Hệ thống hỗ trợ thông tin quản lý và những điều cơ bản về tổ chức của nó. Hỗ trợ thông tin cho hệ thống quản lý doanh nghiệp

Các chức năng chính của quy trình quản lý nhân sự, được thực hiện ở các cấp độ khác nhau trong hệ thống quản lý của tổ chức, liên quan đến việc phát triển và biện minh cho các quyết định quản lý cũng như giám sát việc thực hiện chúng.
Vì vậy, quản lý nhân sự là một quá trình thông tin, bao gồm việc thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ, sử dụng và xây dựng thông tin.
Hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự là tập hợp các quyết định được thực hiện liên quan đến khối lượng, vị trí và hình thức tổ chức thông tin lưu chuyển trong dịch vụ quản lý nhân sự trong quá trình hoạt động. Nó bao gồm: thông tin vận hành, thông tin quy định và tham khảo, phân loại thông tin kỹ thuật và kinh tế, hệ thống tài liệu thống nhất và đặc biệt.

Khi thiết kế và phát triển hỗ trợ thông tin cho hệ thống quản lý, điều phù hợp nhất là thiết lập thành phần và cấu trúc thông tin cần thiết để đạt được mục tiêu của đơn vị và phát triển các quyết định quản lý.
Để làm được điều này, thông tin phải là:

toàn diện - phản ánh tất cả các khía cạnh của hoạt động dịch vụ (kỹ thuật, công nghệ, tổ chức, kinh tế và xã hội);
vận hành - việc thu thập thông tin phải diễn ra đồng thời với quá trình diễn ra trong hệ thống và đáp ứng nhu cầu mới về thông tin chính xác;
có hệ thống - thông tin cần thiết phải được nhận liên tục;
đáng tin cậy - thông tin phải tương ứng với các quá trình thực sự xảy ra và dựa trên các phép đo hoặc tính toán và phân tích.

Hiện nay, việc quản lý kiến thức hiệu quả dưới dạng mảng thông tin được hệ thống hóa, mang tính toàn cầu đang trở nên đặc biệt phù hợp với các công ty.
Dưới đây là một số ví dụ xác nhận sự cần thiết phải thực hiện các quy trình quản lý kiến thức trong một công ty. Sau khi phân tích lý do tại sao mức độ sản xuất dầu tại các giếng nước sâu được trang bị kỹ thuật ngang nhau lại khác nhau đáng kể, British Petroleum phát hiện ra rằng vấn đề là do trình độ kiến thức khác nhau của công nhân tại các giếng này; kiến thức không được ghi lại và chủ yếu nằm trong tài liệu. người đứng đầu các nhân viên. Ban lãnh đạo công ty này đã quyết định phổ biến những kiến thức quý giá cho các nhân viên về giếng nước tụt hậu, nhờ đó, năng suất lao động và lợi nhuận của công ty tăng lên. Vì vậy, British Petroleum sau đó đã phát triển một chương trình quản lý tri thức. Tại ChevronTexaco, các chương trình quản lý kiến thức giúp nhân viên cải thiện việc quản lý tài nguyên dầu mỏ bằng cách kết nối các chuyên gia thuộc các lĩnh vực khác nhau với nền tảng kiến thức họ cần để đưa ra quyết định đúng đắn, cung cấp phân tích mọi thông tin nhanh nhất, toàn diện nhất. Microsoft, mặc dù không phải là công ty đầu tiên triển khai hệ thống quản lý tri thức nhưng hiện vẫn chiếm vị trí dẫn đầu trong việc sử dụng kiến thức tích lũy được trong lĩnh vực quản lý thông tin. Các chương trình quản lý kiến thức của công ty này được chia thành ba phần: chiến lược, quy trình và công nghệ quản lý kiến thức. Các chương trình bao gồm các chủ đề chi tiết như đánh giá
được đưa ra, danh mục các quỹ tri thức, các liên kết tới tri thức trong lĩnh vực tổ chức và cấu trúc mang tính chất chu kỳ của tri thức được đưa ra.
Kiến thức là thông tin mà con người cần, được họ sử dụng theo những quy tắc nhất định, theo thủ tục nhất định và có tính đến thái độ (hiểu, tán thành, phớt lờ, đồng ý, từ chối, v.v.) của mọi người đối với thông tin này. Kiến thức doanh nghiệp có thể được chia đại khái thành nhiều loại:

hiểu biết về quy trình kinh doanh của công ty. Danh mục này không chỉ bao gồm thông tin sản xuất và công nghệ mà còn bao gồm các tài liệu đi kèm, tài liệu tham khảo, tài chính, pháp lý, kỹ năng và kinh nghiệm của nhân sự;
hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp. Điều này đề cập đến các tiêu chuẩn của công ty về sự tương tác của nhân viên với khách hàng của công ty trong các tình huống khác nhau (quy tắc, thủ tục), cũng như các nguyên tắc giao tiếp giữa các cá nhân giữa các nhân viên. Ngoài ra, luôn có những quy tắc bất thành văn, việc thiếu hiểu biết về những quy tắc này có thể cản trở rất nhiều cho sự khởi đầu thành công của những người mới gia nhập công ty;
hiểu biết về môi trường bên ngoài của công ty. Danh mục này có thể bao gồm thông tin về tình trạng của các phân khúc thị trường mà công ty hiện đang có mặt, tình hình trong các phân khúc thị trường đầy hứa hẹn, cũng như các phân khúc thị trường có thể ảnh hưởng gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của công ty, đối thủ cạnh tranh và hành động của họ, đặc điểm khách hàng. , môi trường pháp lý, những thay đổi chính trị ở nhiều khu vực khác nhau trên thế giới, liên tục ảnh hưởng đến đặc thù hoạt động kinh doanh;
kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin. Nhân viên mới gia nhập công ty cần phải nắm vững công nghệ thông tin mới càng nhanh càng tốt. “Người bản xứ” của công ty cũng phải không ngừng học hỏi, vì việc liên tục hiện đại hóa truyền thông và xử lý thông tin đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh;
kiến thức cá nhân của nhân viên. Kiến thức đó không chỉ chứa đựng một số năng lực mà nhân viên đảm nhiệm ở vị trí tương ứng và sử dụng nó trực tiếp trong công việc của mình mà còn chứa đựng những thông tin mà nhân viên không bắt buộc phải áp dụng cá nhân mà có thể trực tiếp hoặc gián tiếp giúp đỡ đồng nghiệp trong công việc. thực hiện nhiệm vụ trước mắt của họ. Ví dụ, đây là kiến thức về các nguồn thông tin có giá trị ít được biết đến, kết luận về khả năng tối ưu hóa một số quy trình kinh doanh mà thậm chí không liên quan đến cá nhân nhân viên này. Ngoài ra, khi môi trường thị trường phát triển, có thể kiến thức nhân sự chưa được thừa nhận trước đây đột nhiên trở nên phù hợp với hoạt động kinh doanh của công ty.

Tất nhiên, kiến thức của doanh nghiệp là một tập hợp thông tin lớn và phức tạp; có nhiều yếu tố biểu hiện và chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Tuy nhiên, cơ hội quản lý tri thức vẫn tồn tại. Nói chung, quản lý tri thức hoặc quản lý tri thức có thể được định nghĩa là việc tạo ra và quản lý tri thức có giá trị (tài sản trí tuệ) của một công ty.
Quản lý tri thức là quá trình tạo điều kiện cho việc xác định, lưu giữ và sử dụng hiệu quả kiến thức và thông tin trong cộng đồng. Quản lý tri thức mang lại nhiều cơ hội để thực sự cải thiện hiệu quả kinh doanh và từ quan điểm này, nó thực sự rất rộng lớn. Sự ra đời của quản lý tri thức như một hướng đi mới trong hoạt động quản lý có thể được xem xét vào năm 1993, khi hội nghị đầu tiên được tổ chức tại Boston, đặc biệt dành riêng cho vấn đề quản lý tri thức trong các tổ chức. Hiện tại, đây là một trong những lĩnh vực quản lý có triển vọng và phát triển nhanh nhất với tư cách là một khoa học và thực tiễn.
Theo chúng tôi, những lý do lịch sử cho sự xuất hiện của định hướng khoa học về quản lý tri thức là:

toàn cầu hóa và cạnh tranh gia tăng, thúc đẩy các tập đoàn tìm kiếm lợi thế cạnh tranh;
phát triển và triển khai nhanh chóng công nghệ thông tin;
nâng cao trình độ công nghệ tổng thể của sản xuất. Không phải ngẫu nhiên mà những người tiên phong trong việc áp dụng quản lý tri thức vào thực tiễn lại là những công ty công nghệ cao như Tập đoàn Xerox, Công ty Hewlett-Packard, IBM và một số công ty dược phẩm.

Trong số các điều kiện tiên quyết về mặt lý thuyết cho sự xuất hiện của lĩnh vực quản lý này, có thể phân biệt những điều sau:

trong lĩnh vực kinh tế, một nghiên cứu của Kenneth Arrow, người đoạt giải Nobel năm 1962, một trong những kết luận của ông là kết luận về khả năng học hỏi của người lao động trong quá trình làm việc. Trong Chiến tranh thế giới thứ hai, nhà nghiên cứu này lưu ý rằng chiếc máy bay thứ hai được lắp ráp trong thời gian ngắn hơn chiếc thứ nhất và chiếc máy bay thứ hai có ít khiếm khuyết hơn chiếc thứ nhất;
trong xã hội học. Ở cấp độ vĩ mô - sự phát triển ý tưởng về một xã hội hậu công nghiệp, thông tin hoặc tri thức, đóng góp đáng kể cho sự phát triển của xã hội này là của nhà xã hội học Daniel Bell và nhà xã hội học kinh tế Fritz Maschler. Ở cấp độ vi mô - nghiên cứu hành vi của con người trong các nhóm và cộng đồng, khía cạnh xã hội của hành vi con người;

trong triết học và tâm lý học. Nghiên cứu giữa tri thức ngầm và tri thức hiện, giữa “biết thế nào” và “biết cái gì”. Những kết luận đầu tiên theo hướng này được đưa ra bởi Aristotle. Trong tâm lý học, việc xem xét vấn đề chuyển giao tri thức từ người cho sang người nhận không mang tính máy móc mà mang tính toàn diện, gắn với vấn đề tạo động lực, điều kiện chuyển giao tri thức. Một mặt, sự phát triển của công nghệ thông tin đã trở thành một trong những nguyên nhân lịch sử cho sự xuất hiện của quản lý tri thức. Mặt khác, công nghệ thông tin trong quản lý tri thức đang ở nền tảng.

Theo quan điểm của chúng tôi, sẽ chính xác nếu định nghĩa kiến thức là thông tin định tính, ngoại trừ thông tin giả định, bởi vì thông tin sau có khả năng không đáng tin cậy. Vì tri thức là thông tin chất lượng cao nên giá trị của tri thức được xác định giống như giá trị của thông tin.
Nhìn chung, giá trị của tri thức có thể chia thành hai loại: trực tiếp và tiềm năng. Sau khi sử dụng kiến thức để đưa ra một quyết định cụ thể, giá trị trước mắt của nó sẽ biến mất, vì nhu cầu đưa ra quyết định biến mất, nhưng giá trị tiềm năng vẫn còn, tức là. khả năng sử dụng kiến thức để giải quyết các vấn đề tương tự hoặc khác nhau trong tương lai.
Quy trình quản lý tri thức của doanh nghiệp nên bao gồm các bước sau:

Kiểm tra mức độ quản lý kiến thức hiện có.
Phát triển các kế hoạch và hình thức trao đổi kiến thức giữa các nhân viên trong quá trình giao tiếp giữa các cá nhân.
Thường xuyên sử dụng các hình thức đào tạo nhân viên khác nhau để tiếp thu kiến thức mới.
Giới thiệu các công nghệ thông tin đặc biệt để quản lý tri thức.
Phát triển hệ thống động lực để tiếp thu kiến thức và chia sẻ nó.
Những thay đổi về tổ chức trong công ty.

Nhiệm vụ quan trọng nhất của quản lý công ty ngày nay là xây dựng nền tảng kiến thức. Vì kiến thức của công ty được phân phối giữa các nhân viên nên cơ sở kiến thức của công ty phải là tổng hợp các cơ sở kiến thức của mỗi nhân viên, hợp nhất thành một mạng duy nhất.
Theo kết quả khảo sát được thực hiện ở nước ngoài, các nhà quản lý của nhiều công ty tỏ ra thất vọng với kết quả quản lý tri thức. Hóa ra nó không hiệu quả lắm vì giải pháp công nghệ mà các công ty này sử dụng quá phức tạp. Việc thực hiện chúng không đi kèm với việc đào tạo nhân viên,
những người không hiểu mục đích của việc sử dụng các giải pháp này. Mọi người không tin tưởng lẫn nhau khi chia sẻ kiến thức và không thấy được lợi ích cho công việc của mình từ việc chia sẻ kiến thức. Kết quả là, việc sử dụng các sản phẩm công nghệ để quản lý tri thức đã không trở thành một phần hoạt động hàng ngày của các công ty này.
Kết quả của việc triển khai hệ thống quản lý kiến thức doanh nghiệp sẽ là sự gia tăng tốc độ và chất lượng của các quyết định kinh doanh, tăng lượng kiến thức có giá trị được lưu giữ trong công ty, bất chấp nhiều đợt di chuyển nhân sự khác nhau. Và tất cả những điều này sẽ có tác động thuận lợi nhất đến hiệu quả kinh doanh của toàn công ty. Và điểm khởi đầu cho quyết định triển khai hệ thống quản lý tri thức là nhận thức của ban lãnh đạo công ty về thực tế rằng việc thiếu hệ thống như vậy sẽ dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể, thực tế của vấn đề “mất lợi nhuận”, cũng như mong muốn để giải quyết vấn đề này. Ở Nga, giao tiếp bằng lời nói có tầm quan trọng đặc biệt. Theo kết quả của cuộc khảo sát “Quản lý tri thức ở Nga” cho thấy, hơn 64% người tham gia thích trao đổi kiến thức bằng miệng tại các cuộc họp, cuộc họp và cộng đồng. Chỉ có 3% số người được hỏi coi công nghệ thông tin là yếu tố chính tạo nên sự thành công của quản lý tri thức. 26% người tham gia khảo sát ghi nhận các công cụ tổ chức là một yếu tố như vậy và 21% ghi nhận truyền thống văn hóa trong công ty. Định hướng “nhân đạo” trong quản lý tri thức ở Nga còn được khẳng định bởi thực tế là nhiều chức năng của người lãnh đạo dự án quản lý tri thức thực chất có liên quan đến hoạt động của người quản lý nhân sự, ví dụ như thúc đẩy nhân viên tham gia trao đổi kiến thức, xác định chuyên gia, tổ chức cộng đồng, thực hiện các chương trình đào tạo, tạo dựng văn hóa tin cậy . Do đó, khi họ nói rằng không có dự án quản lý tri thức nào thành công ở Nga và bản thân quản lý tri thức được coi là không có triển vọng, điều này có nghĩa là những hệ thống công nghệ thông tin để quản lý tri thức không đi kèm với các quyết định phù hợp của tổ chức là không hiệu quả.
Trong xã hội hiện đại, không thể sử dụng kiến thức một cách hiệu quả nếu không có thông tin và hỗ trợ kỹ thuật phù hợp. Công nghệ thông tin là cần thiết cho việc tích lũy kiến thức của công ty, kiến thức này có thể được cấu trúc, chính thức hóa, lập danh mục và nhân rộng. Theo quy luật, kho dữ liệu truyền thống và hệ thống thông tin doanh nghiệp tích lũy thông tin kinh doanh quan trọng: số liệu, tài liệu, danh mục sản xuất. Và thông tin bổ sung và mô tả bằng lời nói về các sắc thái quan trọng của kinh doanh, chẳng hạn như
Theo quy định, nó được cá nhân hóa nhiều hơn, nó được “sở hữu” bởi những nhân viên “chuyên gia” giàu kinh nghiệm nhất.
Hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự được chia thành các nhóm sau:

Ngoại máy.
Trong máy (thông tin lưu hành trong máy tính cá nhân).

Hỗ trợ thông tin phi máy là tập hợp các thông điệp, tín hiệu, tài liệu được con người trực tiếp nhận biết. Nó bao gồm: hệ thống phân loại và mã hóa thông tin; hệ thống tài liệu quản lý; một hệ thống để tổ chức, lưu trữ và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.
Trong lĩnh vực này, việc trao đổi thông tin được thực hiện dưới hình thức chuyển tài liệu từ đối tượng đến đối tượng kiểm soát (lệnh, hướng dẫn, điều lệ, v.v.) và từ đối tượng đến đối tượng (báo cáo, giấy chứng nhận về các vấn đề nhân sự, ghi chú, thông tin về trạng thái hiện tại hoặc quá khứ của đối tượng).
Hỗ trợ thông tin ngoài máy cho phép bạn xác định đối tượng kiểm soát (sử dụng tiêu chuẩn, quy định, quy định, mệnh lệnh), chính thức hóa thông tin và trình bày dưới dạng tài liệu theo mẫu đã thiết lập.
Hỗ trợ thông tin trong máy bao gồm: mảng dữ liệu tạo thành cơ sở thông tin của hệ thống trên phương tiện máy tính; một hệ thống các chương trình để tổ chức, tích lũy, duy trì và truy cập thông tin từ các mảng này.
Các tính năng hỗ trợ thông tin trong máy như sau:
a) các yêu cầu được phát triển để tổ chức dữ liệu trong bộ nhớ của máy tính cá nhân;
b) Thông tin về lao động, nhân sự, tiền lương được tích lũy và cập nhật liên tục trên máy tính cá nhân;
c) nhiều người dùng có thể sử dụng máy tính (bộ phận nhân sự, bộ phận lao động và tiền lương).
Việc hỗ trợ thông tin của công ty phải tuân thủ các yêu cầu về tổ chức và phương pháp sau:

tối thiểu sự trùng lặp thông tin trong cơ sở thông tin;
giảm số lượng mẫu văn bản;
khả năng xử lý trên máy tính thông tin có trong tài liệu (khu vực máy phụ) và trong khu vực bên trong máy;
một sự dư thừa nhất định về hỗ trợ thông tin, giúp những người dùng khác nhau có thể nhận được thông tin với mức độ cụ thể khác nhau.

Cơ sở hỗ trợ kỹ thuật của dịch vụ quản lý nhân sự là một tổ hợp các phương tiện kỹ thuật, tức là một tập hợp các phương tiện kỹ thuật tự động và (hoặc) được kết nối với nhau để thu thập, đăng ký, tích lũy, truyền tải, xử lý, xuất và trình bày thông tin. như thiết bị văn phòng.
Sự phức tạp của các phương tiện kỹ thuật cho phép giải quyết các vấn đề điều khiển với chi phí và chi phí lao động thấp nhất, độ chính xác và độ tin cậy đủ cao cũng như khả năng sử dụng các phương pháp kinh tế và toán học để giải quyết các vấn đề điều khiển.
Về vấn đề này, hiệu quả của việc sử dụng một bộ phương tiện kỹ thuật phải được xác định bằng cách cải thiện hiệu quả kinh tế của dịch vụ quản lý nhân sự chứ không phải bằng cách giảm chi phí quản lý và vận hành.
Chúng tôi đã tóm tắt các yêu cầu cơ bản đối với tổ hợp phương tiện kỹ thuật của dịch vụ quản lý nhân sự:

Phần mềm, thông tin, khả năng tương thích kỹ thuật của các công cụ có trong đó.
Khả năng thích ứng với các điều kiện hoạt động của dịch vụ quản lý nhân sự.
Khả năng mở rộng để kết nối các phương tiện kỹ thuật và người dùng mới.

Các yếu tố cần xem xét khi lựa chọn phương tiện kỹ thuật:

Phương tiện chứa thông tin đến và đi (tài liệu, biểu mẫu chuẩn, phương tiện lưu trữ máy tính).
Khối lượng thông tin đến và đi trên phương tiện được chỉ định.
Phạm vi công việc tính toán và phương tiện kỹ thuật.
Thời hạn hoàn thành công việc giải quyết vấn đề quản lý nhân sự.
Các hình thức, phương pháp cung cấp cho người dùng kết quả giải quyết vấn đề.

Khi lựa chọn thiết bị bạn cần cân nhắc:

Mục đích và thành phần của bộ thiết bị.
Hiệu suất thiết bị.
Độ tin cậy và hoạt động không gặp sự cố.
Khả năng tương thích hoạt động của các loại thiết bị, bao gồm. những máy tính cá nhân.
Chi phí thiết bị.
Cơ cấu và số lượng nhân viên phục vụ.
Diện tích cần thiết để chứa các thiết bị.

Giải pháp dự án thực hiện bộ tiêu chuẩn kỹ thuật
quỹ nên cung cấp:

Cơ cấu hợp lý, số lượng yêu cầu và phân bổ, bố trí trang thiết bị kỹ thuật hiệu quả trong các đơn vị cơ cấu của dịch vụ quản lý nhân sự.
Cải tiến trang bị kỹ thuật chung cho một số loại hình, lĩnh vực công việc của dịch vụ.
Tuân thủ hiệu suất và độ tin cậy của các công cụ liên quan đến công nghệ ở cấp nhân sự và trong toàn bộ hệ thống quản lý của tổ chức.
Tích hợp sử dụng các phương tiện kỹ thuật trong hoạt động dịch vụ.

Vận hành tiết kiệm các thiết bị kỹ thuật.
Theo quy định, việc lựa chọn loại, mẫu mã, nhãn hiệu thiết bị kỹ thuật có thể sử dụng trong dịch vụ quản lý nhân sự của một tổ chức được thực hiện theo bộ phân loại sản phẩm công nghiệp (có tính đến những thay đổi), cũng như với sự giúp đỡ của nhiều sách tham khảo và danh mục.
Số lượng thiết bị kỹ thuật cần thiết có thể được tính theo công thức:
N. = A,

Pi x Fp x Ki

trong đó Ні là số đơn vị của phương tiện kỹ thuật thứ i; A là khối lượng công việc cần thiết mà dịch vụ quản lý nhân sự thực hiện bằng công cụ kỹ thuật thứ i; Pi là sản lượng dự kiến của phương tiện kỹ thuật thứ i; Fp - quỹ thời gian làm việc dự kiến; Ki là hệ số sử dụng quỹ thời gian làm việc dự kiến.
Theo trình tự các giai đoạn của quy trình công nghệ chuyển đổi thông tin, tất cả các phương tiện kỹ thuật có thể được sử dụng trong dịch vụ quản lý nhân sự có thể được chia thành năm nhóm: thu thập và đăng ký, truyền tải, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin. Cần có một cách tiếp cận đặc biệt để xác định nhu cầu của dịch vụ quản lý nhân sự đối với máy tính cá nhân (PC), nếu việc sử dụng chúng được mong đợi. Khi tính toán số lượng PC cần thiết, cần tính đến lượng thông tin nhận được để xử lý, độ phức tạp của các nhiệm vụ được giải quyết dựa trên số lần thao tác máy trên mỗi chỉ số. Số lượng PC cần thiết có thể được tính bằng công thức:

Ka X qi x Qi x Km
N = - ,
N Vd6 X Kvp X Kn
trong đó N là số lượng máy tính cá nhân; Ka - hệ số tự động hóa lập trình; qi là số lần thao tác máy trên mỗi chỉ báo cần thiết để giải quyết nhóm vấn đề thứ i; Qi là lượng thông tin đầu vào tối đa cho nhóm nhiệm vụ thứ i (tính theo chỉ số); Km là hệ số bổ sung có tính đến thời gian tăng lên khi sử dụng phần mềm điều khiển trên PC; Ve6 - tốc độ xử lý trung bình; Kvp - hệ số giảm hiệu suất khi truy cập các thiết bị lưu trữ bên ngoài và thiết bị đầu vào/đầu ra; T là thời gian hoạt động hữu ích hàng tháng theo kế hoạch của PC; Kn là hệ số sử dụng thời gian sử dụng máy tính của PC được chọn, có tính đến thời gian dành cho việc khắc phục sự cố và công việc quản lý.
Thời gian hoạt động hàng tháng theo kế hoạch của PC có thể được xác định theo công thức:
Tr = C x Dk x f,
trong đó C là tải PC tiêu chuẩn hàng ngày; Dk - số ngày dương lịch trong kỳ quy hoạch; f - chuyển đổi giờ thành giây, có tính đến thực tế là hiệu suất của PC được thể hiện bằng các hoạt động trên giây (f = 300).
Hệ số Kt cho máy tính cá nhân là 0,8.
Mức độ tự động hóa đạt được Ka = 1,2.
Hệ số Kn và Kvp thu được theo số liệu thống kê lần lượt là 0,8 và 2,4.
Việc hoàn thiện thành công cơ sở kỹ thuật của dịch vụ quản lý nhân sự của tổ chức được phục vụ bởi sự thống nhất và tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực máy tính. Ngoài các tiêu chuẩn quốc gia, khi hình thành cơ sở kỹ thuật sử dụng PC, các tiêu chuẩn thực tế do các công ty sản xuất PC hàng đầu xác định tiêu chuẩn hiệu suất của PC có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo để xác định mức độ tương thích của chúng với các mẫu nội địa thuộc loại tương ứng.
Hỗ trợ kỹ thuật cho dịch vụ quản lý nhân sự có thể yêu cầu đầu tư vốn đáng kể. Cần nhớ rằng hỗ trợ kỹ thuật là phần kém linh hoạt nhất của hệ thống quản lý; việc thay đổi năng lực kỹ thuật của dịch vụ quản lý nhân sự của tổ chức đòi hỏi phải có sự hỗ trợ kỹ thuật.
chi phí vật chất đáng kể. Vì vậy, những sai sót trong việc lựa chọn phương tiện kỹ thuật và hoàn thiện cơ sở kỹ thuật có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng khó khắc phục.
Tổ hợp phương tiện kỹ thuật của dịch vụ quản lý nhân sự còn bao gồm cả thiết bị văn phòng. Ngoài ra, khi xác định nhu cầu về phương tiện kỹ thuật, ban lãnh đạo của tổ chức nên nhớ rằng, theo ước tính của chuyên gia, việc sử dụng các thiết bị văn phòng khác nhau sẽ làm giảm cường độ lao động của một số loại công việc với tài liệu xuống 3-4 lần.
Các nhóm thiết bị văn phòng chính là:

Phương tiện thông tin (phương tiện thông tin trên giấy, phương tiện vi mô cho thông tin hình ảnh, phương tiện âm thanh, phương tiện video, phương tiện từ tính để ghi thông tin được mã hóa).
Công cụ soạn thảo, soạn thảo văn bản (dụng cụ viết tay, thiết bị in của máy tính cá nhân, máy vẽ, sản phẩm phần mềm chuyên dụng cho máy tính cá nhân).
Thiết bị in nhanh (máy in, máy photocopy, máy in risograph, thiết bị in offset).
Thiết bị xử lý tài liệu (máy gấp, máy đục lỗ, máy cắt, thiết bị thu thập và phân loại tờ giấy, máy hủy tài liệu (máy hủy tài liệu), máy ép màng).
Phương tiện lưu trữ, tìm kiếm, vận chuyển tài liệu (tủ hồ sơ, giá đỡ, xe đẩy, thư khí nén).
Phương tiện thông tin liên lạc điện tử (thông tin liên lạc điện tử cố định và di động, điện báo, thiết bị fax, e-mail).

Các phương tiện kỹ thuật khác (máy scan, phụ kiện máy tính).
Gần đây, song song với sự phát triển của công nghệ máy tính, các phương tiện thông tin liên lạc cũng phát triển. Ngoài việc liên lạc qua điện thoại, cung cấp một hình thức đối thoại khá tiên tiến bằng cách sử dụng điện thoại, thông tin liên lạc di động, hệ thống fax và e-mail đang trở nên phổ biến.
Hoạt động của thiết bị văn phòng cũng như các thiết bị kỹ thuật khác gắn liền với nhiều yếu tố khác nhau cần được tính đến khi thực hiện quy trình này. Sự phức tạp trong vận hành nằm ở việc tạo điều kiện đảm bảo quy trình sản xuất đạt hiệu quả cao và an toàn tại nơi làm việc, ngăn ngừa thương tích và phát sinh bệnh nghề nghiệp.

Hệ thống xử lý thông tin tự động là hệ thống con người-máy đảm bảo việc thu thập, xử lý thông tin bằng công nghệ máy tính, ứng dụng các phương pháp kinh tế và toán học trong quá trình giải quyết các vấn đề cơ bản của quản lý nhân sự.
Một hệ thống xử lý thông tin tự động phải đáp ứng một số nguyên tắc xây dựng, ứng dụng và cải tiến, ví dụ:

nguyên tắc của cách tiếp cận hệ thống đối với thiết kế, trong đó giả định rằng thiết kế của hệ thống xử lý thông tin tự động phải dựa trên phân tích hệ thống của cả đối tượng và hệ thống điều khiển;
nguyên tắc giải bài toán mới - giải bài toán mới dựa trên việc sử dụng công nghệ máy tính;
nguyên tắc phát triển liên tục của hệ thống - cấu trúc, giải pháp cụ thể của hệ thống xử lý thông tin tự động phải được xây dựng đảm bảo khả năng mở rộng và hiện đại hóa cơ sở kỹ thuật, hỗ trợ thông tin và toán học được sử dụng của hệ thống, và điều chỉnh nó để giải quyết các vấn đề mới;
nguyên tắc thống nhất của cơ sở thông tin, bao gồm việc đảm bảo giải quyết mọi nhiệm vụ của dịch vụ quản lý nhân sự, cung cấp cho các hệ thống con khác khả năng truy cập và sử dụng thông tin;
nguyên tắc phức tạp, ngụ ý rằng hệ thống xử lý thông tin tự động bao gồm tất cả các nhiệm vụ và yếu tố của dịch vụ quản lý nhân sự;
nguyên tắc về độ tin cậy, bao gồm việc giải quyết tất cả các vấn đề của dịch vụ quản lý nhân sự bằng các chỉ số được thiết lập trong quá trình phát triển trong giới hạn quy định trong toàn bộ thời gian sử dụng;
nguyên tắc nhất quán của thông lượng hệ thống, đó là tốc độ xử lý dữ liệu hiệu quả như nhau phải được cung cấp trong các mạch khác nhau của hệ thống. Nghĩa là phải đảm bảo tốc độ như nhau khi nhập, xử lý dữ liệu và trao đổi dữ liệu giữa các máy tính khác nhau.

Trong các hệ thống xử lý thông tin đang hoạt động, không phải lúc nào cũng đạt được việc tự động hóa tất cả các quy trình chuyển đổi dữ liệu. Trong hoạt động thực tế của dịch vụ quản lý nhân sự, người ta phân biệt các hệ thống tự động hóa tất cả các quy trình công nghệ xử lý dữ liệu và các hệ thống tự động hóa một phần quy trình công nghệ xử lý dữ liệu.

Việc thực hiện tự động các nhiệm vụ của dịch vụ quản lý nhân sự trong khuôn khổ hoạt động của hệ thống xử lý thông tin tự động đảm bảo:

giảm bớt các hình thức tài liệu sơ cấp để đăng ký thông tin sơ cấp và luồng tài liệu nói chung;
kết hợp công việc của người dùng và người vận hành, giải phóng người dùng kỹ thuật;
sự kết hợp giữa kiến thức, trải nghiệm người dùng và khả năng của máy tính, trên cơ sở này nâng cao chất lượng của các quyết định quản lý được phát triển;
tăng độ tin cậy và độ tin cậy của các quy trình quản lý đã phát triển;
giảm độ phức tạp của các phép tính được thực hiện;
giảm chi phí thời gian ở tất cả các giai đoạn của luồng tài liệu và ra quyết định quản lý;
đảm bảo quyền truy cập đồng thời vào dữ liệu của các chuyên gia thuộc các hệ thống con khác nhau và đảm bảo việc ra quyết định chung của những người đứng đầu các bộ phận cơ cấu của tổ chức, ở xa nhau về mặt địa lý.

Lý tưởng nhất là một chương trình quản lý nhân sự tự động nên giải quyết các nhiệm vụ sau:

chứng nhận nhân sự, bao gồm các phương pháp xét nghiệm với đầy đủ chẩn đoán tâm lý;
lưu trữ lịch sử nghề nghiệp của từng nhân viên, lựa chọn đa dạng các ứng viên cho các vị trí còn trống;
xếp hạng hình thành đội ngũ nhân sự dự bị, đánh giá tiềm năng quản lý của nhân viên;
lập kế hoạch nhân sự có hệ thống với khả năng phân phối lại các nguồn lực, tránh việc tuyển dụng bổ sung;
xác định các xu hướng tiêu cực trong công ty bằng cách sử dụng hệ thống thông tin;
đánh giá chi phí đào tạo, phát triển nhân sự;
chẩn đoán động lực, phát triển cơ chế tạo động lực để tăng sự quan tâm của nhân viên;
tạo ra các hệ thống hiện đại để tuyển dụng và lựa chọn nhân sự;
tối ưu hóa việc bố trí nhân sự;
thiết kế cơ cấu nhân sự mới của công ty;
phân tích các thông số định lượng và định tính của nhân sự công ty.

Lợi ích chức năng của hệ thống thông tin nhân sự tự động có thể được chia thành ba loại:

trọng tâm điều tiết của hệ thống thông tin. Trước hết, đây là hồ sơ nhân sự của nhân viên: tất cả dữ liệu về từng nhân viên được nhập vào hệ thống thông tin (số hộ chiếu, thông tin về nơi đăng ký, Mã số thuế, v.v.). Điều này cũng bao gồm việc quản lý thông tin về lương nhân sự, khi tất cả các tính toán thanh toán cho nhân viên công ty được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu tập trung, đồng thời các khoản thuế cần thiết và các khoản khấu trừ khác cũng được thực hiện tự động;
khả năng thực sự quản lý nguồn nhân lực. Các hệ thống như vậy cho phép bạn phân tích tất cả dữ liệu về nhân viên và giúp liên tục theo dõi sự phù hợp của trình độ chuyên môn đối với vị trí đang đảm nhiệm. Ví dụ: nếu một nhân viên thông thạo ngoại ngữ, thì hệ thống phân tích thực tế này sẽ đề xuất chuyển người này sang một vị trí mới trong bộ phận quan hệ đối ngoại đang mở rộng và thay thế anh ta bằng người có trình độ cao hơn;
ra quyết định về động viên nhân sự. Rất thường xuyên, ban quản lý và thậm chí cả bản thân nhân viên không có ý tưởng rõ ràng về tác động cụ thể mà công việc của nhân viên mang lại. Hệ thống thông tin hoàn hảo có thể tự động tính toán số tiền lợi nhuận cụ thể mà một nhân viên cụ thể mang lại. Hệ thống thông tin cho phép sử dụng phương pháp này để tính toán sự đóng góp lao động của nhân viên ở nhiều bộ phận cơ cấu của công ty, ví dụ như dịch vụ thương mại và bán hàng. Nếu bạn lưu trữ và xử lý dữ liệu, chẳng hạn như về một khách hàng mới mà bộ phận đã tìm thấy và hợp đồng mới với anh ta, thì hệ thống cuối cùng có thể tính toán mức đóng góp vào kết quả chung của từng nhân viên cụ thể của bộ phận này. Phần mềm tương tự có thể được tạo ra để theo dõi giờ làm việc.

Cần lưu ý rằng thị trường Nga cho các hệ thống tự động hóa nhân sự gần đây đang gia tăng; ngày càng có nhiều tổ chức tự động hóa quy trình quản lý nhân sự. Sự phát triển của công nghệ nhân sự trong nước được thể hiện một cách màu sắc nhất qua việc chuyển đổi bộ phận nhân sự vốn quen thuộc cách đây 5-10 năm thành dịch vụ quản lý nhân sự. Trong chương trình nghị sự của người quản lý nhân sự là các vấn đề phức tạp và nhiều mặt về động lực, lập kế hoạch nghề nghiệp cho nhân viên, hình thành đội ngũ nhân sự dự bị, đào tạo và phát triển nhân sự, tức là quản lý chứ không phải quy trình kế toán chiếm ưu thế. Chức năng của hệ thống thông tin đang thay đổi tương ứng. Nguyên mẫu đầu tiên của hệ thống quản lý lao động tự động hiện đại xuất hiện vào những năm 80 của thế kỷ trước.
dịp kỉ niệm Thậm chí khi đó, các doanh nghiệp lớn đã sử dụng “các chương trình tự viết” để có thể tự động hóa các quy trình nhân sự thông thường, trong đó các nhân viên nhân sự dành tới 60% thời gian làm việc của họ. Kể từ đó, không chỉ các công nghệ tự động hóa đã thay đổi đáng kể mà cả công nghệ quản lý nhân sự cũng có sự thay đổi đáng kể. Ngày nay, thị trường Nga cung cấp khoảng 20 hệ thống quản lý nhân sự độc lập được quảng bá tích cực thuộc nhiều loại khác nhau, chưa kể các mô-đun “Quản lý nhân sự” của hệ thống thông tin tích hợp, sự lựa chọn cũng khá đa dạng.
Do lịch sử lâu dài của tự động hóa, các quy trình như kế toán nhân sự, tính lương, nhân sự và các quy trình khác ngày nay được triển khai tốt như nhau trong hầu hết các hệ thống thông tin nhân sự được cung cấp trên thị trường. Một tiêu chí quan trọng khác để đánh giá các hệ thống này là hiệu suất và khả năng mở rộng. Nghĩa là, cần phải đảm bảo rằng khi số lượng nhân viên tăng lên, hệ thống sẽ có thể tính toán chính xác, chẳng hạn như tiền lương, mà không làm giảm hiệu quả. Ngoài ra còn có những điểm yếu trong hệ thống thông tin nhân sự tự động, ví dụ như tính lương theo sản phẩm. Trên thực tế, không có hệ thống thông tin nào hiện có cho phép chúng ta tính đến tất cả các sắc thái và tính chất đa yếu tố của quá trình tính lương khoán cho một doanh nghiệp cụ thể. Ngoài ra, hệ thống không thể được sử dụng để đánh giá tính hiệu quả của động lực vì nó không có khả năng đưa ra quyết định và không có phân tích đa yếu tố sâu sắc.
Vào đầu những năm 90 của thế kỷ XX, việc áp dụng hệ thống tự động ở nhiều doanh nghiệp chỉ nhằm thay thế các hệ điều hành cũ, chức năng của nó bao gồm: lập lịch trình nhân sự, hồ sơ nhân sự và thời gian, tính lương. Với sự hình thành các điều kiện kinh doanh mới, để đảm bảo tăng trưởng lợi nhuận, các doanh nghiệp và công ty bắt đầu xây dựng lại quy trình công nghệ, để tiết kiệm tiền, giới thiệu các khối hệ thống tự động riêng biệt và các công ty thành công bắt đầu sử dụng nền tảng từ các nhà sản xuất phần mềm hàng đầu thế giới , cho phép: tuyển dụng, lựa chọn và đào tạo nhân sự, tính lương, bố trí nhân sự, lập kế hoạch nghề nghiệp của nhân viên (ví dụ: hệ thống thông tin toàn diện được xây dựng trên nền tảng Microsoft Axapta). Phân tích cho thấy hiện nay trên thị trường hệ thống quản lý nhân sự của Nga đang có sự cạnh tranh rất gay gắt giữa người nước ngoài và người Nga.
các quyết định. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, các hệ thống của nước ngoài không tính đến các điều kiện cụ thể của Nga và do đó, rất thường xuyên phải sửa đổi các mô-đun này để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Mặt khác, gần đây các hệ thống của các nhà phát triển Nga, chẳng hạn như “Boss-Kadrovik”, “1C”, “Parus” đã có sự cạnh tranh khá gay gắt đối với các sản phẩm phương Tây. Lợi thế cạnh tranh chính của các giải pháp như vậy là khả năng thích ứng tối đa với thực tế Nga. Ví dụ, hệ thống thông tin trong nước có thể tính toán chính xác tất cả các khoản đóng góp cho cơ quan thuế hoặc Quỹ hưu trí từ tiền lương của nhân viên công ty, xử lý chính xác các khoản thanh toán cho nhân viên khi ốm đau, nghỉ phép và nhanh chóng tạo ra các tài liệu khác.
Ngày nay, các doanh nghiệp lớn yêu cầu hệ thống thông tin có khả năng quản lý các chương trình phát triển nhân sự phức tạp và giám sát việc thực hiện chúng. Hệ thống thông tin hiện đại cung cấp một bộ công cụ để lập kế hoạch nghề nghiệp của nhân viên và quản lý nhân sự dự bị. Theo quy định, chúng ta đang nói về việc lập kế hoạch cho các hoạt động khác nhau trong lĩnh vực này và theo dõi việc thực hiện cũng như kết quả của chúng, việc này được xử lý bằng một mô-đun đơn giản, dễ hiểu và thực tế. Gần đây, hệ thống thông tin không chỉ kiểm soát toàn bộ quá trình học tập trong công ty mà còn thực sự trở thành một phần cơ sở hạ tầng của công ty. Ví dụ, các công ty lớn của Nga đang tích cực triển khai cái gọi là hệ thống đào tạo nhân sự từ xa, giúp tổ chức các cuộc hội thảo và bài giảng ảo, đào tạo và trò chơi kinh doanh. Ngoài ra, bằng cách sử dụng các hệ thống như vậy, bạn có thể tiến hành kiểm tra thường xuyên nhân viên của mình.
Như vậy, hiện nay hầu hết các sản phẩm phần mềm có mặt trên thị trường trong nước có thể chia thành các nhóm sau:

Gói công ty Infin, bao gồm khối kế toán, khối lương, khối nhân sự, khối “kho”, khối “thương mại” và các khối khác. Gói này cho phép bạn tự động hóa việc tuyển dụng nhân viên, di chuyển, nghỉ phép, sa thải, bảo trì thẻ cá nhân, lựa chọn nhân sự;
một gói của công ty InfoSoft có thể tạo bảng nhân sự, duy trì lịch sử các cuộc hẹn của nhân viên, đào tạo nâng cao, chứng chỉ, ưu đãi và tạo danh sách nhân viên;
hệ thống nhân sự của Tập đoàn Galaktika, thực hiện các khả năng như phân tích cơ cấu nhân sự của công ty và quản lý nhân sự;
mô-đun “Quản lý nguồn nhân lực” của Intertrust, dựa trên công nghệ Lotus Notes, cho phép bạn xây dựng nhiều loại báo cáo nhân sự;
mô-đun “Tiền lương và Nhân sự” của công ty 1C để tạo các báo cáo nhân sự khác nhau;
hệ thống kế toán nhân sự, lao động và tiền lương của công ty Parus, cung cấp khả năng tạo mẫu ngẫu nhiên, có tính đến các thông số khác nhau của nhân viên và lưu trữ một lượng lớn thông tin về nhân sự của tổ chức;
hệ thống SAP R/3 của công ty, trong đó cơ chế lập kế hoạch nghề nghiệp cá nhân đã được xây dựng chi tiết, mô-đun “quản lý thù lao” đã được phát triển và có khả năng tạo nhiều loại báo cáo một cách hiệu quả;
Hệ thống Oracle HR, được trang bị mô-đun “gói lương thưởng”, ngoài tiền lương, tiền thưởng và các khoản thanh toán khác nhau, còn cho phép sử dụng các công cụ khuyến khích như thực tập cá nhân, cho vay và chia sẻ lợi nhuận;
Hệ thống “Quản lý nhân sự” của công ty “AiT SOFT”, bao gồm mô-đun “Kế toán công việc đã hoàn thành”, triển khai khả năng tính toán việc thực hiện công việc phức tạp, phân phối thu nhập tập thể giữa các nhân viên bằng hệ thống công thức linh hoạt tính đến hệ số tham gia lao động của từng cá nhân, khối lượng công việc được thực hiện và thời gian sử dụng;
ACS “Nhân sự” của công ty Borlas IBC, bao gồm ba hệ thống con “Nhân sự”, “Lương”, “Bảng chấm công”, cung cấp hồ sơ nhân sự, chứng nhận công việc, bảng chấm công, tính toán trả lương, kế toán chi phí cho nhân sự, chuẩn bị tự động tài liệu báo cáo;
hệ thống quản lý nhân sự "Boss-Kadrovik".

Ngoài ra còn có sự hiện diện trên thị trường của một số chương trình chuyên dụng như chương trình máy tính cấp chứng chỉ nhân sự PAS-2001, chương trình máy tính quản lý theo mục tiêu và tiền thưởng MB0/2001 và nhiều chương trình khác. Hệ thống “Company Media - Human Resources Management” ngày càng trở nên phổ biến trong các dịch vụ quản lý nhân sự của các tổ chức. Hệ thống này cung cấp cho các nhà quản lý công ty hiện đại những thông tin cần thiết trong lĩnh vực quản lý nhân sự và nhắm đến các công ty vừa và lớn. Nó tự động hóa nhiều hoạt động trước đây được giao cho nhân viên công ty. "Truyền thông Công ty - Quản lý Nhân sự" cho phép bạn theo dõi sự di chuyển của nhân viên thông qua cơ cấu phân cấp của tổ chức, giúp đơn giản hóa đáng kể công việc của nhân sự nhân sự, vì hệ thống này
MA hỗ trợ các quy trình tổ chức các cuộc thi cho các vị trí nhân viên còn trống và thu thập thông tin cá nhân về ứng viên, gửi thông báo cho nhân viên công ty về sự xuất hiện của nhân viên mới, tự động lên kế hoạch đào tạo nhân sự và đánh giá công việc của họ. Hệ thống này giúp người quản lý các cấp kiểm soát việc sử dụng thời gian làm việc của nhân viên: nó ghi lại sự có mặt và vắng mặt tại nơi làm việc vì nhiều lý do khác nhau tại nơi làm việc. Phiên bản mới của “Truyền thông Công ty - Quản lý Nhân sự” cho phép sử dụng cơ sở dữ liệu “Cấu trúc” và “Dữ liệu Cá nhân” để tạo tất cả các hình thức báo cáo nhân sự theo các biểu mẫu báo cáo thống nhất. Hệ thống thực hiện cơ chế trao đổi dữ liệu (xuất/nhập) thông qua file Excel.
Một ví dụ về việc triển khai hiệu quả các giải pháp nhân sự thông tin là việc đưa vào sử dụng hệ thống ghi chép và giám sát giờ làm việc tại Nhà máy Vòng bi OJSC Saratov. Điểm đặc biệt của nhà máy này là nhiều nhóm công nhân ở đây có lịch làm việc riêng, chia ca khác nhau, có khi chỉ vài tiếng mỗi ngày. Ban quản lý đã giới thiệu một hệ thống thông tin mới dựa trên việc tiếp nhận và xử lý thông tin bằng hệ thống kiểm soát truy cập (mỗi nhân viên khi vào làm việc sẽ ghi lại thẻ điện tử của mình vào thiết bị truy cập). Thông tin về người đến và đi khi nào được đưa vào một hệ thống điện tử đặc biệt, hệ thống này sẽ phân tích họ và tự động tính lương cho từng nhân viên. Hệ thống quản lý nhóm tự động cũng bao gồm việc ghi lại tất cả thông tin về nhân viên, tính lương và các khoản thanh toán bổ sung cũng như lịch trình nhân sự rõ ràng.
Các phương tiện kỹ thuật của công ty có thể được sử dụng để tạo ra các trang web công ty nhằm tăng hiệu quả truyền thông nội bộ tổ chức. Hơn nữa, những phương tiện phổ biến thông tin này đã có mặt ở hầu hết các công ty nước ngoài. Ở Nga, tài nguyên này cũng bắt đầu trở nên phổ biến vì nó là cơ sở tuyệt vời cho hệ thống thông tin doanh nghiệp, cho phép giải quyết nhiều vấn đề bổ sung. Trang web nội bộ của công ty là tài nguyên mà chỉ nhân viên của công ty mới có quyền truy cập. Sử dụng trang web, trước tiên, bạn có thể giải quyết vấn đề thông tin (tin tức công ty, thành tích, kế hoạch phát triển, sự kiện quan trọng và đổi mới có thể được trình bày tập trung trên trang web và có sẵn cho tất cả nhân viên); thứ hai, có thể thực hiện PR nội bộ; thứ ba, trang web nội bộ là một nền tảng tuyệt vời cho động lực phi vật chất; thứ tư, trang web nội bộ là một phương tiện nội bộ
tuyển dụng, nơi có thể đăng thông tin về các vị trí tuyển dụng sẵn có; thứ năm, website nội bộ của công ty có thể là nơi để nhân viên giao tiếp. Đồng thời, cả các công ty lớn và vừa đều có thể sử dụng trang web nội bộ của công ty như một phương tiện liên lạc hiện đại. Một lý do khác để tạo một trang web nội bộ của công ty là sự phân chia lãnh thổ của nhân viên hoặc việc họ di chuyển thường xuyên (luân phiên, đi công tác).
Vì vậy, thứ nhất, chất lượng phân tích và chuyên môn ngày càng được yêu cầu cao ở hệ thống nhân sự; thứ hai, trong lĩnh vực quản lý nhân sự, mọi con át chủ bài vẫn thuộc về các nhà phát triển trong nước, vì việc điều chỉnh các gói phương Tây cho phù hợp với thực tế Nga không phải là vấn đề dễ dàng và tốn kém; thứ ba, trên thị trường có phần mềm dành cho nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, vì các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn thường sử dụng nhiều giải pháp phần mềm khác nhau.

Quá trình quản lý nhân sự có thể được thể hiện như một tập hợp các quyết định được phối hợp, liên tục đưa ra và thực hiện, cuối cùng nhằm đạt được mục tiêu chính của tổ chức. Sự phát triển của mỗi quyết định này phải được cung cấp thông tin.

Hỗ trợ thông tin của hệ thống quản lý nhân sự là tập hợp các quyết định được thực hiện về khối lượng, vị trí và hình thức tổ chức thông tin lưu chuyển trong hệ thống quản lý trong quá trình hoạt động. Nó bao gồm thông tin vận hành, thông tin tham chiếu quy chuẩn (RNI), phân loại hệ thống tài liệu và thông tin kinh tế và kỹ thuật (thống nhất và đặc biệt).

Khi thiết kế và phát triển hỗ trợ thông tin (IS) cho hệ thống điều khiển, điều quan trọng nhất là thiết lập thành phần và cấu trúc thông tin cần và đủ cho công nghệ điều khiển được áp dụng. Hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự (Hình 3.15) có thể được chia thành ngoài máy và trong máy. Việc phân loại EO này chỉ có thể được sử dụng nếu bộ phận nhân sự có cơ sở máy tính (ví dụ: máy tính cá nhân hoặc tài nguyên máy tính của tổ chức được sử dụng).

Hỗ trợ thông tin ngoài máy bao gồm: hệ thống phân loại và mã hóa thông tin; hệ thống tài liệu quản lý; một hệ thống để tổ chức, lưu trữ và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu.

Cơm. 3.15. Nội dung thông tin hỗ trợ hệ thống quản lý nhân sự của tổ chức

Cơ sở thông tin ngoài máy là tập hợp các tin nhắn, tín hiệu và tài liệu ở dạng mà con người có thể nhận biết trực tiếp mà không cần sử dụng công nghệ máy tính.

Trong lĩnh vực phi máy móc, trong quá trình quản lý, việc trao đổi thông tin được thực hiện dưới hình thức chuyển động của tài liệu giữa hệ thống được quản lý và kiểm soát: tài liệu chứa thông tin được lập kế hoạch (lệnh, hướng dẫn, nhiệm vụ theo kế hoạch, lịch trình, v.v.) đi theo từ cơ thể điều khiển đến đối tượng; dọc theo đường phản hồi - từ đối tượng đến cơ quan kiểm soát - theo dõi các tài liệu chứa thông tin kế toán và báo cáo (thông tin về trạng thái hiện tại hoặc quá khứ của đối tượng kiểm soát). Hỗ trợ thông tin ngoài máy cho phép bạn xác định đối tượng kiểm soát, chính thức hóa thông tin và trình bày dữ liệu dưới dạng tài liệu.

Hỗ trợ thông tin trong máy chứa các mảng dữ liệu tạo thành cơ sở thông tin của hệ thống trên phương tiện máy tính, cũng như hệ thống các chương trình để tổ chức, tích lũy, duy trì và truy cập thông tin từ các mảng này. Thành phần chính của thông tin trong máy là một mảng thông tin, là tập hợp các bản ghi đồng nhất. Cấu trúc mảng, thành phần và thứ tự các mục trong mảng không phụ thuộc vào loại phương tiện máy tính. Vì vậy, cấu trúc của mảng thông tin được đánh giá ở mức logic, còn ở mức vật lý, cơ sở thông tin được thực hiện bằng các phương tiện kỹ thuật hiện đại.

Gần đây, việc sử dụng máy tính cá nhân trong các bộ phận cơ cấu của tổ chức, bao gồm bộ phận nhân sự, bộ phận lao động và tiền lương, v.v., đã trở nên phổ biến. Về vấn đề này, một trong những vấn đề trọng tâm trong việc thiết kế hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự là việc tổ chức dữ liệu trong bộ nhớ máy tính.

Nhược điểm của cách tiếp cận truyền thống trong việc tổ chức các mảng thông tin trong bộ nhớ máy tính, trong đó việc phát triển cơ sở thông tin tập trung vào các nhiệm vụ chức năng cụ thể, dẫn đến nhu cầu tập trung vào chính thông tin, vào dữ liệu, dẫn đến sự chuyển đổi từ cơ sở dữ liệu hướng vấn đề sang cơ sở dữ liệu hướng thông tin.

Tất cả điều này đã dẫn đến một cách tổ chức dữ liệu mới trong máy tính, điều này được phản ánh trong sự phát triển của ngân hàng dữ liệu, là tập hợp các cơ sở dữ liệu người dùng, các công cụ phần cứng và phần mềm để tạo và duy trì các cơ sở dữ liệu này.

Ngân hàng dữ liệu được xây dựng từ cơ sở dữ liệu, mỗi cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức theo các quy tắc nhất định cung cấp các nguyên tắc chung để mô tả, lưu trữ và thao tác dữ liệu. Cơ sở dữ liệu tích lũy và cập nhật liên tục thông tin dưới dạng một số lượng nhỏ các mảng, mỗi mảng được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề quản lý. Trong trường hợp này, sự chú ý chính được dành cho việc duy trì liên tục mô hình thông tin động chính xác của đối tượng điều khiển trong hệ thống.

Về vấn đề này, một cơ hội mới về cơ bản sẽ mở ra cho việc sử dụng máy tính của một số người dùng cùng phát triển và sử dụng các chương trình cũng như khái quát hóa các kết quả thu được.

Một số yêu cầu về tổ chức và phương pháp được đặt ra đối với việc phát triển hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự: tích hợp hợp lý quá trình xử lý thông tin với sự trùng lặp tối thiểu thông tin trong cơ sở thông tin, giảm số lượng mẫu tài liệu; khả năng xử lý máy thông tin có trong tài liệu và trong phạm vi nội bộ máy; sự dư thừa cần thiết của việc hỗ trợ thông tin, cho phép người dùng ở các cấp độ khác nhau nhận được thông tin với mức độ chi tiết khác nhau.

3.5.2. Hỗ trợ kỹ thuật cho hệ thống quản lý nhân sự của tổ chức

Cơ sở hỗ trợ kỹ thuật của hệ thống quản lý nhân sự của tổ chức là một tổ hợp các phương tiện kỹ thuật (CTS) - một tập hợp các phương tiện kỹ thuật tự động và (hoặc) được kết nối với nhau để thu thập, đăng ký, tích lũy, truyền, xử lý, xuất và cung cấp thông tin, như cũng như thiết bị văn phòng.

KTS cho phép bạn giải quyết các vấn đề quản lý với chi phí lao động và chi phí tối thiểu, với độ chính xác và độ tin cậy nhất định trong khung thời gian nhất định. Hiệu quả hoạt động của dịch vụ quản lý nhân sự khi sử dụng CTS phải được đảm bảo bằng cả việc tăng năng suất lao động của nhân viên phục vụ và điều quan trọng hơn nhiều là khả năng sử dụng các phương pháp kinh tế và toán học để giải quyết các vấn đề quản lý trên cơ sở thông tin đầy đủ và chính xác hơn.

Về vấn đề này, hiệu quả của việc sử dụng CTS trong dịch vụ quản lý nhân sự không phải được xác định bằng cách giảm chi phí quản lý và vận hành (đặc biệt là giảm nhân viên phục vụ), mà bằng cách cải thiện hiệu quả kinh tế của dịch vụ nói chung và các đơn vị riêng lẻ của nó thông qua quản lý hợp lý hơn.

Tổ hợp được xem xét phải có thông tin, phần mềm và khả năng tương thích kỹ thuật của các thành phần; khả năng thích ứng với các điều kiện hoạt động của dịch vụ quản lý nhân sự; có thể mở rộng để kết nối các thiết bị mới. Số liệu ban đầu để lựa chọn phương tiện kỹ thuật như sau; đặc điểm của nhiệm vụ dự định sẽ được giải quyết bởi dịch vụ quản lý nhân sự của tổ chức; đặc điểm của quy trình công nghệ xử lý thông tin; đặc tính kỹ thuật của thiết bị có thể được sử dụng như một phần của CTS của dịch vụ quản lý nhân sự.

Các đặc điểm chính của nhiệm vụ phải được tính đến khi lựa chọn thiết bị là:

Phương tiện thông tin đầu vào và đầu ra (tài liệu, biểu mẫu đánh máy, phương tiện lưu trữ máy tính, v.v.);

Khối lượng thông tin đầu vào và đầu ra trên phương tiện được chỉ định;

Phạm vi công việc tính toán;

Thời hạn hoàn thành công việc giải quyết vấn đề quản lý nhân sự;

Các hình thức và phương pháp trình bày kết quả giải quyết vấn đề cho người sử dụng.

Khi lựa chọn thiết bị, cần tính đến mục đích, thành phần của bộ thiết bị cũng như năng suất khi thực hiện các thao tác công nghệ; độ tin cậy; khả năng tương thích hoạt động của nhiều loại thiết bị, bao gồm cả máy tính cá nhân; chi phí thiết bị; thành phần và số lượng nhân viên phục vụ; diện tích cần thiết để chứa thiết bị.

Tài liệu phân tích hỗ trợ kỹ thuật của dịch vụ quản lý nhân sự cũng như dữ liệu về việc sử dụng phương tiện kỹ thuật là cơ sở ban đầu để xây dựng nhiệm vụ thiết kế thiết bị kỹ thuật của dịch vụ.

Giải pháp thiết kế phải bảo đảm: kết cấu, thành phần hợp lý, số lượng yêu cầu và phân bố, bố trí hiệu quả các thiết bị kỹ thuật trong các bộ phận kết cấu của dịch vụ; cải tiến thiết bị kỹ thuật chung cho một số loại hình và lĩnh vực công việc của dịch vụ; sự tuân thủ hiệu quả hoạt động và độ tin cậy của các công cụ liên quan đến công nghệ ở cấp độ dịch vụ quản lý nhân sự và trong khuôn khổ toàn bộ hệ thống quản lý của tổ chức; sử dụng tổng hợp các phương tiện kỹ thuật khi đơn vị dịch vụ thực hiện chức năng, công việc riêng lẻ; vận hành tiết kiệm các thiết bị kỹ thuật.

Nhiệm vụ quan trọng nhất trong việc thiết kế hỗ trợ kỹ thuật cho dịch vụ quản lý nhân sự là lựa chọn các phương tiện kỹ thuật: nó quyết định chi phí mua lại và hiệu quả hoạt động trong tương lai của dịch vụ quản lý nhân sự.

Thành phần và trình tự các hoạt động lựa chọn phương tiện kỹ thuật để sử dụng trong dịch vụ quản lý nhân sự bao gồm:

Xác định loại công việc cần thực hiện bằng phương tiện kỹ thuật hoặc tự động hóa;

Xây dựng các yêu cầu về phương tiện kỹ thuật. Giải thích về thành phần của các chỉ số mô tả các yêu cầu đối với phương tiện kỹ thuật;

Hình thành danh sách các phương tiện kỹ thuật do các công ty trong và ngoài nước sản xuất, việc sử dụng chúng sẽ cho phép đạt được mục tiêu tự động hóa công việc được đề cập trong dịch vụ quản lý nhân sự và giải quyết các vấn đề tương ứng;

Xác định các chỉ số chất lượng và chức năng của các phương tiện kỹ thuật trong danh sách được tạo ra;

Lựa chọn phương pháp so sánh các phương tiện kỹ thuật để xác định phương pháp nào có hiệu quả nhất;

Tiến hành phân tích so sánh các phương tiện kỹ thuật;

Quyết định mua phương tiện kỹ thuật đã lựa chọn.

Theo quy định, việc lựa chọn loại, mẫu mã, nhãn hiệu thiết bị kỹ thuật có thể sử dụng trong dịch vụ quản lý nhân sự của một tổ chức được thực hiện theo bộ phân loại sản phẩm công nghiệp (có tính đến những thay đổi), cũng như với sự giúp đỡ của nhiều sách tham khảo và danh mục.

Số lượng thiết bị kỹ thuật cần thiết có thể được tính bằng công thức

Hi là số lượng thiết bị kỹ thuật thứ i; Аi là khối lượng công việc cần thiết mà dịch vụ quản lý nhân sự thực hiện bằng công cụ kỹ thuật thứ i; Pi là sản lượng dự kiến của phương tiện kỹ thuật thứ i; Fp - quỹ thời gian làm việc dự kiến; Kn - hệ số sử dụng quỹ thời gian làm việc dự kiến.

Hiện nay, hướng cải tiến chính về thiết bị kỹ thuật của dịch vụ quản lý nhân sự là sử dụng rộng rãi hơn phần cứng dựa trên bộ vi xử lý có độ tin cậy cao. Chúng bao gồm các phương tiện kỹ thuật nhằm thu thập, truyền tải, lưu trữ, tích lũy, xử lý và cung cấp thông tin thu được cho người dùng.

Theo trình tự các giai đoạn của quy trình công nghệ chuyển đổi thông tin, tất cả các phương tiện kỹ thuật có thể được sử dụng trong dịch vụ quản lý nhân sự có thể được chia thành năm nhóm: thu thập và đăng ký, truyền tải, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc phân loại các phương tiện kỹ thuật của dịch vụ quản lý nhân sự của tổ chức ở trên là có điều kiện, vì nhiều loại phương tiện kỹ thuật thực hiện một tập hợp chức năng thuộc các nhóm phân loại khác nhau.

Việc lựa chọn phương tiện thu thập và ghi lại thông tin được thực hiện có tính đến loại thông tin được ghi lại, khối lượng thông tin và các yêu cầu về độ tin cậy của thiết bị ghi. Khi xác định số lượng của chúng, chúng tiến hành từ tỷ lệ giữa thời gian yêu cầu và thời gian cho phép để ghi thông tin tại mỗi điểm và số lượng điểm đó.

Khi xác định thành phần của phương tiện truyền thông tin được sử dụng, cần tính đến bản chất của thông tin được truyền, điều kiện truyền, khối lượng và thời gian cho phép cũng như khoảng cách của các nguồn thông tin từ trung tâm xử lý.

Việc tính toán số lượng phương tiện truyền thông tin cần thiết được thực hiện từ tỷ lệ thời gian cần thiết để truyền thông tin qua tất cả các kênh, có tính đến khối lượng và tần số của tin nhắn được truyền, độ tin cậy và tốc độ truyền yêu cầu, cũng như tốc độ cho phép. thời gian truyền thông tin, được xác định từ các điều kiện cụ thể.

Thành phần và số lượng phương tiện lưu trữ phụ thuộc vào khối lượng thông tin tích lũy, loại phương tiện và thời gian lưu trữ, còn số lượng phương tiện để phát hành thông tin thu được phụ thuộc vào bản chất của thông tin được phát hành, khối lượng và số lượng người tiêu dùng. .

Cần có một cách tiếp cận đặc biệt để xác định nhu cầu của dịch vụ quản lý nhân sự đối với máy tính cá nhân (PC), nếu việc sử dụng chúng được mong đợi. Khi tính toán số lượng PC cần thiết, cần tính đến lượng thông tin nhận được để xử lý, độ phức tạp của các nhiệm vụ được giải quyết dựa trên số lần thao tác máy trên mỗi chỉ số. Số lượng PC cần thiết có thể được tính bằng công thức

, (3.4)

trong đó N là số lượng máy tính cá nhân; Ka - hệ số tự động hóa lập trình; qi là số lần thao tác máy trên mỗi chỉ báo cần thiết để giải quyết nhóm vấn đề thứ i; Qi là lượng thông tin đầu vào tối đa cho nhóm nhiệm vụ thứ i (tính theo chỉ số); Kt là hệ số bổ sung có tính đến thời gian tăng lên khi sử dụng phần mềm điều khiển trên PC; Vab - tốc độ xử lý trung bình; Knp là hệ số giảm hiệu suất trung bình do truy cập vào ổ đĩa ngoài và thiết bị đầu vào/đầu ra; Tr - thời gian hoạt động hữu ích hàng tháng của PC theo kế hoạch; Kp là hệ số sử dụng thời gian sử dụng máy tính của PC được chọn, có tính đến thời gian dành cho việc khắc phục sự cố và công việc được quản lý.

Cho số ký tự trung bình trong các chỉ báo thông tin kinh tế là bằng bảy, một phần của biểu thức , có thể chuyển về dạng , trong đó là tổng lượng thông tin đầu vào cho nhóm nhiệm vụ, ký hiệu thứ i.

Do thay đổi nên công thức sẽ như sau:

, (3.5)

Thời gian hoạt động hữu ích hàng tháng theo kế hoạch của PC có thể được xác định theo công thức

, (3.6)

trong đó C là tải PC tiêu chuẩn hàng ngày; Dk - số ngày dương lịch trong kỳ quy hoạch; f - chuyển đổi giờ thành giây, có tính đến thực tế là hiệu suất của PC được thể hiện bằng các hoạt động trên giây (f = 3600).

Hệ số Kt cho máy tính cá nhân là 0,8.

Mức độ tự động hóa đạt được Ka = 1,2.

Hệ số Kn và Kvp thu được theo số liệu thống kê lần lượt là 0,8 và 2,4.

Việc hoàn thiện thành công cơ sở kỹ thuật của dịch vụ quản lý nhân sự của tổ chức được phục vụ bởi sự thống nhất và tiêu chuẩn hóa trong lĩnh vực máy tính. Ngoài các tiêu chuẩn quốc gia, khi hình thành cơ sở kỹ thuật sử dụng PC, các tiêu chuẩn thực tế do các nhà sản xuất PC hàng đầu thiết lập có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo để xác định mức độ tương thích của chúng với các mẫu máy trong nước thuộc các loại tương ứng.

Hỗ trợ kỹ thuật cho dịch vụ nhân sự có thể yêu cầu đầu tư vốn đáng kể. Cần nhớ rằng phần cứng là bộ phận kém linh hoạt nhất trong hệ thống quản lý. Vì vậy, những sai sót trong việc lựa chọn phương tiện kỹ thuật và hoàn thiện cơ sở kỹ thuật có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng khó khắc phục.

CTS của dịch vụ quản lý nhân sự cũng bao gồm các thiết bị văn phòng, việc sử dụng chúng đã có truyền thống nhất định. Tuy nhiên, sự phức tạp ngày càng tăng của các quy trình quản lý, khối lượng thông tin được xử lý tăng lên, thời hạn xử lý như vậy bị thắt chặt và nhiều yếu tố khác quyết định việc sử dụng các thiết bị văn phòng mới, gần đây đã bắt đầu được đưa vào quy trình quản lý. Cũng cần lưu ý rằng, theo ước tính của chuyên gia, việc sử dụng nhiều thiết bị văn phòng khác nhau sẽ làm giảm cường độ lao động của một số loại công việc liên quan đến tài liệu xuống 3-4 lần.

Việc sử dụng thiết bị văn phòng trong thực hành dịch vụ quản lý nhân sự có liên quan đến việc thực hiện các hoạt động khác nhau để xử lý thông tin dạng văn bản hoặc liên quan đến việc xử lý đó. Đồng thời, phần văn bản của tài liệu (cấu trúc văn bản, kiểu ngôn ngữ, công thức tính toán và bảng biểu) vào khu vực xử lý; hình thức vật lý bên ngoài (vị trí chi tiết, phương pháp áp dụng thông tin, kích thước và chất lượng của phương tiện truyền thông, v.v.).

Để sử dụng hợp lý nhất các phương tiện kỹ thuật này, cần phải có sự phân loại để phản ánh các lĩnh vực mục đích chức năng của chúng.

Thực tiễn hiện nay cho thấy các nhóm thiết bị văn phòng chính là:

1) phương tiện lưu trữ: phương tiện lưu trữ không nhạy cảm trên giấy; phương tiện dùng cho quá trình sao chép (giấy nhiệt, phim ảnh, v.v.); micromedia của thông tin hình ảnh; chất mang âm thanh; phương tiện truyền thông video; phương tiện từ tính để ghi thông tin được mã hóa;

2) phương tiện soạn thảo và sản xuất tài liệu: dụng cụ viết tay; máy đánh chữ; thiết bị ghi âm giọng nói; thiết bị in và máy vẽ của máy tính cá nhân; sản phẩm phần mềm chuyên dụng cho PC;

3) phương tiện sao chụp và in ấn: để sao chụp; sao chép diazo; sao chép điện; sao chép nhiệt; máy sao chép tia lửa điện tử; sao chép risographic (bản sao); vi mô; máy in lụa (quay); thiết bị in offset trực tuyến;

4) công cụ xử lý tài liệu: máy gấp, đục lỗ và cắt; thiết bị thu thập và phân loại tờ giấy; máy hủy tài liệu (máy hủy tài liệu); dòng tổng hợp để xử lý thư từ; máy dùng để phủ lớp phủ bảo vệ cho tài liệu (máy ép màng), v.v.;

5) Phương tiện lưu trữ, tìm kiếm, vận chuyển tài liệu: tủ hồ sơ; tủ; giá đỡ; xe đẩy; thư khí nén, v.v.;

6) viễn thông: các phương tiện và hệ thống thông tin liên lạc điện thoại cố định và di động; phương tiện và hệ thống thông tin điện báo; phương tiện và hệ thống truyền tải thông tin fax; E-mail;

7) thiết bị văn phòng khác: máy quét; phụ kiện máy tính.

Gần đây, song song với sự phát triển của công nghệ máy tính, các phương tiện truyền thông cũng phát triển nhanh chóng. Ngoài việc liên lạc qua điện thoại, cung cấp một hình thức đối thoại khá tiên tiến bằng điện thoại, hệ thống thông báo cá nhân - hệ thống nhắn tin và liên lạc fax - đang trở nên phổ biến. Ưu điểm của giao tiếp fax là khả năng truyền hầu hết mọi văn bản và tự động hóa hoàn toàn các quá trình truyền và nhận, loại bỏ sự cần thiết phải có sự hiện diện bắt buộc của người vận hành. Hiệu quả truyền fax cao đạt được khi truyền các tài liệu nhỏ, biểu đồ và bảng biểu phức tạp.

Hầu hết các máy fax hiện đại cho phép bạn tổ chức liên lạc không chỉ thông qua đường truyền thông tin fax mà còn giữa máy tính và máy fax. Khi làm việc với modem fax, tác vụ này được giải quyết bằng các chương trình thích hợp cung cấp khả năng chuyển đổi định dạng. Sử dụng modem fax cho phép bạn sử dụng tài nguyên máy tính và bộ nhớ của PC để chuẩn bị, nhận và truyền tin nhắn. Hỗ trợ phần mềm cho modem fax thường bao gồm kết nối và quay số thuê bao nhất định, lưu trữ tin nhắn, tạo thư mục, gửi đến danh sách địa chỉ, gửi vào một thời điểm nhất định, trả lời tự động, v.v.

Modem fax không có chức năng tương đương với máy fax. Điểm khác biệt chính là máy fax luôn có một thiết bị quét cho phép đọc bất kỳ hình ảnh tương phản nào từ một tờ giấy, trong khi bo mạch modem chỉ truyền hình ảnh hoặc văn bản được lưu trữ kỹ thuật số trong bộ nhớ của máy tính. Ngoài ra, bo mạch modem không phải là một thiết bị độc lập.

Phương tiện đơn giản nhất để tổ chức tương tác giữa những người đăng ký từ xa là email. Tốc độ truyền thông tin cao và độ tin cậy (với chi phí dịch vụ tương đối thấp) cho phép chúng ta thay đổi về mặt chất lượng vai trò của truyền thông bưu chính. Luồng thông tin chính trong hệ thống e-mail diễn ra trên các mạng cục bộ, thường kết nối các PC nằm trong cùng một tổ chức. Điều này giúp có thể kết hợp và sử dụng hợp lý tài nguyên máy tính cũng như giảm đáng kể giấy tờ. Các yêu cầu chính đối với mạng bao gồm: dễ sử dụng, tốc độ truyền thông tin cao, chi phí thấp và bảo mật.

Trong số các phương tiện kỹ thuật được xếp vào nhóm “Thiết bị văn phòng khác”, được người dùng quan tâm nhất là máy quét, thiết bị tạo bản sao điện tử của hình ảnh (văn bản, hình vẽ, v.v.) trên máy tính. Ứng dụng của máy quét có phạm vi rộng và không ngừng phát triển. Đặc biệt, chúng có thể được sử dụng trong các hệ thống xuất bản trên máy tính để bàn, hệ thống xử lý tài liệu và thiết kế có sự hỗ trợ của máy tính. truyền thông tin (fax + modem + máy quét).

Hoạt động của thiết bị văn phòng cũng như các phương tiện kỹ thuật khác gắn liền với nhiều yếu tố khác nhau cần được tính đến khi tổ chức và thực hiện quy trình này. Sự phức tạp trong vận hành nằm ở việc tạo điều kiện đảm bảo quy trình sản xuất đạt hiệu quả cao và an toàn tại nơi làm việc, ngăn ngừa thương tích và phát sinh bệnh nghề nghiệp.

Hệ thống quản lý thông tin. Mặt khác, các hệ thống này có thể được gọi là hệ thống hỗ trợ điều khiển. Họ thường xuyên đưa ra các báo cáo có cấu trúc và ngắn gọn về các khía cạnh khác nhau trong hoạt động của tổ chức. MIS về mặt khái niệm được đặt phía trên các hệ thống hỗ trợ giao dịch tài chính. Nhiệm vụ của họ không phải là thực hiện các hoạt động khác nhau mà là đánh giá chúng và tạo báo cáo dựa trên đó. Thông thường, MIS xử lý dữ liệu được “cung cấp” bởi hệ thống tài chính. Người dùng gửi yêu cầu tạo tin nhắn đến hệ thống hỗ trợ quản lý. Đến lượt cô ấy, cô ấy xử lý dữ liệu SPFO, cấu trúc và định dạng lại nó, sau đó đưa ra một báo cáo. Những báo cáo này có thể được hiển thị hoặc in.

Một số hệ thống hỗ trợ quản lý có thể tạo báo cáo tự động. Ví dụ: bạn có thể thiết lập hệ thống in báo cáo về hoạt động của các bộ phận khác nhau trong công ty vào cuối mỗi ngày làm việc hoặc tìm một số giá trị cao nhất của các thông số được xác định trước trong ngày.

2. Yêu cầu về thông tin quản lý

· độ tin cậy

· tính khách quan

· tuyệt đối cần thiết

· tính kịp thời của việc tiếp nhận (hiệu quả)

· thông tin có hệ thống

định hướng mục tiêu (thỏa mãn nhu cầu của người quản lý cụ thể)

Sự đều đặn và nhịp điệu

· lợi nhuận

Bởi vì Do lượng thông tin và tốc độ thay đổi của nó có xu hướng không ngừng tăng lên nên ban lãnh đạo doanh nghiệp cần sử dụng các phương pháp thu thập và xử lý thông tin chính thống. Đây là hệ thống thông tin quản lý (IMS). Họ cung cấp thông tin cho tất cả các cấp quản lý.

Cao hơn – thông tin bên ngoài, không chi tiết, có ranh giới rộng (đối với quản lý chiến lược).

Trung bình – thông tin bên trong và bên ngoài về năng suất, chi phí, doanh thu, thay đổi công nghệ, nhu cầu của người tiêu dùng, v.v. Chi tiết hơn, chính xác hơn, ranh giới hẹp hơn, khung thời gian ngắn hơn.

Thấp nhất - để kiểm soát hoạt động trong hoạt động hàng ngày, hẹp hơn, chính xác hơn, mới nhất, từ nguồn nội bộ (khối lượng sản xuất, số lượng nguyên liệu, v.v.).

3. Vai trò, thành phần của hệ thống thông tin nội bộ

Thông tin quản lý được hiểu là tập hợp thông tin về các quá trình diễn ra trong công ty và môi trường của nó, làm cơ sở cho việc đưa ra các quyết định quản lý.

Thông tin có thể được phân loại theo một số vị trí, cụ thể:

1. cho mục đích dự định của nó (mục đích đơn lẻ - liên quan đến việc giải quyết một vấn đề cụ thể; đa mục đích - được sử dụng để giải quyết một số vấn đề rất đa dạng);

2. nếu có thể, việc lưu trữ (thông tin cố định - có thể được lưu trữ gần như vô thời hạn, không bị bóp méo; thông tin không cố định - được sử dụng tại thời điểm nhận; nó cũng có thể được lưu trữ trong một thời gian, nhưng đồng thời nó dần dần trở nên méo mó và biến mất);

3. theo mức độ sẵn sàng sử dụng (thông tin sơ cấp - là tập hợp dữ liệu chưa được hệ thống hóa thu được trực tiếp từ một nguồn, chứa nhiều thông tin thừa và không cần thiết; thông tin trung gian - bao gồm thông tin đã trải qua quá trình sơ bộ “ làm sạch” và hệ thống hóa, cho phép giải quyết vấn đề về các hướng và cách thức cụ thể để áp dụng tiếp theo; thông tin cuối cùng - giúp đưa ra các quyết định quản lý sáng suốt);

4. Về tính đầy đủ, thông tin có thể là một phần hoặc phức tạp (thông tin sau cung cấp thông tin toàn diện, toàn diện về đối tượng và khả năng trực tiếp đưa ra bất kỳ quyết định nào; thông tin trước đây, trên thực tế, chỉ có thể được sử dụng cùng với các thông tin khác);

5. Theo mức độ tin cậy, thông tin có thể được chia thành đáng tin cậy và xác suất (bản chất xác suất có thể là do cơ bản không thể có được thông tin đáng tin cậy từ một nguồn hiện có, vì các phương pháp hiện tại không cho phép điều này; những biến dạng không thể tránh khỏi trong quá trình truyền tải của chúng , đặc biệt là trong bối cảnh phân cấp cơ cấu quản lý; cố tình phổ biến thông tin sai lệch ban đầu).

Một dạng cụ thể của loại thông tin quản lý này là tin đồn. Chúng là sản phẩm sáng tạo của một nhóm đang cố gắng giải thích một tình huống phức tạp, có ý nghĩa quan trọng về mặt cảm xúc cho họ khi không có hoặc thiếu thông tin chính thức. Đồng thời, phiên bản gốc, lang thang từ thành viên này sang thành viên khác trong nhóm, được bổ sung và điều chỉnh cho đến khi hình thành được phương án nhìn chung phù hợp với số đông. Độ tin cậy của phương án này không chỉ phụ thuộc vào độ xác thực của bản gốc mà còn phụ thuộc vào nhu cầu và mong đợi của khán giả, do đó có thể dao động từ 0 đến 80-90%.

Vì mọi người thường có xu hướng tin rằng tin đồn đến từ những nguồn đáng tin cậy nên ban quản lý công ty thường lợi dụng tình huống này, sử dụng chúng để phổ biến những thông tin mà vì lý do này hay lý do khác mà không thể được công bố chính thức. Đồng thời, cần lưu ý rằng tin đồn cũng được những người tham gia xung đột lợi dụng, muốn dùng những thủ đoạn vô đạo đức để thuyết phục người khác đứng về phía mình.

4. Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin hiện có thể được phân loại theo một số đặc điểm, cụ thể: phương pháp triển khai trong hệ thống thông tin, mức độ bao phủ của các nhiệm vụ quản lý, các loại hoạt động công nghệ đang được triển khai, loại giao diện người dùng, các tùy chọn sử dụng. mạng máy tính và lĩnh vực chủ đề đang được phục vụ.

Chúng ta hãy xem hệ thống thông tin là gì và chúng liên quan đến công nghệ thông tin như thế nào.

Quản lý là chức năng quan trọng nhất, nếu không có nó thì hoạt động có mục đích của bất kỳ hệ thống kinh tế - xã hội, tổ chức và sản xuất nào (doanh nghiệp, tổ chức, lãnh thổ) là không thể tưởng tượng được.

Một hệ thống thực hiện các chức năng điều khiển được gọi là hệ thống điều khiển. Các chức năng quan trọng nhất được thực hiện bởi hệ thống này là dự báo, lập kế hoạch, kế toán, phân tích, kiểm soát và điều tiết.

Kiểm soát gắn liền với việc trao đổi thông tin giữa các thành phần của hệ thống, cũng như hệ thống với môi trường. Trong quá trình quản lý, thông tin được thu thập về trạng thái của hệ thống tại từng thời điểm, về việc đạt được (hoặc không đạt được) một mục tiêu nhất định nhằm tác động đến hệ thống và đảm bảo việc thực hiện các quyết định quản lý.

Như vậy, bất kỳ hệ thống quản lý nào của một đối tượng kinh tế đều có hệ thống thông tin riêng, gọi là hệ thống thông tin kinh tế.

Hệ thống thông tin kinh tế là tập hợp các luồng trao đổi thông tin trực tiếp và phản hồi bên trong và bên ngoài của một đối tượng, phương pháp, công cụ, chuyên gia kinh tế tham gia vào quá trình xử lý thông tin và phát triển các quyết định quản lý.

Hệ thống thông tin tự động là tập hợp các phương pháp và mô hình thông tin, kinh tế và toán học, các công cụ kỹ thuật, phần mềm, công nghệ và các chuyên gia, được thiết kế để xử lý thông tin và đưa ra quyết định quản lý.

Với sự phát triển của sức mạnh kỹ thuật của CNTT, máy tính bắt đầu không chỉ giúp con người làm việc dễ dàng hơn mà còn cho phép họ làm những việc mà nếu không có CNTT thì không thể thực hiện được. Do người quản lý phải đưa ra quyết định trong điều kiện không chắc chắn và rủi ro lớn nên các khả năng mới của hệ thống thông tin sẽ nhanh chóng được ứng dụng trong kinh doanh.

5. Các loại hệ thống thông tin

Vì có những mối quan tâm, đặc điểm và cấp độ khác nhau trong một tổ chức nên có nhiều loại hệ thống thông tin khác nhau. Không một hệ thống đơn lẻ nào có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu thông tin của tổ chức. Một tổ chức có thể được chia thành các cấp độ: chiến lược, quản lý, kiến thức và vận hành; và vào các lĩnh vực chức năng như bán hàng và tiếp thị, sản xuất, tài chính, kế toán và nhân sự. Các hệ thống được tạo ra để phục vụ những lợi ích khác nhau của tổ chức. Bốn loại hệ thống thông tin chính phục vụ các cấp độ tổ chức khác nhau: hệ thống cấp độ vận hành, hệ thống cấp độ kiến thức, hệ thống cấp quản lý và hệ thống cấp chiến lược.

Hệ thống cấp độ vận hành hỗ trợ các nhà quản lý vận hành, giám sát các hoạt động cơ bản của tổ chức như bán hàng, thanh toán, gửi tiền mặt và trả lương. Mục đích chính của hệ thống ở cấp độ này là trả lời các câu hỏi thông thường và di chuyển các luồng giao dịch trong tổ chức. Để trả lời những loại câu hỏi này, thông tin nói chung phải dễ tiếp cận, kịp thời và chính xác.

Hệ thống tri thức hỗ trợ những người lao động tri thức và người xử lý dữ liệu trong một tổ chức. Mục đích của hệ thống kiến thức là giúp tích hợp kiến thức mới vào hoạt động kinh doanh và giúp tổ chức quản lý luồng tài liệu. Các hệ thống tri thức, đặc biệt ở dạng máy trạm và hệ thống văn phòng, là những ứng dụng phát triển nhanh nhất trong kinh doanh hiện nay.

Hệ thống cấp quản lý được thiết kế để phục vụ cho việc kiểm soát, quản lý, ra quyết định và hoạt động hành chính của các nhà quản lý cấp trung. Họ xác định xem các đối tượng có hoạt động tốt hay không và báo cáo lại định kỳ. Ví dụ: hệ thống kiểm soát chuyển động báo cáo sự chuyển động của tổng hàng tồn kho, tính đồng nhất của bộ phận bán hàng và bộ phận tài trợ chi phí cho nhân viên trong tất cả các bộ phận của công ty, lưu ý những điểm chi phí thực tế vượt quá ngân sách.

Một số hệ thống cấp quản lý hỗ trợ việc ra quyết định bất thường. Họ có xu hướng tập trung vào các giải pháp ít cấu trúc hơn mà yêu cầu về thông tin không phải lúc nào cũng rõ ràng.

Hệ thống cấp chiến lược là công cụ hỗ trợ các nhà quản lý cấp cao chuẩn bị các nghiên cứu chiến lược và xu hướng dài hạn trong công ty và trong môi trường kinh doanh. Mục đích chính của nó là kết hợp những thay đổi trong điều kiện hoạt động với khả năng tổ chức hiện có.

Hệ thống thông tin cũng có thể được phân biệt theo cách chức năng. Các chức năng tổ chức chính như bán hàng và tiếp thị, sản xuất, tài chính, kế toán và nhân sự được hỗ trợ bởi hệ thống thông tin độc quyền. Trong các tổ chức lớn, các chức năng con của mỗi chức năng chính này cũng có hệ thống thông tin riêng. Ví dụ: một chức năng sản xuất có thể có các hệ thống kiểm soát hàng tồn kho, kiểm soát quy trình, bảo trì nhà máy, kỹ thuật có sự hỗ trợ của máy tính và lập kế hoạch yêu cầu nguyên vật liệu.

Sáu loại hệ thống chính.

Hãy xem xét một số loại hệ thống nhất định phục vụ từng cấp độ tổ chức và tầm quan trọng của chúng trong tổ chức. Tổ chức có hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) ở cấp chiến lược; hệ thống thông tin quản lý - Management Information Systems (MIS); hệ thống hỗ trợ quyết định – Hệ thống hỗ trợ quyết định (DSS) ở cấp quản lý; hệ thống tri thức – Hệ thống công việc tri thức (KWS); hệ thống tự động hóa văn phòng - Office Automation Systems (OAS); ở mức độ kiến thức; hệ thống xử lý yêu cầu tương tác - Hệ thống xử lý giao dịch (TPS) ở cấp độ vận hành

Do đó, các hệ thống điển hình trong các tổ chức nhằm hỗ trợ nhân viên hoặc người quản lý ở mọi cấp độ - trong các chức năng bán hàng và tiếp thị, sản xuất, tài chính, kế toán và nhân sự.

6. Chiến lược sử dụng công nghệ thông tin

Hệ thống thông tin chiến lược thay đổi mục tiêu, hoạt động, sản phẩm, dịch vụ hoặc mối quan hệ môi trường của tổ chức để giúp tổ chức giành được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh. Các hệ thống đạt được những kết quả này thậm chí có thể thay đổi hoạt động kinh doanh của các tổ chức.

Hệ thống thông tin chiến lược cần được phân biệt với hệ thống cấp chiến lược dành cho các nhà quản lý cấp cao tập trung vào các vấn đề quyết định dài hạn. Hệ thống thông tin chiến lược có thể được sử dụng ở mọi cấp độ của tổ chức và giải quyết các nguyên nhân sâu rộng hơn so với các loại hệ thống khác mà chúng tôi đã mô tả. Hệ thống thông tin chiến lược làm thay đổi đáng kể mục tiêu, sản phẩm, dịch vụ, thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài của công ty. Chúng thay đổi sâu sắc cách một công ty tiến hành quản lý hoặc bản thân hoạt động kinh doanh của công ty.

Để sử dụng hệ thống thông tin làm vũ khí cạnh tranh, trước tiên bạn phải hiểu cơ hội chiến lược của doanh nhân phải được xác định ở đâu. Hai mô hình công ty và môi trường của nó được sử dụng để xác định các lĩnh vực kinh doanh mà hệ thống thông tin có thể mang lại lợi thế cạnh tranh. Đó là mô hình lực lượng cạnh tranh và mô hình chuỗi giá trị của Porter.

Công nghệ thông tin không chỉ thay đổi cách mọi người làm việc mà còn thay đổi cách các doanh nhân cạnh tranh. Mặc dù các máy tính thời kỳ đầu được các doanh nhân sử dụng để tăng hiệu quả bằng cách tự động hóa những gì trước đây được thực hiện thủ công, nhưng tự động hóa vẫn được coi là điều hiển nhiên trong thời đại thông tin. Các công ty ngày nay không chỉ tự động hóa mà còn tích cực tìm kiếm những cách thức mới để sử dụng CNTT nhằm đạt được lợi thế so với đối thủ cạnh tranh.

Các doanh nhân đã tìm cách đạt được lợi thế cạnh tranh trong quá khứ (Porter, 1980) bằng cách cạnh tranh theo một trong hai cách:

Chi phí, tức là hàng hóa hoặc dịch vụ giá rẻ;

Tạo sự khác biệt cho sản phẩm hoặc dịch vụ bằng cách cạnh tranh dựa trên nhận thức của khách hàng về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Kể từ những năm 60, khi các công ty lớn bắt đầu lắp đặt máy tính trong bộ phận kế toán của mình, CNTT đã đóng một vai trò quan trọng trong việc giúp các công ty cạnh tranh với chi phí thấp. Máy tính được sử dụng để tự động hóa quá trình xử lý tương tác các yêu cầu, giảm thời gian xử lý và cung cấp dữ liệu vận hành cho việc ra quyết định. Sự bùng nổ của các công nghệ mới trong những năm 1980 đã mở ra những cơ hội bổ sung, như giảm thời gian tạo ra sản phẩm mới thông qua các công cụ thiết kế có sự hỗ trợ của máy tính; tối ưu hóa các quy trình sử dụng hệ thống điều khiển máy tính, bao gồm các quy tắc quyết định của chuyên gia con người; thay đổi dây chuyền sản xuất nhanh chóng bằng hệ thống lập kế hoạch tích hợp nghiên cứu vào thông tin sản xuất và thương mại.

7. Giới thiệu công nghệ thông tin

Một công ty dự định triển khai hệ thống quản lý máy tính thường đặt ra các nguyên tắc sau: hệ thống phải hoạt động càng sớm càng tốt, đúng thời gian và trong ngân sách. Một số tổ chức tránh triển khai những hệ thống như vậy vì sợ rằng nó sẽ không được sử dụng và nếu có thì nó sẽ không hiệu quả. Ngoài ra, những nhân viên có được các kỹ năng mới trong quá trình triển khai hệ thống sẽ rời công ty và khi đó sẽ khó tìm được nguồn lực kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống. Nó sẽ không tiết kiệm tài nguyên cũng như không thực hiện được mục đích chức năng của hệ thống đã triển khai. Những lo ngại này là hoàn toàn chính đáng. Các dự án triển khai hệ thống thường thất bại, ngay cả ở những công ty có sự quản lý tốt. Trong những trường hợp mọi thứ diễn ra ít nhiều bình thường, thời hạn bắt đầu vận hành thương mại thường không được đáp ứng và không thể duy trì trong ngân sách được phân bổ. Tuy nhiên, các phương pháp được mô tả dưới đây, khi được sử dụng đúng cách, có thể giúp giảm thiểu nguy cơ thất bại khi triển khai. Với việc lập kế hoạch và quản lý phù hợp, bạn hoàn toàn có thể đáp ứng đúng thời hạn và nằm trong ngân sách. Ngay từ đầu, bạn cần đảm bảo rằng dự án được tổ chức hợp lý.

Cần thiết:

Đạt được niềm tin vào sự thành công và cam kết từ phía những người đóng vai trò chủ chốt trong việc thực hiện dự án.

Xác định ai sẽ là người quản lý dự án toàn thời gian để triển khai hệ thống. Người này phải có những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc đó, ưu tiên có kinh nghiệm triển khai hệ thống.

Xác định rõ ràng và ghi lại vai trò và trách nhiệm cũng như phạm vi năng lực của từng thành viên trong nhóm dự án.

Đảm bảo rằng những người thực hiện các chức năng này có những kỹ năng cần thiết.

Xây dựng một kế hoạch làm việc chi tiết, chia nó thành các giai đoạn, xác định thời hạn hoàn thành nhiệm vụ và bám sát chúng.

Trước khi bắt đầu triển khai hệ thống, bạn cần suy nghĩ kỹ về cơ cấu tổ chức và quy trình kinh doanh:

Đảm bảo rằng các quy tắc và thủ tục kế toán được ghi vào tài liệu theo mẫu quy định và nhân viên kế toán có thể hiểu được.

Mô tả các hoạt động kinh doanh và các hành động phải được thực hiện khi áp dụng chúng.

Nếu cần, hãy sửa đổi các phương pháp này để đảm bảo hoạt động và tích hợp hệ thống mới hiệu quả hơn.

Mô tả cơ cấu tổ chức và suy nghĩ xem liệu nó có phù hợp nhất với mục tiêu của doanh nghiệp hay không.

Tìm hiểu các phương pháp hiệu quả nhất được sử dụng trong ngành.

Đảm bảo xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật cần thiết:

Có các chuyên gia phù hợp để đánh giá cơ sở hạ tầng hiện tại dựa trên yêu cầu của hệ thống mới. Xác định vai trò của bộ phận hệ thống thông tin và xem xét những thay đổi mà bộ phận này sẽ trải qua trong môi trường mới.

Thực hiện những thay đổi cần thiết trong các lĩnh vực được liệt kê trước khi đưa hệ thống vào sản xuất. Đảm bảo hệ thống đáp ứng nhu cầu cơ bản của tất cả người dùng.

Ghi lại nhu cầu của doanh nghiệp đủ chi tiết để so sánh hệ thống này với hệ thống khác.

Sử dụng các tài liệu nhận được để đảm bảo rằng các tính năng được triển khai đáp ứng nhu cầu.

Quản lý sự thay đổi bằng cách thích ứng với nhân viên.

Thực hiện thay đổi dần dần, hãy nhớ rằng nhân viên chỉ có thể nắm vững một lượng thông tin nhất định tại một thời điểm.

Thu hút tất cả những người đóng vai trò chính trong dự án ngay từ đầu. Một cách tốt để làm điều này là yêu cầu họ đưa ra tiếng nói của mình như một phần của việc xác định chi tiết nhu cầu của doanh nghiệp.

Giao tiếp thường xuyên với những nhân viên như vậy, tạo cơ hội cho họ được lắng nghe.

Xây dựng kế hoạch đào tạo để mọi người không chỉ học cách nhập dữ liệu vào hệ thống mà còn hiểu được công việc của họ sẽ thay đổi như thế nào.

Sau khi hoàn thành các hoạt động, bạn có thể tiến hành trực tiếp việc triển khai hệ thống. Kế hoạch thực hiện tiêu chuẩn được phát triển bởi Oliver Wight, nhưng kinh nghiệm cho thấy rằng ở mức độ này hay mức độ khác, hầu hết các công ty đều tuân theo chiến lược này.

Bài kiểm tra số 2.

Chủ đề: “Hỗ trợ thông tin cho quản lý nhân sự như một bài toán quản lý.”

Giới thiệu

Hiệu quả của hệ thống quản lý nhân sự phần lớn phụ thuộc vào cơ sở thông tin. Cơ sở thông tin là tập hợp dữ liệu về trạng thái của hệ thống được quản lý và các xu hướng phát triển của nó bằng cách sử dụng các đặc điểm định lượng của các quá trình xảy ra giữa các nhân viên, trong môi trường sản xuất và xã hội xung quanh. Trên thực tế, bất kỳ quyết định quản lý nào cũng phải dựa trên hiểu biết về tình hình, các yếu tố ảnh hưởng và mối quan hệ của chúng. Thông tin góp phần thực hiện tất cả các chức năng quản lý: lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát, điều tiết, phân phối.

Các chức năng chính của quy trình quản lý nhân sự, được thực hiện ở các cấp độ khác nhau trong hệ thống quản lý của tổ chức, là xây dựng các quyết định và giám sát việc thực hiện chúng. Chính nhu cầu đảm bảo thực hiện các chức năng này khiến có thể coi quản lý nhân sự như một quy trình thông tin, tức là. về mặt chức năng bao gồm việc nhận, truyền, xử lý (chuyển đổi), lưu trữ và sử dụng thông tin và chính hệ thống quản lý phân cấp - như một hệ thống thông tin. Quá trình quản lý nhân sự có thể được thể hiện như một tập hợp các quyết định được phối hợp, liên tục đưa ra và thực hiện, cuối cùng nhằm đạt được mục tiêu chính của tổ chức. Sự phát triển của mỗi quyết định này phải được cung cấp thông tin.

Hỗ trợ thông tin của hệ thống quản lý nhân sự là tập hợp các quyết định được thực hiện về khối lượng, vị trí và hình thức tổ chức thông tin lưu chuyển trong hệ thống quản lý nhân sự trong quá trình hoạt động.

Hỗ trợ thông tin bao gồm các hệ thống tài liệu và thông tin vận hành, quy định, tham khảo, kỹ thuật và kinh tế. Khi thiết kế và phát triển thông tin hỗ trợ cho hệ thống quản lý, điều quan trọng nhất là thiết lập thành phần và cấu trúc thông tin cần và đủ cho công nghệ quản lý được áp dụng.

1. Loại thông tin và yêu cầu đối với thông tin đó

Thông tin được sử dụng trong quản lý nhân sự, về bản chất, được chia thành quy chuẩn, tham khảo, phương pháp luận, kế toán, dựa trên các tài liệu kế toán cơ bản, cũng như báo cáo, được trình bày dưới dạng tổng quát. Nguồn thông tin sơ cấp chính là các tài liệu của bộ phận nhân sự (trang cá nhân về hồ sơ nhân sự, thẻ nhân viên, hồ sơ cá nhân), mệnh lệnh, chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu liên quan đến nhân sự của nhân viên, chứng từ kế toán, báo cáo chủ yếu về công việc đã thực hiện và thanh toán, chứng từ của các đơn vị cơ cấu phi công nghiệp phục vụ doanh nghiệp. Một nguồn thông tin khác là chính nhân viên đưa ra ý kiến của mình về một số vấn đề nhất định, tài liệu từ nghiên cứu xã hội học (bảng câu hỏi, phỏng vấn), kết quả nghiên cứu tâm sinh lý (kiểm tra nhân viên). Trong trường hợp này, điều quan trọng là phải đảm bảo việc bảo vệ thông tin xã hội học được bảo mật. Trước hết, điều này liên quan đến ý kiến của nhân viên khi nghiên cứu mối quan hệ giữa các cá nhân trong một nhóm.

Nhiều quy trình xác định tình hình nhân sự rất năng động: số lượng nhân sự thay đổi do luân chuyển, cơ cấu nhân sự thay đổi theo tất cả các đặc điểm: giới tính, độ tuổi, thời gian làm việc, quá trình di chuyển nhân sự trong nội bộ nhà máy giữa các bộ phận cơ cấu. liên tục được tiến hành, ngành nghề và trình độ kỹ năng thay đổi. Thông tin trong trường hợp này đóng vai trò như một phương tiện giám sát sự phù hợp của cơ cấu lực lượng lao động thực tế với cơ cấu cần thiết và tính kịp thời của việc lấp đầy các công việc còn trống. Vì vậy, yêu cầu chính đối với thông tin nhân sự là tính hiệu quả và độ tin cậy.

Định hướng xã hội của công việc với nhân sự đặt ra nhiệm vụ thu thập thông tin khá đa dạng có tính chất xã hội liên quan đến từng nhân viên. Vì vậy, khi lựa chọn ứng viên để bổ nhiệm vào một vị trí nào đó, ngân hàng dữ liệu cần chứa thông tin không chỉ mang tính chất sản xuất mà còn mang tính chất nhân khẩu xã hội, kỷ luật và thậm chí cả y tế. Định hướng công tác nhân sự theo hướng phát triển lực lượng lao động của chính mình không thể thành công nếu không hiểu biết về chi phí lao động và đầu tư vào vốn con người (chi phí tiền lương, đào tạo, chăm sóc y tế, dịch vụ xã hội). Bản chất của thông tin đó khác biệt đáng kể so với thông tin thuần túy về nhân sự vì nó liên quan đến hệ thống kế toán. Cần mô tả một cách định lượng mức độ sử dụng lao động hợp lý và đánh giá kết quả lao động.

Tóm tắt những điều trên, chúng ta có thể xây dựng các tiêu chí sau để đánh giá chất lượng thông tin. Cô ấy phải là:

Mục tiêu (đầy đủ, nhất quán, đáng tin cậy);

Phù hợp (đáp ứng nhu cầu thông tin khách quan của các nhà quản lý và chuyên gia khi chúng phát sinh trong quá trình phát triển tình hình nhân sự);

Hợp thời;

Laconic (được nén nhưng không làm mất đi tính đầy đủ cần thiết);

Giao tiếp (dễ hiểu và chấp nhận được đối với các nhà quản lý và chuyên gia).

2. Hỗ trợ thông tin như một hệ thống

Nhu cầu thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích một khối lượng lớn thông tin nhân sự khác nhau và cung cấp cho người dùng (đối tượng quản lý - dịch vụ nhân sự và người quản lý) một cách thuận tiện đặt ra nhiệm vụ tạo ra một hệ thống thông tin phù hợp tại doanh nghiệp. Các thành phần của hệ thống như vậy là thiết bị và vật liệu để thu thập, lưu trữ, xử lý, truy xuất và cung cấp dữ liệu cần thiết về nhân sự của doanh nghiệp, kế toán được tổ chức hợp lý, thích ứng để hỗ trợ thông tin giải quyết các vấn đề nhân sự, một bộ kỹ thuật và phương pháp để giải quyết các vấn đề về nhân sự. sử dụng hệ thống này, các nhà khoa học máy tính, người tiêu dùng thông tin... Yêu cầu chính của hệ thống này là sử dụng rộng rãi máy tính, công nghệ thông tin tiên tiến, phương pháp toán học và mô hình hóa. Cơ sở của hệ thống thông tin phải là một mảng duy nhất phản ánh thông tin về từng nhân viên, môi trường của họ và điều kiện làm việc bên ngoài, do đó yêu cầu một tổ chức thông tin và phương pháp vận hành nhất định với mảng dữ liệu.

Vì các quy trình diễn ra trong một nhóm công nhân và trong môi trường của nó rất năng động nên điều quan trọng là phải phản ánh kịp thời tất cả những thay đổi này trong mảng thông tin dữ liệu. Yêu cầu này có thể được đáp ứng nếu hệ thống thông tin có mối liên hệ chặt chẽ với luồng tài liệu tại doanh nghiệp: các mệnh lệnh, hướng dẫn liên quan đến nhân viên được sử dụng để điều chỉnh ngay dữ liệu chứa trong mảng cho từng nhân viên. Điều quan trọng nhất là việc liên kết thông tin nhân sự với thông tin về cơ cấu công việc, với các yêu cầu mà công việc này đặt ra cho nhân viên, với mức thù lao có thể có và với tình trạng điều kiện làm việc. Cách tiếp cận này trước hết đưa ra giải pháp cho bài toán truy xuất thông tin (tìm kiếm các công nhân có đặc điểm cho trước trong mảng thông tin), phân nhóm, tập hợp các công nhân theo yêu cầu của người dùng.

Bằng cách theo dõi những thay đổi về trạng thái của đối tượng theo các thông số nhất định xảy ra do thực hiện các biện pháp, người quản lý, thông qua phản hồi, có thể phát triển một chiến lược quản lý hiệu quả và giám sát việc thực hiện nó. Hệ thống thông tin sẽ giúp xác định các yếu tố quan trọng nhất và thiết lập mối quan hệ nhân quả giữa các yếu tố và kết quả. Loại thông tin này cần thiết cho việc xây dựng các mục tiêu làm cơ sở cho việc phát triển đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp.

3. Nhiệm vụ nâng cao hỗ trợ thông tin quản lý hiện nay

Việc quản lý hiệu quả các tổ chức và hệ thống xã hội khác nhau là điều không thể tưởng tượng được nếu không sử dụng thông tin. Tình trạng này được xác định trước bởi thực tế là “về bản chất, quản lý là việc chuẩn bị, thông qua và thực hiện một chuỗi các quyết định tuần tự của hệ thống quản lý dựa trên thông tin phản ánh trạng thái của đối tượng được quản lý và môi trường, cũng như mức độ của thi hành (hoặc không thi hành) các quyết định quản lý đã được thông qua.” Thông tin thường được hiểu là “quá trình truyền tải thông điệp giữa hệ thống truyền và hệ thống nhận, dẫn đến sự thay đổi tính đa dạng của trạng thái sau này”.

Hiệu quả của doanh nghiệp được quyết định bởi tính đúng đắn của các quyết định quản lý được đưa ra. Sự thiếu vắng hoặc thiếu thông tin cần thiết hóa ra lại là nguyên nhân chính gây ra những sai lầm trong quản lý. Thông tin là một trong những nguồn lực của hệ thống tổ chức. Sự khác biệt so với các loại tài nguyên khác là thông tin không biến mất trong quá trình xử lý mà thay đổi tính hữu dụng của nó. Thông tin được đặc trưng bởi hình thức trình bày, khối lượng, tần suất tiếp nhận, tần suất điều chỉnh, chi phí tiếp nhận và lưu trữ.

Khái niệm “thông tin” chỉ có ý nghĩa nếu có nguồn (người cung cấp thông tin) và người nhận. Khi xem xét thông tin, các chỉ số sau được sử dụng: khối lượng, độ tin cậy, giá trị, độ phong phú, độ mở. Lượng thông tin được xác định bằng ký hiệu, số ký tự, chữ cái. Khối lượng thông tin nhận thức về bất kỳ đối tượng nào được đặc trưng bởi khối lượng ký hiệu, số lượng văn bản, đồ thị, hình vẽ, thời gian tiếp nhận và phân tích thông tin.

Khi đánh giá những thông tin đó, các chỉ số định tính được sử dụng:

Thông tin là dư thừa;

Thông tin không đầy đủ;

Thông tin đáng tin cậy;

Giá trị của thông tin.

Thông tin dư thừa sẽ cải thiện chất lượng của các quyết định quản lý tiếp theo, nhưng đòi hỏi nhiều thời gian để truyền tải và phân tích.

Thiếu thông tin khiến việc đưa ra quyết định đúng đắn trở nên khó khăn.

Độ tin cậy của thông tin là một chỉ số về sự tương ứng của thông tin nhận được với thực tế. Càng ít liên kết tham gia vào việc truyền tải thông tin thì độ tin cậy của nó càng cao. Sự biến dạng có thể xảy ra vì lý do khách quan và chủ quan.

Giá trị của thông tin có thể được xem xét từ hai khía cạnh: giá trị đối với người nhận liên quan đến lợi nhuận trong tương lai (giá trị sử dụng) và giá trị xét về chi phí phát sinh.

Thông tin quản lý được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau:

1) bản chất của phản ứng quản lý (đòi hỏi các quyết định khẩn cấp, dành cho các quyết định trong tương lai);

2) hình thức trình bày (tài liệu, nói, máy tính);

3) thời gian xuất hiện (hoạt động, hàng ngày, hàng tháng, hàng năm);

4) mức độ tiếp cận (bí mật, nội bộ, bên ngoài);

5) mục đích chức năng (lập kế hoạch, tài chính, kỹ thuật, tiếp thị);

6) Thuộc đối tượng kiểm soát (đơn vị, công trường, phân xưởng, doanh nghiệp);

7) mức độ khái quát hóa trong quy trình quản lý (sơ cấp, phái sinh, cuối cùng).

Quản lý các hệ thống xã hội, các hệ thống con và tổ chức của chúng liên quan đến việc sản xuất, tái tạo và ứng dụng các loại thông tin khác nhau. Nó bao gồm:

Sản xuất thông tin dưới hình thức nghiên cứu khoa học, phát minh, khám phá, khái quát kinh nghiệm thực tiễn trong lĩnh vực sản xuất, văn hóa, giáo dục, đời sống chính trị - xã hội;

Thu thập, lựa chọn, đánh giá các thông tin cần thiết cho việc quản lý;

Xử lý thông tin phân tích và tổng hợp (mô tả thư mục, phân loại, chú thích, tóm tắt, dịch thuật, mã hóa);

Lưu trữ và truy xuất thông tin;

Sao chép và phổ biến thông tin, chuyển nó đến người tiêu dùng;

Sử dụng thông tin;

Giám sát hiệu quả của việc sử dụng thông tin.

Nhu cầu thông tin của các đối tượng, cấp quản lý khác nhau là không giống nhau và được quyết định chủ yếu bởi các nhiệm vụ được giải quyết trong quá trình quản lý của người quản lý, nhân viên này trong bộ máy hành chính. Nó cũng phụ thuộc vào quy mô và tầm quan trọng của các quyết định được đưa ra (quyết định càng lớn và quan trọng thì càng cần nhiều thông tin về khối lượng và nội dung đa dạng để chuẩn bị và áp dụng), vào số lượng và tính chất của các thông số được kiểm soát, điều chỉnh, về số lượng các lựa chọn về trạng thái và hành vi có thể có của đối tượng được kiểm soát, về mức độ và sự đa dạng của các ảnh hưởng bên trong và bên ngoài làm xáo trộn hệ thống được kiểm soát, về số lượng và chất lượng của các chỉ số mô tả kết quả hoạt động của hệ thống này. Khi việc quản lý xã hội được cải thiện, nhu cầu hiểu biết về đối tượng quản lý sẽ tăng lên, có thể là các nhóm xã hội, các bộ phận dân cư, các tổ chức xã hội, cộng đồng lãnh thổ hoặc các tiểu hệ thống của xã hội - kinh tế, xã hội, chính trị, văn hóa xã hội. Trong những điều kiện này, cả chủ thể và đối tượng quản lý đều cần thông tin đầy đủ và đáng tin cậy về hoạt động của xã hội, các hệ thống con, tổ chức và nhóm chính của nó. Nghiên cứu xã hội học cho thấy các nhà lãnh đạo và quản lý hiếm khi và không sử dụng đầy đủ thông tin sẵn có, mặc dù thông tin đó đóng vai trò chính trong quá trình quản lý. Các nhà phát triển chương trình xã hội thường phàn nàn rằng kết quả công việc của họ không được sử dụng hoặc hiếm khi được sử dụng trong hoạt động quản lý. “Theo kết quả nghiên cứu xã hội học, người ta đã chứng minh rằng các nhà quản lý dành hơn 50% thời gian để phân phát tài liệu cho cấp dưới, thảo luận với cấp dưới và tham gia cùng nhau giải quyết các vấn đề nảy sinh với cấp dưới hoặc quản lý cấp cao. Dưới 50% nhân viên quản lý được khảo sát đã sử dụng các báo cáo máy tính làm cơ sở để đánh giá và khen thưởng nhân viên, yêu cầu thêm nguồn lực hoặc phân phối lại chúng, sửa đổi các phương pháp và quy trình hoạt động của tổ chức cũng như chức năng của hệ thống quản lý và tăng độ tin cậy của thông tin. Vì vậy, trong thực tiễn quản lý, việc xác định và nghiên cứu các yếu tố chính quyết định cường độ sử dụng thông tin của người quản lý trở nên quan trọng. Yếu tố đầu tiên trong số này là văn hóa tổ chức. Liệu dữ liệu chứa trong các luồng thông tin có được người quản lý nhận thức, hiểu và chuyển thành hành động thực tế một cách chính xác hay không phụ thuộc đáng kể vào văn hóa tổ chức của anh ta. Trong các hệ thống đánh giá quản lý, như trước đây, các tiêu chí như đúng giờ, trách nhiệm và khả năng hợp tác thường được sử dụng nhiều hơn là khả năng tìm kiếm và sử dụng nhanh chóng và khéo léo thông tin mới cần thiết để giải quyết thành công các vấn đề mà một tổ chức nhất định phải đối mặt. Yếu tố thứ hai ảnh hưởng đến việc sử dụng dữ liệu nhận được của người quản lý liên quan đến nội dung của các luồng thông tin đi vào lĩnh vực quản lý; chúng giúp định hướng và tập trung sự chú ý của người quản lý vào các vấn đề cấp bách của công việc quản lý, từ đó thúc đẩy họ hoạt động tích cực và hiệu quả hơn. Cuối cùng, cần lưu ý rằng “việc sử dụng thông tin của ban quản lý cần có sự hỗ trợ và hỗ trợ của các quan chức hoạt động ở các tầng cao nhất của kim tự tháp quản lý. Đây là sự đảm bảo mang tính quyết định về sự tuân thủ của thông tin nhận được với phạm vi hoạt động, thẩm quyền và quyền hạn của đơn vị quản lý sử dụng thông tin đó. Một trong những yêu cầu quan trọng nhất đối với thông tin được sử dụng trong quản lý là tính tối ưu và đầy đủ của nó. Thông tin tối ưu có nghĩa là nó phải chứa tất cả thông tin cần thiết về tất cả các tham số được quản lý và chỉ những thông tin cần thiết về đối tượng được quản lý.

4. Hỗ trợ thông tin cho quản lý nhân sự như một bài toán quản lý

Gần đây, việc sử dụng PC đã trở nên phổ biến trong các bộ phận cơ cấu của một tổ chức, bao gồm bộ phận nhân sự, bộ phận lao động và tiền lương, v.v. Về vấn đề này, một trong những vấn đề trọng tâm trong việc thiết kế hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự là tổ chức dữ liệu trong bộ nhớ máy tính. Nhược điểm của cách tiếp cận truyền thống trong việc tổ chức các mảng thông tin trong bộ nhớ PC, trong đó việc phát triển cơ sở thông tin tập trung vào các nhiệm vụ chức năng cụ thể, dẫn đến nhu cầu tập trung vào chính thông tin, vào dữ liệu, dẫn đến sự chuyển đổi từ cơ sở dữ liệu hướng vấn đề sang cơ sở dữ liệu hướng thông tin. Tất cả điều này đã dẫn đến một cách tổ chức dữ liệu mới trong máy tính, điều này được phản ánh trong sự phát triển của ngân hàng dữ liệu, là tập hợp các cơ sở dữ liệu người dùng, các công cụ phần cứng và phần mềm để tạo và duy trì các cơ sở dữ liệu này. Ngân hàng dữ liệu được xây dựng từ cơ sở dữ liệu, mỗi cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu được tổ chức theo các quy tắc nhất định cung cấp các nguyên tắc chung để mô tả, lưu trữ và thao tác dữ liệu. Cơ sở dữ liệu tích lũy và cập nhật liên tục thông tin dưới dạng một số lượng nhỏ các mảng, mỗi mảng được sử dụng để giải quyết nhiều vấn đề quản lý. Trong trường hợp này, sự chú ý chính được dành cho việc duy trì liên tục mô hình thông tin động chính xác của đối tượng điều khiển trong hệ thống. Về vấn đề này, một cơ hội mới về cơ bản sẽ mở ra cho việc sử dụng máy tính của một số người dùng cùng phát triển và sử dụng các chương trình cũng như khái quát hóa các kết quả thu được.

Việc triển khai hệ thống tự động hóa quản lý, giống như bất kỳ sự chuyển đổi lớn nào trong doanh nghiệp, là một quá trình phức tạp và thường gây khó khăn. Tuy nhiên, một số vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai hệ thống đã được nghiên cứu, hình thức hóa khá tốt và có phương pháp giải quyết hiệu quả. Nghiên cứu trước những vấn đề này và chuẩn bị cho chúng sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho quá trình thực hiện và tăng hiệu quả của việc sử dụng hệ thống sau này. Sau đây là những vấn đề và nhiệm vụ chính phát sinh trong hầu hết các trường hợp khi triển khai hệ thống quản lý và các khuyến nghị để giải quyết chúng.

Để xác định mức độ tập trung của một tổ chức nhất định so với các tổ chức khác, các đặc điểm sau được xác định:

1. Số lượng quyết định được đưa ra ở cấp quản lý thấp hơn. Số lượng quyết định được đưa ra bởi các nhà quản lý cấp thấp càng nhiều thì mức độ tập trung hóa càng ít;

2. Tầm quan trọng của các quyết định ở cấp dưới, hậu quả của các quyết định ở cấp dưới;

3. Giám sát công việc của cấp dưới. Trong một tổ chức tập trung yếu kém, ban lãnh đạo cấp cao hiếm khi xem xét các quyết định hàng ngày của cấp dưới. Các hành động được đánh giá dựa trên tổng kết quả đạt được.

Ngày nay nhu cầu về thông tin kinh doanh được đáp ứng ở mức độ nào? Theo 23% số người được hỏi, hơn một nửa hài lòng. Tuy nhiên, có thể thấy qua cách phân bổ các câu trả lời được đưa ra dưới đây, bộ phận người trả lời lạc quan này không nhiều và mang tính định lượng gần như gấp đôi so với những người có quan điểm ngược lại và cho rằng chỉ một phần nhỏ yêu cầu thông tin được thỏa mãn. . Nhìn chung, có thể nhận định rằng nhu cầu về thông tin doanh nghiệp hiện nay, theo ý kiến phản hồi, chưa được đáp ứng tốt.

Ngày nay nhu cầu về thông tin kinh doanh được đáp ứng ở mức độ nào? (câu trả lời của người được hỏi)

0% - hoàn toàn

23% - hơn một nửa

26% - khoảng một nửa

26% - ít hơn một nửa

17% - thực tế không hài lòng

8% - khó nói

Quy mô của vấn đề hỗ trợ thông tin cho quản lý nhân sự đến mức những động lực tích cực được ghi nhận vẫn chưa đủ để đạt được tiến bộ đáng kể theo hướng mong muốn. Có nhiều yếu tố cản trở doanh nhân tham gia vào thị trường thông tin doanh nghiệp. Một trong những điều quan trọng nhất là “sự gần gũi về thông tin” của chính thị trường. Mỗi giây người trả lời đều chỉ ra “khoảng trống” hiện có trong các ý tưởng về khả năng của thị trường thông tin hiện có và các quy tắc hoạt động của nó. Vì vậy, có tới 40% doanh nhân thích tìm đến đồng nghiệp, người quen để biết những thông tin cần thiết.

Điều gì cản trở các doanh nhân tham gia thị trường thông tin nhất? (câu trả lời từ người trả lời, có thể có một số câu trả lời)

52% - có ít kiến thức về các cơ hội hiện có

39% - không có dịch vụ cần thiết

32% - dữ liệu đã lỗi thời

32% - dữ liệu không đáng tin cậy

26% - khó truy cập dữ liệu

26% - chi phí dịch vụ

23% - thông tin liên lạc không đáng tin cậy

23% - bất ổn pháp lý

16% - hiệu quả thu thập thông tin thấp

Gần 40% số người được hỏi phàn nàn về việc thiếu các dịch vụ thông tin cần thiết. Những tuyên bố về các chỉ số định tính của thông tin như mức độ phù hợp và độ tin cậy đã tăng lên đáng kể. Hơn nữa, việc truy cập dữ liệu cần thiết vẫn còn khó khăn. Những người được hỏi không đồng ý với mức giá hiện hành đối với các dịch vụ và tài nguyên thông tin, đồng thời cũng đặc biệt lưu ý đến chi phí vận hành cao phát sinh khi thu thập thông tin. Nhìn chung, nhu cầu thông tin của doanh nghiệp vẫn chưa được đáp ứng cả về số lượng cũng như nội dung.

Các doanh nhân ngày càng đặt hy vọng cải thiện việc hỗ trợ thông tin trên các công nghệ Internet mới. Nhiều người được hỏi (68%) có quan điểm mạnh mẽ rằng Internet có thể kích thích hoạt động kinh doanh. Trong một cuộc khảo sát được thực hiện qua email vào mùa xuân năm 2002, các doanh nhân được hỏi: “Internet có giúp các doanh nghiệp nhỏ tìm được nhà đầu tư cho dự án kinh doanh của họ không?” 7% trả lời khẳng định và 34% đáp ứng được một phần nhu cầu đầu tư hiện tại. Trong điều kiện thiếu hụt trầm trọng nguồn tài chính để phát triển các doanh nghiệp nhỏ, kết quả như vậy có thể coi là một thành công lớn.

Các cuộc khảo sát cho thấy số lượng người sử dụng các nguồn lực kinh doanh trong số các doanh nhân đang tăng lên hàng năm. Động thái của đối tượng được nghiên cứu trong ba năm như sau: năm 2000, 64% số người được hỏi cho biết họ đã sử dụng các khả năng của Internet. Năm 2001, con số của họ là khoảng 70% và trong cuộc khảo sát mới nhất, con số này lên tới 84%. Tuy nhiên, không phải tất cả người tiêu dùng và doanh nhân internet đều hoàn toàn hài lòng với khả năng giao tiếp của họ với mạng. Chưa đến 40% số người được hỏi tự tin khẳng định rằng công nghệ Internet giúp doanh nghiệp (tổ chức) của họ có được lợi thế cạnh tranh thực sự trên thị trường. Mỗi người thứ hai (48%) đều tìm thấy điều gì đó hữu ích trong việc này, nhưng trong một số trường hợp. Số còn lại chưa trải nghiệm được những lợi ích thiết thực cụ thể. Tuy nhiên, có rất ít người nghi ngờ rằng các dịch vụ và công nghệ Internet sẽ trở nên phổ biến hơn trong tương lai gần, mặc dù không phải tất cả chúng đều có cùng tốc độ.

Hiện nay cần có những biện pháp ưu tiên nào để cải thiện việc hỗ trợ thông tin cho doanh nghiệp ở Nga? (Cho phép nhiều câu trả lời)

77% - mở rộng khả năng tiếp cận các nguồn thông tin của chính phủ

71% - tạo ra hệ thống thông tin kinh doanh toàn tiếng Nga

65% - chịu trách nhiệm về chất lượng, độ tin cậy của thông tin

61% - tạo danh mục, hệ thống định vị để tìm kiếm thông tin

48% - tăng cường khung pháp lý về thông tin doanh nghiệp

48% - sự tương tác của cấu trúc và hệ thống với thông tin kinh doanh

48% - đưa ra một dòng trong ngân sách các cấp để hỗ trợ thông tin doanh nghiệp

45% - tăng cường hỗ trợ thông tin cho doanh nhân trên các phương tiện truyền thông

36% - tổ chức các triển lãm và hội chợ chuyên ngành trong lĩnh vực thông tin

32% - phát triển khái niệm chung về dịch vụ thông tin dành cho doanh nhân

29% - tập hợp những người tạo và người sử dụng thông tin doanh nghiệp dưới hình thức hiệp hội (công đoàn) để vận động cho lợi ích của họ

16% - phát triển các hình thức câu lạc bộ sử dụng Internet

16% - thành lập Hội đồng công về các vấn đề thông tin cho doanh nghiệp

5. Các loại thông tin hỗ trợ quản lý nhân sự

Hỗ trợ thông tin cho dịch vụ quản lý nhân sự có thể được chia thành ngoài máy và trong máy. Việc phân loại hỗ trợ thông tin này chỉ có thể được sử dụng nếu các bộ phận của dịch vụ quản lý nhân sự có cơ sở máy tính (ví dụ: máy tính cá nhân hoặc tài nguyên máy tính của tổ chức được sử dụng).

Hỗ trợ thông tin ngoài máy bao gồm: hệ thống phân loại và mã hóa thông tin; hệ thống tài liệu quản lý; một hệ thống để tổ chức, lưu trữ và thực hiện các thay đổi đối với tài liệu. Cơ sở thông tin ngoài máy là tập hợp các tin nhắn, tín hiệu và tài liệu ở dạng mà con người có thể nhận biết trực tiếp mà không cần sử dụng công nghệ máy tính. Trong lĩnh vực phi máy móc, trong quá trình quản lý, việc trao đổi thông tin được thực hiện dưới hình thức chuyển động của các tài liệu giữa hệ thống được quản lý và kiểm soát: các tài liệu chứa thông tin được hoạch định (lệnh, hướng dẫn, nhiệm vụ được hoạch định, lịch trình) theo sau từ điều khiển cơ thể tới đối tượng; dọc theo đường phản hồi - từ đối tượng đến cơ quan kiểm soát - theo dõi các tài liệu chứa thông tin kế toán và báo cáo (thông tin về trạng thái hiện tại hoặc quá khứ của đối tượng kiểm soát). Hỗ trợ thông tin ngoài máy cho phép bạn xác định đối tượng kiểm soát, chính thức hóa thông tin và trình bày dữ liệu dưới dạng tài liệu.

Hỗ trợ thông tin trong máy chứa các mảng dữ liệu tạo thành cơ sở thông tin của hệ thống trên phương tiện máy tính, cũng như hệ thống các chương trình để tổ chức, tích lũy, duy trì và truy cập thông tin từ các mảng này. Thành phần chính của hỗ trợ thông tin trong máy là mảng thông tin, là tập hợp các bản ghi đồng nhất. Cấu trúc mảng, thành phần và thứ tự các mục trong mảng không phụ thuộc vào loại phương tiện máy tính.

Phần kết luận

Tóm lại, chúng ta có thể kết luận rằng trong số các biện pháp ưu tiên, hơn 70% số người được hỏi nêu ra sự cần thiết phải xem xét vấn đề tạo ra một hệ thống thông tin kinh doanh toàn Nga. Rõ ràng là một hệ thống như vậy sẽ không xuất hiện chỉ sau một đêm. Vì vậy, người ta đề xuất gỡ lỗi những gì đã tồn tại. Vì vậy, khoảng mỗi giây người trả lời coi việc thiết lập sự tương tác giữa các cấu trúc và hệ thống cung cấp thông tin kinh doanh là quan trọng. Nhưng 55% số người được hỏi không chỉ ủng hộ yêu cầu tăng cường phối hợp và củng cố các cơ cấu khác nhau để tăng cường hỗ trợ thông tin mà còn cho rằng quy trình này là khả thi. Đặc biệt, kết quả quan trọng của những nỗ lực chung có thể là việc tạo ra các danh mục thông tin kinh doanh cũng như phát triển sách hướng dẫn và hệ thống định vị để tìm kiếm thông tin, như khoảng 60% doanh nhân nghĩ. Hầu hết tất cả những người được hỏi đều đề nghị tăng cường nỗ lực tạo ra văn hóa thông tin cho các doanh nhân.

Theo ý kiến của mỗi người trả lời thứ hai, việc tăng cường hỗ trợ thông tin cho doanh nghiệp nên bao gồm hỗ trợ thông tin nhiều hơn, bao gồm cả thông qua các phương tiện truyền thông, đặc biệt là ở cấp khu vực. Ngoài ra, tóm lại, có thể nói rằng thái độ của các doanh nhân đối với tình trạng hỗ trợ thông tin vẫn ổn định, nhưng chưa đạt yêu cầu. Trong bối cảnh phát triển chung của công nghệ Internet trên thế giới, các doanh nhân Nga đang tụt hậu so với các đồng nghiệp phương Tây. Các biện pháp chính có thể khắc phục tình trạng hiện tại và tăng hiệu quả hỗ trợ thông tin mà không cần thu thập kiến thức mới và chi phí tài chính có thể là:

tiếp cận các nguồn thông tin của chính phủ;

phát triển hệ thống hỗ trợ thông tin khu vực và địa phương;

tổ chức sự tương tác giữa các hệ thống hỗ trợ thông tin hiện có với các hiệp hội doanh nhân và các cơ cấu hỗ trợ.

Danh sách tài liệu được sử dụng

1. Wendelin A.G. Chuẩn bị và thông qua các quyết định quản lý M.: Kinh tế, 2002.

2. Kibanov A.Ya., Zakharov D.K. Tổ chức quản lý nhân sự tại doanh nghiệp. M.: GAU, 1994.

3. Cole D. Quản lý nhân sự trong các tổ chức hiện đại. M.: Vershina, 2004.

4. Kruglov M.I. Quản lý chiến lược của công ty. Sách giáo khoa dành cho đại học. M.: Văn học kinh doanh Nga, 2002.

5. Maslov V.I. Quản lý nhân sự chiến lược trong văn hóa tổ chức hiệu quả. M.: Finpress, 2004.

6. Maslov E.V. Quản lý nhân sự doanh nghiệp. Hướng dẫn. Novosibirsk, INFRA-M, 2003.

7. Odegov Yu.G. Quản lý nhân sự: Đánh giá hiệu suất. Sách giáo khoa dành cho đại học. M.: Kỳ thi, 2004.

8. Oparina MV Thông tin trong kinh doanh. M.: Thông minh, 2004.

9. Samukina N.V. Quản lý nhân sự: Kinh nghiệm của Nga. St Petersburg, 2003.

10. Semenova A.N. Tin học hóa quản lý trong một doanh nghiệp hiện đại. Chuyên môn, 2006.

11. Spivak V.A. Quản lý nhân sự. Hội thảo về khóa học. St Petersburg, 2000.

12. Shekshnya S.V., Ermoshkin N.N. Quản lý nguồn nhân lực chiến lược trong thời đại Internet. Ấn bản 6 (Loạt bài “Thư viện Tạp chí “Quản lý nhân sự”) M.: Công ty Cổ phần “Trường Kinh doanh “Intel-Sintez”, 2002.

13. Shipunov V.G., Kishkel E.N. Những vấn đề cơ bản của hoạt động quản lý: Quản lý nhân sự, tâm lý quản lý, quản lý doanh nghiệp. M.: Trường cao hơn, 2000.

Dạy kèm

Cần giúp đỡ nghiên cứu một chủ đề?

Các chuyên gia của chúng tôi sẽ tư vấn hoặc cung cấp dịch vụ dạy kèm về các chủ đề mà bạn quan tâm.
Gửi đơn đăng ký của bạn chỉ ra chủ đề ngay bây giờ để tìm hiểu về khả năng nhận được tư vấn.

Trang
1

Giới thiệu