Phần mở rộng của tệp Microsoft Word. Định dạng tệp (loại). Có gì trong tập tin DOC

Bài thực hành số 2

Microsoft Office Word 2007. Định dạng văn bản

Gorkunova Natalia Alexandrovna

Bộ Giáo dục và Khoa học Liên bang Nga

Đại học Kỹ thuật Bang Tambov

B.I.GERASIMOV, L.G. GUROVA,

V.V.DROBYSHEVA, V.M.ZOLOTUKHIN

KINH TẾ VĨ MÔ

KHU VỰC

Kinh tế là tài liệu hỗ trợ giảng dạy cho sinh viên học các chuyên ngành: “Tài chính tín dụng”, “Kế toán, phân tích và kiểm toán”

¨ Nhà xuất bản TSTU¨

BBK U051ya73

NGƯỜI ĐÁNH GIÁ:

Tiến sĩ Khoa học Kinh tế, Giáo sư

N.I. Kulikov

Tiến sĩ Khoa học Kinh tế, Giáo sư

V. D. Zharikov

Chủ tịch Ủy ban khu vực Tambov

thống kê tiểu bang

V.N. Tolmachev

Câu hỏi kiểm soát:

Đưa ra mô tả ngắn gọn về trình xử lý văn bản Word (mục đích, phạm vi, ưu điểm và nhược điểm chính).

Microsoft Word là một trình xử lý văn bản đa chức năng, nền tảng của bất kỳ văn phòng nào.

Tính năng của Microsoft Word

Khả năng tạo tài liệu mới bằng cách sử dụng các mẫu (Word bao gồm các mẫu cho thư tiêu chuẩn, lời chào, báo cáo, fax và một số tài liệu khác).

Khả năng mở và làm việc đồng thời với một số lượng lớn tài liệu.

Tự động kiểm tra chính tả, ngữ pháp và văn phong khi nhập tài liệu.

Tự động sửa các lỗi lặp lại thường xuyên nhất.

Tùy chọn định dạng tài liệu nâng cao.

Không giống như WordPad, Word cho phép căn chỉnh tài liệu theo cả hai cạnh và bố cục nhiều cột.

Sử dụng các kiểu để định dạng nhanh tài liệu.

Khả năng tự động hóa việc nhập các thành phần văn bản tiêu chuẩn và lặp đi lặp lại.

Đưa vào văn bản các thành phần được tạo trong các chương trình Microsoft Office khác - hình ảnh đồ họa, bảng tính và đồ thị, âm thanh, video, v.v.

Khả năng chuẩn bị các bảng tính đơn giản và tài liệu Internet siêu văn bản.

Khả năng làm việc với các công thức toán học.

Khả năng tự động tạo chỉ mục và mục lục của tài liệu.

Khả năng gửi tài liệu đã hoàn thành trực tiếp từ Word tới fax và email (cần có modem).

Trình hướng dẫn gợi ý tích hợp và hệ thống trợ giúp toàn diện.

Đặt tên cho các định dạng tài liệu và phần mở rộng tệp tương ứng mà Microsoft Word có thể hoạt động.

PDF hoặc XPS, định dạng tài liệu

3. Làm cách nào để chọn một đoạn tài liệu bằng bàn phím và sử dụng chuột?

Sử dụng bàn phím:

Ctrl+c - sao chép

Ctrl+v - dán

Ctrl+a - chọn tất cả văn bản

Sử dụng chuột:

1. Di chuyển con trỏ đến vị trí cần thực hiện lựa chọn.

2. Nhấn và giữ nút chuột trái.

3. Nhấn nút chuột trái, kéo con trỏ đến cuối vùng chọn.

4. Nhả nút chuột và việc chọn đoạn văn bản sẽ hoàn tất.

4. Làm thế nào để đánh dấu một đoạn văn bản in đậm, in nghiêng và gạch chân, thay đổi kiểu, kích thước và màu sắc của phông chữ?

Để cung cấp văn bản chữ in nghiêng, bạn cần chọn văn bản mong muốn, sau đó nhấp vào nút in nghiêng, in đậm, gạch chân, thay đổi loại, kích thước và màu sắc của phông chữ.

5. Làm cách nào tôi có thể hoàn tác các chỉnh sửa cuối cùng của mình? Làm thế nào để lặp lại các hoạt động bị hủy?

6. Làm cách nào để căn chỉnh chiều rộng đoạn văn, giữa, trái?

7. Làm cách nào để chèn hình ảnh đồ họa vào tài liệu Word?

Chuyển đến tab “Chèn” và nhấp vào nút “Vẽ” trong nhóm lệnh “Minh họa”. Word sẽ mở một hộp thoại tiêu chuẩn, rất giống với cửa sổ Explorer - sử dụng nó để tìm ảnh đã lưu trong tệp và nhấp vào nút Chèn.

8. Làm cách nào để thêm số trang vào tài liệu?

9. Làm cách nào để chèn ngắt trang trong tài liệu?

1.Từ thanh menu trên cùng của Microsoft Word, chọn Insert > Break. Bên dưới Ngắt trang và Ngắt cột, hãy lưu ý bốn loại ngắt phần: từ trang tiếp theo, trên trang hiện tại, từ trang chẵn và từ trang lẻ.

2. Ngắt phần Thêm phần cuối của trang từ trang tiếp theo và bắt đầu một phần mới trên trang tiếp theo. Để thêm dấu ngắt phần Từ trang tiếp theo, từ menu chính chọn Chèn > Dấu ngắt > Dấu ngắt phần (Từ trang tiếp theo).

3. Ngắt phần trên trang hiện tại từ chối chuyển sang trang tiếp theo và bắt đầu một phần mới trên cùng một trang. Để thêm dấu ngắt phần trên trang hiện tại, từ menu chính, chọn Chèn > Dấu ngắt > (trên trang hiện tại) Dấu ngắt phần.

4.Ngắt phần trên các trang đánh số lẻ bắt đầu một phần mới trên các trang đánh số lẻ (ví dụ: 3, 5, 7). Để thêm dấu ngắt phần từ một trang lẻ, từ menu chính chọn Chèn > Dấu ngắt > Dấu ngắt phần (Từ trang lẻ).

5. Dấu ngắt phần trên các trang được đánh số chẵn sẽ bắt đầu một phần mới trên các trang được đánh số chẵn (ví dụ: 2, 4, 6). Để thêm dấu ngắt phần từ một trang được đánh số chẵn, từ menu chính, chọn Chèn > Dấu ngắt > Dấu ngắt phần (Từ trang chẵn).

10. Có thể chứa các trang có cài đặt khác nhau (ví dụ: ngang và dọc) trong một tài liệu không? Nếu có, làm thế nào để làm điều đó?

Có thể nếu bạn xé từng trang riêng lẻ

11. . Đầu trang và chân trang là gì và làm cách nào để tạo hoặc chỉnh sửa chúng trong Microsoft Word?

Đầu trang và chân trang của MS Word

Tạo đầu trang hoặc chân trang giống nhau trên mỗi trang

Chọn Đầu trang và Chân trang từ menu Xem để mở khu vực đầu trang hoặc chân trang trên trang.

Để tạo tiêu đề, hãy nhập văn bản hoặc đồ họa vào vùng tiêu đề.

Để tạo chân trang, trên thanh công cụ Đầu trang và Chân trang, bấm vào nút Đầu trang/Chân trang để di chuyển đến chân trang, sau đó nhập văn bản hoặc đồ họa.

Nếu cần, hãy định dạng văn bản bằng các nút nằm trên thanh công cụ Định dạng.

Khi bạn đã hoàn tất việc tạo đầu trang và chân trang, hãy nhấp vào nút Đóng trên thanh công cụ Đầu trang và Chân trang.

Tạo đầu trang và chân trang duy nhất cho trang đầu tiên

Trên trang đầu tiên của tài liệu, bạn có thể chọn không sử dụng đầu trang hoặc chân trang hoặc bạn có thể tạo đầu trang và chân trang duy nhất cho trang đầu tiên của tài liệu hoặc trang đầu tiên của mỗi phần trong tài liệu.

Nếu tài liệu của bạn được chia thành các phần, hãy bấm vào phần bạn muốn hoặc chọn nhiều phần bạn muốn chỉnh sửa. Nếu tài liệu không được chia thành các phần, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trong tài liệu.

Mở tab Bố cục.

Chọn hộp kiểm Phân biệt đầu trang và chân trang của trang đầu tiên và nhấp vào OK.

Nếu cần, trên thanh công cụ Đầu trang và Chân trang, hãy sử dụng nút Đi tới Trước hoặc Đi tới Tiếp theo để di chuyển đến khu vực Đầu trang Trang Đầu tiên hoặc khu vực Chân trang Trang Đầu tiên.

Tạo đầu trang hoặc chân trang cho trang đầu tiên của tài liệu hoặc phần.

Nếu bạn không muốn đầu trang hoặc chân trang ở trang đầu tiên, hãy để trống trường đầu trang và chân trang.

Để đặt đầu trang và chân trang cho các trang còn lại của tài liệu hoặc phần, trên thanh công cụ Đầu trang và Chân trang, bấm Đi tới Tiếp theo, rồi tạo đầu trang và chân trang bạn muốn.

Tạo đầu trang và chân trang khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ

Từ menu Xem, chọn Đầu trang và Chân trang.

Trên thanh công cụ Header and Footer, nhấp vào nút Page Setup.

Mở tab Bố cục.

Chọn hộp kiểm Phân biệt giữa đầu trang và chân trang trang chẵn và trang lẻ, sau đó bấm OK.

Nếu cần, trên thanh công cụ Đầu trang và Chân trang, hãy nhấp vào nút Đi tới Trước hoặc Đi tới Tiếp theo để đi tới đầu trang hoặc chân trang trên trang chẵn hoặc trang lẻ.

Tạo đầu trang hoặc chân trang cho các trang lẻ trong khu vực Đầu trang trang lẻ hoặc Chân trang trang lẻ hoặc tạo đầu trang và chân trang cho các trang chẵn trong khu vực Đầu trang trang chẵn hoặc Chân trang trang chẵn.

Tạo đầu trang và chân trang khác nhau cho các phần của tài liệu

Để tạo các đầu trang hoặc chân trang khác nhau cho một phần của tài liệu, trước tiên bạn cần chia tài liệu thành các phần.

Nếu điều này không được thực hiện, hãy chèn dấu ngắt phần vào nơi bạn muốn bắt đầu phần mới chứa đầu trang hoặc chân trang khác.

Hướng dẫn

Bấm vào phần mà bạn muốn tạo đầu trang và chân trang khác.

Từ menu Xem, chọn Đầu trang và Chân trang.

Để ngắt liên kết giữa đầu trang và chân trang của phần hiện tại và phần trước đó, trên thanh công cụ Đầu trang và Chân trang, bấm vào nút Tương tự như trước.

Nút này không còn hiển thị ở góc trên bên phải của chân trang.

Sửa đổi đầu trang hoặc chân trang hiện có hoặc tạo đầu trang hoặc chân trang mới cho phần này.

Nếu hệ thống của bạn biết tệp .WORD thì bạn có thể mở tệp đó bằng cách nhấp đúp chuột hoặc nhấn ENTER. Thao tác này sẽ khởi chạy các ứng dụng liên quan đến file .WORD được cài đặt trên hệ thống. Nếu hệ thống gặp một tệp lần đầu tiên và không có liên kết tương ứng, hành động sẽ kết thúc với việc hệ thống nhắc bạn tìm phần mềm tương ứng trên máy tính hoặc trên Internet.

Đôi khi xảy ra trường hợp chương trình sai được chỉ định để phục vụ loại tệp .WORD. Điều này xảy ra do hoạt động của các chương trình thù địch như vi-rút hoặc phần mềm độc hại, nhưng thông thường nhất là do ứng dụng bị kết hợp nhầm với phần mở rộng tệp .WORD. Nếu, khi phục vụ một loại tệp .WORD mới, chúng tôi chỉ định sai chương trình cho hệ thống, thì hệ thống sẽ khuyến nghị sử dụng nhầm chương trình đó bất cứ khi nào gặp phải tệp thuộc loại này. Trong trường hợp này, bạn nên thử chọn lại ứng dụng thích hợp. Nhấp chuột phải vào tệp .WORD, sau đó chọn từ menu tùy chọn "Mở bằng..." rồi "Chọn chương trình mặc định". Bây giờ hãy chọn một trong các ứng dụng đã cài đặt từ danh sách trên và thử lại.

Các chương trình sẽ mở tệp .WORD

Chỉnh sửa thủ công Windows Sổ đăng ký

Nếu hệ thống của chúng tôi không thể đối phó với phần mở rộng .WORD và tất cả các phương pháp dạy nghệ thuật này tự động và bán tự động đều không thành công, chúng tôi sẽ phải chỉnh sửa thủ công sổ đăng ký Windows. Sổ đăng ký này lưu trữ tất cả thông tin liên quan đến hoạt động của hệ điều hành của chúng tôi, bao gồm cả việc kết nối các phần mở rộng tệp với các chương trình phục vụ chúng. Đội ĐĂNG KÝ ghi trên cửa sổ “tìm kiếm chương trình và tập tin” hoặc "phóng trong trường hợp các phiên bản hệ điều hành cũ hơn, nó cho phép chúng tôi truy cập vào sổ đăng ký của hệ điều hành của chúng tôi. Tất cả các thao tác được thực hiện trong sổ đăng ký (ngay cả những thao tác không phức tạp lắm liên quan đến phần mở rộng tệp .WORD) đều có tác động đáng kể đến hoạt động của hệ thống của chúng tôi, vì vậy trước khi thực hiện bất kỳ sửa đổi nào, bạn nên đảm bảo rằng đã tạo một bản sao của sổ đăng ký hiện tại. Phần chúng tôi quan tâm là chìa khóa HKEY_CLASSES_ROOT. Các hướng dẫn sau đây trình bày từng bước cách sửa đổi sổ đăng ký, cụ thể là mục đăng ký chứa thông tin về tệp .WORD.

Từng bước một

• Nhấp vào nút “bắt đầu”
• Trong cửa sổ “tìm chương trình và tệp” (trong các phiên bản Windows cũ hơn, đây là cửa sổ “Chạy”), nhập lệnh “regedit” rồi xác nhận thao tác bằng phím “ENTER”. Thao tác này sẽ khởi chạy trình soạn thảo sổ đăng ký hệ thống. Công cụ này sẽ cho phép bạn không chỉ xem các bản ghi hiện có mà còn có thể sửa đổi, thêm hoặc xóa chúng theo cách thủ công. Do sổ đăng ký Windows là chìa khóa cho hoạt động của nó nên tất cả các hoạt động được thực hiện trên đó phải được thực hiện một cách thận trọng và có ý thức. Việc loại bỏ hoặc sửa đổi một khóa không phù hợp một cách bất cẩn có thể làm hỏng hệ điều hành vĩnh viễn.
• Sử dụng tổ hợp phím ctr+F hoặc menu Chỉnh sửa và tùy chọn “Tìm”, tìm tiện ích mở rộng .WORD mà bạn quan tâm bằng cách nhập tiện ích mở rộng đó vào cửa sổ công cụ tìm kiếm. Xác nhận bằng cách nhấn OK hoặc sử dụng phím ENTER.
• Bản sao lưu. Điều cực kỳ quan trọng là tạo một bản sao lưu của sổ đăng ký trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với nó. Mọi thay đổi đều có tác động đến hoạt động của máy tính của chúng tôi. Trong trường hợp nghiêm trọng, việc sửa đổi sổ đăng ký sai có thể khiến hệ thống không thể khởi động lại.
• Giá trị bạn quan tâm liên quan đến tiện ích mở rộng có thể được chỉnh sửa thủ công bằng cách thay đổi các khóa được gán cho tiện ích mở rộng tìm thấy.WORD. Tại nơi này, bạn cũng có thể tạo mục nhập mong muốn một cách độc lập với phần mở rộng a.WORD nếu nó không có trong sổ đăng ký. Tất cả các tùy chọn khả dụng đều nằm trong menu tiện dụng (nút chuột phải) hoặc trong menu "Chỉnh sửa" sau khi đặt con trỏ vào vị trí thích hợp trên màn hình.
• Sau khi chỉnh sửa xong mục nhập cho phần mở rộng .WORD, hãy đóng sổ đăng ký hệ thống. Những thay đổi được giới thiệu sẽ có hiệu lực sau khi khởi động lại hệ điều hành.

Hầu hết tất cả các tệp Windows đều có phần mở rộng riêng, phần mở rộng này cho hệ điều hành biết đó là loại hoặc định dạng tệp nào và mở tệp đó bằng chương trình nào. Ở đó chúng tôi cũng đã thảo luận về cách bạn có thể ẩn và hiển thị phần mở rộng tệp. Có thể có các chương trình khác nhau để mở cùng một loại tệp và chúng có thể được thay đổi tùy theo sở thích của bạn.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét các định dạng tệp phổ biến nhất được sử dụng trong hệ điều hành Windows, ý nghĩa của chúng và chúng có những phần mở rộng nào.

Về cơ bản, phần mở rộng tệp xác định định dạng của nó (tệp nhạc, đồ họa, video, kho lưu trữ, v.v.). Vì vậy, các phần mở rộng tệp phổ biến nhất là:

1. mp3— các tệp nhạc nén, thường là nhiều loại nhạc khác nhau, bao gồm cả các bài hát. Các file này có thể mở và nghe bằng Windows Media Player tiêu chuẩn nhưng mình thấy dùng Winamp tiện hơn.
2. avi- tệp video - phim, video clip và nói chung là bất kỳ video nào. AVI viết tắt là viết tắt của Audio Video Interleaved. Những tệp này cũng có thể được mở và xem bằng Windows Media Player tiêu chuẩn, nhưng tôi cũng thích sử dụng Media Player Classic hoặc chương trình BSPlayer rất tiện lợi.
3. mp4- cũng có các tệp video ở định dạng MPEG-4. Nói đúng ra, các tệp *.mp4 là một “vùng chứa”, bên trong có thể có một số luồng âm thanh (hoặc, như chúng còn được gọi là các bản âm thanh), phụ đề, v.v. Do tính linh hoạt của nó, định dạng này phổ biến hơn avi. Có một số vùng chứa đa phương tiện khác nhau, chẳng hạn như mkv, nhưng chúng tôi sẽ không nói riêng về chúng. Các chương trình để xem các tệp này giống như trong đoạn trước.
4. exe- đây được gọi là các tệp thực thi được sử dụng để khởi chạy các chương trình, cài đặt khác nhau, v.v. Thông thường, đây là loại tệp phổ biến nhất trong Windows. Không cần có chương trình đặc biệt nào để mở loại tệp này; chúng được khởi chạy bằng cách chỉ cần nhấp đúp chuột vào các tệp này.
5. rar— các tệp lưu trữ, thường được đóng gói (nén) bằng chương trình WinRar (hoặc đơn giản là Rar). Chúng tôi đã thảo luận về cách cài đặt và các thông số của chương trình WinRar cũng như thảo luận về cách sử dụng chương trình này để bạn có thể bảo vệ dữ liệu của mình một cách đáng tin cậy.
6. zip- cũng lưu trữ các tệp, nhưng ở định dạng hơi khác - Zip. Các chương trình như vậy có thể được tạo bằng chương trình WinRar, vì nó phổ biến hoặc bằng chương trình WinZip. Thông thường, chương trình WinRar, được chỉ ra trong đoạn trước, có thể dễ dàng xử lý việc giải nén các kho lưu trữ zip.
7. jpg- một trong những định dạng đồ họa phổ biến nhất. Định dạng này thường được sử dụng để lưu trữ tất cả các tệp hình ảnh, ảnh chụp và đồ họa khác trên máy tính của bạn. Trên thực tế, có nhiều định dạng đồ họa (bmp, gif, png, tif, v.v.), nhưng jpg là một trong những định dạng phổ biến nhất. Các định dạng tệp đồ họa (bao gồm jpg) cũng có thể được mở bằng các công cụ Windows tiêu chuẩn, đặc biệt là chương trình “Windows Photo Viewer” trong Windows 7, “Picture and Fax Viewer” trong Windows XP và Paint trong mọi phiên bản Windows đều phù hợp cho cái này. Tôi sử dụng chương trình IrfanView, chương trình này có một số ưu điểm so với các chương trình xem Windows tiêu chuẩn và tôi định nói đến một trong các bài viết sau.
8. pdf- một định dạng tệp phổ biến cho các tài liệu văn bản và đồ họa, mở bằng chương trình Adobe Reader miễn phí, có thể tải xuống từ trang web chính thức của Adobe. PDF viết tắt là viết tắt của Định dạng Tài liệu Di động, do đó có thể được dịch là “định dạng tài liệu di động, di động”. Định dạng tệp này được phát triển để chuyển chính xác trên các máy tính khác có hệ điều hành khác hình thức chính xác của văn bản và hình ảnh của tài liệu đã được người dùng chuyển đổi sang định dạng PDF. Nói một cách đơn giản hơn, nếu bạn có một tệp văn bản có hình ảnh ở định dạng MS Word và bạn muốn gửi nó cho đồng nghiệp không có MS Word, nhưng tài liệu này trông giống hệt như trên máy tính của bạn - chỉ cần chuyển đổi tệp này ở định dạng PDF và gửi nó cho đồng nghiệp của bạn, biết rằng anh ấy sẽ dễ dàng mở và xem tệp này ở dạng giống hệt như bạn thấy trong trình soạn thảo văn bản Word của mình. Vì vậy, sự tiện lợi của loại tệp này là nó đa nền tảng, nghĩa là nó sẽ mở và trông giống nhau trên mọi máy tính, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh, bất kể hệ điều hành được cài đặt trên chúng (tuy nhiên, có thể có vấn đề). với phông chữ nếu phông chữ bạn mở Thiết bị không có cùng phông chữ được sử dụng trong tệp nguồn trên máy tính nơi tệp được tạo).
9. bác sĩ Và docx- theo quy định, đây là các định dạng tệp được tạo trong trình soạn thảo MS Word. Các tệp được tạo trong trình xử lý văn bản này trước Word 2007 có phần mở rộng doc, trong khi các tệp được tạo trong phiên bản Word 2007 trở lên có phần mở rộng docx. Sự khác biệt chính giữa định dạng doc và docx là định dạng docx tương tự như một tệp lưu trữ, trong đó các tệp tạo nên nó được thu thập và tệp doc là một tệp đơn thông thường. Do các tệp docx tương tự như một kho lưu trữ nén với các tệp nên chúng có kích thước nhỏ hơn các tệp doc có cùng nội dung bên trong như tệp docx.
10. xls Và xlsx- Định dạng tệp soạn thảo bảng tính MS Excel. Tương tự với đoạn trước, các tệp được tạo trong trình chỉnh sửa bảng tính này trước Excel 2007 có phần mở rộng xls, trong khi các tệp được tạo trong Excel 2007 và các phiên bản cao hơn có phần mở rộng xlsx. Định dạng xlsx cũng tương tự như một kho lưu trữ trong đó các phần thành phần của tệp này được thu thập và nó cũng thường có kích thước nhỏ hơn tệp xls có cùng nội dung dữ liệu.
11. ppt Và pptx— các định dạng tệp trình bày được tạo trong trình soạn thảo MS PowerPoint. Mọi thứ hoàn toàn giống như trong hai đoạn trước - các tệp được tạo trong phiên bản PowerPoint 2007 trở lên có phần mở rộng pptx và chúng có kích thước nhỏ hơn các tệp có trang chiếu tương tự ở định dạng ppt.

Nếu tệp có phần mở rộng, thì biểu tượng tệp khi hiển thị trực quan thường hiển thị chương trình mà tệp này sẽ được mở theo mặc định, nghĩa là nếu bạn chỉ cần nhấp đúp vào tệp đó bằng nút chuột trái hoặc nhấp chuột phải và chọn menu "mở". Tôi đã cài đặt Windows XP trên máy tính làm việc của mình và các định dạng tệp được mô tả ở trên trông giống như sau:

Xin lưu ý rằng tôi đã bật hiển thị tất cả các phần mở rộng tệp, chúng hiển thị sau dấu chấm ở cuối mỗi tệp.

Trong Windows 7, tôi có các chương trình được định cấu hình hơi khác nhau để mở cùng loại tệp và ở đó chúng trông hơi khác một chút:

Tất nhiên, không thể xem xét tất cả các loại tệp có thể có trong một bài viết, vì vậy trong bài viết này, chúng tôi đã xem xét các định dạng tệp Windows phổ biến nhất, thảo luận về những phần mở rộng mà chúng có và những chương trình nào có thể được sử dụng để mở các loại tệp này. Và trong phần tôi dự định hướng dẫn bạn cách giải quyết vấn đề nhận dạng loại tệp, nếu đột nhiên khi gửi hoặc bất cẩn đổi tên tệp, phần mở rộng của tệp vô tình bị xóa hoặc bị mất và bạn không biết mình đang xử lý loại tệp nào. .

Nếu bạn có thắc mắc về bài viết này, xin vui lòng hỏi họ trong phần bình luận.

bài chuyển hướng

Định dạng tệp, còn được gọi là loại tệp, là thông tin tệp cho máy tính. Nhờ thông tin này, máy tính biết gần đúng nội dung bên trong tệp và “hiểu” chương trình nào để mở tệp đó.

Để máy tính hiểu đó là loại tệp gì và mở nó bằng chương trình nào, phần mở rộng sẽ được chỉ định sau tên.

Phần mở rộng là một vài chữ cái hoặc số sau dấu chấm trong tên.

Hình ảnh hiển thị một tập tin có phần mở rộng mp3. Máy tính “biết” rằng đó là một tệp nhạc và nó phải được mở trong chương trình trình phát. Hình ảnh của tệp khớp với hình ảnh của chương trình mở nó. Một người dùng máy tính có kinh nghiệm đã hiểu chỉ từ biểu tượng này, tệp này sẽ mở trong chương trình nào và nó thuộc loại nào.

Ví dụ: có các tệp văn bản. Điều này có nghĩa là nội dung của các tệp đó là văn bản và chúng được mở trong chương trình làm việc với văn bản. Có các tệp nhạc và video, tức là nội dung của chúng là nhạc và video và chúng mở trong trình phát. Cũng thường được tìm thấy là các tập tin đồ họa - hình ảnh và hình ảnh. Còn nhiều loại nữa. Mỗi người trong số họ đều có biểu tượng riêng, hay nói đúng hơn là biểu tượng của chương trình được cài đặt trên máy tính mà nó mở ra.

Hãy để tôi nhắc bạn rằng máy tính xác định loại tệp theo phần mở rộng của nó. Vì vậy, nhiều máy tính được cấu hình theo cách không hiển thị phần mở rộng của tệp. Nó rất tiện lợi!

Để thực hiện điều này cho bạn, hãy mở bất kỳ thư mục nào và nhấp vào dòng chữ “Dịch vụ” (ở đầu cửa sổ). Từ danh sách, chọn "Tùy chọn thư mục..." hoặc "Tùy chọn thư mục...".

Nếu không có mục “Dịch vụ” ở đầu cửa sổ, hãy nhấp vào nút “Bắt đầu” và mở “Bảng điều khiển”. Trong số các biểu tượng, hãy tìm và mở “Tùy chọn thư mục” (Giao diện và cá nhân hóa - Tùy chọn thư mục).

Một cửa sổ sẽ mở ra. Nhấp vào tab "Xem" (trên cùng).

Chọn hộp "Ẩn phần mở rộng cho các loại tệp đã biết" và nhấp vào nút "OK" ở cuối cửa sổ.

Nhân tiện, theo cách tương tự, bạn có thể định cấu hình máy tính của mình để ngược lại, nó không ẩn mà hiển thị phần mở rộng tệp.

Bảng các phần mở rộng phổ biến nhất:

Sự mở rộng		Ví dụ
exe	chương trình	ACDSee9.exe
com		Lệnh.com
bác sĩ	tài liệu (Microsoft Word)	Thư.doc
xls	bảng (Microsoft Excel)	Danh mục.xls
txt	tài liệu văn bản	văn bản.txt
ppt	bài thuyết trình (Microsoft PowerPoint)	Trình bày.ppt
htm	trang Internet	Sách.htm
html		Sách.html
giúp đỡ	thẩm quyền giải quyết	Windows.hlp
bmp	vẽ, chụp ảnh	Hình.bmp
jpg		Ảnh.jpg
tif		Thiên nhiên.tif
gif		Hình.gif
mp3	Âm nhạc	Bài hát.mp3
mpeg	băng hình	Phim.mpeg
avi		Clip.avi
zip	kho lưu trữ ZIP	Tóm tắt.zip
rar	Lưu trữ WinRAR	Tóm tắt.rar

Quan trọng! Nếu máy tính của bạn được thiết lập để hiển thị các phần mở rộng thì khi bạn thay đổi tên tệp, hãy để nguyên phần mở rộng. Tức là đổi tên file thành dấu chấm. Nếu bạn thay đổi phần mở rộng, tệp có thể không mở được nữa. Nhớ lấy điều này!

Microsoft Office 2007 đã giới thiệu một định dạng tệp mới dựa trên ngôn ngữ XML. Theo mặc định, các tài liệu được tạo trong Word 2007 được lưu với phần mở rộng tên tệp mới, được tạo bằng cách thêm hậu tố " x" hoặc " tôi" sang phần mở rộng thông thường. Hậu tố " x" chỉ ra rằng tệp XML không chứa macro mà có hậu tố " tôi" - rằng file XML chứa macro. Như vậy, tên file Word 2007 thông thường đều có phần mở rộng docx, nhưng không bác sĩ.

Các định dạng XML mang lại nhiều lợi ích - không chỉ cho các nhà phát triển và sản phẩm họ tạo ra mà còn cho các cá nhân và tổ chức.

Các tệp được nén tự động và trong một số trường hợp có thể có kích thước nhỏ hơn tới 75% so với các phiên bản Word trước.

Định dạng này giúp cải thiện khả năng phục hồi các tập tin bị hỏng. Các tệp được xây dựng theo nguyên tắc mô-đun, trong đó các thành phần dữ liệu khác nhau được lưu trữ riêng biệt với nhau trong tệp. Điều này cho phép mở tệp ngay cả khi một số thành phần của tệp (chẳng hạn như biểu đồ hoặc bảng) bị phá hủy hoặc bị hỏng.

Giúp khám phá các tài liệu có chứa macro dễ dàng hơn. Các tệp được lưu với phần mở rộng docx, không thể chứa macro được viết bằng điều khiển VBA (Visual Basic for Application) hoặc ActiveX và do đó không chứa rủi ro bảo mật liên quan đến loại mã nhúng này. Chỉ các tệp có phần mở rộng tài liệu có thể chứa macro VBA và điều khiển ActiveX được lưu trữ trong các phần riêng biệt của tệp. Các phần mở rộng tên tệp khác nhau giúp dễ dàng phân biệt các tệp có chứa macro với các tệp không có macro và giúp các chương trình chống vi-rút dễ dàng phát hiện các tệp chứa mã nguy hiểm tiềm tàng. Ngoài ra, quản trị viên hệ thống có thể chặn các tài liệu chứa macro hoặc điều khiển không mong muốn, tăng tính bảo mật cho việc mở tài liệu.

Cần lưu ý rằng các định dạng tệp mới không có sẵn để sử dụng trong các phiên bản Word trước. Để có thể mở và chỉnh sửa file Word 2007 ở các phiên bản cũ hơn, bạn phải tải các phần mềm chuyển đổi file cần thiết.

Mở tập tin có định dạng khác

Word cho phép bạn mở các tập tin ở nhiều định dạng khác nhau. Mặc định trong cửa sổ Mở một tài liệu(xem Hình 1.25) chỉ hiển thị file Word. Để mở một tệp có định dạng khác, hãy nhấp vào nút cho biết loại tệp sẽ được mở (Hình 1.29) và chọn định dạng hoặc chế độ cần thiết Tất cả các tập tin.

Vì vậy, ví dụ, bạn có thể mở các tệp có định dạng txt hoặc rtf. Khi mở tập tin văn bản có định dạng txt Bạn có thể được nhắc chọn mã hóa khi chuyển đổi tệp.

Khi bạn mở một tài liệu trong Word 2007 được tạo trong Word 2003, Word 2002 hoặc Word 2000, chế độ tương thích sẽ tự động được bật và thanh tiêu đề của cửa sổ tài liệu sẽ hiển thị Chế độ chức năng giảm. Việc bật Chế độ tương thích sẽ đảm bảo rằng tài liệu của bạn không sử dụng các tính năng mới và nâng cao trong Word 2007, đồng thời người dùng các phiên bản Microsoft Word cũ hơn có thể chỉnh sửa bất kỳ phần nào của tài liệu.

Cần lưu ý rằng ở Chế độ tương thích bạn có thể mở, chỉnh sửa và lưu tài liệu Word 97-2003 nhưng sẽ không thể sử dụng các tính năng mới của Word 2007.

Lưu tập tin ở định dạng khác

Theo mặc định, tất cả các tệp được lưu ở cùng định dạng mà chúng được mở. Tài liệu, file Word 2007 mới được lưu dưới dạng Tài liệu văn bản, các tập tin từ phiên bản trước được lưu ở định dạng Tài liệu Word 97 2003, các tập tin RTF được lưu dưới dạng văn bản RTF vân vân.

Khi lưu, bạn có thể thay đổi định dạng tệp. Để làm điều này trong cửa sổ Lưu một tài liệu Nhấp vào nút cho biết loại tệp và chọn loại được yêu cầu trong menu xuất hiện (Hình 1.30).

Định dạng đã chọn có thể không hỗ trợ một số thành phần thiết kế tài liệu và cảnh báo tương ứng sẽ xuất hiện. Khi lưu tài liệu ở định dạng Văn bản thô Bạn sẽ cần chọn một mã hóa để chuyển đổi tập tin.

Tính năng lưu file từ các phiên bản Word trước dưới dạng Word 2007

Khi lưu file Word 97, Word 2000, Word 2002, Word 2003 dưới định dạng tài liệu word 2007 Bạn có thể bật chế độ tương thích với các phiên bản trước, tức là. tắt các tính năng mới của Word 2007. Việc này phải được thực hiện nếu sau đó tệp sẽ được lưu cho những người dùng không có Word 2007. Để tắt các tính năng mới trong cửa sổ Lưu một tài liệu(Hình 1.31) đánh dấu vào ô Duy trì khả năng tương thích với Word 97-2003.

Khi lưu tệp từ các phiên bản Word trước, ở định dạng tài liệu word 2007 một cảnh báo có thể xuất hiện về những thay đổi có thể xảy ra trong bố cục tài liệu (Hình 1.32). Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI. Để thuận tiện cho công việc tiếp theo, bạn có thể đánh dấu vào ô Đừng hỏi câu này nữa.

Tính năng lưu tài liệu Word 2007 theo định dạng của các phiên bản Word trước

Khi bạn lưu tài liệu được tạo trong Word 2007 ở định dạng Tài liệu Word 97-2003 một số thay đổi sẽ được thực hiện tự động.

Một số dữ liệu trong khối tài liệu tiêu chuẩn và các phần tử AutoText có thể bị mất.