Danh bạ được chia sẻ trong Outlook mà không cần sử dụng Exchange

Khi xuất danh bạ từ Outlook bản sao của họđược lưu dưới dạng CSV hoặc loại tệp khác, nội dung của chúng sau đó có thể được nhập vào ứng dụng khác.

Mở Outlook trên máy tính của bạn và đi tới Tài liệu.

Nếu không có phần tử nào trên ribbon Tài liệuở góc trên cùng bên trái, bạn không có Outlook trên máy tính. Trong trường hợp này, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn xuất cho phiên bản Outlook của mình trong bài viết Tôi có phiên bản Outlook nào.

Chọn đội Mở và xuất > Nhập khẩu và xuất khẩu.

Chọn một mục Xuất sang tập tin.

Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy.

HÀNH ĐỘNG NÀY LÀ QUAN TRỌNG NHẤT, đặc biệt nếu bạn đang sử dụng máy tính của một người bạn. Cuộn danh sách nếu cần thiết Chọn thư mục để xuất lên và chọn thư mục trong phần tài khoản của bạn Liên lạc. Nhấn vào nút Hơn nữa.

Nhấn vào nút Ôn tập, đặt tên cho tệp và nhấp vào nút ĐƯỢC RỒI.

Kiểm tra thư mục nào các tập tin sẽ được lưu vào và nhấp vào nút Hơn nữa.

Sẵn sàng Nhập khẩu và xuất khẩu biến mất.

Xác định vị trí tệp .csv mới trên máy tính của bạn và mở tệp đó trong Excel để xác minh rằng danh bạ của bạn đã được xuất. Rất có thể nó sẽ có nhiều ô trống. Điều này ổn.

Nếu bạn đang sử dụng Outlook trên máy tính của một người bạn, giờ đây bạn có thể xóa tài khoản của mình khỏi phiên bản Outlook của họ. Đây là cách để làm điều đó.

Trong Outlook trên máy tính của bạn, hãy chọn nhóm Tài liệu > Thiết lập tài khoản > Thiết lập tài khoản.

Chọn tài khoản bạn muốn xóa và nhấp vào nút Xóa bỏ.

Nhấn vào nút Đóng.

Giờ đây, bạn có thể nhập danh bạ được sao chép vào tệp CSV sang một máy tính khác chạy Outlook for Windows hoặc sang một dịch vụ email khác.

Chọn phiên bản

Các hướng dẫn sẽ hơi khác nhau tùy thuộc vào việc bạn đang sử dụng phiên bản cổ điển hay phiên bản mới của Outlook trên web. Chọn phiên bản Outlook trên web của bạn để xem hướng dẫn thích hợp.

Ghi chú: Nếu tổ chức đã đặt logo trên thanh công cụ, giao diện có thể khác với giao diện trên.

Hướng dẫn về phiên bản mới của Outlook trên web

Hướng dẫn về Outlook cổ điển trên web

Ở đầu dải băng Outlook 2010, hãy mở Tài liệu.

Nếu không có phần tử nào trên ribbon Tài liệu, bạn không có Outlook 2010. Trong trường hợp này, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của mình trong bài viết Tôi có phiên bản Outlook nào?

Tùy chọn.

Trong cửa sổ Tùy chọn Outlook, hãy chọn Ngoài ra.

Trong chuong Xuất khẩu lựa chọn Xuất khẩu.

Trong cửa sổ Trình hướng dẫn nhập và xuất lựa chọn Xuất sang tập tin và hãy nhấn Hơn nữa.

Chọn loại xuất mong muốn trong trường Tạo loại tệp sau. Định dạng được sử dụng phổ biến nhất Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Windows), còn được gọi là tệp CSV. Sau đó bấm vào nút Hơn nữa.

Nếu bạn dự định sử dụng danh bạ đã xuất trong một bản sao khác của Outlook, hãy chọn Tệp dữ liệu Outlook (.pst).

Trong chuong Chọn thư mục để xuấtcuộn lên danh sách, nếu được yêu cầu, sau đó chọn thư mục chứa danh bạ bạn muốn xuất. Sau khi hoàn tất, nhấp vào nút Hơn nữa.

Ghi chú: Nếu không chọn xuất sang tệp dữ liệu Outlook (tệp .pst), bạn chỉ có thể xuất một thư mục mỗi lần.

Nhấn vào nút ĐƯỢC RỒI.

Trong hộp thoại Xuất sang tập tin nhấn vào nút Hơn nữa.

Để bắt đầu xuất danh bạ, hãy nhấp vào nút Sẵn sàng. Khi quá trình xuất hoàn tất, Outlook không hiển thị bất kỳ thông báo nào nhưng Nhập khẩu và xuất khẩu biến mất.

Khi quá trình xuất hoàn tất, hãy nhấp vào nút ĐƯỢC RỒIđể đóng cửa sổ Tùy chọn Outlook.

Mở thư mục nơi bạn đã lưu danh sách liên hệ của mình (ví dụ: thư mục Tài liệu).

Nếu bạn đã xuất danh bạ của mình sang tệp .csv, hãy xem tệp đó trong Excel để biết nội dung nào được xuất từ Outlook. Rất có thể nó sẽ có nhiều ô trống. Điều này ổn.

Thông thường nên đóng tệp mà không lưu các thay đổi. Nếu không, định dạng tệp có thể bị hỏng và bạn sẽ không thể sử dụng tệp đó để nhập. Nếu điều này xảy ra, bạn luôn có thể xuất lại và tạo tệp mới.

Bạn có thể sử dụng Excel để cập nhật dữ liệu trong tệp CSV.Để biết các mẹo làm việc với danh sách liên hệ của bạn trong Excel, hãy xem Tạo và chỉnh sửa tệp CSV.

Để biết thông tin về cách nhập liên hệ vào Outlook 2016, hãy xem

Đôi khi người dùng có nhu cầu thay đổi, bổ sung, chuyển danh sách liên lạc đến đúng người, hoặc chuyển sang thiết bị bổ sung. Để làm cho việc này thuận tiện, Outlook có tất cả các công cụ cần thiết.

Cách chuyển địa chỉ từ Outlook

Cách xuất danh bạ

Các phương thức truyền dữ liệu khác nhau tùy thuộc vào phiên bản của ứng dụng email Outlook.

Xuất danh bạ từ Outlook 2013

Bạn có thể kiểm tra tệp CSV mới trên máy tính của mình bằng cách mở tệp đó trong Excel.

Xuất danh bạ từ Outlook 2010

Mở Outlook 2010 và chuyển đến tab Tệp.
Bấm vào Tệp trong Bảng điều khiển ở đầu cửa sổ Outlook

Trong danh sách mở ra, chọn “Tùy chọn”.

Nhấp vào “Tùy chọn” trong danh sách thả xuống

Cửa sổ Tùy chọn Outlook sẽ mở ra. Trong menu ngang bên trái, nhấp vào “Nâng cao”.

Nhấp vào "Nâng cao" trong cửa sổ tùy chọn

“Trình hướng dẫn xuất” sẽ mở ra, ở đây chọn “Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (Windows)”, đây là tên gọi khác của tệp CSV. Bấm tiếp.

Chọn tệp bạn muốn tạo và nhấp vào “Tiếp theo”

Chọn thư mục nơi thông tin liên lạc sẽ được lưu trữ.
Chờ cho đến khi quá trình chuyển thông tin hoàn tất.
Trong Outlook 2010, cũng như trong các phiên bản khác của cùng một chương trình, có chức năng chuyển danh bạ

Khi sử dụng nội dung của các liên hệ được chuyển trong các sản phẩm ứng dụng email khác, bạn sẽ cần mục “Tệp dữ liệu Outlook (PST)”.

Xuất danh bạ từ Outlook 2007

Cách chuyển danh bạ từ Outlook sang Excel

Bất kể phiên bản Outlook nào, sau khi chuyển tệp CSV sang máy tính, bạn có thể mở tệp đó trong Excel.

Tệp CSV đã chuyển có thể được mở trong Excel

Đừng lo lắng nếu bạn thấy các ô trống trong tài liệu của mình.Đây là những vị trí chưa được lấp đầy khi liên hệ vẫn còn trong Outlook. Không phải mọi người đều ghi lại tất cả các thông tin: về số điện thoại nhà, tên tổ chức hoặc chức vụ của người liên hệ.

Sau khi xem file đã chuyển trong Excel, không lưu thay đổi khi đóng. Điều này có thể phá hủy cấu trúc của tài liệu và khiến nó không thể đọc được.

Cách nhập danh bạ trong tất cả các phiên bản Outlook

Nhập địa chỉ Internet và thư vào Outlook tất cả các phiên bản

Nhập từ một chương trình hoặc tệp khác trong bất kỳ phiên bản Outlook nào

Video: hướng dẫn chuyển danh bạ

Sổ địa chỉ nằm ở đâu trong Outlook?

Tất cả thông tin về sổ địa chỉ, tin nhắn, lịch và ghi chú đều được lưu trữ trên máy tính ở dạng lưu trữ. Nếu bạn cần tìm, sao chép hoặc di chuyển nó, sẽ rất hữu ích nếu biết tệp PST được yêu cầu nằm trong thư mục nào:

ổ đĩa:/Người dùng/<имя пользователя>
ổ đĩa:/Người dùng/<имя пользователя>/Chuyển vùng/Địa phương/Microsoft/Outlook;
ổ đĩa:/Người dùng/<имя пользователя>/Tài liệu/Tệp Outlook;
ổ đĩa:/Người dùng/<имя пользователя>/Tài liệu của tôi/Tệp Outlook;
ổ đĩa:/Tài liệu và Cài đặt/<имя пользователя>

Nếu bạn sử dụng IMAP, Microsoft Exchange hoặc Outlook.com thì nơi lưu trữ thông tin email của bạn là không gian máy chủ. Dữ liệu được ghi ở định dạng PAB. Trong trường hợp này, bạn có thể tìm thấy chúng ở đây:

ổ đĩa:/Người dùng/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
ổ đĩa:/Tài liệu và Cài đặt.

Nếu bạn đã sử dụng tài khoản Microsoft Exchange Server thì “Sổ địa chỉ ngoại tuyến” được đặt tại các địa chỉ sau:

ổ đĩa:/Người dùng/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
ổ đĩa:/Tài liệu và Cài đặt/<имя пользователя>/Cài đặt cục bộ/Dữ liệu ứng dụng/Microsoft/Outlook.

Tạo sổ địa chỉ trong Outlook

Khi sổ địa chỉ đã được tạo, bạn có thể thêm liên hệ vào đó.

Cách thêm liên hệ trong Outlook

Danh bạ lưu trữ thông tin về mọi người. Bạn có thể chỉ nhập địa chỉ email hoặc điền thêm thông tin, chẳng hạn như số điện thoại, ảnh của một người, địa chỉ gửi thư, địa chỉ cơ quan.

Sau khi tạo thư mục danh bạ được hệ thống hóa, chương trình sẽ tìm thư mục bạn cần dựa trên một vài chữ cái đầu tiên và tự động điền địa chỉ email.

Thêm liên hệ từ thư email

Trước tiên, bạn cần mở tin nhắn đã nhận, nhấp chuột phải vào tên người đó và chọn “Thêm vào Danh bạ Outlook”. Điền thông tin được yêu cầu theo tên trường, sau đó lưu lại.

Điền và lưu thông tin liên lạc trong cửa sổ mở ra

Thêm liên hệ từ đầu

Video: hướng dẫn thêm liên hệ

Cách tạo danh sách gửi thư trong các phiên bản Outlook khác nhau

Để gửi tin nhắn đồng thời cho nhiều người đăng ký cùng một lúc, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng công cụ Nhóm Liên hệ.

Tạo danh sách phân phối trong Outlook 2013

Tạo danh sách phân phối trong Outlook 2010

Trong menu chính của chương trình làm việc, chọn “Tạo nhóm liên hệ”. Điền các thông tin quan trọng và lưu lại.

Bạn có thể tạo nhóm trong Outlook 2010 thông qua “Danh bạ” ở góc dưới bên trái của cửa sổ

Video: Cách tạo nhóm liên hệ trong Outlook 2010

Trong Outlook 2007, đi theo đường dẫn "Tệp" - "Mới" - "Danh sách phân phối" hoặc nhấn Ctrl+Shift+L. Điền thông tin về người tham gia và lưu lại.

Chọn sổ địa chỉ thông qua “Tệp” - “Tạo” hoặc sử dụng lệnh Ctrl+Shift+L

Số lượng người bạn có thể gửi tin nhắn cùng một lúc tùy thuộc vào kích thước của tệp tên. Khoảng, con số trung bình là 100 địa chỉ liên lạc.

Xóa danh bạ trong Outlook

Để tránh trùng lặp danh bạ, khi nhập chúng vào “Trình hướng dẫn nhập”, đừng quên thay đổi cài đặt chuyển tiêu chuẩn “Cho phép tạo bản sao” sang một mục khác cung cấp tùy chọn thay thế các địa chỉ hiện có.

Nếu số liên lạc đã tăng gấp đôi thì bạn có thể xóa chúng trong “Danh sách liên hệ” bằng cách nhấp vào mục “Điện thoại”. Trong trường mở ra trước mặt bạn, bạn cần chọn các liên hệ trùng lặp rồi nhấn XÓA.

Nếu bạn bỏ chọn phần “Tự động kiểm tra các liên hệ trùng lặp” trong Tùy chọn Danh bạ, Outlook sẽ không theo dõi các danh thiếp trùng lặp khi bạn chọn một người.

Chức năng chính của Microsoft Outlook là làm việc với email. Ngoài ra, nó có thể phục vụ như một sổ ghi chép và trình quản lý liên hệ. Sau khi làm quen với các phương pháp thêm, xóa danh bạ và tạo nhóm trong ứng dụng email Outlook, người dùng có thể định cấu hình chương trình phù hợp với mình và với sự trợ giúp của nó, anh ta sẽ giữ liên lạc với bạn bè và đồng nghiệp.

Trình hướng dẫn Nhập và Xuất Outlook giúp bạn dễ dàng nhập danh bạ từ tệp CSV.

Trong Outlook 2013 hoặc Outlook 2016, ở đầu dải băng, hãy chọn tab Tài liệu.

Nếu không có phần tử nào trên ribbon Tài liệu, bạn không có Outlook 2016 hoặc Outlook 2013. Trong trường hợp này, bạn có thể tìm thấy hướng dẫn nhập cho phiên bản Outlook của mình trong bài viết Tôi có phiên bản Outlook nào?

Lựa chọn Mở và xuất > Nhập khẩu và xuất khẩu. Trình hướng dẫn Nhập và Xuất sẽ khởi chạy.

Lựa chọn Nhập từ chương trình hoặc tệp khác và nhấn nút Hơn nữa.

Chọn một tùy chọn Các giá trị được phân tách bằng dấu phẩy và nhấn nút Hơn nữa.

Trong hộp thoại Nhập tệp Xác định vị trí tệp danh bạ và bấm đúp vào nó.

Chọn một trong các tùy chọn sau để chỉ định cách Outlook xử lý các liên hệ trùng lặp:

Thay thế các bản sao khi nhập. Nếu liên hệ nằm trong Outlook và trong tệp của bạn, Outlook sẽ loại bỏ thông tin liên hệ và sử dụng thông tin trong tệp. Bạn nên chọn giá trị này nếu thông tin liên hệ trong tệp đầy đủ hơn hoặc cập nhật hơn trong Outlook.

Cho phép tạo bản sao.Đối với các liên hệ có trong cả Outlook và tệp, Outlook sẽ tạo các bản sao: một bản có dữ liệu Outlook gốc và một bản có dữ liệu được nhập từ tệp. Sau này bạn có thể hợp nhất thông tin này và loại bỏ các thông tin trùng lặp. Tùy chọn này là mặc định.

Không nhập trùng lặp. Nếu liên hệ nằm trong Outlook và trong một tệp, Outlook sẽ giữ lại thông tin liên hệ và loại bỏ dữ liệu khỏi tệp. Tùy chọn này sẽ được chọn nếu thông tin liên hệ trong Outlook đầy đủ hơn hoặc cập nhật hơn thông tin trong tệp.

Cuộn danh sách nếu cần thiết Lựa chọn thư mục lên, chọn thư mục Liên lạc và nhấn nút Hơn nữa. Nếu bạn sử dụng nhiều tài khoản email, hãy chọn thư mục Danh bạ bên dưới tài khoản bạn muốn.

Nhấn vào nút Hoàn thành(Sẵn sàng).

Outlook sẽ ngay lập tức bắt đầu nhập danh bạ của bạn. Khi thanh tiến trình nhập biến mất nghĩa là quá trình nhập đã hoàn tất.

Để xem danh sách liên hệ của bạn, ở cuối Outlook, hãy nhấp vào biểu tượng.

Để nhập liên hệ vào tài khoản Outlook trên web của bạn, hãy sử dụng tệp giá trị được phân tách bằng dấu phẩy (CSV).

Khuyên bảo:Để có kết quả tốt nhất, hãy sử dụng tệp CSV được mã hóa UTF-8. Mã hóa này phù hợp với mọi ngôn ngữ và bảng chữ cái.

Chọn phiên bản

Ghi chú: Nếu tổ chức đã đặt logo trên thanh công cụ, giao diện có thể khác với giao diện trên.

Hướng dẫn về phiên bản mới của Outlook trên web

Hướng dẫn về Outlook cổ điển trên web

Tại sao tôi nên quan tâm đến mã hóa UTF-8?

Thông thường, khi nhập danh bạ, không cần phải đi sâu vào các kỹ thuật lưu trữ văn bản trong tệp CSV. Tuy nhiên, nếu thông tin liên hệ của bạn chứa các ký tự không có trong bảng chữ cái tiếng Anh, chẳng hạn như tiếng Hy Lạp, Cyrillic, tiếng Ả Rập hoặc tiếng Nhật, bạn có thể gặp sự cố khi nhập danh bạ của mình. Do đó, khi xuất, danh bạ phải được lưu trong tệp có mã hóa UTF-8, nếu tùy chọn này khả dụng.

Nếu không thể xuất danh bạ ở dạng mã hóa UTF-8 thì có thể chuyển đổi tệp CSV đã xuất bằng Excel hoặc ứng dụng của bên thứ ba. Hướng dẫn sẽ khác nhau tùy thuộc vào ứng dụng và phiên bản của nó.

Chuyển đổi tệp CSV sang UTF-8 bằng Microsoft Excel 2016

Trong Excel, tạo một tài liệu trống mới (sổ làm việc).

Trên thực đơn Dữ liệu chọn mục Từ tệp văn bản/CSV. Chọn tệp CSV đã xuất (bạn có thể cần chọn loại tệp để xem tệp đó Tệp văn bản (....csv)). Nhấn vào nút Nhập khẩu.

Trong hộp thoại mở ra, trong trường Mã hóa tập tin chọn một mã hóa sẽ đảm bảo văn bản hiển thị chính xác, ví dụ: Chữ Cyrillic (Windows 1251), và nhấn nút Tải xuống.

Đảm bảo rằng các ký hiệu được hiển thị chính xác trong Excel.

Trên tab Tài liệu chọn mục Lưu thành. Nhập tên tệp và chọn loại tệp CSV UTF-8 (được phân cách bằng dấu phẩy) (*.csv).

Ứng dụng email Outlook phổ biến đến mức nó được sử dụng cả ở nhà và nơi làm việc. Một mặt, điều này là tốt vì bạn phải xử lý một chương trình. Mặt khác, điều này gây ra một số khó khăn, một trong những khó khăn đó là việc chuyển thông tin sổ liên lạc. Vấn đề này đặc biệt nghiêm trọng đối với những người dùng gửi email công việc từ nhà.

Tuy nhiên, có một giải pháp cho vấn đề này và chúng ta sẽ thảo luận chính xác cách giải quyết nó trong bài viết này.

Trên thực tế, giải pháp khá đơn giản. Trước tiên, bạn cần tải tất cả địa chỉ liên hệ lên một tệp từ một chương trình và tải chúng từ cùng một tệp vào một tệp khác. Hơn nữa, theo cách tương tự, bạn có thể chuyển danh bạ giữa các phiên bản Outlook khác nhau.

Chúng tôi đã viết về cách xuất danh bạ trước đó, vì vậy hôm nay chúng tôi sẽ nói về việc nhập.

Bây giờ hãy nhấp vào nút “Nhập và Xuất” và đi tới Trình hướng dẫn Nhập/Xuất Dữ liệu.

Theo mặc định, tùy chọn “Nhập từ chương trình hoặc tệp khác” được chọn ở đây, đây là những gì chúng ta cần. Do đó, không thay đổi bất cứ điều gì, hãy nhấp vào “Tiếp theo” và chuyển sang bước tiếp theo.

Bây giờ bạn cần chọn loại tệp mà dữ liệu sẽ được nhập.

Nếu bạn đã lưu tất cả thông tin ở định dạng CSV thì bạn cần chọn tùy chọn “Giá trị được phân tách bằng dấu phẩy”. Nếu tất cả thông tin được lưu trữ trong tệp PST thì mục thích hợp.

Chọn mục thích hợp và chuyển sang bước tiếp theo.

Ở đây bạn cần chọn chính tệp đó cũng như chọn hành động cho các bản sao.

Để cho trình hướng dẫn biết dữ liệu được lưu trữ trong tập tin nào, hãy nhấp vào nút “Duyệt…”.

Sử dụng nút chuyển, chọn hành động thích hợp cho các liên hệ định kỳ và nhấp vào “Tiếp theo”.

Bây giờ tất cả những gì bạn phải làm là đợi Outlook hoàn tất việc nhập dữ liệu. Bằng cách này, bạn có thể đồng bộ hóa danh bạ của mình cả trong Outlook ở cơ quan và ở nhà.

Danh bạ, như bạn biết, có thể được chuyển từ hộp thư này sang hộp thư khác, cũng như giữa các tài khoản Windows. Chúng cũng có thể được nhập và xuất từ ứng dụng email. Điều này sẽ cho phép bạn sau này chuyển chúng sang máy tính khác hoặc thậm chí một ứng dụng khác (chẳng hạn như Excel hoặc Notepad). Hôm nay chúng ta sẽ nói về cách chuyển danh bạ từ Outlook hoặc nhập chúng vào chương trình này.

Nhập và xuất danh bạ từ Outlook 2016, 2013

Trong hai phiên bản mới nhất của ứng dụng email, quy trình chuyển danh bạ rất giống nhau. Trước tiên, hãy nói về cách hoạt động của việc nhập danh bạ trong hai bản dựng Outlook này.

Nhập danh bạ vào Outlook 2016, 2013

Xuất danh bạ từ Outlook 2016, 2013

Bây giờ hãy nói về cách thức hoạt động của quy trình xuất danh bạ.

Nhập và xuất danh bạ từ Outlook 2010, 2007, 2003

Bây giờ hãy xem cách nhập danh bạ hoạt động trong phiên bản 2010 và 2007 của ứng dụng email.

Nhập danh bạ vào Outlook 2010, 2007, 2003

Xuất danh bạ từ Outlook 2010, 2007, 2003

Đó là tất cả về quy trình chuyển dữ liệu đến và từ Outlook. Tất cả điều này hoạt động rất thuận tiện nhờ các công cụ như lọc dữ liệu và hỗ trợ một số định dạng của đối tượng được xuất và nhập.