Cách sử dụng Evernote đúng cách

Tài liệu này sẽ được viết ở ngôi thứ nhất, vì nhìn chung, nó phản ánh trải nghiệm cá nhân của tác giả khi làm việc với chương trình sổ ghi chép Evernote.

Evernote là một phần mềm quản lý công việc, nhưng việc sử dụng nó không đúng cách thường không thể cải thiện năng suất của người dùng mà còn gây thêm nhầm lẫn cho cuộc sống vốn đã giàu thông tin của một con người hiện đại.

Evernote là gì?

Tiểu mục tiếp theo dành riêng cho những người chưa biết chương trình này là gì và cách sử dụng nó. Evernote là một công cụ tuyệt vời để tự tổ chức không chỉ cuộc sống kinh doanh mà còn cả cuộc sống cá nhân của một con người hiện đại. Hãy để tôi cho bạn một vài ví dụ.

Bạn đang chuẩn bị một bài luận, một báo cáo, một bằng tốt nghiệp: bản thân tác phẩm được viết bằng máy xử lý văn bản, các dấu trang thú vị cho các tài liệu từ Internet được lưu trong dấu trang của trình duyệt, các tài liệu hữu ích được tìm thấy trong một cuốn sách giấy (vâng, vâng, vẫn còn sách giấy), chụp ảnh trên điện thoại, sau đó chuyển vào một thư mục đặc biệt chứa dự án, đồng thời cũng có những ý tưởng nảy sinh vào thời điểm không thích hợp nhất, chẳng hạn như khi đi dạo trong công viên, và nếu bạn không viết chúng xuống, bạn có thể đơn giản quên chúng đi. Ngoài ra, ý tưởng có thể được thể hiện bằng ghi chú ảnh, âm thanh hoặc video.

Một vi dụ khac. Bạn có liên quan đến một vụ tai nạn, bạn cần chụp ảnh hiện trường vụ tai nạn, ghi lại dữ liệu của người lái xe khác, có thể là nhân chứng, làm rõ thủ tục hành động tiếp theo với thanh tra - tất cả đây là thông tin cần được lưu lại.

Ví dụ tiếp theo. Chúng tôi có nhiều mật khẩu cho các chương trình, dịch vụ khác nhau, nhiều khóa khác nhau cho các sản phẩm được cấp phép - tất cả chúng đều cần được lưu trữ và tốt nhất là theo cách mà địa điểm đó được bảo vệ.

Bạn có thể đưa ra nhiều ví dụ về sự chuẩn bị, hội thảo, chọn xe mới, tìm việc làm, kỳ nghỉ, v.v. danh sách này cứ lặp đi lặp lại, có lẽ mục đích của chương trình này được mô tả rõ nhất qua khẩu hiệu của các nhà phát triển “Ghi nhớ mọi thứ”.

Bây giờ là vài lời về cách Evernote có thể hữu ích nếu chúng ta không sử dụng máy tính. Thực tế là Evernote không chỉ là một chương trình dành cho PC mà còn là chương trình dành cho PC, nền tảng di động và dịch vụ Internet. Đó là lý do tại sao một ghi chú có thể được thực hiện trong hầu hết mọi điều kiện (Tôi không tính đến các tình huống bạn đang ở giữa sa mạc, xa mọi người, không có máy tính, Internet hoặc điện thoại thông minh).

Tôi nghĩ sẽ hữu ích khi lưu ý một lần nữa rằng phiên bản miễn phí của chương trình rất chức năng, hơn nữa, bản thân tôi cũng sử dụng phiên bản miễn phí của chương trình.

Tại sao lại có vật liệu này?

Rõ ràng, một sản phẩm tốt, về nguyên tắc, khá dễ hiểu, tại sao chúng ta lại cần tài liệu này?

Trong một thời gian dài, tôi đã sử dụng Evernote theo cách tương tự với một cuốn sổ tay thông thường, tức là. đã tạo một bản ghi, trong khi tình huống sự cố hiện tại đang được giải quyết thì bản ghi đó được sử dụng nhưng nếu bạn chuyển sang tác vụ khác thì các bản ghi trước đó sẽ biến mất vào quên lãng. Nếu bạn giải quyết tất cả các vấn đề một cách tuần tự thì điều này không có gì sai, tuy nhiên, những tình huống như vậy thường không xảy ra. Chúng tôi giải quyết nhiều vấn đề cùng một lúc: cải tạo một căn hộ, một dự án tại nơi làm việc hoặc một số nhiệm vụ cần được kiểm soát, các tình huống trong cuộc sống, chẳng hạn như một tai nạn (tất nhiên là Chúa cấm), v.v. và trong trường hợp này, cách tiếp cận sử dụng Evernote này cực kỳ không hiệu quả; một số ý tưởng hay có thể bị lãng quên. Ngoài ra, một ấn tượng sai lầm được tạo ra là chương trình không giúp ích gì mà chỉ buộc bạn thực hiện những hành động không cần thiết.

Sử dụng Evernote như một cuốn sổ tay đơn giản là cực kỳ không hiệu quả và tạo ra ấn tượng sai lầm rằng chương trình không giúp ích gì mà chỉ buộc bạn phải thực hiện những hành động không cần thiết.

Tại sao chuyện này đang xảy ra?

Thực tế là khi chúng ta bắt đầu sử dụng chương trình mà không cần đào tạo mà theo cách “lỗi thời”, sử dụng phương pháp “chọc khoa học”, chúng ta bắt đầu sử dụng cách tổ chức dữ liệu quen thuộc nhất, khi tạo ra nhiều sổ ghi chép và nhiều thẻ . Đồng thời, đơn giản là không thể tạo ra một cấu trúc chính thức bằng sổ ghi chép, bởi vì Chỉ cho phép một cấp độ lồng nhau và người dùng chỉ cần không nghĩ đến thẻ và sử dụng chúng, chẳng hạn như khi mô tả một bài viết trên trang web hoặc thêm từ khóa vào tài liệu Word.

Hóa ra là những cuốn sổ tay đang được tạo ra có thể sao chép trọng tâm chức năng và việc tăng số lượng thẻ biến chúng thành một công cụ lập danh mục vô dụng. Bạn phải lãng phí thời gian hai lần: lần đầu tiên khi bạn tạo một ghi chú và nghĩ xem nó thuộc về đâu, gắn thẻ gì cho nó và liệu các thẻ tương tự đã được sử dụng chưa và lần thứ hai khi bạn muốn tìm lại những gì mình đã viết ra. Kết quả là, một cảm giác hữu ích hư cấu của chương trình được tạo ra.

Có cảm giác hữu ích hư cấu của chương trình

Đây gần giống như hồ sơ của một người dùng thông thường, người chưa hiểu đầy đủ về cấu trúc dữ liệu chính xác (so sánh với tùy chọn tổ chức của bạn trong Evernote).

Tôi sẽ thêm một bình luận nhỏ. Thông tin dường như được thu thập nhưng không mang lại ứng dụng thực tế lâu dài; đối với nhiều bản ghi, thẻ không được gắn thẻ nào cả, và một số thẻ chỉ chứa 1-2 bản ghi và đây là phần lớn. Ngoại lệ duy nhất là thẻ Sticky Notes, vì nó bao gồm tất cả các mục từ ứng dụng Stiky Notes tích hợp sẵn, đồng thời, rất nhiều sổ ghi chép đã được tích lũy nên việc tìm kiếm thông tin rất phức tạp.

Làm thế nào để sắp xếp thông tin một cách chính xác?

Việc sắp xếp thông tin trong Evernote có thể dễ dàng so sánh nhất với việc lập danh mục dữ liệu trong chính hệ thống, chẳng hạn, tôi đã làm giáo viên tại một trường đại học trong một thời gian dài và theo đó, rất nhiều thông tin về các chủ đề đã được tích lũy. Đường dẫn điển hình để truy cập thông tin cho một chủ đề cụ thể trông giống như sau: “Tài liệu của tôi\ Công việc tại trường đại học\ Môn học giảng dạy\ Tên môn học\ Thư mục của chủ đề đó"

Việc lồng ghép có thể lớn hơn nhưng rõ ràng là ít nhất 4 cấp độ đã được sử dụng. Trên thực tế, bạn cần phải làm điều gì đó tương tự trong Evernote, nhưng khả năng lồng sổ ghi chép tối đa bị giới hạn ở cấp độ thứ hai, bạn sẽ phải sử dụng một cách tiếp cận khác vì nó được cung cấp bởi các nhà phát triển.

Bản chất của cách tiếp cận “khác biệt” là tự mình thực hiện việc cấu trúc không phải với sự trợ giúp của sổ ghi chép mà với sự trợ giúp của các thẻ, trái ngược với những từ khóa quen thuộc với tất cả chúng ta, được sử dụng trong các bài báo, dự án khoa học. , trong tài liệu; trong Evernote, từ từ khóa bạn có thể tạo cấu trúc, đồng thời mức độ lồng nhau không bị giới hạn, nếu bị giới hạn thì ở mức rất cao, mặc dù tôi không đặt ra mục tiêu tìm giới hạn lồng nhau, vì lợi ích, tôi đã tạo 10 cấp độ lồng nhau và quyết định không kiểm tra thêm, bởi vì Nó khó có thể hữu ích trong cuộc sống thực.

Bản sao lưu.

Việc thiết kế lại cấu trúc bản ghi không có khả năng gây nguy hiểm cho tính toàn vẹn của bản ghi, nhưng nếu có lo ngại, bạn có thể tạo bản sao lưu dữ liệu. Việc này được thực hiện rất đơn giản, hãy ra lệnh: “File\Export…” và chọn định dạng đầu tiên trong danh sách - đây là định dạng riêng của Evernote.

Thực hiện kế hoạch cải tạo.

Sự thay đổi sẽ diễn ra trong một số bước.

Trước hết, chúng tôi xóa tất cả các thẻ cũ và hình thành cấu trúc bài đăng trong tương lai. Cấu trúc sẽ tiếp tục thay đổi trong tương lai, vì vậy điều chính là phác thảo những đường nét chung.

Khi tạo cấu trúc cho từ khóa, cần phải tính đến việc các thẻ tuy nằm trong cấu trúc nhưng thực chất là các phần tử riêng biệt, điều này có ý nghĩa gì. Thứ nhất, không thể có hai thẻ giống hệt nhau, mặc dù thực tế là chúng thuộc các danh mục khác nhau và thứ hai, nếu bạn chọn một từ khóa cấp cao nhất, nó sẽ không bao gồm các mục từ các thẻ cấp thấp hơn, chẳng hạn như theo cấu trúc của tôi, lựa chọn thẻ “Thanh toán hóa đơn” không có nghĩa là tất cả hồ sơ liên quan đến “Gas”, “Điện”, “Nước” sẽ được chọn. Mặt khác, một số từ khóa có thể được gán cho một mục nhập, cả trong một chuỗi có cùng cấu trúc và các mục khác nhau, ví dụ: tất cả các mã và mật khẩu được lưu trữ trong cấu trúc thẻ “Cá nhân”, tuy nhiên, một số mật khẩu được gán một thẻ từ cấu trúc “Dự án” "

Ví dụ: nếu bạn muốn, khi chọn thẻ “Dự án”, tất cả các thẻ cấp thấp hơn đều được chọn, bạn có thể gán tất cả các thẻ trong chuỗi “Dự án” cho bản ghi; tuy nhiên, đối với bản thân tôi, tôi đã chọn một cách tiếp cận khác, điều này sẽ được thảo luận thêm.

Chú thích của bức vẽ là “Cấu trúc ban đầu của tôi, sau này bạn sẽ thấy rằng, cuối cùng, nó mang một diện mạo hoàn toàn khác”.

Thứ hai, Chúng tôi phân tán các bản ghi hiện có theo cấu trúc đã hình thành, đồng thời xóa các bản ghi không cần thiết, tôi đã tích lũy đủ chúng.

Ngày thứ ba, nhưng phải làm gì với sổ ghi chép, vì toàn bộ cấu trúc hiện được biểu thị bằng thẻ? Có nhiều đề xuất khác nhau trên Internet, một số khuyên bạn nên tạo một sổ ghi chép, có thể nói, cơ sở dữ liệu của tất cả các bản ghi, có các mẹo tạo hai sổ ghi chép - một cho

Đối với việc thêm sổ ghi chép, bạn có thể tạo một sổ ghi chép, đây sẽ là cơ sở dữ liệu, nhưng tốt hơn là sử dụng nhiều sổ ghi chép, ví dụ: bạn có thể tạo một sổ ghi chép để cung cấp quyền truy cập công khai vào các bản ghi hiện có và một sổ ghi chép khác cho mục đích sử dụng cá nhân.

Tôi đã phát triển cho mình một cách tiếp cận sao cho số lượng sách tương ứng với số lượng thẻ cấp cao nhất. Một mặt, khi tạo mục tiếp theo, bạn cần đảm bảo rằng mục đó xuất hiện đúng sách, nhưng theo thời gian, việc này được thực hiện tự động, nhưng mặt khác, tổ chức này cho phép bạn chọn tất cả các mục theo một thẻ cấp cao nhất cụ thể mà không gán các thẻ từ toàn bộ chuỗi thẻ.

Bạn có thể tạo một cuốn sách khác nếu bạn cần cung cấp quyền truy cập chung vào các hồ sơ; tôi không có nhu cầu như vậy.

Và đây là cấu trúc bài đăng sau khi làm lại hoàn toàn:

Bản ghi mong muốn có thể được tìm thấy nhanh chóng nhờ vào việc lập danh mục thuận tiện.