Thực đơn
trang chủMạng xã hội

Cách tạo bộ lọc trong Google Sheets. Chọn tài khoản để sao lưu Android. HÌNH ẢNH: thêm hình ảnh vào ô

(tệp-> tạo một bản sao để sao chép tệp vào chính bạn Google Drive và có thể chỉnh sửa).

Nếu kết quả công thức chiếm nhiều hơn một ô

Đầu tiên về tính năng quan trọng hiển thị kết quả công thức trong Google Trang tính. Nếu công thức của bạn trả về nhiều ô thì toàn bộ mảng sẽ được hiển thị cùng một lúc và sẽ chiếm bao nhiêu ô và cột theo yêu cầu (trong Excel, điều này yêu cầu nhập công thức mảng vào tất cả các ô này). Hãy xem cách thức hoạt động của nó trong ví dụ sau.

LOẠI

Nó sẽ giúp bạn sắp xếp một dải dữ liệu theo một hoặc nhiều cột và hiển thị ngay kết quả.

Cú pháp hàm:

=SORT(dữ liệu cần sắp xếp; cột_để_sắp xếp; tăng dần; [cột_để_sắp xếp_2, tăng dần_2; ...])

Ví dụ trong ảnh chụp màn hình bên dưới, chúng tôi chỉ nhập công thức vào ô D2 và sắp xếp dữ liệu theo cột đầu tiên (thay vì TRUE/FALSE, bạn có thể nhập TRUE/FALSE).
(sau đây - ví dụ về cài đặt bảng khu vực của Nga, cài đặt đăng ký có thể được thay đổi trong menu tệp > cài đặt bảng)

Làm cách nào để thêm tiêu đề bảng vào SORT?

Sử dụng dấu ngoặc nhọn (), chúng ta tạo một mảng gồm hai phần tử, tiêu đề bảng A1:B1 và ​​hàm SORT, phân tách các phần tử với nhau bằng dấu chấm phẩy.

Làm cách nào để kết hợp một số phạm vi dữ liệu và sắp xếp (và hơn thế nữa)?

Hãy xem cách chúng ta có thể kết hợp các phạm vi để sử dụng trong hàm. Điều này không chỉ áp dụng cho SORT, kỹ thuật này có thể được sử dụng trong bất kỳ hàm nào nếu có thể, chẳng hạn như trong VLOOKUP hoặc TÌM KIẾM.

Những người đọc ví dụ trước đã đoán được phải làm gì: mở dấu ngoặc nhọn và thu thập các mảng cần kết hợp, ngăn cách chúng với nhau bằng dấu chấm phẩy và đóng dấu ngoặc nhọn.

Bạn có thể kết hợp các mảng và không sử dụng chúng trong công thức mà chỉ cần hiển thị chúng trên một trang tính, chẳng hạn như bằng cách thu thập dữ liệu từ một số trang trong sổ làm việc của bạn. Để hợp nhất theo chiều dọc, bạn chỉ cần duy trì cùng số lượng cột trong tất cả các phân đoạn (chúng tôi có hai cột ở mọi nơi).

Và trong ảnh chụp màn hình bên dưới có một ví dụ về phép nối ngang; thay vì dấu chấm phẩy, nó sử dụng dấu gạch chéo ngược và số hàng trong các đoạn phải khớp nhau, nếu không công thức sẽ trả về lỗi thay vì phạm vi kết hợp.

(dấu chấm phẩy và dấu gạch chéo ngược là dấu phân cách phần tử mảng trong cài đặt khu vực của Nga, nếu các ví dụ không phù hợp với bạn thì thông qua tệp cài đặt bảng, hãy đảm bảo rằng đây là những thứ bạn có)


Chà, bây giờ chúng ta hãy quay lại mảng ngang và chèn nó vào hàm SORT. Chúng ta sẽ sắp xếp dữ liệu theo cột đầu tiên, theo thứ tự giảm dần.

Một phép nối có thể được sử dụng trong bất kỳ chức năng nào, điều chính là duy trì cùng số lượng cột cho phép nối dọc hoặc số hàng cho phép nối ngang.

LỌC

Với LỌC, chúng ta có thể lọc dữ liệu theo một hoặc nhiều điều kiện và hiển thị kết quả trong trang tính hoặc sử dụng kết quả trong một hàm khác làm phạm vi dữ liệu.

Cú pháp hàm:

LỌC(phạm vi; điều kiện_1; [điều kiện_2; ...])

Một điều kiện

Ví dụ: chúng tôi có một bảng chứa doanh số bán hàng của nhân viên, hãy hiển thị dữ liệu của một nhân viên từ đó.

Hãy nhập công thức sau vào ô E3:

=FILTER(A3:C7;B3:B7=“Natalia Chistykova”)

Xin lưu ý rằng cú pháp hơi khác so với các công thức thông thường, chẳng hạn như SUMMESLIN, trong đó phạm vi của điều kiện và chính điều kiện sẽ được phân tách bằng dấu chấm phẩy.

Một công thức nhập vào 1 ô trả về cho chúng ta một mảng gồm 9 ô có dữ liệu, nhưng sau các ví dụ với hàm SORT, chúng ta không còn ngạc nhiên về điều này nữa.

Ngoài dấu bằng (=), bạn cũng có thể sử dụng >, >=,<>(không công bằng),<, <=. Для текстовых условий подходят только = и <>và đối với số hoặc ngày, bạn có thể sử dụng tất cả các dấu hiệu này.

Hai điều kiện và làm việc với một ngày

Hãy phức tạp hóa công thức và thêm một điều kiện nữa vào nó, dựa trên ngày bán hàng, để lại tất cả doanh số bán hàng bắt đầu từ ngày 01/02/17

Công thức sẽ trông như thế này nếu bạn nhập trực tiếp các đối số điều kiện vào nó, chú ý đến việc chuyển đổi mục nhập văn bản ngày bằng DATEVALUE:

=FILTER(A3:C7;B3:B7=“Natalia Chistykova”,A3:A7>=DATEVALUE(“01.02.17”))

Hoặc như thế này, nếu bạn tham chiếu đến các ô có đối số:
=FILTER(A3:C7;B3:B7=I6;A3:A7>=J6)


Biểu đồ tương tác sử dụng FILTER và SPARKLINE

Bạn có biết cách nào khác để sử dụng chức năng LỌC không? Thay vì xuất kết quả của hàm ra một trang tính, chúng ta có thể sử dụng kết quả đó làm dữ liệu cho một hàm khác, chẳng hạn như biểu đồ thu nhỏ. Sparkline là một hàm xây dựng biểu đồ trong một ô dựa trên dữ liệu của chúng tôi Sparkline có nhiều cài đặt, chẳng hạn như loại biểu đồ, màu sắc của các phần tử, nhưng bây giờ chúng tôi sẽ không tập trung vào chúng và sẽ sử dụng hàm mà không cần cài đặt bổ sung. . Hãy chuyển sang một ví dụ.

Danh sách thả xuống. Lịch trình của chúng tôi sẽ thay đổi tùy thuộc vào nhân viên được chọn trong danh sách thả xuống;

  • chọn ô E2;
  • menu Dữ liệu > Kiểm tra dữ liệu;
  • quy tắc: Giá trị từ phạm vi và trong phạm vi, chọn cột có nhân viên từ dữ liệu nguồn, đừng lo lắng rằng tên bị lặp lại, chỉ các giá trị duy nhất sẽ vẫn còn trong danh sách thả xuống;

Ô có danh sách thả xuống sẽ trở thành điều kiện cho công thức LỌC, hãy viết nó.


Và chúng ta sẽ chèn công thức này vào hàm SPARKLINE, dựa trên dữ liệu nhận được sẽ vẽ biểu đồ trong ô.
=sparkline(FILTER(C3:C7,B3:B7=E2))


Đây là những gì nó trông giống như trong động lực học:

Nhưng SPARKLINE có thể trông thanh lịch biết bao với cài đặt thêm, V công việc thực tế, biểu đồ hiển thị kết quả hoạt động trong một ngày, thanh màu xanh lá cây là giá trị dương, thanh màu hồng là âm.

QUAN TRỌNG

Để chuyển dữ liệu từ tệp này sang tệp khác, Google Trang tính sử dụng hàm QUAN TRỌNG.

Trong trường hợp nào nó có thể hữu ích?

  • Bạn cần dữ liệu cập nhật từ hồ sơ của đồng nghiệp.
  • Bạn muốn xử lý dữ liệu từ một tệp mà bạn có quyền truy cập "Chỉ xem".
  • Bạn muốn thu thập các bảng từ nhiều tài liệu ở một nơi để có thể xử lý hoặc xem chúng.
Công thức này cho phép bạn lấy bản sao của một phạm vi từ một Trang tính Google khác. Định dạng không được chuyển trong trường hợp này - chỉ dữ liệu (chúng tôi sẽ cho bạn biết phải làm gì với định dạng bên dưới).

Cú pháp công thức như sau:

QUAN TRỌNG(khóa bảng tính; chuỗi phạm vi)
QUAN TRỌNG(khóa; phạm vi)

bảng tính_key (khóa) - chuỗi ký tự của thuộc tính “key=” (khóa) trong liên kết tới bảng (sau “bảng tính/…/”).

Ví dụ về công thức có khóa:

=QUAN TRỌNG("abcd123abcd123"; "sheet1!A1:C10")

Thay vì khóa bảng, bạn có thể sử dụng liên kết đầy đủđể ghi lại:

Tệp của bạn sẽ hiển thị phạm vi A1:CM500 từ Trang 1 từ tệp nằm ở liên kết tương ứng.

Nếu ở tập tin nguồn số cột hoặc hàng có thể thay đổi, hãy nhập một phạm vi mở vào đối số thứ hai của hàm (xem thêm tiểu mục “Phạm vi có dạng A2:A”), ví dụ:

Sheet1!A1:CM (nếu hàng sẽ được thêm vào)
Sheet1!A1:1000 (nếu thêm cột)

! Hãy nhớ rằng nếu bạn đang tải một phạm vi mở (ví dụ: A1:D), thì bạn sẽ không thể chèn thủ công bất kỳ dữ liệu nào vào cột A:D trong tệp chứa công thức QUAN TRỌNG (nghĩa là vị trí cuối cùng nơi dữ liệu được tải). Có vẻ như chúng được "dành riêng" cho toàn bộ phạm vi mở - xét cho cùng, kích thước của nó không được biết trước.

Nhập định dạng từ bảng nguồn

Như chúng tôi đã lưu ý, QUAN TRỌNG chỉ tải dữ liệu chứ không tải định dạng của bảng nguồn. Làm thế nào để đối phó với điều này? Chuẩn bị trước bằng cách sao chép định dạng từ bảng tính gốc. Để thực hiện việc này, hãy đi tới trang tính gốc và sao chép nó vào sổ làm việc của bạn:

Sau khi nhấn nút Sao chép vào... chọn sổ làm việc mà bạn sẽ nhập dữ liệu vào. Thường xuyên bảng yêu cầu có sẵn trên tab Gần đây(nếu bạn thực sự đã làm việc với cô ấy gần đây).

Sau khi sao chép trang tính, chọn tất cả dữ liệu (bằng cách nhấp vào góc trên bên trái):

Và hãy nhấn Xóa bỏ. Tất cả dữ liệu sẽ biến mất nhưng định dạng sẽ vẫn còn. Bây giờ bạn có thể nhập hàm QUAN TRỌNG và nhận được kết quả khớp đầy đủ của trang nguồn - cả về dữ liệu và định dạng:

QUAN TRỌNG làm đối số cho hàm khác

QUAN TRỌNG có thể là đối số cho hàm khác nếu phạm vi bạn đang nhập phù hợp với vai trò đó.

Hãy xem xét một ví dụ đơn giản - giá trị bán hàng trung bình từ một phạm vi nằm trong tài liệu khác.

Đây là tài liệu gốc. Hãy để dữ liệu được thêm vào và chúng tôi cần mức trung bình cho doanh số bán hàng trong năm 2016 (nghĩa là từ ô D2 trở xuống).

Đầu tiên chúng tôi nhập phạm vi này:

Và sau đó chúng ta sử dụng giá trị này làm đối số cho hàm AVERAGE:


Chúng tôi nhận được kết quả sẽ được cập nhật khi các hàng mới được thêm vào tệp nguồn ở cột D.

HÌNH ẢNH: thêm hình ảnh vào ô

Chức năng HÌNH ẢNH cho phép bạn thêm hình ảnh vào các ô Google Trang tính.

Hàm này có cú pháp sau:

URL HÌNH ẢNH, , , )

URL là đối số bắt buộc duy nhất. Đây là một liên kết đến hình ảnh. Liên kết có thể được chỉ định trực tiếp trong công thức, sử dụng dấu ngoặc kép:
=IMAGE(“http://shagabutdinov.ru/wp-content/uploads/2015/12/Run-or-Die.jpg”)




Tùy chọn cuối cùng thuận tiện hơn trong hầu hết các trường hợp. Vì vậy, nếu bạn có danh sách sách và liên kết tới bìa sách, một công thức là đủ để hiển thị tất cả:

Đối số mode có thể nhận bốn giá trị (nếu bị bỏ qua, giá trị mặc định sẽ là giá trị đầu tiên):

  1. hình ảnh được kéo dài theo kích thước của ô trong khi vẫn duy trì tỷ lệ khung hình;
  2. hình ảnh được kéo dài mà không duy trì tỷ lệ khung hình, lấp đầy hoàn toàn
  3. hình ảnh được chèn ở kích thước ban đầu;
  4. bạn chỉ định kích thước hình ảnh trong đối số thứ ba và thứ tư của và . , tương ứng, chỉ cần thiết khi đối số mode = 4. Chúng được chỉ định bằng pixel.
Hãy xem hình ảnh với bốn như thế nào những nghĩa khác nhauđối số chế độ:

Chế độ thứ tư có thể thuận tiện nếu bạn cần chọn kích thước chính xác của hình ảnh tính bằng pixel bằng cách thay đổi thông số chiều cao(chiều cao) và chiều rộng (chiều rộng). Hình ảnh sẽ được cập nhật ngay lập tức.
Xin lưu ý rằng trong tất cả các chế độ ngoại trừ chế độ thứ hai, có thể có các vùng không được lấp đầy trong ô và chúng có thể được tô màu:

GOOGLETRANSLATE và DETECTLANGUAGE: dịch văn bản trong ô

Google Sheets có chức năng GOOGLETRANSLATE thú vị cho phép bạn dịch văn bản trực tiếp trong ô:

Cú pháp của hàm như sau:

GOOGLETRANSLATE (văn bản,, )

text là văn bản cần dịch. Bạn có thể đặt văn bản trong dấu ngoặc kép và viết trực tiếp vào công thức, nhưng sẽ thuận tiện hơn khi tham chiếu đến ô chứa văn bản.
– ngôn ngữ mà chúng tôi dịch;
– ngôn ngữ mà chúng tôi dịch sang.

Đối số thứ hai và thứ ba được chỉ định bằng mã gồm hai chữ số: es, fr, en, ru. Chúng cũng có thể được chỉ định trong chính hàm, nhưng chúng có thể được lấy từ ô và ngôn ngữ văn bản nguồn và nó thậm chí có thể được xác định tự động.

Nhưng nếu chúng ta muốn dịch sang ngôn ngữ khác nhau? Đồng thời, chúng tôi không muốn chỉ định ngôn ngữ nguồn theo cách thủ công mỗi lần?

Đây là lúc chức năng DETECTLANGUAGE phát huy tác dụng. Đối số duy nhất của nó là văn bản, ngôn ngữ cần được xác định:

Giống như bất kỳ tính năng nào, vẻ đẹp ở đây nằm ở khả năng tự động hóa. Bạn có thể nhanh chóng thay đổi văn bản hoặc ngôn ngữ; dịch nhanh một cụm từ sang 10 ngôn ngữ, v.v. Tất nhiên, chúng tôi hiểu rằng đây là văn bản từ một dịch giả trực tuyến - chất lượng sẽ phù hợp.

Evgeniy Namokonov và Renat Shagabutdinov, đồng thời chúng tôi cũng điều hành một kênh điện tín nơi chúng tôi phân tích các trường hợp khác nhau bằng Google Trang tính, nếu bạn quan tâm, hãy truy cập, bạn có thể tìm thấy liên kết trong hồ sơ của tôi.

Chúng tôi đã phát hành sách mới“Tiếp thị nội dung ở trong mạng xã hội: Cách đi sâu vào tâm trí người đăng ký và khiến họ yêu thích thương hiệu của bạn.”

Đặt mua

Tôi quyết định viết một bài viết sẽ giúp bạn nắm vững các chức năng đơn giản nhất của Google Trang tính. Tôi đã từng căm ghét mọi thứ liên quan đến bảng tính, và bây giờ làm việc với chúng có vẻ rất thuận tiện và hữu dụng. Hãy để tôi đặt chỗ ngay: ví dụ chứa một danh sách nhỏ các truy vấn và các giá trị hoàn toàn ngẫu nhiên.Để bắt đầu, vì các bảng thường chứa nhiều dữ liệu ở dạng cột và hàng, để không bị nhầm lẫn, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sửa một cột hoặc hàng trong Google Trang tính, sẽ được điều hướng.

Chọn dòng:

  1. Nhấp vào "Xem"
  2. Chúng tôi chỉ vào “pin”
  3. Nhấp vào “1 hàng” (hoặc cột, tùy theo nhu cầu của bạn)

Kết quả là chúng ta có một dòng đi kèm, giúp chúng ta không bị nhầm lẫn trong một bàn lớn.

Sắp xếp trong Google Trang tính

Bạn sẽ không làm ai ngạc nhiên với việc sắp xếp thông thường, vì vậy tôi sẽ kể cho bạn nghe về việc sắp xếp phức tạp. Giả sử chúng ta có một cột với truy vấn chính. Nhưng một trong những dịch vụ đã mất đi mức độ liên quan và chúng tôi cần loại bỏ các yêu cầu tương ứng. Nhưng nếu các yêu cầu khác nhau, có nhiều và trộn lẫn với nhau thì sao?

Trong Google Trang tính và trong Excel cũng vậy, bạn có thể thay đổi màu của ô chứa một từ dừng cụ thể. Tiếp theo, chúng tôi sẽ sắp xếp bảng theo màu sắc và tất cả các ô cần xóa sẽ được xếp thành một hàng trước mặt bạn. Giả sử tôi cần xóa tất cả truy vấn có từ "tòa án" khỏi cột truy vấn.

Hướng dẫn:

  1. Chọn toàn bộ cột bằng cách nhấp vào ô có chữ cái, trong trường hợp của chúng tôi là “A”.
  2. Nhấp chuột phải vào cột đã chọn và chọn “Định dạng có điều kiện.

Một menu nhỏ xuất hiện ở bên phải nơi chúng ta có thể tạo quy tắc.

Trong thực đơn:

  1. Nhấp vào trường bên dưới dòng chữ “Định dạng ô” và tìm dòng “Văn bản chứa” ở đó.
  2. Nhập từ an toàn vào lỗ hiện ra. Tốt nhất là không có phần kết thúc, vì bất cứ điều gì cũng có thể xảy ra trong tiếng Nga.
  3. Sử dụng menu thông thường, chúng tôi chọn màu của ô và bất cứ thứ gì chúng tôi muốn.
  4. Nhấp vào “Hoàn tất”.

Bây giờ hãy cài đặt phần bổ sung cho bảng của chúng ta. Để làm điều này trong thực đơn trên cùng Chúng tôi tìm thấy nút cùng tên “Tiện ích bổ sung”↣ “Cài đặt tiện ích bổ sung.” Chúng tôi lái xe vào Thanh tìm kiếm“Sắp xếp theo màu sắc” và cài đặt tiện ích mở rộng như trong hình:

Tôi không nhấn mạnh vào sự bổ sung cụ thể này, nó chỉ được thử nghiệm và hoạt động. Bây giờ bộ sưu tập của chúng tôi có tiện ích mở rộng sắp xếp các giá trị theo màu ô.

Nhấp vào “Tiện ích bổ sung” ↣ “Sắp xếp theo màu sắc” và chọn bất kỳ thứ gì từ danh sách. Thì đấy. Có thể bị xóa.

Tìm và xóa các bản sao trong Google Trang tính

Thông thường, các giá trị trùng lặp có thể khá khó chịu. Có hai cách để tìm bản sao. Điều đầu tiên rất đơn giản.

Tại ô trống nhập hàm =(UNIQUE(A2:A1000)và nhận danh sách các ô có nội dung duy nhất:

Phương pháp này cực kỳ nhạy cảm với trường hợp và không gian!

Phương pháp hai liên quan đến việc cài đặt một tiện ích bổ sung khác có tên.

*Thay vì định cấu hình, bạn sẽ có nút màu xanh +Miễn phí

Ứng dụng này khá mạnh mẽ. Nó có thể tìm kiếm các bản sao trong một phạm vi nhất định hoặc so sánh các cột và thực hiện ngay bất kỳ hành động nào trên chúng:

  • Sao chép/di chuyển các bản sao sang một cột riêng biệt
  • Sao chép/chuyển các bản sao sang một bảng riêng
  • Loại bỏ các bản sao một cách tàn nhẫn
  • Làm nổi bật chúng bằng màu sắc

Chúng ta sẽ tập trung vào việc làm nổi bật bằng màu sắc. Chương trình dành cho tiếng anh, mũi sử dụng Google Một người dịch và một vài bài kiểm tra chắc chắn sẽ tìm ra.

Vì vậy, chọn cột, đi đến Tiện ích bổ sung ↣ Xóa trùng lặp ↣ Tìm trùng lặp hoặc duy nhất.

Chúng tôi thấy:

Ở đây, chúng ta có thể chỉ định phạm vi quan tâm theo cách thủ công hoặc bằng cách chọn khu vực mong muốn trước tiên, phạm vi sẽ được đặt tự động. Bằng cách chọn hộp bên cạnh Tạo bản sao lưu, chúng tôi sẽ tạo một bản sao của bảng đang được sửa đổi. Bấm tiếp".

Một sự lựa chọn xuất hiện trước mắt chúng ta. Chúng ta có thể tìm thấy các bản sao hoặc ngược lại, tế bào độc đáo. Chúng tôi chọn các bản sao và chúng tôi phải đối mặt với một lựa chọn khác. Nếu chúng ta chọn vớilần xuất hiện đầu tiên, thì chúng ta sẽ tìm thấy các bản sao, BAO GỒM cả lần đề cập đầu tiên của chúng, nói một cách đại khái là bản gốc. Chúng tôi sẽ chọn chỉ tìm kiếm các bản sao, loại trừ đề cập đầu tiên, vì chúng tôi cần để lại một ô. Bấm tiếp.

Nếu chúng tôi chọn một phạm vi “có lãi”, đồng thời ảnh hưởng đến các cột trống, hãy nhớ chọn hộp kiểm Bỏ qua các ô trống. Ở tất cả, bước nàyđược tạo để loại bỏ các ô tiêu đề. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi có tiêu đề nên chúng tôi để lại các hộp kiểm. Kế tiếp!

Trang trình bày cuối cùng. Chúng ta sẽ không tập trung quá nhiều vào đây mà sẽ chọn ngay Tô màu. Nhấp vào Kết thúc và xem số lượng bản sao được tìm thấy trong phạm vi đã chọn.

Phần đệm nhạy cảm với không gian!

Bây giờ chúng ta có thể sắp xếp các bản sao của mình theo màu sắc bằng phương pháp đầu tiên và đánh giá nhu cầu loại bỏ.

Định dạng có điều kiện trong Google Trang tính

Trong ví dụ của chúng tôi, có một số cột có thể được sử dụng để đánh giá tính hiệu quả của truy vấn bằng cách nào đó. Ví dụ: chúng tôi không muốn sử dụng các truy vấn có tần suất dưới 100. Chúng tôi có thể đánh dấu tất cả các ô không phù hợp bằng màu.

  1. Chọn cột có giá trị
  2. Nhấp chuột phải ↣ định dạng có điều kiện
  3. Định dạng ô: "Ít hơn"
  4. Chèn số lượng cần thiết vào lỗ
  5. Chọn màu sắc/độ dày/nền và nhấp vào “Hoàn tất”

Bây giờ với sự giúp đỡ rồi cách bản địa sắp xếp theo màu sắc, chúng tôi phân tích các yêu cầu với tần suất không đủ và nếu cần, hãy xóa chúng.

Sử dụng nguyên tắc tương tự, bạn có thể làm được nhiều việc với danh sách kết quả. Ví dụ: bằng cách định dạng các ô bằng quy tắc "chứa văn bản", bạn có thể đánh dấu và sắp xếp tất cả các truy vấn không phụ thuộc vào vị trí địa lý và xóa chúng. Và như thế. Phần còn lại chỉ là trí tưởng tượng của bạn và nếu nó quá hoang đường, hãy chọn “Công thức của bạn” trong “Định dạng ô” và sáng tạo!

Biểu đồ trong Google Trang tính

Cho món tráng miệng. Để trình bày mọi thứ đẹp mắt, hãy sử dụng công cụ trực quan chức năng của Google Bảng - chèn sơ đồ. Không cần giải thích ở đây, chỉ cần thử nó!

Phần kết luận

Nói chung là rất thích sản phẩm của Google Tôi đã không và không có một. Nhưng tôi rất biết ơn họ về loạt docs.google.com. Khi ngồi xuống và lục lọi những sản phẩm này, tôi đi đến kết luận rằng mình không thể sống thiếu bàn ghế và tài liệu được nữa, tôi chỉ cần tìm hiểu thôi. Một điểm cộng đáng kể là một tiện ích bổ sung dành cho Google Trang tính, được cập nhật và tăng đáng kể khả năng của dịch vụ. Thật đáng tiếc khi có rất ít bài viết hữu ích rõ ràng về chủ đề này. Tôi sẽ cố gắng viết phần thứ hai trong tương lai gần, nơi sẽ phân tích các mạch phức tạp hơn. Lý tưởng nhất là bạn có thể tung ra một dòng bài viết hữu ích về chủ đề cách làm việc trong Google Trang tính, tiện ích bổ sung, công thức và giải pháp làm sẵn cho các công việc hàng ngày.

Xin chào các bạn! Thông thường, Google Trang tính thường chứa đầy một lượng lớn dữ liệu và kết quả là tìm thấy dòng yêu cầu hoặc các cột chẳng hạn có giá trị tương tự là rất khó. Nhưng các nhà phát triển đã thấy trước điều này và giống như trong Excel, họ đã thêm mọi thứ vào chức năng cần thiếtđiều đó sẽ giúp giải quyết vấn đề này.

Trong bài viết này chúng ta sẽ xem xét điều này. Hãy cùng tìm hiểu cách sắp xếp các hàng theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần và nếu bạn chỉ cần hiển thị một số dữ liệu nhất định thì tốt hơn nên sử dụng bộ lọc. Chúng tôi cũng sẽ nói về vấn đề này và cho bạn biết bộ lọc thông thường khác với chế độ lọc trong Google Trang tính như thế nào.

Việc sắp xếp được thực hiện như thế nào?

Sắp xếp nên được sử dụng khi bạn cần sắp xếp dữ liệu trong bảng. Ví dụ: sắp xếp các số từ giá trị cao nhất đến thấp nhất hoặc tùy theo chữ cái đầu tiên, đặt các từ trong ô theo thứ tự bảng chữ cái.

Chọn phạm vi mong muốn, mở tab “Dữ liệu” và chọn “Sắp xếp phạm vi”.

Nếu bạn đã chọn dữ liệu từ bảng cùng với tiêu đề thì hãy chọn hộp kiểm “Dữ liệu có dòng tiêu đề”. Tiếp theo, chọn cột bạn muốn sắp xếp theo. Ví dụ: tôi sẽ sắp xếp bảng theo Chi phí - đây là cột B, nghĩa là tôi chọn cột đó. Sau đó đánh dấu bằng bút đánh dấu cách mọi thứ cần được thực hiện theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.

Ở đây có một tùy chọn để “Thêm cột khác”. Điều này là cần thiết nếu bạn muốn sắp xếp trước tiên theo giá, sau đó, chẳng hạn như theo tình trạng còn hàng trong kho. Nhấp vào nút “Thêm…” nhưng chọn sắp xếp theo cột C.

Khi bạn hoàn tất, hãy nhấp vào "Sắp xếp".

Sau này bạn sẽ nhận được kết quả mong muốn. Trong ví dụ, tôi sắp xếp các loại rau theo giá.

Để đưa mọi thứ trở lại như cũ, hãy nhấp vào mũi tên “Hoàn tác hành động” ở trên cùng hoặc tổ hợp phím “Ctrl + Z”.

Để bảng thay đổi chính xác, tôi cần chọn tất cả các cột và, ví dụ: không chỉ B, nếu tôi muốn sắp xếp theo Chi phí. Bởi vì nếu bạn chỉ chọn B, thì sau khi sắp xếp dữ liệu trong cột A và C sẽ không tương ứng với nó, vì các số sẽ xuất hiện theo thứ tự tăng dần và dữ liệu trong ô A và C sẽ giữ nguyên.

Cách tạo bộ lọc

Lọc dữ liệu có thể được sử dụng khi có nhiều dữ liệu được nhập vào, nhưng hãy để nó ở mức khoảnh khắc này bạn chỉ cần một số cái nhất định. Ví dụ: để hiển thị những sản phẩm có giá không vượt quá 130.

Chọn các khối trong cột mong muốn cùng với tiêu đề bảng, mở tab “Dữ liệu” và nhấp vào “Tạo bộ lọc”.

Một nút có sọc sẽ xuất hiện trong ô tiêu đề - cần thiết để định cấu hình bộ lọc. Bấm vào đó để mở cửa sổ cài đặt các thông số. Trước tiên chúng ta hãy xem tùy chọn “Lọc theo điều kiện”.

Nếu bạn đã tạo cái bàn lớn và sẽ thuận tiện hơn nếu chiếc mũ của cô ấy luôn ở trong tầm mắt, bạn có thể.

Trong trường đầu tiên, chọn điều kiện thích hợp: chỉ hiển thị các ô trống có văn bản bắt đầu hoặc kết thúc bằng..., một số nhỏ hơn hoặc bằng số đã chỉ định, v.v.

Trong trường thứ hai, bạn cần nhập dữ liệu cho điều kiện đã chọn. Ví dụ: hãy xem chúng ta có bao nhiêu loại rau có giá lớn hơn hoặc bằng 150. Sau đó nhấp vào “OK” và xem kết quả.

Bạn cũng có thể sắp xếp các hàng còn lại sau khi áp dụng bộ lọc. Trong cửa sổ cài đặt thông số bộ lọc ở trên cùng có hai mục cần thiết.

Nếu bạn chọn tùy chọn “Lọc theo giá trị”, hãy bỏ chọn các hộp bên cạnh các mục bạn muốn ẩn và nhấp vào “OK”.

Nút “Chọn tất cả” sẽ cho phép bạn đánh dấu mọi thứ và ngược lại, nút “Xóa” sẽ xóa dấu kiểm phía trước tất cả các mục.

Lọc theo màu sắc

Nếu bảng của bạn có các ô có dữ liệu được tô bóng màu sắc cụ thể và bạn quan tâm đến cách tạo bộ lọc theo màu trong Google Trang tính, thì trước tiên bạn cần xác định mã của nó cho từng màu và bạn đã có thể áp dụng bộ lọc cho bộ lọc đó.

Không có công thức có sẵn nào phù hợp với chúng ta nên chúng ta cần thêm chức năng tùy chỉnh. Mở tab “Công cụ” và chọn “Trình chỉnh sửa tập lệnh” từ danh sách.

Cửa sổ sau sẽ mở trong tab trình duyệt mới để tạo dự án mới. Xóa tất cả mã đã viết - chọn mã đó và nhấn “Xóa”.

Đặt tên cho dự án và nhấp vào “OK”. Sau đó, bạn có thể đóng tab.

Thuận tiện nhất là hiển thị mã màu ở cột bên cạnh các ô được tô bóng. Do đó, chúng tôi đặt con trỏ vào D2 và viết công thức sau:

GetCellBackgroundCode(CELL(“địa chỉ”,C2),$E$1)

Ở đây C2 là địa chỉ của ô tô màu, cần E1 để cập nhật dữ liệu (bạn có thể chỉ định bất kỳ địa chỉ nào khác nhưng không bỏ ký hiệu đô la), viết số bất kỳ.

Chọn D2 và kéo công thức xuống bằng cách kéo góc dưới bên phải. “Đang tải” có nghĩa là quá trình tính toán đang được tiến hành.

Khi đếm xong, các ô sẽ hiển thị mã màu trùng với nền ở khối liền kề.

Bây giờ bạn có thể áp dụng bộ lọc cho chúng. Chọn toàn bộ phạm vi.

Mở tab Dữ liệu. Nếu bạn đã có bộ lọc trong bảng, thì bạn cần phải tắt bộ lọc đó để nút “Tạo…” xuất hiện mà chúng ta cần.

Để xóa bộ lọc trong Google Trang tính, bạn cần nhấp vào nút “Tắt…” trên tab được đề cập.

Khi một nút xuất hiện trong tiêu đề, hãy nhấp vào nút đó. Trong cửa sổ tham số, chọn “Theo giá trị” và chỉ để lại các hộp kiểm đối diện với những mã tương ứng với màu mong muốn. Để áp dụng, hãy nhấp vào “OK”.

Bây giờ chúng ta chỉ còn lại những hàng có ô chứa đầy màu xanh lá cây trong bảng.

Để tránh cột mã, bạn có thể nhóm nó lại. Và khi cần bạn chỉ cần mở rộng bằng cách nhấn vào dấu “+”.

Bây giờ tôi sẽ cho bạn biết tại sao cần có ô E1. Nó sẽ cần thiết để kể lại. Ví dụ: bạn đã điền màu, bạn đã viết công thức và xác định mã. Nếu bạn cần thay thế một số màu, mã sẽ không được tính toán tự động. Để thực hiện việc này, hãy xóa số khỏi E1 và nhấn “Enter”. Bây giờ công thức sẽ được tính toán lại. Ví dụ: khi bạn thay đổi màu tô, hãy viết nội dung nào đó vào E1. 123 và mã sẽ lại thay đổi. Và bạn cần phải làm điều này liên tục, giống như khi bạn thay đổi nền của các khối.

Tạo chế độ lọc

Chúng tôi đã xem xét cách tạo bộ lọc nhưng cách này có thể không phù hợp với tất cả mọi người. Bộ lọc này rất tốt để sử dụng nếu bạn cần:

  1. Vì vậy, dữ liệu vẫn được lọc.
  2. Những người dùng khác có quyền truy cập vào bảng cũng nhìn thấy kết quả lọc.

Nếu bạn chỉ cần sử dụng cho công việc và sau khi dùng xong mọi thứ cần phải tắt đi thì tốt hơn hết bạn nên sử dụng chế độ lọc. Ưu điểm hơn bộ lọc thông thường anh ấy có những điều sau đây:

  1. Bạn có thể tạo một số chế độ.
  2. Đặt cho mỗi người một cái tên.
  3. Cơ hội người dùng khác nhau xem bảng ở các chế độ khác nhau.
  4. Bạn có thể tạo liên kết đến bảng đã lọc và gửi liên kết đó cho một người dùng, sau đó chọn chế độ lọc khác và gửi liên kết cho người khác.
  5. Khả năng tạo các chế độ trùng lặp và thay đổi một chút các tham số trong đó.
  6. Nếu bạn không có quyền chỉnh sửa bảng nhưng cần lọc dữ liệu, chế độ tạm thời sẽ được tạo.

Vì vậy, hãy lọc dữ liệu trong bảng nếu cần và mở “Dữ liệu” – “Bộ lọc” – “Lưu dưới dạng…”.

Lề ở bên trái và trên cùng sẽ trở thành xám– điều này có nghĩa là chúng tôi đang ở chế độ lọc. Hãy đặt cho bảng ở dạng này một “Tên” cụ thể. “Phạm vi” mà bộ lọc được áp dụng cũng sẽ được chỉ định.

Ở bên phải có một nút hình bánh răng - đây là “Tùy chọn”. “Tạo một bản sao” – sao chép chế độ. Nó sẽ hữu ích nếu bạn muốn thay đổi một chút bộ lọc hiện tại, nhưng bạn cũng cần phải rời khỏi bộ lọc cũ. “Xóa” – xóa chế độ. Để thoát khỏi chế độ này và quay lại bàn bình thường, chỉ cần nhấp vào dấu thập bên phải.

Bằng cách này, bạn có thể tạo bao nhiêu chế độ lọc tùy thích, áp dụng bộ lọc cho dữ liệu bảng cụ thể. Để xem bất kỳ giá trị đã lọc nào, hãy mở tab “Dữ liệu” và chọn tên mong muốn từ danh sách đã lưu.

Việc sắp xếp dữ liệu trong bảng không khó. Bộ lọc sẽ thực hiện một số thao tác tìm hiểu, đặc biệt nếu bạn cần lọc theo màu ô hoặc tạo một số chế độ lọc. Nhưng hãy dành 20 phút cho việc này và làm việc với Google Sheet sẽ trở nên thuận tiện hơn nhiều nếu chỉ còn lại những giá trị cần thiết trong đó.

Sắp xếp dữ liệu là một thao tác hữu ích và được sử dụng khá phổ biến. Suy cho cùng, khi bạn làm việc với một lượng lớn thông tin trong một bảng, việc sắp xếp dữ liệu trong đó trở thành một nhiệm vụ rất quan trọng. Việc sắp xếp dữ liệu trong Trang tính Google giúp sắp xếp dữ liệu theo thứ tự và xác định các mẫu trong đó. Có nhiều kỹ thuật khác nhau để sắp xếp trong Trang tính Google hoặc Phạm vi lựa chọn.

Chúng ta sẽ xem cách sắp xếp bảng khác với sắp xếp theo phạm vi như thế nào, cách mô tả chính xác các tiêu chí sắp xếp và cách bạn có thể sắp xếp theo nhiều cột của bảng tính Google cùng một lúc. Chúng tôi cũng sẽ tập trung vào các cách phân loại tự động dữ liệu nếu chúng thay đổi.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách sắp xếp dữ liệu để giúp bạn xem và sắp xếp nội dung bảng dễ dàng hơn.

  • Cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets
  • sắp xếp toàn bộ trang tính
  • sắp xếp một phạm vi duy nhất
  • sắp xếp theo nhiều cột cùng một lúc
  • phân loại tự động

Cách sắp xếp dữ liệu trong Google Sheets

Google Trang tính sử dụng hai loại sắp xếp:

  1. Sắp xếp theo cột
  2. Phân loại phạm vi.

Bây giờ chúng ta sẽ nói về từng người trong số họ chi tiết hơn.

Vì vậy, hãy sắp xếp bảng của chúng tôi theo cột.

Sắp xếp một tờ

Với cách sắp xếp này, toàn bộ dữ liệu trên sheet sẽ được sắp xếp theo thứ tự. Hãy cẩn thận nếu bạn có nhiều bảng trên bảng tính của mình!

Chú ý! Trước khi sắp xếp toàn bộ bảng theo cột, hãy đảm bảo cố định các tiêu đề cột - nếu không chúng cũng sẽ được sắp xếp và nằm ở giữa dữ liệu của bạn!

Vì vậy, để thuận tiện cho chúng ta xem dữ liệu đã sắp xếp, trước tiên chúng ta hãy sửa lại các tiêu đề cột để chúng luôn hiển thị và không bị ẩn khi nhìn xuống bảng.

Để thực hiện việc này, đặt con trỏ lên bất kỳ ô tiêu đề bảng nào và chọn Xem - Cố định từ menu rồi chỉ định khối lượng bắt buộc dòng.

Sau đó chọn cột mà chúng tôi sẽ sắp xếp bảng của mình theo.

Bằng cách nhấp vào hình tam giác bên cạnh chữ cái của cột, bạn có thể chọn 2 tùy chọn sắp xếp - tăng dần hoặc giảm dần. Điều này sẽ sắp xếp toàn bộ bảng.

Hoặc bạn có thể chọn từ menu Dữ liệu - Sắp xếp trang tính theo cột... và sau đó chọn tùy chọn sắp xếp bắt buộc.

Điều quan trọng cần lưu ý ở đây là nếu bạn đã chọn toàn bộ cột thì bạn sẽ có tùy chọn sắp xếp phạm vi dữ liệu (điều mà chúng ta sẽ nói đến bên dưới).

Nhưng nếu bạn chọn "Sắp xếp phạm vi theo cột..." thì chỉ cột đã chọn sẽ được sắp xếp và phần còn lại của dữ liệu sẽ không thay đổi. Điều này sẽ phá vỡ cấu trúc dữ liệu của bạn và chẳng ích gì khi sắp xếp dữ liệu theo cách này. Vì vậy, hãy cẩn thận!

Sắp xếp phạm vi

Hãy xem phương pháp thứ hai - sắp xếp theo phạm vi.

Điều này sẽ hữu ích nếu bạn có nhiều bảng dữ liệu nhỏ trong Google Trang tính nhưng bạn chỉ cần sắp xếp một trong số chúng.

Việc sắp xếp một phạm vi sẽ không ảnh hưởng đến dữ liệu của các bảng khác nằm trên trang tính.

Sử dụng chuột để chọn phạm vi ô bạn muốn sắp xếp lại.

Sau đó, bạn có 2 lựa chọn:

  1. Nhấp chuột nút bên phải chuột và chọn “Sắp xếp phạm vi” trong menu xuất hiện.
  2. Trong menu, chọn Dữ liệu - Sắp xếp theo phạm vi.

Sẽ mở cửa sổ bổ sung với các cài đặt sắp xếp.

Tại đây bạn có thể chỉ định rằng phạm vi dữ liệu bạn đã chọn có chứa các tiêu đề cột. Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã không chọn tiêu đề cột nên chúng tôi đã để trống hộp kiểm. Tức là chúng ta sẽ sắp xếp toàn bộ phạm vi đã chọn. Nếu bạn chọn hộp này, hàng đầu tiên của dải ô đã chọn sẽ không được sắp xếp.

Bạn cũng có thể chọn cột để sắp xếp bằng cách nhấp vào biểu tượng thả xuống. Chúng tôi chọn cột B.

Ở đây, thứ tự sắp xếp mặc định là “tăng dần” từ A đến Z. Nếu cần, bạn có thể thay đổi nó thành ngược lại - từ Z thành A.

Sắp xếp dữ liệu trong Trang tính Google bằng nhiều cột

Nếu bạn cần sắp xếp theo nhiều tham số, bạn có thể thêm một hoặc thậm chí nhiều cột trong cài đặt sắp xếp.

Để thực hiện việc này, hãy sử dụng mục “Thêm cột khác để sắp xếp” trong cài đặt sắp xếp. Sau đó chọn cột mong muốn từ danh sách thả xuống.

Đối với mỗi cột, bạn có thể chọn thứ tự sắp xếp - tăng dần hoặc giảm dần.

Do đó, việc sắp xếp sẽ được thực hiện tuần tự - đầu tiên là theo cột đầu tiên, sau đó là cột thứ hai, v.v. (trong trường hợp của chúng tôi, đầu tiên là theo B, sau đó là D).

Ở đây trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đã sắp xếp các đơn đặt hàng trước tiên theo khách hàng và sau đó theo sản phẩm. Kết quả là chúng tôi thấy đơn hàng của từng khách hàng được sắp xếp theo sản phẩm.

Tự động sắp xếp Google Trang tính

Giả sử chúng ta có một bảng với thông tin được sắp xếp và sắp xếp. Nhưng nếu dữ liệu mới được thêm vào bảng thì sao? Rốt cuộc, chúng sẽ không được sắp xếp nữa và chúng ta sẽ phải lặp lại việc sắp xếp lại?

  1. Sử dụng hàm SORT.
  2. Sử dụng PivotTable.
  3. Sử dụng Google Scripts (chúng tôi sẽ không xem xét vấn đề này ở đây vì nó chỉ dành cho các nhà phát triển).

Với những người không có kỹ năng lập trình thì sử dụng hàm SORT sẽ là giải pháp dễ dàng nhất.

Để làm điều này, chúng ta sẽ tạo một trang tính khác mà chúng ta có thể gọi là “Sắp xếp”. Chúng tôi sẽ đặt dữ liệu đã sắp xếp của chúng tôi trên trang tính này.

Dữ liệu của chúng tôi sẽ nằm trên bảng “Dữ liệu”.

Sao chép các tiêu đề cột từ bảng “Dữ liệu” vào hàng A của bảng “Sắp xếp”.

Tại ô A2 của bảng “Sắp xếp”, viết công thức hàm:

SORT ("Dữ liệu"!A2:G , 2 , 2 )

Ở đây "Dữ liệu"!A2:G là tọa độ của phạm vi mà từ đó dữ liệu để sắp xếp sẽ được lấy.

Xin lưu ý rằng chúng tôi chỉ xác định ô trên cùng bên trái và cột ngoài cùng bên phải. Điều này cho chúng ta khả năng thêm dữ liệu mới vào bảng gốc mà không thay đổi công thức sắp xếp.

2 là số thứ tự của cột trong phạm vi được chỉ định mà chúng tôi sẽ sắp xếp. Trong trường hợp của chúng tôi, chúng tôi sẽ sắp xếp doanh số bán hàng theo tên khách hàng.

2 - thứ tự sắp xếp. 2 nghĩa là sắp xếp theo thứ tự tăng dần, từ nhỏ nhất đến lớn nhất. 1 nghĩa là sắp xếp theo thứ tự giảm dần, từ lớn nhất đến nhỏ nhất.

Kết quả là trên bảng “Sắp xếp” chúng tôi nhận được dữ liệu bán hàng được sắp xếp theo khách hàng.

Để kiểm tra khả năng sắp xếp tự động trong Google Trang tính, hãy thêm một hàng khác có dữ liệu bán hàng vào bảng gốc trên trang “Dữ liệu”.

Mục nhập này sẽ ngay lập tức tự động xuất hiện trong bảng trên trang “Sắp xếp”.

Bạn cũng có thể sử dụng bảng tổng hợp để sắp xếp. Nó cũng không ảnh hưởng đến dữ liệu hiện có và được đặt trên một trang tính riêng.

Sử dụng chuột để đánh dấu các cột trong bảng mà bạn muốn đưa vào PivotTable, sau đó bấm Dữ liệu - PivotTable từ menu. Chi tiết về làm việc với bảng tổng hợp và khả năng của họ, bạn có thể đọc trong tài liệu của chúng tôi.