Ce este un câmp VSS incorect? Secretele corespondenței prin e-mail de afaceri

Nu uitați să BCC destinatarii e-mailului dacă nu toți destinatarii trebuie să se vadă.

BCC sau Blind Carbon Copy- aceasta este ceea ce se numește o copie ascunsă în rusă. Datorită acesteia, destinatarul nu vede toate celelalte adrese la care ajunge scrisoarea. Această caracteristică se găsește în toate servicii poștale, de la Outlook la Gmail, iar dacă încă nu știi despre existența lui, atunci este foarte posibil ca colegii și clienții tăi să nu te placă.

În primul rând, BCC este o etichetă nerostită. corespondență prin e-mail. Așa cum nu ar trebui, la fel nu ar trebui să arătați ale nimănui altcuiva adrese postale. Și chiar dacă ați făcut clic pe butonul preferat „Răspunde tuturor”, mesajul dvs. nu va ajunge la destinatari în BCC.

Nu toată lumea știe acest lucru, dar BCC nu numai că protejează adrese de email din priviri indiscrete, dar funcționează și ca un fel de antivirus, împiedicând spam-ul să intre în computer. Acest lucru se datorează faptului că virușii se mișcă e-mail, adresele de e-mail ascunse nu sunt disponibile. Și deși o adresă poștală pe Internet nu este la fel de personală și importantă ca adresa de domiciliu, acces deschis Nu ar trebui să-l lăsați - altfel spamul va fi cel mai probabil inevitabil.

Craig Child

jurnalist

„Bcc este locul în care pui contacte pe care nu vrei să le vadă alți oameni. Este folosit de obicei pentru e-mailuri și spam, dar acest câmp este convenabil și pentru menținerea decenței și pentru a nu afișa adresele de e-mail celor din afară. Cred că este o greșeală să cred că oamenii se simt confortabil cu ceilalți oameni să le vadă adresele. De exemplu, dacă este o invitație la o petrecere: nu toată lumea se cunoaște, deci este adesea nepotrivit ca oamenii să vadă informațiile de contact ale celuilalt.”

În mod surprinzător, multe persoane, atunci când au nevoie să trimită un e-mail către mai multe persoane deodată, pur și simplu enumera adresele în câmpul „Către”, acest lucru este normal când acest e-mail este adresat colegilor sau prietenilor tăi, dar când trimit scrisori unui grup. de clienți, arătați astfel tuturor adresele altor destinatari, dezvăluind în esență baza dvs. de adrese.

Tot ce trebuie să facă clienții tăi este să trimită această scrisoare concurentului tău, iar contactele tale se vor scurge imediat.

Este ciudat, dar mulți oameni departe de a fi proști sunt surprinși să afle că, dacă trebuie să trimiteți o scrisoare mai multor destinatari, astfel încât aceștia să nu se știe unul de celălalt, atunci există un câmp „Bcc” pentru asta.

De exemplu, pentru mail.ru va arăta astfel:

Și așa încă o dată pe scurt:a indicat adresele în „către” - toată lumea poate vedea cui i-ați trimis scrisorile, indicat în „copie oarbă carbon” - toată lumea crede că scrisoarea este doar pentru el.

Și fiecare destinatar va primi o scrisoare unde va fi în câmpul „către”. doar adresa lui . Pentru alte programe, dacă nu găsiți unde să specificați bcc, apoi cereți pe cineva să vă arate. Un alt punct mic, trebuie să specificați o adresă în câmpul „către”, majoritatea programelor sau servere de mail nu veți avea voie să trimiteți o scrisoare fără acest parametru.

Și așa când despre care vorbim despre trimiterea de oferte, știri către un grup de clienți - aici practica folosirii copiei oarbe este clară, trebuie să vă ascundeți baza de adrese. Interesant punct Atunci când trimiteți o scrisoare colegilor dvs., este recomandat să acționați în funcție de situație, de exemplu, trimiterea unei scrisori cu o solicitare de a trimite sugestii (de exemplu, pentru îmbunătățirea serviciului clienți) și dacă fiecare coleg vede că alte persoane au primit aceeași scrisoare, atunci cel mai probabil nu va răspunde - se va baza pe alții, ceea ce înseamnă că trebuie să utilizați o copie ascunsă. Dacă această comandă este îndeplinită, atunci, de exemplu, indicarea șefului colegului tău va face pur și simplu minuni, iar comanda ta va fi executată.

O problemă separată cu furnizorii. Pe de o parte, indicarea tuturor destinatarilor în copie ar trebui să arate furnizorului că aveți de ales și el ar trebui să vă ofere preturi bune. Pe de altă parte, managerul care a primit scrisoarea dvs., văzând că nu i-a fost trimisă numai lui, cel mai probabil va trata cererea dvs. „la rece”. Personal, în opinia mea, cred că în cazul furnizorilor este necesar să se folosească o copie ascunsă, cel puțin pentru a proteja secretele comerciale, dar mai probabil să relații bune cu managerul furnizorului.

Puteți citi un caz recent de greșeală a unui specialist, când toți destinatarii au văzut alți destinatari: Smacks tuturor în acest chat, erau oameni cu adevărat respectabili acolo - directori, dar totuși mulți au primit spam ca răspuns.

Ei bine, ca întotdeauna, discuția în comentarii este binevenită.

ÎN Microsoft Outlook Puteți specifica că pentru toate mesajele trimise, un BCC automat (Bcc) va fi trimis către alte liste de corespondență sau utilizatori.

Un scenariu în care această regulă este utilă este atunci când toți membrii grupului răspund la mesajele de e-mail primite, cum ar fi Centrul suport tehnic. Când un membru al grupului răspunde la un mesaj, alți membri ai grupului primesc automat o copie a răspunsului, păstrând toate mesajele trimise la zi.

regulile clientului

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau răspundeți, persoanele sau grupurile care sunt specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copiere. Numele persoanelor sau ale grupurilor nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor destinatarilor mesajului.

Dezactivați o regulă

În vizualizarea Mail, pe fila Acasă faceți clic pe butonul reguli > Gestionați regulile și alertele.

Pe fila din secțiune Regulă

Faceți clic pe butonul Bine.

Reguli și alerte.

Sfat: Informații suplimentare despre cum să dezactivați rapid această regulă pentru mesaje individuale, vezi secțiunea următoare ("").

Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale

Dacă doriți flexibilitatea de a dezactiva regulile automate de copiere noi bazate pe un singur mesaj, fără a fi nevoie să navigați prin caseta de dialog reguli și alerte, puteți utiliza funcția de categorii din Outlook, împreună cu o regulă.

Sfat:

Mai întâi, trebuie să creați o regulă pentru a trimite automat o copie oarbă (CC) pentru toate mesajele de e-mail pe care le trimiteți.

Această regulă specifică se numește regulile clientului. Regulile client rulează numai pe computerul pe care este creat și rulează numai dacă Outlook rulează. Dacă ar fi să trimiteți un e-mail folosind un cont de e-mail pe alt computer, regula nu s-ar rula de pe acel computer, astfel încât să fie generată pe acel computer. Aceeași regulă trebuie creată pe fiecare computer care intenționează să o folosească.

Creați o regulă

Acum, de fiecare dată când trimiteți un mesaj, fie că este un mesaj nou, redirecționați un mesaj sau răspundeți, persoanele sau listele de distribuție specificate în regulă vor fi adăugate automat ca destinatari de copie. Numele persoanelor sau listele de distribuție nu apar în linia Cc a mesajului de redactare, dar acele nume vor apărea tuturor celor care primesc mesajul.

Dezactivați o regulă

Pentru a preveni trimiterea automată a unei copii, trebuie mai întâi să dezactivați regula.

În Mail din meniu Serviciu faceți clic pe butonul Reguli și alerte.

Pe fila Reguli de e-mailÎn capitolul Regulă debifați caseta corespunzătoare regulii pe care ați creat-o.

Faceți clic pe butonul Bine.

Acum puteți trimite un mesaj fără trimitere automată copii ale acestuia către alte persoane sau liste de corespondență. Regula va fi inactivă până când este reactivată în caseta de dialog Reguli și alerte.

Sfat:

Utilizați o categorie pentru a dezactiva CC automată pentru mesaje individuale

Dacă doriți să dezactivați noua regulă automată Trimiteți CC pentru mesaje individuale fără a apela caseta de dialog Reguli și alerte, puteți seta regula la o categorie disponibilă în Office Outlook 2007.

Modificați regula creată mai devreme, astfel încât atunci când adăugați categoria specificată la un mesaj, regula să nu trimită automat o copie.

Ori de câte ori doriți să dezactivați regula auto-cc pentru un mesaj, aplicați-i o categorie.

Sfat: Puteți utiliza o comandă rapidă de la tastatură dacă ați specificat-o la crearea categoriei.

Când trimiteți un mesaj, regula de copiere automată nu se va aplica.

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, aceasta este:

Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau puteți strica prima impresie.
Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, dacă sunteți expert în acest instrument, vă puteți face viața mult mai ușoară.
O distragere puternică. Lumea exterioarăîncercând să te prindă, să-ți distragă atenția și să te arunce calea cea dreaptă prin email.

Din această perspectivă, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem cu ceva simplu.

Formatarea unei scrisori

Folosesc posta Client Mozilla Thunderbird, așa că îl voi folosi ca exemplu. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Unii s-ar putea să nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
Copie ascunsă: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut celorlalți destinatari ai scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Gresit V corespondență în masă specificați destinatarii utilizând câmpurile „Copiere” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori care listează 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni care se cunosc. Ce se întâmplă dacă pe listă există companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, la maximum, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face acest lucru.

Subiectul scrisorii

Importanța subiectului unei scrisori este adesea scrisă (uneori în mod sensibil) în lor bloguri corporative servicii profesionale buletine informative. Dar cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Discutăm despre corespondența de afaceri zilnică. Aici tema rezolvă problema „scrisoarea și autorul ei ar trebui să fie ușor de identificat și apoi de găsit”. Mai mult, diligența ta se va întoarce la tine sub forma karmei a numeroase scrisori de răspuns, doar cu prefixe Re: sau FWD, printre care va trebui sa cauti litera dorita pe tema.

Douăzeci de scrisori reprezintă volumul de corespondență de o zi pentru un manager de mijloc. Nu vorbesc deloc despre antreprenori și proprietari de afaceri; numărul lor de litere depășește uneori la 200 sau mai mult pe zi. Prin urmare, încă o dată: nu trimite e-mailuri cu subiectul gol.

Deci, cum să formulezi corect subiectul unui e-mail?

Greșeala #1 : Numai numele companiei în subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, probabil că nu sunteți singurul din compania dumneavoastră care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta al vostru cutie proprie cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Greșeala #2 : strigător, titlu de vânzare. Este grozav dacă știi să scrii astfel de titluri. Dar este potrivit să folosim aceste abilități în corespondența de afaceri? Amintiți-vă scopul unui subiect al unui e-mail de afaceri: nu de a vinde, ci de a oferi identificare și căutare.

Textul scrisorii

Există multe ghiduri despre scrierea textelor pentru cazuri diferite viaţă. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvintelor au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor, cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm mai multe decizii secvenţial.

O chestiune de politețe . La începutul scrisorii te poți estompa în plăcere sau chiar tandrețe în spiritul „Draga mea Rodya, au trecut mai bine de două luni de când ți-am vorbit în scris, de care eu însumi am suferit și chiar nu am dormit ceva. nopți, gândind.” Foarte politicos și foarte costisitor, atât din punct de vedere al timpului pentru a scrie o astfel de introducere, cât și din punct de vedere al timpului interlocutorului pentru a o citi. Corespondența este o afacere, îți amintești? Nu un eseu în genul epistolar pentru un concurs sau o scrisoare către mama lui Raskolnikov, ci corespondență de afaceri.

Respectăm timpul nostru și al destinatarului!

Are sens doar să te prezinți și să-ți amintești circumstanțele cunoștinței tale în prima scrisoare trimisă după o întâlnire trecătoare la o expoziție. Dacă aceasta este o continuare a cooperării sau a corespondenței în curs, în prima scrisoare a zilei scriem: „Bună, Ivan”, în a doua și în cele ulterioare: „Ivan, ...”.

Recurs . Întotdeauna am fost îngrijorat de întrebarea cui să mă adresez într-o scrisoare dacă există mai mulți destinatari. Recent am scris o scrisoare adresată celor trei fete pe nume Anna. Fără îndoială, am scris „Bună, Anna” și nu mi-am făcut griji. Dar un astfel de noroc nu este întotdeauna cazul.

Ce se întâmplă dacă există trei sau chiar șapte destinatari și nu au același nume? Le puteți enumera după nume: „Bună ziua, Rodion, Pulcheria, Avdotya și Pyotr Petrovici”. Dar este lung și necesită timp. Puteți scrie: „Bună, colegi!”

Pentru mine, folosesc regula de a adresa după nume persoana din câmpul „Către”. Și nu-i contactați deloc pe cei din copie. Această regulă vă permite, de asemenea, să determinați mai exact (unul!) destinatarul scrisorii și scopul acestei scrisori.

Citare . Adesea corespondența este un lanț de litere cu întrebări și răspunsuri - într-un cuvânt, un dialog. Se consideră o bună practică să nu ștergi istoricul corespondenței și să scrii răspunsul tău în partea de sus a textului citat, astfel încât, atunci când revii la această corespondență o săptămână mai târziu, să poți citi cu ușurință dialogul de sus în jos, coborând după dată.

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni”. cont» → „Redacție și adresare”. Trebuie să fie așa.

Scopul scrisorii . Scrisori de afaceri sunt doua tipuri:

când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, ca să aprobe factura atașată la plată.

De regulă, există de multe ori mai multe scrisori încurajatoare decât scrisori de raportare. Dacă vrem să obținem ceva de la interlocutor, este foarte important să spunem acest lucru într-o scrisoare în text simplu. Îndemnul trebuie să fie însoțit de un nume și să fie ultima propoziție din scrisoare.

Gresit : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână.”

Dreapta : „Porfiry Petrovici, eu am ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.

Semnătura în text . Ea trebuie să fie. În plus, toți clienții de e-mail vă permit să configurați înlocuirea automată a semnăturii, de exemplu clasicul „Cu drag, …”. În Mozilla, acest lucru se face în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont”.

Dacă să scrieți sau nu contactele în semnătură este o chestiune personală pentru toată lumea. Dar dacă sunteți în vreun fel conectat cu vânzările, asigurați-vă că scrieți. Chiar dacă afacerea nu are loc ca urmare a comunicării, pe viitor vei fi ușor de găsit folosind contactele din semnătură.

În sfârșit, încă o caracteristică a corpului scrisorii pentru acei interlocutori cărora nu le place (nu pot, nu vor, nu au timp) să răspundă la scrisori. Vă rugăm să indicați implicit în corpul scrisorii. De exemplu, „Porfiry Petrovici, dacă nu vii să mă arestezi înainte de 12:00 vineri, atunci mă consider amnistiat”. Desigur, termenul limită trebuie să fie real (nu ar trebui să trimiteți textul din exemplu vineri la 11:50). Destinatarul trebuie să fie capabil din punct de vedere fizic să citească și să acționeze pe baza scrisorii dvs. O astfel de „tăcere” vă scutește de responsabilitatea pentru eșecul interlocutorului de a răspunde. Ca întotdeauna, trebuie să abordați cu înțelepciune utilizarea acestei funcții. Dacă o persoană răspunde la scrisorile tale la timp și în mod regulat, un astfel de ultimatum poate, dacă nu să-l jignească, atunci să-l streseze puțin sau să conducă la decizia de a nu răspunde la scrisoare chiar acum, ci de a te obliga să aștepți până vineri.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, propuneri comerciale, estimări, grafice, scanări de documente - foarte instrument la îndemânăși în același timp o sursă de erori populare.

Eroare : investiție uriașă. Primesc adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Program de mail corespondentul va rămâne aproape sigur blocat câteva minute într-o încercare zadarnică de a încărca o previzualizare a acestui atașament. Și Doamne ferește că destinatarul încearcă să citească această scrisoare pe un smartphone...

Personal, șterg imediat astfel de scrisori. Nu doriți ca e-mailul dvs. să ajungă la coșul de gunoi înainte de a fi citit? Verificați dimensiunea investiției. Se recomandă să nu fie mai mare de 3 MB.

Ce să faci dacă depășește?

Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, PDF și 300 dpi produc scanări destul de lizibile.
Gândiți-vă la programe precum Arhivatorul WinRar sau 7zip. Unele fișiere se comprimă perfect.
Ce să faci dacă atașamentul este mare și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Serviciile de stocare a informațiilor în cloud vor veni în ajutor: Dropbox, Google Driveși altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către Stocare in cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.

Și încă o recomandare nu complet evidentă despre investiții - lor Nume . Trebuie să fie înțeles și acceptabil pentru destinatar. Odată ce noi în companie pregătim o propunere comercială în numele lui... să fie Fiodor Mihailovici Dostoievski. Am primit o scrisoare de la manager cu un proiect de CP pentru aprobare, iar atașamentul includea un fișier numit „ForFedi.docx”. Managerul care mi-a trimis asta a avut un dialog care a fost cam așa:

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați acest om respectat și să-l numiți Fedya în față?

Cumva, nu, este un om respectat, toată lumea îl numește după prenume și patronim.

De ce ați numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi folosind acest CP?

Aveam de gând să-l redenumesc mai târziu...

De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuz potential client- sau creați muncă suplimentară pentru dvs. redenumind fișierul? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fyodor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, avem mai mult sau mai puțin sortat e-mailul ca o „față”. Să trecem la a privi e-mailul ca un instrument. munca eficientași să vorbim despre componenta sa care distrag atenția.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin înăsprirea regulilor și introducerea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosiri de corespondență. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi notificat și semnal sonorși vor clipi pictograma de lângă ceas și vor afișa o previzualizare a literei. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al e-mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două din viața ta.

Unii oameni au o voință puternică care le permite să nu fie distrași de notificări, dar oameni normali Este mai bine să nu ispitești soarta și să le oprești. În Mozilla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum poți înțelege că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru a vă analiza corespondența, a vă deschide clientul de e-mail și a vedea totul mesaje necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și scrisorile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente în poștă. Dacă nu lucrezi într-un departament relații Clienți(acest departament are propriile regulamente pentru lucrul cu corespondența).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul dvs. de e-mail și veți procesa corespondența urgentă. Toți specialiștii în gestionarea timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară un răspuns standard la e-mail în 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - nu vă așteptați la răspunsuri instantanee prin e-mail de la interlocutorul dvs. Daca exista o scrisoare urgentă, notifică acest lucru mai detaliat canale rapide comunicatii.

Deci, am dezactivat notificările și acum am pornit clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când mergem la poștă și ne angajăm într-o activitate numită „sortarea e-mailurilor”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Am auzit multe despre sistemul zero inbox, dar, din păcate, nu am întâlnit nicio persoană care să-l folosească. A trebuit să-mi reinventez roata. Există articole pe acest subiect pe Lifehacker. De exemplu, " ". Mai jos voi vorbi despre sistemul zero inbox în interpretarea mea. Aș fi recunoscător dacă guru GTD ar comenta și ar adăuga sau îmbunătăți sistemul descris.

Este important să înțelegeți și să acceptați că e-mailul nu este un programator de sarcini sau o arhivă pentru activitățile dvs. Prin urmare, folderul Inbox ar trebui să fie întotdeauna gol. După ce începeți să sortați în căsuța de e-mail, nu vă opriți și nu vă lăsați distras de nimic până când nu goliți acest dosar.

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar selectați și faceți clic pe Ștergeți tastatura. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va mai dura trei minute, apoi răspunde imediat.
Trebuie să răspundeți, dar pregătirea unui răspuns va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru o vreme. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți scrisoarea și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subdosarul „0_Run”.
După ce răspundeți rapid la o scrisoare, o transformați într-o sarcină sau o citiți pur și simplu, trebuie să decideți ce să faceți cu acest mesaj în continuare: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele de stocare pe termen lung pe care le am.

0_Execută. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune aici scrisori care necesită o muncă detaliată. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat pentru aceasta.
1_Ref. De aici am pus scrisorile informații generale: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există relații curente. Desigur, pentru fiecare proiect sau partener există un folder separat. În dosarul partenerului am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații Neb legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
3_Muzeul. Aici am pus acele litere pe care ar fi păcat să le șterg, iar beneficiul lor nu este evident. De asemenea, folderele cu proiecte închise din „2_Projects” migrează aici. Pe scurt, „Muzeul” stochează primii candidați pentru eliminare.
4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, rapoarte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătoriile efectuate. Dosarul are multe asemănări cu folderele „2_Projects” și „1_Reference”, doar că stochează informatii contabile, iar în folderul „2_Proiecte” - management. În „4_Documente” există informații moarte, iar în „2_Proiecte” există informații live.
5_Cunoștințe. Aici am pus doar newslettere cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.

Există și alte setări client de mail, important pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în Thunderbird există o casetă de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să fac asta în mod conștient, așa că jos cu steagul! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru distribuirea automată a literelor regulate de la diverse sisteme, adică scrisori care nu mă cer să iau decizii. Filtre înăuntru Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci când abordarea corectă E-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul corespondenței.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)

Ce este e-mailul? În lumea afacerilor moderne, aceasta este:

Fata ta. Cu ajutorul e-mailului puteți crea o imagine pozitivă în ochii contrapărții sau puteți strica prima impresie.
Instrumentul dvs. de lucru. O mulțime de comunicare cu lumea exterioară are loc prin e-mail. Prin urmare, dacă sunteți expert în acest instrument, vă puteți face viața mult mai ușoară.
O distragere puternică. Lumea exterioară încearcă să ajungă la tine, să-ți distragă atenția și să te rătăcească prin e-mail.

Din această perspectivă, să ne uităm la lucrul cu e-mailul. Să începem cu ceva simplu.

Formatarea unei scrisori

Folosesc clientul de e-mail Mozilla Thunderbird, așa că îl voi folosi ca exemplu. Să creăm o nouă literă și să mergem de sus în jos prin lista de câmpuri.

La care. Copie. Copie ascunsă

Unii s-ar putea să nu știe, dar „To” în Mozilla poate fi schimbat în „Cc” sau „Bcc”.

La care: scriem destinatarul principal sau mai mulți destinatari separați prin punct și virgulă.
Copie: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar de la care nu așteptăm o reacție.
Copie ascunsă: scriem cuiva care ar trebui să citească scrisoarea, dar ar trebui să rămână necunoscut celorlalți destinatari ai scrisorii. Este deosebit de potrivit să se utilizeze pentru trimiterea în masă a scrisorilor de afaceri, cum ar fi notificările.

Gresit în e-mailurile în masă, indicați destinatarii utilizând câmpurile „Copiere” sau „Către”. De câteva ori pe an primesc scrisori care listează 50–90 de destinatari în câmpul „Cc”. Există o încălcare a vieții private. Nu toți destinatarii dvs. trebuie să știe cu cine altcineva lucrați pe un subiect similar. Este bine dacă aceștia sunt oameni care se cunosc. Ce se întâmplă dacă pe listă există companii concurente care nu se cunosc una despre cealaltă? Cel puțin, trebuie să fiți pregătit pentru explicații inutile și, la maximum, să încetați cooperarea cu unul dintre ele. Nu face acest lucru.

Subiectul scrisorii

Serviciile profesionale de corespondență scriu adesea (uneori în mod sensibil) despre importanța subiectului e-mailului pe blogurile lor corporative. Dar cel mai adesea vorbim despre scrisorile de vânzare, unde subiectul scrisorii rezolvă problema „e-mailul ar trebui deschis”.

Deci, cum să formulezi corect subiectul unui e-mail?

Greșeala #1 : Numai numele companiei în subiect. De exemplu, „Sky” și atât. În primul rând, probabil că nu sunteți singurul din compania dumneavoastră care comunică cu această contraparte. În al doilea rând, un astfel de subiect nu aduce niciun sens, deoarece numele companiei tale este deja vizibil din adresă. În al treilea rând, ghiciți cum va arăta propria dvs. cutie poștală cu această abordare a corespondenței? Ceva de genul.

Este convenabil să cauți pe astfel de subiecte?

Textul scrisorii

Există multe ghiduri de scriere pentru diferite ocazii. De exemplu, Maxim Ilyahov, Alexander Amzin și alți maeștri ai cuvintelor au o mulțime de informații utile. Vă sfătuiesc să citiți articolele lor, cel puțin pentru a îmbunătăți alfabetizarea generală și a îmbunătăți stilul general al vorbirii scrise.

În procesul de scriere a unei scrisori, trebuie să luăm mai multe decizii secvenţial.

Respectăm timpul nostru și al destinatarului!

Din anumite motive, setarea implicită în Mozilla este „Plasați cursorul după textul citat”. Vă recomand să îl schimbați în meniul „Instrumente” → „Opțiuni cont” → „Compunere și adresare”. Trebuie să fie așa.

Scopul scrisorii . Există două tipuri de scrisori de afaceri:

când pur și simplu informăm interlocutorul (de exemplu, un raport cu privire la munca depusă pe lună);
iar când vrem ceva de la interlocutor. De exemplu, ca să aprobe factura atașată la plată.

Gresit : „Porfiry Petrovici, știu cine a ucis-o pe bătrână.”

Dreapta : „Porfiry Petrovici, eu am ucis-o pe bătrână, vă rog să luați măsuri pentru a mă aresta, m-am săturat de suferință!”

De ce ar trebui să se gândească corespondentul pentru tine ce să faci cu această scrisoare? La urma urmei, el poate lua o decizie greșită.

Atasamente

Scrisorile vin adesea cu atașamente: CV-uri, propuneri comerciale, estimări, grafice, scanări de documente - un instrument foarte convenabil și, în același timp, o sursă de erori populare.

Eroare : investiție uriașă. Primesc adesea e-mailuri cu atașamente de până la 20 MB. De regulă, acestea sunt scanări ale unor documente în format TIFF, cu o rezoluție de 600 dpi. Programul de e-mail al corespondentului se va bloca aproape sigur câteva minute într-o încercare zadarnică de a încărca o previzualizare a atașamentului. Și Doamne ferește că destinatarul încearcă să citească această scrisoare pe un smartphone...

Ce să faci dacă depășește?

Încercați să vă reconfigurați scanerul la un alt format și rezoluție. De exemplu, PDF și 300 dpi produc scanări destul de lizibile.
Gândiți-vă la programe precum WinRar sau 7zip archiver. Unele fișiere se comprimă perfect.
Ce să faci dacă atașamentul este mare și nu îl poți comprima? De exemplu, o bază de date contabilă aproape goală cântărește 900 MB. Stocarea informațiilor în cloud va veni în ajutor: Dropbox, Google Drive și altele asemenea. Unele servicii, cum ar fi Mail.ru, convertesc automat atașamente uriașe în link-uri către stocarea în cloud. Dar prefer să-mi gestionez singur informațiile stocate în cloud, așa că nu accept automatizarea de la Mail.ru.

Stimate manager, sunteți personal pregătit să abordați acest om respectat și să-l numiți Fedya în față?

Cumva, nu, este un om respectat, toată lumea îl numește după prenume și patronim.

De ce ați numit atașamentul „Pentru Fedi”? Dacă i-o trimit chiar acum, crezi că va cumpăra topoare de la noi folosind acest CP?

Aveam de gând să-l redenumesc mai târziu...

De ce să pregătiți o bombă cu ceas - refuzul unui potențial client - sau să vă creați un plus de muncă prin redenumirea fișierului? De ce să nu denumiți imediat atașamentul corect: „Pentru Fyodor Mikhailovich.docx” sau chiar mai bine - „KP_Sky_Axes.docx”.

Deci, avem mai mult sau mai puțin sortat e-mailul ca o „față”. Să trecem la a privi e-mailul ca pe un instrument de lucru eficient și să vorbim despre componenta sa de distragere a atenției.

Lucrul cu literele

E-mailul este o distragere puternică. Ca și în cazul oricărei distrageri, e-mailul trebuie tratat prin înăsprirea regulilor și introducerea programelor de lucru.

Cel puțin, trebuie să dezactivați TOATE notificările despre sosiri de corespondență. Dacă clientul de e-mail este configurat implicit, veți fi anunțat cu un semnal sonor, o pictogramă de lângă ceas va clipi și va fi afișată o previzualizare a literei. Într-un cuvânt, ei vor face totul pentru a te smulge mai întâi de munca minuțioasă, apoi te cufundă în abisul scrisorilor necitite și al e-mailurilor nevăzute - la minus o oră sau două din viața ta.

Unii oameni au putere de voință puternică care le permite să nu fie distrași de notificări, dar oamenii obișnuiți ar fi mai bine să nu ispitească soarta și să le oprească. În Mozilla Thunderbird, acest lucru se face prin meniul „Instrumente” → „Setări” → „General” → „Când apar mesaje noi”.

Dacă nu există notificări, cum poți înțelege că a sosit o scrisoare?

Foarte simplu. Tu însuți, în mod conștient, alocați timp pentru a vă sorta corespondența, a vă deschide clientul de e-mail și a vedea toate mesajele necitite. Acest lucru se poate face de două ori pe zi, de exemplu, la prânz și seara, sau în timpul opririi forțate, de exemplu, în ambuteiajele.

Oamenii întreabă adesea, cum rămâne cu timpul de răspuns și scrisorile urgente? Răspund: nu aveți scrisori urgente în poștă. Cu excepția cazului în care lucrați în departamentul de asistență pentru clienți (acest departament are propriile reguli pentru lucrul cu poșta).

Dacă există scrisori urgente, expeditorul vă va anunța despre acest lucru prin alte canale - telefon, SMS, Skype. Apoi veți intra în mod conștient în clientul dvs. de e-mail și veți procesa corespondența urgentă. Toți specialiștii în gestionarea timpului (de exemplu, Gleb Arkhangelsky cu „Time Drive”) declară un răspuns standard la e-mail în 24 de ore. Aceasta este o regulă normală a bunelor maniere - nu vă așteptați la răspunsuri instantanee prin e-mail de la interlocutorul dvs. Dacă există o scrisoare urgentă, notificați-o prin canale de comunicare mai rapide.

Deci, am dezactivat notificările și acum am pornit clientul de e-mail conform programului nostru.

Ce să facem când mergem la poștă și ne angajăm într-o activitate numită „sortarea e-mailurilor”? Unde este începutul și sfârșitul acestei lucrări?

Ce să faci cu e-mailurile din căsuța de e-mail? Trebuie să parcurgeți fiecare literă succesiv și să o ștergeți. Da, doar evidențiați și apăsați Delete pe tastatură. Dacă nu vă puteți decide să ștergeți scrisoarea, va trebui să decideți ce să faceți cu ea.

Poți să răspunzi în trei minute? Trebuie să-i răspund? Da, este necesar, iar răspunsul nu va dura mai mult de trei minute, apoi răspunde imediat.
Trebuie să răspundeți, dar pregătirea unui răspuns va dura mai mult de trei minute. Dacă utilizați un planificator de activități care vă permite să convertiți un e-mail într-o sarcină, transformați e-mailul într-o sarcină și uitați de el pentru o vreme. De exemplu, folosesc serviciul absolut minunat Doit.im. Vă permite să generați o adresă de e-mail personală: îi trimiteți scrisoarea și aceasta se transformă într-o sarcină. Dar dacă nu aveți un planificator de activități, mutați litera în subdosarul „0_Run”.
După ce răspundeți rapid la o scrisoare, o transformați într-o sarcină sau o citiți pur și simplu, trebuie să decideți ce să faceți cu acest mesaj în continuare: ștergeți-l sau trimiteți-l într-unul dintre foldere pentru stocare pe termen lung.

Iată folderele de stocare pe termen lung pe care le am.

0_Execută. Nu am un astfel de folder, dar dacă nu aveți un planificator, repet, puteți pune aici scrisori care necesită o muncă detaliată. Acest folder trebuie, de asemenea, curățat în mod regulat, dar cu o abordare atentă la un moment special alocat pentru aceasta.
1_Ref. Aici am pus scrisori cu informații de fundal: scrisori de bun venit cu autentificare de la diverse servicii web, bilete pentru zborurile viitoare și așa mai departe.
2_Proiecte. Aici este stocată o arhivă de corespondență privind partenerii și proiectele cu care există relații curente. Desigur, a fost creat un folder separat pentru fiecare proiect sau partener. În dosarul partenerului am pus scrisori nu numai de la angajații săi, ci și scrisori de la angajații Neb legate de acest partener. Foarte convenabil: dacă este necesar, toată corespondența despre proiect este la îndemână în câteva clicuri.
3_Muzeul. Aici am pus acele litere pe care ar fi păcat să le șterg, iar beneficiul lor nu este evident. De asemenea, folderele cu proiecte închise din „2_Projects” migrează aici. Pe scurt, „Muzeul” stochează primii candidați pentru eliminare.
4_Documente. Iată scrisori cu mostre electronice de documente care pot fi utile în viitor pentru contabilitate, de exemplu, rapoarte de reconciliere de la clienți, bilete pentru călătoriile efectuate. Dosarul are multe asemănări cu folderele „2_Projects” și „1_Reference”, doar informațiile contabile sunt stocate în el, iar informațiile de management sunt stocate în folderul „2_Projects”. În „4_Documente” există informații moarte, iar în „2_Proiecte” există informații live.
5_Cunoștințe. Aici am pus doar newslettere cu adevărat utile la care vreau să revin după un timp pentru inspirație sau pentru a găsi soluții.

Există și alte setări ale clientului de e-mail care sunt importante pentru funcționarea acestui sistem. În primul rând, în Thunderbird există o casetă de selectare „Marcați mesajele ca citite”. Prefer să fac asta în mod conștient, așa că jos cu steagul! Pentru a face acest lucru, accesați meniul „Instrumente” → „Setări” → „Avansat” → „Citire și afișare”.

În al doilea rând, folosim filtre . Anterior, am folosit în mod activ filtre care redirecționau automat scrisorile către dosarele corespunzătoare, în funcție de adresa expeditorului. De exemplu, scrisorile unui avocat au fost mutate în folderul „Avocat”. Am abandonat această abordare din mai multe motive. În primul rând: scrisorile unui avocat în 99% din cazuri se referă la un proiect sau partener, ceea ce înseamnă că trebuie mutate în folderul acestui partener sau proiect. În al doilea rând: am decis să adaug conștientizare. Tu însuți trebuie să decizi unde ar trebui să fie stocată o anumită scrisoare și este mai convenabil să cauți mesajele neprocesate într-un singur loc - în căsuța de e-mail. Acum folosesc filtre doar pentru organizarea automată a scrisorilor obișnuite din diverse sisteme în foldere, adică scrisori care nu necesită să iau decizii. Filtrele din Mozilla Thunderbird sunt configurate în meniul „Instrumente” → „Filtre de mesaje”.

Deci, cu abordarea corectă, e-mailul ar trebui să dureze între 10 și 60 de minute pe zi, în funcție de volumul de corespondență.

Da, și încă ceva. Ați dezactivat deja notificările despre sosirea de noi litere? ;)