Thực đơn
trang chủTiểu sử

Sắp xếp trong Word theo giá trị nhỏ nhất Sắp xếp hàng trong Excel. Danh sách tùy chỉnh hoặc tùy chọn sắp xếp đặt trước

Về những gì có trong đó xử lý văn bản Phần mềm soạn thảo văn bản bạn có thể tạo bảng, hầu như ai cũng biết ít nhiều người dùng đang hoạt động chương trình này. Có, mọi thứ ở đây không được triển khai chuyên nghiệp như trong Excel, nhưng đối với nhu cầu hàng ngày thì điều đó là có thể soạn thảo văn bản quá đủ. Chúng tôi đã viết khá nhiều về các tính năng làm việc với bảng trong Word và trong bài viết này, chúng tôi sẽ xem xét một chủ đề khác.

Làm thế nào để sắp xếp một bảng theo thứ tự bảng chữ cái? Rất có thể, đây không phải là câu hỏi phổ biến nhất của người dùng Microsoft nhưng không phải ai cũng biết câu trả lời. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp nội dung của bảng theo thứ tự bảng chữ cái, cũng như cách sắp xếp một cột cụ thể.

1. Chọn bảng có tất cả nội dung của nó: để thực hiện việc này, đặt con trỏ ở bên trái của nó góc trên cùng, đợi dấu hiệu di chuyển bảng xuất hiện (hình chữ thập nhỏ nằm trong hình vuông) rồi click vào đó.

2. Chuyển đến tab "Cách trình bày"(chương "Làm việc với bảng") và nhấp vào nút "Sắp xếp" nằm trong nhóm "Dữ liệu".

Ghi chú: Trước khi bắt đầu sắp xếp dữ liệu trong bảng, chúng tôi khuyên bạn nên cắt hoặc sao chép thông tin có trong tiêu đề (hàng đầu tiên) sang vị trí khác. Điều này không chỉ giúp việc sắp xếp dễ dàng hơn mà còn cho phép bạn giữ tiêu đề bảng ở đúng vị trí của nó. Nếu vị trí của hàng đầu tiên của bảng không quan trọng đối với bạn và nó cũng phải được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, hãy chọn nó. Bạn cũng có thể chỉ cần chọn bảng không có tiêu đề.

3. Chọn trong cửa sổ mở ra thông số bắt buộc sắp xếp dữ liệu.

Nếu bạn muốn dữ liệu được sắp xếp tương ứng với cột đầu tiên, trong các phần Sắp xếp theo, rồi theo, rồi theo, hãy đặt Cột 1.

Nếu mỗi cột của bảng phải được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái, bất kể các cột khác, bạn cần thực hiện việc này:

  • "Sắp xếp theo"— “Cột 1”;
  • "Rồi qua"— “Cột 2”;
  • "Rồi qua"- “Cột 3.”

Ghi chú: Trong ví dụ của chúng tôi, chúng tôi chỉ sắp xếp cột đầu tiên theo thứ tự bảng chữ cái.

Trong trường hợp dữ liệu văn bản, như trong ví dụ của chúng tôi, các tham số "Kiểu" Và "Qua"đối với mỗi dòng nên được giữ nguyên ( "chữ" Và "đoạn văn", tương ứng). Trên thực tế, không thể sắp xếp dữ liệu số theo thứ tự bảng chữ cái.

Cột cuối cùng trong cửa sổ " Sắp xếp" thực sự chịu trách nhiệm về kiểu sắp xếp:

  • "Tăng dần"- theo thứ tự bảng chữ cái (từ “A” đến “Z”);
  • "giảm dần"- theo thứ tự bảng chữ cái ngược (từ “Z” đến “A”).

4. Sau khi cài đặt các giá trị cần thiết, nhấn "ĐƯỢC RỒI"để đóng cửa sổ và xem những thay đổi.

5. Dữ liệu trong bảng sẽ được sắp xếp theo thứ tự abc.

Đừng quên trả lại chiếc mũ về vị trí của nó. Bấm vào ô đầu tiên của bảng và bấm "CTRL+V" hoặc nút "Chèn" trong nhóm "Bảng tạm"(chuyển hướng "Trang chủ").

Sắp xếp một cột trong bảng theo thứ tự bảng chữ cái

Đôi khi bạn cần sắp xếp dữ liệu theo thứ tự bảng chữ cái chỉ từ một cột của bảng. Hơn nữa, điều này phải được thực hiện sao cho thông tin từ tất cả các cột khác vẫn được giữ nguyên. Nếu nó chỉ liên quan đến cột đầu tiên, bạn có thể sử dụng phương pháp được mô tả ở trên, thực hiện chính xác theo cách chúng tôi đã làm trong ví dụ của mình. Nếu đây không phải là cột đầu tiên, hãy làm như sau:

1. Chọn cột trong bảng mà bạn muốn sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái.

2. Trong tab "Cách trình bày" trong nhóm công cụ "Dữ liệu" nhấn vào nút "Sắp xếp".

3. Trong cửa sổ mở ra, trong phần "Đầu tiên bởi" lựa chọn tham số ban đầu sắp xếp:

  • dữ liệu của một ô cụ thể (trong ví dụ của chúng tôi đây là chữ cái “B”);
  • cho biết số thứ tự của cột đã chọn;
  • lặp lại hành động tương tự cho phần "Then By".

Ghi chú: Chọn loại sắp xếp nào (tham số "Sắp xếp theo" Và "Rồi qua") phụ thuộc vào dữ liệu trong các ô cột. Trong ví dụ của chúng tôi, khi các ô của cột thứ hai chỉ chứa các chữ cái cho sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái Chỉ cần chỉ ra ở tất cả các phần là đủ "Cột 2". Trong trường hợp này, không cần thực hiện các thao tác được mô tả bên dưới.

4. Ở cuối cửa sổ, chọn công tắc tùy chọn "Danh sách"đến vị trí cần thiết:

  • "Hàng tiêu đề";
  • "Không có dòng tiêu đề."

Ghi chú: Tham số đầu tiên “thu hút” tiêu đề để sắp xếp, tham số thứ hai cho phép bạn sắp xếp cột mà không tính đến tiêu đề.

5. Nhấp vào nút bên dưới "Tùy chọn".

6. Trong phần "Tùy chọn sắp xếp"đánh dấu vào ô bên cạnh mục "Chỉ cột".

7. Đóng cửa sổ "Tùy chọn sắp xếp" Nút (“OK”), hãy đảm bảo rằng hộp kiểm bên cạnh tất cả các mục loại sắp xếp được chọn "Tăng dần" (thứ tự bảng chữ cái) hoặc "giảm dần"(đảo ngược thứ tự bảng chữ cái).

8. Đóng cửa sổ bằng cách nhấp vào "ĐƯỢC RỒI".

Cột bạn chọn sẽ được sắp xếp theo thứ tự abc.

Vậy là xong, bây giờ bạn đã biết cách sắp xếp bảng Word theo thứ tự abc.

Sắp xếp dữ liệu là một trong những lệnh quan trọng nhất để tổ chức bảng. Mục đích của việc sắp xếp thường là sắp xếp các bản ghi dựa trên tiêu chí đã chọn. Việc sắp xếp thường được sử dụng nếu dữ liệu trong bảng được thu thập dần dần và mỗi bản ghi chỉ được xếp thấp hơn một hàng. Việc tìm kiếm thông tin trong một bảng như vậy là rất khó; việc sử dụng tính năng sắp xếp sẽ giúp tổ chức dữ liệu.

Để sắp xếp dữ liệu trong bảng, hãy làm như sau.

1. Chọn các cột cần sắp xếp hoặc đặt con trỏ vào bảng nếu muốn sắp xếp toàn bộ cột.

2. Đi tới tab Làm việc với Bảng -> Bố cục, nhấp vào nút Dữ liệu và nhấp vào nút Sắp xếp (Hình 5.27).

Cơm. 5,27. Menu nút dữ liệu


Ghi chú

Nếu độ phân giải màn hình lớn hơn 1024 x 768, nhóm Dữ liệu sẽ hiển thị đầy đủ và bạn có thể nhấp ngay vào nút Sắp xếp (Hình 5.28).

Cơm. 5,28. Nhóm dữ liệu khi độ phân giải màn hình lớn hơn 1024 x 768


3. Trong hộp thoại Sắp xếp (Hình 5.29), chọn cột mà bạn muốn sắp xếp bảng trong danh sách Đầu tiên theo. Các cột ở đây được liệt kê theo tên từ trái sang phải.


Cơm. 5,29. Sắp xếp cửa sổ


4. Chọn kiểu dữ liệu sắp xếp: văn bản, số hoặc ngày.

5. Đặt kiểu sắp xếp: tăng dần hoặc giảm dần.

6. Nếu cần, hãy đặt các tùy chọn để sắp xếp thứ cấp trên cột thứ hai và thứ ba.

7. Nếu bạn cần áp dụng cách sắp xếp có tính đến kiểu chữ, hãy nhấp vào nút Tùy chọn và chọn hộp kiểm So khớp kiểu chữ trong khu vực Tùy chọn sắp xếp (Hình 5.30).


Cơm. 5h30. Cửa sổ tùy chọn sắp xếp


8. Nhấp vào OK để xác nhận các lựa chọn sắp xếp của bạn.

Khuyên bảo

Nếu bạn có thắc mắc liên quan đến các chủ đề được đề cập trong chương này, vui lòng tham khảo Phần 11.3 – có lẽ bạn sẽ tìm thấy câu trả lời cho câu hỏi của mình.

Hãy sắp xếp một bảng gồm 2 cột bằng công thức. Chúng ta sẽ sắp xếp theo một trong các cột của bảng (chúng ta sẽ giải quyết 2 vấn đề: sắp xếp bảng theo số và sắp xếp theo cột văn bản). Hãy thiết lập các công thức sắp xếp để khi dữ liệu mới được thêm vào bảng nguồn, bảng đã sắp xếp sẽ thay đổi linh hoạt. Điều này sẽ cho phép bạn luôn có một bảng được sắp xếp mà không cần sự can thiệp của người dùng. Chúng tôi cũng sẽ thực hiện sắp xếp theo hai cấp độ: đầu tiên theo số, sau đó (đối với các số lặp lại) theo cột văn bản.

Giả sử có một bảng gồm 2 cột. Một cột là văn bản: Danh sách trái cây; và cái thứ hai là số Khối lượng bán hàng(xem file ví dụ).

Bài 1 (Sắp xếp bảng theo cột số)

Bạn cần sắp xếp các hàng trong bảng theo nội dung cột số (theo Khối lượng bán hàng). Giả định rằng người dùng liên tục điền vào các hàng của bảng, do đó cần phải viết các công thức có tính đến các giá trị gia tăng.

Để rõ ràng, các giá trị trong cột Khối lượng bán hàngđược đánh dấu bằng (). Các giá trị lặp lại cũng được tô sáng màu vàng.

Ghi chú: Vấn đề sắp xếp một cột (danh sách) đã được giải quyết trong bài viết và.

Giải pháp 1

Nếu như cột sốđược đảm bảo không chứa giá trị thì bài toán có thể được giải quyết dễ dàng:

  • Sắp xếp cột số bằng hàm LARGE() (xem bài viết);
  • Hàm VLOOKUP() hoặc một loạt hàm CHỈ SỐ()+MATCH() chọn các giá trị từ một cột văn bản theo giá trị số tương ứng của nó.

Tuy nhiên, trong các bài toán thực tế, một cột số có thể chứa các lần lặp lại, và vì hàm VLOOKUP() trong trường hợp lặp lại, luôn chỉ chọn giá trị đầu tiên ở trên (xem bài viết), thì cách làm này không phù hợp (tên của các loại Trái cây sẽ được hiển thị không chính xác).

Vì vậy, cơ chế sắp xếp sẽ phải được thực hiện khác nhau.

CHỈ SỐ(Doanh số;
VÒNG(REMAT(LỚN NHẤT(
--(COUNTIF(Doanh số;"<"&Продажи)&","&ПОВТОР("0";3-ДЛСТР(СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6)))&СТРОКА(Продажи)-СТРОКА($E$6));
ROW()-ROW($E$6));1)*1000;0)
)

Công thức này sắp xếp cột Khối lượng bán hàng(phạm vi động Việc bán hàng) thứ tự giảm dần. Khoảng trống trong bảng nguồn không được phép. Số lượng hàng trong bảng nguồn phải nhỏ hơn 1000.

Chúng ta hãy xem công thức chi tiết hơn:

  • Công thức COUNTIF(Doanh số;"<"&Продажи) trả về mảng (4:5:0:2:7:1:3:5). Điều này có nghĩa là số 64 (từ ô B7 bảng gốc, tức là số đầu tiên trong phạm vi Việc bán hàng) hơn 4 giá trị trong cùng một phạm vi; số 74 (từ ô B8 bảng gốc, tức là số thứ hai trong phạm vi Việc bán hàng) hơn 5 giá trị trong cùng một phạm vi; số tiếp theo 23 là số nhỏ nhất (nó không lớn hơn ai), v.v.
  • Bây giờ chúng ta hãy biến mảng số nguyên trên thành mảng số có phần phân số, trong đó phần phân số sẽ chứa số vị trí của số trong mảng: (4,001:5,002:0,003:2,004:7,005:1,006:3,007:5,008 ). Điều này được thực hiện bằng biểu thức &","&REPEAT("0";3-LENGTH(ROW(Sales)-ROW($E$6)))&ROW(Sales)-ROW($E$6)) Trong phần này của công thức, có giới hạn không quá 1000 hàng trong bảng nguồn (xem ở trên). Nó có thể dễ dàng thay đổi nếu muốn, nhưng điều này là vô nghĩa (xem phần tốc độ tính toán bên dưới).
  • Hàm LARGE() sắp xếp mảng trên.
  • Hàm ROD() trả về phần phân số của một số, là số vị trí/1000, chẳng hạn như 0,005.
  • Hàm ROUND(), sau khi nhân với 1000, làm tròn thành một số nguyên và trả về số vị trí. Bây giờ tất cả các số vị trí tương ứng với số cột Doanh số bán hàng, sắp xếp theo thứ tự giảm dần.
  • Hàm INDEX(), cho một số vị trí, sẽ trả về số tương ứng với nó.

Một công thức tương tự có thể được viết để hiển thị các giá trị trong một cột trái cây=INDEX(Trái cây,Vòng(...))

Trong tệp ví dụ, do cân nhắc về tốc độ tính toán (xem bên dưới), cùng loại một phần của công thức, tức là. mọi thứ bên trong hàm ROUND() được đặt trong một cột riêng biệt J . Do đó, các công thức cuối cùng trong bảng được sắp xếp trông như thế này: =INDEX(Quả,J7) Và =INDEX(Doanh số,J7)

Ngoài ra, bằng cách thay đổi hàm LARGE() thành SMALL() trong công thức mảng, chúng ta sẽ sắp xếp theo thứ tự tăng dần.

Để rõ ràng, các giá trị trong cột Khối lượng bán hàngđược đánh dấu bằng ( Trang chủ/ Styles/ Định dạng có điều kiện/ Biểu đồ). Như bạn có thể thấy, việc sắp xếp có hiệu quả.

Kiểm tra

Bây giờ hãy thêm một hàng mới vào bảng ban đầu. Trong các bảng được sắp xếp động, chúng ta phải có cách sắp xếp phù hợp.

1. Đến ô A15 bảng nguồn nhập từ cà rốt;
2. Đến ô B15 đi vào Khối lượng bán hàng Cà rốt = 25;
3. Sau khi nhập các giá trị vào các cột D Và E một bảng được sắp xếp theo thứ tự giảm dần sẽ tự động được hiển thị;
4. Trong một bảng được sắp xếp, hàng mới sẽ được hiển thị từ thứ hai đến cuối cùng.

Tốc độ tính toán công thức

Trên một máy tính “trung bình” về hiệu suất, việc tính toán lại một cặp như vậy công thức mảng, nằm trong 100 dòng, thực tế là vô hình. Đối với các bảng có 300 hàng, thời gian tính toán lại mất 2-3 giây, điều này bất tiện. Hoặc bạn cần tắt tính năng tính toán lại trang tính tự động ( Công thức/Tính toán/Tùy chọn tính toán) và nhấn phím định kỳ F9, hoặc từ bỏ việc sử dụng công thức mảng, thay thế chúng bằng các cột bằng công thức tương ứng hoặc từ bỏ hoàn toàn việc sắp xếp động để sử dụng các phương pháp tiêu chuẩn (xem phần tiếp theo).

Các phương pháp thay thế để sắp xếp bảng

Hãy sắp xếp các hàng của bảng nguồn bằng bộ lọc tiêu chuẩn (chọn các tiêu đề của bảng nguồn và nhấp vào CTRL+SHIFT+L). Chọn cách sắp xếp cần thiết từ danh sách thả xuống.

Chúng ta sẽ có một phiên bản của bảng giống hệt với phiên bản của chúng ta, nhưng khi thêm các giá trị mới vào bảng, chúng ta sẽ phải áp dụng lại bộ lọc.

Bạn cũng có thể sử dụng công cụ Sắp xếp ( Dữ liệu/Sắp xếp và Lọc/Sắp xếp). Để thực hiện việc này, bạn cần chọn tất cả các giá trị của bảng nguồn, không bao gồm tiêu đề, gọi công cụ Sắp xếp, chọn cột mà bạn muốn sắp xếp và tùy chọn sắp xếp.

Chúng ta sẽ có một phiên bản của bảng giống hệt với phiên bản của chúng ta, nhưng khi thêm các giá trị mới, chúng ta cũng sẽ phải áp dụng lại bộ lọc.

Như trong bài toán trước, giả sử rằng có sự lặp lại trong cột mà việc sắp xếp đang được thực hiện (tên của các loại Trái cây được lặp lại).

Để sắp xếp bảng bạn sẽ phải tạo 2 cột dịch vụ (D và E).

=COUNTIF($B$7:$B$14;"<"&$B$7:$B$14)+1

Công thức này tương tự như giá trị văn bản (vị trí của giá trị so với các giá trị khác trong danh sách). Giá trị văn bản thấp hơn trong bảng chữ cái có "thứ hạng" cao hơn. Ví dụ: giá trị Táo tương ứng với “thứ hạng” tối đa là 7 (bao gồm cả số lần lặp lại).

Trong cột E, nhập công thức thông thường:

=COUNTIF($D$6:D6,D7)+D7

Công thức này tính đến việc lặp lại các giá trị văn bản và điều chỉnh "thứ hạng". Bây giờ các giá trị khác nhau của Táo tương ứng với các “thứ hạng” khác nhau - 7 và 8. Điều này cho phép bạn hiển thị danh sách các giá trị được sắp xếp. Để thực hiện việc này, hãy sử dụng công thức (cột G):

=INDEX($B$7:$B$14,MATCH(ROW()-ROW($G$6),$E$7:$E$14,0))

Công thức tương tự sẽ hiển thị khối lượng bán hàng tương ứng (cột H).

Bài toán 2.1 (Sắp xếp hai cấp độ)

Bây giờ hãy sắp xếp lại bảng gốc theo Khối lượng bán hàng. Nhưng bây giờ để lặp lại các giá trị (trong cột A có ba giá trị 74), chúng ta sẽ hiển thị các giá trị tương ứng theo thứ tự bảng chữ cái.

Để làm điều này, chúng ta sẽ sử dụng kết quả của Bài toán 1.1 và Bài toán 2.

Chi tiết trong file ví dụ trên sheet Task2.

Sắp xếp dữ liệu trong Excel là công cụ trình bày thông tin dưới dạng thân thiện với người dùng.

Các giá trị số có thể được sắp xếp theo thứ tự tăng dần và giảm dần, các giá trị văn bản có thể được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và theo thứ tự ngược lại. Các tùy chọn có sẵn - theo màu sắc và phông chữ, theo bất kỳ thứ tự nào, theo một số điều kiện. Các cột và hàng được sắp xếp.

Sắp xếp thứ tự trong Excel

Có hai cách để mở menu sắp xếp:

Các phương pháp sắp xếp thường được sử dụng được trình bày bằng một nút trên thanh tác vụ:

Sắp xếp bảng theo một cột:

Nếu chọn toàn bộ bảng và sắp xếp thì cột đầu tiên sẽ được sắp xếp. Dữ liệu trong các hàng sẽ trở nên nhất quán với vị trí của các giá trị trong cột đầu tiên.



Sắp xếp theo màu ô và phông chữ

Excel cung cấp cho người dùng các tùy chọn định dạng phong phú. Do đó, bạn có thể hoạt động với các định dạng khác nhau.

Hãy tạo cột “Tổng” trong bảng huấn luyện và điền vào các ô các giá trị với các sắc thái khác nhau. Hãy sắp xếp theo màu sắc:


Chương trình sắp xếp các ô theo dấu. Người dùng có thể độc lập chọn thứ tự sắp xếp màu sắc. Để thực hiện việc này, hãy chọn “Sắp xếp tùy chỉnh” trong danh sách tùy chọn công cụ.

Trong cửa sổ mở ra, nhập các tham số cần thiết:


Tại đây bạn có thể chọn thứ tự hiển thị các ô có màu sắc khác nhau.

Dữ liệu được sắp xếp theo phông chữ bằng cách sử dụng cùng một nguyên tắc.

Sắp xếp theo nhiều cột trong Excel

Làm cách nào để đặt thứ tự sắp xếp phụ trong Excel? Để giải quyết vấn đề này, bạn cần đặt ra một số điều kiện sắp xếp.


Chương trình cho phép bạn thêm một số tiêu chí cùng một lúc để thực hiện sắp xếp theo thứ tự đặc biệt.

Sắp xếp hàng trong Excel

Theo mặc định, dữ liệu được sắp xếp theo cột. Cách sắp xếp theo hàng trong Excel:

Đây là cách bạn sắp xếp một bảng trong Excel theo một số tham số.

Sắp xếp ngẫu nhiên trong Excel

Các tùy chọn sắp xếp tích hợp không cho phép bạn sắp xếp ngẫu nhiên dữ liệu trong một cột. Hàm RAND sẽ xử lý tác vụ này.

Ví dụ: bạn cần sắp xếp một tập hợp các số nhất định theo thứ tự ngẫu nhiên.

Đặt con trỏ vào ô liền kề (trái hoặc phải, không thành vấn đề). Nhập RAND() vào thanh công thức. Bấm phím Enter. Chúng tôi sao chép công thức vào toàn bộ cột - chúng tôi nhận được một tập hợp các số ngẫu nhiên.

Bây giờ hãy sắp xếp cột kết quả theo thứ tự tăng dần/giảm dần - các giá trị trong phạm vi ban đầu sẽ tự động được sắp xếp theo thứ tự ngẫu nhiên.

Sắp xếp bảng động trong MS Excel

Nếu bạn áp dụng cách sắp xếp tiêu chuẩn cho một bảng, nó sẽ không liên quan khi dữ liệu thay đổi. Chúng ta cần đảm bảo rằng các giá trị được sắp xếp tự động. Chúng tôi sử dụng công thức.

Nếu bạn cần sắp xếp động theo thứ tự giảm dần, hãy sử dụng hàm LARGE.

Để sắp xếp động các giá trị văn bản, bạn sẽ cần các công thức mảng.

Sau đó, khi bạn thêm dữ liệu vào bảng, quá trình sắp xếp sẽ được thực hiện tự động.