Thực đơn
trang chủTập tin và thư mục

Tại sao doanh nghiệp cần lời chào bằng giọng nói? Yêu cầu về văn bản đối với các tổ chức doanh nghiệp. Lời chào sáng tạo cho cửa hàng sửa chữa thiết bị gia dụng

Ý kiến ​​​​về kết quả của việc sử dụng menu giọng nói (IVR) gây nhiều tranh cãi nhất. Chúng bao gồm từ “Khi chúng tôi bắt đầu sử dụng nó, hiệu quả công việc của chúng tôi ngay lập tức tăng gấp ba lần” đến “Khách hàng bắt đầu cúp máy và số lượng cuộc gọi thành công giảm đi”. Sự thật, như mọi khi, nằm ở giữa. Menu giọng nói được cấu hình phù hợp sẽ giúp tăng số lượng giao dịch, nhưng menu giọng nói được cấu hình kém sẽ khiến khách hàng sợ hãi. Dưới đây là một số mẹo để tạo IVR “tốt”.

1. Tin nhắn phải ngắn gọn, súc tích

Thời gian là tiền bạc. Khách hàng gọi cho bạn mong nhận được kết quả họ cần càng nhanh càng tốt - kết nối với chuyên gia này hoặc chuyên gia khác. Vì vậy, một tin nhắn thoại quá dài thường bị coi là tiêu cực.

Khách hàng cần cung cấp thông tin ban đầu quan trọng đối với anh ta ở dạng ngắn gọn nhất - liệu anh ta có liên lạc qua điện thoại hay không và phải làm gì tiếp theo. Cố gắng tránh những kiểu nói rườm rà. Giọng nói phải vui vẻ và không “kéo dài” lời nói.

Thời lượng tối ưu cho văn bản thông tin là 5-10 giây. Ví dụ:

- Xin chào! Bạn đã gọi cho công ty Happy Home. Nhà điều hành sẽ trả lời bạn sau vài giây.

– Công ty Soyuz-Vostok. Bấm số nội bộ của nhân viên hoặc đợi thư ký trả lời.

Nếu bạn sử dụng một số duy nhất để gọi về nhiều vấn đề khác nhau và cần đưa ra lựa chọn của mình thì thời lượng tin nhắn cho phép có thể lên tới 20 giây. Ví dụ:

- Xin chào! Bạn đã gọi đến cửa hàng Three Whales. Để đặt hàng, hãy nhấp vào "một". Để được tư vấn về sửa chữa, bảo trì thiết bị, hãy bấm số “hai”. Để kết nối với nhân viên, hãy quay số máy nhánh của anh ta hoặc đợi thư ký trả lời.

Chúng tôi đã mô tả cách ghi tin nhắn trong công thức “Menu giọng nói IVR”.

2. First of all – ưu tiên hàng đầu

Trong menu thoại, không chỉ thời lượng của tin nhắn mà còn cả thứ tự của các mục cũng quan trọng. Phân tích số lượng yêu cầu của khách hàng đến một bộ phận cụ thể. Điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng công cụ “Giám sát và thống kê cuộc gọi”, xem xét số lượng cuộc gọi đến các nhóm khác nhau. Khi tạo menu thoại, trước tiên hãy đặt các mục tương ứng với các cuộc gọi phổ biến nhất.

Bằng cách đó, hầu hết khách hàng sẽ không phải nghe toàn bộ thực đơn. Họ có thể nhấn ngay phím cần thiết và ngay lập tức chuyển sang giải quyết vấn đề của mình.

Việc thiết lập trình tự các mục menu được mô tả trong công thức “Menu giọng nói IVR”.

3. Giảm số lượng mục và cấp độ menu

Nếu bạn cần làm một thực đơn có nhiều cấp độ (ví dụ: trước tiên chọn một trong các chi nhánh khu vực, sau đó chọn đối tượng khiếu nại), khách hàng của bạn phải hết sức kiên nhẫn. Không phải tất cả mọi người sẽ sống sót đến cuối cùng của thủ tục.

Để không đánh mất khách hàng tiềm năng, trong những trường hợp như vậy, tốt hơn hết bạn nên sử dụng các phương pháp xử lý cuộc gọi tự động khác, không buộc người gọi phải chờ đợi và thực hiện quá nhiều hành động để chọn tùy chọn.

Hãy xem xét điều này với một ví dụ. Để hướng khách hàng gọi một số đến chi nhánh khu vực gần nhất, tốt nhất nên sử dụng công cụ Chuyển tiếp cuộc gọi theo số khách hàng (đây là bước thứ 9 trong công thức). Thiết lập một số mặt nạ chuyển tiếp cuộc gọi theo mã vùng và các cuộc gọi sẽ được chuyển ngay đến văn phòng mong muốn. Khách hàng sẽ chỉ phải chọn chủ đề kháng cáo. Kết quả là thời gian dành cho IVR sẽ giảm đi 2 lần!

Ngoại lệ duy nhất cho quy tắc này là cái gọi là IVR "tham chiếu", khi menu chỉ đơn giản là một thư mục để nhận một hoặc một thông tin được ghi trước khác. Ví dụ: lịch làm việc và địa chỉ chi nhánh. Trong trường hợp này, khách hàng sẽ sẵn sàng kiên nhẫn chờ đợi.

4. Định cấu hình điều gì sẽ xảy ra nếu không có đầu vào

Mặc dù đây là thế kỷ 21 nhưng không phải tất cả khách hàng đều muốn hoặc có thể quay lệnh bằng âm báo. Ví dụ: cuộc gọi có thể đến từ một chiếc điện thoại quay số kiểu cũ hoặc từ một chương trình liên lạc. Hoặc khách hàng sẽ quyết định đợi phản hồi của nhà điều hành.

Để tránh mất những khách hàng như vậy, bạn nên thêm quy tắc xử lý “Không nhập” vào sơ đồ menu thoại. Chúng tôi khuyên bạn nên chỉ định chuyển tiếp cuộc gọi cho thư ký hoặc nhà điều hành đặc biệt. Nếu điều này không được thực hiện, khách hàng chưa chọn bất kỳ mục nào sẽ phát menu thoại lần thứ hai hoặc sẽ nghe thấy sự im lặng trên thiết bị cầm tay. Rất có thể anh ấy sẽ treo nó lên.

Việc thiết lập các hành động trong trường hợp không có đầu vào được mô tả trong cùng một công thức “Menu giọng nói IVR”.

5. Thực đơn khác nhau cho những thời điểm khác nhau

Nó có vẻ như là một chuyện vặt vãnh. Nhưng khách hàng đang gọi điện sẽ đánh giá cao nếu bạn chào họ bằng một điều gì đó khác với câu “Xin chào” vô diện. Ghi lại ba phiên bản của tin nhắn, bắt đầu bằng "Chào buổi sáng", "Chào buổi chiều" và "Chào buổi tối" và đặt chế độ phát lại tùy thuộc vào thời gian trong ngày.

Có lẽ một cảm xúc tích cực dâng trào thoáng qua do “niềm say mê” nhỏ bé này gây ra sẽ là sự sụt giảm cần thiết để đưa ra quyết định mua hàng từ công ty của bạn.

Ngoài ra, hãy nhớ ghi lại một tin nhắn thông tin riêng biệt mà những khách hàng gọi sau giờ làm việc sẽ nghe thấy. Nó phải chứa thông tin về giờ hoạt động của công ty bạn và khả năng để lại tin nhắn thoại (chức năng Thư thoại). Ví dụ:

- Buổi tối vui vẻ! Bạn đã gọi cho công ty Cypress Tour. Rất tiếc, chúng tôi không thể nhận cuộc gọi của bạn vào lúc này. Giờ hoạt động của công ty là từ 8 giờ đến 20 giờ, bảy ngày một tuần. Vui lòng để lại tin nhắn sau tín hiệu, quản lý của chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn.

Không phải mọi khách hàng đều để lại tin nhắn, nhưng ngay cả một số khách hàng cũng có nghĩa là doanh thu tăng thêm và lợi nhuận bổ sung.

Thiết lập menu thoại theo lịch trình được mô tả ở bước thứ bảy của công thức “Tài khoản VATS cá nhân mới và 9 bước thiết lập đơn giản”.

Công thức này có hữu ích cho bạn không? Thể hiện ý kiến ​​​​của bạn trong các ý kiến. Và cũng viết về những điều khác mà bạn muốn biết - và chúng ta sẽ nói về nó ở một trong những số tiếp theo.

Tất cả các tùy chọn đều miễn phí. Không cần kiến ​​​​thức đặc biệt, bạn chỉ cần đọc kỹ hướng dẫn cho từng phương pháp.

Để đánh dấu

Tất cả các phương pháp đều có ưu điểm - nó miễn phí và đơn giản. Nhưng nhược điểm là giọng nói thiếu chuyên nghiệp hoặc giọng nói robot.

Cách ghi âm máy trả lời bằng giọng nói của bạn

Ghi lại ứng dụng

Micrô trong điện thoại hiện đại ghi âm tốt cho mục đích của chúng ta. Điều quan trọng là phải biết ứng dụng nào để ghi âm giọng nói của bạn, âm lượng nên là bao nhiêu và nơi nào có âm thanh tốt nhất để ghi âm. Đối với những người có iPhone, tôi khuyên dùng ứng dụng Ghi âm hoặc Ghi âm TW tích hợp sẵn. Cái sau điều khiển âm lượng của âm thanh bạn đang ghi. Đối với những người dùng Android, tôi khuyên dùng Trình ghi thông minh.

Ứng dụng ghi âm máy trả lời

Cách viết đúng

Cái mic cờ rô.Điều quan trọng là phải xác định chính xác vị trí đặt micrô trên điện thoại của bạn. Nếu bạn ghi âm qua micrô, âm thanh sẽ tệ. Giữ điện thoại ngang tầm môi.

Vị trí micro trên điện thoại

Khoảng cách.Đăng ký ở khoảng cách 5–10 cm. Nếu bạn di chuyển micrô quá xa môi, bản ghi sẽ có tiếng vang mạnh. Nếu bạn đưa điện thoại quá gần, âm thanh sẽ bị rè.

Góc.Đừng nói trực tiếp vào micrô của điện thoại; tốt hơn là nên nói qua một chút. Khi bạn ghi âm quá khứ một chút, bạn không tắt micrô và tất cả các âm thanh -p, -b nghe nhẹ nhàng hơn.

Vị trí điện thoại đúng và sai

Mức âm thanh. Một số ứng dụng hiển thị mức âm thanh. Đảm bảo rằng mức không vượt quá mốc -1.

Mức âm thanh ứng dụng

Chọn phòng nhỏ để ghi âm. Micro trên điện thoại tuy nhỏ nhưng sẽ thu được tiếng vang, tiếng vo ve của căn phòng. Viết vào góc, nơi có rất nhiều đồ nội thất bọc nệm và quần áo. Nơi lý tưởng là một tủ đựng quần áo. Phòng tắm, hành lang dài và cầu thang không phù hợp.

Định dạng tệp

Sau khi ghi âm lời chào, bạn cần chuyển nó sang định dạng của PBX. Hai định dạng phổ biến nhất là mp3 và wav. Đối với mp3, chọn tốc độ bit 128 kpbs, đối với wav - 8 Khz, 8 bit. Để tránh cài đặt các chương trình bổ sung, hãy sử dụng các trình chuyển đổi trực tuyến, ví dụ: audio.online-convert Nếu bạn cần một định dạng đặc biệt hoặc không thể chuyển đổi âm thanh, hãy viết thư cho tôi qua email.

Một ví dụ về máy trả lời tự động: ghi âm trên iPhone SE

Cách ghi âm máy trả lời bằng robot miễn phí

Nhược điểm của phương pháp này là lời nói robot. Người gọi sẽ nghe ngay rằng đây là giọng nói tổng hợp. Sẽ không thể đạt được sự độc đáo khi ghi âm lời chào bằng giọng nói: những giọng nói như vậy nghe có vẻ đơn điệu. Chúng ta hãy hiểu các sắc thái của việc ghi lại lời chào như vậy.

Dịch vụ trực tuyến

Sử dụng dịch vụ speech2go, bạn có thể đọc văn bản của máy trả lời bằng giọng nam hoặc nữ. Tôi sẽ nói ngay rằng giọng nam nghe hay hơn ở đó. Dịch vụ này không tốn kém: một lời chào có giá khoảng 100 rúp. Nếu nhạc nền không làm phiền bạn, bạn sẽ nhận được một máy trả lời ngắn miễn phí.

Khi đăng ký họ cung cấp 2 tín dụng miễn phí. 200 ký tự - 1 tín chỉ.

Loại dịch vụ Speech2go

Một ví dụ về máy trả lời: Dịch vụ Speech2go

Google dịch

Một cách miễn phí khác. Nhược điểm chính là Google không hiểu điểm nhấn nằm ở đâu và chỉ đưa ra một tùy chọn. Thuật toán hoạt động kém hơn speech2go, nhưng nó hoàn toàn miễn phí.

Sau khi robot đọc xong văn bản của bạn, bạn cần lưu lại. Để thực hiện việc này, hãy cài đặt tiện ích bổ sung cho Chrome Audio Prime. Tải tập tin đã hoàn thành xuống và cài đặt nó vào máy trả lời tự động của bạn.

Lời chào bằng giọng nói trong Google dịch

Ví dụ về trả lời tự động: Google dịch

Chúng tôi đã phân tích văn bản của hơn một nghìn menu thoại từ các công ty khác nhau!

Chúng tôi đã chọn những cụm từ quan trọng nhất, công thức ngắn gọn nhất!

Mở rộng khối, nhấp vào bản sao mong muốn và nó sẽ xuất hiện trong trình soạn thảo văn bản:


Lời chào hỏi

  • Xin chào! Bạn đã gọi "Tên công ty". Cảm ơn bạn vì đã gọi tới
  • Xin chào! Bạn gọi tới đường dây nóng của công ty là “Tên công ty”
  • Xin chào! Bạn được chào đón bởi “Tên công ty”. Cảm ơn vì cuộc gọi của bạn
  • Xin chào! Chào mừng đến với "Tên công ty"
  • Xin chào! Rất hân hạnh được chào đón bạn đến với "Tên công ty"
  • Xin chào! Bạn đã gọi văn phòng trung tâm của công ty là "Tên công ty"
  • Xin chào! Cảm ơn bạn đã gọi đến công ty
  • (ngoài giờ hành chính) Chúc ngủ ngon!

Kỳ vọng

  • Vui lòng chờ phản hồi của nhà điều hành. Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi!
  • Vui lòng giữ máy, họ sẽ trả lời bạn sớm
  • Vui lòng giữ máy, tổng đài viên sẵn sàng đầu tiên sẽ trả lời bạn
  • Vui lòng giữ máy, tổng đài sẽ trả lời bạn sau ... phút
  • Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi! Hãy giữ máy, họ chắc chắn sẽ trả lời bạn!
  • Hãy giữ máy, thư ký của chúng tôi sẽ trả lời bạn sớm!
  • Hãy ở yên trong hàng!

Chuyển sang chế độ âm thanh

  • Vui lòng đặt điện thoại của bạn ở chế độ âm thanh
  • Để thực hiện các thao tác tiếp theo, hãy chuyển điện thoại sang chế độ âm báo bằng cách nhấn phím “sao”
  • Để sử dụng các dịch vụ menu thoại, vui lòng chuyển điện thoại của bạn sang chế độ âm báo.
  • Vui lòng làm theo hướng dẫn của nhà điều hành điện tử (người phục vụ tự động)

Chế độ hoạt động

  • Chúng tôi làm việc từ ... đến ... giờ Moscow
  • Giờ làm việc của chúng tôi là vào các ngày trong tuần từ ... đến ... giờ Moscow
  • Chuyên gia tư vấn của chúng tôi sẽ giải đáp thắc mắc của bạn từ ... đến ... giờ Moscow
  • Bạn có thể đăng ký tư vấn hàng ngày vào các ngày trong tuần từ… đến…, cuối tuần từ… đến…
  • Cửa hàng chúng tôi mở cửa phục vụ bạn hàng ngày vào các ngày trong tuần từ ... đến ..., vào cuối tuần và ngày lễ từ ... đến ...
  • Văn phòng chúng tôi mở cửa hàng ngày từ ... đến ... trừ cuối tuần và ngày lễ
  • Tiệm của chúng tôi mở cửa phục vụ bạn mỗi ngày! Từ thứ Hai đến thứ Bảy từ ... đến ..., vào Chủ Nhật - từ ... đến ...
  • Giờ làm việc của trung tâm cuộc gọi của chúng tôi là từ … đến … giờ.
  • Giờ làm việc của văn phòng chúng tôi (cửa hàng trực tuyến, tổng đài) là từ ... đến ... giờ.

Chuyển tiếp

  • Để liên hệ (để kết nối) với bộ phận... bấm vào...
  • Để liên hệ (để kết nối) văn phòng trên... bấm vào...
  • Để gửi fax, nhấn...
  • Để liên hệ với người điều hành (quản trị viên, thư ký, chuyên gia tư vấn, quản lý văn phòng), hãy nhấp vào...
  • Để để lại tin nhắn thoại, hãy nhấp vào...
  • (Vui lòng sử dụng âm) quay số máy lẻ của nhân viên
  • Quay số máy lẻ của nhân viên hoặc nhấn... để gửi fax
  • Vui lòng đợi phản hồi của tổng đài hoặc quay số nhân viên ở chế độ âm
  • Vui lòng đợi thư ký trả lời hoặc bấm số máy nhánh. Cảm ơn!
  • Nếu bạn biết số máy nhánh của thuê bao, hãy quay số đó ở chế độ chuông
  • Vui lòng quay số máy nhánh của thuê bao
  • Vui lòng quay số thuê bao ở chế độ âm hoặc đợi tổng đài phản hồi
  • Vui lòng chờ phản hồi từ tổng đài (quản trị viên, thư ký, cố vấn, trưởng phòng)
  • Nếu bạn muốn liên hệ với nhân viên của công ty, hãy nhấp vào...
  • ...hoặc chờ phản hồi của người điều hành (quản trị viên, thư ký, cố vấn, trưởng phòng)
  • ... hoặc giữ máy cho đến khi (để) kết nối được với thư ký
  • ... hoặc nhấn ... để kết nối với ...,
  • ... hoặc tiếp tục giữ máy, họ chắc chắn sẽ trả lời bạn
  • Để quay lại menu chính (về đầu menu), nhấn...

Ưu đãi

  • Nếu bạn muốn nghe thông tin chi tiết về sản phẩm của chúng tôi, hãy nhấp vào...
  • Nếu bạn muốn biết về... xin vui lòng bấm vào...
  • Bạn có thể nhận được tất cả thông tin về ... bằng cách nhấn nút ...
  • Bạn có thể tìm hiểu về... bằng cách nhấn phím...
  • Để ghi âm tin nhắn thoại, hãy nhấn...
  • Để tìm hiểu cách đến chỗ chúng tôi bằng ô tô, hãy nhấp vào ..., bằng phương tiện công cộng, nhấp vào ...
  • Địa chỉ các showroom của công ty: ...

Giờ không làm việc

  • Rất tiếc, chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi của bạn. Vui lòng gọi lại trong giờ làm việc.
  • Rất tiếc, chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi của bạn vào lúc này vì bạn đã gọi ngoài giờ làm việc.
  • Xin lỗi, bạn đã gọi ngoài giờ làm việc. Vui lòng gọi lại trong giờ làm việc.
  • Chúng tôi đang chờ cuộc gọi của bạn vào các ngày trong tuần từ ... đến ... giờ Moscow.
  • Chúng tôi sẽ sẵn lòng trả lời câu hỏi của bạn từ ... đến ... giờ Moscow.
  • Bạn có thể đặt hàng trên trang web của chúng tôi ngay bây giờ và chúng tôi sẽ liên hệ với bạn.

Cảnh báo

  • Để nâng cao chất lượng dịch vụ, mọi cuộc trò chuyện với tổng đài đều được ghi âm
  • Để nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của công ty, việc kiểm tra ngẫu nhiên nội dung các cuộc trò chuyện qua điện thoại được thực hiện
  • Chú ý, tất cả các cuộc trò chuyện với người điều hành đều được ghi lại!

Trang mạng

  • Bạn có thể để lại yêu cầu trên “địa chỉ trang web” của chúng tôi, chúng tôi chắc chắn sẽ gọi lại cho bạn.
  • Bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết về các dịch vụ của công ty chúng tôi trên trang web “địa chỉ trang web” của chúng tôi
  • Bạn có thể tìm thấy thông tin chi tiết về ưu đãi và giá cả, mua hàng bằng tín dụng trên trang web của chúng tôi...
  • (ngoài giờ làm việc) Bạn có thể đặt hàng trên trang web của chúng tôi ngay bây giờ và chúng tôi sẽ liên hệ với bạn.

Vui lòng gọi lại

  • Tất cả tổng đài đều đang bận, vui lòng gọi lại sau
  • Vui lòng gọi lại hoặc để lại tin nhắn sau tín hiệu (bíp)

Chia ra

  • Cám ơn vì đã gọi! Mọi điều tốt đẹp nhất!
  • Cảm ơn vì cuộc gọi của bạn!
  • Cảm ơn bạn đã quan tâm đến chúng tôi!
  • Chúng tôi đánh giá cao cuộc gọi của bạn! Bạn có thể để lại phản hồi và đề xuất của mình sau khi có tín hiệu

Nội dung của tin nhắn thoại gửi tới máy trả lời tự động hoặc PBX của công ty phải ngắn gọn và súc tích. Bạn giải quyết vấn đề của khách hàng mà họ tìm đến bạn càng nhanh và dễ dàng thì bạn càng có thể tin cậy vào lòng trung thành.

Độ dài lý tưởng của một lời chào bằng giọng nói là 15-30 giây. Bất cứ điều gì kéo dài lâu hơn đều trở nên khó chịu. Cũng giống như tiếng bíp dài hay ngắn trên ống nghe điện thoại có tác động tiêu cực đến chuyển đổi, các tin nhắn IVR dài và thiếu cân nhắc cũng có tác động tiêu cực tương tự. Các cụm từ hackneyed phổ biến không còn hoạt động. Khách hàng không muốn lời nói chỉ vì lời nói. Hầu hết các cuộc gọi để nghe từ một người thực - người điều hành trung tâm cuộc gọi, người quản lý, nhà tư vấn, nhân viên bán hàng. Giao tiếp với robot là một điều cần thiết. Cố gắng giảm thiểu phong cách giao tiếp vô hồn, giảm nó thành ngôn ngữ đơn giản của con người. “Cảm ơn bạn đã gọi điện” sẽ tốt hơn “Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi”.

Tôi đã chuẩn bị cho bạn các mẫu văn bản chào mừng tiêu chuẩn dành cho máy trả lời tự động và tổng đài văn phòng, những mẫu mà các công ty thường đặt hàng từ tôi nhất. Bạn chỉ cần copy phiên bản bạn thích rồi gửi cho mình để lồng tiếng, thay tên, địa chỉ website và giờ mở cửa. Hoặc bạn có thể biên soạn phiên bản văn bản của riêng mình, sử dụng những ví dụ này làm cơ sở.

Thông điệp chào mừng mang tính phổ quát

Xin chào. Bạn đã gọi [tên]. Chúng tôi sẽ giải quyết vấn đề của bạn. Hãy chờ phản hồi của chuyên gia.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Cám ơn vì đã gọi.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên].

Thời gian không làm việc là phổ quát

Xin chào, bạn đã gọi đến công ty [tên]. Chúng tôi làm việc vào các ngày trong tuần từ 9 đến 18 giờ. Bây giờ bạn có thể để lại tin nhắn thoại sau tín hiệu.

Cảm ơn vì đã gọi cho [tên]. Chúng tôi làm việc từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Bây giờ bạn có thể truy cập trang web của chúng tôi hoặc để lại tin nhắn sau tín hiệu.

[name] mở cửa các ngày trong tuần, từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Thông tin bổ sung bây giờ có thể được lấy trên trang web của chúng tôi. Để để lại tin nhắn, nhấn ngôi sao ở chế độ âm báo.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi của bạn. Vui lòng gọi lại trong giờ làm việc.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Bây giờ chúng tôi không làm việc. Chúng tôi đang chờ cuộc gọi của bạn vào các ngày trong tuần từ 9 đến 18 giờ.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Chúng tôi hiện đang đóng cửa, nhưng bạn có thể đặt hàng trên trang web của chúng tôi ngay bây giờ. Địa chỉ .

Ngoài giờ làm việc CN-Thứ Năm

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Đã quá giờ rồi. Để lại tin nhắn sau tiếng chuông hoặc gọi lại vào ngày mai.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Văn phòng hiện đang đóng cửa. Để lại tin nhắn sau tiếng chuông hoặc gọi lại vào ngày mai.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Chúng tôi làm việc vào các ngày trong tuần từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Bạn có thể để lại tin nhắn sau tín hiệu hoặc gọi lại vào ngày mai.

Giờ không làm việc Thứ Sáu-Thứ Bảy

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Đã quá giờ rồi. Để lại tin nhắn sau âm báo hoặc gọi vào Thứ Hai từ 9 giờ sáng.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Văn phòng hiện đang đóng cửa. Để lại tin nhắn sau tín hiệu hoặc gọi lại vào Thứ Hai từ 9 giờ sáng.

Xin chào. Cảm ơn bạn đã gọi đến [tên]. Chúng tôi làm việc vào các ngày trong tuần từ 9 giờ sáng đến 6 giờ chiều. Bạn có thể để lại tin nhắn sau âm báo hoặc gọi lại vào thứ Hai.

Không làm việc Thứ 7-Chủ nhật

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Hôm nay là ngày nghỉ của chúng tôi. Chúng tôi làm việc vào các ngày trong tuần từ 9 đến 18 giờ. Bạn có thể gọi lại hoặc để lại tin nhắn sau tín hiệu.

Họ không trả lời điện thoại trong một thời gian dài

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Nếu bạn nghe thấy thông báo này nghĩa là hiện tại không có ai ở văn phòng. Để lại tin nhắn thoại sau tín hiệu, chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn.

Xin chào. Bạn đã gọi [tên]. Chúng tôi không thể trả lời cuộc gọi ngay bây giờ. Vui lòng để lại số điện thoại của bạn và chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn. Cảm ơn và có một ngày tốt đẹp.

Xin chào, bạn đã đạt đến [name]. Tổng đài sẽ trả lời ngay bây giờ, vui lòng giữ máy.

Xin chào. Bạn đã gọi [tên]. Cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi. Bây giờ tất cả các nhà khai thác đều bận rộn. Hãy ở yên trong hàng. Nhà điều hành có sẵn đầu tiên sẽ trả lời bạn.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Tất cả các tổng đài viên hiện đang bận, vui lòng gọi lại sau.

Thời điểm khác nhau trong ngày

Chào buổi sáng.

Chào buổi chiều.

Buổi tối vui vẻ.

Phổ quát

Xin chào.

Chúng tôi chào bạn.

Chào mừng bạn...

Ghi âm cuộc trò chuyện

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Mọi cuộc trò chuyện với tổng đài đều được ghi âm để nâng cao chất lượng dịch vụ.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Để nâng cao chất lượng dịch vụ, việc kiểm tra ngẫu nhiên nội dung các cuộc trò chuyện qua điện thoại được thực hiện.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Để cải thiện chất lượng dịch vụ, cuộc trò chuyện có thể được ghi lại.

Xin chào. Bạn đã gọi cho công ty [tên]. Hãy cẩn thận, tất cả các cuộc trò chuyện với người điều hành đều được ghi lại.

Ví dụ về các bản ghi âm trong phòng thu của tôi

Tùy chọn yên tĩnh

Tùy chọn năng lượng

Mọi người thường hỏi tôi câu hỏi: “Tôi có thể lấy mẫu văn bản cho lời chào bằng giọng nói ở đâu?” Trong bài viết này tôi muốn làm nổi bật các công ty khác nhau. Dựa trên những tình huống này, bạn có thể viết văn bản của riêng mình và sau đó yêu cầu ghi IVR. Để thuận tiện, tôi đã ký loại hình hoạt động của các công ty.

Lời chào mừng công ty chuyên sản xuất hệ thống mặt dựng, cổng, cửa:

"Xin chào. Chào mừng đến với công ty ABC. Nếu bạn quan tâm đến hệ thống vách ngăn thì bấm số 1, cổng và cửa bấm số 2, nếu biết số nội bộ của nhân viên thì quay số ở chế độ âm. Hãy giữ máy, cuộc gọi của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi."

Văn bản này được viết cho một phòng khám, sau giờ làm việc:

"Xin chào. Ngày làm việc chính thức của Phòng khám đa khoa đã kết thúc. Chúng tôi đang chờ cuộc gọi của bạn vào các ngày trong tuần từ 8 giờ sáng đến 8 giờ tối và thứ Bảy từ 9 giờ sáng đến bữa trưa. Chúng tôi xin nhắc bạn rằng bạn có thể đặt lịch hẹn với bác sĩ bất cứ lúc nào từ trang web chính thức ABC dot ru của chúng tôi.”

Nếu bạn cần điều chỉnh văn bản cho phù hợp với khách hàng nói tiếng Anh thì mẫu sau sẽ giúp bạn ghi lại văn bản cho IVR:

"Xin chào! Bạn đã liên hệ với [tên công ty]. Tất cả các đại diện bán hàng của chúng tôi đều đang bận phục vụ các khách hàng khác nhưng chúng tôi muốn trả lời cuộc gọi của bạn càng sớm càng tốt. Để biết thông tin về giá hiện tại hoặc để kiểm tra trạng thái đơn đặt hàng của bạn, vui lòng truy cập trang web của chúng tôi tại [trang web của bạn]. Nếu không, vui lòng để lại tin nhắn cho chúng tôi kèm theo tên và số điện thoại của bạn sau âm báo. Nếu bạn muốn quay lại menu trước, hãy nhấn [chữ số]".

Văn bản sau được viết theo kiểu không chuẩn cho menu giọng nói:

“Tôi chào mừng bạn, đây là cửa hàng ABC của bạn! Đã đến lúc tôi cần sự giúp đỡ của bạn! Hãy đến Đêm bán hàng vào ngày 1 tháng 7 và giúp vận chuyển tất cả hàng hóa. Chúng tôi chỉ thuê người của chúng tôi. Chúng tôi thực hiện hoạt động tại 3 địa điểm là Đường ABC, ABC-1 và ABC-2 từ 17 giờ đến nửa đêm.”

Và đây là đoạn ghi âm và văn bản của máy trả lời cho trung tâm khử trùng:

“Xin chào, bạn đã liên hệ với công ty ABC! Để giải quyết mọi vấn đề về sâu bệnh và côn trùng, bạn chỉ cần chờ phản hồi của người vận hành. Chú ý! Đừng bỏ lỡ chương trình khuyến mãi: bằng cách yêu cầu bất kỳ phương pháp điều trị nào, bạn sẽ tham gia rút thăm trúng thưởng trên máy tính bảng. Hãy kiểm tra với người quản lý của bạn để biết chi tiết.”

"Xin chào. Chào mừng bạn đến với Học viện Đào tạo Chuyên gia. Nếu có thắc mắc về tuyển sinh vào Học viện, hãy nhấn phím 1. Nếu bạn đã là sinh viên của Học viện, hãy nhấn phím 2 hoặc quay số nội bộ của nhân viên. Để kết nối với hội đồng tuyển sinh, hãy giữ liên lạc.”

“Xin chào, Ngân hàng ABC chào đón bạn. Để hoạt động trong hệ thống tự động, vui lòng chuyển điện thoại của bạn sang chế độ âm báo bằng cách nhấn phím dấu sao. Xin lưu ý rằng để nâng cao chất lượng công việc, cuộc trò chuyện sẽ được ghi lại. Nếu bạn muốn trở thành khách hàng của ngân hàng, hãy nhấn phím “1”. Nếu bạn đã là khách hàng của ngân hàng, hãy nhấn phím "2".

Văn bản chào mừng cửa hàng phụ tùng ô tô:

"Xin chào! Bạn đã gọi đến cửa hàng phụ tùng ABC trên phố S. Rất tiếc, hiện tại chúng tôi không làm việc. Chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn ngay khi chúng tôi đến đó. Giờ mở cửa: Các ngày trong tuần từ chín giờ ba mươi đến mười chín giờ. Vào thứ bảy từ mười đến mười tám giờ. Vào Chủ nhật và ngày lễ từ mười đến mười tám giờ. Không ăn trưa và không có ngày nghỉ. Cám ơn vì đã gọi!"

Tôi hy vọng những mẫu này sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình viết bài. Nếu bạn cần văn bản sáng tạo hoặc cần ghi âm giọng nói cho máy trả lời tự động của mình, bạn luôn có thể liên hệ với studio của chúng tôi!