Cách đánh số dòng trong Excel. Các cách đánh số hàng tự động trong Excel

Excel là một trong những chương trình thích hợp nhất để duy trì các bảng khác nhau. Nó được sử dụng tích cực để tính toán dữ liệu, thống kê và có các công cụ đồ họa. Ngoài ra, để chương trình dễ sử dụng hơn, có nhiều tùy chọn giúp tăng tốc công việc của bạn trong Excel. Một trong số đó là đánh số dòng tự động.

Tất nhiên, mọi thứ đều có thể được thực hiện thủ công. Nhưng khi có một lượng lớn công việc phải làm, việc lãng phí thời gian vào những việc có thể hoàn thành trong vài phút là điều không thể chấp nhận được. Vì vậy, có rất nhiều phương pháp sắp xếp đánh số trong Excel.

Phương pháp đánh số

1 phương pháp. Nó khá đơn giản. Sử dụng nó có thể tự động đánh số hàng hoặc cột.

• Đầu tiên, viết số vào ô nơi việc đánh số sẽ bắt đầu; hãy lấy một số cho rõ ràng. Ô này sẽ xuất hiện trong khung màu đen. Cũng bên dưới, ở góc bên phải, một hình vuông nhỏ màu đen xuất hiện.
• Bạn cần di con trỏ qua nó và nhấp bằng nút chuột trái. Đồng thời bạn cần nhấn Ctrl. Giữ chúng ở vị trí này, bạn cần kéo con trỏ đến nơi kết thúc việc đánh số.
• Toàn bộ trường được chọn theo cách này sẽ được đánh số theo thứ tự. Bạn cũng có thể làm mọi thứ mà không cần bàn phím. Sau đó, các ô sẽ được điền cùng một phần tử. Chúng tôi, như một ví dụ, đã viết ra một. Con số này sẽ được lặp lại ở mỗi ô trong vùng chọn.

2 Phương pháp. Tương tự như vậy đơn giản và rõ ràng. Nhưng điểm khác biệt là không sử dụng bàn phím mà chỉ cần dùng chuột.

• Trong ô bắt đầu đánh số, bạn phải nhập chữ số đầu tiên. Hãy bắt đầu lại với một.
• Trong ô tiếp theo, bạn cần chỉ ra số sẽ theo đơn vị. Ví dụ: nếu đây là cách đánh số thông thường thì sau 1 là 2. Trong trường hợp này, phần tiếp theo của cách đánh số sẽ là các số 1, 2, 3, v.v. Nếu bạn cần các số theo sau theo một trình tự khác (6, 8, 10...), thì các ô đầu tiên cần được điền 6 và 8. Nhờ đó, một bước đã được thiết lập để các số sẽ là thiết lập tự động.
• Bây giờ bạn chỉ cần chọn cả hai ô đầu tiên có số. Có một hình vuông nhỏ màu đen ở góc dưới bên phải. Bạn cần nhấp vào nó bằng chuột (nút bên trái). Và giữ nó, kéo con trỏ đến ô nơi kết thúc việc đánh số.
• Toàn bộ vùng được chọn sẽ được điền số theo thứ tự đã chọn. Nếu cần tiếp tục đánh số đã hoàn thành (ví dụ: để bổ sung danh sách sản phẩm), thì phương pháp này là lý tưởng. Chỉ cần chọn 2 ô cuối cùng và tăng danh sách theo số dòng yêu cầu.

3 Phương pháp. Sử dụng công thức.

• Cần phải chọn ô mà việc đánh số sẽ bắt đầu. Viết công thức vào đó: =A3+1. Công thức này sử dụng giá trị của ô trước đó. Ví dụ: công thức đã chỉ định “A3+1” phải được viết trong ô A4. Không nhất thiết phải thêm 1, tất cả phụ thuộc vào bước cần đặt để đánh số. Nếu mỗi số tiếp theo tăng thêm một thì “+1”; nếu tăng thêm hai thì “+2”.
• Sau khi điền công thức nhấn Enter. Và số được yêu cầu sẽ xuất hiện trong ô.
• Tiếp theo, bạn cần chọn ô có công thức. Và bằng cách nhấp vào hình vuông màu đen ở góc dưới bên phải, kéo con trỏ đến cuối phần đánh số.

4 Phương pháp. Thật thuận tiện vì ban đầu bạn có thể đặt tất cả các chỉ báo: số dòng, bước đánh số và loại tiến trình.

• Bắt đầu như trong hai phương pháp đầu tiên. Bạn cần nhập 1 vào ô đầu tiên.
• Tiếp theo, chọn ô có số. Sau đó đi tới phần “Trang chủ” trong menu. Ở đó chọn “Chỉnh sửa”.
• Nhấp vào "điền". Tiếp theo, trong menu thả xuống, chọn “tiến trình”.
• Một cửa sổ sẽ mở ra trong đó bạn cần đặt các tham số mong muốn. Tại đây bạn có thể chọn đánh số theo cột hoặc theo hàng. Chọn loại tiến trình và bước của nó. Và trong phần “giá trị giới hạn”, bạn phải cho biết số hàng hoặc cột sẽ được đánh số.
• Bước cuối cùng là nhấp vào “Ok”. Sau đó chương trình sẽ thực hiện mọi thứ.
• Kết quả của những hành động này là một hàng (hoặc cột) đã hoàn thành được đánh số.

5 Phương pháp. Rất giống với cái trước, nhưng cho phép bạn bỏ qua việc điền vào bảng. Thích hợp khi bạn cần các số nối tiếp nhau theo thứ tự thông thường.

• Viết một cái vào ô.
• Bây giờ chúng ta cần chọn nó. Và bằng cách nhấp vào hình vuông màu đen ở dưới cùng bên phải, hãy kéo chuột đến ô mong muốn cho đến khi toàn bộ khu vực cần đánh số được chọn.
• Bạn không cần phải làm gì với trường này; bây giờ hãy để nó được chọn. Tiếp theo là phần “chỉnh sửa”, như trong đoạn được mô tả ở trên. Ở đó chọn “điền” và “Tiến trình”.
• Một cửa sổ tiến trình sẽ mở ra. Không cần thiết lập bất kỳ cài đặt nào ở đây. Chỉ cần nhấp vào "ok". Khi đó, toàn bộ trường đã chọn sẽ được đánh số theo đúng trình tự.

Băng hình

Phần kết luận

Rõ ràng là có rất nhiều phương pháp. Đồng thời, chúng đều khá đơn giản và dễ hiểu trong hành động. Ngay cả người mới bắt đầu cũng có thể chọn một lựa chọn thuận tiện cho mình.

Trình chỉnh sửa bảng tính Excel có trong gói Microsoft Office tiêu chuẩn và được sử dụng rộng rãi để tạo bảng, xây dựng biểu đồ, thực hiện các phép tính, tính toán hàm và lưu trữ dữ liệu. Mục đích chính của chương trình này là tự động hóa các phép tính và xử lý các tập dữ liệu.

Người dùng Excel có kinh nghiệm biết nhiều thủ thuật cho phép họ thực hiện các tác vụ khá nhàm chán chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Đặc biệt, điều này áp dụng cho quá trình đánh số ô. Người mới bắt đầu có thể dành nhiều thời gian để viết từng số bằng tay. Thật tốt nếu cái bàn nhỏ. Nếu bạn cần đánh số vài nghìn dòng thì sao? Trong trường hợp này, nhu cầu tự động hóa quy trình thậm chí không bị đặt câu hỏi.

Vì vậy, bạn cần đánh số các ô trong một hàng hoặc một cột. Bạn có thể làm điều này theo nhiều cách. Bạn có thể chọn một trong những bạn thích nhất.

Điền vào các ô bằng một chuỗi số

Phương pháp này thuận tiện để sử dụng nếu bàn nhỏ.

Để đánh số hàng trong Excel 2010 bằng cách này các bạn thực hiện theo các bước sau:

• nhập giá trị ban đầu vào ô đầu tiên;

Ảnh: Đánh số ô theo chiều dọc

• giá trị sau phải được nhập vào ô thứ hai;

Ảnh: Đánh số ô theo chiều ngang

• Tiếp theo bạn cần chọn cả hai ô.

Điểm đánh dấu lựa chọn phải được kéo đến số ô cần thiết (để thực hiện việc này, hình vuông ở cuối vùng đã chọn phải được di chuyển theo hướng mong muốn).

Xin lưu ý: nếu bạn nhập số 2 vào ô đầu tiên và số 4 vào ô thứ hai thì việc đánh số sẽ được thực hiện theo cấp số nhân: 2,4,6,8,10... Nếu bạn di chuyển điểm đánh dấu lựa chọn từ dưới lên trên hoặc từ phải sang trái thì đánh số sẽ theo hướng âm.

Ảnh: Đánh số dòng theo chiều âm

Phương pháp này không phù hợp với các bảng lớn vì việc kéo con trỏ sẽ khá bất tiện. Nếu bạn cần đánh số lượng lớn dòng, hãy sử dụng các phương pháp thay thế bên dưới.

Đánh số dòng

Microsoft Excel cho phép bạn thực hiện đánh số bằng hai hàm. Bản thân thuật ngữ “hàm số” có thể khiến một người xa rời khoa học toán học sợ hãi, nhưng phương pháp này không có gì quá phức tạp. Tất cả những gì bạn cần làm là làm theo một vài bước đơn giản.

Video: Đánh số đường phối cảnh

Chức năng "HÀNG"

Phương pháp này liên quan đến việc nhập công thức bằng hàm có tên "Chuỗi":

Ảnh: Chọn số lượng ô cần thiết

Hàm lũy tiến có chỉ báo giá trị giới hạn

Phương pháp này được khuyến khích sử dụng nếu bảng lớn và việc kéo con trỏ không thuận tiện.

Xin lưu ý: Khi các ô đã đầy, có thể đánh số tiếp bằng cách kéo con trỏ (tương tự như cách mô tả trong phương pháp đầu tiên).

Chức năng lũy ​​tiến với việc làm nổi bật một phạm vi ô

Phương pháp này tương tự như phương pháp được mô tả ở trên, nhưng nó liên quan đến việc sử dụng các giá trị mặc định của hàm Progress. Các giá trị này được đặt theo thứ tự đánh số thông thường, phổ biến nhất.

Ảnh: Đánh số dòng theo cấp số nhân

Vì vậy, nếu bạn cần đánh số các ô trong một cột từ 1 đến 10, bạn sẽ làm như sau:

1. chỉ ra giá trị ban đầu trong ô (trong trường hợp của chúng tôi là 1);
2. chọn một vùng có số ô cần đánh số (trong trường hợp của chúng tôi là 10);
3. Gọi chức năng “Tiến trình” và nhấn nút “OK”.

Bây giờ bạn đã biết cách đánh số hàng trong Excel 2010 theo 4 cách. Có lẽ trong tương lai các nhà phát triển sẽ đưa ra thêm một số tùy chọn để giải quyết vấn đề thường gặp này.

Bạn càng biết nhiều cách để tự động hóa các thao tác khác nhau trong Excel thì bạn càng tiết kiệm được nhiều thời gian hơn khi làm việc với dữ liệu. Bạn sẽ giải phóng bản thân khỏi những hành động thường ngày, có thể giải quyết vấn đề nhanh hơn và tăng hiệu quả công việc.

Hôm nay chúng ta sẽ nói về việc đánh số nhanh các hàng trong bảng theo thứ tự. Các phương pháp đánh số được xem xét sẽ cho phép chúng ta tiết kiệm thời gian trong tương lai và tránh quá trình đánh số tốn nhiều công sức bằng cách đặt thủ công số sê-ri trong từng ô. Chúng tôi sẽ làm việc trong Excel 2010.

Bắt đầu nào.

Nhiệm vụ của chúng ta là đánh số thứ tự các hàng trong bảng sau:

Bước đầu tiên của chúng ta sẽ là tạo một cột bổ sung, cột này chứa số sê-ri của các loại trái cây được liệt kê trong bảng. Chúng ta cần chèn cột này trước cột “A”:

Để thực hiện việc này, hãy di chuyển con trỏ qua tiêu đề cột “A”, nghĩa là qua ô đầu của bảng Excel “A” và nhấp chuột phải. Một danh sách các tùy chọn sẽ xuất hiện trước mắt chúng ta, trong đó chúng ta sẽ chọn tùy chọn “Chèn”:

Bảng Excel và bảng của chúng tôi đã được bổ sung cột mà chúng tôi cần. Bây giờ cột mới này đã trở thành cột "A" và cột có tên các loại trái cây có tiêu đề là "B". Cột các loại trái cây từ “B” được đổi tên thành “C”, cột số kg trong kho từ “C” chuyển thành cột “D”:

Bước tiếp theo của chúng ta sẽ là hoàn thành bảng. Tức là chúng ta cần phác thảo từng ô, mới tạo cho cột số thứ tự. Nói cách khác, xác định ranh giới bảng mới. Để xác định ranh giới bảng mới (phác thảo các ô), trước tiên chúng ta cần chọn vùng mong muốn. Bạn có thể làm điều này theo hai cách:

1. Chỉ chọn các ô cần thiết trong cột “A”

2. Chọn toàn bộ bảng

Hãy xem xét phương pháp đầu tiên. Bằng cách nhấn chuột trái chọn ô “A1”:

Sau đó, nhấn và giữ nút chuột trái, kéo vùng chọn xuống viền dưới cùng của bảng, tức là bao gồm cả ô “A9”:

Bây giờ chúng ta hãy thả nút chuột trái và chuyển đến menu trên cùng. Trong tab “Trang chủ” của phần “Phông chữ”, hãy mở rộng nội dung của tùy chọn “Biên giới” và chọn tùy chọn “Tất cả đường viền”:

Và đây là những gì chúng tôi có:

Hãy xem xét phương pháp lựa chọn thứ hai, tức là chọn toàn bộ bảng.

Chọn lại ô “A1” rồi nhấn và giữ nút chuột trái, kéo vùng chọn đầu tiên sang phải cho đến ô “D1”:

và sau đó, không nhả nút chuột, đi xuống cuối bảng:

Và một lần nữa, hãy chuyển sang tùy chọn “Biên giới” vốn đã quen thuộc và chọn tùy chọn “Tất cả các đường viền”:

Chúng tôi thấy rằng kết quả giống nhau - tất cả các ô của bảng trong cột “A” đều được khoanh tròn.

Tôi đã chỉnh sửa tiêu đề đã nhập, in đậm phông chữ và đặt nó vào giữa ô. Bây giờ chúng ta hãy chuyển sang việc đánh số ô.

Bằng cách nhấp chuột trái, chọn ô “A2” và nhập số “1”:

Để chương trình nhận biết được một trình tự nhất định và đối với chúng ta trình tự đó là việc đánh số các ô theo thứ tự thì chúng ta cần điền thêm một ô nữa. Ô này sẽ là ô "A3". Chọn ô này bằng một cú click chuột và nhập số “2”:

Bước tiếp theo của chúng ta sẽ là chọn hai ô được đánh số “A2” và “A3”. Hãy thực hiện lựa chọn này:

rồi di chuyển con trỏ chuột đến điểm ở góc dưới bên phải ô “A3” chứa số sê-ri “2”:

và nhấp đúp chuột trái:

Như chúng ta thấy, tất cả các ô tiếp theo đều nhận được số sê-ri của chúng. Ô “A9” không nhận được số sê-ri vì tôi đã tính tổng bằng tùy chọn tính tổng tự động. Khá thường xuyên, tổng số hàng trong bảng không được đánh số. Nhưng nếu chúng ta cần gán số sê-ri cho dòng cuối cùng thì không nhất thiết phải nhập số vào ô theo cách thủ công.

Hãy di chuyển con trỏ chuột qua dấu chấm ở góc dưới bên phải của ô “A8”:

sau đó nhấn nút chuột trái và giữ nó, kéo vùng chọn kết quả xuống ô “A9”:

Ngay sau khi vùng chọn chụp được ô “A9”, hãy nhả nút chuột. Vì vậy, chúng tôi đã nhận được số sê-ri cho ô này:

Ban đầu chúng ta có thể sử dụng phương pháp đánh số này.

Hãy quay lại thời điểm chúng ta chỉ đánh số hai ô đầu tiên trong cột “A”. Hãy chọn chúng, sau đó lấy điểm góc mà chúng ta đã biết bằng chuột và kéo vùng chọn kết quả xuống toàn bộ ô mong muốn. Trong ví dụ của chúng tôi, đây là ô “A9”:

Sau khi chúng ta nhả chuột trái, các số sê-ri sẽ chiếm vị trí trong các ô:

Phương pháp đánh số này thuận tiện trong trường hợp chúng ta bổ sung các hàng vào bảng:

Chọn hai ô được đánh số cuối cùng (“A8” và “A9”), sau đó kéo vùng chọn xuống:

Khi thả chuột ra chúng ta sẽ thấy đánh số thứ tự của các ô bổ sung:

Nếu không cần đánh số dòng cuối cùng thì bạn chỉ cần xóa nó đi. Chọn ô “A9” (trong ví dụ của chúng tôi, dòng “9” chứa tổng số) và nhấn phím “Xóa”. Trong trường hợp chúng ta thêm các hàng không phải ở cuối bảng đã được tạo sẵn mà ở đâu đó ở giữa và phải gán số sê-ri cho chúng, thì phương pháp đánh số này cũng sẽ hỗ trợ chúng ta ở đây. Hãy xem xét một trường hợp như vậy.

Tất nhiên cần phải thay đổi cách đánh số theo thứ tự. Hãy làm nó. Hãy chọn hai ô - “A3” và “A4”:

Bây giờ hãy lặp lại các bước đã quen thuộc. Lấy điểm góc bằng chuột và kéo vùng đã chọn xuống ô “A20” với số sê-ri “16”:

Khi nhả chuột trái, chúng ta sẽ thấy cách đánh số được cập nhật:

Nếu không cần đánh số dòng cuối cùng thì xóa nó theo cách quen thuộc (nhấn phím “Xóa”).

Rất có thể chúng ta muốn việc đánh số các hàng (ô) sau hàng cuối cùng bắt đầu bằng số sê-ri “11” chứ không phải bằng số “12”:

Hãy biến ước mơ của chúng ta thành hiện thực. Chọn ô “A13” và thay số 12 bằng số 11, và trong ô “A14” thay số 13 bằng số 12. Sau đó chọn cả hai ô sau:

Bây giờ hãy di chuyển con trỏ đến điểm góc:

Và nhấn đúp chuột trái để thay đổi số thứ tự các dòng tiếp theo:

Khá thường xuyên người dùng đặt ra câu hỏi: đánh số hàng trong Excel như thế nào? Đây là những gì chúng ta sẽ xem xét trong bài viết này.

Có một số cách trong Excel giúp bạn sắp xếp số nhanh chóng. Sử dụng chương trình, bạn có thể tự động thực hiện mọi việc hoặc tự sắp xếp các con số. Ngay cả khi tên của phương pháp thứ hai là, cả hai phương pháp này đều sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc của bạn với bảng: bạn sẽ không cần phải nhập số theo thứ tự vào từng hàng riêng biệt.

thủ công

Đầu tiên, hãy đánh số dòng theo cách thủ công. Để thực hiện việc này, hãy chọn ô đầu tiên và viết “1” vào đó, đồng thời viết “2” vào ô bên dưới. Chọn chúng bằng chuột. Bây giờ di chuyển con trỏ đến góc dưới bên phải của các khối đã chọn - điểm đánh dấu tự động điền sẽ xuất hiện dưới dạng dấu cộng màu đen. Giữ chuột trái và kéo xuống số lượng cần thiết. Vì vậy, chúng tôi đánh số các hàng bằng cách sử dụng một dãy số đơn giản.

Tự động

Nó có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau.

Sử dụng tiến trình

Chọn ô mong muốn trên trang tính và nhập vào đó số mà số đếm sẽ bắt đầu, ví dụ: “1”. Trên tab “Trang chủ”, nhấp vào nút “Điền” và chọn “Tiến trình” từ danh sách.

Trong hộp thoại tiếp theo, đặt điểm đánh dấu vào trường “theo cột”, chọn “Bước” mong muốn và "Giá trị giới hạn". Sau đó nhấn OK.

Nếu bạn đặt “2” vào trường “Bước”, thì các ô sẽ được sắp xếp theo thứ tự: 1, 3, 5, 7. Điều này có thể hữu ích khi bạn chỉ cần đánh số số lẻ hoặc số chẵn trong bảng. Trong trường hợp thứ hai, ban đầu đặt số “2” và chọn “Bước” - “2”, sau đó bạn nhận được: 2, 4, 6, 8.

Kết quả các hàng hoặc cột cần thiết sẽ được đánh số.

Sử dụng chức năng

Chọn khối mong muốn và viết như sau: =ROW(B3), trong đó B3 là địa chỉ của ô hiện tại.

Bây giờ di chuyển con trỏ đến góc dưới bên phải của khối, nó sẽ trông giống như dấu cộng màu đen. Sau đó nhấn chuột trái và kéo xuống để đánh số tự động.

Nếu trong khối mà việc đánh số sẽ bắt đầu, đối với hàm “ROW”, bạn chỉ định địa chỉ hiện tại làm đối số - B3 hoặc để trống dấu ngoặc - “ROW()”, thì hàm sẽ trả về số hàng trong ô mà nó được nhập vào. Trong ví dụ, số dòng là “3”, do đó số đếm bắt đầu từ ba.

Để đánh số hàng trong Excel bắt đầu từ một, hãy đếm số hàng phía trên hàng bạn cần. Trong ví dụ có hai trong số họ. Sau đó chọn ô mong muốn và viết hàm: =ROW()-2 . Ở đây “-2” là số tiền bạn đã tính.

Bây giờ khối B3 chứa “1”. Kéo số xuống đến mức cần thiết.

Phương pháp này cũng thuận tiện vì nó hoàn toàn tự động. Nếu bạn cần thêm hoặc xóa một hàng khỏi bảng Excel, phép tính trong bảng sẽ không bị mất.

Ví dụ: hãy xóa hàng thứ năm của trang tính; trong bảng nó được đánh số “3”. Văn bản "vvvvv" đã bị xóa và phần còn lại được chuyển lên một hàng. Đồng thời, việc đếm các hàng trong bảng không bị gián đoạn.

Bây giờ, bạn chắc chắn có thể đánh số các hàng theo thứ tự mong muốn trong Excel. Để làm điều này, bạn chỉ cần sử dụng phương pháp thủ công hoặc tự động được mô tả trong bài viết.