Lưu ở định dạng pdf. Lưu tập tin ở định dạng PDF hoặc XPS. Tại sao tôi nên sử dụng công cụ chuyển đổi trực tuyến của bạn để chuyển đổi DOC sang PDF
Đầu tiên, hãy xác định doc và pdf là gì. Để viết chính xác các định dạng đã chỉ định, bạn cần đặt dấu chấm trước chúng - .doc và .pdf. Nhưng họ thường không chấm dứt nó - mọi người đều vội vàng...
Sự hiện diện của dấu chấm có nghĩa là sau dấu chấm chúng ta đang xử lý phần mở rộng (hay nói cách khác là định dạng tệp). Ví dụ,
- “schedule.doc” là tên tập tin,
- a.doc là phần mở rộng tên tệp cho hệ điều hành biết chương trình nào sẽ mở tệp.
Doc (từ tài liệu tiếng Anh) - phần mở rộng này có nghĩa là tài liệu được tạo bởi Microsoft Word.
Pdf (từ Định dạng Tài liệu Di động của Anh) được Adobe phát triển dành cho chính quyền liên bang Hoa Kỳ để tạo và lưu trữ các tài liệu làm việc.
Hiện được sử dụng trong xuất bản, phân phối fax, biểu mẫu báo cáo thuế, tổ chức giáo dục, pháp lý, tài chính cũng như người dùng PC thông thường trong email, tin nhắn, v.v.
Tập tin này rất dễ in và chia sẻ, nhưng khó chỉnh sửa. Người ta thường chấp nhận rằng nếu bạn được gửi một tài liệu ở định dạng .pdf thì bạn sẽ KHÔNG thay đổi hoặc chỉnh sửa tài liệu đã gửi. Tương tự, nếu bạn gửi tài liệu ở định dạng .pdf thì “ ” coi như tài liệu của bạn sẽ không được người nhận chỉnh sửa (sơ yếu lý lịch, báo cáo thuế, v.v.)
Vì vậy, nếu bạn đột nhiên quyết định:
- mở “a la hacker” tài liệu được gửi cho bạn ở định dạng .pdf,
- chỉnh sửa nó (thực hiện thay đổi),
- sau đó gửi nó cho người đã gửi cho bạn tài liệu này,
thì đừng ngạc nhiên khi đối phương không muốn giao dịch với bạn nữa. Ngoài ra, một số tài liệu ở định dạng .pdf có bản quyền, chẳng hạn như sách điện tử, do đó, bất kỳ thay đổi nào đối với các tài liệu đó sẽ tự động cấu thành vi phạm bản quyền.
Sau phần “lạc đề trữ tình” về kiến thức máy tính, chúng ta hãy quay lại chủ đề của bài viết: làm thế nào để chuyển file doc sang pdf? Điều này có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Có thể sử dụng trình soạn thảo văn bản Word cũng như các tiện ích khác hoặc sử dụng các dịch vụ trực tuyến.
Việc chuyển đổi doc sang pdf có thể cần thiết trong nhiều trường hợp. Giả sử bạn cần gửi tệp qua email ở dạng được định dạng phù hợp, tạo sơ yếu lý lịch dưới dạng tệp .pdf hoặc tạo một cuốn sách điện tử đơn giản. Có thể sử dụng các chương trình trả phí và miễn phí cho những mục đích này. Các chương trình được thiết kế để chuyển đổi doc sang pdf có thể thuộc hai nhóm.
Chương trình đầu tiên là một tiện ích chính thức để chuyển đổi DOC sang PDF. Các chương trình thuộc nhóm thứ hai kết nối với hệ thống dưới dạng máy in ảo, tức là không cần máy in thực. Trong trường hợp này, bạn cần in tài liệu nhưng bạn cần chọn máy in ảo thay vì máy in vật lý. Tài liệu PDF sẽ được đặt trong một thư mục riêng.
Không phải ai cũng biết rằng có thể chuyển doc (docx) sang pdf bằng trình soạn thảo văn bản Word nơi tài liệu gốc được tạo. Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc tìm kiếm, tải xuống và cài đặt các chương trình của bên thứ ba.
Làm cách nào để chuyển đổi DOCX (DOC) sang PDF trong Word?
“Lưu tài liệu” sẽ mở ra, trong đó trước tiên bạn chọn thư mục để lưu trữ:
số 1 trong hình 1 – trong trường Loại tệp, nhấp vào hình tam giác nhỏ. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện trong đó bạn cần tìm và nhấp vào “PDF (*.pdf)”.
2 trong hình. 1 – nhập tên của tài liệu,
3 – tùy chọn tối ưu hóa “Tiêu chuẩn” hoặc “Kích thước tối thiểu”,
4 – chọn các tùy chọn thích hợp. Trước tiên bạn có thể lưu tài liệu với một số tham số, nếu bạn không thích hoặc không phù hợp thì chọn các tham số khác và lưu tài liệu với các tham số mới.
5 – trong “Công cụ” có tùy chọn “Nén ảnh”. Nếu bạn sử dụng nó, âm lượng của tài liệu có thể giảm đi nhưng chất lượng của bản vẽ sẽ thấp hơn một chút so với trước khi nén.
Làm cách nào để chuyển đổi DOC sang PDF trong OpenOffice?
Word là một chương trình trả phí và không phải ai cũng có nó, vì vậy cũng có một tùy chọn với gói OpenOffice miễn phí:
Để tải xuống, bạn cần theo liên kết ở trên đến trang web chính thức và sau đó nhấp vào nút “Tải xuống Apache OpenOffice”.
Trong gói này, OpenOffice Writer là một chương trình tương tự như trình soạn thảo văn bản Word. Bạn cần mở Writer. Ở trên cùng có một thanh công cụ và nút “PDF”.
Khi tài liệu được tải vào trình soạn thảo Writer, bạn cần nhấp vào nút “PDF”.
Tại đây, bạn có thể định cấu hình các tham số khác nhau của tài liệu, chẳng hạn như đặt mật khẩu cho tài liệu đó hoặc định cấu hình các tham số của các liên kết bên ngoài và bên trong.
Nếu tài liệu gốc chứa hình ảnh đồ họa, bạn nên chú ý đến mục “Hình ảnh” trong tab “Chung”. Ở đó bạn có thể đặt các thông số nén JPEG cũng như độ phân giải của hình ảnh. Thông số càng cao thì chất lượng của tài liệu sẽ càng tốt nhưng trọng lượng của nó cũng sẽ tăng lên. Ở đây bạn sẽ cần tìm sự cân bằng tối ưu giữa trọng lượng của tài liệu và chất lượng của nó.
Một số người cho rằng Writer chuyển đổi sang PDF tốt hơn Word: tệp có kích thước nhỏ hơn và chất lượng không bị ảnh hưởng.
Làm cách nào để chuyển đổi DOC sang PDF trực tuyến?
Nếu không có trình soạn thảo văn bản, bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển đổi miễn phí. Giả sử dịch vụ doc2pdf.net. Công cụ chuyển đổi miễn phí này cho phép bạn chuyển đổi tài liệu Word (.doc/.docx) sang định dạng Adobe PDF (.pdf).
Dịch vụ hoạt động ở hai chế độ:
- trực tuyến,
- phiên bản máy tính để bàn.
Ở góc trên bên phải của dịch vụ này có tùy chọn chọn tiếng Nga thay vì tiếng Anh, tùy chọn này được sử dụng theo mặc định.
Chế độ trực tuyến có nghĩa là tài liệu được tải lên dịch vụ của bên thứ ba, được chuyển đổi sang định dạng khác và gửi lại cho bạn. NHƯNG tài liệu KHÔNG được quá 25 MB!
Phiên bản dành cho máy tính để bàn có nghĩa là chương trình được cài đặt trên máy tính của bạn và sau đó bạn có thể sử dụng nó để chuyển đổi tệp nếu cần.
Khi bạn truy cập trang web, bạn sẽ thấy một biểu mẫu ở cột bên trái của trang:
Cơm. 2. Dịch vụ doc2pdf trực tuyến
Khi làm việc với tài liệu văn phòng Word, người dùng cần chuyển đổi tài liệu Word thành tài liệu PDF. Việc chuyển đổi DOC sang PDF là cần thiết trong nhiều trường hợp, điều này tôi sẽ thảo luận bên dưới.
Microsoft Word được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp, có khá nhiều người dùng làm việc với chương trình trên máy tính cá nhân. Trình soạn thảo văn bản Microsoft Word, dưới dạng một ứng dụng riêng biệt, là một phần của bộ Microsoft Office.
Tài liệu Word được lưu ở định dạng “.docx” hiện đại hoặc ở định dạng “.doc” cũ. Hầu hết người dùng, theo cách truyền thống, gọi tất cả các tệp Word là “DOC”. Vì vậy, bài viết này sẽ chủ yếu đề cập đến định dạng “.doc”, mặc dù mọi thứ được viết đều có cùng mối liên hệ với định dạng “.docx”.
Các tài liệu ở định dạng ".DOC" hoặc ".DOCX" rất dễ chỉnh sửa nhưng ngược lại, các tài liệu ở định dạng ".PDF" lại khá khó chỉnh sửa. Định dạng PDF có phạm vi ứng dụng riêng: tài liệu báo cáo, biểu mẫu, biểu mẫu, sách điện tử, hướng dẫn, v.v. được lưu dưới dạng PDF. PDF là định dạng di động được hiển thị đều trên mọi máy tính hoặc thiết bị, rất dễ sử dụng. quan trọng đối với một số loại tài liệu.
Chuyển đổi tài liệu Word sang PDF là cần thiết trong một số trường hợp, chẳng hạn như khi bạn cần tạo sách điện tử, để bảo vệ tài liệu khỏi những thay đổi, gửi tài liệu qua email, v.v.
Hiện tại, định dạng PDF được hỗ trợ bởi tất cả các trình duyệt chính, do đó sẽ không gặp vấn đề gì khi mở tệp có định dạng này trên bất kỳ máy tính nào, ngay cả khi không có trình xem đặc biệt cho loại tệp này. Tài liệu Word (định dạng doc và docx) yêu cầu Microsoft Word hoặc ứng dụng trên máy tính hỗ trợ mở file ở các định dạng này.
Dựa trên những cân nhắc này, cần phải chuyển đổi (chuyển đổi) một tệp từ định dạng này sang định dạng khác. Đúng, việc chuyển đổi PDF sang Word thường xuyên hơn là cần thiết. Làm cách nào để chuyển đổi DOC sang PDF?
Hãy xem xét các phương pháp miễn phí. Bạn có thể chuyển đổi doc sang pdf miễn phí theo các cách sau:
- trực tiếp trong Word, nếu ứng dụng được cài đặt trên máy tính của bạn
- từ một trình soạn thảo văn bản khác hỗ trợ định dạng Word
- sử dụng dịch vụ trực tuyến để chuyển đổi DOC sang PDF
- sử dụng máy in ảo
- trong một chương trình chuyên dụng để chuyển đổi DOC sang PDF
Trong bài viết này tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lưu tài liệu Word thành PDF trong Microsoft Office (Microsoft Word 2016, Microsoft Word 2013, Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2007), trong các chương trình văn phòng miễn phí (LibreOffice, OpenOffice), sử dụng máy in ảo trong chương trình (Universal Viewer) hỗ trợ mở file Word.
Các phiên bản miễn phí của trình chuyển đổi doc sang pdf có những hạn chế, vì vậy chúng tôi sẽ không xem xét chúng trong bài viết này. Các dịch vụ trực tuyến (trình chuyển đổi word sang pdf) có một số hạn chế so với các chương trình, tôi sẽ cho bạn biết thêm về chúng vào lúc khác.
Chuyển doc sang pdf trong Word 2016
Trước tiên, hãy xem cách chuyển đổi tệp DOC sang PDF trong Microsoft Word 2016.
Để chuyển đổi tài liệu từ Word sang PDF trong Microsoft Word 2016, hãy làm theo các bước sau:
- Nhấp vào menu "Tệp" và sau đó chọn "Xuất".
- Trong tab “Xuất”, chọn “Tạo tài liệu PDF/XPS”, sau đó nhấp vào nút “Tạo PDF/XPS”. Một tùy chọn khác là "Save As", sau đó chọn vị trí lưu và định dạng để lưu tệp.
- Trong cửa sổ “Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS”, chọn vị trí lưu, đặt tên tài liệu và chọn cài đặt tối ưu hóa. Theo mặc định, tối ưu hóa tiêu chuẩn được cung cấp, phù hợp để xuất bản tệp trên Internet và in ấn. Kích thước tối thiểu có nghĩa là xuất bản tệp lên Internet với chất lượng kém hơn một chút. Nhấp vào nút "Tùy chọn..." để chọn cài đặt khác.
- Trong cửa sổ Tùy chọn, chọn các tùy chọn bạn muốn chuyển đổi tệp: tùy chọn tương thích, trang nào sẽ giữ lại, v.v.
- Trong cửa sổ Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS, nhấp vào nút Xuất bản.
Tài liệu được chuyển đổi từ DOCX sang PDF sẽ mở trong trình xem PDF trên máy tính của bạn (trong trường hợp này, tệp được mở trong Adobe Acrobat Reader).
Cách chuyển đổi tệp DOC sang PDF trong Word 2013
Việc chuyển Word sang PDF trong Microsoft Word 2013 không khác gì thao tác thực hiện tương tự trong Microsoft Word 2016.
Việc dịch tài liệu từ word sang pdf trong Microsoft Word 2013 diễn ra theo nhiều giai đoạn:
- Chuyển đến menu "Tệp", nhấp vào "Xuất".
- Trong tab “Xuất”, chọn “Tạo tài liệu PDF/XPS”, sau đó nhấp vào nút “Tạo PDF/XPS”.
- Trong cửa sổ Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS, chọn cài đặt mong muốn rồi nhấp vào nút Xuất bản.
Quá trình chuyển đổi Word sang PDF hoàn tất, bạn có thể mở file đã chuyển đổi.
Cách lưu tài liệu word dưới dạng pdf trong Word 2010
Bạn có thể sử dụng Microsoft Word 2010 để chuyển đổi tệp .docx hoặc .doc thành tệp .pdf.
Trong Microsoft Word 2010, bạn cần chuyển docx sang pdf theo cách sau:
- Vào menu “Bắt đầu”, nhấp vào “Save As”
- Trong cửa sổ “Lưu tài liệu”, trong trường “Loại tệp”, chọn định dạng PDF. Chỉ định tên cho tệp, chọn vị trí lưu, cài đặt tối ưu hóa và thay đổi các tham số khác nếu cần.
Sau đó, tệp sẽ được lưu trên máy tính của bạn ở định dạng PDF.
Cách lưu tài liệu Word 2007 sang PDF
Bây giờ hãy xem cách lưu tài liệu Word 2007 thành PDF. Bắt đầu với Microsoft Word 2007 SP1, Microsoft đã giới thiệu tiện ích bổ sung chuyển đổi PDF vào chương trình Word.
Mở tài liệu của bạn trong Word 2007, rồi làm theo các bước sau:
- Bấm vào nút “Văn phòng”.
- Chọn “Save As” từ menu, sau đó chọn “PDF hoặc XPS”, đặt tên cho tệp.
- Trong cửa sổ "Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS", chọn loại tệp "PDF", tùy chọn tối ưu hóa: "Tiêu chuẩn" hoặc "Kích thước tối thiểu", sử dụng nút "Tùy chọn" để thay đổi cài đặt nếu bạn không hài lòng với cài đặt mặc định .
- Nhấp vào nút “Xuất bản”.
Cách chuyển đổi Word sang PDF trong LibreOffice
Nhiều máy tính đã cài đặt bộ ứng dụng văn phòng miễn phí LibreOffice hoặc OpenOffice, đóng vai trò thay thế cho Microsoft Office. Các chương trình này hỗ trợ mở file MS Word. Các chương trình này có chức năng lưu tài liệu ở định dạng PDF.
Mở tài liệu Word trong LibreOffice Writer, rồi thực hiện các thao tác sau:
- Trong menu chương trình, nhấp vào nút “Xuất sang PDF”.
- Trong cửa sổ “Xuất”, chọn vị trí lưu, đặt tên tệp và định dạng sẽ được chọn tự động.
- Nhấp vào nút "Lưu".
Lưu tệp Word thành PDF trong OpenOffice
Mở tệp ở định dạng “doc” hoặc “docx” trong OpenOffice, hãy làm theo các bước sau:
- Nhập menu “Tệp”, chọn “Xuất sang PDF” trong menu ngữ cảnh (hoặc nhấp vào nút nằm trên bảng điều khiển).
- Trong cửa sổ “Tùy chọn PDF”, chọn các cài đặt cần thiết trong các tab: “Chung”, “Chế độ xem ban đầu”, “Giao diện người dùng”, “Liên kết”, “Bảo mật”.
- Nhấp vào nút "Xuất".
Lưu DOC thành PDF bằng máy in ảo trong Universal Viewer
Trong các chương trình có chức năng in, có thể lưu tệp ở định dạng PDF nếu máy in ảo được cài đặt trong hệ điều hành Windows. Tôi đã viết chi tiết về phương pháp này trong bài viết này.
Windows 10 được cài đặt sẵn máy in ảo Microsoft Print to PDF. Nếu bạn không có máy in ảo trên máy tính, hãy cài đặt một máy in ảo miễn phí như doPDF, Bullzip PDF Printer, v.v. trên máy tính của bạn.
Chúng tôi cũng cần bất kỳ chương trình nào có thể mở tệp ở định dạng Microsoft Word. Tôi sẽ trình bày toàn bộ quá trình bằng cách sử dụng ví dụ về chương trình Universal Viewer, chương trình này được sử dụng để mở các tệp có số lượng lớn định dạng.
Mở tài liệu Word trong Universal Viewer, sau đó làm theo các bước sau:
- Nhập menu "Tệp", chọn "In..." từ menu ngữ cảnh.
- Cửa sổ “In” sẽ mở ra, trong đó bạn cần chọn máy in. Tên máy in hiển thị tất cả các máy in có sẵn: vật lý và ảo. Chọn một máy in ảo, được hướng dẫn theo tên của nó. Để cài đặt in, hãy nhấp vào nút “Thuộc tính”, thay đổi cài đặt nếu cần.
- Bấm vào nút "OK".
- Trong cửa sổ “Lưu kết quả in”, đặt tên tệp, chọn vị trí để lưu và sau đó nhấp vào nút “Lưu”.
Phần kết luận
Nếu cần, người dùng có thể chuyển đổi tài liệu Word (ở định dạng DOC hoặc DOCX) thành tệp PDF miễn phí. Việc chuyển đổi sang PDF diễn ra bằng máy in ảo và các chương trình: Microsoft Word, LibreOffice, OpenOffice.
văn phòng.microsoft
Để giữ nguyên định dạng trong tệp để chia sẻ và in sản xuất, hãy lưu tệp đó dưới dạng PDF trực tiếp trong ứng dụng mà không cần dùng đến các chương trình hoặc tiện ích bổ sung khác. Định dạng PDF được sử dụng trong các trường hợp sau:
- tệp sẽ trông giống nhau trên hầu hết các máy tính;
- tập tin phải có kích thước nhỏ;
- yêu cầu tương thích tiêu chuẩn ngành.
Ví dụ bao gồm sơ yếu lý lịch, tài liệu pháp lý, bản tin, tệp chỉ đọc và chỉ in và các tệp dành cho in ấn sản xuất.
Bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách lưu tệp ở định dạng XPS.
Quan trọng. Sau khi tài liệu được lưu dưới dạng PDF, nó không thể được chuyển đổi trở lại định dạng nếu không có phần mềm chuyên dụng hoặc tiện ích bổ sung của bên thứ ba.
Truy cập (bảng và báo cáo)
- Mở bảng tính hoặc báo cáo bạn muốn xuất bản dưới dạng PDF.
- Trên tab Dữ liệu ngoài trong nhóm Xuất khẩu nhấn vào nút PDF hoặc XPS.
- Trong lĩnh vực Tên tập tin nhập hoặc chọn tên tài liệu.
- Từ danh sách Loại tệp, chọn PDF.
- Nếu bạn yêu cầu in tài liệu chất lượng cao, hãy đặt nút chuyển sang vị trí.
Excel
Thông tin này cũng áp dụng cho Microsoft Excel Starter 2010.
Ghi chú. Bạn không thể lưu trang tính Power View dưới dạng tệp PDF.
- Mở tab Tài liệu.
- Chọn một mục Lưu thành.
Lưu thành trong Excel 2013, bạn phải chọn vị trí và thư mục. - Trong cửa sổ Tên tập tin
- Trên danh sách Loại tệp chọn mục PDF.
- Tiêu chuẩn (xuất bản web và in ấn).
- Nếu chất lượng in không quan trọng bằng kích thước tệp, hãy đặt nút chuyển thành .
Một lưu ý
- Mở tab Tài liệu.
- Nhấn vào nút Xuất khẩu.
- Trong chuong Xuất phần tử hiện tại Chọn phần sổ ghi chép bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
- Trong chuong Lựa chọn định dạng chọn mục PDF (*.pdf) và nhấn nút Xuất khẩu.
- Trong hộp thoại Lưu thành trong lĩnh vực Tên tập tin Nhập tên cho sổ ghi chép.
- Nhấn vào nút Cứu.
- Mở tab Tài liệu.
- Chọn một đội Lưu thành và chọn tùy chọn tương ứng với phần sổ ghi chép bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
- Trong chuong Lưu phần dưới dạng chọn mục PDF và nhấn nút Lưu thành.
- Trong lĩnh vực Tên tập tin Nhập tên cho sổ ghi chép.
- Nhấn vào nút Cứu.
PowerPoint
- Mở tab Tài liệu.
- Chọn một mục Lưu thành.
Để hiển thị hộp thoại Lưu thành trong PowerPoint 2013, bạn phải chọn vị trí và thư mục. - Trong cửa sổ Tên tập tin nhập tên tệp nếu nó chưa được gán.
- Trên danh sách Loại tệp chọn mục PDF.
- Nếu bạn muốn mở file ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi xuất bản.
- Nếu bạn cần in tài liệu chất lượng cao, hãy đặt nút chuyển thành Tiêu chuẩn (xuất bản web và in ấn).
- Nếu chất lượng in không quan trọng bằng kích thước tệp, hãy đặt nút chuyển thành Kích thước tối thiểu (xuất bản web).
Dự án
- Mở tab Tài liệu.
- Chọn một mục Lưu thành.
Để hiển thị hộp thoại Lưu thành trong Project 2013, bạn phải chọn vị trí và thư mục. - Trong cửa sổ Tên tập tin nhập tên tệp nếu nó chưa được gán.
- Trên danh sách Loại tệp chọn mục PDF và nhấn nút Cứu.
- Trong hộp thoại Tùy chọn xuất tài liệu chỉ ra trong đoạn Phạm vi xuất bản, nên Cho phép dữ liệu không in hoặc dùng Tuân thủ ISO 19500-1(chỉ PDF).
Nhà xuất bản
- Mở tab Tài liệu.
- Chọn một mục Lưu thành.
Để hiển thị hộp thoại Lưu thành trong Nhà xuất bản 2013, bạn phải chọn vị trí và thư mục. - Trong cửa sổ Tên tập tin nhập tên tệp nếu nó chưa được gán.
- Trên danh sách Loại tệp chọn mục PDF.
- Nếu bạn muốn thay đổi cách tối ưu hóa tài liệu, hãy chọn lệnh Thay đổi.
- Để thay đổi độ phân giải hình ảnh và thông tin không in được, hãy nhấp vào Ngoài ra.
- Để thay đổi các tùy chọn in cho một tài liệu, hãy chọn Tùy chọn in.
- Khi hoàn tất, hãy nhấn nút ĐƯỢC RỒI.
Visio
- Mở tab Tài liệu.
- Chọn một mục Lưu thành.
Để hiển thị hộp thoại Lưu thành trong Visio 2013, bạn cần chọn vị trí và thư mục. - Trong cửa sổ Tên tập tin nhập tên tệp nếu nó chưa được gán.
- Trên danh sách Loại tệp chọn mục PDF.
- Nếu bạn muốn mở file ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi xuất bản.
- Nếu bạn cần in tài liệu chất lượng cao, hãy đặt nút chuyển thành Tiêu chuẩn (xuất bản web và in ấn).
- Nếu chất lượng in không quan trọng bằng kích thước tệp, hãy đặt nút chuyển thành Kích thước tối thiểu (xuất bản trực tuyến).
Từ
Thông tin này cũng áp dụng cho Microsoft Word Starter 2010.
Tìm hiểu cách chuyển đổi tài liệu sang PDF trong Word 2013.
- Mở tab Tài liệu.
- Chọn một mục Lưu thành.
Để hiển thị hộp thoại Lưu thành trong Word 2013, bạn cần chọn vị trí và thư mục. - Trong cửa sổ Tên tập tin nhập tên tệp nếu nó chưa được gán.
- Trên danh sách Loại tệp chọn mục PDF.
- Nếu bạn muốn mở file ở định dạng đã chọn sau khi lưu, hãy chọn hộp kiểm Mở tệp sau khi xuất bản.
- Nếu bạn cần in tài liệu chất lượng cao, hãy đặt nút chuyển thành Tiêu chuẩn (xuất bản web và in ấn).
- Nếu chất lượng in không quan trọng bằng kích thước tệp, hãy đặt nút chuyển thành Kích thước tối thiểu (xuất bản web).
Định dạng PDF thường được sử dụng cho các tài liệu chính thức, tài liệu, hướng dẫn, v.v. Các tệp ở định dạng PDF (Định dạng Tài liệu Di động) dễ dàng được chuyển sang các thiết bị khác vì đây là định dạng tài liệu điện tử đa nền tảng.
Ưu điểm của định dạng này là file PDF trông giống nhau trên mọi thiết bị, trên mọi hệ điều hành. Để hiển thị file trên thiết bị, bạn chỉ cần một chương trình . Các trình duyệt hiện đại hỗ trợ mở file PDF trực tiếp trên trình duyệt.
Tài liệu PDF được tạo bằng máy in ảo nên việc lưu tài liệu dưới dạng PDF không khó. Để thực hiện việc này, bạn phải có một máy in ảo trên máy tính của mình.
Người dùng hệ điều hành Windows 10 sẽ không phải cài đặt bất cứ thứ gì vì máy in ảo Microsoft Print to PDF đã được tích hợp vào hệ thống. Người dùng các phiên bản khác của hệ điều hành Windows có thể cài đặt một chương trình đặc biệt trên máy tính của họ - ví dụ như máy in ảo, các chương trình miễn phí: Bullzip PDF Printer, PDFCreator, doPDF, CutePDF Writer.
Sau khi cài đặt máy in ảo, máy tính của bạn sẽ có thể lưu các tập tin, tài liệu ở định dạng PDF nhờ chức năng in được tích hợp trong rất nhiều ứng dụng.
Để tạo hoặc lưu tệp ở định dạng PDF, hãy làm theo các bước sau:
- Mở tệp hoặc tài liệu bạn muốn chuyển đổi sang PDF trong chương trình mở tệp thuộc loại đó.
- Gửi tập tin để in.
- Chọn một máy in ảo trong số các máy in được hệ thống cung cấp.
- Định cấu hình các cài đặt in khác, chẳng hạn như số trang đã lưu, chất lượng in, v.v.
- Đặt tên cho tệp và chọn vị trí lưu.
- Bắt đầu quá trình in.
- Sau khi in xong, bạn sẽ nhận được tệp PDF dưới dạng đầu ra.
Khi chọn máy in để in, hãy chú ý đến tên của máy in. Ví dụ: máy in vật lý in nội dung của tệp ra giấy có ký hiệu bắt đầu bằng tên của nhà sản xuất thiết bị, ví dụ: “HP”, “Canon”, v.v. Ổ đĩa ảo sẽ có tên khác (xem ví dụ ở trên trong bài).
Theo đó, khi bạn chọn máy in vật lý thật thì nội dung tài liệu sẽ được in ra giấy, còn khi bạn chọn máy in ảo thì sẽ được lưu dưới dạng PDF. Trong tương lai, nếu cần, tệp PDF cũng có thể được in ra giấy (lưu dưới dạng giấy).
Thông thường, các tổ chức chính phủ yêu cầu gửi các tệp ở định dạng PDF. Hãy nhớ rằng kích thước tệp PDF có thể lớn, vì vậy bạn nên làm như vậy trước khi gửi qua email.
Cách lưu tài liệu dưới dạng PDF
Bây giờ tôi sẽ hiển thị thuật toán hành động bằng cách sử dụng ví dụ về chương trình mở một số lượng lớn định dạng tệp. Tài liệu mở có thể ở bất kỳ định dạng văn bản điện tử nào (txt, doc, docx, djvu, fb2, v.v.).
Tôi đã mở tệp ở định dạng "TXT" trong Universal Viewer (định dạng này có thể mở được bằng Notepad, các bước thực hiện tương tự).
Trong cửa sổ “In” mở ra, để chọn thuộc tính in, bạn phải chọn một máy in ảo.
Để chọn máy in phù hợp, bạn cần click vào biểu tượng dấu tích nằm đối diện với tên máy in. Có một số tùy chọn có sẵn ở đây: máy in Canon vật lý, máy in ảo từ (trong Windows 10) và một số ứng dụng khác. Tôi đã chọn máy in ảo Microsoft Print to PDF.
Cửa sổ In cho phép bạn định cấu hình một số cài đặt in khác: số trang, số bản sao, hướng, kích thước, v.v.
Trong cửa sổ xem trước, bạn có thể định cấu hình các tham số bổ sung khác nếu cần. Để bắt đầu quá trình tạo tài liệu PDF, hãy nhấp vào nút “In”.
Trong cửa sổ Explorer mở ra, đặt tên cho tài liệu và chọn vị trí để lưu nó.
Tài liệu này sẽ được lưu trên máy tính của bạn ở định dạng PDF.
Cách lưu hình ảnh vào PDF
Theo cách tương tự, tệp PDF được tạo từ ảnh hoặc hình ảnh. Mở tệp định dạng đồ họa (png, jpeg, bmp, gif, tiff, v.v.) trong bất kỳ trình chỉnh sửa đồ họa nào.
Trong ví dụ này, tôi sẽ lưu hình ảnh dưới dạng JPEG thành PDF. Tôi đã mở ảnh trong Windows Photo Viewer tiêu chuẩn.
Trong cửa sổ mở ra, từ danh sách máy in có sẵn, bạn phải chọn máy in ảo và các thông số lưu ảnh: chất lượng, số lượng bản sao, kích thước, v.v.
Sau khi nhấp vào nút “In”, chọn vị trí để lưu tệp và đặt tên cho nó.
Bạn có thể tạo sách điện tử PDF từ hình ảnh và tài liệu bằng cách kết hợp nhiều tệp riêng biệt thành một tệp.
Cách lưu trang web dưới dạng PDF
Sử dụng trình duyệt, người dùng có thể dễ dàng lưu trang web dưới dạng PDF trên máy tính của mình.
Thực hiện theo các bước sau:
- Khởi chạy trình duyệt trên máy tính của bạn.
- Vào trang web, mở trang web mong muốn.
- Trong cài đặt trình duyệt của bạn, chọn In.
- Trong cài đặt in, chọn máy in ảo. Trình duyệt Google Chrome có máy in ảo tích hợp nên bạn có thể chọn “Lưu dưới dạng PDF”. Có một tùy chọn để lưu tệp vào Google Drive.
- Nhấp vào nút “In” hoặc “Lưu”, tùy thuộc vào máy in ảo đã chọn.
- Trong hộp thoại, đặt tên tệp và chọn vị trí để lưu tệp.
Ngoài ra, còn có các tiện ích mở rộng trình duyệt lưu các trang web dưới dạng PDF. Để lưu trang web ở dạng thuận tiện, không có các yếu tố không cần thiết, hãy sử dụng dịch vụ.
Kết luận của bài viết
Trong các chương trình mở tệp có định dạng nhất định, sử dụng máy in ảo, bạn có thể lưu tài liệu, tệp, trang web ở định dạng PDF trên máy tính của mình.
Tôi thường nhận được câu hỏi qua email: Làm thế nào để chuyển đổi từ sang pdf? Tôi đã tìm ra nó và trong bài viết này tôi sẽ cố gắng giải thích cách chuyển word sang pdf.
Bạn lưu tài liệu của mình ở định dạng nào? Tất nhiên, bạn nói, ở định dạng tài liệu Word - với phần mở rộng .DOC. Bạn cũng có thể lưu ở định dạng RTF (Rich Text Format), định dạng văn bản thuần túy (.TXT), định dạng mẫu (.DOT), định dạng trang web (.HTM, .HTML) và các định dạng khác.
Nhưng nếu bạn dự định phân phối tài liệu của mình, bao gồm cả qua Internet, thì bạn phải hoàn toàn chắc chắn rằng thông tin của bạn có thể được đọc bởi tất cả các bên quan tâm, bất kể họ sử dụng hệ điều hành nào (MacOS hoặc Windows) và không làm mất định dạng của bạn.
Khi tôi nói về tài liệu, ý tôi là các tệp chứa cả thông tin văn bản và các yếu tố đồ họa và đa phương tiện. Các loại tài liệu này thường là sách tham khảo, sách hướng dẫn kỹ thuật, sách giáo khoa…
Không còn nghi ngờ gì nữa, bạn có thể đặt tất cả thông tin cần thiết trên trang web của mình và nó sẽ có sẵn cho tất cả người dùng Internet. Nhưng cũng có những nhược điểm đối với cách phân phối này:
1) không có biện pháp bảo vệ nghiêm túc nào chống lại việc sao chép thông tin của bạn và vi phạm bản quyền của bạn;
2) để làm quen và/hoặc nghiên cứu chi tiết thông tin của bạn, người dùng phải trực tuyến liên tục.
Trong trường hợp này, việc lưu tài liệu của bạn ở định dạng đặc biệt, độc lập với nền tảng và hệ điều hành được sử dụng là điều hợp lý.
Định dạng phổ biến nhất để phân phối tài liệu điện tử hiện nay được coi là định dạng PDF (Định dạng tài liệu di động), được phát triển bởi Adobe Systems. Cùng một công ty đã tạo ra phần mềm để làm việc với các tài liệu ở định dạng PDF: Adobe Acrobat (tạo, xem, chỉnh sửa, in tài liệu PDF), Adobe Reader (xem và in tệp PDF).
Bạn có thể chuyển đổi bất kỳ tài liệu nào, bao gồm cả tài liệu Word, sang định dạng PDF. Nhưng để làm được điều này, bạn cần cài đặt Adobe Acrobat với gói chương trình đầy đủ để ghi tệp PDF. Nó không hề rẻ và trong hầu hết các trường hợp, người dùng bình thường không cần sản phẩm này.
Ngoài các chương trình tạo tệp PDF ban đầu từ Adobe Systems, còn có những phát triển từ các công ty bên thứ ba. Tôi sẽ cho bạn biết một số chương trình được thiết kế để chuyển đổi tài liệu Word sang định dạng PDF.
Đầu tiên, tôi sẽ giới thiệu sự phát triển của Nga từ ABBYY - ABBYY PDF Transformer 2.0. Chương trình nặng rất nhiều - 54Mb. Nhưng điều này được chứng minh bằng khả năng của nó.
Theo thông tin có trên trang web chính thức của công ty, chương trình này cho phép bạn tạo tệp PDF. Bạn có thể thực hiện việc này từ tài liệu Microsoft Word, bảng tính Excel, bản trình bày PowerPoint, sơ đồ Visio và tệp HTML.
Tuy nhiên, chức năng chính của chương trình là chuyển đổi ngược bất kỳ tệp PDF nào thành các định dạng có thể chỉnh sửa, bao gồm cả các tài liệu được quét chỉ là hình ảnh. Điều này đạt được thông qua việc sử dụng công nghệ nhận dạng ABBYY độc đáo.
Sau khi cài đặt, chương trình tạo thanh công cụ riêng trong Word:
Ngoài ra, có thể tạo tệp PDF bằng menu ngữ cảnh bằng cách nhấp chuột phải vào tệp hoặc từ chính chương trình ABBYY PDF Transformer hoặc sử dụng chức năng in tiêu chuẩn từ bất kỳ chương trình nào, chọn máy in ảo làm máy in PDF-XChange cho ABBYY PDF Transformer.
Không phải vì mục đích quảng cáo, mà từ tận đáy lòng mình, tôi có thể nói rằng chương trình này rất xuất sắc và chỉ có thể được đề xuất cho những người dùng có chức năng liên quan đến việc tạo và chuyển đổi tài liệu sang định dạng này hoặc định dạng khác (từ PDF và sang PDF).
Một chương trình khác có nguồn gốc nước ngoài. Chuyển đổi Doc sang PDF For Word, giống như ABBYY PDF Transformer, tích hợp thanh công cụ riêng vào Word. Tuy nhiên, để chuyển đổi tệp sang định dạng PDF, chương trình cung cấp tải xuống trình điều khiển chuyển đổi miễn phí, nặng 3,7 MB. Ngoài ra, phiên bản dùng thử của chương trình bị giới hạn 30 lần chạy và chỉ chuyển đổi trang đầu tiên, đồng thời các liên kết trong văn bản không được lưu dưới dạng siêu liên kết.
Và mặc dù tệp thử nghiệm đã được chuyển đổi hoàn hảo, nhưng những hạn chế này đã phủ nhận tất cả các khả năng tiềm ẩn của chương trình và chương trình đã bị xóa khỏi máy tính một cách không tiếc nuối.
Tôi cho rằng cần phải nói về một chương trình nữa, vì tôi biết về sự tồn tại của nó không phải từ các công cụ tìm kiếm mà từ những lời chỉ trích về bài viết này trên diễn đàn Computerra.
Chương trình PrimoPDF được tích hợp trong "bộ phận in" và khả dụng khi gọi chức năng in từ bất kỳ chương trình nào.
PrimoPDF tạo tài liệu PDF chất lượng cao từ bất kỳ nguồn nào: Word, Excel, PowerPoint, HTML, v.v.
Cho phép bạn tối ưu hóa tệp đầu ra để sử dụng cho các mục đích khác nhau: để in, để xem trên màn hình PC... Giá trị của chương trình là nó miễn phí và dễ sử dụng. Không có vấn đề gì với các ký tự tiếng Nga. Chương trình nặng 14 MB.
Nhưng cũng có một điểm trừ. Tôi không tìm thấy tùy chọn trong chương trình để lưu các liên kết trong tài liệu dưới dạng siêu liên kết. Vâng, nhìn chung chương trình là tốt.
Để đảm bảo tính thuần túy của thử nghiệm, tôi đã thử nghiệm thêm một số chương trình nước ngoài tương tự khác và đi đến kết luận rằng chúng thậm chí không có khả năng gần bằng chương trình của ABBYY. Một số không phân biệt được bảng chữ cái Cyrillic, một số khác yêu cầu bạn cài đặt các chương trình bổ sung, một số khác đơn giản là xấu cả về hình thức lẫn chức năng.
Sau khi phân tích tất cả những điều trên, câu hỏi được đặt ra: bản thân Microsoft đang làm gì theo hướng này? Tại sao một định dạng phổ biến như vậy lại bị bỏ qua?
Không có gì. Như Stephen Sinofsky (người đứng đầu nhóm nghiên cứu bộ Microsoft Office) từng đưa tin, phiên bản mới của Microsoft Office 2007 sẽ giới thiệu khả năng lưu tài liệu Word ở định dạng PDF. Thật vậy, những người dùng đã tải xuống gói này trước đây có thể tận mắt nhìn thấy cơ hội được cung cấp.
Tuy nhiên, Adobe Systems phản đối sự đổi mới này, đe dọa Microsoft bằng hành động pháp lý. Điều này có thể hiểu được: bằng cách này Adobe có thể mất thị trường của mình. Tại sao mọi người lại tải xuống và mua các sản phẩm Adobe Systems đắt tiền nếu chức năng chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF có sẵn trong MS Office.
Do đó, Microsoft đã loại trừ chức năng lưu tệp ở định dạng PDF khỏi bộ ứng dụng văn phòng được cập nhật, nhưng cung cấp cho người dùng cơ hội tải xuống từ trang web chính thức của mình một plug-in (tiện ích bổ sung) đặc biệt để lưu Word, Excel, Access, Các tài liệu PowerPoint, InfoPath, OneNote, Nhà xuất bản và Visio ở định dạng PDF.
