Cách kiểm tra chính tả trong Word. Kích hoạt và định cấu hình kiểm tra chính tả trong Microsoft Word
Không phải kiến thức về tiếng Nga của mọi người đều hoàn hảo. Để sửa lỗi văn bản khó chịu, hãy sử dụng trợ lý máy tính. Ví dụ: để thực hiện việc này trong Microsoft Word, chỉ cần bật tính năng kiểm tra chính tả trong Word.
- Đối với Word 2003: Công cụ - Tùy chọn - Chính tả - Tự động kiểm tra chính tả (đánh dấu vào ô). Bạn cũng có thể kiểm tra ngữ pháp của mình tại đây bằng cách chọn hộp bên cạnh “Tự động kiểm tra ngữ pháp”.
- Đối với Word 2007: Office - Word Options - Chính tả - chọn "Tự động kiểm tra chính tả".
- Đối với Word 2010: Ôn tập - Chính tả - nhấn nút "Chính tả". Để thiết lập tính năng kiểm tra chính tả tự động, hãy làm như sau: Tệp - Trợ giúp - Tùy chọn - nhấp vào nút "Chính tả". Để bật/tắt tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong tài liệu hiện tại, hãy đi tới phần "Ngoại lệ cho" và nhấp vào "Tên tệp hiện tại". Bỏ chọn hoặc chọn các hộp bên cạnh "Ẩn lỗi ngữ pháp trong tài liệu này" và "Ẩn lỗi chính tả trong tài liệu này". Để bật hoặc tắt tính năng kiểm tra chính tả cho tất cả tài liệu mới mà bạn tạo, trong phần Ngoại lệ, chọn Tất cả tài liệu mới và chọn hoặc xóa hộp kiểm bên cạnh “Ẩn lỗi ngữ pháp trong tài liệu này” và “Ẩn lỗi chính tả trong tài liệu này”.
Chính tả có thể được kiểm tra trực tuyến và trong trình duyệt. Cách bật tính năng kiểm tra chính tả được mô tả ngắn gọn trong hướng dẫn của chúng tôi. Trước hết, bạn cần mở trình duyệt mong muốn.
Mozilla Firefox
Theo liên kết Từ điển và bản địa hóa. Sau đó, chuyển đến menu trình duyệt trong “Chỉnh sửa” - “Cài đặt” - “Nâng cao” và nhấp vào tab “Chung”. Đánh dấu chéo vào ô "Kiểm tra chính tả khi gõ".
Nếu không hiệu quả, hãy truy cập bất kỳ trang web nào và nhấp chuột phải vào trường nhận xét, trong cửa sổ xuất hiện, hãy chọn hộp bên cạnh “Kiểm tra chính tả”.
Opera
Trình duyệt này có tính năng kiểm tra chính tả tự động được tích hợp sẵn. Để kiểm tra nó, trong trường văn bản, bạn cần nhấp chuột phải và chọn Kiểm tra chính tả. Về cơ bản thì chỉ vậy thôi. Không có gì phức tạp phải không? Hãy chuyển sang trình duyệt web tiếp theo.
Google Chrome
Đi tới "Tùy chỉnh và quản lý Google Chrome", chọn "Cài đặt". Ở cuối trang, nhấp vào "Hiển thị cài đặt nâng cao". Tìm "Ngôn ngữ" và nhấp vào nút "Cài đặt kiểm tra ngôn ngữ và chính tả...". Chọn hộp bên cạnh "Bật kiểm tra chính tả" và nhấp vào OK.
TỨC LÀ (Internet Explorer)
Trình duyệt này không hỗ trợ kiểm tra chính tả trực tuyến. Trong trường hợp này, hãy sử dụng plugin Speckie, được tải xuống từ trang web chính thức của nhà phát triển. Sau khi cài đặt, hãy thêm tiếng Nga vào menu ngữ cảnh trong phần “Từ điển”. Chương trình chỉ được hỗ trợ trong các phiên bản IE 6, 7, 8 và 9.
Cuộc đi săn
Thông thường, trình duyệt này đã bật tính năng kiểm tra chính tả tự động. Nếu không, trên thanh công cụ ở góc bên phải, trong phần “Menu”, trong phần “Chỉnh sửa” - “Chính tả và Ngữ pháp”, hãy chọn hộp bắt buộc và nhấp vào nút “OK”.
Sử dụng một trình xử lý văn bản mạnh mẽ như vậy, thật ngu ngốc khi tra từ điển để đánh vần chính xác các từ và cụm từ gây tranh cãi. Hãy để Word làm công việc vô ơn này! Nhưng người biên tập không phản ứng với những lời khiêu khích thẳng thừng và giả vờ rằng bài viết của chúng tôi là một ví dụ về khả năng đọc viết bằng tiếng Nga. Nhận thấy rằng điều này là không thể, chúng tôi tự hỏi: làm cách nào để bật tính năng kiểm tra chính tả trong Microsoft Word? Câu trả lời ở bên dưới.
Kiểm tra chính tả tự động
Để kích hoạt chức năng này, hãy nhấp vào “Tệp” – “Tùy chọn” – “Chính tả”. Trong cửa sổ xuất hiện, hãy kiểm tra các trường bắt buộc và nhấp vào nút “Lưu”.
Chú ý! Nếu bạn sử dụng bố cục bàn phím Cyrillic khác (tiếng Ukraina hoặc tiếng Belarus) để nhập các từ tiếng Nga, tất cả văn bản đã nhập có thể bị gạch chân và có lỗi. Hãy cẩn thận!
Thêm từ chưa biết
Để thêm các từ tương tự vào từ điển phần mềm và loại bỏ phần gạch chân của nó trong tương lai, bạn cần chọn từ đó (hoặc một cụm từ), nhấp chuột phải và chọn “Thêm vào từ điển” trong menu ngữ cảnh. Khi bạn nhấp vào tùy chọn “Bỏ qua”, cấu trúc từ vựng này sẽ không còn được đánh dấu trong tài liệu này nữa.
Chú ý! Tất cả các phương pháp được thảo luận để cho phép sửa lỗi chính tả trong các phiên bản bắt đầu bằng Microsoft Word 2007 trở lên.
Bật trình kiểm tra chính tả
Nếu vì lý do nào đó, khi kiểm tra chính tả xuất hiện thông báo với nội dung “Kiểm tra chính tả đã hoàn tất” hoặc “Chưa cài đặt trình kiểm tra chính tả cho ngôn ngữ” thì bạn cần thực hiện như sau:
- Đi tới “PC này” – “Gỡ cài đặt hoặc thay đổi chương trình”.
- Tìm Microsoft Office trong danh sách ứng dụng, nhấp vào ứng dụng đó và nhấp vào nút “Thay đổi”.
- Trong cửa sổ xuất hiện, chọn “Thêm hoặc xóa thành phần” và nhấp vào “Tiếp tục”.
- Đi tới “Công cụ chung của Office” – “Trình kiểm tra chính tả” – “Trình kiểm tra chính tả tiếng Nga” – “Trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp”. Bằng cách nhấp vào nút (như hiển thị trong ảnh chụp màn hình) và mở menu ngữ cảnh, chọn “Chạy từ máy tính của tôi”.
Bật kiểm tra chính tả cho ngôn ngữ đã chọn
Nếu bạn nhập bằng các ngôn ngữ khác, tính năng kiểm tra chính tả có thể không hoạt động. Để kích hoạt nó, bạn cần:
Bây giờ bạn có thể tự tin 90% về khả năng đọc viết của văn bản. Nhưng sau khi học cách bật tính năng kiểm tra chính tả trong Word, đừng quên chú ý đến các từ mới và những từ không có trong cơ sở dữ liệu của người soạn thảo hoặc có nhiều nghĩa.
Chức năng kiểm tra chính tả văn bản trong Word Office là một trong những công cụ quan trọng nhất của ứng dụng này, vì việc kiểm tra tự động cho phép chúng ta không những không phải suy nghĩ về cách viết đúng chính tả của các từ và câu mà còn quên mất cách đánh vần một từ cụ thể theo thời gian .
Thông thường, ngay cả khi có đủ thời gian, chúng ta vẫn có xu hướng chuyển công việc kiểm tra lỗi văn bản sang “vai” của máy tính. Việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động rất thuận tiện và thậm chí theo thời gian, chúng ta rơi vào tình thế phụ thuộc vào chương trình, vì liên tục dựa vào “khả năng đọc viết” của máy, bạn có thể mất tự tin vào kiến thức tiếng Nga của mình.
Nếu trong quá trình Word gạch chân một số từ bằng đường lượn sóng màu đỏ, điều này cho thấy từ đó được viết sai hoặc chương trình không biết. Bằng cách nhấp chuột phải vào từ được đánh dấu theo cách này, một menu ngữ cảnh sẽ xuất hiện, cung cấp các tùy chọn để viết đúng chính tả của từ đó. Để sửa lỗi, chỉ cần nhấp vào tùy chọn mong muốn bằng nút chuột trái.
Một từ được viết chính xác nhưng máy tính không xác định cũng được đánh dấu bằng một đường lượn sóng màu đỏ. Để phần gạch chân của từ này sau này không bị phân tâm, bạn cần lưu lại cho chính xác. Để thực hiện việc này, hãy chọn lệnh “Thêm vào từ điển” trong menu ngữ cảnh.
Việc gạch chân văn bản bằng đường lượn sóng màu xanh lá cây cho biết máy tính cho rằng có lỗi ngữ pháp. Để có thêm thông tin về lỗi trong văn bản đã chọn, bạn cần gọi menu ngữ cảnh, trong đó dòng đầu tiên phản ánh lý do tại sao máy tính "quyết định" theo cách này.
Bạn có thể bật hoặc tắt tính năng tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word như sau: nhấp vào nút “Office”, nằm ở phần trên bên trái của cửa sổ, sau đó trong menu mở ra, nhấp vào nút “Tùy chọn Word” . Trong danh sách nằm ở phía bên trái của cửa sổ mở ra, bạn cần tìm mục "Chính tả" và nhấp chuột trái vào nó.
Menu mở ra cho phép bạn định cấu hình tất cả các tùy chọn định dạng và sửa văn bản. Để tắt tính năng kiểm tra tài liệu hiện tại, bạn cần chỉ định tài liệu hiện tại trong phần “Ngoại lệ cho tệp” và chọn các hộp thích hợp. Nếu cần tắt tính năng kiểm tra đối với các tài liệu tiếp theo, thì bạn cần chỉ định không phải tài liệu hiện tại mà là “Tất cả tài liệu mới”.
Sử dụng các công cụ kiểm tra chính tả tự động cho phép bạn loại bỏ lỗi chính tả trong văn bản đang soạn thảo, soạn thảo các cụm từ và câu một cách chính xác, đồng thời cũng giảm đáng kể thời gian kiểm tra tài liệu.
Bạn có thể sử dụng Kiểm tra chính tả trong Office 2010 không chỉ sau khi hoàn thành công việc trên tài liệu, thư hoặc bản trình bày mà còn trong khi bạn đang tạo tài liệu, thư hoặc bản trình bày đó. Phạm vi kiểm tra chính tả rộng hơn nhiều so với việc chỉ sửa lỗi trong văn bản. Trong bài viết này tôi sẽ cho bạn biết làm thế nào:
Chính tả còn hơn cả chính tả và không chỉ trong Word
Có thể bạn đã nhận thấy rằng các chương trình Microsoft Office gạch dưới một số từ bằng các đường lượn sóng. Điều này là do chúng bao gồm tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động.
Hình 1 - Lỗi chính tả được đánh dấu bằng màu đỏ và lỗi ngữ pháp được đánh dấu bằng màu xanh lá cây.
Ngoài ra còn có các đường lượn sóng màu xanh lam - chúng cho biết từ này không tương ứng với ngữ cảnh. Tôi không thể đưa ra ví dụ cho tiếng Nga ngay lập tức, nhưng bạn sẽ hiểu ý tôi khi chèn cụm từ tiếng Anh này, chẳng hạn, vào Word 2010. Việc sửa lỗi ngay lập tức hoặc để lại cho đến cuối cùng là tùy thuộc vào bạn ( bạn thậm chí có thể tắt phần gạch chân nếu nó gây mất tập trung). Trong Word 2010, phần Chính tả là một trong sáu lựa chọn chính, điều này thể hiện tầm quan trọng của việc viết đúng vào đầu thế kỷ 21 (ít nhất là theo quan điểm của Microsoft).
Hình 2 - Tùy chọn chính tả của Microsoft Office và Word 2010
Cài đặt chính tả cho chương trình Office 2010 có thể được chia thành ba phần:
- Tùy chọn thay thế văn bản tự động
- cài đặt kiểm tra chính tả phổ biến cho tất cả các ứng dụng Microsoft Office
- cài đặt kiểm tra chính tả cho chương trình bạn đang làm việc
Mỗi ứng dụng Office 2010 đều có bộ khả năng sửa văn bản tự động riêng và tất nhiên, toàn diện nhất trong số đó là Word 2010.
Tùy thuộc vào phiên bản ngôn ngữ của Microsoft Office, cài đặt kiểm tra chính tả có thể chứa các tùy chọn dành riêng cho ngôn ngữ.
Trong phiên bản Office 2010 tiếng Nga, chữ cái “ё” được cung cấp một tham số riêng - Các nhà phát triển Microsoft Office tin rằng hầu hết người dùng đồng ý với 32 chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Nga (theo mặc định, hộp kiểm này không được chọn).
Thậm chí còn có nhiều khác biệt hơn trong cài đặt kiểm tra chính tả, vì mỗi ngôn ngữ có các quy tắc ngữ pháp và phong cách riêng. Vì Word và Outlook là môi trường viết văn bản chính nên chúng chú trọng nhiều hơn đến chính tả so với các ứng dụng Office 2010 khác.
Tôi sẽ kể cho bạn nghe về những tính năng giúp tôi làm việc nhanh hơn và hiệu quả hơn trong Office 2010. Tôi sẽ bắt đầu với những thứ tôi đã thiết lập trước khi làm việc với văn bản.
Tùy chọn thay thế tự động
Nếu bạn bắt đầu một dòng mới bằng một số, Word hoặc Outlook 2010 sẽ nhắc bạn bắt đầu một danh sách được đánh số - đây là hoạt động thay thế tự động, đừng phản đối. Nó cũng giúp sửa các lỗi chính tả phổ biến, chẳng hạn như "odanko" thành "tuy nhiên". Cùng với các tính năng tùy chỉnh, tôi sử dụng các tùy chọn tùy chỉnh để tiết kiệm thời gian khi gõ.
Các bài viết trên máy tính thường chứa các từ viết bằng tiếng Latin - tên của các sản phẩm phần mềm và công ty. Nếu có 20 lần đề cập đến “Word 2010” trong một bài viết, mỗi lần bạn phải chuyển đổi bố cục bàn phím hai lần - tổng cộng là 40 lần! Việc thiết lập tự động thay thế các từ viết tắt bằng các từ được sử dụng thường xuyên sẽ dễ dàng hơn nhiều trước khi bắt đầu công việc.
Hình 3 - Tự động thay thế các từ thường dùng giúp tiết kiệm thời gian
Một vài ví dụ:
- Word - Word 2010
- mo - Microsoft Office
- v7 - Windows 7
- Nhân dân tệ - nút chuột phải
Phần còn lại sẽ được kể cho bạn nghe theo chủ đề của tài liệu và trí tưởng tượng của bạn. Trong Word 2010, hãy nhớ xem tab Ký hiệu toán học tự sửa nếu bạn thấy chúng trong bài viết của mình. Danh sách các từ cho tất cả các ứng dụng Office là giống nhau, nhưng mỗi ngôn ngữ có một từ điển riêng, rất tiện lợi - bạn có thể sử dụng cùng các từ viết tắt trong Outlook 2010.
Bạn có thể từ chối thay thế từ tự động mà không cần vào cài đặt. Tất cả những gì bạn phải làm là di chuột qua từ được thay thế và trực giác sẽ cho bạn biết phần còn lại.
Hình 4 - Bạn có thể tắt tính năng tự động thay thế cho một trường hợp cụ thể hoặc cho tất cả
Để tăng tốc độ gõ, đôi khi tôi sử dụng chữ viết tắt, chẳng hạn như trong ghi chú trong văn bản Word 2010. Nếu chữ viết tắt có dấu chấm thì chương trình mặc định coi đó là cuối câu và viết hoa câu tiếp theo, điều này không phục vụ mục đích của tôi.
Có hai cách để giải quyết vấn đề này. Điều quan trọng nhất là bỏ chọn hộp kiểm “Tạo các chữ cái đầu tiên của câu bằng chữ in hoa” (Hình 3). Nếu bạn tiếp cận vấn đề một cách có chọn lọc, bạn có thể định cấu hình các chữ viết tắt được sử dụng thường xuyên bằng cách nhấp vào nút “Ngoại lệ”. Ví dụ: danh sách này đã chứa các từ viết tắt phổ biến như “fig”. và “xem” và bạn luôn có thể thêm thông tin của riêng mình.
Hình 5 - Chữ viết tắt được thêm vào danh sách
Tự động thay thế có liên quan chặt chẽ đến từ vựng của Office 2010. Nó có thể được mở rộng và tôi sẽ nói về vấn đề này ở phần tiếp theo.
Từ điển phụ trợ
Trình kiểm tra chính tả dựa trên một từ điển, trong đó các mục nhập được so sánh với các từ trong văn bản. Nếu một từ không có trong từ điển, nó được coi là sai chính tả. Trong các bài viết thường cần phải sử dụng những từ không được sử dụng phổ biến nhưng có thể hiểu được đối tượng mục tiêu và có thể chấp nhận được, chẳng hạn như tinh chỉnh sổ đăng ký.
Hình 6 - Thêm một từ vào từ điển của riêng bạn
Cách dễ nhất để mở rộng vốn từ vựng của chương trình là kiểm tra chính tả. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần nhấp vào nút “Thêm” và các ứng dụng Office 2010 sẽ quên đi những lời phàn nàn của chúng. Bằng cách thêm một từ vào từ điển phụ trợ, chương trình sẽ không làm bạn phân tâm bằng các câu hỏi. Theo mặc định nó có một từ điển đa ngôn ngữ tùy chỉnh.dic, tất cả các từ được thêm vào sẽ ở đó. Nhờ gạch chân các lỗi, việc thực hiện hành động tương tự từ menu ngữ cảnh sẽ rất thuận tiện.
Xin lưu ý rằng trong cùng một hộp thoại (Hình 6), bạn có thể kích hoạt tính năng tự động thay thế một từ bằng một từ do chương trình gợi ý, điều này giúp bạn xử lý lỗi chính tả của mình. Chúng cũng có thể được thêm vào danh sách sửa tự động từ menu ngữ cảnh của từ.
Khi bắt đầu hoặc khi làm việc trên tài liệu, bạn có thể thêm nhiều từ vào từ điển cùng một lúc hoặc xóa những từ không cần thiết, điều này ít xảy ra hơn nhiều. Điều này có thể được thực hiện từ cài đặt chính tả của bất kỳ ứng dụng Office 2010 nào (trong Word 2010 - xem Hình 2, nút “Từ điển phụ trợ”).
Hình 7 - Tính năng của từ điển phụ trợ trong Word 2010
Cùng với từ điển trong các chương trình Microsoft Office, bạn cũng có thể sử dụng từ điển đồng nghĩa, điều này sẽ giúp đa dạng hóa bài viết của bạn.
Từ điển đồng nghĩa
Tôi liên tưởng chặt chẽ từ “từ điển đồng nghĩa” với một con khủng long và tính năng này thực sự đã được đưa vào Microsoft Office từ thời xa xưa. Mức độ cần thiết của nó đối với tác giả phụ thuộc vào trình độ thông thạo ngôn ngữ. Từ điển đồng nghĩa sẽ cho bạn biết những từ gần nghĩa hoặc trái ngược nhau về nghĩa. Nếu bạn không thể nghĩ ra từ thay thế cho từ được sử dụng trong câu, hãy xem danh sách các từ đồng nghĩa. Chỉ cần đánh dấu từ đó và chọn “Từ đồng nghĩa” trong menu ngữ cảnh.
Hình 8 - Trong menu ngữ cảnh của từ đã chọn, bạn có thể xem danh sách các từ đồng nghĩa và mở từ điển đồng nghĩa
Bằng cách chọn một từ đồng nghĩa từ danh sách, bạn sẽ thay thế từ được đánh dấu. Xin lưu ý rằng đặc điểm văn phong của từ này được chỉ ra bên cạnh từ này, giúp bạn chọn tùy chọn phù hợp nhất với ngữ cảnh.
Ví dụ: khi bạn sử dụng một bộ quy tắc chính tả nghiêm ngặt, các từ thông tục sẽ được gạch chân bằng một dòng nguệch ngoạc, vì vậy tính năng này sẽ giúp tránh việc thay thế câu thần chú bằng xà phòng. Khi bạn mở từ điển đồng nghĩa, bạn sẽ thấy các từ đồng nghĩa và trái nghĩa khác. Tại đây, bạn đã có thể chuyển từ từ này sang từ khác bằng cách nhấp vào chúng và khả năng chèn vào văn bản cũng có sẵn.
Tôi sử dụng từ điển đồng nghĩa khi kiểm tra chính tả và hiệu đính văn bản. Đôi khi chỉ khi đọc to bạn mới nhận thấy trong một câu, một từ được sử dụng nhiều lần hoặc phát âm không hay. Trong trường hợp này, từ điển đồng nghĩa sẽ giúp bạn chọn từ thay thế.
Ngay cả khi bạn có vốn từ vựng tốt, bạn vẫn có thể nghi ngờ về khả năng của từ điển đồng nghĩa. Tuy nhiên, quan điểm của bạn có thể thay đổi theo chiều hướng tốt hơn nếu bạn tình cờ viết một văn bản bằng tiếng nước ngoài.
Bây giờ chúng ta có thể nói chuyện trực tiếp về việc kiểm tra chính tả của tài liệu và chữ cái. Tôi chắc chắn rằng bạn đã nhiều lần khởi chạy nó bằng chìa khóa
Chỉnh sửa và tạo bộ quy tắc kiểm tra chính tả
Ngoài chính tả, Word và Outlook còn kiểm tra ngữ pháp, trong Office 2010 còn bao gồm những thứ như dấu câu và văn phong.
Chọn một bộ quy tắc
Theo tôi, khả năng xác định một bộ quy tắc rất thú vị. Word 2010 cung cấp ba bộ quy tắc tích hợp và ba bộ quy tắc tùy chỉnh.
Hình 9 - Trong phần "Chính tả" của các tùy chọn Word 2010, bạn có thể chọn một bộ quy tắc và định cấu hình nó
Để thấy sự khác biệt giữa ba bộ cài sẵn, hãy chuyển đến cài đặt của bất kỳ bộ nào trong số chúng. Bộ quy tắc chặt chẽ kiểm tra tất cả các tham số về ngữ pháp và văn phong, đồng thời cũng có những yêu cầu khá khắt khe về sở hữu cách và sự đồng thuận “cái nào”.
Các quy tắc trao đổi thư từ trong kinh doanh bao gồm tất cả các tham số ngữ pháp và hầu hết các tham số về văn phong. Word 2010 sẽ có ít phàn nàn nhất nếu bạn sử dụng các quy tắc cho thư từ cá nhân.
Tạo bộ quy tắc của riêng bạn
Không giống như thư từ kinh doanh, vốn có vẻ thích hợp để xem xét các bài báo kỹ thuật, tôi không coi những từ và cách diễn đạt thông tục trong đó có thể chấp nhận được. Tôi coi những câu quá phức tạp là một thuộc tính không mong muốn khác của các bài báo trên máy tính. Danh sách này không bao gồm bộ “Bài viết CNTT dành cho OSZone.net”, nhưng tôi đã tự tạo một bộ cho riêng mình.
Hình 10 - Bộ quy tắc riêng để kiểm tra các bài viết được xuất bản trên OSZone .net
Và hóa ra phiên bản beta không nhớ các bộ quy tắc tùy chỉnh!
Thật không may, khả năng lưu quy tắc của riêng bạn chưa được sửa trong bản phát hành cuối cùng hoặc SP1, mặc dù cá nhân tôi đã báo cáo lỗi này cho nhóm sản phẩm ít nhất hai lần.
Có lẽ, khả năng đọc viết bằng văn bản rất quan trọng đối với tất cả các ngôn ngữ ngoại trừ tiếng Albania, nhưng việc tuân theo tất cả các quy tắc không đảm bảo rằng văn bản sẽ dễ dàng được người đọc hiểu. Bạn có thể đo lường điều này bằng cách sử dụng số liệu thống kê về khả năng đọc.
Thống kê khả năng đọc
Khi viết một bài viết, bạn phải luôn xem xét đối tượng mục tiêu. Ngay cả khi tài liệu đơn giản về mặt kỹ thuật được mô tả bằng ngôn ngữ phức tạp thì tỷ lệ người đọc không nắm vững được nó sẽ cao hơn. Ví dụ, trong số khán giả của cổng OSZone.net có rất nhiều học sinh chưa học trung học. Tuy nhiên, chẳng hạn, họ có thể cần tài liệu về cách tạo bản trình bày PowerPoint. Vì vậy, cần phải nỗ lực viết bài bằng ngôn ngữ dễ hiểu.
Dữ liệu thống kê được các chương trình thu thập về văn bản của bạn sẽ giúp bạn đánh giá công việc của mình. Chúng sẽ được hiển thị sau khi kiểm tra chính tả nếu bạn chọn hộp kiểm "Thống kê khả năng đọc" trong tùy chọn chính tả của Word 2010 (Hình 2) và/hoặc Outlook.
Ngoài thông tin về số lượng từ và ký tự, số liệu thống kê còn bao gồm các chỉ số về mức độ dễ đọc.
Hình 11 - Dựa trên các chỉ số về mức độ dễ đọc, bài viết này có thể dễ hiểu đối với học sinh lớp chín
Những phát hiện về khả năng đọc dễ dàng và trình độ học vấn cần thiết để hiểu tài liệu được dựa trên các bài kiểm tra do Rudolf Flesch và J. Peter Kincaid tạo ra. Tất nhiên, những công thức này được phát triển cho ngôn ngữ tiếng Anh và trình độ học vấn tập trung vào Hoa Kỳ, nhưng điều này ít nhất không ảnh hưởng đến việc đánh giá văn bản.
Trình độ học vấn có thể được coi là số năm học (trường phổ thông, đại học, v.v.) đủ để hiểu được tài liệu. Điểm 9,0 cho bài viết này có nghĩa là bạn cần phải nghiên cứu trong chín năm để hiểu nó mà không gặp khó khăn gì.
Bạn có thể điều chỉnh trình độ học vấn ở Nga và các nước lân cận, tùy thuộc vào kiến thức của bạn trong lĩnh vực này hoặc mức độ yêu nước. Trong mọi trường hợp, như tôi mong đợi, để hiểu bài viết này, chỉ cần có trình độ học vấn ở trường là đủ.
Mức độ dễ đọc được tính bằng một công thức khác. Giá trị cuối cùng càng cao thì văn bản càng dễ được nhận biết. Bất cứ điều gì trên 90 đều dễ đọc đối với trẻ 11 tuổi. Các văn bản dễ đọc trong khoảng 60 - 70 có thể dễ dàng hiểu được đối với một thiếu niên từ 13 - 15 tuổi. Nếu các giá trị giảm xuống dưới 30, thì bạn sẽ không thể hiểu được bài viết nếu không có bằng đại học (hoặc một cái chai).
Trong các tổ chức chính phủ Hoa Kỳ, yêu cầu tối thiểu về mức độ dễ đọc được thiết lập cho nhiều tài liệu và biểu mẫu cấp cho công dân để hoàn thành.
Kết quả của phương pháp này rõ ràng là tiết kiệm thời gian tổng thể, vì vậy không chỉ Microsoft mới đưa số liệu thống kê về khả năng đọc vào các chương trình của mình - ví dụ: Google Docs cũng có tính năng tương tự.
Tuy nhiên, bạn không nên quá chú trọng vào số liệu thống kê. Nếu tất cả các câu trong tài liệu đều gồm hai hoặc ba từ, thì các con số sẽ cho thấy chỉ cần tốt nghiệp mẫu giáo là có thể đọc dễ dàng. Nhưng không chắc rằng sự sáng tạo như vậy sẽ được đánh giá cao bởi những người mà bạn thực sự viết bài cho họ.
Phần kết luận
Với tất cả các tùy chọn kiểm tra chính tả đa dạng, chúng ta không được quên rằng không thể bao quát tất cả các chi tiết ngôn ngữ bằng phương pháp phần mềm. Ví dụ: khi kiểm tra dấu câu, chương trình có thể đề xuất thêm dấu phẩy hoặc không nhận thấy sự vắng mặt rõ ràng của dấu phẩy. Kiểm tra chính tả theo ngữ cảnh cũng không thể phát hiện hết các lỗi có thể xảy ra. Đọc kỹ văn bản sẽ giúp xác định các lỗi về dấu câu hoặc sự vô lý về ngôn ngữ. Khi nghi ngờ, hãy sử dụng sách tham khảo thông thường và tiếng Nga.
Trong bài viết này, tôi đã nói về cách bạn có thể sử dụng trình kiểm tra chính tả của Office 2010 để cải thiện hiệu quả công việc, cải thiện phong cách văn bản theo mục đích đã định, thêm sự đa dạng cho bài viết của bạn và đánh giá mức độ dễ hiểu của nó. Viết đúng!
Khi viết một bài viết, trình soạn thảo văn bản Word sẽ gạch chân các từ, từ đó chỉ ra các lỗi ngữ pháp hoặc dấu câu. Nếu một từ sai chính tả và đã tồn tại trong từ điển chương trình, từ đó sẽ được thay thế (nếu tính năng tự động sửa được bật). Có những trường hợp bạn cần kiểm tra chính tả trong Word nhưng tính năng tự động sửa lỗi không được bật và chương trình không hề gạch chân những từ có lỗi. Trong trường hợp này, chúng ta hãy xem cách kiểm tra tài liệu để tìm lỗi từ và dấu câu.
Thiết lập kiểm tra văn bản tự động
Để tự động đánh dấu những địa điểm có lỗi chính tả và ngữ pháp, bạn cần:
- Chuyển đến tab “Tệp” và nhấp vào “Tùy chọn”;
- Trong bảng điều khiển bên trái của cửa sổ mới, chọn “Chính tả”;
- Trong vùng “Khi sửa lỗi chính tả Word”, chọn các hộp “Kiểm tra chính tả khi bạn nhập”, “Sử dụng... trình kiểm tra chính tả” hoặc “Đánh dấu lỗi ngữ pháp…”;
- Bạn có thể chọn tất cả các hộp trong tiểu mục này vì tất cả các biến thể được liệt kê sẽ giúp làm việc với văn bản.
Chú ý! Nếu Word đã ngừng đánh dấu các lỗi bằng đường màu đỏ, thì bạn phải bỏ chọn các hộp trong tiểu mục “Ngoại lệ cho tệp”. Đi tới “Tệp” - “Tùy chọn” - “Chính tả” và cuối cùng là “Ngoại lệ cho tệp”. Bỏ chọn dòng “Ẩn chính tả và ngữ pháp... trong tài liệu này”.
Sau cài đặt này, tài liệu sẽ không chỉ đánh dấu lỗi chính tả mà còn cả lỗi dấu câu.
Cách bật tính năng kiểm tra lỗi tự động
Nhờ chức năng này, bạn có thể dễ dàng sửa tất cả các lỗi cùng một lúc. Bạn có thể bật “Kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong văn bản” bằng nút F7 hoặc chuyển đến tab “Đánh giá” - trong phần “Chính tả” - nhấp vào “Chính tả”.
Một cửa sổ mới sẽ mở ra và lỗi đầu tiên sẽ xuất hiện. Bạn có thể sửa trực tiếp trong khu vực “Không có trong từ điển” hoặc chỉ định biểu mẫu mong muốn trong phần “Tùy chọn” và nhấp vào thay thế.
Chú ý! MS Word không tự động sửa dấu chấm câu. Do đó, nếu bạn nhìn thấy một đường lượn sóng màu xanh lá cây hoặc xanh lam trong toàn bộ văn bản, bạn sẽ cần phải tự thực hiện các thay đổi, tức là thực hiện thủ công. Hơn nữa, chương trình còn đưa ra gợi ý sau từ nào thiếu dấu phẩy.
Tiếp theo, một cửa sổ mới sẽ xuất hiện với một lỗi mới và điều này sẽ tiếp tục cho đến khi tất cả các lỗi được sửa chữa. Sau khi thực hiện tất cả các thay đổi, một cửa sổ sẽ bật lên thông báo cho bạn rằng việc kiểm tra chính tả đã hoàn tất, hãy nhấp vào “Ok”.
Word sau đó sẽ cung cấp số liệu thống kê về khả năng đọc. Chúng tôi ẩn thông báo này bằng cách nhấp vào “Ok”.
Kiểm tra lỗi thủ công
Gạch chân màu đỏ có nghĩa là từ đó có thể sai chính tả hoặc cụm từ đó không quen thuộc với Word và không có trong từ điển. Bạn có thể dễ dàng sửa lỗi theo cách thủ công như sau:
1) Nhấp chuột phải vào từ được đánh dấu và chọn tùy chọn đúng trong cửa sổ mở ra.
2) Thêm một từ mới cho Word vào từ điển chương trình. Nhấp chuột phải vào từ sai và chọn “Thêm vào từ điển” và phần gạch chân sẽ biến mất. Nếu tiếp tục sử dụng từ này thì phần gạch chân sẽ không xuất hiện.
3) Tìm cuốn sách có dấu gạch chéo ở cuối chương trình Word (nếu có lỗi) và nhấp vào.
Các tùy chọn viết đúng chính tả sẽ hiện ra, bạn cần chỉ ra từ viết đúng chính tả.
Cách thiết lập Tự động sửa lỗi
Chức năng “tự động sửa từ” rất hữu ích vì khi gõ nhanh sẽ có lỗi chính tả trong từ. Chức năng này sẽ giúp bạn tự động sửa cụm từ viết sai; để thực hiện việc này, bạn cần thực hiện các cài đặt sau:
1) Bằng cách nhấp vào phần “Tệp”, chọn “Tùy chọn”;
2) Trong cửa sổ bật lên ở phía bên trái, tìm “Chính tả”, trong phần “Tùy chọn tự động sửa lỗi”, nhấp vào nút “Tùy chọn tự động sửa lỗi…”;
3) Trong phần “Tự động sửa lỗi”, chọn hộp bên cạnh “Thay thế khi bạn nhập”;
4) Thêm một cụm từ thường được in sai. Ví dụ: “trợ lý” nhập vào trường “thay thế” dưới dạng tùy chọn không chính xác và trong trường “đến” cho biết dạng từ chính xác và nhấp vào “Thêm”. Như thể hiện trong hình ảnh dưới đây.
Bạn có thể thêm bất kỳ cụm từ nào và cho biết chính tả của nó. Nó cũng có thể là tên viết tắt của các cụm từ thường ngày, tên viết tắt hoặc tên phím nóng trong tiếng Anh. Dưới đây là ví dụ:
Cách thay đổi cụm từ trong danh sách Tự động sửa lỗi
Bạn cần cuộn qua toàn bộ danh sách và tìm cụm từ bạn cần, đánh dấu cụm từ đó để nó xuất hiện trong trường “thay thế” và trong trường “đến”. 
Bây giờ tất cả những gì còn lại là đặt con trỏ chuột vào trường mong muốn và nhập cách viết chính tả của ký hiệu hoặc cụm từ, thay thế và lưu. Hãy xem một ví dụ. Để viết nhanh (các) ký tự dưới dạng “@”, trước tiên bạn cần thêm và cho biết ký tự nào sẽ được thay thế.
Các hành động là tiêu chuẩn, như trước đây khi thêm một cụm từ mới. “Tệp” - “Tùy chọn” - “Chính tả” - “Tùy chọn tự động sửa lỗi”. Trong phần “Tự động sửa lỗi”, dưới trường “thay thế”, hãy nhập “(a)” và trong trường “đến”, hãy viết “@”. Thêm và nhấp vào “OK”.
Bây giờ là lúc để kiểm tra. Chúng tôi in đoạn mong muốn của bài viết và viết “(a)” (trong hình bên dưới), việc thay thế nó bằng “@” xảy ra sau khi nhấn ký tự cuối cùng “)”.
Làm việc với Word sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều nếu bạn thực hiện tất cả các cài đặt để tự động sửa các cụm từ khác nhau. Hãy tưởng tượng rằng bạn có thể gõ (Đại học Bang Moscow) trong một giây chỉ bằng cách viết ba chữ cái “mgu”. Nhờ một số tùy chọn nhất định, người dùng sẽ có thể tự động kiểm tra dấu câu chính xác một cách nhanh chóng, vì việc xem tài liệu 10 tờ A4 theo cách thủ công sẽ mất nhiều thời gian. Trong trường hợp này, chúng ta đang nói về việc sử dụng tùy chọn “Chính tả” trong phần “Đánh giá”.
