Cách xóa đoạn văn lớn trong Word. Giải quyết vấn đề khoảng cách dài trong word
Khi nhập văn bản hoặc tệp đã tải xuống trong Word, bạn có thể nhận thấy có khoảng cách lớn giữa các từ. Đừng lo lắng, điều này là bình thường và hoàn toàn có thể khắc phục được. Trong bài viết của chúng tôi, chúng tôi sẽ cố gắng tìm hiểu lý do tại sao điều này xảy ra và cách loại bỏ khoảng trắng lớn trong Word.
sự biện minh
Nếu chúng ta xem cách loại bỏ khoảng trắng lớn trong Word, điều đầu tiên chúng ta cần nói đến là vấn đề căn chỉnh. Rốt cuộc, nó là cái phổ biến nhất. Mặc dù bản chất của nó nằm ở những điều nhỏ nhặt và người dùng mắc sai lầm chỉ vì bất cẩn. Nhưng điều đầu tiên trước tiên. Hãy cùng tìm hiểu cách loại bỏ khoảng trắng lớn giữa các từ trong Word nếu vấn đề liên quan đến căn chỉnh chiều rộng.
Có hai giải pháp. Hãy bắt đầu với cái có vẻ đơn giản nhất. Hãy thử thay đổi căn chỉnh - thay vì tùy chọn "căn chỉnh", hãy chọn "trái". Tất nhiên, có thể phương pháp này sẽ không hiệu quả. Rốt cuộc, vấn đề thường nằm ở định dạng của tệp. Hoặc có thể sự liên kết này không phù hợp với bạn. Sau đó sử dụng phương pháp thứ hai.
Phương pháp thứ hai là chúng ta sẽ sử dụng phím nóng: CTRL+SHIFT+SPACEBAR. Ai mà không biết, sự kết hợp của các phím này mang lại thanh dấu cách rất ngắn. Tất cả những gì bạn cần làm là thay thế những khoảng trống lớn bằng những khoảng trống ngắn.
Sự cố với ký tự cuối dòng không in được
Chúng tôi đã tìm ra cách loại bỏ khoảng trắng lớn trong Word nếu nguyên nhân là do căn chỉnh không chính xác. Nhưng mặc dù vấn đề này là phổ biến nhất nhưng nó không phải là vấn đề duy nhất. Bây giờ chúng ta sẽ phân tích tình huống khi “anh hùng của dịp này” là một nhân vật “cuối dòng” không thể in được.
Chúng tôi sẽ không nói nhiều về ký hiệu không thể in được là gì và tại sao nó lại cần thiết trong Word; tốt hơn hết là hãy đi thẳng vào vấn đề. Trước hết, bạn sẽ cần kích hoạt hiển thị các ký hiệu tương tự này. Điều này được thực hiện bằng cách nhấp vào nút tương ứng, nằm ở bảng trên cùng, trong tab “Trang chủ”. Tuy nhiên, bạn có thể thấy vị trí của nó trong hình ảnh được đề xuất.
Bằng cách nhấp vào nút này, bạn sẽ thấy tất cả các ký tự không in được, bao gồm cả “cuối dòng”. Chính biểu tượng này đã làm hại chúng ta. Nó trông giống như một mũi tên cong chỉ về bên trái. Tất cả bạn phải làm là loại bỏ nó. Sau đó, các không gian được chuẩn hóa.
Vậy là bạn đã biết cách loại bỏ khoảng trắng lớn trong Word khi vấn đề nằm ở ký tự “cuối dòng” không in được. Nhân tiện, biển báo này được đặt khi bạn nhấn tổ hợp phím SHIFT+ENTER, vì vậy hãy cẩn thận để không vô tình đặt nó.
Vấn đề về tab
Không gian lớn cũng có thể được gây ra bởi việc lập bảng. Chúng tôi cũng sẽ không đi sâu vào nó là gì. Tôi chỉ muốn nói ngay rằng dấu hiệu này lại không thể in được và nó được đặt khi bạn nhấn phím TAB.
Bạn có thể đã đoán được rằng vì ký tự này không in được nên việc loại bỏ nó xảy ra, như trong ví dụ trước, bằng cách hiển thị các ký tự không in được. Đó chính xác là như thế nào. Bật hiển thị và tìm kiếm các mũi tên ngắn trỏ về bên phải trong văn bản. Đây là sự lập bảng. Giống như lần trước, bạn cần thay đổi tất cả các mũi tên này thành khoảng trắng và văn bản sẽ trông bình thường - khoảng trắng lớn sẽ biến mất.
Thay thế không gian lớn bằng không gian ngắn
Như vậy, chúng ta đã học được cách cuối cùng, thứ ba để xóa khoảng trắng lớn trong văn bản Word. Nhưng phải làm gì nếu có một số lượng tab không thể tưởng tượng được trong toàn bộ văn bản. Đồng ý rằng rất ít người muốn tự mình loại bỏ từng cái một. Đó là lý do tại sao bây giờ chúng tôi sẽ trình bày một phương pháp giúp bạn thay đổi ngay lập tức tất cả các ký tự này thành khoảng trắng ngắn mà chúng tôi cần.
Chắc hẳn ai cũng đã từng nghe tới thuật ngữ “Replacement” trong Word. Đây là chức năng chúng tôi sẽ sử dụng. Để bắt đầu, hãy sao chép một ký tự tab vào bảng nhớ tạm (CTRL+C). Sau đó, chạy "Tìm và thay thế" (CTRL+H). Sẽ có hai trường: "Tìm" và "Thay thế". Đặt ký tự tab đã sao chép vào ký tự đầu tiên và đặt dấu cách vào ký tự thứ hai. Nhấp vào nút "Thay thế tất cả" và tất cả khoảng trắng lớn sẽ được thay thế bằng khoảng trắng ngắn.
Mô tả các cách giảm khoảng cách không cần thiết giữa các từ - khoảng trắng lớn - trong tài liệu Microsoft Word, có tính đến đặc thù thực hiện các thao tác này đối với các phiên bản 2003, 2007, 2010.
Cách xóa khoảng trắng lớn trong Word 2010, 2007
1. Khoảng cách lớn giữa các từ trong tài liệu có thể do việc căn chỉnh văn bản được áp dụng để vừa với chiều rộng của trang. Nếu là tùy chọn, bạn cần nhấp vào nút “Căn chỉnh bên trái” trên bảng định dạng để thay đổi căn chỉnh.
2. Để xóa các khoảng trắng trùng lặp, hãy sử dụng mục menu “Thay thế” trên bảng điều khiển. Trong hộp thoại Tìm và Thay thế mở ra, hãy nhập hai khoảng trắng vào trường đầu tiên và một khoảng trắng ở trường thứ hai. Sau đó, bạn cần đặt con trỏ văn bản vào đầu văn bản đã chỉnh sửa và nhấp vào nút “Thay thế tất cả” trong hộp thoại.
Kết quả là, các khoảng trắng kép trong văn bản được chuyển đổi thành các khoảng trắng đơn và chương trình sẽ cho bạn biết có bao nhiêu thay thế như vậy đã được thực hiện. Nhấn nút “Thay thế tất cả” cho đến khi số lần thay thế bằng 0, vì không chỉ có hai mà có thể có ba, bốn khoảng cách trở lên giữa các từ trong văn bản.
3. Đôi khi khoảng cách lớn giữa các từ có thể do việc sử dụng các ký tự khác (ví dụ: tab, dấu cách không ngắt). Bạn có thể xác định các ký tự không hiển thị ở chế độ bình thường bằng cách sử dụng nút “Hiển thị tất cả các ký tự”, trông giống biểu tượng “Pi” và nằm trên bảng điều khiển phía trên nhóm “Đoạn”. Sau khi nhấp vào nó, bạn cần lặp lại thao tác thay thế, nhập không phải dấu cách kép vào trường đầu tiên mà là ký tự phân tách đã sao chép.
Cách xóa khoảng trắng lớn trong Word 2003
Thao tác loại bỏ khoảng trắng thừa trong Word 2003 cũng được thực hiện thông qua hộp thoại tìm kiếm và thay thế, công việc được mô tả ở trên đối với các chương trình Word phiên bản mới hơn. Sự khác biệt là tối thiểu.
Ở đây, hộp thoại này có thể được gọi như sau: sử dụng mục menu “Chỉnh sửa”, chọn lệnh “Tìm…” và chuyển đến tab “Thay thế” trong hộp thoại xuất hiện; hoặc chỉ cần nhấn Ctrl + H.
Để tìm kiếm các ký hiệu tăng khoảng cách khác, bạn cần bật nút “Hiển thị tất cả các ký hiệu” được đặt ở phiên bản 2003 trên thanh công cụ “Chuẩn” phía trước cửa sổ thu phóng (nút này thường bị ẩn và để nhìn thấy nó, bạn cần nhấp vào mũi tên xuống trên thanh công cụ). Các ký tự tìm thấy cũng phải được chuyển đổi thành khoảng trắng đơn thông qua tìm kiếm và thay thế.
Khoảng cách lớn giữa các từ trong MS Word là một vấn đề khá phổ biến. Có một số lý do khiến chúng xảy ra, nhưng tất cả đều bắt nguồn từ việc định dạng văn bản không chính xác hoặc sai chính tả.
Một mặt, khá khó để gọi khoảng cách quá lớn giữa các từ là một vấn đề; mặt khác, nó làm đau mắt và trông không đẹp, cả khi in trên một tờ giấy và trong cửa sổ chương trình. . Trong bài viết này, chúng tôi sẽ nói về cách loại bỏ khoảng trắng lớn trong Word.
Tùy thuộc vào nguyên nhân tạo ra khoảng trống lớn giữa các con cú mà các phương án loại bỏ chúng sẽ khác nhau. Về mỗi người trong số họ theo thứ tự.
Đây có lẽ là nguyên nhân phổ biến nhất của không gian quá rộng.
Nếu tài liệu của bạn có văn bản được căn chỉnh để vừa với chiều rộng của trang thì chữ cái đầu tiên và cuối cùng của mỗi dòng sẽ nằm trên cùng một đường thẳng đứng. Nếu có ít từ ở dòng cuối cùng của đoạn văn, chúng sẽ được kéo dài để lấp đầy chiều rộng của trang. Khoảng cách giữa các từ trong trường hợp này trở nên khá lớn.
Vì vậy, nếu định dạng này (để vừa với chiều rộng của trang) không cần thiết cho tài liệu của bạn thì cần phải loại bỏ nó. Chỉ cần căn chỉnh văn bản sang trái bằng cách thực hiện như sau:
1. Chọn tất cả văn bản hoặc đoạn có thể thay đổi định dạng (sử dụng phím tắt “Ctrl+A” hoặc nút "Chọn tất cả" trong nhóm "Chỉnh sửa" trên bảng điều khiển).
2. Trong một nhóm "Đoạn văn" nhấp chuột “Căn trái” hoặc sử dụng phím “Ctrl+L”.
3. Văn bản sẽ được căn chỉnh sang trái, các khoảng trắng lớn sẽ biến mất.
Sử dụng tab thay vì khoảng trắng thông thường
Một lý do khác là các tab được đặt giữa các từ thay vì dấu cách. Trong trường hợp này, vết thụt lề lớn không chỉ xảy ra ở những dòng cuối cùng của đoạn văn mà còn ở bất kỳ vị trí nào khác trong văn bản. Để xem đây có phải là trường hợp của bạn hay không, hãy làm như sau:
1. Chọn tất cả văn bản và trong bảng điều khiển trong nhóm "Đoạn văn" Bấm vào nút hiển thị các ký tự không in được.
2. Nếu trong văn bản cũng có các mũi tên giữa các từ, ngoài những dấu chấm khó nhận thấy, hãy loại bỏ chúng. Nếu các từ được viết cùng nhau sau đó, hãy đặt một khoảng trắng giữa chúng.
Khuyên bảo: Hãy nhớ rằng một dấu chấm giữa các từ và/hoặc ký tự có nghĩa là chỉ có một khoảng trắng. Điều này có thể hữu ích khi kiểm tra bất kỳ văn bản nào vì không được có bất kỳ khoảng trắng thừa nào.
4. Nếu văn bản lớn hoặc đơn giản là có nhiều tab, bạn có thể xóa tất cả chúng cùng một lúc bằng cách thực hiện thay thế.
Biểu tượng "Kết thúc dòng"
Đôi khi việc đặt văn bản theo chiều rộng của trang là điều kiện tiên quyết và trong trường hợp này, việc thay đổi định dạng đơn giản là không thể thực hiện được. Trong văn bản như vậy, dòng cuối cùng của đoạn văn có thể bị kéo dài do có một ký hiệu ở cuối đoạn văn đó. “Cuối đoạn văn”. Để xem nó, bạn cần kích hoạt hiển thị các ký tự không in được bằng cách nhấp vào nút tương ứng trong nhóm "Đoạn văn".
Dấu cuối đoạn xuất hiện dưới dạng mũi tên cong, có thể và nên loại bỏ. Để thực hiện việc này, chỉ cần đặt con trỏ ở cuối dòng cuối cùng của đoạn văn và nhấn phím "Xóa bỏ".
Dấu cách thừa
Đây là lý do rõ ràng nhất và phổ biến nhất dẫn đến những khoảng trống lớn trong văn bản. Chúng lớn trong trường hợp này chỉ vì ở một số nơi có nhiều hơn một trong số chúng - hai, ba, một số, điều này không quá quan trọng. Đây là lỗi viết và trong hầu hết các trường hợp, Word nhấn mạnh những khoảng trắng như vậy bằng đường lượn sóng màu xanh lam (tuy nhiên, nếu không có hai mà là ba khoảng trắng trở lên thì chương trình sẽ không nhấn mạnh chúng nữa).
Ghi chú: Thông thường, bạn gặp phải khoảng trống thừa trong văn bản được sao chép hoặc tải xuống từ Internet. Điều này thường xảy ra khi sao chép và dán văn bản từ tài liệu này sang tài liệu khác.
Trong trường hợp này, sau khi bật hiển thị các ký tự không in được, ở những nơi có khoảng trắng lớn, bạn sẽ thấy có nhiều hơn một chấm đen giữa các từ. Nếu văn bản nhỏ, bạn có thể dễ dàng loại bỏ khoảng trắng thừa giữa các từ theo cách thủ công, tuy nhiên, nếu có nhiều khoảng trắng, việc này có thể mất nhiều thời gian. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng phương pháp tương tự như xóa tab—tìm kiếm rồi thay thế.
1. Chọn văn bản hoặc đoạn văn bản mà bạn tìm thấy khoảng trắng thừa trong đó.
2. Trong một nhóm "Chỉnh sửa"(chuyển hướng "Trang chủ") Nhấn nút "Thay thế".
3. Xếp hàng "Tìm thấy"đặt hai khoảng trắng trong dòng "Thay thế"- một.
4. Nhấp vào "Thay thế tất cả".
5. Một cửa sổ sẽ xuất hiện trước mặt bạn với thông báo về số lượng thay thế mà chương trình đã thực hiện. Nếu có nhiều hơn hai khoảng trắng giữa một số con cú, hãy lặp lại thao tác này cho đến khi bạn thấy hộp thoại sau:
Khuyên bảo: Nếu cần, số khoảng trắng trong dòng "Tìm thấy" có thể tăng lên.
6. Các khoảng trống thừa sẽ bị loại bỏ.
Dấu gạch nối
Nếu tài liệu của bạn cho phép (nhưng chưa cài đặt) tính năng ngắt dòng, thì bạn có thể giảm khoảng cách giữa các từ trong Word như sau:
1. Chọn tất cả văn bản bằng cách nhấn “Ctrl+A”.
2. Chuyển đến tab "Cách trình bày" và trong nhóm "Cài đặt trang" chọn mục “Gạch nối”.
3. Đặt tham số "Tự động".
4. Dấu gạch nối sẽ xuất hiện ở cuối dòng và khoảng cách lớn giữa các từ sẽ biến mất.
Vậy là xong, bây giờ bạn đã biết về tất cả các lý do dẫn đến sự xuất hiện của các vết lõm lớn, có nghĩa là bạn có thể tự mình làm cho không gian nhỏ hơn trong Word. Điều này sẽ giúp văn bản của bạn có hình thức phù hợp, dễ đọc và không gây khó chịu do khoảng cách lớn giữa một số từ. Chúc các bạn làm việc hiệu quả và học tập hiệu quả.
Trong hầu hết các trường hợp, làm việc trong Word không gây ra bất kỳ câu hỏi nào cho người dùng. Và có thể đặt ra câu hỏi gì nếu chương trình nói chung là đơn giản, có giao diện rõ ràng và dễ tiếp cận. Tuy nhiên, không ai tránh khỏi thất bại, đôi khi vẫn nảy sinh những tình huống khó hiểu. Đồng thời, đôi khi người dùng Word có kinh nghiệm không thể đối phó với chúng, vậy chúng ta có thể nói gì về người mới bắt đầu.
Vì vậy, một vấn đề phổ biến khiến công việc “ngưng trệ” là hình thành một khoảng trống lớn. Chắc hẳn bạn cũng đã quen với tình huống khi căn chỉnh văn bản giữa các từ, bạn sẽ thu được một khoảng không gian rộng lớn mà tài liệu không thể làm sáng lên được chút nào. Tất nhiên, khi in ra, khoảng trống này không biến mất ở bất cứ đâu và về mặt thẩm mỹ, văn bản của bạn trông không được đẹp cho lắm, nói một cách nhẹ nhàng. Tuy nhiên, tai họa này có thể được khắc phục và trong tài liệu này tôi sẽ hướng dẫn bạn cách loại bỏ khoảng trắng lớn trong Word.
Phương pháp một
Như thường lệ, sẽ có một số phương án để giải quyết vấn đề và theo ý kiến của tôi, tôi sẽ bắt đầu với phương án đơn giản hơn. Để xóa khoảng cách lớn giữa các từ xuất hiện đột ngột, hãy làm như sau. Đầu tiên, hãy xóa nó chẳng hạn hoặc sử dụng nút. Bây giờ bạn cần nhấn đồng thời ba phím trên bàn phím, đó là: ++phím cách. Sau khi bạn làm điều này, một cái bình thường sẽ xuất hiện ở vị trí của khoảng trống lớn, đúng như vậy.
Phương pháp hai
Thông thường, các khoảng trắng kép như vậy xảy ra khi văn bản được căn chỉnh theo chiều rộng của trang tính. Nếu điểm này không quan trọng đối với bạn, tốt hơn hết bạn nên chọn văn bản căn trái, điều này sẽ giúp bạn tránh được tình huống tương tự trong tương lai.
Chà, từ lý thuyết đến thực hành: bạn nên làm gì nếu văn bản của bạn đã có một khoảng trống lớn làm hỏng hình thức thẩm mỹ của tài liệu? Hãy sử dụng, nằm trong tab “Trang chủ”, trong danh mục phụ “Chỉnh sửa”. Có nút “Thay thế”, nhấp vào nút đó.
Sau khi nhấp vào nó, một cửa sổ có hai trường trống sẽ xuất hiện. Thật dễ dàng để đoán rằng trong trường “Tìm”, bạn phải nhập hai khoảng trắng liên tiếp và trong trường “Thay thế bằng” - một khoảng trắng. Bây giờ, sau khi căn chỉnh văn bản, hai khoảng trắng được hình thành giữa các từ trong văn bản, trình soạn thảo văn bản sẽ tự động sửa chúng thành một. 
Hóa ra, khoảng cách lớn không đáng sợ như người ta tưởng, phải không? Như bạn có thể thấy, vấn đề có thể được giải quyết dễ dàng và không yêu cầu người dùng phải có kiến thức và kỹ năng đặc biệt.
Video giúp đỡ
Chúc mọi người vui vẻ! Trong bài viết này chúng ta sẽ tập trung phân tích khoảng trắng trong trình soạn thảo Word. Chắc hẳn nhiều người đã gặp phải hiện tượng này khi chúng ta căn chỉnh văn bản theo chiều rộng và đột nhiên xuất hiện khoảng cách quá lớn giữa các từ. Sau khi mở một tài liệu, chúng ta cũng có thể bất ngờ quan sát thấy khoảng cách lớn giữa các từ. Làm thế nào để loại bỏ chúng sẽ được thảo luận ngày hôm nay.
Điều đầu tiên bạn tự động nghĩ đến là đặt con trỏ ở cuối từ trước khoảng trắng và nhấn phím “xóa”. Trong trường hợp này, người ta cho rằng từ bị xóa sẽ tự đứng lên và đứng vững như bình thường. Tuy nhiên, đây không phải là trường hợp. Từ được kéo lên nhưng được đặt gần với từ trước đó và nếu chúng được phân tách bằng phím “dấu cách” thì từ đó lại trở về vị trí trước đó. Làm thế nào để loại bỏ đúng cách khoảng cách lớn này sẽ được thảo luận trong bài viết.
Làm thế nào để loại bỏ khoảng cách rộng giữa các từ trong Word?
Tùy chọn đầu tiên khá dễ dàng, nhưng tốn nhiều công sức nếu có nhiều không gian. Để xóa khoảng trắng lớn, hãy sử dụng phím tắt CTRL+SHIFT+SPACEBAR.
Điều đầu tiên bạn cần làm là giữ nút chuột trái để chọn toàn bộ không gian rộng lớn - từ chữ này sang chữ khác.
Sau đó, nhấn tổ hợp trên và khoảng trắng lớn sẽ tự động trở thành một ký tự tiêu chuẩn. Nếu vấn đề với khoảng thời gian lớn là do các dòng bị đứt, thì trong trường hợp này chúng tôi thực hiện việc này. Mở menu “Tệp”, tab “Tùy chọn” và ở đó chúng tôi tìm thấy “Nâng cao”. Trong cửa sổ mở ra, hãy chọn hộp bên cạnh dòng “Không mở rộng khoảng cách ký tự trong một dòng có dấu ngắt”.
Ngoài ra, dấu cách có thể xuất hiện do ký tự tab. Bạn có thể tìm hiểu bằng cách nhấp vào nút “Hiển thị biểu tượng” trên thanh công cụ.
Sau khi nhấp vào nút này, chúng ta sẽ thấy các ký hiệu tương ứng trên trang. Chúng sẽ xuất hiện dưới dạng mũi tên chỉ về bên phải.
Để loại bỏ chúng, chỉ cần chọn những mũi tên này bằng chuột và nhấn phím SPACEBAR.
Loại bỏ khoảng trắng thừa trong Word 2007 trong toàn bộ văn bản
Các tùy chọn được thảo luận ở trên rất phù hợp khi có ít khoảng trắng lớn như vậy trong văn bản và bạn có thể loại bỏ dần dần tất cả chúng theo cách thủ công. Nhưng văn bản có thể khá lớn và có thể có nhiều khoảng trắng. Sẽ rất khó để loại bỏ chúng theo cách này. Hay đúng hơn là hay, nhưng rất dài và tẻ nhạt.
Bạn có thể thực hiện thao tác tự động cho tất cả không gian rộng cùng một lúc bằng chức năng Tự động sửa lỗi. Cửa sổ thay thế được mở bằng cách sử dụng tổ hợp phím CTRL+H hoặc bằng cách nhấp vào nút “Thay thế” nằm ở bên phải thanh công cụ soạn thảo.
Kết quả của một trong những thao tác này, một cửa sổ sẽ mở ra trước mặt chúng ta, trong đó chúng ta cần chuyển đến tab “Thay thế”, sau đó nhấp vào nút “Thêm”.
Trong cửa sổ mới mở, tìm dòng “Wildcards” và đánh dấu bên cạnh nó. Không cần phải thay đổi bất cứ điều gì khác. Nếu chỉ có một khoảng trắng trong văn bản, hãy làm như sau.
Đi đến dòng “Tìm”, đặt con trỏ, nhấn phím “Dấu cách” và viết vào dòng này (2;). Lệnh này có nghĩa là nếu có hai hoặc nhiều khoảng trắng trong văn bản, chúng sẽ bị xóa. Tiếp theo, đi tới dòng “Thay thế bằng”, đặt con trỏ và chỉ cần nhấn phím cách. Không cần phải viết bất cứ điều gì ở đây.
Sau đó, nhấp vào nút Thay thế tất cả. Chương trình sẽ thực hiện thay thế, loại bỏ tất cả những khoảng trống không cần thiết. Về cơ bản là vậy. Chúc các bạn thành thạo soạn thảo Word. Và cuối cùng, hãy xem một đoạn video ngắn về cách xóa khoảng trắng.
Như bạn có thể thấy, không có gì phức tạp hay tẻ nhạt khi có thêm khoảng trống. Bạn có thể dễ dàng loại bỏ chúng. Hẹn gặp lại!
