấu và kéo sang phải, Excel tự động điền vào các ô.

Điều tuyệt vời ở tính năng này là Excel sẽ lấp đầy cả cột và hàng bằng nhau, tiến hoặc lùi, cho dù bạn bắt đầu với mục đầu tiên trong danh sách, mục giữa hay mục cuối cùng... Sau khi bạn nhấp và bắt đầu kéo chuột, Excel sẽ xác định những gì bạn muốn làm và chèn dữ liệu phù hợp.

Sắp xếp theo danh sách tùy chỉnh

Một trong những tính năng hay khi làm việc với danh sách tùy chỉnh là khả năng sắp xếp dữ liệu theo bất kỳ danh sách nào được lưu trên máy tính của bạn. Bấm vào một hoặc nhiều cột, sau đó bấm vào Sắp xếp & Lọc(Sắp xếp và lọc), mở rộng menu thả xuống Đặt hàng(Đặt hàng), nhấp vào Danh sách khách hàng(Danh sách tùy chỉnh) và chọn danh sách bạn muốn sắp xếp theo.

Một sắp xếp có thể bao gồm nhiều hơn một cột. Nếu bạn muốn thêm cấp độ khác và sắp xếp theo tháng, sau đó theo số tài khoản, bạn có thể nhấp vào Thêm cấp độ(Thêm cấp độ) và xác định cách hiển thị dữ liệu. Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào ĐƯỢC RỒI. Thông tin hiện được sắp xếp theo danh sách đã chọn!

Nó khá đơn giản! Việc sử dụng danh sách tùy chỉnh rất thuận tiện, đặc biệt đối với những người muốn tránh việc sao chép và dán dữ liệu nhiều lần. Nếu bạn biết mình có một bộ dữ liệu mà bạn có thể cần bất cứ lúc nào, tại sao không tạo một danh sách tùy chỉnh từ nó? Biết đâu, điều đó có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian hơn bạn tưởng... và khiến sếp có cảm giác như bạn phải làm việc chăm chỉ. Hãy để anh ấy nghĩ vậy.

Cách dễ nhất để hoàn thành nhiệm vụ này như sau. Bằng cách nhấn nút bên phải theo ô dưới cột dữ liệu gọi danh mục. Lĩnh vực được quan tâm ở đây là Chọn từ danh sách thả xuống. Điều tương tự có thể được thực hiện bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt+Mũi tên xuống.

Tuy nhiên, phương pháp này sẽ không hiệu quả nếu bạn muốn tạo danh sách trong một ô khác không nằm trong phạm vi và trong nhiều ô trước hoặc sau. Phương pháp sau đây sẽ làm điều này.

Phương pháp chuẩn

Yêu cầu chọn một dãy ô, từ đó nó sẽ được tạo ra danh sách thả xuống, sau đó Chèn – Tên – Giao phó(Excel 2003). Ở phiên bản mới hơn (2007, 2010, 2013, 2016), hãy chuyển đến tab Công thức, ở đâu trong phần Tên cụ thể tìm nút Người quản lý tên.

Nhấn nút Tạo nên, nhập tên, bạn có thể sử dụng bất kỳ tên nào, sau đó ĐƯỢC RỒI.

Chọn ô(hoặc một số) nơi bạn muốn chèn danh sách thả xuống gồm các trường bắt buộc. Từ trình đơn, chọn Dữ liệu – Loại dữ liệu – Danh sách. Trong lĩnh vực Nguồn nhập tên đã tạo trước đó hoặc bạn có thể chỉ định phạm vi tương đương.

Bây giờ ô kết quả có thể là sao chépở bất cứ đâu trên trang tính, nó sẽ chứa danh sách các thành phần bảng cần thiết. Bạn cũng có thể kéo dài nó để có được một phạm vi có danh sách thả xuống.

Một điểm thú vị là khi dữ liệu trong phạm vi thay đổi thì danh sách dựa trên nó cũng sẽ thay đổi, tức là nó sẽ năng động.

Sử dụng điều khiển

Phương pháp này dựa trên chènđiều khiển được gọi là " hộp tổ hợp", sẽ đại diện cho một loạt dữ liệu.

Chọn một tab Nhà phát triển(đối với Excel 2007/2010), trong các phiên bản khác, bạn sẽ cần kích hoạt tab này trên ribbon trong thông số – Tùy chỉnh nguồn cấp dữ liệu của bạn.

Chuyển đến tab này - nhấp vào nút Chèn. Trong điều khiển chọn Hộp tổ hợp(không phải ActiveX) và nhấp vào biểu tượng. Vẽ tranh hình chữ nhật.

Nhấp chuột phải vào nó - Định dạng đối tượng.

Bằng cách liên kết đến một ô, hãy chọn trường nơi bạn muốn đặt số sê-ri của phần tử trong danh sách. Sau đó nhấn vào ĐƯỢC RỒI.

Sử dụng điều khiển ActiveX

Mọi thứ, như ở phần trước, chỉ cần chọn Hộp tổ hợp(ActiveX).

Sự khác biệt như sau: điều khiển ActiveX có thể có hai biến thể - chế độ gỡ lỗi, cho phép bạn thay đổi các tham số và - chế độ đầu vào, bạn chỉ có thể lấy mẫu dữ liệu từ nó. Việc thay đổi chế độ được thực hiện bằng nút Chế độ thiết kế trong tab Nhà phát triển.

Không giống như các phương pháp khác, điều này cho phép điều chỉnh phông chữ, màu sắc và thực hiện tìm kiếm nhanh.

Nó là cần thiết để khi điền bạn có thể dễ dàng và nhanh chóng chọn giá trị mong muốn. Chúng ta sẽ xem xét hai cách để tạo danh sách thả xuống trong Excel 2007.

Cách đầu tiên đơn giản nhất nhưng cũng ít phù hợp nhất để sử dụng. Dưới cột có dữ liệu, bạn cần nhấp chuột phải vào ô bằng nút chuột phải và nhấp vào dòng Chọn từ danh sách thả xuống . Sau đó chọn giá trị mong muốn, nhấp vào nó và giá trị này sẽ xuất hiện trong ô. Phương pháp này chỉ hoạt động đối với ô ngay bên dưới danh sách và danh sách không được chứa các ô trống.

Cách thứ hai Tạo danh sách thả xuống trong Excel thanh lịch và linh hoạt hơn. Chọn phạm vi dữ liệu cho danh sách thả xuống, sau đó nhấp vào mục menu Công thức - Trình quản lý tên - Mới . Điền vào trường Tên và sao chép nó (bạn sẽ cần nó sau này). Tên phải bắt đầu bằng một chữ cái hoặc dấu gạch dưới và không được chứa dấu cách. Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI. Đóng cửa sổ.

Sau đó chọn ô chứa danh sách thả xuống Excel (bạn có thể chọn nhiều ô cùng một lúc nếu chúng chứa cùng một danh sách thả xuống). Sau đó, chọn mục menu Dữ liệu - Xác thực dữ liệu , sau đó trong cửa sổ Loại dữ liệu chọn dòng Danh sách, trong lĩnh vực Nguồnđặt dấu bằng và không có khoảng trắng, dán nội dung bạn đã sao chép (giá trị trường Tên). Đừng quên dấu hiệu = , nếu không sẽ không có gì hiệu quả. Dòng chữ trong trường trông giống như Nguồn như thế: =Tên_phạm vi . Nhấp chuột ĐƯỢC RỒI .

Biểu tượng danh sách thả xuống sẽ xuất hiện ở bên phải ô mà bạn có thể chọn một trong các giá trị. Sau khi được chọn, giá trị này sẽ xuất hiện trong ô. Tế bào với Danh sách thả xuống Excel có thể được thực hiện trên một trang tính khác, sao cho trên một trang tính có dữ liệu cho các danh sách, mặt khác có một ô có danh sách thả xuống hoặc một số ô như vậy.

Đây có thể là một cuộc khảo sát, bài kiểm tra hoặc bảng câu hỏi với các tùy chọn trả lời được viết sẵn. Ví dụ: bạn có thể phân phối tệp Excel có bảng câu hỏi cho một nhóm người mà bạn muốn phỏng vấn và nhận lại các tệp có câu trả lời hoặc câu trả lời được in.

Để đảm bảo độ tin cậy, bạn có thể ẩn hoặc bảo vệ trang tính bằng dữ liệu cho danh sách thả xuống. ĐẾN trốn bảng tính Excel, nhấp vào tên của nó bằng nút chuột phải và chọn Trốn. Để hiển thị các sheet ẩn, nhấn chuột phải vào tên sheet Excel đang mở bất kỳ và chọn Trưng bày .

ĐẾN bảo vệ bảng tính Excel, chọn một mục menu Chỉnh sửa - Bảo vệ trang tính , đồng thời chỉ định mật khẩu và hành động được phép cho người dùng.

Để xóa danh sách thả xuống khỏi một ô, hãy chọn ô đó và chọn từ menu Dữ liệu - Xác thực dữ liệu , và nhấn nút Làm sạch tất cả .

Làm việc với dự án VB (12)
Định dạng có điều kiện (5)
Danh sách và phạm vi (5)
Macro (thủ tục VBA) (63)
Khác (39)
Lỗi và trục trặc của Excel (3)

Danh sách thả xuống có liên quan

Tải file sử dụng trong video hướng dẫn:

Bài viết có giúp ích gì không? Chia sẻ liên kết với bạn bè của bạn! Video bài học

("Thanh dưới cùng":("textstyle://static","textpositionstatic://bottom","textautohide":true,"textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic://bottomleft","textpositionmarginleft":24," textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect://slide","texteffecteasing":easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectlidedirection">left","texteffectlidedistance" :30,"texteffectdelay":500,"texteffecteparate":false,"texteffect1"slide","texteffectlidedirection1""right","texteffectlidedistance1":120,"texteffecteasing1"easeOutCubic","texteffectduration1":600 ,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2":"slide","texteffectlidedirection2""right","texteffectlidedistance2":120,"texteffecteasing2"easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500," textcss://display:block; text-align:left;","textbgcss">display:absolute; back-color:#333333; opacity:0.6; ","titlecss">display:block; vị trí: tương đối; phông chữ:bold 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff;","descriptioncss">display:block; vị trí: tương đối; phông chữ:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; màu sắc:#fff; lề-top:8px;","buttoncss">display:block; vị trí: tương đối; Margin-top:8px;","texteffectsensitive":true,"texteffectResponsesize":640,"titlecss responsive":"font-size:12px;","descriptioncss responsive":"display:none !important;","buttoncss responsive": "","addgooglefonts":false,"googlefonts":"textleftrightpercentforstatic":40))