Microsoft Excel: sắp xếp và lọc dữ liệu. Lọc dữ liệu trong Excel

Hãy xem cách bạn có thể tìm kiếm thông tin trong MS Excel bằng bộ lọc.

Để thực hiện việc này, hãy mở Excel và vẽ một bảng nhỏ trong đó.

Chọn bất kỳ ô nào trong hàng tiêu đề, sau đó đi tới " Dữ liệu" và nhấp vào nút " Lọc»:

Trong hàng có tiêu đề của bảng của chúng ta, các “mũi tên” sẽ xuất hiện ở mỗi cột.

Xin lưu ý rằng nếu bảng của bạn không có hàng có tiêu đề thì Excel sẽ tự động chèn bộ lọc vào hàng dữ liệu đầu tiên:

Giai đoạn chuẩn bị đã hoàn tất. Bạn có thể bắt đầu tìm kiếm thông tin.

Lọc thông tin cơ bản

Áp dụng bộ lọc cho bảng

Nhấn vào biểu tượng ở cột Người quản lý. Menu sau sẽ mở ra:

Trong menu này, bằng cách sử dụng các hộp kiểm, bạn có thể đánh dấu các phần tử mà bạn muốn lọc dữ liệu.

Nếu có nhiều giá trị trong bảng thì hãy sử dụng chuỗi tìm kiếm. Để làm điều này, hãy bắt đầu nhập một phần của từ mà bạn cần tìm. Danh sách các tùy chọn sẽ được tự động rút ngắn.

Nhược điểm của phương pháp này là bạn chỉ có thể đánh dấu một giá trị hoặc một số giá trị chứa cụm từ tìm kiếm, nhưng không thể tìm thấy các giá trị hoàn toàn khác nhau. Ví dụ: bạn sẽ không thể tìm thấy ngay những người quản lý có tên là Sergey và Alexander theo cách này, nhưng bạn có thể tìm thấy tất cả các giá trị có chứa “Serg”: Sergey, Sergeev, Sergienko, v.v.

Ví dụ: bạn chỉ cần đánh dấu 2 giá trị trong số vài chục giá trị. Việc bỏ chọn thủ công từng mục ngoại trừ những mục bạn cần khá tốn thời gian. Để tăng tốc quá trình này, hãy bỏ chọn hộp kiểm “(Chọn tất cả)”. Điều này sẽ xóa tất cả các hộp kiểm khác. Bây giờ bạn chỉ có thể đánh dấu những mục mà bạn cần.

MS Excel hỗ trợ nhiều bộ lọc, tức là lọc trên nhiều cột cùng một lúc.

Ví dụ: bạn cần tìm tất cả các đơn đặt hàng của người quản lý Ivanov ngày 18 tháng 1 năm 2014.

Để bắt đầu, hãy nhấp vào cột “Người quản lý” và chọn Ivanov.

Bây giờ hãy nhấp vào cột "Ngày giao hàng", bỏ chọn "(Chọn tất cả)" và chọn 18/01/2014 hoặc nhập 18 vào thanh tìm kiếm và nhấp vào "OK".

Bảng sẽ trông như thế này:

Tương tự như vậy, bạn có thể tiếp tục lọc dữ liệu theo các cột “Mô tả”, “Số lượng”, v.v.

Lưu ý rằng ở các cột đã được lọc, biểu tượng sẽ thay đổi thành .

Bằng cách này, bạn sẽ luôn biết dữ liệu được lọc theo cột nào.

Hủy bộ lọc

Để xóa tất cả các bộ lọc cùng một lúc, hãy đi tới “ Dữ liệu" và nhấp vào nút " Thông thoáng».

Nếu bạn chỉ cần xóa bộ lọc khỏi một cột, để lại các bộ lọc ở các cột khác, hãy nhấp vào biểu tượng cho cột này, ví dụ: “Ngày giao hàng” và nhấp vào mục “Xóa bộ lọc khỏi<Название столбца>»:

hoặc

Nếu bạn cần loại bỏ hoàn toàn các bộ lọc trong bảng, hãy đi tới “ Dữ liệu" và nhấp vào nút " Lọc" Nó sẽ ngừng tô sáng, các biểu tượng sẽ biến mất khỏi thanh tiêu đề và tất cả dữ liệu sẽ được hiển thị trong bảng.

Trước

Sau đó

Cài đặt bộ lọc bổ sung

Tùy thuộc vào loại nội dung của các cột, bộ lọc có các tùy chọn bổ sung.

Bộ lọc văn bản

Nhấp vào biểu tượng cột “Trình quản lý”, di chuột qua “Bộ lọc văn bản”, đợi menu xuất hiện và chọn bất kỳ tiêu chí lựa chọn nào hoặc mục “Bộ lọc tùy chỉnh…”. Cửa sổ sau sẽ xuất hiện:

• 1. Điều khoản "bằng" hoặc "không công bằng" giả sử rằng biểu thức mong muốn khớp với nội dung của ô một trăm phần trăm. Tiêu chuẩn "bằng" trong bảng chỉ để lại những hàng chứa giá trị đã chọn. Theo đó, tiêu chí "không công bằng"để lại tất cả các giá trị ngoại trừ giá trị đã chọn. Để đơn giản hóa tác vụ, bạn có thể chọn giá trị mong muốn từ danh sách thả xuống:

• 2. Điều khoản "hơn" Và "ít hơn" giả sử bảng sẽ giữ lại các giá trị bắt đầu bằng một chữ cái sớm hơn hoặc muộn hơn trong bảng chữ cái. Ví dụ: nếu bạn chọn giá trị “Ivanov” cho tùy chọn “thêm”, thì chỉ những ô bắt đầu bằng chữ “Y” mới còn lại trong bảng (Kartov, Yoghurtov, v.v.). Và với tùy chọn “ít hơn” - các giá trị bắt đầu bằng chữ cái “Z” (Zakharov, Bukin).
• 3. Sự khác biệt duy nhất về điều kiện "nhiều hơn hoặc bằng" Và "ít hơn hoặc bằng" từ đoạn trước trong đó bộ lọc bao gồm giá trị đã chọn.
• 4. Nếu bạn cần tìm tất cả các giá trị bắt đầu bằng "Cây liễu", sau đó sử dụng điều kiện "bắt đầu với", và nếu bạn muốn biết có bao nhiêu giá trị trong bảng kết thúc bằng "rovich", sau đó chọn tùy chọn "kết thúc bằng".
• 5. Theo đó, điều kiện "không bắt đầu bằng" Và "không kết thúc bằng" giả sử rằng bạn không cần hiển thị các giá trị chứa cụm từ tìm kiếm trong bảng.
• 6. Khi chọn điều kiện "chứa" hoặc "không chứa" Bạn có thể chỉ định bất kỳ cụm từ hoặc tổ hợp chữ cái nào mà bạn muốn bao gồm hoặc loại trừ khỏi bộ lọc. Sự khác biệt giữa điểm này với điểm 1, 4 và 5 là cụm từ tìm kiếm có thể nằm ở bất kỳ đâu trong ô. Ví dụ: đặt “Willow” làm bộ lọc, kết quả sẽ là “Alexey Ivanov”, “Sergey Ivarovsky”, “đường cong”, v.v.

Bộ lọc số

Hầu hết các điều kiện đều giống như đối với bộ lọc văn bản. Chúng ta hãy chỉ xem xét những cái mới.

• 1. Điều kiện "giữa". Khi bạn chọn điều kiện này, các tiêu chí cần thiết sẽ ngay lập tức được đặt trong cửa sổ xuất hiện, giúp công việc của bạn dễ dàng hơn:

Tất cả những gì bạn phải làm là nhập các giá trị từ bàn phím hoặc chọn chúng từ danh sách.

Lọc theo ngày

Những điều kiện này không yêu cầu giải thích đặc biệt vì ý nghĩa của chúng rất dễ hiểu từ tên gọi. Điều duy nhất đáng chú ý là trong cửa sổ tiêu chuẩn để chọn điều kiện lọc, nút Lịch xuất hiện để giúp bạn nhập ngày dễ dàng hơn.

Và thêm một chút về bộ lọc

Có một cách khác để lọc dữ liệu. Hãy biến đổi bảng của chúng tôi một chút:

Như bạn có thể thấy, chúng tôi đã tô màu nó.

Ví dụ: bây giờ chúng ta cần tìm tất cả các dòng có Krasotkin. Nhấp chuột phải vào ô có người này và chọn “Bộ lọc” từ menu xuất hiện. Menu mới có một số tùy chọn mới. Trong ví dụ này chúng ta cần mục "Lọc theo giá trị...".

Nếu bạn chọn điều kiện "Lọc theo màu sắc...", khi đó bảng sẽ chứa các hàng có ô cùng màu với ô hiện hoạt (tô màu vàng).

Nếu bạn bấm vào “Lọc theo màu phông chữ…”, thì chỉ những ô có phông chữ màu đỏ hoặc đen sẽ vẫn còn trong bảng của chúng ta, tùy thuộc vào ô nào hiện đang hoạt động.

Mục bộ lọc cuối cùng chỉ áp dụng được nếu bảng sử dụng định dạng có điều kiện bằng biểu tượng.

Quản trị trang web trang mạng bày tỏ lòng biết ơn tới tác giả Alexander Tsarevđể chuẩn bị nguyên liệu.

Nhiều nhân viên của mọi loại tổ chức phải làm việc với Mircoot Excel theo một cách nào đó, có thể là kế toán viên hoặc nhà phân tích thông thường, thường phải đối mặt với nhu cầu chọn một số giá trị từ một lượng dữ liệu khổng lồ. Để đơn giản hóa nhiệm vụ này, một hệ thống lọc đã được tạo ra.

Bộ lọc thông thường và nâng cao

Excel cung cấp một bộ lọc đơn giản có thể được khởi chạy từ tab “Dữ liệu” – “Bộ lọc” (Dữ liệu - Bộ lọc trong phiên bản tiếng Anh của chương trình) hoặc sử dụng phím tắt trên thanh công cụ, tương tự như phễu hình nón để đổ chất lỏng vào thùng chứa có cổ hẹp.

Trong hầu hết các trường hợp, bộ lọc này là lựa chọn tối ưu. Tuy nhiên, nếu bạn cần lọc theo số lượng lớn điều kiện (thậm chí theo nhiều cột, hàng và ô), nhiều người thắc mắc về cách tạo bộ lọc nâng cao trong Excel. Trong phiên bản tiếng Anh, nó được gọi là Bộ lọc nâng cao.

Sử dụng bộ lọc nâng cao lần đầu tiên

Trong Excel, hầu hết công việc được thực hiện bằng bảng. Thứ nhất, nó rất tiện lợi và thứ hai, trong một tệp, bạn có thể lưu thông tin trên một số trang (tab). Nên tạo một số hàng phía trên bảng chính, để lại hàng trên cùng cho tiêu đề, chính những hàng này sẽ phù hợp với các điều kiện của bộ lọc nâng cao Excel. Trong tương lai, bộ lọc có thể sẽ được thay đổi: nếu cần thêm điều kiện, bạn luôn có thể chèn một dòng khác vào đúng vị trí. Nhưng điều mong muốn là có một hàng không được sử dụng giữa các ô phạm vi điều kiện và các ô dữ liệu nguồn.

Dưới đây là ví dụ về cách sử dụng bộ lọc nâng cao trong Excel.

Áp dụng bộ lọc

Trong bảng trên, dòng 1 và 2 dành cho phạm vi điều kiện, dòng 4 đến 7 dành cho phạm vi dữ liệu nguồn.

Trước tiên, bạn nên nhập vào dòng 2 các giá trị thích hợp làm cơ sở cho bộ lọc nâng cao trong Excel.

Bộ lọc được khởi chạy bằng cách chọn các ô của dữ liệu nguồn, sau đó bạn cần chọn tab “Dữ liệu” và nhấp vào nút “Nâng cao” (Dữ liệu - Nâng cao, tương ứng).

Cửa sổ mở ra sẽ hiển thị phạm vi ô đã chọn trong trường Phạm vi Nguồn. Theo ví dụ trên, chuỗi lấy giá trị "$A$4:$F$12".

Trường "Phạm vi điều kiện" phải được điền bằng các giá trị "$A$1:$F$2".

Cửa sổ cũng chứa hai điều kiện:

• lọc danh sách tại chỗ;
• sao chép kết quả đến một vị trí khác.

Điều kiện đầu tiên cho phép bạn tạo kết quả trong không gian được phân bổ cho các ô của phạm vi ban đầu. Điều kiện thứ hai cho phép bạn tạo danh sách kết quả trong một phạm vi riêng biệt, danh sách này phải được chỉ định trong trường “Đặt kết quả vào phạm vi”. Người dùng chọn một tùy chọn thuận tiện, chẳng hạn như tùy chọn đầu tiên và cửa sổ “Bộ lọc nâng cao” trong Excel sẽ đóng lại.

Dựa trên dữ liệu đã nhập, bộ lọc sẽ tạo bảng sau.

Khi sử dụng điều kiện "Sao chép kết quả sang vị trí khác", các giá trị từ hàng 4 và 5 sẽ được hiển thị trong phạm vi do người dùng chỉ định. Phạm vi ban đầu sẽ không thay đổi.

Dễ sử dụng

Phương pháp được mô tả không hoàn toàn thuận tiện, do đó, để cải thiện, ngôn ngữ lập trình VBA thường được sử dụng, trong đó các macro được tạo cho phép bạn tự động hóa bộ lọc nâng cao trong Excel.

Nếu người dùng có kiến ​​​​thức về VBA, bạn nên nghiên cứu một số bài viết về chủ đề này và thực hiện thành công kế hoạch của mình. Khi bạn thay đổi giá trị của các ô ở hàng 2, dành riêng cho bộ lọc nâng cao Excel, phạm vi điều kiện sẽ thay đổi, cài đặt sẽ được đặt lại, khởi động lại ngay lập tức và thông tin cần thiết sẽ được tạo trong phạm vi được yêu cầu.

Truy vấn phức tạp

Ngoài việc làm việc với các giá trị được chỉ định chính xác, bộ lọc nâng cao trong Excel còn có khả năng xử lý các truy vấn phức tạp. Đây là dữ liệu đã nhập, trong đó một số ký tự được thay thế bằng ký tự đại diện.

Bảng ký hiệu cho các truy vấn phức tạp được hiển thị bên dưới.

Điều đáng biết là ký hiệu * có thể đại diện cho bất kỳ số lượng ký tự nào. Tức là khi nhập giá trị “n*” thì tất cả các giá trị sẽ được trả về, bất kể số ký tự sau chữ “n”.

Dấu hiệu "?" chỉ ngụ ý một ký tự.

Liên kết HOẶC và VÀ

Bạn nên lưu ý rằng thông tin được chỉ định trong một dòng trong “Phạm vi điều kiện” được coi là được kết hợp với toán tử logic (AND). Điều này có nghĩa là nhiều điều kiện được đáp ứng cùng một lúc.

Nếu dữ liệu được ghi vào một cột, bộ lọc nâng cao trong Excel sẽ nhận dạng chúng được kết nối bằng toán tử logic (OR).

Bảng giá trị sẽ có dạng sau:

Bảng tổng hợp

Một phương pháp khác được thực hiện bằng lệnh “Chèn - Bảng - PivotTable” (Chèn - Bảng - PivotTable trong phiên bản tiếng Anh).

Các bảng được đề cập hoạt động tương tự với phạm vi dữ liệu được chọn trước và chọn các giá trị duy nhất để phân tích thêm. Trên thực tế, nó trông giống như làm việc với các trường duy nhất (ví dụ: họ của nhân viên công ty) và một loạt giá trị được trả về khi chọn một trường duy nhất.

Nhược điểm của việc sử dụng bảng tổng hợp là cần phải điều chỉnh dữ liệu nguồn theo cách thủ công khi chúng thay đổi.

Phần kết luận

Tóm lại, cần lưu ý rằng phạm vi bộ lọc trong Microsoft Excel rất rộng và đa dạng. Chỉ cần sử dụng trí tưởng tượng của bạn và phát triển kiến ​​​​thức, kỹ năng và khả năng của riêng bạn là đủ.

Bản thân bộ lọc rất dễ sử dụng và học hỏi; không khó để tìm ra cách sử dụng bộ lọc nâng cao trong Excel nhưng nó dành cho những trường hợp cần sàng lọc thông tin một số lần để xử lý tiếp. Theo quy định, nó không liên quan đến việc làm việc với lượng lớn thông tin do yếu tố con người thông thường. Đây là lúc các công nghệ xử lý thông tin phức tạp và tiên tiến hơn trong Microsoft Excel ra đời.

Macro viết bằng VBA cực kỳ phổ biến. Chúng cho phép bạn chạy một số lượng đáng kể các bộ lọc giúp chọn các giá trị và hiển thị chúng trong phạm vi thích hợp.

Macro thay thế thành công hàng giờ làm việc để tổng hợp các báo cáo tóm tắt, định kỳ và các báo cáo khác, thay thế thời gian dài phân tích các mảng lớn chỉ bằng một cú nhấp chuột một giây.

Việc sử dụng macro là hợp lý và bất tiện. Bất kỳ ai có nhu cầu ứng dụng sẽ luôn tìm thấy, nếu muốn, đủ tài liệu để phát triển kiến ​​thức của mình và tìm kiếm câu trả lời cho các câu hỏi quan tâm.

Lọc trong Excel - Đây là việc lựa chọn dữ liệu theo những đặc điểm nhất định.Lọc trong Exceltrong những điều kiện nhất định được thực hiện bằng cách sử dụng chức năng " Lọc trong Excel ". Nếu có ảnh trong các ô của bảng thì xem bài viết "Chèn ảnh vào ô trong Excel" về cách sửa ảnh trong ô không bị xê dịch trong quá trình lọc.
Cách lọc trong Excel.
Đầu tiên, chọn cột mà bạn cần lọc dữ liệu bảng. Sau đó, trên tab “Trang chủ”, nhấp vào nút “Sắp xếp và lọc” và chọn chức năng “Bộ lọc”. Hoặc chuyển đến tab “Dữ liệu” và nhấp vào nút “Bộ lọc”.
Nút bộ lọc đã xuất hiện ở ô trên cùng của cột đã chọn. Nhấp vào nút này và chọn “Bộ lọc số”, sau đó chọn “ít hơn”. Trong cửa sổ xuất hiện, đối diện với ô “nhỏ hơn”, viết số nhỏ hơn mà chúng ta cần chọn dữ liệu, ví dụ: 7. Nhấp vào “OK”.

Bạn có thể lọc dữ liệu theo màu ô. Các ô có thể được tô màu theo cách thủ công hoặc định dạng có điều kiện. Cách tô màu các ô có định dạng có điều kiện theo số, theo từ, theo ngày, v.v., "Định dạng có điều kiện trong Excel".
Bấm vào màu hồng. Nhấp vào "OK". Hóa ra như thế này.

Lọc chắc chắn là một trong những cách thuận tiện nhất và nhanh nhất để chọn từ một danh sách dữ liệu khổng lồ chính xác những gì cần thiết vào lúc này. Kết quả của quá trình lọc, người dùng sẽ nhận được một danh sách nhỏ các dữ liệu cần thiết, có thể làm việc dễ dàng và bình tĩnh. Dữ liệu này sẽ được chọn theo một tiêu chí nhất định mà bạn có thể tự cấu hình. Đương nhiên, bạn có thể làm việc với dữ liệu đã chọn, tận dụng tối đa tất cả các tính năng khác của Excel 2010.

Khi làm việc với bảng, dữ liệu có thể được chọn theo hai cách - sử dụng bộ lọc tự động tùy chỉnh trong Excel 2010 hoặc tập trung vào một tập hợp nhỏ các hàm và công thức cơ bản. Tùy chọn thứ hai đơn giản và dễ dàng hơn nhiều, có nghĩa là với tùy chọn này, chúng ta sẽ bắt đầu làm quen với các khả năng của bộ xử lý bảng được cập nhật.

Vì vậy, bạn có một bảng với một loạt dữ liệu khác nhau mà bạn nhận được tại nơi làm việc và bây giờ bạn cần chọn một số giá trị cụ thể. May mắn thay, bạn có thể sử dụng bộ lọc tự động trong Excel 2010, bộ lọc này sẽ chỉ để lại trên màn hình những thông tin cần thiết.

Ở đây chúng ta thấy các chức năng lọc chính nằm trên tab Trang chủ. Bạn cũng có thể xem tab “Dữ liệu”, nơi chúng tôi sẽ được cung cấp tùy chọn kiểm soát lọc chi tiết. Để sắp xếp dữ liệu, bạn cần chọn phạm vi ô được yêu cầu hoặc, cách khác, chỉ cần đánh dấu ô trên cùng của cột được yêu cầu. Sau đó, bạn cần nhấp vào nút "Bộ lọc", sau đó một nút có mũi tên nhỏ chỉ xuống sẽ xuất hiện ở bên phải của ô.

Bộ lọc có thể dễ dàng được “gắn” vào tất cả các cột.

Điều này sẽ đơn giản hóa rất nhiều việc sắp xếp thông tin để xử lý trong tương lai.

Bây giờ hãy xem menu thả xuống cho từng bộ lọc (chúng sẽ giống nhau):

— sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần (“từ giá trị tối thiểu đến giá trị tối đa” hoặc ngược lại), sắp xếp thông tin theo màu sắc (cái gọi là tùy chỉnh);

- Lọc theo màu sắc;

- khả năng tháo bộ lọc;

— các tham số lọc, bao gồm các bộ lọc số, văn bản và ngày (nếu các giá trị đó có trong bảng);

- khả năng "chọn tất cả" (nếu bạn bỏ chọn hộp này, thì tất cả các cột sẽ không còn được hiển thị trên trang tính nữa);

— “tên cột”, nơi hiển thị tất cả các cột được sử dụng trong bảng. Nếu bạn bỏ chọn hộp bên cạnh một số mục nhất định thì chúng cũng sẽ không được hiển thị nữa, nhưng ở đây việc này có thể được thực hiện một cách có chọn lọc.

Nếu bạn áp dụng bất kỳ bộ lọc nào, hình ảnh nút sẽ thay đổi và có dạng bộ lọc bạn đã chọn.

Nếu nói về bộ lọc số , thì ở đây chương trình cũng cung cấp một số lượng khá lớn các tùy chọn khác nhau để sắp xếp các giá trị có sẵn. Đó là: “Lớn hơn”, “Lớn hơn hoặc bằng”, “Bằng”, “Nhỏ hơn hoặc bằng”, “Nhỏ hơn”, “Không bằng”, “Giữa các giá trị được chỉ định”. Chúng tôi kích hoạt mục “10 đầu tiên” và một cửa sổ xuất hiện

Tại đây, bạn có thể chọn số lượng giá trị đầu tiên mà chúng tôi quan tâm (chỉ một số mà bạn có thể chọn bằng cách sử dụng mũi tên hoặc tự chỉ định) và cách chúng cần được sắp xếp (Nhỏ nhất, lớn nhất hoặc thậm chí là phần trăm của tổng số của các phần tử).

Nếu bạn chọn mục "Trên (hoặc dưới) trung bình", thì bạn sẽ thấy những hàng có giá trị phù hợp với yêu cầu. Giá trị trung bình số học được tính toán tự động, dựa trên dữ liệu được thu thập từ cột.

Bộ lọc Tự động Tùy chỉnh trong Excel 2010, như đã nói, nó cho phép truy cập mở rộng vào các tùy chọn lọc. Với sự trợ giúp của nó, bạn có thể đặt một điều kiện (bao gồm 2 biểu thức hoặc “hàm logic” OR / AND), theo đó dữ liệu sẽ được chọn.

Bộ lọc văn bản được thiết kế để hoạt động riêng với các giá trị văn bản. Ở đây, các tham số sau được sử dụng để lựa chọn: “Chứa”, “Không chứa”, “Bắt đầu bằng…”, “Kết thúc bằng…”, cũng như “Bằng”, “Không bằng”. Việc thiết lập chúng khá giống với việc thiết lập bất kỳ bộ lọc số nào.

Hãy áp dụng tính năng lọc đồng thời theo các tham số khác nhau cho các cột khác nhau trong báo cáo của chúng tôi về hiệu suất kho hàng. Vì vậy, hãy để “Vật phẩm” bắt đầu bằng “A”, nhưng trong cột “Kho 1”, chúng tôi chỉ ra rằng kết quả phải lớn hơn 25. Kết quả của lựa chọn như vậy được trình bày bên dưới

Việc lọc, khi không còn cần thiết, có thể bị hủy theo bất kỳ cách nào có thể - sử dụng tổ hợp nút “Shift+Ctrl+L”, nhấn nút “Filter” (tab “Main”, tab “Sắp xếp và lọc” lớn biểu tượng ", có trong phần " Chỉnh sửa"). Hoặc chỉ cần nhấp vào nút “Bộ lọc” trên tab “Dữ liệu”.

Tất nhiên, lọc là một yếu tố khá thuận tiện để chọn dữ liệu trong Excel 2010, nhưng đôi khi có thể cần phải lựa chọn thông tin chi tiết hơn mà các chức năng tiêu chuẩn không cung cấp.

Giả sử bây giờ chúng ta cần lọc bằng cách sử dụng một điều kiện nhất định, đến lượt nó, là sự kết hợp của các điều kiện để lọc nhiều cột cùng một lúc (có thể có nhiều hơn 2). Trong trường hợp này, chỉ có thể sử dụng bộ lọc tùy chỉnh nâng cao, trong đó các điều kiện có thể được kết hợp bằng cách sử dụng hàm logic AND/OR.

Hãy xem một ví dụ để hiểu rõ hơn về khả năng của bộ lọc. Giả sử chúng ta có một bảng chứa các truy vấn tìm kiếm trong hệ thống Yandex và Google. Chúng ta cần xác định truy vấn nào hiện có có vị trí nhỏ hơn 10 trong mỗi hệ thống được chỉ định. Vì có thể có nhiều yêu cầu nên bạn cần thực hiện một số bước đơn giản.

Trong các ô riêng biệt và hoàn toàn trống, chúng tôi sao chép tên của các cột mà chúng tôi sẽ lọc dữ liệu. Như đã đề cập ở trên, đây sẽ là “Khả năng hiển thị trong Yandex” và “Khả năng hiển thị trong Google”. Tên có thể được sao chép sang bất kỳ ô liền kề nào, nhưng chúng ta sẽ chọn B10 và C10.

Dưới các ô này, chúng ta sẽ nhập các điều kiện cho lần lọc sắp tới. Nếu cần thiết (và điều này là cần thiết đối với chúng tôi) phải tính đến cả hai điều kiện cùng một lúc (hàm logic này được gọi là AND), thì các điều kiện lọc phải được đặt trong một dòng. Nếu chỉ cần tính đến một thứ (hàm OR), thì các điều kiện phải được đặt trên các dòng khác nhau.

Bây giờ chúng ta tìm tab “Dữ liệu”, “Sắp xếp và lọc” và nhấp vào biểu tượng nhỏ “Nâng cao” và thấy cửa sổ này

“Bộ lọc nâng cao” cho phép bạn chọn một trong các tùy chọn hành động có thể có - lọc danh sách ngay tại đây hoặc lấy dữ liệu nhận được và sao chép nó sang vị trí khác thuận tiện cho bạn.

Trong “Phạm vi nguồn”, bạn phải chỉ định địa chỉ (nếu chương trình không tự thực hiện việc này) của toàn bộ phạm vi ô có dữ liệu cần được lọc. Điều này có thể được thực hiện bằng cách chỉ định thủ công các địa chỉ được yêu cầu hoặc đơn giản bằng cách chọn ranh giới của bảng được yêu cầu bằng chuột.

Như bạn đoán, “phạm vi điều kiện” chứa địa chỉ của các ô lưu trữ điều kiện lọc và tên cột. Đối với chúng tôi nó sẽ là “B10:C12”.

Nếu bạn quyết định rời khỏi ví dụ và chọn chức năng "sao chép kết quả...", thì ở cột thứ 3, bạn cần chỉ ra địa chỉ của phạm vi các ô mà chương trình cần gửi dữ liệu đã vượt qua lọc. Vì vậy, chúng tôi cũng sẽ chọn tùy chọn này và chỉ định "A27:C27".

Chúng tôi xác nhận chương trình và nếu mọi thứ được thực hiện không có lỗi và đáp ứng các điều kiện đã chỉ định thì chúng tôi sẽ thấy kết quả này

Chúc may mắn trong công việc.

Microsoft Excel là một công cụ bảng tính phổ biến và tiện lợi.

Chức năng rộng rãi làm cho chương trình này trở nên phổ biến thứ hai sau MS Word trong số tất cả các chương trình văn phòng.

Nó được sử dụng bởi các nhà kinh tế, kế toán, nhà khoa học, sinh viên và đại diện của các ngành nghề khác, những người cần xử lý dữ liệu toán học.

Một trong những tính năng tiện lợi nhất của chương trình này là lọc dữ liệu. Hãy xem cách thiết lập và sử dụng bộ lọc MS excel.

Việc tìm kiếm các bộ lọc trong chương trình này thật dễ dàng - bạn cần mở menu chính hoặc chỉ cần giữ phím Ctrl+Shift+L.

Các hàm lọc cơ bản trong Excel:

• lựa chọn theo màu sắc: cho phép sắp xếp dữ liệu theo phông chữ hoặc màu tô,
• bộ lọc văn bản trong excel: cho phép bạn đặt các điều kiện nhất định cho các hàng, ví dụ: nhỏ hơn, lớn hơn, bằng, không bằng và các điều kiện khác, cũng như đặt các điều kiện logic - và, hoặc,
• bộ lọc số: sắp xếp theo tiêu chí số, ví dụ: dưới mức trung bình, top 10 và các tiêu chí khác,
• thủ công: việc lựa chọn có thể được thực hiện theo tiêu chí tự chọn.

Rất dễ dàng để sử dụng chúng. Cần phải chọn bảng và chọn phần có bộ lọc trong menu, sau đó chỉ định dữ liệu sẽ được lọc theo tiêu chí nào.

Cách sử dụng bộ lọc nâng cao trong Excel - cách thiết lập

Bộ lọc tiêu chuẩn có một nhược điểm đáng kể - để nhớ tiêu chí lựa chọn nào đã được sử dụng, bạn cần mở menu. Và điều này càng bất tiện hơn khi có nhiều hơn một tiêu chí được chỉ định. Từ quan điểm này, bộ lọc nâng cao sẽ thuận tiện hơn, bộ lọc này được hiển thị trong một bảng riêng phía trên dữ liệu.

VIDEO HƯỚNG DẪN

Thủ tục thiết lập:

1. Tạo một bảng chứa dữ liệu để tiếp tục làm việc với nó. Nó không nên chứa các dòng trống.
2. Tạo bảng với điều kiện lựa chọn
3. Khởi chạy bộ lọc nâng cao.

Hãy xem xét một thiết lập ví dụ.
Chúng ta có một bảng gồm các cột Sản phẩm, Số lượng và Giá cả.

Ví dụ: bạn cần sắp xếp các hàng có tên sản phẩm bắt đầu bằng từ “Nails”. Một số hàng rơi vào điều kiện này.

Bảng có điều kiện sẽ được đặt trong ô A1:A2. Điều quan trọng là phải chỉ ra tên của cột nơi việc lựa chọn sẽ diễn ra (ô A1) và từ chỉ chính lựa chọn - Nails (ô A2).

Sẽ thuận tiện nhất khi đặt nó phía trên dữ liệu hoặc ở bên cạnh. Theo nó cũng không bị cấm, nhưng không phải lúc nào cũng thuận tiện, vì đôi khi có thể cần phải thêm dòng bổ sung. Thụt lề ít nhất một dòng trống giữa hai bảng.

Sau đó, bạn cần phải:

1. chọn bất kỳ ô nào,
2. mở “Bộ lọc nâng cao” theo đường dẫn: Dữ liệu – Sắp xếp và lọc – Nâng cao,
3. kiểm tra những gì được chỉ định trong trường “Phạm vi ban đầu” - toàn bộ bảng có thông tin sẽ nằm ở đó,
4. trong “Phạm vi điều kiện”, bạn cần đặt giá trị của các ô với điều kiện lựa chọn, trong ví dụ này là phạm vi A1:A2.

Sau khi nhấp vào nút “OK”, thông tin cần thiết sẽ được chọn và chỉ những hàng có từ mong muốn mới xuất hiện trong bảng, trong trường hợp của chúng tôi là “Nails”. Các số dòng còn lại sẽ chuyển sang màu xanh. Để hủy bộ lọc đã chỉ định, chỉ cần nhấn CTRL+SHIFT+L.

Cũng dễ dàng thiết lập tính năng lọc các dòng có chứa từ chính xác "Nails" mà không phân biệt chữ hoa chữ thường. Trong phạm vi B1:B2, chúng tôi sẽ đặt một cột với tiêu chí lựa chọn mới, không quên chỉ ra tiêu đề của cột sẽ thực hiện sàng lọc. Trong ô B2, bạn phải nhập công thức sau ="=Nails".

• chọn bất kỳ ô bảng nào,
• mở "Bộ lọc nâng cao"
• kiểm tra xem toàn bộ bảng có dữ liệu có được bao gồm trong “Phạm vi nguồn” hay không
• trong “Phạm vi điều kiện” chỉ ra B1:B2.

Sau khi nhấn “OK”, dữ liệu sẽ được lọc ra.

Đây là những ví dụ đơn giản nhất làm việc với bộ lọc trong excel. Trong phiên bản nâng cao, thật thuận tiện khi đặt các điều kiện khác để lựa chọn, ví dụ: sàng lọc với tham số “OR”, sàng lọc với tham số “Nails” và giá trị trong cột “Số lượng” >40.

Thông tin trong bảng có thể được lọc theo cột - một hoặc nhiều cột. Hãy xem ví dụ về một bảng có các cột “Thành phố”, “Tháng” và “Doanh số”.

ví dụ 1

Nếu bạn cần lọc dữ liệu theo cột có tên thành phố theo thứ tự bảng chữ cái, bạn cần chọn bất kỳ ô nào của cột này, mở “Sắp xếp” và “Bộ lọc” rồi chọn tùy chọn “AY”. Kết quả là thông tin sẽ được hiển thị có tính đến chữ cái đầu tiên của tên thành phố.

Để có được thông tin theo nguyên tắc ngược lại, bạn cần sử dụng tham số “YA”.

Ví dụ 2

Cần phải lọc thông tin theo tháng và thành phố có doanh số bán hàng lớn nên nằm trong bảng phía trên thành phố có doanh số bán hàng thấp hơn. Để giải quyết vấn đề, bạn cần chọn tùy chọn “Sắp xếp” trong “Sắp xếp và lọc”. Trong cửa sổ cài đặt xuất hiện, chỉ định “Sắp xếp theo” - “Tháng”.

Tiếp theo bạn cần thêm cấp độ sắp xếp thứ hai. Để thực hiện việc này, bạn cần chọn trong “Sắp xếp” - “Thêm cấp độ” và chỉ định cột “Bán hàng”. Trong cột cài đặt “Thứ tự”, chọn “Giảm dần”. Sau khi nhấn “OK”, dữ liệu sẽ được chọn theo các thông số đã chỉ định.

VIDEO HƯỚNG DẪN

Tại sao bộ lọc có thể không hoạt động trong Excel

Người dùng thường gặp khó khăn khi làm việc với các công cụ như bộ lọc. Thông thường chúng có liên quan đến việc vi phạm các quy tắc sử dụng các cài đặt nhất định.

Vấn đề với bộ lọc ngày là một trong những vấn đề phổ biến nhất. Xảy ra sau khi tải dữ liệu từ hệ thống kế toán dưới dạng mảng. Khi bạn cố gắng lọc các hàng theo cột chứa ngày tháng, việc lọc xảy ra không phải theo ngày mà theo văn bản.

Giải pháp cho vấn đề:

1. chọn cột ngày,
2. mở tab Excel trong menu chính,
3. Chọn nút “Ô” và chọn tùy chọn “Chuyển đổi văn bản thành ngày” từ danh sách thả xuống.

Những lỗi phổ biến của người dùng khi làm việc với chương trình này còn bao gồm:

• thiếu tiêu đề cột (không có chúng, tính năng lọc, sắp xếp và một số tham số quan trọng khác sẽ không hoạt động),
• sự hiện diện của các hàng và cột trống trong bảng có dữ liệu (điều này gây nhầm lẫn cho hệ thống sắp xếp; Excel coi thông tin là hai bảng khác nhau độc lập với nhau),
• đặt nhiều bảng trên một trang (sẽ thuận tiện hơn khi đặt mỗi bảng trên một trang riêng),
• vị trí trong một số cột dữ liệu cùng loại,
• sắp xếp dữ liệu trên một số trang, chẳng hạn như theo tháng hoặc năm (khối lượng công việc có thể được nhân ngay với số trang có thông tin).

Và một sai lầm nghiêm trọng khác không cho phép bạn sử dụng hết các khả năng của Excel là sử dụng sản phẩm không được cấp phép.

Hoạt động chính xác của nó không thể được đảm bảo và lỗi sẽ xuất hiện liên tục. Nếu bạn có ý định sử dụng công cụ xử lý thông tin toán học này thường xuyên, hãy mua phiên bản đầy đủ của chương trình.