Синтаксис функции впр в экселе. Как работает функция впр.

Наверняка многим активным пользователям табличного редактора Excel периодически приходилось сталкиваться с ситуациями, в которых возникала необходимость подставить значения из одной таблицы в другую. Вот представьте, на ваш склад зашёл некий товар. В нашем распоряжении имеется два файла: один с перечнем наименований полученного товара, второй - прайс-лист этого самого товара. Открыв прайс-лист, мы обнаруживаем, что позиций в нём больше и расположены они не в той последовательности, что в файле с перечнем наименований. Вряд ли кому-то из нас понравится идея сверить оба файла и перенести цены из одного документа в другой вручную. Разумеется, в случае, когда речь идёт о 5–10 позициях, механическое внесение данных вполне возможно, но что делать, если число наименований переваливает за 1000? В таком случае справиться с монотонной работой нам поможет Excel и его волшебная функция ВПР (или vlookup, если речь идёт об англоязычной версии программы).

Итак, в начале нашей работы по преобразованию данных из одной таблицы в другую будет уместным сделать небольшой обзор функции ВПР. Как вы, наверное, уже успели понять, vlookup позволяет переносить данные из одной таблицы в другую, заполняя тем самым необходимые нам ячейки автоматически. Для того чтобы функция ВПР работала корректно, обратите внимание на наличие в заголовках вашей таблицы объединённых ячеек. Если таковые имеются, вам необходимо будет их разбить.

Допустим, нам необходимо заполнить «Таблицу заказов» данными из «Прайс листа»

Итак, перед нами стоит задача - перенести цены имеющихся товаров в таблицу с их наименованиями и рассчитать общую стоимость каждого товара. Чтобы это сделать, нам предстоит выполнить следующий алгоритм:

1. Для начала приведите таблицу Excel в необходимый вам вид. Добавьте к заготовленной матрице данных два столбца с названиями «Цена» и «Стоимость». Выберите для ячеек, находящихся в диапазоне новообразовавшихся столбцов, денежный формат.
2. Теперь активируйте первую ячейку в блоке «Цена» и вызовите «Мастер функций» . Сделать это можно, нажав на кнопку «fx», расположенную перед строкой формул, или зажав комбинацию клавиш «Shift+F3». В открывшемся диалоговом окне отыщите категорию «Ссылки и массивы». Здесь нас не интересует ничего кроме функции ВПР. Выберите её и нажмите «ОК». Кстати, следует сказать, что функция VLOOKUP может быть вызвана через вкладку «Формулы», в выпадающем списке которой также находится категория «Ссылки и массивы».
3. После активации ВПР перед вами откроется окно с перечнем аргументов выбранной вами функции. В поле «Искомое значение» вам потребуется внести диапазон данных, содержащийся в первом столбце таблицы с перечнем поступивших товаров и их количеством. То есть вам нужно сказать Excel, что именно ему следует найти во второй таблице и перенести в первую.
4. После того как первый аргумент обозначен, можно переходить ко второму. В нашем случае в роли второго аргумента выступает таблица с прайсом. Установите курсор мыши в поле аргумента и переместитесь в лист с перечнем цен. Вручную выделите диапазон с ячейками, находящимися в области столбцов с наименованиями товарной продукции и их ценой. Укажите Excel, какие именно значения необходимо сопоставить функции VLOOKUP.
5. Для того чтобы Excel не путался и ссылался на нужные вам данные, важно зафиксировать заданную ему ссылку. Чтобы сделать это, выделите в поле «Таблица» требуемые значения и нажмите клавишу F4. Если всё выполнено верно, на экране должен появиться знак $.
6. Теперь мы переходим к полю аргумента «Номер страницы » и задаём ему значения «2». В этом блоке находятся все данные, которые требуется отправить в нашу рабочую таблицу, а потому важно присвоить «Интервальному просмотру» ложное значение (устанавливаем позицию «ЛОЖЬ»). Это необходимо для того, чтобы функция ВПР работала только с точными значениями и не округляла их.

Теперь, когда все необходимые действия выполнены, нам остаётся лишь подтвердить их нажатием кнопки «ОК». Как только в первой ячейке изменятся данные, нам нужно будет применить функцию ВПР ко всему Excel документу. Для этого достаточно размножить VLOOKUP по всему столбцу «Цена». Сделать это можно при помощи перетягивания правого нижнего уголка ячейки с изменённым значением до самого низа столбца. Если все получилось, и данные изменились так, как нам было необходимо, мы можем приступить к расчёту общей стоимости наших товаров. Для выполнения этого действия нам необходимо найти произведение двух столбцов - «Количества» и «Цены». Поскольку в Excel заложены все математические формулы, расчёт можно предоставить «Строке формул», воспользовавшись уже знакомым нам значком «fx».

Важный момент

Казалось бы, всё готово и с нашей задачей VLOOKUP справилась, но не тут-то было. Дело в том, что в столбце «Цена» по-прежнему остаётся активной функция ВПР, свидетельством этого факта является отображение последней в строке формул. То есть обе наши таблицы остаются связанными одна с другой. Такой тандем может привести к тому, что при изменении данных в таблице с прайсом, изменится и информация, содержащаяся в нашем рабочем файле с перечнем товаров.

Подобной ситуации лучше избежать посредством разделения двух таблиц. Чтобы это сделать, нам необходимо выделить ячейки, находящиеся в диапазоне столбца «Цена», и щёлкнуть по нему правой кнопкой мыши. В открывшемся окошке выберите и активируйте опцию «Копировать». После этого, не снимая выделения с выбранной области ячеек, вновь нажмите правую кнопку мыши и выберите опцию «Специальная вставка».

Активация этой опции приведёт к открытию на вашем экране диалогового окна, в котором вам нужно будет поставить флажок рядом с категорией «Значение». Подтвердите совершённое вами действия, кликнув на кнопку «ОК».

Возвращаемся к нашей строке формул и проверяем наличие в столбце «Цена» активной функции VLOOKUP. Если на месте формулы вы видите просто числовые значения, значит, всё получилось, и функция ВПР отключена. То есть связь между двумя файлами Excel разорвана, а угроза незапланированного изменения или удаления прикреплённых из таблицы с прайсом данных нет. Теперь вы можете смело пользоваться табличным документом и не волноваться, что будет, если «Прайс-лист» окажется закрыт или перемещён в другое место.

Как сравнить две таблицы в Excel?

При помощи функции ВПР вы сможете в считанные секунды сопоставить несколько различных значений, чтобы, к примеру, сравнить, как изменились цены на имеющийся товар. Чтобы сделать это, нужно прописать VLOOKUP в пустом столбце и сослать функцию на изменившиеся значения, которые находятся в другой таблице. Лучше всего, если столбец «Новая цена» будет расположен сразу за столбцом «Цена». Такое решение позволит вам сделать изменения прайса более наглядными для сравнения.

Возможность работы с несколькими условиями

Ещё одним несомненным достоинством функции VLOOKUP является его способность работать с несколькими параметрами, присущими вашему товару. Чтобы найти товар по двум или более характеристикам, необходимо:

1. Создать два (или, при необходимости, более) условий для поиска.
2. Добавить новый столбец , в который в процессе работы функции добавятся все прочие столбцы, по которым происходит поиск товара.
3. В полученном столбце, по вышеописанному алгоритму, вводим уже знакомую нам формулу функции VLOOKUP.

В заключение стоит сказать, что поддержание Excel такой функции, как ВПР, значительно упрощает работу с табличной информацией. Не бойтесь использовать VLOOKUP в работе с огромным количеством данных, ведь как бы они не были оформлены, принцип работы функции всегда один и тот же. Всё, что вам необходимо сделать - правильно определить её аргументы.

При работе с табличными документами, которые могут иметь довольно разную структуру данных, пользователь часто сталкивается с потребностью отождествления данных одной таблицы с другой. Иными словами, появляется необходимость найти данные в одной таблице (например, прайс лис) и перенести их в другую таблицу (проданный товар за определенный период времени, цены и наименование которого указаны как раз в первой таблице). Дабы не ввергать вас, уважаемый читатель, в своеобразную путаницу слов и иносказательного винегрета, давайте рассмотрим практический пример, как работает функция впр в excel.

Сегодня мы рассмотрим:

Вводная часть: Синтаксис

Данная функция имеет четыре параметра:

• «ЧТО» - редко использующееся значение, указывающее на объект поиска или же конкретная ссылка на ячейку с искомым значением. Последнее можно смело причислить к самому используемому параметру при работе с функцией ВПР.

• «ГДЕ» - ссылка на диапазон ячеек (массив двумерный), в первом столбце которого и будет происходить поиск значения параметра «ЧТО».

• «НОМЕР СТОЛБЦА» - номер столбца в диапазоне, из которого будет возвращено значение;

• «ОТСОРТИРОВАНО» - весьма важный параметр, так как от правильности выбранного условия: «1-ИСТИНА» - «2-ЛОЖЬ», будет зависеть конечный результат работы примененной функции ВПР (осуществляться выборка данных относительно вопроса: отсортирован ли по возрастанию первый столбец диапазона <ГДЕ>). Стоит отметить, что в случае, если вы проигнорируете процесс установки нужного значения, параметр автоматически примет условие «1-ИСТИНА».

Так, надеемся, здесь мы разобрались. Теперь перейдем к практической части повествования, так сказать, самой ожидаемой.

Простой пример: сводим данные двух таблиц

Итак, к вашему вниманию классический пример: таблица «Проданный товар», в которой необходимо подставить значения из таблицы «Прайс лист».

• Становимся на ячейку «D6».

• Вызываем служебное окно консоли «fx», нажатием соответствующей клавиши, и в заданном окне мастера функций активируем чек бокс «Категории».

• Выбираем пункт «Ссылки и массивы».

• В боксе выбора функции устанавливаем значение «ВПР».

• Нажимаем кнопку «ОК» и переходим к следующему шагу - вводу аргументов этой функции.

• Используя левую кнопку мышки, сделайте клик по первой ячейки вашего списка наименований, в нашем примере этому действию назначается активация ячейки «B6». Итак, пункту «Искомое значение» соответствует значение «B6».

• Во втором чек боксе «Таблица» указываем аргумент, который мы ищем, то есть указываем откуда именно будут браться столь необходимые нам значения: Зажимаем левую кнопку мыши и выделяем весь прайс лист. Вернее, его главную часть - данные, избегая моментов выделения названий столбцов и, разумеется, шапки.

• Теперь требуется превратить ссылку на таблицу, так сказать, в абсолютную - выделяем аргумент из примера «G6:I10» и жмем клавишу «F4».

• В итоге мы видим, что прежняя ссылка изменилась: исходные символы стали окружены долларовыми знаками «$G$6:$I$10», чего и требовалось достигнуть.

• Третье поле служебного окна «Номер столбца» требует указания числа два (2), так как именно со второго столбца первой таблицы нужно соотнести значения к данным первой таблицы «наименование».

• Ну и наконец, четвертый параметр, который нам необходимо указать - это «нуль», в графе «Интервальный просмотр». Так как значение «1» соответствует числовым параметрам данных, в нашем же случае используется поиск искомого объекта, так сказать, в текстовом виде, поэтому наш выбор очевиден - «нуль».

Что ж, итогом наших манипуляций стало появившееся значение в столбце «Цена», первой таблицы «Проданный товар» - число «10», что соответствует указанному значению из второй таблицы.

Теперь осталось одно - ввести формулу умножения цены на количество и наслаждаться конечным результатом.

• В ячейке «E6» ставим знак равенства.

• Перемещаем маркер на позицию «С6».

• Далее нажимаем знак умножения.

• Переходим на ячейку «D6» и жмем клавишу «Enter».

• Все что нам необходимо сделать, дабы редактор Exel отобразил финальный результат наших действий, так это, копировать формулу, путем протягивания двух последних столбцов (область с данными), сверху вниз - появятся актуальные значения согласно произведенным операциям.

На этом, все - точных расчетов вам, уважаемый читатель!

Microsoft Excel - отличный инструмент для работы с данными. Возможности огромны, потенциал, на самом деле, мало изучен, так как правила написания команд вызывают сложности даже у профессионалов. Но если потрудиться, оказывается, что здесь можно делать невероятные вещи. Функция Excel ВПР - один из инструментов для обработки данных, о ней мы сейчас и поговорим.

Что такое функция ВПР в Эксель – область применения

При обработке нескольких таблиц, часто находящихся в разных книгах, возникает необходимость перенести данные из одной в другую, при этом сделать так, чтобы значения не потеряли смысл, и процесс был автоматизирован. Работать механизм в excel должен просто и быстро.

Например, есть у нас предприятие. Там работает Иван Иванович. На одном листе хранится значение его зарплаты, в другой сумма денег, которую бухгалтерия удерживает из зарплаты за штраф. Требуется свести все значения в один документ. Другой пример, есть две таблицы: цен и склада. В одной указана стоимость носовых платков, в другой их количество. Необходимо количество и цену свести в одном месте.

В случаях, когда работников предприятия всего два-три, или товаров – до десятка, можно сделать все вручную. При должной внимательности работать человек будет без ошибок. Но если значений для обработки, например, тысяча, требуется автоматизация работы. Для этого в Excel существует ВПР (анг. VLOOKUP).

Примеры для наглядности: в таблицах 1,2 – исходные данные, таблице 3 – что должно получиться.

Исходные данные таблица 1

Объединенные данные таблица 3

Функция ВПР в Excel – как пользоваться

Для того чтобы таблица 1 пришла к конечному виду, в ней вписываем заголовок столбца, например «Штраф». На самом деле, это необязательно, можно написать любой текст, или оставить его незаполненным. Работать функция будет также по клику мыши в поле, где должно появиться найденное в другой таблице значение.

Теперь нужно вызвать функцию. Это можно сделать разными способами:

Необходимо заполнить значения для функции ВПР

Результат налицо – в таблице 3 (смотреть выше).

ВПР – инструкция для работы с двумя условиями

В ситуациях, когда необходимо задать критерии поиска не по одному условию, а сразу по нескольким – двум столбцам, функцию ВПР также можно использовать для работы. Для этого исходные данные необходимо доработать.

Пример, необходимо в таблицу 4, вставить цену из таблицы 5.

Характеристики телефонов таблица 4

Пример выбран на телефонах, но понятно, что данные могут быть совершенно любыми. Как видно из таблиц, марки телефонов не отличаются, а отличаются ОЗУ и Камера. Для создания сводных данных нам нужно выбрать телефоны по марке и ОЗУ. Для работы функции ВПР по нескольким условиям нужно столбцы с условиями объединить.

Добавляем крайний левый столбец. Например, называем его «Объединение». В первую ячейку значений, у нас B 2, пишем конструкцию «= B 2& C 2». Размножаем с помощью мыши. Получается, как в таблице 6.

Характеристики телефонов таблица 6

Таблицу 5 обрабатываем точно так же. После чего функцию ВПР применяем для поиска по одному условию. Условием являются данные из объединенных столбцов. Не забывайте, что номер столбца, откуда берутся данные в функции ВПР изменится. После применения функции получится выборка по двум условиям. Можно объединить не соседние столбцы, а столбцы с маркой телефона и камерой.

Смотрите видеоурок как пользоваться функцией ВПР в Эксель для чайников:

Функция ВПР в Экселе не представляет ничего сложного в работе, а открывающиеся возможности для обработки данных огромны.

Многие наши ученики говорили нам, что очень хотят научиться использовать функцию ВПР (VLOOKUP) в Microsoft Excel. Функция ВПР – это очень полезный инструмент, а научиться с ним работать проще, чем Вы думаете. В этом уроке основы по работе с функцией ВПР разжеваны самым доступным языком, который поймут даже полные "чайники". Итак, приступим!

Прежде чем приступить к изучению, Вы должны понять основы работы функций. Обратите внимание на раздел Формулы и функции нашего самоучителя по Microsoft Excel . ВПР работает одинаково во всех версиях Excel, она работает даже в других электронных таблицах, например, в Google Sheets.

Что такое ВПР?

Прежде всего, функция ВПР позволяет искать определённую информацию в таблицах Excel. Например, если есть список товаров с ценами, то можно найти цену определённого товара.

Сейчас мы найдём при помощи ВПР цену товара Photo frame . Вероятно, Вы и без того видите, что цена товара $9.99 , но это простой пример. Поняв, как работает функция ВПР , Вы сможете использовать ее в более сложных таблицах, и тогда она окажется действительно полезной.

Мы вставим формулу в ячейку E2 , но Вы можете использовать любую свободную ячейку. Как и с любой формулой в Excel, начинаем со знака равенства (=). Далее вводим имя функции. Аргументы должны быть заключены в круглые скобки, поэтому открываем их. На этом этапе у Вас должно получиться вот что:

VLOOKUP(
=ВПР(

Добавляем аргументы

Теперь добавим аргументы. Аргументы сообщают функции ВПР , что и где искать.

Первый аргумент – это имя элемента, который Вы ищите, в нашем примере это Photo frame . Так как аргумент текстовый, мы должны заключить его в кавычки:

VLOOKUP("Photo frame"
=ВПР("Photo frame"

Второй аргумент – это диапазон ячеек, который содержит данные. В нашем случае данные содержатся в диапазоне A2:B16 . Как и с любой другой функцией Excel, Вы должны вставить разделитель между аргументами (запятая в англоязычной версии Excel или точка с запятой – в русифицированной версии).

VLOOKUP("Photo frame",A2:B16
=ВПР("Photo frame";A2:B16

Важно помнить, что ВПР всегда ищет в первом левом столбце указанного диапазона. В этом примере функция будет искать в столбце A значение Photo frame . Иногда Вам придётся менять столбцы местами, чтобы нужные данные оказались в первом столбце.

Третий аргумент – это номер столбца. Здесь проще пояснить на примере, чем на словах. Первый столбец диапазона – это 1 , второй – это 2 и так далее. В нашем примере требуется найти цену товара, а цены содержатся во втором столбце. Таким образом, нашим третьим аргументом будет значение 2 .

VLOOKUP("Photo frame",A2:B16,2
=ВПР("Photo frame";A2:B16;2

Четвёртый аргумент сообщает функции ВПР , нужно искать точное или приблизительное совпадение. Значением аргумента может быть TRUE (ИСТИНА) или FALSE (ЛОЖЬ). Если TRUE (ИСТИНА), формула будет искать приблизительное совпадение. Данный аргумент может иметь такое значение, только если первый столбец содержит данные, упорядоченные по возрастанию. Так как мы ищем точное совпадение, то наш четвёртый аргумент будет равен FALSE (ЛОЖЬ). На этом аргументы заканчиваются, поэтому закрываем скобки:

VLOOKUP("Photo frame",A2:B16,2,FALSE)
=ВПР("Photo frame";A2:B16;2;ЛОЖЬ)

Готово! После нажатия Enter , Вы должны получить ответ: 9.99 .

Как работает функция ВПР?

Давайте разберёмся, как работает эта формула. Первым делом она ищет заданное значение в первом столбце таблицы, выполняя поиск сверху вниз (вертикально). Когда находится значение, например, Photo frame , функция переходит во второй столбец, чтобы найти цену.

ВПР – сокращение от В ертикальный ПР осмотр, VLOOKUP – от V ertical LOOKUP .

Если мы захотим найти цену другого товара, то можем просто изменить первый аргумент:

VLOOKUP("T-shirt",A2:B16,2,FALSE)
=ВПР("T-shirt";A2:B16;2;ЛОЖЬ)

VLOOKUP("Gift basket",A2:B16,2,FALSE)
=ВПР("Gift basket";A2:B16;2;ЛОЖЬ)

Другой пример

Следующий пример будет чуть потруднее, готовы? Представьте, что в таблице появился третий столбец, который хранит категорию каждого товара. На этот раз, вместо цены, мы определим категорию.

Чтобы определить категорию, необходимо изменить второй и третий аргументы в нашей формуле. Во-первых, изменяем диапазон на A2:C16 , чтобы он включал третий столбец. Далее, изменяем номер столбца на 3 , поскольку категории содержатся в третьем столбце.

VLOOKUP("Gift basket",A2:C16,3,FALSE)
=ВПР("Gift basket";A2:C16;3;ЛОЖЬ)

Когда Вы нажмёте Enter , то увидите, что товар Gift basket находится в категории Gifts .

Если хотите попрактиковаться, проверьте, сможете ли Вы найти данные о товарах:

• Цену coffee mug
• Категорию landscape painting
• Цену serving bowl
• Категорию s carf

Теперь Вам известны основы работы с функцией ВПР в Excel . Продвинутые пользователи используют ВПР самыми различными способами, но, на самом деле, многое можно сделать и с теми техниками, что мы описали. Например, если у Вас есть список контактов, то Вы сможете найти телефонный номер человека по его имени. Если же в списке контактов есть столбец с адресом электронной почты или названием компании, Вы можете искать и эти данные, просто изменив второй и третий аргументы, как мы уже делали в предыдущем примере. Возможности Excel безграничны!

Пользовательский поиск

Функция ВПР позволяет найти данные в исходной таблице и вывести их в любой ячейке новой таблицы.

Основные условия работы данной функции:

1. Наличие одинаковых элементов в сопоставляемых таблицах (например, код товара, фамилия сотрудника и т.д.).
2. Сопоставляемые данные в исходной таблице должны быть отсортированы по возрастанию.

Например:

Как мы видим, данные в исходной таблице расположены по алфавиту. Данные же в новой таблице могут располагаться в любом порядке и не обязательно полным списком.

Функция ВПР поможет найти сумму по каждому сотруднику и перенесет ее в графу новой таблицы рядом с фамилией.

Итак, активизируем нужную ячейку, например, рядом с фамилией «Васильев» и вызываем функцию:

Нажимаем ОК. Всплывает такое окошко:

В графу «Искомое значение» добавляем фамилию, по которой будет производиться сопоставление:

В графу «Таблица» добавляем весь диапазон исходной таблицы:

В графе «Номер столбца» пишем «2», т.к. хотим перенести в новую таблицу сумму по данному сотруднику, которая находится во втором столбце выделенного диапазона исходной таблицы.

Нажимаем ОК и видим, что функцию ВПР нашла сумму по Васильеву из исходной таблицы.

Для того, чтобы вставить полученную формулу в следующую ячейку, нужно закрепить в формуле область искомой таблицы с помощью :

После чего можно копировать и вставлять эту формулу до конца списка. Суммы по всем фамилиям будут найдены.

Таким образом, функция ВПР может существенно облегчить работу по поиску и сопоставлению информации.

Единственный существенный минус этой формулы – необходимость сортировки по возрастанию исходных данных.

Чаще всего на практике мы встречаемся с тем, что нам нужно сопоставить разрозненные данные из исходной таблицы с такими же разрозненными данными их новой таблицы. В этом случае могу порекомендовать сочетание функций ИНДЕКС и ПОИСКПОЗ .

Если после прочтения статьи у Вас остались вопросы или вы хотели бы видеть в данном разделе определенные темы напишите мне письмо с пометкой "эксель" по адресу: [email protected]